Statlig tilsyn med Vestfold-kommunene i 2013

Transkript

1 Kommunale mottakere i henhold til adresseliste Vår saksbehandler / telefon: Deres referanse: Vår referanse: Vår dato: Petter Lodden 2007/ Arkivnr: 321 Statlig tilsyn med Vestfold-kommunene i 2013 Bakgrunn Fylkesmannen viser til kommuneloven kapittel 10 A, om statlig tilsyn med kommunesektoren, herunder om Fylkesmannens samordningsfunksjon, og Kommunaldepartementets rundskriv H- 03/07. Dette brevet orienterer om Fylkesmannens opplegg for planlagte tilsyn med Vestfoldkommunene inneværende år. Samordningsreglenes formål og virkeområde Fylkesmannens oppfølging Reglene i kapittel 10 A lovfester Fylkesmannens rolle som samordner i forholdet mellom statlige tilsynsorganer og kommunene. Bestemmelsene tydeliggjør også hvor langt tilsynet kan overprøve kommunene, (lovlighetstilsyn). Fylkesmannen lager en oversikt hvor det fremgår hvilke planlagte kommunetilsyn det legges opp til i løpet av året, for å følge plikten og retten til samordning som nå påhviler embetet. Hensikten er å hindre møtekollisjoner og å unngå overbelastninger for enkeltkommuner, så langt råd er. Samtidig skal tilsynsopplegget bygge på risiko- og sårbarhetsvurderinger. Felles tilsyn fra to eller flere etater og / eller avdelinger kan også være aktuelt, om det er hensiktsmessig. Oversikten for 2013 legges i løpet av de nærmeste dager ut på vår hjemmeside, og ligger også ved: Den kan bli supplert/justert etter hvert som nye kommunerettede tilsyn blir planlagt. Ikke alle tilsyn vil stå der, slik som hendelsesbaserte, de som skal være uanmeldte, osv. Målet er å favne de planlagte større tilsynene, med særlig vekt på slike som vil involvere kommunal ledelse. På hjemmesiden til Fylkesmannen fins også lenke til database for tilsynsrapporter, der disse er samlet. Basen er historisk, dvs. at det kan søkes etter tidligere rapporter etter ulike kriterier, blant annet tid, tilsynsobjekt og lovgrunnlag. Samordning av reaksjoner Alle tilsynsetatene skal, i henhold til kapittel 10 A, varsle Fylkesmannen i forkant av bruk av pålegg og sanksjoner med vesentlige virkninger for kommunen, (vesentlighetskriteriet kan omfatte både økonomi, konsekvenser for andre oppgaver, for brukere, for eksempel ved driftsstans, etc.).samordningen forutsetter videre at Fylkesmannen og andre tilsynsetater skal føre dialog med kommunen, før pålegg med vesentlige virkninger vedtas. Dialog mellom tilsynsetat og kommune er en naturlig del av de fleste tilsyn. Men reglene åpner altså for dialog mellom tilsyn og kommune, også i Fylkesmannens regi, om reaksjoner antas å få vesentlige virkninger. For å unngå mer møtevirksomhet enn nødvendig, ber vi kommunene ta initiativet til slik dialog, dersom de føler behov for det. Den vil ledes av fylkesmann / assisterende fylkesmann, dvs. at det Fylkesmannen i Vestfold Telefon: Postadresse: Besøksadresse: Telefaks: Postboks 2076 Statens Park - Hus I E-post: fmvepostmottak@fylkesmannen.no 3103 Tønsberg Anton Jenssensgate 4 Orgnr

2 likner litt på meglingsinstituttet i plansaker. I henhold til samordningsmandatet vil Fylkesmannen i slike tilfelle innkalle de berørte parter til dialog, med sikte på å få en felles forståelse av lov og situasjon og for å finne egnede løsninger. Eventuell dialog bør finne sted snarest mulig / uten ugrunnet opphold, etter mottatt varsel om reaksjon / sanksjon, fortrinnsvis innen 3 arbeidsuker. En ev slik anmodning rettes til Fylkesmannen snarest mulig etter mottatt varsel om reaksjon fra tilsynet. Henvendelse kan sendes fagkoordinator: fmveplo@fylkesmannen.no Kommunene kan gjerne også ta opp med Fylkesmannen andre forhold ved tilsyn som oppleves lite tilfredsstillende, f.eks. overlappinger / møtekollisjoner, gjennomføring og kommunikasjon, tema, tilsynsmetode eller annet. Fylkesmannen håper at disse samordningstiltakene, som vi nå har holdt på med noen år, bidrar til et mer oversiktlig, forutsigbart, og, i sum, bedre statlig tilsyn med Vestfold-kommunene. Fylkesmannen noterer med glede den positive uttalelsen fra fylkesmøtet i KS-V i januar Vi legger fortsatt stor vekt på læringsperspektivet ved tilsyn. Basert på de erfaringene som gjøres både av kommuner og tilsyn, i og utenfor fylkesmannsembetet, vurderes justeringer fortløpende. Fylkesmannen vil fortsette å legge til rette for at kommunene og statlige tilsyn regelmessig møtes for erfaringsutveksling, drøfting av tilsynsmetodikk og andre aktuelle spørsmål, med sikte på bedre samordning og stadig bedre tilsynsarbeid, i tråd med praksis de senere årene. Vi erkjenner at det tidvis kan bli stort tilsynstrykk på enkeltkommuner, men understreker samtidig at Fylkesmannens spillerom er begrenset, siden vår tilsynsvirksomhet er underlagt sterke sentrale føringer. Fylkesmannen i Vestfold, med sine 14 kommuner, får ikke sjelden krav om like mange tilsyn som fylker med det dobbelte antall kommuner, (og mer enn det). I NIBR-rapport 2011:28 om samordning av statlig tilsyn; oppsummeres bl.a. følgende: De detaljerte bestillingene fra oppdragsgiverne oppleves som å vanskeliggjøre samordningsmandatet fordi tilsynsporteføljen blir svært ufleksibel. Samlet sett opplever de hos fylkesmannen at det er volumet på oppdragene som gis og graden av detaljstyring fra oppdragsgiver med hensyn til antall tilsyn, tilsynsobjekter og tilsynsmetodikk, som er den største utfordringen for å få til en god samordning. Det er en god beskrivelse av vår egen situasjonsforståelse. Over år vil tilsynsbelastningen på kommunene i fylket jevne seg ut. Men totalvolumet påvirkes altså ikke minst av kravene fra våre oppdragsgivere sentralt. Sammendrag av Fylkesmannens tilsynsoppdrag Oppvekst- og opplæringsavdelingen Introduksjonsloven Embetsoppdraget kommer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Fra og med september 2012 fikk Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjons-loven) en ny 23 som sier at Fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunene. Det presiseres at kommunelovens kapittel 10A gjelder for slike tilsyn. Det er bestemt at alle fylkesmenn skal føre tilsyn med samme tema i perioden , og temaet er om introduksjonsprogrammet er helårlig og på fulltid. Barnevern Embetsoppdraget kommer fra Statens helsetilsyn. Fylkesmannen skal gjennomføre systemrevisjon med den kommunale barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Temaet er: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldrene 2

3 Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunene gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskravene, jf. barnevernloven. Bakgrunnen for valg av tema er at rapporteringene fra kommunene viser mangler når det gjelder: Mange barn er uten tilsynsførere Barn får ikke det antall besøk de skal ha av tilsynsfører Barnets saksbehandler i plasseringskommunen følger ikke opp barnet og fosterhjemmet i tilstrekkelig grad Fylkesmannen kan også gjennomføre kartlegginger i egenskap av tilsynsrollen embetet har. Skole Hovedprioriteringer fra Utdanningsdirektoratet for Fylkesmannen i 2013 er: Videreføre felles nasjonalt tilsyn på området elevenes psykososiale miljø, opplæringsloven kapittel 9a, gjennom oppfølgingstilsyn med kommuner som hadde slikt tilsyn i Føre tilsyn med nasjonalt prioriterte områder som for 2013 er voksnes rett til opplæring Gjennomføre egeninitierte tilsyn. I 2013 blir det på disse områdene: Særskilt språkopplæring og skolenes meldeplikt til barnevernet Det kan også bli åpnet tilsyn basert på hendelser. Dette gjelder for øvrig på alle tilsynsområder. Det er et hovedprinsipp at tilsyn skal være basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Embetet skal prioritere arbeid for at tilsynsobjektene retter lovbrudd avdekket gjennom tilsyn. Fylkesmannen må gjennomføre tilsyn i samsvar med Utdanningsdirektoratets metodehåndbok. Barnehage Utdanningsdirektoratet pålegger Fylkesmannen ut fra lokale forhold, risiko- og vesentlighetsvurderinger: Å føre planlagte tilsyn med barnehagemyndigheten i minst fem kommuner og ha fokus på om barnehagemyndigheten utfører de oppgaver som er pålagt etter barnehageloven med tilhørende forskrifter. Tilsynet gjennomføres i samsvar med føringer fra direktoratet. Aktuelle tema er godkjenning av barnehager, tilsyn med barnehager, pedagogisk bemanning (herunder styrerressurs) og opplysningsplikten til barnevernet Å foreta hendelsesbasert tilsyn der det er nødvendig Fylkesmannen skal prioritere arbeidet med at lovbrudd som er avdekket gjennom tilsyn, blir rettet. Tilsynsrapportene på Oppvekst- og opplæringsavdelingens områder vil bli publisert på fylkesmannen.no senest en måned etter klagefristens utløp. Helse- og sosialavdelingen Statens helsetilsyn legger til grunn at Fylkesmannens tilsynsressurser skal styres mot områder av stor betydning for enkeltmenneskers rettssikkerhet der sannsynlighet for svikt er stor der konsekvensene av svikt for barn og deres familie og andre tjenestemottakere er alvorlige, og der de som trenger tjenester ikke selv kan forventes å ivareta sine interesser 3

4 Statens helsetilsyn bestemmer så hva som skal være tema for landsomfattende tilsyn. Fylkesmannen bestemmer selv noen tilsyn etter lokal vurdering. Alle kommuner, NAV og Sykehuset i Vestfold var invitert til informasjonsmøte 28. februar om tilsynsplanen for Sosiale tjenester i NAV I 2013 og 2014 skal Helse- og sosialavdelingen, som ledd i landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav, føre tilsyn (som systemrevisjon) med: kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. I tillegg skal vi føre tilsyn med kommunale tjenester i Nav basert på egne risiko- og sårbarhetsvurderinger. Fylkesmannen avgjør selv form og omfang på dette tilsynet. Kommunale helsetjenester Det landsomfattende tilsynet i 2013 skal skje ved systemrevisjon med helsestasjonstjenesten for barn fra 0 til 6 år. Fylkesmannen skal i tillegg føre tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester basert på egne risiko- og sårbarhetsvurderinger. Fylkesmannen avgjør selv form og omfang på dette tilsynet. Vi skal også gjennomføre stedlig tilsyn der Fylkesmannen har godkjent gjeldende vedtak om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming, og hvor det ikke tidligere har vært gjennomført stedlig tilsyn. I tillegg til dette skal vi ut fra en risikoog sårbarhetsvurdering gjennomføre andre stedlige tilsyn der det utføres, eller er stor sannsynlighet for at det utføres, tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming. For sammenhengens skyld informerer vi også om at landsomfattende tilsyn overfor spesialisthelsetjenesten i år handler om psykisk helsevern til barn og unge. Tilsynet skal gjennomføres som en kombinasjon av systemrevisjon og egenrapportering, og vil strekke seg inn i Miljø- og samfunnssikkerhetsavdelingen Beredskap Fylkesmannen har gjennom lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) og forskrift 8. august 2011 om kommunal beredskapsplikt fått i oppdrag å gjennomføre tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunene. (Fylkesmannens tilsyn skal følge bestemmelsene om statlige tilsyn med kommunene iht. lov 25. september 1992 om kommuner fylkeskommuner (kommuneloven), og er å regne som kontroll med kommunens oppfølging av bestemmelsene i kommunal beredskapsplikt.) Fylkesmannen har planlagt tilsyn på beredskapsområdet i 5 kommuner i 2013, Larvik, Re, Sandefjord, Sande og Tjøme. Øvelser vil også gjennomføres i 4 kommuner, Larvik, Nøtterøy, Sande og Tjøme. Men her blir flere kommuner involvert gjennom den observatørordningen Fylkesmannen og kommunene har utviklet de seinere årene. Tilsyn utenfor Fylkesmannen Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet melder om et 2-årig prosjekt på helse og sosial I år: hjemmetjenester, ev sykehjem Tema: samhandlingsreformen konsekvenser inn- og utskriving, bedriftshelsetjenestetilbud, kompetanse (nærmere konkretisering av tema ikke helt klart ennå) 4

5 Tilsynet gjennomføres med startmøter med rådmannen, deretter tilsyn på enheter i kommunen, fra 2-7 enheter i hver kommune. Ikke bestemt hvilke kommuner og antall tilsyn. Vil ta hensyn til Fylkesmannens tilsynskalender ved planleggingen, og gi embetet beskjed når planen er klar Fylkesmannen er bedt om innspill til aktuelle kommuner / enheter Mattilsynet Tilsyn vil bli ført med noen vannverk og enkelte kommunale institusjonskjøkken. Det kan skje som uanmeldte inspeksjoner. Eventuelle revisjoner vil bli avtalt med virksomheten i god tid. Avslutning Vi håper denne orienteringen om statens kommunerettede tilsyn og om Fylkesmannens samordningsrolle, sammen med tilsynskalenderen, er nyttig for kommunene. Det er viktig at dette brevet og kalenderen også kommer til kontrollutvalgenes og revisjonens kjennskap. Kommunenes egenkontroll / forvaltningsrevisjon dekker stadig oftere tema og problemstillinger som sammenfaller med statens tilsyn. Her er et samordningsbehov som bl.a. omtales i meld. St. 12 ( ), Stat og kommune styring og samspel: I denne heter det bl.a.: Departementet meiner at om ein i større grad ser samanhengar mellom kommunens eigenkontroll og statens tilsyn, kan ein oppnå ei meir effektiv ressursutnytting og betre vilkår for læring og forbetring i kommunane. Eit tiltak for å oppnå betre samanheng mellom statleg tilsyn og kommunal eigenkontroll er å innrette det statlege tilsynet ulikt overfor ulike kommunar, avhengig av kva situasjon kommunen er i. Eit anna tiltak er at tilsynsorgana meir aktivt gjenbrukar dokumentasjon som kommunane sjølve har skaffa fram i si eiga kontrollverksemd, som grunnlag for førebuing, prioritering og gjennomføring av statleg tilsyn. Eit samspel for å unngå dobbeltarbeid og for å auke læringa av kontroll og tilsyn må gå begge vegar. Kommunaldepartementet meiner at fylkesmannen bør ta omsyn til eigenkontrollen i kommunane ved valet av kommunar det skal førast tilsyn med. Departementet meiner at på same måte som tilsynsorgana må ta omsyn til kommunane si eiga kontrollverksemd når dei førebur, prioriterer og gjennomfører tilsyn, bør kommunane aktivt bruke tilsynsrapportane frå staten som grunnlag for planlegging av eigenkontrollen sin. Departementet meiner dessutan at kommunane bør bruke tilsynsrapportane aktivt som grunnlag for læring og vidare kvalitetsutvikling av eigne tenester og sakshandsaming. Kommunane kan til dømes sørgje for at tilsynsrapportar blir lagde fram på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen, anten til orientering eller for handsaming. Sekretariatet for kontrollutvalet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Departementet vil peike på at handsaming av statlege tilsynsrapportar, til dømes i faste utval eller kontrollutvalet, kan leggje grunnlaget for ei god folkevald forankring i kommunen som kan støtte opp under dei endringsprosessane som tilsynsrapporten eventuelt peikar på at det er behov for. Fylkesmannen har de siste par årene innhentet planer og rapporter fra egenkontrollen / kontrollutvalgene i forbindelse med tilsynsplanleggingen og håper kommunene på tilsvarende vis i sin egenkontroll drar nytte av staten sine tilsyn. 5

6 Fylkesmannen i Vestfold har de siste årene styrket kontakten med kommunene for å drøfte forbedringsmuligheter og, ikke minst, innspill for å hente ut mer læring fra de etter hvert omfattende tilsynserfaringene. Vi tar gjerne i mot spørsmål, innspill og merknader fra kommunene om tilsyn. Ta ev kontakt med Petter Lodden, eller: fmveplo@fylkesmannen.no Med hilsen Fylkesmannen i Vestfold Erling Lae Petter Lodden fagkoordinator Mottakere: Hof kommune Hofslundvn Hof Svelvik kommune Postboks Svelvik Tjøme kommune Rødsgata Tjøme Holmestrand kommune Postboks Holmestrand Re kommune Postboks Revetal Andebu kommune Andebu sentrum Andebu Nøtterøy kommune Postboks Nøtterøy Tønsberg kommune Postboks Tønsberg Lardal kommune Svarstadtunet Svarstad Sandefjord kommune Postboks SANDEFJORD Stokke kommune Postboks Stokke Larvik kommune Postboks Larvik Horten kommune Postboks Horten Sande kommune Postboks Sande I Vestfold Kopi: KS-Vestfold 6