MØTEINNKALLING SAKLISTE 28/08 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPETS MØTE /08 REHABILITERING SKOLEBYGG OG SVØMMEHALL I GRATANGEN KOMMUNE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen Rådhus Møtedato: Tid: Kl Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 28/08 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPETS MØTE /08 ØKONOMIMELDING 2/ /08 REHABILITERING SKOLEBYGG OG SVØMMEHALL I GRATANGEN KOMMUNE 31/08 SAMARBEID OM UTARBEIDING AV NYE AREALPLANER 32/08 SAMISK UTVIKLINGSFOND - SØKNAD OM GRATANGEN KOMMUNE SOM DEL AV VIRKEOMRÅDET 33/08 BEMYNDIGELSE AV SKATTEOPPKREVEREN SOM SÆRNAMSMANN 34/08 OVERTAKELSE AV LABERGDALVEIEN 35/08 LAVTERSKEL BARNEVERN GRUNNSKOLEN 36/08 PROSJEKT "FOLKEHELSEARBEIDET I TROMS - VIDEREFØRING AV PARTNERSKAP" 37/08 TILBUD PÅ OVERFØRING AV KOMMUNESTYREMØTER PÅ WEB-TV TILLEGGSSAKER: 38/08 SØKNAD OM FRADELING AV EN BEBYGD PARSELL PÅ 1 DAA ANNET AREAL FRA EIENDOMMEN GNR 60 BNR 15 I GRATANGEN 39/08 GODKJENNING AV SELSKAPSAVTALE INTERKOMMUNALT ARKIV - I FORBINDELSE MED KVÆFJORD KOMMUNE

2 Sak 28/08 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPETS MØTE Saksbehandler: Ragnhild Mellem Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/1346 Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/08 Formannskap Innstilling: Referatsakene tas til orientering Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Melding om vedtak Salangen kommunestyre, vedr. Lavterskelbarnevern i grunnskolen - Melding om vedtak Salangen kommunestre vedr. Folkehelseprosjektet i Troms videreføring av partnerskap - Skattt i Nord, dat vedr. Den kommunale arbeidsgiverkontrollen - Barneombudet, dat Stemmerett for 16-åringer Gratangen kommune, Katrine Lereggen rådmann Ragnhild Mellem kontormedarbeider Side 2 av 33

3 Sak 29/08 ØKONOMIMELDING 2/2008 Saksbehandler: Katrine Lereggen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 08/1339 Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/08 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: Økonomimelding 1/08 tas til etterretning. Den økte kostnadsveksten i K4 felles barneverntjeneste på ,- og felles IKT på ,-, til sammen ,- inndekkes ved å belaste disposisjonsfondet. Saksopplysninger: Økonomimelding 1/08 legges med dette fram for politisk behandling. Enhetene har gått gjennom økonomirapporten pr 31. august 2008 og vurdert regnskapet så langt i året. Samlet sett ser det ut til at de fleste enheter holder seg innen de tildelte rammene, med unntak av PU-tjenesten. Oversikten viser et regnskapsmessig netto merforbruk på ,- til og med andre tertial. Imidlertid har vi utfordringer i å kunne fastslå med rimelig sikkerhet de konkrete størrelsene, på grunn av at regnskapsføringen ligger på etterskudd, spesielt med hensyn til inntekter. Når en korrigerer for at skatt, rammetilskudd og refusjon sykepenger ikke er ajourført i regnskapet pr , ser det ut til at driften går i balanse isolert sett, og da har vi medtatt kostnader på ca ,- knyttet til de lokale forhandlinger som først blir gjennomført i oktober og belastes regnskapet i november/desember Rammen for kap. 4 er , og kap. 3 og 5 ca ,- med tillegg av sosiale kostnader som arbeidsgiveravgift og pensjon. I tillegg har vi en inntektssvikt i budsjettet som en følge av at ekstraordinær bevilgning over statsbudsjettet til kommuner med sterk folketallsnedgang ble ,- lavere enn budsjettert. Når vi korrigerer for ikke-førte inntekter ser det pr. august ut til at budsjettet vil gå i balanse, bortsett fra K4-tjenestene barnevern og IKT. Det er også heftet betydelig usikkerhet til de totale pensjonskostnadene for Fra KLP er det kommet regning på reguleringspremie på over 3,7 mill kroner, og denne regningen forfaller til betaling i oktober. Det er budsjettert med 18 % i pensjonskostnader, og normalt burde dette holde. Men, vi har fått en betydelig reguleringspremie i 2008 som følge av svært godt lønnsoppgjør i offentlig sektor, samt den store reguleringen av Folketrygdens grunnbeløp. Det er ikke mulig å fastslå endelig pensjonsresultat for 2008 før aktuarberegningen foreligger i januar Kommunestyret har avsatt i overkant av en million av tidligere overskudd til økte pensjonskostnader. For enheten Pu-tjenesten er driftsutgiftene over budsjett, men inntektene/refusjonene vil også øke som følge av økt drift. I forbindelse med ØM 1/08 økte vi inntektene noe, og benyttet disse til inndekning av redusert aksjeutbytte. Det foreslås derfor ingen ytterligere budsjettjusteringer her. Side 3 av 33

4 Sak 29/08 Det er også knyttet store økonomiske utfordringer til K4 tjenestene. Det ser ut til at driften av fellestjenestene Barnevern og IKT overstiger budsjettert beløp med betydelige summer, grovt anslått innen barneverntjenesten kr ,- i økning, og IKT grovt anslått til ca ,- i økning. Det betyr at så langt vi ser pr. i dag vil disse to tjenestene bidra til et driftsmessig overforbruk på ca ,-. Ut fra de kjente størrelsene som foreligger pr. august 2008 kan det se ut til at inntektssvikten som følge av redusert inntekt knyttet til redusert innbyggertall på ,- kan dekkes inn innenfor driftsbudsjettet. Rådmannen ser ikke at det innenfor budsjettet slik det foreligger pr. august er mulig å dekke kostnadsveksten i barneverntjenesten og IKT ca ,- til sammen, uten at driftsnivået på andre områder reduseres. I og med at budsjettet for 2008 samt budsjettreguleringen i forbindelse med økonomimelding 2/08 ikke har lagt opp til avsatte midler til fond/uforutsatte utgifter (dvs. alle inntekter er bundet opp i løpende drift), må kommunen da finne annen inndekning enten ved å redusere nivå på andre tjenester eller ved å bruke av kommunens fondsmidler. I og med at det kun er etpar måneder igjen av budsjettåret blir det vanskelig å korrigere driften så mye på andre tjenesteområder. Det foreslås derfor at stipulert merforbruk i 2008 inndekkes ved bruk av disposisjonsfond. Som vedlegg til saken følger: - Økonomimelding 2/08 - Forslag budsjett 2008 Astafjord barneverntjeneste - Forslag budsjett 2008 Astafjord IKT Gratangen kommune, Katrine Lereggen Rådmann Karl Fredrik Normann Enhetsleder/rådgiver Side 4 av 33

5 Sak 30/08 REHABILITERING SKOLEBYGG OG SVØMMEHALL I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Katrine Lereggen Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 08/1212 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/08 Formannskap /08 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: 1. På bakgrunn av vedtak i Gratangen kommunestyre i sak 21/08 vedtar kommunestyret en gjennomføring av rehabilitering av Nord-Gratangen skole, Gratangsboten skole, svømmehall og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med skole og SFO på Nord-gratangen skole i følgende faser: Fase 1 - Bygningsmessig tilstandsrapport og pedagogisk kartlegging Fase 2 - Skisseprosjekt Fase 3 - Forprosjekt Fase 4 - Prosjektering Fase 5 - Utførelse Fase 6 - Overlevering 2. Kommunestyret vedtar fremlagt forslag til gjennomføring av Fase 1 innenfor de angitte tids- og kostnadsrammer som ligger i saken. 3. Rådmannen bemyndiges til å engasjere nødvendig ekstern bistand. 4. Rådmann fremmer sak til kommunestyret med alternative løsninger til rehabilitering av byggene før start på gjennomføring av Fase Kommunestyret vedtar at organiseringen i forbindelse med prosjektet - Utredning av framtidig skolestruktur i Gratangen kommune - videreføres i forbindelse med gjennomføringen av rehabilitering av skolebygg, svømmehall og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med Nord-Gratangen skole. 6. Kommunestyret vedtar å gjennomføre Fase 1 med en kostnadsramme på kr ,00 Kostnadene dekkes innenfor tildelte kostnadsramme på millioner. Kommunestyret vedtar i denne forbindelse følgende budsjettendring for 2008: Konto Ansvar Budsjett før endring Endring Budsjett etter endring , , ,- Endringen, kr ,- finansieres ved låneopptak. Endringen får følgende konsekvenser for økonomiplanen , og innarbeides i denne: Saldo ØK-plan , , , ,- Side 5 av 33

6 Sak 30/08 investeringer Endring , , , ,- Ny saldo ØKplan , , , ,- Saksopplysninger: 1. Innledning 1.1 Vedtak i saken Kommunestyret har tidligere fattet vedtak vedrørende framtidig skolestruktur i Gratangen kommune. Vedtak i møte den , saksnr: 0032/06 - Evaluering skolestruktur Gratangen kommune, og i møte den , saksnr: 0044/07 - Evaluering skolestruktur i Gratangen kommune - Fase 2 Pedagogisk plattform. I kommunestyrets møte den , saksnr: 0021/08 - Evaluering skolestruktur i Gratangen kommune - Fase 3 - Mulighetsanalyse og forstudie - merknadsbehandling, ble følgende vedtak fattet: 1. Mottatte høringsuttalelser i forbindelse med arbeidsrapport fase 3 - Mulighetsanalyse og forstudie i utredning om framtidig skolestruktur i Gratangen tas til orientering. 2. Kommunestyret vedtar å videreføre dagens skolestruktur. 3. Rådmannen bes fremlegge en sak vedrørende utredning av ulike alternative løsninger for rehabiliteringen av begge skolene, innenfor en total kostnadsramme på kr millioner. 4. Myrlandshaugen barnehage samlokaliseres med skole og SFO på Nord-Gratangen skole 2. Status Med bakgrunn i vedtaket i kommunestyret den 8. mai 2008 er framtidig skolestruktur i Gratangen kommune vedtatt. Vedtaket omfatter en videreføring av dagens skolestruktur og Rådmannen gis i oppdrag å fremlegge en sak vedrørende utredning av ulike alternative løsninger for rehabilitering av begge skoler innenfor en total kostnadsramme på kr millioner. Det er videre vedtatt at Myrlandshaugen barnehage samlokaliseres med skole og SFO på Nord - Gratangen skole. I forbindelse med utarbeidelsen av Arbeidsrapport Fase 3 - Utredning av framtidig skolestruktur i Gratangen kommune, gjennomførte Norconsult AS en bygningsmessig/teknisk gjennomgang av skolene i Gratangen. I vedlegg 9 til Arbeidsrapport Fase 3 viser kalkylen et vedlikeholdsbehov i størrelsesorden kr 79,2 millioner fordelt med kr 28,8 millioner for Gratangsboten skole og kr 50,4 millioner for Nord- Gratangen skole. Det er lagt til grunn en prosjektkostnad i størrelsesorden kr ,00 pr m². Når det gjelder svømmehall i Nord-Gratangen er det ikke gjennomført noen kostnadskalkyle, men angitt en prosjektkostnad i størrelsesorden kr , ,00 pr m². 3. Videre arbeid I kommunestyrets vedtak av 8. mai er den totale kostnadsrammen for oppgradering av begge skolene satt til millioner kroner. Dette beløpet utgjør under halvparten av kostnadsbehovet som er avdekket i vedlegg 9 til Arbeidsrapport Fase 3, Utredning av framtidig skolestruktur i Gratangen kommune. Da de økonomiske midler som er stilt til disposisjon ikke dekker det totale behovet for oppgradering av skolebyggene vil det være behov for en full teknisk gjennomgang av bygningsmassen. Den tekniske gjennomgangen må prissette fagområdene slik som konstruksjoner, miljø, brann, VVS, ventilasjon, elektriske anlegg osv, samt prioritere vedlikeholdsbehovet i forhold til teknisk tilstand. Det vil også være naturlig at det samtidig gjennomføres en pedagogisk gjennomgang med tilhørende prioriteringer. En teknisk gjennomgang skal også omfatte svømmehallen. Side 6 av 33

7 Sak 30/08 Når teknisk og pedagogisk gjennomgang er gjennomført fremmes de forskjellige alternativer innenfor den økonomiske rammen for vedtak i kommunestyret før gjennomføring starter. 4. Forslag til gjennomføring og framdrift 4.1 Forslag til gjennomføring En oppgradering av skolebyggene og svømmehallen i Gratangen kommune kan deles inn i faser som følger: Fase 1: Teknisk og pedagogisk gjennomgang og evaluering av bygningsmassen med prising og forslag til prioritering. Kommunestyret vedtar oppgradering på bakgrunn av utarbeidede, alternative forslag. Fase 2: Det gjennomføres et skisseprosjekt på bakgrunn av vedtak i Fase 1. Skisseprosjektet legges frem for kommunestyret for vedtak. Fase 3: Forprosjekt (definering og etablering). Forprosjektet legges frem for kommunestyret for vedtak. Fase 4: Prosjektering Fase 5: Utførelse (anbud og bygging) Fase 5: Overlevering 4.2 Beskrivelse av fasene En rehabilitering og oppgradering av skolebyggene vil måtte gjennomføres i flere trinn eller faser. Dette fordi det er begrensede økonomiske ressurser til oppgraderingen, og en må av den grunn prioritere hvor ressursene skal settes inn for å få hele eller relevante deler av byggene opp på en akseptabel teknisk og pedagogisk standard Fase 1 - Bygningsmessig tilstandsrapport På bakgrunn av vedtak i kommunestyret er skolestrukturen vedtatt og den økonomiske rammen gitt. Da den økonomiske rammen ikke er dekkende for oppgraderingsbehovet på byggene er det nødvendig å skaffe til veie en fullstendig teknisk og pedagogisk status på byggene fordelt på de respektive fagområdene som bygning/konstruksjoner, miljø, brann, VVS, ventilasjon, elektriske anlegg osv. Med andre ord vil Fase 1 gi nødvendige grunnlagsdata for vurdering av alternative løsninger. I denne fasen er det også naturlig at den pedagogiske tilpassningen som eventuelt må gjennomføres prissettes og prioriteres. På bakgrunn av de grunnlagsdata som fremkommer i Fase 1 utarbeides alternative løsningsforslag som legges frem for vedtak i kommunestyret Fase 2 - Skisseprosjekt Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i Fase 1 utarbeides et skisseprosjekt som er avgrenset til vedtak fattet i Fase 1. Dette for å få den beste løsningen innenfor de begrensninger som er gitt. Skisseprosjektet legges frem for vedtak i kommunestyret Fase 3 - Forprosjekt Forprosjektet tar utgangspunkt i løsningene som er valgt i skisseprosjektet, og forestår videre planlegging. Denne fasen omfatter: definering og detaljplanlegging konkurranseutsetting (utlysing, anbudsinnhenting, valg) Utarbeidelse av forprosjekt med behandling i organisasjonen Utredning av entrepriseform Kvalitetssikring av kostnader Behandling av forprosjekt i organisasjonen og kommunestyret Side 7 av 33

8 Sak 30/ Fase 4 - Prosjektering Denne fasen inneholder i hovedsak alle nødvendige aktiviteter relatert til detaljprosjektering av tiltakene forut for utførelse Fase 5 - Utførelse (Anbud og bygging) Denne fasen inneholder i hovedsak aktiviteter relatert til: Fysisk detaljplanlegging Anbud og kontrahering Fysisk oppfølging og gjennomføring av tiltak Fase 6 - Overlevering Fasen inneholder i hovedsak aktiviteter knyttet til overtakelse, igangsetting og garantioppfølging. 5 Framdrift Før tilstandsvurderingen i Fase 1 er gjennomført og nødvendige beslutninger og valg er foretatt, er det ikke mulig med rimelig nøyaktighet å konkretisere en realistisk framdriftsplan. I forbindelse med gjenomføringen av Fase 1 vil en ha bedre kunnskap til å utarbeide en reell framdriftsplan. En detaljert framdriftsplan vil derfor bli utarbeidet i forbindelse med sak til behandling i kommunestyret i Fase 1. Norconsult AS har på bakgrunn av erfaringer fra lignende oppdrag estimert et samlet nødvendig tidsramme på 900 timer for gjennomføring av Fase 1. Følgende aktiviterer er da inkludert: Teknisk tilstandsvurdering som omfatter bygg, miljøkartlegging, el-anlegg, VVS, energirådgivning/bygningsfysikk, brannteknikk Pedagogisk kartlegging og evaluering av relevant og nødvendige arealer per skole, inklusive tidlig vurdering av de mest relevante lære-/romløsninger. Prosjektledelse, prosjektmøter/annen møtevirksomhet, rapportering, arbeidsrapport etc. I dette tidsestimatet er det forutsatt at nødvendig underlagsmateriale i form av dokumentasjon, tegninger og beregninger foreligger. I motsatt fall vil det være aktuelt med fysisk oppmåling og uttegning av relevante tegninger. 6. Kostnader I vedtak gjordt i kommunestyret den 8. mai 2008 er den økonomiske rammen for oppgradering av skolebygg og svømmehall vedtatt til kr millioner. Kostnader knyttet til gjennomføring av Fase 1 er av Norconsult AS kalkulert til kr ,00 eks MVA. Reise- og oppholdskostnader kommer i tillegg. Kostnader til gjennomføring av de øvrige faser legges fram i sak etter at relevante beslutninger er fattet av kommunestyret i Fase Rådmannens tilrådning Med bakgrunn i saksdokkument med forslag om gjennomføring av rehabilitering av to skolebygg og svømmehall i Gratangen kommeune, tilrår Rådmannen at formannskapet fremmer saken ovenfor Gratangen kommunestyre med slik innstilling: 1. På bakgrunn av vedtak i Gratangen kommunestyre i sak 21/08 vedtar kommunestyret en gjennomføring av rehabilitering av Nord-Gratangen skole, Gratangsboten skole, svømmehall og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med skole og SFO på Nord-gratangen skole i følgende faser: Fase 1 - Bygningsmessig tilstandsrapport og pedagogisk kartlegging Side 8 av 33

9 Sak 30/08 Fase 2 - Skisseprosjekt Fase 3 - Forprosjekt Fase 4 - Prosjektering Fase 5 - Utførelse Fase 6 - Overlevering 2. Kommunestyret vedtar fremlagt forslag til gjennomføring av Fase 1 innenfor de angitte kostnadsrammer som ligger i saken. 3. Rådmannen bemyndiges til å engasjere nødvendig ekstern bistand. 4. Rådmann fremmer sak til kommunestyret med alternative løsninger til rehabilitering av byggene før start på gjennomføring av Fase Kommunestyret vedtar at organiseringen i forbindelse med prosjektet - Utredning av framtidig skolestruktur i Gratangen kommune - videreføres i forbindelse med gjennomføringen av rehabilitering av skolebygg, svømmehall og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med Nord-Gratangen skole. 6. Kommunestyret vedtar å gjennomføre Fase 1 med en kostnadsramme på kr ,00 Kostnadene dekkes innenfor tildelte kostnadsramme på millioner. Kommunestyret vedtar i denne forbindelse følgende budsjettendring for 2008: Konto Ansvar Budsjett før endring Endring Budsjett etter endring , , ,- Endringen, kr ,- finansieres ved låneopptak. Endringen får følgende konsekvenser for økonomiplanen , og innarbeides i denne: Saldo ØK-plan , , , ,- investeringer Endring , , , ,- Ny saldo ØKplan , , , ,- investering Økn.renter og avdrag i ØK-pl , , , ,- Som vedlegg til saken følger: Gratangen kommune, Side 9 av 33

10 Sak 30/08 Katrine Lereggen rådmann Side 10 av 33

11 Sak 31/08 SAMARBEID OM UTARBEIDING AV NYE AREALPLANER Saksbehandler: Katrine Lereggen Arkiv: L12 Arkivsaksnr.: 08/1340 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/08 Formannskap Innstilling: 1. Likelydende innstilling og saksframstilling fremmes for kommunestyrene i Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad. Dette vedtakets gyldighet forutsetter likelydende vedtak i samtlige kommuner. 2. Kommunen deltar i prosjekt samarbeid om utarbeiding av nye arealplaner under de forutsetninger som framgår av sakens dokumenter. 3. Gratangen kommune er vertskommune for prosjektet som knyttes til Astafjord kart og oppmåling. De øvrige deltagerkommunene har roller som samarbeidskommuner. 4. Alternativt punkt for hhv. vertskommune og samarbeidskommuner: a. Som vertskommune tar kommunen ved rådmann/administrasjonssjef på seg ansvaret for å utføre oppgaver delegert fra samarbeidskommunene. Oppgavene forutsettes delegert til et eget sekretariat for arealplanarbeid. Samarbeidskommunene har hver for seg ansvaret for å informere om endringen i ansvarsforhold overfor sine innbyggere. b. Som samarbeidskommune pålegger kommunestyret rådmann/administrasjonssjef å videredelegere ansvaret for å utføre de oppgavene som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet i hht. beskrivelse i saksforelegg og finansieringssøknad til rådmann/administrasjonssjef i vertskommunen. Delegasjonen omfatter ikke saker av prinsipiell betydning. Delegasjonsfullmakten kan tilbakekalles herunder midlertidig i enkeltsaker. 5. Gratangen kommune har ansvaret for å engasjere nødvendig kompetanse og kapasitet innenfor prosjektets økonomiske rammer. 6. Kommunestyret innvilger kommunal egenandel på kr ,- for 2008, kr ,- for 2009 og kr ,- for 2010 til gjennomføring av planprosessen. Beløpet, til sammen ,- dekkes innenfor avsatte midler til arealplanarbeidet, kto Dersom prosjektet ikke oppnår støtte gjennom Fylkesmannens skjønnsmidler utover 2008 som budsjettert, må saken behandles på nytt i kommunestyret. 7. Prosjektet starter opp så snart det er praktisk mulig. Saksopplysninger: BAKGRUNN: Ved kunngjøringen av kriteriene for tildeling av prosjektmidler over Fylkesmannens skjønnspott for 2008 ble samarbeid om utarbeiding av arealplaner fokusert som et prioritert område. Som en av flere kommunegrupperinger ble Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad oppmuntret til å søke prosjektmidler til dette formålet. Dette økte fokuset må ses i sammenheng med Side 11 av 33

12 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not endringer i Plan- og bygningsloven der krav om konsekvensutredning, risiko- og sikkerhetsanalyser og planprogram i forbindelse med arealplaner er kommet inn for å sikre bedre konflikthåndtering, samfunnsberedskap og medvirkning i planprosessen. To av kommunene har vedtatte arealplaner, men disse er ikke rullert så det må påregnes å starte på bunnen av for disse kommunene også. Siden kommunene står foran et betydelig løft i forbindelse med utarbeiding/revisjon av areaplaner, ble det administrativt besluttet å søke om prosjektmidler. Prosjektet det er søkt om støtte til, er et 2,5-årig prosjekt med resultatmål ferdig vedtatte arealplaner med tekstdel for de respektive 4 kommunene. Det er lagt til grunn en prosjektorganisasjon med en egen prosjektleder med ansvar å drive fram planprosessene i de respektive kommunene. Prosjektet oppnådde støtte med kr over skjønnspotten for 2008 mens det ble søkt om kr 1,3 mill for hele prosjektperioden. Det må derfor søkes på nytt for Risikoen for at ytterligere støtte ikke vil bli gitt, er til stede med de konsekvenser dette kan medføre. Denne saken handler om å håndtere denne risikoen og beslutte om egen medvirkning i prosjektet. Kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen har fra før etablert Astafjord kart og oppmåling med Gratangen kommune som vertskommune. Ibestad kommune har samme teknologiske plattform som de tre kommunene og vurderer å gå inn i samarbeidet. Et felles prosjekt med sikte på å utarbeide nye arealplaner for de fire kommunene vil derfor være en naturlig videre utvikling av det arbeidet som er gjort til nå. I tillegg vil nye arealplaner øke verdien av den innsatsen som er lagt ned og gjøre etablerte IKT verktøy mer interessante både for profesjonelle brukere og for publikum. Ibestad kommune har sendt separat søknad om finansiering av hhv. arealplanarbeid i egen regi og ny rasfarlig vurdering. Kommunen har oppnådd kr i støtte til dette arbeidet. Vi er kjent med at kommunen planlegger å engasjere egen prosjektleder. Formål Formålet med prosjektet er å etablere og drive en felles prosjektorganisering med sikte på å utarbeide arealplaner for de respektive kommunene. Samarbeidet skal bidra til følgende mål: Effektivisering og modernisering av planprosessene Bedre koordinering av eksisterende kompetanse i kommunene og mellom kommunene. Videreutvikling og gjenbruk av metodikk i planarbeidet Bedre oppfølging av planprosessene i den enkelte kommune. Bedre koordinering av bruk av ekstern kompetanse og kapasitet i planarbeidet Resultatmålet vil være fulldigitaliserte og vedtatte arealplaner for alle fire kommuner. Det er ikke hensikten å lage en felles arealplan. Det er heller ikke tatt høyde for en samordning mellom arealplanprosessene utover det som følger av ovenstående. Kartlegging Plansituasjonen Gratangen kommune har ikke vedtatt arealplan. I 2006/07 ble en person frikjøpt i ett år for å gjennomføre en arealplanprosess. Etter opprinnelig framdriftsplan skulle arealplanen vært oppe til første gangs behandling i kommunestyret i desember På grunn manglende kapasitet ble framdriftsplanen forskjøvet med ett år slik at ny første gangs behandling i Side 12 av 33

13 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not kommunestyret er satt til desember Om lag 60 % av planarbeidet antas gjennomført. Planprogrammet ble vedtatt i kommunestyret mai Lavangen kommune har arealplan vedtatt i Kommunen har nylig startet opp revisjon av denne planen. Foreløpig er det utarbeidet forslag til prosessplan som skal opp til politisk behandling. Kommunen har mottatt støtte fra Husbanken til delvis dekning av kostnadene knyttet til utvikling av prosessplanen. Arbeidet med arealplanen er lagt til en medarbeider på teknisk etat. Det er en utfordring å sette av kapasitet til dette arbeidet. Salangen kommune har arealplan vedtatt i Det er besluttet å revidere denne planen, men arbeidet er ikke startet opp pga. manglende kapasitet. Ibestad kommune har i likhet med Gratangen kommune ikke vedtatt arealplan. Det er imidlertid satt i gang en arealplan prosess. Forslag til prosessplan foreligger, men er ikke sendt ut til høring. Det er tidligere utarbeidet en felles kystsoneplanen for 6 kommuner i Astafjordområdet. Ibestad kommune har pekt på et behov for å oppgradere denne i forbindelse med arealplanprosessen. Organisering av planarbeidet Arealplanarbeidet er i alle fire kommunene lagt til teknisk etat der dette arbeidet i aller høyeste grad konkurrerer med presserende daglige gjøremål. Kommunene har vært gjennom flere runder med innsparingstiltak som også har berørt denne etaten. Det er derfor ikke kapasitet til å gjennomføre en forsvarlig arealplanprosess over en avgrenset tidsperiode. Kommunene har klart behov for å styrke sin kompetanse og kapasitet på planområdet over en lengre tidsperiode for kunne gjennomføre arealplanprosesser i egen kommune. Det er opparbeidet god kompetanse i samarbeid om felles tjenester/prosjekter i tre av kommunene spesielt på teknisk sektor slik at samarbeid om arealplanarbeidet anses å være realistisk og hensiktsmessig. Astafjord kart og oppmåling Gratangen, Lavangen og Salangen kommunene har etablert en felles kart- og oppmålingstjeneste som gir kommunene tilgang til teknisk kompetanse på elektroniske karttjenester Astafjord kart og oppmåling. Tjenesten ble etablert og har Gratangen kommune som vertskommune. Ibestad kommune har samme teknologiske plattform og vurderer å tre inn i samarbeidet. Gratangen kommune gjennomfører et prosjekt med sikte på digitalisering av planer for å sikre et komplett elektronisk kartgrunnlag. Det er ansatt prosjektleder på tiltak som et ledd i arbeidet med å bygge opp langsiktig kompetanse på kartog oppmålingsområdet. Dette delprosjektet bør følges opp av de øvrige kommunene med midler til kommunal egenandel. Aktiviteter i arealplanarbeidet Oppgavene i en arealplanprosess vil være knyttet til følgende hovedaktiviteter: Oppstart og utarbeiding av forslag til planprogram Høring og ettersyn for forslag til planprogram Innspill, forslag mm. tas inn i planprogrammet med vurderinger og konklusjoner Behandling av planprogrammet Design av selve planfasen Utvikling av kartmateriale og tekstdel Side 13 av 33

14 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Samarbeid, samråd og samordning vedrørende forslag til ny arealplan Justering av kartmateriale og tekstdel Høring og ettersyn for utkast til arealplan med tekstdel Behandling og godkjenning av forslag til arealplan med tekstdel Organisering av et felles planarbeid Kommunene Det er kommunestyret som er øverste planmyndighet i kommunen og som har ansvar for å initiere planprosesser etter pbl. og vedta planer når de foreligger. Kommunestyret kan opprette de styrer, utvalg og råd som er nødvendig for å ivareta dette ansvaret. Innen hver kommune styres derfor planprosessen i overensstemmelse med kommunens delegasjonsreglement. Det er lagt til grunn utarbeiding separate arealplaner for de respektive kommunene. Med et felles sekretariat ligger det imidlertid muligheter for ytterligere samordning, men det er ikke tatt høyde for det her. Felles sekretariat Vi må anta at sekretariatets tjenester vil være en knapphetsressurs som må prioriteres og at det legges opp en arbeidsplan for best mulig utnyttelse av denne ressursen. Det anbefales at prosjektet legges inn under styringsgruppa for K4. Det ligger store fordeler i gjenbruk av metodikk og maler, koordinering av kompetanse og kapasitet samt muligheter for opparbeiding av prosessferdigheter. Det er derfor forutsatt i søknaden til fylkesmannen at en del av oppgavene plasseres i et felles sekretariat med dette som fokusområde. Sekretariatet er planlagt knyttet til Astafjord kart og oppmåling. Arbeidsdeling i et felles koordinert planarbeid Aktivitet Kommunen Sekretariatet Oppstart og utarbeiding av forslag til Premissleverandør Utførelse planprogram Høring og ettersyn for forslag til Kontaktpunkt Utførelse planprogram Innspill, forslag mm. tas inn i Premisser, vurderinger, Utførelse planprogrammet med vurderinger og konklusjoner konklusjoner Behandling av planprogrammet Utførelse Bistand i forberedelse Design av selve planfasen Premissleverandør Utførelse Utvikling av kartmateriale og tekstdel Utførelse Oppfølging, utførelse Samarbeid, samråd og samordning vedrørende forslag til ny arealplan Justering av kartmateriale og tekstdel Høring og ettersyn for utkast til arealplan med tekstdel Behandling og godkjenning av forslag til arealplan med tekstdel Side 14 av 33 Ledelse, deltagelse, part Utførelse og premissleverandør Kontaktpunkt Utførelse (tekstdel) Forberedelse, tilrettelegging, etterarbeid Oppfølging, utførelse (tekstdel) Utførelse Bistand i forberedelse

15 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Gjennomføring Samarbeidsprosjektet planlegges startet opp fra med planlegging og forankring av prosjektet. Selv om det tilføres betydelige ressurser gjennom etablering av eget sekretariat og de ressurser kommunene selv tilfører prosjektet gjennom eget arbeid, vil det være nødvendig å faseforskyve de tre planprosessene slik at kjente topper i kapasitetsbehovet ikke faller sammen i tid for de respektive kommunene. Siden Gratangen er godt over halvveis i sin planprosess, er det realistisk å få til en framdrift som gir en rimelig jevn arbeidsbelastning gjennom prosjektperioden. Dette kan oppnås gjennom utarbeiding av koordinerte prosessplaner over prosjektperioden på 2,0-2,5 år. Vi ender da opp med en prosjektperiode som avsluttes i Vedlagte framdriftsplan viser hvordan dette kan se ut. Ressursbehov Omfang I søknaden til Fylkesmanne er det er anslått at det administrative ressursbehovet for gjennomføring av en arealplanprosess tilsvarer 1-2 årsverk fordelt over 2 år, men med stor variasjon i belastningen over perioden. En gjennomgang av andre kommuners planprosesser viser svært store variasjoner. I vårt tilfelle vil gjenbruk av metodikk, maler, aggregert prosesskompetanse etc. kunne bidra til å redusere kapasitetsbehovet og raskere framdrift. Krav frister og prosessorientert arbeidsmetode gir likevel noen begrensninger i forhold til framdrift. Det er også viktig å ha et realistisk forhold til hvilke forhold som kan løses i en slik prosess og hvilke forhold som bør tas ut og bearbeides i egne delplaner. Gratangen kommune antas å ha gjennomført om lag 60 % av sin arealplanprosess. Det samlede kapasitetsbehovet er dermed noe redusert. Grovt regnet vil det samlede administrative kapasitetsbehovet ligge i området 3,5-7,0 årsverk hvorav 2,5-5,0 årsverk i et eget sekretariat. Ut fra erfaring med slike prosesser og kjennskap kommunenes situasjon vil vi sette opp et behov basert på et snitt: Anslag Eget pers. Sekretariat Sum Gratangen kommune 0,5 0,1 0,4 0,5 Lavangen 1,0 0,4 0,6 1,0 Salangen 1,5 0,6 0,9 1,5 Ibestad 1,0 0,4 0,6 1,0 Sum 4,0 1,5 2,5 4,0 Økonomi Det foreslås å legge en 2-årig tidshorisont til grunn for den økonomiske planleggingen. Fylkesmannen har innvilget støtte tilsvarende 1 års drift. For oppnå støtte utover dette, må det søkes på nytt i Det foreligger ikke noen form for garanti for slik støtte. Alternativene blir dermed å gjennomføre et prosjekt med redusert omfang over kortere tid, men med ny søknad i 2009 det planlagte prosjektet med ny søknad i 2009, men med usikkerhet om økonomi Side 15 av 33

16 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Et revidert utgiftsbudsjett for et felles sekretariat: Utgifter Sum Lønn Prosjektleder i 100 % stilling over 2 år Pensjon % avsatt til pensjonsforpliktelser Arbeidsgiveravgif t Kontorutgifter Kurs/veiledning IKT Inventar og utstyr Reise-/møteutgift er Kjøp av tjenester Driftsutgifter Lisener og fagsystem ekstern leverandør Kjøp av eksterne tjenester Antatt forbruk av egne timer i prosjektet samlet for de tre kommunene fordelt på år framgår av tabellen nedenfor. Verdien av innsatsen er omregnet med timeverdi lik kr Sum Kommentarer Timer Beløp i kr Timeverdi satt til kr 400 Finansiering av prosjektet framgår av tabellen nedenfor. Her er verdien av eget arbeid tatt med. I tillegg er indirekte kostnader (kontorutgifter, IKT og inventar/utstyr) tatt med under kommunal egeninnsats. Finansierings kilde: Totalt Merknader Tilskuddsmidler fra Fylkesmannen Kommunal egeninnsats Kommunale midler Sum finansiering Gjenstår å søke kr i 2009 Fordeles over 3 budsjettår i egen tabell Det er forutsatt en betydelig andel egeninnsats i form av arbeid med digitalisering og tilrettelegging av elektroniske kart. Dette arbeidet vil være lagt til Astaford kart og oppmåling. Gratangen kommune har hatt en person på tiltak med dette formålet i 2008 og er innstilt på å fortsette ordningen dersom det er interesse for det blant de øvrige kommunene. Dersom det Side 16 av 33

17 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not oppnås tilsvarende stønad fra NAV i 2009 og evt. 2010, vil tiltaket kreve kommunal egenandel i størrelsesorden kr Denne ordningen avtales særskilt. Fordeling av utgifter Det foreslås at utgiftene fordeles etter folketallet pr Dette gir slik fordeling mellom de 4 kommunene. Kommune Sum Gratangen Lavangen Salangen Ibestad Totalt Som vedlegg til saken følger: - Fremdriftsplan arealplan Gratangen kommune, Katrine Lereggen Rådmann Side 17 av 33

18 Sak 32/08 SAMISK UTVIKLINGSFOND - SØKNAD OM GRATANGEN KOMMUNE SOM DEL AV VIRKEOMRÅDET Saksbehandler: Katrine Lereggen Arkiv: 002 Arkivsaksnr.: 08/1373 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/08 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: 1. Gratangen kommune fremmer søknad om at hele kommunen omfattes av virkeområde for samisk utviklingfond. 2. Søknaden er begrunnet med at store deler av befolkningen i kommunen etnisk-historisk har samiske røtter selv om samisk språk i liten grad er i bruk i kommunen. Saksopplysninger: Gratangen kommune mottok den en søknad fra Sør-Troms Samiske Forening v/agnar Kvernmo om at Gratangen kommune skulle fremme en søknad til Sametinget om å få hele kommunen under virkeområdet for Samisk Utviklingsfond. Saken ble drøftet i formannskapsmøte i oktober 2004, uten at det ble fattet vedtak. Ordfører i Gratangen har blitt kjent med at frist for å bli innlemmet i virkeområdet går ut i løpet av november Denne saken gjelder en evt. søknad fra Gratangen kommune om å bli del av virkeområdet for Samisk Utviklingsfond. Samisk utviklingsfond er et næringsfond for utvikling av samiske næringer. Dette vil i praksis si alle næringer. Samisk utviklingsfond har en parallell rolle i forhold til Innovasjon Norge/BU og det kommunale utviklingsfondet, hvor regelverket i hovedtrekk er likeartede. I noen tilfeller kan Samisk utviklingsfond også supplere for eksempel basisfinansiering over Innovasjon Norge. Særlig interessant er at Samisk utviklingsfond kan gi støtte til kombinasjonsnæringer, og det omfatter også former for driftsstøtte. Selv om grensene i dag er utvisket og man vanskelig kan skille næringsutøvelsen på etnisk grunnlag, har en stor del av befolkningen i Gratangen ulik grad av samisk bakgrunn. Sametingets avgjørelse om en evt. utvidelse av virkeområdet fattes ut fra en totalvurdering hvor etniske/historiske data utgjør basis. En del av bygdene i Gratangen kommune er allerede innlemmet, som Øse, Kvernmo, Dalsletta, Skifte, Labergdalen, Løvdal og Moan. VURDERING: Med en såpass stor andel av samisk befolkning i kommunen burde Gratangen kommune kunne gjøre nytte av de tilleggsmuligheter som finnes innefor Samisk utviklingsfond. Mye av næringslivet i Gratangen er småskala og kombinasjoner mellom flere næringer som tradisjonelt ligger opp mot samisk tilpasninger. Samisk utviklingfond vil for næringsutviklingsarbeidet i kommunen kunne utgjøre en supplerende finansieringskilde. Det vil derfor være en fordel for dette arbeidet at kommunen inngår i virkeområdet. Side 18 av 33

19 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not En søknad om å bli en del av virkeområdet for Samisk utviklingsfond vil også være et signal om generelt å arbeide for samiske interesser, samisk kultur, samisk språk, samiske fiskesoner med mer, men uten en absolutt binding. Det foreslås at Gratangen kommune fremmer søknad om at hele kommunen omfattes av virkeområde for samisk utviklingfond. Søknaden er begrunnet med at store deler av befolkningen i kommunen etnisk-historisk har samiske røtter selv om samisk språk i liten grad er i bruk i kommunen. Som vedlegg til saken følger: - Samisk utviklingsfond oversendelse av rettledning for søkerrettledning for søkere, dat Søknad fra Sør-Troms Samiske Forening v/agnar Kvernmo, dat Vedtak i Sametinget, sak 49/04 Samisk utviklingsfond utvidelse av geografisk virkeområde Gratangen kommune, Katrine Lereggen rådmann Side 19 av 33

20 Sak 33/08 BEMYNDIGELSE AV SKATTEOPPKREVEREN SOM SÆRNAMSMANN Saksbehandler: Ted F. Okstad Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/1285 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/08 Formannskap Innstilling: Gratangen kommunestyre anbefaler at skatteoppkreveren i Gratangen bemyndiges til å holde utpanting i overensstemmelse med skattebetalingslovens 36. Saksopplysninger: I henhold til Melding fra Skattedirektoratet, SKD IN 3/99 7. juli 1999 anbefaler Skattedirektoratet at skatteoppkreverne har bemyndigelse som særnamsmenn, dvs. at skatteoppkreverne benyndiges til å holde forretning for utleggspant i henhold til lov om betaling og innkreving av skatt av 21. november 1952 nr. 2, 36. En slik bemyndigelse følger stillingen, ikke person. Skatteoppkreveren må fremsette skriftlig søknad om bemyndigelse. I tillegg må det innhentes uttalelse fra vedkommende kommunestyre, jfr. Sktbl. 36 (1)2.pkt. Søknaden om bemyndigelse som særnamsmann vedlagt uttalelsen oversendes til skattefogdkontoret som skal foreta en vurdering av søknaden ut fra sin kjennskap til den aktuelle skatteoppkrever. Innstillingen fra skattefogdkontoret sendes til Skattedirektoratets innkrevingsavdeling vedlagt skatteoppkreverens søknad og kommunestyrets anbefaling. Det anbefales at kommunestyret gir sin anbefaling til at skatteoppkrever i Gratangen kommune bemyndiges til å holde utpanting i overenstemmelse med skattebetalingslovens 36. Som vedlegg følger: - Søknad fra skatteoppkrever Ted F. Okstad - Melding SKD IN 3/99 7. juli Lavangen kommune, delegasjon av skatteoppkreverfunksjon /innfordringsfunksjon fra Lavangen til Gratange, dat Gratangen kommune, Katrine Lereggen rådmann Ted F. Okstad leder skatt- og innfordring Side 20 av 33