REGLEMENT FOR A N S K A F F E L S E R

Transkript

1 Tjøme kommune REGLEMENT FOR A N S K A F F E L S E R Vedtatt i kommunestyret 9/ ORGANISERING ANSVAR OG MYNDIGHET INTERNE PROSEDYRER

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE Generelt Organisering Rådmannen Sentral innkjøpstjeneste Desentral innkjøpstjeneste Ansvar og myndighet Sentral innkjøpstjeneste Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS Rådmannen Innkjøpsansvarlig (virksomhetsleder servicetorg) Desentral innkjøpstjeneste Virksomhetsledere Virksomhetsleder teknikk- og miljø Bruker- / kompetansegrupper...6 Side 2 av 6

3 1. Generelt Anskaffelser i Tjøme kommune er regulert i Grunnlovens 110b: Miljøhensyn skal integreres i alle beslutninger. Lov av 16. juli 1999, nr. 69 om offentlige anskaffelser med senere endringer Loven setter krav til konkurranse, likebehandling, samt forbud mot diskriminering, bruk av standarder i den hensikt å hindre konkurranse og oppdeling av anskaffelsen i den hensikt å omgå terskelverdier. Den til enhver tid gjeldende forskrift til lov om offentlige anskaffelser Forskrift til loven angir generelle saksbehandlingsregler, ufravikelige terskelverdier relatert til anskaffelsens eller avtalens samlede verdi som utløser ufravikelige prosedyrekrav mht hvordan konkurranse skal gjennomføres, herunder kunngjøring, frister, forhandling, valg av leverandør og begrunnelse samt krav til konkurransegrunnlag og krav til leverandør (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). St.meld. nr. 58 ( ) om miljøeffektivisering og bærekraftig utvikling i off. virksomhet. Videre Nærings- og handelsdepartementet veileder beste praksis offentlige anskaffelser. Disse retningslinjer og krav er innarbeidet i vedlegg A til dette reglementet. Spesielle retningsliner gjelder ved IT-anskaffelser. Viser i så måte til prosjekthåndbok IKT. Viser til vedlegg A for dette innkjøpsreglementet. Økonomireglement for Tjøme kommune Finansreglement for Tjøme kommune Etikkreglementet for Tjøme kommune KS og NHOs miniveiledning om innovative offentlige anskaffelser Retningslinjer for gjennomføring av bygg og anleggsprosjekter Hovedprosess for gjennomføring av investeringsprosjekter 2. Organisering 2.1 Rådmannen Rådmannens ansvar er organisert i en sentral innkjøpstjeneste og en desentral innkjøpstjeneste, jfr. kap. 3, og omfatter: anskaffelser av varer, tjenester samt bygg og anlegg innenfor vedtatte budsjettrammer gjennomføring av konkurranseutsetting innenfor gitte rammer videredelegering av myndighet i anskaffelsessaker. Rådmannens myndighet videredelegeres som angitt i kap Sentral innkjøpstjeneste Sentral innkjøpstjeneste ivaretas av innkjøpsansvarlig. Tjøme kommune er tilsluttet Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS, Vestfold. 2.3 Desentral innkjøpstjeneste Desentral innkjøpstjeneste ivaretas av rådmannen og virksomhetsledere, jfr. kap Side 3 av 6

4 3. Ansvar og myndighet 3.1 Sentral innkjøpstjeneste Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS Tjøme kommune deltar sammen med alle de andre kommunene i fylket, Vestfold fylkeskommune, Høgskolen i Vestfold og andre statlige etater i Vestfold i innkjøpssamarbeidet VOIS med sekretariat i Sandefjord kommune. Enkelte deltagerkommuner har sekretariatansvar for bestemte rammeavtaler. Statlige instanser i Vestfold har anledning til å delta på rammeavtaler i regi av VOIS. VOIS samarbeider med de fylkeskommunale og kommunale innkjøpsfellesskapene i Telemark og Buskerud og har på noen områder felles rammeavtaler med disse. VOIS har flg. strategiske virksomhetsområder: Forvaltning av div. rammeavtaler Innkjøpsfaglig utvikling Samarbeid med andre offentlige instanser Tjøme kommune deltar på rammeavtaler i regi av VOIS der dette er hensiktsmessig. Før det etableres avtaler i regi av Tjøme kommune, skal det foretas en vurdering om anskaffelsesbehovet kan tilfredsstilles gjennom deltagelse på avtale(r) i regi av VOIS. Mer info om VOIS finnes på deres hjemmesider; Rådmannen Rådmannen har myndighet til å planlegge, prosjektere, herunder engasjere eksterne rådgivere og gjennomføre tilbudskonkurranser vedr. nybygg, nyanlegg og større rehabiliteringsprosjekter som er vedtatt i budsjett- og økonomiplan. Rådmannen har likeledes myndighet til å forestå byggeledelse og / eller engasjere eksterne rådgivere for hele eller deler av denne type oppdrag. Avhengig av byggets og anleggets betydning og / eller kompleksitet, etableres rådgivende prosjekt-/bruker-/kompetansegrupper som bistår med hensyn til tilbudsprosess og tilbudsgrunnlag kartlegging og definering av rombehov, krav knyttet til leverandør, tekniske løsninger, romløsninger, utomhusanlegg, materialer m.v. vurdering av tilbud mht. leverandørvalg og evt. løsningsforslag tilpasninger fram til kontraktsinngåelse konkret detaljutforming fram til overtakelse evaluering. Rådmannen har i anledning gjennomføring av bygg, anlegg, prosjekter og oppdrag myndighet til å foreta justeringer av enkeltposter innenfor vedtatt budsjettramme. Eventuelle budsjettjusteringer må vedtas av kommunestyret Kofaklager håndteres av rådmannen. Inngå leie-/leasingkontrakter Side 4 av 6

5 3.1.3 Innkjøpsansvarlig (virksomhetsleder servicetorg) Innkjøpsansvarlig har følgende oppgaver: foreslå endringer i kommunens innkjøpspolitikk v/behov følge opp anskaffelsesregelverket og rutiner, samt bidra til videre utvikling av dette samordne innkjøp og inngå felles innkjøpsavtaler der hvor kommunen kan oppnå markedsmessig eller administrative fordeler ved at hele eller deler av kommunen opptrer i fellesskap inngå, fornye og avvikle rammeavtaler og andre typer avtaler og kontrakter i samarbeid med virksomhetslederne foreslå deltagelse i eksterne innkjøpsfellesskap definere tilbudsgrunnlag, lyse ut tilbud og gjennomføre tilbudskonkurranser forestå kontraktsforhandlinger og foreta kontraktsinngåelse behandle alle typer klager fra leverandører på alle avtaler og enkeltanskaffelser foreta innkjøpsøkonomiske analyser utrede og fremme forslag til rutine- og systemendringer forestå intern informasjon, opplæring, rådgiving og bistand *) vedr. anskaffelser generelt og i tilbudsprosesser samt avtale- og kontraktsforhandlinger / inngåelser / - oppfølging *) organisering, ansvar og fullmakter, avtaleportefølje, regelverk, avtaleog kontraktkonsepter / - bestemmelser, innkjøpsfaglige spørsmål oa. koordinere den innkjøpsfaglige kompetansen i kommunen bistå sentralledelse og virksomhetsledere i innkjøpssaker (særavtaler og avtaler vedr enkeltanskaffelser etc) foreta intern kontroll mht. oppfølging av regelverket og intensjonene med dette * Avhengig av anskaffelsens betydning og kompleksitet etableres rådgivende bruker-/ kompetansegruppe som fremgår av kap Videre henvises også til kap Desentral innkjøpstjeneste Virksomhetsledere Virksomhetsledere og rådmannen har generell myndighet som rådmannen innenfor sitt ansvarsområde. Virksomhetsledere har fullmakt til å foreta anskaffelser innenfor vedtatte budsjettrammer (driftsbudsjett) og i samsvar med etablerte rammeavtaler, særavtaler og kontrakter gjennom: å foreta avrop (bestilling) i henhold til etablerte ramme- og særavtaler. å gjennomføre spesialkjøp*) for inntil kr eks. mva. *) Enkeltanskaffelser basert på konkurranse utenom rammeavtale eller særavtale. Over foreligger egne rutiner i henhold til vedlegg A, punktene 1.3 og 1.4. Side 5 av 6

6 Virksomhetsledere skal avklare med innkjøpsansvarlig behovet for særavtaler (Rammeavtale kun vedkommende virksomhet har behov for). avklare med innkjøpsansvarlig behov for innkjøpsfaglig bistand vedr. særavtaler og spesialkjøp planlegge og informere innkjøpsansvarlig om større anskaffelser som skal foretas inneværende år (anskaffelser over 0,2 mill. kr. eks.mva.) Avhengig av kjøpets størrelse, karakter, tekniske spesifikasjoner mv., treffes avtale mellom innkjøpsansvarlig og den enkelte virksomhetsleder om gjennomføring av innkjøpene. påse at det er et reelt behov for aktuell anskaffelse og at det er budsjettmessig dekning påse at innkjøpene foretas hos de leverandører som kommunen har avtaler med og for øvrig i samsvar med til enhver tid gjeldende retningslinjer sørge for at riktig kvalitet velges definere tilbudsgrunnlag for anskaffelser innenfor ansvarsområdet dersom behovet ikke er dekket opp gjennom etablerte eller planlagte rammeavtaler Virksomhetsleder teknikk- og miljø Virksomhetsleder teknikk- og miljø har innenfor vedtatte budsjettrammer for virksomheten myndighet til å foreta anskaffelser av varer og tjenester i forbindelse med bygging, drift og vedlikehold, herunder å definere tilbudsgrunnlag, lyse ut tilbud og gjennomføre tilbudskonkurranser å forestå kontraktforhandlinger og foreta kontraktsinngåelse å inngå, fornye og avvikle rammeavtaler og andre typer avtaler og kontrakter Avhengig av anskaffelsens betydning og kompleksitet etableres rådgivende bruker- /kompetansegruppe som fremgår av kap Innkjøpsansvarlig skal konsulteres vedr. behov for avtale *), definering av tilbudsgrunnlag, gjennomføring av tilbud og avtale-/kontraktsinngåelse. *) Ved vurdering av behov for avtale skal, skal avtaler i regi av VOIS og andre innkjøpssammenslutninger som Tjøme kommune deltar i vurderes. 3.3 Bruker- / kompetansegrupper Avhengig av anskaffelsens art og betydning oppnevnes særskilte rådgivende bruker- / kompetansegrupper som bistår innkjøpsansvarlig, jfr. kap. 3.1 og 3.2. Bruker-/ kompetansegrupper bistår vedr. behovskartlegging, vurdering av muligheter og begrensninger i markedet, definering av løsningskrav, krav mht. funksjonalitet, ytelse, kvalitet, kost/nytte, og miljømessige aspekter (livsløpskostnader) knyttet til produkter, tjenester, andre verdiøkende tjenester *) levering, service o.a., strategier knyttet til det enkelte avtaleområde, definering av kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier samt valg av leverandør, produkter og tjenester, implementering og evaluering. For kontrahering av bygg og anlegg gjelder særskilte regler, se pkt *) Veiledning, rådgiving, opplæring (fag, produkter, tjenester), statistikk, rutinemessige status- og fagmøter m.v. Side 6 av 6

7 Tjøme kommune Vedlegg A REGLEMENT FOR A N S K A F F E L S E R

8 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE Generelt Viktige etiske og andre prinsipper Kravspesifikasjon Terskelverdier og definisjon av verdi (pr ) Bruk av standarder Konkurranse Åpen tilbudskonkurranse Begrenset tilbudskonkurranse Begrenset tilbudskonkurranse bruk av reserverte kontrakter innen anskaffelsesområder Tilbudskonkurranse med rett til forhandling Direkte kjøp Direkte kjøp uten konkurranse mindre anskaffelser Direkte kjøp med konkurranse Rammeavtaler - løpende, ensartede leveranser Kunngjøring av tilbudskonkurranse Anskaffelser over EØS-terskelverdier Anskaffelser utover 0,1 mill. kr Anskaffelser inntil 0,1 mill. kr Tildeling av kontrakt Kvalifikasjons- og tildelingskriterier Kvalifikasjonskriterier Prekvalifisering Tildelingskriterier anskaffelser av varer og tjenester Tildelingskriterier prosjektanskaffelser Spesielt om miljø- og kvalitetsstyring Prioritering, vekting og indeksering av tildelingskriterier Planlegging og gjennomføring av anskaffelser Planlegging Anskaffelsesprosessens faser Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag Kunngjøring Tilbudsmottak- og vurdering Begrunnelse for valg av leverandør Tilbudsprotokoll og begrunnelse for forkasting, avvisning og valg av leverandør Tildeling av kontrakt Kunngjøring av tildeling av kontrakt Offentlighet Klage Kjøp og kontroll Anskaffelsesprotokoll Generelt Anskaffelsesprotokoll for mindre anskaffelser Anskaffelsesprotokoll for større anskaffelser...15 Side 2 av 15

9 1. Prosedyrer 1.1 Generelt Enkeltanskaffelser og avtaler planlegges, gjennomføres og etableres i samsvar med - Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og forskrifter til loven Regelverket-for-anskaffelser/Lov-om-offentlige-anskaffelser-medforsk. html?id= Nærings og handelsdepartementets veiledere - Forskrift om offentlige anskaffelser - Best praksis praktiske råd i innkjøpsprosessen - Tjøme kommunes reglement for anskaffelser vedtatt av Tjøme kommunestyre den Reglene i dette kapittel er ikke uttømmende se ovennevnte lov, forskrift og veiledere for utfyllende informasjon. 1.2 Viktige etiske og andre prinsipper I samsvar med bestemmelser og intensjoner i Lov om offentlige anskaffelser, forskrifter til loven og kommunens anskaffelsesreglement om - konkurranse - bruk av standarder - forutberegnelighet - gjennomsiktighet (i tilbudsprosess) - etterprøvbarhet - ikke-diskriminering skal oppdragsgiver ivareta bestemmelser og intensjoner i anskaffelsesreglement for Tjøme kommune, dette reglement og for øvrig - opptre i samsvar med god forretningsskikk - sikre høy forretningsetisk standard - herunder - at anskaffelser foretas utelukkende ut fra kommunens interesser og behov slik at ingen utnytter leverandørkontakt til personlig fordel. - sikre at kommunens virksomheter har en mest mulig felles og enhetlig opptreden overfor leverandører - sikre koordinering og stordriftsfordeler, samordnings- og standardiseringsgevinster gjennom - internt å benytte etablerte eller søke å etablere rammeavtaler i egen regi - benytte eller søke deltagelse på rammeavtaler i regi av VOIS eller annen innkjøpssammenslutning - benytte hensiktsmessig og korrekt konkurransegrunnlag - benytte bruk av rett konkurranseprosedyre ift. terskelverdier - sikre likebehandling, offentlighet, taushetsplikt og habilitet - ivareta opplysningsplikten (begrunnelse o.a.) - sikre ressurs- og miljøeffektive anskaffelser gjennom å - vurdere alternative løsninger - beregne livssykluskostnader: råvareutvinning, produksjon, transport, bruk, gjenbruk, utrangering Side 3 av 15

10 1.3 Kravspesifikasjon Ved enhver anskaffelse utover kr eks. mva. skal det utarbeides en spesifikasjon vedr. - krav til leverandør - krav til produkter vedr. funksjonalitet, ytelse, kvalitet, livssykluskostnader og miljøegenskaper - krav til tjenester - krav til aktuelle betalbare og ikke-betalbare verdiøkende tjenester - leverings-, betalings- og garantibet. med mindre dette er unødvendig sett ift. anskaffelsens art. 1.4 Terskelverdier og definisjon av verdi (pr ) Anskaffelser av - varer og tjenester (forskriftens 2 2 (1) med en samlet verdi *) som overstiger 1,6 mill. kr. eks. mva. - bygg og anlegg (forskriftens 2 2 (1) med en samlet verdi som overstiger 40,5 mill. kr. eks. mva. skal lyses ut som angitt i kap og gjennomføres som angitt i kap Anskaffelser av enhver art som overstiger 0,1 mill. kr. lyses ut som angitt i kap og gjennomføres som angitt kap Når kontraktens verdi skal defineres, gjelder følgende prinsipper: - en anskaffelse kan ikke deles opp i den hensikt å omgå bestemmelsene - ved ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som kan føre til flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn. - ved tidsbegrensede kontrakter med en løpetid på 48 mnd eller mindre skal beregningsgrunnlaget være den totale anslåtte verdien i en 4-årsperioden (dvs. for 48 måneder). - for kontrakter med løpetid på mer enn 48 mnd. skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48. For nærmere utdyping, jfr. 2-3 i forskrift til Lov om offentlige anskaffelser. *) = Kontraktens faktiske verdi, inklusive opsjoner 1.5 Bruk av standarder På anskaffelsesområder hvor det er utarbeidet offentlige balanserte standardkontrakter samt offentlige eller de facto produktstandarder, benyttes slike. Produktrelaterte standarder og tekniske spesifikasjoner skal ikke brukes som et virkemiddel for å utelukke konkurranse krav til fabrikat, varemerke, patent eller type, opprinnelse og produksjonsmåte er ikke tillatt med mindre unntak etter 5-2 i forskrift til Lov om offentlige anskaffelser hjemler slik bruk. 1.6 Konkurranse Følgende anskaffelsesprosedyrer er tillatt på bestemte vilkår, jfr. kap Åpen tilbudskonkurranse Begrenset tilbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Direkte kjøp Åpen tilbudskonkurranse Hovedregelen er at anskaffelser skal skje etter åpen tilbudskonkurranse. Alle interesserte kan innlevere tilbud. Side 4 av 15

11 Alle krav tilknyttet anskaffelsen skal være definert i tilbudsgrunnlaget og det er ikke anledning til å forhandle om løsning, priser eller betingelser for øvrig gitt i tilbudet. Avklaringer er tillatt Begrenset tilbudskonkurranse Begrenset tilbudskonkurranse er tilbudskonkurranse som beskrevet i pkt og som retter seg mot et begrenset antall, bestemte anbydere, normalt ikke færre enn 5 anbydere, slik at andre mulige anbydere utelukkes Begrenset tilbudskonkurranse bruk av reserverte kontrakter innen anskaffelsesområder Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-12 gir mulighet til å begrense konkurranser til arbeidsmarkedstiltaksbedrifter. Tjøme kommune vil aktivt ta i bruk denne muligheten etter et vedtak i kommunestyret Ved kjøp av tjenester innenfor følgende anskaffelsesområder skal bruk av ovennevnte 3-12 alltid vurderes (listen er ikke uttømmende); Vaktmesteroppdrag Budtjeneste Pakking, montering av utsendelser Fruktleveranse Makulering Vedlikehold/ryddearbeid Flytteoppdrag Kantinedrift Snekkerprodukter laget etter kundens egne tegninger og spesifikasjoner Dekorasjons- og gaveprodukter Eventuelle unntak fra bruk av reservert kontrakt på nevnte områder skal begrunnes i anskaffelsesprotokollen Tilbudskonkurranse med rett til forhandling Konkurranse med rett til forhandling gir oppdragsgiver rett til å forhandle alle sider ved tilbudet med normalt min. 3 leverandører. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Konkurranse med forhandling kan bare benyttes i nærmere definerte tilfeller, herunder - i særlige tilfeller hvor tjenestens eller bygge- og anleggskontraktens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd. - ved tjenestekontrakter hvor tjenestene som skal leveres er av en slik art at det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset tilbudskonkurranse Direkte kjøp Anskaffelser som ikke omfattes av Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter, dvs. anskaffelse til en samlet verdi på mindre enn 0,1 mill. kr. eks. mva., kan på nærmere angitte vilkår gjennomføres som direkte anskaffelse. Side 5 av 15

12 Direkte kjøp uten konkurranse mindre anskaffelser Direkte anskaffelse uten konkurranse kan bare benyttes i flg. tilfeller: A Anskaffelsens samlede verdi ikke oversiger kr (eks. mva). B For anskaffelser med en samlet verdi på kr kr ,- (eks. mva) dersom - bare en leverandør kan levere varen/tjenesten, og forhandling anses unødvendig - anskaffelsen gjelder en mindre etterbestilling og for å dekke uforutsette behov - anskaffelsen på grunnlag av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes Direkte kjøp med konkurranse Andre direkte kjøp enn nevnt i kap gjennomføres med konkurranse med normalt ikke færre enn 3 leverandører. 1.7 Rammeavtaler - løpende, ensartede leveranser For løpende, ensartede leveranser av varer og tjenester etableres rammeavtaler. Rammeavtaler etableres i egen regi eller i regi av innkjøpssammenslutninger der Tjøme kommune deltar i samsvar med kommunens innkjøpsreglement kap. 2.2 og kap , siste ledd. Rammeavtaler kan være generelle, sektorovergripende eller kun for den enkelte sektor eller seksjon og benevnes da som særavtaler. 1.8 Kunngjøring av tilbudskonkurranse Kunngjøring foretas iht. kap Se kap om prekvalifisering. Merk: Unngå innlevering ifm. høytider og ferietid Anskaffelser over EØS-terskelverdier Ved anskaffelser med en samlet verdi som overstiger EØS-terskelverdier, se kap. 1.4, benyttes: åpen tilbudskonkurranse (tilbudsfrist 52 dager) eller tilbudskonkurranse med rett til forhandling (tilbudsfrist 37 dager eller kortere frist på vilkår iht. forskrift) der dette er hensiktsmessig og tillatt etter lov og forskrift basert på forskriftsmessig kunngjøring og tilbudsgrunnlag. Tilbud lyses ut *) i EØS-området (TED) og nasjonalt (DOFFIN). *) Benytt utlysingstjenesten på DOFFIN: Anskaffelser utover 0,1 mill. kr. og inntil EØS terskelverdier Ved anskaffelser med en samlet verdi på mer enn 0,1 mill. kr. eks. mva. og inntil EØSterskelverdier, benyttes som hovedregel åpen tilbudskonkurranse, jfr. pkt eller tilbudskonkurranse med rett til forhandling, jfr. pkt unntaksvis kan begrenset tilbudskonkurranse, jfr. pkt , benyttes. Tilbud lyses ut nasjonalt (DOFFIN), Anskaffelser inntil 0,1 mill. kr. Ved anskaffelser med en samlet verdi på inntil 0,1 mill. kr. eks. mva., lyses som regel ikke ut og gjennomføres som direkte anskaffelse som fremgår av kap , underpunkt 1 og 2. Alminnelig tilbudsfrist: 21 dager 1.9 Tildeling av kontrakt Anbydere skal vurderes i forhold til kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier. Side 6 av 15

13 Vurderingene skal sikre at oppdragsgiver foretar en effektiv og riktig anskaffelse i samsvar med definert behov. riktig leverandør, produkt og / eller tjeneste blir valgt Kvalifikasjons- og tildelingskriterier Kvalifikasjons- og tildelingskriterier har som formål å redusere risikoen til et rimelig og akseptabelt nivå for oppdragsgiver. Kravene skal være objektive, ikke-diskriminerende, relevante og stå i rimelig og fornuftig forhold til det kontrakten gjelder. Kravene skal ikke benyttes for å utelukke konkurranse Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriterier skal knyttes til leverandørens organisering, økonomiske og finansielle kapasitet samt tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskriterier benyttes for å sikre at anbyder er kvalifisert for å delta i konkurranse og har de nødvendige forutsetninger for å oppfylle kontrakt. Anbyder skal derfor dokumentere nedenstående minstekrav. Tilbud med manglende eller ufullstendig dokumentasjon eller forbehold som ikke kan prises eller sammenliknes med andre tilbud, skal utelukkes fra videre deltagelse i konkurransen. Generelle krav : 1 - Skatteattest (skjema RF-1244) *) - Merverdiavgiftattest *) - HMS-erklæring *) underskrevet av både virksomhetsleder og tillitsvalgt / verneombud mht. at leverandør oppfyller lovbestemte krav i Norge vedr. helse, miljø og sikkerhet - Attest for betalte miljøavgifter alle attester ikke eldre enn 6 mndr. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: - Firmaattest *) - Erklæring fra foretaket om tilknytning til off. godkjente lærlingordninger som gjelder ved kontraktsgjennomføring - Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgiving (i det landet hvor tilbyder er etablert) - Bedriftsinterne etiske retningslinjer, herunder økologiske, økonomiske og sosiale hensyn i både globalt og lokalt perspektiv Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet - Årsberetning til Brønnøysundregisteret og evt. nyere, relevante opplysninger *) - Revisorgodkjent drifts- og balanseregnskap for de 2 siste regnskapsår *) - Erklæring om foretakets omsetning av betydning for aktuell kontrakt - Egnet bankerklæring Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner mht. kapasitet, kompetanse, erfaring, gjennomføringsevne og kvalitetssikringssystemer - Oversikt over firmaets organisasjon, logistikk og totale bemanning (kategori og kompetanse) *) - Organisasjonsplan med bemanning (navn og CV) for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget - Foretakets viktigste leveranser de siste 3 5 år (verdi, tidspunkt, mottaker) - Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av kontrakten - Prøver, beskrivelser og/eller prospekter av produktene som skal leveres 1 Punkter markert med stjerne er obligatoriske. Side 7 av 15

14 - Redegjørelse for firmaets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy - Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/-styringssystem - Kopi av produktsertifikat utstedt av godkjente offisielle institutter eller organer for kvalitetskontroll - Kopi av systemsertifikat utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon (tjenestekjøp samt bygg og anlegg) - Referanser: Erfaring, pålitelighet o.a. (Kan benyttes som tildelingskriterium.) Opplistingen er uttømmende i den forstand at ikke alle kriterier er relevante i alle tilbudskonkurranser - kriterier merket *) 2 skal være med i ethvert tilbudsgrunnlag. Dersom anbyder ikke kan fremlegge definert dokumentasjon på de kvalifikasjonskrav som er tatt inn i tilbudsgrunnlaget, er anbyder ikke kvalifisert til å delta i konkurranse og skal derved utelukkes fra videre deltagelse. Det kan tildeles tilleggsfrist for innlevering som nevnt evaluering må ikke skje før etter slik ny frist. Skatteattest og HMS-erklæring skal foreligge ift. underentrepriser mangel på slike gir rett til å kreve annen underentreprenør. OBS! Kvalifikasjonskriterier skal ikke benyttes som tildelingskriterier Prekvalifisering For å sikre at det finnes kvalifiserte leverandører mht. soliditet samt faglig og teknisk gjennomføringsevne - begrense arbeidsomfanget med ellers uhensiktsmessig mange anbydere kan det gjennomføres prekvalifisering av anbydere som melder sin interesse for å delta i tilbudskonkurranse før det gjennomføres en mer detaljert tilbudskonkurranse blant de kvalifiserte. Prekvalifisering skal skje på grunnlag av kvalifikasjonskriterier eller et utvalg av disse som angitt i kap Prekvalifiserte leverandører skal ved leverandørvurdering i anledning tildeling av kontrakt ikke vurderes på nytt ift. kvalifikasjonskriterier benyttet ved prekvalifisering Tildelingskriterier anskaffelser av varer og tjenester For anbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskriteriene, jfr. pkt vurderes hvem blant anbyderne som har 1) enten det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbudet ift. definerte tildelingskriterier Tildeling skal kun vurderes ift. tildelingskriterier (samtlige) definert i tilbudsgrunnlaget. Vurderingen skal skje på en saklig, objektiv og forsvarlig måte. 2) eller laveste pris. Slik tildeling skal kun unntaksvis skje når tildelingskriterier ikke er definert. Kontrakt tildeles kvalifisert anbyder, jfr. kap , som tilfredsstiller definerte tildelingskriterier best. Det er selve leveransen, og ikke leverandørens økonomiske, finansielle og tekniske kapasitet iht. kap som er gjenstanden for tildelingsvurderingen. Tildelingskriteriene skal i likhet med kvalifikasjonskriteriene være objektive og ikke-diskriminerende i tillegg til at de skal være klare og ha en økonomisk verdi. Oppdragsgiver står fritt til å fastsette tildelingskriteriene så lenge de kan sies å identifisere og gi grunnlag for å måle det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 2 Punkter markert med stjerne er obligatoriske. Side 8 av 15

15 Kriteriene må være i samsvar med kontraktens gjenstand (leveransen) eller betingelser for kontraktens gjennomføring. Ved tilbud på tjenestekontrakter kan kriteriene organisasjon / kompetanse / erfaring benyttes dersom disse knyttes til selve oppdraget og tilbudt personell. Kriteriene Kompetanse og samspillevne kan benyttes relatert til oppdragsbeskrivelsen. Tildelingskriterier skal være tilstrekkelig definert, f. eks. må kvalitet defineres nærmere avhengig av produkt / tjeneste. Tildelingskriterier kan være: Leverandør: Produkt: Forbehold vedr. tilbudsgrunnlag Kvalitet (defineres avhengig av produkt / tjeneste) Fleksibilitet Ergonomi Leveringstid *) Sortiment Leveringsdato *) Estetiske egenskaper Leveringssikkerhet *) Funksjonsmessige egenskaper Ferdigstillelse: tid og dato Miljømessige egenskaper i et økologisk, Faglig innsikt økonomisk og sosialt perspektiv, se Salgs- og serviceapparat *) anskaffelsesreglementet pkt. 1.3 Faste kontaktpersoner Produktenes renholdsvennlighet Datateknisk løsning for e-handel Garantier Service og bistand etter levering Pris og kostnader: Referanser *) Pris på produkter Forekomst av kontraktsparter som har Pris på tjenester påberopt seg dagbøter eller andre Kostnader vedr. investering former for sanksjoner *) Kostnader vedr. drift Oppfyllelse av andre krav / kontraktsvilkår Livssykluskostnader: råvareutvinning, som angitt i tilbudsgrunnlaget produksjon, lagring, transport, bruk, Turnover gjenbruk og utrangering Sykefravær Kontrakt: Verdiøkende tjenester - ikke betalbare / Kontraktsvilkår, herunder bruk av betalbare mht. type, omfang og kvalitet standardkontrakter Rådgiving, veiledning ol. Standard kjøps- og leveringsvilkår Opplæring Dokumentrekkefølge Utvikling av bruksplaner, systemer, arbeidsmetoder mm. Tildelingskriterier merket *) kan benyttes som kvalifikasjonskriterium Tildelingskriterier prosjektanskaffelser Ved konkurranse om prosjektkontrakter, kan flg. kriterier benyttes i tillegg til andre relevante kriterier Beskrivelse av hvordan prosjektet vil være organisert i planleggings- og gjennomføringsfasen (organisasjonskart) Løsningsforslag - beskrivelse av tekniske løsninger som skal benyttes i prosjektet og videreføringen av dette Fleksibilitet Fremdriftsplan Spesielt om miljø- og kvalitetsstyring Anbydere skal så langt det er relevant og hensiktsmessig dokumentere at miljøhensyn, herunder livssykluskostnader og miljøkonsekvenser, ivaretas på en slik måte at verdiskapingen (nytten, gleden, behovstilfredsstillelsen, bidrag til effektiv drift) maksimeres samtidig som miljøbelastningen (forbruk av råvarer og energi, forurensende utslipp, avfallsgenerering) fra varen eller tjenesten minimeres. Dette kan dokumenteres gjennom EU s miljøstyringssystem for produksjonsbedrifter EMAS og ISO miljøstandarden som omfatter miljømerking, miljøterminologi, Side 9 av 15

16 livsløpsanalyser og miljøindikatorer, det vil si regler for hvordan man skal bedømme hvor miljøeffektiv produksjonsprosessen i en bedrift er. For nærmer informasjon vedr. miljø, se Grip senter: Anbydere kan dokumentere bedriftens kvalitetssikringssystemer gjennom ISO 9000 standarden Prioritering, vekting og indeksering av tildelingskriterier Tildelingskriterier skal vektes, indekseres og om mulig prioriteres. Dette skal fremgå av tilbudsgrunnlaget og kunngjøring. Hensikten med vekting og indeksering av tildelingskriterier skal bidra til - å treffe mer riktig beslutning om valg av leverandør - leverandørutvikling gjennom bedre begrunnelse for valg av leverandør Planlegging og gjennomføring av anskaffelser Planlegging En anskaffelsesprosess består av flg. handlinger: Fase 1: Behov oppstår Kartlegging av behov Sjekk at behovene dekkes Definer riktig / hensiktsmessig kvalitet Rolls Royce-løsninger bør unngås Benytt standard løsninger Unngå skreddersøm Prioriter total kostnadseffektivitet (livsløpskostnader) Anskaffelse budsjetteres Budsjetterte anskaffelser rapporteres til innkjøpsansvarlig. Fase 2: Anskaffelse iht. eksisterende rammeavtaler generell rammeavtale inngås av innkjøpsansvarlig eller gjennom deltagelse på rammeavtale i regi av innkjøpssammenslutning, VOIS eller andre, jfr. kap. 3 har kommunen rammeavtale (i egen regi, deltagelse i innkjøpsfelleskap) ja: Virksomhetsledere foretar avrop (bestilling) iht. vedtatt budsjett, jfr. kap i innkjøpsreglementet. Fase 3: Anskaffelse utenom rammeavtale er anskaffelsens verdi større enn 0,5 mill. kr. eks. mva er anskaffelsens verdi større enn 0,1 mill. kr. eks. mva ja, spesialkjøp: (enkelt)anskaffelse basert på åpen tilbudskonkurranse foretas av innkjøpsansvarlig i samråd med virksomhetsleder, jfr. kap. 3 i innkjøpsreglementet. er anskaffelsens verdi større enn kr og lavere enn 0,1 mill. kr. eks. mva ja: anskaffelsen foretas av innkjøpsansvarlig i samråd med virksomhetslederf, jfr. kap. 3 i innkjøpsreglementet, etter begrenset tilbudskonkurranse, jfr. kap , med direkte, skriftlig forespørsel til i alminnelighet min. 5 leverandører er anskaffelsens verdi lavere enn kr eks. mva. ja: anskaffelsen foretas av virksomhetsleder, jfr. kap. 3, som direkte anskaffelse, jfr. kap , med direkte henvendelse til min. 3 leverandører. Side 10 av 15

17 Anskaffelsesprosessens faser En anskaffelsesprosess knyttet til etablering av rammeavtale eller særavtale samt spesialkjøp (større enkeltanskaffelser) består av flg. faser: Nr. Fase Ansvar Kommentar 1 Anskaffelsesprotokoll I Det avtales hvem som fører V anskaffelsesprotokoll på anskaffelsen, kap Valg av anskaffelsesprosedyre I Kap Utarbeidelse av I tilbudsgrunnlag V 4 Utlysning I Kap Evaluering av tilbud / valg av I leverandør V 6 Kontraktsinngåelse I V I = innkjøpsansvarlig V = Virksomhetsleder Innkjøpsansvarlig jft. Kap. 3 i innkjøpsreglementet har sammen med bruker/kompetansegruppe ansvar for å utarbeide tilbudsgrunnlag Evalueringen av tilbud ift kvalifikasjonskriterier kap og tildelingskriterier kap og valg av leverandør forestas av ansvarlig jfr kap. 3 i innkjøpsreglementet i samarbeid med aktuell bruker/kompetansegruppe Kontrakt med bilag og evt. Endringsprotokoll og definert dokumentrekkefølge: endringsprotokoll, tilbudsgrunnlag, tilbud, standardvilkår Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag Et tilbudsgrunnlag utarbeides i samråd med vedk. bruker- / kompetansegruppe og består normalt av flg. dokumenter: a. Krav- og ytelsesspesifikasjon mht. klare og tilstrekkelig detaljerte krav til leverandør, produkter, tjenester m.v. Alle kriterier skal oppgis og om mulig prioriteres. b. Sjekkliste bekreftelse fra leverandør om momenter i tilbudsgrunnlaget er besvart og / eller om leverandør oppfyller og aksepterer krav angitt i tilbudsgrunnlaget for øvrig: ja, delvis eller nei. c. Kontrakt (balansert standardkontrakt der slik finnes) d. Spesielt om bygg- og anleggskontrakter: Tilbudsgrunnlag innen bygg- og anleggsprosjekter skal inneholde klausul om kontraktør og bruk av lærlinger. e. Aktuelle bilag til (standard)kontrakt f. Endringsprotokoll til kontrakt (forbehold og tillegg ift. tilbudsgrunnlaget) g. Standard kjøps- og leveringsvilkår: Tjøme kommunes alminnelige vilkår for kjøp av varer og tjenester h. Produkt- / prisskjemaer med evt. tilhørende skisserte standardløsninger i. Utlysing Kunngjøring Side 11 av 15

18 Det foretas kunngjøring med tilbuds- / tilbudsfrister som angitt i kap Flg. minimumsfrister gjelder ved EØS-utlysinger: Varekjøp, tjenestekjøp og bygg- og anleggskontraheringer Vanlig tidsfrist Haste prosedyre Mottagelse av tilbud etter kunngjøring 45 dager Ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Åpen tilbudskonkurranse Utsendelse av konkurransegrunnlag etter at interesse for deltagelse er mottatt 6 dager (maksimumsfrist) Utsendelse av tilleggsopplysninger til tilbudsgrunnlaget (etter forespørsel) 6 dager Frist for mottak av forespørsel om deltagelse 30 dager 10 dager Frist for mottak av tilbud etter utsendelse av 40 dager 10 dager skriftlig invitasjon (minimumsfrist) Begrenset Frist for mottak av tilbud når 35 dager Kap. 4.6 tilbudskonkurranse konkurransegrunnlaget er gjort tilgjengelig på internett Frist ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Evt. Utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager 4 dager før tilbudsfrist Frist for mottak av forespørsel om deltagelse 30 dager Konkurransepreget Dialog *) Evt. Utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager Mottagelse av henvendelser etter 30 dager 10 dager Konkurranse med forhandling kunngjøring av konkurranse med forhandling (minimumsfrist) Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger 6 dager 4 dager (etter forespørsel) Som for åpen anbudskonkurranse frem til tildeling av kontrakt Dynamiske innkjøpsordninger *) Frist for fullføring av evaluering etter frist for mottak av veiledende tilbud Frist for mottak av veiledende tilbudet etter 15 dager 15 dager forenklet kunngjøring av konkurranse Alle typer Kunngjøring av tildelt kontrakt 48 dager prosedyrer (maksimumsfrist) *) Benyttes sjelden Tilbudsmottak- og vurdering Mottak av tilbud skal protokolleres, jfr. kap Tilbud vurderes ift. kvalifikasjonskriterier, jfr. kap og tildelingskriterier, jfr. kap definert i tilbudsgrunnlaget samt kravspesifikasjon. Ved tilbud med rett til forhandling, jfr. kap , gjennomføres evt. forhandlinger om løsning, ytelse, priser, betingelser m.v. ved andre tilbudsformer er forhandling ikke tillatt Begrunnelse for valg av leverandør Side 12 av 15

19 Oppdragsgiver har informasjonsplikt og begrunnelsesplikt i forbindelse med sentrale beslutninger i anskaffelsesprosessen, herunder beslutninger om avvisning av forespørsel om kvalifikasjon avvisning av tilbud, jfr. kap tildeling av kontrakt stans / restart av anskaffelsesprosess og skal meddele dette (i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser) leverandører som deltar i tilbudskonkurranse med frist, 10 dager, til å kunne innklage slik avgjørelse, jfr. kap Begrunnelsen skal gi tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om valg av leverandør har vært basert på - ved kvalifisering: manglende oppfyllelse av formelle og materielle tilbudskrav eller - ved tildeling av kontrakt: saklig og forsvarlig ift. et riktig og faktisk grunnlag i samsvar med angitte tildelingskriterier Begrunnelse skal tas inn i anskaffelsesprotokoll, jfr. kap Anskaffelser skal være effektive og basert på konkurranse og forretningsmessige prinsipper innenfor tilstrekkelig rammer av rettsikkerhet for leverandører i markedet. Rettsikkerhetshensynet ivaretas gjennom grunnleggende krav om likebehandling, ikke-diskriminering og gjennomsiktighet (forutsigbarhet, etterprøvbarhet, åpenhet), jfr. kap Informasjonsplikten og begrunnelsesplikten må inntre på et tidspunkt i prosessen hvor leverandøren kan verne sine interesser. Begrunnelsens innhold bør være slik at den gir leverandøren tilstrekkelig grunnlag for å etterprøve oppdragsgivers skjønnsutøvelse og vurdere om det skal klages. Begrunnelsen for valget av leverandør må derfor være gitt i tilstrekkelig tid før kontrakt inngås, dersom de andre leverandørene skal kunne vurdere om det er grunnlag for å stanse anskaffelsesprosessen. En god og presis, gjerne kort begrunnelse er viktig mht. leverandørutvikling slik leverandørenes muligheter for å nå frem i senere konkurranser vil øke Tilbudsprotokoll og begrunnelse for forkasting, avvisning og valg av leverandør Mottak av tilbud skal protokolleres i tilbudsprotokoll, jfr. kap. 2 mht. opplysninger om anbyders navn, tidspunkt for mottak og tilbudssum. Valg av anbyder og begrunnelse for valget skal protokolleres - særskilt protokoll for mindre anskaffelser (inntil 0,1 mill. kr. eks. mva.) - særskilt protokoll for større anskaffelser. Av begrunnelse skal det fremgå hvorfor valgt leverandør ble valgt og hvorfor hver enkelt av de andre leverandørene ikke ble valgt. Begrunnelsen skal gjøres kjent for respektive anbydere, jfr. kap Kopi av anskaffelsesprotokoll skal oversendes innkjøpsansvarlig. Dersom en leverandør skriftlig anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse om hvorfor deres forespørsel om å få delta er forkastet, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke er valgt. Forbehold som er umulig å prise eller sammenligne skal medføre avvisning av tilbudet. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten opplyses sammen med det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Side 13 av 15

20 Tildeling av kontrakt På grunnlag av anskaffelsesprotokoll, tilskrives anbydere om valg av leverandør. Kontrakt med angivelse av dokumentrekkefølge samt endringsprotokoll og evt. andre aktuelle bilag utferdiges og underskrives Kunngjøring av tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt med verdi på mer enn 0,5 mill. kr. eks. mva. skal kunngjøres i TED og / eller på DOFFIN avhengig av hvor tilbudet ble lyst ut, http//: Offentlighet Som hovedregel gjelder flg.: - tilbud er unntatt offentlighet. - tilbudsgrunnlag, anskaffelsesprotokoll og tildeling av kontrakt er offentlig Klage Anbydere som ikke får kontrakt har rett til å klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, KOFA iht. - Forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15. november Unnlatelser, handlinger eller beslutninger under gjennomføringen av anskaffelser etter lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser eller forskrifter gitt med hjemmel i denne kan innklages til KOFA. Klage kan fremsettes av enhver som har saklig interesse i å få vurdert lovmessigheten av en slik unnlatelse, handling eller beslutning. Klage må fremsettes senest seks måneder etter at kontrakt ble inngått av oppdragsgiver. Klagenemnda kan bare prøve lovmessigheten av unnlatelsen, handlingen eller beslutningen under gjennomføringen av anskaffelser etter lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser eller forskrifter gitt med hjemmel i denne. Nemnda skal i slutningen ikke uttale seg om de rettslige konsekvenser av brudd. Dersom nemnda finner grunn til det kan den uttale seg om vilkårene for klager til å kreve erstatning anses oppfylt. Erstatning fastsettes ved forlik eller ved dom. Klagenemnda kan ikke gå utenfor partenes anførsler og påstander Kjøp og kontroll Kjøpet gjennomføres iht. avtale / kontrakt. Leveranser kontrolleres i forhold til bestilling (antall og forutsatt / spesifisert kvalitet) samt leverings og betalingsbetingelser. 2. Anskaffelsesprotokoll 2.1 Generelt Iht. Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter skal enhver anskaffelse gjennomføres etter bestemte prosedyrekrav, herunder krav til utlysing, utlysingsform avhengig av anskaffelsens art og størrelse, begrunnelse for valg av leverandør o.a. Disse krav ivaretas gjennom bruk av anskaffelsesprotokoll som følger en normal anskaffelsesprosedyre og er i praksis en kortversjon av kap. 1 i dette reglement. Det vises til kap om planlegging og gjennomføring av anskaffelser. Det er etablert 2 typer anskaffelsesprotokoller en protokoll for større anskaffelser og en protokoll for mindre anskaffelser, dvs. anskaffelser med en samlet verdi på inntil kr. 0,1 mill. kr. ekskl. mva. 2.2 Anskaffelsesprotokoll for mindre anskaffelser Side 14 av 15

21 Det vises til anskaffelsesprotokoll for anskaffelser i Tjøme kommune for anskaffelser med en samlet verdi på mellom 0,1 mill. og 0,5 mill. kr. ekskl. mva. og uten krav til offentlig utlysing. 2.3 Anskaffelsesprotokoll for større anskaffelser Det vises til anskaffelsesprotokoll for anskaffelser i Tjøme kommune for anskaffelser med en samlet verdi på mer enn kr. 0,5 mill. kr. ekskl. mva. med krav til offentlig utlysing. Side 15 av 15