SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/528-6

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/528-6 Valg av revisjonsordning Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar å videreføre ordningen med kjøp av revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar å videreføre ordningen med kjøp av revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgets behandling Med bakgrunn i Telemarksforsknings evaluering av Revisjon Midt-Norge IKS, kontrollutvalgets egen evaluering, rådmann og ordførers evaluering, samt kontrollutvalgssekretariatets saksutredning, anbefaler kontrollutvalget at revisjonsoppdraget ikke settes ut på anbud. Følgende omforent forslag til innstilling til kommunestyret ble fattet: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar å videreføre ordningen med kjøp av revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksdokumenter Rapport fra Telemarksforskning Kontrollutvalgets evaluering av revisjonstjenesten Rådmannens og ordførers uttalelse vedr. revisjonstjenesten

2 SAKSUTREDNING Innledning Med bakgrunn i en meget stram økonomi i Klæbu kommune de siste årene ble det i økonomiplan for , under pkt Tiltak i driftsbudsjettet, tatt inn følgende: Konkurranseutsetting Kommunal revisjon vurderes konkurranseutsatt. Rådmannen fremmer sak for politisk behandling før påske Arbeidet med å få på plass nødvendige innsparinger i Klæbu kommune ble sterkt prioritert i 2009 noe som blant annet resulterte i at det ikke ble fremmet sak om konkurranseutsetting av revisjonstjenesten for politisk behandling i I økonomiplan for , under pkt Tiltak i driftsbudsjettet, ble følgende tatt inn: Konkurranseutsetting Kommunal revisjon vurderes konkurranseutsatt. Kommunestyret har på sitt møte 3. februar, i sak 2/2011 Valg av revisjonsordning utredning, bedt kontrollutvalget om å utrede konkurranseutsetting av revisjonsordningen. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: Kommunestyret ber kontrollutvalget om å utrede konkurranseutsetting av revisjonsordningen. Utredningen legges frem senest i kommunestyrets møte 26. mai Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 17. februar 2011 sak 4/2011 Oversendelse av sak fra kommunestyret vedr. revisjonsordningen i Klæbu kommune. I tillegg har kontrollutvalget hatt et arbeidsmøte den 10. mars 2011 samt behandlet fremlagt sak 19/2011 på møtet den 5. mai Kontrollutvalgets tolkning av oppdraget fra kommunestyret Det går frem av kommunestyrets sak 2/2011 at utredningen av revisjonsordningen ikke skal ha økonomiske konsekvenser for Klæbu kommune. På bakgrunn av dette baserer kontrollutvalget seg på evalueringen som Telemarksforskning har gjort av Revisjon Midt- Norge IKS (vedlegg1). Hovedformålet med evalueringen var å vurdere om selskapet har oppnådd de målsettinger som er nedfelt i styrende dokumenter for selskapet. I tillegg til evalueringen fra Telemarksforskning har kontrollutvalget selv gitt en evaluering av revisjonstjenesten (vedlegg 2), samt at rådmann og ordfører er forespurt om sin oppfatning av revisjonstjenesten (vedlegg 3). Det kommer frem, både av kontrollutvalgets egen evaluering av leverte tjenester og av ordfører og rådmanns oppfatning av leverte tjenester fra revisjonsselskapet, at Klæbu kommune har gode erfaringer med revisjonstjenester kjøpt fra eget selskap (Revisjon Midt-Norge IKS). De har vist stor fleksibilitet og utført arbeid med høy kvalitet. På bakgrunn av dette anser kontrollutvalget evalueringen av revisjonstjenesten i Klæbu kommune som ivaretatt.

3 Utvalget oppfatter vedtaket i kommunestyrets sak 2/2011 slik at hovedfokus skal være på disse to alternativene: 1) Konkurranseutsetting av alle revisjonstjenester. 2) Opprettholde kjøp av revisjonstjenester fra eget interkommunalt selskap, Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalget oppfatter videre kommunestyret slik, at ved en eventuell konkurranseutsetting så er kvalitet og pris av betydning. Hva sier lovverket Ot.prp. 70 ble vedtatt som en endring i kommuneloven med virkning fra Med dagens regelsett kan dermed kommuner og fylkeskommuner selv velge revisjonsordning og revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Det er anledning til å sette ut alle revisjonsoppgaver etter kommunelovens 78 nr 2 til andre aktører, altså regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Men det er også mulig og bare konkurranseutsette deler av virksomheten. Fordelen med ett anbud er at man kun får én revisor å forholde seg til og at forvaltningsrevisjonsarbeidet kan nyte godt av kunnskapen revisor opparbeider seg i regnskapsrevisjonen. Formålet med revisjonen fremgår ikke eksplisitt av kommuneloven, men av 77 og 78 fremgår det at revisjonen skal utføre følgende oppgaver: Revidere kommunens årsregnskap. Utføre forvaltningsrevisjon. Gjennomføre selskapskontroll. Se til at kommunen har en betryggende økonomisk internkontroll. Forbygge og avdekke misligheter. I kommunal sektor skal det i tillegg til regnskapsorientert revisjon utføres forvaltningsrevisjon, som vanligvis munner ut i særskilte rapporter som belyser hvor effektivt eller målrettet ulike sektorer i kommunen drives på. Revisors oppgave er således sammensatt og krevende. Revisor har en viktig rolle for å bidra til at kommunen drives på en effektiv og formålstjenlig måte i tråd med kommunestyrets intensjoner og gjeldende lovverk, at kommunen forvalter sine verdier på en god måte og har en betryggende økonomisk rapportering. Revisor er således en viktig del av et velfungerende lokaldemokrati. Dersom man velger å konkurranseutsette revisjonstjenestene, skal anskaffelsen lyses ut i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dersom man ser anskaffelsen over en 4 års periode og anbudssummen overstiger kr , stilles det krav om anbudsutlysning etter forskriftens del II, anbudsutlysningen skal kunngjøres i Doffin.

4 Basert på dagens kostnader til revisjon i Klæbu kommune vil EØS-terskelverdien overstiges (1,6 millioner kroner eks. mva. for vare- og tjenestekontrakter) og anskaffelsen må foretas etter reglene i forskriftens del III, anbudsutlysningen skal kunngjøres i TED-databasen (EU). Nåværende revisjonsordning i Klæbu kommune Klæbu kommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket stiftet selskapet Revisjon Midt-Norge IKS i oktober Klæbu kommunes eierandel i selskapet er 4,8 % og selskapet ble vedtatt stiftet med virkning fra Revisjon Midt-Norge IKS var formelt sett i drift fra og tok fra dette tidspunktet over hele revisjonsoppdraget i Klæbu kommune. Under behandling av sak 2/2011 Valg av revisjonsordning utredning på kommunestyrets møte 3. februar, ble det presisert at man i betydningen utrede konkurranseutsetting også så for seg en evaluering av revisjonsordningen Klæbu kommune har i dag. Utredningen må si noe om hvor fornøyd kommunen er med de tjenestene som blir levert og om driften av revisjonsselskapet er i samsvar med Klæbu kommune sine forventninger. Klæbu kommunes eierskap i Revisjon Midt-Norge IKS Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Eierskapsmeldingen er generell i sin utforming og inneholder ikke spesifikke momenter som sier noe om hva kommunen vil med sitt eierskap i hvert enkelt selskap. Det er nedfelt i eierskapsmeldingen at det skal utarbeides en strategi hvor kommunens formål og forventninger til det enkelte selskap fremkommer, dette arbeidet er, så vidt kontrollutvalgets sekretariat kjenner til, ikke ferdigstilt enda. Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette ingen mulighet til å måle om Klæbu kommune har fått innfridd sine krav til sitt eierskap i Revisjon Midt-Norge IKS. Jf. Kommunelovens 80 har Klæbu kommune mulighet til å foreta en selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS, bl.a. i form av en forvaltningsrevisjon. Denne mulighet er ikke benyttet pr i dag. Evaluering av Revisjon Midt-Norge IKS sine tjenester Telemarksforskning har i 2008 foretatt en evaluering av Revisjon Midt-Norge IKS. Hovedformålet med evalueringen var å vurdere om selskapet har oppnådd de målsettinger som er nedfelt i styrende dokumenter for selskapet. Telemarksforskning konkluderer med at Revisjon Midt-Norge IKS i stor grad synes å ha nådd sine målsetninger som er satt for selskapet. Evalueringen viser at man gjennom selskapet har lykkes med å få et godt fagmiljø med høy kompetanse og bedre tjenester. Ansatte, ledelse og eierne/brukerne uttrykker stor tilfredshet med samarbeidet.

5 Agendas rapport fra 2008 Klæbu kommune bestilte i 2008 en gjennomgang av administrasjonsutgiftene fra Agenda Utredning & Utvikling AS, rapporten ble avlagt Oppgaven til Agenda var å finne tiltak som gjorde det mulig å spare kostnader knyttet til administrasjon og styring av kommunen. I rapportens pkt. 3 har Agenda berørt området folkevalgt styring, hvorav kostnader til kontroll og tilsyn er med. Agenda har tolket det dit hen at kostnader til revisjonstjenester og sekretariatsbistand til kontrollutvalget utgjør totalsummen for revisjon i Klæbu kommune. Dette gir et uriktig bilde når det er snakk om en konkurranseutsetting av revisjonstjenestene. Revisjonstjenester og sekretariatsbistand til kontrollutvalget er to forskjellige tjenester. Agenda tar utgangspunkt i totalsummen for revisjonstjenester og sekretariatsbistand til kontrollutvalget for 2007 som var på kr ,-, de konkluderer med at en konkurranseutsetting av revisjonen burde gi en viss innsparing på rundt 20% (Agenda sa i samme setning at 20% kanskje var litt mye). En innsparing på 20% av ,- utgjør kr ,-, dvs. at revisjonshonoraret kunne vært på ca i 2007 jf. Agenda sitt anslag. Klæbu kommunes utgifter til revisjon i 2007 var kr ,-. Vurderinger Det kan ligge motsetninger mellom innkjøpsfaglige hensyn og revisjonsfaglige hensyn ved kjøp av revisjonstjenester. Mens innkjøpsfaget legger vekt på effektive innkjøp i et åpent marked, skal revisjonen skape sikkerhet for en korrekt rapportering og god forvaltning. Hvis en kommune vurderer konkurranseutsetting av revisjonen i den hensikt å spare penger, må dette vurderes opp i mot et anslag på fremtidige transaksjonskostnader. Transaksjonskostnadene estimeres tradisjonelt lavt, men kan føre til at gevinsten ved en eventuell konkurranseutsetting blir spist opp. Transaksjonskostnader oppstår når en må orientere seg i markedet, finne tilbydere, organisere anbudsrunder eller innhente prisoverslag, skrive kontrakter, reforhandle avtaler og overvåke at kontrakten blir overholdt, eventuelt også kostnader knyttet til konflikter som må løses enten i eller utenfor rettsapparatet. Samtidig er det vanskelig å reversere en anskaffelsesprosess når den først er satt i gang. Dette ligger også nedfelt i anskaffelsesforskriften for å beskytte leverandør. Kjøp av tjenester er krevende og medfører bruk av betydelige ressurser, både i anbudsutlysningen og ved oppfølgingen av leverandør. Fordeler med konkurranseutsetting: Økt fokus på prising av tjenestene. Får vurdert ulike alternativer Man kan sette krav til kompetanse i revisjonsselskapet Ny revisor ser ting med andre øyne Erfaringer fra andre typer virksomheter kan være nyttig for revisjonsarbeidet i kommunen.

6 Ulemper med konkurranseutsetting: Kommunen får ikke delta i de styrende organer i revisjonsselskapet Private revisjonsselskap har foreløpig relativt lite erfaring med revisjon av kommuner og fylkeskommuner, men når det er sagt så har de knyttet til seg en del personell med slik erfaring. Det stilles større krav til kommunens internkontroll. Transaksjonskostnader/byttekostnader kan bli store ved en konkurranseutsetting av revisjonsordningen. Risiko for at man ikke får med relevante punkter i anbudsgrunnlaget (etterfakturering) Fordeler ved kjøp fra eget IKS: Revisjonstjenesten leveres etter selvkost (ingen fortjeneste som skal deles ut til eierne) Mer erfaring innenfor kommunal forvaltning. Fast pris som dekker kommunens totale behov for revisjonstjenester. God kjennskap til kommunen ved å foreta både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Ulemper ved kjøp fra eget IKS: Mindre innflytelse på fastsetting av pris for kommunens ulike revisjonstjenester. Sårbar ved konkurranse (har ikke flere ben å stå på enn honorar fra eierkommunene). Sårbar med henblikk på rekruttering av faglig kompetanse (kan oppstå vanskeligheter med å tilknytte seg nytt personell hvis enheten stadig står i fare for å miste oppdrag jf. forrige kulepunkt). Erfaringer fra andre kommuner Rogaland Kommunene Klepp og Time har valgt Deloitte Statsautoriserte Revisorer AS til å stå for revisjonstjenestene. Kommunene er godt fornøyd med tjenestene som leveres fra revisjonsselskapet, men det har ikke vært noen kostnadsbesparelse. Revisjonsselskapet har strenge krav til kommunens avstemminger (internkontroll). Tynset Tynset kommune har valgt KPMG AS som sin leverandør av regnskapsrevisjonstjenester. Kontrollutvalget og sekretariatet har liten kontakt med regnskapsrevisor i KPMG i forhold til de andre kommunene i Fjell-regionsamarbeidet som har Revisjon Fjell IKS som sin leverandør av revisjonstjenester. Forvaltningsrevisjon legges ut på anbud, her brukes konsulent ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Konkurransegrunnlaget godkjennes av kontrollutvalget før utlysning. Kontrollutvalgets sekretariat mener at alle leverte forvaltningsrevisjonsrapporter har holdt høy kvalitet. Det sekretariatet imidlertid påpeker, er at Tynset kommune har redusert kontrollomfanget ved å ha mindre forvaltningsrevisjon, og ingen selskapskontroll. Når man tar med transaksjonskostnadene som påløper ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag for forvaltningsrevisjon, har det ikke vært noen kostnadsbesparelse for kommunen å konkurranseutsette revisjonsoppdraget. Hordaland

7 KUV-sekretariatet i Hordaland yter sekretariatsbistand til 17 kommuner inkl. Hordaland fylkeskommune. 12 av 17 kommuner (inkl. fylkeskommunen) har konkurranseutsatt revisjonsoppdraget. Deloitte Statsautoriserte Revisorer AS har fått oppdraget i 11 av kommunene (inkl. fylkeskommunen), mens KPMG AS har fått oppdraget i den siste kommunen. Kommunene/fylkeskommunen er godt fornøyd med tjenestene som leveres fra revisjonsselskapene, særlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Fylkeskommunen har spart betydelige beløp, det samme har kommuner som er av en viss størrelse. Mindre kommuner har hatt en marginal besparelse. Sammendrag/Sekretariatets vurderinger Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 17. februar 2011 sak 4/2011 Oversendelse av sak fra kommunestyret vedr. revisjonsordningen i Klæbu kommune. I tillegg har kontrollutvalget hatt et arbeidsmøte den 10. mars 2011 samt behandlet fremlagt sak 19/2011 på møtet den 5. mai Klæbu kommune har gode erfaringer med revisjonstjenester kjøpt fra eget selskap (Revisjon Midt-Norge IKS). De har vist stor fleksibilitet og utført arbeid med høy kvalitet. Dette kommer frem både av kontrollutvalgets egen evaluering av leverte tjenester og av ordfører og rådmanns oppfatning av leverte tjenester fra revisjonsselskapet. Det er ingen entydige erfaringer (fra andre kommuner) så langt som tyder på at det er økonomisk lønnsomt å konkurranseutsette revisjonen. Dersom kommunestyret gjør en prinsippbeslutning om konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, bringes resultatet inn for kommunestyret som velger en eller flere revisorer. Slik sekretariatet ser det, er det tre alternative løsninger: 1. Kommunestyret vedtar å videreføre ordningen med kjøp av revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Klæbu kommune sier opp avtalen med Revisjon Midt Norge IKS, og Legger hele revisjonsoppdrag ut på anbud (en leverandør) eller: Deler revisjonsoppdraget mellom flere aktører (regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon inkl. selskapskontroll) 3. Klæbu kommune setter revisjonsoppdraget ut på anbud først (bør kun gjøres når hele revisjonsoppdraget skal gis til en aktør), deretter si opp avtalen ved eventuelle bedre tilbud enn dagens ordning. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

8 Sekretariatet har belyst bakgrunnen for oppdraget fra kommunestyret til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har selv gitt sin tolkning av oppdraget fra kommunestyret i sitt arbeidsmøte 10. mars. Lovverket rundt en eventuell konkurranseutsetting av revisjonsoppdraget er belyst, samt fordeler/ulemper ved konkurranseutsetting og kjøp fra eget IKS. Sekretariatet har også hentet inn erfaringer fra andre kommuner/fylkeskommune som har konkurranseutsatt sin revisjonsordning. I tillegg har sekretariatet skissert tre mulige alternative løsninger for revisjonsoppdraget i Klæbu kommune. Kontrollutvalget må i sitt møte den 5. mai diskutere innholdet i saksfremlegget og de tre mulige alternativene for revisjonsoppdraget. Kontrollutvalget må på bakgrunn av dette diskutere seg frem til en innstilling de skal fremme for kommunestyret.