KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE Sunndalsøra, 14.februar 2011 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 1/11 TID: kl. 10:15 STED: Kommunestyresalen, Sunndal rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. NOVEMBER 2010 PS 02/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/11 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2010 PS 04/11 SUNNDAL KOMMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2010 PS 05/11 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2010 PS 06/11 MØTEPLAN FOR 1. HALVÅR 2011 PS 07/1 1 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksen molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Bjørn Flemmen Steinland(s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

2 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 01/11 Utval Kontrollutvalget Motedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. NOVEMBER 2010 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 29.november 2010 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/10 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Kommunestyresalen, Sunndal rådhus Sak nr: 27/10 35/10 Møteleder: Eva Betten, nestleder (Ap) Møtende medlemmer: Erling Rød (Frp) (forlot møtet under sak 30/10) Lise Karin Meisal (Ap) Ingebjørg Solbakk (H) Forfall: Bjørn Flemmen Steinland, leder (KrF) Ikke møtt: Per Steinar Husby (V) Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 27/10-30/10 og 32/10) Gunvald Granmo, økonomisjef (under sak 27/10 30/10) Liv Ingrid Horveli, skolesjef ( under sak 31/10) Nestlederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble innmeldt en ekstra sak, sak 35/10 Eventuelt TIL BEHANDLING: I UTV. SAKSNR. TITTEL PS 27/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MOTE 13.SEPTEMBER 2010 PS 28/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 29/10 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 3. KVARTAL 2010 PS 30/10 SUNNDAL HELSETUN TILBYGG OG OMBYGGING. BYGGEREGNSKAP PS 31/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE PS 32/10 BRUK AV NÆRINGSFONDET I SUNNDAL KOMMUNE PS 33/10 NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE PS 34/10 PS 35/10 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

4 PS 27/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13. SEPTEMBER 2010 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 13. september 2010 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 28/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 09/10 Finansreglement Sunndal kommune Saksprotokoll Sunndal kommunestyret , sak 50/10 RS 10/10 RS 11/10 Eierskapsmelding for Sunndal kommune - Saksprotokoll Sunndal kommunestyret , sak 51/10 Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med eierskapsmeldingen kan bli noe forsinket grunnet midlertidig vakanse i saksbehandlerstillingen i påvente av nyansettelse. Referat fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene protokoll Sekretæren refererte fra møtet i samarbeidsforumet Orienteringssaker: OS 31/10 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF OS 32/10 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF og OS 33/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatene av arbeidet sitt einfo 10/25 fra NKRF OS 34/10 Rutiner for avleggelse av byggeregnskap Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap er påbegynt i høst, men blir ikke ferdig innen utgangen av Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 2 av 7

5 PS 29/10 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 3. KVARTAL 2010 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 3. kvartal 2010, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet. Økonomisjef Gunnvald Granmo og rådmann Per Ove Dahl orienterte om den økonomiske situasjonen for Sunndal kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det vil bli fremmet en egen sak til kommunestyret i Sunndal i desember med budsjettreguleringer. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til revisjonsuttalelsen til økonomirapporten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 30/10 SUNNDAL HELSETUN TILBYGG OG OMBYGGING. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 30/10 behandlet byggeregnskapet til Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal helsetun tilbygg og ombygging hadde en opprinnelig budsjettramme på kr ,- mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr ,-. Dette tilsvarer et lite merforbruk på kr ,- i forhold til opprinnelig budsjett. På et så stort prosjekt med et så beskjedent merforbruk, kan det konkluderes med at prosjektet er gjennomført ihh. til vedtatte budsjettrammer. Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten manglet opplysninger om finansieringen av byggeprosjektet. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 12.novernber 2010, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Kontrollutvalgets behandling Repr. Erling Rød, som har vært medlem av byggekomiteen, meldte seg inhabil og fratrådte møtet under behandling av denne saken. Rådmann Per Ove Dahl og økonornisjef Gunvald Granmo orienterte om byggeprosjektet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 3 av 7

6 Sekretæren etterlyste opplysninger i sluttrapporten om finansieringen av prosjektet. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelse i uttalelsen som skal oversendes kommunestyret: Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten manglet opplysninger om.finansieringen av byggeprosjektet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 30/10 behandlet byggeregnskapet til Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal helsetun tilbygg og ombygging hadde en opprinnelig budsjettramme på kr ,- mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr ,-. Dette tilsvarer et lite merforbruk på kr ,- i forhold til opprinnelig budsjett. På et så stort prosjekt med et så beskjedent merforbruk, kan det konkluderes med at prosjektet er gjennomført ihh. til vedtatte budsjettrammer. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 12.november 2010, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. PS 31/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune, herunder anbefalingene i punkt 6, til etterretning. 2. Kommunestyret ber revisjonen om å følge opp rapporten. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet og ønsket skolesjef Liv Ingrid Horveli velkommen til møtet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for innholdet i rapporten og hvordan revisjonen gjennomførte arbeidet med undersøkelsen. Skolesjefen orienterte om spesialundervisningen og tilpasset opplæring i Sunndal kommune og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket skolesjefen for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 4 av 7

7 PS 32/10 BRUK AV NÆRINGSFONDET I SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal om bruk av næringsfondet i Sunndal kommune til etterretning. 2. Kontrollutvalget har merket seg at det har skjedd bevilgninger hvor det er tvil om vedtakene er i tråd med næringsfondets vedtekter og handlingsregelen, og ber kommunestyret vurdere en gjennomgang og revidering, samt innskjerping av de retningslinjer som gjelder for næringsfondet i Sunndal. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for revisjonens arbeid med undersøkelsen og viste til at det var foretatt en forvaltningsrevisjon av bruken av Næringsfondet i år Rådmann Per Ove Dahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelse i vedtakets pkt. 2: en gjennomgang og revidering, samt Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens forslag til innstilling 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal om bruk av næringsfondet i Sunndal kommune til etterretning. 2. Kontrollutvalget har merket seg at det har skjedd bevilgninger hvor det er tvil om vedtakene er i tråd med næringsfondets vedtekter og handlingsregelen, og ber kommunestyret vurdere en gjennomgang og innskjerping av de retningslinjer som gjelder for næringsfondet i Sunndal. PS 33/10 NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE Kontrollutvalgets vedtak Bjørn Flemmen Steinland og Erling Rød med Lise Karin Meisal som vara deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardennoen 2. og 3. februar Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar Side 5 av 7

8 PS 34/10 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer: Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap er påbegynt i høst, men blir ikke ferdig innen utgangen av I tillegg til orienteringer gitt av administrasjonen i kommunen gikk utvalget igjennom øvrige punkt i oppfølgingslisten: Administrative rutiner Orientering om Sunndal kommunes post- og arkiveringsrutiner ble gitt i møte Kontrollutvalget ønsker en ny gjennomgang av rutinene i Saken stilles til observasjon og overføres til oppfølgingsliste i tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Kontrollutvalget ønsker å gi en orientering til kommunestyret om egenkontroll i kommunene med utgangspunkt i de 85 tilrådingane. Da det viser seg å være vanskelig å få til dette i inneværende år, videreføres saken til Kontrollutvalgets behandling Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 35/10 EVENTUELT Oversikt over gjennomførte Forvaltningsrevisjonsrapporter/selskapskontroller på FKT's hjemmesider Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) har sendt ut en forespørsel til kontrollutvalgssekretariatene i en rekke distrikt med spørsmål om gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller kan legges ut på FKT sin hjemmeside. Hensikten er at det skal være en arena for erfaringsutveksling og læring ved å få tilgang til hvordan andre har gjennomført samme type kontroll og resultatet av den. I de "85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane" sier tilråding 55 følgende: Kontrollutvala bør leggje.førvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdighehandla ut på nettet så framt dei er qffentlege. Tilråding 56: Det bør vera rettleiing og arenaer.for etfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan.få kunnskap om korleis det kan gjere gode tingingar. Side 6 av 7

9 FKT har i denne forbindelse sendt ut et fullmaktsskjema som skal fylles ut for den enkelte kommune som gir sin tilslutning til at rapportene kan legges ut på nettsiden til FKT. Svarfrist er satt til 1. mars Kontrollutvalget i Sunndal kommune drøftet denne forespørselen i møte og konkluderte med at forvaltningsrevisjonsrapportene var offentlige når den var behandlet i kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Sunndal gir sin tilslutning til at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller kan legges ut på FKT sin hjemmeside. Sekretæren undertegner og oversender fullmaktsskjemaet på vegne av kontrollutvalget. Eva Betten fung. leder Erling Rød Lise Karin Meisal Ingebjørg Solbakk Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 7 av 7

10 KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE Saker som er tatt o Oppfølging av politiske vedtak I SAKSOPPFØLGING Dato: Ansvar: Sekr Merknad: Kontrollutvalget har heller ikke i 2009 fått fremlagt status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av økonomi- og planutvalget, kommunestyret, oppvekst- og omsorgsutvalget, teknikk-, miljø- og kulturutvalget, administrasjons- og arbeidsmiljøutvalget og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Rådmannen ble i 2009 tilskrevet om at utvalget ønsker en slik oppstilling, i den hensikt å kontrollere at administrasjonen iverksetter og gjennomfører de vedtak som er vedtatt av de ulike politiske organ. (ajourført pr ) Status: : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre restanseliste for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen : Oversikt over behandlede saker 1.kvartal 2010 utdelt i møtet av rådmann : Saken utsatt til neste møte grunnet rådm. fravær : Rådmannen orienterte i møtet om de rutiner for oppfølging av politiske vedtak som er etablert i Grunnet knapphet på personalressurser og den tidsbruk et slikt arbeid vil medføre, ber rådmann om forståelse fra kontrollutvalget for at det ikke blir lagt fram noen oversikt over politiske vedtak i Kontrollutvalget aksepterer rådmannens begrunnelse og anser saken som avsluttet. Administrative rutiner Adm Eierskapsmelding. Etterlysning Selu- Utvalget ønsker orientering om bl.a. post/arkiveringsrutiner i Sunndal kommune Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at Sunndal kommune utarbeider eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierskapsstrategier pr : Orientering gis i neste møte : Orientering gitt av arkivleder Helga Grødal og rådmann. Saken stilles til observasjon : Kontrollutvalget ønsker en ny gjennomgang av rutinene i Saken stilles fortsatt til observasjon : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre om kommunen har begynt arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding : Oversikt over aksjer og andeler i varig

11 selskap). eie delt ut i møtet av økonomisjef Gunnvald Granmo. Saken følges opp : Saken utsatt til neste møte grunnet rådm. fravær : Rådmannen orienterte. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal utarbeide et saksframlegg til behandling i kommunestyret, jmfr. sak OS 28/10. Arbeidet med eierskapsmeldinga er i gang og forventes å være ferdig i Saken anses som avsluttet. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap Sekr Rutiner for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument, herunder økonomireglementet. Rutinene bør bl.a. inneholde hvem som er ansvarlig for utarbeidelse av sluttregnskap formål med prosjektet begrunnelse for overskridelse/mindreforbruk forslag til inndekning av merforbruk/disponering av mindreforbruk politisk behandling (formannskap/kommunestyr e) revisjon og kontrollutvalgets rolle : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten om undersøkelse om anskaffelser ble behandlet i kontrollutvalget, sak 17/10. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten om undersøkelse om anskaffelser av helsetjenester ble behandlet i kontrollutvalget, sak Kontrollutv. tok revisj onens redegjørelser til etterretning. Sakene ansees som avsluttet : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann for å få kartlagt om kommunen har egne rutiner for avleggelse av byggeregnskap og hvor disse er nedfelt. Følges opp som egen sak i neste møte : Orientering gitt i møte av rådmann. Utvalget vil vurdere å utarbeide uttalelse til revidering av økonomireglementet i Sunndal kommune : Saken utsatt til neste møte grunnet rådm. fravær : Rådmannen

12 Habilitet i Dovrefjellforvaltningen Sekr tidsfrist for framleggelse av sluttregnskap etter at det er ferdigstilt eller tatt i bruk nedre økonomisk ramme for når det skal legges fram som eget sluttregnskap og ikke sammen med den periodevise økonornirapporteringen. Henvendelse fra representanten Eling Rød om habilitet til saksbehandler ved vurdering og innstilling i saken vedrørende fremtidig organisering av Dovrefjellforvaltningen. orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap vil bli påbegynt i høst og forventes å være ferdig innen utgangen av : Rådmann orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap er påbegynt i høst, men blir ikke ferdig innen utgangen av : Sekretær blir bedt om å vurdere problemstillingene i saken og rapportere tilbake til kontrollutvalget : Grunnet nye opplysninger i saken utsettes rapporteringen til utvalget til neste møte : Saken ble behandlet i møtet. Kontrollutvalget slutter seg til den juridiske vurderingen av habilitetsspørsmålet, jmfr. Brev av fra kontrollutvsekr. Kontrollutvalget anser saken ferdig behandlet med en protokolltilførsel vedr. kommunens behandling av saken. Bruk av næringsfondet i Sunndal Rev. kommune 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Sekr. I kontrollutvalgets møte ble det stilt spørsmål om mulig feil bruk av næringsfondet i Sunndal kommune. Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på bruken av fondet og henstiller revisjonen om å undersøke saken. Kontrollutvalget ønsker å gi en orientering til kommunestyret om internkontroll i kommunen med utgangspunkt i de 85 tilrådingane : Revisjonen er blitt bedt om å foreta en lovlighetskontroll av bruken av fondsmidlene. Saken blir lagt fram for kontrollutvalget til neste møte : Behandlet i egen sak, sak 32/ : Da det viser seg å være vanskelig å få til dette i inneværende år, settes saken på oppfølgingslisten og videreføres til 2011.

13 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 02/11 Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 01/11 Resultatrapportering i Sunndal kommune overgang til rapportering pr. tertial saksprotokoll Stumdal kommunestyre i K sak 83/10 (vedlagt) RS 02/11 Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 04/11 (vedlagt) RS 03/11 Kontrollutvalgets uttalelse til byggeregnskap Tilbygg og ombygging av Sunndal helsetun saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 05/11 (vedlagt) RS 04/11 Samarbeidsavtale om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg prolongering av eksisterende avtale saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 06/11 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 01/11 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 24. oktober (vedlagt) OS 02/11 Kundebrev 1/2011 Offentlige anskaffelser, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, (vedlagt) OS 03/11 Styreprotokoll Sunndal Energi KF og (vedlagt) OS 04/10 Protokoll fra styremøte i NIR nr 6/2010 (vedlagt) Selskapsavtale for NIR forslag til revidert utgave (vedlagt) Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

14 PS 83/10 Resultatrapportering i Sunndal kommune - overgang til rapportering pr. tertial Rådmannens innstilling Sunndal kommunestyre vedtar å innføre resultatrapportering pr. tertial fra og med januar Behandling i Økonomi- og planutvalget Økonomi- og planutvalget sluttet seg enstemmig til innstillingen. Økonomi- og planutvalget fremmer slik innstilling til kommunestyret: Sunndal kommunestyre vedtar å innføre resultatrapportering pr. tertial fra og med januar Behandling i Kommunestyret lnnstillingen fra økonomi- og planutvalget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sunndal kommunestyre vedtar å innføre resultatrapportering pr. tertial fra og med januar 2011.

15 PS 4/11 Forvaltningsrevisjonsrapport - Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune, herunder anbefalingene i punkt 6, til etterretning. 2. Kommunestyret ber revisjonen om å følge opp rapporten. Behandling i Kommunestyret Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune, herunder anbefalingene i punkt 6, til etterretning. 2. Kommunestyret ber revisjonen om å følge opp rapporten.

16 PS 5/11 KontroHutvalgets uttalelse til byggeregnskap - Tilbygg og ombygging av Sunndal helsetun Rådmannens innstilling Sunndal kommunestyret tar kontrollutvalgets uttalelse til byggeregnskapet til Sunndal helsetun - tilbygg og ombygging til etterretning. Behandling i Kommunestyret Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Suimdal kommunestyret tar kontrollutvalgets uttalelse til byggeregnskapet til Sunndal helsetun - tilbygg og ombygging til etterretning.

17 PS 6/11 Samarbeidsavtale om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg - prolongering av eksisterende avtale Samarbeidsforumet for kontrollutvalgenes innstilling Samarbeidsavtale om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene, datert , videreføres på ubestemt tid med virkning fra Forslaget medfører endring i avtalens pkt Nytt pkt. 8.1: "Samarbeidsavtalens varighet er på ubestemt tid og skal evalueres etter utløpet av hvert år." Behandling i Kommunestyret Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Samarbeidsavtale om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene, datert , videreføres på ubestemt tid med virkning fra Forslaget medfører endring i avtalens pkt Nytt pkt. 8.1: "Samarbeidsavtalens varighet er på ubestemt tid og skal evalueres etter utløpet av hvert år."

18 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Fastsatt av styret i NKRF 24. oktober 2010

19 Innholdsfortegnelse Bakgrunn 3 Arbeidsgruppe 4 Innledning 5 Formelle bestemmelser 6 Den gode dialogen 8 Kvalitet 9 Anbefalinger 10 Sluttkommentarer 14 2

20 Bakgrunn Styret i NKRF vedtok på sitt styremøte den 2. februar 2010, i sak 5/10, å opprette en arbeidsgruppe for å komme med en anbefaling vedrørende kontrollutvalgets påseansvar overfor regnskapsrevisor. Det ble i den forbindelse vist til rapporten med "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane" utarbeidet av en arbeidsgruppe på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet. Rapportens punkt 9.3 omtaler kontrollutvalgets ansvar for å føre tilsyn med revisor. "Arbeidet og kompetansen til revisor står heilt sentralt når ein skal få til ein velfungerande eigenkontroll i kommunane. Revisor gjer sine revisjonar på sjølvstendig fagleg grunnlag. Kontrollutvalet har etter kommunelova 77 nr. 4 eit ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette inneber ikkje at kontrollutvalet har ansvaret for revisjonsarbeidet, men at det har ansvar for å sørgje for at det blir gjort, innanfor dei rammene som kommunestyret set, jf. kommunelova 76 og 78 nr 3" Det er vanskeleg å måle eksakt kvaliteten på det arbeidet ein revisor gjer. Det er krevjande for eit folkevalt organ som kontrollutvalet å gjere seg opp ein sjølvstendig meining om "kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte', jf. kommunelova 77 nr. 4. Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Arbeidsgruppa meiner at kontrollutvalet har ei utfordrande oppgåve i påse-ansvaret overfor rekneskapsrevisor. Dette gjeld sjølv om kontrollutvalet har fagleg støtte frå sekretariatet." Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse-ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. 3

21 Arbeidsgruppe Styret nedsatte følgende arbeidsgruppe til å utarbeide en rettledning som nevnt i anbefalingen over: Mette Jensen Moen, leder Hans-Olaf Lunder Inger Anne Fredriksen Morten Alm Birkelid Kontroll- og kvalitetsutvalgets sekretariat Rogaland fylkeskommune Vestfold Interkommunale KontrollutvalgsSekretariat Buskerud Kommunerevisjon IKS Hedmark Revisjon IKS Arbeidsgruppen ble bedt om å avlegge en rapport til styret innen utgangen av mai

22 Innledning Kontrollutvalget skal se til at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. I praksis vil det si at kontrollutvalget gjennom ulike handlinger må danne seg en oppfatning av om kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Revisor har det faglige ansvaret for revisjonens utførelse, men kontrollutvalgene skal ha en oppfatning av om revisjonen utføres i tråd med lover, forskrifter, god revisjonsskikk og eventuelle instrukser eller avtaler mellom revisor og kontrollutvalget. Det er opp til revisor å definere innholdet i og omfanget av revisjonsarbeidet. Revisorene er profesjonelle yrkesutøvere. Kontrollutvalget fører tilsyn på vegne av kommunestyret. Hvordan skal så politikerne, som legfolk, kunne føre tilsyn med at utøverne av en profesjon gjør dette på en tilfredsstillende god måte? Kontrollutvalgene vil kunne ha stor nytte av en veiledning til denne oppgaven. Formålet med denne rapporten er å legge bedre til rette for at kontrollutvalgene skal kunne avgjøre om det er etablert en tilfredsstillende revisjonsordning. Hva bør kontrollutvalgene fokusere på for å kunne konkludere med at regnskapene revideres på en betryggende måte? Vi vil her presentere momenter kontrollutvalgene kan vurdere i forhold til sitt påseansvar overfor regnskapsrevisor. Kommunestyre er benyttet som en fellesbetegnelse på kommunestyre, bystyre og fylkesting. Kommune er brukt som fellesbetegnelse for fylkeskommune og kommune. 5

23 Formelle bestemmelser Nedenfor følger en oversikt over de mest sentrale lov- og forskriftsbestemmelser om tilsyn og kontroll i kommuner i forhold til påse-ansvaret. Oversikten er ikke nødvendigvis uttommende. Kommuneloven - KL 77 Kontrollutvalget Nr 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. (1. setning) 78 Revisjon Nr 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Nr 2 Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Nr 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. 79 Revisors uavhengighet Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - KF 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følge av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtale med revisor. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner - RF 3 Revisjonens innhold 4 Revisors plikter 5 Revisjonsberetningen 9 Dokumentasjon av revisjonens utførelse 11 Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor 12 Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor 13 Spesielle krav til uavhengighet 14 Rådgivningstjenester 15 Dokumentasjon av uavhengighet 19 Revisors møteplikt, møterett, opplysningsplikt og begrensninger i taushetsplikt 20 Opplysningsplikt til kommunen / fylkeskommunen 6

24 For øvrig har Kommunal- og regionaldepartementet blant annet i rundskriv H-02/09 oppsummert spørsmål knyttet til samspillet mellom kontrollutvalg og kommunens revisor. Rundskrivet refererer til korrespondanse om temaene. 7

25 Den gode dialogen For at kontrollutvalgene skal kunne ha en oppfatning av revisjonsarbeidet må det være dialog mellom revisor og utvalget. Kontrollutvalgene må få kunnskap om hva revisjonsarbeidet går ut på. Utvalget er på sin side pålagt å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget og revisor bør ha en felles oppfatning av hvilke forutsetninger som må være tilstede for at kontrollutvalgene skal kunne utøve sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Ettersom revisor er den profesjonelle aktøren må han/hun formidle informasjon om arbeidet som utføres. Dette kan gjøres både muntlig og skriftlig. Lover og forskrifter gir noen holdepunkter om hvordan dialogen kan og skal være, og hva det skal informeres om. I praksis er det ofte gjort skriftlige avtaler mellom revisor og kommune/kontrollutvalg, og/eller revisor skriver et engasjementsbrev som avklarer formålet med og innholdet i revisjonen og revisors plikter. I disse ligger det en god mulighet til å avtale og avklare blant annet forventinger til og innhold i dialogen mellom revisor og kontrollutvalg. Se nærmere om forslag til innhold i slike avtaler nedenfor. 8

26 Kval itet Utførelsen av revisjonen er langt på vei styrt av lover, forskrifter, faglige standarder og profesjonskrav. I tillegg har kontrollutvalgene anledning til å gi sine instrukser. God kvalitet på revisjonsarbeidet vil avhenge av at alle disse forutsetningene oppfylles. Kvaliteten bor i tillegg også oppleves som god, både av de som blir revidert og hos kontrollutvalgene som skal se til at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Hva innebærer så god kvalitet på revisjonsarbeidet? Det er nødvendig å gjøre både de "rette tingene" og "tingene rett". Kvalitet handler ikke bare om den tjenesten eller varen som leveres, men også om prosesser og metoder, relasjoner, informasjon og kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Derfor må revisor ha et helhetssyn på resultatet som skal leveres. I denne sammenheng er det ikke tilstrekkelig at revisjonen er utført i henhold til lover, regler, god kommunal revisjonsskikk og standarder. Behovene og forventningene hos de reviderte og oppdragsgiverne må også i tilstrekkelig grad bli oppfylt. Derfor har revisorene en viktig oppgave i å informere om revisjonsarbeidet og kommunisere resultatene av dette. Kontrollutvalget bør stille krav om at revisor er underlagt ekstern kvalitetskontroll. Kontrollutvalget bør etterspørre dokumentasjon for gjennomført kvalitetskontroll hos revisor. 9

27 Anbefalinger Punktene under er ment å hjelpe kontrollutvalgene med å systematisere oppgaven med å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Her presenteres innspill til hva kontrollutvalgene kan stille spørsmål om, undersøke eller avtale med revisor for å forsikre seg om at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalgene bør så langt det passer dokumentere hva de har gjort for å utøve sitt påse-ansvar overfor revisor. Dokumentasjon kan skje gjennom skriftlige avtaler, skriftlig kommunikasjon eller fattede vedtak. 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor RF 11 Revisjonsforskriften angir kvalifikasjonskrav til hvem som kan være ansvarlig for revisjon av årsregnskapene for kommunene. Det er krav om bestått bachelor eller master i revisjon samt tre års praksis fra regnskapsrevisjon for oppdragsansvarlig revisor. Forskriftene hjemler en overgangsordning. Kvalifikasjonskravet gjelder ikke de øvrige revisorene i teamet. Dette er mest aktuelt å sjekke i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig revisor. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor RF 12 Det er i forskriften satt krav om vandelsattest for den som er ansvarlig for revisjonsoppdraget i en kommune. Registrerte og statsautoriserte revisorer vil ha fremskaffet vandelsattest i forbindelse med innvilget autorisasjon. Dette er mest aktuelt ved skifte av revisor. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengighet RF 15 Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Det skal avgis uavhengighetserklæringer for hver kommune. 4. Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet RF 13 & 14 Det er gitt begrensninger for alle som deltar i revisjonen av en kommune i forhold til andre ansettelsesforhold, styreverv, interessekonflikter og rådgivningstjenester. Revisor er ansvarlig for å foreta de nødvendige vurderingene slik at utførelse av revisjonen og bemanning er i henhold til krav i lov og forskrift. Det er ikke satt noen krav om at disse vurderingene dokumenteres overfor kontrollutvalget, men utvalget bør være kjent med de formelle begrensningene for utførelse av revisjonen og eventuelt forsikre seg om at revisor løpende foretar de nødvendige vurderingene. 5. Kunnskap om revisjonens innhold For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalgene ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne være til hjelp. Hensikten med et engasjementsbrev er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Her vil formål og innhold i revisjonen utdypes nærmere, sammen med en avklaring av hva som er 10

28 kommunens ansvar. Det er utarbeidet en revisjonsstandard som omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Spesielt forhold knyttet til rapportering og kommunikasjon vil kunne bidra til nyttige avklaringer i forhold til kontrollutvalgets oppgave og forventninger. Hva kan det forventes at revisor skal rapportere når og i hvilken form? Eksempler vil være revisjonsberetningen og hva som ligger til grunn for denne, rapporteringsrutiner om avdekkede misligheter, såkalte nummererte brev og hva som vil bli rapportert i disse og eventuelt annen rapportering fra revisor. Det vises til ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdraget når det gjelder engasjementsbrev fra revisor. Kontrollutvalget må gjøre seg kjent med dette brevet. 6. Avtaler mellom revisor og kontrollutvalget Mange har funnet det hensiktsmessig å utarbeide avtaler eller rutiner som regulerer samarbeidet og arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisor. Dette blir ofte gjort for forhold som ikke er tilstrekkelig regulert gjennom lov og forskrift. Slike avtaler/rutiner kan eksempelvis omtale: Krav til skriftlighet i rapportering /kommunikasjon Avklare kontrollutvalgets innsynsrett i revisors arbeidspapirer Definere kvalitet på tjenesteleveransen med resultatmål og frister Revisjonsstrategi / Planleggingsmemo pr oppdrag med fordeling av ressurser (i løpet av høsten) Nummererte revisjonsbrev (løpende) Kopi av revisjonsberetning innen angitte frister - Årsrapport / Oppsummeringsbrev pr. revisjonsoppdrag (våren) som kan inneholde: Funn og resultater i forhold til overordnet revisjonsstrategi Hovedtrekkene i gjennomført revisjon Kommentarer/merknader til årsregnskap og årsberetning Administrasjonens oppfølging av revisors merknader, revisjonsbrev og prosjekter Revisors forslag til budsjett for revisjonsoppdraget for kommende år og hvilke tjenester som dekkes (høsten), og evt. benchmarking Avklare hva som er tilleggstjenester Skriftlig egenvurdering av uavhengighet (årlig) Forholdet til media og avtale om hvem som uttaler seg Oppsigelse og reforhandling Opplistingen over er ikke uttømmende. Slike avtaler/rutiner vil etter vårt syn bidra til en tydeligere avklaring av roller og hva kontrollutvalget kan forvente fra revisor. Behovet for slike avtaler/rutiner må imidlertid ses i sammenheng med selskapsavtaler og andre avtaler som allerede regulerer det enkelte oppdraget. 11

29 7. Revisjonsstrategi Revisor er underlagt flere faglige standarder for hvordan et revisjonsoppdrag skal planlegges, gjennomføres og rapporteres. Det skal blant annet utarbeides en overordnet revisjonsstrategi for hvert revisjonsoppdrag. Det er naturlig at kontrollutvalgene blir orientert om revisjonsstrategien så tidlig som mulig i revisjonsåret. Revisor kan presentere de overordnede vurderingene som er gjort i forhold til risikobildet for revisjonsoppdraget, hvordan revisjonen er planlagt gjennomført og eventuelle risiko- og fokusområder for revisjonsoppdraget. Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet, så revisor bør også gjennom året gi tilbakemelding om revisjonsarbeidet følger oppsatt plan, eller om det er grunnlag for å endre revisjonsstrategien på noen områder. Revisor bør i alle tilfeller presentere en oppsummering av årets revisjon med funn og vurderinger i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetningen og forut for kontrollutvalgets uttalelse til regnskapene. Det er ulik praksis på om informasjonen som gis her er skriftlig eller muntlig. En fornuftig løsning kan være at revisjonsstrategi og eventuelle risikovurderinger gis muntlig, gjerne i form av en presentasjon (i lukket møte), det samme gjelder for statusrapportering av den løpende revisjonen, mens det for oppsummeringen med funn og vurderinger er hensiktsmessig med en skriftlig redegjørelse. Rapporteringsform, muntlig eller skriftlig, må avtales med det enkelte kontrollutvalg. 8. Nummererte brev RF 4 I forskriften er det krav om at revisor i brev skriftlig skal påpeke nærmere angitte forhold overfor kontrollutvalget. Administrasjonssjefen skal ha kopi av brevet. Det er listet opp syv forhold som krever slik rapportering. Bestemmelsen er ikke til hinder for at revisor selv vurderer om det er andre forhold som også bør rapporteres til kontrollutvalget. Forholdene som er listet opp i 4 er av alvorlig karakter. Slike forhold skal følges opp i revisjonsarbeidet, og kontrollutvalget kan be om rapportering fra revisor om administrasjonssjefen sørger for at det blir iverksatt korrigerende tiltak. Kontrollutvalget bør som et ledd i det å holde seg løpende underrettet om revisjonsarbeidet vurdere om det hensiktsmessig å få tilsendt annen viktig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen. 9. Misligheter RF 3, RF 4, KF 8 Revisor skal gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Dersom revisor konstaterer misligheter, skal det straks sendes en skriftlig foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt, skal kontrollutvalget ha endelig innberetning. Administrasjonssjefen skal ha kopi av innberetningene. Misligheter er nevnt 12

30 som en av de 7 forholdene i punktet over som krever nummerert brev fra revisor til kontrollutvalget. Rapportering om misligheter kan gjøres muntlig så lenge revisor ikke har brakt klarhet i om det er misligheter eller ikke. Etter ISA 240 Revisors oppgaver med og plikter til å vurdere misligheter ved revisjon av regnskaperskal revisor forespørre ledelsen om dens vurdering av risiko for misligheter og etablerte kontroller for å hindre og avdekke misligheter. Kontrollutvalget kan be om bli orientert om ledelsens og revisors vurderinger på dette området. 10. Revisjonsberetningen RF 5 Kontrollutvalgene skal avgi en uttalelse om årsregnskapet etter at revisor har avgitt revisjonsberetningen, men før regnskapet vedtas av kommunestyret. Revisor skal avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, med kopi til kontrollutvalget. Siden en normalberetning ikke gir særlig informasjon utover selve bekreftelsen av regnskapet, bør revisor i møtet hvor kontrollutvalget avgir sin uttalelse oppsummere årets revisjon og kommentere forhold knyttet til regnskapet og årsmeldingen. Som regel vil revisor oppsummere revisjonen og kommentere forhold som bør følges opp i et eget brev. I årsoppgjørsbrevet avklarer/bekrefter revisor om det ved årsavslutningen foreligger uavklarte forhold som det etter revisors vurdering er hensiktsmessig at kontrollutvalget også følger opp. 11. Revisors møteplikt og møterett RF 19, KF 19 Revisor har plikt til å møte i kommunestyret når det behandler saker som har tilknytning til revisors oppdrag. For øvrig har oppdragsansvarlig revisor møterett i kommunestyret. Oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalget og revisor bør uavhengig av forskriftens krav ta stilling til om det er nødvendig med revisors deltakelse i kontrollutvalgsmøter. 12. Revisors opplysningsplikt RF 20 Revisor har opplysningsplikt overfor medlemmer av kommunestyret og kontrollutvalget om forhold som revisor har fått kjennskap til gjennom revisjonen, når dette kreves. Revisor har ikke plikt til å gi opplysningene til enkeltmedlemmer men kan kreve å få gitt disse til utvalget som kollegium. 13

31 Sluttkommentarer Anbefalingene/punktene over angir hvordan NKRF mener dialogen mellom revisor og kontrollutvalget bør og kan være innrettet når det settes fokus på kontrollutvalgtes påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. De er også ment å gi innspill og inspirasjon til hvilke momenter som kan vurderes i forhold til form og innhold i samhandlingen mellom revisor og kontrollutvalget. Kontrollutvalgene må selv bidra til medlemmenes kompetanse og rolleforståelse slik at utvalget blir best mulig skikket til å ivareta sine oppgaver på vegne av kommunestyret for eksempel ved å: Sørge for skolering av utvalgets medlemmer og gi dem innsikt i de u{ike rollene og oppgavene til henholdsvis kommunestyre, kontrollutvalg, sekretariat, revisor og kommuneadministrasjon. Benytte seg av revisors kompetanse og kunnskap om den aktuelle kommunen Sørge for at det gis anledning til å delta på kurs og konferanser Abonnere på fagtidsskrift 14

32 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: havard.austvik@molde.kornmune.no Organisasjonsnr.: Til våre kunder Kundebrev 1/ Offentlige anskaffelser Anskaffelsesregelverket har som formål å sørge for at kommunene har en effektiv ressursbruk og høy legitimitet. Revisjonen har i perioden foretatt undersøkelser om etterlevelsen av regelverket for offentlige anskaffelser i alle våre ni kommunene i distriktet. I noen kommuner er det også gjennomført oppfølgingsundersøkelser. Vi vil her ta opp noen utfordringer vi ser er felles for flere av kommunene. Aksjeselskaper, stiftelser og bygge- og anleggskontrakter Revisjonen har merket at det er litt usikkerhet rundt hvem som er omfattet av regelverket for offentlige anskaffelser. Regelverket gjelder hele kommunen inkludert kommunale foretak og alle interkommunale selskap. I tillegg vil flere kommunale hel- eller deleide aksjeselskap samt en rekke stiftelser være omfattet. Vi minner om at bygge- og anleggskontrakter der det offentlige yter tilskudd på mer enn 50 prosent av kontraktens verdi også er omfattet av regelverket. Krav om konkurranse Alle anskaffelser skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Omfanget av konkurranse må tilpasses størrelsen på anskaffelsen. For mindre innkjøp er det ikke noen krav til hvordan konkurransen skal gjennomføres. Vi anbefaler at kommunene uansett forsøker å få inn minst tre tilbud. Å bare forespørre leverandører som har adresse i egen kommune kan være brudd på kravet om likebehandling. Alle anskaffelser over kr eksklusiv merverdiavgift skal kunngjøres nasjonalt gjennom Doffin. Større anskaffelser skal kunngjøres i hele EØS-området gjennom TED. Vi gjør oppmerksom på at forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene ikke gjelder for kommuner, jf. 1-2(2) og 4-1 bokstav a. Det vil si at den virksomhet som kommunene utfører innen områdene vann, avløp og energi skal følge både lov og forskrift om offentlige anskaffelser. De som kan omfattes av forsyningsforskriften vil uansett være omfattet av lov om offentlige anskaffelser, herunder kravet til konkurranse. Dokumentasjon og intern kontroll Ingen av kommunene har gode nok rutiner for dokumentasjon av anskaffelser. Vi vil anbefale at kommunene benytter de malene som ligger på Husk ellers på at: Anskaffelsesprotokoll skal føres i alle anskaffelser med en antatt verdi før innhenting av tilbud over kr eksklusiv merverdiavgift. Det kreves egen tilbudsåpningsprotokoll i alle anskaffelser over kr Dokument& hvorfor det eventuelt ikke gjennomføres en konkurranse. 1

33 All arkivverdig dokumentasjon skal lagres i kommunens elektroniske saksbehandlingssystem. Dette gjelder også om private aktører står for gjennomførelsen av anskaffelsen. Bruk av tildelingskriterier Kommunen skal i en konkurranse sette opp krav til både tilbyderen (kvalifikasjonskrav) og til det som skal kjøpes (tildelingsriterier). Det er svært viktig å skille tydelig mellom disse typene, både i utforming av konkurranse og i bedømmingen når tilbudene er levert. Flere kommuner vurderer i realiteten kun pris, selv om det også er satt opp andre tildelingskriterier. Alle tildelingskriterier skal poengsettes og tas med i vurderingen. Anskaffelse av tjenester er særlig utfordrende Gjennom våre undersøkelser har vi sett at det er noen områder der det gjøres flere brudd på anskaffelsesregelverket. Blant annet innen arkitekt og konsulenttjenester knyttet til bygge- og anleggsprosjekter, juridiske tjenester, tjenester fra medlemsorganisasjoner som ikke er medlemstjenester og pensjon gjøres det svært mange anskaffelser uten konkurranse. 2

34 SUNNDAL ENERGI KF PROTOKOLL Den kl ble det holdt styremøte på Sunndal Energi KF sitt kontor. Tilstede: Knut Reinset, Liv Brevik, Jan Edvin Silseth, Jorunn Anne Solheim, Arne Magne Rønningen, Anders Nedal og Arild Brandal Forfall: Fra administrasjonen møtte daglig leder Jørund Kvande. FØLGENDE SAKER BLE BEHANDLET: Sak 52/2010 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF godkjenner møteinnkallingen. Vedtaket var enstemmig. Sak 53/2010 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA STYREMØTE 14. OKTOBER 2010 Vedtak: Styret i Sunridal Energi KF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 14. oktober Vedtaket var enstemmig. Sak 54/2010 ORIENTERING OM KRAFTPRISEN Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF tar orienteringen om kraftmarkedet til ettenetning. Vedtaket var enstemmig. Sak 55/2010 REGNSKAPSOVERSIKT ETTER 3. KVARTAL 2010 Vedtak: StyTet i Sunndal Energi KF tar den ftemlagte regnskapsoversikten for de 3 første kvartalene i 2010 til ettenetaing med et driftresultat på 15,192 mill. kroner og en omsetning på kr. 66,856 mill. kroner. Styret ber videre administrasjonen om at det utarbeides en rullerende likviditetsoversikt over 3 år. Vedtaket var enstemmig. I enfic pl,te k,11 2,11 l 1 I 22

35 Sak 56/2010 ORIENTERING OM SØKNAD SENDT ENOVA OM STØTTE TIL BYGGETRINN 3 FOR UTVIDELSE AV VÅRT FJERNVARMEANLEGG Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF tar til etterretning orienteringen om status for utbyggingen av FTP 1 og om innsendt støttesøknad til Enova. Vedtaket var enstemmig. Sak 57/2010 ORIENTERING OM OMLEGGING AV BEDRIFTSHELSE- TJENESTEN Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF tar orienteringen til etterretning. Vedtaket var enstemmig. Sak 58/2010 EVALUERING AV EIERKONFERANSE I SURNADAL 01. OG 02. NOVEMBER 2010 Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF mener at det er nok med ett møte med 1 til 1,5 års mellomrorn, og at hvis det oppstår en situasjon som trengs å diskuteres så kalles det inn til møte på kortere varsel. Vedtaket var enstemmig. Sak 59/2010 BUDSJETT FOR SUNNDAL ENERGI KF FOR 2011 Vedtak: Budsjettet for 2011 ble behandlet av styret i Sunndal Energi KF 22. november 2010, og oversendes Sunndal kommunestyre med følgende innstilling: Budsjettet for Sunndal Energi KF for 2011 godkjennes, og styret i Sunndal Energi KF gis fullmakt til å ta opp et lån på inntil 8 mill, kroner for å finansiere re- og nyinvesteringer som er planlagt i Vedtaket var enstemmig. Sak 60/2010 NETTARIFFER FOR SUNNDAL ENERGI KF 2011 Vedtak: Styret i Sunndal Energi KF vedtar de framlagte nettariffene med leveringsvilkår for år 2011 som Sunndal Energi KF sine nettariffer for Nettariffene vil bli korrigert for påslag i avgifter hvis det skjer endringer når Stortinget vedtar budsjettet for Vedtaket var enstemmig. I tityfealic poinkoli 2010 I I 22