STJØRDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 13:00 Administrasjonsutvalget Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær Side1

2 Saksliste for Administrasjonsutvalget i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 5/13 Retningslinjer for tildeling av erkjentlighetsgaver i Stjørdal kommune- revidering 2013/ PS 6/13 Medarbeiderundersøkelsen / PS 7/13 Lønnspolitisk plan Stjørdal Kommune 2013/ PS 8/13 PS 9/13 Varslingssekretariatet i Stjørdal kommunereviderte retningslinjer og rutiner Godkjenning av protokoll 2013/ Side2

3 Sakertilbehandling Side3

4 Sakertilbehandling Side4

5 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 455 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Anne Mari Grønseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 20/ Administrasjonsutvalget 5/ Retningslinjer for tildeling av erkjentlighetsgaver i Stjørdal kommune- revidering Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Vedlagte forslag til reviderte retningslinjer for tildeling av erkjentlighetsgaver i Stjørdal kommune vedtas. 2. De nye retningslinjene gjøres gjeldende fra Tidligere vedtatte retningslinjer for tildeling av erkjentlighetsgaver vedtatt av Kommunestyret oppheves Vedlegg: Retningslinjer for utdeling av erkjentlighetsgaver i Stjørdal kommune Saksopplysninger De gjeldende retningslinjene for tildeling av erkjentlighetsgaver ble vedtatt i Kommunestyret og gjort gjeldende fra Det er hovedsakelig to forhold som gjør at man reviderer retningslinjene nå: 1. Det viser seg at skattelovgivningen slår inn på en måte som ikke er hensyntatt i gjeldende retningslinjer. Det betyr at arbeidsgiver kutter ut gave ved 35 år, da denne vil bli skattlagt fra første krone. (Jfr. fra forskriften (1)) Ved fratreden etter minst 25 år settes verdien av gaven til kr da beløp over dette vil bli skattlagt. (Jfr. fra forskriften (2c)) Side5

6 2. Ordføreren ønsker å endre på seremonien ved utdelingen av erkjentlighetsgaver. Dette for å vise større oppmerksomhet til dem det gjelder. Ordføreren ønsker et arrangement en gang pr. år der ordføreren holder tale, gaver deles ut og man har tid til en prat. Vurdering: Retningslinjene har i all hovedsak fungert godt, og ansatte i Stjørdal kommune setter pris på at arbeidsgiver gir oppmerksomhet ved milepæler. Man føler seg anerkjent og verdsatt. At også rammen rundt blir oppgradert, vil oppleves positivt. Endringene er drøftet i Forum for tillitsvalgte. Økonomisk vil utgiftene sannsynligvis ikke stige som følge av endringene, da ordningen med gave etter 35 år faller bort og summen ved fratreden etter 25 år reduseres noe. Da dekkes merutgiftene ved å arrangere seremonien på en annen måte. Side6

7 RETNINGSLINJER FOR UTDELING AV ERKJENTLIGHETSGAVER I STJØRDAL KOMMUNE 1. LANG TJENESTETID: 1.1. Det gis erkjentlighetsgave ved 25 års tjeneste. Den ansatte velger selv enten a) En ukes permisjon med lønn eller Visa gavekort fra Sparebank1 Midt-Norge pålydende kr. 5000,- Utdeling foregår ved et årlig arrangement i regi av ordføreren En ukes permisjon med lønn tas ut i forhold til stillingsstørrelse og etter ferielovens bestemmelser. Permisjonen skal tas ut etter avtale med leder Ansatte med stillingsstørrelse inntil 49 % får 50 % av alternativ b). (2.500,-) 1.4. Erkjentlighetsgaven må tas ut senest ett år etter at den er mottatt. 2. FRATREDEN 2.1. Ansatt i minst 10 år eller mer: Sølv syltetøyskje med kommunevåpenet. Utdeling foregår ved enheten/avdelingen Ansatt i minst 25 år eller mer: Personlig preget gave (fra galleri, kunstforretning, gullsmed eller lignende, fortrinnsvis produsert lokalt). Verdi ca. 3000,-. Utdeling foregår ved et årlig arrangement i regi av ordføreren. Ansatte med stillingsstørrelse inntil 49 % får en personlig preget gave med verdi 1500,-. 3. JUBILEUM Fast ansatte som fyller 50 og 60 år gis en blomsterhilsen fra rådmannen. 4. BEGRAVELSE 4.1. For folkevalgte og ansatte gis krans fra kommunen. Kransen legges på av henholdsvis ordfører og rådmann, evt. den disse måtte bemyndige DOCX Sist oppdatert Side 1 av 2 Side7

8 4.2. Dersom den avdødes pårørende ikke ønsker krans eller blomster, vurderer nærmeste overordnede hvorvidt det skal gis penger til gavefond etter de pårørendes ønske I forbindelse med begravelse av tidligere ansatte og folkevalgte, kan det kjøpes krans eller blomster etter vanlig skikk og bruk på stedet. 5. FELLESBESTEMMELSER: 5.1. Erkjentlighetsgave gis til alle som er fast ansatt uansett stillingsstørrelse All tjeneste i kommunen regnes med, uansett om tjenesten har foregått ved forskjellige tjenestesteder. Det er ikke krav om at den skal ha vært sammenhengende. Tidligere tjeneste i enheter med kommunal driftsavtale/samarbeidsavtale regnes også med. Permisjoner uten lønn utover 12 mnd. regnes ikke med i tjenestetiden. Ansatte ved institusjoner/enheter som Stjørdal kommune overtar, får medregnet tjenestetiden ved enheten som kommunal tjeneste. Dersom den ansatte har gått direkte over fra midlertidig til fast ansettelse regnes også den midlertidige ansettelsen med i tjenestetiden Utdeling skjer ved et årlig arrangement i regi av ordføreren. Til vanlig foregår arrangementet i november Ansvaret for anskaffelse og utdeling av erkjentlighetsgaver ligger hos enhetsleder/administrasjonen. Det er enhetsleder som har ansvar for å kjøpe erkjentlighetsgave ved fratreden. Administrasjonen skaffer gavekort til de som har 25 års tjeneste og gave til fratreden etter ansatt i minst 10 år Utgiftene posteres på konto Faktura merkes Erkjentlighetsgave og mottakers navn og sendes til Stjørdal kommune, Fakturamottak, Rådhus II 7590 TYDAL 5.6. Retningslinjene gjøres gjeldende fra Det er ingen overgangsordninger fra tidligere ordning og retningslinjene gis ikke tilbakevirkende kraft DOCX Sist oppdatert Side 2 av 2 Side8

9 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 030 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Anne Mari Grønseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 19/ Administrasjonsutvalget 6/ Formannskapet Kommunestyret Medarbeiderundersøkelsen 2013 Rådmannens forslag til innstilling: 1) AMU tar saken til orientering. 2) Resultatet av medarbeiderundersøkelsen for Stjørdal kommune offentliggjøres på kommunens intranett og internett (kommunens hjemmeside) 3) Alle ledere i Stjørdal kommune er pliktig til å følge opp resultatene fra medarbeiderundersøkelsen. På hver enhet skal enhetsleder, tillitsvalgt og verneombud (HMS- team som er forankret i handlingsplan for IA- arbeid) gå igjennom medarbeiderundersøkelsen for enheten. Til formannskap, komiteer, nemnder: 1. Medarbeiderundersøkelsen Sammenstilling for Stjørdal kommune fra 2007, 2010 og Objektive målbare indikasjoner, Stjørdal kommune (totalt). Saksopplysninger: Stjørdal kommune gjennomførte medarbeiderundersøkelsen 2013 i mars/april. Undersøkelsen gjaldt alle fast ansatte (før ) og var nettbasert. Sykemeldte og ansatte i permisjon var invitert til å delta. Medarbeiderne skulle svare på sin opplevelse av arbeidsmiljøet for 2012 Undersøkelsen var anonym og ingen kan spore svar fra enkeltpersoner i ettertid. Side9

10 Formål: Stjørdal kommune ønsker å fremskaffe et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel. Dette for å få kunnskap om forhold vedrørende de ansatte som har betydning for deres rolle i å utvikle og effektivisere tjenestene. Ledere på alle nivå får ansvar for å følge opp resultatene. Nettverktøy: Kommunene bruker KS sin nettbaserte undersøkelse på <bedrekommune.no>. Dataene er lagret i en felles base hos Kommuneforlaget og det er kun vår kommune som i utgangspunktet har adgang til dataene. Medarbeiderundersøkelsen består av ca 50 spørsmål i alt og kommentarfelt fordelt på emnene: Organisering av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid og trivsel med kollegene Mobbing, diskriminering og varsling Nærmeste leder Medarbeidersamtale Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass Helhetsvurdering Hvert spørsmål har en score fra 1-6 (6 er best). I tillegg er det anledning til å gi kommentarer. I 2013 har 88 kommuner gjennomført undersøkelsen, noe som er noen flere enn i 2010 Svarprosent: Kommunen hadde totalt 1616 fast ansatte pr og i alt 1176 av disse svarte. Dette ga en svarprosent på 73% - 1% høyere enn 2010 Resultatene blir presentert for hver virksomhet slik: Gjennomsnittlig tilfredshet for 2013, sammenstilt med 2007 og 2010 i Stjørdal kommune Delsvar for hvert hovedemne. Objektive indikatorer som sykefravær, stillingsandel og kompetansesammensetning. Oversikt på evt kommentarer. Oppfølging: Alle ledere i Stjørdal kommune er pliktig til å følge opp resultatene fra medarbeiderundersøkelsen. På hver enhet skal enhetsleder, tillitsvalgt og verneombud (HMS- team som er forankret i handlingsplan for IA- arbeid) gå igjennom medarbeiderundersøkelsen for sin enhet. Det utformes tiltak for å forsterke og bevare det man er gode på når det gjelder arbeidsmiljø. Det utarbeides tiltak i forhold til forbedringsområder. Det er forventet at det settes i gang tiltak innen kort tid. Lederen skal sammen med sin overordnet vurdere tiltakene i en samtale som et bidrag i årlig resultatoppnåelse. Dette er det viktigste punktet i undersøkelsen. Ansatte må få opplevelsen at det å delta i en slik undersøkelse skal tas på alvor og at resultater skal dokumenteres. Lederne må i HMS- møtene må gå nøye gjennom delsvarene i undersøkelsen slik at nyansene kommer fram. Side10

11 Vurdering En hver kartlegging skaper forventning til resultater og oppfølging ved enhetene. Alle ansatte har ansvar for arbeidsmiljøet, og leder har ansvar for å legge til rette for lokal handling. HMSgruppene skal brukes aktivt i prosessen. AML 2-3. Arbeidstakers medvirkningsplikt (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne-og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Resultatene i undersøkelsen er stort sett jevne med landsgjennomsnittet. Størst avvik er det på vurderingen av nærmeste leder. I Stjørdal kommune scorer medarbeiderne sin nærmeste leder med 4.2, mens landsgjennomsnittet er 4.6 Etter undersøkelsen i 2010 ble det iverksatt arbeid med opplegg for medarbeidersamtaler. Ut fra det fokuset som ble satt på temaet skulle man ønske at framgangen her hadde vært større. Resultatet er imidlertid ikke alarmerende i forhold til landsgjennomsnittet. Totalt sett har kommunen forbedret resultatet sitt med 0.1 poeng i forhold til 2010 Objektive målbare indikasjoner: - Sykefraværet har dessverre økt fra 8.2% til 8.7% Økningen viser seg først og fremst når det gjelder langtidsfraværet. - Gjennomsnittlig stillingsandel har økt noe - Flere har fått 100 % stilling. Denne økningen er gledelig med nesten 6% Ingen store endringer fra undersøkelsen i 2010 Side11

12 Medarbeiderundersøkelsen 2013 Objektive målbare indikasjoner (registreringsperiode 2013) Enhet: Totalt for Stjørdal kommune Sykefravær: Korttidsfravær i % 2,1 2,0 Langtidsfravær i % 6,6 6,2 Sykefravær totalt i % 8,7 8,2 Stillingsandel: 0 39 % 9,5 11, % 39,4 43,7 100 % (hel stilling) 51,1 45,2 Gjennomsnittlig stillingsandel i % 79,8 77,0 Kompetansesammensetning: Fordeling av årsverk på utdanning i %: Ufaglært 16,3 13,8 Faglært 32,3 29,2 Høyskole- eller universitetsutdanning 51,4 57,0 Side12

13 Medarbeiderundersøkelsen Stjørdal kommune Gjennomsnitt Norge Svarprosent 84 % 72 % 73 % Organisering av arbeidet 4,2 4,4 4,5 4,5 Innhold i jobben 4,5 4,8 4,9 5 Fysiske arbeidsforhold 4,0 4,2 4,2 4,2 Samarbeid og trivsel med 4,8 4,9 5,0 5,1 kollegene Mobbing, diskriminering og - 4,6 4,9 5,1 varsling Nærmeste leder 4,2 4,2 4,2 4,6 Medarbeidersamtale - 4,6 4,7 4,8 Overordnet ledelse 3,6 3,7 3,7 3,9 Faglig og personlig utvikling 4,0 4,1 4,2 4,4 System og lønns og 3,8 3,8 4,0 4,1 arbeidstidordninger Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 4,7 4,7 4,7 Helhetsvurdering 4,7 4,5 4,7 Gjennomsnitt "alt i alt" 4,2 4,3 4,5 4,5 Side13

14 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 520 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Anne Mari Grønseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 7/ Formannskapet Lønnspolitisk plan Stjørdal Kommune Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Administrasjonsutvalget tar forslaget til revidert Lønnspolitisk plan for Stjørdal kommune til etterretning og forutsetter at planen blir retningsgivende for lønnspolitikken i kommunen Vedlegg: Prinsipper for lønnsvurdering Gjeldende lønnspolitiske plan er fra Hovedtariffavtalen (HTA) kapittel 3.2 forutsetter at arbeidsgiver regelmessig tar initiativ til revidering av lønnspolitikken for å sikre at det er sammenheng mellom denne og kommunens mål. Planens prinsipper og kriterier er brukt ved de årlige lokale forhandlingene. Etter hovedtariffoppgjøret i 2012 ble partene enige om å revidere planen. Gruppen som har arbeidet med revideringen har vært slik sammensatt: Arbeidstakerrepresentanter: Roar Øverås, Fagforbundet Anne Marit Svedahl, Utdanningsforbundet Mai- Lis Skrede, Sykepleierforbundet Mette Wanvik, Akademikerne Arbeidsgiverrepresentanter: Brit- Heidi Julseth, Etat Omsorg Sissel U. Overvik, Etat Oppvekst og kultur Geir Aspenes, Etat Teknisk drift Turid Aas, Lønns-og forhandlingsutvalget Kari Linseth Øfsti, Lønns og forhandlingsutvalget Side14

15 Gruppen hadde som mandat å revidere eksisterende plan og sørge for at lønnspolitikken bidrar til: - Å motivere ansatte til kompetanseutvikling - Å motivere til mer heltid - Å beholde, utvikle og rekruttere - Å sikre kvalitativt gode tjenester Arbeidet skal føre til at lønnspolitikken er forståelig og forankret i organisasjonen. Gruppa har hatt 3 møter, og arbeidet har vært preget av god forståelse av ulike roller og synspunkter. Planen er lagt fram i Forum for tillitsvalgte. Vurdering: Den framlagte planen er ikke vesentlig endret fra den fra I all hovedsak er det oppnådd enighet om prinsipper og kriterier. Det foreligger uenighet om punktet om «tak» på kompensasjon for utdanning. (Under prinsipper for lønnsvurdering Kompetansegivende utdanning) Arbeidsgiver hevder at man til vanlig kan få kr for ekstra utdanning i tillegg til annen opparbeidet lønn. Arbeidsgiver har foreslått formuleringen til vanlig for at det skal være mulig å gjøre vurderinger og selvfølgelig honorere utdanning når det gjelder kritisk kompetanse som er etterspurt av arbeidsgiver. Arbeidstakerorganisasjonene framholder at formuleringen samsvarer dårlig med HTA 3.2 der det står at lønnspolitikken skal bidra til å motivere til kompetanseheving. Når det gjelder kompetansegivende utdanning er det svært viktig at planen følges: Kommunen (enhetene) må i samarbeid med tillitsvalget være flinkere til å avklare satsingsområder for kompetansegivende utdanning. Em langsiktig kompetanseplan er etterspurt, og slik bør utarbeides så snart ressurssituasjonen tillater det. I HTA og i gruppens mandat står det at lønnspolitikken skal motivere til mer heltid. Dette punktet ble drøftet i gruppa uten at man klarte å finne lønnsmessige tiltak som kan bidra til det. Side15

16 LØNNSPOLITISK PLAN STJØRDAL KOMMUNE Hovedtariffavtalens kapittel 3 sier at det skal utarbeides en lokal lønnspolitikk. I samme kapittel i HTA er det nedfelt at arbeidsgiver regelmessig skal ta initiativ til å revidere lønnspolitikken. Lokal lønnspolitikk og kriterier for lokale lønnstillegg utformes etter drøftinger med de ansattes organisasjoner. RAMMER Planen tar utgangspunkt i de gjeldende, sentrale avtaler. Hoveddokumentet er Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA). Personalpolitiske retningslinjer legges også til grunn. Plandokumentet angir retningen på det lønnspolitiske arbeidet i kommunen, og det skal ikke være for detaljert. Det må oppleves å være en sammenheng mellom den lønn den enkelte medarbeider har, og kvaliteten på den tjenesteytingen som foregår i kommunen. Planen skal bidra til å sikre at kommunen til enhver tid har medarbeidere med kompetanse til å utføre oppgaver med god kvalitet. PRINSIPPER FOR LØNNSVURDERING. Lønn må vurderes som et tiltak for både å rekruttere og for å beholde kvalifisert arbeidskraft. Lønninger i kommunen blir vurdert slik at det ikke oppstår eller videreføres utilsiktede forskjeller. Kompetansegivende utdanning. Kompetanse blir vektlagt ved lønnsfastsetting. Arbeidsgiver må hvert år i etatsvise ledermøter drøfte og bestemme satsingsområdene for videreutdanning/kompetansegivende tiltak. Dette for å skape forutsigbarhet for dem som vurderer videreutdanning. Før en ansatt starter på videreutdanning, må vedkommende avklare vilkårene med sin Leder: - stipend - bruk av arbeidstid - lønnskompensasjon - bindingstid Størrelsen på kompensasjonen er et forhandlingstema. Når videreutdanning/etterutdanning medfører skifte innen stillingsgruppe 4B fra Stillinger med krav om høgskoleutdanning til Stillinger med krav om høgskoleutdanning med ytterligere spesialisering administreres dette av etaten. Ekstra utdanning kan til vanlig gi max det kronebeløpet som til enhver tid er framforhandlet som kompensasjon for 60 studiepoeng. Oppgaver og ansvar som i vesentlig grad går ut over det som må oppfattes å være normalinnholdet i vedkommende stilling kan vurderes å gi lønn. Side16

17 Lønnsforskjeller må aksepteres både ut fra ulik kompetanse, jobbutførelse og innhold og etterspørselen i markedet. Faglige karriereveger. Spisskompetanse som kommunen har bruk for, tilegnet gjennom studier og/eller lang praksis, kan gi lønnstillegg (endret stillingskode) KRITERIER FOR LOKAL LØNNSFASTSETTING Hjemmel i Hovedtariffavtalen Kap Enhetsledere Kap. 4 B jfr. 4.A.1 Arbeidstakere som i hovedsak får sin lønn fastsatt gjennom sentrale forhandlinger, m/mulighet for lokale tillegg etter forhandlinger Kap. 4C jfr. 4.A.1 Undervisningspersonalet i skole Kriterier i Hovedtariffavtalen Endret ansvarsområde Oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål Utøvelse av lederskap Betydelige organisatoriske endringer Behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet den enkelte ansattes kompetanse ansvar innsats resultatoppnåelse Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens kompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Lønnsfastsettelse og innplassering skal skje i samsvar med kompetanselønnssystemet Lokale kriterier/merknader Reell lønnsmessig kompensasjon for ansvar, merarbeid og kompetanse. Stillingens kompleksitet: budsjettets størrelse antall ansatte ulike fag antall tjenestemottakere pålagt utviklingsarbeid Oppgaver i stillingen som i vesentlig grad går ut over normalinnholdet i stillingen Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med det som er normalt for stillingen Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte Oppgaver i stillingen som i vesentlig grad går ut over normalinnholdet i stillingen Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig Side17

18 Kap. 5.2 jfr. 5.0 Arbeidstakere som i sin helhet får sin lønnsutvikling fastsatt lokalt Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet den enkelte ansattes kompetanse ansvar innsats resultatoppnåelse kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med det som er normalt for stillingen Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte Oppgaver i stillingen som i vesentlig grad går ut over normalinnholdet i stillingen Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med det som er normalt for stillingen Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte Stillingsbeskrivelser vil være et nyttig hjelpemiddel i forbindelse med lønnsvurderinger og lønnsforhandlinger. ARBEIDSGIVERS ROLLE I FORBINDELSE MED LØNNSFASTSETTING Stjørdal kommune er en 3-nivå kommune. Arbeidsgivere (ledere) på tre nivå skal ivareta ulike roller og oppgaver i forbindelse med lønnsfastsetting. I Stjørdal kommune er tilsettingsmyndigheten videredelegert fra rådmannen til etatsjefer, organisasjonssjef og enhetsledere. Forhandlingsansvaret er (se Forhandlingsinstituttet) videredelegert fra rådmannen til Lønnsog forhandlingsutvalget. Det er av stor betydning at det er tett dialog mellom enhetsledere og etatsjefer og Lønns-og forhandlingsutvalget. Dette gjelder alle typer forhandlinger. Til forhandlinger med hjemmel i kap. 4 og den årlige lønnsreguleringen med hjemmel i kap.5, er det enhetsledere og etatsjefer som er premissleverandører for at forhandlingsutvalget har de Side18

19 nødvendige kunnskaper for å kunne forhandle fram riktig lokal lønn til enkeltmedarbeidere i organisasjonen. Forhandlingsinstituttet: I Stjørdal kommune er forhandlingsansvaret videredelegert fra rådmannen til Lønns-og forhandlingsutvalget. Lønns-og forhandlingsutvalget består av organisasjonssjef, personalleder og aktuelle etatsjefer. Oppgaver: Lokal lønnsforhandlinger etter HTA kap. 3 (med unntak av 3.1.), 4 og 5. Lønnsfastsetting når en arbeidstaker tilbys lønn ut over minstelønn, eller ny medarbeider tilbys høyere lønn enn tidligere stillingsinnehaver. Forhandle avtaler etter HTA og HA som angår flere enn en etat. Forhandle avtaler som går ut over bestemmelsene i HTA og HA (Jfr. arkivets prosedyrer for forhandlingutvalget) Side19

20 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 007 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Anne Mari Grønseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 21/ Administrasjonsutvalget 8/ Formannskapet Kommunestyret Varslingssekretariatet i Stjørdal kommune-reviderte retningslinjer og rutiner Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Stjørdal kommune skal fortsatt ha eksternt varslingssekretariat 2. Reviderte retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat vedtas 3. Reviderte rutiner for intern varsling i Stjørdal kommune vedtas 4. Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat og rutiner for intern varsling i Stjørdal kommune vedtatt oppheves. Vedlegg: Rutiner for intern varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune Retningslinjer for Stjørdal Kommunes varslingssekreteriat Varslingssekretariatet i Stjørdal kommune - retningslinger vedtatt Varslingssekretariatet i Stjørdal kommune-vedtatte retningslinjer 2011 Side20

21 Saksopplysninger De nye rutinene og retningslinjene for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune har vært virksomme i to år. Det er hittil 5 saker som er behandlet etter de nye reglene. Det er rådmannens oppfatning at varslingsreglene fungerer etter sin hensikt, og rådmannen mener derfor det er riktig å videreføre tryggheten for objektivitet som er etablert gjennom å etablere et eksternt varslingssekretariat. Det er imidlertid avdekket både prinsipielle og praktiske problemstillinger knyttet til at enkelte arbeidsmiljørelaterte saker underlegges en «ekstern» saksbehandler dersom sakene initieres gjennom varsling. Disse problemstillingene er dels knyttet til at det er lite hensiktsmessig å «out-source» forberedelsen av saker som angår arbeidsmiljøet så lenge kommunen som arbeidsgiver har både plikt og ansvar for å opprettholde et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Samtidig viser det seg at slik out-sourcing lett kan bidra til å forsinke saksbehandlingen. Vurdering: På bakgrunn av det som er nevnt under saksopplysninger, foreslås det å gjennomføre enkelte justeringer i varslingsreglene. Disse innebærer at: - Ordningen med et eksternt/uavhengig varslingssekretariat opprettholdes for alle kategorier varslingssaker. - Varslingssekretariatets rolle og saksbehandling endres ikke i andre sakstyper enn arbeidsmiljørelaterte saker. - I arbeidsmiljørelaterte saker skal varslingssekretariatet umiddelbart videresende varslingen til rådmannen som skal sørge for korrekt saksbehandling. Rådmannen skal på sin side melde tilbake til varslingssekretariatet om hvordan saken behandles/er behandlet innen to måneder. Når det gjelder denne sakstypen videreføres dermed varslingssekretariatets oppgave, mens sekretariatets rolle blir endret til en mer kontrollerende karakter. For øvrig er det foretatt enkelte redaksjonelle /tekniske endringer i regelverket dette bl.a. for å være ajour med lovgivingen på feltet. Side21

22 RUTINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD I STJØRDAL KOMMUNE 1. Formål Det er viktig at ansatte som avdekker kritikkverdige forhold melder fra om dette. Stjørdal kommune ønsker å stimulere til åpenhet og et godt ytringsklima og ønsker at de ansatte skal kunne ta opp forhold og saker som vurderes som kritikkverdige, slik at disse kan diskuteres og få en løsning. Formålet med rutinene er å legge til rette for slik åpenhet og tillit i Stjørdal kommune, samt å gi veiledning til ansatte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold. 2. Omfang Rutinen gjelder for alle ansatte i Stjørdal kommune. 3. Definisjoner Med varsling menes her at arbeidstaker sier i fra om kritikkverdige forhold i kommunen, i samsvar med reglene i Arbeidsmiljøloven (AML) 2-4 Ytringer om forhold som er allment kjent regnes ikke som varsling. Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være forhold som kan medføre fare for liv og helse, mobbing, trakassering, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tyveri, brudd på taushetsplikt, diskriminering, m.m. 4. Rett og plikt til å varsle Ansatte har i Arbeidsmiljøloven 2-4 fått en lovfestet rett til å varsle om kritikkverdige forhold, dette medfører normalt ingen plikt til å varsle. Ansatte i Stjørdal kommune oppfordres likevel til å benytte seg av retten til varsling. Ansatte har imidlertid plikt til å varsle om kriminelle forhold, trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen og om forhold der liv og helse er i fare, jf for eksempel AML 2-3(2) b, d og e, samt den ulovfestede lojalitetsplikten. 5. Ledelsesansvaret. Varslingsordningen er en del av ledelsens ansvarsområde. Det er et ledelsesansvar å oppklare de faktiske forhold og iverksette tiltak i forhold til kritikkverdige forhold som avdekkes ved varsling. Det overordnede ansvaret ligger hos rådmannen. 6. Framgangsmåte ved varsling Varsling skal skje på en forsvarlig måte. Dette betyr at den som varsler skal ha tilstrekkelig grunnlag for kritikken og at det skal tas tilbørlig hensyn til kommunens saklige interesser. Med kommunens saklige interesse menes interesser som har sammenheng med kommunens aktiviteter og formål. Varsling tjenestevei Utgangspunktet er at kritikkverdige forhold på arbeidsplassen først skal varsles til nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder nærmeste leder, eller man har grunn til å tro at leder ikke gjør noe med saken, bør nærmeste leders overordnede varsles. Varsling utenom tjenestevei Side22

23 Dersom varsling via tjenestevei ikke antas å være tilstrekkelig, eller man ikke ønsker å varsle på eller egen arbeidsplass, kan varsleren henvende seg til tillitsvalgte, verneombud eller varslingssekretariatet. Ved saker relatert til arbeidsmiljøet, arbeidskonflikter mv. vil som hovedregel varsling til tillitsvalgt eller verneombud være hensiktsmessig dersom varsling via tjenestevei ikke ansees som tilstrekkelig. Det er opprettet et eget varslingssekretariat for å ivareta ansatte som vil varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Varslingssekretariatet sørger for registrering av innkomne varsel og påser at Stjørdal kommunes varslingsrutine og arbeidsmiljølovens regler om varsling blir fulgt. Ledere, tillitsvalgte eller andre som mottar et varsel skal gi beskjed til varslingssekretariatet om dette. Hvordan varsle? Varsling kan skje via telefon, ved personlig oppmøte, via e-post eller ordinær post. Det er utarbeidet et eget skjema som ligger på intranett som kan benyttes ved varsling. Det oppfordres til å varsle med fullt navn. Varslers identitet er fortrolig informasjon, men vil som hovedregel omfattes av reglene for partsinnsyn i forhold til den som varselet retter seg mot. Varsling kan også gjøres anonymt. Varsleren vil bli ivaretatt i henhold til AML 2-5, som verner mot gjengjeldelse ved varsling. 7. Vern for varsleren mot gjengjeldelse I henhold til aml. 2-5 er gjengjeldelse mot arbeidstaker som har varslet i samsvar med loven forbudt. Dersom arbeidstakeren legger fram opplysninger som gir grunn til å tro at gjengjeldelse har funnet sted, må arbeidsgiver bevise at gjengjeldelse ikke har skjedd. (Delt bevisbyrde) Enhver ugunstig behandling som kan ses som en følge av og en reaksjon på forsvarlig varsling, skal i utgangspunktet regnes som gjengjeldelse. Eksempler er oppsigelse, suspensjon, avskjed, endringer i arbeidsoppgaver, endringer i lønns- og arbeidsvilkår for øvrig, omplassering, utfrysing m.m., når dette ikke har årsak i andre forhold. Arbeidsgiver har likevel adgang til å komme med motytringer, forutsatt at dette ikke får karakter av gjengjeldelse. 8. Vern for den det varsles om Den det varsles om skal vernes, jf, retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat pkt. 5 e). Side23

24 RETNINGSLINJER FOR STJØRDAL KOMMUNES VARSLINGSSEKRETARIAT 1. Mandat Varslingssekretariatet skal registrere og forberede saker som omhandler varsling etter arbeidsmiljøloven (AML) Sammensetning Varslingssekretariatet utpekes av rådmannen og oppgaven leggestil en person som ikke er ansatt eller folkevalgt i Stjørdal kommune. 3. Rådmannens rolle Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune og Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat gjelder fra dags dato. 4. Plassering i organisasjonen Varslingssekretariatet er et uavhengig organ. Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor varslingssekretariatet i varslingssaker. 5. Saksbehandlingsregler a) Varslingssekretariatet mottar varselet, enten direkte fra varsler eller via leder, tillitsvalgt eller verneombud. b) Dersom sekretariatet finner at det innkomne varselet er et varsel i arbeidsmiljølovens forstand, opprettes varslingssak. Varslingssekretariatet skal behandle varslingssaker i samsvar med følgende prosedyre: - Varsel som er knyttet til påstand om brudd på Arbeidsmiljøloven, herunder, men ikke begrenset til, varsel om maktmisbruk, trakassering/mobbing eller annen utilbørlig opptreden overfor andre ansatte, skal umiddelbart registreres og oversendes rådmannen som på sin side skal sørge for at saken forberedes/behandles på korrekt måte av den som har personalansvar for de(n) varslingen retter seg mot. Rådmannen skal senest 2 måneder etter at han har mottatt saken fra varslingssekretariatet, gi varslingssekretariatet skriftlig tilbakemelding om hvordan saken så langt er behandlet. - Ved varsel som ikke knytter seg til brudd på Arbeidsmiljøloven og/eller arbeidsmiljørelaterte forhold, så som saker om brudd på annen lovgiving, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer mv., skal varslingssekretariatet forberede saken og sende den til rette vedkommende. c) Varsler skal ha tilbakemelding innen to uker om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Varsler skal også få beskjed dersom undersøkelsen viser at forholdet ikke var kritikkverdig. Side24

25 d) Den det varsles om skal vernes.før innholdet i et varsel er bekreftet/avkreftet skal varslingssaken behandles med stor varsomhet slik at færrest mulig får tilgang til den. Den det varsles om vil som hovedregel ha partsinnsyn i alle opplysninger i varselet, inkludert hvem som har varslet fra det tidspunkt det opprettes en varslingssak. Dersom varslingen ikke medfører grunnlag for anmeldelse eller opprettelse av personalsak, skal personopplysninger knyttet til saken slettes når det har gått 2 måneder etter avslutning av undersøkelsene knyttet til varselet. Personopplysninger som fremgår av varsler som vurderes som ubegrunnede,skal slettes umiddelbart. e) Når saken avsluttes som varslingssak, skal den instans som har forberedt saken etter punkt 5b utarbeide et avsluttendenotat til rådmannen. Notatet skal inneholde informasjon om hvilke undersøkelser som er foretatt og hva vedkommende instans anbefaler bør gjøres videre eller hvilke tiltak som er gjennomført. f) Ved avslutning av en varslingssak, skal den instans som har forberedt saken etter punkt 5b sende et brev til varsler med en av følgendebeskjeder: Varselet inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas. Varselet gir/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner/regler. Varselet gir/gir ikke grunnlag for (annen)videre oppfølging i virksomheten. De forhold varselet gjelder anses ivaretatt gjennom igangsatte tiltak. g) Saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, personopplysningsloven og offentleglova skal følges ved behandling av saker om varsling. 6. Vern av varslere Dersom sekretariatet mottar opplysninger som gir grunnlag til å anta at ulovlig gjengjeldelse jf. Arbeidsmiljøloven 2-5 har funnet sted, skal rådmannen informeres om dette Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Side29

30 PS9/13Godkjenningavprotokoll Side30