Det som har vært og det som kan bli Arkivutfordringer for Bergen kommune

Transkript

1 HØRINGSUTKAST Det som har vært og det som kan bli Arkivutfordringer for Bergen kommune Strategiplan for arkiv 2 RAMMEVILKÅR OG ANALYSER 1

2 Et veldokumentert bysamfunn skal gjøre kunnskap og opplevelser tilgjengelig for alle. Bergen kommunes arkiver skal representere trygghet for innbyggere og forvaltning, et fast punkt når alt endres. 2

3 Det finnes ikke noe som er nyttigere til å lære opp og instruere folk, ingenting mer nødvendig for å oppklare og illustrere uklare spørsmål, ingenting mer nødvendig for å bevare herredømmer og troner, i alle slags offentlige og private spørsmål, enn et vel etablert lager av protokoller og dokumenter så meget bedre enn marinebaser, så meget mer kraftfull enn ammunisjonsfabrikker, for det er finere å vinne med fornuft enn med vold, edlere å vinne med rett enn med urett. Baldassare Bonifacio: Des Archivis I come from a generation saturated with technology. I am wi-fi-enabled. I belong to list-servs. I lurk on forums. I , I ebay, I YouTube, I download, I upload, I fileshare, I text, I IM, I blog. ( ) In everything we pursue, the Internet generation wants the realest experience possible, even in our virtual ones. To reach us, find us where we are in the online world, but then prove that what is available in analogue is more powerful than can be had in digital, and make that moment truly remarkable. If you do that, we will come. Claire Marie Blaustein, The Generation Game,

4 Innhold Kapittel 1 2 i del 1 av Kommunedelplan for arkiv. 3 Utvikling, utfordringer og visjoner Utviklingsperspektiver Hovedutfordringer for Bergen kommunes arkivarbeid Overgripende problemstillinger visjoner 18 4 Bakgrunn Kort historikk: En kort bergensk arkivhistorie Status for arkiver i Bergen kommune Bystyrets administrasjon Sentralarkivet Andre arkivproduserende virksomheter Bortsettingslokalene Status Bergen Byarkiv Innledning: Organisasjon og oppgaver Bemanning Arkivmateriale Noen typiske trekk ved Bergen Byarkiv 31 5 Nasjonale signaler Lover, forskrifter og lignende Arkivloven med forskrifter Andre lover og forskrifter med arkivkonsekvenser Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven) Ny offentlighetslov - offentlegloven Departementer ABM-meldingen Kulturmeldingen Forslag til kulturlov enorge 2009 og ekommune 2009 det digitale spranget St.meld. nr. 17 Eit informasjonssamfunn for alle Norsk helsearkiv, NOU 2006: Riksarkivaren Strategiplan Riksarkivarens bestemmelser Riksarkivarens tilsynsmyndighet Noark-utvikling Riksarkivarens system for privatarkivarbeid Nysæter-utvalgets innstilling ABM-utvikling 44 4

5 5.4.1 Generelt: samordning og tilgjengelighet Fotobevaringsplan Biblioteksutredning Arkivkartlegging Digitalisering Standarder og lignende Obligatoriske standarder for dokumentformater earkivsamarbeidet, OAIS og OpenARMS Noark Asta 48 6 Lokale og regionale signaler Bergen kommune: Vedtak og styrende dokumenter vedrørende arkiv Arkivansvar og arkivorganisering i Bergen kommune, byarkivarens fullmakter. Hjemmelsgrunnlag Andre vedtak av overordnede organer Byarkivets styrende dokumenter Bergen kommune: Byrådets programdokumenter Byrådets tiltredelseserklæring Byrådets politiske grunnlagsdokument Syv steg frem for Bergen Bergen kommunes økonomiplan , IKT investeringer Bergen kommune: Handlingsplan for IKT Bergen kommune: Kulturbyen Bergen Fylkesdelplan for kultur Tid for kultur, Fylkesdelplan for universell utforming Fylkesdelplan for kulturminne Kultur viser veg, Bergensscenarier Aktuelle områder/utfordringer Tverrgående perspektiver på arkivet Framtidens ståsted vår kollektive hukommelse Medborgernes ståsted vis meg mappen min Forvaltningens ståsted beslutningens legitimitet, transparens Arkivarens ståsted registrator og medium Fra det analoge til det digitale Innledende betraktninger Fra analoge arkiver til digitalt arkiv Digitalisering av papirbasert informasjon i Bergen kommune. Felles digitaliseringssentral ved Byarkivet. 72 5

6 Bakgrunn Om separate digitaliseringsprosjekter Felles digitaliseringssentral Plassering av digitaliseringssentral i Byarkivet Hva som bør være digitalt tilgjengelig Kommunikasjon Det audiovisuelle i arkivene Audiovisuelt arkivmateriale i Bergen kommune Forvaltning av foto i Bergen kommune BKBILDE Saksbehandling og arkivdanning Sak- og arkivløsning Fagsystemer versus arkivsystemer Avdeling for moderne arkiv Saksbehandling, arkiv og kommunikasjon Integrasjon av kommunikasjonsverktøy Arkivpersonalets oppgave Brukere med ulik kompetanse Innsyn i offentlig forvaltning og partsinnsyn Papirarkiver i Bergen kommune Oppgavefordeling mellom avdelinger/resultatenheter og byarkivet Mengdeproblem Manglende orden gir dårlig effektivitet og rettsikkerhet Papirarkiver i avdelingene i Bergen kommune Ønsket om tidlig avlevering av papirarkivene Betjening Lokaler Mulighet og kostnader ved forsert avlevering av bortsettingsarkivene Papirarkiver ved Bergen Byarkiv. Bergen kommunes arkivdepot Særtrekk ved et depot for papirarkiv Bevaring Tilgjengeliggjøring av papirarkivene Historisk Elektronisk Arkiv Teknologiforgjengelighet og elektronisk arkivering Prosjekt - Historisk Elektronisk Arkiv Forprosjekt Hovedprosjekt Metode for langtidslagring av digitalt arkivmateriale i Bergen kommune 112

7 Implementering av OAIS Oppgaver og ansvarsområder i arbeidet med historisk elektronisk arkiv ved Bergen Byarkiv Organisering Privatarkiver Innledning Medlemsordningen til Lokalhistorisk Arkiv i Bergen Ordning og tilgjengeliggjøring av LABs arkiver Privatarkivarbeidet i Bergen Byarkivs regi Privatarkivarbeidet i et nasjonalt perspektiv Utviklingstendenser Formidling og publikumsbetjening Arkivene som samfunnsressurs Lik rett til tilgang til arkivdokumentasjon og opplevelser Publikumsbetjening i dag og i morgen Ulike brukergrupper og deres behov Saksbehandling Velferd og rettigheter Forskning Lokal- og slektshistorie Opplevelsesorienterte formidlingstiltak Arkivformidling til barn og unge Utstillinger Arrangementer og andre formidlingstiltak Teknologi og nye muligheter Byarkivets bibliotek, trykksaker og gjenstander Trykksaker som arkivmateriale Håndbibliotek Restopplag bokhandel En ny Bergensbibliografi? Gjenstander som arkivmateriale m.m Byarkivets håndtering av trykksaker og gjenstander Forskning Internasjonalt samarbeid Samarbeid og nettverk Samarbeid innen Bergen kommune Arkivsamarbeid lokalt nasjonalt internasjonalt Abm-samarbeid lokalt og nasjonalt Samarbeid med Universiteter og høyskoler Samarbeid med brukergrupper, historielag m.m

8 Samarbeid andre grupper Organisatoriske forhold En regional arkivorganisering? Arkivfunksjonen i Bergen kommune Oppgavefordeling og samarbeid i Bergen kommune Intern organisering og oppgavefordeling Oppgavebeskrivelse for Bergen Byarkiv Evaluering av Sentralarkivet En smeltedigel av ulike kulturer Det faglige Dimensjonering Maskiner og utstyr Internt samarbeid Ressurser og finansieringsløsninger Lokalisering av Sentralarkivet Sentralarkivet i framtiden Hva skal til for å lykkes? Ressurser og finansieringsordninger Situasjon og utfordringer Forslag til løsninger Ordliste Referanser og litteratur 179 8

9 9

10 10

11 3 Utvikling, utfordringer og visjoner 3.1 Utviklingsperspektiver På alle områder forandres samfunnet og verden rundt oss i et omfang og et tempo som bare er aksellererende. Det er mange og uoversiktlige drivkrefter i denne prosessen, og den går i innbyrdes motstridende retninger samtidig. Mange av de almene tendensene vi kan observere i samfunnsutviklingen har klare konsekvenser for arkivfeltet, mens andres påvirking kan være mer omstendelig å få øye på. I en analyse av arkivutfordringene i Bergen de kommende ti årene er det naturlig å se på disse almene utviklingstrekkene, og vi presenterer dem her i form av en rekke samfunn som lever og utvikler seg side om side, delvis i samklang, og delvis i motstrid til hverandre. Alle har konsekvenser for arkivne og presenterer utfordringer, også på vårt lokale nivå. Det digitale samfunn er kanskje det tydeligste og det mest toneangivende av disse. Overgangen fra det analoge til det digitale skjer over et bredt spekter av elektroniske tjenester: telefoni, fjernsyn, fotografering, musikk, kontrollenheter i biler, fly og maskiner generelt, banktjenester, betalingstjenester, adgangskontroll, etc. Det er digitaliseringen av disse tjenestene som i sin tur legger grunnen for kombinasjoner av produkter og tjenester som tidligere var inkompatible: telefon/datamaskin, musikk/fjernsyn, telefon/kamera osv. For arkivsektoren representerer dette et paradigmeskifte: De digitale arkivene er i ferd med å totalt overta for papirarkivene. Arkivpersonalet har i løpet av få år måttet omstille seg fra en papirbasert til en digital arbeidssituasjon. Dette er en prosess vi ser slutten på innen få år. Implikasjonene er store: Saksbehandlere forventer å få all nødvendig informasjon på sin skjerm og sitt mobile arbeidsverktøy. Saksdokumenter kombinerer i stadig økende grad tekst med bilde og lyd. Publikum forventer i stadig større grad å få all relevant informasjon i digitalt format: nyere informasjon som innsyn i elektroniske systemer, eldre informasjon som skannede dokumenter. Bortsettingsarkivene i kjellere og loft oppfattes etterhvert som fremmedelementer få vil kjenne ansvar for. Nettsamfunnet er sterkt knyttet til det digitale. Flere og flere oppgaver lar seg løse via nettbaserte tjenester. Flere og flere gjøremål lar seg utføre uten å forflytte seg fysisk. Informasjon kan fremsøkes fra de utroligste steder over hele kloden, varer kan bestilles og betales, søknader kan sendes og behandles, kontakt og kommunikasjon kan opprettes og opprettholdes. Nettsamfunnet fremstår etter hvert som en helt egen sosial arena der mennesker fra hele kloden etablerer vennskap, prater, løser problemer (eller ikler seg nye identiteter og erobrer middelalderbyer sammen med dverger eller alver fra Hong Kong eller Sao Paulo.) Tendensen innen teknologi går i retning av mindre og mer mobile enheter. Fra PC som det sentrale redskap til mindre, håndholdte enheter som representerer både informasjonsteknologi og kommunikasjonsteknologi på samme tid. I løpet av den perioden som denne utredningen omfatter er det ingen dristig påstand at de aller fleste av oss vil forholde oss til det offentlige, til vår bank og til hverandre via kontakt mellom store portal løsninger Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner 11

12 og små håndholdte datamaskiner som også er telefoner, fjernsyn, radiosender, nøkler, betalingsmiddel og mye annet vi ikke engang kan tenke oss nå. Arkivene vil oppleve endringen som overgang til hovedsakelig en nettbasert formidlingstjeneste der kommunikasjon via strenger av filer vil erstatte brev, personlig kontakt, papirkopier. En utfordring blir å opprettholde en forståelse for at vesentlige deler av arkivtjenestene også i en digitalisert og nettbasert fremtid vil forutsette personlig kontakt mellom arkivar og kunde og mellom kunde og arkivsaker på lesesalen. Informasjonssamfunnet viser seg i at mengden av tilgjengelig informasjon stadig øker, og ikke viser noen tegn til å avta. Informasjonen presses på oss gjennom alle kanaler, og å sortere vesentlig fra uvesentlig, korrekt fra feilaktig, blir stadig vanskeligere. Ikke bare ny informasjon er gjenstand for dette. Google har som målsetting å digitalisere og tilgjengeliggjøre over nett alle publiserte bøker i verden. Konkurrerende tiltak er også satt i gang. Utfordringen for arkivene er ikke bare å være synlige i mengden og tilgjengelige for dem som søker etter arkivinformasjon, men enda viktigere, å oppnå aksept for å være den fremste autoritative og etterrettelige kilden blant stadig flere useriøse aktører. Kunnskapssamfunnet viser seg i at spesialisert fagkunnskap er nødvendig på stadig flere områder. Kunnskap er noe annet enn informasjon, kunnskapen er personifisert. Har man ikke den nødvendige kompetansen, må den kjøpes. En konsekvens er at den faglige utviklingen drives stadig fremover gjennom en mer og mer finmasket spesialisering. En annen konsekvens er at vitale deler av samfunnslivet blir svært sårbart når den nødvendige kompetansen ikke finnes. For arkivene viser dette seg bl.a. i nødvendigheten av å rekruttere nye medarbeidere med kompetanse innenfor de forskjellige stadiene av ikt-utvikling. Det viser seg også i utfordringer mht til å forstå, ordne, katalogisere og drive formidlingstjeneste i arkiver fra de forskjelligste og stadig mer spesialiserte fagområder, fra ingeniørvirksomhet til indremedisin, fra fotogrammetri til psykologiske tester. Dette aksentueres stadig mer jo nyere de mottatte arkivene blir. Billedet av arkivaren som en person som hovedsakelig hjelper slektsforskere og lokalhistorikere med kirkebøker og herredsstyrevedtak er for lengst foreldet. Overvåkingssamfunnet er i utgangspunktet en del knyttet til de foregående. Det markerer seg på stadig flere områder, men liker ikke oppmerksomhet. Et utgangspunkt kan være at vi allerede lenge har vært å finne i mange papirbaserte registre. Med overgangen til databaser og elektroniske systemer økte både omfanget og anvendeligheten av dette, spesielt i de tilfeller der registre kunne kombineres. Med innføringen av kredittkort, nøkkelkort, køfribrikker etc er det blitt fokusert en del på alle de elektroniske spor vi etterlater oss. Neste steg er de spor vi etterlater oss på nettet gjennom våre søk og besøk på nettsider. Spyware ettersøker våre preferanser og sender oss reklame tilsynelatende basert på våre interesser. Google og andre søkemotorer lagrer de søk vi gjør. Alt dette produserer arkiver, og en stadig viktigere oppgave for arkivinstitusjonene blir å gjøre de nødvendige etiske vurderinger av hva av alt dette som er samfunnsmessig viktig å bevare for ettertiden og hva som kan og bør slettes. 12 Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner

13 Personvernsamfunnet representerer en motgående tendens i forhold til overvåkningssamfunnet. På flere områder styrkes vernet av den enkeltes rett til privatliv, noen ganger på bekostning av offentlige interesser. Den høye terskelen som er lagt for forskning i medisinske arkiver er ett eksempel. Tendensen til å betrakte ansattes epost på sin arbeidsgivers maskin som i utgangspunktet privat, og som arbeidsgiver kun unntaksvis vil få adgang til ved sykdom eller fravær, vil for mange fortone seg som å snu saken på hodet: Unntaket er blitt regel, personsfæren er definert som viktigere enn hensynet til arbeidet, og arbeidsgiver (for eksempel det offentlige) er utestengt fra sin egen dokumentasjon. Individsamfunnet merkes i en stadig sterkere markering av enkeltmennesket på bekostning av det kollektive. Stadig flere bor alene, er opptatt av å markere sitt personlige særpreg eller stil, og legger vekt på å fremstå som individer fremfor som medlem av en familie eller gruppe. Den enorme tilstrømningen til nettbaserte løsninger som MySpace, Spray, LinkedIn og ikke minst Facebook er tydelige tegn på dette. Også offentlig forvaltning beveger seg i denne retningen med tjenester som MinSide og AltInn. Disse høyst personifiserte markeringene danner så igjen utgangspunkt for nye sosiale relasjoner gjennom opplenkede vennerelasjoner og tilhørighet i nettbaserte grupper formet utfra et interessefellesskap. Det er tegn som tyder på at de interessefellsskap som dannes på denne måten blir en seriøs konkurrent til det etablerte organisasjonslivet. Noen av de fellesskap som dannes på denne måten har vist seg svært handlingskraftige og fleksible. Ett eksempel er organiseringen rundt demonstrasjonene mot Verdensbanken som i stor grad er mobiltelefonbasert, et annet er de såkalte flashmob-bevegelsene som plutselig dukker opp et sted og for eksempel fremfører et opptrinn og så forsvinner like plutselig. Disse virksomhetene manifesterer seg og dokumenterer seg på andre måter enn de etablerte, og vil i liten grad avleire seg i tradisjonelle arkivstrukturer. Opplevelsessamfunnet blir stadig mer merkbart. Det er ikke nok at undervisning skal være faglig korrekt og pedagogisk. Den skal også engasjere. Det er ikke nok at museene gir viten, de skal også gi opplevelser. Med øket fritid og øket kamp om vår oppmerksomhet, blir vi stadig mer kravstore til kvaliteten på opplevelser. Opplevelsessenter er et nyord. Det er et vesentlig element i Kultur og Kirkedepartementets strategier for ABMsektoren at arkiv, bibliotek og museum ikke bare skal passivt svare på spørsmål, men aktivt oppsøke publikum, fortelle historier og gi opplevelser. Det sies klart at dette er en viktig måleindikator. Også arkivinstitusjonene merker disse forventningene. De fleste vil nok mene at dette åpner for spennende perspektiver, men det er tøft i en startfase uten ekstra ressurser å bli sammenlignet med museer som har hatt utstillingsdesignere og pedagoger i en årrekke. Selvbetjeningssamfunnet er på vei inn i kontakten mellom det offentlige og privatpersoner. Det begynner å bli noen år siden landhandleren og kjøpmannen på hjørnet ble erstattet av supermarkedet. Det er ikke så lenge siden det ble forventet at vi ordnet våre banktransaksjoner selv gjennom nettbanken. For de fleste er det i disse tider en ny opplevelse å måtte forholde seg til barnehageplasser og stillinger i det offentlige gjennom elektroniske søknadsskjema. Den store satsningen på portalløsninger i den offentlige vil Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner 13

14 flytte stadig nye deler av saksbehandlingen ut på en slik arena. På samme måte som supermarkedet og nettbanken overlater til oss å gjøre det meste av jobben selv, vil også portalene forutsette at innbyggerne gjør en vesentlig del av jobben i kontakten med det offentlige. Det som her skjer er at portalen slipper publikum til for å registrere selv direkte i arkivet. Det er et vesentlig risikomoment, som må følges opp av gode sikkerhetsrutiner. Det endrer også arkivpersonalets jobb, fra å være dem som registrerer (som de fortsatt i stor grad vil gjøre) til en mer kontrollerende funksjon, kvalitetssikring av innregistrerte data. I forhold til arkivinstitusjonene viser dette seg i at publikum ikke bare forventer å bestille arkivsaker til lesesal, men forventer å kunne bla i dem selv i nettbaserte versjoner. Privatiseringssamfunnet viser seg i at oppgaver vi har vent oss til å regne som offentlig ansvar blir satt ut til private eller lagt ut på anbud. Helseinstitusjoner, busselskaper, tekniske oppgaver, er bare noen eksempler. Det representerer en endret oppfatning av det offentliges rolle og på hvilke måter det offentlige skal utføre sine oppgaver. En rekke av de private tjenestene forutsettes utført under offentlig kvalitetskontroll. En arkivmessig utfordring er at lovgivningen ikke har fulgt med disse endringene. Arkivene etter disse virksomhetene, som altså utfører oppgaver på vegne av det offentlige og med absolutt samfunnsmessig interesse, blir etter arkivloven å regne som privatarkiver, og dermed ikke underlagt samme krav til dokumentasjon og bevaring som tidligere. Det er et problem at dersom en person benytter sin nyvunne valgfrihet til å velge en privat leverandør av hjemmetjenester eller barnehage fremfor en kommunal, har man samtidig valgt en løsning uten krav til dokumentasjon av tjenesten ut over de krav regnskapsloven setter. Markedssamfunnet måler alt i tilbud og etterspørsel og bunnlinjen er det tilbakeven dende referansepunktet. Synspunktene har for lengst gjort sitt inntog i offentlig for valtning og i kulturlivet, ikke uten motforestillinger. Begreper som bestiller og leverandør er daglige referansepunkter, og kundebegrepet bryner seg mot pasienter, klienter og elever. Den arkivmessige utfordringen ligger i å få forståelse for at etterspørsel etter en bestemt type arkivmateriale ikke er en størrelse som kan defineres på grunnlag av noen få år. Vurderinger av bevaringsverdi og bruksmønster må ta hensyn til en (forholdsvis fjern) fremtid som vil ha helt andre innfalsvinkler og interesser enn vår. Arkivenes langsiktige arbeidsvinkling og markedets krav om kortsiktig gevinst er uforenlige størrelser. Rettighetssamfunnet er i ferd med å etablere seg. I pressen ser man ytringer om at tidsånden er mer opptatt av rettigheter enn av plikter. Uten å ta stilling til det må en kunne fremheve den voldsomme økningen de siste ti-femten årene av saker der enkeltpersoner krever erstatning av det offentlige for feilbehandling, manglende skolegang, manglende oppfølging fra barnevernet, mishandling osv. Mye tyder på at dette er bare begynnelsen på en trend. 14 Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner

15 Denne bevegelsen kunne ikke ha fått det omfanget den har fått uten velfungerende arkiver. Dokumentasjon på feilbehandling etc har vært en avgjørende forutsetning for å vinne frem i disse sakene. Globaliseringssamfunnet er viet stor oppmerksomhet. Multinasjonale konserner, internasjonal lovgivning og traktater setter premisser for stadig mer. I arkivmessig sammenheng merkes mest at beslutninger i et styrerom i f.eks. Texas kan få store konsekvenser for lokalhistoriegrunnlaget i en norsk by eller bygd. Nedlegginger og flyttinger av industriarbeidsplasser fører ofte med seg arkivmessige konsekvenser, ødelegging eller utflytting fra landet. Et annet trekk er at en i stadig større grad er bundet opp av internasjonale standarder, lover og avtaler, der en rekke av dem har konsekvenser for dokumentasjon, datasikkerhet, personvern, offentlighet og andre spørsmål av arkivrelevans. Endringssamfunnet er kanskje det som for en historiker skiller vår tid sterkest fra tidligere tider. Oppfatningen om at endring er bra, at utviklingen går fremover, at omorganisering løser de fleste problemer og er ventet av enhver ny leder, at nyskapning er en forutsetning for kvalitet er verdier som er så fasttømret i vårt tankesett at vi har lett for å tro at det bestandig har vært slik. Endrings- og fremtidsoptimismen grep for alvor om seg like etter 2. verdenskrig og gjennomsyrer nå samfunnet totalt. Et tradisjonelt munnhell som gammel og god ville knapt noen finne på å si i dag. Hva betyr dette for arkiv og arkivarer? De arkivmessige sidene er åpenbare: Nye fagfelter, omorganiseringer, nye metoder, nye kampanjer, nye produkter skaper flere arkiver, annerledes arkiver og kompliserte arkiver. Innen arkivfaget kan det merkes en utvikling fra betoning av arkivenes informasjonsinnhold til betoning av deres dokumentasjonsverdi. Et fokus på transaksjoner og dokumentasjon av disse er mer tydelig, og verdier som etterrettelighet, kontrollerbarhet og bevisverdi legges tydeligere til grunn for karakteristikker av arkivenes spesielle funksjon. I den arkivteoretiske diskusjonen merkes en større betoning av maktaspektet ved arkiv. Det påpekes at arkiver ikke er nøytrale kilder til kunnskap, men en del av den makt arkivskaper utøver overfor andre grupper. En diskusjon av arkivarenes mulighet til å være nøytrale og objektive i sin rolle følger av dette. Endrede arkiver og endrede publikumsforventninger må skape endringsvillige arkivarer. Som likevel ikke må oppgi at de forvalter kontinuiteten og endringenes historie. Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner 15

16 3.2 Hovedutfordringer for Bergen kommunes arkivarbeid Når Byarkivet nå er skaffet nye, permanente lokaler, er den første hovedutfordringen løst. Nå er det andre hovedutfordringer som står foran Bergen kommunes arkivtjeneste. Mestre overgangen til det digitale Dette er trolig den mest grunnleggende og gjennomgripende utfordringen for arkivtjenesten, og for offentlig forvaltning i det hele tatt i tiden fremover. Det gjelder å gjennomføre fullelektroniske arkiv i forvaltningen, å sørge for forsvarlig dokumentasjon av transaksjoner gjennomført via epost, sms og andre moderne kommunikasjonsmidler, å få kontroll med overføringen av analog dokumentasjon til digital, å sikre tilstrekkelig fremdrift i dette arbeidet, å etablere full driftsløsning av historisk elektronisk arkiv og betjening av dette med mer. 16 Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner

17 Realisere potensialet i en sentral arkivtjeneste og portalløsninger En utvidelse av Sentralarkivet til å omfatte alle kommunale enheter og en fullgod utnyttelse av de muligheter som ligger i portalløsninger og nyere kommunikasjonsteknologi, gjør at arkivtjenestene er i ferd med å få en langt mer sentral rolle i det offentlige liv enn tidligere. Å sette disse tjenestene i stand til å utføre sine oppgaver på en smidig og effektiv måte er forutsetninger for å få full nytte av nyere teknologi. Løse mengdeproblemet Overgang til digitale løsninger vil ikke fjerne oppgaven med å bevare og sikre den papirbaserte dokumentasjonen. Dette krever stor innsats. Det er kanskje overraskende, men en av de første oppgavene som må løses er å utvide Byarkivets plassreserver. Det dreier seg i hovedsak om to forhold: Plass til kommende års avleveringer pluss avvikling av bortsettingsarkivene på papir i Bergen kommune (se. 7.6.) Plass til nye personalegrupper i forbindelse med etablering av digitaliseringsenhet og historisk elektronisk arkiv samt arbeidsplasser vedr. prosjekt for bortsettingsarkivene Få kontroll med ordningsetterslepet Byarkivet har over mange år tatt imot svært store arkivmengder av sikringsårsaker. Relativt store deler av dette er uordnet eller kun grovordnet. Dette gjør materialet lite tilgjengelig og representerer et hinder for effektiv saksbehandling, og vanskeliggjør en nødvendig digitalisering av det. Erverve, utvikle og holde på kompetanse og kunnskap En arkivinstitusjon er en typisk kunnskapsbedrift, og vil kun ha suksess i den grad personalets kunnskap og kompetanse står i forhold til oppgavene og publikums forventninger. Mangelen på oppfølging av signalene i Målsettingsdokumentet i 1987 mht. hvilken kompetanse institusjonen bør tilføres, samt det begrensede personalet som kan bidra med kontinuitet i bestandskunnskapen, gjør at institusjonen har et betydelig forbedringspotensiale på dette feltet. Hvordan redde de private arkivene? Det er en økende bevissthet i samfunnet om at arkivene etter privat sektor representerer like store verdier som arkivene etter offentlig sektor. Bergen har i flere år vært langt fremme på dette området, sett i landsmålestokk. Men det er ennå langt igjen til ressursinnsatsen overfor privatarkiv gjenspeiler den samfunnsmessige verdien dette materialet har. Hvordan få skattene ut til folk? I siste instans er det befolkningens bruk (i nåtid og fremtid) av arkivene som er hensikten med arkivbevaring. På dette feltet er det store forventninger om raskere service, bedre svar, større opplevelser og mer tilgjengelig materiale. Her stilles krav både til ressursutvikling og metodeutvikling. Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner 17

18 3.3 Overgripende problemstillinger visjoner Hva slags arkiv trenger Bergen? En gammel by trenger et moderne arkiv. En moderne by trenger et gammelt arkiv. Det er et annet fokus på arkivvirksomhet nå enn for bare noen år siden. Ledelsen i både offentlig og privat virksomhet har begynt å se at arkiv ikke bare er foreldete papirer, men et knutepunkt for saksfordeling og kontroll med hele virksomheten, og i tråd med dette opprettet sentralarkiv eller dokumentkontrollsentre som nervesentre i sine virksomheter. De har også begynt å se at gjennom utviklingen fremover, der nettbaserte tjenester opphever relevansen av tid og sted i forhold til kontakten med publikum, er arkivtjenesten den konstanten og sikkerheten som kreves for at alt annet skal kunne endres uten at rettigheter og dokumentasjon settes over styr. Nasjonale styresmakter har begynt å se arkiv som et sideordnet element med museer og bibliotek i kulturlivet og begynt å legge til rette for at publikum skal kunne nyttiggjøre seg disse godene i samme målestokk som andre kulturtilbud. Riktignok mangler det ennå mye på viljen til å legge ressurser til de gode ønskene, men en må gå ut fra at dette er underveis. Grupper av befolkningen har begynt å få øynene opp for at arkivene er stedet der deres tapte barndom kan gjenfinnes, og spørsmål om rettferdighet og oppretting er blitt aktuelle blant grupper som nesten hadde forsont seg med sin skjebne. Arkivarer er begynt å se på sin virksomhet som noe mer enn å være tjenere for Historien. De er begynt å se Demokratiet, Rettferdigheten og Likebehandling som andre viktige herrer. Og først og fremst er de begynt å bli bevisst sin rolle i å aktivt sørge for at vår generasjon etterlater seg de spor som er nødvendige for en god forvaltning for samtid og ettertid. Arkivene overstrømmes av nye forventninger og nye erkjennelser. Og arkivarene strekker seg for å fylle sine nye roller uten å forsømme de roller de allerede har tatt på seg. Hvordan er disse nye rollene, og hvordan står de i forhold til de etablerte? Hva bør kjennetegne arkivtjenestene i Bergen om 10 år? Hva slags arkivtjenester trenger Bergen? Hva slags arkiv fortjener byens innbyggere? En gammel by trenger et moderne arkiv. En moderne by trenger et gammelt arkiv. Brobyggerfunksjonen er fremdeles sentral. I 2017 trenger Bergen sitt byarkiv mer enn noen sinne. Det er ikke lett å lage noen komplett liste over alle de tjenester og funksjoner som byen behøver. Men disse vil i alle fall være der: Byarkivets tjenester kan finnes med et tastetrykk via terminaler i det offentlige rom, utstillingslokaler, kjøpesentre og biblioteker i tillegg til mobile enheter og egen pc. Gjennom Byarkivets tjenester i kommunens portal finner publikum og saksbehandlere det meste av den informasjon de søker i digital form. 18 Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner

19 Sentralarkivet betjener hele kommunen med tjenester for å dokumentere kommunikasjon og transaksjoner utad og innad i kommunen. Byarkivet har spisskompetanse på eldre og nyere bergenshistorie og formidling av denne. Byarkivet er en synlig og integrert del av kulturtilbudet i Bergen sammen med museer, biblioteker og andre aktører. Byarkivets bibliotek, som er Bergen kommunes forvaltningsbibliotek, er et viktig og sentralt bidrag til publikum med alle bøker registrert i søkbar database. Byarkivet har spesialisert seg på foto og fotobevaring og har analoge og nettbaserte fototjenester som publikum har stor glede av. Byarkivet er en naturlig samarbeidpartner sammen med UiB, HiB og andre miljøer og bidrar direkte med historisk faglig veiledning i forskningsprosjekter, veiledning, granskningsutvalg, bokprosjekter eller i andre større sammenhenger der det er behov for arkivfaglig og historisk kompetanse. Byarkivet bidrar med spisskompetanse innen elektronisk post/arkiv-system, på nye medier og på digitalisering, både i et bevaringsperspektiv og et arkivdanningsperspektiv. Byarkivet har et gjennomgripende samarbeid med byens befolkning og nærings- og organisasjonsliv, slik at hele byens historie blir bevart og formidlet. Byarkivet har arkivfaglig spisskompetanse på alle formidlingsfelt. Byarkivet er sentral i den administrative utviklingsprosessen i kommunen. Byarkivet har tilstrekkelige lokaler, sunne arbeidsforhold og friske, ressurssterke og kompetente ansatte. Byarkivet er her tenkt som både Sentralarkiv og det tradisjonelle byarkivet. Opplistingen ser forbi hindringer og mange hvis og men. Arkivets virksomhet henger sammen med alle andre virksomheter i kommunen og å bidra arkivfaglig der utviklingen skjer vil være helt nødvendig for fremgang for Bergen kommune. Synergieffekter ligger i samarbeid med alliansepartnere som kan være andre enn dem vi tenker på i dag. Et veldokumentert bysamfunn skal gjøre kunnskap og opplevelser tilgjengelig for alle. Bergen kommunes arkiver skal representere trygghet for innbyggere og forvaltning, et fast punkt når alt endres. Kapittel 3: Utvikling, utfordringer og visjoner 19

20 20