Sakspapirer til styremøte i CRIStin

Transkript

1 Sakspapirer til styremøte i CRIStin Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden Innledning Styret for CRIStin inviteres til å vedta den tilsendte dagsorden for styremøte 17. juni Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Styresak Godkjenning av referat fra styremøte 19. februar 2016 Innledning Vedlagte referat framlegges for godkjenning. Forslag til vedtak: Referatet godkjennes. 1

2 Oslo, Referat Møte i styret for CRIStin 19. februar 2016 Deltagere: Leder Curt Rice Styremedlemmer Anne Lise Fimreite Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Reidar Thorstensen Knut Kalgraff Skjåk Taran Fæhn (vara) Siri Sæther (vara) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Fra CRIStin Forfall Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Ernst Kristiansen (nestleder) Rune R. Schjølberg 2

3 Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Torsdag Faglige innlegg fra Kvalitets- og forskningsdirektør i Helse Nord RHF - Rune Sundset Direktør Nordlandsforskning - Iselin Marstrander Rektor Nord universitet - Bjørn Olsen Fredag Ordinært styremøte Sak B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak B Godkjenning av referat fra styremøte 11. desember 2015 Sak B Regnskap for 2015 Sak B Utkast til årsrapport for 2015 Sak B Årsplan og budsjett for 2016 Sak B Kritikk fra UHR og spørsmål fra Stortinget Sak O Status for NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Sak B CRIStin 2.0 videreutvikling Forslag til leveranseplan Sak O Status og planer for arbeidet med Open Access Sak O Status for arbeid med konsortieavtaler for 2016 Sak B Strukturmeldingen Arbeid i Samhandlingsforum Sak B «Kunnskapssektoren sett utenfra» (Gjedrem-rapporten) - Momenter til høringsuttalelse Sak B Intern organisasjonsendring i CRIStin Sak B Markering ifm avrunding av styreperioden Sak Eventuelt 3

4 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble meldt under eventuelt Henvendelse fra Norsk Pressehistorisk forening angående verket Norsk Presses historie Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av ett punkt under eventuelt. Sak Godkjenning av referat fra styremøte 11. desember 2016 Referatet ble godkjent med to kommentarer. Vedtak: Referatet godkjennes med de endringer som ble påpekt i møtet. Sak Regnskap for 2015 Vedtak: Regnskapet godkjennes. Sak Utkast til årsrapport for 2015 Styret ser det fremlagte utkastet som en god basis for en årsrapport, og ber om at det lages en styrets beretning som et kort sammendrag av de viktigste punktene. Årsrapporten vil inngå i rapport som sendes KD senest 15. mars. Her vil også utfordringer i og risikovurdering av videre planer tas inn. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille rapporten på bakgrunn av kommentarene. Sak Årsplan og budsjett for 2016 Styret ber om at planen reduseres i omfang og at faktiske tiltak for 2016 kommer tydeligere frem. Det bør også lages et kort sammendrag over konkrete leveranser, gjerne i tabellform, som er egnet for kommunikasjon til ledere. CRIStin 2.0 bør få en større plass i helheten enn det har i det foreliggende utkastet, og det bør tydeliggjøres hva som forventes av institusjonene for å kunne ta leveransene i bruk. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille årsplanen på grunnlag av kommentarer i møtet. Budsjettet for 2016 godkjennes. Sak Kritikk fra UHR og spørsmål fra Stortinget Styret tar kritikken fra UHR på stort alvor og er opptatt av at det gjennomføres tiltak for å gjenopprette CRIStins omdømme. Det viktigste tiltaket er selvsagt å få fortgang i levering av CRIStin 2.0, men det bes om at man også i kommunikasjonen med brukerne legger vekt på å få frem gode og tydelige budskap. Vedtak: Styret tar den fremsatte kritikken på alvor og ber om at daglig leder, i tillegg til å jobbe for raskest mulig levering av CRIStin 2.0, også jobber med tiltak for omdømmebygging. Sak Status for NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Oppsummering av saksfremlegget: 4

5 Institusjonene jobber bra med både registrering og kontroll/godkjenning og er i rute. Omleggingen av publiseringsindikatoren har som ventet medført mye ekstra arbeid med opplæring og stor pågang etter simulering av ny publiseringsindikator på tidligere års data. Oversikter er nå lagt tilgjengelig for alle institusjonene på CRIStins nettsider. Også instituttsektoren besluttet i januar å gå over til ny publiseringsindikator. Fordi beslutningen kom så sent var vi nødt til å opprettholde også gammel beregning. Gammel utregning ligger nå i CRIStin, mens status etter ny utregning legges ut løpende på CRIStins hjemmesider. Beregningene etter ny indikator legges inn i CRIStin-systemet etter rapporteringsfristen, slik at alt er på plass i selve systemet til neste år. Import av bibliografiske data fra Scopus er forbedret noe, og samarbeidet med Elsevier tas opp igjen etter årets rapportering for å identifisere ytterligere forbedringer. Styret er tilfreds med å høre at NVI-rapporteringen også i år ser ut til å gå bra. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak CRIStin 2.0 videreutvikling Forslag til leveranseplan Daglig leder gjennomgikk forslaget til leveranseplan. Den foreliggende beskrivelsen er først og fremst rettet mot å få riktig rekkefølge på utviklings- og spesifikasjonsarbeidet. Neste trinn er å lage en versjon som er direkte rettet mot brukerne og som tydeligere beskriver hva de enkelte leveransene vil gi brukerinstitusjonene. Styret ser det som viktig å lage den planlagte versjonen med fokus på gevinst for brukerinstitusjonene. Det foreslås å lage flere versjoner av denne med ulik vinkling for ulike målgrupper. Styret påpeker også viktigheten av faktisk å holde den fremlagte planen. Vedtak: Styret godkjenner forslaget til leveranseplan med de kommentarer som fremkom i møtet. Styret påpeker samtidig viktigheten av faktisk å holde den fremlagte planen. Sak Status og planer for arbeidet med Open Access Oppsummering av saksfremlegget: Arbeidsgruppen nedsatt av KD som skal utarbeide forslag til nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsartikler har startet sitt arbeid. Det vil i det videre arbeidet blant annet bli lagt vekt på å hente inn kompetanse på markedsmekanismer og økonomi. Alle de institusjonene som var med på Berlin12-konferansen har signert Expression of Interest. Listen over de som har signert vil bli offentliggjort fra Max Planck Society i løpet av februar og deretter lagt ut åpent for signering av andre. CRIStin er invitert til workshop hos Max Planck i München i mars. Her vil de som allerede har inngått såkalte offset-avtaler dele sine erfaringer. Målet er å lage en best practice sjekkliste for slike forhandlinger. CRIStin vil bruke sine vanlige kontaktkanaler til institusjonene for å sikre dialog nasjonalt. CRIStin har innledet samarbeid med EUA (European University Association) sin ekspertgruppe for Open Science v/norges representant, Torbjørn Digernes. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak Status for arbeidet med konsortieavtaler for 2016 Oppsummering av saksfremlegget: Konsortieteamet er nå fullt bemannet, og forhandlinger/fornyelser er ferdig betydelig tidligere enn i fjor. 5

6 Ytterligere forbedringer i nettsider har gitt institusjonene muligheter for å gi innspill i hele prosessen, og dialogen har vært god. Vi opplever også det nyetablerte samarbeidet med de fire BOTTbibliotekdirektørene som svært nyttig. Det ble gjennomført reforhandling av 7 flerårige avtaler. Sammenlignet med tidligere år er det oppnådd gode resultater i mange av disse. o Vi har fått gjennomslag for å regne fusjonerte institusjoner som én ny samlet institusjon med et samlet antall årsverk, ikke som en samling enkeltinstitusjoner slik de fleste utgivere krevde i utgangspunktet. Dette gir positivt utslag på prisen. o Elektronisk fjernlån (Inter library loan) der artiklene kan sendes som et vedlegg i e-post er tillatt i alle de avtalene som er reforhandlet i o Det er fremforhandlet ubetinget mulighet for å trekke seg ut av flerårige avtaler hvert år i alle avtalene utenom SCOPUS. Også i denne avtalen er det mulig å trekke seg ut, men Elsevier krever at biblioteket bekrefter budsjettreduksjon som grunnlag for oppsigelsen. o Fortsatt tilgang etter oppsigelse til det man allerede har betalt for (post cancellation access) er nå tillatt i alle tidsskrift-avtaler reforhandlet i o Adgang til tekst- og datamining er oppnådd i to avtaler. o Betydelig reduksjon i den årlige prisøkningen i 6 av 7 avtaler. På grunn av den dårlige kronekursen har året likevel vært svært utfordrende for institusjonene, og mange har måttet gå til oppsigelse av flere avtaler. Denne situasjonen forventes å forverres ytterligere for Resultatet kan bli at forskerne mister tilgang til viktige ressurser. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak Strukturmeldingen Daglig leder presenterte arbeidet som foregår i Samhandlingsforum med å beskrive tjenester som leveres fra de ulike organisasjonene og samhandlingen mellom dem. Arbeidet skal delvis gi innspill til utvalget som skal foreslå IKT-strategi for UH-sektoren og delvis fungere som grunnlag for videre arbeid med samhandling og tjenesteforbedring mellom organisasjonene i Samhandlingsforum. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak «Kunnskapssektoren sett utenfra» - Momenter til høringsuttalelse Styret ber om at følgende tas med som momenter i høringsuttalelse fra CRIStin: Tjenestene i de ulike organisasjonene som omtales i rapporten har i all hovedsak oppstått som resultat av behov i sektoren ikke på initiativ fra departementet. Det er bekymring for at én stor organisasjon som skal levere alt vil gjøre at man mister fokus og at kvaliteten på tjenestene blir dårligere. Det må gjøres en grundigere jobb med å vurdere innholdet i tjenestene i de berørte organisasjonene. De har til dels svært ulik innretning og ikke alle oppgavene vil egne seg for samme organisering. Helse- og instituttsektorens fortsatte deltakelse i styringen og påvirkningen av CRIStins tjenester må sikres Daglig leder orienterte om dialog med FSAT de siste månedene som har ført til at begge organisasjoner ser potensial i en mulig samorganisering. Styret ser det som positivt at man i en høringsuttalelse sier tydelig hva CRIStin ønsker og hvorfor. Vedtak: Styret ber daglig leder utforme høringsuttalelse på bakgrunn av diskusjonen i møtet. Styret ber daglig leder videreføre dialogen med FSAT. Sak Intern organisasjonsendring i CRIStin 6

7 Daglig leder orienterte om vurderingene som har vært gjort og om konklusjonen om å slå sammen Open Accessteamet og konsortie-teamet for å utnytte de samlede ressursene best mulig når vi nå skal inn forhandlinger der Open Access blir et viktig element. Styret ser sammenslåingen som et godt tiltak. Det ligger innenfor daglig leders mandat å gjennomføre endringen. Vedtak: Styret støtter forslaget om sammenslåing. Sak Markering i forbindelse med avrunding av styreperioden Det er ønskelig å holde et seminar med markering av hva som har vært gjennomført i styreperioden. Styreleder er usikker på om det kan bli aktuelt å prolongere styreperioden med f.eks. et halvt år som resultat av prosessen med strukturendringer. Det forventes at CRIStin er for liten til å videreføres som selvstendig organisasjon. Det er derfor usikkert når en slik markering bør finne sted. Dersom styreperioden prolongeres, kan det være aktuelt å legge neste styremøte til Amsterdam og møte f.eks. Elsevier, Springer og VSNU (den nederlandske søsterorganisasjonen til UHR, ansvarlig for gjennomføring av konsortieforhandlinger). Det søkes å få avklaring på styreperiodens lengde før konkrete planer legges. Vedtak: Styreleder og daglig leder bes om å avklare en eventuell prolongering før videre planer legges. Sak Eventuelt Henvendelse fra Norsk Pressehistorisk forening angående verket Norsk Presses historie CRIStin har mottatt brev fra Norsk pressehistorisk forening med ny anmodning om å revurdere verket Norsk presses historie. Verket ble, etter tvist mellom de deltagende institusjonene, behandlet i tvisteutvalget for NVI i mars 2011, og ble da kategorisert som fagbok og dermed ikke rapportert. Daglig leder ber styret vurdere om det er ønskelig at CRIStin gjør noe i sakens anledning. Styret ser ikke at CRIStin er rette mottager av en slik henvendelse. Saken ble behandlet i tvisteutvalget etter det mandatet som forelå. Det er også sendt henvendelse til KD om saken, og denne er avvist. Vedtak: Styret ber daglig leder svare i tråd med diskusjonen i møtet. 7

8 Styresak Driftsrapport pr Innledning Driftsrapport for CRIStin pr vedlegges. Daglig besvarer spørsmål i møtet. Forslag til vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. 8

9 Rapport til styret pr 20. mai 2016 Innledning Nedenfor gis en kort status på CRIStins viktigste arbeidsområder. Økonomi Regnskap etter mai viser forbruk som forventet med unntak av overforbruk på integrasjonen med SPREK. Dette vil kompenseres med økte inntekter. Siden siste styremøte har vi fått ekstra inntekter ved bidrag fra USIT til videreutvikling av integrasjonstjenester de skal bruke og en bevilgning på ca fra KD for å dekke møtekostnader ifm utvalget som skal utrede nye nasjonale retningslinjer for Open Access. Status for leveranser fra årsplanen Tabellen nedenfor viser status for leveranser og milepæler som i årsplanen er satt som essensielle for Leveranse/milepæl Planlagt Status NVI-rapportering for 2015-publikasjoner 1. april Levert Ny versjon av prosjektkatalogen i CRIStinsystemet. Mars Levert 10. april Utvidelse for helseprosjekter. Automatisk overføring av prosjekter med April Venter på ny versjon av SPREK etisk godkjenning fra REK til CRIStin Automatisk overføring av informasjon om godkjente biobanker fra REK via CRIStin til Biobankregisteret April/mai Tjenesten fra CRIStin er levert, men data kommer ikke inn til CRIStin før ny versjon av SPREK er i produksjon. Nye tjenester for å hente ut og gjenbruke April/mai Levert i april med utvidelse i mai.. informasjon fra CRIStin-systemet Mulighet for kjøp av lisenser for statistikk April Ble klart i mai. Bestilling er i gang. og data-uttrekk fra CRIStin (Tableau) Visning av personer, prosjekter og resultater i nytt design i CRIStin-systemet. Ny søketjeneste. Forslag til nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsresultater Reforhandling og fornyelser av avtaler for tilgang til elektroniske tidsskrifter og databaser Høst 2016 Arbeid med detaljspesifikasjon er i gang. Endelig dato avhengig av estimering etter dette. 15. juni Leveres 14. juni Desember Fremdrift ihht plan Organisasjon og personalressurser Vi har nå en meget stabil stab. Av fast ansatte er det ingen som har sluttet siden juni Dette merkes positivt både på kompetanse og på evne til selvstendig håndtering av saker. Det er derimot fortsatt en utfordring at arbeidspresset er høyt, og det jobbes løpende med prioritering av oppgaver for å holde omfanget på et akseptabelt nivå. Vi er fortsatt helt avhengige av tilleggsbevilgninger for å klare å holde tempo i videreutviklingen samtidig med at vi håndterer løpende oppgaver. 9

10 Konsortie-teamet og Open Access-teamet er nå slått sammen til ett, og Nina Karlstrøm er gitt oppgaven som teamleder. Vi ser allerede positive effekter av tettere samarbeid. Mulig fusjon med FSAT behandles i egen sak. NVI-rapportering av 2015-publikasjoner NVI-rapportering av 2015-publikasjoner er endelig avsluttet i løpet av mai. Se mer detaljer i sak 19. Både juridiske og tekniske problemer knyttet til å gi institusjonene tilgang til sine egne data via Tableau er nå endelig løst. Institusjonene er i gang med å bestille lisenser til verktøyet, og CRIStin-ansatte lager nye rapporter basert på innspill fra brukermiljøene. Styret får en presentasjon av verktøyet og det arbeidet som er gjort som del av sak 21. Fusjoner mellom CRIStins brukerinstitusjoner CRIStin fikk tildelt ekstra ressurser fra KD for å håndtere fusjonene. Dette har gjort at forberedelser til å fusjonere institusjonene i CRIStin har kunnet pågå parallelt med NVIrapporteringen. Selve implementeringen av fusjonene i CRIStin påbegynnes i disse dager. Rutinene for håndtering av fusjoner forbedres stadig, men er fortsatt veldig manuelle. Det vil helt klart være både mer effektivt og tryggere på sikt å utvikle funksjonalitet i selve systemet for å gjøre en del slike endringer. Mulig nytt oppdrag knyttet til Nasjonal infrastruktur for bibliometri Det har i lengre tid vært ønsket fra bibliometri-miljøene i Norge at det anskaffes data for hele verdens forskning og at disse kobles til CRIStin-data, slik at man kan sammenligne norsk forskningspublisering med verden ellers. Etter at en bredt sammensatt arbeidsgruppe hadde utarbeidet en rapport med en skisse til hvordan dette kunne organiseres, fikk Forskningsrådet i oppdrag av Kunnskapsdepartementet å konkludere og gi en konkret anbefaling. Konklusjonen er som følger: Basert på arbeidsgruppens arbeid foreslår Forskningsrådet i det følgende å legge infrastrukturens tekniske og administrative tjenester til CRIStin og foreslår at et faglig utvalg bestående av sentrale brukerinteresser og forskningsmiljøer får en sentral oppgave i prosjektering, etablering og utvikling av infrastrukturen, samt anbefalinger med hensyn til god utnytting av dataene. De største forskningsmiljøene + NIFU vil være sentrale i det foreslåtte faglige utvalget. Det skisseres videre ressursbehov knyttet til arbeidet, og CRIStin forutsetter at man ved eventuell tildeling av oppdraget følger disse anbefalingene. Tidsplan for KDs videre oppfølging av anbefalingene er ikke kjent. 10

11 Videreutvikling av CRIStin-systemet Flere leveranser fra CRIStin er gjort i løpet av våren, men det er fortsatt problemer med å få ny versjon av SPREK på luften, og dermed er heller ikke integrasjonen med CRIStin på plass. Se egen sak (sak 20) Konsortieavtaler og Open Access Arbeidet med årets forhandlinger og med rapporten fra OA-utvalget behandles i egne saker (sak 22 og 23). Det er de siste månedene også gjort en del arbeid med å planlegge anskaffelse av et nytt administrasjonverktøy for konsortieavtalene. CRIStin baserer seg i dag på en velfungerende men egenutviklet løsning. Denne krever delvis mye manuelt arbeid og delvis er vi veldig personavhengige. Vi har sett på hvilke muligheter som finnes i det nye biblioteksystemet BIBSYS har anskaffet, Alma, men det virker klart at dette ikke gir tilstrekkelig funksjonalitet. Den sterkeste kandidaten for øyeblikket ser ut til å være et system kalt Consortia Manager som er utviklet i Danmark og også brukes i Sverige. Det å få felles system ville også forenkle nordisk samarbeid. Utfordringer Opprettholde tempo i videreutviklingen av CRIStin 2.0 (videreført fra forrige styremøte) Det er fortsatt en utfordring å holde oppe det tempoet vi skulle ønske i videreutviklingen, denne gangen på grunn av at andre oppgaver krever ressurser. Årets NVI-rapportering har vært svært krevende, og integrasjonen med SPREK likeså. Vi forventer at vi over sommeren er tilbake til normalen. Gjennomførte tiltak: Nye rutiner for brukerinvolvering. Innspill til deltagere i nye brukergrupper er mottatt, og gruppene inviteres til møte over ferien.. Engasjement av ekstern konsulent for å kvalitetssikre metoder og rutiner for hele utviklingsprosessen. Mer fokus på ekstern kommunikasjon for å holde brukermiljøene informert om utviklingen. Utlysning av fulltids stilling som prosjektleder. Videre tiltak: Enda klarere rutiner for samarbeid og ansvarsdeling frem mot neste års NVIrapportering Fortsette arbeid med kompetanseheving i CRIStin på spesifisering og prosjektstyring. Fortsette arbeidet med kompetanseheving i utviklerteamet på estimering. I den grad budsjettet tillater det: Fortsatt bruk av eksterne konsulenter for å øke kapasitet og tilføre kompetanse Å lykkes i forhandlingene med internasjonale forlag Bibliotekene støtter nå fullt opp om strategien med å etablere konsortieavtaler som bringer oss nærmere Open Access. Samarbeidet er godt, men prosessen er krevende. 11

12 Gjennomførte tiltak: Etablert nytt forhandlingsråd med smalere mandat Etablert tettere samarbeid med BOTT-bibliotekene Etablert god dialog med andre land og institusjoner som har lykkes med slike avtaler Nye rutiner for forberedelse til forhandlinger. Enda mer faktabasert forberedelse enn tidligere år. Videre tiltak: Engasjere forskningsledere i forhandlingsprosessen der dette kan gi effekt Foreslått (via rapporten til OA-utvalget) etablering av en nasjonal styringsgruppe for Open Access. Balanse mellom ressurser og oppgaver Det er fortsatt et viktig mål å skaffe større økonomisk handlingsrom, samt å fortsette å trene ansatte til hele tiden aktivt å prioritere mellom oppgaver. Situasjonen er fortsatt at vi ikke har mulighet til å gjennomføre alle pålagte oppgaver uten tilleggsfinansiering. Etter daglig leders mening er behovet ikke bare midlertidig, så vi fortsetter arbeidet med å søke økt basisfinansiering. Det er en risiko for at Kunnskapsdepartementet tror at ressursproblemene vil løse seg med fusjon med FSAT, men dette er ikke korrekt. Det eneste vi da får er noe mer fleksibel bruk av utviklere, mens ressurssituasjonen for CRIStin-ansatte ikke endres. 12

13 REGNSKAP FOR CRIStin Per mai 2016 Med prosjekter Tekst Regnskap april Regnskap hiå Budsjett hiå Avvik Årsbudsjett Årsprognose Vedtatt budsjett Kommentarer til regnskapet Overført grunnbevilgning Overført bidragsprosjekter Helse Sør-Øst Sum overført fra i fjor Tildeling litt lavere enn hva vi la til grunn i budsjett. 25 Inntekt fra bevilgninger mill hovedbevilgning og 2 mill integrasjon Inntekt seminar/konferanse - avgiftspliktig Konferanser Andre driftsinntekter Folkehelseinstituttet Tilskudd Tilskudd til NB for arbeid med Norart Tilskudd fra andre EU-prosjekter Sum inntekter Sum inntekter med overføringer fra fjoråret Faste ansatte (lønn, overtid, feriepenger) Midl. ansatte (lønn, overtid, feriepenger) Timelønn og honorarer Arb.giveravgift og pensjonskostnad Frikjøp Offentlige refusjoner Andre personalkostnader Sum personalkostnader Investeringer og avskrivinger Kostnader vedr. lokaler Leie datasystemer Tjenester fra USIT ikke fakturert ennå i år Programvare/dataprogrammer (lisenser) Inventar/utstyr - driftskjøp Mobiltelefoner, telefonutstyr og annet mindre teknisk utsty Kjøp av tjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger Tjenester fra FSAT ikke fakturert ennå i år Kjøp av tjenester til organisasjonsutvikling, rekruttering mv Konsulenttjenester, selvstendig næringsdrivende Kjøp av administrative tjenester Tjenester fra USIT ikke fakturert ennå i år Kontorrekvisita Kurs og seminarer for egne ansatte Kurs og seminarer for eksterne deltakere Transport og reisekostnader Representasjon Medlemskontingenter Diverse kostnader Sum driftskostnader og investeringer Sum kostnader Sum totalt

14 Ressursbruk utviklere 1. tertial Oppgave Timer Årsverk CRIStin ,25 0,46 Open Access / NORA 169,50 0,11 Integrasjonstjenester/SPREK 1350,75 0,90 Sum utvikling 2204,50 1,47 Egenutvikling 11,25 0,01 Forvaltning 763,75 0,51 Administrasjon 606,75 0,40 Sum admin/forvaltning 1381,75 0,92 Total 3586,25 2,39 Antall timer levert ligger litt under normalen (som ville vært 3750 timer), noe som skyldes en svangerskapspermisjon. Kapasiteten øker fra juni. 14

15 Styresak Evaluering etter NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Innledning Vedlagt følger evalueringsrapport etter årets NVI-rapportering. Fagleder for CRIStin-sekretariatet deltar i møtet under denne saken for å svare på styrets spørsmål. Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten til orientering. 15

16 Notat Til: Daglig leder i CRIStin Kopi: Den det måtte angå Fra: CRIStin-sekretariatet ved fagleder Marit Henningsen Dato: Erfaringsrapport fra NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Formålet med å utarbeide en erfaringsrapport etter en NVI-rapportering er å gi en kort oppsummering av resultater fra rapporteringen, gjøre opp status for forvaltning og koordinering i rapporteringsperioden, herunder synligjøre hva som har endret seg fra tidligere år, og om det er punkter for forbedring til senere års rapporteringer. Det gir også mulighet til å vurdere tiltak for oppfølging både internt og eksternt for å bevare legitimiteten til systemet ved å fjerne uklarheter og å forbedre datakvaliteten i systemet. Det er et mål å sørge for at forvaltningen av NVI-rapporteringen skjer så effektivt som mulig og at forbedringer av arbeidsprosesser og systemet gjøres på en slik måte at både forskerne, institusjonene og CRIStin frigjør tid til andre oppgaver (forskning, videreutvikling av CRIStin mm). Dette har vi i stor grad fått til, mye takket være kompetente superbrukere ved institusjonene. Årets rapporteringsprosess har vært krevende for CRIStin-sekretariatet, men i år har vi likevel nådd målet om også å medvirke til spesifisering og testing av nyutvikling selv i den mest hektiske NVI-perioden. Endringer i Norsk vitenskapsindeks 2015 I år har universitets- og høyskolesektoren, helseforetakene og instituttsektoren for første gang identisk modell for poengberegning av de innrapporterte vitenskapelige publikasjonene (NVI). Den nye poengberegningsmodellen skal gi en bedre balanse mellom fagene og stimulere til mer samarbeid. Tidligere er det kun helseforetakene og instituttsektoren som har fått uttelling for samarbeid. Med den nye modellen får også de med tilknytning til universitets- og høyskolesektoren uttelling for internasjonalt samarbeid. Modellen ble vedtatt i oktober 2015 for universitets- og høyskolesektoren og helseforetakene, og formelt vedtatt først i slutten av januar 2016 for instituttsektoren. Resultater fra NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Tendensen fra tidligere år fortsetter. Det publiseres fortsatt mer, av stadig flere forskere, og i flere publiseringskanaler. I 2015 ble det publisert publikasjoner av forfattere i kanaler. Publikasjonsmønster og innbyrdes forhold mellom forskningssektorene har derimot holdt seg stabilt. (Figur 1 Publikasjoner og sektor, ) 16

17 Figur 1 Publikasjoner og sektor, Vi ser også en økning i samarbeid generelt - og internasjonalt samarbeid spesielt. Antall publikasjoner og publikasjonspoeng Resultater og grafiske presentasjoner av Norsk vitenskapsindeks finnes på nettsiden: For alle CRIStin-institusjoner er det registrert og godkjent følgende resultat i 2015: publikasjoner. o (2014: , 2013: og 2012: og 2011: ) publikasjonspoeng (ny modell for beregning, kan ikke direkte sammenlignes med tidligere år). o (2014: og 2013: og 2012: og 2011: ) Statistikken inkluderer institusjoner som ikke er en del av RBO. 17

18 Forvaltning og koordinering CRIStins generelle mål for rapporteringsperioden: CRIStin-systemet skal være i stabil drift, slik at forskere og administrativt personale har tilgang til å registrere og kontrollere/godkjenne publikasjoner når de selv ønsker. o Status: Systemet hadde fire kortvarige driftsmessige avbrudd i løpet av januar og februar. Driftsleverandøren iverksatte raskt tiltak som fikk systemet opp igjen. Brukerne skal oppleve å ha fått god hjelp fra CRIStin i prosessen. o Status: Tilbakemeldinger fra kurs og rapporteringsworkshop og en spørreundersøkelse blant kontaktpersonene etter rapportering viser at de aller fleste er fornøyd med respons og hjelp fra brukerstøtte og kursopplegg. Alle institusjoner leverer NVI-rapport i tide. o Status: Alle institusjoner som er med i RBO leverte rapport. CRIStin-sekretariatet sikret at manglende levering fra de som ikke er med i RBO ikke skapte problemer i prosessen. Tall som leveres fra CRIStin til neste ledd i kjeden skal være korrekte. o Status: Data i UH-sektoren ble beregnet separat både av CRIStin og NSD og det var 100 % match på institusjonsnivå og forfatternivå. Målsetninger spesielt for NVI-2015-rapporteringen Målsetning om god håndtering av den justerte modellen for poengberegning Endringene i publiseringsindikatoren har som ventet gitt stor pågang av spørsmål og ikke minst av henvendelser om simulering av nye poeng på tidligere års data fra de største institusjonene. Det har vært et mål at brukerne skal oppleve å ha fått både god informasjon om endringene og hjelp til å håndtere konsekvensene, og svar fra vår NVI-spørreundersøkelse tyder på at de aller fleste hadde fått med seg at publiseringsindikatoren var endret. Men innføringen av den justerte modellen har vært utfordrende, spesielt fordi beslutningen om modellen kom så sent på året, og heller ikke ble formelt vedtatt i alle sektorer før i januar Nøkkelpersoner har brukt mye tid på informasjonsarbeid og poengsimuleringer før rapporteringen, og på kvalitetssikring av ny poengutregning etter rapporteringen. Konsekvensen er forsinkelser i utlevering av data til institusjonene, gjennomføring av fusjoner, import av 2016-publikasjoner, spesifikasjonsarbeid i CRIStin 2.0 og implementering av Tableau. Ved senere behov for gjennomgripende endringer av NVI vil CRIStin vil anbefale at beslutninger fattes tidlig på året, helst med virkning fra påfølgende rapporteringsperiode. Det vil også være ønskelig at det nedsettes en arbeidsgruppe med de berørte instanser (f.eks.cristin og NSD) som kan vurdere konsekvenser og tiltak for å implementere endringen. Målsetning om godt fungerende rutiner for overlevering av NVI-data Det var fram til februar knyttet usikkerhet til spørsmålet om denne modellen skulle gjelde for alle sektorer, noe som medførte at CRIStin besluttet ikke å gjøre beregningene i systemet, men foreta disse utenfor. Det å gjøre endringer i systemet midt i en rapporteringsperiode innebærer for høy risiko for rapporteringen. Poengberegningene ble derfor gjort av CRIStin-sekretariatet utenfor systemet både underveis i rapporteringsperioden (foreløpige data), og etter rapportering for oversending til rapporteringsinstansene (Forskningsrådet og NIFU og NSD). 18

19 I etterkant av rapporteringen er endringene lagt inn i systemet, slik at senere datautleveringer blir korrekte og vi får kontinuitet i systemet. Nytt fra i år var at CRIStin sender over data fra UH-sektoren samlet til NSD istedenfor at hver enkelt UH-institusjon sender sine egne data. NSD foretok sine beregninger basert på grunnlag fra CRIStin som en ekstra kvalitetskontroll. Foran årets rapporteringsperiode hadde CRIStin og NSD utarbeidet en plan for å kvalitetssikre og teste overføring og beregninger på datagrunnlaget. Det viste seg imidlertid på rapporteringsdagen å gjenstå en del uavklarte spørsmål knyttet til presentasjon av publiseringsstatistikk og forfatterandeler på institusjoner med underenheter. Dette måtte finne en løsning etter rapporteringsdagen for at institusjonene kunne få samsvarende data også på enhetsnivå. Kvalitetssikring av dette ble klart ca. to uker etter den tidsplanen vi hadde lagt opp til. Bakgrunnen for de uavklarte spørsmålene var at publiseringsindikatoren i utgangspunktet utelukkende er definert på institusjonsnivå. Det er imidlertid behov for å splitte opp noen institusjoner og vise poeng også på underenheter i alle tre sektorer. Instituttsektoren har flere institusjonen der underenheter er knyttet til og skal synliggjøres i statistikken som del av ulike fagområder. Andre institusjoner har noen enheter som deltar i RBO og andre utenfor, og må også splittes opp. Beregninger av publiseringspoeng på lavere nivå enn institusjonsnivå og måten man velger å presentere statistikk over forfatterandeler er nå utført på lik måte innen alle tre sektorer av CRIStin og NSD. CRIStin og NSD vil følge opp de erfaringene vi høstet fra denne rapporteringsrunden for å sikre at neste års publisering av resultater kan skje raskest mulig etter rapporteringsfristen. Viktige endringer fra fjorårets rapporteringsperiode Spesialsøk for superbrukere sampublikasjoner: For å lette institusjonenes arbeid med å kontrollere alle samarbeidsposter før fristen for innmelding av tvister, har det kommet et eget søk i applikasjonen over poster der institusjonen samarbeider med andre. Superbrukere kan bruke denne til å identifisere publikasjoner som gjenstår å kontrollere for å avdekke mulige tvister. Ifølge spørreundersøkelsen om evaluering av NVI-perioden blant superbrukere viser at dette søket ble godt mottatt. Teknisk stabilitet: Gjennomført en endring som gjør at institusjoner som tidligere opplevde å bli kastet ut pga ustabilitet ikke har meldt om det samme i år. Ny løsning for personer uten norsk fødselsnummer: CRIStin har som resultat av nasjonalt pålegg gått fra opprettelse av fiktive fødselsnummere for utenlandske forfattere til bruk av andre ID er som f.eks. passnummer. Dette er foreløpig forbeholdt manuell registrering, ikke automatisk import av persondata fra institusjonene. Etablering av Tableau som verktøy for statistikk og analyse I 2015 ble Tableau tatt i bruk som verktøy for å publisere åpne data på CRIStins nettsider. I rapporteringsperioden er målet at CRIStin skal ta Tableu i bruk for intern bruk og at vi fra rett etter rapporteringsfristen også skal kunne gi utvalgte institusjoner tilgang til å hente egne data ved å kjøpe lisens til Tableau. Status: Dette arbeidet er noe forsinket bl.a. som følge av at innføringen av ny poengberegning har krevd ekstra innsats fra nøkkelpersoner. Men sekretariatet kunne løpende følge opp i rapporteringsperioden via Tableau-visninger i stedet for å hente ut spørringer fra databasen. Flere institusjoner bestiller lisenser til sine avanserte brukere, og CRIStin arbeider med mer innhold til Tableau-visninger knyttet til NVI-rapportering og andre formål. 19

20 Andre områder som har pekt seg ut i rapporteringsperioden Rapporteringsinstruks og oppstartseminar Årets rapporteringsinstruks hadde med en presisering om at utgivelser som har mottatt støtte fra UHRs Lærebokutvalg normalt ikke skal rapporteres, og at unntak fra denne hovedregelen må dokumenteres. CRIStin er kjent med at fire utgivelser er rapportert på bakgrunn av slike unntak i I forbindelse med avspark for årets rapporteringsperiode arrangerte CRIStin et oppstartseminar i samarbeid med Det nasjonale publiseringsutvalget. Hovedtema for seminaret var rapportering av bøker, og her ble det satt lys på problemstillinger fra instruksen rundt hva som kan og ikke kan inngå i NVI-rapportering av bokutgivelser. Målet var å gi en innføring og en tydeligere beskrivelse av og grenseoppgang mellom de ulike bok-kategoriene, og kriterier for hva som er lærebok/fagbok bør tydeliggjøres slik at det er klart både for forlag og forfattere og institusjonene som skal rapportere. Tilbakemeldinger fra deltakerne tyder på at årets oppstartseminar ble svært godt mottatt. Tvister Tvisteutvalget for NVI-rapportering behandlet 6 saker (av rapporterte publikasjoner i 2015). 3 av sakene omhandlet bøker med flere bokkapitler. I år var sekretæren i NPU invitert som observatør til møtet i Tvisteutvalget for å forbedre samhandling mellom NPU og Tvisteutvalget. Tvisteutvalget ønsker at det nasjonale publiseringsutvalget for medisinske fag skal vurdere om case reports og study protocols oppfyller kriterier for rapportering. Import av bibliografiske data: CRIStins leverandører av bibliografiske data er Norart, Scopus og Bibsys. Omfanget import varierer fra fag til fag, men totalt sett er det om lag 50% importert og 50% manuelt registrerte NVI-publikasjoner. Det er behov for bedre funksjonalitet i importgrensesnittet og vi ser potensial for å øke antallet importerte poster (ikke bare innen NVI-kategorier) og forbedre datakvaliteten. Med dagens ressurser ser vi at dette må gjøres som del av CRIStin 2.0. Overgang til nytt biblioteksystem i BIbsys har medført mangelfull bok-import i årets rapportering og det krever omskriving å få til forbedringer. Vi må på lengre sikt etablere bedre integrasjon mellom Alma/Oria og CRIStin-systemet. 20

21 Godkjente publiseringskanaler Flere superbrukere har ytret ønske om å få melde inn kanaler til vurdering til nivå 1 også i januar. Grunnet økt arbeidsmengde har imidlertid NSD sett seg nødt til å framskynde frist for innmelding av kanaler fra 31. desember til 30. november med virkning fra CRIStin anbefaler at forfattere bør kontrollere kanalregisteret når de sender inn publikasjoner til publisering for å minske trykket på slutten av året for innmelding av nye kanaler. Det er behov for ytterligere forbedret synkronisering mellom NSDs kanalregister og den kopien som ligger i CRIStin. Det er fortsatt et problem at oversending av data fra NSDs kanalregister skjer med såpass stor forsinkelse at brukerne opplever tilfeller der en kanal som står som godkjent i kanalregisteret og ikke gjør det i CRIStin. I tillegg er det en del endringer i kanalregisteret som ikke blir overført. Det er en målsetning at NSDs kanalregister skal være 1:1 med CRIStin. Vi har gjort gode framskritt i kartlegging og samkjøring av arbeidsprosesser og er i fortsatt god dialog, men er enda ikke helt i mål med dette. Problemstillinger knyttet til felles institusjonsregister med FSAT (KID-registeret) Samarbeid mellom FSAT og CRIStin om felles institusjonsregister skaper noen utfordringer og behov for manuell vask av stedtabellene og ekstra stikkprøver for å sikre at publikasjoner som er kandidater til rapportering tilknyttes riktig sted. Det er utfordrende at fusjoner utføres i KID før de er gjort i CRIStin, og det er vanskelig å få tid til å gjennomføre alle fusjoner i tide før CRIStinsystemet låses for endringer i rapporteringsperioden. Vi skal følge opp disse problemstillingene foran neste års rapportering. Samarbeid om kontrollarbeidet mellom institusjoner For å kvalitetssikre kontaktinformasjon og sikre at alle institusjoner leverer sin rapport, ba vi om bekreftelse på kontaktinformasjon for kontaktpersoner på alle institusjoner både på operativt nivå og ledernivå. En slik gjennomgang vil bli standard fremover. Ryddelister for bedre datakvalitet De interne (manuelle) kvalitetssikringsrutiner som er iverksatt i påvente av forbedringene som planlegges i CRIStin 2 fungerer etter hensikten. I løpet av rapporteringsperioden tar CRIStin ut oversikter og rapporter fra databasen som legger grunnlag for opprydding av data med sikte på å rette feil i datagrunnlaget i samråd med berørte institusjoner, forbedre datakvalitet o.a.., Bl.a. tar vi ut oversikt over dubletter online/trykt versjon, in-press-poster m.fl. Noen av disse rydder vi opp i CRIStin, andre legges ut på et eget område for ryddelister og melding sendes ut til superbrukerne om at ny liste er lagt ut. En nettside for superbrukere gir oversikt over hvilke ryddelister CRIStin sender til gjennomgang ved institusjonene gjorde superbrukerne i stand til å holde kontroll på hva som ville bli sendt ut, når og hva de måtte gjøre. Vedlegg 1: Brukerinstitusjoner i CRIStin 2015 Kvalitetssikret med hhv. NSD (UH) HOD (helseforetak) og Forskningsrådet (institutter) i forkant av rapporteringsfristen. 21

22 Brukerinstitusjoner i CRIStin 2015 Kvalitetssikret med eierne i forkant av rapporteringsfristen Institusjoner i helsesektoren Helse Nord: Helse Nord RHF (Underenheter: Helse Nord Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE)) Sykehusapoteket Nord HF Finnmarkssykehuset Universitetssykehuset Nord-Norge HF Nordlandssykehuset HF Helse Helgeland HF Valnesfjord Helsesportssenter Helse Midt: Helse Nord-Trøndelag HF Sykehusapotekene i Midt-Norge HF St Olavs Hospital HF Helse Møre og Romsdal HF Helse Sørøst: Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Telemark HF Sørlandet sykehus HF Akershus universitetssykehus HF Sunnaas Sykehus HF Sykehuset Østfold HF Sykehusapotekene i Sør-Øst RHF Diakonhjemmet Sykehus Sykehuset Innlandet HF Lovisenberg Diakonale Sykehus Martina Hansens Hospital Revmatismesykehuset AS Oslo universitetssykehus HF Vestre Viken HF Betanien Hospital LHL-klinikkene Underenhet: Glittreklinikken Frambu Senter for sjeldne funksjonshemninger Modum Bad Helse Vest: Helse Fonna HF Sjukehusapoteka Vest HF Helse Førde HF Haukeland Universitetssykehus Private ideelle i Helse Vest (Underenheter: Haraldsplass Diakonale Sykeh Revmatismesykehus, Jæren Distrikts psykiatriske Senter NKS, NKS Olavik Stavanger Universitetssjukehus 22

23 Utenfor RBO: Institusjoner i instituttsektoren Primærnæringsinstitutter: Kreftregisteret Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten RBUP Øst og Sør LHL Helse Underenheter: Feiringklinikken, Røros rehabilitering, Skibotn re Nofima AS Norsk senter for bygdeforskning Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning Norsk institutt for skog og landskap SINTEF Fiskeri og havbruk AS Veterinærinstituttet Samfunnsvitenskapelige institutter: Miljøinstitutter: Agderforskning International Research Institute of Stavanger (Samfunn) Møreforsking Nordlandsforskning Northern Research Institute Tromsø AS (Samfunn) Northern Research Institute Alta Telemarksforskning Trøndelag Forskning og Utvikling Vestlandsforsking Østfoldforskning AS Østlandsforskning AS Chr. Michelsens Institutt Forskningsstiftelsen Fafo Fridtjof Nansens institutt PRIO - Institutt for fredsforskning Institutt for samfunnsforskning NIFU - Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning Norsk Utenrikspolitisk Institutt NTNU Samfunnsforskning AS Samfunns- og næringslivsforskning AS SINTEF Teknologi og Samfunn Stiftelsen Frischsenteret for samfunnsøkonomisk forskning UNI Research (Samfunn) CICERO Nansen Senter for Miljø og Fjernmåling Norsk institutt for by- og regionforskning 23

24 Teknisk-industrielle institutter: Nøkkeltallsinstitutter (utenfor RBO): Kandidatinstitutter (utenfor RBO): Øvrige Cristininstitutter (rapporterer ikke til Forskningsrådet): Norsk institutt for kulturminneforskning Norsk institutt for luftforskning Norsk institutt for naturforskning Norsk institutt for vannforskning Transportøkonomisk institutt UNI Research (Miljø) Christian Michelsen Research Northern Research Institute Tromsø AS Teknologi Northern Research Institute Narvik AS International Research Institute of Stavanger (NT) Institutt for energiteknikk MARINTEK Norges Geotekniske Institutt NORSAR Norsk Regnesentral SINTEF Energi AS SINTEF Petroleumsforskning AS Stiftelsen SINTEF (uten teknologi og samfunn) Tel-Tek UNI Research (Teknisk-industriell) Forsvarets forskningsinstitutt Havforskningsinstituttet Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning Statens institutt for forbruksforskning Statens institutt for rusmiddelforskning Statens arbeidsmiljøinstitutt Uni Research Polytec AS Folkehelseinstituttet Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Kriminalomsorgens utdanningssenter KRUS NIOM - Nordisk Institutt for Odontologiske Materialer Sintef Raufoss Manufacturing AS Teknova AS Meteorologisk Institutt Institusjoner i UH-sektoren Universiteter: Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo UiT Norges arktiske universitet 24

25 Statlige vitenskapelige høgskoler: Statelige høgskoler: Private vitenskapelige høgskoler: Private høgskoler: Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Universitetet i Agder Universitetet i Nordland Universitetet i Stavanger Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Høgskolen i Molde Vitenskapelig høgskole i logistikk Norges Handelshøyskole Norges Idrettshøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Harstad Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Narvik Høgskolen i Nesna Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskulen i Sogn og Fjordane Høgskolen Stord/Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Telemark Høgskulen i Volda Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund Sámi allaskuvla/samisk høgskole Det teologiske Menighetsfakultet Handelshøyskolen BI Misjonshøgskolen Lovisenberg diakonale høgskole Høyskolen Diakonova Høgskolen Betanien Diakonhjemmet høgskole Haraldsplass diakonale høgskole Dronning Mauds Minne Høgskole for barnehagelærerutdanning NLA Høgskolen Ansgar Teologiske Høgskole Fjellhaug Internasjonale Høgskole Rudolf Steinerhøyskolen Høgskulen for landbruk og bygdeutvikling 25

26 Andre CRIStin institusjoner: Institusjoner som er tatt inn i CRIStin i 2015 Høyskolen Kristiania Høyskolen for Ledelse og Teologi Westerdals Høyskole Oslo School of Arts, Communication and Technol Norges Dansehøyskole Barratt Due musikkinstitutt Norges musikkhøgskole Universitetssenteret på Svalbard Politihøgskolen Fjellhaug Internasjonale Høgskole (Avdeling København) Kunsthøgskolen i Oslo Universitetsstudiene på Kjeller Bjørknes høyskole Forsvaret Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress Meteorologisk institutt 26

27 Styresak CRIStin 2.0 videreutvikling Innledning Følgende er levert hittil i år: Ny versjon av tjenesten NORA (Norwegian Open Research Archive), blant annet med ny søketjeneste som er den samme som nå skal implementeres i CRIStin 2.0 Ny versjon av prosjektkatalogen i CRIStin, klargjort for mottak av data om REK-godkjente prosjekter Et nytt sett av integrasjonstjenester (API Application Programmer s Interface) for å hente ut informasjon fra CRIStin (åpne tjenester) og legge inn informasjon i CRIStin (lukkede tjenester, kun for godkjente systemer) o Søke opp og hente ut informasjon om institusjoner o Søke opp og hente ut informasjon om personer o Søke opp og hente ut informasjon om prosjekter o Søke opp og hente ut informasjon om biobanker o Opprette eller oppdatere et REK-prosjekt o Opprette eller oppdatere en biobank Dokumentasjonssidene for APIet er det aller første som er levert i nytt design med nye ikoner og med såkalt responsivt design, dvs at visningssiden tilpasser seg bredden på skjermen. Bak denne tilsynelatende lille siden ligger det dermed mye utviklingsarbeid som vil gjenbrukes i de videre leveransene. APIet har fått god mottagelse og vi får flere henvendelser fra institusjoner som ønsker å bruke dette. CRIStin har startet samarbeid med Direktoratet for ehelse for å etablere gjenbruk av data i CRIStin på pasientportalen for kliniske studier på helsenorge.no. Aktuelle samarbeidspartnere for neste runde med integrasjoner er Norstor/TSD, Forskningsrådet, de regionale helseforetakene med søknads- og rapporteringssystemet esøknad/erapport og NSD med sin nye portal for personvernombudet. I esøknad/erapport brukes allerede data fra CRIStin delvis, men bruken kan utvides og forbedres. Det tar betydelig lengre tid enn planlagt å få på plass ny versjon av SPREK, slik at data også kan bli sendt til CRIStin. Delvis er systemet svært komplekst, og det har vært behov for mye feilretting, delvis kjenner ikke alle konsulentene fra leverandøren Acando systemet fra før, og delvis har det vært mye sykdom både hos Acando og SPREK. Planlagt aksepansetest er uke 25. Samarbeidet med Promis har så langt resultert i nye maler for spesifikasjon, og vi går nå videre med estimering og etablering av nye styringsverktøy. Invitasjon til brukerinstitusjonene til å oppnevne deltagere i nye ekspertgrupper gikk ut i mai, og forslag kommer inn i disse dager. Ekspertgruppene vil bli invitert til møter over sommeren. Det er avholdt første møte i den nye og utvidede styringsgruppen for CRIStin 2.0. Gruppen er godt sammensatt med ulike typer kompetanse, og vi opplevde allerede i første møte å få gode innspill til det videre arbeidet. Forslag til justert leveranseplan ble vedtatt fremlagt for styret. Denne inneholder kun en liten endring i forhold til den leveranseplanen styret vedtok i februar, ved at visningsside for kanaler er flyttet lenger ut i prosjektløpet (finnes ikke i CRIStin i dag, og er dermed ikke tidskritisk) og at en oppstartside etter innlogging i form av et såkalt «dashboard» er tatt inn i første leveranse. Styret inviteres til å godkjenne den justerte leveranseplanen. 27

28 Forslag til vedtak: Styret godkjenner den justerte leveranseplanen og tar ellers statusrapporten til orientering. Styresak Tableau Verktøy for visualisering av data i CRIStin Innledning Prosjektleder Tanja Høvin presenterer arbeidet med Tableau og resultatene så langt. Forslag til vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Styresak Konsortieavtaler Status for årets forhandlinger Innledning Det ble avholdt møte med CRIStins nye råd for konsortieforhandlinger. Mandatet er i år snevret inn til å ha fokus på årets konkrete forhandlinger, mens den strategiske dialogen tas med partene i den enkelte av de tre sektorene. Vi har i etterkant av møtet fått tilbakemelding om at institusjonene var fornøyd med møtet og at samarbeidet med institusjonene om forhandlingene nå er på rett spor. Følgende avtaler skal reforhandles i 2016: Taylor & Francis Wiley Cambridge Institute of Physics Oxford Journals American Chemical Society ProQuest CSA I tillegg er det innledet forhandlinger med Springer om en overgang til Open Access. Det er ønskelig fra CRIStins side å involvere bibliotekledere og/eller forskningsledere fra institusjonene i alle forhandlinger der overgang til Open Access er et tema. Dette støttes av medlemmene i forhandlingsrådet. CRIStin er i jevnlig kontakt med andre europeiske land og institusjoner som er i ferd med å inngå lignende avtaler. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. 28