ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN

Transkript

1 ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN Delrapport 4 Konseptutvikling og plan for etablering av arkiv Norsk Helsenett SF

2 2 Dato Versjon Beskrivelse Forfatter Endelig versjon overlevert HOD Norsk Helsenett

3 3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPSUMMERING 5 2 OPPDATERT KARTLEGGING AV NÅSITUASJONEN Innledning Avgrensning Overordnede føringer Utviklingstrekk Leveransemodell Kostnader Årsverk Organisasjon, roller og ansvar Arbeidsprosesser Tjenesteområder som vurderes som lite hensiktsmessig å sentralisere Tjenesteområder som vil kunne gi stordriftsfordeler Støtteverktøy 13 3 MULIGE KONSEPTER FOR TJENESTEN Beskrivelse av mulighetsdimensjoner Identifisering av konsepter Grovsortering alternative konsepter 20 4 KOST/NYTTEVURDERING AV PRIORITERTE ALTERNATIVER Innledning Dagens situasjon som utgangspunkt for gevinstvurderingen Struktur Årsverk Øvrige kostnader Prissatte virkninger Konsept Konsept Ikke-prissatte virkninger Kvalitet i leveranse Leveransesikkerhet Ledelsens fokus på kjerneoppgavene Brukertilpasning Oppsummering nytte-kostnadsvurdering Samlet vurdering og anbefaling av konsept 28 5 GJENNOMFØRINGSPLAN FOR ETABLERING AV ANBEFALT KONSEPT Fremdriftsplan Kostnadsoverslag og budsjett 30 6 VEDLEGG TIL DELRAPPORT Metode for kartlegging av nåsituasjon Årsverk og tjenestekjøp Kostnader Organisering, roller, ansvar og arbeidsprosesser Annen kartlagt informasjon Utviklingstrekk 31

4 6.3 Organisasjon, roller og ansvar Metode for nytte- og kostnadsvirkninger Forutsetninger i analysen Prissatte virkninger Ikke-prissatte virkninger Årsverk som er vurdert som aktuelle for sentralisering Brev fra Riksarkivet 40 4

5 5 1 OPPSUMMERING Arkiv og dokumentforvaltning er to ulike fagområder. Arkivbegrepet i offentlig sektor er tett knyttet til lovverk og standarder: virksomhetene skal ha et arkiv og legge til rette for innsyn, gjenbruk av data og langtidslagring av arkivverdig dokumentasjon. Dokumentforvaltning er et bredere begrep og er en oppgave av strategisk og virksomhetsnær karakter, særlig i offentlig sektor. I denne rapporten har vi derfor sett på funksjonen arkiv. Vi kan ikke se at mandatet åpner for å samordne strategiske prosesser, og en «sourcing»-tenkning på dette området vurderes heller ikke som hensiktsmessig i denne sammenheng. Det vil skje store endringer i arbeidsoppgavene knyttet til arkiv de neste årene. Det store volumet papirdokumenter vil etterhvert kun være historiske dokumenter, og arbeidet med håndtering av disse vil avta. Digitale løsninger for utveksling av dokumenter og informasjon vil medføre at det blir færre dedikerte ressurser knyttet til arkivfunksjonene. De oppgavene som utføres, vil etter stor sannsynlighet være en integrert del av saksbehandlingen i den enkelte virksomhet. Fagapplikasjoner vil ha Noark-løsninger som arkivsystem, og arbeidsoppgavene vil i stor grad være automatisert. Kartleggingen har vist at det er potensial for gevinst ved å samordne enkelte prosesser, mens andre prosesser med fordel kan ligge lokalt. Arkivfunksjonene er tett koblet til saksbehandlingen og den enkelte virksomhets egenart. Dette reflekteres i gjeldende systemløsninger og versjoner, journalføring, brukerstøtte og veiledning, med videre. Samtidig viser kartleggingen at det foreligger et potensial knyttet til en større grad av samordning og standardisering på tvers av arkivfunksjonene. Det anbefales at det etableres en fag- og kompetanseenhet for arkiv i felles tjenestesenter, som får en sentral rolle i arbeidet med å etablere en tettere integrasjon og samhandling mellom arkivfunksjoner på tvers av virksomhetene i den sentrale helse- og omsorgsforvaltningen. En fag- og kompetanseenhet i felles tjenestesenter vil kunne ha en ledende rolle i arbeidet med å realisere en felles, fremtidig Noark-løsning for standardiserte prosesser. En faglig styrking og samordning av arkivene i virksomhetene vil videre være hensiktsmessig med tanke på de store endringene som både er i gang og planlagt på nasjonalt nivå de nærmeste årene. Det store gevinstpotensialet for arkivene ligger i å ta i bruk nye nasjonale løsninger, herunder de gevinster som ligger i økt digitalisering og automatisering av prosesser. Innen dette området er det gode muligheter for å samordne ressurser og etablere løsninger på tvers. Videre ser vi at felles håndtering av papirbasert post kan gi stordriftsfordeler og potensielt redusert ressursbruk. I dag brukes det store ressurser på å klargjøre papirdokumenter for digital saksbehandling og lagring, og oppgavene fordeles på et stort antall ressurser i arkivfunksjonen. En mer samordnet og standardisert praksis vil kunne gi besparelser i årsverk og frigjøre kapasitet i arkivfunksjonene til å fokusere på kjerneoppgaver. Det anbefales også at håndtering av avsluttede papirarkiv samordnes av felles tjenestesenter. Enkelte virksomheter har inngått avtaler med eksterne leverandører som oppbevarer og låner ut materialet, mens andre oppbevarer det i mer eller mindre egnede lokaler, enten hos seg selv, eller andre steder. Oppbevaring i ikkegodkjente lokaler medfører risiko for at dokumenter kan bli ødelagt eller gå tapt på andre måter. En felles avtale på området vil løfte kvalitet og sikre etterlevelse av lov og regelverk, samt muliggjøre besparelser gjennom å samle volum og redusere antall leverandører.

6 6 2 OPPDATERT KARTLEGGING AV NÅSITUASJONEN 2.1 INNLEDNING Dette kapitlet oppsummerer kartleggingen av nåsituasjonen. Avgrensning er beskrevet innledningsvis, deretter presenteres overordnede føringer og utviklingstrekk, tabeller over ressursbruk (årsverk og tjenestekjøp), arkivfunksjonenes organisering, roller og ansvar, systemer og støtteverktøy samt arbeidsprosesser. For beskrivelse av metode benyttet i nåsituasjonskartleggingen, se kapittel 6.1. Arkiv og dokumentforvaltning ble nevnt som mulige aktuelle leveranser i et felles tjenestesenter i konsernmodellutredningen i Det ble ikke foretatt noen grundig analyse av arkivfunksjonen eller dokumentforvaltningen i virksomhetene. I NHNs mandat er tjenesteområdet inkludert på linje med anskaffelser og IKT. Hovedmålet med denne kartleggingen, utover å oppdatere og detaljere arbeidet som ble foretatt i forrige kartlegging, har vært å identifisere tjenesteområder som vil kunne egne seg i et felles tjenestesenter for realisering av gevinster; både kvantitative og kvalitative. 2.2 AVGRENSNING Delprosjektet har i arbeidet med denne rapporten begrenset seg til arkiv. I dette ligger prosesser og oppgaver knyttet til mottak (inkludert skanning), journalføring, kvalitetssikring, lagring, brukerstøtte og innsyn som gjelder dokumenter som håndteres digitalt i en Noark-løsning 1. Kartleggingen inkluderer også behandling av papirarkiv som de fleste av de berørte virksomhetene har, samt utvikling og ivaretakelse av arkivfaglig kompetanse og styringsdokumenter (eksempelvis arkivplaner, bevaringsog kassasjonsplaner med mer). Arkivfaglig kompetanse inkluderer også etterlevelse av relevant lovverk og Noarkstandarden. For en mer detaljert beskrivelse av arkivfunksjonens tjenesteområder, se delkapittel 2.9, Figur 1. Dokumentforvaltning er et bredere begrep enn arkiv og griper i større grad inn i virksomhetenes strategiske arbeid. Det omfatter blant annet forvaltning av dokumentasjon som ikke skal journalføres (det vil si at den håndteres utenfor Noark-løsninger). I tillegg inkluderer virksomhetene her både håndtering av styrende dokumentasjon, teknisk dokumentasjon, interne rutiner for saksbehandling, strategier for publisering av dokumenter internt og eksternt samt flere andre oppgaver som berører andre fagområder enn arkiv. Funksjoner med arkivrelaterte oppgaver, som er inkludert i virksomhetens kjerneprosesser, inngår ikke i kartleggingen. Dette medfører at størstedelen av oppgavene i Helfos dokumentsenter ikke er en del av kartleggingen. Flytting av slike funksjoner til et felles tjenestesenter vil i liten grad gi nytte-effekter på tvers av virksomhetene, men heller gi økt risiko i utførelsen av den enkelte virksomhets kjerneoppgaver. 2.3 OVERORDNEDE FØRINGER Arkivlova med forskrift Arkivtjenester er regulert av arkivlov med forskrift. Arkivlova omfatter alle typer offentlige arkiv. Arkivlova har som formål å sikre at arkiv som har omfattende kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. 2 Kapittel 2 i loven slår fast at «offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Loven beskriver også ansvaret arkivene har for å sørge for forsvarlig 1 Noark er en forkortelse for Norsk arkivstandard innen elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen. Noark er både en felles standard for offentlig forvaltning og et hjelpemiddel for å øke samhandlingen mellom systemer og organer. 2

7 7 lagring av arkivmateriale, bestemmelser om at man ikke kan kassere materiale uten at dette er avklart med Riksarkivet med mer. Loven nevner også private arkiv, men for disse må det gjøres en særskilt vurdering av om arkivet er omfattet av loven og skal bevares eller ei. Arkivforskriften detaljerer blant annet hvordan arkivene skal organiseres og hvordan oppgavene skal utføres. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen, inkludert krav til arkivplan og arkivnøkkel, håndtering av post med mer. Riksarkivarens forskrift om behandling av offentlige arkiv er gitt med hjemmel i flere paragrafer i arkivforskriften. Også dette regelverket har status som forskrift. Arkivforskriften er under revisjon, og et høringsnotat med forslag til ny forskrift vil være klart sommeren Det er blant annet et politisk ønske at man åpner for bruk av skytjenester for lagring av arkivmateriale, og man ønsker også å ta bort de fleste bestemmelsene som knytter seg til drift av papirarkiv og i stedet vinkle forskriften mot krav til drift av digitale arkiv. NHN og Arkivlova I henhold til Arkivlova er alle offentlige virksomheter pliktig å ha arkiv. NHN skal etablere et felles administrativt senter for den sentrale helseforvaltningen. Dette innebærer at NHN skal levere arkivtjenester for elleve offentlige virksomheter som er underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, mens NHN ikke selv er underlagt disse bestemmelsene. Årsaken til det er at NHN er et statsforetak, og i henhold til loven er statsforetaks arkiv definert som privat. Det er imidlertid ingenting i veien for at NHN kan levere tjenester til virksomheter som er underlagt bestemmelsene for offentlige arkiv, så lenge tjenestene leveres i tråd med regelverket de berørte virksomhetene er underlagt. NHN driver også i dag et eget arkiv i tråd med krav og rammer gitt av Arkivlova med unntak av publisering på Offentlig elektronisk postjournal (OEP). Videre er det viktig å påpeke at arkivansvaret er knyttet til virksomheten og dens øverste ledelse, dvs. ledelsen for hver av de virksomhetene som det felles administrative senteret leverer arkivtjenester til. Arkivlova med forskrift inneholder krav til proveniens. Det betyr i klartekst at eierskapet til materialet skal være tydelig definert og avklart. Arkivene fra de forskjellige arkivskaperene må derfor holdes tydelig adskilt fra hverandre, blant annet ved å etablere separate databaser. For virksomheter som får hele eller deler av sin arkivtjeneste levert fra NHN eller andre aktører, må det lages tjenesteavtaler og etableres en rolle som arkivansvarlig i virksomheten. Uttalelse fra Riksarkivet Av brev datert til Helsedirektoratet redegjør Riksarkivet for at forskriftens 1-2 ikke er til hinder for at et statlig organ kan utføre arkivtjenester på vegne av et annet statlig organ. Dette forutsetter imidlertid at det etableres en tjenesteavtale, arkivbasene holdes separate, samt at det må utarbeides arkivnøkkel, arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan for hvert arkiv. Riksarkivet anbefaler videre at det etableres en rolle som er ansvarlig for arkiv i de respektive virksomheter (arkivansvarlig). Brevet ligger i sin helhet i kapittel UTVIKLINGSTREKK I dette avsnittet redegjøres det for sentrale utviklingstrekk som vil påvirke arkivfunksjoner i offentlig forvaltning i årene som kommer, og som det er kritisk å ta høyde for i vurderingen av konsepter for organisering av arkivfunksjonen i felles tjenestesenter. Vi beveger oss stegvis mot det papirløse samfunn med økt krav til bruk av digitale løsninger, automatisering av dataflyt og tjenester, samt mer brukerorienterte løsninger. Det pågår for tiden mange store og nasjonale prosjekter innen offentlig arkiv. Flere av disse skal settes i drift eller ferdigstilles de neste par årene. Prosjektene berører både juridiske rammer, tekniske løsninger og digital samhandling. Dette vil påvirke de berørte virksomhetenes arkiver i stor grad. I Norge er det eksempelvis satt fokus på digitalisering av offentlig forvaltning og en lang rekke med initiativer er iverksatt, herunder eksempelvis A-ordningen, som ble innført I 2014 lanserte Difi også en ny, felles løsning for digital postkasse for innbyggere som offentlige virksomheter har tatt eller skal bruke for sin

8 8 kommunikasjon med innbyggerne. 3 Virksomhetene i den sentrale helseforvaltningen har ikke i særlig stor grad tatt i bruk denne løsningen enda, men flere vil være i gang i løpet av Disse utviklingstrekkene vil kunne gi store konsekvenser for arkivfunksjonens innretning og støttesystemer i de kommende år. Et utviklingstrekk vi ser allerede nå er automatisering av henvendelser som rutes via Altinn og direkte til saksbehandler eller automatisk saksbehandling inkludert utsendelse av vedtak. I disse sakene foregår journalføringen automatisk. Ettersom opplysningene hentes fra Altinn kan metadata hentes fra autoritære registre og gjenbrukes. Økt bruk av elektroniske skjema og automatisering av dataflyt vil på sikt kunne begrense manuell registrering og journalføring av saker til et minimum, noe som igjen vil kunne gi rom for andre Noark-løsninger enn de etablerte løsningene som eksisterer per i dag. En ny og modernisert arkivforskrift vil trolig tilrettelegge for fleksibilitet i enda større grad enn i dag, og også muliggjøre mer fleksible og kostnadseffektive løsninger enn dem man nå har. Kort oppsummert; det er i den nasjonale utviklingen potensialet for store ressursbesparelser for offentlige arkiv ligger. Endringer og modernisering av lovverk, videreutvikling av eksisterende løsninger og utvikling av nye verktøy, legger til rette for smidige og digitale løsninger som vil gi store gevinster både for store og små enheter de nærmeste årene. I kapittel 6.2 redegjør vi kort for de mest sentrale utviklingstrekkene for arkivfunksjoner i den offentlige forvaltningen. 2.5 LEVERANSEMODELL Arkivtjenester blir i stor grad produsert av egen virksomhet. Kartleggingen viser at samtlige virksomheter produserer arkivtjenesten selv, foruten Direktoratet for e-helse, som kjøper arkivtjenester av Helsedirektoratet. Fra forrige kartlegging er det endringer for virksomhetene SIRUS og VKM. SIRUS kjøpte og produserte arkivtjenester i en kombinasjon, mens VKM kjøpte tidligere arkivtjenester. Begge disse inngår nå som en del av FHI, som produserer disse tjenestene selv. 2.6 KOSTNADER Den største kostnaden for arkivtjenestene er lønnsutgifter. Utgifter til IKT-utvikling, lisenser, hardware med mer er i de fleste virksomhetene lagt til IKT eller andre enheter. Enkelte arkiv har utgifter til eksterne leverandører som håndterer oppbevaring og utlån/retur av papirarkiv og noen leier lokaler kun for oppbevaring av dette materialet. Tabell 1 Oversikt kostnader 2015 relatert til leie av lokaler for oppbevaring av papirarkiv Arkivutgifter NPE Hdir Htil FHI LMV BTR HK NRPA e-helse POBO Papirarkiv HK rapporterer at årlig leie for papirarkiv ikke vil være relevant for neste år, da papirarkivet vil utgå som følge av beslutning om å skanne alle dokumenter. NPE leier lokale av huseier og kontrakten utløper i Fire virksomheter har ikke oppgitt kostnader relatert til oppbevaring av papirarkiv. 3

9 9 2.7 ÅRSVERK Nedenfor presenteres en foreløpig oversikt over årsverk. Den store endringen fra konsernmodellutredningen skyldes i hovedsak at deler av Helfos dokumentsenter nå er ute av oversikten (med unntak av årsverk knyttet til prosesser for administrative saker). Som tidligere nevnt skyldes dette avgrensninger i prosjektet, hvor funksjoner med arkivrelaterte oppgaver, som er en del av virksomhetens kjerneprosesser, ikke inngår i kartleggingen. Det har vært innført stillingsstopp og flere ressurser er, eller blir ikke, erstattet. Tabell 2 Sammenligning årsverk mot kartlegging fra(2015) og dagens situasjon Virksomhet Forrige kartlegging Oppdatert kartlegging Differanse Kommentar FHI Har overtatt 2 årsverk fra NAKS. 1 årsverk går av med pensjon. NAKS 2 Inngår i FHI SIRUS 0,7 Inngår i FHI VKM 0,1 Inngår i FHI HDIR 16 21,5 5,5 Har overtatt 1 årsverk fra Sirus og 4,5 fra SAK. 1 årsverk er gått av med pensjon. Et årsverk er avgitt til Direktoratet for e-helse og 2,75 årsverk i Helsedirektoratet leverer arkivtjenester til e- helse. Forrige kartlegging manglet 2 årsverk. SAK 6 Ikke med i forrige kartlegging. Inngår i Hdir HELFO 52,7 2,7-50 2,7 årsverk relatert til arkivfaglige oppgaver innen prosesser for administrative dokumenter. Øvrige 50 årsverk er knyttet til saksbehandling. E-HELSE 1 1 Ikke med i forrige kartlegging POBO 1,5 1,5 Ikke med i forrige kartlegging NRPA NPE 9,6 9,6 0 Inkluderer 3 midlertidige ressurser som utgjør 2,6 årsverk PSN/HK 7,4 9 1,6 LMV 16,3 20,5 4,2 Har hatt 2-6 engasjementsstillinger gjennom 2015/2016. Vil være 14,8 i fra HTIL 3,3 3,3 0 BTR 0,1 0,1 Ikke med i forrige kartlegging NHN 1,8 1,8 Ikke med i forrige kartlegging Totalt antall adm. årsverk 121, ,1

10 10 Det er identifisert en reduksjon på 3,5 årsverk i virksomhetene fra forrige kartlegging til og med ORGANISASJON, ROLLER OG ANSVAR De kartlagte arkivenhetenes organisering varierer noe, fra spesialisering innen enkelte funksjoner og områder i noen virksomheter, til å bestå av generalister som kan løse de fleste arkivrelaterte oppgaver. En gjennomgang av arkivenhetenes organisering, roller og ansvar er presentert i kapittel ARBEIDSPROSESSER Prosjektet har gjennomført en kartlegging av gjeldende arbeidsprosesser i de respektive enhetene for arkiv. Hovedmålet har vært å identifisere hvilke prosesser som vil kunne gi stordriftsfordeler i et felles tjenestesenter og hvilke som potensielt kan gi stordriftsulemper. Basert på kartleggingen av gjeldende arbeidsprosesser ble det utviklet en modell over tjenesteområdene i arkivfunksjonen, som har dannet utgangspunkt for diskusjon og vurdering om hvilke tjenesteområder som vil være egnet for sentralisering. 1. Postmottak 1.1 Postmottak 1.2 Behandling av inngående post 1.3 Skanning 1.4 Behandling av utgående post 1.5 Behandling av interne dokumenter 1.6 Håndtering av henv. fra publikum 2. Journalføring 2.1 Journalføring av adm. dok 2.2 Journalføring av fagdok. 3. Innsyn og Offentlig elektronisk postjournal 3.1 Kvalitetssikring av journaler 3.2 Publisere offentlig journal 3.3 Motta og fordele innsynskrav 3.4 Bearbeide sladdet versjon 3.5 Ekspedere innsynskrav 4. Fysiske arkiver 4.1 Håndtering av fysiske arkiv 4.2 Kontrollere og følge opp arkivlokaler 4.3 Avsluttede papirarkiver 5. Kontrolloppgaver 5.1 Restansekontroll 5.2 Kontrollsøk (kvalitetssikring av basen) 5.3 Statistikk og analyse 5.4 Oppfølging av saksbehandlere 6. Opplæring og brukerstøtte 6.1 Utvikle kurs 6.2 Avholde kurs 6.3 Veiledning /brukerstøtte 6.4 Utarbeide veiledere 6.5 Nettpublisering og vedlikehold 6.6 Bistå med gjenfinning 7. Lov og regelverk 7.1 Overvåking av juridiske rammeverk og standarder 7.2 Oppdatere arkivplan 7.3 Lokal tilpasning av arkivplan 7.4 Vedlikeholde BK-plan (Bevaring og kassering) 7.5 Utarbeide retningslinjer og rutiner 7.6 Vedlikehold av arkivnøkkel 8.Strategi og kvalitetsutvikling 8.1 Oppfølging og styring av underliggende enheter 8.2 Rapportering/ lukking av avvik 8.3 Prosjektledelse / -deltagelse 8.4 Dialog med myndigheter (eks RA) 8.5 Arkivfaglig tilsyn 9. Noarkløsning 9.1 Brukeradministrasjon 9.2 Tilgangsstyring 9.3 Innmelding av feil og endringsønsker 9.4 Teste nye versjoner/ patching og ny funksjonalitet 9.5 Deponering av avsluttede digitale arkiver 10. Systemforvaltning 10.1 Systemforv. P360/ePh/ Websak 10.2 Systemforv. fagsystem 10.3 Hardwareforvaltning (eks skannere) 10.4 Forvaltning av øvrig software 1.7 Håndtering av gradert materiale 6.7 Opprette søk og rapporter 7.7 Arkivfaglig oppfølging av etatenes fagområder Figur 1 Tjenesteområder innen arkiv Tjenesteområder som vurderes som lite hensiktsmessig å sentralisere I kartleggingen fremkommer de enkelte virksomhetenes egenart og deres behov for skreddersydde, lokale arkivtjenester. Arkivenhetene jobber i flere virksomheter med å bygge ned skillet mellom arkiv og andre prosesser, for eksempel saksbehandling. De tilrettelegger for saksbehandlere og ledere, journalfører, veileder og støtter, samt kvalitetssikrer metadata i et utall prosesser, med til dels høy kompleksitet. I de fleste virksomheter kreves det god fag- og saksforståelse fra arkivets side for å bli oppfattet som en støttespiller som gir verdi til virksomheten. For flere virksomheter er derfor et nært samarbeid mellom arkiv, IT, saksbehandlere og ledere nødvendig for å løse oppdraget virksomheten har på en tilfredsstillende måte. Den nødvendige forståelsen, med et tilhørende begrepsapparat, tar tid å bygge opp. I LMV har man eksempelvis flyttet arkivenheten ut av Administrasjonsenheten og inn i Regulatorisk avdeling for å sikre et nært samarbeid med saksbehandlerne. Flere virksomheter, herunder LMV, Hdir, Helfo, NPE og HK har Noark-løsninger som inngår som en mindre del i et større saksbehandlings-/fagsystem. Noen av disse er utviklet lokalt, enkelte er internasjonale og andre er

11 11 standardprodukter man har implementert. Flere av disse fagsystemene er igjen integrert med lokale systemer og egenutviklede løsninger som arkivmedarbeidere håndterer i sitt daglige arbeid. Flere arkivenheter håndterer store mengder personsensitiv informasjon og/eller gradert materiale. Lovverket regulerer disse prosessene og de medfører stor grad av manuelle aktiviteter og flytting av fysisk dokumentasjon mellom virksomheter og departement. Graderte dokumenter skal arkiveres på papir i et fysisk arkiv. Virksomhetene har e-postmottak som brukes som kanal for henvendelser. E-postmottak vil være mindre verdiskapende å legge til et tjenestesenter enn om virksomhetene fortsetter å håndtere det selv. Etablering av et eventuelt felles e-postmottak vil resultere i et nytt, unødvendig mellomledd som ikke gir mer merverdi. Virksomhetene har gode rutiner for håndtering av det som mottas i e-postmottak (videresending, kassasjon eller journalføring). De fleste arkivenhetene tilbyr kurs og veiledning. I dette tilbudet tilrettelegges det slik at de møter de særegne behovene til den enkelte virksomhet. Ved innføringen av P360 i Hdir, Helfo med flere i 2012 ble det eksempelvis gitt opplæring til 1200 saksbehandlere og ledere. I Hdir ble opplæringen gitt som heldagskurs. Virksomhetene har investert i et mangfold av Noark-løsninger, med tilhørende tilleggsfunksjonalitet, i løpet av de siste årene. Brukerstøtte og veiledning knyttet til disse særegne Noark-løsningene og fag-/tilleggsmodulene er en kjerneoppgave i de fleste arkivenhetene, og vil i liten grad kunne effektiviseres i et felles tjenestesenter. Det samme ser man også innenfor en annen kjerneoppgave; journalføring. Dette er en oppgave som i stor grad er tilpasset gjeldende Noark-løsninger, samt virksomhetens egenart og virkeområde. En større grad av samordning vil på sikt trolig gi mer ensartede løsninger med potensial for felles løsninger og rutiner i større grad enn i dag Tjenesteområder som vil kunne gi stordriftsfordeler I kartleggingen er det også identifisert tjenesteområder som er likere i sin natur, og som i større grad vil kunne egne seg i et felles tjenestesenter, herunder eksempelvis: Postmottak og skanning Alle virksomhetene mottar post i dag. Andelen papirbasert versus digital post varierer veldig. Enkelte virksomheter benytter Altinn, skjemaløsninger og andre digitale verktøy og mottar en stor andel digitalt, mens andre hovedsakelig mottar papirpost. Alle arkivene er fullelektroniske. Dette betyr at papirdokumenter blir skannet inn og tilgjengeliggjort digitalt. Etter at skanning er utført, blir filene etterbehandlet. Dette skjer ved hjelp av programvare som sørger for at blanke sider slettes med mer. Før dette skjer gjøres det en vurdering av om informasjonen er arkivverdig eller ei, det vil si om den skal journalføres i en Noark-løsning eller bare videresendes eller kasseres. I enkelte virksomheter er det arkivet som sørger for utsendelser på vegne av virksomheten til eksterne mottakere (både på papir og digitalt). Dette er en prosess som i stor grad gjøres digitalt, og nye nasjonale løsninger som Digital post vil gi redusert ressursbruk knyttet til dette i tiden frem mot Håndtering av fysiske arkiv Flere av virksomhetene har papirbaserte historiske dokumenter/arkiver. Disse oppbevares i dag på ulike lokasjoner, og ikke alle disse oppfyller kravene til arkivlokaler. Dette medfører høy risiko for blant annet vann- /fuktskader, tyveri, materialet kan bli kastet ved en feiltakelse eller ødeleggelser av annen karakter. Avsluttede arkiv kan avleveres til Riksarkivet tidligst etter 25 år, men man kan søke om å få avlevere tidligere hvis det er grunnlag for det. Riksarkivets depot er for tiden fulle, så det er stopp i avleveringer av alle typer papirmateriale. Dette medfører at virksomhetene selv må sørge for langtidslagring inntil nye lokaler er etablert av Riksarkivet. Det vil kunne ta flere år. Det er viktig å ha oversikt over fysiske plassering og elementer i et arkiv med tanke på gjenfinning. Kravene til arkivlokaler og oppbevaringsregler må være kjent og følges. Flere virksomheter har gitt uttrykk for at det finnes et gevinstpotensial ved å samlokalisere denne typen materiell i en felles avtale, og i lokaler som oppfyller krav fra myndighetene, inkludert fremhenting og retur av materialet. Det vil også være enklere å ferdigstille arkiv etter en avsluttet arkivperiode, eller etter en arkivskaper som har opphørt å eksistere, hvis man har samlet ressursene ett sted og etablert et fagmiljø som håndterer dette.

12 12 Kassasjon er en krevende prosess, og det samme gjelder forskriftsmessig pakking og merking av dokumenter som skal avleveres til Riksarkivet. Det skal også utarbeides oversikter over hva som avleveres, og denne typen oppgave settes ofte ut til eksterne parter. Et felles tjenestesenter vil kunne samle ressursene og få stordriftsfordeler ved å få det utført i et større volum enn hva som ellers ville vært tilfellet. Håndtering av lov og regelverk Alle arkiv i offentlige virksomheter må følge Arkivlova med forskrift og Noark-standarden. Oppdatert kunnskap om gjeldende lovverk og regler er en nødvendighet for at virksomheten skal ha et godkjent arkiv. Alle virksomheter skal utarbeide og vedlikeholde arkivplan og arkivnøkkel. Dette er ressurskrevende, spesielt for små enheter. I tillegg skal man utarbeide og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplaner (BK-plan). Disse dokumenter følger av forskrift til arkivloven. I tillegg har de fleste arkivene etablert arkivrutiner og retningslinjer for hjelp til gjenfinning og standardisering av prosesser for sin virksomhet. Som følge av arkivfunksjonenes ulike størrelse, vil det kunne være hensiktsmessig å samle et fagmiljø som får et overordnet ansvar for dette. Det ligger muligheter knyttet til å harmonisere retningslinjer og rutiner slik at disse er i tråd med regelverket, samt legge til rette for etablering av gode arbeidsprosesser og verktøy som kan deles. Videre vil det kunne være hensiktsmessig å utveksle erfaringer og kunnskap på dette området, i større grad enn det som er tilfellet i dag. Strategi og kvalitetsutvikling Strategi og kvalitetsutvikling håndteres på en lik måte i arkivfunksjonene. I kartleggingen er det identifisert et potensial knyttet til felles strategier, visjoner og mål for arkivtjenesten, herunder eksempelvis tilpasning til den digitale hverdag, styre utviklingen i en felles retning, koordinere anskaffelser av nye systemer, mv. Både interne og eksterne tilsyn kan avdekke avvik i arkivet og/eller Noark-løsningen som må håndteres. Det kan gjelde feil eller mangler i rapportering, behandling av personsensitive opplysninger og annet. Det er nødvendig med strukturerte tiltak for å gi tilbakemelding og følge opp tiltak slik at avviket lukkes. Flere virksomheter har rapportert at arkivet deltar i interne prosjekter som berører arkivtjenesten. Det kan være ledelse av prosjekter eller deltagelse i prosjekter. Kartleggingen som er gjort tilsier at dette er et område hvor arkiv må bruke mer ressurser enn tidligere. Nye, nasjonale løsninger som skal implementeres lokalt vil kreve tverrfaglig samarbeid i virksomhetene, og arkiv vil ha en sentral rolle. Offentlige virksomheter er i jevnlig dialog med myndigheter (for eksempel Riksarkivet, Riksrevisjonen og andre). Arkivfunksjoner bistår eksempelvis ved tilsyn fra Riksarkivet eller andre med tilsynsmyndighet. Det ligger et potensial i å håndtere dialog med tilsynsmyndigheter på en mer enhetlig og koordinert måte enn i dag. Ved etablering av et tjenestesenter, hvor blant annet IKT inngår, åpner man for muligheten for å kunne gjennomføre statistiske analyser av bruk og innhold i Noark-løsningene. Dette gjøres i liten grad i dag, men vil kunne være et nyttig verktøy for innhenting av data om prognoser og trender, behov for tiltak når det gjelder god bruk av arkiv med mer. Ved etablering av en felles datavarehusløsning får man både bredere, enklere og mer fleksibel tilgang til data enn de fleste virksomhetene har i dag. NOARK-løsning Alle virksomhetene benytter en Noark-løsning, og flere av dem benytter løsninger fra samme leverandør. Det er likevel et mangfold av versjoner innen samme system. Det benyttes ressurser på nødvendige registreringer og autorisasjon av nye og eksisterende brukere i ett eller flere arkiv- og saksbehandlingssystemer. Ved å etablere en felles Noark-løsning for standardprosesser vil man utføre dette mer effektivt og ensartet enn i dag. Dette inkluderer også regulering av lese- og /eller skriverettigheter til en sak/ dokument eller arkivdel og andre former for tilgangsstyring. Dagens mangfold av løsninger gjør at behandling av mulige feil og ønsker om utvikling av Noark-systemet foregår lokalt. En felles løsning vil kunne gi en mer effektiv håndtering av dette. I dette inkluderes også bistand i testing av ny funksjonalitet, feilsøking og feilretting.

13 13 Ansvaret for avlevering av elektroniske arkiver til en godkjent deponeringsenhet, som for staten er Riksarkivaren, skjer i dag lokalt. Det er en komplisert prosess som krever tid og kompetanse. Ved å samordne dette vil en kunne etablere spisskompetanse på feltet og sørge for at mer effektive og enhetlige prosesser enn i dag. Systemforvaltning Systemforvaltning håndteres i stor grad på Public 360-installasjoner. Deler av systemforvaltningen tilknyttet denne Noark-løsningen håndteres på en lik måte i dag, i grenseflaten mellom arkiv og IKT. Ved en større grad av samordning på systemsiden vil felles systemforvaltning være en naturlig konsekvens STØTTEVERKTØY Alle elleve virksomheter er pålagt å bruke en godkjent Noark-løsning og følge Arkivlova med forskrift. Enkelte virksomheter er unntatt bruk av OEP, men majoriteten bruker portalen. Det er flere Noark-løsninger i bruk, og det er også gjort lokale tilpasninger i løsningene, samt anskaffet tilleggsmoduler fra leverandører der det har vært hensiktsmessig. Investeringene i disse systemene har vært betydelig i de senere år. Helfo har utviklet et system de kaller HESA. NPE har investert store summer i ISAK som også benyttes av HK. LMV benytter fagsystemene SAM (egenutviklet prosessorientert saksbehandlingsløsning i SharePoint), Athene (egenutviklet fagsystemet for legemiddelinformasjon) og Eurs-is-Yours (felleseuropeisk programvareløsning for håndtering av store dokumentmengder), mens Hdir har utviklet modulene TIFO og HEGO. Flere virksomheter benytter et Noark-basert saksbehandlingssystem/fagsystem også til administrativ saksbehandling. I NPE er eksempelvis arkivforvaltningen fullintegrert med saksbehandlingsløsningen for pasientskadesaker. Tabell 3 nedenfor viser gjeldende Noark-løsning i virksomhetene. Tabell 3 Oversikt gjeldende Noark-løsning i virksomhetene BTR ephorte LMV POBO Public 360, versjon 4.1 SP8 Public 360, SP8 NRPA Public 360 Htil NOARK5-tilpasset ephorte 4, planlagt overgang til ephorte 5 og dermed full NOARK5 før sommeren 2016 NPE HELFO Public 360, SP8 Public 360, SP8 HK Public 360 FHI Hdir E-HELSE Public 360 og Websak Public 360, SP8 Public 360, SP8 NHN P360, versjon 4.1 SP 7 Som vi ser av tabellen benytter ni av elleve virksomheter Public 360, men ulike versjoner av løsningen. Hdir, Helfo, POBO og Direktoratet for e-helse har anskaffet og benytter samme versjon som driftes som en felles installasjon. Det samme gjelder NPE og HK. Disse drifter og utvikler løsninger i fellesskap. Øvrige virksomheter er på andre installasjoner. Det medfører at disse virksomhetene har løsninger med ulik funksjonalitet og et brukergrensesnitt skreddersydd virksomhetens egenart. 3 MULIGE KONSEPTER FOR TJENESTEN Kapitlet innledes med en presentasjon av mulighetsdimensjoner for arkivtjenesten i et felles tjenestesenter, og identifisering av potensielle alternativer. Deretter følger en beskrivelse av fem ulike alternative konsepter for

14 14 organisering av arkiv i felles tjenestesenter og vurderinger av disse opp mot designkriteriene, samt valg av de konsepter som utredes videre i kapittel BESKRIVELSE AV MULIGHETSDIMENSJONER På bakgrunn av nåsituasjonsbeskrivelsen vurderes følgende dimensjoner som relevante ved identifisering av aktuelle konsepter: 1. Mottak, sortering, skanning og klargjøring for journalføring av innkommende papirpost Innebærer håndtering av all innkommende post (fysisk), herunder åpning, sortering (arkivverdig eller ikke arkivverdig), skanning og tilgjengeliggjøre dokumentasjon for journalføring som foregår lokalt i den respektive virksomhet. Arbeidsoppgavene er av hovedsakelig administrativ karakter, men består også av arkivmessige vurderinger i forbindelse med sortering. 2. Håndtering av avsluttede papirarkiv Inngå felles avtale om leie av lokaler, som tilfredsstiller kravene til oppbevaring av arkivmateriale. 3. Arkivfaglig styring, kompetansemiljø og ledelse Innebærer at arkivenhet i felles tjenestesenter driver, og koordinerer overfor større virksomheter, den arkivfaglige utviklingen på vegne av virksomhetene, herunder utvikling og standardisering av for eksempel BK-planer, arkivplaner og arkivnøkler på tvers, samt overvåker juridiske rammeverk og standarder. Faggruppen følger opp at alle virksomheter etterlever lov- og regelverk, samt fører dialog med myndigheter på vegne av virksomhetene, herunder eksempelvis Riksarkivet. Det arkivfaglige miljøet vil være samarbeidspartner med IT og anskaffelser i arkivfaglige tema og være en pådriver for felles utviklingsprosjekter for virksomhetene, herunder blant annet når løsninger som einnsyn, earkiv med flere er klare for implementering. 4. Felles Noark-løsning Vil innebære at arkivverdig dokumentasjon journalføres og lagres i en felles Noark-løsning i felles tjenestesenter med tilhørende sentral systemforvaltning, opplæring, brukerstøtte og veiledning. Dimensjonene kan sees som byggesteiner med en økende grad av samordning, hvor felles postmottak anses som den laveste og en felles Noark-løsning anses som den høyeste grad av samordning. 3.2 IDENTIFISERING AV KONSEPTER Videre presenteres en oversikt over mulige konsepter som vurderes å kunne oppfylle behov, mål og krav til et felles tjenestesenter. Konseptene representerer ulike grader av samordning, fra en minimumsløsning i konsept 1 til full samordning i konsept 5. En oversikt over identifiserte, alternative konsepter er vist i Tabell 4, samt visualisert i Figur 2 nedenfor.

15 Grad av samordning 15 Tabell 4 Identifiserte konsepter # Navn på konseptet 1 Felles postmottak for papirpost, skanning og etterbehandling av innskannede filer. 2 Felles postmottak for papirpost, etablering av enhet for faglig styring utvikling og felles håndtering av avsluttede papirarkiv. 3 Felles postmottak for papirpost, enhet for faglig styring og utvikling, felles håndtering av papirarkiv, samt felles system for standard prosesser (enkle fagsaker, rekrutteringsportal, anskaffelser og annen adm. dokumentasjon). 4 Felles postmottak for papirpost, enhet for faglig styring og utvikling, felles håndtering av papirarkiv, samt felles system for standard prosesser og fagsaker for de virksomheter som ikke har spesielle moduler/fagsystemer fra før av og/eller med enkle integrasjoner. 5 Full samordning av alle arkivenheter med tilhørende systemer og fagmoduler. Alt flyttes til felles tjenestesenter. Konsept 1 Felles postmottak og skanning for arkivverdig dokumentasjon Konsept 2 Arkivfaglig spesialistmiljø samt håndtering av fysisk arkiv med tilhørende fysisk journal Konsept 3 Felles Noark-løsning for standard prosesser (adm.dok), syst.forvaltn. opplæring, veiledning, brukerstøtte Konsept 4 Felles Noark-løsning for arkivverdig dokumentasjon. Saksdok (fag) er begrenset til virksomheter som har enkle moduler/systemer fra før av og/eller med enkle integrasjoner Konsept 5 Felles Noark-løsning for arkivverdig dokumentasjon, herunder tilpassede fagog støttesystemer for ulike brukergrupper Tid Figur 2 Konsepter illustrert etter grad av samordning og forventet tidslinje

16 16 Konsept 1 Felles tjenestesenter Brukere Innebærer at et felles postmottak for arkivverdig papirpost legges til felles tjenestesenter, herunder åpne, sortere (vurderer arkivverdighet), skanne og tilrettelegge for den respektive virksomhets journalføring i lokalt system. Dokumentene tilgjengeliggjøres i en sikker digital portal. Dette er også en tjeneste flere virksomheter ønsker bistand til å utføre, mens virksomheter som blant annet LMV og FHI vil være tjent med å håndtere mesteparten av posten sin på egenhånd. Arkivenhetene opererer ellers som tidligere, inkludert håndtering av digital post. Mengden papirbasert post er nedadgående. Denne utviklingen vil fortsette de nærmeste årene, og vi må anta at virksomhetene i lang tid vil måtte ha både skannere og programvare for filbehandling tilgjengelig til tross for synkende volum. En rask sentralisering av oppgaven vil derfor gi større gevinst enn om man lar dette trekke ut i tid. Felles tjenestesenter vil i dette konseptet levere støttetjenester til virksomhetene og har ikke direkte kontakt med sluttbrukerne av arkivtjenestene. Foreløpige beregninger viser at ca. sju årsverk vil inngå i felles tjenestesenter. Konsept 2 Felles tjenestesenter Brukere Bygger videre på konsept 1, men inkluderer noen flere tjenesteområder.

17 Brukere 17 Konseptet innebærer at man etablerer et spesialistmiljø for arkivfag i felles tjenestesenter som driver og koordinerer den faglige utviklingen innen arkivtjenester på tvers av virksomhetene, herunder utvikling og standardisering av bevarings- og kassasjonsplaner, arkivplaner og arkivnøkler, overvåking av juridiske rammeverk og oppfølging av standarder. Enheten vil følge opp at alle virksomhetene etterlever gjeldende lov- og regelverk, samt føre dialog med myndigheter på vegne av virksomhetene, herunder eksempelvis Riksarkivet. Det arkivfaglige miljøet vil være samarbeidspartner for tjenestesenterets enheter for IT og anskaffelser når det kommer til arkivfaglige tema, og også være en pådriver for felles utviklingsprosjekter innen arkiv for virksomhetene. Det er, som tidligere nevnt, et fokus på digitalisering i offentlig forvaltning, og det ventes store endringer i både lovverk, verktøy og standarder de nærmeste årene. Det vil derfor være hensiktsmessig å ha et fagmiljø som både sørger for at nye løsninger og retningslinjer blir implementert, og som også er en pådriver for de virksomhetene som trenger ekstra bistand i innførings- og endringsprosjekter. Ved eventuelt nye anskaffelser av Noark-løsninger vil enheten være ansvarlig for å gjennomføre prosjektet. Det er viktig at et slikt fagmiljø blir robust og innehar nødvendig kompetanse. Det vil være behov for både arkivfaglig kompetanse, men trolig også kunnskap om prosjektmetodikk med mer. Man kan også tenke seg at enheten får et ansvar når det gjelder deponering av digitalt materiale. Prosessen med å få godkjent denne typen deponeringer er ofte tid- og ressurskrevende, og det vil være hensiktsmessig med mer enhetlig oppfølging enn i dag. Felles tjenestesenter vil videre ha ansvar for å inngå en felles avtale om oppbevaring av avsluttede papirarkiv. Virksomheter som har en papirbasert journal kan da sette ut all håndtering av eldre materiale. Virksomheter som har elektronisk journal for papirarkivet, kan enten låne denne til enheten som skal håndtere materialet, eller bistå ved behov når materialet etterspørres. Felles tjenestesenter vil i dette konseptet levere støttetjenester til virksomhetene og har ikke direkte kontakt med sluttbrukerne av arkivtjenestene. Foreløpige beregninger viser at ca. 12 årsverk vil inngå i felles tjenestesenter. Konsept 3 Felles tjenestesenter Standard prosesser (adm + noe fagrelatert) Fagsaker Brukere Bygger videre på konsept 2, men inkluderer noen flere tjenesteområder. Felles tjenestesenter vil benytte en Noark-løsning for håndtering av standard prosesser, hovedsakelig administrativ dokumentasjon, og vil kunne samordne systemforvaltning, brukeradministrasjon, opplæring, brukerstøtte og veiledning mot brukerne. Denne løsningen blir først mulig å realisere etter at man har vært gjennom en anskaffelsesprosess hvor alle aktuelle virksomheter er involvert, og en felles Noark-løsning er etablert.

18 Brukere 18 En felles Noark-løsning vil ikke nødvendigvis gå på bekostning av behovet for lokale tilpasninger når det gjelder for eksempel hvordan saker og dokumenter navngis eller rutiner som er knyttet til virksomhetens egenart. Hvis man på kort eller lang sikt ønsker å etablere felles løsning, vil en kartlegging av nødvendige lokale tilpasninger og annet være en sentral del av forarbeidet. Felles tjenestesenter vil i denne modellen fungere som en støttetjeneste til virksomhetene på fagsaker, men har direkte kontakt med brukerne i de virksomhetene som overfører hele sin arkivtjeneste til tjenestesenteret. I dette konseptet vil arkivenhetene i POBO, e-helse, Hdir, FHI, BTR, Htil, NRPA og NHN inngå i felles tjenestesenter, samt årsverk som er dedikert til administrative prosesser fra Helfo. Disse virksomhetene vil inngå tjenesteavtale med NHN, og ha en arkivansvarlig i egen virksomhet. Arkivansvarlig sin funksjon utover dette må defineres og tilpasses behovet lokalt. Fagmoduler som allerede er utviklet vil bli koblet på ny Noark-løsning og nye moduler vil bli utviklet slik at de også er integrert med Noark-løsningen. Foreløpige beregninger viser at ca. 53 årsverk vil inngå i felles tjenestesenter. Dette forutsetter at virksomhetene selv håndterer rollen «arkivansvarlig» og at ikke ett årsverk fra hver av de aktuelle virksomhetene holdes igjen til dette formål. Hvis man på mellomlang sikt (3-5 år) jobber målrettet med å samordne utviklingsprosjekter som har grenseflater mot arkiv, etablerer et utviklingsmiljø for IKT som kan ta ansvar for å videreutvikle løsninger, gjennomfører en anskaffelse av Noark-kjerneløsning og integrere fagmoduler, vil konsept 2 kunne utvikle seg til konsept 3. En slik stegvis tilnærming vil være gunstig i et faglig og økonomisk perspektiv og vil kunne tilrettelegge for større gevinster på sikt. Konsept 4 Felles tjenestesenter Standard prosesser (adm. + noe fagrelatert) Fagsaker i standard moduler/fagsystemer Fagsaker Brukere Bygger videre på konsept 3, men inkluderer en felles Noark-løsning for fagsaker som kan løses i standardmoduler eller fagsystemer og/eller med ingen eller enkle integrasjoner. Som en følge av dette vil en kunne standardisere på en felles Noark-løsning i et flertall av virksomhetene, herunder samordne systemforvaltning, brukeradministrasjon, opplæring, brukerstøtte og veiledning mot brukerne. I dette konseptet vil de fleste arkivenheter inngå i felles tjenestesenter med unntak av årsverk som går med til arbeid i skreddersydde løsninger/fagsystemer med større, kompliserte integrasjoner. Det gjelder årsverk i HK, LMV og NPE.

19 19 Foreløpige beregninger viser at ca. 60 årsverk vil inngå i felles tjenestesenter. Dette forutsetter at virksomheten selv håndterer rollen «arkivansvarlig» og at ikke ett årsverk fra hver av de aktuelle virksomhetene holdes igjen til dette formål. Konsept 5 Felles tjenestesenter Brukere Konsept 5 innebærer at arkivfunksjonene i de respektive virksomheter, eksklusiv de funksjoner som driver med arkivrelaterte oppgaver som en del av virksomhetens kjerneprosesser, flyttes til felles tjenestesenter og opererer med en felles Noark-løsning for arkivverdig dokumentasjon. Det opprettes en arkivbase i de respektive virksomheter som felles tjenestesenter håndterer, med en arkivansvarlig per virksomhet. Denne løsningen er den mest ambisiøse og kostbare. Den forutsetter både samordning av utviklingsmiljøet innen IKT, en felles strategi for arkivområdet inkludert digitalisering og et overordnet målbilde som alle virksomhetene kan slutte seg til. Ved å samle ressursene innen arkiv vil man kunne få stordriftsfordeler på flere områder, og i større grad enn i dag kunne allokere ressurser dit det til enhver tid er behov. Foreløpige beregninger viser at ca. 80 årsverk vil inngå i felles tjenestesenter. Dette forutsetter at virksomheten selv håndterer rollen «arkivansvarlig» og at ikke ett årsverk fra hver av de aktuelle virksomhetene holdes igjen til dette formål.

20 GROVSORTERING ALTERNATIVE KONSEPTER Først gjennomføres en vurdering av konseptene opp mot det absolutte designkriteriet (skal-kravet) om redusert ressursbruk. Alternativer som ikke innfrir «skal»-kravet vil ikke være aktuelle. Modellene som tilfredsstiller skalkravet vil deretter bli vurdert mot de øvrige designkriteriene (bør-krav). Vurdering av alternative modeller mot absolutt designkriterium (skal-krav) Nedenfor beskrives de vurderingene som er gjort knyttet til oppfyllelse av skal-kravet. Se Tabell 5 for en samlet fremstilling av vurderingene for de ulike konseptene. Tabell 5 Vurdering av alternative modeller Designkriterium/ Konsept Konsept 1 Konsept 2 Konsept 3 Konsept 4 Konsept 5 Skal-krav: Redusert ressursbruk Konsept 1 og 2 vil etter våre vurderinger kunne realisere redusert ressursbruk knyttet til postmottak og skanning. Konsept 2 bygger som kjent på konsept 1 og vil utover postmottak og skanning også kunne gi besparelser ved å samlokalisere papirarkiv, samt gi besparelser gjennom økt grad av samordning og standardisering på tvers av virksomhetene og mot IKT og anskaffelser. Konsept 3 vil innebære standardisering på enklere prosesser i en felles Noark-løsning, herunder hovedsakelig administrativ dokumentasjon og enklere fagsaker. Dette er områder som står godt til øvrige fagområder i et felles tjenestesenter, herunder for eksempel personal, anskaffelser, internt IT, med mer. En slik løsning vil innebære en profesjonalisert leverandørstyring og har sterke avhengigheter til IKT og Anskaffelser. De store økonomiske gevinstene i dette konseptet vil i hovedsak realiseres av IKT og Anskaffelser, gjennom henholdsvis enklere systemforvaltning og felles anskaffelse mot en leverandør. Samtidig representerer en felles Noark-løsning en betydelig investering for felles tjenestesenter og vil, etter våre vurderinger, ikke gi redusert ressursbruk. Konsept 3 vurderes som gul fordi det er stor usikkerhet knyttet til fremtidige gevinster. Det er ikke identifisert mulige prissatte gevinster ut over mulige reduserte lisenskostnader og de besparelser som ligger i en felles systemforvaltning, samtidig vil det involvere betydelige investeringer for å dekke virksomhetenes ulike behov, herunder anskaffelsesprosess, kjøp av programvare, implementeringskostnader (konverteringskostnader, prosjekt/konsulentkostnader og produksjonssetting, opplæring, med mer). På den annen side vil man kunne argumentere for at investeringer uansett vil tvinge seg frem over tid i virksomhetene, og at dette kan bli vel så kostbart. Virksomhetene vil endre løsninger over tid og det vil derfor være hensiktsmessig å konvergere mot mest mulig felles løsninger. Konsept 4 og 5 vil innebære så store investeringer at det etter våre vurderinger ikke vil føre til redusert ressursbruk. Disse konseptene vil innebære at tjenestesenteret tar over oppgaver som er tett koblet til saksbehandlingen og den enkelte virksomhets strategi og egenart. Konseptet innebærer også kritiske avhengigheter til IKT. Med de foreliggende avgrensninger i prosjektet vil ikke konsept 4 skille seg i nevneverdig grad fra konsept 5, ettersom funksjoner med arkivrelaterte oppgaver, som er en del av virksomhetenes kjerneprosesser, ikke er en del av prosjektet. Vurdering av alternative modeller mot øvrige designkriterier (bør-kravene) Det er tatt utgangspunkt i gjeldende designkriterier fra rapporten «Utredning av konsernmodell», som ble utviklet i samarbeid med de berørte virksomheter i Videre er det lagt inn designkriterier knyttet til kvalitet i tjenesten, herunder etterlevelse av lov og regelverk. Nedenfor følger en oppsummering per modell med en kort begrunnelse for vurderingene. Tabell 6 og Tabell 7 viser vurderinger opp mot designkriteriene for henholdsvis konsept 1 og konsept 2.

21 21 Vurdering av konsept 1 Tabell 6 Vurdering mot designkriterier for konsept 1 Designkriterier Score Forklaring til score Forenkling og standardisering av leveranser Profesjonalisert leverandørstyring Tiltrekke og utvikle riktig kompetanse Enkelt brukergrensesnitt Brukerorienterte tjenester Tydelige roller og ansvar Kvalitet i tjenesten Ved å tilrettelegge for at virksomhetene kan hente dokumenter direkte fra et felles importområde vil man forenkle og standardisere et relativt stort område innen arkivtjenesten. Vil kunne profesjonalisere leverandørstyring gjennom felles avtale på post- og budtjenester, samt skanning. Uendret fra dagens situasjon. Vil ikke i særlig grad tiltrekke og utvikle riktig kompetanse. Virksomhetene håndterer brukerne som ved dagens situasjon. Dette konseptet påvirker ikke brukerne. Virksomhetene har i stor grad i dag fordelt post og skanning på flere årsverk. Ved å samle dette vil roller og ansvar bli tydeligere og mer tid kan dedikeres til arkivets kjerneoppgaver. Vil være uendret fra dagens situasjon. Vurdering av konsept 2 Tabell 7 Vurdering mot designkriterier for konsept 2 Designkriterier Score Forklaring til score Forenkling og standardisering av leveranser Profesjonalisert leverandørstyring Tiltrekke og utvikle riktig kompetanse Enkelt brukergrensesnitt Brukerorienterte tjenester Tydelige roller og ansvar Kvalitet i tjenesten Ved å tilrettelegge for at virksomhetene kan hente dokumenter direkte fra et felles importområde vil man forenkle og standardisere et relativt stort område innen arkivtjenesten. I tillegg vil et arkivfaglig spesialistmiljø, som arbeider med forenkling og standardisering på tvers av virksomhetene, gi kvalitative gevinster. Vil på sikt bidra til å profesjonalisere leverandørstyring gjennom større grad av samordning og felles avtaler på områder hvor det per i dag foreligger et stort antall avtaler. Et arkivfaglig spesialistmiljø vil kunne tiltrekke og utvikle riktig kompetanse. Virksomhetene håndterer brukerne som før. Påvirker ikke brukerne i nevneverdig grad, men økt samordning og standardisering vil kunne medføre noe redusert handlingsrom for skreddersydde løsninger i den enkelte virksomhet. Vil tydeliggjøre roller og ansvar innen postmottak og skanning, samt tydeliggjøre hvilke roller som har mandat til å koordinere og drive samordningsprosessen innen arkivtjenester i helse- og omsorgssektoren. Ansvaret for papirarkiv vil videre tydeliggjøres, til sammenligning med dagens situasjon. Et felles fysisk papirarkiv, samt et arkivfaglig spesialistmiljø som koordinerer, driver utvikling og følger opp virksomhetene vil sørge for en kvalitetsheving, og vil også kunne redusere brudd på gjeldende lover og regler gjennom støtte til- og oppfølgning av arkivfunksjonene. Kommentar til vurdering

22 22 Både konsept 1 og 2 er systemuavhengige alternativer, med lave investeringskostnader, som ivaretar brukerne på samme måte som i dag. De skiller seg fra hverandre ved at konsept 2, utover felles postmottak og skanning, også inkluderer muligheter for å realisere et stort, urealisert potensial som ligger i økt samhandling, standardisering og koordinering mellom arkivfunksjonene i de elleve virksomhetene. Eksempelvis kan koordinering av anskaffelser, deling av erfaringer, felles mal- og planverk, samt arbeid mot en felles visjon og retning skje i fellesskap. På denne måten vil virksomhetene innen arkivområdet i større grad fremstå som en samlet, koordinert enhet overfor tilsynsmyndighetene. Økt samordning og koordinerte prosesser vil igjen profesjonalisere leverandørstyringen og redusere antall leverandører og avtaler. Konsept 2 innebærer videre et kvalitetsløft innen håndteringen av avsluttede papirarkiv. Flere av disse er per i dag i en dårlig forfatning og blir nedprioritert av flere virksomheter. Håndtering av fysisk arkiv i henhold til gjeldende lov og regelverk er også et stort og kostbart tjenesteområde. Samlokalisering vil kunne gi besparelser ved å samle volum og gjennomføre felles anskaffelse og kontraktsforvaltning, men disse gevinstene kan bli utlignet av nødvendige investeringer på et til nå nedprioritert område. Oppsummering Samlet sett oppfylles designkriteriene i størst grad ved etablering av konsept 2.

23 23 4 KOST/NYTTEVURDERING AV PRIORITERTE ALTERNATIVER 4.1 INNLEDNING I dette kapitlet gjøres det en vurdering av de to konseptene som videreføres i analysen, jfr. kapittel 3.3. Innledningsvis presenteres metoden som er benyttet for å vurdere nytte- og kostnadsvirkningene. Deretter følger en oversikt over dagens situasjon før vi går videre inn på de prissatte og ikke-prissatte virkningene. 4.2 DAGENS SITUASJON SOM UTGANGSPUNKT FOR GEVINSTVURDERINGEN Struktur I dagens struktur ligger tjenestene som det er aktuelt å samle i et felles tjenestesenter i hver enkelt virksomhet. Flere av virksomhetene er små, hvilket fører til at fagmiljøene som utfører arkivtjenester varierer fra én til 20 personer Årsverk Oppdatert nullinje fra nåsituasjonen Det er identifisert en reduksjon på 3,5 årsverk, som følge av stillingsstopp i virksomhetene. Basert på antallet årsverk og en årslønn, som er forutsatt å være 1,05 MNOK, kan man komme frem til de årlige lønnskostnadene i virksomhetene. En reduksjon på 3,5 årsverk gir en netto besparelse på 31,1 MNOK 2016-kroner for analyseperioden på 10 år. I dette tallet er det antatt en reallønnsvekst på 2,5 prosent per år. Tallet inkluderer ikke skattefinansieringskostnad Årsverk som er aktuelle for sentralisering I virksomhetene er det totalt 80 årsverk som går med til å produsere arkivtjenester. Av disse er det ca. 67 årsverk som er vurdert som aktuelle for sentralisering. Dette skyldes at kartleggingen av årsverk baserer seg på et generisk oppsett av tjenesteområder innen arkivfunksjoner og ikke tar høyde for at den enkelte arkivfunksjon også benytter tid på aktiviteter som ikke dekkes inn i skjemaet. For LMV sin del gjelder dette blant annet nedlasting fra Common Repository, innlegging av sekvenser i fagsystemet EURS, testing i fagsystemer, mv. LMV melder også om en del ukompensert fravær som ikke fremkommer i oversikten, noe som betyr at faktisk brukt tid på aktivitetene ikke er ensbetydende med det som er lagt inn. Helseklage har meldt inn ett årsverk som ikke har arkivfaglige oppgaver, og som derfor er utelatt fra kartleggingen. Den største andelen av seksjonssjef/arkivleder sine oppgaver i Hdir, LMV, HK og FHI er videre ikke dekket i kartleggingsskjemaet, men disse årsverkene er inkludert i de 67 årsverkene som er aktuelle for sentralisering. Se kapittel 6.5 for tabell med antall årsverk som inngår i tjenestene som er vurdert i felles tjenestesenter.

24 Øvrige kostnader Flere virksomheter har investert i programvare med tilhørende lisenskostnader, utvikling av fagsystemer, utvikling av løsninger, med videre, men det knytter seg stor usikkerhet til hvor stor andel av dette som ligger på arkiv, da det i stor grad går inn i regnskapet som en felleskostnad innen IKT for virksomheten. Disse kostnadene vil derfor ikke inkluderes i denne konseptvurderingen. Øvrige kostnader som kan knyttes til arkiv er relatert til avsluttet papirarkiv. Enkelte virksomheter leier lokaler for dette formål, mens andre har dette inkludert i husleieavtalen. Kostnader knyttet til skannere (hardware) er i de fleste virksomheter en felleskostnad og er ikke inkludert her. 4.3 PRISSATTE VIRKNINGER I dette delkapitlet gjøres en vurdering av prissatte virkninger. Alle virkninger er sammenlignet med en fremskrivning av dagens situasjon som beskrevet ovenfor Konsept 1 Det er kartlagt 9 årsverk innen tjenesteområdet postmottak, behandling og skanning i virksomhetene. Beregninger viser at det ligger et potensial for å redusere dette med to årsverk. Av tabellen nedenfor fremkommer det en antatt reduksjon i kostnader knyttet til årsverk på 45 MNOK over analyseperioden på ti år. Tabell 8 Forventede prissatte virkninger ved konsept 1 Ny situasjon ved Prissatte virkninger Dagens modell (MNOK) etablering av konsept 1 Differanse (MNOK) Årsverk Tallene inkluderer også reduksjon på 3,5 årsverk, se kapittel Oppdatert nullinje fra nåsituasjonen Forutsetninger Årsverk Det ventes en reduksjon i papirpost i årene fremover, noe som vil kunne realisere ytterligere besparelser innen dette tjenesteområdet. Dette er ikke inkludert i de forventede prissatte virkningene ved konsept 1. Tjenestekjøp Dersom man skal lykkes med å ta ut gevinster fra felles postmottak og skanning er det kritisk at all relevant og arkivverdig post rutes til felles tjenestesenter, slik at skalafordelene utnyttes, herunder unngå at virksomhetene fortsatt behandler og skanner innkommende, arkivverdig post Konsept 2 Av tabellen nedenfor fremkommer det en antatt reduksjon i årsverk på 45 MNOK over analyseperioden på ti år. Ved å samle avsluttet papirarkiv i én avtale med én leverandør forventes det en reduksjon i pris pr løpemeter. Det er estimert en gevinst på 4,3 MNOK over en tiårsperiode.

25 25 Tabell 9 Forventede prissatte virkninger ved konsept 2 Ny situasjon ved Prissatte virkninger Dagens modell (MNOK) etablering av konsept 2 Differanse (MNOK) Årsverk Papirarkiv 13,3 9 4,3 Totalt 754, ,3 Tallene for årsverk inkluderer også reduksjon på 3,5 årsverk, se kapittel 2.7- Oppdatert nullinje fra nåsituasjonen. Forutsetninger Årsverk Det ventes en reduksjon i papirpost i årene fremover, noe som vil kunne realisere ytterligere besparelser innen dette tjenesteområdet. Dette er ikke inkludert i de forventede prissatte virkningene ved konsept 2. Årsverk benyttet på avsluttet papirarkiv er svært lav hos virksomhetene, noe som vil kunne medføre behov for flere årsverk i konsept 2 enn det som er tilfelle i dagens situasjon. Et eventuelt behov for flere ressurser er ikke inkludert i gevinstberegningen. Tjenestekjøp Den prissatte virkningen av å samlokalisere papirarkiv forutsetter at man ved en samordning til én avtale vil kunne oppnå beste pris pr løpemeter i eksisterende avtaler. Videre forutsettes det at virksomhetene går inn i en ny avtale fra og med 2. halvår 2017, med unntak av NPE som er bundet til en avtale ut Det vil påløpe kostnader knyttet til eventuell klargjøring av materialet og flytting fra en lokasjon til ny leverandør. Denne kostnaden er ikke tatt hensyn til i gevinstberegningen. Dersom man skal lykkes med gevinstrealisering knyttet til papirarkiv forutsetter dette at anskaffelser klarer å etablere en ny og bedre avtale på vegne av virksomhetene. En ny avtale vil gi et kvalitetsløft med tanke på lokaliteter, men det er knyttet usikkerhet til hvor stor økonomisk gevinst man vil kunne oppnå. 4.4 IKKE-PRISSATTE VIRKNINGER Primært vil de ikke-prissatte virkningene ved en sentralisering av enkelte tjenesteområder innen arkiv være knyttet til kvalitet i oppgaveløsningen, leveransesikkerhet, ledelsens fokus på kjerneoppgaver og brukertilpasning. Alle virkningene er vurdert opp mot dagens situasjon Kvalitet i leveranse Med leveranse menes de administrative tjenestene som ytes fra tjenestesenter til virksomhetene, enten dette produseres ved hjelp av egne ressurser eller anskaffes på vegne av virksomhetene. Kvaliteten i leveranser omfatter hvor godt et felles tjenestesenter leverer til virksomhetene. Betydningen av virkningen «Kvalitet i leveranse» vurderes å være større for konsept 2 enn for konsept 1. Dette skyldes den kvalitetshevingen som vil kunne forventes med en økt grad av samhandling, standardisering og koordinering mot virksomhetene, herunder eksempelvis koordinering av anskaffelser, deling av erfaringer, felles mal- og planverk, samt arbeid mot en felles visjon og retning for arkivfunksjonen i den sentrale helseforvaltningen. Som vi har sett i nåsituasjonsanalysen har de fleste virksomhetene få årsverk i arkivfunksjonen. Med få ressurser er det mer krevende å holde seg faglig oppdatert og få til en spesialisering. Samling av et utvalg arkivfaglige oppgaver i felles tjenestesenter vil på sikt gi et sterkere fagmiljø, sammenlignet med dagens situasjon. Omfanget vurderes som lite, positivt i konsept 1, og stort (middels), positivt i konsept 2. Avsluttet papirarkiv oppbevares i dag i lokaler av varierende kvalitet og er et område som blir nedprioritert av flere virksomheter i dag.

26 26 En samlokalisering i fysisk egnede lokaler vil heve standarden innen dette tjenesteområdet og i større grad enn i dag tilrettelegge for overholdelse av gjeldende lover og regelverk. Ved å legge felles postmottak til felles tjenestesenter vil mindre tid gå med til administrativt arbeid i arkivfunksjonen og mer tid kan dedikeres til arkivets kjerneoppgaver. Dette vil gi en økt kvalitet i leveransene. Flere virksomheter benytter eksempelvis uforholdsmessig mye tid i dag på forskjellige feilkilder knyttet til håndtering av skannere, herunder håndtering av feil i prosessering, stifter som havner i skanneren med mer) eller at man har sannet uten tilstrekkelig forarbeid, det kan være feil med PixEdit programvare eller feil ved overgang til sonesystem. Tabell 10 og Tabell 11 oppsummerer verdsettingen av «Kvalitet i leveranse» i henholdsvis konsept 1 og konsept 2. Tabell 10 Vurdering av kvalitet i leveranse i konsept 1 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Kvalitet i leveranse Liten Lite, positivt 0 Tabell 11 Vurdering av kvalitet i leveranse i konsept 2 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Kvalitet i leveranse Stort Stort (middels), positivt Leveransesikkerhet Sammenlignet med dagens situasjon vil leveransesikkerheten ikke påvirkes i nevneverdig grad. Betydning er derfor vurdert som liten. Det kan imidlertid ventes noen positive og noen potensielt negative effekter. Omfanget er vurdert som lite, positivt i konsept 1 og middels, positivt for konsept 2. Dette begrunnes med at et felles postmottak og skanning vil kunne redusere sårbarheten til de respektive virksomhetene, i betydningen at man er mindre utsatt for avvik i produksjonen ved sykdom, ferie og at medarbeidere slutter i virksomheten. Innenfor flere virksomheter har man i dag eksempelvis under ett årsverk i arkivfunksjonen. Samtidig er det risikoer og logistiske utfordringer forbundet med å endre etablerte adresser, og eventuelt rute noe post til den respektive virksomhet og noe til felles tjenestesenter. I en overgangsfase vil en kunne risikere å oppleve noe redusert leveransesikkerhet. Det er også utfordringer knyttet til håndtering av personsensitive opplysninger og gradert materiale. Omfanget er vurdert noe større i konsept 2 ettersom det arkivfaglige miljøet vil kunne vokse seg større og større etter hvert som virksomhetene koordinerer stadig flere prosesser, anskaffelser med videre. Dette vil på sikt føre til at tjenestene blir mer robuste og at enkeltmannsrisiko reduseres. Tabell 12 og Tabell 13 oppsummerer verdsettingen av «Leveransesikkerhet» i henholdsvis konsept 1 og konsept 2. Tabell 12 Vurdering av leveransesikkerhet i konsept 1 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Leveransesikkerhet Liten Lite, positivt + Tabell 13 Vurdering av leveransesikkerhet i konsept 2 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Leveransesikkerhet Liten Middels, positivt ++

27 Ledelsens fokus på kjerneoppgavene I dagens situasjon er arkivtjenestene underlagt ledelsen i de ulike virksomhetene. Med ledelsen refererer vi til ledelsen av virksomhetene som vil motta tjenestene fra tjenestesenteret. Omfanget er vurdert som lite, positivt i begge konsepter ettersom ledelsens fokus på kjerneoppgavene vil kunne øke noe ved innføring av både konsept 1 og 2, gjennom at man frigjør tid og kapasitet som i dag benyttes på rene administrative oppgaver, herunder postmottak, skanning og håndtering av avsluttet papirarkiv. Betydningen anslås som liten da vi antar at dagens ledelsesfokus ikke forringes i særlig grad selv om man også har administrative tjenester i porteføljen. Tabell 14 og Tabell 15 oppsummerer verdsettingen av «Ledelsens fokus på kjerneoppgavene» i henholdsvis konsept 1 og konsept 2. Tabell 14 Vurdering av ledelsens fokus på kjerneoppgavene i konsept 1 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Ledelsens fokus på kjerneoppgavene Liten Lite, positivt 0 Tabell 15 Vurdering av ledelsens fokus på kjerneoppgavene i konsept 2 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Ledelsens fokus på kjerneoppgavene Liten Lite, positivt Brukertilpasning Sammenlignet med dagens situasjon vil konsept 1 og 2 i liten grad påvirke virksomhetens behov for skreddersydde løsninger. Betydning i begge konsepter er derfor vurdert som liten. Postmottak og skanning omhandler kun arkivverdig, fysisk post og utelukker spesialpost til virksomhetene, herunder eksempelvis tannmodeller og biologisk materiale, som krever særegen håndtering tilpasset den enkelte virksomhet. Omfanget for konsept 2 vurderes som lite, positivt. En arkivfaglig enhet vil arbeide med standardisering på tvers av virksomhetene. Dette vil på sikt kunne påføre virksomhetene begrensninger knyttet til skreddersydde løsninger, men det vil være et mål å skape gode generiske løsninger som skalerer, og ikke lokale tilpassede løsninger, som rett nok oppleves som gode, men som står i veien for videre utvikling innen arkivområdet. Tabell 16 og Tabell 17 oppsummerer verdsettingen av «Brukertilpasning» i henholdsvis konsept 1 og konsept 2. Tabell 16 Vurdering av Brukertilpasning i konsept 1 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Brukertilpasning Liten Lite, positivt 0 Tabell 17 Vurdering av Brukertilpasning i konsept 2 Virkning Betydning Omfang Konsekvens Brukertilpasning Liten Lite, positivt 0

28 Oppsummering nytte-kostnadsvurdering I dette delkapitlet gjøres en samlet vurdering av konsept 1 og 2. Tabellene nedenfor oppsummerer analysen. Som det fremgår av Tabell 18, er de prissatte virkningene 4,3 MNOK høyere i konsept 2 enn i konsept 1. Konsept 2 vil samlet sett føre til 48 MNOK i besparelse sammenlignet med dagens situasjon. Denne besparelsen inkluderer en reduksjon på 3,5 årsverk, som følge av stillingsstopp. I den samlede oversikten over prissatte virkninger er det lagt til omstillingskostnader knyttet til kjøp, installasjon, kurs, etc. i forbindelse med overgang til felles tjenestesenter, samt omstillingskostnader til utredning og rådgivning i design og implementeringsfasen på til sammen 0,8 MNOK. Dette utgjør halvparten av snittberegnet kostnad for prosjektgjennomføring i 2016 og Tabell 18 Samlet oversikt over prissatte virkninger Virkning Konsept 1 (mnok) Konsept 2 (mnok) Prissatte virkninger 45 49,3 Omstillingskostnader 0,5 0,5 (Omstillingskostnader utredning og rådgivning) 0,8 0,8 Total prissatte virkninger 43,7 48 Som det fremgår av Tabell 19 er de ikke-prissatte virkningene noe bedre for konsept 2 sammenlignet med konsept 1. Dette skyldes at kvaliteten i leveransene og leveransesikkerhet vil være større i dette konseptet. Tabell 19 Samlet oversikt over ikke-prissatte virkninger Ikke-prissatte virkninger Konsept 1 Konsept 2 Kvalitet i leveranse Leveransesikkerhet Ledelsens fokus på kjerneoppgavene 0 0 Brukertilpasning SAMLET VURDERING OG ANBEFALING AV KONSEPT Konsept 2 anbefales valgt for videre arbeid med etablering av felles tjenestesenter for arkiv. Både vurdering av konseptene opp mot designkriteriene for konsernmodell, samt oppsummering av de prissatte og ikke-prissatte virkningene taler for at dette konseptet er best egnet. Konseptet har bred tilslutning i virksomhetene.

29 29 5 GJENNOMFØRINGSPLAN FOR ETABLERING AV ANBEFALT KONSEPT 5.1 FREMDRIFTSPLAN Følgende overordnede fremdriftsplan foreslås gjennomført: Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Planleggingsfase Gjennomføringsfase Roller og ansvar Styringsmodell Forventningsavstemt tjenestenivå og tjenesteavtaler Gjennomføring- og gevinstrealiseringsplan Innføre tjenesteområder i felles tjenestesenter Beslutning HOD 30/6 Figur 3 Overordnet fremdriftsplan arkiv Prosjektets overordnede fremdriftsplan er brutt ned i fem arbeidsstrømmer. De fire første arbeidsstrømmene inngår i planleggingsfasen og foreslås gjennomført høsten 2016, mens innføring av tjenesteområder for arkiv i felles tjenestesenter inngår i gjennomføringsfasen. Roller og ansvar omhandler hvilke roller innen arkiv som skal etableres, samt hvilket ansvar som skal legges til arkivenheten i felles tjenestesenter. Arbeidsstrømmen inkluderer kompetansekartlegging i arkivene i virksomhetene. Styringsmodell omhandler hvordan arkivenheten i felles tjenestesenter skal være organisert og styrt, herunder prosessflyt, informasjonsflyt, samt prinsipper for styring mot virksomhetene. Forventningsavstemt tjenestenivå og tjenesteavtaler omhandler nåsituasjonsanalyse, herunder nullpunktsanalyse av eksisterende tjenestenivå på aktuelle tjenesteområder, samt gjennomgang og forankring av dette. Basert på nåsituasjonen skal det etableres et tjenestenivå for virksomhetene, som tilsvarer eller overgår dagens nivå, og dette skal nedfelles i en tjenesteavtale. Gjennomførings- og gevinstrealiseringsplan omhandler planer for hvordan tjenesteområder skal avvikles og innføres i tjenestesenteret, hvilke ressurser som skal inngå, samt hvilke gevinster som realiseres på angitte tidspunkt. Innføre tjenesteområder i felles tjenestesenter inngår som nevnt i gjennomføringsfasen og knytter seg til den faktiske overføringen og operasjonalisering av arkivenhet i felles tjenestesenter. Inkludert i dette er overføring av personell, kompetanseoverføring, etablere nye atferdsmønstre, retningslinjer og rutiner.

30 KOSTNADSOVERSLAG OG BUDSJETT Tabell 20 Kostnadsberegning planleggings- og gjennomføringsfasen Prosjektkostnader Totalt timeanslag (antall timer) Totalt kostnadsanslag (TNOK) Fra Til Fra Til 1. Roller og ansvar Styringsmodell Forventningsavstemt tjenestenivå og tjenesteavtaler Gjennomføring- og gevinstrealiseringsplan Innføre tjenesteområder i felles tjenestesenter Totalt

31 31 6 VEDLEGG TIL DELRAPPORT METODE FOR KARTLEGGING AV NÅSITUASJON Formålet med kartleggingen har vært å oppdatere status for nåsituasjonen i berørte virksomheter etter virksomhetsoverdragelsene per Videre identifiseres hvilke tjenesteområder som vil kunne egne seg i et felles tjenestesenter og som vil muliggjøre redusert ressursbruk og andre gevinster. Kartleggingen er gjennomført ved bruk av utsendte skjema, møter med alle virksomhetene og møter med en referansegruppe hvor alle virksomhetene har vært representert. I tillegg ble det etablert en arbeidsgruppe med representanter fra LMV, FHI, LMV, Helfo og Hdir Årsverk og tjenestekjøp Kartleggingen av nåsituasjonen er basert på virksomhetenes oppgitte tall for årsverk og tjenestekjøp innen arkivtjenester. Kartleggingen inkluderer både sentraliserte og desentraliserte årsverk. Sentraliserte årsverk er årsverk tilknyttet administrative avdelinger/ funksjoner i virksomhetene. Desentraliserte årsverk er årsverk som utfører administrative oppgaver, men organisatorisk er tilknyttet andre avdelinger, eksempelvis fagavdelinger. Verdien av et årsverk er beregnet til TNOK. Tjenestekjøp er definert som utgifter knyttet til kjøp av eksterne tjenester og innleie av konsulenter. I hovedsak representerer tallene budsjetterte tjenestekjøp for Tall for tjenestekjøp er presentert inkl. mva Kostnader Kartleggingen av kostnadsbildet i arkivfunksjonen baserer seg på hovedbok for 2015, samt oversendt informasjon fra virksomhetene. Analysen baserer seg på de vesentligste, årlige kostnadene i arkivfunksjonen i virksomhetene, hvor formålet er å danne et grunnlag for identifisering av nyttekostnadseffekter ved overføring av tjenesteområder til felles tjenestesenter Organisering, roller, ansvar og arbeidsprosesser Kartlegging av organisering, roller, ansvar og arbeidsprosesser i virksomhetene baserer seg på gjennomførte samtaler, arbeidsgruppemøter, samt oversendt dokumentasjon fra de respektive virksomheter Annen kartlagt informasjon Det er videre foretatt kartlegging av systemstøtte, fagmoduler, tilleggsmoduler og programvare som benyttes av arkivene i virksomheten. Denne kartleggingen baserer seg i hovedsak på oversendt dokumentasjon fra de respektive virksomheter. 6.2 UTVIKLINGSTREKK Altinn Altinn er det offentliges Cloud Computing-løsning og tilbyr tjenesteeierne en felles plattform for å utvikle og drifte skjemaer og tjenester. Ved at mange tjenesteeiere (etater med videre) går sammen om å utvikle en felles løsning, sikrer det at løsningen inneholder mye generisk funksjonalitet som alle tjenesteeiere kan dra fordel av. 4 Flere av virksomhetene henter i dag ut effektiviseringsgevinster ved å benytte Altinn. 4

32 32 Digital meldingsutveksling Etablering av digital meldingsutveksling av arkivverdige dokumenter i offentlig sektor vil settes i drift fra 2017 og vil være en løsning alle virksomhetene i den sentrale helseforvaltningen vil ta i bruk. Dokumenter som i dag utveksles på papir vil oversendes elektronisk med mulighet for gjenbruk av data i Noark-løsningene virksomhetene benytter. Løsningen vil effektivisere samhandlingen mellom tjenesteeiere, inkludert dokumentutveksling mellom departement og statlige virksomheter. Digital meldingsutveksling vil kunne bidra til redusert ressursbruk for vedlikehold av adresseregistre, mindre skanning og registrering av metadata. Digitaliseringsrundskrivet Digitaliseringsrundskrivet utarbeides årlig av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor. Det gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. De berørte virksomhetenes arkivtjenester er i varierende grad involvert i digitaliseringsarbeidet som pågår i egen virksomhet, og det er også varierende i hvor stor grad virksomhetene etterlever føringene i rundskrivet. Arkivtjenestens involvering gjelder digitaliseringsarbeidet knyttet til rundskrivet, men også andre digitaliseringsprosjekter virksomheten igangsetter. I Digitaliseringsrundskrivet fra november 2015 ble det igjen presisert at digital postkasse for innbyggere skulle være implementert innen utgangen av første kvartal Dette er ikke gjennomført i alle virksomhetene som er berørt av dette prosjektet. Frem til løsningen er tatt i bruk vil det blant annet medføre at enkelte arkiv vil ha oppgaver knyttet til ekspedering av brev til privatpersoner. Denne oppgaven vil på sikt falle bort. earkiv earkiv er en løsning Riksarkivet arbeider med å utvikle som er planlagt som en ny felleskomponent i SKATE. Løsningen beskrives som «en tidsmessig, datadrevet infrastruktur for effektivisering, kvalitetssikring, deling og bevaring av offentlige arkiver, hvor unødvendig manuelle rutiner er eliminert. Sentralt i løsningen står et digitalt mellomarkiv (earkiv) som en felles, obligatorisk offentlig tjeneste. Tjenesten åpner for automatisert overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv hos arkiveier til en arkivkjerne. Hovedtanken er at produksjonssystemene, altså ITsystemer som utfører arbeidsprosesser, skal være adskilt fra arkivsystemene. earkiv skal sikre langtidslagring. Det innebærer blant annet at data må kunne migreres til nye earkiv-løsninger uten tap av autentisitet eller integritet. Et earkiv skal kunne motta dokumentasjon fra en rekke forskjellige typer produksjonssystemer (fagsystemer). Mesteparten av dokumentasjonen vil bestå av dokumenter og metadata, men selve metadataene og sammenhengen mellom disse (dvs. arkivstrukturen) vil kunne variere. earkiv skal ha funksjonalitet for søking og framvisning av dokumentasjon. Produksjonssystemene, dvs. alle fagsystemer og sak/-arkivsystemer som produserer arkiver, må ha funksjonalitet til å eksportere all relevant dokumentasjon til earkivet. Innføring av earkiv åpner for store innsparinger i forhold til dagens metoder gjennom betydelig effektivisering og automatisering. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt, samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur basert på earkiv vil på flere områder kunne samkjøres med utvikling av ny versjon av OEP, en viktig tjeneste for å sikre innbyggerne innsyn i forvaltningen.» 5 Ettersom alle virksomhetene er i målgruppen for earkiv vil løsningen få store konsekvenser. Det gjelder både ressurser som blir brukt på å håndtere avleveringer i dag, men også fremtidig behov for å lagre og tilgjengeliggjøre informasjon både fra fagsystemer og Noark-løsninger. Det er ikke gjort beregninger når det gjelder potensielle gevinster. Status for arbeidet er at alternative konsepter nå utredes før man velger det beste i henhold til definerte behov. Planen er at konseptfasen gjennomføres frem mot desember Etter dette vil earkiv-prosjektets fremtid besluttes. einnsyn Alle de berørte virksomhetene har behov for løsninger som håndterer forespørsler om innsyn og behandling av innsynskrav. Helfo, NHN og BTR er unntatt kravet om offentlig journal, men de andre publiserer enten på OEP (Offentlig elektronisk postjournal) eller sine egne nettsider. Frem mot arbeides det med å etablere en ny OEP-løsning som både legger til rette for søk i journaler som i dagens løsning, men som også legger til rette for automatisert opplasting av data, automatisk publisering av dokumenter som er offentlige og mer effektiv håndtering av innsynskrav. 5

33 33 Ny løsning for publisering av OEP er under utvikling hos Difi. Målbildet for den nye tjenesten er bredere enn nåværende OEP med blant annet løsning for publisering av dokumenter med mer. Noark-løsninger Større virksomheter, som i dag anskaffer Noark-løsninger, benytter seg ofte av muligheten til å etablere en såkalt «Noark-kjerne». Dette er en løsning som kun omfatter en «indre kjerne». En «kjerneløsning» skal oppfylle kravene til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen arkivstruktur, metadata og krav til system som finnes i regelverk for arkiv. I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen, det vil si datafangst, søking, fremhenting og visning, administrasjon av kjernen, bevaring og kassasjon samt avlevering. De siste årene har mange virksomheter anskaffet og/eller utviklet fagmoduler og tilleggsfunksjonalitet som tilfredsstiller kravene til det som i dag kalles «ytre kjerne» av Noark-løsninger. Ytre kjerne definerer krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystemmiljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle valgfrie systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5-kjerne og omkringliggende system ligger det en gråsone, som er Noark 5 sine krav til eksterne moduler/systemer. En slik løsning gir betydelig grad av frihet i valg av løsninger og funksjonalitet sammenlignet med å anskaffe en «full» Noark-løsning som både inneholder arkiv- og saksbehandlingsfunksjonalitet slik man tidligere har gjort. 6.3 ORGANISASJON, ROLLER OG ANSVAR Nedenfor følger en beskrivelse av virksomhetene som inngår i kartleggingen. Folkehelseinstituttet (FHI) Arkivfunksjonen i FHI består av åtte årsverk og er organisert i «Instituttstab og administrasjon». Arkivfunksjonen ledes av en arkivleder som rapporterer til avdelingsdirektør for Kvalitet. Arkivet består av ressurser med ulike ansvarsområder, herunder systemadministrasjon P360 og Websak, arkivplan og OEP, bevaring og kassasjonsplan og utstrakt brukerkontakt. Ressursene kan løse alle arkivrelaterte arkivfunksjoner. FHI har siden forrige kartlegging virksomhetsoverdratt SIRUS, NAKS og VKM inkludert alt arkivansvar. Hovedprosessene i arkivfunksjonen dekker saksdokumentasjon, innsynsbegjæringer, kvalitetssikring og support, rådgivning, oppfølgning og øvrige arkivrelaterte funksjoner. Helsedirektoratet (Hdir) Hdir sitt arkiv har 21,5 årsverk fordelt på 26 stillinger. Avdelingen er organisert med et driftsteam som sørger for utførelse av daglige driftsoppgaver. Dette inkluderer blant annet postmottak, skanning, journalføring, brukerveiledning og kvalitetssikring. Arkivet er ansvarlig for kurs i P360, Offentlighetsloven og Rett på sak (god saksbehandling). Arkivet har en rutinegruppe som sørger for nødvendige rutineoppdateringer. Direktoratets struktur og portefølje er i stadig endring, og arkivet bruker mye ressurser på påfølgende endringer i brukeradministrasjon, rutiner med mer. Det er to ansatte som jobber med brukeradministrasjon, utvikling og revisjon av maler, 2. linje brukerstøtte, test og videreutvikling av P360 Hdir drifter en P360-løsning som også benyttes av POBO, Helfo og e-helse. Løsningen inkluderer moduler utviklet for Helfo (HESA), tilskuddsforvaltning (TIFO), løsning for håndtering av autorisasjonssøknader og spesialistgodkjenninger (HEGO) og standardmoduler levert fra Software Innovation. Direktoratet for e-helse har inngått en tjenesteavtale med Hdir om leveranse av arkivtjenester. Avtalen trådte i kraft Direktoratet for e-helse har en arkivansvarlig som ivaretar utviklingsoppgaver og følger opp leveransene fra Hdir. I tjenesteavtalen inngår også utvikling og drift av P360 for e-helse. Hdir har ansvaret for å veilede Pasient- og brukerombudene i deres arkivarbeid. Ombudene utfører i dag arkivoppgaver selv, men har gjennomført en analyse av dagens situasjon og konkludert med at det er risiko knyttet til dette. Årsakene er blant annet manglende arkivkompetanse.

34 34 Pasient- og brukerombudene utfører arkivaroppgaver ved 16 lokasjoner. Ressursbruken varierer fra en til tre timer per uke. Det er etablert et nettverk for å sikre arkivfaglig kompetanse i regionene, men det er krevende å vedlikeholde dette. Pasient- og brukerombudene startet derfor i 2016 et prosjekt for å vurdere annen organisering av arkivtjenesten. Dette prosjektet er satt på vent i påvente av etablering av tjenestesenter hos NHN. Statens legemiddelverk (LMV) Arkivenheten i LMV er plassert i Regulatorisk avdeling og består av 14,8 årsverk, fordelt på 16 personer med fast ansettelse. I 2016 har arkivet i tillegg hatt opptil 6 personer i engasjement til pakking av arkiv før flytting i desember Arkivfunksjonen ledes av en seksjonsleder og består av en arkivleder, samt ressurser med ansvar for dedikerte områder, men som i stor grad kan løse de fleste arkivrelaterte oppgaver. Om lag 80 prosent av LMVs dokumenter vedrører behandling av søknader knyttet til legemidler som er, eller ønskes, markedsført («MT-saker»). Behandlingen av disse sakene gjøres i et felles europeisk samarbeid og det benyttes ulike felles europeiske løsninger for innsendelse og tilgjengeliggjøring av ulike typer dokumenter (som CESP og Common Repository). Hovedprosessene i arkivet dekker registrering av saker i 360 og øvrige systemer som SAM og EURS, nedlasting av dokumenter fra Common Repository, håndtering av innsynskrav, kvalitetskontroll og publisering av offentlig journal. I tillegg utfører arkivet oppgaver knyttet til brukeradministrasjon og systemadministrasjon i 360, brukerveiledning og opplæring, postmottak, deltagelse i utviklingsprosjekter samt oppdatering av rutinebeskrivelser og arkivplan. HELFO (Helfo) HELFO er en underliggende virksomhet til Hdir. Helfo benytter P360 som Noark-løsning, og denne driftes og utvikles i samarbeid med Helsedirektoratet. Helfos kjernevirksomhet er å saksbehandle og refundere helsetjenester til enkeltpersoner og behandlere. Arkivvirksomheten inngår i virksomhetens kjerneprosesser. Det er laget en egen modul som støtter dette; HESA. Denne ivaretar også kravene til arkivering av dokumenter som produseres i saksbehandlingsprosessen. Helfo har 2,7 årsverk med arkivfaglige oppgaver innen administrativ dokumentasjon. Helfo er unntatt kravet om publisering på OEP. Bioteknologirådet (BTR) Arkivfunksjonen dekkes av Kontorsjefen i BTR med ca. 0,1 årsverk. Kontorsjefen har ansvaret for den daglige driften av arkivtjenesten, herunder kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen. BTR faller ikke inn under forskriften til offentlighetsloven 6, og er unntatt fra kravet om offentlig elektronisk pasientjournal (OEP), jf. brev av fra Helse- og omsorgsdepartementet. Arkivet består av to deler; et sakarkiv og et personalarkiv. Norsk pasientskadeerstatning (NPE) Arkivfunksjonen i NPE sorterer under seksjon for IKT og dokumentasjonsforvaltning og består av 9,6 årsverk, hvorav syv på heltid og en på 60 %, samt tre vikarer som til sammen utgjør to årsverk. Arkivfunksjonen ledes av avdelingsdirektør IKT og dokumentforvaltning. Arkivet består av en gruppeleder og generalister som kan utføre alle arkivrelaterte oppgaver og som rullerer på disse, samt ressurser som har mer spesifikke oppgaver (i hovedsak postregistrering). To personer er til enhver tid ansvarlig for henvendelser/bestillinger via Arkivpost. Arkivfunksjonens hovedprosesser omfatter innkommende saker/dokumentasjon via elektronisk og fysisk post og brukerstøttefunksjon, samt håndtering av henvendelser og bestillinger via Arkivpost. NPE er unntatt kravet om å bruke OEP, men har postjournal tilgjengelig i ISAK.

35 35 Helseklage (HK) Arkivfunksjonen er plassert i seksjon Service og dokumentsenter, og har åtte årsverk som alle har sine spesialområder innen post, dokument og arkiv. Det rapporteres til seksjonssjef. HK arbeider i P360 med tilleggsmodulen ISAK. HK er unntatt kravet om å bruke OEP, men har postjournal tilgjengelig i ISAK. ISAK dekker alle funksjoner ved digitalisert post. Utsendelser forgår i ISAK hvor de blir ekspedert med Digipost, e-postkorrespondanse og dokumentene blir automatisk konvertert til PDF. HK er fortsatt under omorganisering og en kartlegging av oppgavene som vil bli tilført og løsning på de vil ikke bli klar før på et senere tidspunkt. Ny arkivplan for Nasjonalt klageorgan for helsetjenesten er under utarbeidelse. Norsk Helsenett (NHN) Arkivtjenesten i NHN er plassert under seksjon for HR og kommunikasjon og består av 1,8 årsverk, fordelt på tre personer. Arkivtjenesten ledes av arkivleder som også er fagansvarlig. NHNs behov knyttet til arkivering dreier seg i all hovedsak om etablering og oppfølging av kundeavtaler og kundedialog vedr tilknytning til Helsenettet. Hovedtyngden av arkivarbeidet innebærer registrering av saker direkte fra kundeportalen på nhn.no og fra postmottak, kvalitetskontroll og andre relevante arkivoppgaver. NHN er ikke underlagt Arkivlov med forskrift og publiserer heller ikke på OEP. Statens strålevern (NRPA) Arkivfunksjonen i NRPA består av en arkivleder på (et årsverk). Arkivleder har ansvaret for den daglige driften av arkivtjenesten, herunder kvalitetssikring av journalføring og den elektroniske arkiveringen. I tillegg bidrar arkivet med brukerstøtte, råd- og veiledning, distribusjon av arkivverdige og ikke-arkivverdige saker, svare ut innsynsbegjæringer, samt støtte til saksbehandler med å finne frem tidligere saker med videre. Arkivfunksjonens hovedprosesser involverer saksdokumentasjon og innsynsbegjæringer, samt involverer blant annet håndtering av sikkerhetsklarerte dokument. Statens helsetilsyn (Htil) Arkivet i Htil har tre ansatte og en midlertidig stilling i De håndterer post på papir og digitalt, og har et stort volum av pasientjournaler. Journaler kan omfatte flere hundre sider, og skal registreres samme dag som de mottas. En del materiell mottas på minnepinner, CD-plater og som lydfiler. Eldre papirmateriell finnes i fjernarkiv. Hovedområdene til tilsynet er hendelsesbaserte tilsyn, varslinger, planlagte tilsyn og administrative saker (ansettelser, personalsaker med mer). Det er laget et standardtekstsystem for tilsynssaker. Helsetilsynet bruker fagsystemet Nestor. Dette er en fellesløsning som også benyttes av fylkesmennene. Htil benytter OEP. Innsynsbegjæringer mottas vanligvis i postmottaket. Forespørsler om innsyn håndteres vanligvis av en innsynsgruppe. Arkivet tilbyr opplæring i ephorte og brukerstøtte. Brukeradministrasjon håndteres av arkivet. Arkivet utarbeider også forfallslister og utfører restansekontroll. Det lages også OBS-lister som sendes ut to ganger i måneden. 6.4 METODE FOR NYTTE- OG KOSTNADSVIRKNINGER Vurderingene av nytte- og kostnadsvirkningene er basert på metodikk for samfunnsøkonomiske analyser. Det vil si at noen virkninger er prissatte, altså verdsatt i kroner, mens andre virkninger er ikke-prissatte som innebærer at de er verdsatt kvalitativt. Nedenfor beskriver vi nærmere hvordan vi har gått frem i vurderingen av prissatte og ikke-prissatte virkninger.

36 Forutsetninger i analysen De grunnleggende forutsetningene som er benyttet i beregningene av nytte og kostnader i analysen er presentert i Tabell 21, samt beskrevet nedenfor. Tabell 21 Forutsetninger for gevinstberegninger Parameter Verdi Kilde Kommentar Analysetidspunkt 2016 PwC Analyse er gjennomført i mars Start analyseperiode 2017 PwC Analyseperiode starter i 2017 Analyseperiode PwC Analyseperiode varer i 10 år 10 Diskonteringsrente 4 % R-109/14 Diskonteringsrente er satt lik 4 % ihht rundskriv R- 109/14. Målt i år-kroner 2016 R-109/14 Alle priser er målt i 2016 kroner ihht rundskriv R- 109/14. Lønnsvekst (årlig) 2,5 % PwC Viser til «Utredning av konsernmodell» fra 2015 Arbeidsgiveravgift 14,1 % Ordinær arbeidsgiveravgift Skatteetaten Lønnskostnad per årsverk (2016, NOK) PwC Antatt årslønn inkl. skatt, arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader Prissatte virkninger Virkninger som kan tallfestes og settes en verdi på kalles prissatte virkninger. De prissatte virkningene er beregnet basert på informasjon som er innhentet i analysen av nåsituasjonen. Det er innhentet antall årsverk og tjenestekjøp. Kostnader knyttet til de ulike tjenestene er innhentet og besparelser som følge av endringer i konsept per tjeneste kan anslås ved å bruke disse kostnadene Ikke-prissatte virkninger 6 Noen av virkningene av endringene i konseptene vil ikke la seg verdsette i kroneverdi, siden det ikke finnes markedspriser, eller det er metodisk spekulativt å estimere kalkulasjonspriser. Selv om virkningene ikke er verdsatt i kroner, er dette virkninger som skal tillegges lik vekt i den samlede vurderingen. For ikke-prissatte virkninger har vi brukt plussminusmetoden (DFØ, Veileder i Samfunnsøkonomisk analyse, 2014). Et viktig element i denne metodikken er at virkningene som vurderes skal være uavhengige av de prissatte virkningene og ikke minst uavhengig av hverandre for å unngå dobbelttelling. Metoden går ut på at tiltakets ikke-prissatte virkninger vurderes kvalitativt opp mot dagens situasjon. Konsekvensen av virkningen bestemmes av en kombinasjon av betydning og omfang: Betydning Første steg er å gjøre en vurdering av hvilken betydning tiltaket har for enkeltmennesker/ grupper eller for samfunnet som helhet. I stedet for å sette et tallanslag etableres et gitt antall kvalitative kategorier. Vi legger opp til en inndeling med tre kategorier for betydning: liten middels stor. I denne analysen er betydningen vurdert for de elleve virksomhetene som gruppe og ikke for samfunnet som helhet. 6 Gjengitt fra konsernmodellrapporten, side 120

37 37 Omfang Neste steg i metoden er å vurdere hvilke endringer tiltaket medfører, og i hvor stor grad endringene tiltaket medfører påvirker objektet (dvs. virksomhetene). Også her lager vi en kvalitativ skala der vi skiller mellom intet omfang, lite, middels og stort omfang, samt at vi skiller mellom positivt og negativt omfang. Det er den samlede vurderingen av betydning og omfang som avgjør hvordan man vurderer konsekvensen av de virkningene som er ikke-prissatte virkninger. Den samlede konsekvensen oppgis ved bruk av en nidelt skala for virkning, fra meget stor positiv virkning ( ) til meget stor negativ virkning ( ). Årsaken til at man benytter seg av plussminusmetoden når man vurderer ikke-prissatte virkninger er at metoden legger opp til en systematisk, enhetlig og faglig basert vurdering. I tillegg gir metoden en bedre og mer pedagogisk fremstilling av ikke-prissatte virkninger, samt at den gjør vurderingene av de ikke-prissatte virkningene mer transparent og etterprøvbar.

38 ÅRSVERK SOM ER VURDERT SOM AKTUELLE FOR SENTRALISERING Tabell 22 Antall årsverk som inngår i tjenestene som er vurdert i felles tjenestesenter Tjenesteområder arkiv Sum pr akt. Sum pr tj.omr. % av total 1 Postmottak 1.1 Postmottak 3, Behandling av inngående post 2, Skanning av dokumenter 3, Behandling av utgående post 1, Behandling av interne dokumenter 1,02 13,77 22 % 1.6 Håndtering av henvendelser fra publikum 1, Håndt. av henv. fra andre dep/etater 0, Håndtering av gradert materiale 0,01 2 Journalføre 2.1 Journalføre administrative saker 4, Journalføre fagsaker 11,96 16,23 26 % 3 Innsyn/ Offentlig elektronisk postjournal 3.1 Kvalitetssikring av journaler 4, Publisere offentlig journal 1, Motta og fordele innsynskrav 0,89 6,46 10 % 3.4 Bearbeide sladdet versjon 0, Ekspedere innsynskrav 0,31 4 Fysiske arkiver 4.1 Håndtering av fysiske arkiv 1, Kontrollere og følge opp fysiske lokaler 0,03 1,45 2 % 4.3 Avsluttede papirarkiver 0,05 5 Kontrolloppgaver 5.1 Restansekontroll 0,22 4, Kontrollsøk (kvalitetssikring av basen) 3, Oppfølging av saksbehandlere 1,21 7 % 5.4 Statistikk og analyse 0,00 6 Opplæring og brukerstøtte 6.1 Utvikle kurs 0, Avholde kurs 0, Brukerstøtte 9, Utarbeide veiledere 0,78 11,85 19 % 6.5 Nettpublisering og vedlikehold 0, Bistå med gjenfinning 0, Opprette søk og rapporter 0,00 7 Lov og regelverk 7.1 Overvåking av juridiske rammeverk og standarder 0,20 2,93 5 %

39 Oppdatere arkivplan 0, Lokal tilpasning av arkivplan 0, Vedlikeholde BK-plan (Bevaring og kassering) 0, Utarbeide retningslinjer og rutiner 0, Vedlikehold av arkivnøkkel 0, Arkivfaglig oppfølging av etatenes fagområder 1,07 8 Strategi og kvalitetsutvikling 8.1 Oppfølging og styring av underliggende enheter 0, Rapportering/ lukking av avvik 0, Prosjektledelse/ -deltagelse 1, Dialog med myndigheter (eks RA) 0, Arkivfaglig tilsyn 0, Statistikk og analyse 0,00 9 Noark-løsning 9.1 Brukeradministrasjon 0, Tilgangsstyring 0, Innmelding av feil og endringsønsker 0, Teste nye versjoner/ patching og ny funksjonalitet 0, Deponering av avsluttede elektroniske arkiver 0,13 10 Systemforvaltning 10.1 Systemforvaltning Noark-løsning 0, Systemforvaltning av fagsystem 0, Hardware-forvaltning (for eks. skannere) 0, Forvaltning av øvrig software 0,02 2,05 3 % 2,99 5 % 1,12 2 % Totalt ant årsverk 63, %

40 6.6 BREV FRA RIKSARKIVET 40

41 41