KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE. etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) for innleie av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) for innleie av tilkallingshjelp kjøkkenmedarbeider, kokk og servitør for kantina ved Innovasjon Norges hovedkontor. Saksnr. 2016/ Tilbudsfrist: kl. 12:00 1

2 Innhold 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Kontrakt for avtaleforholdet Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Krav til innlevering av tilbud Krav til tilbudets innhold Forbehold og avvik Deltilbud Vedståelsesfrist Etikk og samfunnsansvar Konsekvenser Justeringer av priser KVALIFIKASJONSKRAV Deltakelse i fellesskap Støtte fra andre virksomheter... 9 Dersom oppdragsgiver finner det nødvendig skal leverandøren fremvise erklæring på at underleverandørenes ressurser er tilgjengelig under avtaleperioden Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravspesifikasjon Detaljerte krav til ytelsen fremgår av «Kravspesifikasjon», vedlegg 1 til kontrakten Tildelingskriteriene Poengtildeling og vektingsmodell OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Avvisning grunnet formalfeil Avvisning grunnet forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom vilkår i FOA 9-5 (1) og (2) er oppfylt og tiltak 24-5 ikke er tilstrekkelig. Oppdragsgiver har rett til å avvise dersom vilkår i FOA 9-5 (3) er oppfylt Avvisning grunnet forhold ved tilbudet Gjennomføring av forhandlinger TILDELING AV KONTRAKT Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Offentlighet VEDLEGG 1 Tilbudsbrev

3 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Innovasjon Norge er et særlovsselskap som eies 51 % av staten og 49 % av fylkeskommunene. Selskapet er globalt og har kontorer i over tretti land og i alle fylker. Innovasjon Norges formål er å være statens og fylkeskommunens virkemiddel for å realisere verdiskapende næringsutvikling i hele landet. Innovasjon Norge jobber for å utløse bedriftsog samfunnsøkonomisk lønnsom næringsutvikling og arbeider aktivt for å skape flere gode gründere, flere vekstkraftige bedrifter og flere innovative næringsmiljøer. Visjonen til Innovasjon Norge er «På lag med det nye Norge». For meg informasjon: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Henriette Birch Akersgata 13, 0158 Oslo Postadresse: PB 448, Sentrum, 0104 Oslo arkiv@innovasjonnorge.no Eventuelle spørsmål kan rettes til navn per e-post arkiv@innovasjonnorge.no, eposten skal merkes med saksnummer. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Vi søker en leverandør som kan skaffe oss kjøkkenmedarbeidere, kokker og servitører når det oppstår et behov for tilkallingshjelp. Kantina ved Innovasjon Norges hovedkontor har ca. 200 lunsjgjester om dagen. Vi har stort fokus på bærekraftig norsk mat og norske råvarer og lager mye fra bunnen av. I tillegg leverer vi lunsj til møterommene på huset og bidrar med leveranser av mat til ulike arrangementer. Den daglige bemanningen består av tre kokker som roterer mellom ulike stasjoner. 1. Påleggsdisk og smøring av rundstykker, kasse. 2. Salatbar 3. Varmmat Leverandøren skal levere kokker og servitører med fagbrev, eller relevant kompetanse. Leverandøren skal ha erfaring fra bransjen med sammenlignbare kunder som Innovasjon Norge. Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser og kunne levere samme dag dersom behovet oppstår. 3

4 Arbeidsoppgaver for kokker: forberede dagens lunsj, lage varme retter, klargjøre salatbar, fruktfat, kaldmatsdisk, bemanne kasse, rydde varer, daglig renhold, oppfølging av HACCP. Arbeidstid for kokker er mellom kl. 07:00 14:30, oppdrag kan forekomme også på ettermiddag- og kveldstid. Arbeidsoppgaver for servitører: dekke og klargjøre lokalene til frokoster, lunsjer og middager. Servere, rydde og vaske opp, legge opp fruktfat og bemanne kasse, oppfølging av HACCP. Servitørenes arbeidstid vil bli avklart ved hvert oppdrag. Tjenestene/leveransene omfattes av Vikarbyrådirektivet. I prisskjemaet Vedlegg 2 til kontrakten, har vi opplyst hva lønnsnivået ville vært i IN for de respektive kategoriene. Innovasjon Norge finansieres gjennom bevilgninger fra Nærings- og fiskeridepartementet og andre departementer. Fortsatte bevilgninger fra departementene er viktige forutsetninger for å kunne gjennomføre nødvendige aktiviteter, og derfor også forutsetninger for gjennomføring av dette oppdraget. Det tas forbehold om budsjettmessige endringer og selskapets prioriteringer. I særskilte situasjoner, kan oppdragsgiver benytte en annen leverandør. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er fra Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktlengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 1.4 Kontrakt for avtaleforholdet Utkast til kontrakt foreligger sammen med konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal inngi sitt tilbud basert på krav og vilkår i konkurransedokumentene og kontrakten med vedlegg. 1.5 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen i Doffin Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evalueringsperiode med eventuelle forhandlinger og Uke 7 og 8 reviderte tilbud Valg av leverandør og meddelelse til leverandører tentativt Karensperiode utløper kl tentativt Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er veiledende. 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av nr.73 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av nr.974 (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse i henhold til forskriftens del I og II, jfr. FOA 8-3. Åpen tilbudskonkurranse gir alle leverandører mulighet til å innlevere tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre avklaringer og forhandlinger med leverandørene dersom dette vurderes som hensiktsmessig av oppdragsgiver. 2.2 Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Dersom leverandøren har spørsmål, har behov for tilleggsopplysninger eller finner feil i konkurransegrunnlaget skal dette sendes til: arkiv@innovasjonnorge.no. Eposten må merkes «Tilbud - tilkallingshjelp kokk og servitør, for kantina ved Innovasjon Norges hovedkontor, saksnr 2016/ ». Vi oppfordrer til at spørsmål stilles senest 10 dager før tilbudsfristens utløp. 2.3 Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget sendes til alle som har meldt sin interesse via DOFFIN. 2.4 Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Leverandørenes innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 2.5 Krav til innlevering av tilbud Merking av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk og skal oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud - tilkallingshjelp kokk og servitør, for kantina ved Innovasjon Norges hovedkontor, saksnr 2016/ » Leveringsadresse Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Innovasjon Norge 5

6 Adresse: Akersgata 13, 0158 Oslo Postadresse: PB 448, Sentrum, 0104 Oslo Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Det er IKKE anledning til å innlevere tilbudet elektronisk som e-post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart som for eksempel posten, budfirma etc Antall eksemplarer - Det skal leveres ett papireksemplar av tilbudet. - Komplett tilbud skal også leveres på CD, DVD, minnepinne el. - Leverandøren oppfordres til også å levere 1 sladdet kopi av tilbudet til bruk ved innsynsbegjæring. Dette vil være arbeidsbesparende for alle parter. Leverandøren kan sladde informasjon som anses som selskapets «forretningshemmeligheter» Angående sladding av tilbud Dokumenter som innleveres til Innovasjon Norge er i utgangspunktet offentlig informasjon i henhold til Offentlighetsloven. Unntak gjelder «forretningshemmeligheter». Dette er for eksempel enhetspriser, egenutviklet metodikk eller -verktøy og annet som vil undergrave leverandørens fremtidige konkurranseevne dersom det offentliggjøres. Info som er tilgjengelig gjennom andre kanaler kan ikke sladdes. Det sladdede dokumentet skal være identisk med originaldokumentet, altså samme sidetall, kapittelinndeling, overskrifter etc., men det som kan defineres som forretningshemmeligheter kan sladdes, altså gjøres uleselig enten elektronisk eller ved at man stryker over teksten med en tusj eller limer papir over den aktuelle teksten og så skanner dokumentet, eller tilsvarende metoder. Det sladdede dokumentet skal oversendes som en elektronisk fil. 2.6 Krav til tilbudets innhold Det oppfordres til at tilbudet leveres i følgende rekkefølge: Krav Henvisning Beskrivelse Signert «Tilbudsbrev» Vedlegg 1 til konkurranse grunnlaget Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres. Utfylt ESPD egenerklæringsskjema for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Pkt. 3.1 Etterspurt dokumentasjon knyttet til Pkt. 4.2 tildelingskriteriene og kravspesifikasjonen Utfylt prisskjema Pkt. 4.2 Vedlegg 2 til Legg ved utfylt ESPD skjema. Leverandøren skal fylle det ut elektronisk på kommisjonens nettside, printe ut og vedlegget tilbudet. d/filter?lang=no Beskriv/legg ved etterspurt dokumentasjon i pkt. 4.2 Prisskjema skal fylles slik det er beskrevet i vedlegg 2. 6

7 kontrakten 2.7 Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik vil føre til at tilbudet blir avvist og leverandører får ikke deltatt i konkurransen. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til Dette innebærer at leverandøren er bundet av innlevert tilbud frem til dette tidspunktet Etikk og samfunnsansvar Bærekraft og samfunnsansvar Oppdragsgiver skal bidra til en bærekraftig utvikling, herunder til økt samfunnsansvar i norsk næringsliv. Det er partenes felles forutsetning at virksomheten skal være basert på høye krav til etiske holdninger, unngå å medvirke til korrupsjon, krenkelse av menneskerettigheter, dårlige arbeidsforhold eller skadevirkninger for lokalsamfunn og miljø. Oppdragsgiver forventer at kunder og samarbeidspartnere har retningslinjer for etikk og samfunnsansvar i virksomheten Anti-korrupsjon Innovasjon Norge har nulltoleranse for korrupsjon og har en anti-korrupsjonspolicy som gjelder for alle innleide konsulenter og for leverandører til selskapet. Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler. Eksempler på korrupsjon er bestikkelser, smøring og favorisering, tilbakeføring av vederlag (kickbacks), tilretteleggelsesbetalinger. 7

8 Konsekvenser Dersom det blir avdekket alvorlige forhold i strid med pkt. 2.10, kan Innovasjon Norge avslutte avtaleforholdet med umiddelbar virkning Justeringer av priser Det er fast pris for tjenestene fram til Fra og med kan prisen reguleres. For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. desember) Det gjennomføres deretter en årlig lønns- og prisregulering med virkning fra 1. mai hvert år. Endringen i konsumprisindeksen beregnes fra året før reguleringsåret til i reguleringsåret. Denne bestemmelsen åpner kun for å regulere prisen, ikke for å reforhandle prisen. 8

9 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Deltakelse i fellesskap Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal det leveres separate egenklæringsskjema (ESPD). 3.2 Støtte fra andre virksomheter Der Leverandøren støtter seg på andre foretak for oppfyllelse punkt 3.5 og/eller punkt 3.6, skal virksomhetene levere separate egenerklæringsskjema (ESPD) for oppfyllelse av kravene. Dersom Leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet, skal det dokumenteres at underleverandørene stiller sine ressurser til rådighet for Leverandøren til bruk under denne kontrakten, for eksempel ved fremleggelse av forpliktelseserklæring. Der Leverandøren støtter seg på annet foretaks kapasitet for oppfyllelse av kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, er selskapene solidarisk ansvarlig for forpliktelsene under kontrakten. Dersom oppdragsgiver finner det nødvendig skal leverandøren fremvise erklæring på at underleverandørenes ressurser er tilgjengelig under avtaleperioden. 3.3 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold for innbetaling av skattog merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Attest for skatt- og merverdiavgift. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristen. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.4 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD. Oppdragsgiver kan kreve dokumentene fremlagt. 9

10 3.5 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kan dokumenteres ved besvarelse av ESPD. Oppdragsgiver kan kreve dokumentet fremlagt. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baseres på siste kjente regnskapstall. En rating/vurdering skal ikke være dårligere en enn D&B rating A, eller tilsvarende. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere som for eksempel årsregnskap, inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring eller bankerklæring el. Oppdragsgiver vil i så fall vurdere om oversendt dokumentasjon viser oppfyllelse av oppdragsgivers krav. 3.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig relevant erfaring. Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser for utførelse av denne kontrakten. Leverandøren skal ha et bevisst forhold til og opptre i overensstemmelse med relevante miljøkrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste / 3 mest relevante oppdrag de siste tre år med opplysninger om: - Kontraktens verdi - Tidspunktet for levering - Navn på mottaker Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Leverandøren skal vedlegge en beskrivelse av tilgjengelig relevant personell som Leverandøren råder over for utførelse av denne kontrakten. Firmaets miljøstrategi, miljøtiltak, sertifiseringer eller godkjenninger. 10

11 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Detaljerte krav til ytelsen fremgår av «Kravspesifikasjon», vedlegg 1 til kontrakten. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris vil bli evaluert basert på timepriser, se prisskjemaet Vedlegg % Leverandøren må fylle ut prisskjema i vedlegg 2 til kontrakten. Leveringssikkerhet vil bli evaluert basert på kravspesifikasjonen 50 % Leverandøren skal vedlegge CV for tilbudte ressurser. 4.3 Poengtildeling og vektingsmodell Det skal benyttes en poengskala fra 1 til 10 poeng, der 10 poeng skal gis til den beste besvarelsen for et gitt tildelingskriterium, og relativt lavere poengscore til de resterende tilbudene. For beregning av poengscore for kriteriet Pris, vil det bli benyttet en lineær beregningsmetode. Vektingen skal være i henhold til 4.2 ovenfor. 11

12 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Avvisning grunnet formalfeil Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom tilbudet mottas etter tilbudsfristen eller forespørselen om å delta eller tilbudet mottas i strid med reglene om kommunikasjonsmiddel, jfr. FOA 9-4 (1) a. 5.2 Avvisning grunnet forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom vilkår i FOA 9-5 (1) og (2) er oppfylt og tiltak 24-5 ikke er tilstrekkelig. Oppdragsgiver har rett til å avvise dersom vilkår i FOA 9-5 (3) er oppfylt. 5.3 Avvisning grunnet forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom vilkår i FOA 9-6 (1) er oppfylt, og har en rett til å avvise dersom vilkår i FOA 9-6 (2) er oppfylt. 5.4 Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre avklaringer og forhandlinger dersom dette vurderes hensiktsmessig etter en innledende gjennomgang av tilbudene. Det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Eventuelle forhandlinger og avklaringer vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. 6 TILDELING AV KONTRAKT 6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig senest ti dager før kontrakt inngås. 6.2 Offentlighet Dokumenter som innleveres til Innovasjon Norge er i utgangspunktet offentlig informasjon i henhold til Offentlighetsloven av nr.16 2 og 3. Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jfr. offentleglova 23 (3). Videre vil oppdragsgiver ved begjæring om innsyn, vurdere hvorvidt tilbudet inneholder forretningshemmeligheter eller andre opplysninger av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jfr. offentlighetsloven

13 VEDLEGG 1 Tilbudsbrev Navn på leverandør Organisasjonsnummer Referanse til saksnummer Leverandørens postadresse Leverandørens kontaktperson Telefonnummer Epostadresse Dato og sted Signatur (fra signaturberettiget) Signatur Leverandøren bekrefter herved å ha lest og akseptert taushetserklæring, lønns- og arbeidsvilkår, anti- korrupsjon og etiske retningslinjer. 13