Sogn Lokalmedisinske Senter

Transkript

1 Sogn Lokalmedisinske Senter Overordna informasjon og prosjektplan for forprosjektet Eit samhandlingsprosjekt for kommunane i indre Sogn og Helse Førde HF Aurland Kommune - Leikanger Kommune - Årdal Kommune Lærdal kommune Vik Kommune Luster Kommune - Sogndal Kommune 1

2 Innhald Del 1: Overordna informasjon... 4 Innleiing... 4 Samhandlingsreforma kort om formål... 4 Lokalmedisinske senter kva kan dette vere?... 4 Etablering av prosjektet Sogn Lokalmedisinske Senter... 5 Nærare om dei ulike prosjektfasane... 6 Forstudien... 6 Forprosjektet... 6 Hovudprosjektet... 6 Deltakarar, eigarskap og samarbeid... 6 Kommunikasjon og informasjon... 7 Økonomi... 7 Del 2: Plan for forprosjektet... 9 Mål og ramme... 9 Avgrensing... 9 Delprosjekt 1: Sogn LMS, interkommunal legevakt, akutt- og intermediære senger Bakgrunn Målsettingar Aktivitetar Delprosjekt 2: Fagnettverk for ulike diagnosegrupper Bakgrunn Målsettingar Aktivitetar Delprosjekt 3: Utvikling av standardiserte pasientforløp Bakgrunn Målsettingar Aktivitetar Prosjektets organisering Rollefordeling og ansvar Prosjekteigar

3 Prosjektansvarleg Styringsgruppe Prosjektleiar Prosjektgruppe Delprosjektgrupper Økonomi Framdriftsplan og aktivitetar Tidsplan i styringsgruppa Risikoanalyse og kvalitetssikring VEDLEGG 1 Framdriftsplan og milepælar VEDLEGG 2 Informasjon og kommunikasjon VEDLEGG 3 Prosjektbudsjett August 2012 Juni

4 Del 1: Overordna informasjon Innleiing Prosjektet Sogn Lokalmedisinske Senter vart etablert hausten 2011 og er inndelt i ulike prosjektfasar. Del 1 av denne rapporten vil gje overordna informasjon om samhandlingsreforma, informasjon om kva eit lokalmedisinsk senter kan vere, bakgrunn for etableringa av prosjektet, dei ulike prosjektfasane, eigarskap og involvering, utarbeiding av grafisk profil og kommunikasjonsplan samt dei overordna økonomiske råmene for prosjektet. Del 2 er ein konkret prosjektplan for forprosjektfasen der ein gjer nærare greie for målsettingar, organisering og roller, hovudaktivitetar og framdriftsplan. Samhandlingsreforma kort om formål På bakgrunn av St.meld. nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen Rett behandling på rett sted til rett tid la regjeringa til rette for ei omorganisering av helsetenestene i Noreg. Reforma vart handsama i Stortinget våren Samhandlingsreforma legg opp til ei endra oppgåvedeling mellom spesialisthelsetenesta og kommunehelsetenesta. Målet med reforma er å overføre oppgåver til kommunane, slik at desse får ei større rolle innanfor førebygging, behandling og rehabilitering. Ei slik omfordeling av oppgåver har som mål å frigjere kapasitet i helseføretaka, slik at desse er i stand til å ta hand om meir spesialiserte oppgåver. Den nye modellen legg opp til at pasientane skal få behandling på det mest effektive omsorgsnivået. Kommunane skal såleis gje innbyggjarane tilbod før, i staden for og etter sjukehusopphald. Reforma trådde i kraft frå Lokalmedisinske senter kva kan dette vere? Lokalmedisinsk senter, (heretter LMS), er omtalt i reformutgreiinga som døme på interkommunalt samarbeid knytt til helse og omsorgstenester. I Nasjonal Helse og Omsorgsplan for omtalar ein LMS som kommunale helsetilbod der fleire kommunar samarbeidar, ofte i samspel med spesialisthelsetenesta, om å gje helsetenester til innbyggjarane i kommunane. Føremålet med sentra og tenestetilbodet variere, men hovudføremålet er gjerne å gje behandling før, etter og i staden for opphald i sjukehus. Eit LMS inngår i det heilskaplege tenestetilbodet til kommunane. Lokalmedisinske tenester kan vere tenester som er samlokalisert, eller det kan vere tenester som er geografisk spreidd, men under same organisering. Utvikling og drift av eit tenestetilbod i eit LMS krev samarbeid på tvers av faggrupper og på tvers av tenestenivå innanfor helse og omsorg. Målet for eit slikt samarbeid og eit slikt senter må vere at ein saman skal kunne tilby betre tenester til brukarane i høve til kva kvar enkelt kommune kan klare. Samarbeid om tenester i eit LMS kan ha fleire vinstar både for brukarar og for kommunane. Tenester i eit LMS kan i nokre tilfeller erstatte behandling på sjukehus. Dette vil kunne redusere reisetid og belastning for pasienten og ofte vere eit rimeligare tilbod for kommunane enn unødvendige innleggingar i sjukehus. Samlokalisering av tenester mellom kommunehelseteneste og spesialisthelsetenesta vil kunne bidra til å gje innbyggjarane auka 4

5 nærleik til nødvendige helse- og omsorgstenester. Det kan og vere stimulerande på fagmiljø og bidra til at det vert lettare å rekruttere helsepersonell i kommunehelsetenesta. Vidare vil det å etablere døgnplassar ved akutt sjukdom kunne vere utfordrande for mindre kommunar og samarbeid kring eit slikt tilbod kan både bidra til god kvalitet på tilbodet og meir effektiv utnytting av ressursar. Kva funksjonar som kan leggjast til eit LMS må vurderast ut frå lokale forhold og behov. Det vil og vere ulikskapar mellom kommunar i forhold til kva tenester ein kan tilby sjølv og kva områder det kan vere hensiktsmessig å sjå hen til samarbeid med andre om. Etablering av prosjektet Sogn Lokalmedisinske Senter Som vertskommune for Lærdal sjukehus tok Lærdal kommune i 2011 initiativ til å etablere eit interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom kommunane i indre Sogn regionen i høve til helse- og omsorgstenester i lys av Samhandlingsreforma. Prosjektet fekk namnet Sogn Lokalmedisinske Senter (Sogn LMS) og målet med prosjektet er å etablere eit lokalmedisinsk senter ved Lærdal sjukehus for å gje befolkninga i regionen eit godt og velfungerande helsetilbod i tråd med intensjonane i reforma. Føremålet med prosjektet er at brukarane, pårørande og tilsette i indre Sogn regionen skal oppleve ein effektiv og heilskapleg behandlingskjede ved at tenestetilbod og samhandling mellom kommunane og spesialisthesetenesta er forbetra. Det skal fokuserast på brukarane sin livskvalitet, tryggleik og meistring, Prosjekt er inndelt i tre fasar. Kvar fase av prosjektet skal munne ut i eit grunnlag for vidare utgreiing, og kommunane som deltek forpliktar seg til deltaking i ein fase av gangen. Hovudoppgåvene i kvar fase er: Forstudie vår 2012 avslutta Kartlegge og avklare tenester, funksjonar, løyvingar og organsiering Forprosjekt - Haust sommar 2013 Analyse, utgreiing av oppgåver, tenester og organisering Konkretisere mogelege løysingar Hovudprosjekt - Haust Haust 2014 Realisering av løysingar tilrådd i forprosjektet 5

6 Nærare om dei ulike prosjektfasane Forstudien Forstudien vart gjennomført i perioden september juni Forstudien sitt føremål var å avklare kva type tenester som kan leggjast til eit lokalmedisinsk senter og kva tenester kommunane ynskjer å ta hand om i eigen kommune. Vidare såg ein i forstudien på eit overordna nivå på mogelege driftsmodellar, organisering og finansieringsalternativ. Forstudien vart avslutta med utarbeiding av ein sluttrapport som oppsummerte dei sentrale elementa frå utredningsarbeidet. Rapporten vart førelagt alle kommunane til behandling saman med ein invitasjon til deltaking i neste prosjektfase. Alle kommunane har i sine respektive kommunestyrevedtak bestemt seg for å delta vidare i prosjektet. Luster og Sogndal kommune har fatta vedtak om delvis deltaking. Forprosjektet Forprosjektet startar opp hausten 2012 og er inndelt i 3 delprosjekt; 1. Sogn LMS, Interkommunal legevakt og akutt- og intermediære senger 2. Etablering av fagnettverk for ulike diagnosar 3. Utvikling av standardiserte pasientforløp Hovudmålet i denne prosjektfasen er å nærare utrede tenester og tilbod i Sogn LMS, utvikle modell for organisering og førebu etableringa av senteret ved Lærdal sjukehus. Prosjektfasen vert avslutta sommaren 2013 med framlegging av sluttrapport som skisserer tenestetilbod, organisering og finansiering av eit LMS. Rapporten skal framleggast for kvar enkelt kommune for avgjersle om vidare deltaking i prosjektet. Hovudprosjektet Hovudprosjektet avløysar forprosjektet og i denne fasen skal ein realisere og gjennomføre dei løysingane som forprosjektet anbefalar. Hovudprosjektet startar hausten Deltakarar, eigarskap og samarbeid Kommunane Lærdal, Årdal, Aurland, Vik, Leikanger, Sogndal og Luster samt Helse Førde HF har alle delteke i forstudien. I forprosjektfasen skal ein arbeide med 3 konkrete delprosjekt. I denne prosjektfasen deltek alle kommunane, men Sogndal og Luster kommune deltek ikkje i delprosjektet som arbeider med interkommunal legevakt, akutt- og intermediære senger. For å lukkast med utgreiingsarbeidet og vere i stand til å utvikle gode tenester som kan støtte dei kommunale tenestene i kvar kommune er det naudsynt med involvering frå dei ulike kommunane i høve til å bidra med fagpersonar og prioritere prosjektarbeidet internt i eigen kommune. Vidare er involvering av fagpersonar i helseføretaket, høgskulemiljøet eller andre kompetanseinstitusjonar naudsynt for at ein skal vere i stand til å utvikle robuste tenester og gje brukarane i regionen tilbod med høg kvalitet. 6

7 Forprosjektfasen er organisert som eit prosjekt med ulike delprosjektgrupper. Alle kommunane og Helse Førde er representert i styringsgruppa. Vidare er det etablert ei prosjektgruppe som skal bidra med faglege vurderingar og koordinere arbeidet i dei ulike delprosjekta. Kvart delprosjekt har delprosjektleiar som er ansvarleg for framdrifta i arbeidsgruppene. Deltaking i det arbeidsgruppene lyt fordelast på alle kommunane. Nærare omtale av dei ulike gruppene og ansvarsforhold er gitt i kapittelet om organisering i del 2 av denne prosjektplanen. Kommunikasjon og informasjon Ei viktig oppgåve i prosjektarbeidet er å få til god kommunikasjon internt i prosjektorganisasjonen og eksternt ut mot innbyggjarane og andre interessentar og berørte. I høve til å få til ein einsarta profil og nå ut med informasjon til dei ulike interessentane ser ein for seg fleire aktivitetar. Ein ynskjer å utforme ein eigen grafisk profil for Sogn LMS. Når grafisk profil er på plass ynskjer ein å nytte denne aktivt i all kommunikasjon, både internt og eksternt. Vidare legg ein opp til å utarbeide ein strategisk informasjons- og kommunikasjonsplan som skal beskrive rammene for dei ulike informasjonsaktivitetane ein ynskjer å gjennomføre samt tidsplan for aktivitetane. Døme på aktivitetar som ein ser for seg i ein slik plan er skissert under; Konkretisering av ein strategi for meir aktiv bruk av ulike media for å oppnå engasjement om prosjektet blant alle berørte og befolkninga elles. Felles oppstartseminar for alle prosjektdeltakarane med eksterne innleiarar. Seminaret vil markere oppstarten av forprosjektfasen og skal gje alle deltakarane naudsynt informasjon om prosjektet. Utvikling og etablering av nettbasert informasjon, t.d. eiga webside der ein kan leggje ut nyheiter, informasjon om arbeidet underveg og liknande. På denne måten kan ein nå ut til interessentane med informasjon. Ei slik side kan og nyttast som ein kanal ut til brukarane når senteret etter kvart er etablert. Jevnleg informasjon og kommunikasjon mellom prosjektleiinga og deltakarane, kommunane og andre berørte. Økonomi Lærdal kommune og Helse Førde HF har fått 5 millionar kr over revidert statsbudsjett for 2011 til etablering av eit lokalmedisinsk senter, der 2,5 millionar kr er fordelt til kommunane og 2,5 millionar kr går til helseføretaket. Det er eit vilkår at midlane vert nytta til planlegging og etablering av eit lokalmedisinske senter i Lærdal. Det vert vidare stilt krav om at midlane skal brukast til planlegging, utredning, analyse og liknande og ikkje til større investeringar og drift. Vidare vert det lagt til grunn at prosjektet skal fremme samarbeid mellom kommunane, utvikle tenestetilbod i tråd med intensjonane i reforma og at ein skal involvere brukarane aktivt i arbeidet med å utrede og planlegge eit slikt senter. Ein ser det som teneleg at fordelinga av desse midlane vert basert på kva som er dei mest krevjande prosjektfasane og oppgåvene og at ein tilpassar midlane etter dette. 7

8 Kommunane som deltek i prosjektet må delta med eigeninnsats i form av deltaking i møter, involvering i utgreiingsarbeidet og eigne reisekostnadar i samband med arbeidet. 8

9 Del 2: Plan for forprosjektet Mål og ramme Bakgrunn og mål forprosjektet Forprosjektet varer frå hausten 2012 til sommaren I tillegg til vertskommunen Lærdal har 6 andre kommunar sagt ja til å delta i forprosjektet. Aurland, Vik, Leikanger og Årdal deltek i alle 3 delprosjekta, medan Sogndal og Luster deltek i 2 av dei 3 delprosjekta som ein skal arbeide med i denne prosjektfasen. Det overordna målet i forprosjektet er å utgreie ein modell for eit interkommunalt samarbeid på områder der ein finne det formålsteneleg for kommunane. Dernest legge fram eit avgjerdsgrunnlag til kommunane i høve val av løysingar. I dette ligg det å komme med framlegg til løysingar som legg til rette for pleie- og omsorgstenester og tilbod som sikrar god tilgang til nødvendige spesialisthelsetenester for befolkninga i regionen. Desse skal; 1. Halde høg kvalitet og sikre tryggleiken til pasientane 2. Vere robuste og berekraftige over tid 3. Løyse kommunane sine utfordringar knytt til samhandlingsreforma på ein god og kostnadseffektiv måte Forstudien identifiserte fleire områder innanfor pleie og omsorg der kommunane såg mogelegheiter for samarbeid. I eit forprosjekt kan ein ikkje utgreie alle desse områda, men velje det ein vil starte opp med. Vidare er enkelte av oppgåvene meir eigna for samarbeid enn andre. I forprosjektet har ein difor valt å arbeide vidare med 3 delprosjekt; Sogn LMS, interkommunal legevakt, akutt- og intermediære senger, etablering av fagnettverk og utvikling av standardiserte pasientforløp. Ein skal soleis nærare utgreie og avklare tenestetilbod basert på dei avklaringane ein gjorde seg i forstudien og førebu etableringa av eit lokalmedisinsk senter ved Lærdal sjukehus. Tilboda ein utviklar vil dels vere knytt til senteret og dels vere geografisk uavhengig. Det vil verte etablert eigne arbeidsgrupper for kvart av delprosjekta. Kvart delprosjekt vil utforme eigen arbeidsplan for korleis dei konkret skal arbeide med dei oppgåvene som er nemnt i dette kapittelet. Avgrensing Forprosjektet er knytt til konkrete og avgrensa prosjekt. I kvart av delprosjekta er føremålet t.d. å utgreie nærare ulike tenester og tenesteinnhald, utforme modellar for drift og organisering, naudsynt avtaleverk, finansieringsordningar osv. Implementeringa av dei tilrådde løysingane og fysisk etablering av eit lokalmedisinsk senter ved Lærdal sjukehus ligg til hovudprosjektfasen i prosjektet som blir neste fase. 9

10 Delprosjekt 1: Sogn LMS, interkommunal legevakt, akuttog intermediære senger. Bakgrunn Det er per i dag fleire legevakter i regionen. Legevaktstenesta er i fleire nasjonale utgreiingar blitt identifisert som det svakaste leddet i akuttkjeda, og det eksisterer behov for styrking av kvaliteten i denne tenesta. Lærdal, Aurland og Årdal sette i gong eit arbeid knytt til felles legevakt i 2011 og dette arbeidet har vorte vidareført i forprosjektfasen som eit delprosjekt i Sogn LMS ved Lærdal Sjukehus ved å etablere ei interkommunal legevakt ynskjer ein å betre kvaliteten i tenesta på same tid som dette vil bidra positivt i rekrutteringsarbeidet i kommunane i høve til legeheimlar. Vidare stiller Samhandlingsreforma krav om at kommunane frå skal kunne tilby døgnopphald ved akutt sjukdom. I forstudien vart samarbeid kring eit slikt akuttilbod sett på som teneleg for fleire av kommunane. Det å utvikle slike tenester stiller strenge krav til kompetanse og bemanning. Det kan vere utfordrande å få til etablering av eit kvalitetsmessig godt tilbod i eigen regi i små kommunar. I forprosjektet vil ein difor arbeide vidare med å utgreie eit kvalitetsmessig godt akuttilbod i Sogn LMS som skal ivareta dei pliktene som Samhandlingsreforma medfører for kommunane knytt til dette. Ein skal også arbeide med etablering av intermediære senger. Slike senger kan nyttast som eit tilbod før, i staden for eller i etterkant av sjukehusinnleggingar. Føremålet med å etablere eit slikt tilbod er å sikre at pasientane får best mogeleg behandling på mest effektive omsorgsnivå. Det er det naturleg at eit slikt samarbeid vil kunne gje både kvalitetsmessig betre tenester og meir effektiv ressursutnytting enn kva små kommunar vil vere i stand til å tilby kvar for seg. Organisering av dette delprosjektet blir inndelt i tre arbeidsgruppe; 1. Interkommunal legevakt i tilknyting Lærdal Sjukehus 2. Akutt- og intermediære senger i tilknyting til Lærdal Sjukehus 3. Organisering og drift av Sogn LMS med ansvar for å utgreie tilrettelegging på sjukehuset med omsyn til arealbehov, driftsmodell, samarbeid og avtalar. Målsettingar Utvikle gode tilbod i Sogn LMS slik at pasientane får naudsynte helsetenester på rett nivå til rett tid. Leggje til rette for etablering av interkommunal legevakt for dei kommunane som ynskjer dette, og utvikle tilbod om tenestekjøp for dei kommunar som ikkje deltek i legevaktsordninga. Leggje til rette for etablering av akuttsenger og intermediære senger for dei kommunane som ynskjer dette. Etablere modell for drift, finansiering, organisering samt bemanning. Utgreie og leggje til rette for samarbeid med kommunehelsetenesten og LMS 10

11 Aktivitetar I dette delprosjektet skal ein utgreie følgjande: Avklare konkret tenesteinnhald i dei ulike tenestene. Sjå på eksisterande polikliniske tilbod og avklare samarbeid med spesialisthelsetenesta. Utgreie modell for vaktsamarbeid og legevakttelefon. Utgreie og foreslå modell, finansiering og tidspunkt for oppstart av den interkommunale legevakta for dei kommunane som ynskjer det. Avklare etablering av døgntilbod for øyeblikkeleg hjelp i tilknyting til Lærdal sjukehus. Avklare etablering av intermediære senger i tilknyting til Lærdal sjukehus. Avklare arealbehov, organisering, driftsmodell, og finansiering av Sogn LMS. Avklara behov for naudsynt avtaleverk mellom kommunane og eit LMS og mellom LMS og spesialisthelsetenesta Framdriftsplan Det vert ulik framdriftstakt i dette delprosjektet. Utgreiingsarbeidet knytt til legevaktsamarbeid vart sett i gong i september 2012 og vil gå over i ei hovudprosjektfase i løpet av 1.kvartal 2013 med igangsetting av den interkommunale legevakta. Arbeid kring utgreiing av tilbod knytt til akuttsenger og intermediære senger samt forhold knytt til organisering og drift vil utredast vidare fram til sommaren Delprosjekt 2: Fagnettverk for ulike diagnosegrupper Bakgrunn I små kommunar er det utfordrande å drive med kompetanseutvikling og målretta forbetringsarbeid i små fagmiljø. Vidare manglar fleire av kommunane forskingskompetanse, på same tid som ein føler at det er behov for meir spisskompetanse og rettleiing ute i kommunehelsetenesta. Når kommunane skal ivareta ein større del av dei samla helse- og omsorgstenestene enn i dag, står dei ovanfor meir komplekse oppgåver. Intensjonen i reforma er vidare at kommunane skal ta eit større ansvar for å førebygge og avgrense sjukdom og dette stiller krav til systematisk førebyggingsarbeid og ein treng meir kompetanse kring ulike kroniske sjukdommar og livsstilsutfordringar. Ved å etablere eit delprosjekt knytt til fagnettverk ynskjer ein å etablere system for kompetanseheving og utvikling på tvers av kommunegrensene slik at ein får til betre tenester for brukarane på same tid som dette kan bidra til meir effektiv ressursutnytting i kommunane. Målsettingar Sogn LMS skal ha som mål å skape auka interesse for pleie- og omsorgsoppgover og slik at ein bidreg til robuste og interessante fagmiljø Sogn LMS skal ha fokus på høg kunnskap og kvalitet i pleie- og omsorgstenestene. Leggje til rette for utvikling av pasientretta tenester knytt til ulike diagnosegrupper 11

12 Leggja til rette for etablering av felles fagnettverk for ulike diagnosegrupper/pasientgrupper på tvers av kommunegrensene. Utvikle samarbeid og samhandlingsrutinar med fastlegane Leggje til rette for systematisk kompetanseheving på område der ein ser behov for auka kunnskap og utdanning. Leggje til rette for samarbeid kring opplæring og kurstilbod mellom kommunar og kunnskapsleverandørar som t.d. Høgskulen i Sogn og Fjordane, Helse Førde HF og Fylkeskommunen Aktivitetar I dette delprosjektet skal ein nærare utgreie følgjande: Avklare kva som allreie eksisterar av eigna fagnettverk regionalt og nasjonalt, og føreslå etablering av felles nettverk og tilbod på kompetanseutvikling. Avklare kva område som er eigna for felles tenester Avklare kva kommunar som skal ha eit hovudansvar opp mot ulike pasientgrupper Avklare samarbeid med spesialisthelsetenesta i høve til ressursar og kompetanse Sjå på kva andre har utvikla av gode løysningar, og føreslå samarbeid med institusjonar som t.d. Helse Førde og andre lokalmedisinske sentra. Utgreie modell for organisering og finansiering Utforme naudsynt avtaleverk mellom kommunane Delprosjekt 3: Utvikling av standardiserte pasientforløp Bakgrunn Kommunane står ovanfor stadig meir komplekse oppgåver innanfor helse- og omsorgssektoren på same tid som det er knappe ressursar i dei kommunale tenestene. Det er utfordrande å drive utviklingsarbeid i eigen regi i små kommunar. På same tid er det behov for utvikling av dei kommunale tenestene både i eit kvalitetsperspektiv og i høve til effektiv ressursbruk. Standardiserte pasientforløp er ein metode som er meint å gje heilskapelege koordinerte tenester til ulike pasientgrupper. Meir konkret medfører metoden at ein skal utforme retningslinjer og rutinar i høve til korleis ein skal møte brukarar med ulike diagnosar. Ein vil då utforme eit heilskapleg pasientforløp som angir roller, ansvar og systematisk oppfølging av brukarane. Målsettingar Utvikle standardiserte pasientforløp som gir auka tryggleik og betre tenester for pasientane og pårørande. Uvikle gode rutinar med fokus på informasjon og forutsigbarhet for pasientane og pårørande. Legge til rett for betre koordinering mellom ulike tenestenivå Utvikle og styrkje det faglege miljøet i den einskilde kommune og i regionen 12

13 Leggje til rette for implementering av forløpa i dei einskilde kommunane Aktivitetar I dette delprosjektet skal ein nærare utgreie følgjande: Undersøke tilgjengelege kjelder og rammeverk for standardiserte pasientforløp. (Eks. Forløpshåndbok utgjeve av Helse Vest.) Definere kva pasientstraumar ein ynskjer å sjå nærare på og kva for kommunar som skal ha hovudansvaret for ulike forløp Utforme pasientforløp for dei utvalde straumane basert på beste praksis og tilgjengeleg forskingsresultat Utforme plan for opplæring i den einskilde kommune og vurdere ein kommuneovergripane kompetanseplan 13

14 Prosjektets organisering Sogn Lokalmedisinske senter Styringsmodell Forprosjektet Prosjekteigar Kvar kommune v/ Ordførar og Helse Førde HF v/adm.direktør Prosjektansvarlig Lærdal Kommune v/rådmann Styringsgruppe Kvar kommune v/rådmann Helse Førde HF v/samhandlingsjef Brukarrepresentant Prosjektleiar Prosjektstøtte Helse Førde Eksterne konsulenter Prosjektgruppe Helse/omsorgsleiar Spesialisthelseteneste Brukar- og tilsetterepresentant Delprosjekt 1 Sogn LMS Arb.grupper: Legevakt Akutt- og intermediære senger Drift og organisering Delprosjekt 2 Fagnettverk for ulike diagnosegrupper Delprosjekt 3 Standardiserte pasientforløp på tvers av kommunane 14

15 15

16 Rollefordeling og ansvar Forprosjektets arbeid vil ha ein styringsmodell, jf skisse over, med eigargruppe, styringsgruppe, prosjektgruppe, og delprosjekt med underliggande arbeidsgrupper. I dette avsnittet beskriv ein nærare dei ulike rollene og ansvarsforhold. Prosjekteigar Eigarane av prosjektet er dei deltakande kommunane og Helse Førde HF. Den enkelte ordførar vil være kommunanes eigarrepresentant, og adm. direktør representerer Helse Førde HF. Prosjekteigar vil ha eigne eigarmøte i prosjektperioden og prosjektleiinga møter i eigarmøte. Føremålet er å informera om framdrift og aktivitet, og elles leggja til rette for gjensidig informasjonsutveksling. Prosjektansvarleg Prosjektansvarleg vil vere Lærdal kommune som initiativtakar til prosjektet og vertskommune for Lærdal sjukehus. Prosjektansvarleg si rolle i prosjektet er at han er overordna ansvarleg for gjennomføring av prosjektet, og leiar møte i styringsgruppa. Rådmannen i kommunen vil vere kommunen sin prosjektansvarlege. Styringsgruppe Styringsgruppa er det organet som gjer vedtak i høve til korleis arbeidet skal innrettast ved at den godkjenner prosjektplanen. Gjennom prosjektplanen er oppgåvene til prosjektgruppa og delprosjektgruppene gitt. Vidare er styringsgruppa den som godkjenner og legg fram sluttrapporten ved avslutninga av prosjektfasen. for vidare behandling i den einskilde kommune. Styringsgruppa vil ha representantar frå kommunane og frå Helse Førde HF. Rådmennene i dei ulike kommunane vil vere kommunane sine representantar medan samhandlingssjef vil vere Helse Førde HF sin representant. Vidare legg ein opp til at ein brukarrepresentant skal vere medlem i gruppa. Brukarutvalet til Helse Førde HF har nominert ein brukarrepresentant. I høve til at 2 av kommunane ikkje deltek i delprosjekt knytt til interkommunal legevakt, akuttsenger og intermediære senger så vil saker som vedrører dette delprosjektet handsamast på slutten av møter i styringsgruppa slik at representantane frå Luster og Sogndal kommune ikkje deltek på handsaming av desse sakene. Prosjektleiar Prosjektleiar er ansvarleg for den daglege framdrifta i prosjektet og har ansvar for koordinering av arbeid utført i dei ulike delprosjekta. Prosjektleiar møter i delprosjektgruppene samt i styringsgruppa. Vidare er prosjektleiar møteleiar i prosjektgruppa. Prosjektgruppe Gruppa vil ha det faglege ansvaret for arbeidet og skal leggje til rette for koordinering av arbeidet og sikre einsarta prosessar i delprosjekta. Gruppa vil ved avslutninga av prosjektet utforme ein samla sluttrapport frå prosjektfasen som vert lagt fram for styringsgruppa for godkjenning. Prosjektgruppa vert samansett av fagressursar frå kommunehelsetenesta og spesialisthelsetenesta. Gruppa skal bestå av personar på helse- og omsorgsleiarnivå frå kommunane. Vidare er det ynskjelig med deltaking frå 1-2 legeressursar i gruppa slik at ein 16

17 sikrar legefagleg kompetanse i tilrådingane. Utviding med ytterlegare relevante fagressursar gjerast av gruppa. Leiarane i delprosjekta er fast medlem av gruppa. Frå Helse Førde HF vil fagdirektøren og seksjonsleiar ved medisinsk avdeling ved Lærdal sjukehus delta. Ein ynskjer vidare å sikre involvering av brukarinteresser ved at ein brukarrepresentant er medlem i gruppa. I høve til involvering av tilsette sine representantar så legg ein opp til deltaking frå dei 2 største hovudsamanslutningane. Utover dette vil ein som ledd i kommunikasjonsplanen sikre at informasjon om prosjektet vert tilgjengeleg for alle interessentane. Delprosjektgrupper Delprosjektgruppene skal bestå av fagpersonar frå kommunane som deltek og frå spesialisthelsetenesta. Det vert etablert eigne undergrupper etter behov. Vidare får gruppene eit ansvar for å i involvere brukarrepresentantar i den grad dei finn dette formålsteneleg. Delprosjektgruppene skal innanfor mandatet som prosjektplanen gjev utforme sin eigen detaljerte arbeidsplan og milepælar, og er ansvarleg for å gjennomføre kartlegging og avklaring i høve dei problemstillingane som skal utredast i forprosjektet. Kvar gruppe skal ved utløpet av prosjektperioden utforme ein sluttrapport frå sitt arbeid. I kvar gruppe vil ein av medlemmane få ansvar som delprosjektleiar og såleis vere ansvarleg for framdrift i gruppa samt leie samlingar. Denne personen møter også i prosjektgruppa for å sikre kompetanseoverføring og koordinering i utredningsarbeidet. Dette ansvaret må fordelast på kommunane slik at arbeidsbelastninga i små organisasjonar ikkje vert for stor. Det er aktuelt med frikjøp av ressursar til denne rolla. Avtale om dette etablerast mellom prosjektet og kommunane. Økonomi I forprosjektfasen vil ein bruke ressursar til prosjektplanlegging og utgreiingsarbeid. I tillegg til mottatte eksterne prosjektmidlar vil kvar kommune og helseføretaket måtte bidra med eigeinnsats i høve til deltaking i møte, utgreiingsarbeid og reisekostnadar i samband med dette. Fram mot sommaren 2013 vil midlane gå til generell prosjektleiing, herunder avlønning av prosjektleiar og kjøp av konsulenttenester, utgreiingsarbeid i dei ulike delprosjekta, informasjon samt møtekostnadar. Rapportering om forbruk vert lagt fram for styringsgruppa undervegs i arbeidet. Sluttrapporten vil gje detaljert oversikt over forbruket i prosjektfasen. I høve til fordeling av midlar på dei ulike delprosjekta vil utgreiingsarbeidet i delprosjekt 1 vere mest omfattande og krevjande slik at majoriteten av midlane vert nytta her. Ressursbruk i forprosjektfasen: Hausten 2012 har kommunen tilsett ein prosjektleiar i eit toårig engasjement. Prosjektleiar har fått kontorplass på rådhuset i Lærdal. I oppstartsfasen av forprosjektet har ein engasjert ekstern støtte med vekt på oppstartsperioden og denne vil fasast ut etterkvart. 17

18 Delprosjektgruppene vert organisert med eigen prosjektleiar i kvar gruppe. Det kan vere aktuelt med frikjøp av fagressursar i kommunane til dette arbeidet og/eller innhenting av anna ekstern ekspertise ved behov. I samband med etablering av grafisk profil og kommunikasjonsplan vil ein til dels nytte eksterne ressursar i dette arbeidet. Andre prosjektkostnader vil vere knytt til arbeidsmøte, seminar og ulike arrangement, reisekostnadar og andre løpande prosjektrelaterte kostnader. Viser elles til budsjett for forprosjektfasen haust 2012 sommar 2013 i vedlegg 3. Framdriftsplan og aktivitetar Forprosjektet vil vare fram til sommaren I vedlegg 1 er ei oversikt over milepælar i prosjektfasen fram til sommar 2013 med plan for aktivitetar og sentrale leveransar frå dei ulike prosjektaktivitetane. Planen er dynamisk og vil bli justert i takt med framdrifta i prosjektet. Når det gjeld aktivitetar og framdrift i høve til kommunikasjon og informasjon så er dette omtalt i kommunikasjonsplanen i vedlegg 2. Aktivitetar og framdriftsplan for prosjektgruppa og delprosjektgruppene Prosjektgruppa og delprosjekta må laga eigne framdriftsplanar på bakgrunn av oppgåver og mandat gjeve i denne prosjektplanen. Prosjektgruppa og delprosjekta må organisere arbeidet sitt slik at dei har møte i førekant av møte i styringsgruppa, då status i kvart delprosjekt er tema på møte i styringsgruppa. 18

19 Tidsplan i styringsgruppa Møter i styringsgruppa er førande for framdrifta i prosjektet og delprosjekta må innrette arbeidet etter denne møteplanen. Saksliste for dei ulike møta vil verte konkretisert i førekant av møtet og utsendt til deltakarane per e-post. Oversikta under viser møteplan for styringsgruppa. Møte Tidspunkt Føremål ( saksliste) Forarbeid Deltakarar Møte desember 2012 Organisering og eigarskap til forprosjektet Gjennomgang og godkjenning av prosjektplan Prosjektplan Statusorientering frå arbeidsgruppa i legevaktprosjektet Medlemmer i styringsgruppa, prosjektleiar og prosjektstøtte Orientering om status legevaktsarbeidet Møte januar 2013 Oppstartsseminar Program oppstartsseminar Alle som skal delta i prosjektet og eventuelt andre interessentar Møte februar 2013 Orientering om framdrift/status Referat førre møte Statusrapport Medlemmer i styringsgruppa og prosjektleiar Møte april 2013 Orientering om framdrift/status Godkjenne rammeverk sluttrapport Referat førre møte Statusrapport Rammeverk for sluttrapport Medlemmer i styringsgruppa og prosjektleiar Møte mai 2013 Gjennomgang av sluttrapportar frå delprosjekt Godkjenne prosjektrapport Referat førre møte Sluttrapportar frå delprosjekt Medlemmer i styringsgruppa og prosjektleiar Prosjektrapport 19

20 Risikoanalyse og kvalitetssikring Følgjande faktorar er definert som kritiske suksessfaktorar i forprosjektfasen: Kritiske faktorar Risiko Risikovurdering og kvalitetssikring At ein er i stand til å skape djup forankring av prosjektet i kommunane og helseføretaket At aktørane i prosjekta klarer å setje av tid og ressursar til prosjektet Framdrift. At ein klarar å holde tidsplan Høg/ middels Middels Middels /høg Brei forankring i kommunane Jamleg informasjon frå prosjektet til interessentar Utarbeiding av prosjektplan i kvar delprosjekt som syner ansvar og tidsfristar Frikjøp av prosjektressursar til arbeidskrevjande oppgåver Nødvendige avgjerde undervegs og godt samarbeid med alle som deltek i prosjektet. Vanskar med å samordne prosessar mellom kommunane og helseføretaket Middels Tett dialog med Helse Førde HF 20

21 VEDLEGG 1 Framdriftsplan og milepælar Følgjande oppstilling viser oppgåver og aktivitetar i prosjektet. Lista er ikkje uttømmande og vil verte supplert og justert etter behov og avgjersler. Ansvar - roller: PA = prosjektansvarleg: Lærdal Kommune SG = Styringsgruppa: Deltakande kommunar v/rådmenn PG = Prosjektgruppa: Overordna arbeidsgruppe for heile forprosjektet PL = Prosjektleiar : Møteleiar i prosjektgruppa og ansvar for daglig framdrift POL = Politisk Milepælar Aktivitetar og oppgåver Godkjenning Ansvar Tidspunkt Status Etablering og oppstart 1 Engasjement av prosjektleiar PA 2 Utkast prosjektplan med budsjett til godkjenning SG 3 Etablere prosjektorganisasjon SG 4 Etablere prosjektgruppe PA Etablering av Delprosjekt 1 - Legevaktsamarbeid Etablering arbeidsgruppene i Delprosjekt 1 - Akutt- og intermediære senger og organisering og drift Etablere Delprosjekt 2 Fagnettverk for ulike diagnosar Etablere Delprosjekt 3 Utvikling av standardiserte pasientforløp Igangsetting og prosess PA PG PG PG 15. oktober desember desember 2012 Innan September 2012 Medio januar 2013 Medio januar 2013 Medio januar 2013 Ok Påbegynt Påbegynt Påbegynt Ok 9 Oppstartsseminar for alle som deltar i prosjektet PL 18. januar 2013 Påbegynt 10 Utvikle grafisk profil for Sogn LMS PG Medio Januar Påbegynt 12 Kommunikasjonsplan og aktivitetar til godkjenning SG 20. desember 12 Påbegynt 21

22 13 Utarbeide informasjonsaktivitetar (Nyheitsbrev, intern informasjon, web og liknande.) PG 14 Arbeids- og møteplan for delprosjekta PG Januar 13 mai 2013 Løpande mai 2013 Påbegynt Oppfølging prosjektgrupper og løysingar 15 Oppfølging arbeidsgrupper PG 16 Statusrapportering frå delprosjekta SG 17 Sluttrapport Delprosjekt 1; Legevaktsamarbeid til godkjenning. Løpande april 2013 Løpande April 2013 PG til SG Februar 2013 Påbegynt 18 Oppstart av legevaktsamarbeid SG Februar Vidareføring av Delprosjekt 1 fase 2 Akutt- og intermediære sengar samt organisering og drift Utkast sluttrapportering frå alle delprosjekta PG Januar 2013 mai 2013 PG Mai 2013 Avslutning sluttrapport 21 Førebels sluttrapport frå delprosjekta Godkjenning rapport PG SG Mai-Juni 22 Evaluering Mai/juni 23 Sluttrapport Forprosjektet med saksframstilling til kommunane POL Primo juni

23 Sogn Lokalmedisinske Senter Tidsplan - Forprosjekt Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni Prosjektplan Styringsmodell Organisering Informasjon Godkjenning Godkjenning Etablering alle arb.grupper Oppstart 18. jan Eigarmøte Møte etter behov Møte Styringsgruppa (SG) 11.feb 17. april 15. mai Møte Prosjektgruppa (PG) Møte ein gång kvar månad eller etter behov

24 Delprosjekt 1 - Sogn LMS: - Legevakt Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni Start aug 12 Slutt Rapport - Akutt - intermed.senger Oppstart Løpande status til PG - Organsiering og drift Oppstart Løpande status til PG Delprosjekt 2 - Fagnettverk Delprosjekt 3 - Pasientforløp Rapportering til Styringsgruppa Sluttrapport Sluttapport til politisk handsamning Oppstart Oppstart Løpande status til PG Løpande status til PG Statusrapport til kvart møte Sluttrapport til godkjenning ila mai Rapport til SG Rapport til SG Rapport til SG Rapport til SG Mai- juni 24

25 Sogn Lokalmedisinske Senter VEDLEGG 2 Informasjon og kommunikasjon Ein kommunikasjonsplan skal beskrive råmene for informasjonsverksemda i prosjektet og beskrive dei ulike tiltaka for god informasjon og kommunikasjon i forprosjektfasen. Føremål Internt i prosjektet Auka kunnskap om prosjektet og styra forventningar Skape motivasjon og engasjement bli stolte av Sogn LMS Auka engasjement om pleie- og omsorgstenester Synleggjere samhandlingsoppgåvene og kva som må endrast Auka samarbeid mellom kommunane Synleggjere framdrift og endringar undervegs Eksternt ut mot omgjevnad og befolkninga: Skape kunnskap om Sogn LMS Synliggjera dei interkommunale tenestene og kva som blir nyhende Gje informasjon om framdrift og nyhende undervegs Målgrupper Prosjektdeltakarar: Styringsgruppa, prosjektgruppa, delprosjekta, helseføretaket Interessentar: Politisk miljø, fagmiljø, brukargrupper og råd, interesseorganisasjonar, media. Berørte: Tilsette, tillitsvalte i deltakande kommunar, arbeidstakarorganisasjonar, Helse Førde, Helse Vest, Lærdal Sjukehus, Høgskulen i Sogn og Fjordane, Fylkeskommunen, Fylkeslegen i Sogn og Fjordane Brukarar: Befolkning i alle deltakande kommunar Aktiviteter Informasjonsaktivitetane utarbeidast på bakgrunn av kven, kva og når. Informasjonen skal vere målgruppedefinert Det skal nyttast både skriftleg og munnleg informasjon til dømes nyheitsbrev referat, møter og pressemeldingar samt møte. Tilpasse aktivitetane i samarbeid med deltakande kommunar Etablere samarbeid med Helse Førde HF i informasjonsaktivitetane Jamleg informasjon om prosjektet på kommunane sine intranett- og websider Vere aktiv for å få media til å skrive om prosjektet. Informasjonen skal være open og tilgjengelig for alle.

26 Framdriftsplan informasjon Planen er ikkje endeleg og vil justerast i takt med framdrift i prosjektet. Hovudaktivitet Oppgåve Frist Ansvar Grafisk profil Oppstartsmøte Formidling/ informasjon Intern informasjon Ekstern informasjon Websider Mediestrategi Utarbeide visuell profil for Sogn LMS med logo. Utvikle og lage program for eit seminar for prosjektdeltakarane Lage format og modell samt plan for informasjon, nyheitsbrev og liknande Etablere rutine i samband med deltakande kommunar Utgreise behov for modell for publisering på web og eigen webside for Sogn LMS Publisere informasjon Lage en plan for aktivt mediebruk. Lokalt og regionalt. Medio jan januar Seminar vert 18. januar Jan/feb 2013 Løpande heile perioden Jan-juni 13 Januar 2013 Prosjektleiar legg fram for prosjektgruppa Prosjektleiar legger fram for prosjektgruppa Prosjektleiar legger fram for prosjektgruppa Prosjektleiar legger fram for prosjektgruppa Prosjektleiar legger fram for prosjektgruppa Informasjonsmøte Lage en modell for informasjonsmøte for målgruppene i prosjektet Jan/feb 2013 Prosjektleiar legger fram for prosjektgruppa 26

27 VEDLEGG 3 Prosjektbudsjett August 2012 Juni 2013 Forbruk i prosjektet rapporterast til styringsgruppa, og sluttrapporten skal avgje rekneskap frå prosjektperioden. Utgifter Inntekter Tilskot Statlege midlar kommunane Statlege midlar Helse Førde HF Forbruk 1.halvår 2012 (Forstudien) Driftskostnader August 2012 Juni 2013 Lønn og honorar prosjektleiing Innkjøp eksterne konsulentar Frikjøp/honorar fagressursar Informasjon og kommunikasjon Møte og seminar Reise- og opphaldskostnader Andre kostnader Sum kostnader Forprosjektet Sum