KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse transporttjenester for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester Sak nr: 2578/2016 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtaleperiode Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Kommunikasjon med tilbyderne ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Språk Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Tilbyders generelle plikter Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyren Forbehold og avvik Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Taushetsplikt Habilitet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 Kravspesifikasjon TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Informasjon om Malvik kommune finnes på kommunens hjemmeside Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Postadresse Besøksadresse Gunnhild Granmo Postboks 140, 7551 Hommelvik Torggata 7, 7550 Hommelvik Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver har til hensikt å inngå avtale med en leverandør for levering av transporttjenester for kommunenes brukere av diverse dagtilbud innen helsetjenester. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum da endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumet. Anskaffelsens verdi er estimert til ca ,- kroner pr år. 1.3 Avtaleperiode Det skal inngås en rammeavtale på to år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med år. Dersom forlengelse vurderes skal det gis skriftlig melding om dette innen 3 måneder før avtaleperiodens utløp. Oppdragsgiver tar forbehold om: Endringer i eller bortfall av volum og behov, eksempelvis som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og aktivitetsendringer hos oppdragsgiver. Endringer i volum som følge av prisendringer. 3

4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg A : Kravspesifikasjon Vedlegg B: Henting og levering Vedlegg C: Leverandøropplysninger Vedlegg D: Standard kontraktsvilkår Vedlegg E: Priser Vedlegg F: Varighet Vedlegg G: Administrative bestemmelser 1.5 Kunngjøring Konkurransen blir kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-databasen. 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED Frist for innsending av spørsmål 7 dager før tilbudsfristen Frist for å levere tilbud/tilbudsfrist kl 12:00 Evaluering Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Karensperiode 10 dager etter valg av leverandør Kontraktsinngåelse Etter karensperiodens utløp Tilbudets vedståelsesfrist 90 dager etter tilbudsfristen Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 1.7 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 1.8 Kommunikasjon med tilbyderne Oppdragsgiver oppfordrer tilbyderne til å komme med spørsmål til konkurransen. 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 4

5 2.2 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. 2.3 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.4 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. 2.5 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsesprosedyren er «Konkurranse». 2.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Avvik som oppdragsgiver anser vesentlig kan medføre at tilbudet blir avvist. 2.7 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 2.8 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i anskaffelseslovens 5 og / eller krav i anskaffelsesforskriftens 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jfr. FOA 3-6, jfr. Forvaltningslovens 13. 5

6 Leverandør og hans ansatte har taushetsplikt for opplysninger om personer som transporteres og om interne forhold hos oppdragsgiver Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr KVALIFIKASJONSKRAV Krav 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjonskrav Leverandør har ordnede forhold mht. skatte- og momsinnbetaling Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel Merverdiavgiftattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Krav 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6

7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves spesifisert og godkjent kompetanse innenfor fagområdet Dokumentasjonskrav Revisorgodkjent årsregnskap for regnskapsåret Foretakets 3 viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Kontaktinfo vedlegges. Dokumenterte offentlige godkjenninger / løyve for å drive persontransport i Norge, i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kravspesifikasjon Oppdragsgiver har behov for persontransport for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester som skal til og fra dagaktivitet, inkludert nødvendig assistanse ved på- og avstigning. Ved enkelte oppdrag kan det være aktuelt og varsle (ringe på døren) ved henting. I særskilte tilfeller kan det være behov for at sjåføren henter brukeren inne i brukerens bolig, dette vil være etter avtale med Oppdragsgiver. Brukerne består i hovedsak av eldre personer med fysisk, psykisk og kognitiv funksjonsnedsettelse. Pr dags dato er det disse tjenestene som utføres og som krever transport til og fra Hommelvik helsetun: - A1:Dagtilbud for mellom 8 og 10 personer hver dag mandag til fredag. Brukerne av tilbudet møter på Hommelvik helsetun kl 1000 og kjøres hjem kl 1430 samme dag. - A2:Dagrehabilitering. Brukerne møter på Hommelvik helsetun kl 1100 og kjøres hjem kl 1430 samme dag. Det vil være 5 brukere og tilbudet vil være på ukedagene mandag, onsdag og fredag. Tilbudet vil være stengt i forbindelse med ferier og høytider, det vil si 4 uker om sommeren og i forbindelse med jul og påske. - A3:Yngre demente. Pr i dag er dette 4 personer. Tilbudet gjennomføres hver tirsdag med oppmøte på Hommelvik helsetun kl 1000 og transport hjem kl 1430 samme dag. - A4:Fredagstrim. Arrangeres hver fredag på Hommelvik helsetun. Brukere som har behov for transport vil variere, i dag er dette mellom 4-7 personer. Brukerne møter på Hommelvik helsetun kl 1030 og kjøres hjem kl 1230 samme dag. - A5:Tirsdagstrim. Arrangeres hver tirsdag på Vikhammer helsetun. Brukere som har behov for transport vil variere, i dag er dette mellom 0-5 personer. Brukerne møter på Vikhammer helsetun kl 1015 og kjøres hjem kl 1215 samme dag. 7

8 - A6:Torsdagstrim. Arrangeres hver torsdag på Vikhammer helsetun. Brukere som har behov for transport vil variere, i dag er dette mellom 0-5 personer. Brukerne møter på Vikhammer helsetun kl 1015 og kjøres hjem kl 1130 samme dag. I tillegg kan det være behov for enkeltoppdrag i forbindelse med høytider. Behovet for Transporttjenester kan bli noe redusert om sommeren, da etter nærmere avtale. Krav til kvalitet Generelle krav Det vil bli endringer i dagsplaner og det er nødvendig at en transportavtale har fleksibilitet for å ivareta de behov som til enhver tid foreligger. Det vil kunne bli endring i behov vedrørende kjøreplaner, brukere og lokalisering av dagaktivitet ved for eksempel sykdom, ferie eller andre endringer. De oppgitte tidene er ca.- tider og vil kunne variere noe. Leverandør har ansvar for å holde kjøretøy i god, forskriftsmessig stand, og ha ordnede lønns- og arbeidsforhold for sine ansatte. Nødvendige forsikringer og løyver må være i orden. Taushetsplikt pålegges. Kvalitet på kjøretøy: Tilbyder skal beskrive tilbudte kjøretøy; type, årsmodell og utstyr. Følgende krav stilles til kjøretøyene: Minibuss der det er formålstjenlig og personbil der det er mulig. Transporttjenesten skal utføres med kjøretøy av god kvalitet, og som er godkjent og tilpasset brukergruppen om skal transporteres. For kjøring til dagrehabilitering og dagtilbud må bilen være tilrettelagt for rullestolbrukere. Fleksibilitet: Tilbyder skal ha en fast kontaktperson for kommunen som kjenner avtalen. Det er nødvendig med fleksibilitet med hensyn til: Endring av tidspunkter (etter avtale). Endring i antall brukere som skal transporteres. Endring i type kjøretøy når/hvis behov endrer seg. Tilbyder må beskrive hvordan dette kan imøtekommes. Hvert punkt besvares. Behov og kjøreplan Ruten er ikke statisk og vil endres i takt med hvilke brukere som benytter tilbudet. Oppdraget gjelder transport til og fra dagaktivitet for brukere som bor i Malvik kommune. Kjøreplanen revideres vanligvis hver 4. uke, men hyppigere endringer kan forekomme. 8

9 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Kvalitet Følgende vil bli vektlagt: Gjennomføringsevne Leveringssikkerhet Service Pris Følgende vil bli vektlagt: Pris pr dag kombinert med antall passasjerer pr bil Miljø Følgende vil bli vektlagt: Kapasitetsutnyttelse pr kjøretøy Vekting 30 % 50 % 20 % SUM 100 % I underpunkter til tildelingskriteriene vil oppdragsgiver bruke en poengskala fra 1 til 5 der 5 er best. Alle de kriterier som fremgår over skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Forholds metode vil bli benyttet ved evalueringen. Kvalitet Gjennomføringsevne og leveringssikkerhet. Oppdragsgiver krever at leverandør har god gjennomføringsevne og leveringssikkerhet slik at alle brukere får gjennomført sine transportplaner på en god måte uten avvik. Tilbyder må beskrive hvordan dette skal løses, også ved eventuelt fravær/sykdom/ferie og når/hvis kjøretøy er ute av drift. Service Det er nødvendig med godt samarbeid mellom leverandør, bruker/pasient, pårørende og drivere av dagtilbudene. Brukerne er personer med nedsatt funksjon på forskjellige områder, og mange vil ha behov for hjelp til på- og avstigning. Det nevnes spesielt at personer med demens kan kreve større tidsbruk da tidsorientering og stedsorientering er et problemområde for mange i tillegg til dårlig hukommelse. 9

10 Det skal tilbys faste og serviceinnstilte sjåfører med erfaring fra denne type oppdrag. Personlig egnethet vektlegges. Transporten er en del av brukernes dagtilbud og skal være en trygg og god opplevelse. Det er viktig at sjåførene har gode norsk-kunnskaper. Pris Prisen er pr dag (henting og bringing) og skal beskrive hvor mange passasjerer som fraktes i samme bil, hvilken biltype som er tenkt benyttet til oppdraget og hvor mange biler pr dag for å løse oppdraget. Henting og levering iht til vedlagte kjøreplan. Det vises til oversikt som viser dagens fordeling av brukere geografisk i kommunen. Dette er ment som et hjelpemiddel for å beregne tid og antall kilometer pr oppdrag. Det er ønskelig at det oppnås en best mulig utnyttelse av kapasitet i minibuss/personbil, dette både av økonomiske og miljømessige hensyn. Pris skal oppgis i NOK eks mva og være fast i det første avtaleåret. Etter dette kan prisen justeres en gang pr kalenderår i henhold til punkt 14 og 15 i kontrakten. Priser skal være inkludert alle kostnader. Det skal ikke tilkomme fakturagebyr eller andre tillegg. Miljø Det vil vektlegges kapasitet pr tilbudt kjøretøy pr oppdrag og muligheten for å samkjøre de ulike oppdragene. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres / sendes til: Navn: Malvik kommune, v/gunnhild Granmo Postadresse: Postboks 140, 7551 Hommelvik Leveringsadresse: Rådhuset, Torggata 7, 7550 Hommelvik Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal: Være merket: «Anbudskonkurranse transporttjenester for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester» Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren Leveres med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk Leveres på papir, ett komplett papireksemplar og en elektronisk kopi av tilbudet på minnepenn, direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Minnepenn skal inneholde tilbudsbrev og skjemaer beskrevet i dette dokumentet i Word eller Excel filformat. E-post godtas ikke. Det er leverandørens ansvar alene at tilbudet kommer fram til leveringsadressen innen fristen. Dersom tilbyder anser det som relevant, skal det leveres 10

11 ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Denne skal kun leveres elektronisk. Tekst som sladdes skal være erstattet med paragraftegn ( ). Inneholde leverandørens adresse, telefonnummer og foretaksnummer, samt kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest. 3. Firmaattest. 4. Revisorgodkjent årsregnskap for Offentlige godkjenninger/løyve 6. Oversikt med beskrivelse som viser erfaring fra tilsvarende oppdrag 7. Beskrivelse av tilbudt løsning jfr. spesifikasjoner og kriterier oppgitt i konkurransegrunnlaget VEDLEGG Vedlegg A : Kravspesifikasjon Vedlegg B: Henting og levering Vedlegg C: Leverandøropplysninger Vedlegg D: Standard kontraktsvilkår Vedlegg E: Priser Vedlegg F: Varighet Vedlegg G: Administrative bestemmelser 11