DØLI VESTRE GRENDELAG. Styrets årsberetning for 2014

Transkript

1 DØLI VESTRE GRENDELAG Styrets årsberetning for 2014 Styret har bestått av følgende 5 styremedlemmer og vararepresentant: Anne-Marie Vidnes styreleder Terje Bihaug kasserer Sunna Ingvarsdottir styremedlem Thomas Hunke styremedlem Joachim Selvik styremedlem Ola Tangen varamedlem Tunkontakter har vært som følger: Tun 1 Lene Ulvevadet, 5 a Tun 2 Hop Tien Nguyen, 9 d Tun 3 Eistein Bruseth, 10 c Tun 4 Sunna Ingvarsdottir, 25 a Det er avholdt 10 styremøter i perioden. Nye tunkontakter var invitert til første styremøte. Styret har arbeidet med følgende saker i 2014: - Nye parkeringsbestemmelse - evaluering Styrets erfaringer med endret parkeringspraksis så langt er at denne har vist seg som en mer smidig og brukervennlig ordning enn tidligere retningslinjer. Det er registrert mindre behov for nye kort til gjesteparkeringer enn forventet. Det er hittil ikke kommet meldinger om overfylte felles parkeringsplasser. Styret har utarbeidet nye retningslinjer, basert på den praksis som ble innført fra høsten Til orientering er bestemmelsene rundt evt etablering av parkeringsplass ved egen eiendom revidert i retningslinjenes pkt. 4 som følger: Dersom beboere ønsker å anlegge parkeringsplass ved egen eiendom, forutsettes at det rettes en skriftlig henvendelse til styret sammen med målsatte tegninger over planlagte tiltak. Dette for å sikre at alle avklaringer mot adkomstveger og andre fellesarealer blir ivaretatt. Tiltak må ikke igangsettes før styret har gitt skriftlig tilbakemelding. De nye retningslinjene følger vedlagt og er også er lagt ut på grendelagets hjemmesider. Tidligere retningslinjer fra utgår. 1

2 - Utskifting av ødelagt veibom mot Renalstuvegen Generalforsamlingen vedtok avsetning av budsjettmidler til anskaffelse av erstatningsbom på budsjett Etter en undersøkelse blant aktuelle leverandører, ble ny svingbar bom i likhet med tidligere løsning - inklusive montering bestilt fra firma AS Gjerde og Sikringsservice i Gjerdrum. Bommen var på plass ultimo august Opprusting av ballspillplass Etter opprusting av ballspillplassen høsten 2012 ble det våren 2013 utarbeidet nye rutiner for videre stell og oppfølging av plassen. Gjennomgang av tomtegrenser i området viser at både Østre Allergot Sameie, Ullensaker kommune og Døli Vestre Grendelag er deleiere. Men da den vesentligste del av arealene har verdi som friområde for grendelaget, er det naturlig at grendelaget tar initiativ til pleie og oppfølging av plassen. Det har vært kontakt med beboere i Miltangen med eiendommer som grenser inn mot friområdet. Disse har bekreftet at de ønsker å delta i stell av området. Ut over dette ble det våren 2013 utarbeidet en plan for grendelagets tunkontakter når det gjelder deres medvirkning til regelmessig stell av ballspillplassen i sommerhalvåret. Ordningen ble videreført gjennom sommeren Utbedringsarbeider på interne veger På generalforsamling for 2012 ble det i budsjettsammenheng vedtatt en avsetning på kroner til vedlikehold av kjøreveger. I tillegg ble det i forbindelse med spørsmålet om anvendelse av overskudd vedtatt at tilsvarende ubrukte midler fra fjorårets budsjett skulle overføres til ytterligere styrking av denne posten. Det vil si at det for 2013 har vært kroner i disponible midler til vedlikehold av veger. Til tross for gjentatte purringer gjennom sommer og høst 2013, lyktes dessverre ikke styret med å få entreprenøren til å gjennomføre utbedringene. Våren 2014 ble forespørselen derfor rettet til en annen aktør i markedet, og i august 2014 ble asfaltutbedringene foretatt av firma Valby Maskin fra Jessheim. - Privat skilting Med utgangspunkt i drøftelser på generalforsamlingen i 2014 om problemer rundt bilkjøring inne på området vurderte styret muligheter for evt oppsetting av private fartsskilt for å forsøke å redusere hastigheten ved bilkjøring på interne veger. Da det var klarlagt at det ikke var noe i veien for å kunne sette opp slike skilt, besluttet styret å anskaffe skilt med 20 km fartsgrense og montere disse på eksisterende stolper ved innkjøringene til de fire tunene. Samtidig ble nytt henvisningsskilt til ballspillplassen satt opp. Skiltingen var på plass i august Styret har registrert at frekvensen på inn- og utkjøringer via tun 1 er relativt høy. Det henstilles derfor til at alle beboere om å benytte inn-/utkjøring via nærmeste tun. - Høstdugnad Dugnaden ble gjennomført 11. og 12. oktober. To containere ble bestilt, som tidligere år. 2

3 Under dugnaden ble spørsmålet om fremtidig sommervedlikehold på tunene tatt opp, da det etter hvert viser seg at det er flere beboere som av ulike årsaker ikke lenger ser seg i stand til å påta seg slike arbeider og at ekstra turnus ikke kan pålegges øvrige beboere. Styret har derfor vurdert alternative løsninger. Egen sak om dette legges frem på generalforsamlingen våren Eierforhold garasjer Styret har fortsatt utredningene når det gjelder spørsmålet om eierforhold til garasjene. Selve garasjebyggene er beliggende på gnr. 132/bnr. 140 og inngår i styrets ansvarsområde. Det er ikke funnet dokumentasjon på at det er inngått noen form for disposisjonsavtale mellom grendelaget og den enkelte beboer når det gjelder garasje. Av ukjente årsaker har det heller ikke vært noen felles polise på byggene på mange år. Styret inngikk derfor ved årsskiftet 2013/2014 forsikringsavtale med Gjensidige som omfatter alle garasjebyggene på grendelagets felleseiendom. Bil og annet utstyr som oppbevares i den enkelte garasje, er imidlertid beboers eget ansvar i henhold til bestemmelser i den forsikringsavtale beboer selv har tegnet på dette. Evt seksjonering av garasjene ville ikke endre på behovet for en samlet forsikring av bygningene. Advokatfirma Codex AS v/advokat Flemming Chr Hessje har laget en utredning og foreslått tre ulike løsningsalternativ for formalisering av eierskap til garasjene. ALTERNATIV 1 går i korthet ut på at det inntas en bestemmelse i vedtektene om at hver enkelt eiendom har en eksklusiv bruksrett til en nærmere angitt plass. Hver garasje får et nummer, som knyttes opp mot bruksretten inntegnet på tegninger over garasjeanleggene. Løsningsalternativet vil ikke påføre verken grendelaget eller eiere noen form for kostnader ut over advokatens honorar for utredningen. ALTERNATIV 2 ville bety at grendelaget inngår en særskilt avtale med hver enkelt eier om disponering av garasjeplass. Dette forutsetter at grendelaget for det første må inngå 74 separate avtaler og for det andre at det vil kreve oppbevaring av avtalene for fremtiden med potensiell risiko for feilplassering/tap med derav følgende problemer når det gjelder bevismessige spørsmål. En eksklusiv avtalerett vil kunne tinglyses, men dette medfører kostnader da en eksklusiv bruksrett til en bestemt del av en eiendom gjeldende for mer enn 10 år forutsetter at arealene er gjenstand for oppmålingsforretninger og at arealene må tildeles et eget matrikkelnummer. ALTERNATIV 3 ville være at de enkelte garasjeanleggene fradeles som nye grunneiendommer, noe som er et søknadspliktig tiltak etter plan- og bygningsloven. I første fase er det grendelaget som vil være eier av de nyopprettede eiendommene. I neste fase må disse videreselges til den enkelte eier. Dette alternativet ville bety betaling av gebyr for selve behandlingen av delingssaken og deretter gebyr for oppmålingsforretningen. Ved de to siste alternativene må det ifølge advokaten påregnes en utgift på ca kroner pr. søknad. Styret regner således med at Alt 2 og Alt 3 ikke vil være aktuelle løsninger å gå videre med og har bekreftet overfor advokaten at det er 3

4 ønskelig å gjennomføre prosessen som beskrevet under ALTERNATIV 1, en løsning som også er anbefalt grendelaget fra advokatfirmaets side. Som beskrevet, vil dette bety endringer i vedtektene. Advokaten arbeider nå med disse, og styret tar sikte på å avholde en ekstraordinær generalforsamling høsten 2015 for å behandle forslag til vedtektsendringer. Ifølge grendelagets vedtekter forutsetter slike endringer at minst 2/3 av de stemmeberettigede er til stede på generalforsamlingen og at minst 67% av stemmene er for endringene. Dette betyr at minst 50 stemmer må kunne avgis. De som ikke kan møte, har evt mulighet for å gi fullmakt til å avgi stemme på sine vegne til en annen stemmeberettiget som skal være tilstede på generalforsamlingen. Hver person kan imidlertid ikke medbringe mer enn én fullmakt. Innkallinger til ekstraordinær generalforsamling følger samme rutiner som ved ordinære generalforsamlinger. - Levering av TV/Internett signaler Gjennom året har det foregått en del omlegginger av disse leveransene, som følge av at GET kjøpte opp Romm AS og at samarbeidsavtalen mellom Romm og Jessheim Kabel TV opphørte pr Jessheim Kabel TV, som nå har endret navn til Jessheimnett AS, har inngått samarbeid med Canal Digital, som fra samme dato har levert alle signaler til Dølihagan. I tillegg til omleggingen rundt tidligere Jessheim Kabel TV har styret mottatt tilbud om fibernett både fra Viken Fiber (Altibox) og GET/Romm. GET ble høsten 2014 kjøpt opp av det danske selskapet TDC, som viderefører planene om tilrettelegging av fibernett på flere steder i Jessheim-området. Pr. i dag arbeides det med kabelfremføring langs kommunale veier i Brinken-området. Både Brinken Sameie og Døli Vestre Grendelag har mottatt tilbud om å knytte seg til GETs fibernett. Det vil bli lagt frem egen sak på generalforsamlingen i sakens anledning. - Evt omlegging av tak prisantydning Styret ble på forrige generalforsamling anmodet om å innhente prisberegninger på slike arbeider. Firma US Byggservice på Sand har utarbeidet et overslag basert på tidligere vedtatte retningslinjer for materialvalg og standard på Dølihagan. Prisberegningene tar utgangspunkt i materiell og arbeider for 100 m2 tak og omfatter riving av eksisterende tak, nytt undertak og lekter, vindskier, takstein, pipebeslag og takrenner, stigetrinn og alt nødvendig materiell. Pris pr 100 m2 tak er anslått til ca. kr ,- inklusive merverdiavgift, d.v.s. vel kroner pr. m2. Stillaser er ikke inkludert i prisberegningene, da disse er avhengig av oppdragets omfang og tid. Det samme gjelder bortkjøring av avfall. Bergthor S Antonsson i US Byggservice tok en rask runde på området for å få et foreløpig inntrykk av takenes befatning. Han ga uttrykk for at takene syntes å være i relativt god stand fortsatt, men at han evt kunne påta seg å lage en tilstandsrapport. Han antydet en timepris på kr. 575,- inkl mva for dette og et tidsforbruk på ca 3 t pr. tak. Et tiltak for evt å friske opp utseendet kan være vask og rengjøring av takene 4

5 med sopp-/algemiddel samt impregnering. Dette kan evt utføres for ca kr inkl. mva pr. 100 m2 tak. Styret presiserer at ovennevnte er prisoverslag av orienterende art og ikke anbud. - Utbygging på gnr. 132/bnr. 135 nordøst for Renalstuveien Styret har mottatt nabovarsel for utbygging av et leilighetshus med totalt 24 leiligheter fordelt på tre etasjer. Bygget ligger mellom friområdet og eksisterende bygg ved utkjøringen til rv 454. Planlagte nybygg har tilbaketrukket 3. etasje mot Renalstuveien. Det er tilrettelagt for parkering under bakken. Byggestart er under planlegging. Skisse vedlegges rapporten. - Beisfarger på hus og garasjer Da det har vært en del spørsmål rundt fargevalg på hus og garasjer, minner styret om at følgende er gjeldende farger på Dølihagan: Hovedfarge panel hus Dekkbord, gerikter Vindski, takstoler TUNGRØNN NR. 684 KASTANJE Nr. 682 SETERBRUN Nr. 675 Hovedfarge panel garasje Beistype: TREBITT Oljebeis A/S Jotungruppen Beis kjøpes i firma Montér på Industrifeltet, Jessheim For øvrig vil styret minne om at dersom hovedinngangsdør skal skiftes, er det en forutsetning at farge på ny dør samsvarer med en av husets farger, evt teakfarget i likhet med originaldørene. Videre er det ved evt oppussing/utskifting av vinduer og dører en forutsetning at farge på omramming, dekkbord og gerikter opprettholdes/tilbakestilles i orginalfargen. Evt ny terrassedør skal ha farge nr

6 Bilag 1 RETNINGNSLINJER FOR PARKERING OG BRUK AV GJESTEPARKERINGSPLASSER I DØLIHAGAN Revisjon - Gjeldende fra 1. januar Hver husstand skal ha ett beboerkort spesifisert på den aktuelle leiligheten. I tillegg utleveres 20 parkeringsbevis beregnet på gjesteparkering. Besøkende fyller ut besøksadresse, dato og klokkeslett. Besøkskort er gyldig i inntil 3 døgn. Nye gjesteparkeringsbevis fås ved henvendelse til ett av styrets medlemmer. Kortene legges godt synlig i bilens frontrute. Tap av parkeringskort meldes til styret. 2. Parkeringskortene gjelder kun på oppmerkede plasser. Parkering ved eller langs tun er ikke tillatt. 3. Parkering av hengere, campingvogner el.l. er ikke tillatt på gjesteparkeringsplasser. 4. Dersom beboere ønsker å anlegge parkeringsplass ved egen eiendom, forutsettes at det rettes en skriftlig henvendelse til styret sammen med målsatte tegninger over planlagte tiltak. Dette for å sikre at alle avklaringer mot adkomstveger og andre fellesarealer blir ivaretatt. Tiltak må ikke igangsettes før styret har gitt skriftlig tilbakemelding. 5. Håndverkere med tydelig profilerte firmabiler (rørlegger, elektriker m.v. kan i kortere perioder ved behov parkere nær boligen. Dette må imidlertid skje under oppsyn. Gyldig besøkskort må være plassert i bilens frontrute. Parkeringen må ikke være til hinder for øvrig ferdsel. Hovedregelen er at gjesteparkeringsplasser skal benyttes. 6. Firma Europark er gitt oppdraget med å kontrollere at ovenfor nevnte retningslinjer blir overholdt. 7. Ved overdragelse av leiligheter er det en forutsetning at boligens parkeringskort leveres videre til ny eier. 8. Grendelagets gjesteparkeringsplass ved busslomme mot Gml Trondheimsveg kan fritt benyttes av beboere og gjester uten særskilt parkeringstillatelse. 9. Avskiltede/ikke kjørbare kjøretøy på grendelagets parkeringsplasser vil bli fjernet for eiers risiko og regning. 6

7 UTBYGGINGSPLANER NORDØST FOR RENALSTUVEIEN Bilag 2 7