Utlysning av innovasjonsmidler

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Utlysning av innovasjonsmidler Informasjon til vurderingskomitemedlemmer Avd. forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF

2 Innholdsfortegnelse Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst... 2 Registrering som medlem av en vurderingskomité... 2 Språk... 2 Oversikt over innhold i søknadene... 2 Habilitet... 2 Konfidensialitet... 3 Søknadskategorier... 3 Vurderingskomiteer... 4 Vurdering - karakterskala... 5 Vurderingskriterier... 5 Søknadsrangering og tildelingslister... 7

3 Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst Søknader registreres elektronisk i en søknadsportal som er Helse Sør-Øst RHFs mottakssystem for innovasjonssøknader. Søkeren må ha søknadsadgang i Helse Sør-Øst, dvs. må være ansatt i minst 20 % stilling ved et helseforetak / privat, ideelt sykehus i Helse Sør- Øst eller ved en privat institusjon med søknadsadgang. Søknaden må fremmes gjennom en søkerinstitusjon. Registrering som medlem av en vurderingskomité Medlemmer av vurderingskomiteene må også registrere seg med en egen brukerkonto for å logge inn (e-postadresse og passord) i søknadsportalen. Dette gir tilgang til tilordnede søknader og tilhørende vurderingsskjema. Eventuelle spørsmål av teknisk / administrativ karakter relatert til brukerkonto kan rettes på e-post til Avd. forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF, med adresse: innovasjon@helse-sorost.no. Språk For utlysningen i 2015 kan søker fritt velge språk, norsk eller engelsk, etter eget ønske. Oversikt over innhold i søknadene De generelle føringene for søknadene er beskrevet i dette dokumentet og følger utformingen av søknadsskjema i den elektroniske søknadsportalen. Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig, dvs. at søknadsskjema er korrekt utfylt, at riktige bilag er lastet opp og at etterspurt informasjon er gitt i henhold til føringene. Dersom søknaden ikke oppfyller oppsatte vilkår eller ikke følger de føringer som er angitt, kan søknaden bli avvist på formelt grunnlag. Søknaden skal inneholde: Søknadsskjema med beskrivende informasjon Administrativ informasjon i eget skjema (vurderes ikke, kun til administrativ bruk) Prosjektbeskrivelse (maks. 3 sider, PDF) - vedlegg CV for prosjektleder (1 side, PDF) - vedlegg En søknad betraktes som fullstendig bare dersom bekreftelse fra budsjettansvarlig ved søkers avdeling / klinikk er mottatt. Habilitet Inhabilitet og interessekonflikt refererer til situasjoner som undergraver tilliten til upartiskhet under sakshåndtering som f.eks. under søknadsbehandling og -vurdering (jf. Forvaltningsloven, kapittel II, Om ugildhet 6). For vurdering av innovasjonssøknader i Helse Sør-Øst, skal medlemmene i vurderingskomiteene selv kartlegge sine interesser knyttet

4 til det enkelte prosjektet og foreta en habilitetsvurdering. Ved inhabilitet og interessekonflikt skal det gis tilbakemelding til administrasjonen, og vurdereren skal fratre søknadsbehandlingen for det enkelte prosjektet. Mulige interessekonflikter kan være: enhver interesse tilknyttet søknaden som kan påvirke vurderers oppfatning og mening, eller som kan virke på utenforstående å gjøre dette. eventuelle nære forbindelser med eller interesser i forskningsorganisasjoner, industrielle partnere eller samarbeidspartnere som er involvert i prosjektet. enhver kommersiell eller økonomisk interesse, f.eks. der vurderer er medlem av en organisasjon som kan få økonomisk fordel, direkte eller indirekte fra en tildeling. eventuelle ikke-økonomiske interesser eller andre interesser som kan tenkes å påvirke vurderingen. enhver personlig eller familiær interesse med noen involvert i søknaden eller med noen som kan ha nytte (i noen form) av den beslutning som tas. Konfidensialitet Vurderingsprosessen er konfidensiell for å sikre at sensitiv informasjon gitt enten i søknaden eller på et annet stadium av vurderingen er beskyttet på hensiktsmessig måte. Alle som er involvert i vurderingen må behandle all korrespondanse, søknadsdokumenter og annet materiale som er gjort tilgjengelig gjennom vurderingsarbeidet konfidensielt. Søknadene inneholder informasjon som er gitt til Helse Sør-Øst RHF på konfidensielt grunnlag og som kan ligge til grunn for søker(e)s eierskap til hypoteser, ideer og data, immaterielle rettigheter og muligheter til å publisere data. Søknadskategorier I tillegg til generelle føringer for alle søknader om innovasjonsmidler fra Helse Sør-Øst RHF er det også spesielle føringer og retningslinjer for de enkelte søknadskategoriene: Forskningsbasert innovasjon Brukerdreven innovasjon Strategiske innovasjonsprosjekter For 2015, er beskrivelser og føringer for søknadskategoriene som følgende: Forskningsbasert innovasjon Det legges ikke til grunn en tematisk prioritering av fagområder for denne kategorien. Brukerdreven innovasjon Aktuelle tema for brukerdrevne innovasjonsprosjekter er: Løsninger rettet mot forbedring av kvalitet og sikkerhet i pasientbehandlingen. Løsning fokusert på driftsutfordringer som f. eks. flaskehalser i pasientbehandlingen.

5 Løsninger som kan føre til betydelige forbedringer f. eks. av prosessmessig karakter. Løsninger som fører til effektivisering, arbeidsbesparelse og enklere håndtering. Løsninger som kobler teknologi og tjenester, f. eks bruken av selvbetjeningsteknologi i registrerings- og bestillingsprosesser. Innovasjonsområder kan være: produkter/tjenester metoder for produksjon / leveranse / distribusjon modeller for ledelse / organisering / arbeidsforhold / kompetanseutvikling forretningsmodeller Strategiske innovasjonsprosjekter Helse Sør- Øst RHF har utfordret fagmiljøene til å komme med gode innovasjonsprosjekter for håndtering av ventetider, ventelister og køer på smartere måter enn det vi gjør i dag. Løsninger innenfor følgende områder er av særlig interesse: bedre ressursutnyttelse for økt kapasitet forkorting av tiden mellom henvisning og førstegangskonsultasjon reduksjon av antall ikke møtt og / eller antall strykninger reduksjon av køer og ventetider i utrednings- og behandlingsfasen forbedret og mer effektiv logistikk ved bedre ressursutnyttelse av støttefunksjoner Det er spesielt invitert til å sende inn søknader med fokus på innovativ utnyttelse av nye verktøy, metoder og teknologi for å understøtte målene. Prosjekter som muliggjør gjennomføring i flere helseforetak, vil være særlig interessante. Vurderingskomiteer Det settes opp tre vurderingskomiteer som hver håndterer en søknadskategori. Komiteene har en leder hver og støttes administrativt av Helse Sør-Øst RHF, Avd. forskning og innovasjon., med koordinasjon, sekretariatsfunksjon, organisering av møter osv.. Administrasjonen vil dessuten påse at: søknadene som videresendes til vurderingskomiteene er komplette og oppfyller formatkravene alle søknadene har nødvendig godkjenning fra budsjettansvarlig ved søkerinstitusjon søknadene fordeles på de ulike komitemedlemmene Vurderingskomiteenes arbeidsoppgaver Ved oppstart av vurderingsprosessen, vil alle komitemedlemmer få tilordnet søknader i portalen for innovasjonssøknader. Medlemmene bør da snarest vurdere sin habilitet i forhold til den enkelte søknad. Hvis man erklærer seg inhabil i forhold til en søknad, vil den aktuelle søknaden bli omfordelt av administrasjonen.

6 Alle søknader skal vurderes av minst to medlemmer i hver vurderingskomité, uavhengig av hverandre. De to medlemmene har likestilt ansvar for hver søknad. Medlemmene må i tillegg: sette seg inn i føringene og vurderingskriteriene for hver søknadskategori vurdere søknadene i henhold til vurderingsskjema delta på møtet i sin vurderingskomité bidra til at komiteen utarbeider en rangert liste for søknadene Vurderingsskjemaene må være utfylt senest fire dager før komitemøtet slik at administrasjonen kan få utarbeidet en samlet oversikt i forkant av møtet. Vurdering - karakterskala For vurdering av søknadene, skal det settes en tallkarakter fra 1 til 5 for hvert kriterium. Helse Sør-Øst RHF benytter følgende karakterskala for søknader om innovasjonsmidler: Delkarakter Totalvurdering 1 dårlig ikke støtteverdig 2 svak lite støtteverdig 3 god støtteverdig 4 meget god meget støtteverdig 5 svært god til eksepsjonell svært støtteverdig I tillegg til vurderingskriterier som skal karaktersettes, inneholder vurderingsskjema også to kommentarfelt. I feltet Tilleggskommentarer til søknaden kan vurderer skrive en egenvurdering av søknaden med evt. begrunnelse for karaktersettingen. Disse kommentarene vil ikke bli videresendt til søker. Tekst som settes inn i feltet Tilbakemelding til søker vil derimot kunne bli inkludert i en kort respons til søker etter beslutning om tildeling av innovasjonsmidler. Vurderingskriterier Helse Sør-Øst RHF har satt opp fire vurderingskriterier for søknader om innovasjonsmidler. Hvert kriterium har underpunkter som skal vurderes for å bygge opp under karaktergivningen. Kriteriene er felles for søknadskategoriene og er tilpasset for å kunne anvendes på alle søknader som omfattes av utlysningen. Dette betyr imidlertid ikke at beskrivelsene er ment å være fullstendig dekkende for alle typer prosjekter.

7 1. Innovasjonsgrad, nytenking, originalitet (vekting 30 %) Kan oppfinnelsen / løsningen betraktes som ny eller original? Utfordrer den gjeldende praksis / eksisterende metoder i helsetjenesten? Er det potensial for etablering av nye metoder eller nye innfallsvinkler? Inkluderer prosjektet bruk av nye teknologier / metoder eller er det innovativ anvendelse av eksisterende teknologier / metoder på nye områder? 2. Prosjektkvalitet (vekting 25 %) Hvordan er kvaliteten på den generelle utformingen av innovasjonsprosjektet? Er mål / resultater for det foreslåtte prosjektet klart og overbevisende framstilt? Hvordan er kvaliteten av prosjektet med hensyn til status og utvikling innenfor fagfeltet / bruksområdet? foreslåtte metoder, hensiktsmessig bruk og tilgang til infrastruktur og utstyr? utnyttelse av relevante samarbeidsmuligheter (f.eks. mellom helseforetakene, med næringsliv o.a.) og involvering av brukere / pasienter? 3. Gjennomførbarhet (vekting 20 %) Er den foreslåtte prosjektbeskrivelsen, inkludert tidsplan og milepæler, optimal for gjennomføring av det foreslåtte prosjektet? Er tilstrekkelig kompetanse, utstyr og ressurser tilgjengelige for prosjektet? Er prosjektleders bakgrunn og kompetanse relevant for prosjektet? Vil prosjektet utføres i et relevant miljø (med relevante samarbeidspartnere) som er egnet for gjennomføring? Er det en gjennomtenkt og strategisk plan for utnyttelse, opptak i helsetjenesten og utbredelse av løsningen? 4. Nytteverdi for helsetjenesten (vekting 25 %) Hvordan vurderes behovet for den foreslåtte løsningen innenfor helsetjenesten evt. kommersiell etterspørsel, nasjonalt og internasjonalt? Vil den foreslåtte løsningen være fordelaktig med tanke på forbedringer, redusert forbruk og kostnader og/eller effektivisering? Berører løsningen sentrale gap og problemstillinger? Finnes det begrensninger for utbredelse av løsningen, og er disse adressert på en tilfredsstillende måte?

8 Søknadsrangering og tildelingslister Hver søknad blir rangert på bakgrunn av en totalkarakter som beregnes som et gjennomsnitt av karakterer for vurderingskriteriene. Det er viktig at søknader med lik totalkarakter og samme rangering blir diskutert i komitemøtet. Tilsvarende skal det vektlegges diskusjon rundt søknader der det forekommer sprik i vurderingskarakterene. Endelige tildelingslister vil bli publisert på Helse Sør-Øst RHFs nettsider for forskning og innovasjon, og søkerne vil samtidig bli tilskrevet med informasjon om søknadens utfall.