SAKSFRAMLEGG FRAMLEGG OM NY POLITISK ORGANISERING I HAREID KOMMUNE / 2011/966

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2011/966 Løpenr. 7368/2011 Klassering 031 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato LEVEKÅRSUTVALET NÆRING OG MILJØUTVALET FORMANNSKAPET KOMMUNESTYRET FRAMLEGG OM NY POLITISK ORGANISERING I HAREID KOMMUNE / 2011/966 Tilråding frå rådmannen: Kommunestyret vedtar å gjere endringar i den politiske strukturen, i tråd med organisasjonskartet, som formannskapet legg fram for kommunestyret. Organisasjonsendringa skal vere gjeldande når det nye kommunestyret er sett, hausten Utskrift til: Kommunestyret Rådmannen

2 Vedlegg: Nr. Namn Dato 1. Utkast til administrativ organisering i Hareid kommune (ettersendast) Uprenta saksvedlegg: Delegasjonsreglementet Løten kommune Samandrag av saka: Kommunestyret gjorde i sak PS43/11 vedtak om at rådmannen skulle legge fram ei sak om organisasjonsendring til kommunestyret den Rådmannen tolkar vedtaket slik at det skal leggast fram framlegg om endringar i både den administrative og den politiske strukturen. Denne saka handlar om den politiske strukturen. Saka om eventuell endring i den administrative strukturen kjem opp som eiga sak, så snart dei naudsynte prosessane er gjennomførde. Saka om endring i den administrative organiseringa krev nemleg at det vert gjennomført prosessar i høve dei tilsette og i høve arbeidstakarorganisasjonane. Grunna korte tidsfristar og naudsynte ferieavviklingar, kunne ikkje dette gjennomførast på ein forsvarleg måte innan den 16. august, som er tidsfristen i høve utsending av saka, dersom saka skal opp til kommunestyret den 22/ Utkastet til framlegg om endring i den administrative strukturen, ligg difor ved som vedlegg til denne saka, og er berre meint som ei orientering av heilskapsomsyn. Rådmannen tar utgangspunkt i at politikarane i større grad vil ta del i saksutgreiinga når det gjeld den politiske organiseringa enn den administrative organiseringa. Prosessane vert lagt opp i tråd med dette. I praksis vil det seie at rådmannen vil rette prosessane på administrativ side mot arbeidstakarorganisasjonane og dei tilsette, medan prosessane i høve den politiske organiseringa vert retta mot politikarane. Erfaringar frå andre kommunar viser at det er fullt muleg å kombinere ulike politiske styringsmodellar med ulike administrative strukturar. Det er difor andre tilhøve, som til dømes politisk tradisjon og preferanse, som bør vege tyngst når ein skal velje politisk styringsmodell. Framlegga, når begge ligg føre til realitetshandsaming, vil medføre ein del endringar. Sjølv om berre det eine framlegget skal realitetshandsamast no, finn ein det likevel rett å kome med ein kort og samla kommentar i høve begge framlegga allereie no. Kommentaren vert gitt innleiingsvis og berre i dette samandraget. For meir utfyllande informasjon i høve den administrative organiseringa, viser ein til vedlegget: Samla sett vil framlegga om ny politisk og administrativ organisering føre til eit sterkare skilje mellom produksjon av tenester og planlegging og oppfølging av tenester og tenestekvalitet. Målsettinga er å etablere ein sterkare grad av koordinerings- og styringskapasitet, utan å auke resursinnsatsen på leiarnivå. Samstundes skal det verte lettare å identifisere og følgje opp avvik i tenestekvalitet og økonomi. Dette er ei ambisiøs målsetting, men ei naudsynt målsetting, sett i lys av kommunen sine utfordringar. På administrativ side er virkemidla mellom anna å reindyrke ein to-nivå struktur med eit rådmannsnivå og eit resultateiningsnivå. Dei fleste stabs- og støtteeiningane vert fortsatt sentraliserte. Det vert lagt opp til at budsjettet skal vedtakast på sentraladministrasjonen og på kvar einskild resultateining. Ein kritisk suksessfaktor vil vere å finne høvelege leiarar på dei ulike nivåa, samt å definere høvelege tenesteomfang og kvalitet. På politisk side må Utvalssak nr: Side: 2 av 8

3 politikarane ta stilling til korleis dei ynskjer at den politiske arenaen skal vere og til korleis dei definerer si eiga politikarrolle. Målsettinga er at den eventuelle politiske organisasjonsendringa skal vere operativ når det nye kommunestyret er sett. Om muleg, bør den eventuelle administrative organiseringa verte gjeldande frå og med budsjettåret Saksopplysningar: Hareid kommune har, for ei tid sidan, vore gjennom ei omorganisering. I etterkant av denne prosessen gjorde Møreforsking ei evaluering av omorganiseringa og evalueringa vart fremma som politisk sak i kommunestyret i sak PS43/11. Kommunestyret gjorde i denne saka eit vedtak som inneberer at rådmannen har fått i oppdrag å kome med framlegg om naudsynte justeringar i organiseringa, slik at dei opprinnelege hovudmåla for omorganiseringa i sterkare grad vert nådde, enn det som erfaringane har vist. I tillegg bør det, etter rådmannen si meining også gjerast grep for å etablere ei sterkare styringskraft i organisasjonen, utan å tilsette fleire leiarar. Dette er inga enkel oppgåve, særleg når ein tar med i vurderinga at ei sentral stilling i den etablerte organisasjonen, stillinga som assisterande rådmann, har stått ledig heilt sidan omorganiseringa vart gjort. Dette har mellom anna ført med seg at det har vore vanskeleg å etablere eit klart definert rådmannsnivå. Rådmannen oppfattar det slik at også den politiske organiseringa skal vere ein del av denne saka. I denne saka er det den politiske strukturen som vert handsama. Den administrative strukturen kjem opp som eiga sak når alle naudsynte prosessar i høve dette er gjennomført på ein forsvarleg måte. Tilrådinga i denne saka kan sjåast på som eit utgangspunkt for den politiske prosessen som skal gjennomførast. Dette fordi rådmannen forventar at politikarane skal ha synspunkt på ein politisk struktur, som dei sjølve skal arbeide i. Rådmannen reknar med at synspunkta på politisk organisering kan bli vidareutvikla eller endra i dei politiske prosessane som kjem. I arbeidet med denne saka har eg hatt god nytte av NIBR-rapport 2002:21, særleg med omsyn til ulike definisjonar, historiske fakta og utviklingstrekk. Sidan mykje av stoffet eg har henta frå rapporten er integrert med eiga saksutgreiing, finn eg det greiast å nytte meg av berre denne generelle referansen. Nokre få spesifikke referanser er likevel nytta der NIBRrapporten oppgir eksterne referanser. I tillegg har eg søkt på ulike kommunar sine heimesider for å leite etter praktiske politiske organisasjonsmodellar, som etter mi personlege meining kan vere teneleg for Hareid kommune. Sjølvsagt har eg ikkje hatt mulegheit til å studere alle variantane i norske kommunar, men ei av dei eg fann mest interessant var Løten kommune si politiske organisering. Tilrådinga eg legg fram er i utgangspunktet delvis basert på denne. Kor vidt politikarane i Hareid er samde med meg på dette punktet, får tida vise. Til slutt vil eg påpeike at organiseringsarbeidet er ikkje ferdig før delegasjonsreglementet er vedtatt. Sjølvsagt har ein sine tankar om hovudtrekka i dette når organisasjonskartet vert forma ut, men detaljnivået vil krevje vidare prosessar etter at organisasjonskartet har fått si endelege form. I norske kommunar er det stor variasjon med omsyn til politiske styringsmodellar. Men i hovudsak kan vi skilje mellom føremålsprinsippet og funksjonsprinsippet. Med føremålsprinsippet forstår vi at oppgåvene fordelast mellom utval eller komitear etter tenestetype, for eksempel tilsvarande den tradisjonelle sektorinndelinga i kommunane: Undervisning, helse- og sosial, kultur og teknisk. Ulike kombinasjonar av sektoroppgåver kan og finne stad, til dømes oppvekst og kultur, teknisk og miljø, næring og teknikk. Funksjonsprinsippet vil seie at oppgåvene fordelast mellom utval og komiteer etter oppgåvetype, dvs. saker eller oppgaver som handlar om same type administrative prosesser. Det skiljast ofte mellom driftsoppgåver (til dømes undervisning og helse- og sosial/omsorg), Utvalssak nr: Side: 3 av 8

4 utviklingsoppgåver (til dømes kultur, næring og miljø), og forvaltningsoppgåver (til dømes plan- og finanssaker). Ansvaret i slike utval skjerer altså på tvers av tenester eller sektorar. Det eksisterar mange ulike typar utval og komitear, og omgrepet varierer gjerne frå kommune til kommune. Eit avgjerende kriterium er likevel om dei aktuelle politiske organa har (meir eller mindre) avgjerdsmynde eller berre har ein utgreiande eller tilrådande funksjon i høve formannskapet og/eller kommunestyret. Dersom dei har avgjerdsmynde, nyttast omgrepet utval dersom dei ikkje har avgjerdsmynde nyttar ein nemninga komitear. (Vabo og Stigen 2000:35). Nemninga hovudutval nyttast om tradisjonell utvalsorganisering; dvs. føremålsorganiserte utval med avgjerdsmynde for helse- og sosialsaker; skule/utdanning/oppvekst/barnehage; teknisk (evt. bygningsråd) og for kultursaker. Vurdering og konklusjon: Erfaringar frå andre kommunar viser at det er fullt muleg å kombinere dei ulike politiske prinsippa og styringsmodellar med ein flat administrativ struktur. Det er difor andre tilhøve, som til dømes politisk tradisjon og preferanse, som bør vege tyngst når ein skal velje politisk styringsmodell. Mange er likevel av den oppfatning at ein vil sjå ei utvikling i retning av færre og meir sektorovergripande utval etter kvart. Dei prinsipielle spørsmåla som treng avklaring vert etter saksutgreiinga ovanfor fylgjande: Skal ein velje føremålsmodell eller funksjonsmodell? Skal utvalet/komiteen ha avgjerdmynde eller ikkje? Kva politisk rolle ser ein føre seg at politikarane i Hareid skal ha? Dagens modell er i hovudsak ein funksjonsmodell og det er i hovudsak saker frå områda helse, omsorg, skule, barnehage, ressurssenter, sosial og kultur som kjem på utvalet levekår sitt bord. Det er sterkt avgrensa høve med omsyn til avgjerdsmynde og utvalet fungerer i mange saker som ein komite. Når det gjeld utvalet næring og miljø er det og avgrensa avgjerdsmynde, sjølv om dette utvalet i noko større grad har avgjerdsmynde enn det andre utvalet. Det er i hovudsak saker knytt til områda bygg, brann- og byggesak samt kommunal teknikk som dominerer i utvalet. I tillegg kjem det ein del saker i samband med viltforvaltning, landbruk og tilskot frå næringsfondet. Utvalet si avgjerdmynde er i hovudsak knytt til nokre av dei sist nemnde sakene. Det er og naturleg å drøfte politikarrolla i samband med organiseringsspørsmålet. Korleis skal politikarrolla i Hareid vere? Skal politikarane styre i stort eller smått? Eller kanskje begge delar? Dette er eit spørsmål som politikarane sjølve må svare på. Forenkla kan ein spørje om politikaren skal vere strategisk orientert eller enkeltsakorientert? Aarsæther og Vabo (2002:193) gir følgjande skildring av hovudinnhaldet i det strategiske styringskonseptet (sitat): Ein strategisk styringsmodell rettar seg mot dei interne forholda i kommunane, og han legg til rette for ei overordna og tilbaketrekt politikarrolle. Politikarane skal styre i stort ikkje i smått. Ideen er at det er dei prinsipielle avgjerdene som verkeleg gir kommunen si utvikling ei retning som er strategisk og som dermed er viktige. I enkeltsaker skal ein som regel ta avgjerder ut frå prinsipielle retningslinjer, og dette reknar ein at kommuneadministrasjonen er betre i stand til enn politikarane. I den strategiske modellen skal lokalpolitikaren altså heve seg over småsakene, som ofte er enkeltsaker. Det same prinsippet gjeld når vedtak skal settast i verk: Politikarane skal fatte vedtak om måla om kor dei vil og kva slags resultat dei forventar. Iverksettinga, inkludert val av verkemiddel, skal dei overlate til administrasjonen. Kunnskap om graden av måloppnåing resultata får politikarane gjennom rapportar frå administrasjonssjefen. Gjennom desse grepa blir det sett eit effektivt skilje mellom politikk og administrasjon. Dei folkevalde vil etter denne modellen få all informasjon og tilbakemelding frå administrasjonssjefen og dei vil såleis ikkje ha behov for Utvalssak nr: Side: 4 av 8

5 direkte kontakt med dei ulike administrative og tenesteytande einingane i kommunen. (sitat slutt) Kommunepolitikaren har to funksjonar. Den eine, representantfunksjonen, er eksternt retta (mot veljarane), mens den andre, styringsfunksjonen, er internt retta (mot administrasjonen). Vabo (2002:7) oppsummerar forventningane knytt til den tradisjonelle politikarrolla, sammenlikna med forventningane innanfor det strategiske styringskonseptet i følgjande tabell: Roller knytt til kommunestyrepolitikaren sine to funksjonar (fritt etter Vabo 2007): Ideal Representasjon Styring Tradisjonelle rolleideal Nyare rolleideal -Partirepresentant (villeg til kompromiss) -Ombod -Partirepresentant (prinsipp/fleirtalet avgjer) -Spesialist (direkte involvert, sektororienter, enkeltsaks- /detaljorientert) -Strategisk leiar (overordna og målretta, prinsipiell, ikkje detaljar, konsentrert, men med heilskapeleg perspektiv) Men dette er ein teoretisk innfallsvinkel. I praksis lever dei to rollene side ved side. Idealet er knytt til styring i stort med fokus på mål og visjonar og reindyrking av ei strategisk rolle. I praksis har politikarane eit ønskje om å ordne opp for folk, noko som fører med seg engasjement i konkrete saker. Vidare blir idealet om eit skarpt skilje mellom politikk og administrasjon utfordra av ein trong for møteplassar for å få innblikk i kva administrasjonen driv med. Politikk er dessutan ikkje berre sjekk av raude tal i rekneskapen ; derfor vil politikarane engasjere seg meir direkte enn det idealet om ei tilbaketrekt evalueringsrolle tilseier. Ideala: - Styre i stort - Formulere mål og visjonar - Reindyrke ei strategisk rolle - Skilje mellom politikk og administrasjon - Sjekke økonomien og resultata - Evaluere og justere Praksis: - Forkjærligdom for dei konkrete sakene vil ordne opp for folk - Lagar kompromiss heller enn klåre mål og visjonar - Den strategiske rolla gir ikkje påverknadskraft - Treng møteplassar for å få innblikk i kva administrasjonen driv med - Politikk er ikkje berre sjekk av raude tall i regnskapet - Framtida meir interessant enn å evaluere og justere Utvalssak nr: Side: 5 av 8

6 Forventningane til politikarane i flat-struktur-modellen kan skisserast slik: Strategisk styring Eksterne politiske prosessar Ideolog ombod Eigar/styreleiar sakkunnig Interne administrative prosessar Enkeltsak/detaljstyrin For å forsøke å samanfatte og konkludere ut frå rådmannen si oppfatting, kan fylgjande seiast: Rådmannen si oppfatting er at Hareid kommune og i fortsettinga bør føretrekke ei funksjonsinndeling, dersom ein fortsatt skal ha ein styringsmodell med utval. Årsaka til at rådmannen meiner det, er i hovudsak tufta på ei oppfatting av at ei tverrsektoriell tenking, samla sett, høver best med omsyn på å forvalte kommunen sine interesser. Rådmannen er og av den oppfatning at eventuelle utval i større grad enn tidlegare skal ha avgjerdsmynde. Dette for at medlemmane i eventuelle utval skal finne arbeidet i utvalet meir givande og motiverande. Rådmannen er likevel usikker på om dagens utvalsstruktur er den mest tenelege eller kor vidt det er teneleg å ha utval i det heile tatt. Alternativa vert då å endre arbeidsområda til utvala, eventuelt å innføre ein rein formannskapsmodell utan andre politiske utval. Politikarane i Hareid er dei beste til å svare på det. Etter rådmannen si oppfatning heng dette i stor grad på kva rolle politikarane ser føre seg i framtida. Når det gjeld politikarrolla ynskjer rådmannen å vere enda meir varsam med å konkludere, då det ikkje er opp til rådmannen å definere politikarrolla i Hareid kommune. Ein ser likevel føre seg at den administrative organiseringa, slik framlegget ligg føre og også slik den eksisterande organiseringa er, at politikarrolla ligg nærare det strategiske styringskonseptet enn ei politisk detaljstyring. Men i den virkelege verda må begge delar ha plass, slik rådmannen ser det. Politikarane bør styre etter ei strategisk orientering, men må og få høve til å detaljstyre der dei finn det teneleg. Ein modell som kan opne for begge delar kan til dømes vere å nytte seg av ein liknande modell som Løten kommune brukar. Denne modellen følgjer også noko av den same tankegangen som ligg til grunn når det gjeld den administrative organiseringa ved å definere eit skilje mellom drift og utvikling. Dersom vi følgjer desse prinsippa kan dei noverande utvala Levekårsutvalet og Næring og miljøutvalet erstattast med eit Driftsutval. Sidan dette førebels berre er rådmannen sine vurderingar vil det i denne saka berre bli lagt fram som eit Utvalssak nr: Side: 6 av 8

7 diskusjonsunderlag for den prosessen som politikarane sjølve må styre i samband med dette spørsmålet. Tilrådinga på dette punktet i denne saka er såleis å sjå på som førebels. Arbeidsfordelinga mellom kommunestyret og dei politiske utvala må uansett regulerast gjennom eit nytt politisk delegasjonsreglement. Arbeidet med organisasjonsendringa er nemleg ikkje fullført berre med å teikne eit nytt organisasjonskart. Å forme ut eit delegasjonsreglement er ein stor prosess, som det bør lagast ei eiga politisk sak på, så snart som grunnprinsippa i organiseringa er avklart. Dersom Løten kommune sin modell er aktuell, kan ein eventuelt legge deira delegasjonsreglement til grunn for vidare arbeid. Grunnprinsippa i Løten kommune si politiske organisering er slik: Formannskapet har eit særleg ansvar for oppgåver av betydning for kommunen si utvikling, herunder organisasjonsutvikling og tenesteutvikling, samt oppgåver av særleg politisk interesse og betydning. Driftsutvalet har eit særleg politisk ansvar for forvaltning, tenesteyting og drift. Ansvar og myndighet i forvaltningssaker og driftssaker (enkeltsaker) ligg til driftsutvalget. Driftsutvalget har ansvar og mynde tilsvarande dei rollane som tidlegere var lagt til hovedutvala i kommunen. Ein muleg modell for politisk struktur i Hareid kommune, kan etter dette, sjå slik ut: Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Ingen kjende. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 7 av 8

8 Utvalssak nr: Side: 8 av 8