Strategiplan for arkiv. Arkivutfordringer for Bergen kommune Høring.

Transkript

1 Flere mottakere Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato BBA juli 2007 ASK Strategiplan for arkiv. Arkivutfordringer for Bergen kommune Høring. Byrådet besluttet den i sak 879 å igangsette et planarbeid for å utrede de arkivstrategiske utfordringer Bergen står overfor i kommende tiårsperiode og å foreslå tiltak. Utredningen forelå i juni, og Byrådet besluttet 4.juli å sende den på intern og ekstern høring. Vi ber derfor om kommentarer og innspill til planutkastet innen 15.september Det ble formulert følgende målsetning for arbeidet: Målsetting: Utredningen skal klarlegge de utfordringer Bergen kommune står overfor på arkivområdet den kommende tiårsperioden og foreslå strategier og tiltak for å optimalisere de muligheter som ligger i ny teknologi og å minimere problemer og skadevirkninger. Utredningen skal spesielt ta opp (men er ikke begrenset til): Digitalisering av analoge dokumenter for saksbehandlingsformål, standardkrav, organisering, finansiering. Oppgradering av arkiv- og saksbehandlingssystem til Riksarkivarens krav Kontroll med saksflyt inn til og innen Bergen kommune, med spesiell vekt på dokumentasjon, e-post og portalløsninger Plan for rask håndtering av bortsettingsarkivene Plan for forvaltning av kommunens fotoarkiver Plan for digital formidling av byarkivets kildemateriale Langtidslagring og betjening av historiske elektroniske arkiver Arbeidet med arkiver etter bedrifter, organisasjoner og personer i Bergen Evaluering av Sentralarkivets oppgaver, organisering og ressurser Arkivfunksjonens rolle i forhold til IKT, saksbehandling, legalitet, kultur Gruppen står ellers fritt til å ta opp andre strategiske spørsmål knyttet til arkiv i Bergen.

2 Gruppen har nå levert sin innstilling, formulert som et utkast til strategiplan for arkiv. Den foreligger i to deler: 1) Sammendrag og handlingsplan. 2) Rammebetingelser og analyser. Det listes opp følgende hovedutfordringer: Mestre overgangen til det digitale Dette er trolig den mest grunnleggende og gjennomgripende utfordringen for arkivtjenesten, og for offentlig forvaltning i det hele tatt i tiden fremover. Det gjelder å gjennomføre fullelektroniske arkiv i forvaltningen, å sørge for forsvarlig dokumentasjon av transaksjoner gjennomført via epost, sms og andre moderne kommunikasjonsmidler, å få kontroll med overføringen av analog dokumentasjon til digital, å sikre tilstrekkelig fremdrift i dette arbeidet, å etablere full driftsløsning av historisk elektronisk arkiv og betjening av dette med mer. Realisere potensialet i en sentral arkivtjeneste og portalløsninger En utvidelse av Sentralarkivet til å omfatte alle kommunale enheter og en fullgod utnyttelse av de muligheter som ligger i portalløsninger og nyere kommunikasjonsteknologi, gjør at arkivtjenestene er i ferd med å få en langt mer sentral rolle i det offentlige liv enn tidligere. Å sette disse tjenestene i stand til å utføre sine oppgaver på en smidig og effektiv måte er forutsetninger for å få full nytte av nyere teknologi. Løse mengdeproblemet Overgang til digitale løsninger vil ikke fjerne oppgaven med å bevare og sikre den papirbaserte dokumentasjonen. Dette krever stor innsats. Det er kanskje overraskende, men en av de første oppgavene som må løses er å utvide Byarkivets plassreserver. Det dreier seg i hovedsak om to forhold: Plass til kommende års avleveringer pluss avvikling av bortsettingsarkivene på papir i Bergen kommune (se. 7.6.) Plass til nye personalegrupper i forbindelse med etablering av digitaliseringsenhet og historisk elektronisk arkiv samt arbeidsplasser vedr. prosjekt for bortsettingsarkivene Få kontroll med ordningsetterslepet Byarkivet har over mange år tatt imot svært store arkivmengder av sikringsårsaker. Relativt store deler av dette er uordnet eller kun grovordnet. Dette gjør materialet lite tilgjengelig og representerer et hinder for effektiv saksbehandling, og vanskeliggjør en nødvendig digitalisering av det. Erverve, utvikle og holde på kompetanse og kunnskap En arkivinstitusjon er en typisk kunnskapsbedrift, og vil kun ha suksess i den grad personalets kunnskap og kompetanse står i forhold til oppgavene og publikums forventninger. Mangelen på oppfølging av signalene i Målsettingsdokumentet i 1987 mht. hvilken kompetanse institusjonen bør tilføres, samt det begrensede personalet som kan bidra med kontinuitet i bestandskunnskapen, gjør at institusjonen har et betydelig forbedringspotensiale på dette feltet. Hvordan redde de private arkivene? Det er en økende bevissthet i samfunnet om at arkivene etter privat sektor representerer like store verdier som arkivene etter offentlig sektor. Bergen har i flere år vært langt fremme på dette området, sett i landsmålestokk. Men det er ennå langt igjen til ressursinnsatsen overfor privatarkiv gjenspeiler den samfunnsmessige verdien dette materialet har. Side 2 av 6

3 Hvordan få skattene ut til folk? I siste instans er det befolkningens bruk (i nåtid og fremtid) av arkivene som er hensikten med arkivbevaring. På dette feltet er det store forventninger om raskere service, bedre svar, større opplevelser og mer tilgjengelig materiale. Her stilles krav både til ressursutvikling og metodeutvikling. Gruppen formulerer to visjoner for arkivene i Bergen i perioden: Et veldokumentert bysamfunn skal gjøre kunnskap og opplevelser tilgjengelig for alle. Bergen kommunes arkiver skal representere trygghet for innbyggere og forvaltning, et fast punkt når alt endres. Det stilles opp 7 mål og et antall tiltak og retningslinjer. Målformuleringene er: Mål 1: Alle saksrelaterte transaksjoner innenfor Bergen kommunes ansvarsområde skal dokumenteres automatisk, i sanntid, uansett medium, i samsvar med gjeldende standarder, og kunne være tilgjengelig i samtid og ettertid Mål 2: Innen 10 år skal kommunens saksbehandlere finne 95% av nødvendig dokumentasjon digitalt fra sin arbeidsstasjon. Mål 3: Innen 10 år skal all oppbevaring og forvaltning av papirbaserte arkiver samles i byarkivet. Mål 4: Innen 10 år skal 95% av alle forespørsler etter arkivmateriale betjenes digitalt over nett. Mål 5: Byarkivet skal være en synlig og profilert formidler av kunnskap og opplevelser i et godt fungerende nettverk av samarbeidspartnere Mål 6: Arkivdokumentasjon etter privat sektor i Bergen bevares og tilgjengeliggjøres til beste for lokalsamfunnet Mål 7: Bergen kommunes arkivvirksomhet skal organiseres og finansieres på en måte som sikrer stabilitet, fleksibilitet og handlekraft Målene med tilhørende tiltak er behandlet i planens del 1, særlig kap Handlingsplan. Planen sendes nå på intern og ekstern høring med frist 15.september, og den skal så med nødvendige justeringer legges frem for byråd og evt. bystyre som forslag til strategi plan for arkiv. Side 3 av 6

4 Liste over høringsinstanser er vedlagt. Vi ber byrådsavdelingene og overordnede organisasjoner fordele høringsnotatet til relevante underliggende enheter. Vi er særlig interessert i synspunkter på handlingsplanen i kap Planen tar opp et bredt spekter av oppgaver og utfordringer, og høringsinstansene representerer i hovedsak enkelte deler av dette. Plandokumentene, del 1 og 2 følger som vedlegg her. De kan også lastes ned fra byarkivets nettside: Kommunale enheter som benytter BKSAK bes skrive sine svar direkte inn i BKSAK nr Andre bes sende sine svar som vedlegg til epost til post.byarkivet@bergen.kommune.no. Med vennlig hilsen Arne Skivenes byarkivar Vedlegg: Liste over høringsinstanser Side 4 av 6

5 Høringsinstanser: (Overordnede organer, som byrådsavdelinger, konsoliderte museer, fakulteter, sentrale organisasjoner og lignende bes formidle henvendelsen til relevante underliggende organer.) ABM-utvikling (epost) Arna sogelag (epost) Askøy kulturvern- og historielag (epost) Bergen Arkitektforening (epost) Bergen kommune, Byombudet (epost) Bergen kommune, Byrådsavdeling for byutvikling (epost) Bergen kommune, Byrådsavdeling for finans, kultur og næring (epost) Bergen kommune, Byrådsavdeling for helse og sosial (epost) Bergen kommune, Byrådsavdeling for oppvekst (epost) Bergen kommune, Byrådsleders avdeling (epost) Bergen kommune, Bystyrets kontor (epost) Bergen kommune, Kommunerevisjonen (epost) Bergen Kunstmuseer (epost) Bergen Museum (epost) Bergen Næringsråd (epost) Bergens historiske forening (brev) Bergens offentlige Bibliotek (epost) Bergens Sjøfartsmuseum (epost) Bergensscenarier 2020 (brev) BI Handelshøyskolen i Bergen Bryggens Venner (epost) Buekorpsmuseet (epost) Bymuseet i Bergen (epost) Datatilsynet (epost) DIS Hordaland (epost) Fana historielag (epost) Fortidsminneforeningen i Bergen og Hordaland (epost) Fylkesmannen i Hordaland (epost) Fyllingsdalen historielag (brev) Helse Bergen (epost) HIFO Bergen (epost) Hjellestad og Milde historielag (brev) Hordaland Fylkesarkiv (epost) Hordaland Fylkeskommune (epost) Hordaland sogelag (epost) Høgskolen i Bergen (epost) Interkommunalt Arkiv i Hordaland (epost) Kommunalt Arkivfaglig Forum (epost) Krokeide historielag (epost) KS (epost) Kirke- og kulturdepartementet (epost) Laksevåg kultur-historiske forening (brev) Landslaget for Lokal- og Privatarkiv (epost) Landslaget for lokalhistorie i skolen LO i Bergen og omland (epost) Lokalhistorisk Arkiv Bergen (epost) Side 5 av 6

6 Museum Vest (brev) Museumssenteret i Salhus (epost) Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design (epost) Nord- og Midthordland sogelag (brev) Norges Handelshøyskole (epost) Norsk Arkivråd (epost) Norsk Kulturråd (epost) Oslo Byarkiv (epost) Osterøy sogelag (epost) Riksarkivaren (epost) Sandviken kulturhistoriske forening (epost) Sentralarkivet i Stavanger (epost) Statsarkivet i Bergen (epost) Stavanger byarkiv (epost) Stiftelsen Asta(epost) Stiftelsen Bryggen (brev) Teaterarkivet (epost) Trondheim byarkiv (epost) Universitetet i Bergen, direktør (epost) Universitetet i Bergen, rektor (epost) Det historisk-filosofiske fakultet (epost) Det juridiske fakultet (epost) Det matermatisk-naturvitenskapelige fakultet (epost) Det medisinske fakultet (epost) Det odontologiske fakultet (epost) Det psykologiske fakultet (epost) Det samfunnsvitenskapelige fakultet (epost) Aksis- Avd. for kultur, språk og info rmasjonsteknologi (epost) Arkeologisk institutt (epost) Historisk institutt (epost) Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap (epost) Institutt for utdanning og helse (epost) Institutt for geografi (epost) Institutt for informasjons- og medievitenskap (epost) Institutt for informatikk (epost) Institutt for kulturstudier og kunsthistorie (epost) Institutt for lingvistikk og litteraturvitenskap (epost) Institutt for sammenlignende politikk (epost) Institutt for sosialantropologi (epost) Institutt for økonomi (epost) Nordisk Institutt (epost) Senter for kvinne-og kjønnsforskning (epost) Sosiologisk institutt (epost) Universitetsbiblioteket i Bergen (epost) Universitetsbiblioteket, spesialsamlingene (epost) Ytre-Arna historielag (brev Åsane historielag (epost) Høringsnotatet sendes dessuten som kopi direkte til medlemmene av plangruppen og referansegruppen Side 6 av 6