KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV CATERINGTJENESTER TIL REGJERINGENS REPRESENTASJONSANLEGG (RRA) SAKSNR. 14/01572

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV CATERINGTJENESTER TIL REGJERINGENS REPRESENTASJONSANLEGG (RRA) SAKSNR. 14/01572 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og II Side 1 av13

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 6 3. KOMMUNIKASJON 7 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 7 5. TILBUDET 7 6. INNLEVERING AV TILBUD 8 7. BEHANDLING AV TILBUD 9 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 9 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING DISPOSISJON FOR BESVARELSEN AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 13 Side 2 av13

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål Utenriksdepartementet, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå rammeavtale om kjøp av catering med det formål å dekke behovet ved regjeringens representasjonsanlegg (kalt RRA). I RRA er det ansatt en kjøkkensjef som håndterer daglig drift og arrangementer i mindre skala. Utover det har vi behov for å knytte til oss en caterer for supplering ved større arrangement og til travle perioder. Levering fra caterer vil være et supplement. Det vil bli inngått rammeavtale med én tilbyder (caterer). 1.2 Om oppdragsgiver Utenrikstjenesten arbeider for norske interesser, norske borgere og en fredelig, rettferdig og bærekraftig verden. Utenrikstjenesten har to hovedoppgaver: 1. Bidra til utforming og gjennomføring av Regjeringens utenrikspolitikk. 2. Yte service til publikum og norsk næringsliv. Utenrikstjenestens oppgaver og lovpålagte virke er forankret i Lov om utenrikstjenesten og Utenriksinstruksen. UDs organisasjon Utenriksdepartementet og de 103 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader (85), faste delegasjoner (7), generalkonsulater (8) og andre representasjoner (3) utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som i dag teller ca personer, hvorav 850 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 670 utsendte fra Norge sammen med ca. 970 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: RRA er direkte underlagt Utenriksdepartementets Avdeling for kultur, norgesfremme og protokoll, som er å regne som oppdragsgiver. Side 3 av13

4 Regjeringens representasjonsanlegg (RRA) Anlegget består av tre bygninger; Inkognitogaten 18 (heretter kalt I 18), Riddervoldsgate 2 (kalt R2) og Parkveien 45 (kalt P45) i Oslo. I 18 brukes som statsministerbolig. Representasjonsdelen i første etasje driftes av UD, dvs. fra P45. R2 og P45 er regjeringens representasjonsanlegg og inneholder representasjonslokaler i tillegg til 15 bo-rom for besøk. Anlegget brukes av regjeringens medlemmer til offisielle måltider, mottakelser og møter. Arbeidsoppgavene i Regjeringens representasjonsanlegg blir i stor grad styrt av besøksplaner for stats- og utenriksministeren. Detaljer om leveranse til RRA er omfattet av taushetsplikt. Boende besøk strekker seg normalt over ett til to døgn og vil inkludere frokost, møter, pressekonferanser, lunsj og middag avhengig av type besøk. Norske råvarer benyttes, tilpasset sesong og tilgang. RRA er normalt stengt på lørdager og søndager, samt de fleste helligdager. Den årlige 17. mai-mottakelse med ca. 400 gjester, er et av unntakene. Det er normalt liten aktivitet i Osloskolenes ferier. Anlegget har en lett tilgjengelig gårdsplass for levering av varer pr. bil. Behovsbeskrivelse Oppdragsgiver ønsker levering av følgende produkter/tjenester: - Frokosttallerken - Tre retters lunsj eller enklere form som f.eks. en varmrett, smørbrød eller tilsvarende. - Middag, treretters meny av høy kvalitet eller husmannskost - Mottakelser med fingermatbuffet eller kanapéer - Kaker/Bakverk - Fruktfat kokker avhengig av arrangementsstørrelse. Etter nærmere avtale kan kjøkkensjefen i RRA bistå ved anretning/finish, i den grad han har kapasitet. Det forventes kunnskap om ulike typer allergier, kultur- og religionsbetingede dietter. Råvarer til 1 porsjon vegetar og fisk/skalldyrsalternativ må alltid medbringes sammen med øvrig meny. Side 4 av13

5 Så vidt mulig vil bestilling av varer og tjenester skje i god tid før arrangementet, men det kan også være behov for å bestille på kort varsel. Antall kuverter kan variere fra 4 til over 50, mens mottakelser kan være for personer (normalt i underkant av 100 personer). Oppdragsgiver har behov for at tilbyder utpeker en kontaktperson som skal ha oppdragsgivers tjenestebehov som spesialområde. Det er ønskelig med høy tilgjengelighet hos kontaktpersonen i tillegg til en godt fungerende «back up-funksjon» ved ferieavvikling, sykdom m.m. Regjeringens representasjonsanlegg har egen skjenkebevilling og setter selv vin til menyene. Alle drikkevarer besørges av RRA. Våre ansatte besørger menytrykk, oppdekning, blomster og servering, samt garderobe og oppvask. 1.3 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Spesielle kontraktsvilkår - Vedlegg 2: Alminnelige kontraktsvilkår - Vedlegg 3 Krav til tjenesten - Vedlegg 4: Prisskjema - Vedlegg 5: Skjema for HMS-egenerklæring - Vedlegg 6: Skjema for egenerklæring om vandel - Vedlegg 7: Skjema for egenerklæring lover og forskrifter - Vedlegg 8: Skjema for egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Cateringtjenester er en uprioritert tjeneste jfr. FOA 2-1 (5) jf. Vedlegg 6. For denne anskaffelsen gjelder derfor forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser. 1.5 Kontrakt Det skal inngås avtale med 1 leverandør. Kontraktsperioden er fra og med til og med Avtalen kan forlenges av oppdragsgiver med ett år om gangen i inntil to år, slik at maksimal varighet kan bli til sammen 4 år. Side 5 av13

6 Kontrakten består av UDs alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av tjenester, Spesielle kontraktsvilkår, Tekniske krav, Prisskjema, Konkurransegrunnlaget og Tilbudet. Oversikt over avtalens dokumenter og rangeringen av disse fremgår av avtalens pkt Anskaffelsens verdi På grunnlag av gjennomsnittlig forbruk antydes et årlig uttak på rammeavtalen på ca. NOK ,-. Dette er et estimat og er ikke bindende for UD. 1.7 Sosiale, etiske og miljøkrav Kontrakten vil inneholde sosiale-, etiske- og miljøkrav. Disse fremkommer av Teknisk spesifikasjon og spesielle kontraktsvilkår. 1.8 Konfidensialitet Tilgang til oppdragsgivers lokaler krever at det utvises fortrolighet/konfidensialitet i alle forhold som personer hos leverandøren får av opplysninger og kjennskap til gjennom utøvelse av tjenesten. Taushetserklæring må signeres. Ved enkelte anledninger vil det bli stillet ekstra sikkerhetskrav. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått til kl Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl Frist for å levere tilbud kl Innstilling av valgt(e) tilbyder(e) og meddelelse om dette Klagefrist for tilbydere/karensperiode utløper kl Kontraktsinngåelse Uke 19 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Side 6 av13

7 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser vedrørende denne konkurransen skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 14/01572 RRA Catering, pr. e-post til med kopi til Kontaktperson er Hanne Rennesund. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn oppgitt kontaktperson når det gjelder anbudskonkurransen. 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. 3.3 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget oppfordres tilbyder til umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes oppdragsgiver innen fristen som er angitt for dette. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Det vil bli informert om eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet vil oppdragsgiver forlenge tilbudsfristen. 5. TILBUDET Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi del-tilbud. Side 7 av13

8 5.1 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse. 5.2 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 5.3 Underleverandører Det skal være en hovedleverandør som skal ha ansvaret for tilbudet. Leverandøren kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av tilbudet, men hovedleverandøren skal i så tilfelle være ansvarlig for underleverandørens leveranse. Leverandør skal kontraktsmessig ha forpliktet sine underleverandører til å følge forpliktelsene i vedlagte rammeavtale. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal leveres inn to eksemplarer av tilbudet i papirversjon innsatt i ringpermer med skillekort, uten noen form for innbinding eller stifting (løsark). Permene skal merkes med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD. Ved motstrid vil papirversjonen være gjeldende. Tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: Hanne Rennesund Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon KTA/ANS Tilbud Cateringtjenester til Regjeringens representasjonsanlegg (RRA) Saksnr. 14/01572 Side 8 av13

9 6.2 Innleveringssted Tilbudet kan i Varemottakets åpningstid, kl mandag til fredag, leveres til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Varemottak R5, Akersgata 59 (inngang Munchs gate) 0180 Oslo Tilbudet kan alternativt sendes til: Departementenes sikkerhets og serviceorganisasjon Kontortjenesteavdelingen v/ Hanne Rennesund Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Tilbyder har risikoen for at oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristens utløp. 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. 7.2 Avvisning/avlysning Regler for avvisning av tilbud er angitt i FOA 11-10, og Reglene for avlysning er angitt i FOA KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Bare kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Obligatoriske dokumentasjonskrav 8.1 Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for betalt merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for betalt skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Side 9 av13

10 8.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at leverandør oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet her under Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) FOR nr HMS-egenerklæringen må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Skjema for HMS-egenerklæring følger i vedlegg Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må være et lovlig etablert foretak. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 6, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: For norske leverandører vil den lovlige registreringen fremkomme av skatteattesten, det er ikke nødvendig å levere foretaksattest. Vedlegg 6 Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 8.4 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Attest fra kredittvurderingsselskap som innehar gyldig konsesjon fra Datatilsynet, eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Det kreves erfaring fra minimum 6 tilsvarende oppdrag de siste 2 år som kan sammenliknes med arrangementer i RRA. Eksempler på liknende oppdrag er større cateringoppdrag ved regjeringens representasjon eller viktige næringslivsarrangement, som beskrevet i konkurransegrunnlagets pkt. 1.2 Behovsbeskrivelse. Gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. Godkjennelse som næringsmiddelvirksomhet fra Mattilsynet. Leverandør skal ha et fungerende system for matsikkerhet, herunder internkontroll mat og HACCP. Leverandør må følge matloven, matlovforskriften og næringsmiddelhygieneforskriften. Side 10 av13

11 Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens minst 6 tilsvarende oppdrag de siste 2 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oppgi anledning, oppdragets art og antall gjester, samt referanseperson hos bestiller. Beskrivelsen skal være fyllestgjørende slik at oppdragsgiver er i stand til å vurdere referanseoppdragenes relevans. Oversikt over leverandørens bemanning/organisasjonsplan og relevant kompetanse og erfaring som besittes eller planlegges tilknyttet leverandøren. Kopi av godkjenningsbevis fra Mattilsynet som viser at leverandøren er godkjent næringsmiddelvirksomhet. Dokumentasjon på at leverandøren har et fungerende system for matsikkerhet (herunder internkontroll mat og HACCP). Egenerklæring om at leverandøren følger matloven, matlovforskriften og næringsmiddelhygieneforskriften. Egenerklæringsskjema følger i vedlegg TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier, med tilhørende prosentvis vekting som vist nedenfor (totalt 100 %). Score for hvert tildelingskriterium vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 1. Pris: 20 % 2. Kompetanse hos tilbudt personell: 40 % 3. Tilgjengelighet og gjennomføring: 40 % 9.1 Pris vekt 20 % Oppdragsgiver ønsker pris på utvalgte produkter/tjenester som fremgår av vedlagte prisskjema, se Vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. Leverandøren bes fylle ut dette skjemaet i sitt tilbud. Pris på de angitte produktene/tjenestene vil være gjenstand for tildeling under dette tildelingskriteriet, og vil vektlegges på følgende måte: - Totalpris på utvalgte produkter: 50 % - Fastpris per kokk per arrangement: 50 % For at oppdragsgiver skal kunne sammenligne prisene bes det om at det ikke gjøres endringer i tabellen. Side 11 av13

12 Leverandør bes i tillegg om å vedlegge komplett menysortiment for vinteren 2014 med prisliste som et eksempel på hva de normalt tilbyr (for andre produkter enn de som fremkommer i vedlagte prisskjema). Disse prisene vil ikke være gjenstand for tildeling. 9.2 Kompetanse hos tilbudt personell Her sammenlignes tilbudene i forhold til kompetanse og erfaring hos tilbudt personell. Tilbyder skal dokumentere tilbudte personellressurser ved å beskrive antall faglærte kokker, lærlinger samt ufaglærte kokker som deltar ved gjennomføringen, og oppgi deres tidligere erfaring fra tilsvarende utførte oppdrag. Det vil gis uttelling for hvorvidt tilbudt personell har erfaring fra større representasjonsoppdrag/cateringoppdrag ved regjeringens representasjon eller viktige næringslivsarrangement (som beskrevet i pkt. 1.2), samt i hvilken grad tilbudt caterer/kokker har kunnskap om ulike typer allergier, kultur- og religionsbetingede dietter. Det skal vedlegges CV for caterer/kokker som tilbys. 9.3 Tilgjengelighet og gjennomføring Her sammenlignes tilbudene i forhold til beskrivelse av tilgjengelighet og gjennomføring av oppdraget. Følgende elementer vil særlig bli vurdert: - Tilgjengelighet hos tilbudt kontaktperson - I hvilken grad rutiner for planlegging og oppfylling av bestillinger anses tilfredsstillende, samt i hvilken grad tilbyder har en godt fungerende «back up-funksjon» ved ferieavvikling, sykdom mv. Tilbyder må i sitt tilbud beskrive tilgjengelighet hos tilbudt kontaktperson, og sine rutiner for planlegging og oppfylling av bestillingene (herunder beskrivelse av hvordan ferieavvikling, sykdom mv. håndteres). 10. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 0. Signert tilbudsbrev 1. Skatteattester og HMS-egenerklæring 2. Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, herunder egenerklæring om vandel 3. Tilbyders finansielle og økonomiske stilling (dokumentasjon iht. konkurransegrunnlaget pkt. 8.4) 4. Tilbyders tekniske kvalifikasjoner (dokumentasjon iht. konkurransegrunnlaget pkt. 8.5) 5. Utfylt prisskjema og øvrig prisliste 6. Beskrivelse av kompetanse hos tilbudt personell 7. Beskrivelse av tilgjengelighet og gjennomføring 8. Evt. annen dokumentasjon iht. konkurransegrunnlagets krav Side 12 av13

13 10.1 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Avvik som fører til at tilbudet ikke kan sammenlignes med andre eller medfører vesentlig tvil i forhold til tildelingsbeslutningen, vil føre til avvisning av tilbudet 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Dette gjelder også de som eventuelt har fått tilbudet avvist. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Ved avlysning av konkurranse vil samtlige tilbydere, også de som er avvist som leverandører, bli underrettet. Side 13 av13