Endringer i mål og styringssystem for Justis- og beredskapsdepartementet

Transkript

1 Endringer i mål og styringssystem for Justis- og beredskapsdepartementet Thomas Bettum, avdelingsdirektør i Oslo, 24. september 2014

2 BAKGRUNN Vi hadde et behov for å tilrettelegge for bedre styring av underliggende virksomheter på tvers av sektoren Rapport fra 22.juli-kommisjonen Kommisjonen pekte på behovet for å legge vekt på klare mål og tydelige prioriteringer Som oppfølging av kommisjonens anbefalinger etablerte JD et endringsprogram, hvor to av flere leveranser har vært: etablering av et styringssystem etablering av en IKT styringsmodell Virksomhetsstrategi HR-strategi Styrket sikkerhets- og beredskapskultur Lederutvikling

3 BAKGRUNN Vi hadde behov for å dokumentere og tydeliggjøre styringen i justis- og beredskapssektoren Styring i Justis- og beredskapsdepartementet IKT-styringsmodell for justis- og beredskapssektoren Innholdet i den nye styringsmodellen er sentrert rundt seks sentrale elementer: Styringsprinsipper Styringsdokumenter Styringsmodell Roller og ansvar i styringen Sammenhengen mellom styringsprosessene Prosessbeskrivelser

4 UTGANGSPUNKTET Vi hadde et målregime som var et resultat av en "alle skal med, ingen glemt"-holdning Målene var mer en beskrivelse av status enn en beskrivelse av en ønsket tilstand - ikke endringsmål Målene manglet tydelige måldefinisjoner Målene var motstridende Et stort antall mål som ikke var koordinerte på tvers av sektoren

5 TILNÆRMING Vi innså at vi måtte utarbeide tydeligere mål i fellesskap med de viktigste virksomhetene i sektoren = involvering! Steg 1. Oppstart Steg 2. Kartlegge politiske prioriteringer og sektormessige utfordringer Steg 3. Utkast til ny målstruktur Politiske prosesser Vi jobbet med å sortere de politiske prioriteringene i tiltak og mål Vi gjennomførte også en kartlegging av de sektormessige utfordringene Vi samlet deretter viktige nøkkelpersoner i arbeidsmøter hvor vi i felleskap definerte mål basert på politiske prioriteringer og sektormessige utfordringer Vi tok med oss innspillene fra arbeidsmøtene og utarbeidet utkast til mål Vi jobbet med videre forankring og justering av utkast til mål i dialog med virksomhetene

6 TILNÆRMING Analysene ble benyttet i arbeidsmøtene vi hadde med virksomhetsledere i sektoren Politiske prioriteringer Ønskede effekter? Utfordringsbildet Utkast til nye mål

7 RESULTAT Totalt er det definert 10 nye mål for justis- og beredskapssektoren SAMFUNNS- OG BRUKEREFFEKTER STRAFFESAKSKJEDEN Redusere alvorlig kriminalitet ASYLKJEDEN Færre asylsøkere uten beskyttelsesbehov SAMFUNNSIKKERHET OG BEREDSKAPSKJEDEN Redusere sårbarhet i i samfunnet Styrke forebyggingen av kriminalitet PRODUKTIVITETS- OG PROSESSMÅL En mer effektiv straffesakskjede Raskere avklaring av identitet Styrke samhandling i beredskap og krisehåndtering Raskere retur Kunnskapsbasert forebygging Bedre ledelse og styrket ledelseskultur

8 HVA VI HAR LÆRT Involvering av virksomhetene i målutviklingsarbeidet har vært sentralt Suksesskriterier Tydelig mandat fra ledelsen Kunnskapsbasert tilnærming Bred involvering av virksomhetene Skifte fokus fra oppgaver og tiltak til mål på effektnivå Hva vi vil gjøre annerledes neste gang Sette av mer tid til involvering og forankring Veien videre og mulige utfordringer Hvordan sikre at antall mål holdes nede ("Men vi må jo ha med...") Hvordan sikre at færre mål ikke kompenseres med flere styringsparametere («Vi må jo vite noe om») Hvordan ivareta departementets totale kontrollansvar uten at det resulterer i mer rapportering Hvordan styre i stort når politikken ofte ligger i innsatsfaktorer (eks. politistillinger, IKT, utstyr) Hvordan styre på tvers av sektoren (kjedene)

9 FEEDBACK Tilbakemeldinger vi har fått fra de involverte har vært positive "Dette er et utrolig viktig arbeid. Dere har lagt opp til en veldig god prosess! Fortsett å stå på!" sitat leder færre mål bedre mål mindre rapportering "Vi opplever at det er for få møteplasser for å diskutere utfordringer på tvers av virksomheter. Denne arbeidsformen var veldig nyttig!" sitat leder