Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 16/102 Møtedato/tid: Kl 17:00 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere fra kontrollutvalget: Randi Eikevik, leder Jahn Harry Kristiansen, nestleder Erling Foss Torkel Ystgaard Even Ytterhus, vara for Kerstin Leistad Andre møtedeltakere: Representanter for rådmannen Gruppeledere og komitéledere (Sak 22) Arvid Hanssen, Konsek Forfall: Kerstin Leistad Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak Malvik kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), Malvik- Bladet, Wenche Holt RMN, Frode Singstad RMN og gruppeledere og komiteledere som har fått invitasjon til møtet. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Randi Eikevik (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 22/16 Innspill til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon /16 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: Økonomisk sosialhjelp. 24/16 Status kommuneøkonomi /16 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget /16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /16 Bestilling av selskapskontroll - kommunens oppfølging av eierskap i selskaper. 28/16 Budsjett 2017 og økonomiplan for kontrollutvalget. 29/16 Eventuelt. 2

3 Innspill til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/91-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget og sekretariatet tar med seg innspillene i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Vedlegg Invitasjon til møte i kontrollutvalget Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Det betyr at kommunestyret må vedta ny plan innen utgangen av Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon gjelder ut Kontrollutvalget og kommunestyret har de senere år valgt å revidere planen hvert annet år, selv om dette ikke er et lovkrav. For å sikre at plan for forvaltningsrevisjon er i tråd med kommunestyrets behov, bør det være et mål å sørge for så god forankring som mulig. Hovedverneombudet samt hovedtillitsvalgte fra 3 av i alt 11 fagforeninger i kommunen, Fagforbundet, Norsk Sykepleierforbund og Utdanningsforbundet var invitert til forrige møte, men de hadde ikke har anledning til å møte. Sekretariatet har imidlertid fått 3 innspill per epost. Viser til vedlagte brev hvor det fremgår hva kontrollutvalget ønsker informasjon om og hvordan sekretariatet vil følge opp informasjonen i etterkant av møtet. Kontrollutvalget hadde en innledende diskusjon om aktuelle kontrollområder i siste møte og kan eventuelt komme med nye innspill også nå. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil legge frem en overordnet analyse bygget på vesentlighet og risiko til neste møtet. Innspillene som kom frem i møtet og i dette møte vil inngå i arbeidet. Det er kommunestyret som vil vedta de endelige prioriteringer etter forslag fra kontrollutvalget. 3

4 Gruppeledere, komiteledere og rådmann Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/91-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Invitasjon til møte i kontrollutvalget I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon , inviterer kontrollutvalget til møte. Formålet er å få innspill fra politisk nivå også utenom kontrollutvalget, samt fra rådmannen, for å få en hensiktsmessig plan. Plan for forvaltningsrevisjon er et sentralt redskap i kontroll- og tilsynsvirksomheten og kontrollutvalget ønsker bredest mulig involvering i planarbeidet. Tillitsvalgte og hovedverneombud ble invitert til forrige møte. Disse valgte å komme med korte skriftlige kommentarer i ettertid, da fristen for innkalling var kort. Politikere er tidligere orientert om utvalgets oppgaver under behandlingen av kontrollutvalgets rapport fra forrige valgperiode og årsrapport for Likevel gjengis kort følgende: Kontrollutvalget er kommunestyrets kontroll- og tilsynsorgan og har blant annet ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedring av kommunens virksomhet. Forvaltningsrevisjon er en form for evaluering av offentlige tjenester og kan i kommunal sammenheng belyse enhver tjeneste eller ethvert tjenesteområde. Gjennom forvaltningsrevisjon kan man også undersøke virkningen av spesielle satsninger eller forhold som av ulike grunner er vesentlige for kommunen. Det er imidlertid viktig å bruke revisjonsressursene effektivt, derfor setter man dem helst inn på områder der det er størst risiko for manglende måloppnåelse, lav effektivitet, brudd på politiske vedtak eller brudd på lov- og regelverk. Innspillene som kommer opp i møtet vil utgjøre en del av grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon i kommende periode. Det tas sikte på at planen behandles i kontrollutvalget senest , før den sendes til kommunestyret for endelig vedtak. Dere får ved kommunestyrebehandlingen ta endelig stilling til kontrollutvalgets prioriteringer. Vi ber om at hver enkelt forbereder et innlegg på inntil 2 minutter med utgangspunkt i følgende spørsmål: 1. På hvilke områder er det risiko for at kommunen ikke når sine målsettinger, ikke oppfyller lovkravene eller utnytter ressursene dårlig? 2. På hvilke områder er det behov for forvaltningsrevisjon? Møtet er lagt opp slik at de inviterte får holde hvert sitt innlegg, deretter blir det åpen debatt. Denne delen av møtet forventes å ta maksimum 1 time. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

5 Møtet finner sted på rådhuset Møtet er foreløpig lagt opp som følger: 17:00-18:00 Innspill fra politikere og rådmann 18:00 Saksbehandling i henhold til møteinnkalling. Vi ber om at dere gir tilbakemelding om dere ønsker å delta innen Tilbakemelding kan gis til følgende e-post adresse: arvid.hanssen@konsek.no Som det fremgår er det kun en invitasjon. Dersom dere ikke ønsker - eller ikke har mulighet til å delta, mottar vi gjerne eventuelle innspill på epost frem til Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. 5 Side 2 of 2

6 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: Økonomisk sosialhjelp. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/50-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak etter behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om økonomisk sosialhjelp. Vedlegg Oppfølging av kommunestyrets vedtak knyttet til behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten - Malvik kommune - økonomisk sosialhjelp Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 2/16 den Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp til etterretning. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 15.august 2016 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Rådmannens tilbakemelding i brev av følger som vedlegg i saken. Svarbrevet gjengir vedtaket og deler av konklusjonen. Rådmannen oppsummerer en rekke tiltak som er gjennomført de senere år, også etter at forvaltningsrevisjonsrapporten ble lagt frem for kommunestyret. Tiltakene det refereres til fra tidligere år er trolig medvirkende til at hovedkonklusjonen i rapporten var positiv. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Administrasjonen har gitt en tilbakemelding i tråd med kommunestyrets vedtak. Tilbakemeldingen viser at kommunen i lang tid har hatt - og fortsatt har fokus på det forebyggende arbeidet. Sekretariatet mener det ikke er nødvendig med særskilt videre oppfølging gjennom nye vedtak i kontrollutvalget knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporten. Arbeidet på dette området er imidlertid viktig og må vies oppmerksomhet også fremover når kontrollutvalget vurderer risiko og vesentlighet i forhold til fremtidig tilsynsvirksomhet. Utvalget har imidlertid bestilt og behandlet flere revisjonsrapporter som berører kommunens arbeid med barn og unge de senere år. Hovedkonklusjonene har vært positive. Sekretariatet mener det ikke er nødvendig med rapportering til kommunestyret gjennom egen sak denne gangen, men at oppfølgingen tas som inn i årsmeldingen fra kontrollutvalget for Kommunestyret gjøres kjent med vedtaket i denne saken nå gjennom protokollen fra møtet. 6

7 Notat Til: Fra: Kontrollutvalget Rådmannen Sak nr: Dato: 2015/ Oppfølging av kommunestyrets vedtak knyttet til behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Malvik kommune - økonomisk sosialhjelp» Innledning Det vises kommunestyrets behandling av sak 2/16, «Rapport forvaltningsrevisjon økonomisk sosialhjelp i Malvik kommune», den 25. januar Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp til etterretning. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 15. august 2016 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Foreliggende tilbakemelding er en oppfølging av kommunestyrets vedtakspunkt 2. Nærmere om det forebyggende arbeidet i Malvik kommune I sammendraget i forvaltningsrevisjonsrapporten sies bl.a. følgende: Vår hovedkonklusjon er at det er vanskelig å finne klare årsakssammenhenger med hensyn til at utbetalingene av sosialstønad øker. Vi konkluderer dessuten med at det er lagt til rette for en tilfredsstillende organisering av tjenestene for økonomisk sosialhjelp og at NAV Malvik har lagt til rette for at saksbehandlingen skjer i tråd med lover og forskrifter. Videre konkluderer vi med at NAV Malvik arbeider målrettet for å oppnå formålet med at stønadsmottagerne blir selvhjulpne. Likevel anbefaler vi at kommunen styrker oppmerksomheten mot det forebyggende arbeid innen helse, oppvekst og sosialtjenestene, følger opp og vurderer satsing på å involvere offentlige og private aktører i arbeidet med tiltaksplasser, samt vurderer potensialet knyttet til bruk av ressurser for veiledning og oppfølgning av brukerne. 7

8 Rådmannen oppfatter at forvaltningsrevisjonsrapporten tydelig anbefaler at oppmerksomheten bør være orientert mot det forebyggende arbeidet. Dette er konsistent med alle faglige anbefalinger, og vurderes også å være en samfunnsøkonomisk god tilnærming. I tråd med dette har Malvik kommune de senere årene arbeidet målrettet med å styrke oppmerksomheten og innsatsen mot det forebyggende arbeidet. Dette gjelder spesielt barn og ungdom og deres familier. Nedenfor gjennomgås summarisk de viktigste tiltak som er iverksatt med utgangspunkt i å styrke oppmerksomhet og innsats i et forebyggende perspektiv. Sosial boligpolitikk Forvaltningsrevisjonsrapporten peker på mulige årsaksfaktorer for økning i utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Boligmarkedet og kontinuerlig økning i leiepriser er en av disse. Malvik kommune ble i 2009 nominert til statens tiltakspris mot bostedsløshet, og er i flere år brukt som eksempelkommune overfor andre kommuner. Aktiv bruk av husbankens virkemidler (START-lån, bostøtte mv.), er sentrale elementer som bidrar til at flere kan etablere seg og bo i egen bolig. Mål og strategier i boligarbeidet er koplet opp mot kommuneplanens samfunnsdel. Denne satsingen er implementert og videreført. Det er få kommunale boliger i Malvik, og kompetanse er samlet i ett boligteam som har ansvar for rådgivning og veiledning, gjeldsrådgivning, startlån, tilskudd og bostøtte. Dette vurderes å være effektivt, og det vurderes som viktig å fortsette denne satsingen. Tiltak iverksatt innen oppvekst: «Tidlig innsats» etter Kvello-modellen i alle barnehager fra 2010, både kommunale og private. Tverrfaglig team fra barne- og familietjenesten går inn med observasjon og veiledning i barnehagene. De observerer individuelt samspill, og gir også systemtilbakemelding på organisering og tilrettelegging i barnehagen. Tilbud om psykolog i helsetjenesten hvor målgruppen er barn og unge fra 0-18 år. Dette ble etablert i 2010 som et modellforsøk og representerte et nytt tjenestetilbud til risikoutsatte barn og deres familie/nettverk. Tilbudet er senere utvidet til 2 årsverk. I 2015 ble helsestasjon styrket med 100% helsesøster og 40% jordmorstilling. Alle skoler har fastkontakt helsesøster og PPT- rådgiver, begge med kontortid på skolene. Fokus på reduksjon av spesialundervisning i skolene ved satsing på variert og tilpasset ordinær opplæring. Samarbeid om rus-, kriminalitets- og voldsforebygging (SLT). SLT er en samordningsmodell for lokale, forebyggende tiltak mot rus og kriminalitet. SLT sikrer at de ressursene som allerede finnes hos kommunen og politiet, blir mer samkjørt og målrettet. 8

9 Tiltak iverksatt innen NAV/helse: I 2013 ble virksomhet Psykisk helsetjeneste og rus inkl. ambulante tjenester etablert. Det er arbeidet med å styrke kapasiteten og kompetansen de siste årene, bl.a. har flere ansatte tatt etter- og videreutdanning innen fagområdene. I tillegg er det etablert ambulerende team og lavterskel arbeids- og aktivitetstilbud(boas). NAV Malvik har prioritert kontakten med næringslivet ved at det er satt av en halv stilling som utelukkende jobber ute i markedet for å fange stillinger og skaffe arbeids- og/eller språktreningsplasser for våre brukere. I prosjektet for å bekjempe barnefattigdom i regi av NAV Malvik, har arbeidet dreid seg om å sørge for at barn i familier med dårlig råd også får mulighet til å delta på fritidsaktiviteter og får opplevelser sammen med familien eller sammen med andre barn. Det har vært et tverrfaglig fokus og prosjektleder har hatt møter med skoler, barnehager, helsestasjon, barne- og familietjenesten, kultur, frivillige lag og foreninger for å gjøre ordningen kjent. Det å få foreldrene i arbeid er det viktigste og mest effektive tiltak for å få folk ut av fattigdom og det har høyeste prioritet på NAV Malvik. Alle overnevnte tiltak er implementert i organisasjonen og er vurdert som viktig å videreføre og videreutvikle. Kompetansebehov og kompetanseheving har hatt fokus, både ved nytilsettinger og i prioriteringer ved etter- og videreutdanning. Våren 2016 er følgende satsinger iverksatt: Alle skoler deltar i læringsmiljøprosjektet i regi av Utdanningsdirektoratet. Hovedfokus er forebygging og håndtering av mobbing, og kommunestyret vedtok i juni 2016 strategiplan mot mobbing og handlingsplan mot mobbing i skolene. Prosjektperiode er Malvik kommune er såkalt språkkommune fra høsten 2016 og ut Alle skoler og barnehager deltar i denne satsingen i regi av Utdanningsdirektoratet. Mål i prosjektet er å styrke barnehagens språkmiljø, styrke lærernes kompetanse innen språk, lesing og skriving, sørge for sammenheng mellom barnehagens og skolens språkarbeid og sørge for at elever som strever med språk, lesing og skriving identifiseres raskt og følges opp med effektive tiltak. Frafall i videregående skole er i rapporten nevnt som en viktig faktor for økt sannsynlighet for å være arbeidsledig og å motta sosialhjelp. Denne satsingen er direkte rettet mot å fange opp de som «faller fra» allerede i barneskolen på grunn av manglende grunnleggende ferdigheter, og dermed bidra til å redusere frafallet i videregående skole. 9

10 SLT-forum etablert med deltakelse fra lensmannen, barne- og familietjenesten, Psykisk helsetjeneste og rus, grunnskolene, Malvik videregående og Lukas videregående. Det vil bli utarbeidet samarbeidsavtale mellom kompetansesenter rus Midt-Norge og Malvik kommune i perioden om bl.a. utvikling av rutiner for å oppdage ungdommer som står i fare for å utvikle skadelige rusmiddelvaner. Som et ledd i nærpolitireformen har lensmannen i Malvik signalisert ønske om å samle ressurser og forskuttere prosesser i politireformen ved å forankre en felles tiltakspakke for forebyggende arbeid mellom politi og kommune, og styre ressursbruk mot mer synlig politi med god kompetanse. En reell styrking av politiets forebyggende innsats mot barn og ungdom vil være viktig i et lengre perspektiv. Oppsummering Som gjennomgangen over viser har det de senere år og helt nylig blitt etablert en rekke aktiviteter og tiltak med et forebyggende utgangspunkt innenfor flere områder. Flere av tiltakene har også blitt forsterket, og man har vært bevisst i forhold til å ha et tverrfaglig fokus, trekke på frivilligheten og eksterne aktører i dette arbeidet. Denne tilnærmingen ligger til grunn også i den videre satsningen innenfor de rammebetingelser man opererer innenfor. 10

11 Status kommuneøkonomi Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 11/50-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Det er avgjørende at kommunen har nødvendig økonomisk handlingsrom for å kunne gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som kommunen har påtatt seg, på en god måte. Kontrollutvalget har over tid uttrykt bekymring for at aktiviteten og allerede vedtatte investeringene kan medføre at tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden. Kontrollutvalget fikk en grundig gjennomgang av resultatet av 2015 da utvalget behandlet kommuneregnskapet og gav sin uttalelse til regnskapet. Videre ga rådmannen en oppdatert status i møtet , hvor situasjon per 30.4 indikerte at budsjettallene for 2016 kunne nås, men at økonomien i Malvik kommune fortsatt er svært stram. Kontrollutvalget holder seg oppdatert på kommuneøkonomien gjennom kommunale saksdokumenter og i det siste 1,5 år også gjennom korte statusrapporter fra rådmannen. Utvalget vedtok at de fortsatt ønsker orientering om kommuneøkonomien på alle møter. Rådmannen vil være representert i kontrollutvalgets møte og gi kontrollutvalget en kort orientering om status i kommuneøkonomien og utsiktene fremover. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunen har store utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk handlingsrom. Det er viktig at administrasjonen har tett oppfølging og at politikerne får fremlagt oppdatert status innen gitte frister. Kontrollutvalget må på bakgrunn av redegjørelsen, samt svar på spørsmål, vurdere om det er tilstrekkelig å ta redegjørelsen til orientering. 11

12 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/102-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget, ligger på lesebrett og på 12

13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/102-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Etikkutvalgets uttalelse vedrørende kommunalt eierskap. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunalt eierskap uttalelse fra kommunesektorens etikkutvalg. 2. Budsjettkontroll kontrollutvalget, per

14 Kommunesektorens etikkutvalg Høy etisk standard i foretak og selskaper om kommunalt eierskap I motsetning til beslutninger i kommunestyret, vil beslutninger i kommunalt eide selskaper i praksis ofte foregå bak lukkede dører. Dette fordrer at politikerne evner å etterspørre og at selskapene gir tilstrekkelig informasjon til at politikerne kan kontrollere driften og at befolkningen kan ha tillit til at styringen foregår etter fastsatte spilleregler. NIBR-rapport 2015:1 Kommuner har gjennom lang tid valg å organisere deler av virksomheten i egne selskaper. Dette omfatter blant annet aksjeselskaper, kommunale og fylkeskommunale foretak og interkommunale selskaper. Det er omkring kommunalt eide foretak og selskap i Norge, herunder omkring 220 kommunale foretak og 250 interkommunale selskaper. Selskapene sysselsetter mer enn personer. Når kommunal virksomhet skilles ut i foretak og selvstendige rettssubjekter innebærer det at den politiske styringslinjen endrer karakter. Kommunens interesser utøves gjennom eierstyring, blant annet i generalforsamling, representantskap, styre og gjennom selskapsavtaler. I «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» beskrives eierstyring som en prosess som innebærer risiko for korrupsjon. Selskapene forvalter store verdier på vegne av sine eiere, og kommunens eierinteresser må ivaretas på en annen måte enn ved ordinær kommunal organisering. Flere av korrupsjonssakene i kommunal sektor har oppstått nettopp i kommunalt eide foretak og selskaper, for eksempel saken om Nedre Romerike vannverk, den såkalte Murud-saken i Undervisningsbygg i Oslo kommune, og senere saken i det kommunalt eide transportselskapet Unibuss. Eierstyringen innebærer at kommunen som eier må sikre klarhet i roller, hvem som skal delta i styrer, profesjonalitet i selskapsledelsen, mulighet til kontroll og oppfølging av at driften er i samsvar med kommunens mål og interesser. I kraft av sin eierrolle bør kommuner påse at kommunalt eide selskaper har et antikorrupsjonsprogram. Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon. I dette notatet fra Kommunesektorens etikkutvalg vises til hvilke verktøy KS tilbyr, og det pekes på noen eksempler og problemstillinger, noen spørsmål til refleksjon, samt noen anbefalinger og råd fra utvalget. KS verktøy og støtte KS har utgitt publikasjonen Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Den inneholder 21 anbefalinger og gir viktig støtte til kommunen som eier, flere av dem berører særskilt forhold knyttet til etikk og habilitet. Anbefalingene fra KS er anerkjente og henger sammen med anbefalinger brukt i statlig sektor. De blir oppfattet som en rettesnor og brukes bredt i kommuner og fylkeskommuner og i revisjonsmiljøer. KS folkevalgtprogram omtaler kommunestyrets rolle som eier. I tillegg kan temaet tilbys som skreddersydd folkevalgdag. KS Konsulent tar også oppdrag fra kommunestyrer som ønsker opplæring og kunnskap om dette. I KS og Transparency International-Norge sin «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» beskrives utfordringer og anbefalinger rundt eierrollen med utgangspunkt i etikk og antikorrupsjon. KS har også under arbeid en FOU om folkevalgt styring og ledelse ved kommunal organisering, herunder selskaper - ventes ferdig høsten KS Bedrift er en arbeidsgiverorganisasjon for over 500 kommunalt eide bedrifter i en rekke bransjer. KS Bedrift samarbeidet tett med KS og bidrar med kompetanse og veiledning til kommunalt eide selskaper, deres styremedlemmer og representantskap/eiere. Blant KS Bedrift sine tilbud er en egen etikk-app «Rak rygg», som kan brukes til å belyse og bevisstgjøre om etiske utfordringer. Den er et godt utgangspunkt for å få i gang diskusjonen og engasjement. KS Bedrift har fokus på samfunnsansvarlig forretningsdrift, kommunalt eierskap og selskapsetablering og kan også bistå med å utarbeide etiske retningslinjer. 14 1

15 Stopp og tenk! Det finnes mange eksempler som illustrer en uheldig praksis rundt kommunens eierskap. Nedenfor vises noen som kanskje kan gi noen assosiasjoner til situasjon i egen kommune. Etikkutvalget anbefaler for eksempel at følgende situasjoner unngås: Varaordfører er daglig leder i et kommunalt selskap. I et formannskapsmøte tar varaordføreren opp spørsmålet om ekstra bevilgninger til foretaket og deltar i den politiske behandlingen på linje med andre Ordfører er styremedlem i kommunalt selskap. Kommunen budsjetterer med inntekter fra selskapet, mens ordføreren i rollen som styremedlem vedtar regnskap som gir et bestemt overskudd til kommunen. Ordfører eller andre folkevalgte er til stede og vedtar reguleringer i kommunestyret som «tilgodeser» foretaket/selskapet vedkommende selv er styremedlem i. Kommunestyret bevilger ekstra ressurser til kommunalt selskap som er i en konkurransesituasjon og deltar i et åpent marked. Ansettelser i foretak og selskap skjer uten at stillingen har vært utlyst Ansettelser og oppnevning av styremedlemmer kobles på partienes fordeling av verv i forbindelse med kommunevalg, og fordeles etter partimessig styrkeforhold i kommunestyret Kommunestyret vedtar eierstrategi og eiermeldinger som ikke følges opp og derfor ikke har noen praktisk betydning En og samme person skal som folkevalgt/ombud ivareta innbyggenes interesse i møte med kommunen, og samtidig som styremedlem i kommunalt eid selskap representere selskapets interesser. Folkevalgte i styret i IKS og AS skal ivareta interesser som eier. På samme tid har den samme folkevalgte rollen som kommunestyremedlem og bestiller av tjenester fra det gjeldende IKS. Interesser en skal ivareta som hhv eier og kjøper kan her være forskjellige. Til refleksjon Det kan være nyttig å reflektere rundt noen spørsmål ved utøvelse av eierrollen. Her følger noen punkter som kan tjene som et grunnlag for en diskusjon om eierrollen om åpenhet, habilitet, etikk og forebygging av korrupsjon. Hvordan kan det skapes mer åpenhet om selskapers aktivitet særskilt ovenfor eier? Hvilke grep kan kommunestyret ta for å sikre åpenhet - innenfor de rammer loven setter, for eksempel dersom selskap driver økonomisk aktivitet i konkurranse med andre aktører. Hva bør kommunestyret være oppmerksom på når det gjelder roller og ansvarsfordeling mellom kommune og selskap, for eksempel knyttet til mulige dobbeltroller, valg til styrer og hensynet til profesjonalitet i selskapsledelse? Hvilke utfordringer kan oppstå når folkevalgte velges som styremedlemmer i kommunalt eide selskap og hva kan gjøres for å unngå at disse oppstår? 15 2

16 Hvordan kan eier og selskapene selv sette etikk og korrupsjonsforebygging høyere på dagsorden i selskapene? Hvordan kan for eksempel kontrollutvalget brukes i dette arbeidet? Hvilke utfordringer kan oppstå omkring til lojalitet når ansatte i kommunen også er styremedlem i et kommunalt eid selskap? Hvordan unngå en potensiell lojalitetskonflikt? Etikkutvalgets råd Her følger noen praktiske råd fra etikkutvalget som kan være nyttige i arbeidet med å sikre høy etisk standard. Listen med råd er ikke uttømmende. For mer helhetlige anbefalinger rundt eierstyring anbefales KS` publikasjon "Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll". Folkevalgte bør ikke sitte i styrene i kommunalt eide foretak og selskaper. Kommunestyret bør kjenne til utfordringer som kan oppstå når folkevalgte sitter som styremedlemmer i disse. Kommunalt eide foretak og selskap bør ha egne etiske retningslinjer, evt. bør kommunens etiske retningslinjer også omfatte foretak og selskaper Kommunen bør utarbeide eierskapsstrategi og eiermelding, og lage rutiner som sikrer at disse følges opp og behandles i kommunestyret Det bør arrangeres jevnlige eiermøter og eierdager mellom relevante representanter fra kommunen som eier, og styret og daglig leder i og foretakene/ selskapene. Det er kommunestyret som organ som er eier og som skal involveres i eierrollen. Det forutsetter bl.a. god kommunikasjon om og mellom kommunestyret og representantskap/generalforsamling. Kommunestyret bør forholde seg aktivt til årsberetninger o.l. fra kommunalt eide foretak og selskaper. Ved etablering av foretak og selskaper, valg av styre ol. bør kommunestyret rette oppmerksomhet mot hvordan eierrollen kan ivaretas, også med hensyn til åpenhet, informasjon, roller og habilitet med videre. Kommunen som eier bør gi noen retningslinjer for styremedlemmers godtgjøring. Kontrollutvalget er et viktig redskap for kommunestyret, og bør brukes aktivt. Styremedlemmer i kommunalt eide foretak og selskap bør registreres i KS styrevervregister. Kommunestyret bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide eierskapsmelding for alle sine selskaper. Der kan det for eksempel gis forventninger om følgende: o samfunnsansvarlig drift o at selskapene har antikorrupsjonsprogram o at selskapene jevnlig bytter revisor o at selskapene har eget etisk regelverk o tiltak for å hindre korrupsjon og arbeidslivskriminalitet i forbindelse med anskaffelser 16 3

17 Bestilling av selskapskontroll - kommunens oppfølging av eierskap i selskaper. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjonen ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper. 2. Kontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på 75 timer. Rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Vedlegg Malvik kommunes eierskapsmelding_2015 Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskap som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, men dette inngår ikke i denne bestillingen. I plan for selskapskontroll , som kommunestyret vedtok i sak 86/14 den , er oppfølging av kommunens eierstyring gitt førsteprioritet. I planen fremgår det at kontrollen også må omfatte oppfølging av om kommunestyrevedtak etter tidligere selskapskontroller har gitt effekt. Dette omfatter kontroller av selskapene Malvik Næringsbygg AS, (2013), TrønderEnergi AS (2014) og Malvik Biogass (2014) Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget i forrige periode vurderte bestilling av eierskapsoppfølging i sak 4/15, , men vedtok følgende: Kontrollutvalget ønsker ikke å gjennomføre eierskapskontroll nå, men ber om at nytt kontrollutvalg vurderer oppfølging i Bakgrunnen for vedtaket var rådmannens orientering om pågående arbeid med ny eierskapsmelding. Den nye meldingen skulle ta hensyn til svakheter som var påpekt ved tidligere selskapskontroller, nevnt ovenfor. Ny og forbedret eierskapsmelding ble vedtatt av kommunestyret Meldingen følger som vedlegg. I tråd med vedtaket i kontrollutvalget i januar 2015 må utvalget vurdere om det er ønskelig med en selskapskontroll nå. Kontrollutvalget er pålagt å gjennomføre en oppfølging av hvordan kommunen følger opp sitt eierskap i løpet av valgperioden. Sekretariatet anbefaler at kontrollen gjennomføres nå, slik at eventuelle nødvendige justeringer kan foretas. Hovedinnholdet i eierskapskontrollen som foreslås bestilt gjennom denne saken er å få en ekstern gjennomgang av praktisk oppfølging av eierskapsmeldingen ca 1,5 år etter at den ble vedtatt. Revisjonen bør likevel stå relativt fritt til å prioritere hva det skal legge mest vekt på i kontrollen og om den skal avgrenses til oppfølging i forhold til noen selskap. Ressurser og leveringstidspunkt I tråd med avtale mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS har 17

18 kontrollutvalget samlet 500 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i timer er disponert gjennom bestilt forvaltningsrevisjon knyttet til kommunens arbeid for å forhindre mobbing. Sekretariatet har i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS kommet til at det bør avsettes inntil 100 timer til denne eierskapskontrollen, men at kontrollen muligens kan gjennomføres med mindre ressurser, dersom det tidlig avklares at kommunens egen oppfølging og rutiner har fungert. Rapport oversendes Konsek så snart den foreligger, senest Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at det bestilles en selskapskontroll i form av eierskapskontroll. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 100 timer, med levering senest

19 ÅPEN - SAMHANDLENDE - NYSKAPENDE EIERSKAPSMELDING Malvik kommune mars 2015 Vedtatt i Kommunestyret , sak 32/15 19

20 Innhold Innhold 1. Innledning Bakgrunn for meldingsarbeidet Hva er en eierskapsmelding? Oppbygging av meldingen Eierstyring Hva vil vi med eierskapet? Motiver for selskapsdannelse Selskapsformer Kommunen som eier roller og rolleforståelse Eierskapsprinsipper Eierstrategi Oversikt over kommunens aksjer og eierposisjon Avgrensning Selskapsoversikt pr Handlingsplan og årshjul for eierstyring Innledning 1.1. Bakgrunn for meldingsarbeidet Malvik kommune vedtok i 2010, sak 50/10 et system for eierstyring med ikrafttreden fra Oppfølgingen av eierstyringen har vært kommentert i flere revisjonsrapporter, og det er avdekket behov for å revidere eierskapsmeldingen både å tydeliggjøre ansvar og å rydde opp i prinsipper som strider mot god eierstyring. Denne revisjonen er basert på meldingen fra 2010, men følger i stor grad oppbyggingen fra Frøya kommune og Trondheim kommune, samt anbefalinger fra KS i dokumentet «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak» Hva er en eierskapsmelding? Formålet med eierskapsmeldingen er å tydeliggjøre eierstrategier for selskap kommunen har eierinteresser i. Den skal fungere som et overordnet politisk 1 20

21 styringsdokument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune, eller til et annet interkommunalt organ. En eierskapsmelding bør gi en oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid, det politiske og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene, samt formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og revideres jevnlig av kommunestyret. En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til å skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet, det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike styringsformene, og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverdenen om den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eierskapsmeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyret skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapet og omverden. 1.3 Oppbygging av meldingen Meldingen er delt inn i tre hoveddeler. Del I omhandler eierstyring, herunder selskapsformer, eierskapsprinsipper og eierstrategi. (Kapittel 2) Del II omhandler kommunens eierskap og gir en oversikt over selskaper og eierinteresser, samt strategi som skal ligge til grunn for det enkelte selskap. (Kapittel 3) Del III omhandler oppfølging av eierskapsmeldingen i form av en handlingsplan og årshjul for eierstyring.(kapittel 4) 2. Eierstyring 2.1. Hva vil vi med eierskapet? En kommune må ville noe med selskapene de eier. Dette er også hovedbegrunnelsen for at det er viktig å ha en åpen og uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper, gjennom for eksempel eierskapsmeldinger. Styringsdokumentene til selskapet, som vedtekter eller selskapsavtale, skal inneholde avklaringer av hva som ønskes oppnådd med selskapet og hvilke 21 2

22 forventninger eier har til selskapet. Formålsparagrafen er sentral. I tillegg er det viktig med tydelige eierstrategier. Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier: Hva vil vi med eierskapet i dette selskapet? Tabellen under illustrerer hvordan ulike eiermålsettinger avgjør hva som blir virksomhetens målsettinger og prioriteringer: Eiermålsettinger Maksimalt utbytte Sikkert utbytte Sysselsetting Regional næringsutvikling Myndighetsutøvelse Ingen definert målsetting Virksomhetsmålsettinger Effektiv drift Risikospredning Antall ansatte Etablere ny virksomhet Forsvarlige økonomiske rammer Ledelsens egendefinerte mål 2.2. Motiver for selskapsdannelse Det er en vanlig antakelse om at når det etableres et foretak eller et selskap, er det for å oppnå noe. I denne eierskapsmeldingen legges det til grunn en antakelse om at når en kommune etablerer et foretak eller et selskap, eller går inn som medeier eller deltaker sammen med andre, så er det for at kommunen skal oppnå noe. Men der private eiere vil ha økonomisk utbytte som hovedmål for sitt selskap, kan det offentlige ha en del andre mål. Eierskapet kan grovt deles inn etter om det er finansielt eller politisk motivert. Flere kommuner har i sine eierskapsmeldinger gruppert selskapene etter fem kategorier for motiv for eierskap. Disse er også omtalt og gjengitt i boken «Kommunalt eierskap roller, styring og strategi» (Resch-Knudsen, 2011). Grunnlaget for kategoriseringen er formålsparagrafen i selskapsavtalen eller vedtektene (formål) og intensjoner ved etableringen av selskapet (mål). Det er ikke uvanlig at det kan være flere motiver bak etableringen av et selskap. De fem motiveringene presenteres kort nedenfor: Finansielt motivert Dersom hovedformålet med eierskapet er å oppnå økonomiske resultater, defineres eierskapet som finansielt. Finansielt formål betyr ikke at eier har en kortsiktig horisont på sitt eierskap eller at eier ønsker å selge aksjene i selskapet. Finansielt formål er naturlig nok for selskaper som er forretningsmessig orientert og hvor bedriftsøkonomiske lønnsomhetskriterier ligger til grunn for selskapenes arbeid. Eierskap med et finansielt motiv vil ofte innebære en økonomisk risiko. Politisk motivert Selskapsdannelser der motivet og hovedbegrunnelsen for eierskapet er strategiske valg om å posisjonere kommunen/regionen. Verken økonomi, hensynet til tjenesteyting eller lignende er begrunnelser for eierskapet. 22 3

23 Effektivisering av tjenesteproduksjon Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i hovedsak med at fellesløsninger bidrar til mer effektiv tjenesteproduksjon enn å yte tjenesten selv. Sentralt her er å oppnå økt mengde av tjeneste for de midlene som er til disposisjon og bedre forvaltning av anleggsmidlene. Samfunnsøkonomisk motivert Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i at kommunen gjennom selskapet vil oppnå totalt sett mer samfunnsøkonomiske resultater eller gjennomføring av oppgaver. Offentlig engasjement og styring i oppgaveløsningen vil stå sentralt i begrunnelsen for denne kategorien. Regionalpolitisk posisjonering Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i at det styrker regionens muligheter og posisjon til å gjennomføre oppgaver i forhold til andre regioner og nasjonale aktører. Her kan også posisjonering for å utløse statlige midler/prioriteringer være en del av begrunnelsen. Motiv og mål med selskapet får følger for hvordan eierstyringen innrettes. Formålet er ikke statisk, men kan endre seg over tid Selskapsformer Det er ulike selskapsformer som kan benyttes for organisering av kommunale oppgaver ved selskapsorganisering. Formålet med en kommunal virksomhet har mye å si for hvilken selskapsform kommunen bør velge. I dette kapitlet gis en kort omtale av de enkelte organisasjonsformene og en vurdering av når det er mest hensiktsmessig å benytte de enkelte selskapsformene Aksjeselskap (AS) Aksjeloven regulerer etablering og drift av aksjeselskaper (AS). Med aksjeselskap forstås ethvert selskap hvor ingen av deltakerne har personlig ansvar for selskapets forpliktelser, udelt eller for deler som til sammen utgjør selskapets samlede forpliktelser, hvis ikke noe annet er fastsatt i lov. Selskapet betraktes som en selvstendig juridisk enhet. Det som først og fremst kjennetegner et aksjeselskap fra andre måter å organisere virksomhet på, er aksjeeiernes begrensede ansvar for selskapsgjelden. At aksjeeierne har et begrenset ansvar for selskapsgjelden, betyr at deres ansvar er begrenset til det aksjeinnskuddet som de forplikter seg til å betale når de tegner aksjer i selskapet. Selskapets kreditorer kan bare søke dekning i selskapets eiendeler og formue for øvrig. Forhold som gjelder aksjeeierne seg imellom reguleres med egen aksjonæravtale. Selv om selskapet går konkurs, kan kreditorene ikke kreve at aksjeeierne dekker selskapets gjeld. Det kan heller ikke kreves at aksjeeierne gjør innskudd i selskapet utover det aksjeinnskuddet den enkelte aksjeeier skal betale. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av selskapet, og eierne har myndighet gjennom generalforsamlingen. Dette betyr at kommunen som 23 4

24 aksjeeier ikke kan gi pålegg til selskapets styre uten at dette skjer i form av en beslutning fra generalforsamlingen. Nivået på eierandelen må derfor tilpasses kommunens mål med eierskapet. Dersom bedriften tidligere har operert innenfor et lovbestemt monopolområde, vil det være hensiktsmessig at kommunen eier 100 prosent av aksjeselskapet. Organisering av virksomhet i aksjeselskap er egnet hvor det er ønskelig å redusere risiko for kommunen. I tillegg er det selvfølgelig at det er behov for å fristille virksomheten fra kommunens organisasjon for å bedre virksomhetens rammebetingelser. Der det er ønskelig å fristille en virksomhet fra kommunens øvrige organisasjon, vil aksjeselskap være å foretrekke framfor andre selskapsformer Kommunalt foretak (KF) Kommunale foretak er en del av kommunen og hjemlet i kapittel 11 i Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). De kommunale foretakene har ikke selvstendig partsstatus opp imot domstoler og offentlige myndigheter. Alle lover som er gjeldende for kommunal virksomhet, som Kommuneloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven, gjelder for de kommunale foretakene. Hovedformålet bak organisasjonsformen kommunalt foretak er å gi deler av kommunal virksomhet større grad av fristilling fra de politiske beslutningsprosesser enn andre organisasjonsformer etter Kommuneloven. Til forskjell fra kommunalt eide aksjeselskaper, som er rettslig og økonomisk atskilt fra kommunen, er kommunalt foretak en del av kommunen. Kommunalt foretak er ment å balansere kommunal styring og kontroll på den ene side og frihet for foretaksledelse på den andre siden. Rådmannen har ingen instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret og daglig leder. Rådmannen har rett til å legge en sak som er eller har vært til behandling i foretaket, fram for Kommunestyret med sin innstilling. Rådmannen kan beslutte at vedtak som er truffet av foretaket skal utsettes til etter at Kommunestyret har behandlet saken, slik at Kommunestyret skal få en reell mulighet til å overprøve foretakets vedtak, jfr. Kommuneloven 72 nr. 1. Organisasjonsformen kommunalt foretak er et alternativ til aksjeselskapsformen. Virksomhet der det er stort omfang av offentlig myndighetsutøvelse er best ivaretatt innen kommunens ordinære organisasjon. Der hvor det er behov for å redusere risiko og avgrense ansvaret, er virksomheten best ivaretatt i et aksjeselskap. Dermed er kommunalt foretak aktuelt for virksomhet som ikke har stort omfang av offentlig myndighetsutøvelse og hvor kommunen vil ha fullt ansvar. Denne selskapsformen er utfordrende styringsmessig i og med at det samtidig skal fristilles og være kommunens fulle ansvar. Dersom det er ønskelig med fristilling av virksomhet, er aksjeselskap å foretrekke. 24 5

25 2.3.3 Interkommunalt selskap (IKS) Interkommunale selskap reguleres i Lov om interkommunale selskaper. Med interkommunalt selskap, menes et selskap hvor alle deltakerne er kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. Loven gjelder likevel ikke for selskap hvor samtlige deltakere har et begrenset ansvar for selskapsforpliktelsene. Interkommunale selskap er rettslig og økonomisk skilt fra deltakerkommunene. Hver av deltakerne har et ubegrenset ansvar for en andel av selskapets samlede forpliktelser. Dette skiller interkommunale selskaper fra et aksjeselskap, hvor deltakeransvaret er begrenset. Deltakerkommunene får imidlertid større innflytelse over forvaltningen av det interkommunale selskapet. Selskapets øverste myndighet er representantskapet som består av minst ett medlem fra hver kommune. Representantskapet kan omgjøre styrets vedtak Interkommunalt samarbeid Flere kommuner kan inngå avtale om å løse oppgaver i fellesskap uten at det dannes et interkommunalt selskap. Styret har begrenset avgjørelsesmyndighet. De kan fatte avgjørelser bare i saker som angår virksomhetens drift og organisering. Slike interkommunale samarbeid reguleres i Kommunelovens Stiftelser Etter Stiftelsesloven er en stiftelse en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. En rettsdannelse som oppfyller disse vilkårene, er en stiftelse uavhengig av om den er betegnet som legat, institusjon, fond eller annet. Stiftelser har til forskjell fra selskapene ingen eiere. Stiftelsen er et selveiende rettssubjekt. Verken oppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendomsretten utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Det er kun Stiftelsestilsynet som har myndighet til å omdanne en stiftelse. Stiftelsesformen er spesiell ved at en stiftelse er et selveiende, selvstendig rettssubjekt og at det er lagt til Stiftelsestilsynet å omdanne stiftelser. Dette innebærer at organisering av virksomhet i en stiftelse ikke bør benyttes når kommunen har styringsinteresser av innholdsmessig karakter i virksomheten eller er innstilt på å ta et langsiktig økonomisk ansvar for virksomheten. Stiftelsesformen bør ikke velges når oppgavene har karakter av myndighetsutøving, virkemiddeldisponering eller tjenesteyting der kommunen har ansvaret for tjenesteytingens omfang og kvalitet Vertskommunesamarbeid Fra 1. januar 2007 ble det innført en generell hjemmel i Kommuneloven 28 a- k som åpner for samarbeid mellom kommuner om lovpålagte oppgaver, jfr. 25 6

26 Ot.prp. nr. 95 ( ) Om lov om endringar i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (interkommunalt samarbeid). Vertskommunesamarbeidet innebærer at beslutningsmyndighet blir delegert fra en eller flere kommuner til vertskommunen. Til grunn for samarbeidet skal det ligge en samarbeidsavtale. Loven skiller mellom administrativt vertskommunesamarbeid og vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Der det ikke overføres myndighet av prinsipiell karakter, kan kommunene opprette et administrativt kommunesamarbeid. De ulike deltakerkommunene kan delegere ulik kompetanse til vertskommunens administrasjon innenfor et slikt administrativt vertskommunesamarbeid. Beslutningene treffes da av administrasjonen i vertskommunen. Det kan også overføres beslutningsmyndighet i prinsipielle saker. I så fall må kommunene inngå et vertskommunesamarbeid med en felles folkevalgt nemnd som treffer avgjørelser i slike saker. Øvrige saker kan delegeres til vertskommunens administrasjon. For begge vertskommunemodellene er det lagt vekt på å ivareta rettssikkerheten gjennom å klargjøre systemet for forvaltningsklage og lovlighetskontroll. Det er også lagt vekt på å sikre den enkelte deltakerkommunes mulighet til å påvirke og treffe avgjørelse i enkeltsaker som er delegert til vertskommunen. Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegert myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere. (Kommuneloven 28-1 b nr. 5 og 28-1 c nr. 7.) Valg av selskapsform konsekvenser for eierstyring Bakgrunnen for å tenke igjennom og deretter velge å etablere et foretak eller et selskap, eller gå inn som medeier eller deltaker sammen med andre kan være svært ulike. For eksempel er det i forbindelse med etablering av kommunale foretak ofte hensyn til muligheter for mer forretningsmessig drift, konkurranseforholdene for virksomheten og muligheter for økt konkurransekvalifisering som ligger til grunn. Når det gjelder valg av selskapsformer som interkommunale selskaper (IKS) og interkommunale samarbeid (IS, Kommunelovens 27), er disse ofte begrunnet med mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon og oppgaveløsning ved å samarbeide, endringer i rammebetingelser eller lovverk, og regionalpolitiske hensyn. Aksjeselskap blir gjerne brukt i forhold til regional utvikling og i tilknytning til større prosjekter hvor tidshorisonten er langsiktig. Samferdsel, energi og næringsutvikling har vært de områdene der det har vært vanligst å bruke selskapsformen. 26 7

27 Stiftelser er ikke anbefalt for virksomheter som krever eierstyring. I de tilfellene der selskapsdannelse er aktuelt, står kommunen fritt til selv å velge selskapsform, såfremt det ikke følger avgrensninger i lover og forskrifter for oppgaveområdet. Før det avgjøres hvilken selskapsform som er den mest formålstjenlige i forhold til de motiver kommunen har lagt til grunn for selskapsdannelsen, må det gjøres en rekke avveininger. Vurderingen må gjøres med tanke på at selskapsformen står i forhold til de oppgaver og funksjoner selskapet er tenkt å utføre, hvilke rammebetingelser selskapet trenger, hvilken økonomisk risiko som er ønskelig/akseptabel og hvor stor grad av politisk styring og kontroll som er ønskelig. Figuren under illustrerer graden av kommunens mulighet for styring og kontroll ved ulike organisasjonsformer, med synkende politisk styring og kontroll mot høyre. Når vedtak om valg av selskapsform er gjort, må eierskapet utøves gjennom selskapet sitt eierorgan og i samsvar med eierdokumentene. Tabellen under viser hvilke styringsdokumenter som gjelder for de ulike selskapsformene. Selskapsform Eierorgan Styret Styringsdokument KF Kommunestyret Velges av Vedtekter kommunestyret IKS Representantskap Velges av representantskapet Selskapsavtale Eieravtale AS Generalforsamling Velges av generalforsamling Styreinstruks Vedtekter Aksjonæravtale Styreinstruks Eierorganer likheter og forskjeller Generalforsamlingen, representantskapet eller årsmøtet er selskapets operative eierorgan. Den eller de valgte representantene eller fullmektigen i eierorganet 27 8