Rådmannens lederteam og kommuneplanavdelingen Arbeidsgruppe plansystem. Stavanger kommunes plansystem evaluering og forslag til forbedringer

Transkript

1 Notat Til: Fra: Kopi til: Rådmannens lederteam og kommuneplanavdelingen Arbeidsgruppe plansystem Dato: August 2013 Stavanger kommunes plansystem evaluering og forslag til forbedringer Bakgrunn Et godt plansystem er viktig for å sikre gjennomføring av vedtatte målsettinger. Planer av ulik karakter og på ulikt nivå må inngå i en helhetlig struktur. Noen planer skal trekke opp overordnede målsettinger og strategier, mens andre planer skal vise hvordan målsettingene kan nås. Gjennom handlings- og økonomiplanen (HØP) tildeles årlig ressurser til gjennomføring. Det er en utfordring å sikre at planene henger sammen og at prioritering av ressurser skjer i samsvar med overordnede målsettinger. Bakgrunnen for og innrettingen av gjennomgangen av plansystemet har både sammenheng med arbeidet med kommuneplan og med tidligere skisserte behov for videreutvikling av plansystemet som del av kommunens styringsmodell. Forhold til arbeidet med kommuneplan Gjeldende kommuneplan innebar et stort løft for kommuneplanens samfunnsdel. Samtidig ble sammenhengene mellom kommuneplanen og handlings- og økonomiplanen som kommuneplanens handlingsdel pekt på som en stadig større og viktigere utfordring. Denne utfordringen er tatt inn i arbeidet med revisjon av kommuneplanen og er beskrevet som en egen planoppgave i planprogram for kommuneplan I tilknytning til kommuneplanarbeidet ble det opprettet en egen arbeidsgruppe for å svare på følgende utredningsoppgave: «Kommunens plansystem evalueres. Ulike modeller og tiltak for å styrke samordningen mellom kommuneplanen, fagplaner og HØP skal drøftes. Det gis anbefalinger om justeringer i kommunens plansystem og rutiner for oppfølging av dette. Det gis også anbefalinger om grep i denne og senere kommuneplanrevisjoner for å styrke koblingene mellom kommuneplanen og HØP.» Videreutvikling av plansystemet som del av kommunens styringsmodell Stavanger kommunes plansystem inngår som del av den administrative styringsmodellen som ble godkjent av rådmannen i mai 2011 og som er gjengitt på kommunens intranettsider. Det ble da samtidig beskrevet noen videreutviklingsbehov i styringsmodellen, og med hensyn til gjennomgangen av plansystemet er følgende særlig relevant: Prinsipper/retningslinjer for utvikling av planer og strategier Målutvikling i Stavanger kommune hvordan utvikle og fastsette gode mål? Hva skal en plan inneholde og beskrive for eksempel hvordan skal en se om en er på rett vei/etterlevelse? Forbedre beskrivelsen av forskjellen mellom kommunedelplan og sektorplan. 1

2 Innarbeidelse av kommunal planstrategi i styringsmodellen Begrepsbruk - forenkling og standardisering Kort om arbeidsgruppen og avgrensinger i tilnærmingen Arbeidsgruppen har vært sammensatt av: Tor Brynjar Welander, KB Torgeir Esig Sørensen, BMU Elin Svensen, PO (til april 2013) Reidun Vevle, OL Kjersti Hole og Øystein Zeiner (leder), ØK Kommuneplanens arealdel og mer detaljerte kommunedelplaner/områdereguleringer for avgrensede områder er sentrale deler av kommunens plansystem. Plan- og bygningsloven sikrer på dette området en relativt god sammenheng mellom overordnede og mer detaljerte planer. Oppmerksomheten har derfor i dette arbeidet blitt rettet på forholdet mellom kommuneplanens samfunnsdel med «underliggende» temaplaner, strategier og handlings- og økonomiplaner. Arbeidsdelingen mellom kommuneplan og regulering er derfor ikke nærmere omtalt i denne rapporten. Det er også gjort en avgrensing mot de mange ulike planene som sluttbehandles administrativt eller i andre folkevalgte organ enn bystyret. Som i gjeldende beskrivelse av plansystemet, er det forutsatt at virksomhetsplanlegging bygger på og skjer innen rammer trukket i overordnede planer. Arbeidsgruppen har gjennomført en begrenset evaluering av dagens plansystem. Vi har, med utgangspunkt i gjeldende beskrivelse av plansystemet, innhentet erfaringer og gjennomført drøftinger med alle direktørenes lederteam. Videre har vi innhentet erfaringer og beskrivelser av plansystemene andre byer (Drammen, Trondheim, Kristiansand og Fredrikstad). Arbeidsgruppens evaluering og anbefalinger om forbedringstiltak bygger på dette og på behandling i rådmannens lederteam av et arbeidsnotat under veis i prosessen den 20. mars Gjeldende beskrivelse av plansystem Gjeldende modell av kommunens plansystem beskriver overordnede plandokumenter og tilhørende planprosesser i et planhierarki. Hovedprinsippet er at plandokumenter avledes av og bygger videre på overordnede mål og strategier. 2

3 Figuren viser at kommunen har to hovedtyper av planer: - overordnede planer med langsiktig horisont - HØP og sektor-/fagplaner med mellomlang horisont Kommuneplanen og kommunedelplaner er beskrevet som de overordnede plantypene som skal ha en langsiktig horisont på 16 år. Kommuneplanen skal definere visjon og verdier, samt langsiktige mål og strategier. Disse målene skal overføres likelydende til underliggende plannivåer. Det er beskrevet at kommunedelplaner er overordnede planer for bestemte områder, tema eller virksomhetsområder, og at slik plan skal behandles i henhold til plan- og bygningsloven. Kommunedelplanene skal angi mål og strategier bygget på de langsiktige målene angitt i kommuneplanen. Slike planer skal ha en handlingsdel som rulleres årlig. Modellen legger videre opp til at mål og strategier skal overføres videre til HØP, og videreutvikles i form av delmål og strategier med fireårsperspektiv. HØP skal, sammen med sektor- og fagplanene ha en mellomlang horisont på 4 år. Delmål og strategier skal overføres likelydende fra HØP til sektor- /fagplanene. Sektor-/fagplaner er definert som planer for bestemte områder, temaer eller sektorer. Planene skal beskrive utfordringene på det aktuelle feltet, angi mål og definere strategier for å nå målene. Planene kan, men må ikke, ha en separat handlingsdel. Plansystemet gir i dag ikke klare føringer på når kommunedelplan bør velges framfor sektor- og fagplaner. Modellen indikerer imidlertid at sektor- /fagplaner bygger direkte på vedtatt HØP og har en fireårig tidshorisont, mens kommunedelplanene bygger direkte på kommuneplanen og har en 16årig tidshorisont. 3

4 Plansystemet i andre norske byer Arbeidsgruppen har innhentet erfaringer og beskrivelser av plansystemene andre byer (Drammen, Trondheim, Kristiansand og Fredrikstad). De mest interessante ideene fra denne runden var: - Oversikt over gjeldende planer i HØP - Planpolicy med beskrivelse av plantyper og overordnede prosesskrav - Eget plan- og utredningsprogram som rulleres årlig - Krav om melding eller prosjektdirektiv før igangsetting av større planarbeid med politisk (Trondheim) eller administrativ (Kristiansand) behandling Erfaringer med plansystemet Det er innhentet innspill fra alle tjenesteområdenes lederteam om erfaringer med dagens plansystem og viktige utfordringer det er behov for å se nærmere på. En oppsummering av innspillene ble drøftet i rådmannens lederteam våren Det generelle bildet fra erfaringsinnhentingen er tilslutning til ideen om tettere integrasjon mellom planene i planhierarkiet. Dette innebærer likevel ikke at en enveis påvirkningsretning fra kommuneplan til kommunedelplaner/fagplaner og HØP. Det er større grad av fleksibilitet og gjensidig påvirkning mellom plantypene enn modellen beskriver. Eksempelvis er de to siste HØP ene er laget med gjeldende kommuneplan som ett av flere grunnlagsdokumenter uten at det har vært hensiktsmessig å overføre mål og strategier direkte fra kommuneplanen til handlings- og økonomiplanen. I de siste handlings- og økonomiplanprosessene har rådmannen lagt vekt på å få fram prioriterte utfordrings- og innsatsområder som bygger på kommuneplanen supplert med oppdatert analyse av nåsituasjonen. Det betyr at retning og intensjoner i kommuneplanens samfunnsdel reflekteres i handlings- og økonomiplanen. Følgende problemstillinger er gjennom arbeidet og drøftingene med direktørenes ledergrupper og rådmannens lederteam, utkrystallisert som særlig viktige: Behov for å rydde i plansystemet: Hvilke plantyper skal vi ha, hvordan definere den enkelte plantypen, hvordan gjøre planstrukturen enkel og oversiktlig? Overlappende planer: Hvordan håndtere overlappende planer og unngå dobbeltarbeid og ny vedtaksbehandling av allerede vedtatte planelementer? Oppstart av planarbeid: Hvordan klargjøre planbehovet og sikre forankring av arbeidet? Oppfølging av vedtatte planer: Behov for oversikt over gjeldende planer. Skille strategisk del og handlingsdel med rullering. (Kanskje forholdet mellom kommuneplan og HØP) Hvordan sikre tettere integrasjon) Vurderinger som grunnlag for justerte beskrivelser av plansystemet Dynamikken mellom planer på ulike nivåer Planhierarkibildet har mye for seg, men kan samtidig lett underkommunisere det mer dynamiske samspillet og mer sammensatte påvirkningsretningene når planene møter hverdagen med endringer i planforutsetninger og skiftende prioriteringer. I praksis er plansystemet er mer «åpent system» der mange planer blir initiert uavhengig av vedtatt planstrategi og uten direkte referanse til gjeldende kommuneplan. Handlings- og økonomiplanen, som er kommuneplanens handlingsdel, rulleres hvert år og kan være mer oppdatert enn kommuneplanens samfunnsdel når sistnevnte står foran ny revisjon. 4

5 Beskrivelsene av plansystemet bør fange opp denne dynamikken i et mer åpent system slik at modellen gir et både realistisk og ønsket bilde av plansystemet. Plantyper kommunedelplan versus fag-/sektorplan (temaplan) De ulike delene av organisasjonen har ulike tradisjoner for å bruke kommunedelplan (KDP) som plantype. Det har vært mest vanlig innenfor arealplanleggingen, men det er også flere eksempler på kommunedelplaner på andre områder. Noen eksempler er KDP klima og miljø, KDP kunst og kultur, KDP idrett, fysisk aktivitet og naturopplevelser. Plantypen er minst brukt i tjenesteområde oppvekst og levekår, men i kommunal planstrategi er det varslet oppstart av en helhetlig kommunedelplan for helse og omsorg. Gjeldende beskrivelse av plansystemet indikerer et skarpt skille mellom kommunedelplaner (KDP) og fag-/sektorplaner (heretter benevnt som temaplaner), der KDP ligger høyere i planhierarkiet og har en lenger tidshorisont. Dette har vært med på å styrke oppfatninger om at politikk som er nedfelt i en kommunedelplan står over øvrige temaplaner vedtatt av bystyret, og har større gjennomslagskraft i ressurstildelingen. Det er derfor behov for i større grad å sidestille de to plantypene. En kommunedelplan kan utarbeides for et geografisk område, et tema eller for et virksomhetsområde, og er i planloven tenkt som en utdypning av kommuneplanen. Planlovens prosesskrav for behandling av kommuneplan gjelder følgelig for temaplaner som utarbeides som kommunedelplaner. Kravene er utarbeidelse og høring av et planprogram (prosjektbeskrivelse), formell høring og fastsettelse i bystyret. Planloven krever også at kommunedelplaner har en handlingsdel som rulleres årlig. Ved denne rulleringen skal kommunen innhente synspunkter fra berørte statlige og regionale organer og andre som har ansvar for gjennomføring av tiltak i handlingsdelen. Ved temaplaner som ikke utarbeides som kommunedelplaner, står en noe friere mht til prosesskrav og tidsfrister. Kommunen bør likevel legge til grunn at det i forkant av planarbeidet er vedtatt et mandat som i tillegg til formål og innretting av planarbeidet også redegjøres for hvem som antas å bli berørt, opplegg for medvirkning og prosess med framdrift og høring. Generelt bør også alle planer med planhorisont ut over budsjettåret, ha en handlingsdel som rulleres årlig i tilknytning til rulleringen av HØP. Kommunedelplaner, som utdyping av kommuneplanens samfunnsdel, har ingen særskilt status eller forrang framfor andre planer som vedtas av bystyret. Forskjellen er hovedsakelig planlovens prosesskrav med utarbeidelse av planprogram og eksterne høringer med minimumstidsfrister. Det blir langt på vei et skjønnsspørsmål når en temaplan skal utarbeides som kommunedelplan eller ikke. I vurderingene kan noen forhold være særlig viktige: I hvilken grad skal planen «fremme helhet ved at sektorer, oppgaver og interesser i et område ses i sammenheng gjennom samordning og samarbeid om oppgaveløsning mellom sektormyndigheter og mellom statlige, regionale og kommunale organer, private organisasjoner og institusjoner, og allmennheten» 1 De formelle høringene av planprogram og planutkast kan styrke den eksterne forankringen. Som utdyping av kommuneplanen forutsetter planloven av kommunedelplaner ikke bare legges til grunn for den kommunens egen virksomhet, men også for statens og regionale myndigheters virksomhet i kommunen. Hvor lang er planhorisonten. Om planhorisont er som for kommuneplanen og planen er en naturlig utdyping av kommuneplanen, taler mer for kommunedelplan. Kortere planhorisont trekker mer i retning av vanlig temaplan. Hvor omfattende er konsekvensen av planen mht betydning for innbyggerne, økonomi og forpliktelser inn i framtiden? 1 Fra plan- og bygningsloven 3-1 5

6 Omfattende og langsiktige konsekvenser trekker i retning av kommunedelplanens krav til prosess og åpenhet. Tidspress og utredningskapasitet. Vanlig temaplan kan underlegges noe enklere og raskere prosedyrer og kan derfor normalt gjennomføres både raskere og med mindre ressursinnsats. Strategier som plantype Det er vedtatt flere strategier for mer interne forhold i kommunen og som gjelder hele kommunens indre liv. Eksempler er arbeidsgiverstrategi, IKT-strategi og kommunikasjonsstrategi. Vi inkluderer også slike strategier i plansystemet. Noen, men ikke alle har en handlingsdel som rulleres og der tiltakene vurderes innarbeidet i HØP. Det må eventuelt vurderes om det for strategiene skal stilles klarere forventninger til revisjon og utarbeidelse av handlingsdel med rullering. Kommunal planstrategi et nytt element Utarbeidelse av kommunal planstrategi ble gjennomført for første gang i Den kommunale planstrategi er ikke en plantype i seg selv, men et lovpålagt hjelpemiddel for kommunen til å fastlegge det videre planarbeidet. Kommunal planstrategi må derfor inngå i beskrivelsen av plansystemet. Tettere integrasjon mellom kommuneplan og HØP I Stavanger kommune, som mange andre kommuner, er det besluttet at handlings- og økonomiplanen (HØP) som gjelder for 4 år og rulleres årlige, skal være kommuneplanens handlingsdel. I dette ligger at de to planene skal henge sammen, men også at det er to ulike plantyper der HØP dessuten er integrert med årsbudsjettet. Det må legges til at HØP i stor grad også er og bør være handlingsdelen (i den forstand at det er her økonomiske midler fordeles) til kommunedelplaner, temaplaner og øvrige planer. I HØP ble det startet et opplegg klarere identifisering av særlige utfordringsområder som HØP skulle adressere. I arbeidet med HØP er dette videreført med særlig vekt på utfordringstema som langsiktige, har stor betydning for byen og innbyggerne, har stor økonomisk betydning og/eller krever omfattende samordnet innsats. Valg av tema og beskrivelsen av disse, bygger i stor grad på vedtatt kommunal planstrategi, gjeldende kommuneplan og arbeidet med revisjonen av kommuneplanen. Tanken er at de prioriterte utfordringstemaene får plass i innledende felleskapittel i HØP og samtidig skal gjennomsyre prioriteringene innen virksomhetsområdenes kapitler lenger bak i HØP en. Det skal jobbes videre med indikatorer for framgang og måloppnåelse innen de valgte temaene. På denne måten er det grunn til å tro at kommuneplan, andre planer og HØP over tid vil gro mer sammen og gi næring til hverandre med hensyn til overordnede mål og strategier for byens utvikling. Et alternativ til denne tilnærmingen kunne være mer 1:1-forhold mellom mål og strategier i kommuneplan og i HØP. I så fall måtte oppbyggingen av de to planene gjøres mer enhetlig med hensyn til kapittelinndeling med fare for at begge ville tape egenart og nytteverdi. Planprosess oppstart og gjennomføring Overordnede planprosesser er tid- og ressurskrevende. Det er viktig at det ikke settes i gang unødige planprosesser. Plan og bygningslovens 3-1 har en viktig påminnelse: Planleggingen skal bygge på økonomiske og andre ressursmessige forutsetninger for gjennomføring og ikke være mer omfattende enn nødvendig. Samtidig er det viktig at en hele tiden sikrer medvirkning i planprosessen, samt forankring og involvering i egen organisasjon. Grunnlaget legges før planoppstart og videreføres i selve planprosessen. 6

7 Oppstart av planarbeid Oppstart av overordnet planarbeid bør forutsette et politisk vedtak i formannskap eller bystyre basert på et nærmere beskrevet planbehov. Plan- og bygningslovens beskrivelse av planprogram er et nyttig utgangspunkt også for plantyper som ikke omfattes planloven. De fleste elementene samsvarer med det vi for disse øvrige plantypene kaller mandat. Planprogrammet skal gjøre rede for formålet med planarbeidet, planprosessen med frister og deltakere, opplegget for medvirkning, spesielt i forhold til grupper som antas å bli særlig berørt, hvilke alternativer som vil bli vurdert og behovet for utredninger. Generelt bør det legges vekt på at berørte interessenter får anledning til å komme med synspunkter allerede ved utarbeidelse av planprogram/mandat. Når en starter arbeidet med planprogram eller mandat er det imidlertid langt på vei allerede tatt stilling til at det foreligger et planbehov og at det skal settes i gang et planarbeid. Det bør derfor også være noen obligatoriske trinn før en utarbeider planprogram/mandat for et planarbeid. God planlegging og gode vurderinger i forkant kan forebygge dobbeltarbeid, manglende samsvar i overlappende planer mv. I tillegg til momentene som er nevnt over for hva et planprogram skal redegjøre for, bør redegjørelse for planstatus innen temaet/virksomhetsområdet være obligatorisk. Slik redegjørelse vil selvsagt lettes om kommunen sørger for å ha en løpende oppdatert oversikt over gjeldende vedtatte planer og planarbeid som i gang eller under oppstart. Beslutning om at det foreligger et planbehov som skal følges opp, bør ligge til rådmannen i RLT eller til formannskap/bystyre. Planprogram/mandat for overordnet planarbeid bør som hovedregel alltid legges til bystyret for å sikre forankring. Generelt i både oppstart og gjennomføring av planarbeid bør en tilstrebe harmonisering rundt prosedyrer og hensyn som ligger i planloven med hensiktsmessige tilpasninger av anvendelse av alle formelle prosesskrav. Medvirkning i planprosesser Når kommunen utarbeider planer for hvordan byen og tjenestene skal utvikles, får planene betydning for innbyggerne. Det hviler derfor et ansvar på kommunen til å gi innbyggerne et ord med i laget på innholdet i planene. Dette kalles medvirkning. Medvirkning i planprosesser må alltid tilpasses den enkelte planprosess og innrettes mot de målgruppene som blir mest berørt. Medvirkningsopplegget må også avstemmes mot tilgjengelige ressurser i planprosjektet. Det er derfor ikke hensiktsmessig å angi konkrete retningslinjer for hvordan medvirkning skal ivaretas. Likevel er det vesentlig at vi har et plansystem som sikrer at kommunens planprosesser har et opplegg for medvirkning. Et opplegg for medvirkning i Stavanger kommune bør minimum ivareta: - Involvering av viktige målgrupper når planarbeidet startes opp (i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan/beskrivelse, planprogram eller lignende) - Åpen høring av plan (gjort allment kjent gjennom aviser og på kommunens nettsider) - Tilrettelegging av informasjon for viktige målgrupper (informasjonsmøte eller lignende) Forankring og involvering i egen organisasjon De fleste planene kommunen utarbeider har utgangspunkt i et avgrenset behov eller fagområde, men stadig oftere har planene konsekvenser for deler av organisasjonen (andre avdelinger eller tjenesteområder). Et eksempel på dette er den nye folkehelseplanen som har sitt utspring i levekårsavdelingene, men som forutsetter oppfølging i nær sagt alle andre tjenesteområder. Planeier har derfor alltid et ansvar for å involvere og forankre de delene av organisasjonen som blir berørt av en plan som oppdateres eller som opprettes. 7

8 Opplegg for involvering og forankring må alltid tilpasses den enkelte planprosess. Det er likevel vesentlig at vi har et plansystem som sikrer at planer blir forankret i organisasjonen. Forankringen bør minimum ivareta: - Avklaring av planoppstart i RLT (ev politisk) jf. avsnitt om igangsetting av planer under - Involvering av berørte tjenesteområder i prosjekt-/styringsgruppe - Orientering underveis i kommunens planforum (første onsdag i mnd.) - Åpen intern høring av planer Utkast alternativ beskrivelse av plansystemet Modellen i figuren nedenfor (som en i foreløpig skisse) illustrerer denne dynamikken i et mer åpent plansystem. Kommunal planstrategi Planinitiativ (Pol/Adm) Kommuneplan Arealdel Samfunnsdel Handlingsdel med årlig rullering Handlingsplaner og gjennomføring Handlings- og økonomiplan m/årsbudsjett Årsprogram Årsmelding Tertialrapport Månedsrapp. Melding Kommunedelplaner Temaplaner Strategier De blå elementene representerer plansystemets strategiske del og de grønne elementene handlingsplandelen med integrasjon mot budsjett og tidsplaner. Med unntak av årsprogram forutsetter alle planene i figuren, bystyrebehandling. De utgjør Stavanger kommunes overordnede plandokumenter. Årsprogrammene vil i den grad de er gjenstand for politisk behandling, som regel sluttbehandles i kommunalstyrene. Kommunal planstrategi Den kommunale planstrategi er ikke en plantype i seg selv, men et lovpålagt hjelpemiddel for kommunen til å fastlegge det videre planarbeidet. Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. 2 2 Fra plan- og bygningslovens

9 Bystyret tar stilling til om gjeldende kommuneplan eller deler av denne skal revideres eller videreføres uten endringer. Plan og bygningsloven setter enkelte prosedyrekrav til utarbeidelsen av planstrategien. Det skal innhentes synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. Det bør legges opp til bred medvirkning og allmenn debatt. Forslag til vedtak i kommunestyret skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. Kommuneplanen Kommuneplanen er kommunens overordnede styringsdokument og skal sikre samordning av den kommunale virksomheten. Den skal ta utgangspunkt i den kommunale planstrategien og legge retningslinjer og pålegg fra statlige og regionale myndigheter til grunn. Kommuneplanen viser muligheter og utfordringer kommunen står overfor, tydeliggjør visjoner og langsiktige mål. Kommuneplanen skal sikre en helhetlig strategi for videreutvikling. Kommuneplanen omfatter samfunnsdelen med en handlingsdel og en juridisk bindende arealdel. Den langsiktige samfunnsdelen skal være førende for arealdelen. Kommuneplanen gjelder for de nærmeste 16 årene og rulleres en gang i hver valgperiode i samsvar med det som vedtas i den kommunale planstrategien. Kommunedelplaner En kommunedelplan kan utarbeides for et geografisk område, et tema eller for et virksomhetsområde, og er i planloven tenkt som en utdypning av kommuneplanen. Kommunedelplaner har ingen særskilt status eller forrang framfor andre temaplaner, men krever at planarbeidet følger planlovens krav til prosess. Kravene er utarbeidelse og høring av et planprogram (prosjektbeskrivelse), formell høring og fastsettelse i bystyret. Kommunedelplaner skal ha en egen handlingsdel som beskriver hvordan planen skal følges opp de følgende fire år eller mer. Handlingsdelen skal rulleres hvert år. Denne rulleringen samordnes med handlings- og økonomiplanarbeidet. En kommunedelplan vil normalt bli utarbeidet dersom planens innhold er av betydning for en stor andel av byens befolkning eller får store budsjettmessige konsekvenser og der det er spesielt viktig å sikre ekstern forankring og medvirkning i både utarbeidelse og iverksetting av planen. Temaplaner Temaplaner omfatter alle mer overordnede og strategisk rettede fagplaner og sektorplaner. En temaplan vil normalt utarbeides for tema der plan- og bygningslovens prosesskrav ikke antas å bidra vesentlig til planens kvalitet eller relevans. I mange tilfeller vil det likevel være nyttig å anvende mange av prosesskravene for kommunedelplaner, uten at kravene er absolutte. Dette gir rådmannen mulighet til å beslutte at en forenklet planprosess skal gjennomføres, der blant annet plan- og bygningslovens krav til planprogram, graden av medbestemmelse og høring kan forenkles eller sløyfes. Alle temaplaner skal imidlertid, i likhet med kommunedelplanene, ha en handlingsdel. Kommunedelplan og temaplan vedtatt av bystyret har samme planstatus med unntak av kommunedelplanens muligheter for i større grad å binde opp formelle parter utenfor kommunen til en gitt planløsning. Temaplaner vil normalt ha kortere planhorisont enn kommuneplanen. Strategier På enkelte områder som gjelder kommunens samlede virkefelt og som primært er internt rettet, ahr det vært hensiktsmessig å utarbeide strategier eksempelvis arbeidsgiverstrategi, IKT-strategi og kommunikasjonsstrategi. Disse strategidokumentene skiller seg fra regler/retningslinjer ved at de på samme vis som overordnede planer, mer gir retning enn detaljering av tiltak og innsatser. Som de 9

10 øvrige planene forutsettes derfor også strategiene å følges opp gjennom årlig rullering av handlingsplaner. Igangsetting av planarbeid. Notat og melding. Initiativ til igangsetting av planarbeid kan komme fra flere hold (eksternt, administrativt eller politisk) og i flere sammenhenger (som ledd i andre planprosesser eller som enkeltinitiativ). Overordnet planarbeid skal ikke igangsettes før følgende er avklart og besluttet: - Det foreligger et reelt planbehov basert på situasjonsbeskrivelse og planstatus for gjeldende og tilgrensende tema/område. - Det er vedtatt et planprogram/mandat for arbeidet. Det må i det enkelte tilfelle avklares om dette skal skje i ett eller to trinn. Om det foreligger et reelt planbehov skal avklares gjennom notat/melding som redegjør for både planstatus og forhold som utviklingstrekk og problemer og utfordringer innen virksomhetsområdet eller temaet. Viktige tilgrensende områder omtales også, herunder planstatus for disse. Det er viktig at en slik får oversikt over eventuelle overlappende planer og sikrer samsvar mellom planer og unngår fornyet behandling av forhold som allerede er vedtatt i gjeldende planer. På grunnlaget av notatet/meldingen kan det besluttes å: Revidere eksisterende plan Revidere handlingsdelen til eksisterende plan Utarbeide plan Ikke sette i gang en planprosess Notat kan sluttbehandles i RLT. Særlig ved politiske enkeltinitiativ til planarbeid, kan det være i noen tilfeller være hensiktsmessig at egen melding fremmes til politisk behandling Planprogram/mandat skal redegjøre for formålet med planarbeidet, planprosessen med frister og deltakere, opplegget for medvirkning, spesielt i forhold til grupper som antas å bli særlig berørt, hvilke alternativer som vil bli vurdert og behovet for utredninger. Handlings- og økonomiplan med årsbudsjett I henhold til kommuneloven skal bystyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan for, minst, de fire nye budsjettårene og innen utgangen av året vedta budsjett for det kommende kalenderåret. I Stavanger kommune utarbeides og behandles handlings- og økonomiplanen og årsbudsjettet samlet. Handlings- og økonomiplanen er kommuneplanens obligatoriske handlingsdel som angir hvordan kommuneplanen med underliggende delplaner og temaplaner skal følges opp de fire påfølgende år med årlig rullering. Handlings- og økonomiplanen gir en samlet oversikt over utfordringer, målsettinger, strategier og økonomiske prioriteringer både for kommunen som helhet, og for de enkelte virksomhetsområder. Handlings- og økonomiplanen gjelder de fire neste budsjettårene, omfatter hele kommunens virksomhet og skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. For hvert år skal handlings- og økonomiplanen anvise dekning for utgifter og oppgaver som er ført opp. Handlings- og økonomiplanen inngår i årlig rullering av overordnede planer med økonomiske konsekvenser og bør ha en mest mulig oppdatert oversikt over gjeldende planer og forestående planarbeid. Plangjennomføring og oppfølging Handlings- og økonomiplanen med årsbudsjettet legger grunnlag for prioriterte aktiviteter i budsjettåret. I innen og mellom virksomhetsområdene er det ulike tradisjoner for formalisering og 10

11 vedtakshåndtering av årsprogrammer. Overordnet oppfølging skjer gjennom månedsrapportering til RLT og tertial- og årsrapportering til bystyret. Kommunens plansystem forutsetter at de strategiske planer med handlingsdeler knyttes opp til handlings- og økonomiplanen med påfølgende tertial- og årsrapportering. På denne måten sikres kontinuerlig fokus på etterlevelse og oppfølging av vedtatte planer. 11