SAKSPROTOKOLL - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

Transkript

1 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Formannskapet behandlet saken den , saksnr. 115/16 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Forslaget til kommunikasjonsstrategi for vedtas. Strategien legges til grunn for arbeid på feltet i perioden. På grunnlag av strategien utarbeider rådmannen en administrativ handlingsplan.

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eivind Jahren Arkiv: 053 Arkivsaksnr.: 12/313 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet Kommunestyret KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Rådmannens forslag til vedtak: Forslaget til kommunikasjonsstrategi for vedtas. Strategien legges til grunn for arbeid på feltet i perioden. På grunnlag av strategien utarbeider rådmannen en administrativ handlingsplan.

3 SAKSFRAMSTILLING Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Karmøy kommunestyre vedtok i oktober 2008 en kommunikasjonsstrategi for perioden Strategien ble i stor grad knyttet opp til ønsket om styrket omdømme, blant annet på grunnlag av en omdømmeundersøkelse fra Kommunikasjonsstrategien ble ikke oppdatert/rullert i 2011, slik at det er den tidligere vedtatte strategien som har ligget til grunn for arbeidet også etter at den «gikk ut på dato».. Føringer Kommunen er ikke pålagt å ha en kommunikasjonsstrategi. Kommuneloven slår på et generelt grunnlag fast at kommunen skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet og at det skal legges til rette for innsyn i forvaltningen. Forvaltningsloven bygger opp om dette ved å peke på et ansvar for å styrke informasjons- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. I gjeldende kommuneplan ( ) er omdømme et tema i samfunnsdelen. Her skisseres også noen av utfordringene kommunen har på feltet hvor kommunikasjon (i betydningen flerveis informasjonsutveksling) er ett av flere elementer. Et godt omdømme bedrer kommunens mulighet til å få personer til å bosette seg, bedrifter til å etablere seg og turister til å komme på besøk. Kommuner med et godt omdømme har gjerne et fortrinn i konkurransen om arbeidsplasser, mennesker og andre ressurser. I teorien har virksomheter med godt omdømme lettere for å nå sine mål. Og kommunikasjon er, som nevnt, ett av flere elementer som bidrar til å bygge omdømme (særlig ved å synliggjøre tilbud og kvaliteter). Med tanke på omdømmebygging er det viktig at forventningene ikke er vesentlig høyere enn tjenestenivået. Blant utfordringene som er nevnt i kommuneplanen, framheves her at kommunens omdømme er dårligere blant innbyggere i nabokommunene enn i egen kommune, at det er dårligere blant unge (24-35 år) enn blant eldre. Ifølge omdømmeanalyse fra 2012 oppnår kommunen gode resultater innen åpenhet og ærlighet, mens kommunikasjonen oppfattes som mindre mottakelig, konsistent og enkel. Blant de strategiske grepa som kommuneplanen angir for å styrke omdømmet er bedre kommunikasjon konkretisert med økt satsing på IKT som vil muliggjøre økt digitalisering og selvbetjening, ikke minst for å nå fram til yngre innbyggere/personer i etableringsfasen. I gjeldende planstrategi ( ) framgår at det under «sektorplaner og andre temaplaner» at en ny kommunikasjonsstrategi skal ferdigstilles i 2016.

4 Kommunens visjon I kommuneplanen for er visjonen nedfelt: Kommunen som vil at du skal lykkes. Temaet er ikke drøftet eller utdypet nærmere. Det foregår hele tida en diskusjon om hensiktsmessigheten av en slik visjon. Det er ikke tatt initiativ som tilsier at visjonen skal endres i «overskuelig framtid». Evaluering av kommunikasjonsstrategien fra 2009 Kommunikasjonsstrategien fra 2009 hadde følgende hovedpunkter: Lokaldemokratiet skal styrkes Yngre skal vurdere kommunen som en attraktiv arbeidsgiver Karmøy skal oppfattes som et godt sted å bo og flytte til Kommunen skal ha god dialog med næringslivet En kommune som kommuniserer mer og bedre Serviceopplevelsen skal forbedres Ved å ta første bokstaven i hver linje, dannes stikkordet «lykkes». Til den vedtatte kommunikasjonsstrategien ble det utarbeidet en administrativ tiltaksplan. En gjennomgang av denne tiltaksplanen, viser at det har skjedd ganske mye på feltet siden Info-gruppa er etablert og stilling som kommunikasjonsrådgiver er opprettet for å bidra til koordinering og strukturering av kommunikasjonsarbeidet i vid forstand. Det er fortsatt store utfordringer, men rådmannen konstaterer blant annet at Video-overføring av kommunestyrets møter på internett er iverksatt Kommunal informasjon og nyhetsformidling er vesentlig styrket Informasjon om ordfører og andre folkevalgte er blitt langt bedre Utlysningen av nye stillinger er blitt bedre Arbeidsmiljøpris er etablert Lederes kompetanse på kommunikasjonsfeltet er forbedret Felles grafisk profil er utviklet og implementert Kommunens nettside er videreutviklet Kommunen er i godt i gang med å ta i bruk selvbetjente elektroniske tjenester Kommunikasjonen mot næringslivet er styrket Utfordringsbildet Kommunens kommunikasjonsutfordringer vil alltid være langt større enn det det er realistisk å kunne forholde seg offensivt til. Selv om en de siste 5-6 åra har vært i stand til å iverksette et antall konkrete virkemidler som direkte møter utfordringer skissert i den vedtatte kommunikasjonsstrategien, har en mer systematisk tilnærming til feltet snarere identifisert større enn mindre behov. Denne kommunikasjonsstrategien tar, i likhet med den forrige, sikte på å peke på overordnede områder hvor det er ekstra stort behov for at organisasjonen engasjerer seg. Som tillegg til strategien utvikles det også denne gang administrativt en handlingsplan.

5 Mediesituasjonen i Karmøy er en litt annen nå enn i Den gang kom Karmøybladet ut ukentlig, mens mye av dekningen av Karmøy i Haugesunds Avis var henvist til bilaget «Karmøy lokal» som i hovedsak ble distribuert innenfor kommunens grenser. Det er ikke til å underslå at mange i Karmøy følte at de positive nyhetene fra kommunen ikke fikk noen særlig oppmerksomhet i mediene. Mange hadde/har nok en følelse av at omverdenen (særlig nabokommunene) urettmessig ser på Karmøy som lite samarbeidsvillig. Om dette har endret seg noe i løpet av de åra den vedtatte strategien har virket, kan en ikke vite noe om. Karmøy-bilaget til Haugesunds Avis er borte. Det samme er avisene Karmsund og Karmøybladet. I mellom tida har Karmøynytt etablert seg som ei lokalavis for hele kommunen. Ei tilsvarende avis for Haugesund (Haugesundsnytt) ble etablert og seinere omgjort til Haugalandsnytt. Denne er nå nedlagt, men nettjenesten er tenkt videreført. Det er stadig en utfordring for kommunen å få bedre fram de positive «nyhetene» fra kommunen. Det er behov for å løfte fram alle de gode kvalitetene som Karmøy kan vise til. Men det framstår i dag som bare én del av kommunikasjonsutfordringen. Kommentarer til strategien Selve strategien består av fire prioriterte grep som skal angi en klar prioritering i de nærmeste åra på kommunikasjonsområdet: Styrket internkommunikasjon Felles profilering Konkurransesituasjon legitimitet til det «offentlige» Selvbetjening Den (tidligere) vedtatte kommunikasjonsstrategien er i stor grad knyttet opp mot omdømmebygging. Det er det fortsatt behov for å gjøre. Men det er i dag minst like viktig å styrke kommunikasjonsarbeidet med tanke på overordnede funksjoner som beredskap og internkontroll. Hele forslaget til ny kommunikasjonsstrategi er gjengitt nedenfor. Her gis noen kommentarer: Styrket internkommunikasjon Å etablere systemer som muliggjør «to veis» kommunikasjon vertikalt og horisontalt i organisasjonen er nødvendig for å sikre tilstrekkelig internkontroll og beredskap, skape felleskultur og stolthet for derigjennom å sikre optimal utnyttelse av samlede ressurser og synergier. Det er nødvendig for å få større effekt av andre tiltak (reduksjon av sykefravær, internkontroll, effektivisering og så videre), samtidig som det vil styrke organisasjonens samlede «kvalitet». Felles profilering til felles beste Karmøy kommune har tradisjonelt vært desentralisert, med stor vekt på sonevise og etatsvise ordninger. Både økte krav til effektiv drift og økt konkurranse fra omverdenen tilsier at en er nødt til å samle ressursene mer. Det gjelder på tjenestenivå, men dermed også på kommunikasjonsområdet. Det er viktig å fremme fellesprofilering slik at en oppnår best mulig profilering og kommunikasjon med brukerne.

6 Konkurransesituasjon legitimiteten til det «offentlige» Kommunen er allerede i en sterk konkurransesituasjon på avgrensede områder. Det gjelder i dag først og fremst på rekrutteringsområdet, der en må konkurrere med andre kommuner, statlige institusjoner og det private næringsliv om sentrale yrkesgrupper som sykepleiere, leger, ingeniører og lærere. De kommunale barnehagene konkurrerer om brukere med de private, og i noen grad er det samme tilfelle innenfor grunnskolesektoren. Etablering av friskoler i kommunen er ett eksempel på dette. I framtida må vi regne med at kommunen kommer i et konkurranseforhold på stadig flere områder. Tradisjonelt har det vært lite krav til kommunale virksomheter å «selge seg». Dette vil måtte endre seg hvis en skal lykkes i å opprettholde volum, kvalitet og legitimitet. De offentlige, allmenne tilbuda, vil komme dårlig ut av en slik konkurransesituasjon dersom en ikke lykkes å bygge kommunikasjonskompetanse og samle ressurser til felles innsats. Selvbetjening digital samhandling I denne strategien er det også lagt til grunn at mer av kommunikasjonen mot omverdenen i framtida vil være digital. Dette er i tråd med nasjonale føringer og trolig i tråd med et ønske fra «folk» om å kunne være i kontakt med kommunen når og hvor det måtte passe dem selv. Det stiller krav til økt digitalisering, og av det i noen grad automatisering, av kommunale kommunikasjonstjenester. Fortsatt vil vi måtte jobbe med utfordringene som fulgte med den forrige kommunikasjonsstrategien, men for å få til en tydelig prioritering, er ikke disse gjengitt eksplisitt i forslaget til ny strategi: Skaffe best mulige søkere til kommunale stillinger Skape oppmerksomhet som kommunen som turistmål Styrke demokratiet Motvirke negativ image og selvbilde Bidra til innovasjon, etablering og sunn drift i næringslivet Det blir i åra som kommer viktig å ikke tenke kommunikasjon for snevert. Vellykket kommunikasjons handler ikke først og fremst om hva som står i avisene eller det vi skriver på nettsidene. Det dreier seg minst like mye om hvordan vi lykkes i å delta i dialog med ulike aktører kompetanse, kanaler, kapasitet osv. Dessuten vil det være avgjørende at hele den kommunale organisasjonen trekker i samme retning. Arbeidet med kommunikasjonsstrategien Rådmannen ga høsten 2014 kommunikasjonsrådgiveren i oppdrag å utarbeide en ny kommunikasjonsstrategi for de nærmeste åra. Det var naturlig å gjøre info-gruppa til plangruppe for dette arbeidet. Gruppa har forsøkt å legge til rette for en åpen prosess for å få inn synspunkter, ideer og erfaringer på temaer som trenger oppmerksomhet, målgrupper som bør prioriteres, kanaler og virkemidler som kan tas i bruk eller styrkes og måter å nærme seg kommunikasjonsutfordringene på.

7 Prosessen har dratt litt ut i tid på grunn av mange store oppgaver som skulle dele oppmerksomhet med gjeldende strategi. Forslag til kommunikasjonsstrategi Styrket internkommunikasjon «If you take care of the inside, the inside will take care of the outside» er et godt slagord som tillegges grunnleggeren av Burston-Marsteller, Harold Burtson. Hvis vi gjør god jobb med våre ansatte, vil de representere oss utad på en måte som vil ha stor betydning for vår omdømmebygging. Ikke minst gjelder det for en kommune. Med ansatte - 1/14 av alle innbyggerne i kommunen har vi trolig kontakt med de aller fleste familier, miljøer og kulturer i Karmøy. Utfordringen er å etablere systemer som muliggjør «to veis» kommunikasjon vertikalt og horisontalt i organisasjonen. Styrket internkommunikasjon er nødvendig for å sikre internkontroll og bedre beredskap for å redusere risiko og forebygging av uønskede hendelser og konsekvenser av slike bidra til felleskultur og sikre optimal utnyttelse av ressursene gjøre medarbeiderne informert, stolte og inspirerte legge til rette for kvalitetsarbeid gjennom forbedringskultur og en lærende organisasjon Det utvikles en plan for styrket internkontroll som vektlegger både kommunikasjon i linja (særlig møteplasser for dialog mellom medarbeidere og deres overordnede) og mer teknisk rettet kommunikasjon (nett og papir). Målet for styrkingen av internkommunikasjonen skal være Informerte, stolte og inspirerte medarbeidere Rasjonell, åpen og trygg forvaltning og tjenesteyting Samvirke og felleskultur i en lærende organisasjon En forutsetning for styrket internkommunikasjon er tilrettelegging og tilgjengeliggjøring av kommunikasjonskanaler og en forståelse for at det å holde seg informert er en del av jobben. Felles profilering til felles beste Karmøy kommune preges i noen grad av en kultur, der mange gjerne vil ha sitt eget og gjøre ting på sin måte. Skal kommunen ha sjanse til å nå gjennom med sine ulike budskap, er en avhengige av å samle kreftene til felles markeringer gjennom felles kanaler, felles visuell profil og felles ressursbruk til felles beste. Det er viktig å samle en størst mulig del av kommunens virksomhet på felles nettportal og at kommunens totale virksomhet kommer til uttrykk gjennom fellessatsinger på sosiale medier.

8 Konkurransesituasjon legitimiteten til det «offentlige» Kommunens tilbud vil i framtida i økende grad komme i en konkurransesituasjon med private tilbud. Det er ikke noe galt i det, men de offentlige, allmenne tilbuda, kan lett komme dårlig ut av en slik konkurranse dersom en ikke bygger kommunikasjonskompetanse og at ressurser ikke samles til felles profilering. At de offentlige tilbuda har legitimitet, krever kjennskap til dem og kvaliteten deres blant folk flest. Å ta del i denne konkurransen krever blant annet Økt kommunikasjonskompetanse på virksomhetsnivå Økt ressursbruk i rekruttering av ansatte i tjenestene og etter hvert også for å få brukere av kommunens tilbud Selvbetjening digital samhandling Det vil i framtida i økende grad gjøre seg gjeldende krav/forventning om at innbyggere og andre kan løse sin kommunikasjon med offentlige instanser hvor de vil og når de måtte ønske (24/7). Det forutsetter mer digitalisert selvbetjening og mer fleksible kommunikasjonskanaler (chat, sosiale medier mv.). Det er avgjørende både for å oppnå kundetilfredshet og for å kunne ta ut effektiviseringsgevinster at digitalisering og automatisering ikke først og fremst blir et spørsmål om teknologi, men snarere at det blir hjelpemidler i endring av arbeidsprosesser og dokumentflyt. Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg:

9 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Kommunestyret behandlet saken den , saksnr. 70/16 Behandling: Aronsen (Ap) fremmet følgende forslag til tillegg: Side 7, under «Selvbetjening digital samhandling» tilføyes følgende punkt: Kommunen starter arbeidet med å få utredet videooverføring av formannskapets møter på internett. Innstillingen enstemmig vedtatt. Tilleggsforslaget fremmet av Aronsen fikk 21 stemmer (Ap 14, UA 2, Sp 2, KrF 2, SV 1), og falt. Vedtak: Forslaget til kommunikasjonsstrategi for vedtas. Strategien legges til grunn for arbeid på feltet i perioden. På grunnlag av strategien utarbeider rådmannen en administrativ handlingsplan.