Anbud. Kjøp av vaskeritjenester - Malvik kommune. Avtaleperiode: 3 år med opsjon 1 år.

Transkript

1 Anbud Kjøp av vaskeritjenester - Malvik kommune Avtaleperiode: 3 år med opsjon 1 år.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER- OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET NØKKELOPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN OMFANG ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OPPLYSNINGSPLIKT HABILITET VEDERLAG KRAV TIL LEVERANDØR KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST TILBUDS-/PRISSKJEMA KLARGJØRING AV TILBUD - FRIST FOR SPØRSMÅL TILLEGGSINFORMASJON FORBEHOLD AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET GYLDIGHET ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUD RETTING AV ÅPENBARE FEIL UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL. AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILDELINGSKRITERIER INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING AVTALE OPPSIGELSE OG MISLIGHOLD STATISTIKK SPESIFIKASJONER KRAV TIL TJENESTE PRIS KVALITETSKRAV LEVERINGSBETINGELSER PRODUKTOVERSIKT FOR PRISSAMMENSTILLING VEDLEGG 1 : INNHOLDSLISTE TILBUD...13 VEDLEGG 2 : OVERSIKT FOR PRISSAMMENSTILLING...14 VEDLEGG 3: SKJEMA, HMS-EGENERKLÆRING...15 VEDLEGG 4 : STANDARD AVTALEVILKÅR

3 1 OPPDRAGET Malvik kommune, heretter kalt oppdragsgiver, ønsker tilbud på levering av vaskeritjenester til kommunens sykehjem. Sykehjemmet har pr. i dag 3 avdelinger med totalt 68 sengeplasser. Tjenestene innebefatter vasking av alt tøy (inkl. duker og gardiner), samt leie av alt institusjonstøy. Se ellers liste for prissammenstilling (vedlegg 2). Listen er ikke uttømmende. Tilbudet utlyses i henhold til forskrift om offentlig anskaffelser av Tjenesten er ihht. forskiften definert som en uprioritert tjeneste jfr. 2-1 (5), og prosedyren som er valgt er konkurranse med forhandlinger Kunngjøring Tilbudet er kunngjort i følgende forum: DOFFIN-basen Adresseavisen 1.2. Tilleggsopplysninger- oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at tilbudet ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver, Malvik sykehjem v/virksomhetsleder Laila Skjolde Fiske eller ved å benytte følgende e-postadresse: malvik.sykehjem@malvik.kommune.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar sendes til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes tilleggsopplysninger, vaskeritjenester Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer og endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra èn leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom disse rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver sette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3

4 1.4. Nøkkelopplysninger om konkurransen Prosedyreform Konkurranse med forhandling Tilbudsfrist 15. januar 2009 Innleveringsform Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt Merking Vaskeritjenester Tilbudsspråk Tilbudet skal skrives på norsk Vedståelsesfrist 30 dager etter tilbudsfristens utløp kl jfr. FOA 10-2 Tilbudet skal leveres eller sendes via Posten til Postadresse Postboks Hommelvik Telefon Telefax Malvik kommune Besøksadresse: Torggt. 2, 7550 Hommelvik Postadresse: Postboks 140, 7551 Hommelvik Kontaktperson Laila Skjolde Fiske Telefon E-post adresse malvik.sykehjem@malvik.kommune.no Spørsmål Spørsmålsfrist 2. januar 2009 Tilbudsåpning Gyldighet Evt. spørsmål skal rettes skriftlig til: Malvik sykehjem v/virksomhetsleder Laila Skjolde Fiske (pr. e-post eller post) Tilbudene åpnes ved Malvik kommune, Rådhuset, umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede under tilbudsåpningen. Tilbudet skal være gyldig i 6mnd fra tilbudsfristens utløp 1.5. Omfang Tilbudet gjelder leie av institusjonstøy og personaltøy, samt vaskeritjenester - dvs. vask av privat tøy for beboerne. Dette i henhold til definerte krav i punkt 6, og mengde utgjør anslagsvis kg. tøy pr.år. Tilbudet gjelder for 3 år med opsjon 1 år, og avtalen vil gjelde alle leveringer i avtaleperioden. Varene forutsettes levert direkte til virksomhet/avdeling og er basert på de produkter som er opplistet i pkt.8 ( artikler for prissammenstilling ). Oversikten er satt opp for å få en prismessig sammenligning mellom tilbyderne. 4

5 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Valgt prosedyreform er konkurranse med forhandlinger, jrf. Forskrift om off. anskaffelser (FOA) Konkurransen vil forøvrig bli gjennomført i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises Oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Leverandøren kan skriftlig be om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt 2.2. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Vederlag Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert. 3 KRAV TIL LEVERANDØR 3.1. Kvalifikasjonskrav De opplysninger som etterspørres her er knyttet til leverandørens stilling samt opplysninger og formaliteter som er nødvendig for å kunne evaluere krav knyttet til finansiell og teknisk kapasitet. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene og vil bli vurdert i forhold til denne evne basert på levert dokumentasjon Obligatoriske krav Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester som merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/ kommunekasserer ( Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal fremlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved evt.tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen 5

6 tilbudsfristens utløp. Skjema kan hentes på internettadressen: se off.anskaffelser- regelverk under FOA, vedlegg 2 eller veileder til FOA, vedlegg 3. Skjemaet er i tillegg vedlagt dette dokumentet (vedlegg 2). Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav til dokumentasjon: Det kreves at leverandøren har et lovlig Firmaattest etablert foretak Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav til dokumentasjon: Det kreves god soliditet Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Leverandørens kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves god gjennomføringsevne Krav til dokumentasjon: Oversikt over eierstruktur, service- og distribusjonsnett Dokumentere responstid på de produkter tilbudet omfatter Relevante referanser 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig, og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Tilbudet skal være merket " vaskeritjenester" Tilbudet skal oversendes i lukket konvolutt Tilbudet skal være skrevet på norsk Tilbudet kan leveres til leveringsadressen eller sendes pr. post. Tilbudet kan ikke leveres elektronisk. Tilbudet må leveres i 2 eksemplarer og samles i 2 permer som merkes med tilbyderens navn samt vaskeritjenester. For å sikre forsvarlig behandling av tilbudet, skal dokumentene settes inn i permene i rekkefølge som vist i vedlegg 1 (Innholdsliste). Produktrelaterte brosjyrer/ kataloger/ datablad som har betydning for tilbudet kan eventuelt leveres i separate permer i 2 eksemplarer. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet ( jfr. punkt 1 nøkkelopplysninger) før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudsåpning skjer umiddelbart etter fristens utløp. 6

7 4.2. Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt ihht nøkkelopplysninger, pkt For sent innkomne tilbud blir avvist Tilbuds-/prisskjema Produktene som er opplistet pkt.8 og som vedlegg, er satt opp for å få en prismessig sammenligning mellom tilbyderne. Dette vedlegget skal fylles ut, være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn og må returneres sammen med tilbudet. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i produktskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang Klargjøring av tilbud - frist for spørsmål I tilfelle tilbyder finner motstridende informasjon i anbudsgrunnlaget og spesifikasjonene, skal tilbyder utvetydig beskrive denne motstridende informasjonen og angi tilbyders fortolkning. For å sikre en korrekt fortolkning av spesifikasjonene, er det viktig at tilbyderne bringer klarhet gjennom spørsmål. All utveksling av informasjon / besvarelse av spørsmål som er relevant for fortolkningen av anbudsdokumentene/ konkurransegrunnlaget og senere avtale besvares kun ved skriftlig henvendelse. Spørsmål skal da rettes til oppdragsgivers kontaktperson innen oppgitt frist som angitt i pkt.1, under nøkkelopplysninger Tilleggsinformasjon Enhver informasjon som ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget, men som tilbyder mener er relevant for evalueringen av tilbudet, kan vedlegges som del av tilbudsdokumentasjonen. Dette merkes da som Tilleggsinformasjon Forbehold Dersom tilbyderen tar forbehold skal dette klart fremgå og tilkjennegis i tilbudet for å være gyldige. Slike forbehold kan bli drøftet under forhandlingene Avvik fra konkurransegrunnlaget Ethvert avvik fra spesifikasjonene introdusert av tilbyder i denne anbudsinnbydelsen skal identifiseres. Det er tilbyders forpliktelse og ansvar å begrunne et slikt avvik. Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives og vedlegges tilbudet. Avvik kan resultere i forkastelse av tilbud Gyldighet Tilbudet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens utløp, og skal være i samsvar med de punkter som er satt opp i forespørselen Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring i tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav i pkt. 4 (krav til tilbud). 7

8 4.10. Komplett tilbud skal bestå av - Tilbudsbrev. Evt. forbehold skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet - Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner a) skatteattester b) HMS-egenerklæring (vedlegg 2) c) Øvrig dokumentasjon beskrevet i punkt 3 - Tilbudsbeskrivelse, beskrivelse som viser at spesifikasjoner/ krav til tjenesten i pkt.8 er oppfylt - Komplett tilbudsskjema 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene Avvisning av tilbud Tilbud kan bli avvist ihht. FOA Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Kriterier for tildeling av kontrakten vil være følgende: Pris Kvalitetskrav Leveringsbetingelser 8

9 Dette ihht. nærmere spesifikasjon gitt i pkt. 8. Kriteriene er satt opp uten tanke på prioritering, men prinsippet om "det økonomisk mest fordelaktige tilbud" vil ligge til grunn for valg av leverandør. Det vil bli lagt vekt på at leverandør er fleksibel i forhold til å finne løsninger og tilpasninger til endrede behov og forutsetninger i avtaleperioden Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, blir varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med rimelig tid menes minimum 10 dager. Meldingen om kontraktstildelingen skal inneholde begrunnelse for valget. 7 AVTALE Med utgangspunkt i forhandlingene vil det bli inngått en avtale bestående av a) Rammeavtale b) Standard avtalevilkår c) Konkurransegrunnlag d) Leverandørens tilbud Ihht. Punkt b) standard avtalevilkår, er Malvik kommune tilknyttet Sør-Trøndelag Fylkeskommunes innkjøpsavtale. Følgende punkter i standard avtalevilkår utgår for denne avtalen: Punkt 1 Kunden, med underpunkter Punkt 5 E-handel, med underpunkter Punkt 6 Eiendomsrett Punkt 10 Montering/ innstallasjon, med underpunkter Punkt 15 Statistikk (gjeldende krav er skissert i pkt.7.2.) Punkt 17 Prøvetid 7.1. Oppsigelse og mislighold. Overholdes ikke definerte spesifikasjoner / krav til tjenesten, regulerer Fylkesavtalens pkt.16 oppsigelse og mislighold Statistikk Leverandøren skal pr hvert år uoppfordret og uten omkostninger for kunden, utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte virksomhet. Kunden skal også kunne få dette for alle virksomhetene samlet. Statistikken skal inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelt andre aktuelle opplysninger. 9

10 8. SPESIFIKASJONER KRAV TIL TJENESTE 8.1. Pris Prisene er faste, men følger de svingninger som skyldes endringer i produksjonsprisen. Eventuelle prisavhengige noteringer og justeringer skal oppgis. Prisen skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Gjeldende prislister pr skal vedlegges tilbudet. Betalingsbetingelser: Fri leveringsmåned + 30 dager. Forskudd vil ikke bli utbetalt. Leverandøren skal distribuere prislister til virksomheten og holde denne orientert om alle prisendringer. Alle tilbud i avtaleperioden, og/eller annen nedgang i leverandørens priser, som er gunstigere enn avtalte betingelser skal automatisk gjøres gjeldende. Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse. Produktskjema skal samtidig oppdateres og innsendes. Prisendringen kan ikke settes i kraft før Malvik kommune har godkjent denne. Etter at kunden skriftlig har godkjent prisøkningen, plikter leverandøren å distribuere nye prislister til virksomhetsstedet. Dersom leverandørens produkter får en prisstigning som etter kundens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, og eventuelt oppsigelse av avtalen Kvalitetskrav Smittefare. Transport og annen håndtering av smittefarlig materiale som kan overføre smitte til mennesker skal skje på en forsvarlig måte, slik at smittefaren blir så liten som mulig(jfr. lov om vern mot smittsomme sykdommer.4.4). I den forbindelse må leverandøren sørge for at det utarbeides skriftlige retningslinjer som ivaretar dette. Disse retningslinjene skal godkjennes av smittevernansvarlig i kommunen før de iverksettes. Transport av tøy Urent tøy skal fraktes i sekker av solid kvalitet, som tåler transporten og som tillukkes tett før selve transporten. Innholdet skal ikke være synlig når sekkene er tillukket. Det må sørges for at ikke urent og rent tøy blandes ved transport. Behandling av tøy i vaskeriet For å hindre smittestoffer fra urent tøy til det ferdige, rene produktet, må all behandling av urent tøy være adskilt fra behandling av rent tøy. Fremmedlegemer må frasorteres for å unngå skader på betjening, tøy og maskiner under vaskeprosessen. Tekstiler har ulik toleranse for vaskeprosessene, og derfor må det i vaskeriet skilles mellom tøy som har behov for ulike vaskeprogrammer. Farget tøy bør holdes adskilt fra hvitt tøy, personaltøy pakkes i egne sekker og skal ikke blandes med institusjonens øvrige skittentøy. For at tekstiler som benyttes i direkte forbindelse med pasienter og personale skal være rene, kreves en desinfeksjon i vaskemaskin ved kontinuerlig temperatur på 85 grader i minst 10 minutter. Personale med kliniske symptomer på bakterielle infeksjoner skal ikke håndtere rent tøy. Personalet i vaskeriet skal ha rent arbeidstøy hver dag, og personlige hygiene samt renhold av lokaler må være god. Transport av tøy skal skje fra ren side i vaskeriet. 10

11 Tekstilkvalitet Tekstilene skal tåle gjentatte vaskeprosesser ved 85 grader i minst 10 minutter. Dette gjelder også for tekstiler som brukes til frakting av tøy. Disse skal også gjennom en desinfiserende vaskeprosess etter bruk. Sengetøy (dynetrekk og putevar) skal være mønstret. Gardiner, duker og andre tekstiler som ikke benyttes i direkte kontakt med pasienter, skal vaskes på høyest mulig temperatur i forhold til det tekstilene tåler. Det forutsettes brukt moderne, lettstelte tekstiler som oppleves behagelige for brukerne og som reduserer belastningen for de ansatte (f.eks. tekstiler som krever minimal etterbehandling og er lette å arbeide med). Produktenes levetid og funksjonalitet (f.eks. vekt) må beskrives. Miljømessige hensyn skal dessuten vektlegges ved valg av tekstiler. Størrelser på arbeidstøy skal være tilpasset alle kroppsstørrelser Leveringsbetingelser Det forutsettes at levering og henting av tøy skjer normalt minimum 2 ganger pr. uke. Det påpekes at leverandør er ansvarlig for at det til enhver tid er tilstrekkelig tøy til stede på virksomheten. Tøyet forutsettes fritt levert, ved virksomheten. Leverandør holder traller og lignende (sekker med sikker lukkemekanisme), og tøy som ødelegges under vask erstattes av leverandør. Arbeidstøy skal være sammenlagt og legges i merkede hyller sortert etter størrelse Flattøy leveres sammenlagt, og trallen plasseres på merket område i sykehjemmet. Privattøy skal være vasket og behandlet i henhold til vaskeanvisning i det enkelte plagg. Tøyet skal være pent strøket (bukser skal være presset) Privattøy og spesialtøy (duker, gardiner og lignende) skal sikres tilbakelevering. Leverandøren må fremlegge forslag til system for sporbarhet. Hver levering skal være kontrollerbar i forhold til bestilt og levert tøymengde (telling pr. stk). Rutiner for avviksbehandling skal følges. Ved avvik fra leveringstidspunkt, skal virksomheten kontaktes. Ekstra omkostninger som kunden pådrar seg ved at leverandøren ikke kan levere varer som medfører for eksempel kjøp fra annen leverandør, skal dekkes av avtaleleverandøren Produktoversikt for prissammenstilling Nedenfor er det satt opp en liste med artikler for prissammenstilling. Denne følger også vedlagt, og skal fylles ut og følge tilbudet. Vi gjør oppmerksom på at listen er ikke uttømmende, men satt opp for å få en prismessig sammenstilling av tilbudene. Mengden utgjør anslagsvis kg tøy pr. år. 11

12 Vi presiserer at tjenesten i tillegg innbefatter leie av alt institusjonstøy. PRODUKT Enhetspris bes oppgitt Enhetspris eks. m.v.a Volumoverslag pr. år (med grunnlag i 2008). Flattøy Pr. kg kg Arbeidstøy Pr. kg kg Privat beboertøy Pr. kg kg Dyner Pr. stk 400 stk Puter 50x70 Pr. stk 170 stk Puter 45x50 Pr. stk 60 stk Duker Pr. stk 150 stk Gardiner Pr. stk 270 stk VEDLEGG 1. Innholdsliste tilbud 2. Artikler for prissammenstilling 3. HMS-egenerklæring 4. Standard avtalevilkår 12

13 VEDLEGG 1 : INNHOLDSLISTE TILBUD 1 Tilbudsbrev 2 Dokumentasjon på kvalifikasjoner a) skatteattester b) HMS-erklæring c) firmaattest, årsberetning/ årsregnskap, oversikt over eierstruktur, service- og distribusjonsnett, responstid, relevante referanser) 3 Spesifikasjoner/ krav til tjenesten, inkl. evt. forbehold fra leverandøren ihht. anbudsgrunnlaget, gjeldende prislister pr , utfylt oversikt for prissammenstilling og komplett tilbudsskjema(med priser og leveringsbetingelser) 4 Evt. Tilleggsinformasjon 5 Kataloger, brosjyrer ( i separat perm) Erfaringsvis mottar vi av og til mangelfulle besvarelser fra tilbydere. Det skjer også at vi må forkaste tilbud som ikke samsvarer med konkurransegrunnlaget, og dermed umuliggjør en forsvarlig og rettferdig sammenligning. Vi ber derfor tilbyder om å gå nøye gjennom tilbudsbesvarelsen og forsikre seg om at alle spørsmål er besvart og at samtlige vedlegg foreligger. 13

14 VEDLEGG 2 : OVERSIKT FOR PRISSAMMENSTILLING Vi presiserer at tjenesten i tillegg innbefatter leie av alt institusjonstøy. PRODUKT Enhetspris bes oppgitt Enhetspris eks. m.v.a Volumoverslag pr. år (med grunnlag i 2008). Flattøy Pr. kg kg Arbeidstøy Pr. kg kg Privat beboertøy Pr. kg kg Dyner Pr. stk 400 stk Puter 50x70 Pr. stk 170 stk Puter 45x50 Pr. stk 60 stk Duker Pr. stk 150 stk Gardiner Pr. stk 270 stk Dato: Underskrift firma/ navn 14

15 VEDLEGG 3: SKJEMA, HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder(sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: 15

16 VEDLEGG 4 : STANDARD AVTALEVILKÅR 1. KUNDEN 1.1 Jus- og innkjøpstjenesten er ansvarlig for avtalen. Deltakerne (heretter kalt Kunden) er ansvarlig ovenfor leverandørene når det gjelder de konkrete anskaffelsene. Avtalen omfatter alle Kundens virksomheter, tilsluttede kommuner og andre og regulerer kjøp av varer og/eller tjenester (heretter kalt produkter). Blir det inngått flere avtaler står de enkelte enheter/avdelinger hos Kunden fritt med hensyn til hvilke avtaleleverandører de vil kjøpe fra, dersom annet ikke er avtalt. Kundens virksomheter er forpliktet til å benytte inngåtte avtaler, dersom det ikke foreligger spesielle årsaker. Den enkelte deltakers ansvar begrenser seg til det som følger av deltakerens konkrete avrop. 1.2 Om det i avtaleperioden blir endringer i antall virksomheter hos Kunden, gjelder avtalen for de enheter/avdelinger/kommuner som til enhver tid er tilsluttet Kunden. 1.3 Dersom noen av deltakerne hos kunden i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter (f.eks aksjeselskap, stiftelse el) skal disse ha opsjon på innen rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne redusere leveransens omfang. 1.4 Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder «Lov om kjøp» av tilsvarende. 2. ANSVAR 2.1 Leverandøren er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne avtale blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet i kontrakten. 2.2 De produkter som leveres Kunden skal til enhver tid være i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer på området. Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som tilbys som et minimum holder de kvalitetskrav som er vanlig i bransjen. 2.3 Dersom Leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følge av denne avtalen, er leverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. 3. KOMMERSIELLE BETINGELSER 3.1 Alle priser og kostnader er basert på NOK i henhold til tilbud fra Leverandøren. Ikke spesifiserte produkter kalkuleres som spesifiserte. Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, frakt, skatter og andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. 3.2 Hvis Leverandøren i avtaleperioden tilbyr markedet spesielle tilbud/kampanjer, hvor prisene og kostnadene i slike tilfeller er lavere enn de avtalte betingelser, skal Kunden ved alle sine bestillinger uoppfordret bli informert om dette. 3.3 Tilbud fra Leverandøren til andre - gitt etter inngåelse av denne avtalen og som er gunstigere, skal automatisk gjøres gjeldende for Kunden, forutsatt at avtalen har et tilnærmet likt omfang og innhold. Leverandøren forplikter seg til å gjøre Kunden kjent med slike forhold. 3.4 Fastpris, time- eller kostnadssatser er ikke gjenstand for regulering med mindre annet er avtalt. 4. BETALING OG FAKTURERING 4.1 Forskudd vil ikke bli utbetalt, dersom annet ikke er avtalt. 4.2 Betalingsbetingelsene er: Netto pr. 30 dager. Månedlig samlefaktura til den enkelte enhet/avdeling, eventuelt annen rasjonell fakturering etter avtale. 4.3 Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Kunden skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra Leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Gebyrer og andre former for tillegg aksepteres ikke, med mindre annet er avtalt på forhånd. 4.4 For å sikre rettidig betaling må Kunden ha mottatt og godkjent leveringen, og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling m.m.» av 17. desember

17 4.5 Fakturaer skal referere til den enhet/avdeling og navnet på den som har bestilt produktet, samt hvor det ble levert. Alternativt refereres til ordrenummer/rekvisisjonsnummer gitt av Kunden. Det skal kun faktureres for levert kvantum. 4.6 Leverandøren plikter å tilby elektronisk fakturering i en slik form som Kunden måtte bestemme. Besparelser leverandøren måtte få som følge av elektronisk fakturering skal komme Kunden til gode i form av reduserte priser eller på annen måte som partene avtaler. 4.7 Dersom Leverandøren tilbyr alternative elektroniske betalingsformer har han ansvaret for at dette skjer på en sikker og betryggende måte. 5. E-HANDEL 5.1 Leverandøren skal gjøre de produkter og tjenester som skal leveres i henhold til Rammeavtalen, tilgjengelig for avrop via det offentliges markedsplass. Mer informasjon om det offentliges markedsplass finnes på Leverandøren skal inngå avtale med Ehandelsplattformoperatør for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Ehandelsplattformoperatøren er Kundens samarbeidspartner for tilrettelegging av tjenester over det offentliges markedsplass, og har ansvaret for å sikre blant annet tjenester for tilgang til transaksjonsplattform, innholdsleveranser (produktkataloger), enkle salgsløsninger, leverandørregister, tredjepartstjenester, samt infrastruktur, inkludert drift, åpenhet og sikkerhet (senere omtalt som markedsplasstjenestene). 5.3 Vilkårene for bruk av markedsplasstjenestene finnes på Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av markedsplasstjenestene. Bruk av markedsplasstjenestene skal gjøres i henhold til Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no. 5.4 Leverandøren plikter å inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen senest på tidspunkt for oppstart av avtale med Kunden. 6. EIENDOMSRETT 6.1 Utstyr og materiell som leveres etter denne avtalen blir Kundens eiendomsrett fra og med betalingstidspunktet ved ordinære kjøp. For andre finansieringsformer som blant annet leie, leasing og avbetaling avtales det spesielt. 7. LEVERINGSBETINGELSER 7.1 Leveringsbetingelsene er: Fritt levert den enkelte enhet/avdeling på anvist sted, dvs. franko/ddp i henhold til INCOTERMS Montering og fjerning av emballasje etter avtale. 7.2 Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottak å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen er mangelfull eller deler av den lider av en vesentlig mangel har Kunden rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. 7.3 Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en sikker og forsvarlig måte. 7.4 Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Den skal inneholde følgende: Leverandørens navn og adresse. Leverandørens produkter og antall. Kundens bestillingsnummer og navn, hvis anført. Kundens vareadresse. Kundens artikkelnummer, hvis anført. Antall kolli. Dato for ekspedering. Signatur ansvarlig ekspeditør Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom annet ikke er avtalt. 8. RETUR AV VARER 8.1 Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kredit, forutsatt at de er i originalemballasje og for øvrig i fullgod stand og salgbar. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen. 5.5 IBX Integrated Business Exchange AS er for perioden til valgt som E- handelsplattformoperatør for det offentliges markedsplass. Kontaktinformasjon: IBX Integrated Business Exchange AS, Mustadsvei 1, 0216 Oslo. Tlf: I tilfeller av feillevering eller feilbestilling plikter Kunden å rapportere dette til Leverandøren umiddelbart. Dersom feillevering skyldes forhold Leverandøren har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Leverandøren å levere Kunden erstatningsprodukter uten ekstra kostnad. 17

18 9. LEVERINGSTIDER 9.1 Leveringstid og leveringsfrekvens avtales nærmere mellom Leverandør og Kunde, og er bindende. Eventuell restlevering skal finne sted senest èn uke etter hovedlevering, dersom annet ikke er avtalt. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse. 9.2 Dersom Leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal Kunden uten opphold bli informert. 9.3 Leverandøren er forpliktet til å skaffe de produkter som avtalen gjelder innenfor den avtalte leveringstid. Ved vareknapphet skal Leverandøren gi Kunden høyeste prioritet. Må produktene kjøpes fra annet sted kan den kontraktsfestede Leverandør bli gjort økonomisk ansvarlig. 9.4 Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte virksomhet skal plassere ordren inntil den valgte Leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde. 9.5 Der hvor annet ikke er fastsatt gjelder misligholdsreglene (forsinkelser, mangler og ansvar) i «Lov om kjøp» av tilsvarende. 10. MONTERING / INSTALLASJON 10.1 For monteringsarbeider som inngår i leveransen gjelder følgende bestemmelser: 10.5 Under og i forbindelse med monteringsarbeid skal Leverandør besørge nødvendig og tilstrekkelig forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til leveringstidspunktet, samt ansvar for skade som måtte voldes på Kundens eller annen persons liv og helse eller eiendom frem til leveringstidspunktet, i den grad dette ikke dekkes av Kundens egne forsikringer. 11. FORSINKELSE, FEIL OG MANGLER 11.1 Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontraktsfestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av Kunden, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 0,5 % pr. virkedag av verdien av den del av leveransen som påvirkes av forsinkelsen så lenge forsinkelsen vedvarer, men begrenset oppad til 20 % av totalverdien av leveransen. Minimum NOK 1000,- pr hverdag inntil levering finner sted Kundens krav om konvensjonalbot vil bli gjort gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap eller skade Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at den ikke er i stand til å foreta rettidig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor Leverandørens kontroll, som den ikke har hatt muligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått Leverandøren skal i god tid før montering/installasjon finner sted, framlegge en plan for de ytelser som Kunden skal stå for ifølge avtalen Dersom montering/installasjon utføres etter en fast avtalt pris, omfatter denne alle utgifter og ytelser som ikke er spesielt unntatt i bestillingen, samt prøvedrift og idriftsettelse hvor dette må anses forutsatt Monteringsarbeidet skal utføres innenfor rammen av de forskrifter, arbeidsordning, arbeidsreglement og sikkerhets- og kontrollbestemmelser som gjelder på arbeidsstedet. Kunden kan kreve at Leverandørens personell skal undertegne Kundens vanlige taushets- og ansvarserklæringer Dersom annet ikke er avtalt påtar Leverandøren seg i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved produkter som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet, slik at de leverte produkter er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig for produktet ved løpende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje. 18

19 11.6 For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til punkt 11.5, påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal allikevel ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeidet er avsluttet på vedkommende del Manglende levering eller forsinkelse fra underleverandør, som ikke skyldes force majeure eller forhold godkjent av Kunden i henhold til denne artikkel, fritar eller begrenser ikke Leverandørens ansvar i henhold til kapittel For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. 12. REKLAMASJONER 12.1 Leverandøren er ansvarlig for at de produkter og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Kunden tilbakevise den eller deler av den. Avviste produkter byttes omgående for Leverandørens regning. Kundens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke Leverandøren for de forpliktelser den har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra Kundens side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter Leverandøren skal innkalle Kundens brukergruppe til evalueringsmøter. Frekvens avtales nærmere mellom partene. 14 DOKUMENTASJON 14.1 All nødvendig dokumentasjon for normalt bruk av utstyr og materiell skal være inkludert i leveransen. Språket skal være norsk dersom annet ikke er beskrevet. 15. STATISTIKK 15.1 På forespørsel skal Leverandør, uten omkostninger for Kunden, utarbeide leveringsstatistikk for Kunden på nivåene: Konsern, Enhet og Avdeling. Leverandøren må kunne levere statistikk pr. halvår, pr. år og for hele avtaleperioden senest 1 måned etter utløp. Statistikken skal inneholde opplysninger om: Type produkter og modeller Levert mengde pr. produkt Forbruk i kroner pr. produkt Eventuelle andre opplysninger pr. enhet. Statistikken skal være utarbeidet i elektronisk form, fortrinnsvis i regneark og Excel-format. Alternativt andre løsninger som er konverterbare til nevnte format. 16. OPPSIGELSE OG MISLIGHOLD 13. PRODUKTOPPLYSNING / SAMARBEID 13.1 Når avtalen er inngått skal Leverandøren ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere produktkatalog og oppdatering av denne. Leverandøren skal levere produktopplysninger (produktblad) for alle produkter. Ellers gjelder «Lov om produktkontroll» av 11. juni 1976 nr Leverandøren skal i nødvendig grad gi brukeropplæring på egnet sted for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnader for Kunden Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leverandører dersom dette anses nødvendig Avtalen gjelder i avtalt periode uten oppsigelse Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Leverandøren fakturerer til andre priser enn avtalt. Prisendringer, jf. punkt 3 Leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet/ytelse/funksjonalitet enn forutsatt i tilbudet/anbudet. Betalingsbetingelser ikke overholdes. 19

20 16.3 Gjentatt Mislighold fra Leverandørens side kan betraktes som vesentlig mislighold og gir Kunden rett til heving av kontrakten uten kostnader. Som mislighold regnes: Leveringsforsinkelse. Feil og mangler ved avtaleprodukter. Service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan Kunden kreve erstatning etter vanlig kjøpsrettslige regler. Misligholdsforføyelser av samme art kan også gjøres av den enkelte kommunale bruker, uavhengig av tiltak fra Kunden sentralt. 19 TRANSPORT AV AVTALEN 19.1 Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter og plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. 20. REKLAME/OFFENTLIGGJØRELSE 20.1 Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre Avtaleadministrator har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 17. PRØVETID 17.1 Så lenge annet ikke er avtalt, blir de første seks måneder å betrakte som en prøvetid sett fra Kundens side. Dette gjelder forhold relatert til kvalitet, funksjonalitet, ytelse, levering og Leverandørens kontakt/oppfølging hos Kunden. Kunden har en oppsigelsestid på en måned i prøveperioden. 18. LOV OG TVISTER 18.1 Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten avgjøres for de ordinære domstoler med Trondheim tingrett som verneting Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig. 20