Saksframlegg. Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /14 Formannskapet /14 Kommunestyret

Transkript

1 Frosta kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Arne Ketil Auran Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /14 Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Kommunereformen - Utredningsalternativer Rådmannens forslag til vedtak: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra.

2 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Behandling i Administrasjonsutvalget Forslag i møtet: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Vedtak Forslag i møte enstemmig vedtatt. Behandling i Formannskapet Saken ble behandlet i Administrasjonsutvalget Saken ble tatt til orientering. Vedtak Rådmannens innstilling enstemmig tiltrådt. Innstilling til Kommunestyret : 11. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 12. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 13. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 14. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 15. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre.

3 To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 16. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 17. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 18. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 19. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 20. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Behandling i Kommunestyret Forslag fra Jens Hagerup på vegne av Ap,SV, Krf og Sp: Som formannskapets innstilling med endring i pkt 5. Punkt 5 kommunestyret er styringsgruppe. Som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) oppnevnes formannskapet... Vedtak Forslag i møtet vedtatt med 16 mot 1 stemme. Endelig vedtak: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen.

4 5. Kommunestyret er styringsgruppe (SG) og som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) for prosjektet oppnevnes Formannskapet, utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som PG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Vedlegg 1 Framdriftsplan Forstudie Bakgrunn for saken: I formannskapets møte , sak 78/14, la rådmannen fram en skisse til prosess for videre arbeid i Frosta kommune. Saken ble diskutert og det ble spilt inn en del aktuelle problemstillinger som tas inn i det videre arbeide med denne saken tatt inn i saksutredningen nedenfor. Formannskapet tok saken til etterretning og ut fra ønske om å koble hele kommunestyret på samme kunnskapsmessige plattform, ba de rådmannen invitere Fylkesmannen til et kommunestyremøte i nær framtid for å gi en orientering tilsvarende den som ble gjennomført på oppstartsmøte for kommunereformen på Stiklestad nasjonale Kulturhus den Saksopplysninger: På kommunestyremøte møtte Trude Mathisen fra Fylkesmannen i NT og Ole Gunnar Kjøsnes fra KS i ST. I forkant av selve møte ble det redegjort for reformen og forventninger fra fylkesmannen til kommunene. KS redegjorde for sin rolle og det ble svart på spørsmål fra kommunestyrerepresentantene. Ved behandlingen av sak 68/14 (FO 78/14) i kommunestyret , gjorte kommunestyret følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar saken foreløpig til etterretning. 2. Kommunestyret ber administrasjonen revidere framdriftsplanen til også å omfatte et opplegg for involvering av innbyggerne i prosessen i løpet av vinter og vår 2015, og framlegge denne på neste møte. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å forberede faktagrunnlag som skal inngå som bakgrunnsmateriale for opplegget med innbyggerinvolvering.

5 Etter litt avklaring av forståelsen av vedtaket med ordfører, vurderer rådmannen det som hensiktsmessig at Frosta kommune på linje prosessen i andre kommuner i første omgang avklarer hvilke alternativer som det er aktuelt å utrede. Dette har i neste omgang betydning for omfanget av utredninger og faktagrunnlag som man ønsker å få innbyggerinvolvering på, samt ressursbehov og nødvendig tid til å gjennomføre og forberede dette i forkant av involvering. Det er også et ønske å avklare felles maler/oppbygning av utredningene, og synergier ved å gjøre deler av utredningene sammen med andre kommuner og slik effektivisere ressursbruken i utredningarbeidet, selv om selve vurderingene til slutt kan bli noe ulike. I tillegg vil dette også naturligvis nok påvirke organisering og framdriftsplan. Rekkefølgen med valg og avklaring av utredningsalternativer blir derfor et naturlig første steg i den videre prosessen. Som redegjort for i saken til formannskapet den har kommunene to alternative framdrifter for sine utredninger. Alternativ 1 For kommuner som har startet prosessene tidlig og gjør kommunestyrevedtak innen høsten 2015, vil departementet legge til rette for at sammenslåing skal kunne vedtas på nasjonalt nivå senest i løpet av våren 2016 gjennom en kongelig resolusjon. Et nasjonalt vedtak forutsetter at de kommunale vedtakene er likelydende i de aktuelle kommunene. Alternativ 2 Kommunale vedtak som ikke er i tråd med målene i reformen, eller vedtak om sammenslåing som medfører at mer enn en kommune må flyttes til et nytt fylke, kan ikke avgjøres ved kongelig resolusjon. Disse vedtakene må vente til departementet fremmer en proposisjon om en helhetlig kommunestruktur våren Kommunenes endelige frist for å fatte sine vedtak vil være høsten 2016 om en velger dette alternativet. I saksutredningen i sak 68/14 i kommunestyret ble det påpekt en usikkerhet knyttet til føringer ift. nytt inntektssystem fra Sakset fra denne utredningen: En ytterligere usikkerhetsfaktor har vært hvilke føringer som legges til grunn for nytt inntektssystem for kommunene fra Det har vært sagt, også av komiteleder Njåstad i Kommunalkomiteen på Stortinget i fylkesmannens oppstartmøte på Stiklestad, at kommuner som fatter vedtak om sammenslåing allerede høsten 2015 og blir omfattet av Kongelig resolusjonsvedtak våren 2016, vil opprettholde samme inndelingstiskudd som før endringen i Med begrensningene for sammenslåinger der to eller flere kommuner må endre fylkestilhørighet, kunne dette bety at dett ikke er mulig for en prosess i Værnesregionen som må velge alternativ 2 Som følge av henvendelser om uklarhet rundt dette spørsmålet, varslet Kommunal- og moderniseringsdepartementet i starten av november at regjeringen endrer praksis for beregning av inndelingstilskudd for å sikre kommunene forutsigbarhet i kommunereformen. Regjeringen har bestemt at inndelingstilskuddet for kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, skal ta utgangspunkt i inntektssystemet slik det er i

6 2016. Kommunene vil etter dette bli behandlet likt økonomisk på dette punktet uavhengig av om de velger alternativ 1 eller alternativ 2., og det vil slik sett ikke være økonomiske incentiver for å velge alternativ 1. Rådmannen oppfattet debatten i formannskapet den og kommunestyret slik at den aktuelle framdrift for prosessen på Frosta er at en følger alternativ 2. Alternativ 2 vil følgelig legges til grunn for rådmannens forslag til utarbeidelse av prosess og framdriftsplan for Frosta kommune. Regjeringen har følgende mål for reformen: Gode og likeverdig tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Regjeringen tar sikte på å legge fram et samlet forslag om hvilke oppgaver som kan overføres til større og mer robuste kommuner våren Stortinget vil dermed ha behandlet forslaget om nye oppgaver til kommunene før kommunene skal gjøre sine lokale vedtak. Målet er deretter å legge fram en samlet lovproposisjon om nye oppgaver til kommunene våren 2017, samtidig med en proposisjon om ny kommunestruktur. Grafisk er tidsplanen for kommunereformen framstilt slik, bl.a på Før en kan komme i gang med utredningene må en som tidligere nevnt avklare hvilke alternativer en ønsker å utrede. Ekspertutvalget la i mars 2014 fram sin delutredning 1. I denne ble det listet opp 10 samfunnsmessige hensyn (se tabell nedenfor) til en funksjonell kommune med bakgrunn i målsettinger for kommunens virksomhet. Ekspertutvalget hadde i tillegg konkretisert noen hovedanbefalinger: Kommunene bør ha minst innbyggere for å sikre en god oppgaveløsning. Kommunestrukturen bør i større grad nærme seg funksjonelle samfunnsutviklingsområder. Staten bør redusere detaljstyringen og ordninger for politisk deltakelse bør videreutvikles for å sikre gode og slagkraftige demokratiske arenaer.

7 Stortingsflertallet sluttet seg senere ikke til ekspertutvalgets anbefaling om en «minimum» kommunestørrelse. Argumentet i punkt to kan tilsi at kommunestrukturen i større grad innrettes etter felles bo og arbeidsmarkeder. Det vil kunne tilsi større enheter, for eksempel i søndre del av Nord- Trøndelag. Punkt tre fokuserer på behovet for å redusere statlig detaljstyring og styrke det lokale selvstyret. Figuren over oppsummerer utredningsansvaret kommunene står overfor. Innenfor disse områdene skal kommunene utrede sterke og svake sider ved gjeldende struktur vurdert opp mot alternative strukturer, altså større sammenslåtte kommuner. Fra formannskapsmøte har rådmannen oppsummert en del hovedinnspill fra diskusjonen. Momentene viser både hva man var opptatt av, dette berører både prosess, innspill på innhold i utredning og ønskede arenaer for diskusjon/medvirkning på Frosta:

8 Når det gjelder tidligere redegjørelse for prosessen knyttet til kommunereformen og vedtaket i Værnesregionens regionråd , er dette tonet noe ned, da det er kommunene selv som har utredningsansvaret. Samordning og koordinering vil skje i AU og RR i Værnesregionen. Men dette vedtaket må sies å være gjort i en tidlig modningsfase. Sekretariatet kan med fordel få ansvaret for i bidra i det som måtte bli felles utredningsalternativer for to eller flere kommuner i VR. Avgrensning i denne fasen/saken: Temaet i denne saken er hva som skal utredes, hvilke alternativer det skal søkes samarbeid med andre om å utrede. Det vil si at saksutredningen ikke tar opp i seg vurderinger av alternativer. Alternativene som bilr valg vil en raskt kunne utarbeide standardiserte faktagrunnlag på via portalen ut over det som allerede er sett i faktagrunnlaget utarbeidet i regi av Innherred Samkommune for alle kommuner i sørdelen av NT inklusiv Selbu og Tydal. Rådmannen tar utgangspunkt i at kommunene har fått et utredningsansvar, uten at det er omfattende spesifisert hva et utredningsansvar er. Rådmannskollegiet i NT har i siste rådmannssamling signalisert overfor Fylkesmannen i NT at det er ønske om standardiserte maler for utredning. Framlegget vil følgelig ikke drøfte det som i noen sammenheng er framført som svakheter med reformen: manglende avklaring av oppgaver, manglende avklaring av det regionale nivå, nytt inntektssystem som usikkerhet. Med andre ord kun en konstatering av utredningsansvar ut fra den til enhver tid rådende omgivelser og kunnskap. Videre vil ikke medvirkning av innbyggere, næringsliv, lag og foreninger mv drøftes. Det er ikke gitt formkrav knyttet til medvirkningen, som for eksempel folkeavstemming, spørreundersøkelser, intervjuer av innbyggere, høringer eller lignende.

9 Dette må avklares når utredningsmandater skal lages, sammen med framdriftsplan, utredningstema, organisering, ressurser, kommunikasjonsplan m.v. Reformens økonomiske insentiver vurderes heller ikke i nå. Vurdering: 1. Innledning ift. utredningsalternativer Det er ingen ting som tyder på at alternativet hele fylket som en kommune vil bli initiert som utredning fra noe hold, slik at det alternativet vil ikke bli drøftet. Uansett hvilken kommunestruktur som blir løsningen for de trønderske kommuner bør det etter rådmannens skjønn utvikles ytterligere geografisk bredere kommunesamarbeid. Kompleksitet, kompetanseutfordringer, rettigheter, forventninger, krav til samfunnssikkerhet mv vil stadig øke framover. Kommunereformens robusthetsbegrep kan styrkes ytterligere ved kommunesamarbeid selv i en ny struktur, for eksempel med fellesskap innen ikt-drift for å nevne ett område. Dette bør bli tematisert når kommunene går fra utredning til implementering for uansett må mange nye strukturer, prosesser og organisasjonsmodeller etableres ved endringer i kommunestrukturen. 2. Strategiske perspektiver opp mot vurdering av aktuelle utredningsalternativer Under saksopplysninger er det redegjort kort for samfunnsmessige hensyn og kriterier som er lagt til grunn i reformen og ekspertutvalgets delutredning 1. Rådmannens vurdering er videre at kommunene i Nord-Trøndelag må: 1. Holde fokus på hva som gir potensiale for god lokal samfunnsutvikling (mer enn kommunegrensen) og hva som er en funksjonell region i denne sammenheng 2. Holde fokus på at makt er tema. Hvordan organisere kommunene i regionen for å kunne påvirke politikkområder nasjonalt og lokalt. 3. Trondheim er utviklingskraften i Midt-Norge, og hvordan skape størst mulige ringvirkninger for omlandet ved å samhandle best mulig Trondheimsregionen. Hvilke kommunestrukturgrep vil da være strategisk viktig. 4. Vurdere med lang tidshorisont, da det nå skal forberedes løsninger for de neste 50 år. Disse vurderingene må igjen kontinuerlig analyseres mot endrede omgivelser. Hvis det kommer store endringer i kommunestruktur i andre deler av landet forrykkes dagens maktforhold og «konkurransesituasjon» for kommunen, regionen og Midt-Norge samlet sett. Ytterligere vil det være en naturlig strategi for alle kommuner å utrede mer enn ett alternativ, slik at det som følelsesbasert ansees som mest naturlig løsning kan speiles opp mot aktuelle alternativ(er). Ut fra Frosta sin geografiske beliggenhet, relativt omfattende deltakelse i samarbeidet i Værnesregionen, og Helsesamarbeidet innen legevakt og Ø-hjelp nordover, vil det være

10 hensiktsmessig å utrede ulike alternativer og/eller kombinasjoner i begge retninger, vurdert opp mot alternativet fortsatt å bestå som egen kommune. Det anses mest naturlig å starte med utredninger for videreutvikling det eksisterende samarbeidet som er etablert i Værnesregionen i retning av en ny kommune basert på flest mulig deltakere. Rådmannen legger til grunn at det primært søkes å finne fundament for aktuelle løsninger i Værnesregionen (jfr vedtaket i regionrådet om å utrede en felles kommune for VRkommunene), men dersom dette ikke lar seg gjøre, er det viktig også å ha utredet alternativer/kombinasjoner nordover. Rådmannen deler her rådmannen i Stjørdal sin tilråding og oppsummering til slutt i sitt notat: Rådmannens prinsipielle holdning og tilrådning er at Stjørdal kommune nå bør igangsette en prosess og ha samtaler med de øvrige kommunene i Værnesregionen med målsetting om å etablere en ny kommune i tråd med Stortingets føringer. Værnesregionen med sine kommuner har over tid utviklet et samarbeid og en region som har lyktes og fått resultat. Dette har alle kommuner bidratt til og det er mye å bygge på. Rådmannen ser ikke en sammenslåing med for eksempel Trondheim som noe reelt alternativ til Værnesregionen. Kommunestyret bør også diskutere muligheten for et fremtidig samarbeid nordover med Levanger/Verdal dersom det blir vanskelig å få plass en ny kommunestruktur i Værnesregionen. Oppsummert er mitt standpunkt om en felles kommune i Værnesregionen basert på følgende: Lang erfaring med interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Har etablert en politisk og administrativ grunnmur. Har etablert felles administrative tjenester, rutiner og system på sentrale styringssystem. Har etablert et felles tjenestetilbud på en rekke områder til regionens innbyggere. Evalueringer viser at det leveres gode tjenester til innbyggere og næringsliv og på budsjett. Mer robusthet, bedre kvalitet og mindre sårbarhet er oppnådd. En ny stor kommune i Værnesregionen vil ha kompetanse og ressurser til å ta på seg nye oppgaver som forventes overført fra fylkeskommune og stat. Vertskommunemodellen med politisk nemnd vil bli stadig mere krevende å styre ettersom samarbeide øker i omfang og på nye områder. Behov for samla og helhetlig administrativ og folkevalgt styring. Se helhet overblikk En stor samla kommune i Værnesregionen vil gi vekstkraft og bli en motvekt tilstorbyen og videreutvikle etgodt tjenestetilbud til innbyggere og næringsliv i hele kommunen. 2. Konkrete alternativer som vurderes aktuelle for utredning i forstudien 1. Frosta kommune som egen kommune 2. Frosta kommune sammen med kommuner i Værnesregionen a. Frosta Stjørdal Meråker Selbu - Tydal Malvik b. Eventuelt med avklaring av flere underalternativer 3. Frosta kommune sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med alternativ 2 a. Stjørdal Frosta Levanger Verdal b. Stjørdal Frosta Levanger c. Frosta Levanger Verdal d. Frosta Levanger e. Eventuelt med avklaring av flere underalternativer

11 Andre initiativ Utredning av alle alternativer beskrevet i saksframstillingen vil kreve relativt mye ressurser, men etter avklaring av andre kommuners utredningsønsker, bør man søka samarbeid og samkjøring i arbeidet med felles utredningsalternativer Rådmannen mener Frosta kommune bør innta en prinsipiell positiv holdning til andre kommuners eventuelle initiativ. Videre arbeid For å sikre framdrift anbefales det at ordfører og rådmann får mandat til å initiere utredningssamarbeid som beskrevet. Neste steg blir arbeidet med å etablere organisering, mandater, tidsplaner, involveringsprosesser, ytterligere faktagrunnlag m.v. Rådmannen vil starte opp dette arbeidet, og det vil medføre at det jevnlig vil komme saker om kommunereformen til politisk behandling i kommunen. Lokalt politisk styringsgruppe vil da bli brukt i arbeidet, som forberedelse til formelle politiske saker som er nødvendig å fremme til formannskap og kommunestyre. Kommunal og moderniseringsdepartementet har laget et verktøy for å vise noen faktautdrag for ulike type kommunesammenslåinger. I stedet for å legge disse som vedlegg vises det til det aktuelle nettstedet Her kan den enkelte generere sine egne rapporter med utvalgte fakta Økonomiske konsekvenser:frosta kommune har mottatt i skjønnsmidler til arbeidet med kommunereformen. Styringsgruppen får i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen denne rammen Konsekvenser for folkehelse: En eventuell framtidig større kommune vurderes på sikt og kunne rigge større resssurser og kompetanse samlet sett ift. Bedring av folkehelse Arbeidet organiseres i 3 faser, hvorav denne saken gjelder rammer for fase 1: 1. Fase 1. Forstudie med egen prosjektplan som godkjennes av styringsgruppen (SG). Målet for forstudien vil for Frosta kommune være å avklare geografiske retningsvalg. Sondere og avklare aktuelle underalternativ. Forstudien munner ut i en rapport med forslag til prosjektplan for fase 2. som kommunestyret behandler. 2. Fase 2. Prosjektplan for Forprosjekt. Forprosjektet vil omhandle nærmere analyse av hva det geografiske alternativet/alternativene vil bety, og gjennomføring av konkrete forhandlinger med eventuelle forslag til intensjonsavtaler mellom kommunene. Samt Kommunestyrets beslutning om eventuelt å gå videre i et hovedprosjekt med sammenslåing på et konkret alternativ eller ikke. Frist for å fatte likelydende vedtak i kommunene som evt. vil slå seg sammen er høsten Fase 3. Prosjektplan for Hovedprosjekt vil bli nødvendige aktiviteter og forberedelser for å sikre en god gjennomføringsstrategi for en eventuell sammenslåing som skal være operativ fom Gitt beslutning om konkret sammenslåing til ny kommune må kommunestyrene vedta prosjektplan for fase 3. som må utarbeides i samarbeid mellom de kommuner som har gjort likelydende vedtak om sammenslåing Prosjekt fasen vil være fom. Høsten 2016 til

12 Rådmannen foreslår at det oppnevnes en styringsgruppe (SG) for prosjektet bestående av Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. Denne gruppen vil kunne være aktivt inn i diskusjoner med rådmannen om utarbeidelse av mer detaljert framdriftsplan og prosjektbeskrivelse for fase 1. Kommunestyret bør vurdere om SG skal ha myndighet til å godkjenne prosjektplan for fase 1 eller om kommunestyret selv skal gjøre dette i et møte på januar Rådmannens vurdering er at dette kan komme raskere på plass dersom SG tillegges slik myndighet. Konklusjon: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan, jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien.

13 Arne Ketil Auran Rådmann