Møteprotokoll. Telemark kontrollutval. 2/19 19/ Godkjenning av innkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: kl. 12:00-13:30 Sted: Songavatn, fylkeshuset i Skien Arkivsak: 19/00064 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Per Lykke (leiar), Einfrid Daghild Halvorsen, Karianne Hansen, Tor Erik Baksås, Kristian Espeland for Rafsdal Leif Rafsdal Temark: daglig leder Line Bosnes Hegna Telemark kommunerevisjon: Birgitte Holmberg Telemark fylkeskommune: Teamleder Kollektiv Wenche Beate Rangnes Fougner, sak 7/19 Kragerø Fjordbåtselskap IKS: styreleiar Lars Stärk, sak 7/19 Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 2/19 19/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 2/19 19/ Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 7/19 18/ Oppfølging av selskapskontroll - Kragerø Fjordbåtselskap IKS 5 1

2 8/19 17/ Rapport frå forvaltningsrevisjon Vigo IKS 6 9/19 17/ Orientering avtale om ekstern rådgiving i forvaltningsrevisjon av Bypakke Grenland - Lilleelvkrysset 7 10/19 19/ Årsmelding 2018 for kontrollutvalet 8 11/19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt i møte Skien, Per Lykke Kontrollutvalgsleder Line Bosnes Hegna Sekretær for kontrollutvalget 2

3 Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av innkalling Telemark kontrollutval /19 Innkallinga er godkjent. Samrøystes. Innkallinga er godkjent. 3

4 Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av protokoll frå møte Telemark kontrollutval /19 Protokoll frå møtet godkjennast. Samrøystes. Protokoll frå møte godkjennast. 4

5 Saker til behandling 7/19 Oppfølging av selskapskontroll - Kragerø Fjordbåtselskap IKS 1 Telemark kontrollutval /19 Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er gjennomført for å følge opp anbefalingane i rapporten og tek attendemeldinga til orientering. Kontrollutvalet ber om å få tilsendt retningslinjer for innkjøp etter reglane for offentlege anskaffingar når dei er vedteke av styret. Rådmann v/teamleder Kollektiv orienterte utvalet om oppfølginga av rapporten etter fylkestingets vedtak. Styreleder Kragerø Fjordbåtselskap IKS orienterte utvalet om selskapets oppfølging av rapporten. Leder foreslår tilleggsetning: Kontrollutvalget har i møte fått orientering om at alle tiltaka er oppfylt, unntatt retningslinjer for innkjøp. Forslag til vedtak med tillegg fremma i møte er samrøystes vedteke. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er gjennomført for å følge opp anbefalingane i rapporten og tek attendemeldinga til orientering. Kontrollutvalget har i møte fått orientering om at alle tiltaka er oppfylt, unntatt retningslinjer for innkjøp. Kontrollutvalet ber om å få tilsendt retningslinjer for innkjøp etter reglane for offentlege anskaffingar når dei er vedteke av styret. 5

6 8/19 Rapport frå forvaltningsrevisjon Vigo IKS 1 Telemark kontrollutval /19 Kontrollutvalet tek rapporten til orientering og innstiller følgjande til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eigarrepresentanten påsjå at selskapet ved styret: a. Synleggjer risiko ved anskaffingar i selskapets strategiar og rutinar. b. Held fram arbeidet med implementering av system for internkontroll og at handtering av personopplysningar er i tråd med gjeldande lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eigarrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innan utgangen av 2020 om: a. å evaluere styrets behov for å sikre eigaranes målsetingar med selskapet oppnås, herunder og om styret har tilstrekkeleg og nødvendig kompetanse for å møte framtidige utfordringar, b. at styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av eit permanent og internt større fagmiljø. 3. Fylkestinget tek rapporten for øvrig til orientering. Tor Erik Baksås la frem spørsmål om sin habilitet siden han er partner i EY. Utvalget fattet vedtak om at han fratrer behandling av saken pga inhabilitet, jf forvaltningsloven 6, 2. ledd. Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal møtte og svaret på spørsmål fra utvalet. Forslag til vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek rapporten til orientering og innstiller følgande til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eigarrepresentanten påsjå at selskapet ved styret: a. Synleggjer risiko ved anskaffingar i selskapets strategiar og rutinar. b. Held fram arbeidet med implementering av system for internkontroll og at handtering av personopplysningar er i tråd med gjeldande lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eigarrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innan utgangen av 2020 om: c. å evaluere styrets behov for å sikre eigaranes målsetingar med selskapet oppnås, herunder og om styret har tilstrekkeleg og nødvendig kompetanse for å møte framtidige utfordringar, d. at styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av eit permanent og internt større fagmiljø. 3. Fylkestinget tek rapporten for øvrig til orientering. 6

7 9/19 Orientering avtale om ekstern rådgiving i forvaltningsrevisjon av Bypakke Grenland - Lilleelvkrysset 1 Telemark kontrollutval /19 Saken takast til orientering. Forslag til vedtak: kontrollutvalet ønsker ei undervegsorientering i aprilmøte. Forslag til vedtak fremmet i møte samrøystes vedteke. Saken takast til orientering. Kontrollutvalet ønsker ei undervegsorientering i aprilmøte. 7

8 10/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet 1 Telemark kontrollutval /19 Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2018 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar Årsmelding 2018 for Telemark kontrollutval til orientering, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalet sin aktivitet i Årsmelidnga vart lagt fram for utvalet. Forslag til vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2018 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar Årsmelding 2018 for Telemark kontrollutval til orientering, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalet sin aktivitet i

9 11/19 Referatsaker Telemark kontrollutval /19 Referatsakene takast til orientering. Foreløpig orientering om prosess rundt varslingssak spørsmål til neste møte Ønsker kopi av tilbakemelding til fylkesmannen ang tilsynsrapporter Spørsmål status TUF i fbm sammenslåing av fylker Info om vårkonferansen oppfordring om å melde seg på Neste møte ønsker lunsj før møtestart kl 13:00 - Årsregnskapsmøte - Foreløpig orientering om sak 9/19 - Oppfølging av tidligere vedtak Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Referatsakene takast til orientering. 9

10 12/19 Eventuelt i møte Telemark kontrollutval /19 Klikk her for å skrive inn tekst. 10