Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Kommunestyret Tirsdag Kl 18:00 på Haugestad. Politisk sekretariat. Gruppemøter fra kl 16:30.

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Kommunestyret Tirsdag Kl 18:00 på Haugestad Gruppemøter fra kl 16:30. Bespisning kl 17:30. Vennligst gi beskjed dersom du ikke skal spise. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. Side1

2 SAKSLISTE: Saksnr PS 15/2014 Godkjenning av protokoll fra møte PS 16/2014 MS 10/2014 Meldinger Årsmelding 2013 for Kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet MS 11/2014 Hovedutvalgenes sakslister for mars 2014 MS 12/2014 Hovedutvalgenes protokoller for mars 2014 MS 13/2014 PS 17/2014 PS 18/2014 Reguleringsplan RV23 - status Etablering av VIVA IKS (Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap) Buskerudbypakke 2, drøftingsgrunnlag PS 19/2014 Valg av ny pensjonsordning for folkevalgte fra 1. januar PS 20/2014 PS 21/2014 PS 22/2014 Reservasjonsordning for fastleger - høringsuttalelse Melding om flytting - Vivi Skreppedal (SV) Melding om flytting - Morten Ovenstad (FRP) Side2

3 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2014/501 Arkiv: Saksbehandler: Anne K Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 15/2014 Kommunestyret Godkjenning av protokoll fra møte Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte Utredning: Side3

4 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtested Haugestad Dato: Tidspunkt: 18:00 19:35 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Helene Justad Leder H Nina E. Johnsen Nestleder V Gunn Cecilie Ringdal Medlem H Søren Falch Zapffe Medlem H Ryno Andersen Medlem H Adnan Afzal Medlem H Per Hægstad Medlem H Sandra Bruflot Medlem H Hilde Kristine Fossum Medlem H Karl Bellen Medlem H Oda Strand Medlem H Per Werrum Medlem H Gina Elisabeth Ekeberg Medlem H Mari Espedal Medlem H Reidar Lauritsen Medlem H Olav Aasmundrud Medlem H Arne Jørstad Medlem H Bård Ove Skandsen Medlem H Per-Otto Olsen Medlem H Juel Asmund Fuglerud Medlem H Abdul Majid Abid Medlem H Tonje Kristin Evju Medlem A Petter Enrique Dreier Medlem A Kirsten Hørthe Medlem A Paul Cristian Justad Medlem A Knut Røssum Medlem A Side4

5 Håkon Haglund Norstrand Medlem A Mirsada Kemura Medlem A Mirza Maria Maldonado Medlem A Tor Birger Jeppesen Medlem A Ruth-Eline A. Iversen Medlem A Aud-Harriet H.A. Kolberg Medlem A Anne Marie Westlie Eidal Medlem A Ove Andreas Solberg Medlem A Tov Hasler Tovsen Medlem A Geir Asle Granås Medlem A Inger Lise N. Johansen Varamedlem A Lars Erik Petersen (A) Knut Eilert Sørnes Medlem FRP Lars Haugen Medlem FRP Morgan E. Langfeldt Medlem FRP Bjørg Myran Varamedlem FRP Per Guthorm Vemork (FRP) Morten Svenningsen Varamedlem FRP Mette Irene Hansen (FRP) Anders G Opsahl Medlem KRF Magnus Angeltveit Varamedlem KRF Brynhild Heitmann (KRF) Espen Lahnstein Medlem SP Jan O. Stolp Medlem SP Runar Gravdal Medlem SV Ninnie Bjørnland Medlem SV Tor Kristen Haugen Medlem V Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Hans-Petter Christensen Rådmann Bjørn Harry Støle Kommunalsjef Einar Heitmann Kommunalsjef Synnøve Tovsrud Kommunalsjef Bente Gravdal Kommunalsjef Kristine Kjelsrud Kommunikasjonsrådgiver Thorgeir Bjerknes Plan- og bygningsjef Diverse tatt opp under møtet: Før behandling av sakene besvarte ordfører Helene Justad på spørsmål fra Tor Birger Jeppesen (AP) om Kriseberedskap i Lier kommune. Helene Justad Anne K. Olafsen Ordfører Utvalgssekretær Side5

6 SAKSLISTE: Saksnr PS 9/2014 Godkjenning av protokoll fra møte PS 10/2014 MS 5/2014 Meldinger Brukermedvirkning i Lier kommune MS 6/2014 Oppfølging av vedtak i kommunestyret 2.halvår 2013 MS 7/2014 Hovedutvalgenes sakslister for februar 2014 MS 8/2014 Hovedutvalgenes protokoller for februar 2014 MS 9/2014 Kontrollutvalget - protokoll fra møte PS 11/2014 PS 12/2014 Videreføring av avtalen om Buskerudbysamarbeidet Omsorgsplan planprogram PS 13/2014 Kemnerens årsrapport for 2013 PS 14/2014 FO 3/2014 Interpellasjoner/spørsmål Kriseberedskap i Lier kommune Side6

7 PS 9/2014 Godkjenning av protokoll fra møte Kommunestyrets vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Kommunestyrets behandling: Protokoll fra møte ble godkjent enstemmig. PS 10/2014 Meldinger MS 5/2014 Brukermedvirkning i Lier kommune Kommunestyrets vedtak: Melding nr. 5: Brukermedvirkning i Lier kommune, tas til orientering. Kommunestyrets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. Ninnie Bjørnland (SV) fremmet på vegne av AP og SV følgende forslag: «Kommunestyret ber om å få en sak som gir grunnlag for vedtak som sikrer barn og unges medvirkning i alle kommunale planprosesser.» Forslaget falt da det fikk 22 stemmer (16AP,2KRF,2SV,2V) mot 27 stemmer (20H,5FRP,2SP). MS 6/2014 Oppfølging av vedtak i kommunestyret 2.halvår 2013 Kommunestyrets vedtak: Melding nr. 6: Oppfølging av vedtak i kommunestyret 2.halvår 2013, tas til orientering. Kommunestyrets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. MS 7/2014 Hovedutvalgenes sakslister for februar 2014 Kommunestyrets vedtak: Melding nr. 7: Hovedutvalgenes sakslister for februar 2014, tas til orientering. Kommunestyrets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. MS 8/2014 Hovedutvalgenes protokoller for februar 2014 Kommunestyrets vedtak: Melding nr. 8: Hovedutvalgenes protokoller for februar 2014, tas til orientering. Side7

8 Kommunestyrets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. MS 9/2014 Kontrollutvalget - protokoll fra møte Kommunestyrets vedtak: Melding nr. 9: Kontrollutvalget - protokoll fra møte , tas til orientering. Kommunestyrets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. PS 11/2014 Videreføring av avtalen om Buskerudbysamarbeidet Kommunestyrets vedtak: 1. Forslag til justert samarbeidsavtale for videreføring av Buskerudbysamarbeidet fra 1. januar 2015 godkjennes slik den foreligger i vedlegg 1 til saken med tillegg som utløses av punkt 2 i dette vedtak. 2. Lier kommune understreker betydningen av at Buskerudbysamarbeidet får en bred behandling og sterk forankring i kommunene og fylkestinget og forutsetter følgende for at avtalen videreføres: a. dialogen mellom prosjektet og kommunene styrkes blant annet ved saksdokumenter som vektlegger lesbarhet og som er kommuniserbare også overfor innbyggere. b. at riksvegprosjektene på nåværende tidspunkt holdes utenfor BBP2. c. at punkt 3.1 mål for samarbeidet, avsnitt hovedmål og delmål får ny ordlyd i punkt 2 "Transportsystemet -og tilgang til de kollektive transportlinjer -skal gjøres mest mulig effektivt og rasjonelt for alle brukere» d. at punkt 5, Politisk organisering, avsnitt ATM Råd, andre setning, får ny ordlyd: «Rådet skal være et fast rådgivende drøftingsorgan for ATM utvalget. Saker av betydning bør forelegges rådet for drøftelser før behandling i ATM utvalget finner sted» e. at det etableres et formelt samarbeidsorgan mellom Buskerudbyen og det felles plansamarbeid i Oslo/Akershus for å sikre et best mulig transportsystem dem imellom. 3. Administrasjonen forbereder sak til kommunestyret om hvilke transporttekniske tiltak i kommunen ( pendlerparkeringer/gang-og sykkelveier/utvikling av trafikkknutepunkter/styrking av kollektive transporttilbud) som Lier Kommune bør prioritere for anvendelse av fremtidige tilskuddsmidler fra Buskerudbyprosjektet innenfor Buskerudbypakke 4. Rapport om folkevalgtundersøkelsen av november 2013 tas til orientering. Side8

9 Kommunestyrets behandling: Lars Haugen (FRP) fremmet på vegne av FRP og V følgende forslag: «Lier kommune melder seg ut av Buskerudby-samarbeidet.» Forslaget falt da det fikk 7 stemmer (5FRP,2V) mot 42 stemmer (20H,16AP,2KRF,2SP,2SV). Følgende omforente forslag ble så vedtatt enstemmig: «1. Forslag til justert samarbeidsavtale for videreføring av Buskerudbysamarbeidet fra 1. januar 2015 godkjennes slik den foreligger i vedlegg 1 til saken med tillegg som utløses av punkt 2 i dette vedtak. 2. Lier kommune understreker betydningen av at Buskerudbysamarbeidet får en bred behandling og sterk forankring i kommunene og fylkestinget og forutsetter følgende for at avtalen videreføres: f. Dialogen mellom prosjektet og kommunene styrkes blant annet ved saksdokumenter som vektlegger lesbarhet og som er kommuniserbare også overfor innbyggere. g. at riksvegprosjektene på nåværende tidspunkt holdes utenfor BBP2. h. at punkt 3.1 mål for samarbeidet, avsnitt hovedmål og delmål får ny ordlyd i punkt 2 "Transportsystemet -og tilgang til de kollektive transportlinjer -skal gjøres mest mulig effektivt og rasjonelt for alle brukere» i. at punkt 5, Politisk organisering, avsnitt ATM Råd, andre setning, får ny ordlyd: «Rådet skal være et fast rådgivende drøftingsorgan for ATM utvalget. Saker av betydning bør forelegges rådet for drøftelser før behandling i ATM utvalget finner sted» j. at det etableres et formelt samarbeidsorgan mellom Buskerudbyen og det felles plansamarbeid i Oslo/Akershus for å sikre et best mulig transportsystem dem imellom. 3. Administrasjonen forbereder sak til kommunestyret om hvilke transporttekniske tiltak i kommunen ( pendlerparkeringer/gang-og sykkelveier/utvikling av trafikkknutepunkter/styrking av kollektive transporttilbud) som Lier Kommune bør prioritere for anvendelse av fremtidige tilskuddsmidler fra Buskerudbyprosjektet innenfor Buskerudbypakke 4. Rapport om folkevalgtundersøkelsen av november 2013 tas til orientering. «Side9

10 PS 12/2014 Omsorgsplan planprogram Kommunestyrets vedtak: Det fastsettes planprogram som grunnlag for arbeidet med Omsorgsplan 2030, med følgende temaer: Kommunens utfordringer innenfor omsorgstjenestene. Befolkningsutviklingen frem mot Sikre innbyggerne omsorgstjenester av god kvalitet med tilstrekkelig kapasitet innenfor knappe økonomiske rammer. Medvirkning fra innbyggere og relevante organisasjoner. Omsorgsplan 2030 skal være behandlet innen utgangen av februar Lier kommune har som mål å få flest mulig heltidsansatte noe som bør innarbeides i omsorgsplan Kommunestyrets behandling: Tjenesteutvalgets innstilling ble vedtatt enstemmig. PS 13/2014 Kemnerens årsrapport for 2013 Kommunestyrets vedtak: Kommunestyret tar kemnerens årsrapport for 2013 til orientering. Kommunestyrets behandling: Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt enstemmig. PS 14/2014 Interpellasjoner/spørsmål FO 3/2014 Kriseberedskap i Lier kommune Spørsmål fra Tor Birger Jeppesen (AP): Lørdag skjedde det en tragisk ulykke på FV 18 i Lier kommune. Ved slike hendelser oppstår det raskt forskjellige behov hos pårørende avhengig av hendelsens omfang. I den første fasen etter selve hendelsen vil fokuset naturlig nok være rettet mot sine egne næres fysiske situasjon, og det stilles ofte spørsmål som «hvordan har det gått med min familie, mine venner ol?» Ropene om hjelp rettes gjerne i først omgang til nødetatene og sykehus, som ofte ikke kan gi utfyllende svar fordi man ikke har fått den hele og fulle oversikt. Det vil gjerne være på dette tidspunktet rådvillheten og panikken sprer seg, og de pårørende som nå står på utsiden av «gjerdet» skuer fortvilet etter det kommunale hjelpeapparatet. Med henvisning til oppslag i Drammens Tidene og Lierposten, samt kommunens hjemmeside om hendelsen leser vi. Side10

11 Fra kommunens hjemmeside: Kriseteamet vil bistå etter trafikkulykke! Medarbeidere i Lier kommunes kriseteam vil i dag søndag 16. februar bistå politi og sykehus med å ivareta de pårørende etter den tragiske trafikkulykken på fylkesvei 18 i Lier lørdag 15. feb. Våre tanker og medfølelse går til de involverte og pårørende. Fra Drammens Tidende og Lierposten: Lier kommune engasjerer nå to medarbeidere for psykososial bistand, rett og slett for at de involverte skal få noen å snakke med, sortere ut tankene og etterhvert satt i gang en bearbeidelsesprosess. - Det er selvfølgelig individuelt hvilke reaksjoner man får i ettertid. Hvis det er behov for mer oppfølging etterhvert, vil kommunen bistå med det, forklarer Kjelsrud. -Det akutte hjelpearbeidet ivaretas av sykehus og politi. -I tillegg vil de pårørende bli ivaretatt av kommunens kriseteam. Med utgangspunkt i disse oppslagene, samt et søk på kommunens hjemmeside synes jeg det er uklart hvordan kriser og ulykker håndteres i Lier kommune. Det må nevnes at det ikke er enkelt å finne beredskapsplaner eller opplysninger på kommunens hjemmeside. Jeg er klar over at det har vært en orientering i Tjenesteutvalget om beredskap, men finner ikke noe skriftlig fra dette. Jeg har gjennom samtaler oppfattet at prost (eventuelt prest) bare blir invitert til et møte med kriseteamet en gang pr. år. Jeg har oppfattet at prestene ønsker å ha en person med i kriseteamet. I forbindelse med nevnte ulykke ble presten kontaktet av politiet for varsling av de pårørende. Prestene har for øvrig beredskap 24 timer i døgnet. Jeg har derfor følgende spørsmål til ordføreren: Hva er forskjellen på beredskap og kriseteam og har vi dette i helger? (I oppslag i Drammens Tidene kunne det forstås slik at vi ikke hadde kriseteam i helger) Hvem er kriseteamet og hvordan er dette organisert? Er presten en del av beredskapen/ kriseteamet ved ulykker? Hvilket samarbeid har Lier kommune med sosial vakttjeneste, legevakt og politi? Vil ordføreren ta initiativ til at kommunens hjemmeside får informasjon om dette temaet lett tilgjengelig, samt link med mer publikumsvennlig informasjon? Ordførerens svar: Jeg viser til spørsmålene fra Tor Birger Jeppesen (Ap) om kommunens beredskap og kriseteam. Spørsmålene er forankret i konkrete hendelser, men jeg finner det riktig å besvare dem på et generelt grunnlag. Kommunens beredskapsorganisasjon Kommunens beredskapsorganisasjon er formet for å håndtere kriser og katastrofer der konsekvensene for innbyggere og samfunn er eller kan bli spesielt alvorlige. For dette finnes det et omfattende planverk som regulerer organisering, roller, forholdet til andre instanser og praktisk gjennomføring. Kommunens beredskap er sammensatt av faste funksjoner som blant annet omfatter ledelse og stab, - og tilpasses den aktuelle situasjonen, ved at ressurser fra kommunens linjeorganisasjon tilføres etter behov, i tråd med planene. Ressursene trer inn på kort varsel, og det foreligger varslingslister, blant annet en egen beredskapstelefon som er satt til den som til enhver tid er Side11

12 rådmann. Varsling vil normalt skje fra staten ved fylkesmannen eller fra politiet som har ansvaret for skadestedsledelse og har operasjonssentral som koordinerer førstehåndsinnsatsen. Førstelinjetjeneste - akuttfunksjoner («110, 112, 113») Lier kommune er selv deleier i døgnbemannede førstelinjetjenester som legevakt og brannvesen. Sammen med blant annet politiet og akuttfunksjonene ved sykehus er de ment å ivareta behovet for øyeblikkelig hjelp. Etter akuttfasen Lier kommunes psykososiale team består av medarbeidere som både har grunnleggende fagkompetanse og er trenet for å møte og bistå mennesker i krise. Ansvaret for teamet er lagt til virksomhet «Psykisk helse» og alle er medarbeidere i kommunen. Det er definert inn i kommunens samlede beredskap, og vil i likhet med andre enheter og tverrfaglige team tre inn dersom behovet vurderes å være tilstede. Kommunens «kriseteam» er ikke døgn- og helgebemannet, slik tilfellet er for de aller fleste kommunene i landet; dette har vært ment som kommunens annenlinjetjeneste. Etter særskilt vurdering i hvert enkelt tilfelle, har imidlertid også vårt kriseteam stilt opp både i helger og på kvelder ved akutt oppståtte situasjoner, som for eksempel ved alvorlige ulykker eller andre hendelser av tilsvarende karaktér. Erfaring viser at de som er rammet av en krise i varierende grad ønsker bistand fra kirkelige medarbeidere. Det er et nært samarbeid mellom Kirken, deres vakttjeneste og kriseteamet, og representanter fra Kirken kan også inngå i teamet, avhengig av situasjonens omfang og karakter. Tilsvarende gjelder der det er snakk om andre trossamfunn. I avtalen om omforente beredskapsplaner mellom Drammen sykehus og kommunene er partene forpliktet til årlig å samordne sosial- og helsemessig beredskap for større ulykker, kriser og katastrofer og sikre god samordning av partenes beredskapsplaner og beredskapsarbeid og bidrar til effektiv utnyttelse av ressursene. Lier har vakttjenester innen flere felt og samarbeider blant annet med Drammen. Sosial vakttjeneste i Drammen er denne kommunens egen virksomhet for håndtering av kriser. I noen tilfeller har vi kjøpt tjenester derfra. Fremtidige løsninger og samarbeid Rådmannen opplyser at det for tiden vurderes endringer i ordningen med kriseteam. Bakgrunnen er blant annet at det oppstår betydelige forventinger om kommunal førstelinjeinnsats, ut over det de eksisterende akuttinstansene tilbyr. Dette forsterkes ytterligere ved at de samme statlige og kommunale tjenestene hyppigere og tidligere i hendelsesforløpet anmoder kommunen om å overta ansvaret for oppfølging av personer som er direkte involvert eller indirekte berørt. Det kan være aktuelt å inngå et samarbeid med en eller flere andre kommuner som en del av en slik ny og forsterket tjeneste. På kommunens nettsted finnes lenken «Vakttelefon og kriseberedskap» lett tilgjengelig nederst på førstesiden. Kommunens beredskapsplaner ligger imidlertid ikke som offentlig tilgjengelig, først og fremst av sikkerhetsårsaker. Tidlig kommende høst lanseres kommunens nye hjemmesider der vi vektlegger tilgjengelighet og relevans av opplysningene. For ordens skyld nevner jeg også at det forberedes en gjennomgang av kommunens beredskapsplaner, presentasjon av arbeidet og organiseringen for formannskapet på bakgrunn av innspill der. Side12

13 Avslutningsvis vil jeg minne om fristen for innlevering av spørsmål for besvarelse i kommunestyret. I politisk reglement, paragraf 5.8.1, står det at fristen for innleverte spørsmål er senest to virkedager før kommunestyrets møte. I praksis betyr dette at fristen er innen arbeidsdagens start på fredag for møte på tirsdag, for at vi skal ha en rimelig mulighet til å besvare dem på forsvarlig vis. Side13

14 PS16/2014Meldinger Side14

15 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2014/679 Saksbehandler: Bjørn Harry Støle 24/2014 Tjenesteutvalget /2014 Kommunestyret Årsmelding 2013 for Kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet Vedlagt følger årsmelding for 2013 for Kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet som er et «delprosjekt» under Kommunehelsesamarbeidet Vestre Viken. Tjenesteutvalgets vedtak: Melding nr. 24: Årsmelding 2013 for Kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet, tas til orientering. Tjenesteutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. Side15

16 ÅRSMELDING 2013 Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet er etablert som en faglig og administrativ arbeidsmodell med følgende deltakere: Helse-, sosial-, omsorgsleder / direktør fra hver av kommunene 1, samhandlingssjef ved Vestre Viken HF Drammen sykehus og dekan fra HiBu, Fakultet for helsevitenskap. Kommunehelsesamarbeidet skal være: Felles strategisk møteplass innenfor samhandlingsutfordringer og på andre områder av felles interesse Idéforum for videre samarbeidsområder / felles interessefelt Forum for iverksetting og oppfølging av felles prosesser på et overordnet nivå Styringsgruppe for prosjekter der alle kommunene er deltakere. Møter Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet har avholdt 7 møter i 2013 Representasjon i møtene: Bjørn Harry Støle Lier kommune x x x x x x x Eva Milde Grundwald Drammen kommune x x x x Anniken Blichfeldt Muren Drammen kommune x Halvard Helgesen Svelvik kommune x x x Ole Jonny Gustansen Svelvik kommune x Fritz Solhaug Sande kommune x x Tove Hallgrimsen Sande kommune x x x Øydis Jahren Røyken kommune x x x x Kari Skive Stuvøy Hurum kommune x x x x x x Tor Erik Befring N. Eiker kommune x x x x x x Lisbeth A Nymo Ø. Eiker kommune x x x x Ann Helen Flåten Ø. Eiker kommune x x Heidi Kapstad HiBu x x x Ingvild Olstad Andersen VVHF-Drammen sykehus x x x x x x x Kirsten Hørthe VVHF-Klinikk PHR x x x x Hans-Jørgen Gylder VVHF-Klinikk PHR x Inger Johanne Flingtorp Samhandlingskoordinator x x x x x x x Helén Kristiansen Ny samhandl.koordinator x x Liv Elisabeth Havnerås Prosjektleder PHR-prosjekter x x x x x x x Ellisiv Lærum Jacobsen FoU Koordinator x x x Leder Kommunalsjef Bjørn harry Støle, Lier kommune har vært leder for Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet i Hurum, Røyken, Lier, Drammen, Sande, Svelvik, Nedre Eiker, Øvre Eiker Side16

17 Samhandlingskoordinator Inger Johanne Flingtorp, Drammen kommune har vært samhandlingskoordinator/sekretær for Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet i 50% stilling til Ny samhandlingskoordinator fra desember 2013 er Helén Kristiansen, Drammen kommune. Samhandlingskoordinators oppgaver er bl.a. knyttet til å sikre oversikt over ulike prosjektprosesser og bidra til å knytte ulike prosesser sammen der det vurderes som hensiktsmessig. Samhandlingskoordinator har ansvar for organisering av arbeidet i Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet, herunder saksutredning og saksforberedelser. Saker Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet har behandlet 62 saker i Et utvalg av sakene som har hatt størst fokus er: Styringsgruppe for: o o PHR prosjektene Bolighelseprosjektet og Kompetanseutvikling og nettverksbygging FoU samarbeid: Avtaleprosess, økonomi, organisering, engasjement av FoU-koordinator m.v.. Ellisiv Lærum Jacobsen ble tilsatt i tre-årig engasjement som FoU-koordinator fra august Hun har valgt å fratre stillingen per Dette medfører nye prosesser i 2014 knyttet til organisering og videreføring av FoU-samarbeidet Lokalt samarbeidsutvalg: Drøfting av saker til behandling Erfaringer med medfinansiering av spesialisthelsetjenester og døgnbetaling for utskrivningsklare pasienter. Drøftinger og overvåkning av utviklingstrekk, erfaringsutveksling mellom kommunene, behov for styringsdata etc. Revisjon av samarbeidsavtaler og erfaring/oppfølging av tjenesteavtaler mellom kommunene og VVHF Etablering av kommunale plasser for øyeblikkelig hjelp Erfaring og videreutvikling av etablerte samhandlingsarenaer: Vestregionsamarbeidet og Drammensområdet. Behov for effektivisering og reorganisering? Elektronisk meldingsutveksling Felles system for kartlegging og vurdering av tjenestetilbud til pasienter etter sykehusinnleggelse Omforente beredskapsplaner Mobilt røntgen. Prosjekt fra 2013 Økonomiske forutsetninger for samarbeidet / budsjett 2012 og 2013 Møtene i kommunehelsesamarbeidet nyttes som arena for gjensidig informasjonsutveksling og drøfting av felles utfordringer og problemområder. Prosjekt Det er etablert en rekke samhandlingsprosjekt der alle, eller noen av kommunene deltar, med VVHF og evt. andre aktører, som samhandlingspart. Prosjektoversikt per desember 2013 følger som vedlegg til årsmeldingen. Kommunehelsesamarbeidet er spesielt opptatt av å sikre en god ressursutnyttelse, og ivaretakelse av overføringsverdiene knyttet til disse prosjektprosessene. Det er etablert en koordineringsgruppe, som en nettverksarena og tenke tank for alle prosjektledere / frikjøpte prosjektmedarbeidere og evt. rådgivere, som har oppgaver knyttet til samhandlingsreformen. En vesentlig hensikt med en slik møteplass er å unngå parallelle utviklingsprosesser og unødig ressursbruk. Koordineringsgruppa er et forum for gjensidig oppdatering av prosjektstatus og deling av ideer, kunnskap og erfaring. I tillegg til prosjektansvarlige deltar også samhandlingssjefen ved Drammen sykehus og representant for praksiskonsulentordningen i samarbeidet i koordineringsgruppa. Informasjon Det er etablert nettsider med informasjon om Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet, pågående og avsluttede prosjekt, samhandlingsreformen generelt, Lokalt samarbeidsutvalg etc. Side17

18 Nettsiden har linker til VVHF s samhandlingssider herunder inngåtte samarbeids- og tjenesteavtaler, Helsedirektoratet m.v. Økonomi / Budsjett Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet har i 2013 hatt en økonomisk ramme på kr ,-finansiert av kommunene med følgende kostnadsfordeling: Hurum Røyken Lier Drammen Svelvik Sande N. Eiker Ø. Eiker TOTALT Drammen 24. januar 2014 Bjørn Harry Støle Leder av Kommunehelsesamarbeidet 2013 Vedtatt av Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet 31. januar 2014 Saksbehandler: Inger Johanne Flingtorp Vedlegg: 1. Organisasjonsskisse: Kommunehelsesamarbeid Drammensområdet 2. Pågående samhandlingsprosjekter per Side18

19 Kommunehelsesamarbeidet VV Lokalmedisinske tjenester Asker Røyken Hurum - Lier leder Styringsgruppe leder Prosjektledere Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjekt- Prosjektleder Prosjekt- ledere Styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe Prosjekt- Koordineringsprosjekt - Psykisk helse, rus m.m Koordineringsprosjekt - FoU Bolighelseprosjektet Øvrige aktuelle prosjekter Helsehus Drammen Psyk helse div prosjekter Lokalmedisinske tjenester Nedre Eiker og Øvre Eiker Lokalmedisinske tjenester ulike prosjekt Arb. gr Arb. gr Arb. gr Arb. gr Arb.gr Arb. gr Arb. gr Arb. gr Vedlegg 1 Kommunehelsesamarbeide Kommunesamarbeide Drammensregionen Drammensområdet Gruppe bestående av Helse-, sosial-, omsorgsleder / direktør fra hver av kommunene, samhandlingssjef ved Vestre Viken HF og dekan fra HiBu, avdeling for helsefag. Samhandlingskoordinator Prosjektkoordinator Koordineringsgruppe Tenketank (for alle prosjektledere i grønne og blå prosjekter. Ledes av prosjektkoordinator samhandlingskoordinator ) ) Side19

20 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2014/139 Saksbehandler: Anne K Olafsen 6/2014 Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne /2014 Kommunestyret Hovedutvalgenes sakslister for mars 2014 Vedlagt følger til orientering sakslister til: Planutvalgets møte Miljøutvalgets møte Tjenesteutvalgets møte Formannskapets møte Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevnes vedtak: Melding nr. 6: Hovedutvalgenes sakslister for mars 2014, tas til orientering. Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevnes behandling: Meldingen ble tatt til orientering. Tjenesteutvalgets melding nr. 20 ble diskutert og spørsmål i tilknytning til årsrapport for Kvalitetsutvalget 2013 ble besvart av kommunalsjef Bjørn Harry Støle. Tjenesteutvalgets melding nr. 24 ble også diskutert og kommunalsjefen ga en utfyllende orientering om hvordan kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet fungerer i praksis. Side20

21 Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2014/140 Saksbehandler: Anne K Olafsen 12/2014 Kommunestyret Hovedutvalgenes protokoller for mars 2014 Vedlagt følger til orientering protokoller fra: Planutvalgets møte Miljøutvalgets møte Tjenesteutvalgets møte Formannskapets møte Side29

30 Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 Side42

43 Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2011/1084 Saksbehandler: Thorgeir Bjerknes 13/2014 Kommunestyret Reguleringsplan RV23 - status Bakgrunn Søren Falch Zapffe har i mail datert bedt Rådmannen utarbeide en melding til politisk nivå om konsekvensene av Fylkesmannen avgjørelse i samarbeid med tiltakshaver (SVV) og mulig fremdriftsplan for en revidert/ny reguleringsplan. Dette er bakgrunnen for denne meldingen. 1. Kort tilbakeblikk Prosjektet har en lang planhistorie: Gjeldende reguleringsplan for prosjektet ble vedtatt i Det var den gangen tenkt å bygge en rundkjøring utenfor tunnelen på Linnes. I forbindelse med planarbeidet ble det utarbeidet en konsekvensutredning. Denne planen oppfyller ikke dagens krav til utforming av veganlegg, og må derfor revideres. Under utarbeidelse av kommunedelplan for ytre Lier med tilhørende konsekvensutredning for hovedvegsystemet i ytre Lier ble prosjektet rv. 23 Dagslet Linnes tatt inn som en del av denne kommunedelplanen. I vedtaket av kommunedelplanen (november 2007), ble det forutsatt at fjelltunnelen skal forlenges med en 300 meter betongtunnel og krysset på Linnes skal være planskilt og østvendte ramper inne i tunnelen. Etter vedtaket av kommunedelplanen for ytre Lier har vegvesenet sett på ulike utforminger av krysset på Linnes i et forprosjekt. Premissene for utforming av kryssområdet på Linnes ble fastsatt i vedtak av forprosjektet i Lier kommunes kommunestyre 8. mars I vedtaket ble det fastsatt at utvidelsen av dagens rv. 23 i krysset og på strekningen Linnes Gilhus, skal skje på nordsiden av dagens vei. Støytiltak og ny gang- og sykkelveg legges på sørsiden av dagens rv Planprosessen Plan og bygningsloven åpner i 3.7 for at kommunen kan overlate planforberedelser til statlig eller regionale myndigheter, dette ble gjort i forbindelse med reguleringen av RV 23, hvor planforberedelsene ble gjort av SVV (men i nært samarbeide med kommunen). Side47

48 SVV fremmer prosjektet og skal samtidig påse at de veitekniske detaljene i vegutformingen er i henhold til lov, forskrift og retningeslinjer. SVV har ansvar for selv å redegjøre for om tiltaket fanges opp av KU-forskriften, at påkrevde utredninger er gjennomført og at planmaterialet er fullstendig og at medvirkningen har vært i henhold til det som kreves i pbl (dette gjøres i nær dialog med kommunen). SVV la ut plansaken selv til offentlig ettersyn. Kommunen sluttbehandler saken. Kommunen skal kontrollere at en eventuell KU-plikt er oppfylt (Ansvarlig myndighet), at alle påkrevde utredninger er gjennomført, slik at planmaterialet er fullstendig. Kommunen skal påse at det er redegjort for de miljørettslige prinsippene i Naturmangfoldloven og skal vurdere om barn- og unges interesser er ivaretatt i saken, i tillegg til at det er tatt hensyn til universell utforming. Fylkesmannen kontrollerer og påser at saken er tilfredsstillende utredet i forhold til miljøet (naturmangfold, biologisk mangfold, naturtyper m.m ), forurensning og at barn- og unges interesser er ivaretatt. De skal også gi tilbakemelding dersom det er behov for KU. Det er flere årsaker til at man valgte denne behandlingsformen, den viktigste er at SVV har mye erfaring knyttet til planlegging og bygging av veier, videre er dette en plan som omhandler 2 kommuner Røyken og Lier. Det har dessuten vært en løpende orientering fra SVV til kommunestyret. I ettertid ser Rådmannen at en normal planprosess ville vært en bedre løsning da den ville ha involvert den politiske behandlingen i Lier tidligere. 3. Kort oppsummering av Fylkesmannen s 5 konkrete punkter Stilleområder i og rundt Dauderuddalen, ble tatt inn av kommunestyret i forbindelse med behandlingen i juni 2013, og senere presisert til å skulle være under 40dB. Vedtaket lyder Støyskjerm på bru over Dauderuddalen skal være minimum 2 meter høy. Området mellom gamle Drammensbanen og marka sikres i henhold til T1442/2012 for stille områder. Dette er ikke mulig å oppnå ifølge SVV, noe som igjen innebærer at veien ikke kan realiseres med denne reguleringsbestemmelsen. Fylkesmannen har derfor lagt til grunn at kommunen har vedtatt en reguleringsplan som ikke kan gjennomføres. Videre legges det til grunn at vedtaket verken er tilfredsstillende begrunnet eller utredet, og kommunestyrets endring heller ikke har vært på høring. Etter fylkesmannens syn medfører feilene at planen må behandles på nytt av kommunestyret. Midlertidig anleggsvei i Mørkveien. Dette er et forslag som ble tatt inn av kommunestyret i junimøtet og har ikke vært ute på høring. Vedtaket lyder: Mørkveien og eventuelle andre private veier skal vurderes og velges hvis det sannsynlig at man kan komme frem til en avtale om bruk med eier av veien. Bruk av Mørkveien som anleggsvei har ikke vært ute på høring og den inngår heller ikke i plankartet. Det er derfor konflikt mellom plankartet og bestemmelsene Fylkesmannen viser til at vedtaket langt på vei legger opp til en annen løsning enn den som har vært ute på høring ved offentlig ettersyn og framgår av plankartet. Videre legges det til Side48

49 grunn at vedtaket verken er tilfredsstillende begrunnet eller utredet. Etter fylkesmannens syn medfører feilene at planen må behandles på nytt av kommunestyret. Konsekvensutredning Barn og unges interesser Gullaug skole Fylkesmannen er usikker på om KU ene fra 2002 og 2007 er dekkende i forhold til den vedtatte reguleringsplanen. Rådmannen har i sin saksutredning lagt til grunn at disse KU ene er dekkene. Det er spesielt reist spørsmål om forskriftsendringen (i KU forskriften i 2009) er hensyntatt, i tillegg til det forsterkede fokuset på barn og unges interesser som er innført jf. Rundskriv T-2/2008 samt hva innføringen av naturmangfoldloven innebærer. Fylkesmannen ber derfor i brevet om at kommunestyret, kommunens planavdeling og SVV gjør en ny og grundig vurdering av forhold til barn og unge er tilstrekkelig vurdert og om dette fremkommer på en klar og tydelig måte, både ovenfor berørte beboere men også i forhold til kommunestyret Øvrige klageanførsler Fylkesmannen viser til at det også er framsatt en rekke andre klageanførsler i saken. Siden det påklagede vedtaket uansett oppheves, legges det imidlertid til grunn at det ikke er nødvendig å ta stilling til alle anførslene. Fylkesmannen ber imidlertid kommunen nøye vurdere de anførslene som er fremsatt, for å vurdere om det eventuelt er andre feil eller forhold som bør rettes opp ved den fornyede behandlingen av saken. 4. Fremdrift, ny vurdering og kvalitetssikring Planseksjonen i Lier kommune hadde et møte med SVV fredag 28. mars, hvor brevet fra FM ble gjennomgått og det ble fordelt arbeidsoppgaver. Den høyeste prioriterte oppgaven er å kvalitetssjekke den vurderingen som ble foretatt da det ikke ble krevd ny KU, samt sjekke ut at barn og unges interesser er ivaretatt. Dette arbeidet gjøres i tett samarbeidet med SVV og det antas at en bør kunne ha gjort dette innen utgangen av april. Dersom en konkluderer med at KU-kravet er oppfylt eller at denne eventuelt kan forsterkes med en tilleggsutredning (som sendes ut på begrenset høring) vil det være mulig med en ny sluttbehandling i juni mnd. Blir konklusjonen at det må utarbeides en ny KU vil det være vanskelig å se for seg noen sluttbehandling før primo Det vil bli gjennomført kvalitetssikring med ekstern bistand før konklusjon. SVV har tidligere opplyst at det vil være behov for ca. 2,5 år med detaljplanlegging, kontrahering av entreprenører etc. fra endelig stadfestet reguleringsplan til byggestart og de har antydet ca. 4 år byggetid etter det. 5. Situasjonen i Røyken kommune Den vedtatte planen i Røyken kommune er også påklaget og rådmannen har utsatt behandlingen av denne klagen inntil videre. Det betyr at Røyken kommune pr. i dag heller ikke har en stadfestet reguleringsplan. Vedlegg: Brevet fra FM datert Side49

50 Vår dato: Vår referanse: 2014/973 Arkivnr.: Deres referanse: Saksbehandler: Fredrik Harvik Thoresen Lier kommune Postboks LIER Innvalgstelefon: Lier kommune - Detaljregulering for Rv 23 Dagslett - Linnes - Klage på kommunestyrets vedtak VEDTAK Etter en vurdering av klagene fra Statens vegvesen, Øivind Skøien, FAU ved Gullaug skole og Linnesstranda vel er Fylkesmannen kommet til at kommunestyrets behandling av Rv 23 lider av flere alvorlige feil. Fylkesmannen viser i tillegg til at Statens vegvesen anser at støybegrensningene ikke gjør det mulig å bygge veien slik Lier kommunestyre har vedtatt reguleringsplanen. Med hjemmel i forvaltningsloven 34 fjerde ledd opphever Fylkesmannen Lier kommunestyres vedtak 18. juni 2013 om reguleringsplan for Rv 23 Dagslet Linnes som ugyldig. Med hjemmel i forvaltningsloven 34 fjerde ledd opphever Fylkesmannen Lier kommunestyres vedtak 12. november 2013 som ugyldig. Med hjemmel i forvaltningsloven 34 fjerde ledd opphever Fylkesmannen Lier kommunestyres vedtak 4. februar 2014 som ugyldig. Saken returneres Lier kommunestyre for ny behandling. Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven 28 tredje ledd. Fylkesmannen viser til oversendelse mottatt 6. februar og 7. mars Sakens bakgrunn Lier kommunestyre vedtok reguleringsplan for Rv 23 Dagslet Linnes med bestemmelser 18. juni Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no Side50

51 Side 2 av 11 Planen er første utbyggingsetappe i prosjektet Rv 23 Dagslet E18 og tilrettelegger for ny firefelts riksvei fra Dagslet i Røyken kommune til Linnes i Lier kommune. Vedtaket ble påklaget av: Øivind Skøien i brev av 1. september 2013 FAU ved Gullaug skole i brev av 1. september 2013 Linnesstranda vel ved Jon Enkerud i brev av 22. august 2013 Statens vegvesen i brev av 4. juli 2013 Øivind Skøien har hovedsakelig anført: Store deler av tiltaket er ikke tilfredsstillende konsekvensutredet for de alternativer og virkninger som gjør seg gjeldende på tiltaksnivå Det mangler beslutningsrelevante utredninger av konsekvenser for barn og unge, skolevei og støy Vilkårene for unntak fra KU-plikten er ikke oppfylt Støyskjermingstiltakene på brua over Daueruddalen er vedtatt etter en lukket prosess uten medvirkning fra berørte interesser Alternative anleggsveier er ikke drøftet eller konsekvenser utredet Vedtatt anleggsvei er ikke tilfredsstillende konsekvensutredet, og barn og unge har ikke fått anledning til å medvirke Anleggsvei over Kovestad må tas ut av reguleringsplanen Det er ikke klargjort hvordan anleggstrafikk og støyskjerming skal løses Retningslinjer for barn og unge er ikke oppfylt, og det er ikke redegjort for dette Det er ikke tilfredsstillende vurdert hvordan barnas interesser skal ivaretas i arealkonflikter med barn og unge Planvedtaket er i konflikt med temaveileder T-1513 om barn og unge FAU ved Gullaug skole har hovedsakelig anført: Reguleringsplanen er i realiteten et uferdig planforslag Utredningsplikten etter lov og retningslinjer for barn og unge er ikke ivaretatt i planen Det er ikke laget rapport om barn og unges situasjon i influensområdet, til tross for at veianlegget ligger nær Gullaug skole Det er lagt ut ny informasjon etter høringsfristen uten at berørte har hatt mulighet for innsyn eller å fremme sine interesser Det er ikke vist til hvor tidligere konsekvensutredninger fra 2002 og 2007 finnes Det mangler tilleggsutredninger om barn og unge, skolevei og støy Det mangler en god risiko- og sårbarhetsanalyse Det er ingen dokumentasjon i saken på hvordan barna på Gullaug er hørt, eller hvordan de har gitt innspill til barnas talsperson i kommunen Elevrådet og FAU ved Gullaug skole har ikke vært sikret en medvirkningsprosess Det er ikke i planmaterialet redegjort for bruken av Linnesjordet, eller konsekvensene for arealet og barn og unge. Erstatningsarealer er heller ikke vurdert. Støybelastningen ved Gullaug skoles utearealer ligger over grenseverdiene Det er ikke klargjort hvor, hvordan og når anleggstrafikk og støyskjerming skal løses Innholdet i reguleringsbestemmelsene 4.1.b. og 4.8 er ikke tilstrekkelig Side51

52 Side 3 av 11 Linnesstranda vel har hovedsakelig anført: Grunnlaget for høringen var mangelfullt, og planbeskrivelsens tema om støy er endret etter at høringsfristen gikk ut Nye opplysninger om støy burde vært lagt ut til ny høring Støyretningslinjen krever at lokalsamfunnet får delta i prosesser om «stille områder» Plan- og bygningsloven krav til medvirkning i 5-1 er ikke oppfylt Det har vært en lukket prosess om mulige «stille områder» i influensområdet til Rv 23 Flere områder lokalt burde vært aktuelle for vurdering som «stille områder», herunder Gullaug skole og Linnesjordet som bl.a. brukes av barnehagebarn og skolebarn Det er ikke utarbeidet konsekvensutredning for tiltaket Det mangler rapporter om barn og unges situasjon i influensområdet Statens vegvesen har hovedsakelig anført: Innføring av «stille områder» i reguleringsbestemmelsene er ugyldig Det er ikke gjennomført en arealplanprosess i samsvar med støyretningslinjen Det kan ikke knyttes krav til 40 db til disse områdene Det er ikke redegjort for hvorfor akkurat dette området skal defineres som «stille områder» Traseer for anleggstrafikken må velges etter en helhetsvurdering Det er ikke holdbart at regulert anleggsvei ikke kan benyttes dersom det finnes andre grunneiere som er villig til å inngå avtale om en annen anleggsvei Det er usikkerhet rundt om regulert anleggsvei er en gyldig bindende plan Endringen av kommunestyret vil kunne frata vegvesenet rett til å erverve rettigheter som ligger i plankartet Endringen i reguleringsbestemmelsene 4.8 om støytiltak mot skole, lekeplasser, skoleveier og «stille områder» er uklar Klagene ble behandlet av kommunestyret 12. november Kommunestyret traff da følgende vedtak: «1. Klagene fra Linnestranda vel, FAU ved Gullaug skole og Øivind Skøien tas ikke til følge. Saken oversendes Fylkesmannen i Buskerud for videre klagebehandling. 2. Klagen fra Statens vegvesen tas delvis til følge ved at skoleveier tas ut av punkt 13 i kommunestyrets vedtak. Øvrige deler av klagen tas ikke til følge, og oversendes Fylkesmannen i Buskerud for videre behandling. 3. Lier kommunestyre vil presisere: a) Skolen og skolens uteområder skal sikres tilfredsstillende støyforhold, maks 55 db, gjennom skjermingstiltak ved kilden. (Jfr. kommunestyrets vedtakspunkt 7 i møte vedr. reguleringsbestemmelse 4.8 som forutsetter en etterskuddsvis prosess for lokal skjerming av skolen med uteoppholdsareal, som er beregnet å få støy over grenseverdiene.) b) For stille område mellom gamle Drammensbanen og marka er 40 db grenseverdien som var forutsatt i kommunestyrets enstemmige vedtak » Side52

53 Side 4 av 11 Vedtakets punkt 3a) ble påklaget av Statens vegvesen i brev 12. desember Det ble i klagen vist til at de nye støykravene kom inn under klagebehandlingen, uten at det er gjennomført prosess med høring og medvirkning etter plan- og bygningsloven. Denne klagen ble behandlet av kommunestyret 4. februar Klagen ble tatt til følge og punkt 3a) ble opphevet. Punkt 3b) var imidlertid ikke en del av klagebehandlingen i Kommunestyret 4. februar Vedtaket om å oppheve punkt 3a) er påklaget av Linnesstranda vel i brev av 14. februar Klagen er hovedsakelig begrunnet i at: Statens vegvesen har mistet sin klagerett siden klagen ikke er fremsatt innen treukersfristen fra Kommunestyrets vedtak 18. juni 2013 Klagen skulle ikke vært realitetsbehandlet Det er i planvedtaket 18. juni 2013 vedtatt en aksept av at plankart og reguleringsbestemmelsene ikke er helt i samsvar med hverandre Kommunestyrets vedtak 4. februar 2014 går uansett lenger enn vegvesenets klage, med betydelige negative konsekvenser for skolen og derved barn og unge Innstillingen til kommunestyret er basert på feil faktum Nye støyrapporter fra Sweco i januar 2014 viser at støyskjerming ved kilden ikke er urealistisk Lokal støyskjerming, som nå blir stående, har aldri vært konsekvensutredet Kommunestyret kan ikke delegere til administrasjonen å ferdigbehandle klagesaken Kommunen tok ikke klagen til følge. Saken er etter dette oversendt Fylkesmannen for endelig avgjørelse ved kommunens brev 7. mars Fylkesmannen har tatt saken opp til behandling i medhold av plan- og bygningsloven 1-9 jf. delegasjonsfullmakt i rundskriv T-2/09 fra Miljøverndepartementet. Klagene vil bli behandlet samlet av Fylkesmannen. I anledning behandlingen av saken har Fylkesmannen gjennomført et møte med Statens vegvesen 14. mars Referat fra møtet følger vedlagt. Det er også avholdt møte mellom saksbehandler og Øivind Skøien 20. mars Det er ikke ført referat fra dette møtet. Vedlagt følger også referat fra møte mellom Lier kommune, Statens vegvesen og Fylkesmannen som ble avholdt 27. april Så vidt vi kan se er ikke dette referatet tidligere oversendt klagerne. Fylkesmannen vil presisere at vi først mottok kopi av møtereferatet 20. juni 2013, og dokumentet ble da journalført hos oss på vanlig måte. Fylkesmannens merknader Anmodninger om settefylkesmann Samtlige klagere unntatt Statens vegvesen har bedt om at det oppnevnes settefylkesmann. Fylkesmannen har vurdert habilitetsinnsigelsene men er kommet til at det ikke er noe i veien for at saken behandles av Fylkesmannen i Buskerud som klageinstans. Vi kan ikke se at det foreligger forhold i saken som medfører at Fylkesmannen i Buskerud er inhabil, eller at det er i strid med god forvaltningsskikk om vi behandler klagene. Side53

54 Klagerett og klagefrist Statens vegvesen er part i saken. Øvrige klagere har etter Fylkesmannens syn rettslig klageinteresse i saken. Klagerne har dermed adgang til å klage på vedtaket, jf. forvaltningsloven 28. Side 5 av 11 Klagene er fremsatt innen kommunens forlengede klagefrist. Vi anser at også senere klager i saken er fremsatt innen klagefristen. Fylkesmannens kompetanse som klageinstans i plansaker Fylkesmannen understreker at Rv 23- saken behandles som en ordinær klagesak og ikke som en meglingssak. Vi skal således ikke forsøke å megle frem noen løsning i saken. På bakgrunn av de fremsatte klagene skal Fylkesmannen vurdere gyldigheten av kommunestyrets vedtak i forhold til reglene i plan- og bygningsloven og tilhørende regelverk. I henhold til plan- og bygningsloven er det kommunestyret som er plan- og reguleringsmyndighet. Det er kommunestyret som ut fra en helhetsvurdering avgjør hvilke arealer som skal inngå i en reguleringsplan, og hva arealene skal benyttes til, herunder hvordan planen skal utformes. Kommunestyret treffer endelig vedtak om reguleringsplan, herunder også vedtak om reguleringsendring. Fylkesmannens kompetanse i klagesak på reguleringsplan er beskrevet i rundskriv T-8/86 fra Miljøverndepartementet og Kommunal- og regionaldepartementet og i brev av 16. januar 2004 fra Miljøverndepartementet. Hvis det foreligger klare saksbehandlingsfeil som fører til at vedtaket må oppheves, jf. forvaltningsloven 41, kan Fylkesmannen oppheve reguleringsvedtaket og sende saken i retur til kommunen for ny behandling. Fylkesmannen kan ikke treffe et vedtak som medfører en bruk av arealer som ikke har vært gjenstand for høring under planbehandlingen. Vi kan heller ikke foreta endringer som medfører at reguleringsplanen endres i hovedtrekkene. Andre typer endringer i planen kan Fylkesmannen bare gjøre dersom kommunen er enig i endringene. Dette gjelder endringer i realiteten, for eksempel endringer på kart eller i reguleringsbestemmelser. Det er i så fall en forutsetning at saken er tilstrekkelig utredet på dette punktet, og at det ikke foreligger saksbehandlingsfeil ved kommunens behandling av planen. Dersom Fylkesmannen mener det bør gjøres slike endringer og kommunen ikke er enig, må klagesaken oversendes Kommunal- og moderniseringsdepartementet for avgjørelse. Sivilombudsmannen uttalte følgende 9. mars 2010 (sak 2009/2016): «Myndigheten til å vedta reguleringsplaner er ved lov lagt til kommunestyret. I saken her var det tale om å reparere et planvedtak som var beheftet med en ugyldighetsgrunn ved at vesentlige spørsmål ikke var vurdert. En naturlig konsekvens er da at saken måtte ha blitt lagt frem for kommunestyret for at feilen skulle kunne repareres. ( ) Fylkesmannen burde da etter mitt syn sendt saken tilbake til kommunen med anmodning om at kommunestyret vurderte hvorvidt hensynet til barn og unge var tilstrekkelig utredet og ivaretatt i planen. ( ) Side54

55 Side 6 av 11 Etter mitt skjønn er det klart at dette spørsmålet må vurderes av kommunen før det eventuelt blir prøvd på nytt av fylkesmannen som klageinstans. Dette følger av lovens system så vel som de rikspolitiske retningslinjene.» Med disse begrensningene kan Fylkesmannen prøve alle sider av det påklagde vedtak, også det rent skjønnsmessige. Det følger imidlertid av forvaltningsloven 34, 2. ledd, at Fylkesmannen som statlig myndighet skal legge vekt på hensynet til det kommunale selvstyret ved prøving av det frie skjønn. I forarbeidene til bestemmelsen, Ot.prp. nr. 51 ( ) side 41-42, står følgende: «I forhold til klagernes rettssikkerhet er regelen ikke ment å innebære noe signal om mindre prøving av det frie skjønn. Etter forvaltningsloven 34 andre ledd andre punktum skal klageinstansen vurdere alle anførsler fremsatt i klagen. Dette vil fortsatt være tilfelle, men tilføyelsen i 34 andre ledd tredje punktum innebærer at klageinstansen i tillegg til klagers anførsler skal legge vekt på hensynet til det kommunale selvstyre. I praksis vil dette innebære en viss terskel for klageinstansen i forhold til å endre kommunale eller fylkeskommunale vedtak på grunnlag av overprøving av det frie skjønnet.» Fylkesmannen er etter dette pålagt en viss terskel for å endre kommunale vedtak ved overprøving av det frie skjønnet. Dette er også fastslått av Høyesterett i «Trallfadommen», Rt s Vurdering av klagene «Stille områder» Støy fra veitrafikk bør i henhold til støyretningslinje T-1442/2012 ikke overstige Lden 55 db for bebyggelse med støyfølsomme bruksformål og uteoppholdsareal. For «stille områder» er grensen enten Lden 40 db eller Lden 50 db, avhengig av områdets karakter, jf. støyretningslinjen T Når det gjelder «stille områder» er dette i Miljødirektoratets veileder M definert slik: «Stille områder er områder som kommunen vurderer som verdifulle friområder, frilufts- og rekreasjonsområder for befolkningen hvor stillhet er en ressurs». Kommunestyret endret innholdet i reguleringsbestemmelsene 6.1 og vedtok følgende formulering i reguleringsbestemmelsene den 18. juni 2013: «Støyskjerm på bru over Dauderuddalen skal være minimum 2 meter høy. Området mellom gamle Drammensbanen og marka sikres i henhold til T1442/2012 for stille områder» I kommunestyremøte 12. november 2013 presiserte kommunestyret vedtaket slik: «For stille område mellom gamle Drammensbanen og marka er 40 db grenseverdien som var forutsatt i kommunestyrets enstemmige vedtak » Side55

56 Fylkesmannen anser at planen med dette er endret på et vesentlig område i forhold til forslaget som lå ute til offentlig ettersyn. Statens vegvesen har i brev 27. september 2013 særlig vist til at: Side 7 av 11 «Støyberegningene viser at store deler av dette området får et støynivå på mellom Lden40 og 50 db. Det vil i praksis være umulig å skjerme støyen til under Lden 40 db i det aktuelle området med tiltak langs vegen. For støyskjerming av større områder som dette er det heller ikke aktuelt med lokale støytiltak. Hvis kommunes vedtak av reguleringsbestemmelse blir stående medfører det at det ikke er mulig å bygge vegen som vedtatt i reguleringsplanen. Skal kravene oppfylles må vegen planlegges på nytt med langt mer tunnel enn det som ligger i den vedtatte reguleringsplanen. Dette vil også øke kostnadene med flere hundre millioner kroner. Dette er uakseptabelt for Statens vegvesen» (vår utheving). Fylkesmannen hadde møte med Statens vegvesen 14. mars 2014, og vegvesenet bekreftet i møtet at det ikke er mulig å bygge Rv 23 slik den er vedtatt. Fylkesmannen legger således til grunn at Lier kommunestyre har vedtatt en reguleringsplan for Rv 23 som ikke kan bli gjennomført. Etter Fylkesmannens syn er dette i seg selv grunn til at planen bør behandles på nytt av kommunestyret. Vi viser i denne forbindelsen også til uttalelse fra Sivilombudsmannen 18. oktober 2013 vedrørende E 39 i Rogaland (sak 2012/136) der ombudsmannen uttaler: «Jeg stiller meg undrende til vedtakelse av en reguleringsplan som angivelig ikke vil «kunne bli gjennomført», og jeg anbefaler at Fylkesmannen i Vest-Agder også ser på dette forholdet ved sin nye behandling av saken». Fylkesmannen bemerker at Kommunestyrets vedtak ikke fremstår som utredet eller begrunnet på dette punktet. Dette er i strid med forvaltningslovens bestemmelser om at saken skal være så godt opplyst som mulig ( 17) og kravet til begrunnelse ( 24 og 25). Bestemmelsen har heller ikke vært på høring og det har ikke vært lagt opp til medvirkning verken fra beboerne i området eller fra Statens vegvesen. Dette er brudd på grunnleggende krav til planprosessen, se pbl. 5-1, 5-2 og Etter Fylkesmannens syn medfører feilene at planen må behandles på nytt av kommunestyret. Midlertidig anleggsvei Det er i plankartet regulert en midlertidig anleggsvei fra Gullaugkleiva til Kovestad (tunnelåpningen). Denne er i hovedsak i samsvar med reguleringsplanen fra Kommunestyret vedtok følgende tillegg i punkt 9 i kommunestyrets vedtak den 18. juni 2013: «Som en del av planen for anleggsfasen, ref. reguleringsbestemmelsenes 4.1.b. skal alternative traseer til Gullaugkleiva vurderes og dokumenteres. Mørkveien og eventuelt andre private og offentlige veier skal vurderes og velges hvis det er sannsynlig at man kan komme frem til en avtale om bruk med eier av vei. Anleggstiden gjøres kortest mulig». I etterfølgende brev 21. august 2013 har administrasjonen utdypet innholdet i vedtaket slik: Side56

57 Side 8 av 11 «Administrasjonen mener man i utgangspunktet må forstå bestemmelsen slik at alternative traseer skal velges så framt man oppnår enighet om rett til bruk, uavhengig av om denne faktisk er et bedre alternativ enn den regulerte traseen eller ikke. Det må imidlertid innfortolkes en forutsetning om at den alternative traseen faktisk er egnet som anleggsvei. Hvis den er egnet og man oppnår rett til bruk av veien, skal denne traseen velges fremfor den regulerte». Fylkesmannen er enig med Statens vegvesen i at kommunestyrets vedtak punkt 9, slik det er formulert, fremstår som problematisk sett i lys av at anleggsveien faktisk er regulert inn på plankartet. Innholdet i vedtaket retter seg også mot et sentralt punkt for beboerne i området, nemlig hvordan anleggstrafikken skal løses. Fylkesmannen bemerker at Kommunestyrets vedtak ikke fremstår som utredet eller begrunnet på dette punktet. Dette er i strid med forvaltningslovens bestemmelser om at saken skal være så godt opplyst som mulig ( 17) og kravet til begrunnelse ( 24 og 25). Bestemmelsen har heller ikke vært på høring og det har ikke vært lagt opp til medvirkning verken fra beboerne i området eller fra Statens vegvesen. Dette er brudd på grunnleggende krav til planprosessen, se pbl. 5-1, 5-2 og Etter Fylkesmannens syn går vedtaket langt i å binde opp valget av anleggsvei til andre løsninger enn det som faktisk er vedtatt i plankartet, jf. formuleringen «skal vurderes og velges». Planen legger således langt på vei opp til en annen løsning enn den som har vært ute på høring ved offentlig ettersyn. Dette er etter Fylkesmannens syn problematisk, og etterlater inntrykk av at dette forholdet er for dårlig utredet før kommunestyret traff sitt vedtak. Mørkveien er nevnt som et alternativ som skal velges før den regulerte løsningen. Det fremgår imidlertid ikke av vedtaket hvilke konsekvenser dette eventuelt vil få, verken for beboere i området eller for barn og unges interesser. Fylkesmannen merker seg Rådmannens syn om at hovedhensikten med planen er å regulere ny Rv 23, ikke å regulere den midlertidige anleggsfasen. Vi kan imidlertid ikke se at dette i seg selv gir grunn til å se bort fra den problematiske løsningen anleggsveien nå har fått i vedtatt plan. Saksbehandlingsfeilene medfører etter Fylkesmannens syn at planen må behandles på nytt av kommunestyret. Konsekvensutredning Barn og unges interesser Gullaug skole I forbindelse med behandlingen av saken har Fylkesmannen innhentet følgende dokumenter, i tillegg til de dokumentene som tilhører selve plansaken fra 2013 (3400 sider): - Konsekvensutredning av Rv 23 Linnes Dagslet, juni Konsekvensutredning av hovedvegsystemet i ytre Lier, juni Temarapport nærmiljø og friluftsliv, juni Temarapport vegtrafikkstøy, juni 2007 Det er på det rene at den nye 2013-planen ikke er konsekvensutredet. Det er imidlertid tidligere gjennomført konsekvensutredning i 2002 og i Side57

58 Forskrift om konsekvensutredninger stiller krav om konsekvensutredning for denne reguleringsplanen, jf. forskriften 2 f) og vedlegg 1 punkt 27/28. Side 9 av 11 Det er imidlertid i forskriften 2 annet ledd gjort unntak for krav om konsekvensutredning dersom: «det konkrete tiltaket er konsekvensutredet på et høyere plannivå og der reguleringsplanen er i samsvar med overordnet plan» Fylkesmannen bemerker således at det etter forskriftens ordlyd som utgangspunkt ikke fremstår som tilstrekkelig at den forrige reguleringsplanen av 2003 ble konsekvensutredet i 2002, jf. kravet om «høyere plannivå». Fylkesmannen har gjennomgått konsekvensutredningen fra Delrapportene fra 2002 er imidlertid ikke innhentet av oss. Det er derfor uklart for oss om konsekvensutredningen fra 2002 er dekkende i forhold til den reguleringsplanen som nå er vedtatt i Når det gjelder konsekvensutredningen fra 2007 er det også uklart for oss om denne kan sies å være tilstrekkelig eller dekkende for reguleringsplanen slik den er vedtatt i juni Vi bemerker imidlertid at denne konsekvensutredningen tar for seg veisystemet i hele ytre Lier, altså et langt større område enn ny Rv 23. Fokus i utredningen synes dessuten å være på valg av trase. Vi har for øvrig ikke hatt samtlige delrapporter tilgjengelig ved behandlingen av saken. Fylkesmannen viser til klagernes bemerkninger om at dette materialet ikke er gjort tilgjengelig under planprosessen og høringen i Etter Fylkesmannens syn gjør dette det vanskelig for berørte å vurdere hvordan konsekvensutredningene er lagt til grunn for, og har påvirket de løsninger som er valgt, i reguleringsplanen for Klagerne har bl.a. vist til at KU fra 2007 sier at skoleveier må sikres spesielt, og at dette ikke er fulgt opp i den vedtatte planen. Klagerne har da spesielt pekt på Gullaugkleiva som eneste mulige vei til skole og fritidsaktiviteter for mange barn, og at konsekvensene for barn og unge ikke er tilstrekkelig utredet ved valget av anleggsvei. Som planmyndighet plikter kommunen å ta stilling til spørsmålet om konsekvensutredning er påkrevet eller ikke. Vi ser at kommunen i denne forbindelsen har vist til at det er gjennomført konsekvensutredninger i 2002 og Vi kan imidlertid ikke se at kommunen på tilfredsstillende måte har vurdert om konsekvensutredning likevel er påkrevet i saken, eller om tidligere konsekvensutredninger er dekkende i forhold til 2013-planen. Kommunen synes heller ikke på en tilfredsstillende måte å ha vurdert om endringer i regelverket gjør det påkrevet med ny konsekvensutredning. Fylkesmannen vil særlig peke på tre forhold som burde vært vurdert. Det ene er det faktum at det er gjort endringer i regelverket om konsekvensutredninger, jf. ny forskrift om konsekvensutredninger av 1. juli Det andre er Miljøverndepartementets forsterkede fokus på barn og unges interesser i planleggingen, jf. rundskriv T-2/2008 om barn og planlegging (nå oppdatert i temaveileder T-1513). Det tredje er nye støy- og miljøkrav, herunder innføring av naturmangfoldloven. Vi bemerker at oppstart av planarbeidet ble varslet 7. mars Side58

59 Side 10 av 11 Flere av klagerne i saken har etterlyst en vurdering av planens konsekvenser for barn og unges situasjon i influensområdet. Fylkesmannen har derfor gjennomgått konsekvensutredningene fra både 2002 og 2007 med særlig fokus på dette. Vi har også gjennomgått planbeskrivelsen, uttalelsen fra kommunens barnerepresentant, innstillingen til kommunestyret m.m. Sett i lys av at forholdet til barn og unge bør være et sentralt tema i en konsekvensutredning, stiller vi spørsmål ved om konsekvensene for barn og unge er tilfredsstillende vurdert, vektlagt og fremhevet i forhold til den planen som nå er vedtatt. Vi ber derfor kommunestyret, kommunens planavdeling og Statens vegvesen gjøre en ny og grundig vurdering av om forholdet til barn og unge er tilstrekkelig vurdert og om dette fremkommer på en klar og tydelig måte, både overfor berørte beboere, men også i forhold til kommunestyret. Barn og unges interesser skal utredes og vektlegges særskilt under planbehandlingen, og det er ikke i seg selv tilstrekkelig om planen eventuelt totalt sett på sikt vil kunne føre til bedre forhold for barn og unge samlet sett. Vi anser at det er skjedd feil i kommunestyrets behandling av planen så lenge ikke spørsmålet om konsekvensutredning er tilfredsstillende vurdert. Før kommunestyret behandler planen på nytt, ber vi om en grundig vurdering av om det er påkrevet med ny konsekvensutredning eller ytterligere delutredninger i saken. Kommunen må også vurdere behovet for å utrede nærmere forholdet til anleggsvei og eventuelt «stille områder». Fylkesmannen understreker at når kommunestyret ønsker å endre planen på viktige områder, er det viktig at kommunestyret sender planforslaget tilbake til planutvalget og planavdelingen for ytterligere behandling, før planen sluttbehandles i kommunestyret. Øvrige klageanførsler Det er i tillegg fremsatt en rekke andre klageanførsler i saken. Siden det påklagede vedtaket uansett oppheves, er det ikke nødvendig for Fylkesmannen å ta stilling til alle anførslene. Vi ber imidlertid kommunen nøye vurdere de anførslene som er fremsatt, for å vurdere om det eventuelt er andre feil eller forhold som bør rettes opp ved den fornyede behandlingen av saken. Det er nå svært viktig at saken kommer «på rett spor», og at det videre planarbeidet følger plan- og bygningslovens og forvaltningslovens regler. Klagerne har spesielt pekt på at utvidet varsel om oppstart 11. januar 2013, som bl.a. omfatter areal for anleggsveier, ikke ble kunngjort i noen avis. I tillegg er det pekt på at det under høringen lå ute feil støysonekart, og at det er snakk om store avvik i forhold til korrekt støysonekart. Side59

60 Side 11 av 11 Konklusjon Fylkesmannen er kommet til at reguleringsplan for Rv 23 Dagslett Linnes er behandlet i strid med bestemmelsene i plan- og bygningsloven og forvaltningsloven. Vedtaket om godkjenning av reguleringsplanen lider av feil og mangler som medfører at planvedtaket er ugyldig. Vedtaket oppheves derfor, og planen må behandles på nytt av kommunestyret. Vi anser at feilene også gjør seg gjeldende for Kommunestyrets vedtak 12. november 2013 og 4. februar Disse vedtakene oppheves derfor. Dette sikrer i tillegg at kommunestyret kan gjøre en fullstendig ny behandling av planen, uavhengig av tidligere behandlinger. Med hilsen Helen Bjørnøy Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift Bente Nyegaard Fjell Vedlegg: Møtereferat 14. mars 2014 Møtereferat 27. april 2013 Kopi til: Røyken kommune Rådhuset 3440 RØYKEN Øivind Skøien Gullaugkleiva GULLAUG Linnesstranda vel v/jon Enkerud Linnesstranda GULLAUG FAU Gullaug skole v/trude Andresen Pb LIER Statens Vegvesen region sør Pb. 723 Stoa 4808 ARENDAL Side60

61 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2013/5329 Arkiv: Saksbehandler: Einar Jørstad Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/2014 Administrasjonsutvalget /2014 Formannskapet /2014 Kommunestyret Etablering av VIVA IKS (Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap) Formannskapets innstilling til kommunestyret: 1. Med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper, med virkning fra 1.juli 2014, etableres Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS) for å løse kommunene Hurum, Lier og Røykens vei-, vann og avløpstjenester. 2. Forslaget til selskapsavtale for VIVA vedtas. Prosjektstyret for Etableringsprosjektet er interimstyre for selskapet fram til representantskapet i VIVA har valgt ordinært styre. Interimsstyret gis fullmakt til å ansette daglig leder til selskapet og til å fatte beslutning om lokalisering av hovedkontor. 3. Kommunene skal fortsatt eie vann- og avløpsanleggene hver for seg. Det utarbeides forslag til forvaltningsavtaler mellom den enkelte kommune og VIVA, og forslag til eierstrategi med målsetninger for VIVA, som fremmes for politisk behandling i innen 1.juli Modellen for eierskap til infrastrukturen skal evalueres av selskapet i samråd med eierne innen 3 år fra etableringstidspunktet. 4. På etableringstidspunktet gjennomføres virksomhetsoverdragelse av medarbeidere i de aktuelle tjenestene i de tre kommunene til VIVA. VIVA meldes inn i KS. 5. Maskiner og utstyr tilhørende veiområdet takseres og overdras VIVA etter fastsatt takst, maskiner og utstyr på vann- og avløpsområdet overdras VIVA etter bokført verdi. Omstillingen til selskapsdrift skal være gjennomført innen årsskiftet 2014/2015, og det føres selvstendig regnskap for VIVA fra VA-fondene overføres VIVA og inngår som likviditet for selskapet. Ved etablering av selskapet gjøres det i tillegg følgende innskudd i samsvar med kommunenes eierandel: o Hurum kommune kr o Røyken kommune kr o Lier kommune kr Side61

62 7. Selskapet gis en øvre låneramme på 75 mill kr. Formannskapets behandling: Lars Haugen (FRP) fremmet følgende forslag til nytt pkt. 1: «Det opprettes et interkommunalt selskap til utføring av bestiller-funksjonen innen vei-, vannog avløpsektoren. Den øvrige del av vann-, vei- og avløpstjenesten organiseres i aksjeselskap.» Forslaget falt da det fikk 1 stemme (FRP) mot 12 stemmer (4H,4AP,KRF,SP,SV,V) avgitt for administrasjonsutvalgets vedtak. Pkt. 2 7 ble vedtatt enstemmig. Administrasjonsutvalgets vedtak: 8. Med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper, med virkning fra 1.juli 2014, etableres Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS) for å løse kommunene Hurum, Lier og Røykens vei-, vann og avløpstjenester. 9. Forslaget til selskapsavtale for VIVA vedtas. Prosjektstyret for Etableringsprosjektet er interimstyre for selskapet fram til representantskapet i VIVA har valgt ordinært styre. Interimsstyret gis fullmakt til å ansette daglig leder til selskapet og til å fatte beslutning om lokalisering av hovedkontor. 10. Kommunene skal fortsatt eie vann- og avløpsanleggene hver for seg. Det utarbeides forslag til forvaltningsavtaler mellom den enkelte kommune og VIVA, og forslag til eierstrategi med målsetninger for VIVA, som fremmes for politisk behandling i innen 1.juli Modellen for eierskap til infrastrukturen skal evalueres av selskapet i samråd med eierne innen 3 år fra etableringstidspunktet. 11. På etableringstidspunktet gjennomføres virksomhetsoverdragelse av medarbeidere i de aktuelle tjenestene i de tre kommunene til VIVA. VIVA meldes inn i KS. 12. Maskiner og utstyr tilhørende veiområdet takseres og overdras VIVA etter fastsatt takst, maskiner og utstyr på vann- og avløpsområdet overdras VIVA etter bokført verdi. Omstillingen til selskapsdrift skal være gjennomført innen årsskiftet 2014/2015, og det føres selvstendig regnskap for VIVA fra VA-fondene overføres VIVA og inngår som likviditet for selskapet. Ved etablering av selskapet gjøres det i tillegg følgende innskudd i samsvar med kommunenes eierandel: o Hurum kommune kr o Røyken kommune kr o Lier kommune kr Selskapet gis en øvre låneramme på 75 mill kr. Administrasjonsutvalgets behandling: Side62

63 Rådmannens forslag til vedtak ble fremmet og vedtatt enstemmig. Rådmannens forslag til vedtak: 15. Med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper, med virkning fra 1.juli 2014, etableres Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS) for å løse kommunene Hurum, Lier og Røykens vei-, vann og avløpstjenester. 16. Forslaget til selskapsavtale for VIVA vedtas. Prosjektstyret for Etableringsprosjektet er interimstyre for selskapet fram til representantskapet i VIVA har valgt ordinært styre. Interimsstyret gis fullmakt til å ansette daglig leder til selskapet og til å fatte beslutning om lokalisering av hovedkontor. 17. Kommunene skal fortsatt eie vann- og avløpsanleggene hver for seg. Det utarbeides forslag til forvaltningsavtaler mellom den enkelte kommune og VIVA, og forslag til eierstrategi med målsetninger for VIVA, som fremmes for politisk behandling i innen 1.juli Modellen for eierskap til infrastrukturen skal evalueres av selskapet i samråd med eierne innen 3 år fra etableringstidspunktet. 18. På etableringstidspunktet gjennomføres virksomhetsoverdragelse av medarbeidere i de aktuelle tjenestene i de tre kommunene til VIVA. VIVA meldes inn i KS. 19. Maskiner og utstyr tilhørende veiområdet takseres og overdras VIVA etter fastsatt takst, maskiner og utstyr på vann- og avløpsområdet overdras VIVA etter bokført verdi. Omstillingen til selskapsdrift skal være gjennomført innen årsskiftet 2014/2015, og det føres selvstendig regnskap for VIVA fra VA-fondene overføres VIVA og inngår som likviditet for selskapet. Ved etablering av selskapet gjøres det i tillegg følgende innskudd i samsvar med kommunenes eierandel: o Hurum kommune kr o Røyken kommune kr o Lier kommune kr Selskapet gis en øvre låneramme på 75 mill kr. Rådmannens saksutredning: Sammendrag: Utredningsprosjektet leverte sin innstilling til politisk nivå i de tre kommunene før sommeren 2013, og anbefalte etablering av samarbeid i form av et interkommunalt selskap for utførelse av kommunenes oppgaver inne vei-, vann og avløp. I september 2013 vedtok kommunestyrene i de tre kommunene å iverksette et etableringsprosjekt med sikte på etablering av Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS). Side63

64 Med dette som bakgrunn er det i etableringsprosjektet til nå utarbeidet og utredet følgende som grunnlag for endelig beslutning om etablering av VIVA: o Avtalegrunnlag for etablering og eierstyring er utarbeidet o Spørsmålet om eierskap til vann- og avløpsanleggene er utredet o Modell for fortsatt politisk styring av tjenestene er utredet o Økonomiske forhold er utredet og det er beregnet foreløpig åpningsbalanse for VIVA o Det er utarbeidet risikoanalyse for etableringen av VIVA o Det er utredet hvordan brannberedskap i Hurum kan ivaretas ved etablering av VIVA Det anbefales at kommunen fortsatt eier infrastrukturen på vann- og avløpsområdet. Det har ikke vært ansett som noen aktuell problemstilling å endre på eierskap på veisiden, da eierskapet til veigrunn kan være en kompleks sak som involverer ulike eiere. VIVA kan få de nødvendige fullmakter til å forvalte og drifte infrastrukturen gjennom en forvaltningsavtale med den enkelte kommune. I utredningsarbeidet er det lagt vekt på å sikre en enkel og tydelig struktur i eierstyringen. Selskapsavtalen legger de grunnleggende rammene for hvordan VIVA skal styres og virke. Videre bør det nedlegges et arbeid i å få på plass en god eierstrategi, som klargjør retningen som selskapet skal styres i og hvilke målsettinger det skal rapporteres tilbake til kommunene på. Eierstrategien skal i tillegg inneholde et årshjul med sentrale eierstyringspunkter knyttet til budsjettering og rapportering til kommunene. Mer strukturert og langsiktig planlegging er en viktig del av det å ivareta forvalteransvaret som kommunene har. Tjenestene og aktiviteten i VIVA skal styres av kommunene gjennom hovedplaner, normer, budsjetter, gebyrnivå og avtaler om driftsnivå som skal besluttes på politisk nivå. Selskapet skal være kommunenes fagressurs i styring av tjenestene, og skal i nært samarbeid med administrasjonen i den enkelte kommune utarbeide saksgrunnlag og forslag til politisk nivå. Brannberedskapen i Hurum er i dag organisert som en felles vaktordning med vann- og avløpstjenesten. Denne løsningen kan fortsette som en løsning ved etablering av VIVA. Kostnadene og gevinstene ved etablering i VIVA må deles opp i langsiktige og kortsiktige kostnader og gevinster. De langsiktige gevinstene ble beskrevet i prosjektrapporten fra utredningsprosjektet i 2013 og bør beregnes nærmere på grunnlag av målene som settes for VIVA i en eierstrategi. De kortsiktige kostnadene og gevinstene kan igjen deles opp i følgende: 1. Umiddelbare etableringskostnader for kommunene 2. Inntekter fra overdragelse av maskiner og utstyr 3. Bortfall av finansiering til indirekte kostnader og fellesfunksjoner på vei-, vann- og avløpsområdet i kommunene 4. Kostnader for omstilling av tjenestene i VIVA Etableringskostnader for kommunene (i 1000 kr) Kommune Innskudd Andel andre etabl.kostnader Total kostnad Hurum kommune Side64

65 Lier kommune Røyken kommune Total Ved overføring av økonomien for de aktuelle områdene til selskapet overdras også maskiner og utstyr. Maskiner som er anført på vann- og avløpsområdet overdras til bokført verdi, og maskiner på vei-området overdras etter fastsatt takst. Den foreløpige verdivurderingen av maskiner og utstyr viser at dette vil gi selskapet en gjeld til kommunene på henholdsvis 11,6 mill kr (Lier), 2,3 mill kr (Røyken) og 4,5 mill kr (Hurum). Bakgrunn, mandat og saksbeskrivelser Det har tidligere vært utredet vann- og avløpssamarbeid i 9 kommuner i regi av Drammensregionen. Det ble imidlertid ikke etablert noe vann og avløpssamarbeid etter utredningsprosessen med de 9 kommunene, og med det som bakgrunn valgte kommunene Hurum, Lier og Røyken i 2012 å igangsette et nytt utredningsprosjekt. Det nye utredningsprosjektet, Kommunalteknisk samarbeidsutredning, ble gjennomført i løpet av vinteren og våren Utredningsprosjektet leverte sin innstilling til politisk nivå i de tre kommunene før sommeren 2013, og anbefalte etablering av samarbeid i form av et interkommunalt selskap for utførelse av kommunenes oppgaver inne vei-, vann og avløp. I september 2013 vedtok kommunestyrene i de tre kommunene å iverksette et etableringsprosjekt med sikte på etablering av Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS). Hovedbegrunnelsen for etablering av VIVA er gjengitt i prosjektrapporten fra utredningsprosjektet i 2013: Det anbefales å etablere et interkommunalt selskap organisert som IKS, som overtar alle oppgaver med produksjon av vann-, avløps- og veitjenestene fra kommunene. [ ] Hovedbegrunnelsen for anbefalingen om samarbeid er de store utfordringene som spesielt VA-sektoren står overfor. Dette vil kreve betydelig ingeniørkompetanse. En større, mer spesialisert og profesjonell virksomhet har bedre mulighet til å rekruttere kompetanse og løse framtidsutfordringene enn kommunene hver for seg. Selv om det er utfordringene på vann- og avløpssektoren som er driveren for å etablere samarbeidet, anbefales det at oppgavene med drift og investering på veiområdet også overføres til selskapet. Veiområdet trenger mye av den samme kompetansen som VA og det er stordriftsfordeler i samarbeid om planlegging, prosjektering, drift og bruk av maskiner og utstyr med VA. Mandatet for Etableringsprosjektet er utarbeidet ved en sammenstilling av vedtakene fra de tre kommunestyrene i september 2013: Det iverksettes et etableringsprosjekt for etablering av interkommunalt samarbeid for å løse Hurum, Lier og Røykens oppgaver innenfor vei, vann og avløp: 1. Det tas sikte på å etablere et selskap med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper, som gis navnet Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS). Side65

66 2. Selskapet skal ha som formål å utføre Hurum, Lier og Røykens oppgaver knyttet til planlegging, bestilling, investering, prosjektering, tjenesteproduksjon og innbyggerkontakt på områdene vei, vann og avløp. Selskapet gis ambisjoner for økonomiske stordriftsfordeler, kvalitetsstyring og sertifisering, og bedre driftssikkerhet for infrastrukturen. 3. Selskapet skal etableres og være i operativ drift fra og med 1.juli Samarbeidet etableres som et tiltak for å finne kostnadseffektive løsninger på de utfordringene kommunene står overfor i produksjon av tjenester i tråd med dagens lovverk innen VA-sektoren, og fremtidige utfordringer innen både vei, vann og avløp. Økt kostnadseffektivitet skal oppnås med gode faglige miljøer, kvalitativt gode løsninger og i form av konkrete ambisjoner for mer effektiv prosjektering og drift. 5. Etableringsprosjektet gis en økonomisk gjennomføringsramme på kr 2,5 mill, der hver kommune bidrar med kr Det anmodes Regionsrådet om prioritering av skjønnsmidler fra Fylkesmannen til inndekking av resterende kostnader på kr Etableringsprosjektet gjennomføres som et samarbeid etter Kommunelovens 27 med eget styre og vedtekter. Rådmennene representerer kommunene i etableringsstyret, fram til IKSet etter Lov om interkommunale selskaper er opprettet. 7. Det foretas formelle drøftinger etter Arbeidsmiljølovens kap. 8. Reslultatet av disse drøftingene skal foreligge før endelig politisk behandling av saken. 8. Det forutsettes at den enkelte kommune fremdeles har full styring over normer, budsjetter, gebyrer, hovedplaner og lignende. 9. Brannberedskapen i Hurum kommune skal ivaretas i det kommunaltekniske samarbeidet. Med dette som bakgrunn er det i Etableringsprosjektet til nå utarbeidet og utredet følgende: o Utarbeidet forslag til selskapsavtale o Utredet eierskap til infrastruktur o Utredet behov for eierstrategi og forvaltningsavtaler o Utredet og beskrevet modell for fortsatt politisk styring av tjenestene o Utredet og beskrevet ulike økonomiske forhold som er direkte eller indirekte knyttet til selskapsetableringen, herunder etableringskostnader o Beregnet åpningsbalanse for VIVA o Utarbeidet risikoanalyse for etablering av VIVA o Utredet hvordan brannberedskapen i Hurum kan opprettholdes ved etablering av VIVA Informasjon, medvirkning og virksomhetsoverdragelse Etableringsprosjektet har vært organisert med tillitsvalgte som representanter og deltakere i prosjektgrupper. I prosjektstyret har det vært en felles tillitsvalgtrepresentant med vararepresentant. Side66

67 De tre kommunene har hatt ulike prosesser knyttet til informasjon og dialog mellom arbeidsgiver og de ansatte. Siden februar 2014 har kommunene sikret lik informasjon om hva som skjer ved virksomhetsoverdragelsen, og hvordan arbeidsgiverne forholder seg til de spørsmålene de ansatte har hatt. I februar ble det gjennomført to ulike felles informasjonstiltak: 1. Det ble avholdt et felles informasjonsmøte for alle de ansatte i de tre kommunene. På oppfordring fra de ansatte var arbeidsrettsjurist Bjørn Jacobsen invitert til å innlede om ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Både arbeidsgiver i kommunene (ved rådmennene) og arbeidsrettsjuristen var i tillegg tilgjengelig for å besvare spørsmål. 2. Det ble utarbeidet et notat med skriftlig svar på alle de spørsmålene som prosjektet har mottatt/registrert vedrørende de ansattes rettigheter og virksomhetsoverdragelse. Notatet ble sendt ut til alle ansatte i de tre kommunene. Kommunene som arbeidsgiver har hatt ansvaret for gjennomføring av drøftingsmøter med de tillitsvalgte i egen kommune. Fram til mars 2014 har ble det gjennomført to slike møter i hver kommune, med vekt på tidlig informasjon og medvirkning. Referatene fra drøftingsmøtene er vedlagt. Ved etablering gjennomføres det virksomhetsoverdragelse av de ansatte fra kommunen til VIVA. Virksomhetsoverdragelsen skal følge arbeidsmiljølovens bestemmelser. VIVA meldes inn i KS. Eierskap til infrastrukturen Det har ikke vært ansett som noen aktuell problemstilling å endre på eierskap på veisiden, da eierskapet til veigrunn kan være en kompleks sak som involverer ulike eiere. For infrastrukturen på vann- og avløpsområdet (vannledninger, avløpsledninger, pumpestasjoner, renseanlegg osv.) har det imidlertid vært viktig å avklare om det er kommunen eller selskapet som skal stå som infrastruktureier. Utredningsarbeidet har ikke klart å påvise noen klare fordeler med å overdra infrastrukturen til selskapet. Det er i tillegg knyttet utfordringer til en overdragelse av anleggene. I tillegg kan det anses som en trygghet at samfunnskritisk infrastruktur eies av den enkelte kommune, og at beslutninger om investeringer i infrastruktur er et lokalpolitisk anliggende. VIVA kan få de nødvendige fullmakter til planlegging, forvaltning, investering, drift og vedlikehold av infrastrukturen gjennom en forvaltningsavtale med den enkelte kommune. Eierstyring og lokaldemokrati Lokaldemokratiet kommunene skal være basis både i eierstyring og tjenestestyring i VIVA. Veier, vann- og avløpsanlegg utgjør en viktig del av infrastrukturen i lokalsamfunnet, og forvaltningen av denne infrastrukturen er et lokalpolitisk ansvar. Selskapsdannelse innebærer at en del av den overordnede planleggingen og styringen av tjenesten må formaliseres og struktureres, blant annet gjennom hovedplaner for hvert tjenesteområde. I lokalsamfunn med stor grad av utbyggingspress og hvor det satses stadig mer på sentrums- og byutvikling blir god planlegging av infrastruktur stadig viktigere. Mer strukturert og langsiktig planlegging er derfor en viktig del av det å ta det forvalteransvaret som kommunen har. Eierstyringen av VIVA skal bygge på gode eierstyringsprinsipper og tydelige målsettinger som grunnlag for rapportering. I utredningsarbeidet er det lagt vekt på å sikre en enkel og Side67

68 tydelig struktur i eierstyringen. Selskapsavtalen legger de grunnleggende rammene for hvordan VIVA skal styres og virke. Videre er det beskrevet at det bør nedlegges et arbeid i å få på plass en god eierstrategi, som klargjør retningen som selskapet skal styres i og hvilke målsettinger det skal rapporteres tilbake til kommunene på. Eierstrategien bør i tillegg inneholde et årshjul med sentrale eierstyringspunkter knyttet til budsjettering og rapportering til kommunene. Tjenestene og aktiviteten i VIVA skal styres av kommunene gjennom hovedplaner, normer, budsjetter, gebyrnivå og avtaler om driftsnivå som skal besluttes på politisk nivå. Selskapet skal være kommunenes fagressurs i styring av tjenesten, og skal i nært samarbeid med administrasjonen i den enkelte kommune utarbeide saksgrunnlag og forslag til politisk nivå. Det skal altså ikke være fagkompetanse eller bestillingskompetanse igjen i kommunene, da det er forutsatt å være mest hensiktsmessig å samle all kompetansen i VIVA. Aktivitet og tjenesteutøvelse vil følge av det som er besluttet gjennom politiske vedtak fattet på bakgrunn av forslag til planer, styringsdokumenter og avtaler fra VIVA. Uttreden og opphør av VIVA kan finne sted når en av kommunene ikke ønsker å delta i samarbeidet, og vilkårene følger av selskapsavtalen. Ettersom maskiner og utstyr gjøres opp ved etablering, vil uttreden kun medføre et oppgjør i tråd med kommunens eierandel i selskapet. Brannberedskapen i Hurum kommune Brannberedskapen i Hurum er i dag organisert som en felles vaktordning med vann- og avløpstjenesten. Denne løsningen kan fortsette som en løsning ved etablering av VIVA, og detaljer bør avklares og sikres i egen avtale mellom Hurum kommune og selskapet. En slik avtale må innebære at Hurum dekker de direkte kostnadene som følger av denne løsningen, beregnet til litt under 0,5 mill kr i året. Beredskapsløsningen vil i tillegg innebære at personellet fra Hurum bare delvis kan brukes fleksibelt av selskapet på tvers av kommunegrensene. Grensesnittet mot kommunene Grensesnittet for hvilke tjenester og ansatte som skal være med over i VIVA er i utgangspunktet fastlagt ved beslutningen fra forrige politiske behandling om at alle oppgaver innen tjenestene vei, vann og avløp flyttes over i VIVA. VIVA må så raskt som mulig utarbeide rutiner for samhandling mellom selskapet og kommunene, for eksempel for oppgaver knyttet til saksbehandling opp mot plan/byggesak. Lovverket har enkelte begrensninger for overføring av myndighetsoppgaver knyttet til vei-, vann- og avløp til IKSer, og det anbefales a kommunen overfører oppgaver så langt det er mulig. Videre foreslås det at selskapet bistår kommunen med saksbehandling og vedtaksforslag i de tilfellene der kommunen må treffe vedtaket. Økonomiske konsekvenser Etablering av VIVA har økonomiske konsekvenser på to ulike måter, på den ene siden langsiktige økonomiske gevinster ved etablering og på den andre siden kortsiktige kostnader og gevinster ved etablering. Mulighetene for langsiktige økonomiske gevinster er beskrevet i Side68

69 utredningsrapporten fra prosjektet i På bakgrunn av dette er det besluttet at det skal settes mål for effektivisering og stordriftsfordeler, her foreslått utarbeidet som en egen eierstrategi. De langsiktige økonomiske gevinstene er derfor ikke beskrevet nærmere her, men foreslås utredet og beskrevet i relasjon til målsetningene som eierne setter for selskapet på dette området. Det er gjort en beregning av direkte kostnader forbundet med etablering av VIVA. I tillegg er det gjennomført en foreløpig verdivurdering av maskiner og utstyr som skal overdras selskapet. På bakgrunn av verdivurderingen og regnskapstall fra kommunene for 2013 er det med bistand fra Deloitte (revisor) gjort en foreløpig beregning av åpningsbalanse for VIVA. Dette er beskrevet nærmere i vedlagt prosjektrapport. På bakgrunn av størrelsen på maskinparken (kartlagt gjennom verdivurderingen), og de oppgavene som det er foreslått at VIVA skal løse, er det anslått et behov for låneramme på kr 75 mill kr. Med en slik låneramme vil VIVA i samråd med eierne ha anledning til å velge å anskaffe eller lease maskiner og utstyr, avhengig av hva som er mest lønnsomt. De kortsiktige kostnadene og gevinstene kan igjen deles opp i følgende: 1. Umiddelbare etableringskostnader for kommunene 2. Inntekter fra overdragelse av maskiner og utstyr 3. Bortfall av finansiering til indirekte kostnader og fellesfunksjoner på vei-, vann- og avløpsområdet i kommunene 4. Kostnader for omstilling av tjenestene i VIVA 1- Umiddelbare etableringskostnader for kommunene Disse kostnadene er både knyttet til finansiering av etableringen og til innskuddet i selskapet ved etablering. Alle kostnadene her er foreslått fordelt etter foreslått eierandel i selskapet. Det totale innskuddet i selskapet ved etablering skal være på 0,5 mill kr. Det gir følgende fordeling mellom kommunene: Hurum kommune kr Røyken kommune kr Lier kommune kr I tillegg er det knyttet kostnader til finansiering av selve etableringen, og deler av omstillingsarbeidet som skal foregå fram til Det foreslås at også disse kostnadene deles etter eierandel i selskapet, og det er beregnet andel som bør belastet henholdsvis vannog avløp (selvkostregnskapet) og vei. Side69

70 Prosjektfinansiering Andel vei Andel VA Andel Hurum Andel Lier Andel Røyken Sum prosjektfinansiering Etableringsutgifter Prosjektorganisajon (inkl daglig leder) Honorarer ekstern konsulent Møtekostnader Husleie og tilpasning lokaler Kontormøbler inkl fellesarealer Ikt/fellesutsyr inkl fellesutsyr (servertilknytning, printere, sentraler) Andre uforutsette kostnader Sum etableringsutgifter Differanse inntekter/utgifter 0 De totale kostnadene knyttet til etableringen, som kommer i tillegg til de 1,9 mill kr som kommunene bevilget til Etableringsprosjektet av kommunestyrene i september 2013, blir da som følger: Etableringskostnader for kommunene (i 1000 kr) Kommune Innskudd Andel andre etabl.kostnader Total kostnad Hurum kommune Lier kommune Røyken kommune Total Inntekter fra overdragelse av maskiner og utstyr Ved etablering av selskapet vil kommunene få inntekter ved overdragelse av maskiner og utstyr til selskapet. Dette er foreslått som en gjeld til kommunene, og ikke som en direkte inntekt til kommunen (Se utredningsrapporten). Det er utredet at maskiner og utstyr på veiområdet bør overføres til taksert verdi, og det gjort en foreløpig verdivurdering av disse. De endelige beløpene vil avhenge av den endelige taksten. På vann- og avløpsområdet må maskiner og utstyr overføres til bokført verdi, ettersom kostnadene for disse allerede er belastet abonnentene som en del av selvkostregnskapet. Dette gir selskapet følgende gjeld til kommunene ved overdragelse av maskiner og utstyr: Selskapets gjeld til kommunene (foreløpig beregnet, angitt i 1000 kr) Kommune Anleggsmidler veiområdet Anleggsmidler VAområdet Total gjeld til kommunene Hurum kommune Lier kommune Røyken kommune Totalt Bortfall av finansiering av indirekte kostnader og fellesfunksjoner Ved organisering av tjenestene i VIVA vil inndekning av de indirekte kostnadene på vann- og avløpsområdet falle bort for kommunene. Kommunene vil dermed bli sittende igjen med administrasjon og fellestjenester som er dimensjonert ut over eget behov. Deler av dette må håndteres ved den enkelte kommune selv tilpasser egen organisasjon og utgiftene (f.eks Side70

71 husleie) til det som er behovet i den nye situasjonen. På etableringstidspunktet vil det også være aktuelt for VIVA å kjøpe tjenester fra kommunene, framfor å etablere seg med alle funksjoner på egenhånd. Dette kan kompensere for noe av bortfallet av finansiering. De indirekte kostnadene på VA-området er angitt tabellen under: 4 Kostnader ved omstilling i VIVA I tillegg til de umiddelbare etableringskostnadene er det knyttet kostnader til omstilling av tjenestene, fra dagens kommunale virksomheter til ny organisering i VIVA. Denne kostnaden er imidlertid vanskelig å beregne i detalj, og vil avhenge av hvordan ulike forhold løses underveis. Det er utredet at kostnadene ved denne omstillingen på vann- og avløpsområdet kan belastes abonnentene gjennom vann- og avløpsgebyrene. For å unngå en plutselig økning i gebyrene anbefales det at eierne legger klare føringer for hvordan VIVA skal holde kostnadene ved omstilling nede, blant annet ved gradvis omstilling og opprigging av ulike funksjoner. Føringene bør legges inn som en del av eierstrategien. Rådmannens vurdering: Rådmannen mener de gjennomførte utredningene og forslaget til selskapsavtale danner et godt grunnlag for etablering av VIVA. Selskapet vil ved etablering være et av de første interkommunale samarbeidene om vei-, vann og avløpstjenester av denne typen, på tvers av kommunegrenser, sett i en nasjonal sammenheng. VIVA vil derfor bli en pionervirksomhet på et område der mange andre kommuner tidligere har forsøkt å få på plass samarbeid for å møte fremtidsutfordringene. VIVA foreslås etablert som et selskap tett knyttet til kommunen, både som fagressurs og som aktør som skal ivareta samfunnskritisk infrastruktur. Det er viktig at det allerede fra etableringstidspunktet sikres gode kontaktpunkter og utarbeides rutiner for samhandling og samspill mellom kommunen og VIVA. Rådmannen mener etablering av VIVA vil gjøre vei-, vann og avløpstjenestene i stand til å møte framtidsutfordringene som er beskrevet i prosjektrapporten fra Etableringen av VIVA vil også være et viktig verktøy for kommunen i arbeidet med steds- og sentrumsutvikling de kommende årene. Den planlagte utviklingen stiller store krav til teknisk infrastruktur både over og under bakken. VIVA vil være et velegnet redskap for å sikre høy kvalitet i planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av vei-, vann og avløpsinfrastrukturen i kommunen. Side71

72 Vedlegg: 1. Prosjektrapport (Egen forsendelse) 2. Selskapsavtale VIVA 3. Protokoll fra drøftingsmøte Hurum 4. Referat fra drøftingsmøte Lier 5. Referat fra drøftingsmøte Røyken 6. Uttalelser fra de ansattes organisasjoner I tillegg er prosjektrapporten fra utredningsprosjektet, tidligere uttalelser fra de ansattes organisasjoner og andre aktuelle vedlegg gjort tilgjengelig på egen nettside: Side72

73 Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap VIVA 2014 Prosjektrapport Etableringsprosjektet VIVA Side73

74 1 Prosjektrapport 3. mars 2014, Prosjektrapport, Etableringsprosjektet VIVA Tekstforfattere: Einar Jørstad, organisasjonssosiolog, prosjektleder Laila Marie Bendiksen, jurist, prosjektmedarbeider Anita Pøhner, økonom, prosjektmedarbeider Interne bidrag: Einar Påsche, sivilingeniør vei-, vann og avløp, Røyken kommune Nils Georg Nordskag, brannsjef i Hurum kommune Henrik Trømborg, brannsjef i Røyken kommune (kvalitetssikring) Eksterne bidrag: Brækhus Dege Advokatfirma DA (juridisk rådgivning og delgrunnlag, ulike bidragsytere) Deloitte (delgrunnlag beregning av åpningsbalanse og juridisk rådgivning, ulike bidragsytere) Sivilingeniør Christen Ræstad (delgrunnlag eierskap til infrastruktur) Det er oppgitt referanser for eksterne bidrag og øvrige kilder. Etableringsprosjektet VIVA Side74

75 Prosjektrapport 2 Innhold Sammendrag... 3 Begrepsavklaring og definisjoner Om etableringsprosjektet Hvorfor IKS for vei-, vann og avløpstjenester? Eierskap til infrastrukturen i kommunene Begrensninger i lovverket ved overføring av oppgaver til IKS Eierstyring VIVA (Eierandel, selskapsavtale, eierstrategi) Eierstyring infrastruktur (Forvaltningsavtaler) Virkemidler for styring av innhold og nivå på tjenestene VIVA som fagressurs, saksbehandler og innbyggerkontakt Innkjøpsavtaler og kjøp av tjenester Administrasjon og indirekte kostnader Økonomi og kostnadsfordeling Etablerings- og omstillingsarbeidet, fremdrift og kostnader Lokalisering ved etablering Virksomhetsoverdragelse og organisering Brannberedskap i Hurum kommune Risikoanalyse for hovedutfordringer ved etablering av VIVA Oppsummering hovedanbefalinger Referanser Side75 Etableringsprosjektet VIVA

76 3 Prosjektrapport Sammendrag I september 2013 vedtok kommunestyrene i Hurum, Lier og Røyken å starte etableringsprosjekt og iverksette nødvendig planlegging og detaljutredning for å muliggjøre oppstart av Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS) for å løse kommunenes oppgaver innen vei-, vann og avløp. Hovedbegrunnelsen for oppstart av samarbeid er de store utfordringene som spesielt VA-sektoren står overfor. Dette vil kreve betydelig kompetanse, og en større og mer profesjonell virksomhet har bedre mulighet til å løse fremtidsutfordringene enn kommunene hver for seg. Det er utredet organisering av eierskap til vann- og avløpsinfrastrukturen etter to modeller, der: (A) kommunene eier infrastrukturen og (B) Infrastrukturen overdras til selskapet. Utredningene bygger på erfaringer fra andre og liknende utredninger, andre etablerte samarbeid og oppdraget som er gitt i prosjektmandatets punkt 8. Det er ingen forskjeller i modellene når det gjelder kommunenes mulighet til å overføre oppgavene med forvaltning og drift av infrastrukturen til VIVA. Modell A ser ut til å gi en større trygghet for at det fortsatt fullt og helt skal være opp til den enkelte kommune å styre drifts- og forvaltningsnivået på egen infrastruktur, og dermed gebyrene. Det anbefales derfor at kommunen eier infrastrukturen, og at selskapet i samråd med eierne evaluerer modellen innen tre år fra etableringsdatoen. Ulike lovverk regulerer hvordan en kommune kan overføre oppgaver og myndighet til interkommunale selskaper. De fleste oppgaver innen vei-, vann- og avløp kan overføres og løses av VIVA, men for enkelte myndighetsoppgaver må vedtaket fattes av kommunen (som pålegg om tilknytning og vedtak som forurensningsmyndighet). Det anbefales at kommunenes oppgaver så langt dette er mulig overføres til VIVA, og at selskapet bistår kommunen med saksbehandling og vedtaksforslag i de tilfellene kommunen må treffe vedtaket. Det skal inngås en selskapsavtale ved etablering av VIVA som legger rammene for eierstyringen av selskapet. Avtalen er eiernes viktigste styringsvirkemiddel overfor selskapet. Det øverste organet i VIVA er representantskapet, som igjen skal velge et styre. Det foreslås at det utarbeides en egen eierstrategi for VIVA, som setter konkrete mål for selskapet og eiernes felles linjer for eierstyringen. Eierandelen i selskapet anbefales satt til den enkelte kommunes innbyggertall av det samlede innbyggertallet for de tre kommunene. Dette gir en eierandel for Lier kommune på 46,7 %, Røyken kommune på 36,4 % og Hurum kommune på 16,9 %. Det anbefales også at denne justeres i tråd med folketallet hvert 5 år. Eierandel Hurum Røyken Lier Det inngås forvaltningsavtale mellom den enkelte kommune og VIVA, som legger rammene for den enkelte kommunes eierstyring av egen infrastruktur. Det er politisk nivå i kommunen som skal styre innholdet og nivået på tjeneste som utføres av VIVA for kommunen. Styringen av tjenestene vil i større grad enn i dag måtte foregå på overordnet nivå, gjennom vedtak av Etableringsprosjektet VIVA Side76

77 Prosjektrapport 4 hovedplaner, normer, gebyrfastsettelse osv. Det foreslås at VIVA står for saksbehandling og utarbeidelse av forslag til vedtak og at kommunen fatter vedtakene. Ettersom kommunene selv eier infrastrukturen er det også kommunen selv som fatter vedtak om prosjekter for nybygging og rehabilitering av anlegg. Kommunen skal i tillegg vedta å inngå avtale med VIVA om driftsnivået for kommunens infrastruktur. Ved etablering av VIVA vil inndekking av fellesfunksjoner i kommunene knyttet til tjenestene bortfalle. Kommunene vil dermed bli sittende igjen med administrasjon ut over eget behov. Deler av dette må håndteres ved at den enkelte kommune selv tilpasser egen organisasjon og utgifter (f.eks husleie) etter den nye situasjonen. VIVA kan i tillegg kjøpe enkelte tjenester fra kommunene, og utstrekningen av dette bør avklares i eierstrategien. Det foreslås selskapsetablering midt i året. Blant annet grunnet selvkostregnskapet for vann- og avløpsområdet foreslås det imidlertid at økonomien i sin helhet først overføres til selskapet ved årsskiftet, og at kommunene tar årsavslutningen for inneværende år. Det er beregnet etableringskostnader og i tillegg også gjort en foreløpig beregning av åpningsbalanse. Etableringskostnader for kommunene (i 1000 kr) Kommune Innskudd Andel andre etabl.kostnader Total kostnad Hurum kommune Lier kommune Røyken kommune Total Ved overføring av økonomien for de aktuelle områdene til selskapet overdras også maskiner og utstyr. Maskiner som er anført på vann- og avløpsområdet overdras til bokført verdi, og maskiner på vei-området overdras etter fastsatt takst. Den foreløpige verdivurderingen av maskiner og utstyr viser at dette vil gi selskapet en gjeld til kommunene på henholdsvis 11,6 mill kr (Lier), 2,3 mill kr (Røyken) og 4,5 mill kr (Hurum). Modellen for lokalisering innebærer at driftsstasjonene fortsatt vil være lokalisert i kommunene ved etablering. Det etableres et felles hovedkontor, som på etableringstidspunktet vil ha ca. 30 kontorplasser. Modellen innebærer at brannberedskapen i Hurum kan ivaretas ved etablering av VIVA. Det gjennomføres virksomhetsoverdragelse av ansatte på etableringstidspunktet, og de ansatte vil dermed få VIVA som ny arbeidsgiver. Det er gjennomført drøftingsmøter mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte i de tre kommunene om dette. VIVA meldes inn i KS. Det er gjennomført en risikoanalyse av selskapsetableringen, som viser at det må være særlig høy oppmerksomhet om synliggjøring av kostnader ved etablering og oppstart. Videre må det være høy oppmerksomhet om tjenestetilbudet ved omstilling, og håndtering av klager og kritikk fra tjenestebrukene. Det foreslås gjennomført en ny risikoanalyse i tilknytning til eierstrategien. Side77 Etableringsprosjektet VIVA

78 5 Prosjektrapport Begrepsavklaring og definisjoner VIVA IKS Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap. I denne rapporten er det gjennomgående kun skrevet VIVA for å øke lesbarheten i dokumentet. IKS Interkommunalt selskap (etablert med hjemmel i lov om interkommunale selskaper) VA Vann- og avløp Drifts- og forvaltningsselskap Begrep som beskriver ansvarsområdet til selskapet, der ansvaret omfatter alle oppgaver knyttet til: planlegging, forvaltning, investering, drift og vedlikehold av infrastruktur. Eierstyring Eiernes styring av selskapet eller infrastrukturen. Eierstyringen i selskapet skjer gjennom representantskapet og i henhold til rammene som er gitt i selskapsavtale og eventuelt andre eierstyringsdokumenter. Eierstrategi Styringsdokument der eierne fastsetter mål for selskapet, som selskapet skal rapportere i henhold til og evalueres på bakgrunn av. Etableringskostnader Beregnede direktekostnader som kommunene vil ha med etablering av selskapet. Infrastruktur Tilhører henholdsvis vann- og avløpsområdet (ledningsnett, pumpestasjoner, renseanlegg osv.) og veiområdet (veier, stikkrenner osv.). Styringsstruktur Brukes i denne sammenheng om styring av tjenestene som VIVA skal utføre for kommunen, og omfatter den samlede «pakken» av verktøy for å styre dette (F.eks hovedplaner, normer, budsjetter, driftsavtaler osv.) Hovedplaner Brukes i denne sammenheng for å beskrive kommunenes overordnede planer for henholdsvis vann- og avløpsområdet og veiområdet. En hovedplan er koordinert med kommuneplanen og angir blant annet planlagte investeringsprosjekter i et lengre perspektiv. Etableringsprosjektet VIVA Side78

79 Prosjektrapport 6 1 Om etableringsprosjektet Etableringsprosjektet VIVA ble vedtatt iverksatt av kommunestyrene i Hurum, Lier og Røyken i september Prosjektet fikk i oppdrag å sette i gang etablering av interkommunalt samarbeid med sikte på etablering av felles interkommunalt selskap for å løse vei-, vann og avløpstjenestene i de tre kommunene. Denne prosjektrapporten er resultatet av kartlegginger, detaljutredninger og vurderinger som er gjort i etableringsprosjektet så langt. Etableringsprosjektet er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27, med eget styre og vedtekter. Prosjektstyret består av følgende: Styreleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Hans-Petter Christensen (rådmann, Lier) Georg Smedhus (rådmann, Røyken) Gudmund Notøy (rådmann, Hurum) Audun Erlandson (Fagforbundet, felles tillitsvalgt arbeidstakerorg.) Einar Heitmann (Lier, vara for Hans-Petter Christensen) Malvin Bjorøy (Røyken, vara for Georg Smedhus) Vidar Rolfsrud (Hurum, vara for Gudmund Notøy) Knut Røssum (Fagforbundet, vara for Audun Erlandson) I tillegg har etableringsprosjektet en prosjektstab som består av følgende: Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: Prosjektmedarbeider: Delprosjektleder: Delprosjektleder: Einar Jørstad Laila Marie Bendiksen (juridisk rådgiver) Anita Pøhner (økonomirådgiver) Stig Arve Bakke (leder arbeidsgruppe forvaltning/prosjekt) Herman Schøttke (leder arbeidsgruppe drift) I prosjektet har det også vært to arbeidsgrupper (forvaltning/prosjekt og drift), satt sammen av medarbeidere på tvers av kommunene. Arbeidsgruppene har hatt som hovedoppgave å drøfte og planlegge innledende samarbeid fra første halvår Prosjektmandat: Prosjektets mandat følger av kommunestyrenes vedtak fra september Mandatet under er en sammenstilling av de tre vedtakene, der problemstillinger som ble vedtatt løst kommunevis er utelatt. Det iverksettes et etableringsprosjekt for etablering av interkommunalt samarbeid for å løse Hurum, Lier og Røykens oppgaver innenfor vei, vann og avløp: 1. Det tas sikte på å etablere et selskap med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper, som gis navnet Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap (VIVA IKS). 2. Selskapet skal ha som formål å utføre Hurum, Lier og Røykens oppgaver knyttet til planlegging, bestilling, investering, prosjektering, tjenesteproduksjon og innbyggerkontakt på områdene vei, vann og avløp. Selskapet gis ambisjoner for Side79 Etableringsprosjektet VIVA

80 7 Prosjektrapport økonomiske stordriftsfordeler, kvalitetsstyring og sertifisering, og bedre driftssikkerhet for infrastrukturen. 3. Selskapet skal etableres og være i operativ drift fra og med 1.juli Samarbeidet etableres som et tiltak for å finne kostnadseffektive løsninger på de utfordringene kommunene står overfor i produksjon av tjenester i tråd med dagens lovverk innen VA-sektoren, og fremtidige utfordringer innen både vei, vann og avløp. Økt kostnadseffektivitet skal oppnås med gode faglige miljøer, kvalitativt gode løsninger og i form av konkrete ambisjoner for mer effektiv prosjektering og drift. 5. Etableringsprosjektet gis en økonomisk gjennomføringsramme på kr 2,5 mill, der hver kommune bidrar med kr Det anmodes Regionsrådet om prioritering av skjønnsmidler fra Fylkesmannen til inndekking av resterende kostnader på kr Etableringsprosjektet gjennomføres som et samarbeid etter Kommunelovens 27 med eget styre og vedtekter. Rådmennene representerer kommunene i etableringsstyret, fram til IKSet etter Lov om interkommunale selskaper er opprettet. 7. Det foretas formelle drøftinger etter Arbeidsmiljølovens kap. 8. Reslultatet av disse drøftingene skal foreligge før endelig politisk behandling av saken. 8. Det forutsettes at den enkelte kommune fremdeles har full styring over normer, budsjetter, gebyrer, hovedplaner og lignende. 9. Brannberedskapen i Hurum kommune skal ivaretas i det kommunaltekniske samarbeidet. Etableringsprosjektet VIVA Side80

81 Prosjektrapport 8 2 Hvorfor IKS for vei-, vann og avløpstjenester? I september 2013 vedtok kommunestyrene i Hurum, Lier og Røyken å starte etableringsprosjekt og iverksette nødvendige detaljutredninger, kartlegginger og planlegging for å muliggjøre oppstart av et interkommunalt selskap (IKS) for vei-, vann og avløpstjenestene i de tre kommunene. Denne utredningsrapporten er svaret på bestillingen fra kommunestyrene. Rapporten problematiserer i liten grad begrunnelsene for etablering av IKS for vei-, vann og avløpstjenestene i de tre kommunene. Bakgrunnen for å initiere interkommunalt samarbeid og begrunnelsen for IKS som organisasjonsmodell ble redegjort for gjennom utredningsprosjektet og er dokumentert i egen prosjektrapport (Prosjektrapport 2013) og saksframlegget til politisk behandling i august/september Utdrag fra prosjektrapporten fra utredningsprosjektet: Det anbefales å etablere et interkommunalt selskap organisert som IKS, som overtar alle oppgaver med produksjon av vann-, avløps- og veitjenestene fra kommunene. [ ] Hovedbegrunnelsen for anbefalingen om samarbeid er de store utfordringene som spesielt VA-sektoren står overfor. Dette vil kreve betydelig ingeniørkompetanse. En større, mer spesialisert og profesjonell virksomhet har bedre mulighet til å rekruttere kompetanse og løse framtidsutfordringene enn kommunene hver for seg. I dag har kommunene utfordringer med å gjennomføre vedtatte planer og prosjekter innen vedtatt framdriftsplan. Etableringen av interkommunalt samarbeid gir i seg selv ingen umiddelbar kostnadseffektivisering. Ambisjonen for samarbeidet bør imidlertid være at teoretisk beregnet investeringsbehov, så langt det er mulig, kompenseres med mer effektiv drift og evne til å finne løsninger som kan bidra til å redusere investeringsbehovet. Selv om det er utfordringene på vann- og avløpssektoren som er driveren for å etablere samarbeidet, anbefales det at oppgavene med drift og investering på veiområdet også overføres til selskapet. Veiområdet trenger mye av den samme kompetansen som VA og det er stordriftsfordeler i samarbeid om planlegging, prosjektering, drift og bruk av maskiner og utstyr med VA. Ulempene med etablering av et selskap som overtar alle oppgavene, er at kommunene selv mister all VA- og veikompetanse og mulighet til direkte styring av virksomhetene. Ved etablering av et interkommunalt selskap blir eierstyringen mer overordnet og strategisk. [ ] Den videre planleggingen av samarbeidet må finne løsninger på hvordan kommunene gjennom selskapsstyringen vil stille krav og sikre kontroll med selskapet, samt sikre den enkelte kommune ønsket utvikling (Prosjektrapport 2013) Side81 Etableringsprosjektet VIVA

82 9 Prosjektrapport 3 Eierskap til infrastrukturen i kommunene To modeller for organisering av eierskap til vann- og avløpsanleggene Det følger av den forrige prosjektrapporten (Prosjektrapport, 2013) at det før endelig etablering av VIVA er sentralt å avklare plassering av eierskapet til vann- og avløpsinfrastrukturen. Den samme rapporten slår også fast at det ikke er aktuelt å flytte på eierskap på veisiden. På veisiden er eiersituasjonen mer kompleks, med en kombinasjon av kommunen som eier og private eiere. Definisjonen av en kommunal vei etter Veglova er ikke bare knyttet til om veien er i kommunalt eie, men også til om kommunen har påtatt seg vedlikeholdet for veien. Det er vanlig at kommunen sitter med driftsansvaret for langt flere veier enn kommunen selv eier, og oppgaven med å flytte på eierskapet her ville derfor blitt omfattende. Med dette som utgangspunkt er det her lagt til grunn to ulike modeller for plassering av eierskap til vann- og avløpsanleggene i kommunene: A. Eierskapet til infrastrukturen blir værende i kommunen B. Infrastrukturen overdras til selskapet Vurderingen av plassering av eierskap er gjort ved å: (1) Innhente erfaringsgrunnlag fra tilsvarende selskaper som driver etter de to modellene og (2) belyse forskjeller og likheter mellom de to modellene når det gjelder juridisk ansvar og risiko (3) belyse modellene med utgangspunkt i vedtakene og ønsket fra politisk nivå om fortsatt å styre tjenestene. Et viktig utgangspunkt for vurderingen av de to modellene er forutsetningen om at alle oppgaver knyttet innen vei-, vann og avløp skal samles i selskapet. Lovverket og kommunalt eierskap til vann- og avløpsanlegg Eierskap til vann- og avløpsanlegg er regulert av Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg ( nr 12). Denne loven erstatter Lov om kommunale vass- og kloakkutgifter ( nr 17), ved at det er tatt inn to bestemmelser ( 1 og 2) om kommunalt eierskap. Den nye loven sikrer dermed kommunalt eierskap til vann- og avløpsanlegg, med det formål å sikre kvalitet, sikkerhet og langsiktighet innenfor vann- og avløpssektoren. Av Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg 1 fremgår det at: Nye vass- og avløpsanlegg skal vere eigd av kommunar. Eksisterande vass- og avløpsanlegg kan berre seljast eller på annan måte overdragast til kommunar. Vesentleg utviding eller samanslåing av eksisterande private anlegg kan berre skje med løyve frå kommunen etter 2. Med «eigd» menes at kommunen skal ha kontroll med eierskapet, enten direkte eller via annen selskapsform. Overføring av eierskapet til interkommunalt selskap (IKS) er derfor tillatt. Både Etableringsprosjektet VIVA Side82

83 Prosjektrapport 10 modell A (eierskapet i kommunen) og modell B (eierskapet i selskapet) er tillatt i henhold til gjeldende lovverk på området. Erfaringer fra andre utredninger og prosesser - eierskap og organisering av VA-virksomhet Spørsmålet om eierskap til infrastrukturen er en del av den større debatten om organisering og restrukturering av VA-virksomhet som nå er under diskusjon i en rekke kommuner. Allerede i 2001 utga bransjeorganisasjonen Norsk vann (den gang NORVAR) en rapport som viste til at det var registrert et titalls prosesser og aktiviteter med mål om å oppnå effektivisering og forbedring innen tjenester for vann og avløp (NORVAR 2001). Dette har ikke blitt mindre aktuelt de siste årene, og det har vært gjennomført en rekke utredningsprosjekter i Norge med sikte på etablering av interkommunalt samarbeid om forvaltning og drift av vann- og avløpstjenester, men som i liten grad har endt med etablering (Ræstad 2013). Flere av disse prosessene har imidlertid ikke kommet lenger enn utredningsstadiet, og det er så langt kun etablert et liknende samarbeid i Norge, organisert som interkommunalt selskap (IKS). Selskapet Glåmdal interkommunale vann- og avløpsselskap (GIVAS) ble etablert for å forvalte og drifte vann- og avløpstjenestene for kommunene Kongsvinger og Grue (GIVAS 2005), senere utvidet med Nord-Odal kommune (GIVAS 2013) og Eidskog kommune (GIVAS 2014). Innbyggertallet i disse fire kommunene er omtrent halvparten av innbyggertallet i Hurum, Lier og Røyken. Når debatt og utredninger av omstrukturering i VA-sektoren så langt i liten grad har medført etablering av sammenliknbare samarbeid så skyldes det i hovedsak to forhold (Ræstad 2013), nemlig spørsmålene om: (1) Overføring av eierskap til infrastruktur og anlegg og (2) samkjøring av vann- og avløpsgebyrer på tvers av kommunegrensene som en mulig konsekvens av felles eierskap. De to spørsmålene rører både ved lokaldemokratiske og verdimessige forhold, som har vist seg å være kontroversielle. I 2006 takket kommunene Stavanger og Sandnes nei til et utvidet vann- og avløpssamarbeid med 9 andre kommuner i det som kunne blitt ROVAR IKS. Årsaken til at de to storkommunene trakk seg ut av samarbeidet var knyttet til forslag om overføring av eierskap til selskapet, som naturlig utløste debatt om like gebyrsatser for kommunene (Ræstad 2013). En tidlig samkjøring av gebyrsatser ville bety en dyrere tjeneste i storkommunene, fordi de spesifikke kostnadene pr abonnent er høyere utenfor tettbygde strøk. Samarbeidet ble ikke etablert fordi man på et tidlig tidspunkt forsøkte å avklare potensielt vanskelige lokaldemokratiske og verdimessige spørsmål som er knyttet til infrastruktur og eierskap. Model A - Eierskapet til infrastrukturen blir værende i kommunen I Sverige har de en lengre tradisjon for etablering av interkommunale selskaper for vann- og avløpstjenester som strekker seg tilbake til 1980-tallet. De siste årene har omkring 45 svenske Side83 Etableringsprosjektet VIVA

84 11 Prosjektrapport kommuner organisert vann- og avløpstjenestene på tvers av kommunegrensene i til sammen 13 interkommunale selskaper (Prosjektrapport 2013). Sverige har ikke på samme måte som Norge en egen selskapsform for interkommunale selskaper, og de svenske selskapene er derfor organisert som AB (tilsvarende AS) i det som kan karakteriseres som «vattenforbund» (Ræstad 2013). De svenske «vattenforbundene» er organisert på en måte der personell og utstyr er samlet i et moderselskap, som eies av flere kommuner i fellesskap. I tillegg er det dannet et eget ubemannet datterselskap tilhørende den enkelte kommune. Eierskapet til infrastrukturen er plassert i dette datterselskapet, og eies altså fullt og helt av den enkelte kommune. For VIVA kan eierskapet til infrastrukturen organiseres etter samme prinsipp som de svenske «vattenforbundene», der eierskapet forblir i kommunene. Med den norske IKS-modellen vil det imidlertid ikke være nødvendig å danne datterselskaper for plassering av eierskapet. Poenget er å plassere eierskapet i kommunene på en slik måte at VIVA kan utføre forvaltning, investering og drift av infrastrukturen som «egenregi», og uten at disse oppdragene blir omfattet av Lov om offentlige anskaffelser (Se også kapittel 10). I denne modellen kan eierskapet derfor plasseres direkte underlagt rådmannen i den enkelte kommune, og med et politisk organ eller hovedutvalg som «styre». Dette kan gjøres på følgende måte: 1. Ledelse og all bemanning samles i VIVA 2. Eierskapet til anleggene forblir kommunalt, underlagt den enkelte kommune. 3. Oppgaven med å ivareta eierskapet kan enten håndteres av Formannskap og Kommunestyre, eller delegeres til et politisk hovedutvalg 4. Den enkelte kommune håndter eierskapet kun som «styre» og har derfor ikke behov for egen bemanning knyttet til disse tjenestene Kommunen sitter da igjen med tre funksjoner knyttet til sin infrastruktur: 1. Styre eierskapet til infrastrukturen og beslutte nyanlegg og utbygginger 2. Beslutte fornyelse av infrastrukturen og sikre at dette blir samordnet med kommuneplanen 3. Fastsette egne hovedplaner, normer, budsjetter, gebyrer osv. på forslag fra VIVA. Model A innebærer følgende når det gjelder juridisk ansvar og risiko: - Eierskapet til vann- og avløpsinfrastrukturen blir værende i kommunen - Selskapet får ansvaret for å forvalte og drifte infrastrukturen gjennom en forvaltningsavtale med kommunen. Etableringsprosjektet VIVA Side84

85 Prosjektrapport 12 - Det juridiske og økonomiske ansvaret som anleggseier blir værende i kommunen, herunder vedlikeholdsansvar etter Forurensningslovens 24a 1 - Kommunen bærer risiko med fremtidige investeringer og valgt driftsnivå - Forsikring av infrastrukturen må fortsatt ligge hos kommunen - Kostnadene forbundet med ansvaret dekkes inn gjennom forsikringer og eller som en del av selvkostregnskapet Modell A erfaringsgrunnlag: - Modellen er utprøvd i Sverige over flere tiår i til sammen 13 interkommunale selskaper - Selskap organisert etter denne modellen, som Roslagsvatten AB, har vist seg effektive (Prosjektrapport, 2013) Særlige utfordringer modell A overdragelse og etablering Selve overdragelsen av virksomheten til selskapet er i seg selv mindre kompleks, da det bare er personell, maskiner og utstyr som overdras ved etablering. Dette er beskrevet ytterligere i kapittel 11. Ettersom denne modellen ikke har vært tatt i bruk tidligere i Norge, må det legges noe arbeid i å utarbeide et godt eierstyringsgrunnlag for forholdet mellom kommunen, selskapet og infrastrukturen. I hovedsak vil dette arbeidet være knyttet til eierstrategi for selskapet og utarbeidelse av forvaltningsavtalen mellom VIVA og den enkelte kommune. I tillegg vil det være behov for å utarbeide gode rutiner for samarbeid og samhandling mellom kommunene og selskapet. Modell B - Infrastrukturen overdras til selskapet Så langt er det kun etablert et annet selskap i Norge som har ansvar for å levere kommunale vann- og avløpstjenester i samme omfang som det som blir tilfellet for VIVA, nemlig GIVAS. GIVAS er etablert som et selskap der eierskapet til VA-infrastrukturen er overdratt fra kommunene til selskapet. Selskapet har også påtatt seg oppgaver knyttet til veivedlikehold, men har ikke disse oppgaven som en del av formålet i selskapsavtalen. GIVAS ble etablert i 2006 og har derfor bygget opp noen års erfaring med arbeid med å være IKS der infrastruktur for VA er overdratt til selskapet. Selskapet har overtatt alle oppgaver knyttet til 1 Forurensningslovens 24a: anleggseier er ansvarlig uten hensyn til skyld for skade som et avløpsanlegg volder fordi kapasiteten ikke strekker til eller fordi vedlikeholdet er utilstrekkelig. Side85 Etableringsprosjektet VIVA

86 13 Prosjektrapport drift, utvikling og myndighetsutøvelse innenfor vann- og avløpsområdet. Det er altså selskapet som er juridisk ansvarlig for tjenestene overfor abonnenter og myndigheter (Prosjektrapport 2013). Modell B innebærer følgende når det gjelder juridisk ansvar og risiko: - Eierskapet til vann- og avløpsinfrastrukturen må overdras til selskapet - Selskapet har det juridiske og økonomiske ansvaret som anleggseier, herunder vedlikeholdsansvaret etter Forurensningslovens 24a. - Selskapet bærer risiko med framtidige investeringer og valgt driftsnivå - Forsikring av infrastrukturen må ligge i selskapet - Kostnadene forbundet med ansvaret dekkes inn gjennom forsikringer og eller som en del av selvkostregnskapet Modell B erfaringsgrunnlag: - Modellen er utprøvd av GIVAS siden 2006, men det er i dag ikke andre selskaper som er organisert etter denne modellen. - GIVAS, som er organisert etter modellen, har vist seg effektivt (Prosjektrapport 2013) Særlige utfordringer modell B verdifastsetting, låneandel og minimumsavdrag En eventuell overføring av eierskapet til infrastrukturen er ikke ukomplisert, dette skyldes tre forhold: (1) spørsmålet om verdisetting av anleggene, (2) spørsmålet om andelen av kommunens lån som er knyttet til anleggene og (3) mulig økte avdrag for kommunene ved overføring av infrastruktur med lang avskrivningstid. Infrastrukturanleggene er faste installasjoner, som ligger der de ligger. Verdien av anleggene kan være vanskelig å fastsette presist, da det for eksempel ikke vil være mulig å taksere disse. Anleggene har en bokført verdi i selvkostregnskapet, men mange av anleggene vil være helt eller delvis nedskrevet. Det er ikke anledning til å skrive opp den bokførte verdien av anlegg, ettersom abonnentene da vil måtte betale for samme kostnad to ganger (Retningslinje for beregning av selvkost 2014). Det kan også diskuteres om verdien av eldre ledningsnett og nedslitt infrastruktur skal være positiv eller negativ. Ved en overføring av eierskap til infrastrukturen må kommunene eventuelt enes om modell for verdifastsetting av anleggene. Kommunene har i dag ikke lån som er spesifisert til infrastrukturanleggene på vann- og avløp. Det vil derfor være en utfordring å fastsette hvor stor andel av kommunenes lån som er knyttet til nettopp disse anleggene. Også her vil kommunene derfor måtte enes om en modell for fastsetting av låneandel tilknyttet anleggene. To av kommunene (Røyken og Hurum) nedbetaler sin lånegjeld med minimumsavdrag etter kommunelovens bestemmelser. Dette fører som regel til at eiendelene ikke er nedbetalt når de Etableringsprosjektet VIVA Side86

87 Prosjektrapport 14 er ferdig avskrevet, men frigjør midler til drift. Minimumsavdragene beregnes som en andel av den totale lånegjelda, basert på årets avskrivninger. Dermed vil eiendeler med lang levetid trekke størrelsen på minimumsavdragene nedover. De fleste VA-anlegg har lang levetid, og når disse trekkes ut av kommunene, kan frigjorte midler til drift bli redusert. Selv om det er sunn økonomi å nedbetale gjelden i takt med avskrivningstiden, vil det være krevende om kommuner som holder seg til minimumsavdrag, må omstille seg så raskt som fra det ene året til det andre. Likheter, forskjeller og politisk styring Det er ingen forskjell på de to modellene for eierskap når det gjelder kommunens mulighet til å overføre oppgavene med planlegging, forvaltning, investering, drift og vedlikehold av infrastrukturen til VIVA. Med begge modeller er det full anledning til å flytte over hele tjenestespekteret til selskapet, og å la selskapet være kommunens kompetanseressurs, fagrådgiver og samtidig utfører av oppgaver i tråd med kommunenes «bestilling». Kommunen vil uavhengig av plassering av eierskapet fortsatt kunne ha overordnet styring med egne anlegg gjennom hovedplaner, normer, gebyrforskrifter. Investerings- og driftsnivået bør i større grad enn i dag følge av langsiktige planer (Prosjektrapport 2013), som vil sikre selskapet en forutsigbar situasjon og mulighet for økt effektivitet. Både modell A og modell B vil gi de tre kommunene gode muligheter til å finne sammen i fellesløsninger for infrastrukturen. Dette kan for eksempel dreie seg om felles renseanlegg eller infrastruktur som krysser kommunegrensene. For begge modellen forutsettes det imidlertid at eierne selv tar initiativ til og beslutter slike løsninger. En potensiell forskjell mellom de to modellene er knyttet til at overføring av eierskap til selskapet lett kan medføre en debatt om samkjøring av gebyrnivåer. Årsaken er blant annet at det kan ligge et effektiviseringspotensial i det å yte helt lik tjeneste på tvers av kommunegrensene. Infrastrukturen og gebyrsatsene er imidlertid ganske ulike i de tre kommunene, der særlig Hurum skiller seg fra de to andre kommunene ved større behov for opprustning av anleggene i tiden framover (Prosjektrapport 2013). Etableringen av GIVAS (modell B) har vist at det er mulig å overføre eierskapet til infrastrukturen til selskapet, også uten å samkjøre gebyrsatser mellom deltakerkommunene. Det er altså ikke noen absolutt nødvendig sammenheng mellom overføring av eierskap og samkjøring av gebyrnivå, men tidligere forsøk på etablering av samarbeid har vist at dette spørsmålet kan være en kompliserende faktor dersom eierskapet skal overdras til selskapet. I prosjektmandatets punkt 8 er det klart uttrykt at politisk nivå fortsatt skal ha full styring med drifts- og forvaltningsnivået i kommunen. Som vist over er de to modellene for eierskap uproblematiske når det gjelder både praktiske og juridiske aspekter, men skiller seg fra hverandre ved at det er knyttet en usikkerhet til om man med overføring av eierskap til selskapet kan unngå en debatt om felles gebyrnivå. Det kan altså se ut til at modell A, der Side87 Etableringsprosjektet VIVA

88 15 Prosjektrapport kommunene fortsatt eier infrastrukturen, gir større trygghet for at det fortsatt fullt og helt skal være opp til den enkelte kommune å styre drifts- og forvaltningsnivået, og dermed gebyrene. Konklusjon og anbefaling Samlet sett vurderes modell A å være den mest hensiktsmessige modellen for organisering av eierskap. Modellen gir anledning til å sette lokaldemokratiet i den enkelte kommune i førersetet for å treffe beslutninger om den samfunnskritiske infrastrukturen som vei, vann og avløp utgjør. Det vil fortsatt være den enkelte kommune som fullt og helt beslutter investeringer og driftsnivå, og samtidig må bære det juridiske og økonomiske ansvaret som følger av eget ambisjonsnivå. Dersom eierne på senere tidspunkt likevel skulle vurdere modell B som bedre egnet vil de ha full anledning til å overdra eierskapet til infrastrukturen til VIVA. Det anbefales at det legges opp til en evaluering av modellen for eierskap til infrastruktur, og at denne foretas av selskapet i samråd med eierne innen de tre første årene. En slik evaluering vil da både kunne bygge på erfaringer med den foreslåtte modellen, og i tillegg kunne berede grunnen for å flytte eierskapet over i selskapet dersom dette vurderes hensiktsmessig og er ønskelig. Anbefaling eierskap til infrastruktur: Det anbefales at kommunene fortsatt eier sin infrastruktur for vann- og avløp (Modell A). Det inngås en forvaltningsavtale mellom VIVA og hver kommune som legger rammene for hvordan selskapet skal forvalte infrastrukturen. Modellen for eierskap til infrastrukturen evalueres innen tre år fra etableringsdatoen. Evalueringen utføres av selskapet i samråd med eierne. Etableringsprosjektet VIVA Side88

89 Prosjektrapport 16 4 Begrensninger i lovverket ved overføring av oppgaver til IKS Beskrivelsene av begrensningene i lovverket som er gjengitt her bygger på utredning utført av GIVAS (GIVAS 2013). Begrensningene i lovverket for overføring av oppgaver til IKS gjelder uavhengig av om selskapet eier vann- og avløpsanleggene eller ikke. Det er kommuneloven som regulerer kommunens mulighet til å delegere myndighet på avløpsområdet, jf. Forurensingslovens 83. Det er begrenset hvilken myndighet som kan delegeres til interkommunale selskaper. Internt i kommunen utøves myndighet etter forurensningslovgivningen av kommunestyret, jfr. kommunelovens 6. Hvis myndigheten skal utøves av andre organer i kommunen enn kommunestyret, må myndigheten delegeres fra kommunestyret til vedkommende organ. Det er kun den myndigheten kommunen har direkte etter forurensningsloven som kan delegeres, ikke den myndigheten kommunen har etter forurensningsforskriften eller delegeringsvedtak. Det innebærer en klar begrensning i hva som kan delegeres i forhold til rene myndighetsoppgaver. Kommunen kan ikke delegere sitt ansvar som forurensningsmyndighet og vil fortsatt måtte ivareta ansvaret for å føre tilsyn med at forurensingsforskriften og vedtak truffet i medhold av forskriften følges. Det betyr at kommunen fortsatt må ha kompetanse og ressurser til å fatte vedtak innen forurensningsforskriftens område, som for eksempel behandling og kontroll av utslippstillatelser, påslippsavtaler, pålegg om tilkobling og fastsettelse av vannog avløpsgebyr. Et selskap kan godt utføre saksbehandlingen på disse områdene og forberede saker til vedtak, men at selve vedtaket må treffes av kommunen selv. Forurensningslovens 83 slår videre fast at det bare er når særlige hensyn taler for det, at kommunens myndighet etter forurensningsloven kan delegeres til kommunale eller interkommunale selskaper. Med begrepet særlige hensyn markerer forurensningsloven at delegering til interkommunale selskaper er unntaket og ikke hovedregelen. Det vil imidlertid være sterke praktiske behov som taler for delegering til selskapet, ut fra følgende hensyn: Oppnå økt effektivitet, bedre økonomi og ensartet praksis ved samarbeid over kommunegrensen. Etablere en hensiktsmessig arbeidsfordeling (ved for eksempel å skille tilsyn og kontroll av anleggene fra annen myndighetsutøvelse, eller skille mellom forurensningsmyndighet og forurenser) Se utslipp fra kommunale anlegg i et større miljømessig perspektiv. (GIVAS 2013) Ved at VIVA gis oppgaven som forvalter og drifter av anleggene, og kommunen ivaretar rollen som forurensningsmyndighet, vil dagens habilitetsutfordring med rollefordelingen internt i kommunen bli enklere å håndtere. Det er en forutsetning at det er tydelig og klart hvordan den nye rollefordelingen blir, og delegering bør skje skriftlig. Side89 Etableringsprosjektet VIVA

90 17 Prosjektrapport Selskapet og kommunene er avhengig av et godt og nært samarbeid. Kommunen vil trenge underlag og innspill fra VIVA i sin saksbehandling og VIVA vil ha tilsvarende behov for informasjon og samarbeid med kommunen. Det foreslås at kommunene i tilknytning til forvaltningsavtalene som inngås med selskapet, fatter et delegeringsvedtak hvor VIVA delegeres oppgaver etter forurensningsloven i henhold til tabell under. Pålegg om tilknytning, offentlig eller privat nett Delegering mulig VIVA Kommunen Pålegg om tilknytning, offentlig eller privat Nei X avløpsnett (Pbl 27-2 og Forul 24) Pålegg av omlegging og utbedring av Ja X stikkledninger (Forul 22) Drift og vedlikehold av offentlige avløpsanlegg Ja X (Forul 24) Fastsetting av kommunale vann- og avløpsgebyrer Nei X (Kval) Innkreving av kommunale vann- og kloakkavgifter Ja X (bla Forul 25 og Kval) Kommunalt tømming av slam fra slamavskillere Ja X (Forul 26) Forurensningsmyndighet, utslipp fra mindre Nei X avløpsanlegg (Forul kap 12) Forurensningsmyndighet, krav til utslipp av Nei X oljeholdig avløpsvann (Forul 15) Vannforvaltning gjennom Vanndirektivet og Vannforskriften Nei X Pbl: Plan- og bygningsloven Forul: Forurensningloven Kval: Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg Anbefaling delegering av myndighet til VIVA: Det anbefales at kommunen fatter et delegeringsvedtak i tilknytning til forvaltningsavtalen mellom kommunen og selskapet, der kommunen overfører oppgavene til selskapet så langt dette er mulig innenfor rammene av lovverket. Det anbefales at VIVA bistår kommunen som saksbehandler og utarbeider saksgrunnlag og forslag til vedtak på de områdene der myndighet knyttet til vann-, avløp og vei ikke kan delegeres til selskapet. Etableringsprosjektet VIVA Side90

91 Prosjektrapport 18 5 Eierstyring VIVA (Eierandel, selskapsavtale, eierstrategi) Demokratisk styring Det blir fra mange hold påpekt at interkommunale samarbeidsmodeller er en demokratisk utfordring. Dersom en kun ser på selskapsform og ikke driftsform er nok dette til en hvis grad også riktig. Ved å flytte tjenester over i et interkommunalt selskap blir den demokratiske styringen mer overordnet og strategisk, mens dagligdagse beslutninger knyttet til løpende driften av tjenestene i større grad blir opp til selskapet selv. VIVA vil være et selskap som er tett knyttet til både administrativt og politisk nivå I kommunene. Dette følger av oppgavene selskapet blir satt til å ivareta. Selskapets form og aktivitet på et overordnet nivå vil være resultat av demokratiske beslutninger på hovedsakelig tre måter: (1) ved at politisk nivå beslutter eierstyringsgrunnlaget for VIVA (selskapsavtale og eierstrategi) og sitter i representantskapet, (2) ved at politisk nivå beslutter eierstyringsgrunnlaget for infrastrukturen (forvaltningsavtalene) og (3) ved at kommunevise hovedplaner, normer, gebyrnivå, investerings- og driftsbudsjetter og avtaler om driftsnivå fortsatt skal legges fram for politisk beslutning i den enkelte kommune. Nivået for forvaltning, drift og investering i den enkelte kommune er dermed fortsatt et lokalpolitisk anliggende. Eierandel Det vil være vanskelig å fastsette en eierandel som i alle tilfeller er riktig overfor alle de tre deltakerkommunene. Eierandelen kunne tenkes å skulle representere verdien på alt fra størrelsen på tjenesten som kommunen overdrar til selskapet, til størrelsen på infrastrukturen som skal forvaltes og driftes, eller ønsket aktivitetsnivå. Det gjelder imidlertid å finne fram til en fordelingsnøkkel som enten synes rimelig ut fra flest mulig hensyn, eller som er mest mulig uavhengig knyttet til størrelsesforholdet mellom de tre kommunene. Eierskap kan vurderes etter ulike fordelingsnøkler: Innbyggertall, Antall vann- og avløpsabonnenter, Gebyrgrunnlag med eller uten kapitalkostnader, Antall kilometer veinett og vann- og avløpsnett. De fleste av disse fordelingsnøklene vil være rimelige ut fra noen hensyn, men ikke andre. For eksempel vil antallet vann- og avløpsabonnenter i være et godt grunnlag for VA-delen av selskapet, men i liten grad henge sammen med den infrastrukturen som selskapet skal forvalte og drifte på veisiden. Antall kilometer med infrastruktur samsvarer godt med ansvarsområdet til selskapet, men henger ikke sammen med hvilket aktivitetsnivå kommunene har, eller ønsker å ha i tiden framover. Antall innbyggere i kommunen er en størrelse som ikke direkte er knyttet til tjenesteområdene, men som kan sies å være et rimelig og uavhengig mål på størrelsesforholdet mellom de tre Side91 Etableringsprosjektet VIVA

92 19 Prosjektrapport kommunene. Fordelingen av eierandel bør imidlertid være fast, og ikke følge svingninger fra år til år. Med dette som bakgrunn foreslås det derfor at eierandelen settes forholdsmessig etter innbyggertallet i de tre kommunene pr. 1.januar 2013 som på utredningstidspunktet var siste tilgjengelige statistikk hos SSB. Det foreslås at eierandelen justeres i henhold til innbyggertallet, og at justeringen skjer hvert 5 år. Forslag til fordeling av eierskap fremgår av tabellen under. Eierandelen kan få betydning for fordeling av felleskostnader som ikke kan fordeles direkte på tjenester eller prosjekter. Kostnadsfordeling er beskrevet nærmere i kapittel 11. Eierandel etter innbyggertall (tall fra SSB 1.januar 2013) Kommune Hurum Lier Røyken Totalt Befolkningstall (pr.1.jan , SSB) Andel prosent 16,9 46,7 36,4 100 Hurum Lier Røyken Virkemidler for eierstyring selskapsavtale, eierskapsstrategi Selskapsformen IKS (Interkommunalt selskap) er regulert i lov om interkommunale selskaper og har som hovedformål å regulere interkommunalt samarbeid. Et interkommunalt selskap er et eget rettssubjekt, hvor bare kommuner/ fylkeskommuner, og andre interkommunale selskaper kan være deltagere. Selskapet kan saksøke og bli saksøkt. Et viktig kjennetegn for et interkommunalt selskap er at deltagerne til sammen har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser (KS 2008). Den enkelte deltager hefter for sin andel av selskapets totale forpliktelser, jfr. lov om interkommunale selskaper 3. Et interkommunalt selskap har eget styre og en daglig leder som står ansvarlig for forvaltning av selskapet. Deltagernes myndighet i selskapet skal utøves via et representantskap som er selskapets øverste myndighet. Her skal samtlige deltagere være representert med minst en representant. Dette innebærer at den enkelte deltagerkommune ikke kan utøve eiermyndighet direkte ovenfor styret eller administrasjonen i selskapet. Etableringsprosjektet VIVA Side92

93 Prosjektrapport 20 Kommunen står fritt til å bestemme hvem som skal representere kommunen i selskapets eierorgan. Dersom det ikke er tatt inn i vedtektene, eller kommunene bestemmer noe annet, er det normalt ordføreren som er kommunens rettslige representant. Dette er derfor inntatt som forslag i selskapsavtalen for VIVA. Ordføreren opptrer i slike fora med det mandatet og den fullmakten han/hun har fra kommunestyret eller formannskap, enten det er tale om instruks i konkrete saker eller et generelt mandat. Ved en eierstrategi kan eierne øke sin styring og kontroll ved for eksempel å angi at visse saker må behandles i representantskapet. Representantskapet vedtar blant annet årsbudsjett, regnskap, handlings- og økonomiplan. Figuren under viser styringslinjene for interkommunale selskaper mellom kommunestyret, kommunens administrasjon (rådmann), representantskapet (utøvende eierorgan) og styret og selskapets administrasjon. Når det gjelder eierstyringsorganene så fastslås organiseringen av disse i selskapsavtalen, med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper. Ut over dette bør organisasjonsstruktur i selskapet først konkretiseres når en daglig leder er ansatt. Figuren under viser eksempel på organisasjonsstruktur i selskapet, med et tilfeldig forslag til avdelinger og funksjoner under daglig leder. Side93 Etableringsprosjektet VIVA

94 21 Prosjektrapport Selskapsavtalen Et interkommunalt selskap skal ha grunnlag i en skriftlig selskapsavtale som inngås mellom deltakerkommunene. Avtalen, som skal være registrert i Foretaksregisteret, er bindende for deltakerne når alle kommunestyrene har vedtatt avtalen. Selskapsavtalen for et IKS vedtas av kommunestyrene i alle medlemskommunene. Ved eventuell inntreden av nye deltakere (i tillegg til Hurum, Røyken og Lier) må selskapsavtalen endres og vedtas i alle deltakerkommuner. Selskapsavtalen er, i tillegg til egen eierstrategi, eiernes viktigste styringsvirkemiddel overfor selskapet. IKS- loven regulerer hvilke forhold som må reguleres i vedtektene: 1. Selskapets foretaksnavn 2. Angivelse av deltakere 3. Selskapets formål 4. Den kommune der selskapet har sitt hovedkontor 5. Antall styremedlemmer 6. Deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet 7. Den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsdel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen. 8. Antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner. 9. Annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. I tillegg til disse minimumskravene er det opptil deltakerne hvorvidt de ønsker å vedta utfyllende bestemmelser. Dette stiller krav til representantskapets medlemmer, ettersom man da bør kjenne IKS-loven, men det reduserer faren for inkonsistens mellom avtalen og Etableringsprosjektet VIVA Side94

95 Prosjektrapport 22 loven. Forslaget til selskapsavtale for VIVA er basert på minimumskravene. Prosjektet har gjennomgått og vurdert mer detaljerte selskapsavtaler i andre IKS, men har tilsvarende GIVAS, funnet å råde kommunene til at selskapsavtalen utfylles av forvaltningsavtaler og egen eierstrategi. Denne forutsetningen er særskilt inntatt i selskapsavtalens 11. Uttreden, utelukkelse og oppløsning av selskapet Bestemmelser om uttreden, utelukkelse og oppløsning av selskapet fremgår av lov om interkommunale selskaper Den enkelte deltager kan tre ut av selskapet etter skriftlig varsel. I den foreslåtte selskapsavtalens 12-1 er varselet satt til 2 år. Dette er ett år mer enn loven krever (1 år). Bakgrunnen for denne vurderingen er at etableringen i oppstartsfasen trenger ro til omstillingsarbeid. Loven foreskriver uansett en «sikkerhetsventil» for de tilfeller der deltakernes rett har blitt krenket vesentlig ved selskapsforholdet. Da kan deltager tre ut med øyeblikkelig virkning. Spørsmålet om uttreden skal bringes inn for departementet innen en måned, slik at departementet kan vurdere om det skal bruke sin hjemmel om pålegg til fortsatt deltagelse for en viss periode. Dersom en av deltagerne vesentlig misligholder sine forpliktelser kan de øvrige deltagerne enstemmig beslutte at vedkommende deltager skal utelukkes. Det stilles strenge krav og vil bero på en totalvurdering. Selskapet kan i alle tilfeller oppløses dersom deltakerne er enige om det. Det er kommunestyret som fatter oppløsningsvedtak. Oppløsning av selskapet må godkjennes av departementet, som også kan gi nærmere bestemmelser om avviklingen. Side95 Etableringsprosjektet VIVA

96 23 Prosjektrapport Eierstrategi målsetninger for VIVA Den forrige prosjektrapporten (2013), og prosjektmandatets punkt 2 og 4, fastslår at eierne skal sette mål for selskapet når det gjelder stordriftsfordeler, kvalitet og driftssikkerhet: Punkt 2: Selskapet gis ambisjoner for økonomiske stordriftsfordeler, kvalitetsstyring og sertifisering, og bedre driftssikkerhet for infrastrukturen. Punkt 4: Samarbeidet etableres som et tiltak for å finne kostnadseffektive løsninger på de utfordringene kommunene står overfor i produksjon av tjenester i tråd med dagens lovverk innen VA-sektoren, og fremtidige utfordringer innen både vei, vann og avløp. Økt kostnadseffektivitet skal oppnås med gode faglige miljøer, kvalitativt gode løsninger og i form av konkrete ambisjoner for mer effektiv prosjektering og drift. Flere forhold er avgjørende for å sikre at selskapet skal kunne nå de målsettingene som eierne setter: (1) det må både utarbeides et tydelig målstyringsdokument, (2) selskapet må gis forutsetninger, forutsigbarhet og handlingsrom for å kunne innfri målene og (3) det må legges opp til rapportering og evaluering av selskapets arbeid som beslutningsgrunnlag for eierne. Som en del av eierstrategien bør det legges føringer for rapportering og evaluering av aktiviteten i selskapet. Dette foreslås gjort ved etablering av et årshjul, der selskapet gis rapporteringspunkter som samsvarer med tertialrapporteringen i kommunene. Årshjulet bør også utarbeides med en fireårssyklus, der også revidering av hovedplaner i de tre kommunene bør inngå. Videre foreslås det også at det legges opp til en helhetlig evaluering av selskapets aktivitet innen de første 3 og 6 årene med selskapsdrift. Til slutt må eierstrategien også fastslå prinsipper og rutiner for samhandling mellom selskapet og kommunen om saksbehandling og beslutninger knyttet til forvaltning- og drift av anleggene. Dette vil være et viktig bidrag til å sikre forutsigbarhet for selskapet. Eierstrategien foreslås utarbeidet og vedtatt parallelt med forvaltningsavtalene som skal inngås mellom den enkelte kommune og selskapet. Eierstrategien blir kommunenes felles styringsdokument til styring av selskapet, mens forvaltningsavtalene konkretiserer og avklarer ansvarsforholdet mellom kommunen og selskapet når det gjelder de konkrete oppgavene som skal utføres av VIVA. Anbefaling- eierandel og eierstyring VIVA: Det anbefales at eierandel fastsettes forholdsmessig på bakgrunn av antall innbyggere i kommunen pr. 1.januar 2013 og at eierandelen justeres i henhold til innbyggertallet hvert 5 år. Etableringsprosjektet VIVA Side96

97 Prosjektrapport 24 Det anbefales at selskapsavtalen er kortfattet og i tråd med minimumskravene i lovverket. Det anbefales at ordførerne representerer eierkommunene i VIVAs representantskap. Det anbefales at varsel om uttreden av VIVA settes til 2 år. Det anbefales at det utarbeides et forslag til eierstrategi som vedtas av eierkommunene parallelt med forvaltningsavtalene. Strategien bør: o Være et godt målstyringsdokument med tydelige og prioriterte mål o Gi føringer for rapportering og evaluering, herunder inneholde et årshjul o Legge opp til en helhetlig evaluering av selskapets aktivitet innen de første 3 og 6 årene etter etableringstidspunktet Etableringsprosjektet VIVA Side97

98 25 Prosjektrapport 6 Eierstyring infrastruktur (Forvaltningsavtaler) Forvaltningsavtalene I forrige kapittel ble det redegjort for hvilke virkemidler eierkommunene sammen har til å styre VIVA som selskap. Forvaltningsavtalene vil på sin side regulere hvordan den enkelte kommunene kan styre og føre kontroll med de konkrete oppgavene VIVA utfører på kommunens infrastruktur. Ettersom VIVA vil inneha rollen som både «bestiller» og «utfører» er kommunene avhengig av at selskapet utfører disse oppgavene på en tilfredsstillende måte. Forvaltingsavtalene skal ivareta dette behovet. I avtalen fastsetter den enkelte kommune rammene for de tjenestene VIVA skal levere. Avtalen legger med andre ord føringer på innholdet i forslag VIVA fremmer for kommunen. Videre vil den også legge føringer for arbeidet VIVA utfører. Forholdet illustreres av figuren nedenfor. Forvaltingsavtalene kan også regulere eventuelle konsekvenser for det tilfelle at VIVA ikke skulle levere som avtalt. Det konkrete innholdet i en forvaltingsavtale vil være opp til den enkelte Etableringsprosjektet VIVA Side98

99 Prosjektrapport 26 kommune å fastsette. På denne måten vil de individuelle forventingene og ambisjonene til kommunene komme til uttrykk overfor VIVA. I forlengelsen av forvaltningsavtalene bør det etableres rutiner, blant annet for å sikre kontakt og informasjonsflyt mellom selskapet og den enkelte kommune. Det foreslås at selskapet utarbeider rutiner for dette, i dialog med eierne, og at disse rutinene er på plass i løpet av det første året etter etablering. Anbefalinger - eierstyring infrastruktur: Det anbefales at det utarbeides og inngås en forvaltningsavtale mellom den enkelte kommune og VIVA. Forvaltningsavtalen skal fastsette rammene og vilkårene for selskapets arbeid med planlegging, forvaltning, investering i og drift av kommunens infrastruktur. I forlengelsen av forvaltningsavtalene bør det etableres rutiner som sikrer kontakten og informasjonsflyten mellom selskapet og kommunen. Det foreslås at selskapet utarbeider forslag til rutiner for dette, og at disse er på plass i løpet av det første året. Etableringsprosjektet VIVA Side99

100 27 Prosjektrapport 7 Virkemidler for styring av innhold og nivå på tjenestene Politisk nivå i de tre kommunene skal styre innhold og nivå på tjenestene som utføres av VIVA. Styringen vil være delvis ulik fra dagens organisering, ved at den i større grad enn i dag kun vil skje gjennom overordnede strukturer som hovedplaner, normer, budsjetter, gebyrfastsettelse osv. Prosjektrapporten fra utredningsprosjektet (Prosjektrapport 2013) beskriver en situasjon der vei-, vann- og avløpstjenestene i de tre kommunene i dag bare delvis er styrt gjennom planlegging. Av de tre kommunene er det i dag kun Lier kommune som aktivt styrer VAtjenestene etter en langsiktig hovedplan (over 15 års perspektiv), som også omfatter infrastrukturtiltak. Ingen av kommunene har foreløpig styrt veitjenestene etter en langsiktig hovedplan med infrastrukturtiltak. Med etablering av VIVA skal kommunenes tjenestestyring i all hovedsak skje gjennom overordnede planer og styringsdokumenter, noe som vil gjøre det nødvendig å få på plass hovedplaner for alle tjenesteområdene i de tre kommunene. Gjennom hovedplanene bør selskapet gis forutsetninger og forutsigbarhet på en slik måte at kommunene sitter tilbake med en mest mulig effektiv tjeneste. Mer overordnet styring betyr samtidig at politisk nivå i mindre grad kan styre detaljerte og dagligdagse forhold i selskapet. Selskapet bør også ha tilstrekkelig rom for å fatte de beslutningene som er nødvendig for å oppnå ønsket effektivitet og kvalitet. For eksempel bør beslutninger om selskapets bemannings- og utstyrsnivå være opp til selskapet, mens rammene for disse beslutningene kan fattes av politisk nivå i for eksempel hovedplanene. Politisk nivå stiller overordnede krav og setter overordnede rammer, selskapet skal være ansvarlig leverandør innenfor disse kravene og rammene. Det etableres tre overordnede strukturer for forvaltning og tjenestestyring, en for hver kommune. Hver kommune vil dermed ha følgende sett med virkemidler for å styre forvaltning og drift av egen infrastruktur: Hovedplan vann- og avløp Hovedplan vei Veinorm Lokal forskrift om vann- og avløpsgebyr Budsjett og investeringsplan Avtale om driftsnivå for veitjenester Avtale om driftsnivå for vann- og avløpstjenester Abonnementsvilkår Ved etablering bør det så raskt som mulig legges en plan for utarbeidelse av de dokumentene som kommunene ikke har i dag. Det foreslås at det legges opp til fast revidering av dokumentene, som fastslås i eget årshjul/fireårshjul i eierstrategien til VIVA. Ettersom behovene og oppdragene knyttet til infrastrukturen kommunene vil være ulike, foreslås det ingen direkte samkjøring av verken planer, normer, budsjetter, gebyrnivåer, Etableringsprosjektet VIVA Side100

101 Prosjektrapport 28 investerings- eller driftsnivå i de tre kommunene. Dersom det skulle bli aktuelt med samkjøring så kan dette eventuelt besluttes av eierne på senere tidspunkt. For å forenkle arbeidet med å lage de ulike planene og dokumentene foreslås det imidlertid at det på et tidlig tidspunkt etableres et felles sett med maler for de ulike dokumentene. Innholdet kan være ulikt og kommuneavhengig, men struktur og oppbygging i de ulike dokumentene kan være tilnærmet lik. De ulike dokumentene bør føres i felles maler ved revidering. Modell for styring av forvaltning og drift Det foreslås at VIVA arbeider etter en modell for tjenestestyring der kommunene og politisk nivå inngår som overordnet beslutningstaker. VIVA skal være fagressurs i arbeidet, og utarbeide alt av beslutningsgrunnlag og forslag til styringsdokumenter for tjenestene i selskapet. Utarbeidelsen må skje i nært samarbeid med administrativt nivå i kommunene, noe som blant annet må sikres ved formaliserte rutiner. Tabellen gir en oversikt over de ulike virkemidlene for overordnet forvaltning og tjenestestyring, hvor ofte virkemidlene skal revideres og besluttes, og roller i beslutningsprosessen. Side101 Etableringsprosjektet VIVA

102 29 Prosjektrapport Virkemiddel for tjenestestyring Hovedplan (vann- og avløp) Hovedplan (vei) Veinorm Lokal forskrift om vann- og avløpsgebyr Budsjett og investeringsplan Avtaler om driftsnivå Revideres VIVA Kommunen (rådmannen) Hvert fjerde år Hvert fjerde år Hvert fjerde år Årlig Årlig Årlig Utarbeider saksgrunnlag og forslag til plan og fremmer planforslag til kommunen Utarbeider saksgrunnlag og forslag til plan og fremmer planforslag til kommunen Sikrer koordinering med kommunens hovedplan. Utarbeider saksgrunnlag og fremmer forslag til kommunen Sikrer koordinering med kommunens hovedplan. Utarbeider saksgrunnlag og fremmer forslag til kommunen. Utarbeide forslag på bakgrunn av kommunens hovedplaner. Utarbeide saksgrunnlag og fremme forslag til kommunen. Utarbeide avtale om driftsnivå på bakgrunn av kommunens gebyrog budsjettbeslutning. Fremme forslag til kommunen. Sikrer koordinering med arealplaner og videreformidler forslag fra VIVA til politisk nivå Sikrer koordinering med arealplaner og videreformidler forslag fra VIVA til politisk nivå Dialog med VIVA ved utarbeidelse av forslag. Videreformidler forslag fra VIVA til politisk nivå. Dialog med VIVA ved utarbeidelse av forslag. Videreformidler forslag fra VIVA til politisk nivå. Dialog med VIVA ved utarbeidelse av forslag. Videreformidle forslag fra VIVA til politisk nivå. Videreformidle forslag fra VIVA til politisk nivå. Kommunen (politisk nivå) Beslutter kommunens hovedplan vann- og avløp Beslutter kommunens hovedplan vei Beslutter kommunens veinorm Beslutter kommunens lokale forskrift om vannog avløpsgebyr Beslutte budsjett og investeringsplan Beslutte å inngå avtale om driftsnivå med VIVA. Etableringsprosjektet VIVA Side102

103 Prosjektrapport 30 Hovedplaner Hovedplaner blir det viktigste av de overordnede virkemidlene for å sikre langsiktighet i forvaltning og drift av den tekniske infrastrukturen i kommunene. Hovedplanene vil både gi selskapet og kommunen langsiktighet. For selskapet vil denne langsiktigheten gi handlingsrom, forutsatt at kommunene i stor grad velger å styre etter det de har lagt opp til i hovedplanen. Det foreslås at det for vann- og avløpsområdet utarbeides hovedplaner med en planperiode på minimum 20 år, men gjerne 30 eller 40 år. Hovedplanene bør være så konkrete som mulig, og angi investeringer i planperioden. Hovedplanen for vann- og avløp bør blant annet angi: - Investeringer i perioden - Driftsnivå i perioden - Rammer for oppgradering av utstyr/materiell - Rammer for beredskapstiltak - Gebyrutvikling i perioden som følge av investering og drift Hovedplan for vei bør blant annet angi: - Investeringsnivå i perioden - Driftsnivå i perioden - Rammer for oppgradering av utstyr/materiell - Rammer for beredskapstiltak - Kostnadsutvikling i perioden som følge av investering og drift Lokal forskrift om vann- og avløpsgebyrer Hver kommune skal fortsatt beslutte gebyrnivået i egen kommune, men det foreslås at gebyrnivået knyttes tett opp til den langsiktige planen som er fastlagt i Hovedplanen for vannog avløp. Det legges ikke opp til noen avstemming av gebyrnivået. Veinorm Veinormene som gjelder i kommunene vil fortsatt ligge til grunn, men disse settes inn i systemet med de øvrige overordnede styringsdokumentene og gis et fast tidsintervall for revidering. Ved revidering utarbeider selskapet forslag i nært samarbeid med administrasjonen i kommunen. Forslaget oversendes kommunen for politisk behandling. Side103 Etableringsprosjektet VIVA

104 31 Prosjektrapport Budsjett og investeringsplan På bakgrunn av hovedplaner og andre styringsdokumenter utarbeider selskapet grunnlag for og forslag til budsjett og investeringsplan. Budsjett og investeringsplan for tjenestene i selskapet behandles som en del av kommunens øvrige budsjett. Avtale om driftsnivå VIVA utarbeider forslag til avtale om driftsnivå i kommunen på bakgrunn av kommunens andre styringsdokumenter. Avtalen om driftsnivå besluttes av kommunen, og er viktig for å gi en tilstrekkelig detaljering av bestillingen til VIVA på driftsområdet. Avtalen skal for eksempel angi omfang, frekvens og standard på tjenester som snøbrøyting, feiing av gater, kantklipping osv. Anbefaling styring av innhold og nivå på tjenestene: Det anbefales at det etableres tre overordnede strukturer for kommunenes styring av tjenestene. Hver kommune vil dermed ha følgende sett med virkemidler for å styre forvaltning, investering og drift av egen infrastruktur: o Hovedplan vann- og avløp o Hovedplan vei o Veinorm o Lokal forskrift om vann- og avløpsgebyr o Budsjett og investeringsplan o Avtale om driftsnivå for veitjenester o Avtale om driftsnivå for vann- og avløpstjenester o Abonnementsvilkår vann- og avløp Etableringsprosjektet VIVA Side104

105 Prosjektrapport 32 8 VIVA som fagressurs, saksbehandler og innbyggerkontakt Etableringen av VIVA innebærer at all fagkompetansen i kommunen knyttet til vei-, vann og avløp flyttes over i selskapet. Begrunnelsen for dette er beskrevet i prosjektrapporten (2013) fra utredningsprosjektet. VIVA skal være kommunens viktigste fagressurs for spørsmål om vei-, vann og avløp. Det at kompetansen flyttes ut av kommunen og inn i et selskap, stiller store krav gode rutiner for samspill mellom VIVA og kommunen. Det blir særlig sentralt å sikre rutiner for god samhandling om følgende oppgaver: Utarbeidelse og revidering av hovedplaner for vei-, vann og avløp Utarbeidelse og revidering av normer og lokale forskrifter Utarbeidelse av forslag til investeringsplan og budsjett Bistand til kommunens arbeid med areal- og reguleringsplaner Bistand til kommunens arbeid med utbyggingsavtaler Saksbehandling av forhold knyttet til vei-, vann og avløp i forbindelse med byggesaker Informasjon og brukerkontakt for innbyggere og abonnenter Etablering av VIVA vil kreve omstilling av måten vei-, vann og avløpstjenestene i dag samhandler med andre tjenester i kommunen. Når fagkompetanse flyttes ut av rådhusene betyr dette at samhandling i større grad må sikres med formelle rutiner som skal gjelde ved saksbehandling av de ulike sakene. I tillegg til formelle samhandlingspunkter bør det også vurderes å gjøre andre tiltak for å sikre god samhandling mellom kommunen og VIVA. Dette bør blant annet gjøres ved at det i hvert rådhus stilles tilgjengelig et kontor/en kontorplass for ansatte fra VIVA. Anbefalinger VIVA som fagressurs og innbyggerkontakt: - Det anbefales at det legges ned et betydelig arbeid for å etablere gode rutiner for samhandling mellom VIVA og kommunen i alle saker der VIVA skal være kommunens fagressurs. Arbeidet med å etablere rutinene bør ledes av etableringsprosjektet/viva, og foregå i nært samarbeid med de mest aktuelle samarbeidspartnerne i kommunen. Rutinene bør så langt det er mulig være på plass innen det første året fra etablering. - Det anbefales at det inngås en avtale mellom VIVA og hver kommune om å disponere et kontor eller en kontorplass i eller i tilknytning til hvert rådhus. Side105 Etableringsprosjektet VIVA

106 33 Prosjektrapport 9 Innkjøpsavtaler og kjøp av tjenester Forholdet til eksisterende innkjøpsavtaler Når virksomheten knyttet til vei, vann og avløp overføres til et VIVA er utgangspunktet at det nye selskapet må inngå nye avtaler med leverandørene til virksomheten. Kommunene mister tilsvarende volum i sine innkjøpsavtaler. Det er liten sannsynlighet for at endringene i innkjøpsvolumet vil påvirke rammeavtaler som allerede er inngått av Hurum, Lier og Røyken. Alle deltakerkommunene i VIVA er også deltakere i interkommunale innkjøpssamarbeid, blant annet gjennom BTV (Innkjøpssamarbeidet Buskerud, Telemark og Vestfold), GVD (Godt vann drammensregionen) og innkjøpssamarbeid med Asker og Bærum. Flere av avtalene er i følge innkjøperne i kommunene meget gunstige avtaler som VIVA bør videreføre i selskapet i den grad lovverket tillater det. Prosjektet har vurdert hvorvidt VIVA ved inntreden i eksisterende rammeavtaler bryter med regelverket om offentlige anskaffelser. Dersom VIVA kamuflerer merinnkjøp ved å innta mer i en eksisterende avtale, er det en ulovlig direkteanskaffelse. Etableringen av VIVA medfører kun en videreføring av eksisterende rammeavtaler. Ettersom samtlige eierkommuner er parter i innkjøpssamarbeidet, vil VIVA også kunne foreta fremtidige innkjøp på samme måte. Kort sagt er konklusjonen at dersom VIVA kamuflerer merinnkjøp ved å innta mer i en eksisterende avtale, er det en ulovlig direkteanskaffelse. Det er kun aktuelt å videreføre eksisterende rammeavtaler, hvilket ikke er i strid med regelverket. VIVA vurderes også å kunne foreta fremtidige innkjøp gjennom de eksisterende innkjøpssamarbeidene. I tillegg til felles rammeavtaler har kommunalteknisk sektor i hver kommune inngått egne avtaler om innkjøp. Så langt prosjektet har kartlagt krever ingen av disse avtalene et «minstekjøp» fra kommunens side. I praksis innebærer dette at VIVA kan inngå nye avtaler, uavhengig av disse. En videreføring av avtaler uten konkurranse vil antakelig komme i konflikt med reglene om offentlige anskaffelser. Forsikring ved virksomhetsoverdragelse Hurum, Røyken og Lier har i innkjøpssamarbeidet forhandlet frem forsikringsavtaler med forsikringsselskapet Protector. Disse vil det være hensiktsmessig å videreføre i fullt ut i VIVA. Kjøp av tjenester fra kommunene Det er utredet i hvilken grad VIVA har anledning til å kjøpe tjenester fra kommunene på oppstartstidspunktet. Denne formen for tjenestekjøp kan være hensiktsmessig for selskapet ved etablering, og hensiktsmessig for kommunene som følge av bortfall av inndekning av indirekte Etableringsprosjektet VIVA Side106

107 Prosjektrapport 34 kostnader. Advokatfirmaet Bækhus Dege har gjort en vurdering av det juridiske handlingsrommet for denne formen for tjenestekjøp: Næringsdepartementet anser at «omvendt egenregi» dvs. fra kontrollert foretak til eier, vil være lovlig selv om dette ikke er positivt avklart i rettspraksis. Vi antar derfor at kjøp av tjenester direkte fra eiende kommune vil være omfattet av egenregiunntaket og ikke trenger å kunngjøres (Bendiksen 2013) Dette innebærer at VIVA kan kjøpe tjenester fra kommunene, uten at dette omfattes av lov om offentlige anskaffelser. Denne formen for tjenestekjøp kan derfor være en hensiktsmessig løsning ved etablering. Kommunene sitter uansett igjen med overskuddskapasitet og selskapet har behov for rask og smidig etablering av fellesfunksjoner som regnskap, lønn osv. Kjøp av tjenester fra andre IKSer En del av fellesfunksjonene i kommunene er i dag allerede organisert som interkommunale samarbeid, dette gjelder blant annet IKT-tjenestene, Lønnstjeneste i Lier, Kemneren i Røyken og Hurum. Også her har Brækhus Dege gjort en juridisk vurdering av muligheten for tjenestekjøp med utgangspunkt i D-ikt (Drammensregionen IKT): Hva angår kjøp av tjenester fra annet selvstendig rettssubjekt enn eier vil dette som hovedregel kreve konkurranseutsetting, med mindre det andre rettssubjektet er kontrollert av samme eier. Slik vi ser det er det ganske klart at Røyken ikke kontrollerer D-ikt og VIVA på en måte som vil være relevant i anskaffelsesrettslig forstand [ ]. Vi mener derfor at VIVA ikke vil ha anledning til å anskaffe fra D-ikt uten konkurranse (Bendiksen 2013) Det er altså en begrensing i muligheten for kjøp av tjenester fra andre interkommunale samarbeid/ikser, som handler om graden av kontroll eierkommunene har med de aktuelle IKSene. For å unngå tjenestekjøp som ligger i gråsonen anbefales det derfor at VIVA ikke kjøper tjenester direkte fra andre IKSer enn dem som er fullt ut kontrollert av to eller flere av VIVAs deltakerkommuner. Side107 Etableringsprosjektet VIVA

108 35 Prosjektrapport 10 Administrasjon og indirekte kostnader Indirekte kostnader ved etablering av VIVA Kommunene har i dag ulik grad av indirekte kostnader forbundet med tjenestene som inngår i samarbeidet. Deler av kostnadene er i dag belastet selvkostregnskapet for vann- og avløp. For veiområdet er kostnadene i liten grad synliggjort, og ligger «innbakt» i kommunens generelle kostnader med fellesfunksjoner. De indirekte kostnadene i selvkostregnskapet er en kalkulatorisk (beregnet) størrelse på bakgrunn av valgte fordelingsnøkler og baserer seg ikke på faktisk medgått tid eller faktiske påløpte kostnader på vann og avløpsområdet, men kan likevel gi en indikasjon på omfanget. Kommunene har, innenfor selvkostregelverket, ulik praksis i hvordan de administrative tjenestene belastes vann og avløp. Tabellen under gir en oversikt hva de tre kommunene belastet selvkostregnskapet med av indirekte kostnader i Ved organisering av tjenestene i VIVA vil inndekning av disse indirekte kostnadene på vann- og avløpsområdet falle bort for kommunene. Kommunene vil dermed bli sittende igjen med administrasjon og fellestjenester som er dimensjonert ut over eget behov. Deler av dette må håndteres ved den enkelte kommune selv tilpasser egen organisasjon og utgiftene (f.eks husleie) til det som er behovet i den nye situasjonen. På etableringstidspunktet vil det også være aktuelt for VIVA å kjøpe tjenester fra kommunene, framfor å etablere seg med alle funksjoner på egenhånd. Administrative oppgaver utført av kommunene for VIVA Fordeling av de ulike tjenestene mellom kommunene foreslås avklart som en del av eierstrategien til VIVA. Som utgangspunkt bør tjenestene ytes av den kommunen som har Etableringsprosjektet VIVA Side108

109 Prosjektrapport 36 forutsetninger, kapasitet og kompetanse til å yte den aktuelle tjenesten. Det bør også gjøres en vurdering av behovet for å fordele tjenestene mellom kommunene. Tabellen under viser en grov oversikt over antatt omfang av aktuelt tjenestekjøp fra kommunene (tallene i tabellen er basert på tall fra selvkostregnskapet, og anslag for veidelen): Tjeneste/funksjon Anslått behov VIVA(hele årsverk) Anslått inndekning for kommune (hele 1000 kr) Regnskap/lønn/personal Økonomirådgiver Servicetorg Det anbefales at det blir opp til selskapet å avgjøre hensiktsmessigheten av det å få levert tjenester fra kommunene, eller om disse tjenestene bør løses på andre måter. I forbindelse med eierstrategien kan kommunene avgjøre om de ønsker å binde selskapet i til å bruke kommunens tjeneste i en periode framover, for å gi kommunen anledning til å planlegge omprioritering/omstilling. Anbefalinger kjøp av tjenester fra kommunene og andre IKSer: Kjøp av tjenester vurderes og besluttes i eierstrategien for VIVA Dersom det er aktuelt med tjenestekjøp fra kommunene så inngås det avtale mellom VIVA og den aktuelle kommunen om dette. Det bør være en fortløpende vurdering i selskapet om det er mest hensiktsmessig å få tjenester levert av kommunene, eller om selskapet skal ordne seg med egne tjenester. Etableringsprosjektet VIVA Side109

110 37 Prosjektrapport 11 Økonomi og kostnadsfordeling Overføring av regnskap til selskapet Av prosjektmandatet følger det at selskapet skal etableres 1.juli Det er flere momenter som gjør at det er ekstra utfordrende, regnskapsmessig, å foreta etableringen midt i året. Blant annet beregnes selvkostfondene og avskrivningene ved årsavslutningen av regnskapet. Det vil oppstå større usikkerhet rundt avgrensning av hvor kostnadene skal føres i overgangen mellom kommunal drift og drift i selskapet. Ekstra ressurser kan bli nødvendig ved å foreta regnskapsmessige overføringen midt i året og dette kan ta kapasitet fra andre viktige oppgaver. Det er mye som må avklares og forberedelser som må gjennomføres for å få det regnskapsmessige og økonomiske på plass på ved overføring av de tre kommunenes vei-, vann og avløpstjenester til VIVA. Det er viktig å planlegge godt og at økonomi/regnskapsavdelingene i alle de tre kommunene bistår i arbeidet. Anbefalinger overføring av regnskapet til selskapet: Det foreslås at selskapet etableres, som planlagt, 1/ Regnskapet for 2014 ferdigstilles, årsavslutning foretas og etterkalkylen av selvkostregnskapet for vann og avløp foretas i den enkelte kommune. Først fra 1/ føres regnskapet selvstendig for selskapet. Etableringskostnadene som påløper i perioden 1/ til 1/ inngår som en del av etableringsprosjektet, men fordeles kommunene etter eierbrøk fastsatt i selskapsavtalen. På grunn av at virksomhetsoverdragelsen skjer per 1/ skal de ansatte lønnes fra selskapet. Kommunene overfører midler tilsvarende lønnskostnadene til selskapet. Dette vil det være den eneste regnskapsmessige aktiviteten i selskapet i perioden 1/7-31/ Selskapets regnskap vil dermed gå i null for 2014, mens lønnskostnadene vil belastes selvkostregnskapet, som fortsatt føres i kommunene ut 2014, ved disse overførselstransaksjonene. Åpningsbalanse I forbindelse med etableringen av selskapet skal det settes opp en åpningsbalanse som viser eiendeler (anleggsmidler og omløpsmidler), samt hvordan etableringen er finansiert gjennom egenkapital, selvkostfond, langsiktig og kortsiktig gjelde. Deloitte har bistått prosjektet med både veiledning og kvalitetssikring, av både jurist og revisor, dette er med på å danne grunnlaget for denne delen av utredningen (Deloitte 2014). Det er gjort en foreløpig beregning av åpningsbalanse for selskapet, ved bruk av regnskapstall pr 31.desember Under tabellen følger nærmere beskrivelse av de enkelte elementene i åpningsbalansen (nummerert i marg). Etableringsprosjektet VIVA Side110

111 Prosjektrapport 38 (tall i hele 1.000) 25. februar 2014 Utkast åpningsbalanse VIVA IKS Anleggsmidler Egenkapital VA driftsmidler Lier Innskutt egenkapital Lier VA driftsmidler Røyken Innskutt egenkapital Røyken VA driftsmidler Hurum Innskutt egenkapital Hurum 1 VA driftsmidler stiftelseskostnader 500 Innskutt egenkapital 4 Vei maskiner Lier Vei maskiner Røyken - - Annen egenkapital Vei maskiner Hurum Vei maskiner Sum egenkapital Andre driftsmidler - Gjeld Sum anleggsmidler Selvkostfond Vann Selvkostfond Avløp Selvkostfond 5 Omløpsmidler Varelager Gjeld til Lier kommune Kundefordringer Gjeld til Røyken kommune Andre Fordringer Gjeld til Hurum kommune Langsiktig gjeld (VA anlegg) 6 3 Bankinnskudd og kontanter VA Bankinnskudd og kontanter VEI Kortsiktig gjeld 7 Sum omløpsmidler Sum gjeld Eiendeler Gjeld og Egenkapital 1. Eiendeler VA: Når eierskapet til infrastrukturen blir i kommunene, er det kun maskiner og utstyr som overdras selskapet. En egen anleggsoversikt utarbeides og inngår i avtalen om overdragelse. Når det gjelder maskiner og utstyr finansiert via VA-området er dette regulert under «selvkostregelverket» (Retningslinje for beregning av selvkost 2014). Om utstyret som er finansiert over selvkostregnskapet selges til selskapet for mer enn bokført verdi, vil dette påføre abonnentene kostnader for det samme utstyret to ganger og dermed antagelig komme i konflikt med selvkostprinsippene. Derfor bør dette utstyret overdras etter bokført verdi. 2. Eiendeler vei For maskiner og utstyr finansiert av veimidler, er det uproblematisk å overdra etter takst. I første omgang er det gjort en kartlegging i kommunene og en takstmann har gjort en foreløpig verdivurdering. Ved tidspunktet for endelig etablering vil det gjøres en mer fullstendig takst av fagpersoner ved besiktigelse av utstyret. Side111 Etableringsprosjektet VIVA

112 39 Prosjektrapport 3. Bankinnskudd Selskapet overtar kommunenes selvkostfond knyttet til VA-området pr 31/ Per 31/ har alle kommunene opparbeidet fond, både på vann og avløpsområdet, og det er dermed en forpliktelse overfor abonnentene selskapet overtar. Verdien av selvkostfondene overføres da som et bankinnskudd på samme beløp. Se punkt 5 nedenfor, samt kommentarer om selvkostfondene avslutningsvis. Bankinnskudd knyttet til veiområdet gjelder forslag til innbetaling av innskutt kapital fra kommunene ved stiftelse av selskapet. Se pkt 4 nedenfor. 4. Egenkapital Det er ikke krav om å innbetale innskutt egenkapital ved etablering av et interkommunalt selskap på samme måte som for aksjeselskap. Det er imidlertid fornuftig og vanlig å innbetale et lite, nærmest symbolsk innskudd som for ettertiden vises i kommunens regnskaper og noter. Det er foreslått at eierforholdet i selskapet skal fordeles etter eierbrøk fastsatt i selskapsavtalen og det totale innskuddet beløper seg til 0,5 mill for alle tre kommunene til sammen. Det må også avgjøres om selskapet, på andre områder, også kan opparbeide seg egenkapital av likviditetsmessige årsaker og hvordan eventuelle over/underskudd håndteres på ikke gebyrfinansierte områder. Når selskapet inngår detaljerte driftsavtaler med kommunene, skal det ikke være potensiale for store over/underskudd ved disse avtalene. I den grad selskapet skal bedrive salg av tjenester til eksterne kan dette være en kilde til over/underskudd. For overskudd fra eksternt salg kan selskapet beslutte utbytte til eierne, jfr forslag til selskapsavtale Selvkostfond Verdien av selvkostfondene for de respektive kommuner for henholdsvis vann og avløp pr 31. desember 2013 er innhentet og vist i følgende tabell: Etableringsprosjektet VIVA Side112

113 Prosjektrapport 40 Selvkostfond Vann (tall i 1.000) Lier forpliktelse Røyken forpliktelse Hurum forpliktelse Selvkostfond vann Avløp (tall i 1.000) Lier forpliktelse Røyken forpliktelse Hurum forpliktelse Selvkostfond vann Det inngås avtale om overdragelse av selvkostfondene fra kommunen til selskapet. Som beskrevet I pkt 3 har alle kommunene positive selvkostfond per 31/ Det betyr at kommunene har en likvidbeholdning som følger med forpliktelsene i selvkostfondene. Saldo per 31/ , som for øvrig kan være helt annerledes, overdras selskapet som igjen påtar seg en forpliktelse til å justere gebyrene slik at fondene tilbakeføres til innbyggerne senest fem år etter at de er opparbeidet. I mellomtiden er det fritt opp til selskapet å benytte denne beholdningen som en likviditetsreserve på tvers av kommunene. 6. Langsiktig gjeld Kjøp av anleggsmidler, maskiner og driftsmidler knyttet til både VA- og veiområdet forslås finansiert 100 % gjennom lån fra kommunene. Lånenes størrelse vil variere fra kommune til kommune ut fra takst og bokført verdi på anleggsmidlene som overtas. Det vil si hele kjøpet av anleggsmidlene lånefinansieres. I første omgang anbefales å gjøre opp kjøpesummen ved en gjeldsforpliktelse til den kommunen utstyret overdras fra, og denne betales det både renter og avdrag for på vanlig måte. Etter hvert kan selskapet velge å refinansiere lånene og samle dem hos en og samme låneinstitusjon og løse ut lånene i kommunene. For å oppnå kommunale vilkår på dette lånet, må kommunene stille garanti. Selvkostreglementet (Retningslinje for beregning av selvkost 2014) har egne bestemmelser for belasting av renter, så disse må selvfølgelig selskapet forholde seg til. 7. Kortsiktig gjeld På bakgrunn av åpningsbalansen per 31/ , vil det ikke være behov for kortsiktige lån/kassekreditt. Dette fordi selskapet har tilstrekkelig kapital til å møte sine likviditetsmessige Side113 Etableringsprosjektet VIVA

114 41 Prosjektrapport behov. Situasjonen per 31/ når den endelige åpningsbalansen skal settes kan være annerledes, spesielt om kommunene bruker av fondene, hvilket er naturlig å anta at de gjør. Det kan derfor oppstå også et kortsiktig lånebehov av likviditetsmessige årsaker på et senere tidspunkt selv om det ikke skulle foreligge ved fastsettelsen av åpningsbalansen. Anbefalinger - åpningsbalanse: Det foreslås at maskiner og utstyr finansiert over vann og avløpsgebyrene overdras selskapet etter bokført verdi, mens maskiner og utstyr finansiert på veiområdet overdras selskapet etter takst. Selskapet overtar kommunenes selvkostfond knyttet til VA-området pr 31/ i form av et bankinnskudd. Selvkostfondene bokføres hver for seg og skal gå til fradrag i gebyrgrunnlaget for de kommunene de er opparbeidet i. Det foreslås at kommunene skyter inn til sammen 0,5 mill kroner i selskapet og fordeler innskuddet seg i mellom etter eierbrøk fastsatt i selskapsavtalen. Det innarbeides i selskapsavtalen om tjenesteområder utenom selvkost kan opparbeide seg egenkapital og evt i hvilket omfang. Eventuelle over/underskudd på driftsavtalene, kan avregnes mot annen egenkapitalen og skal tilbakebetales/belastes de kommunene hvor de er opparbeidet. Over/underskudd fra eksternsalg kan også avregnes mot annen egenkapital og når denne er vurdert å være tilstrekkelig i forhold til løpende drift, tilbakebetales kommunene etter eierandel fastsatt i selskapsavtalen (utbytte). Om selskapet refinansierer lånene etter hvert, i ekstern låneinstitusjon, stiller kommunene garanti slik at kommunale betingelser oppnås. Finansieringen av maskiner og utstyr gjøres ved lån fra kommunene tilsvarende verdien de overføres for. Det betales alminnelige renter og avdrag på disse lånene. Det foreslås å gi en øvre låneramme i selskapsavtalen til investerings- og likviditetsbehov. Det blir derfor ikke nødvendig med kommunens godkjennelse hvert år. Det har ingen praktisk betydning for kommunens samlede gjeldsforpliktelser om det er kommunen eller selskapet som tar opp lån. Fylkesmannen tar hensyn til dette ved beregning av kommunenes samlede gjeldsgrad. Gebyrfinansierte tjenester Vann og avløpstjenesten er underlagt Kommunal og- regionaldepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester (Retningslinje for beregning av selvkost 2014). Alle utgifter skal dekkes av gebyrinntektene, og gebyrinntektene skal ikke overskride kommunens, eller i dette tilfellet selskapets, utgifter. Et eventuelt overskudd eller underskudd skal settes av til bundne driftsfond, som skal belastes/-godtgjøres gebyrene innen 3 5 år. Etableringsprosjektet VIVA Side114

115 Prosjektrapport 42 For andre interkommunale samarbeidsorganisasjoner, som flere av de tre kommunene er med i, er det en harmonisering av gebyrene. Dette er ikke aktuelt på vann og avløpsområdet i dag. Drift og vedlikehold av vann og avløp er mer komplekst og mindre ensartet enn for renovasjon og små avløpsanlegg. Investeringsnivået eller behovet kan være ulikt fra kommune til kommune, og kapitalkostnadene utgjør gjerne en stor del av gebyrstørrelsen. Anbefalinger gebyrfinansierte tjenester: Det foreslås å ikke harmonisere gebyrene og det føres eget selvkostregnskap for hver av tjenestene vann og avløp, og det må føres eget selvkostregnskap for hver av kommunene for å sikre at retningslinjene overholdes, og at gebyrene blir korrekte for hver av tjenestene og i den enkelte kommune. Rammefinansierte tjenester For veiområdet er det budsjettrammen til formålet, vedtatt av kommunestyrene, som finansierer tjenesten. Ved etablering av selskapet er det behov for en avtale mellom den enkelte kommune og selskapet for å sikre enighet om hva som skal leveres til hvilken pris. Men før en kommer så langt, må drifts og investeringsnivå avklares for hver kommune. Inntil selskapet har utarbeidet langsiktige drifts- og investeringsplaner, antagelig de første to årene, foreslås at det beregnes kostnadsnivå på tjenesten ved å ta utgangspunkt i nivået på de vedtatte rammene i handlings-programmene fra 2013 og Dette gjøres i tett dialog med kommunene. På bakgrunn av dette, tegnes en avtale om driftsnivå som, mer detaljert, angir hva som skal leveres og til hvilken pris. Anbefalinger rammefinansierte tjenester: Kostnadsnivået på tjenestene de to første årene beregnes med utgangspunkt i nivået i de vedtatte rammene i handlingsprogrammene fra 2013 og 2014, og i tillegg eventuelle politiske bestillinger/prioriteringer. Forslag til budsjett for 2017 skal være utarbeidet av VIVA på bakgrunn av langsiktige drifts- og investeringsplaner vedtatt i de tre kommunene. Direkte og indirekte kostnader Ved beregning av selvkost splittes kostnadene opp i direkte og indirekte kostnader. De samme kategoriene er også naturlig å dele kostnadene på veiområdet inn i. Side115 Etableringsprosjektet VIVA

116 43 Prosjektrapport Direkte kostnader er kostnader knyttet til produksjon av tjenesten, for eksempel driftspersonell, avskrivninger av anleggene, kapitalkostnader i forbindelse med lån til investeringene. For vann og avløp beregnes også en kalkulatorisk rente inn i selvkostregnskapet som en alternativkostnad til hva kommunen vill hatt av avkastning på de midlene de bruker til VA investeringer om de plasserte dem i pengemarkedet. Indirekte kostnader er kostnader til tjenester som ofte utføres i andre deler av kommuneorganisasjonen, som for eksempel overordnet ledelse, saksbehandling, kundekontakt, fakturering, lønn, regnskap, økonomistyring. I tillegg kommer eksterne tjenester som bedriftshelsetjeneste, revisjon osv. Indirekte kostnader blir, med dagens organisering, belastet selvkostregnskapet, og dermed belastet finansieringskilden, det vil si gebyrene. Ved etablering av selskapet må også dette beregnes for veiområdet også slik at hver av kommunene betaler riktig pris. Timefordeling og nøkkelfordeling av kostnader og inntekter En stor del av kostnadene i det nye selskapet er lønn og bruk av maskiner. For å sikre en riktig fordeling av disse kostnadene mellom tjenestene, selvkostområdene og kommunene, vil det være nødvendig å innføre verktøy for å registrere riktig tidsbruk både for personell og maskiner. Stadig flere virksomheter, innenfor offentlig og privat, ser nødvendigheten av et slike verktøy. GIVAS gjennomførte i 2011 en revisjon vedrørende overholdelse av selvkostprinsippet. Rapporten ble utarbeidet av Nedre Romerike Revisjon og pekte på at det er viktig å bruke et tidsrapporteringssystem i selvkostsammenheng for riktig fordeling av kostnadene, både mellom tjenestene og kommunene imellom. Det er grunn til å tro at annen fagekspertise ville fastslått det samme. Også innenfor veiområdet vil dette være spesielt viktig, ved en samarbeidsorganisering, for å kunne belaste kommune mest mulig riktig. En del kostnader vil ikke la seg fordele direkte ved timeregistrering. Kostnader til administrasjon, ledelse, sykdom, permisjon, kurs osv, også kalt ikke fakturerbar tid samt husleie eller drift og vedlikehold av bygninger. Disse må fordeles etter en fordelingsnøkkel. Eierandelen, fastsatt i selskapsavtalen, og antall abonnenter er nøkler som kan brukes. Aktivitet, i form av medgått tidsforbruk, er kanskje en enda mer presis nøkkel. Anbefalinger timefordeling og nøkkelfordeling av kostnader og inntekter: Det foreslås at selskapet, straks det er etablert, anskaffer et egnet timeregistreringssystem for både personell og maskiner, samt innfører dette fra 1/ i forbindelse med at regnskapet føres selvstendig for selskapet. For de nøkkelfordelte kostnadene startes det med å bruke eierandel som fordelingsnøkkel til å begynne med og når selskapet har hatt et par år med stabil drift, kan det gjøres analyser av om det blir mer riktig å bruke andre nøkler for eksempel medgått tid (aktivitetsnivå). Etableringsprosjektet VIVA Side116

117 Prosjektrapport 44 Eventuelle inntekter fordeles på samme måte da det ikke er grunn til å anta at eksternsalget bringer noe særlig overskudd for Lier kommune sin del i dag. Innkreving av vann- og avløpsgebyrer I dag blir vann og avløpsgebyrene vedtatt av den enkelte kommune som en del av Handlingsprogrammet. Også etter etableringen av VIVA skal gebyrer fastsettes i hver enkelt kommune. VIVA foreslår gebyrstørrelsen. Gebyrene kreves inn med hjemmel i Lov om kommunale vass og avløpsanlegg, samt Forurensningsforskriften. Innfordring av pengekrav med legalpant må utføres i eierkommunene. Dette ivaretas av kemnerkontoret. Både Røyken og Hurum er med i samarbeidet Kemneren i Drammensregionen. Kemneren har informert om at det kan det være kostnadsbesparende at den enkelte kommune fysisk sender ut faktura etter at grunnlag osv er utarbeidet i selskapet. Kundehenvendelser og klager osv skal rettes til og behandles i selskapet, men den fysiske fakturaen sendes fra kommunen og bokføres i kommunens regnskap. Dette bør undersøkes nærmere. Erfaring viser at når kemneren ivaretar all innfordring fra første gangs purring, vil gebyrer og renter dekke kostnadene med innkrevingsarbeidet. Dersom kemneren først overtar når kravet går til inkasso, vil ikke gebyrene dekke kostnadene og det må beregnes kompensasjon som faktureres selskapet. Anbefalinger innkreving av vann- og avløpsgebyrer: Det foreslås at muligheten for at kommunene sender ut fakturaene undersøkes nærmere for om dette er kostnadsbesparende. Utarbeidelse av grunnlag, hundehenvendelser, spørsmål og klager må uansett ivaretas i selskapet. Det er selskapet som sitter på kunnskapen til å håndtere disse spørsmålene. Det foreslås at det enkelte kemnerkontor ivaretar all innkreving fra første gangs purring for å unngå mellomregning ifht kostnader ved innfordringsarbeidet. Skatt og MVA En kommune har begrenset skatteplikt, mens et IKS i utgangspunktet er skattepliktige. Det er derfor viktig at den delen av virksomheten som skal ha inntekter fra salg til andre skilles tydelig fra resten av virksomheten. Et IKS er unntatt fra krav om formueskatt. Interkommunale selskaper har på lik linje med kommunene krav på mva-kompensasjon i henhold til momskompensasjonsloven. Side117 Etableringsprosjektet VIVA

118 45 Prosjektrapport Anbefalinger skatt og MVA: Det foreslås at den delen av selskapet som har potensiale for salg til eksterne skilles regnskapsmessig fra de øvrige delene av virksomheten. Det utarbeides rutiner for å belaste denne med alle kostnader (både direkte og indirekte) både av skattemessige hensyn og for å sikre at det ikke forekommer kryss-subsidiering. Pensjon De ansatte har opparbeidet seg en pensjonsrettighet i kommunene og ved virksomhetsoverdragelse tar de denne med seg over i selskapet. Dermed sitter selskapet igjen med forpliktelsen og må bære kostnaden når den enkelte går av med pensjon. Anbefalinger pensjonsforpliktelser: Det anbefales at det gjøres en beregning på hva pensjonsforpliktelsene som skal overdras utgjør. Kommunene bør kompensere selskapet for den forpliktelsen det overtar. Etableringsprosjektet VIVA Side118

119 Prosjektrapport Etablerings- og omstillingsarbeidet, fremdrift og kostnader Fremdrift og faser VIVA foreslås etablert 1.juli I forkant av dette er det startet noe mindre samarbeid på tvers, som et forarbeid til omstillingen. Det er imidlertid først fra 1.juli 2014 at omstillingen for virksomhetene faktisk begynner, og det vil være behov for samordning det første halve året. Det er imidlertid et poeng at omstillingen ikke strekker seg over for lang tid, og det foreslås en framdriftsplan med sikte på å avslutte omstillingsprosessen ved årsskiftet 2014/2015. Dette gir følgende fremdrift og faser i etablerings- og omstillingsarbeidet: År Måneder apr mai jun jul aug sep okt nov des jan Etableringsvedtak kommunene Virksomhetsoverdragelse Etablering IKT-system Omstilling fagfunksjoner Omstilling økonomi Omstillingen er gjennomført Beregning av etableringskostnader Ved etablering av selskapet må kommunene avklare i detalj hvilke eiendeler som skal overdras. Foreløpig er det gjennomført en foreløpig verdivurdering av maskiner og utstyr for overdragelsen. På bakgrunn av denne er det beregnet etableringskostnader og en tentativ åpningsbalanse. Ved etablering av et interkommunalt selskap vil det komme på kostnader som, i hvert fall de første årene, kan virke fordyrende på tjenestene. Noen av kostnadene vil være direkte etableringskostnader, mens andre vil være kostnader som kommer mer som en følge av etableringen. Det kan være snakk om både midlertidige og varige kostnadsøkninger. For vann og avløp vil dette kunne gi en økning i gebyrene. For veiområdet vil det kunne gi høyere kostnader for kommunene. Side119 Etableringsprosjektet VIVA

120 47 Prosjektrapport Kostnader ved etableringsarbeidet Kostnader ved etableringsarbeidet er knyttet til nødvendig tilpasning av nye leide lokaler, kontormøbler og utstyr, både til ansatte og i fellesarealer, IKT-utstyr som pc, skjermer, printere, servere, telefoner osv. Disse kostnadene beregnes anslagsvis etter erfaringstall. Også personalressurser til etableringsarbeidet må medregnes. Ansatte som dedikeres i etableringsprosjektet i konkret angitte stillingsandeler beregnes konkret, dette gjelder også kostnader knyttet til ansettelse av daglig leder. Det som er mer krevende å beregne og anslå er kostnaden ved alle berørte ansatte som, på en eller annen måte, får merarbeid med omstillingsarbeidet og som dermed ikke får utført sine alminnelige oppgaver i like stor grad, eller med samme kvalitet som vanlig. Prosjektfinansiering Andel vei Andel VA Andel Hurum Andel Lier Andel Røyken Sum prosjektfinansiering Etableringsutgifter Prosjektorganisajon (inkl daglig leder) Honorarer ekstern konsulent Møtekostnader Husleie og tilpasning lokaler Kontormøbler inkl fellesarealer Ikt/fellesutsyr inkl fellesutsyr (servertilknytning, printere, sentraler) Andre uforutsette kostnader Sum etableringsutgifter Differanse inntekter/utgifter 0 Kostnader som følge av etablering I tillegg til etableringskostnader kan det også påløpe ekstrakostnader på andre områder. Disse kostnadene er mer krevende å beregne, spesielt fordi det er så mange usikre faktorer involvert. Midlertidig Etableringen av VIVA, kan medføre en forbedring i kapasiteten. Dette kan igjen føre til at etterslep av vedtatte investeringer, pga kapasitetsproblemer, vil kunne reduseres. Det er viktig å merke seg at det er snakk om allerede vedtatte investeringer som, av kapasitetsårsaker, ikke har kommet til utførelse når de var planlagt. For å vurdere behovet for maskiner og utstyr for de tre kommunene under ett har fornyelse av maskinparken ikke vært prioritert den siste tiden. Dette kan medføre behov for større investeringer for å kompensere for lav investering over denne perioden. Etableringsprosjektet VIVA Side120

121 Prosjektrapport 48 Varig Indirekte kostnader/overheadkostnader blir ved dagens organisering tillagt selvkostområdene i selvkostregnskapet slik at abonnentene belastes for alle kostnader ved produksjon av tjenestene. Dette gjøres ikke for de rammefinansierte tjenestene. Når dette også blir lagt til disse vil kommunene tilsynelatende få mindre veitjenester igjen for samme bevilgningsnivå som ved dagens organisering. Dette fordi disse tjenestene utføres og er rammefinansiert i andre deler av kommuneorganisasjonen, men ikke beregnet på samme måte som for selvkostområdene. Altså vil veitjenestene oppleves som dyrere enn ved dagens ordning om dette ikke ses i sammenheng med frigjort kapasitet på andre områder i kommunen. Organiseringen av maskiner og utstyr er ulik i de tre kommunene og kostnadene som belastes tjenestene er ikke beregnet konkret, men gjøres etter anslag basert på ulike beregninger og markedspriser. Det er usikkert om disse er for lave og kan forhøye kostnadene på tjenestene noe. Anbefalinger: - Det anbefales at kommunene bevilger kr til å dekke kostnader forbundet med etablering av VIVA. Kostnadene anbefales fordelt mellom kommunene etter eierandel i VIVA: kr på Hurum, kr på Lier og kr Røyken. Side121 Etableringsprosjektet VIVA

122 49 Prosjektrapport 13 Lokalisering ved etablering Modellen for lokalisering ved etableringstidspunktet innebærer at selskapet beholder driftsstasjonene lokalisert i hver kommune. Det etableres en sentral enhet/hovedkontor for følgende administrative funksjoner: Ledelse Planlegging Forvaltning og saksbehandling Prosjekt og investering Driftsadministrasjon I tillegg vil driftsstasjonene i kommunene ha utadrettede og driftsrettede funksjoner: Lokal driftsledelse Drift vann- og avløp Drift vei Hovedkontoret vil på etableringstidspunktet ha behov for ca. 30 kontorplasser. Det endelige behovet vil først bli klart på etableringstidspunktet, og vil blant annet avhenge av antallet vakante stillinger i dagens virksomheter og naturlige variasjoner. Det tas sikte på å finne et leielokale for hovedkontor på aksen Lierbyen-Røyken/Midtbygda, der det legges særlig vekt på kontorlokalets egnethet og geografisk plassering. Dersom det finnes tilgjengelige lokaler, og det er mulig å inngå en leiekontrakt i løpet av våren, vil hovedkontoret kunne ha lokaler klare på etableringstidspunktet. Alternativet er midlertidig lokalisering i kommunene som før, selv om selskapet er etablert. Selskapets ledelse bør uansett vurdere samlokalisering for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver fram til lokaler for hovedkontor er på plass. Etableringsprosjektet VIVA Side122

123 Prosjektrapport Virksomhetsoverdragelse og organisering Ved etablering av VIVA får de ansatte ny arbeidsgiver etter virksomhetsoverdragelsen Informasjon og dialog med de ansatte De tre kommunene har hatt ulike prosesser knyttet til informasjon og dialog mellom arbeidsgiver og de ansatte. Siden februar 2014 har kommunene sikret lik informasjon om hva som skjer ved virksomhetsoverdragelsen, og hvordan arbeidsgiverne forholder seg til de spørsmålene de ansatte har hatt. I februar ble det gjennomført to ulike felles informasjonstiltak: 1. Det ble avholdt et felles informasjonsmøte for alle de ansatte i de tre kommunene. På oppfordring fra de ansatte var arbeidsrettsjurist Bjørn Jacobsen invitert til å innlede om ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Både arbeidsgiver i kommunene (v/rådmennene) og arbeidsrettsjuristen var i tillegg tilgjengelig for å besvare spørsmål. 2. Det ble utarbeidet et notat med skriftlig svar på alle de spørsmålene som prosjektet har mottatt/registrert vedrørende de ansattes rettigheter og virksomhetsoverdragelse. Notatet ble sendt ut til alle ansatte i de tre kommunene. Kommunene som arbeidsgiver har selv hatt ansvaret for gjennomføring av drøftingsmøter med de tillitsvalgte i egen kommune. Fram til mars 2014 ble det gjennomført to slike møter i hver kommune, med vekt på tidlig informasjon og medvirkning. Gjennom både Utredningsprosjektet og Etableringsprosjektet har medvirkning fra de ansatte blitt tillagt stor vekt. Medvirkningsarbeidet har vært organisert både gjennom prosjektets ulike styringsorganer og gjennom arbeidsgrupper tilknyttet prosjektet. I tillegg har de ansatte hatt mulighet til å søke informasjon og gi innspill gjennom egen elektronisk prosjektportal. Side123 Etableringsprosjektet VIVA

124 51 Prosjektrapport 15 Brannberedskap i Hurum kommune Det er her lagt vekt på å beskrivelse av hvordan de ansatte på Hurum drift inngår i dagens brannberedskap i Hurum kommune. Det pekes på ulike svakheter ved dagens organisering knyttet til brannberedskap og hvilke kostnader som er forbundet med denne organiseringen. I tillegg foreslås en modell ved virksomhetsoverdragelse til VIVA, som ivaretar brannberedskapen i Hurum kommune. Ansatte på Hurum drift og deltakelse i vaktordningen for brannberedskap Hurum kommune har i dag en beredskapsløsning for brannberedskap som benytter seg av ansatte på Hurum drift som er aktuelle for virksomhetsoverdragelse ved etablering av VIVA. De ansatte inngår i brannstyrken på to ulike måter, der den ene gruppen har dette arbeidet som en deltidsstilling i forlengelsen av sin ordinære arbeidskontrakt, mens den andre gruppen har deltakelse i brannstyrken som en separat deltidsstilling. Vaktordningen for brannberedskap i Hurum er sammenslått med vaktordningen til vann- og avløpsavdelingen (VA-vakt), noe som innebærer at VA-vakta og brannvakta er delvis overlappende. Denne ordningen innebærer at VA-vakta, som har som oppgave å ut på alarmer/driftsstans knyttet til VA-infrastrukturen, også er brannvakt. De driftsansatte på VA har deltakelse i VA-vaktordningen og dermed deltakelse i brannstyrken som en del av sin fulltidsstilling i kommunen. De har også vaktbiler som er utstyrt for utrykning både på «VAoppdrag» og brannutrykning. Totalt er det 4 driftsansatte på VA som også går brannvakt. I tillegg er det altså en gruppe ansatte på Hurum drift som har deltakelse i brannvaktordningen som deltidsstilling, i tillegg til ordinær fulltidsstilling på Hurum drift. Denne gruppen består av 2 administrativt ansatte på VA, og 3 driftsansatte på veidrift. Disse går brannvakter hver fjerde uke, parallelt med andre daglige oppgaver og gjøremål på Hurum drift. Lovkrav og organisering av brannberedskapen i Hurum Krav til brannberedskapen i en kommune er gitt i Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen. Hurum kommune faller innunder kravet til kommuner med tettsteder med mellom 3000 og 8000 innbyggere, som innebærer at vaktordningen som minimum skal organiseres med vaktlag på fire mann på rullerende og døgnkontinuerlig vakt. Kravet innebærer at vaktlaget skal ha oppmøtetid på stasjonen på maks 4 minutter på dagtid og seks minutter på kveld/natt/helg. Minstekravet til innsatsstyrken er fire personer, der en av disse er kvalifisert som utrykningsleder. I tillegg innebærer kravet i forskriftene at det ved større innsatser skal sikres at mannskaper er på plass minutter etter at førsteinnsats er igangsatt. De mannskapene som ikke inngår i innsatsstyrken omtales i denne utredningen som reservestyrken. Etableringsprosjektet VIVA Side124

125 Prosjektrapport 52 Hurum kommune har organisert sin beredskap i tråd med det som det som er beskrevet over. Totalt er det 16 faste mannskaper i vaktstyrken, som går i rullerende vakt med 4 på hvert vaktlag. Ved gruppealarmer så møter 3 av mannskapene i vaktlaget på stasjonen. Den fjerde personen i vaktlaget møter direkte på skadestedet med egen vaktbil (VA-vakt/operatør). For å overholde lovkravet til responstid i tettsteder mellom innbyggere, så er dagens lokalisering av brannstasjonen på Tofte eneste aktuelle alternativ. Lokaliseringen innebærer imidlertid at Hurum kommune er avhengig av innsatsstyrken til Røyken brann og redning for førsteinnsats i Sætre og nordre Hurum. Svakheter ved dagens beredskapsløsning for brannberedskapen Dagens løsning for brannberedskap i Hurum kommune ble etablert på et tidspunkt da en større del av de tekniske tjenester var lokalisert på Tofte enn det som er tilfellet i dag. Tidligere var det derfor både flere ansatte som var del av beredskapsstyrken, og i tillegg utgjorde arbeidsplassen en reel rekrutteringsbase for nye mannskaper til brannstyrken. Flyttingen av plan- og bygg til nytt rådhus i Sætre bidro til at brannstyrken ble direkte svekket ved at ansatte med arbeidsplass på Sætre ikke kan inngå i styrken på samme måte som tidligere. Med stadig færre ansatte på tofte er også beredskapen på dagtid svekket. Kravet om oppmøtetid er kortere på dagtid (maks 4 minutter). Få ansatte på Tofte fører også til liten fleksibilitet i ordningen for de ansatte, ved at det stadig er færre ansatte å bytte vakter med. Brannberedskapen er i tillegg svekket ved at de VA-ansatte, og andre brannmannskaper som oppholder seg i Sætre, eller andre steder, i realiteten ikke rekker til Tofte på minutter som er lovkravet (reservestyrken). Ved samtidig varsling av hele brannstyrken kompenseres imidlertid noe av dette. Samlet sett gjør dette at Hurum i dag så vidt overholder kravet til innsatsstyrke, men at beredskapen ligger på grensen av kravet, dette gjelder særlig reservestyrken. Svakheter ved dagens beredskapsløsning for veidrift Både de ansatte som har dette som en følge av den ordinære fulltidsstillingen, og de som har dette som en deltidsstilling, skal utføre oppgaver knyttet til daglig drift også når de har brannvakt. Når de har brannvakt har de imidlertid krav til å oppholde seg kun i noen få minutters avstand fra brannstasjonen for å overholde kravet til responstid. Dette innebærer at de som har daglige driftsoppgaver å utføre i nærheten av brannstasjonen skal jobbe som normalt. De ansatte på VA-drift løser dette ved at den som går brannvakt også jobber på Side125 Etableringsprosjektet VIVA

126 53 Prosjektrapport renseanlegget på Rulleto vaktuka. For de to ansatte som jobber med administrative VAoppgaver innebærer vaktuka også normalt arbeid utenom uttrykninger. De ansatte på veidrift kan også jobbe med daglige driftsoppgaver, dersom oppgavene som skal utføres er i umiddelbar nærhet av brannstasjonen. Det er imidlertid kun tidvis at dette er tilfellet, og ofte skal de daglige driftsoppgavene utføres andre steder i kommunen. Dette medfører at disse to i vaktuker ofte ikke kan utføre daglige driftsoppgaver. For VA og brannvesenet er vaktordningen god ressursutnyttelse, ved at den passive tiden på vakt benyttes aktivt til daglige oppgaver. For veidrift er imidlertid vaktordningen en belastning, som innebærer at kommunen tidvis ikke får utført driftsoppgavene. Veidrift bærer dermed en kostnad som følge beredskapsordningen. Forslag til modell for ivaretakelse av brannberedskapen i Hurum kommune ved virksomhetsoverdragelse til VIVA Branntjenester er ikke del av det primære området for tjenester som VIVAskal levere. Samtidig peker denne utredningen på behovet for å finne bedre og mer fremtidsrettede løsninger for å ivareta brannberedskapen i Hurum. Forslaget til modell for ivaretakelse av brannberedskapen i Hurum kommune ved virksomhetsoverdragelse til VIVA er derfor som følger: Dagens vaktordning for VA- og brannberedskap i Hurum videreføres ved etablering av VIVA Det inngås en egen avtale mellom VIVA og Hurum kommune, der de ansattes deltakelse i brannvaktordningen selges som tilleggstjeneste til Hurum kommune Hurum kommune må umiddelbart starte arbeidet med å finne en annen løsning på organisering av vaktordningen, og ansatte i VIVA bør ikke benyttes som rekrutteringsbase for nye mannskaper til brannvaktordningen. Kostnader med videreføring av dagens organisering i VIVA Dagens organisering innebærer en direkte kostnad for Hurum kommune ved at de driftsansatte på vei i liten grad får utført sitt ordinære arbeid når de har vakt (innsatsstyrken). Denne kostnaden ligger imidlertid «skjult», ettersom brannvesenet ikke internfaktureres for den medgåtte arbeidstiden der medarbeiderne ikke får utført det ordinære driftsarbeidet. Situasjonen gir også en indirekte kostnad som følge av begrenset effektivitet i arbeidet med veidrift, som også er forbundet med indirekte kostnader for kommunen. Ved virksomhetsoverdragelse til VIVA vil kostnadene med dagens ordning bli synliggjort på en annen måte, ved at denne tilleggstjenesten blir fakturert Hurum som tjenestesalg. I tillegg til synliggjøring av den direkte kostnaden kommer den indirekte kostnaden i form av begrenset effektivitet på veidrift, som fortsatt vil måtte bæres av Hurum kommune. Etableringsprosjektet VIVA Side126

127 Prosjektrapport 54 Det kan også tenkes andre kostnader som Hurum må dekke når denne tjenesten skal leveres av VIVA. De mannskapene som er på vakt (innsatsstyrken) vil fortsatt ha krav til å oppholde seg i umiddelbar nærhet til brannstasjonen. For ansatte på VA-drift vil det fortsatt være driftsoppgaver på Tofte, blant annet på renseanlegget på Rulleto. Dersom det ikke finnes tilstrekkelig VA-driftsoppgaver på Rulleto, så kan dette utgjøre en tilleggskostnad. De adminsitrativt ansatte på VA kan utstyres med en «hjemmekontorløsning» som gjør at de kan ta med seg arbeidet til Tofte i vaktuka. En tilleggskostnad vil da være leie av kontorlokale på Tofte. Ettersom kostnadene for tjenestene utført i kommunene i stor grad vil bli belastet den enkelte kommune etter medgått tid i kommunen, så anses det som lite aktuelt å beregne eventuelle kostnader som følge av lavere effektivitet i arbeidet i Hurum. Hurum må dekke de direkte kostnadene som følger av at de ansatte må oppholde seg i Hurum eller på Tofte, uavhengig av om disse har hensiktsmessige arbeidsoppgaver å utføre for VIVA. Tabellen under viser en foreløpig beregning av de kostnadene som antas å være forbundet med at ansatte i VIVA også skal være del av beredskapsordningen for brann i Hurum. Beskrivelse Beløp/antall Tapt fortjeneste VIVA pr. person (13 vaktuker) Kostnad leie av kontor Antall personer i brannvaktordningen på vei 3 Total årlig utgift for Hurum kommune Ut over dette inngår alle mannskapene i Hurum som en del av reservestyrken i brannvesenet, og kan derfor kun delvis benyttes til arbeid i de nordre delene av Hurum og i de to andre kommunene. Dette vil kunne gi en noe lavere effektivitet i VIVA, som følge av at personellet ikke fullt ut kan brukes på tvers av kommunegrensene. Denne fremstår imidlertid som svært komplisert å beregne. Personellet som deltar i brannberedskapen i Hurum utgjør i tillegg en relativt liten gruppe av det totale antallet ansatte, 9 av totalt ca 80 ansatte i VIVA. Side127 Etableringsprosjektet VIVA

128 55 Prosjektrapport 16 Risikoanalyse for hovedutfordringer ved etablering av VIVA Det er foretatt en overordnet risikoanalyse av det som anses å være de mest sentrale og utfordrende problemstillingene ved selskapsetableringen. Risikoanalysen er gjennomført ved å gi hvert tema en vurdering av sannsynlighet og konsekvens. Sannsynlighet er da en vurdering av sannsynlighet for at den potensielle problemstillingen blir reel, på en skala fra 1 (liten sannsynlighet) til 3 (stor sannsynlighet). På samme måter er det gjort en vurdering av konsekvens på en skala 1 (liten konsekvens) til 3 (stor konsekvens). Basert på en risikomatrise (se illustrasjon) oppnår hver problemstilling dermed en bestemt fargekode/score. Fargekoden angir da samlet risiko som er vurdert forbundet med den aktuelle problemstillingen. Måloppnåelse og gevinstrealisering er foreløpig ikke risikovurdert, ettersom forslag til målsettinger anbefales utarbeidet og lagt inn i egen eierstrategi. Det foreslås derfor utarbeidet en egen risikovurdering i tilknytning til eierstrategien. Problemstillinger som er risikovurdert her: Ansettelse av daglig leder Øvrig ledelse Etableringskostnader Lokaler IKT Sakssamhandling Arkivsystemer Tjenestetilbudet i omstillingen Kritikk/klager fra abonnenter og innbyggere Etableringsprosjektet VIVA Side128