MØTEINNKALLING SAKSLISTE 0091/05 PENSJONSKOSTNADER 2005 * TILLEGGSBEVILGNING TIL DEKNING AV EGENKAPITALINNSKUDD I KLP

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 1700 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Tittel 0090/05 BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN /05 PENSJONSKOSTNADER 2005 * TILLEGGSBEVILGNING TIL DEKNING AV EGENKAPITALINNSKUDD I KLP 0092/05 SØKNAD OM FRITAK SOM KOMMUNESTYREMEDLEM OG ORDFØRER - VALG AV ORDFØRER/VARAORDFØRER 0093/05 FRITAK FRA VERV DIREKTE KNYTTET TIL ORDFØRERVERVET SAMT STYREVERV I FORHOLD TIL GRAN KOMMUNE - NYOPPNEVNELSER 0094/05 FORPROSJEKTRAPPORTER SKJØNNSMIDDEL - PROSJEKTET FASE 1 - FORPROSJEKTER HADELAND - PLATTFORM FOR SAMARBEID 0095/05 FINANSIERING AV BREDBÅNDSUTBYGGING 0096/05 KOMMUNAL TRAFIKKSIKKERHETSPLAN - PRIORITERINGSLISTE /05 REVIDERING AV KOMMUNEDELPLAN HOVEDPLAN AVLØP SLUTTBEHANDLING 0098/05 REGULERINGSPLAN FOR STENSRUDHAVNA GNR. 105 BNR.1 - SLUTTBEHANDLING 0099/05 HØRINGSUTTALELSE NY LOV OM ARBEIDS- OG VELFERDSFORVALTNING OG TILPASNINGER I ANDRE LOVER 0100/05 BETALING FOR DAGOPPHOLD FOR ELDRE PÅ DAGSENTER 2005 ren, for ordføreren Richard Bjerkelund Konsulent Side 1

2 Sak 0090/05 BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Saksbehandler: Maj Kristin Sæther Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 05/01759 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0162/05 Formannskapet PS 0090/05 Kommunestyret Innstilling: Med de endrings-/tilleggsforslagene, som fremgår av behandlingen i formannskapet, vedtas administrasjonens innspill til målsettinger. Rådmannen får fullmakt til å redigere og samordne de vedtatte målformuleringene før de innarbeides og sluttbehandles som en del av budsjett- og økonomiplan Arbeiderpartiets og Sosialisk Venstrepartis salderingsforslag for budsjettet vedtas. Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 0162/05 Resultat: Annet forslag vedtatt Behandling i utvalget: Det ble reist spørsmål om habiliteten til representantene Luneng (Ap) og Strand (Ap). Ved votering ble begge representantene erklært inhabile i budsjett- og økonomiplansaken, jfr. kommuneloven 40 nr. 3 jfr. forvaltningsloven 6 annet ledd. Som vararepresentanter tiltrådte Therese Alm (Ap) og Peter Oskar Saugstad (Ap) Disse hadde ordet i saken: Ordfører Roald Braathen (Ap) Gry Haugsbakken (Ap) Anne Lise Bleie (H) Rådmann Ellen Stokstad Einar Ellefsrud (Frp) Leif Kristian Alm (Sp) Steinar Aannerud (Sv) Therese Alm (Ap) Berit Halvorsen Mai Kristin Sæther Ordfører Roald Braathen fremmet følgende forslag: Arbeidet med revisjon av kommuneplanens samfunnsdel igangsettes innen 1. kvartal Utvikling av visjon, overordnede mål og 4 års-mål, vil stå sentralt i dette arbeidet og forutsettes å kunne påvirke måldelen av budsjett/økonomiplanen allerede ved budsjettbehandlingen for Side 2

3 Side 3 av 49 Sak 0090/05 Forslag til Gran kommunes visjon og overordnede mål fra Høyre, Kristelig Folkeparti og Fremskrittspartiet benyttes som innspill til arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel. Ved votering ble forslaget enstemmig vedtatt. Måldelen av budsjettet: Med utgangspunkt i administrasjonens innspill til målsettinger, ble det fremmet følgende endrings- /tilleggsforslag: Rådmannen med stab: Mål for 2006: Forslag fra Høyre: Første kulepunkt får tilleggstekst, slik at lønnskostnadene kan reduseres. Forslaget falt med 8 mot 1 stemmer. Legge til rette for etablering og utvikling av næringsvirksomhet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Konkurranseutsette kommunens regnskaps- og lønnsfunksjoner. Forslaget falt med 8 mot 1 stemmer. Forslag fra Arbeiderpartiet: Utrede spesifikke lokkemidler for å få ansatte i AFP alder til å stå lenger i arbeid. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Følge intensjonene i IA avtalen. Færre sykmeldte og tidligere tilbake i jobb. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Rapportere på antall personer som jobber ufrivillig deltid. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Eiendomsavdelingen Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Senterpartiet: Skaffe kommunale tomter for å medvirke til at det blir bygd boliger med energiforsyning basert på fornybar energi. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Drive et aktivt enøkarbeid og holde kommunestyret orientert om resultatene. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Skaffe mindre tilrettelagte boliger i nærheten av personellbaser og selge store boliger som ligger usentralt. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag fra Høyre: Opptimalisere utnyttelsen av eiendomsmassen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vurdere å opprette et eiendomsselskap for bedre å forvalte eiendomsmassen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Mål for 2006:

4 Sak 0090/05 Forslag fra Arbeiderpartiet: Evaluere samarbeidet mellom virksomhetene og eiendomsavdelingen mht vaktmestertjenestene. Forslaget ble vedtatt med 8 mot 1 stemmer. Ta aktive grep/tiltak for å få tilgang på tomter til salg i kommunal eie. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Ved anbud på utbygging o.l. skal det stilles krav til at anbyder har lærlingeplasser. (Hvis mulig.). Forslaget falt med 5 mot 4 stemmer. Forslag fra Senterpartiet: Gjennomgå eiendomsmassen med hensyn på salg. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Grunnskolen Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Fremskrittspartiet: Bygge en ny, moderne skole på Trintom i stedet for å lappe på den gamle. Forslaget falt med 8 mot 1 stemmer. Mål for 2006: Forslag fra Senterpartiet: Innføre skofri skole fra skoleåret 2006/07. Forslaget ble enstemmig vedtatt, og samtidig ble administrasjonens forslag til kulepunkt 5 strøket. Forslag fra Høyre: Søke å innføre obligatorisk to fremmedspråk i ungdomsskolen. Forslaget falt med 7 mot 2 stemmer. Barnehage Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Høyre: Administrasjonens forslag til kulepunkt 2 strykes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Mål for 2006: Forslag fra Høyre: Administrasjonens forslag til kulepunkt 3 strykes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag fra Fremskrittspartiet: Side 4 av 49

5 Sak 0090/05 Alle pendlerere skal få fradrag for reiseutgifter før beregning av barnehagesatser. Forslaget falt med 8 mot 1 stemmer. Forslag fra Arbeiderpartiet: Ha maksimalpris på 2500 kr pr familie. (2003 kr) Forslaget ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer. Sosialtjenesten Mål for 2006: Forslag fra Arbeiderpartiet: Gjøre det mulig med arbeid for sosial hjelp. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Ved behov skal det kunne kreves aktivitetsbetingelser for utbetaling av ytelser utover nødhjelp. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Barneverntjenesten Mål for 2006: Forslag fra Arbeiderpartiet Legge større vekt på å komme inn på et tidlig tidspunkt. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Gjøre tjenestetilbudet som barnevernet tilbyr bedre kjent. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Gjennomføre et informasjonsarbeid om hvordan man kan kontakte barnevernet dersom man har en bekymring. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Pleie- og omsorg Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Høyre Administrasjonens forslag til kulepunkt 6 endres til redusere sykefraværet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag fra Fremskrittspartiet: Legge til rette for at eldre skal kunne bo i sitt hjem så langt det er praktisk mulig. Ta i bruk omsorgslønn. Forslaget falt med 5 mot 4 stemmer. Mål for 2006: Forslag fra Arbeiderpartiet Øke stabiliteten av pleiere i hjemmetjenesten. Personer som er svært alvorlig syke skal prioriteres. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 5 av 49

6 Sak 0090/05 Forslag fra Høyre Administrasjonens forslag til første kulepunkt strykes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Plan og bygg Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Fremskrittspartiet: Åpne for spredt boligbygging, dvs. kunne gi dispensasjon for bygging i LNF-C-områdene. Forslaget falt med 7 mot 2 stemmer. Mål for 2006: Forslag fra Høyre Følge opp samarbeidet med byggebransjen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag fra Arbeiderpartiet Maksimal saksbehandlingstid for ordinære byggesaker skal være i tråd med forskriften. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Legge til rette for økt fortetting i sentrumsområdene. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Samferdsel, parkdrift Mål 2006 : Forslag fra Fremskrittspartiet Alle som har arbeidssted på motsatt side av Horn/Tangen skal få fripass på ferja. Gran kommune vil på sikt arbeide for at alle innbyggere i kommunen kan benytte ferja med fripass. Forslaget falt med 8 mot 1 stemmer. Vann, avløp og renovasjon Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Arbeiderpartiet: Tilrettelegge for alternative vann og kloakkløsning i forbindelse med nye utbygningsområder. Forslaget ble enstemmig vedtatt. renvannet skal ha en vannkvalitet som er godkjent av NIVA. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Mål for 2006: Forslag fra Senterpartiet Side 6 av 49

7 Sak 0090/05 Følge opp hovedplan avløp og arbeide for å reduserere forurensning til Viggavassdraget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Brann og redning Mål for økonomiplanperioden: Forslag fra Arbeiderpartiet. Administrasjonens forslag til kulepunkt 4 strykes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Mål for 2006: Forslag fra Arbeiderpartiet Administrasjonens forslag til kulepunkt 1 strykes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Idrettsanlegg Mål for 2006: Forslag fra Høyre I administrasjonen forslag til kulepunt 2 strykes avklaring om videre drift av Rosendalsbanen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Med disse endrings-/tilleggsforslagene ble administrasjonens innspill til målsettinger enstemmig vedtatt. Rådmannen får fullmakt til å redigere og samordne de vedtatte målformuleringene før de innarbeides og sluttbehandles som en del av budsjett- og økonomiplan Saldert budsjett- og økomomiplan Det ble fremsatt 4 endringsforslag til rådmannens innspill til saldert budsjett- og økonomiplan for : Endringsforslag fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti Endringsforslag fra Senterpartiet Endringsforslag fra Fremskrittspartiet Endringsforslag fra Høyre og Kristelig Folkeparti Forslagene er vedlagt protokollen i dokumentet de politiske partiers forslag til saldert budsjett- og økonomiplan Det ble deretter votert enkeltvis over forslagene: Fremskrittspartiets forslag falt med 8 mot 1 stemmer. Høyres forslag falt med 8 mot 1 stemmer. Senterpartiets forslag falt med 7 mot 2 stemmer. Arbeiderpartiets/Sosialistisk Venstrepartis forslag fikk 5 stemmer for og 4 i mot, og forslaget ble dermed vedtatt. Side 7 av 49

8 Sak 0090/05. Vedtak: Med de endrings-/tilleggsforslagene, som fremgår av behandlingen, ble administrasjonens innspill til målsettinger vedtatt. Rådmannen får fullmakt til å redigere og samordne de vedtatte målformuleringene før de innarbeides og sluttbehandles som en del av budsjett- og økonomiplan Arbeiderpartiets og Sosialisk Venstrepartis salderingsforslag for budsjettet vedtas, jfr vedlagte dokument de politiske partiers forslag til saldert budsjett- og økonomiplan. Saksdokumenter: Rådmannens innspill til saldert budsjett og økonomiplan Sammenstilling av de politiske partienes forslag til endringer satt opp mot rådmannens forslag til saldering Rådmannens innspill til mål for budsjett og økonomiplan De politiske partier innspill til mål for budsjett og økonomiplan Vedlagt: Saksopplysninger: På forespørsel fra formannskapet har rådmannen utarbeidet et saldert forslag til budsjett og økonomiplan for Rådmannens salderte dokument ble gjennomgått og drøftet i formannskapets arbeidsmøte 2. november d.å. I arbeidet med budsjett og økonomiplan var alle politiske partier som er representert i kommunestyret til stede. I møtet ble det lagt frem to alternativer til rådmannens salderte budsjettforslag; ett fra Arbeiderpartiet, Senterpartiet og Sosialistisk Venstreparti og ett fra Høyre og Kristelig Folkeparti. Fremlagte forslag til alternativ saldering er satt sammen i ett felles dokument, jfr vedlegg. De samme partiene la også frem forslag til mål for samme periode, disse er satt sammen i et felles dokument. I tillegg la rådmannen frem sine forslag til mål for planperioden. Begge dokumenter følger saken. Side 8 av 49

9 Sak 0091/05 PENSJONSKOSTNADER 2005 * TILLEGGSBEVILGNING TIL DEKNING AV EGENKAPITALINNSKUDD I KLP Saksbehandler: Maj Kristin Sæther Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 05/02886 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0163/05 Formannskapet PS 0091/05 Kommunestyret Innstilling: Det tilleggsbevilges kr til dekning av egenkapitaltilskudd til KLP Forsikring. Beløpet dekkes inn ved å bruke kr av overskudd etter K.sak 72/05 og kr fra kapitalfond. Dersom pensjonskostnadene overstiger budsjettert beløp for 2005 gis administrasjonen fullmakt til å saldere regnskapet mot avsatt disposisjonsfond for premieavvik i årsavslutningen. Bruk av fondet skal særskilt fremgå i rådmannens sak om årsoppgjørsdisposisjoner. Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 0163/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Det tilleggsbevilges kr til dekning av egenkapitaltilskudd til KLP Forsikring. Beløpet dekkes inn ved å bruke kr av overskudd etter K.sak 72/05 og kr fra kapitalfond. Dersom pensjonskostnadene overstiger budsjettert beløp for 2005 gis administrasjonen fullmakt til å saldere regnskapet mot avsatt disposisjonsfond for premieavvik i årsavslutningen. Bruk av fondet skal særskilt fremgå i rådmannens sak om årsoppgjørsdisposisjoner. Saksdokumenter: Vedlagt: Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, 13 Nei Brev datert 25. april d.å. fra KLP Forsikring; Tilbakeføring av overskudd og innkreving av egenkapitaltilskudd Nei Foreløpig aktuarberegning, september 2005 fra KLP Forsikring Nei Foreløpig aktuarberegning, oktober 2005 fra Statens Pensjonskasse Nei Side 9

10 Sak 0091/05 Saksopplysninger: Enkelt fremstilt håndteres pensjon slik i kommunalt regnskap; Pensjonspremie betales til pensjonsselskap. Pensjonskostnad beregnes ut i fra forskriftsbestemmelser og er det beløp som utgiftsføres i regnskapet. Differansen blir premieavvik. Betales det mer premie til pensjonsselskap enn det beregnet pensjonskostnad viser, inntektsføres differansen for så å utgiftsføres over kommende 15 år. Betales det mindre til pensjonsselskap enn det beregnet pensjonskostnad viser, utgiftsføres differansen og tas til inntekt over kommende 15 år. Pensjonskostnad Med virkning fra regnskapsåret 2002 har kommunen regnskapsført pensjonskostnader basert på beregninger gitt i 13 i Forskrift for årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Bakgrunnen for regnskapsforskriften var den særlige økningen i kommunenes pensjonspremier i 2001/2002. Hensikten var å jevne ut pensjonsutgiftene i regnskapet og gi større forutsigbarhet. Etter gjeldende regler skal pensjonskostnadene for fremtiden beregnes med historiske tall for lønnsvekst, Grunnbeløpsregulering, risikofri rente og avkastning. Det er spesielt differansen mellom risikofri rente og lønnsvekst som påvirker nivået på pensjonskostnadene betydelig. For 2005 er renten 1,5 % høyere enn lønnsveksten, den laveste differansen siden innføring av forskriften. Differansen for 2004 var 2 %. Isolert sett vil denne differansen gi et påslag i pensjonskostnadene fra 2004 til 2005 på 15 %. Forutsetningen for at reglene skal fungere etter hensikten er at kostnadene som resultat blir mer stabilt enn premien som kreves inn fra kommunene. Siden dette ikke har skjedd foreligger det nå forslag til endringer av forskriften. Forslaget gir to viktige endringer; Å gå bort i fra beregninger basert på historiske data og erstatte disse med faglige vurderinger om fremtiden. Å fastsette beregningsforutsetningene i forkant av et budsjettår. Det er per i dag ikke kjent om foreslått endring vil gjelde allerede for inneværende år eller om den først skal virke fra I løpet av de 3 årene forskriften har fungert er det inntektsført et premieavvik på 13 mill. kr. Inntektsført premieavvik skal kostnadsføres i regnskapet i løpet av 15 påfølgende år. Foreløpig beregnet pensjonskostnad knyttet til KLP Forsikring, basert på gjeldende forskrift, viser at det må utgiftsføres 8,5 mill.kr. mer i regnskapet enn det som er betalt i premie. Sett i forhold til budsjett må det påregnes en utgift i størrelsesorden 4,5 mill.kr. Foreløpig beregnet pensjonskostnad knyttet til Statens Pensjonskasse, basert på gjeldende forkrift, viser at det skal utgiftsføres kr mer enn det som er betalt i premie. Pensjonspremie Pensjonspremie er det beløp som betales inn til pensjonsselskap og som samtidig legges til grunn for beregning av premieavvik. Side 10 av 49

11 Sak 0091/05 Innbetalinger til KLP Forsikring vil i 2005 bli om lag 24,1 mill.kr inkludert ansattandel og tilbakeført overskudd var et godt år for KLP og deler av overskuddet tilbakeføres til kundene. For Gran kommune utgjør dette 2,9 mill. kr. Tilbakeført overskudd bidrar til å redusere premieinnbetalingen for 2005, men pensjonskostnaden forblir upåvirket. Tilbakeført overskudd påvirker først regnskapet gjennom årlige inntektsføringer i 15 kommende år. Innbetalinger til Statens Pensjonskasse vil bli ca 7,9 mill. kr. inkludert ansattandel. Innkreving av egenkapitaltilskudd Samtidig som det tilbakeføres overskudd fra 2004, krever KLP Forsikring inn egenkapitaltilskudd, som for Gran utgjør kr Egenkapitaltilskuddet kan ikke finansieres av tilbakeført overskudd. Det skal heller ikke tas i betraktning ved beregning av årets pensjonskostnad. Dette blir derfor utgifter som kommer i tillegg til pensjonskostnad. Egenkapitaltilskuddet vil inngå i Gran kommunes eierandel av KLP Forsikring og således først bli realisert ved evt. uttreden eller ved selskapsomdannelse. Vurdering: Nivået på årets pensjonskostnader er fortsatt svært usikre. Mottatt aktuarberegninger er fortsatt en prognose og endelige tall vil først foreligge i slutten av januar og da basert på faktisk lønn per I tillegg er det høyst usikkert om forslag til endring av forskrift vil bli vedtatt og om den vil bli gjort gjeldende allerede for inneværende år. Om endringen trer i kraft inneværende år kan det utgjøre over 3 mill. kr. i lavere pensjonskostnad. I 2002, det året pensjonsforskriften ble innført, ble det inntektsført et premieavvik på 8,7 mill. kr. I 2003 ble det avsatt midler til et eget disposisjonsfond for å møte kommende års utgiftsføringer. Per er fondet på 5,7 mill. kr, mens akkumulert premieavvik (som skal utgiftsføres) er på 11,7 mill. kr. Slik pensjonskostnaden ser ut med gjeldende forskrift vil premieavviket i år bli en utgiftsføring og som skal inntektsføres over kommende 15 år. Dersom premieavviket blir på 8,5 mill.kr vil behovet for fondsreserver minke. Det foreslås derfor at pensjonsfondet brukes til å øke budsjettet avsatt til dekning av pensjonskostnader for I tillegg må innkrevd egenkapitaltilskudd finansieres. Det foreslås at innskuddet dekkes delvis ved å bruke resterende midler etter saldering av budsjettet i K.sak 72/05, samt bruker kr fra kapitalfond. Grafisk fremstilling av pensjonsforhold i KLP premie og kostnad Side 11 av 49

12 Sak 0091/05 Pensjon - premie og kostnad Premieinnbetaling Pensjonskostnader inkl. adm.utgifter Budsjett Kostnad ny forskrift 2005-virkning I 2005 er pensjonskostnaden betydelig høyere enn innbetalt premie og dersom nåværende forskift legges til grunn forventes det en utgiftsføring av 8,5 mill. kr i premieavvik. Dersom ny forskrift skal gjelde fra 2005 betyr dette en betydelig lavere utgiftsføring for Denne fordelen dras også med til 2006 fordi det etableres et lavere nivå i Dersom ny forskrift gjelder først fra 2006 betyr det høyere kostnad fordi utgangspunktet 2005 er høyere. Side 12 av 49

13 Sak 0092/05 SØKNAD OM FRITAK SOM KOMMUNESTYREMEDLEM OG ORDFØRER - VALG AV ORDFØRER/VARAORDFØRER Saksbehandler: Richard Bjerkelund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 04/00425 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0164/05 Formannskapet PS 0092/05 Kommunestyret Innstilling: Alternativ 1 : Rigmor Aasrud fritas fra vervet som kommunestyremedlem og ordfører i Gran kommune. Som ordfører velges : Alternativ 2: Rigmor Aasrud fritas fra vervet som kommunestyremedlem og ordfører i Gran kommune. Som ordfører velges : Som varaordfører velges: Saksdokumenter: Søknad fra Rigmor Aasrud datert Vedlagt: Saksopplysninger: Rigmor Aasrud er i statsråd utnevnt til statssekretær i helse- og omsorgsdepartementet, og har av den grunn søkt om fritak fra fra vervene som kommunestyremedlem og ordfører. Fritak for resten av valgperioden kan innvilges den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet, jfr. kommuneloven 15 nr. 2. Dersom søknaden innvilges må det foretas nyvalg av ordfører, jfr. koml. 9 nr. 2 annet ledd. Ved valg av varaordføreren som ny ordfører må det i tillegg velges ny varaordfører. En innvilgelse av søknaden medfører at Inger Sofie Luneng trer inn som nytt fast medlem i formannskapet, og Ellen Steen Bækken trer inn som nytt fast medlem i kommunestyret. Vurdering: Avgjørelsesmyndighet i forhold til søknader om fritak fra kommunale verv i Gran kommune er normalt delegert til ordføreren. I og med at det er ordføreren som søker om fritak, samt at Side 13

14 Sak 0092/05 dette utløser nyvalg som må behandles av kommunestyret, blir saken fremmet for behandling i kommunestyret. Rådmannen finner det på det rene at vilkårene i koml. 15 nr. 2 er oppfylt, og anbefaler at søknaden innvilges. Rigmor Aasrud har i søknaden også bedt seg fritatt fra verv direkte knyttet til ordførervervet, samt andre styreverv i forhold til Gran kommune. Dette vil bli behandlet i en egen sak. Side 14 av 49

15 Sak 0093/05 FRITAK FRA VERV DIREKTE KNYTTET TIL ORDFØRERVERVET SAMT STYREVERV I FORHOLD TIL GRAN KOMMUNE - NYOPPNEVNELSER Saksbehandler: Richard Bjerkelund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 04/00425 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0165/05 Formannskapet PS 0093/05 Kommunestyret Innstilling: Rigmor Aasrud fritas fra alle verv i direkte tilknytning til ordførervervet samt styreverv i forhold til Gran kommune. - Som styremedlem i Hadeland Energi AS velges : - Som styremedlem i Hadeland Kraft AS velges : - Som styreleder framsetter Gran kommune forslag om følgende kandidat(er) : - Til generalforsamlingsrepresentant Gran ASVO AS velges ordfører - Ordfører er generalforsamlingsrepresentant HRA AS - Ordfører er medlem av styringsgruppa for BIOREG, styringsgruppa konstituerer seg på nytt. - Ordfører er generalforsamlingsrepresentant Randsfjordmuseene AS. - Ordfører er medlem av Jernbaneforum - Som utsending til KS Oppland velges : Saksdokumenter: Søknad fra Rigmor Aasrud datert Protokoll fra K.sak 40/03, Valg av styrer, råd og utvalg Vedlagt: Nei Saksopplysninger: Rigmor Aasrud er i statsråd utnevnt til statssekretær i helse- og omsorgsdepartementet, og har av den grunn søkt om fritak fra verv direkte knyttet til ordførervervet, samt styreverv i forhold til Gran kommune. Fritak for resten av valgperioden kan innvilges den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet, jfr. kommuneloven 15 nr. 2. Vervene gjelder: 1. Styremedlem Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. 2. Generalforsamlingsrepresentant Gran ASVO AS 3. Generalforsamlingsrepresentant HRA AS 4. Medlem og leder av styringsgruppa for BIOREG. Side 15

16 Sak 0093/05 5. Generalforsamlingsrepresentant Randsfjordmuseene AS. 6. Medlem av Jernbaneforum 7. Utsending til KS Oppland Vurdering: Kommunestyret har i egen sak behandlet søknaden om fritak fra vervene som kommunestyremedlem og ordfører. Dersom hun fritas fra disse vervene er det en naturlig følge at Aasrud også fritas fra alle andre verv i kommunen. Rådmannen kan heller ikke se at forholdet til kommuneloven 15 nr. 2 stiller seg noe annerledes her enn ved fritak som kommunestyremedlem/ordfører. Rådmannen anbefaler at fritak innvilges. Det er noe ulik utvelgelse/oppnevning/automatikk i de ulike verv Rigmor Aasrud har innehatt som representant for Gran kommune. Nedenfor er det forsøkt gjengitt hva som kjennetegner vervene i forhold til representasjon. 1. Gran kommune har to styremedlemmer i Hadeland Energi AS og ett styremedlem i Hadeland Kraft AS. Rigmor Aasrud var styremedlem og leder av begge styrer. I tillegg til å erstatte henne som styremedlem skal Gran kommuner stille kandidat(er) til styrelederverv. 2. I forhold til Generalforsamlingsrepresentant Gran ASVO AS, har ordfører vært representert med varaordfører som varamedlem. 3. I vedtektene for HRA AS fastslås det at ordfører er generalforsamlingsrepresentant. 4. Ordførerne er medlemmer av styringsgruppa for BIOREG. På det tidspunkt ordførerne gikk inn i styringsgruppa var ordføreren i Gran leder av Regionrådet. På denne bakgrunn ble ordfører i Gran leder av styringsgruppa. For å holde kontinuiteten ble denne perioden som styreleder forlenget ut over Regionrådsperioden i Gran. 5. Som generalforsamlingsrepresentant i Randsfjordmuseene AS er de respektive ordførere valgt. 6. I henhold til protokoll for oppnevning av Styrer, råd og utvalg er det Ordfører som er oppnevnt til Jernbaneforum. 7. Av de tre representantene som er valgte utsendinger til KS Oppland, gjelder det for en av utsendingene: Rigmor Aasrud, Fagertunbakken 11, 2750 Gran med vararepresentanter: 1. Roald Braathen, Skåvegen 25, 2760 Brandbu 2. Gry Haugsbakken, Trimvegen 6, H 0630, 0372 Oslo 3. Runar Myrvold, Åkerstien 12, 2750 Gran Dersom Roald Braathen velges som ordfører og han samtidig, som et minimum, går inn i de verv han automatisk vil inneha som ordfører, kan det være naturlig å vurdere om han samtidig bør ha de øvrige verv han opprinnelig ble oppnevnt til i For å gi en oversikt over de aktuelle verv, er protokollen fra kommunestyresak 40/03 vedlagt. Behovet for nyoppnevning av varamedlemmer kan det også være behov for å vurdere. Side 16 av 49

17 Sak 0094/05 FORPROSJEKTRAPPORTER SKJØNNSMIDDEL - PROSJEKTET FASE 1 - FORPROSJEKTER HADELAND - PLATTFORM FOR SAMARBEID Saksbehandler: Gaute Øvrebotten Arkiv: 026 &40 Arkivsaksnr.: 04/03335 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0107/05 Formannskapet PS 0058/05 Kommunestyret PS 0158/05 Formannskapet PS 0094/05 Kommunestyret Innstilling: 1. GIS kompetanse og tjenesteutvikling 1.1. Prinsippene i prosjektrapporten om felles GIS-satsning for Lunner, Jevnaker og Gran godkjennes Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene i Det søkes om prosjektmidler for resten av prosjektperioden ( ) Kommunene forplikter seg til å finansiere grunninvesteringene i 2006 med lik andel, beregnet til kroner. 2. Interkommunale fellesløsninger IKT 2.1. Prosjektet videreføres som foreslått av styringsgruppa som et ettårig gjennomføringsprosjekt med formål å etablere et praktisk IKT-samarbeid mellom hadelandskommunene under en felles IKT-strategi Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene Kommunestyret gir sin tilslutning til framlagt forslag til felles mål og felles overordnet IKTstrategi for hadelandskommunene. 3. Felles regnskapsfunksjon og felles lønnsfunksjon 3.1. Prinsippet om felles regnskapsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran er for tiden ikke aktuelt Prinsippet om felles lønnsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran er for tiden ikke aktuelt Prosjektene videreføres slik styringsgruppa foreslår, som et praktisk utviklingsprosjekt: Samarbeid om fagprogrammer og tilhørende rutiner og arbeidsorganisering for fagområdene som benytter Unique-programmene Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene. 4. Prosjektet Felles innkjøpsfunksjon fase 2: e-handelsløsning stilles i bero til finansiering er sikra og til programvaren har nådd et tilfredsstillende utviklingsnivå. Det søkes om prosjektmidler i Styringsgruppa skal komme tilbake til kommunestyrene med statusrapport for teknologiløsningene seinest september Prosjektleders rapport til styringsgruppa tas til orientering. 6. Rådmennene organiserer, som styringsgruppe for skjønnsmiddelprosjektene, gjennomføringsprosjektene og fordeler prosjekttilskudd til aktivitetene innenfor ramma av tildelte skjønnsmidler. Styringsgruppa skal komme tilbake til kommunestyrene med sak dersom det underveis viser seg nødvendig å vurdere å stoppe et igangsatt gjennomføringsprosjekt. Side 17

18 Sak 0094/05 7. Rådmannen inngår nødvendige samarbeidsavtaler inkludert kostnadsfordeling. 8. Vedtaket gjøres under forutsetning av likelydende vedtak for de enkelte ledd i de to andre kommunene. Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 0158/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Rådmann Ellen Stokstad Ordfører Roald Braathen (Ap) Anne Lise Bleie (H) Leif Kristian Alm (Sp) Gry Haugsbakken (Ap) Gaute Øvrebotten Ordføreren fremmet forslag om språklig endring i punktene 3.1 og 3.2. I stedet for avvises benyttes er for tiden ikke aktuelt. Ved votering ble innstillingen, med ordførerens forslag til språklige endringer, enstemmig vedtatt. Vedtak: 9. GIS kompetanse og tjenesteutvikling 9.1. Prinsippene i prosjektrapporten om felles GIS-satsning for Lunner, Jevnaker og Gran godkjennes Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene i Det søkes om prosjektmidler for resten av prosjektperioden ( ) Kommunene forplikter seg til å finansiere grunninvesteringene i 2006 med lik andel, beregnet til kroner. 10. Interkommunale fellesløsninger IKT Prosjektet videreføres som foreslått av styringsgruppa som et ettårig gjennomføringsprosjekt med formål å etablere et praktisk IKT-samarbeid mellom hadelandskommunene under en felles IKT-strategi Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene Kommunestyret gir sin tilslutning til framlagt forslag til felles mål og felles overordnet IKTstrategi for hadelandskommunene. Side 18 av 49

19 Sak 0094/ Felles regnskapsfunksjon og felles lønnsfunksjon Prinsippet om felles regnskapsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran er for tiden ikke aktuelt Prinsippet om felles lønnsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran er for tiden ikke aktuelt Prosjektene videreføres slik styringsgruppa foreslår, som et praktisk utviklingsprosjekt: Samarbeid om fagprogrammer og tilhørende rutiner og arbeidsorganisering for fagområdene som benytter Unique-programmene Prosjektet gjennomføres innenfor ordinært driftsbudsjett i hver kommune, med prosjekttilskudd fra skjønnsmidlene. 12. Prosjektet Felles innkjøpsfunksjon fase 2: e-handelsløsning stilles i bero til finansiering er sikra og til programvaren har nådd et tilfredsstillende utviklingsnivå. Det søkes om prosjektmidler i Styringsgruppa skal komme tilbake til kommunestyrene med statusrapport for teknologiløsningene seinest september Prosjektleders rapport til styringsgruppa tas til orientering. 14. Rådmennene organiserer, som styringsgruppe for skjønnsmiddelprosjektene, gjennomføringsprosjektene og fordeler prosjekttilskudd til aktivitetene innenfor ramma av tildelte skjønnsmidler. Styringsgruppa skal komme tilbake til kommunestyrene med sak dersom det underveis viser seg nødvendig å vurdere å stoppe et igangsatt gjennomføringsprosjekt. 15. Rådmannen inngår nødvendige samarbeidsavtaler inkludert kostnadsfordeling. 16. Vedtaket gjøres under forutsetning av likelydende vedtak for de enkelte ledd i de to andre kommunene. Vedlagt: Saksdokumenter: 1 Forprosjektrapport GIS kompetanse og tjenesteutvikling (med vedlegg; april 2005) J 2 Forprosjektrapport Interkommunalt IKT-samarbeid på Hadeland (med vedlegg; april J 2005) 3 Forslag til felles hovedmål og felles overordnet IKT-strategi for Gran, Jevnaker og J Lunner kommuner. 4 Forprosjektrapport Felles regnskapsfunksjon (mars 2005) J 5 Forprosjektrapport Felles lønnsfunksjon (mars 2005) J 6 Forprosjektrapport Felles innkjøpsfunksjon ehandelsløsning (april 2005) J 7 Prosjektleders sluttrapport til styringsgruppa for forprosjektfasen i J skjønnsmiddelprosjektene Hadeland plattform for samarbeid, utvikling og effektivisering Søknad 2004 om skjønnsmidler til prosjektene (februar 2004) Søknad 2005 om skjønnsmidler til prosjektene (februar 2005) Kommunestyrenes vedtak i sak Politisk vilje til forpliktende samarbeid i lys av kommunestrukturprosjektet (august september d.å.) enorge 2009 det digitale spranget (IKT-strategidokument fra Moderniseringsdepartementet, juni 2005) ekommune 2009 det digitale spranget (IKT-strategidokument fra Kommunenes Sentralforbund, september 2005) N N N N N Side 19 av 49

20 Sak 0094/05 Saksopplysninger: Rådmannen fremmer med dette sak om etablering av felles gjennomføringsprosjekter i ramma av skjønnsmiddelprosjektet Hadeland plattform.. Til grunn for saka ligger delrapporter fra forprosjektene (5 rapporter; vedlagt). Forprosjektene blei igangsatt som en tre-årig prosjektpakke gjennom vedtak i de tre kommunestyrene i 2004 (22. juni 2004 i Jevnaker og 24. juni 2004 i Lunner, for Gran kommunes del forankret i budsjett og økonomiplan 2004ff.; avsluttende behandlet i Regionrådet for Hadeland, ). Det sjette prosjektet gjaldt etablering av Felles skatteoppkreverfunksjon. Prosjektet avslutta arbeidet i januar, og felles skatteoppkrever blei etablert etter politisk behandling i de tre kommunestyrene i februar Kommunestyrene ga i juni d.å. sin tilslutning til første del av forprosjektet Felles innkjøpsfunksjon: Formalisering av eksisterende innkjøpssamarbeid. Samarbeidsavtale er inngått fra Eget SKOLE-IKT-forprosjekt er igangsatt med rapportfrist 4. november d.å. Videreføring av dette delforprosjektet under IKT-prosjektet, behandles særskilt i egen sak til kommunestyrene på nyåret. SKOLE-IKTprosjektet er finansiert under skjønnsmiddeltildelinga for Gjennomføringa av forprosjektene er finansiert ved skjønnsmidler fra fylkesmannen, Partnerskapsmidler og egeninnsats fra kommunene. Prosjektgruppene startet arbeidet september oktober Rapportene forelå i mars april Delprosjektene har hatt felles prosjektleder. (Se for øvrig prosjektrapporten som ligger ved saka. For detaljer om forprosjektgjennomføringa i hvert delprosjekt: Se den enkelte rapporten (vedlagt), punkt 1 og 2.) Saka kommer opp relativt lang tid etter at rapportene var ferdigstilte. Dette skyldes at styringsgruppa (rådmennene) har hatt behov for flere avklaringer både i det enkelte prosjektet og i saksfeltene rundt. Viktigst: Erfaringene fra eksisterende samarbeid, ikke minst fra etableringa av felles skatteoppkrever, og betydningen av kommunenes ulike vedtak i kommunestrukturprosjektet. Derfor fikk kommunestyrene en egen, relativt bredt anlagt sak om politisk vilje til forpliktende samarbeid på bordet tidligere i høst. I sak har alle tre kommunestyrene vedtatt at det på forhånd ikke skal legges begrensninger på hvilke samarbeidsformer styringsgruppa kan foreslå. Fagorganisasjonene er holdt løpende orientert underveis i prosjektet. De har også fått saksframlegget med vedlegg til uttalelse; ingen uttalelser er mottatt. Vurdering: De tilgjengelige økonomiske og personellmessige ressursene er utgangspunktet for styringsgruppas harde prioritering av hvilke forprosjekter som skal videreføres og i hvilken form. Hadelandskommunene søkte om skjønnsmidler til gjennomføringsfasen og fikk tildelt kroner. (Søknadens økonomiske ramme var drøyt 7,8 mill kr, av dette 2,05 mill kr som egeninnsats.) I tillegg kommer kroner som overføres fra forprosjektmidlene og kroner fra Side 20 av 49

21 Sak 0094/05 Partnerskapsmidler slik at en har kroner som ekstern finansiering av gjennomføringsprosjekter. (SKOLE-IKT-prosjektet er igangsatt med en ramme på kroner.) Det ikke er kjent om kommunene får mulighet for å søke prosjektmidler fra fylkesmannens skjønnsmidler neste år. Består ordninga, må hadelandskommunene søke om prosjektmidler derfra. Søknad om tilskudd fra Partnerskapsmidlene, for eksempel til GIS-prosjektet, må også vurderes. Rådmennene anbefaler at prioriteringene tar utgangspunkt i tilgjengelige midler og den prosjektinnsats kommunene kan delta med. Øvrige kostnader som kommer som konsekvens av igangsatt gjennomføringsprosjekt, må dekkes innenfor driftsramma til den enkelte kommune og virksomhet. Styringsgruppas konklusjon blir derfor: 1. GIS-prosjektet. Styringsgruppa velger derfor å anbefale at bare ett av prosjektene videreføres slik det er foreslått av prosjektgruppa: GIS kompetanse og tjenesteutvikling. (GIS = geografiske informasjonssystemer, der data hentes fra ulike kilder og presenteres i/som kart.) Prosjektet krever et økonomisk løft som binder større deler av tilskuddsmidlene, noe som gjør det tungt å sette inn tilsvarende økonomisk innsats for å gå videre med å etablere et felles regnskapskontor eller en felles lønnsfunksjon. Når styringsgruppa prioriterer GIS-prosjektet, er det ut fra en overbevisning om at det er her kommunene kan oppnå størst kvalitetshevning (for daglig arbeid i de tekniske fagområdene og for kommunal planlegging generelt) og samtidig forbedret sørvis ut mot brukere av kommunal/offentlig (eiendoms-)informasjon. Samtidig vil et GIS-løft være en til dels sårt tiltrengt modernisering av arbeidsmåter og rutiner. Prosjektet prioriteres også ved at brorparten av skjønnsmidlene settes inn på driftssida her. Da må kommunene bidra med midler til de investeringene som må til kommende år for å komme i gang, foreløpig stipulert til kroner på hver kommune. GIS-prosjektet lettes ved at bredbåndsutbygginga nå på det nærmeste er sluttført, inkludert nødvendige samhandlingsrom (bredbånd mellom kommunene, i første omgang bare rådhusene) for felles aktiviteter. 2. IKT-prosjektet anbefales videreført som et ettårig gjennomføringsprosjekt med formål å etablere et praktisk IKT-samarbeid mellom hadelandskommunene under en felles IKT-strategi. Styringsgruppa deler prosjektrapportens syn om at det er mye å hente på praktisk orientert samarbeid om m.a. kompetansehevning og systemer for brukerstøtte. Det praktiske samarbeidet forutsettes å være åpent for en utvikling mot et tettere og mer formalisert samarbeid etter hvert. De foreslåtte mål- og strategiformuleringene er hentet fra et arbeidsdokument Felles IKT-strategi for hadelandskommunene som styringsgruppa har drøfta i høst. Dette strategidokumentet drøfter også eksempler på delmål, konkretiseringer (handlingsplan-momenter) og konsekvenser i flere perspektiver. Vedtas disse felles strategiformuleringene, blir det rådmennenes ansvar at kommunen, hver for seg, utformer egen handlingsplan i samsvar med målene. Men handlingsplanen skal utarbeides i åpenhet vis-a-vis de andre kommunene. Kommunen forpliktes til tydelig å flagge avvik mellom (punkter i) egen handlingsplan og de felles målsetningene som kommunestyrene har vedtatt og må være beredt til å begrunne sine valg. Vilje til samarbeid og langsiktig fellessatsning utfordres sterkt på et fagområde som lenge har levd et skjerma liv. Side 21 av 49

22 Sak 0094/05 Et gjennomføringsprosjekt tenkes som en praksisnær erfaringsdeling mellom IKT-miljøene og samarbeid om å bygge opp god brukerstøtte og dataopplæring i kommunene. Samarbeidet bør videre omfatte utviklingsarbeid omkring handlingsplan for IKT, basert på de overordna formuleringene kommunestyret vedtar. Men prosjektgruppa tiltenkes også oppgaven å arbeide videre med styringsgruppas skisse til felles IKT-stratgidokument for å etablere et plandokument som kan brukes av kommunene i deres IKTplanlegging, felles og hver for seg. (Foreslås det i denne prosessen endringer i de overordnede mål- og strategiformuleringene som vedtas, må disse legges fram for kommunestyrene.) Sist men ikke minst, er det lagt opp til et (i første omgang forsiktig) utviklingsarbeid på IKT og ledelse for å øke IKT-strategisk kompetanse i kommunenes ledergruppe. (Jf KS initiativer på IKT-området det siste drøye året.) 3. REGNSKAPS- og LØNNS-prosjektene. En viktig og svært velkommen forutsetning for omfattende samarbeid har kommet på plass i høst - utenfor prosjektene. Lunner kommune velger programløsninger fra Visma Unique for svært mange fagområder, dataprogrammer som Jevnaker og Gran allerede bruker. På denne måten har Lunner svart positivt på utfordringer fra fire av delprosjektene! Regnskapsprosjektgruppa satte som vilkår for opprettelsen av en felles, samlokalisert regnskapsfunksjon at alle tre kommunene kjørte samme dataløsning for fagprogrammene. Den samme forutsetninga stilles av lønnsprosjektet. Også innkjøpsprosjektets fase 2, anskaffelse av ehandelsløsning, krever programvare fra denne leverandøren. Og sist imøtekommer valget ett av IKTprosjektets klareste anbefalinger, å arbeide for harmonisering av programvare. Styringsgruppa tar utgangspunkt i dette nye datafellesskapet. I stedet for å opprette nye, felles, samorganiserte enheter for regnskap og lønn nå, foreslår styringsgruppa å bruke noe prosjektressurser på å dra i gang et styrt nettverksarbeid for de fagområder som benytter Unique-programmer i arbeidet. Formålet for disse nettverkene må tenkes mangesidig: Å lære programbruk og brukerstøtte av hverandre, å lære rutiner og arbeidsmåter av hverandre, å lære å utnytte IKT-verktøyene til beste for faget og hjelpe hverandre til å se de nye muligheter som IKT-utviklinga gir, utfordre til effektiv bruk av dataverktøyene, og å lære IKT og ledelse på de respektive fagområdene. Indirekte tas det da ikke stilling til prinsippet om felles regnskaps- og/eller lønnsfunksjon i denne omgang. Styringsgruppa ønsker å følge opp prosjektrapportenes anbefalinger etter å ha evaluert den foreslåtte samarbeidsformen (over) i slutten av Kort oppsummering fra hvert prosjekt, i prioritert rekkefølge: A) GIS GIS-rapporten konkluderer med å foreslå en forpliktende og styrende fireårig samarbeidsavtale om en GISsatsning som omfatter både IT-infrastruktur og fast organisering av kartarbeidet. Da forutsetter prosjektgruppa at kommunene benytter samme/felles programvare (for basisoppgavene) og at en ny GISledelsesressurs tilføres kommunene. Det må inngås en bindende samarbeidsavtale mellom kommunene for hele prosjektperioden. Prosjektet er krevende, m.a. forutsetter det at kommunene forplikter seg til å sette av nødvendige ressurser og dekker nødvendige kostnader, for eksempel til programvare og datakommunikasjon. Side 22 av 49

23 Sak 0094/05 Andre klare rammebetingelser er at kommunene vurderer nødvendig GIS-verktøy på fritt grunnlag og er enige om å ta i bruk samme verktøy til basisoppgaver; og at kommunene tilføres ny og egen geodataspesialist. Samarbeidet berører ikke kommunenes selvstendige ansvar for å utføre de enkelte fagoppgaver. De enkelte kommuner vil også ha et selvstendig ansvar for kvaliteten på sitt datagrunnlag. Kommunene må regne med å måtte bruke midler utover det som ligger i prosjektet til en kvalitetsheving av datagrunnlaget framover. Tabellen under viser kostnader (fordelt på investering og drift) for hvert år i og summert for prosjektperioden (4 år) i 1000 kr. Aktivitet År 1 År 2 År 3 År 4 Sum Inv. Drift Inv. Drift Inv. Drift Inv. Drift Inv. Drift Basisløsning: Prosjektadministrasjon Anskaffelse og drift av felles IT-utstyr Innføring av felles GIS-verktøy Ansettelse felles geodataansvarlig Etablering av felles kartdatabase Opplæring og support Etablering av felles rutiner for vedlikehold av data Felles drift av KommuneGAB Innføring og drift av en felles internett/intranett Innføring av GIS/GABanalyseverktøy Evaluering av prosjektet Sum basisløsning Merknader: Kostnadene er satt ut fra prisnivået i 2005, eks mva. Utgifter til pågående eller nye geovekstprosjekter er ikke med i oversikten. Egeninnsatsen utgjør ca. 1,3 mil. i perioden, en god del av dette er ressurser som også brukes i dag. Lisensutgiftene er med i driftskostnadene og utgjør ca. kr årlig. Det vil si en besparelse på ca kr i forhold til dagens utgifter, selv med økning av antall dataprogram. Statens Kartverk Hamar er villig til å delta i prosjektet med egeninnsats på områdene prosjektadministrasjon og etablering av felles kartdatabase. Innsatsen vil kunne verdsettes til ca. kr i fireårsperioden. Styringsgruppa går i prinsippet inn for å videreføre GIS-prosjektet slik prosjektgruppa forslår. Forprosjektet har ikke avklart følgekostnader og ressursinnsats ut over daglig drift. Styringsgruppa vil derfor organisere et eventuelt gjennomføringsprosjekt med en klar milepæl for slike avklaringer før prosjektet rulles ut. Om nødvendig utsette videre framdrift til tilleggsfinansiering er sikra. B) IKT Prosjektet står i en vrien mellomposisjon på den ene sida utløser (eventuelt) de andre gjennomføringsprosjektene til dels store IKT-prosjekter, på den andre sida skal IKT-prosjektet sette dagsorden fra eget faglig ståsted. Prosjektrapporten ender opp i en anbefaling om å bygge opp konkrete faglige og praktiske samarbeid som kan iverksettes uten radikale organisatoriske og tekniske endringer. Og forslår at kommunene utformer en felles, bindende IKT-strategi som grunnlag for formalisert samarbeid og å starte faglig samarbeid for m.a. å utvikle de muligheter som bredbåndleveransen har skapt. Side 23 av 49

24 Sak 0094/05 Kommunene inviteres derfor til å legge et langsiktig og praktisk perspektiv på videreføringa av IKTforprosjektet med kommunenes IKT-driftsorganisasjoner som startpunkt og med en felles IKT-strategi som rammeverk. Oppdraget til gjennomføringsprosjektet blir å sluttføre felles IKT-strategi og utmynte den i felles handlingsplanarbeid for IKT for En slik tilnærming gir en test av samarbeidsklimaet og viljen til langsiktighet i kommunene: Felles IKT-strategi skal binde kommunene. Prosjektrapporten viser også at det går an å komme langt med praktisk samarbeid på IKT-området: Stikkord er brukerstøtte, opplæring og faglig utvikling. Prosjektgruppa så tidlig at kommunene ville ha fordel av at skolenes IKT-ressurser ble gjennomgått og drøfta i et eget skole-ikt-prosjekt med IKT-lærere som gruppemedlemmer. Skole-IKT-prosjektet leverer sin delrapport (som del av IKT-prosjektet) seinere i høst. Kommunenes IKT-fagmiljøer vil naturlig involveres i de videresatsninger som blir resultatet av SKOLE-IKT-prosjektets anbefaling. Styringsgruppa har i sine vurderinger fulgt prosjektgruppa. Tiden er ikke inne for radikale omveltninger, videreføring av GIS-prosjektet må dra veksler på IKT-fagfolka, det samme gjelder bredbåndsutbygginga som også i 2006 vil legge beslag på ressursene. C) REGNSKAP Prosjektdeltakerne har gjennom arbeidet i prosjektet klart sett at det ligger klare faglige gevinster i et samarbeid generelt, og i sammenslåing spesielt. Prosjektgruppa er enige om å foreslå å opprette felles, samlokalisert regnskapsenhet. Ny felles regnskapsenhet på Hadeland bør organiseres med et felles kontor, etablert i ett av rådhusene. Da forutsettes det samme programvare og harmoniserte rutiner i de tre kommunene. Dessuten stiller prosjektgruppa krav om at enheten skal utføre like oppgaver for alle kommunene og at rutiner mm samordnes. Dersom fullstendig samlokalisering ikke lar seg realisere, bør regnskapsenhetene ifølge prosjektgruppa, bestå slik som nå. Forslaget har en juridisk komplikasjon: Etter Kommunelovens 24, pkt 2, skal det [ ] i alle kommuner og fylkeskommuner ansettes en regnskapskyndig person med faglig ansvar for regnskapet. En fellesenhet krever at kommunene søker om dispensasjon fra bestemmelsen. Prosjektet stiller kommunene også overfor en stor utfordring: De ønsker også å inkludere kommunenes lønnsfunksjon i denne fellesenheten. Prosjektgruppa Felles lønnsfunksjon er heller ikke fremmed for tanken sjøl om de ser utfordringene som oppstår i arbeidsdelinga mellom lønns- og personal- oppgaver; se under. Motivasjonen for en slik samorganisering ligger i de mange regnskapsmessige oppgavene som utføres i utførelsen av lønnsfunksjonen. Samling under en felles ledelse kan gi høyere kvalitet f eks på registrering av sykefravær og refusjonskrav, eller på periodiske utbetalinger som pensjonspremie og fagforeningskontingenter - og dermed mindre arbeid med avstemminger mellom postene. De økonomiske konsekvensene av forslaget er ikke kalkulert. Prosjektgruppa har heller ikke drøfta lokalisering eller lokaler, men henviser disse spørsmålene til et gjennomføringsprosjekt. Styringsgruppa er også her eventuelt nødt til å legge opp til en prosjektplan med klar milepæl for økonomiske avklaringer, dersom kommunene ønsker å gjennomføre prosjektgruppas anbefalinger. D) LØNN Prosjektgruppa anbefaler et gjennomføringsprosjekt for å opprette en felles lønnsfunksjon, samlokalisert og med samme fagprogramvare i alle tre kommunene. Forprosjektet viser at det er hensiktsmessig å etablere en samlokalisert lønnsfunksjon ut fra de overordnede prosjektmålene om styrket fagkompetanse og mindre sårbarhet. En slik samlokalisering får som følge at Side 24 av 49

25 Sak 0094/05 kommuneorganisasjonene må omarbeide og tilpasse rutinene; virksomhetene/enhetene må være forberedt på en opplærings- og endringsfase. Spørsmålet om samordning mellom lønn og regnskap reises ut fra den faglige nærhet (for lønnsfunksjonen, isolert sett; se over, under regnskap). Personalfunksjonen i de tre kommune har stilt seg spørrende - tvilende til at lønn skilles ut. Det er innlysende at personalfunksjonen på en eller annen måte må være med i gjennomføringsprosjektet. Opprettelse av ett, felles lønnskontor endrer på det nære forholdet mellom personalarbeid og lønnsarbeid. Gruppa anbefaler derfor at personalfunksjonen er representert i prosjektgruppa i gjennomføringsfasen. De økonomiske konsekvensene av forslaget er ikke kalkulert. Prosjektgruppa har heller ikke avklart om det er mulig å finne husrom for en så vidt stor enhet som dette kan bli. Styringsgruppa er også her eventuelt nødt til å legge opp til en prosjektplan med klar milepæl for økonomiske avklaringer, dersom kommunene ønsker å gjennomføre prosjektgruppas anbefalinger. E) INNKJØP 2 - ehandelsløsning Prosjektgruppa anbefaler kommunene å innføre e-handelsløsning basert på den offentlige markedsplassen ehandel.no og med programvareløsning fra Visma Unique. Da stiller de som forutsetning at den formaliseringa av innkjøpssamarbeidet som er vedtatt av kommunestyrene, gjennomføres. Rapporten stiller samtidig to viktige forbehold: At Visma Uniques e-handelsløsning kan støtte hele kjøpsprosessen fra avrop/kjøp fra katalog til betaling av faktura; og at den offentlige markedsplassen gir mulighet for bruk av e-faktura. Disse forbeholdene er ennå gyldige; programløsningene er ikke helt på plass. Hadelandskommunene stilte sjøl ett forbehold i prosjektsøknaden (pkt 1.7): Eventuell satsing på e-handel kan gjennomføres først etter fullfinansiering et forbehold som blir stående når etablering av ehandelsløsning er beregna til rundt kroner. Styringsgruppa ser ingen grunn til å beslutte å videreføre prosjektet i dag. Men ehandel er kommet for å bli kommunene bør derfor, som en del av innkjøpssamarbeidet, følge nøye med i utviklinga og være klare til å ta opp igjen spørsmålet om å ta i ehandlesløsning på et seinere tidspunkt. Et forprosjekt skal gi svar på om prosjektideen (slik den er formulert i prosjektsøknaden) skal realiseres, utsettes/gjennomgå videre utprøving, eller avsluttes. Målt mot dette har alle fem forprosjektene levert varene: Alle ender opp med en anbefaling om å gå videre til hovedprosjekt, med ulik radikalitet, og alle rapportene gir innspill til gjennomføringsprosjektene. Men forprosjektene er gjennomgående ikke tilstrekkelig presise på omkostningene ved de forslåtte prosjektene. Styringsgruppa ser seg derfor nødt til å strukturere noen av hovedprosjektene med en første fase konsentrert om datakvalitet og detaljer. Det kan bli nødvendig å komme tilbake med felles sak til alle tre kommunestyrene dersom kostnader eller andre ressurskonsekvenser endrer forutsetningene for gjennomføring. Styringsgruppa viderefører prosjektene i tråd med innstillinga, herunder å etablere varige, forpliktende samarbeid som følge av prosjektene. Rådmannen anbefaler kommunestyret å følge styringsgruppas forslag. Side 25 av 49