Vaktmestertjenester Borgheim Sentrumsbygg AS

Transkript

1 Kontrakt Vaktmestertjenester Borgheim Sentrumsbygg AS Tiltakshaver: Borgheim Sentrumsbygg AS Oppdragstager: Borgheim Sentrumsbygg AS Side:1 av 8 sider

2 Tilbudsgrunnlag / kontrakt INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Partene 3 2. Endringer og tillegg 3 3. Mål 3 4. Definisjoner 3 5. Kontraktens formål, omfang, vilkår og varighet 3 6. Felles policy MØTER 3 7. Underleverandører 4 8. Overdragelse av rettigheter og plikter 4 9. Oppdragstagerens uavhengighet Omfanget av og tidspunkt for tjenesten Partenes samarbeidsplikt Tiltakshavers innsynsrett Generelle krav til Oppdragstageren LEVERING UTFØRELSE AV OPPDRAG LOJALITET INTERNKONTROLL LEGITIMASJON FORSIKRING ANSVAR VED SKADE Kvalitet KRAV TIL UTFØRELSE AV TJENESTER KVALITETSKONTROLL OG AVVIK Gaver FORBUD MOT Å MOTTA GAVER Partenes rettigheter og plikter AVBESTILLING OG FLYTTING AV TJENESTER KLAGE OPPSIGELSE AV AVTALEN Vederlag mm OPPDRAGSTAGERENS VEDERLAG PRISJUSTERING FAKTURERING OG BETALINGSBETINGELSER Begrensninger Markedsføring av tjenester REKLAME / OFFENTLIGGJØRELSE Mislighold MANGEL KOMPENSASJON DAGMULKT HEVING AV KONTRAKT ERSTATNING Tvist Kontraktsendring Force majeure Dokumentrekkefølge Endringsprotokoll Underskrift 8 Borgheim Sentrumsbygg AS Side:2 av 8 sider

3 1. Partene Mellom tiltakshaver: Borgheim Sentrumsbygg AS, foretaksnr.:.. Kirkeveien 213 AS, foretaksnr. Kirkeveien 222 AS, foretaksnr. Semsveien Bygg AS, foretaksnr. Borgheim Driftsbygg AS, foretaksnr. og oppdragstager:(leverandør), foretaksnummer: er inngått kontrakt om kjøp av vaktmestertjenester. 2. Endringer og tillegg Endringer og tillegg til denne kontrakt er betinget av skriftlig avtale undertegnet av tiltakshaver og oppdragstager. Oppdragstager kan skriftlig søke tiltakshaver om å øke sin kapasitet jf Mål Denne kontrakt har som mål å oppnå en god forvaltning av tiltakshavers bygningsmasse.. Alle stadier i leveranser skal utføres med høy standard. Gjennom hele kontraktens løpetid skal partene kontinuerlig søke etter løsninger som sikrer god ressursutnyttelse og tjenester av høy kvalitet. Begge parter skal bidra aktivt med all sin kompetanse og erfaring gjennom kompetanseoverføring for god kvalitativ og ressurseffektiv leveranse. 4. Definisjoner Området for tjenestens utførelse er tiltakshavernes 11 bygg med tilhørende veier og asfalterte plasser som beskrevet i vedlagte spesifikasjon. 5. Kontraktens formål, omfang, vilkår og varighet Tiltakshaver er Borgheim Sentrumsbygg AS, Kirkeveien 213 AS, Kirkeveien 222 AS, Semsveien Bygg AS og Borgheim Driftsbygg AS. Borgheim Sentrumsbygg AS er et aksjeselskap heleid av Nøtterøy kommune. De 4 andre selskapene er datterselskaper av Borgheim Sentrumsbygg AS. Selskapene driver utleie av bygninger. Borgheim Sentrumsbygg AS og de 4 datterselskapene Kirkeveien 213 AS, Kirkeveien 222 AS, Semsveien Bygg AS og Borgheim Driftsbygg AS legger ut vaktmestertjenesten i selskapene på anbud. Det totale arealet som vaktmestertjenesten skal dekke er totalt 11 bygg med til sammen ca m2 areal. Vaktmestertjenesten dekker drift av de tekniske anleggene i byggene i tillegg til snørydding og alminnelig orden. Drift av grøntanleggene omfattes ikke. Selskapene driver med ordinær utleie av bygg og har ingen egne ansatte. Det legges opp til en avtale om drift i 4 år med en mulig forlengelse på 1 år + 1 år. Igangsetting av oppdraget settes til 1. juni Felles policy Tiltakshaver og oppdragstager har felles ansvar for at formålet med denne kontrakt gjennomføres, følges opp og vedlikeholdes. 6.1 Møter Samarbeidet mellom tiltakshaver og oppdragstager følges opp og vedlikeholdes i status- og oppfølgingsmøter som avholdes etter behov på en tilfredsstillende måte for begge parter. Borgheim Sentrumsbygg AS Side:3 av 8 sider

4 7. Underleverandører Det er anledning til å benytte seg av underleverandører. I enmannsforetak er det pliktig å ha underleverandør slik at tjenesten kan utføres også ved fravær som skyldes ferie, sykdom eller annet. Oppdragstageren er ansvarlig for utførelsen av tjenestene også der underleverandører benyttes. Underleverandøren skal utføre tjenesten i henhold til samme krav til standard, krav og plikter som Oppdragstageren. Oppdragstageren plikter å kontrollere at underleverandøren oppfyller dette. Oppdragstageren skal informere tiltakshaver om hvilke underleverandører som benyttes. Oppdragstageren kan ikke forplikte tiltakshaver overfor tredjemann. 8. Overdragelse av rettigheter og plikter Oppdragstageren kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt. 9. Oppdragstagerens uavhengighet Oppdragstageren skal gjøre tiltakshaver oppmerksom på forhold som kan skape problemer for hans uavhengighet eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføringen av oppdragene. 10. Omfanget av og tidspunkt for tjenesten Tjenesten tilbys ukentlig fra og med mandag til og med fredag innenfor ordinær arbeidstid. Unntatt er helligdager. Dersom det blir nødvendig med tjenester ut over dette skal det avtales særskilt på forhånd. 11. Partenes samarbeidsplikt Tiltakshaver og Oppdragstager skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av kontrakten. De skal i tide underrette hverandre om forhold de bør forstå vil få betydning for oppdragene. Ved forespørsel skal det oversendes kopier av korrespondanse, referater og annet materiell av betydning for den annen parts ytelser etter kontrakten. Oppdragstageren skal samarbeide med tiltakshaver for å sikre riktig kvalitetsnivå på tjenesteleveranser. Oppdragstageren plikter å delta på samarbeidsmøter. Oppdragstageren skal varsle tiltakshaver skriftlig på eget skjema dersom han blir oppmerksom på at behovet for tjenester endrer seg. 12. Tiltakshavers innsynsrett Tiltakshaver har innsynsrett i Oppdragstagerens internkontroll, kvalitetssikring og nødvendig dokumentasjon. 13. Generelle krav til Oppdragstageren 13.1 Levering Leveranse med tilhørende tjenester skal utføres i henhold til særskilte retningslinjer fastsatt av Borgheim Sentrumsbygg AS. Den enkelte tjenesteutfører må kunne gjøre seg forstått på norsk, skriftlig og muntlig Utførelse av oppdrag Oppdraget skal utføres i samsvar med god faglig standard, lov, forskrift, retningslinjer fastsatt av tiltakshaver og bestemmelser i denne kontrakt Lojalitet Oppdragstageren og tiltakshaver skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av kontrakten. Begge parter skal straks underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for gjennomføring og fakturering av oppdrag. Borgheim Sentrumsbygg AS Side:4 av 8 sider

5 13.4 Internkontroll Oppdragstageren skal ha et kvalitetskontrollsystem. Systemet skal minimum inneholde: Rutiner for avdekking av feil og mangler Rutiner for registrering og behandling av klager Rutiner for oppretting av feil og mangler Rutiner for å avdekke endret tjenestebehov Rutiner for kommunikasjon med tiltakshaver Rutiner for håndtering av tiltakshavers nøkler Rutiner for opplæring og oppfølging av ansatte 13.5 Legitimasjon Tjenesteutføreren skal til enhver tid ha synlig legitimasjon med bilde på at vedkommende er vaktmester og ansatt hos oppdragstageren eller underleverandør av oppdragstageren Forsikring Oppdragstageren skal tegne ansvarsforsikring for ting og personalskade som oppdragstageren/underleverandøren kan påføre tjenestemottaker, tiltakshaver eller tredjemann, samt for det ansvar han kan pådra seg i henhold til kontrakten. For personskade skal forsikringssummen være minimum 10 millioner kroner pr skadetilfelle, og for tingskade skal forsikringssummen være minimum 10 millioner kroner pr skadetilfelle. Forsikringen skal ikke inneholde bestemmelser som begrenser skadelidtes rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet eller som begrenser skadelidtes dekningsrett som følge av forhold på Oppdragstagerens side. Ansvarsforsikringen skal være gyldig i 1 år etter avtaleperiodens slutt. Forsikringsbeviset skal på anmodning forelegges tiltakshaver for kontroll. Slik kontroll fritar ikke oppdragstageren for risikoen for at forsikringen er dekkende Ansvar ved skade Oppdragstageren svarer for tjenesteutføreren og andre han benytter for gjennomføringen av oppdraget, jfr Skadeerstatningsloven 2-1. Tiltakshaver skal holdes skadeløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med at Oppdragstageren eller noen han svarer for gjennomfører oppdraget. 14. Kvalitet For denne kontrakt gjelder flg. spesielle kvalitets- og andre krav som fremgår av Spesifikasjon av vaktmestertjenester for Borgheim Sentrumsbygg AS og 4 datterselskaper, Vedlegg 1 til kontrakt Krav til utførelse av tjenester Dersom Tiltakshaver finner at en eller flere av det personell oppdragstaker benytter ikke er egnet til å utføre arbeid som fremgår av kontrakten, skal Tiltakshaver ta opp aktuell problemstilling med Oppdragstager. Dersom dette ikke avhjelper påklaget forhold, kan tjenestemottaker kreve at Oppdragstager straks bytter ut aktuelt personell med annet kvalifisert personell. Fører dette ikke frem, er dette oppsigelsesgrunn. Kostnader og tidsforsinkelser ved utskifting av personell som angitt, dekkes i sin helhet av Oppdragstager Kvalitetskontroll og avvik Oppdragstaker skal gjennomføre kontroll mht oppnådd kvalitet som forutsatt i kontrakt med underliggende dokumenter. Tiltakshaver skal ta opp med Oppdragstager evt svikt i tjenesteutførelsen, feks manglende oppfølging / utbedring og / eller gjentatt svikt fra Oppdragstagers side. Betydelige eller gjentagne tilfeller av tjenestesvikt er kontraktsbrudd, jfr. pkt. Borgheim Sentrumsbygg AS Side:5 av 8 sider

6 15. Gaver 15.1 Forbud mot å motta gaver Oppdragstager og andre denne svarer for kan bare ta i mot gaver og lignende av ubetydelig verdi. 16. Partenes rettigheter og plikter 16.1 Avbestilling og flytting av tjenester Oppdragstager skal ha system for å dokumentere tidspunkt for avbestilling. Slik dokumentasjon skal vedlegges faktura for sluttoppgjør Klage Brukere av bygg tilhørende Borgheim Sentrumsbygg AS eller et av de andre selskapene kontrakten omfatter, har rette til klage på mangler vedrørende tjenester som følger av denne kontrakt direkte til tiltakshaver. Dersom klagen blir tatt til følge, vil saken bli tatt opp med oppdragstager, som plikter å rette evt. mangler så raskt som mulig Oppsigelse av avtalen For denne kontrakt gjelder 3 måneders gjensidig oppsigelsesfrist. Oppdragstager har plikt til å levere kontraktfestet tjeneste ut oppsigelsestiden. Oppdragstager har plikt til å overføre alle relevante opplysninger og dokumentasjon til ny oppdragstager. 17. Vederlag mm Oppdragstagerens vederlag Som vederlag for leverte tjenester skal tiltakshaver betale kr?? pr time. (Fremgår av tilbud / aksept.) 17.2 Prisjustering Pris justeries med 100 % av konsumsprisindeks pr 15. november hvert år (indeks pr oktober) med basis i foregående års indeks. Første gang skjer dette pr 15. november 2010 med basis i indeks pr mai Fakturering og betalingsbetingelser Oppdragstager skal innen den 5. i hver måned levere månedsfakturering med angivelse av hvilke tjenester som er utført og til hvilken tid som er brukt, eller i tråd med underliggende avtale mellom partene. Leveransen faktureres etterskuddsvis med 30 dagers betalingsfrist. Det skal ikke faktureres noen form for gebyrer. 18. Begrensninger Denne kontrakt gir ingen rettigheter og heller ingen forpliktelser ut over det som følger av denne kontrakt. Partene plikter gjensidig å redegjøre for evt. andre kontraktsforhold og andre forpliktelser som kan påvirke denne kontrakt og skal ikke inngå andre kontrakt som er i direkte konkurranse eller strid med denne kontrakt. 19. Markedsføring av tjenester 19.1 Reklame / offentliggjørelse Oppdragstager skal ikke kunngjøre eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre tiltakshaver har godkjent det som ønskes kunngjort. Borgheim Sentrumsbygg AS Side:6 av 8 sider

7 20. Mislighold 20.1 Mangel Det foreligger en mangel der oppdragstageren eller tjenestene ikke har den kvalitet som er regulert i denne avtalen. Oppdragstager plikter å rette mangelen så raskt som mulig for egen regning og risiko. Det foreligger en mangel dersom oppdragstager ikke gjennomfører leveranser og overholder andre forpliktelser som fremgår av denne kontrakt på en måte og innen angitte frister eller tjenestene ikke har den kvalitet som er regulert i denne avtalen, anses dette som kontraktsbrudd som gir tiltakshaver rett til å a) kreve kompensasjon for påførte merutgifter b) kreve erstatning c) kreve dagmulkter d) heve kontrakten Kompensasjon Ved svikt i leveranse som ikke kan lastes tiltakshaver, kan denne kreve kompensasjon for påførte ekstrakostnader Dagmulkt Ved svikt i leveranse i henhold til angitt frist utover 1 døgns varighet påløper en dagmulkt på kr..(tilpasses leveransens størrelse) Heving av kontrakt Ved vesentlige mislighold eller det er klart at slikt mislighold vil inntre, kan den ene part, heve kontrakten etter at den annen part har fått en rimelig frist til å rette på de påklagede forhold uten å gjøre dette. Misligholdet skal dokumenteres skriftlig. Med rimelig frist menes den tid det vil ta å rette opp de påklagede forhold dersom arbeidet med dette startes umiddelbart etter at manglene er påtalt. Med vesentlige mislighold fra oppdragstagers side menes: Grove feil og mangler i den avtalte leveransen. Vesentlige forsinkelser i leveransen som er til ulempe for tiltakshaver. Grove brudd på tilbyders kvalitetssikring av leveransen og aktuelle tjenester. Tap av godkjenninger, og brudd på forutsetningene for å levere tilbud. Brudd på norsk lov. Gjentatte brudd på lov, forskrift og instrukser. Gjentatte brudd på forhold som går ut over tjenestemottakernes trivsel og helse. Gjentatte brudd på manglende evne/vilje til å etterkomme tiltakshavers pålegg til å oppfylle kontrakten. Dersom Oppdragstageren går konkurs eller hvis han blir eller erkjennes å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten. Boet har ikke rett til å tre inn i kontraktsforholdet. Force Majeure situasjoner, slik som krig, blokade, miljø- eller naturkatastrofer, forhold som partene ikke rår over, dersom situasjonen varer lenger enn 90 dager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer og med 30 dagers skriftlig varsel. Der oppdragstageren ikke tilbyr sine tjenester overfor Tiltakshaver som avtalt i henhold til avtalens prosedyreregler. Der oppdragstageren begår straffbare handlinger. Med vesentlig mislighold fra tiltakshavers side menes: - Manglende betaling eller vesentlige forsinket betaling - Grove brudd på Tiltakshavers plikt til å legge forholdene til rette som gjør det vanskelig for oppdragstager å utføre leveransen og aktuelle tjenester. Borgheim Sentrumsbygg AS Side:7 av 8 sider

8 20.5 Erstatning Tiltakshaver kan kreve erstatning som følge av feil, mangler eller forsinkelser i samsvar med gjeldende rett. Herunder skal oppdragstager erstatte tap som skyldes at han ikke har overholdt kravet til faglig forsvarlig handlemåte, at han ikke har oppfylt plikten til å yte tjenester på avtalt tidspunkt og at han eller noen han svarer for har opptrådt uaktsomt. 21. Tvist Norsk lov gjelder for forhold som ikke fremgår av kontrakt. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med kontrakten skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses ved domstolsbehandling. At en tvist er brakt inn for domstolen fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelser ifølge kontrakt. 22. Kontraktsendring Alle avvik / endringer i denne kontrakt må foreligge skriftlig og være tatt inn i endringsprotokoll til denne kontrakt som undertegnes av partene for å være gyldig. 23. Force majeure I tilfelle force majeure herunder streiker eller lockout, bortfaller partenes forpliktelser så lenge tilstanden virker 24. Dokumentrekkefølge Partenes rettigheter og plikter bestemmes av norsk rett og ved evt. motstrid mellom bestemmelser skal flg. dokumentrekkefølge legges til grunn: 1. Utlysing 2. Konkurransegrunnlag / kontrakt, endringsprotokoll til denne 3. Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter 4. Lov om sosiale tjenester og forskrift for BPA 5. Personvernloven og annen aktuell lovgiving og forskrifter 6. Tilbud som fremgår av fullstendig utfylt / besvart og signert Tilbudsmappe 7. Annen avtale-/kontraktslovgiving med forskrifter 25. Endringsprotokoll Endringer i denne kontrakt er tatt inn i endringsprotokoll, vedlegg 1 til denne kontrakt. 26. Underskrift Undertegnede parter bekrefter herved å ha inngått kontrakt med endringsprotokoller som fremgår av denne kontrakt. Sted:... Dato:... Dato: Tiltakshaver Oppdragstager Vedlegg til kontrakt: 1. Spesifikasjon av vaktmestertjenester for Borgheim Sentrumsbygg AS og 4 datterselskaper Borgheim Sentrumsbygg AS Side:8 av 8 sider