Ordinært sameiermøte tirsdag 29. april 2014, kl

Transkript

1 1 Sameiet Vestre Greverud 1, Felt M Ordinært sameiermøte tirsdag 29. april 2014, kl Møtested: Flåtestad skole Protokoll 1. Konstituering Styrets leder, Mona Riktor ønsket velkommen og var selv møteleder. Det møtte 36 andelseiere, og det var medbragt 7 fullmakter. Til sammen 43 stemmer. Det var ingen anmerkninger til innkallingen som ble godkjent. Torgeir Talleraas ble valgt som referent, og Steinar Karlsrud til å undertegne protokollen 2. Godkjenning av saklisten Det ble bemerket at regnskapsfører skal velges. Saklisten ble godkjent 3. Årsberetning fra styret Mona gikk gjennom årsberetningen og besvarte spørsmål og kommentarer. Beretningen godkjent. 4. Godkjenning av årsregnskap for 2013 Arne W. gikk gjennom regnskapet som deretter ble godkjent. 5. Styrets plan for internkontroll og gjennomførte kontroller siste år Mona gikk gjennom den oppsatte planen. Truls M. mente at støttemurene mellom husene burde inn i planen. Sikring med rekkverk? Viktigheten av å kontrollere og påse at sikkerheten på lekeplassen er i orden ble påpekt. Det ble bemerket at planen burde ta for seg brannforebyggende tiltak. Oppbevares det for eksempel brannfarlige stoffer og flytende væsker i garasjene? Styret vurderer de framsatte bemerkningene. Planen ble enstemmig godkjent. 6. Utleie av sameiets garasje Mona orienterte om hvordan dette håndteres.

2 2 7. Valg På formiddagen dagen for sameiermøtet hadde Mona mottatt en melding fra Erik Dellerud i valgkomiteen om at han ikke lenger hadde tillit til henne som styreleder. Han hadde ikke forslag på annen styreleder. Styret fikk klarlagt at dette ikke hadde tilslutning fra det andre medlemmet av valgkomiteen, Odd Pedersen. Jens Solberg tok ordet og fulgte opp med meget skarp kritikk av Mona som styreleder. Medlemmer på feltet hadde blitt satt i «gapestokk» gjennom den jobben som Mona hadde gjort for å finne ut om tiltak som beboere på feltet hadde gjennomført og som var i strid med Sameieloven eller skulle vært byggemeldt. Han mente videre at hun hadde gjort en alt for dårlig jobb i forbindelse med avtalen med Ski Elektriske om el-kontrollen. Det ble innhentet 2 tilbud, og det rimeligste ble valgt. I følge Solberg skulle styret gjennomført forhandlinger med tilbyderne for å få ned prisen. Sissel Wilsgård uttrykte også misnøye med Mona som styreleder. Verken Solberg eller andre i forsamlingen hadde forslag på annen styreleder, og valget ble gjennomført med kandidatene som valgkomiteen hadde foreslått. Det ble ytret ønske om at valget av leder skulle gjennomføres med skriftlig avstemming. Dette ble avslått av møtet, og valget ble gjennomført på ordinær måte med håndsopprekning. Før valget informerte Tore Holm-Karlsen om at dersom Mona ikke ble valgt til styreleder, ville også de øvrige styremedlemmene trekke seg. Valg: Styreleder: Mona Riktor Valgt med 22 mot 13 stemmer Styremedlem: Per Wæhler Ikke på valg Styremedlem: Tore Holm-Karlsen Valgt med 33 stemmer for 1. varamedl.: Gudmund Håland Ikke på valg 2. varamedl.: Ervin Wittner Valgt med 32 stemmer for Videre ble følgende valgt: Regnskapsfører: Arne Waagbø Revisor: Knut Østbye Kandidat til styret i velforeningen: Herald Knutsen Valgkomite: Bjørg Johnsen og Arne Kjennbakken 8. Informasjon fra AL Greverudlia velforening Steinar Karlsrud informerte om velforeningens virksomhet. De hadde i år hatt et kort og enkelt årsmøte. En liten endring i vedtektene på grunn av at de ikke lenger eide barnehagen. Sissel W. presiserte viktigheten av at Velforeningen i sine årsregnskaper tydelig redegjør for forbruk og beholdning av kapitalen etter salget av barnehagen. Det ble presisert at dette var gjort gjennom regnskapet som var godkjent på Velforeningens

3 3 årsmøte. Det ble også informert om at noen enkelte, kun fra felt M, ønsket å ta ut sin del av salgssummen. Dette på tross av gyldig vedtak på Velforeningens årsmøte. Dette ble avvist av styret i velforeningen. 9. Saker til behandling a. Instruks for styret overført fra ekstraordinært sameiermøte (Vedl. 1) 1. Retningslinjer for styret i den daglige drift Etter som regnskapsfører skal velges på Sameiermøtet, fjernes punktet: «inngå avtale med regnskapsfører utenfor styret.» Etter denne endringen ble retningslinjene vedtatt. 2. Internkontroll (HMS) Enstemmig vedtatt. Se for øvrig sak Arkiv Mona informerte om at det manglet en del styreprotokoller. Hun oppfordret de som evt. sitter på slike om å si ifra til henne. Styrets forslag enstemmig vedtatt. b. Endringsforslag til vedtektene 9 fra Truls Martinsen (Vedl. 2 og 3) Forslaget fikk 1 stemme og ble ikke vedtatt. c. Forslag til reviderte retningslinjer for installering og bruk av luft-til-luft varmepumper (Vedl. 4) Forskriftene inneholder ikke konkrete tall på tillatt lydnivå fra installasjonene. Derfor må vurdering av lydnivå vurderes skjønnsmessig. Forslaget enstemmig vedtatt. d. Endring av trafikkskilt og innkjøp av skilt Det er tidligere vedtatt at vi skal etablere to HC parkeringsplasser i henhold til Eierseksjonsloven. Det ble framsatt forslag om å sette opp skilt nede ved Th. K vei med henvisning til HC-plasser. Dette fikk 5 stemmer og ble ikke vedtatt. Styrets forslag: Skiltet nedenfor nr. 58 fjernes, og det settes opp nytt, privatrettslig skilt med undertekst i samsvar med ordensreglene. I tillegg settes det opp skilt med «Barn leker» ved innkjørselen fra Th. K vei og ved lekeplassen.

4 4 Følgende ble vedtatt: Årsmøtet slutter seg til styrets forslag om å endre trafikkskiltingen på området i samsvar med ordensreglene innenfor en budsjettramme på kr e. Skogskjøtsel forslag fra skoggruppa. Det ble ytret ønske fra forsamlingen om mere detaljert beskrivelse av hva som skulle gjøres. Det ble foreslått et felles møte med Nyjordet for å behandle saken felles med dem. På grunn av tidsnød hoppet vi her til sak 9 n n. Eksiterende påbygninger Styret hadde utarbeidet reviderte forslag for dette punktet: Dei 1: Alle eksisterende påbygninger som er nevnt i sak 9n, pkt. a) - d) samt g) og i) godkjennes av årsmøtet. Dette gjelder: Terrasseplattinger Rekkverk rundt terrasseplattinger Gjerder rundt hager med eksklusiv bruksrett Tak over vedstabler Tetting av rekkverk på terrasser i 2. etasje Levegger uten søknadsplikt til kommunen Redskapsboder Det reviderte forslaget ble vedtatt mot 1 stemme. Del 2: Eksisterende påbygninger og fasadeendringer som er nevnt i sak 9n, pkt. e), og h2) godkjennes. Dette gjelder: Speilvending av inngangstrapper Kjellertrapp Levegg høyere enn 1,8 m. Forslaget vedtatt med 26 stemmer for. j. Luft-til-luft varmepumpe Revidert forslag: Seksjonseierne i nr. 46, 52, 96 (ny) og 102 innhenter godkjenning av deres varmepumper fra tilstøtende naboer. Videre skal de dokumentere at Kondensvann håndteres slik at det ikke skader bygningen eller avgir sjenerende drypping/vannsøl til naboene. Utedelen er montert slik at den ikke skaper vibrasjon i bygningen eller sjenerende støy for tilstøtende naboer.

5 5 Dersom noe av dette ikke kan dokumenteres og naboene opplever pumpen som sjenerende, skal seksjonseierne som eier de aktuelle pumpene, innhente faglig bistand fra autorisert firma for å vurdere andre løsninger for montering, eventuelt utskifting til nyere modell. Hvis det ikke er mulig å finne løsninger som er tilfredsstillende for alle parter, skal styret vurdere om pumpen skal fjernes. Enstemmig vedtatt. Klokken nærmet seg nå 22.00, og møtet måtte avbrytes for ikke å utløse innbruddsalarmen. Styrer innkaller til ekstraordinær generalforsamling for å fullføre møtet.

6 6 Del 2 av årsmøtet, torsdag 15. mai kl på Flåtestad skole. 20 medlemmer til stede + 16 fullmakter, til sammen 36 stemmer. Møteleder: Mona R, Referent: Torgeir T, Til å undertegne protokollen: Steinar K. I forbindelse med godkjenningen av saklisten, informerte Mona om at hun hadde fått bemerkninger på behandlingen av skogsaken på første møtet. Det burde ha blitt gjennomført avstemning for å kunne gi et svar til Nyjordet. Det var enighet om at det ikke kunne gjennomføres avstemning på dagens møte, etter som saken ikke sto på saklisten. Dette arealet er underlagt sameieloven og ikke eierseksjonsloven. Styret vil ta kontakt med skoggruppen og styret i Nyjordet, slik at det kan innkalles til et felles sameiermøte til høsten. Mona informerte også om at Solberg hadde fulgt opp kritikken av kontraheringen av ELinstallatør til EL-kontrollen. Styret har fått bekreftet fra Gjensidige forsikring at de tar en fastpris på kr per sikringsskap når de utfører EL-kontroll. Ingen av de fremmøtte uttrykte tilslutning til Solbergs kritikk på dette årsmøtet. Derimot ble det fremhevet at styret hadde utført oppgaven på en ordinær måte i slike saker. Hvis noen sameiere sitter inne med fagkunnskap som kan avhjelpe styret i slike saker, ville styret være takknemlig for bistand. Det må imidlertid skje før kontrahering. Saklisten ble deretter godkjent. 9 f. Utbedring av hovedkloakkledning Torgeir informerte om rapporten og uregelmessighetene som var registrert. Det er registrert to bakfall på våre ledninger, med henholdsvis 20 og 40 % vannfylling i svanken. Det er ikke registrert brudd eller skader på rørene, og det må antas at feilen har vært der fra rett etter at ledningene ble lagt. Ledningene har fungert uten problemer i 35 år, og det er svært lite sannsynlig at det skal skje noe også i fremtiden. Følgende vedtatt med 22 stemmer: Årsmøtet beslutter at utbedring av kloakkledningene ved nr. 56/lekeplassen og nr. 40/42 utsettes. g. Oppgradering av lekeplassen Det ble en del diskusjon om kostnadene som mange syntes hørtes høye ut, men sikkerhetsgodkjent utstyr koster en del. Tiltaket krever 2/3 flertall. Det ble stemt over styrets forslag som falt med 22 mot 14 stemmer. h. Gatelykt mellom nr. 94 og 98 Årsmøtet ga sin enstemmige tilslutning til styrets vurdering om at det ikkje er behov for å sette opp flere lyspunkter langs gangveiene i sameiet.

7 7 Det ble presisert at det er viktig at utelampene holdes i orden og tent. Videre at det brukes lamper med god styrke og at de ikke blir skjult av busker. i. Montere rekkverk i bakkene og i trappen opp til Flåtestad skole Det var forståelse i forsamlingen om at et rekkverk ville vært til hjelp i bakkene på glatte dager, men ulempene i forhold til snørydding, brannbiler og flyttebiler ble også påpekt. Det ble stemt over styrets forslag som bare fikk 5 stemmer for. Det er viktig at strøingen i bakkene fungerer, og styret ble oppfordret til å følge opp dette. Den enkelte beboer har også anledning til å strø når det er behov. j. Opprette ladestasjon for EL-biler Det var enighet i forsamlingen om at det ikke var Sameiets oppgave å opprette ladestasjon. Evt. EL-bileiere må selv bære kostnadene med installasjon av ladestasjon i egne garasjer med egen måler. Hele saken ble enstemmig nedstemt. k. Endring av antall plasser til gjesteparkering Flere av møtedeltakerne bemerket at gjesteparkeringene stort sett sto tomme og så ikke hensikten med disse. Truls M. informerte om at det var svært uvanlig at gjester skulle ha større rettigheter på sameiernes eiendom enn sameierne selv. Gjester har i dag både egne parkeringsplasser samt øvrige parkeringsplasser til rådighet. Det kom forslag fra salen om å fjerne alle gjesteparkeringsplassene. Gjestene parkerer der det er ledige plasser. Dette forslaget erstattet styrets forslag til vedtak. Dette forslaget ble vedtatt mot 8 stemmer. l. Teknisk web-ansvarlig Styret fikk enstemmig tilslutning til å engasjere noen blant beboerne til å ivareta oppdraget som teknisk web-ansvarlig. m. Godtgjørelser til personer med oppgaver i sameiet Etter at den skattefrie grensen for slik godtgjørelse er hevet til kr pr. år, har det blitt foreslått nye satser for godtgjørelser. Dellerud påpekte at det for hans del ikke var nødvendig å øke godtgjørelsen for strøerne. Torgeir ga også beskjed om at kr var tilstrekkelig for kasserer utenfor styret. Følgende satser ble vedtatt mot 6 stemmer: Leder kr

8

9 INSTRUKS FOR STYRET i Sameiet Vestre Greverud 1, felt M vedtatt 29. april Retningslinjer for styret i den daglige drift. Styret har, i tillegg til det ansvar som følger av Lov om eierseksjoner, ansvar for å: inngå avtale med kasserer utenfor styret inngå avtale med teknisk web-ansvarlig for sameiets nettside inngå avtale om strøing ved behov av veier/parkeringsplasser. Styret engasjerer også "strømenn" til å strø bakkene ved behov inngå avtale om snømåking ved beholderne til returpapir og beholderen til restavfall, trappene og passasjene til garasjeområdene og trappen mot Flåtestad skole sørge for at sandkassene inneholder sand inngå avtale med firma om o måking av gangveier og parkeringsplasser o gressklipping av fellesanleggene o soping og feiing etter vinteren o tømming av avfallplassen for hageavfall ved behov sørge for skifte av lyspærer i fellesanleggene ved behov flagging 1., 8. og 17. mai. For øvrig flagges det med vimpel. Ved ønske om flagging ut over dette kan flagg hentes i sameiets bod. Nøkkel kan lånes hos styret/ styreleder 2. Internkontroll (HMS) Styret gjennomfører kontroll av sikkerheten på sameiets fellesområde minimum to ganger i året. Intern kontroll av det elektriske anlegget i de enkelte boenhetene er et fellesanliggende og skal gjennomføres hvert femte år. Styret innhenter pris og administrerer kontrollen i samarbeid med valgt elektroinstallatør. Kostnadene for kontrollen blir belastet sameierne sammen med andre felleskostnader, spesifisert på fakturaen, og kun de årene som det foretas kontroll. 3. Arkiv Styret skal sikre arkiv for alle saker av formell og historisk betydning: Grunndokumenter for sameiet: Grunnbok, kart, Alle vedtatte og opphevete vedtekter og andre retningslinjer Alle dokumenter til sameiermøtene Protokoll fra årsmøtene Protokoll fra styremøtene Intern og ekstern korrespondanse Dokumentasjon på internkontroll Forsikringssaker

10 Budsjett for 2014 Egenkapital pr Egenkapital/Vedlikeholdsfondet pr , ,39 Regnskap 2013 Budsjett 2014 Innbetalt fellesutgifter , ,00 Ekstra innbetaling rekkverk i bakkene 0,00 Dugnadsgebyr 4 200,00 0,00 Garasjeleie 2 400, ,00 Diverse inntekter , ,00 Forsikringsinnbetaling , ,00 Hussoppforsikring innbetalt , ,00 Ekstra brøyting nr. 60-nr ,00 740,00 Tilskuddd fra Follo Ren ,00 0,00 El-kontroll 0, ,00 Sum inntekter , ,00 Driftskostnader: Godtgjørelse til styret og strømenn , ,00 Belysning, strøm 6 756, ,00 Snørydding , ,00 Sand, sandstrøing og sandkasser , ,00 Utbedr. og vedlikehold fellesområder , ,00 Soping gangveier og annet vedlikehold , ,00 Kontingent Huseiernes Landsforbund 1 400, ,00 Prosjekt avfallskontainer 4 725, ,00 Forsikring alle seksjoner , ,00 El-kontroll alle 0, ,00 Hussoppforsikring , ,00 Kontingent Velforening ,00 0,00 Revisjon , ,00 Rekvisita og trykking 4 691, ,00 Rekkverk i bakkene 0,00 Trafikkskilt 5 000,00 Oppgradering av lekeplassen 0,00 Diverse driftskostnader 6 830, ,00 Ekstraordinære Utbedringer , ,00 Bank og kortgebyrer 288,50 300,00 Sum Driftskostnader , ,00 Driftsresultat , ,00 Renteinntekter 235,02 250,00 Periodens resultat , ,00 Overføring fra vedlikeholdsfondet 0,00 Overføring til annen egenkapital ,95 0,00 Sum disponeringer ,95 0,00

11 Retningslinjer for installering og bruk av luft-til til-luft luft varmepumper Vedtatt i årsmøtet Seksjonseiere som planlegger å installere varmepumpe, skal søke skriftlig til styret. Styrets godkjenning av installasjon forutsetter at: 1. Det foreligger nabovarsel og skriftlig godkjenning fra naboer 2. Varmepumpen leveres og blir installert av sertifisert forhandler og montør godkjent av Norsk Varmepumpeforening (NOVAP) 3. Den er tilpasset norske forhold og leilighetens areal 4. En representant for styret har deltatt på befaring med sertifisert montør for å sikre at plassering av pumpe og valg av type ivaretar hensyn til bl.a. fukt i bygningskropp og støyproblematikk. Montørens rapport fra befaringen sendes styret. Krav til installasjon 1. Varmepumpen kan ikke monteres direkte på trevegg som deles med naboer eller på soveromsvegg mellom boliger. 2. Strømtilførselen skal fortrinnsvis hentes fra egen kurs 1. Dersom stikkontakt likevel blir brukt, skal den være jordet og kursen skal ha tilstrekkelig kapasitet og jordfeilbryter. 3. Reduksjon av støy og risiko for fuktskader: a. Utedelen skal monteres på bakkestativ der nedre del av utedelen ligger godt over snødybde. Dette for å unngå at issvuller som dannes av smeltevann, når opp til enheten. Dersom annen plassering/montering er ønsket, må det være uten ulemper for berørte naboer. Plasseringen skal godkjennes av styret. b. Utedelen må være støydempet. c. Avrenning og avledning av kondensvann må være forsvarlig. Dersom pumpen brukes til nedkjøling, må også innedelen ha forsvarlig utløp av kondensvann fra leiligheten og over i dreneringsledningen. 4. Det skal monteres varmepumpehus over utedelen. Den må sikre tilstrekkelig lufttilførsel. Den skal være i samme farge som huset. Bruk 5. Det anbefales service/vedlikehold hvert annet år eller ihht anbefaling fra leverandøren. 6. Temperaturen skal justeres ned om natten for å redusere støy. Varmepumper som ikke er godkjent av styret: 7. Pumpe installert uten godkjenning fra styret eller installert pumpe som medfører sjenerende støy for naboer, fukt eller kondensproblemer, medfører at styret krever å godkjenne ny plassering eller justering av utedelen, eventuelt demontering av anlegget. Dette på seksjonseiers bekostning. 8. Hvis varmepumpen fjernes, skal inngrep på bygningen utbedres av seksjonseieren. 1 normalt 10 A / 230 V/1-f for mindre varmepumper