DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR

Transkript

1 Styremøtet 29. april 2009 DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR 1. Oppfølging av tilsyn i blodbankene Statens helsetilsyn gjennomførte i 2008 nasjonalt tilsyn med blodbankvirksomhet i 14 helseforetak etter blodforskriften. Resultatene er publisert i helsetilsynets tilsynsrapport 6/2008 Sikker som banken sikrer helseforetakene trygge blodoverføringer? Oppsummering av 14 tilsyn i 2008 i henhold til blodforskriften. I rapporten konkluderer Helsetilsynet med at ledelsen i helseforetakene ikke sørger for at alle kritiske områder i blodbankvirksomheten er styrt og fulgt opp slik blodforskriften krever. Det gjelder også nødvendig samarbeid og samhandling mellom blodbanken og andre avdelinger, noe som er avgjørende for en sikker transfusjonstjeneste. De påviste manglene kan få alvorlige følger for pasientene. Reglene i blodforskriften er detaljerte. Tilsynets formål har vært å undersøke om blodbankene og helseforetakene følger blodforskriften og sikrer et høyt nok beskyttelsesnivå for blodmottakerne. Det ble undersøkt om helseforetaket gjennom sitt internkontroll/kvalitetsstyringssystem sikrer følgende kritiske trinn: utvelgelse og godkjenning av blodgivere smittetesting av blodgivere temperaturkontroll ved distribusjon av blod identitetssikring og kontroll av blod og blodmottaker Helseforetakene skal til enhver tid ha oversikt over sine avvik, sørge for tiltak som hindrer gjentakelse og bruke avvikene aktivt i forbedringsarbeidet. Foretaksstyrene skal i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse gå igjennom avvikene etter tilsyn, og forsikre seg om at avvikene håndteres på en god måte. For ytterligere å sikre kvaliteten ved blodbankene, vil Helse Sør-Øst RHF invitere alle blodbankene til en erfaringskonferanse med mål om å komme frem til god praksis på de kritiske områdene der Helsetilsynet avdekket svikt. Forebygging av svikt gjennom gode styringssystemer vil også bli vektlagt. Det må være nulltoleranse for at pasientene får blod med feil blodtype og for at pasientene utsettes for overførbare infeksjonssykdommer. 2. Matsikkerhet oppfølging etter tilsyn Radiokanalen P4 presenterte nylig et utdrag fra en tilsynsrapport fra et av helseforetakene i Helse Sør- Øst. Det ble blant annet pekt på kritikkverdige forhold rundt bufféserveringen og mangelfulle rutiner i forhold til håndtering av skittent bestikk. På forespørsel har helseforetaket opplyst til Helse Sør-Øst RHF at hovedutfordringen har vært mangelfull etterlevelse av rutiner ved frembud av mat fra buffé. Dette avviket er lukket gjennom at kjøkkenfaglig personell har overtatt ansvar for frembud av mat ved alle bufféer. 6. mars 2009 gjennomførte Helse Sør-Øst RHF en regional erfaringskonferanse om matsikkerhet og bruk av risikostyring ved hjelp av HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point). Flere helseforetak har allerede tatt i bruk HACCP som en del av sin internkontroll. (Internkontroll er 1

2 definert som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i næringsmiddellovgivingen.) Flere foretak fremhevet under erfaringskonferansen at det var store utfordringer med å ivareta matsikkerheten ved frembud av mat. Frembud skjer i en gråsone mellom det kjøkkenfaglige og det pleiefaglige. Det er derfor et særskilt behov for å kvalitetssikre overgangen fra produksjon og sluttilberedning til frembud. Som en oppfølging av konferansen vil det bli utarbeidet en regional veileder for innføring av den nye hygienepakken og bruk av HACCP. Hygienepakken er betegnelsen på EUs nye regelverk for næringsmiddelhygiene. Flere foretak har ytret ønske om bistand til innføring av Hygienepakken med bruk av HACCP som en del av risikostyringen innen matsikkerhet. Veilederen forventes å være klar innen utgangen av mai. Helseforetakene skal selv til enhver tid skal ha oversikt over sine avvik, sørge for tiltak som hindrer gjentakelse og bruke avvikene aktivt i forbedringsarbeidet. Foretaksstyrene skal i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse gå igjennom avvikene etter tilsyn, og forsikre seg om at avvikene håndteres på en god måte. 3. Rutiner for varsling Helse Sør-Øst RHF, administrasjonen - Rutine for varsling, fastsatt av administrerende direktør 16. desember 2008 Alle saker skal søkes løst på lavest mulig nivå. Forbedringsområder håndteres primært i linjen som ledd i daglig drift, gjerne via det ordinære avvikssystemet eller via risikovurderinger. Verneombud og tillitsvalgt bidrar ved behov. Hva er varsling? Med varsling menes de tilfeller der arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lovregler, brudd på interne regler og/eller brudd på etiske normer. Hensikt Formålet med varslingsrutinene er å: klargjøre at det er ønskelig at ansatte i Helse Sør-Øst RHF varsler om (mulige) kritikkverdige forhold i virksomheten bidra til ledelsen sjekker ut og får stoppet det som viser seg å være de kritikkverdige forholdene sikre en forsvarlig fremgangsmåte ved varsling og håndteringen av et varsel sikre rettighetene både til den som varsler og den varselet er rettet mot sikre at den som varsler ikke blir utsatt for gjengjeldelse. Den som gir varsl om reelle avvik som må rettes opp gis honnør for sitt bidrag til kvalitetssikring/ kvalitetsforbedring av Helse Sør-Øst RHF sin virksomhet. Rutine gjelder for Ansatte ved administrasjonen, Helse Sør-Øst RHF. Definisjon Arbeidstakers rett til varsling og plikt til forsvarlighet ved varsling er omtalt i Arbeidsmiljølovens 2-4. Varsling beskriver situasjoner der en medarbeider (tidligere eller nåværende) sier fra om ulovlig, uetisk eller andre kritiske eller kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. 2

3 Herunder kommer straffbare forhold (for eksempel korrupsjon, økonomisk kriminalitet), mislighold av andre lovbestemte forbud eller påbud (for eksempel helselovgivning og arbeidsmiljølov), brudd på virksomhetens prosedyrer/reglement eller brudd på etiske normer. I varsling inngår ikke forhold som har til hensikt å skade arbeidsgiver eller fremme egne interesser. Rett og plikt til å varsle Ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, fordi det kan bidra til å utvikle Helse Sør-Øst RHF positivt. Ansatte har normalt ikke plikt til å varsle. Hvis det gjelder kriminelle forhold og forhold der liv og helse er i fare har ansatte plikt til å varsle. Fremgangsmåte ved varsling Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling, skal være forsvarlig, og gjennomføres på følgende måte: Form Varslet skal være skriftlig, med mindre annet avtales med den som er mottaker av varslet. - Internt: Arbeidstaker melder fra til nærmeste leder, alternativt til tillitsvalgt eller verneombud. Varselet bør underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver eventuelt innhente nødvendige tilleggsopplysninger fra varsler og gi vedkommende tilbakemelding om hva som blir gjort i saken. Hvis varselet gjelder administrerende direktør meldes fra til revisjonsdirektør eller til styreleder. Revisjonsdirektør skal alltid ha kopi av alle varsler. Arbeidstaker kan eventuelt velge å varsle anonymt. Anonym varsling skal skje til viseadministrerende direktør med ansvar for HR eller til direktør for internrevisjon. Det understrekes at anonym varsling har flere uheldige sider. Anonymitet kan medføre lengre saksbehandlingstid, og øker sannsynligheten for at dokumentasjonen er for svak til at saken kan behandles. - Eksternt: Ekstern varsling uten forutgående intern varsling vil kun være forsvarlig ved helt spesielle tilfeller. Arbeidstaker har rett og i noen tilfeller plikt til å varsle tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike myndigheter er Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet. Ansvar Den som mottar varselet skal så raskt som mulig, vurdere innholdet i varslet, orientere viseadministrerende direktør med ansvar for HR om varselet og dets innhold, og det skal besluttes på hvilket nivå saken skal håndteres videre. Ledelsen har ansvar for å ivareta arbeidstaker som har varslet og om nødvendig igangsette tiltak for å sikre dette. Varslerens identitet bør så langt som mulig behandles som en fortrolig opplysning. Dette innebærer at varslerens identitet ikke avsløres for den det varsles om, ledelsen eller kolleger dersom dette ikke er nødvendig for sakens opplysning, herunder berørte personers mulighet til å imøtegå anklager rettet mot dem. 3

4 Den som mottar varselet er, eventuelt i samråd med sine overordnede, ansvarlig for sakens avgjørelser. Mottaker av varslet skal, hvis det er hensiktsmessig og/eller nødvendig, trekke inn tillitsvalgte og/eller verneombud. Det vil være hensiktsmessig å involvere færrest mulig personer i saken. Alle de som medvirker ved behandling av saken, vil være underlagt taushetsplikt etter forvaltningslovens regler. Den som mottar varselet informerer varsleren skriftlig om videre saksgang. Denne informasjonen skal synliggjøre rettighetene både til den som varsler, og den varselet er rettet mot. Varselets innhold skal lagres, bearbeides og behandles i samsvar med personopplysningslovens 13 med forskrift om informasjonssikkerhet. Den som mottar varslet bør så raskt som mulig informere varsleren om hva som er skjedd med saken. Varsler skal gjøres oppmerksom på at resultatet av en videre granskning kan være av konfidensiell art, og at arbeidsgiver dermed i enkelte tilfeller ikke kan opplyse om resultatet av varslingen. Den som mottar varslet har videre ansvaret for å sikre at det tas kontakt med tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet dersom dette er nødvendig. Ledelsen har, uansett saksutfall, ansvaret for at det i ethvert tilfelle utarbeides et internt notat vedrørende saken. Notatet skal inneholde arbeidsgivers vurdering av varslet, samt en beskrivelse av håndteringen av saken. Notatet skal, sammen med det skriftlige varselet arkiveres (unntatt offentlighet) i Helse Sør-Øst RHF sitt arkiv. Dersom saken avsluttes uten videre iverksetting av tiltak, skal dette begrunnes. Ledelsen skal vurdere om, når og på hvilken måte det skal informeres om innholdet i og/eller resultatet av varslingen. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle, bl.a. ut fra effekten av å informere og hensynet til arbeidsmiljø og personvernspørsmål. 4. Feiringklinikken - hjertebehandling Helse Sør Øst RHF har en 4 års rammeavtale med Feiring frem til Forhandlingene om den årlige ytelsesavtale er nettopp avsluttet. Volum for 2009 er noe lavere enn for Dette skyldes at behovet for hjertekirurgi nasjonalt viser en nedadgående tendens, samt at foretaksgruppen har god kapasitet. Den nedadgående tendens gir seg også det utslag at de andre regioner har et mindre behov for kjøp fra Feiring. Dette har ført til en økonomisk vanskelig situasjon for Feiring og saken har fått politisk og mediemessig oppmerksomhet. Helse og omsorgsdepartementet har derfor gitt føring på at de tre andre regionene må bruke Feiring i større grad enn de opprinnelig hadde planlagt. Helse Sør Øst RHF er ikke gitt noen føring ut over avtalt volum. Dette for å sikre et volum for Feiring i Videre fremover må Feiring omstille i forhold til de behovsanalyser og kapasitetsvurderinger som blir gjort, primært i Helse Sør Øst RHF. Helse Sør Øst RHF har derfor allerede startet dialogen med Feiring om dette. En del av denne dialogen vil også knytte seg til den tilsvarende rehabiliteringsavtale Helse Sør Øst RHF har med Feiring. 5. Regionalt prosjekt for oppfølging av avvik ved leveranse av systemløsninger for røntgeninformasjon (RIS) og digital bildebehandling (PACS) avsluttes Det regionale prosjektet for løsning av avvik ved leveranse av systemløsninger innen RIS og PACS har vært omfattende. Prosjektet ble opprettet av administrerende direktør, etter drøfting med styret i Helse Øst RHF , som en følge av at leverandøren hadde vesentlige problemer med å gjennomføre avtalte leveranser. Administrerende direktør har senere holdt styret informert gjennom sine orienteringer om driften. De aktuelle løsningene har, til tross for feil og mangler, vært i produksjon ved de 4 aktuelle helseforetakene UUS, SI, Ahus og SAB fra de ble installert i

5 Gjennom utbedringer foretatt i prosjektperioden, og de tiltak som er avtalt i foreliggende forliksavtale, mener administrerende direktør at de kritiske utfordringene er løst slik at leveransene kan godkjennes med merknad i henhold til inngåtte kjøpsavtaler. Videre feilretting og oppgradering av løsningene sees deretter som ordinære aktiviteter regulert i vedlikeholdsavtaler inngått med det enkelte helseforetak. Varigheten for den aktuelle rammeavtalen er nå utgått, og det er derfor ikke aktuelt å gjennomføre ytterligere avrop eller leveranser knyttet til denne. Det regionale prosjektet avvikles, mens den felles styringsgruppen opprettholdes fram til pågående oppgradering ved UUS er godkjent. Denne godkjenningen utløser også godkjenning for de øvrige involverte helseforetakene. Det er foretatt avregning mellom Helse Sør-Øst RHF og de involverte helseforetakene i forhold til erstatninger og påløpte kostnader pr. mars Nye prosesser for utforming av framtidig regional strategi og handlingsplan for videre utvikling av IKT- støtte for fagområdene radiologi og digitalt bildebehandling er under etablering. Dette arbeidet organiseres og styres i henhold til de vedtak styret har fattet om sterkere regional styring på IKTområdet. 6. Tilsynsrapport Sykehuset i Vestfold HF Det vises til presseoppslag knyttet til Helsetilsynets tilsyn med Sykehuset i Vestfold HF (SiV). SiV er gitt frist til for å verifisere den foreløpige rapporten. Endelig rapport fra Helsetilsynet vil foreligge i løpet av mai og administrerende direktør vil evt komme tilbake med utfyllende informasjon når den foreligger. 7. Forhandlinger med Orica om mulig kjøp av tomt på Gullaug Det vises til vedlagte brev: Brev fra Helse Sør-Øst til Orica datert 30. mars 2009 Brev fra Orica til Helse Sør-Øst datert 14.april 2009 Brev fra Helse Sør-Øst til Helse- og omsorgsdepartementet datert 16. april Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst datert 17. april Administrerende direktør vil kunne gi supplerende informasjon i møtet. 5