Møteinnkalling for Kommunestyret

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Kommunestyret Møtedato: Møtestad: Kommunehuset, kommunestyresalen Møtetid: Kl Kommunestyremedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, Sven Tore Løkslid Ordførar Orientering: Eigarskap i Sauland kraftverk moglegheiter, utfordringar og løysingsforslag v/advokat/partnar Ulf Larsen, Lund & Co DA (ca 45 min + spørsmål)

2 Sakliste Sak nr. Saktittel 031/15 GODKJENNING AV MØTEBOK 032/15 REFERATSAKER 033/15 KOMMUNEREFORMA - VAL AV UTGREIINGSALTERNATIV 034/15 FOLKEVALTES ARBEIDSVILKÅR /15 HJARTDAL ELVERK - EIGARSTRATEGI 036/15 FULLMAKT TIL ORDFØRAR Å ETABLERE KOMMUNALT EIGD INVESTERINGSSELSKAP 037/15 NY SAULAND SKULE - ROMPROGRAM 038/15 NYBYGG, SAULAND SKULE - VAL AV ENTREPRISEFORM 039/15 INTERKOMMUNALT SAMARBEID PLAN/BYGG/LANDBRUK/EIGEDOMSSKATT 040/15 BEMANNINGSSITUASJONEN I ADMINISTRASJONEN

3 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /15 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 15/532 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå K-møte blir godkjent slik ho ligg føre.

4 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /15 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 15/531 REFERATSAKER Nr Dok.ID T Dok.dato Avs./Mott. Tittel 1 15/986 I Konttrollutvalet v/øystein Bergh ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALET TILRÅDING Referatsakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

5 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /15 RE Kommunestyret /15 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-026, K2- Arkivnr.: 14/2498 KOMMUNEREFORMA - VAL AV UTGREIINGSALTERNATIV Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Det Kgl. kommunal og moderniseringsdepart ementet 2 I Det Kgl kommunalog moderniseringsdep. INVITASJON TIL Å DELTA I REFORMPROSESSEN FASTSETJING OG ENDRING AV KOMMUNE- OG FYLKESGRENSER -(INNDELINGSLOVA) 6 X sakshandsamar FERDIGBEHANDLA SAK 5 U Arbeidstakarorganisa sjonane MELDING OM VEDTAK - KOMMUNEREFORMA 4 U Fylkesmannen i Telemark MELDING OM VEDTAK - KOMMUEREFORMA Vedlagde dokument: Rapport - resultat av SWOT-analyse Rapport - utviklingstrekk Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Inndelingslova Saksgang: Formannskapet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i sak 095/14, etter invitasjon frå kommunalministeren, ein lokal prosess for gjennomføring av kommunereforma.

6 Fase 1 (1. tertial 2015) skulle fokusere på analyse av dagens situasjon. Tema som skal bli belyst er styrker og svakheiter, truslar og mogelegheiter, utviklingstrekk og aktuelle partnarar. Rådmannen har i fase 1 gjennomført fem møte med ulike målgrupper der det er gjennomført ei a SWOT-analyse. Vedlagte rapport oppsummerar denne analysa. Totalt har meir enn 100 personar delteke i denne analysefasa. Hovudtendensen i analyse er tydeleg. Rådmannen legg fram rapporten til orientering. Rådmannen har utarbeidd ein rapport som peiker på nokre sentrale utviklingstrekk som kan ha tyding for utfallet av kommunereforma. Rådmannen legg fram rapporten til orientering. Den lokale prosessen har nå kome til det punkt at kommunestyret må ta stilling til kva for alternativ som skal utgreiast. Vurdering: Kommunestyret har på bakgrunn av SWOT-analysa nå kunnskap om kva ulike målgrupper meiner er kommunen sine sterke og svake sider. Slik kunnskap er viktig for å vurdere om kommunen er sterk nok til å møte framtida aleine eller om det kan vere fornuftig å finne samanslåingspartnarar som kan møte framtida betre saman, for eksempel ved å utfylle kvarandre. Ved vurdering av partnarar bør kommunestyret ha ei oppfatning om kva ein ønskjer å oppnå med ei eventuell samanslåing. Dette kan vere: eit breiare og/eller meir spesialisert tenestetilbod eit sterkare fagmiljø ein styrka kommuneøkonomi større attraksjonskraft for innbyggjarar og næringsliv betre infrastruktur større slagkraft mot sentrale og regional myndigheiter Rådmannen meiner at kommunestyret må vere nøkterne med omsyn til kor mange alternativ som skal vurderast. Det er da viktig å sjå på kva for alternativ som er realistiske. Rådmannen har kartlagt følgjande status i våre nabokommunar: Tinn kommune: Kommunestyret har bede rådmannen utgreie følgjande alternativ: Tinn som eigen kommune Kongsbergregionen Tinn, Tokke, Vinje Tinn, Hjartdal, Notodden Tinn, Nore og Uvdal Tinn kommune har på bakgrunn av dette invitert ordførar og rådmann i Hjartdal og Notodden til sonderingsmøte Ordførar/rådmann har takka ja til invitasjonen. Ei tilbakemelding frå møtet kan leggjast fram for kommunestyret same kveld. Seljord kommune: Seljord kommunestyre har møte der rådmannen legg fram følgjande tilråding: Delta i forprosjekt med dei av kommunane i "Lifjell Rundt" som ønskjer det.

7 Takke ja til invitasjon frå Bø kommune om å vera med i eit forprosjekt med Bø, Sauherad og Nome. Delta i forprosjekt samen med Tokke, Fyresdal, Nissedal og Kviteseid (Dersom det ikkje vert fatta likelydande vedtak i dei fem kommunane, får ordførar fullmakt til å endre vedtaket til å omfatte dei kommunane som har likelydande vedtak). Vedtak frå Seljord kommunestyre kan bli lagt fram for formannskapet og kommunestyret Notodden kommune: Notodden kommunestyre har gjort følgjande vedtak (hovudtrekk) Gå vidare med eit forprosjekt med dei av kommunane i "Lifjell Rundt" som ønskjer det. Tinn kommune inviterast inn i eit slikt prosjekt. Er opne for ein kommunesamanslåing med Kongsberg. Kongsberg formannskap har handsama sak om kommunereforma. Formannskapet tilrår overfor kommunestyret at Kongsberg består som eigen kommune. Saka kjem opp i kommunestyret Vedtaket vil bli lagt fram for formannskapet og kommunestyret Lifjell Rundt Alle dei seks kommunane rundt Lifjell handsama forstudien for dette samanslåingsalternativet Nome og Bø kommunar sa klart nei til å gå vidare med eit forprosjekt. Sauherad, Notodden og Seljord var positive. Hjartdal kommunestyre har mellom anna vedtatt: "Lifjell Rundt" vil vere eit av fleire alternativ Hjartdal kommunestyre vil vurdere i samband med kommunereforma. Dersom eit fleirtal av dei andre kommunane i "Lifjell Rundt" vedtar å gå vidare med eit forprosjekt ønskjer Hjartdal kommunestyre å delta i dette arbeidet parallelt med vurdering av andre alternativ. Dersom Seljord og Notodden kommunar vedtar å gå vidare med eit felles forprosjekt ønskjer Hjartdal kommunestyre å delta i dette arbeidet parallelt med vurdering av andre alternativ. Det må være et alternativ at Hjartdal kommune kan fortsette som egen kommune. Ei oppsummering av desse vedtaka kan tyde på at følgjande alternativ utkrystalliserar seg som mest aktuelle for Hjartdal kommune å utgreie/vere med på å utgreie: Hjartdal som eigen kommune (allereie vedteke) Tinn-Hjartdal-Notodden (som Tinn har teke initiativ til) Seljord-Hjartdal-Notodden-Sauherad (resultat at forstudie Lifjell Rundt) Kommunestyret må ta stilling til om desse alternativa, eller andre, skal vurderast nærmare. På bakgrunn av vedtaka ovafor ser rådmannen det òg som eit mogeleg scenario at ingen av nabokommunane ønskjer å slå seg saman med Hjartdal. Prosessbeskrivinga som kommunestyret har vedtatt seier kva som skal vurderast i neste fase. Etter dialog med Fylkesmannen foreslår rådmannen i tillegg at punktet "intensjonsavtale" blir framskunda frå fase 3 til fase 2. Ei intensjonsavtale vil vere eit naturleg resultat av drøftingar/forhandlingar mellom kommunar. Resultatet av ei intensjonsavtale vil dessutan vere

8 eit betre grunnlag å ta stilling til for innbyggjarane enn analyse av kriteria, folketalsutvikling og kommuneøkonomi. Rådmannen meiner at det parallelt med ei analyse av alternativa blir gjennomført drøftingar mellom kommunane på politisk nivå. Dette vil avklare realismen i dei ulike alternativa - og kva kvar kommune både kan bidra med og forventar å få tilbake ved ei eventuell samanslåing. Etter at ei analyse og sondering er gjennomført vil det vere naturleg at dei aktuelle kommunane sett ned eit forhandlingsutval. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret tek rapporten "Resultat av SWOT-analyse" til orientering. 2. Kommunestyret tar rapporten "Utviklingstrekk" til orientering. 3. Kommunestyret ønskjer å oppnå følgjande mål i samband med kommunereforma: Kommunestyret ber rådmannen vurdere følgjande alternativ for framtidig kommunestruktur: Kommunestyret gir ordføraren mynde til å ha uformelle drøftingar med sine kollegaer i dei aktuelle kommunane parallelt med rådmannen sin vurdering. 6. Kommunestyret framskundar punktet "intensjonsavtale" frå fase 3 til fase 2 i vedteken framdriftsplan. Saksordførar: Formannskapet Handsaming: Rådmannen orienterte om vedtak i Seljord kommunestyre og Kongsberg kommunestyre Sven Tore Løkslid (AP) fremma følgjande tillegg til pkt 3 i rådmannen si tilråding: Et sterkare fagmiljø Større attraksjonskraft Eit breiare og meir spesialisert tenestetilbod Sven Tore Løkslid (AP) fremma følgjande tillegg til pkt 4 i rådmannen si tilråding Aust-Telemark (Hjartdal, Notodden, Tinn) Seljord, Hjartdal, Notodden, Sauherad Hjartdal som eigen kommune VOTERING: Rådmannen si tilråding til pkt 1 blei samrøystes vedteke. Rådmannen si tilråding til pkt 2 blei samrøystes vedteke.

9 Rådmannen si tilråding til pkt 3 med tillegget til Sven Tore Løkslid (AP) blei samrøystes vedteke. Rådmannen si tilråding til pkt 4 med tillegget til Sven Tore Løkslid (AP) blei samrøystes vedteke. Rådmannen si tilråding til pkt 5 blei samrøystes vedteke. Rådmannen si tilråding til pkt 6 blei samrøystes vedteke. FOR-017/15 TILRÅDING: 1. Kommunestyret tek rapporten "Resultat av SWOT-analyse" til orientering. 2. Kommunestyret tar rapporten "Utviklingstrekk" til orientering. 3. Kommunestyret ønskjer å oppnå følgjande mål i samband med kommunereforma: Et sterkare fagmiljø Større attraksjonskraft Eit breiare og meir spesialisert tenestetilbod 4. Kommunestyret ber rådmannen vurdere følgjande alternativ for framtidig kommunestruktur: Aust-Telemark (Hjartdal, Notodden, Tinn) Seljord, Hjartdal, Notodden, Sauherad Hjartdal som eigen kommune 5 Kommunestyret gir ordføraren mynde til å ha uformelle drøftingar med sine kollegaer i dei aktuelle kommunane parallelt med rådmannen sin vurdering. 6 Kommunestyret framskundar punktet "intensjonsavtale" frå fase 3 til fase 2 i vedteken framdriftsplan. Saksordførar: Inger Øya Grøgård

10 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /15 STL Kommunestyret /15 STL Saksansvarleg: Sven Tore Løkslid Arkiv: K1-082 Arkivnr.: 15/486 FOLKEVALTES ARBEIDSVILKÅR Vedlagde dokument: Dokument nr.1 og 2 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova 43 og 43 Saksgang: Formannskapet innstiller, kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Visar til KOM-sak 021/13 punkt 3: Nytt reglement for godtgjersle for folkevalde skal handsamast av kommunestyret før neste valperiode tek til Vurdering: Etter vedtak i kommunestyret sak 021/13 legg ordførar fram forslag til folkevaltes arbeidsvilkår for perioden

11 Politikkarane i Hjartdal jobbar dugnad. Takast det med alle timane t.d eit kommunestyremedlem brukar til førebuing, reise, gjennomføring av møte og etterarbeid er ikkje timegodtgjeringa høg. I all hovudsak er gjeldande reglement vidareført. Dei endringane som er foreslått er følgjande: 1. Godtgjering til kommunestyrets medlemar justerast frå 0,09 til 0,10 % av ordførars godtgjøring Dekking av tapt arbeidsforteneste. Her justerast taket pr.dag opp frå kr til kr Omsorgsgodtgjersle. Under punkt 3 justerast timesatsen opp frå 150 kr til 200 kr timen og frå kr dagen opp til pr dag. 4. Foreslår ny 16 kommunal partistøtte. Foreslår at kommunale partistøtte aukast frå kr til kr. årleg. Fordelingsnøkkel skal etter lovverket være valresultat. 5. Foreslår å legge inn eit dagleg honorar på kr 750,- dagen for stemmestyra. Denne har verknad frå kommune og fylkestingsvalet Bakgrunnen for forslaget til justeringar er i alle hovudsak frå erfaringar med dagens regelverk og innhenta satsar frå nabokommunar. Gitt same aktivitetsnivå og same utvalsstruktur som i dag, har denne justeringa ein kostnad på kr i valår og kr mellomvalsår. Auke i partistøtta er 50% av denne auken. ORDFØRAR TILRÅR: 1. Reglement for folkevalde i Hjartdal kommune sine arbeidsvilkår vert vedteke slik det ligg føre, med verknad frå Konkret godtgjersle kjem fram av skjema 1 3. Godtgjæring for valstyra er gjeldande frå valet Nytt reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår skal handsamast av kommunestyret før neste valgperiode tek til. Saksordførar: Formannskapet Handsaming: VOTERING: Ordføraren si tilråding blei samrøystes vedteke. FOR-023/15 TILRÅDING: 1. Reglement for folkevalde i Hjartdal kommune sine arbeidsvilkår vert vedteke slik det ligg føre, med verknad frå Konkret godtgjersle kjem fram av skjema 1 3. Godtgjæring for valstyra er gjeldande frå valet Nytt reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår skal handsamast av kommunestyret før neste valgperiode tek til.

12 Saksordførar: Sven Tore Løkslid

13 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /15 RE Kommunestyret /15 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-037 Arkivnr.: 12/1035 HJARTDAL ELVERK - EIGARSTRATEGI Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Hjartdal Arbeiderparti v/audun Dølen 2 U Hjartdal Arbeiderparti v/audun Dølen HJARTDAL ELVERK - FRA AS TIL KOMMUNALT FORETAK VURDERING AV SELSKAPSFORM 3 I Hjartdal TILSLUTNING TIL PROSESS Arbeidarparti 6 I Hjartdal kommune v/rådmannen RÅDMANNEN SITT FORSLAG TIL EIGARSTRATEGI 8 I Rådmannen EIGARSTRATEGI HJARTDAL ELVERK AS - ENDELEG VEDTEKE 7 U Hjartdal Elverk AS MELDING OM VEDTAK - EIGARSTRATEGI HJARTDAL ELVERK AS 9 I Sven Tore Løkslid BESTILLING AV SAK TIL KOM Vedlagde dokument: Dokument nr. 6 og 8. Reiten-utvalet sin rapport Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Eigarskapsmelding for Hjartdal kommune. Saksgang: Formannskapet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka:

14 Kommunestyret vedtok den , sak 071/13 eigarstrategi for Hjartdal Elverk AS. Sekslaet er eigd 100% av Hjartdal kommune. I eigarstrategien heiter det: Konklusjon Hjartdal kommunestyre har ein klar ambisjon om å vere eigar av eit nett- og omsetnadsselskap for energi. Hjartdal kommunestyre meiner at eit berekraftig eigarskap fordrar eit større selskap. Hjartdal kommunestyre ønskjer å fusjonere Hjartdal Elverk AS med eitt eller fleire andre selskap om ein samla sett oppnår gode nok vilkår. Det må leggjast avgjerande vekt på at dei aler fleste arbeidsplassane ein har på HEV nå, blir i kommunen etter ein fusjon. Kommunestyret sine prioriteringar og resultatkrav overfor selskapet framover Hjartdal kommunestyre ber styret i Hjartdal Elverk AS sondere mogelegheitene for å fusjonere med eitt eller fleire andre selskap. Det er viktig å vurdere fleire alternativ. Hjartdal kommunestyre vil ved val av fusjonspartnar(ar) ta omsyn til både den økonomiske og samfunnsmessige effekten for lokalsamfunnet. Hjartdal kommunestyre ber om at styret i Hjartdal Elverk AS legg fram ei tilråding om val av fusjonspartnar(ar) seinast til generalforsamlinga i Ordførar og rådmann har hatt nokre møte med styreleiar og dagleg leiar i Hjartdal Elverk AS undervegs i prosessen. Etter det siste møtet har ordførar (jf. dokument 9) bede rådmannen om å leggje eigarstrategien for Hjartdal Elverk AS fram for politisk handsaming. Vurdering: Rådmannen har ikkje føretatt nokon vurdering av saka på bakgrunn av bestillinga frå ordføraren. RÅDMANNEN TILRÅR: Saka blir lagt fram utan tilråding. Saksordførar: Formannskapet Inger Øya Grøgård stilte spørsmål til sin habilitet. Formannskapet er enig at Inger Øya Grøgård er inhabil i saken. Handsaming: Sven Tore Løkslid foreslo følgjande endring i eigarstrategien for Hjartdal Elverk: Konklusjon:

15 Hjartdal kommunestyre ser at rammevilkår for Hjartdal Elverk AS, som eit av landets minste elverk, er utfordrande. Eit berekraftig eigarskap fordrar eit større selskap. Hjartdal kommunestyre ønskjer enten å fusjonere Hjartdal Elverk AS med eitt eller fleire andre selskap, eller å selje selskapet. Hjartdal kommunestyre ønskjer å velje den løysinga som gir best resultat for innbyggarar og brukarar. Kommunestyret sine prioriteringar og resultatkrav overfor selskapet framover: Tillegg til dei tre eksisterande kulepunkta: Kommunestyret ber rådmann og ordførar om å sondere mogelegheitene for å selje Hjartdal Elverk AS. Når Hjartdal Elverk AS sin tilråding om fusjon er klar og rådmann/ordførar har sondert mogelegheitene for sal, legg rådmannen fram ein samla sak til kommunestyret. VOTERING: Forslaget til Løkslid blei samrøystes vedteke. FOR-022/15 TILRÅDING: Konklusjon: Hjartdal kommunestyre ser at rammevilkår for Hjartdal Elverk AS, som eit av landets minste elverk, er utfordrande. Eit berekraftig eigarskap fordrar eit større selskap. Hjartdal kommunestyre ønskjer enten å fusjonere Hjartdal Elverk AS med eitt eller fleire andre selskap, eller å selje selskapet. Hjartdal kommunestyre ønskjer å velje den løysinga som gir best resultat for innbyggarar og brukarar. Kommunestyret sine prioriteringar og resultatkrav overfor selskapet framover: Tillegg til dei tre eksisterande kulepunkta: Kommunestyret ber rådmann og ordførar om å sondere mogelegheitene for å selje Hjartdal Elverk AS. Når Hjartdal Elverk AS sin tilråding om fusjon er klar og rådmann/ordførar har sondert mogelegheitene for sal, legg rådmannen fram ein samla sak til kommunestyret. Saksordførar: Sven Tore Løkslid

16 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /15 HG Saksansvarleg: Helge Granlund Arkiv: K2-S11 Arkivnr.: 14/3167 FULLMAKT TIL ORDFØRAR Å ETABLERE KOMMUNALT EIGD INVESTERINGSSELSKAP Dokument i saka: Vedlagde dokument: Ingen Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Delegasjonsreglementet Saksgang: Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: I samband med Skagerak Kraft as sine planar om kraftutbygging av hovudvassdraga gjennom kommunen, har Hjartdal kommune forhandla seg fram til ein rett til eigardel i utbyggingsselskapet Sauland Kraftverk as på minimum 9,99% og maksimum 16,99%. Samla eigenkapital er planlagt til kr. 300 mill. Grunna storleiken på eigenkapitalen og dermed kommunen sin del, er det naudsynt å finansiere delar av kommunen sin eigardel ved lån. Kommunelova opnar ikkje for at ein kommune kan finansiere investeringar i aksjar ved låneopptak. Eit kommunalt eigd aksjeselskap kan gjere dette men da utan kommunal garanti. Tidspunktet for første større utviding nærmar seg raskt da konsesjon frå OED er forventa gitt før sommarferien. Det har kome signal frå Skagerak Kraft as at aksjekapitalen i Sauland Kraftverk as vil bli utvida frå kr. 1 mill til inntil kr. 60 mill i løpet av 2dre tertial Kommunen sin del av dette beløpet kan nærme seg kr. 10 mill avhengig av i kor stor grad private aksjonærar velgjer å ta del i kapitalutvidinga. Etablering av kommunale dotterselskap er ikkje omhandla i delegasjonsreglementet. Dette betyr at dette mynde ligg til kommunestyret.

17 Vurdering: Etablering av eit kommunalt eigd investeringsselskap med formål eigarskap i Sauland Kraftverk as hastar. Da delegasjonsreglementet ikkje har tatt høgde for slike etableringar vil det være praktisk at kommunestyret delegerer dette til ordføraren. Etter etablering av selskapet, vil saka kome tilbake til kommunestyret som vil fatte endeleg avgjerd om storleiken på kommunen sitt eigarskap med fordeling mellom lånefinansiering og eigenkapitalfinansiering. RÅDMANNEN TILRÅR: Ordførar får fullmakt til å etablere eit kommunalt eigd investeringsselskap som skal ha som einaste formål; eigarskap i Sauland Kraftverk as Saksordførar:

18 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Arbeidsmiljøutval /15 BR Formannskapet /15 BR Kommunestyret /15 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K1-614, K2- Arkivnr.: 14/2937 NY SAULAND SKULE - ROMPROGRAM Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 6 I Rambøll Norge As SAULAND SKULE - SKISSEKALKYLER 4 I Rambøll SKISSER 5 I Utdanningsforbundet UTTALE TIL ROMPROGRAM VED SAULAND SKULE 7 I Hjartdal Idrettsråd INNSPEL TIL FORSLAG TIL ROMPROGRAM FOR NY SAULAND SKULE 8 I FAU Sauland skule INNSPILL TIL NYTT SKOLEBYGG - SAULAND SKOLE 9 I Sauland Bygdelag INNSPEL TIL NY SAULAND SKULE 11 I FAU v/sauland skule INNSPEL TIL NYTT SKULEBYGG - SAULAND SKULE Vedlagde dokument: Dokument nr. 5, 6 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Opplæringslova 9-9a Kulturdepartementet - Bestemmelser om tilskudd til anlegg osv V-0732 Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular. Saksgang: Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne uttaler Utval for Levekår og kultur tilrår

19 Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Kommunestyret gjorde i sak 092/14, pkt. 16 følgjande vedtak: "Rådmannen bes intensivere arbeidet med planlegging og realisering av ny Sauland skule. Søke brei involvering og deltaking i arbeidet med sikte på byggestart 2. halvår 2015." Det blir med dette lagt fram forslag til illustrert romprogram for eit nytt bygg som skal erstatte noverande undervisningsbygg for trinn. Programmet er utarbeidd av ei arbeidsgruppe samansett av driftsansvarlege, rektor ved Sauland skule, verneombod/tillitsvalde ved skulen og kommunen sin skuleeigarrepresentant. For å utarbeide programmet har gruppa nytta firmaet Rambøll, avd. Plan og arkitektur, Skien, og byggteknisk konsulent Eigil Røe. Det er gjennomført fire arbeidsmøter i januar månad der arbeidsgruppa, to representantar for Rambøll as og byggteknisk konsulent har møtt. I to av desse møta har også ordførar og leiar for elevrådet delteke. I tillegg er det gjennomført kveldsmøter med representantar for FAU, i siste møte deltok også Hjartdal idrettsråd. Som del av prosessen er også personalet ved skulen fortløpande gjort kjend med planane og har hatt høve til å uttale seg. Det er føreteke ein ekskursjon til Åmot skule, Vinje. Grunnlaget for arbeidet er innhenta oppgåve over skulen sine behov i eit langtidsperspektiv. Det er teke omsyn til signaliserte behov for fleire grupperom, meir effektive trafikkløysingar for elevar og personale, betre oversyn og lettare tilgang til skulekjøkken kombinert med moglegheit for å ha felles måltid. Det er også teke omsyn til ønskje om eit tydelegare skilje mellom undervisningsarealet og kroppsøvingsarealet. Vurdering: Romprogrammet er det første grunnlaget for å innhente anbod på utforming og bygging av ein ny skule. Romprogrammet er ikkje ei konkret byggeteikning, men ei utgreiing om i kva grad det er mogleg å bygge ein ny skule som dekker skulen sine behov ut frå ei avgrensa ramme for kostnadene. Romprogrammet legg føringar for storleik og funksjonalitet og det vil som regel medføre store ekstrakostnadar dersom det blir gjort endringar etter at desse føringane er lagt. Om kommunestyret godkjenner romprogrammet vil prosjektet gå over i ein prosjekteringsfase. Resultatet av prosjektering vil konkretisere materialval, byggemåte og andre tekniske løysingar og fastslå om kalkulerte byggekostnader i romprogrammet er innanfor kostnadsramme. Det er eit sterkt ønskje at brukargruppene ikkje kjem med endringsinnspel etter at prosjekteringsfasen er starta. Framlegg til entrepriseform vil bli fremja som eiga sak. Framlagte romprogram med skissekalkyle og arealoversyn er utarbeidd i to alternativ, Alt 1 og Alt 2. Alternativ 1 er i tråd med vedteken kostnadsramme, medan Alternativ 2 er kostnadsvurdert til ein byggekostnad på 68 millionar. For båe alternativa er det lagt inn sikkerheitsmarginar på ca 13 %. Skilnaden mellom desse alternativa er i hovudsak at det i Alt 2 er lagt inn fleirbrukshall på 16 x 24 m etter Kulturdepartementet sin retningsliner med tanke på spelemiddelfinansiering. Spelemiddeltilskotet vil i dette høvet kunne utgjere 1/3 av godkjend kostnad inntil kr For Alt 2 sin del er dette ikkje medrekna i kalkylen. Medrekna spelemiddelfinansiering vil ein få ein nettokostnad på ca 63,6 mill. I tillegg til fleirbrukshallen har Alternativ 2 i tillegg generelt litt større klasseromsareal samt ein del større areal i spesialrom og bibliotek. Arbeidsgruppa har i prosessen gått bort frå dette alternativet, og det ligg ikkje føre oppdaterte planskisser for bygget.

20 Framlagte romprogram Alt 1 legg opp til nytt, kompakt undervisningsbygg i to etasjar plassert sør for noverande bygg. Plassering på tomta vart vurdert i starten av arbeidet, og den valde løysinga blir sett som den einaste moglege, men som ei god løysing i høve til adkomst, øvrige bygg og utearealet generelt. I bestilling til arkitektfirmaet var det teke høgd for klassestorleikar på maksimalt 28 elevar pr årssteg i aldersgruppe klasse og 30 elevar pr ungdomskuleklasse. Klasseroma i det framlagte romprogram Alt 1 er dimensjonert for 28 for klassene ( 65 kvm) og 30 elevar i ungdomskulen. (68 kvm) Med bakgrunn i barnetal i kommunen fram til 2022 vil desse dimensjonane vere tilstrekkelege. Forskrift om miljøretta helsevern i skolen 9 stiller krav om at klasserom planleggast etter ein arealnorm på 2 kvm pr elev der klassa/elevgruppa i tillegg disponerar grupperom i nærleiken av klasserommet. Som reknedøme vil dette i praksis bety at i eit klasserom i ungdomskulen med full klasse legg elevane beslag på 60 kvm. Areal til læraren kjem i tillegg i normen sitt arealkrav. I dette høvet er det att 8 kvm til disposisjon til lærar, skap, vask o.l. Generelt vil utnyttinga og fordeling av arealet særleg i 1. etasje bli detaljert ved prosjektering. Noverande synspunkt på denne fordelinga på ulike funksjonar blir tekne med i det vidare arbeidet. Det totale arealet for bygget må likevel forhalde seg til gjeldande budsjettert ramme for prosjektet. Dei bygningstekniske løysingane romprogrammet legg opp til og ulike funksjonar si plassering i høve til kvarandre er heilt i tråd med pedagogiske grunngjevingar, og bør gje eit godt fysisk grunnlag for eit godt undervisningsmiljø, og haustar bifall frå skulen sine tilsette. Romprogrammet legg vidare opp til ny kroppsøvingsavdeling i storleik tilsvarande dagens sal på 10 x 19 m, plassert som eit eige bygg der noverande undervisningsbygg ligg. Det er tenkt tilgang frå undervisningsbygget ved eit overbygg mellom dei to. I arbeidet er det som nemnd vurdert eit større bygg, men dette er det ikkje funne rom for innan den kostnadsramma kommunestyret har lagt opp til. Om den konkrete byggeprosessen er det tenkt at dette delast inn i to faser, der undervisningsbygget skal stå bruksklart før det eksisterande bygget rivast for å gje rom for kroppsøvingsdelen. På bakgrunn av dette er det mogleg å nytte noko meir tid til å vurdere alternative løysingar for kroppsøvingsavdelinga med tilhøyrande økonomiske vurderingar. Det er likevel lagt inn som premiss i framlagte Alt 1 for å kunne gje kommunestyret eit konkret svar på bestillinga. Kulturskulen har sidan oppstart i 1997 ikkje hatt eigen lokalisering av si verksemd. I romprogrammet er dette medteke med eigne arbeidsrom. Skulen og kulturskulen sitt behov er det enklaste å kartleggje, men eit skulebygg blir ikkje berre brukt til skuleformål - det er òg eit viktig bygg for ulike fritidsaktivitetar i lokalmiljøet. Det har difor vore viktig at Elevrådet, Foreldra sitt arbeidsutval (FAU) og Idrettsrådet har fått innsyn i arbeidet, og får høve til å gje uttale. I arbeid med romprogrammet er det vurdert å legge inn areal til eit kombinert skule- og folkebibliotek. Det inneber flytting av folkebiblioteket frå Saulandstunet til Sauland skule for å kunne utnytte bibliotekressursane betre. Gjennom prosessen har arbeidsgruppa vald ikkje å gå inn for ei slik løysing. Skulen og elevane sine behov for bibliotekfunksjonar er i endring. Både skjønnlitteratur og faktainformasjon er i aukande grad tilgjengeleg digitalt, noko som minskar behovet for eige øyremerka areale til dette føremålet. I tillegg har det planlagte bygget kvalitetar ved sine indre trafikksoner som bør kunne kompensere for eit redusert areale i bibliotekrommet. I arbeidet har gruppa også vurdert plassering av lærarane sine arbeidsrom. I dag er desse plassert i administrasjonsbygget, og det peikast på at desse lokala ikkje fungerar tilfredsstillande. Arbeidsgruppa finn ikkje rom for å tilrå dette som del av nybygget sitt areal, men ser at det kan

21 leggast betre tilrette i eksisterande bygg for å betre funksjonaliteten. Arealet i administrasjonsbygget er stort nok, men bør delast inn i mindre einingar med deleveggar for å utnytte arealet betre. Vedlagte skissekalkyle har nytta ein kvadratmeterpris på kr når det gjeld nytt undervisningsbygg. Dette er i samsvar med gjeldande erfaringstal i byggemarknaden. I kalkyla er det også medrekna utomhusarbeid og riving av eksisterande bygg. Marginar (uførutsette kostnader er medrekna med hhv 13 % for undervisningsbygg og 11 % for kroppsøvingsbygget. Dette er mindre sikkerheitsmarginar i høve til dei marginar som ofte nyttast på både 20 og 25 %, men Rambøll as meiner likevel å kunne stå inne for dette talet. Detaljert kalkylegrunnlag for båe alternativa er vedlagt. RÅDMANNEN TILRÅR: Hjartdal kommune vedtek vedlagte romprogram Alt 1 for det vidare arbeidet med bygging av nytt undervisningsbygg ved Sauland skule. Saksordførar: Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne Handsaming: Uttale frå Rådet: Rådet ber om at det blir sett på mogelegheit for større gymsal. Rådet meiner at aktivitet er viktig og kommunen må tilrettelegge for dette. Moglegheit for å dele gymsalen i to og drive fleire aktivitetar samtidig er viktig. Vidare vil Rådet legge vekt på - At det ikkje er dørstokker - God bredde på dører - Hovudinngang tilrettelagt rullestolbrukarar m/rampe - Skjerma toalett m/dusj for funksjonshemma Rådet saknar at medlem frå RENF er med i arbeidsgruppa og øsnkjer å bli spurt om deltaking ved fleire arbeidsmøter. RENF-004/15 UTTALE: Rådet ber om at det blir sett på mogelegheit for større gymsal. Rådet meiner at aktivitet er viktig og kommunen må tilrettelegge for dette. Moglegheit for å dele gymsalen i to og drive fleire aktivitetar samtidig er viktig. Vidare vil Rådet legge vekt på - At det ikkje er dørstokker - God bredde på dører

22 - Hovudinngang tilrettelagt rullestolbrukarar m/rampe - Skjerma toalett m/dusj for funksjonshemma Rådet saknar at medlem frå RENF er med i arbeidsgruppa og ønskjer å bli spurt om deltaking ved fleire arbeidsmøter Utval for levekår og kultur Handsaming: Forslag frå Einar Løndal: 1. Utval for Levekår og Kultur tilrår prinsipp for romprogram alt. 1, men med tillegg av auka klasseromareal på 2,5 m2 pr. elev og tilsvarande areal i 1. etasje. Utvalet ønskjer eige rom for helsesøster/ppt og tilstrekkeleg med lagerplass. 2. Utvalet vil at det vert teke utgangspunkt i større gymsal eller fleirbrukshall og vil ha utgreidd om delar av eksisterande bygg kan nyttast til dette. Votering: Forslag nr.1 vart vedteke med 6 mot 1 røyst som stemte for rådmannen si tilråding. Forslag nr.2 vart samrøystes vedteke. LOK-006/15 TILRÅDING: 1. Utval for Levekår og Kultur tilrår prinsipp for romprogram alt. 1, men med tillegg av auka klasseromareal på 2,5 m2 pr. elev og tilsvarande areal i 1. etasje. Utvalet ønskjer eige rom for helsesøster/ppt og tilstrekkeleg med lagerplass. 2. Utvalet vil at det vert teke utgangspunkt i større gymsal eller fleirbrukshall og vil ha utgreidd om delar av eksisterande bygg kan nyttast til dette. Saksordførar: Helle K. Gjerde Formannskapet Handsaming: Brev frå Sauland bygdelag blei delt ut. Omforeina forslag: Formannskapet sender saka tilbake til rådmannen med følgjande bestilling: 1. Formannskapet ber rådmannen utarbeide forslag til romprogram i tråd med alt 1 for

23 undervisningsbygget med følgjande endring: - klasseromsareal blir auka til 2,5 m2 per elev (26/28 elevar) på bekostning av fellesareal. 2. Formannskapet ber rådmannen utarbeide forslag til romprogrammet for idrettsbygget som skal omfatte fleirbrukshall som tilfredsstillar Kulturdepartementet sine minimumskrav til spelemiddelprosjekt. Idrettsbygget skal i tillegg omfatte base for elevar med spesielle behov og kontor for helsesøster/ppt 3. Rådmannen blir beden om å synleggjere dei økonomiske konsekvensane (bygge- og finasieringskostnadar) av romprogrammet. VOTERING: Det omforeina forslaget blei samrøystes vedteke. FOR-009/15 TILRÅDING: 1. Formannskapet ber rådmannen utarbeide forslag til romprogram i tråd med alt 1 for undervisningsbygget med følgjande endring: - klasseromsareal blir auka til 2,5 m2 per elev (26/28 elevar) på bekostning av fellesareal. 2. Formannskapet ber rådmannen utarbeide forslag til romprogrammet for idrettsbygget som skal omfatte fleirbrukshall som tilfredsstillar Kulturdepartementet sine minimumskrav til spelemiddelprosjekt. Idrettsbygget skal i tillegg omfatte base for elevar med spesielle behov og kontor for helsesøster/ppt 3. Rådmannen blir beden om å synleggjere dei økonomiske konsekvensane (bygge- og finasieringskostnadar) av romprogrammet. NYE OPPLYSNINGAR I SAKA Vedlagte dokument: 1. Alt 1 - rådmannen si tilråding til utval for levekår og kultur med oppdatert kostnadsestimat 2. Alt 3 - formannskapet si bestilling frå møte Alt 4 - brukargruppa sitt forslag 4. Alt 5 - verneombodet sitt forslag 5. Kommunestyresak 030/14 - Sauland skule rehabilitering Saksutgreiing: Saka vart etter handsaming i formannskapet sendt attende til rådmannen med bestilling om auke av klasseromsareal til 2,5 m2 pr elev fleirbrukshall iht spillemiddelordninga sine minimumskrav samt base for elevar med spesielle behov og kontor for helsesøster/ppt

24 I tillegg bad formannskapet om synleggjering av økonomiske konsekvensar av romprogrammet på basis av dei nye kriteriene som formannskapet la fram. Dei endra føresetnadane frå formannskapet vart lagt fram til drøfting med brukargruppa fredag , der skulen sine representantar inkludert elevrådsleiar var til stades. Forfall hadde kommunenivået ved rådgjevar og leiar i Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne. Møtet med brukargruppa kom til følgjande konklusjon: Klubben ved Sauland skule sitt syn på klasseromsareal er endra, slik at dei ikkje no ser behovet for å auke klasseromstorleiken til 2,5 m2 pr elev v. 26/28 elevar på bekostning av fellesarealet. Dei går inn for skisse over 2. etasje slik den låg føre før formannskapet si handsaming. Verneombodet peikar på at det er sterkt ønskje om å auke arealet i 1. etasje med ca 40 m2 for å få betre plass til tresløyd, keramikk, lager og bibliotek, og at dette kan løysast ved å bygge inn overbygd uteareal mot fleirbrukshallen. FAU ønskjer ikkje at basen for elevar med spesielle behov ligg atskilt frå undervisningsbygget. På bakgrunn av dette har Rambøll as utarbeidd tre skisseframlegg til romprogram, Alternativ 3, som syner formannskapet sine innspel etter møte Alternativ 4 der brukargruppemøtet sine innspel i møte er innarbeidd. Alternativ 5 som viser verneombodet sitt forslag. Skissealternativa er inkludert arealoversyn, prosjektkostnad prissett pr og meirverdiavgift (MVA). Under arbeidet med dette oppdaga konsulenten av finansieringskostnadar og kunstnerisk utsmykking ikkje var med i det forslaget (alternativ 1) rådmannen la fram for utval for levekår og kultur og formannskapet For at kostnadsestimata skal vere samanliknbare er alternativ 1 nå oppjustert i tråd med dette. Rådmannen gjer merksam på at for alle kostnadsoverslag er laust inventar ikkje medrekna. Dette må påreknast, men er ikkje kostnadsberekna. Vurdering: Alternativ 1 blei utarbeidd med ei klar politisk bestilling om å vere innafor vedteken budsjettramme på 50,2 mill. Kostnadsestimatet viste ein kostnad på 50,3 mill. I dette talet var byggelånskostnadar utegløymt. Oppgradering av uteområdet og kunstnarisk utsmykking var ikkje tatt med. Det er nå innarbeid for å gjere alternativa samanliknbare. Kostnadsestimatet ved dette alternativet er nå 53,7 mill. Det er ikkje eit lovkrav med kunstnarisk utsmykking, men ei sterk oppmoding om at offentlege byggherrar sett av 1% av byggekostnaden til utsmykking. Alternativ 3 og 4 har identisk kostnadsestimat - kr 66,7 mill. Alternativ 3 er heilt i tråd med formannskapet si bestilling om fleirbrukshall, base for spesialelevar og kontor for PPT/helsesøster, samt større klasserom på beskostning av fellesareal. I alternativ 4 er fellesarealet og "små" klasserom opprettheldt som i alternativ 1 i tråd med brukargruppa sin endra ønskje. I valet mellom alternativ 3 og 4 tilrår rådmannen alternativ 4. Det er brukargruppa som har best kompetanse til å avgjere romfordelinga innafor dei ytre rammene kommunestyret sett.

25 Alternativ 5 viser verneombodet sitt forslag som inneber større areal til spesialromma i 1. etasje. Dette forslaget har eit kostnadsestimat på kr 68 mill. Rådmannen gjer merksam på at skissene/romprogramma for ny skule er utforma slik at det kan sjå vanskeleg ut å bygge på skulen på ein arkitektonisk god måte dersom elevtalet på sikt aukar ut over ei klasse per trinn. Kommunestyret har i økonomiplanen sett av kr 50,3 mill til bygging av ny skule. Kapitalkostnadane er innarbeidd i dei årlege driftsutgiftene i planperioden. Alternativ 1 vil ligge marginalt over føresetnadane i økonomiplanen. Dersom kommunestyret ønskjer å gå for alternativ 3 eller 4 (66,7 mill) inneber det ei årleg auke på kr ,- med dagens rentenivå. Lånet skal nedbetalast over 20 år. Kommunestyret må da finne inndekning for dette ved rullering av økonomiplanen til hausten. Utrekninga ser slik ut: Brutto med moms 66,7 mill - Momskompensasjon -13,30 mill - Tilskot spelemidlar -4,40 mill Lånebehov 49,0 mill Nedbetalingstid 20 år 2,45 mill pr år 2,2 % rente 1,05 mill pr år Til saman, årlege kapitalutgifter 3,50 mill pr år Hjartdal kommune har "rett på" rentekompensasjonsmidlar til skulebygg, men beløpet er lite. Rådmannen meiner beløpet bør vere ein buffer mot renteauke. Forskjellen på alternativ 1 og 3/4 er 13 mill kroner brutto. Når ein tek omsyn til at alt 3/4 vil gi grunnlag for spelemidlar på 4,4 mill er den reelle skilnaden 8,6 mill. Dette er den økonomiske konsekvensen av formannskapet sitt ønskje om å oppgradere frå gymsal til fleirbrukshall og å innarbeide base for elevar med spesielle behov og kontor for PPT/helsesøster. Kvadratmeterprisen for fleirbrukshallen blir høgare enn for gymsalen pga kravet til to garderobesett (våtrom). Kommunestyret kan velje å redusere kostnaden i både alt 1 og 3/4 ved ikkje å oppgradere uteområdet og ikkje innarbeide kunstnarisk utsmykking. Kostnadsreduksjonen for dette vil vere ca kr ,-. Til samanlikning ønskjer rådmannen å minne om kommunestyresak 30/14, handsama , der totalkostnad for rehabilitering vart opplyst til å vere 33 mill. Dette arbeidet vart stoppa av kommunestyret på bakgrunn av at rehabiliteringskostnadene var 8 mill høgare enn vedteke budsjett - og nærma seg prisen for modulbygg. Prosessen med planlegging av eit nybygg (ikkje som modulbygg) syner at både innspel frå brukarane og dei folkevalde har gjort at kostnaden ved eit nybygg med fleirbrukshall nå er det dobbelte av totalrehabiliteringa som vart stoppa. Rådmannen meiner at kommunestyret nå står overfor tre hovudalternativ:

26 Bygging av ny skule med gymsal. Kostnadsestimat kr 53,7 mill. Dette er det alternativet som samanfaller mest med kommunestyret sitt siste vedtak i økonomiplanen. Fordelen med dette alternativet er at ein får realisert eit nytt skulebygg samtidig som undervisninga kan gå sin gang i nåverande bygg. Ulempa med dette alternativet er det vil vere heilt urealistisk å bygge ein fleirbrukshall seinare - når det først er bygd ein ny gymsal. Bygging av ny skule med fleirbrukshall. Kostnadsestimat kr 66,7 mill. Dette alternativet inneber at kommunestyret må finne inndekning for ca kr ,- i årlege kapitalkostnadar. Fordelen med dette alternativet er at ein får realisert eit nytt skulebygg samtidig som undervisninga kan gå sin gang i nåverande bygg. Ulempa med dette alternativet er det vil bli minst eitt år som skulen må klare seg utan gymsal, medan fleirbrukshallen er under bygging. Totalrehabilitering av dagens skulebygg. Kostnadsestimat kr 33 mill. Dette alternativet kan kombinerast med fleirbrukshall - enten samtidig eller seinare. Fleirbrukshall i alt 3/4 med base for spesialelevar og kontor for PPT/helsesøter har eit kostnadsestimat på kr 23,2 mill - totalt kr 56,2 mill. Dette må vurderast nærmare i ein kombinasjon med dagens skulebygg. Det er ikkje vurdert kostnad med eventuelle alternative undervisningslokale i byggeperioden. RÅDMANNEN TILRÅR Alternativ A 1. Kommunestyret vedtek vedlagte romprogram Alt 4 for det vidare arbeidet med bygging av nytt undervisningsbygg og fleirbrukshall ved Sauland skule. 2. Kommunestyret ber rådmannen prosjektere nybygging av undervisningsbygg og idrettsbygg/fleirbrukshall ved Sauland skule innafor ei kostnadsramme på kr 66,7 mill. Eller: Alternativ B Eller: 1. Kommunestyret vedtek vedlagte romprogram Alt 1 for det vidare arbeidet med bygging av nytt undervisningsbygg og gymsal ved Sauland skule. 2. Kommunestyret ber rådmannen prosjektere nybygging av undervisningsbygg og gymsal ved Sauland skule innafor ei kostnadsramme på kr 53,7 mill. Alternativ C 1. Kommunestyret forkastar forslag til romprogram for nytt undervisningsbygg og idrettsbygg/fleirbrukshall ved Sauland skule. 2. Kommunestyret ber rådmannen prosjektere ein totalrehabilitering av Sauland skule innafor ei kostnadsramme på kr 33 mill. + eventuelt: 3. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide skisse/romprogram for fleirbrukshall som tilfredsstiller Kulturdepartementet sine minimumskrav. Saksordførar:

27 Arbeidsmiljøutval Handsaming: Rådmannen orienterte om alt. 1,alt3, alt 4 og alt 5. AMU-005/15 VEDTAK: AMU tok rådmannen sin informasjon til orientering Formannskapet Handsaming: Rådmannen orienterte om vedtak 005/15 frå AMU. Mathias Kleppen (SP) fremma følgjande forslag: Alternativ C med endring i punkt 2: Kommunestyret ber Rådmannen prosjektere nybygging av undervisningsbygg og gymsal ved Sauland skule innanfor ei kostnadsramme på kr 15 mill. Sven Tore Løkslid fremma følgjande forslag: Alternativ A Audun Solberg fremma følgjande forslag: KrF er positiv til nybygg, evt full rehabilitering av Sauland skule, mellomsteget og ungdomssteget. Vi ønskjer ikkje hastverksarbeid med denne store og viktige investeringa. Og vi vil ha så god oversikt som råd over kor stor skulen må vere. Dette også i lys av ei evt kommunesamanslåing. Vi går inn for bygging av skule i Sauland, men ikkje i VOTERING: Forslaget til Mathias Kleppen falt med 1 mot 4 stemmer. Forslaget til Audun Solberg falt med 1 mot 4 stemmer. Sven Tore Løkslid sitt forslag blei vedteke med 3 mot 2 stemmer. FOR-018/15 TILRÅDING: 1. Kommunestyret vedtek vedlagte romprogram Alt 4 for det vidare arbeidet med bygging av nytt undervisningsbygg og fleirbrukshall ved Sauland skule. 2. Kommunestyret ber rådmannen prosjektere nybygging av undervisningsbygg og idrettsbygg/fleirbrukshall ved Sauland skule innafor ei kostnadsramme på kr 66,7 mill. Saksordførar: Sven Tore Løkslid

28

29 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /15 BR Formannskapet /15 BR Kommunestyret /15 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K1-614, K2- Arkivnr.: 15/171 NYBYGG, SAULAND SKULE - VAL AV ENTREPRISEFORM Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Eigil Røe Bygg og proskjektledelse AS NOTAT - PROSJEKTSTRATEGI - PROSESSEN VIDARE Vedlagde dokument: Dokument nr. 1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunestyresak 092/14 (Økonomiplan ) Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: I kommunestyresak 092/14, pkt 16, gjorde kommunestyret slikt vedtak: "Rådmannen bes intensivere arbeidet med planlegging og realisering av ny Sauland skule. Søke brei involvering og deltaking i arbeidet med sikte på byggestart 2. halvår 2015." Det leggjast fram eiga sak vedrørande framlegg til romprogram for nybygg ved Sauland skule. Romprogrammet seier i kva grad det er mogleg å setje opp eit bygg til ein førehandsbestemt kostnad etter dei behova brukaren av bygget har. Eit illustrert romprogram legg i tillegg føringar

30 for korleis funksjonar i bygget er orientert i høve til kvarandre og kva kapasitetar som areal og volum bygget skal innehalde. I den vidare prosessen etter at romprogrammet er godkjent startar prosjekteringsarbeidet. Som del av eventuelt byggeprosjekt er nå det er viktig å gjere val av entrepriseform. Type entreprise seier noko om det vidare arbeidet med byggeprosjektet og korleis fordeling av risiko og ansvar ser ut både i prosjekteringa og under byggearbeidet. Entreprisekunnskap er difor ein føresetnad, og for å innhente slik kunnskap er det innhenta uttale frå rådgjevande byggfagleg ingeniør. Denne uttala ligg ved saka. I hovudsak er det tre hovudtyper entreprise, alle med fordelar og ulemper. I det følgjande er eit kortfatta oversyn over desse tre typene, medan meir inngåande detaljert vurdering finst i vedlagte notat. A. Hovudentreprise (delt entreprise): I denne entrepriseformen er det byggherren som sit med dei fleste trådane i prosjekteringsarbeidet, ved at byggherren har separate kontrakter med rådgjevarar og separate kontrakter med hovudentreprenør. Hovudentreprenør har under byggefasen vanlegvis ansvar for eit definert tal på fag (grunnarbeid, tømmer, malerarbeid osb.) Dei resterande faga ( el, rør, ventilasjon) kan byggherren i tillegg ha separat ansvar for i form av separate kontrakter med leverandørar. Koordineringsansvaret kan kontraktfestast til hovudentreprenør, men kan også utøvast av byggherren sin byggeleiar. B. Generalentreprise I denne formen har byggherren kontrakt med rådgjevarar under prosjekteringa og kontrakt med ein generalentreprenør i byggefasen, som har fullt ansvar på byggeplassen. C. Totalentreprise Her inngår byggherren kontrakt med ein entreprenør både om prosjektering og byggmessig utførelse. Notatet fra byggteknisk konsulent har ei inngåande drøfting av fordelar og ulemper ved dei tre hovudtypene av entrepriser, og oppsummerar sitt notat med å gje grunngjeve råd om å velje hovudentreprisemodellen. Vurdering: Kommunestyret bed rådmannen ta sikte på byggestart 2. halvår 2015, noko som er ambisiøst når ein tek omsyn til saka si omfang og kompleksitet. Punktet spelar også inn når det gjeld val av entrepriseform. I val av entreprise vil tre hovudfaktorar spele inn - tid, kostnad og kvalitet. Rådmannen tilrår å sjå bort frå generalentreprise, og vil grunngje dette med at dette er den modellen som er mest tidkrevjande, i og med at byggherren i forkant av byggefasen sjølv må stå for prosjektering. Truleg er også denne modellen mest kostnadsdrivande, fordi generalentreprenøren har større påslag for koordinering og risiko. Ein totalentreprise vil kanskje vere den modellen som raskast gjev resultat i form av byggestart. Mange kommunar nyttar modellen særleg når det gjeld skulebygg. Årsaka til at tida fram til byggestart her kan vere den kortaste, er at kontrakt med totalentreprenøren omfattar både prosjektering og byggearbeid. Likevel er dette avhengig av at byggherren i forkant har definert

31 sine spesifikasjonar ved bygget. Om ikkje kan ein risikere å få eit sluttprodukt som ikkje oppfyller kvalitetskriteriet. For å sikre inntening i prosjektet, vil entreprenøren gjerne sikte seg inn mot minimumsløysingar. I tillegg vil entreprenøren ta seg betalt for å overta byggherren sitt ansvar og risiko, i sum kan prosjektet dermed ende opp dyrare og dårlegare en førutsett. Ved hovudentreprisemodellen kan ein seie at det er ein totalentreprise der byggherren har gjort grundig førearbeid - i prosjekteringa. Sauland Barnehage vart bygd som hovudentreprise, og prosjektet beskrivast i ettertid som vellukka både når det gjeld kvalitet, tid og kostnad. Ved ein hovudentreprise vil forarbeidet med prosjektering måtte føregå før val av hovudentreprenør blir gjort, noko som angriper tidsfaktoren. Om kommunestyret veljer hovudentreprise vil ønsket om byggestart 2. halvår kunne vere truga, men ikkje nødvendigvis, dersom ein ikkje med 2. halvår meiner første.august. Ser ein bort frå tidsfaktoren vil ein hovudentreprise gje byggherren den beste kontrollen med kostnad og kvalitet, fordi byggherren sjølv har kontroll med prosjektfasen, er deltakar i byggefasen og har best kontroll med sluttproduktet. Ein viktig føresetnad uavhengig av entrepriseval er å unngå endringar i byggefasen. Difor er brukargruppene sin medverknad før prosjektering viktig for å ha kontroll med kostnadsfaktoren. Like viktig er det at prosjektering etter vedtak om godkjenning av romprogram kan føregå ut frå dei førsetnadene som er lagt i budsjettvedtak og romprogram. På bakgrunn av notat frå byggfagleg konsulent og vurdering frå driftsavdelinga tilrår rådmannen at Hjartdal kommune veljer hovudentreprise med ekstern byggeleiar for det vidare arbeidet med nybygg ved Sauland skule. RÅDMANNEN TILRÅR: Hovudentreprise veljast som entrepriseform for ny Sauland skule. Saksordførar: Formannskapet Handsaming: Sven Tore Løkslid foreslo: Saka utsetjast. VOTERING: Forslaget frå Sven Tore Løkslid blei samrøystes vedteke. FOR-010/15 VEDTAK: Saka utsetjast Formannskapet Handsaming: VOTERING: