HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 11:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Orienteringer: Økonomirapportering 2013 og 2014 Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 14/14 Godkjenning av protokoll fra møtet den PS 15/14 Årsrapport skatt 2013 PS 16/14 PS 17/14 PS 18/14 PS 19/14 Midler til tur- og friluftsformål - gapahuker og fiskeplasser Høring - rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk Drift av asylmottak i Hitra kommune - Oppjustering av kapasitet MIST - salg av aksjer

4 PS14/14Godkjenningavprotokollframøtetden

5 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 200 Saksmappe: 2014/261-1 Saksbehandler: May Hårstad Lian Dato: Årsrapport skatt 2013 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /14 Kommunestyret Vedlegg: 1 Årsrapport skatt 2013 Innstilling: Hitra kommunestyre tar årsrapport for 2013 fra skatteoppkreveren til etterretning. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent May Hårstad Lian Økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Midler til tur- og friluftsformål - gapahuker og fiskeplasser Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /14 Formannskapet /14 Vedlegg: Ingen Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ordfører Ole L. Haugen tiltrådte møtet igjen, og leder nå møtet. Formannskapet er dermed fulltallig. Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende alternativt forslag: 1. Saken utsettes og behandles på nytt i neste møte i Formannskapet. 2. Fram til ny behandling klarlegges og fremlegges: a. Kriterier og bestemmelser, som er bedre koordinert og avstemt mellom kultur- og plan-/byggesaksetaten. b. Veiledende prosedyrer som sikrer bistand til nødvendig søknadsutfylling og som fremmer bygging av gapahuker og tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser. c. Dokumentasjon fra Fylkesmannen som viser kommunens handlingsrom og/eller begrensinger i forhold til den tiltenkte tilrettelegging og tiltak innenfor det såkalte 100-meters beltet og strandsonen. 3. Søknadsfristen for tilskudd forlenges til 1. juni Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Saken utsettes og behandles på nytt i neste møte i Formannskapet. 2. Fram til ny behandling klarlegges og fremlegges: a. Kriterier og bestemmelser, som er bedre koordinert og avstemt mellom kultur- og plan-/byggesaksetaten. b. Veiledende prosedyrer som sikrer bistand til nødvendig søknadsutfylling og som fremmer bygging av gapahuker og tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

20 Side 2 av 2 c. Dokumentasjon fra Fylkesmannen som viser kommunens handlingsrom og/eller begrensinger i forhold til den tiltenkte tilrettelegging og tiltak innenfor det såkalte 100-meters beltet og strandsonen. 3. Søknadsfristen for tilskudd forlenges til 1. juni Enstemmig. Innstilling: 1. Hitra formannskap vedtar å utvide ordningen med midler til utvikling av tur- og friluftsformål fra 2012/2013 til Hitra formannskap vedtar å innføre ordning med dekning av byggesaksgebyrer for gapahuker innen kulturbudsjettet. Utgiftene dekkes innen kulturbudsjettet for årene Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

21 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra formannskap behandlet som sak 134/12 Disponering av midler til utvikling av tur- og friluftsformål 2012/2013 hvor det ble fattet slikt vedtak: 1. Det foreslås følgende disponering av midlene avsatt til utvikling av tur- og friluftsformål i 2012 og 2013 i prioritert rekkefølge: a. Revisjon av kjentmannsprøven kr b. Revisjon av Hitra turkart kr c. Utvikling av tur- og friluftsformål på Hitra kr d. Badeplasser på Hitra kr Av de bevilgede midlene (1 mill.) settes kr til kjøp av konsulenttjenester. 2. For å stimulere til utvikling av tur- og friluftsformål med allmenn tilgang gis det tilskudd til, jfr. pkt 1 c.: a. Kr til nye gapahuker som kan dokumenteres er bygd i 2012 eller I tillegg tildeles et tilskudd på: - kr til den fineste og beste - kr til den nest fineste og beste - kr til den tredje fineste og beste b. Tilrettelegging av inntil 5 fiskeplasser, som også er tilgjengelig for funksjonshemmede. Det gis et tilskudd på kr for hver fiskeplass, og som blir godkjent i forhold til nevnte tilgjengelighet. c. Kr avsettes til å gjøre kulturminner mer kjent og tilgjengelig. 3. Badeplasser, jfr. pkt. 1 d. a. Det utarbeides plan for videre oppgradering av Terningssanden og Eidsvatnet badeplass. b. De avsatte midler (kr ) disponeres med sikte på å få minimum 3 offentlige badeplasser, herunder de 2 ovennevnte. De avsatte midler må også søkes disponert slik at det utløser andre offentlige og/eller private tilskudd, samt frivillig innsats til opparbeidelse og drift. Ved oppføring av gapahuker må det søkes om byggetillatelse, og med bakgrunn i formålet med tilskuddsordningen vil de fleste av søknadene som mottas være avhengig av dispensasjonsbehandling i forhold til kommuneplanens arealdel (de fleste LNF), samt plan- og bygningslovens 1-8 (strandsonebestemmelser). Med bakgrunn i dette har teknisk komite i sak 93/13 Kriterier for behandling av gapahuker vedtatt følgende: Søknader om tillatelse til oppføring av gapahuker skal behandles på grunnlag av følgende kriterier: BELIGGENHET Formålet med tilskuddsordningen og byggingen av gapahuker er å bidra til økt friluftsliv. Tiltaket bør derfor fortrinnsvis ligge i nærheten av turløype/turmål/fiskevann eller lignende Tilgjengelig for offentligheten Det bør legges vekt på å legge tiltaket naturlig inn i terrenget, slik at det ikke dannes silhuetteffekt osv. UTFORMING Åpen og enkel konstruksjon med maks 3 vegger Naturlige materialer Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

22 Side 4 av 4 Alle tiltak skal etter kommunens skjønn inneha gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering ( 29-2). Tilrettelegging for ulike brukergrupper SKILTING /BRUK Det stilles krav til skilting av gapahuk som har fått tilskudd gjennom tilskuddsordningen, der det tydelig fremgår at tiltaket har fått tilskudd fra Hitra kommune og at det er åpent og tilgjengelig for alle. DOKUMENTASJONSKRAV VED SØKNAD OM TILLATELSE Situasjonsplan (som synliggjør beliggenhet og adkomst) Dispensasjonssøknad, søknad om tillatelse til tiltak, samt tegninger av gapahuken Erklæring fra grunneier (også i forhold til adkomst) Nabovarsel Kulturavdelingen har utarbeidet kriterier for tildeling av tilskudd til gapahuker som er kunngjort på kommunens hjemmeside. Disse kriteriene er utarbeidet med utgangspunkt i kriteriene for behandling av planavdelingen. Kriteriene er slik: A. Tilskudd: Som et ledd i satsingen på tur- og friluftsliv gir Hitra Kommune et tilskudd på kr til gapahuker oppsatt for offentligheten. I tillegg vil det gis ekstra tilskudd på: til den fineste og beste til den nest fineste og beste til den tredje fineste og beste B. Kriterier for å få tilsagn: Alle kan søke så lenge nedenfor stående kriterier møtes: Gapahuken må være tilgjengelig for offentligheten, hele året. Gapahuken må kunne dokumenteres oppført i 2012 til 2014, senest (utvidet frist) Gapahuken må være bygd i naturmaterialer. Utbygger må sørge for skriftlig tillatelse/avtale med grunneier. Søknad om og tillatelse til oppsetting av gapahuk må være innhentet fra Hitra kommune ved Planavdelingen. Gapahuken må vedlikeholdes av utbygger i minimum 10 år. Etter 10 år har gått er det utbyggers ansvar enten å forlenge avtale med grunneier og fortsette vedlikeholdet, eller å fjerne gapahuken dersom avtalen ikke forlenges. Gapahuken må gi god ly mot vær og vind. Den må gjerne bygges i tilknytning til eksisterende turløype, turmål eller fiskevann. Gapahuken må gjerne settes opp minimum 1 km fra vei eller bebyggelse, for å inspirere folk til å gå på tur. Trygt ildsted kan gjerne være tilrettelagt, men det må i så fall opplyses om reglene for bruk av åpen ild. C. Kriterier som vil bli vektlagt for å kunne kvalifisere til ekstratilskudd for fineste og beste gapahuk: Fast gapahuk som kan stå i Hitras vær og vind i minimum 10 år. Gapahuken må være tett og gi svært godt ly mot vær og vind. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

23 Side 5 av 5 Gapahuken må gjerne bygges i tilknytning til eksisterende eller planlagt turløype, turmål eller ved fiskevann. Og/eller være spesielt barnefamilievennlig med tanke på plassering, utforming og eventuelt tilrettelegging ellers på stedet. Gapahukens estetikk og tilpasning til omgivelsene vil vektlegges. Trygt ildsted må være tilrettelagt inne i/eller utenfor gapahuken. Det bør finnes brensel for brukere. Gapahuken må gjerne ha plass til at minst 4 personer kan sove i den, på gulv eller i benker. Søknad må være Hitra Kommune v/kulturenheten i hende innen 1. februar Med søknaden må følge en framdriftsplan, samt en beskrivelse av hvor gapahuken planlegges bygget, gjerne inntegnet på kart. Hvem som søker og står ansvarlig for prosjektet må også fremgå. Dersom søknaden innvilges vil det i løpet av august gis et tilsagn. Beløpet utbetales først når gapahuken dokumenteres ferdigstilt etter gjeldende kriterier. Saksopplysninger I og med at det må søkes om byggetillatelse påløper det etter vedtatte forskrifter gebyrer for behandling av byggesøknad. Gebyrer etter plan- og bygningsloven fastsettes i forskrift, som både kunngjøres og fremkommer i lovdatasystemet som lokal forskrift. I forskriften er det fastsatt at for behandling av alle søknader om bygging skal betales et gebyr. Slik forskriften er utformet finnes det ikke unntak. Dersom det skal gjøres unntak må det vedtas av kommunestyret. Unntak må også vurderes i forhold til presedens. Det foreligger så langt 5 søknader, og av disse er 1 behandlet etter plan- og bygningsloven. Gebyret for den enkelte søknad er kr ,-, dersom søknaden gjelder dispensasjon økes gebyret kr ,- pr. sak. De fleste søknadene gjelder dispensasjon. I gebyrregulativet heter det: Byggetiltak der frivillige lag og organisasjoner som for eksempel velforeninger og idrettslag er tiltakshaver og tiltaket har et klart allmennyttig/samfunnsnyttig formål betaler 50 % av fullt gebyr. Av de 5 søknadene er 3 fra frivillige lag og organisasjoner, 1 fra oppvekstsenter og 1 privat person. Søknaden fra oppvekstsenteret gjelder flere gapahuker som trolig vil bli vurdert som flere søknader. Saken har ingen relevans og betydning i forhold til: Vedtatte overordna mål i samfunnsplan eller kommunedelplaner, eller tidligere vedtak. Saken har liten eller ingen økonomiske eller finansielle konsekvenser for planperioden. Vurdering Stimulering til utvikling av tur- og friluftsformål er et flott tiltak som vil kunne gi nye møte- /rasteplasser, og derigjennom være med å forbedre hitterværingenes helse. Iverksetting av nye tiltak gir i mange tilfeller utfordringer i forhold til å utforme retningslinjer slik at alle forhold blir gjennomtenkt og eventuelt tilrettelagt på forhånd. Det er utarbeidet kriterier både for tildeling av tilskudd og behandling av søknader om oppføring av gapahuker, herunder gebyravklaring. Disse kriteriene vil bli samordnet og fremmet for politisk behandling innen kort tid. Kriteriene Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

24 Side 6 av 6 vil også omfatte fiskeplasser, slik at denne delen av tilskuddsordningen også blir tatt med. Når det gjelder badeplassene så synes det ikke nødvendig å ha egne kriterier for disse. I denne omgang er det nødvendig å avklare gebyret for den saken som er behandlet etter plan- og bygningsloven. Gebyret utgjør kr ,-. Det synes riktig å relatere denne ordningen til den ordningen som er laget for kommunale avgifter for ungdoms-/forsamlingshus. Avgift blir beregnet, men det blir betalt av Hitra kommune gjennom kulturbudsjettet. På denne måten unngås å lage unntak i gebyrregulativ, og i denne spesielle saken vil ordningen kun gjelde for 2-3 år, og da er det enda viktigere å ikke foreta unntak. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

25 HITRA KOMMUNE Rådmannen Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Direkte tlf.: Dato: Saksnr.: 2012/ Arkivnr.: Fra: Til: Rådmannen Formannskapet Notat Vedlegg: Kriterier/prosedyrer for bygging av gapahuker Gapahuker - kriterier og prosedyrer Formannskapet fattet i sak 3/14 slikt vedtak: 1. Saken utsettes og behandles på nytt i neste møte i Formannskapet. 2. Fram til ny behandling klarlegges og fremlegges: a. Kriterier og bestemmelser, som er bedre koordinert og avstemt mellom kultur- og plan-/byggesaksetaten. b. Veiledende prosedyrer som sikrer bistand til nødvendig søknadsutfylling og som fremmer bygging av gapahuker og tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser. c. Dokumentasjon fra Fylkesmannen som viser kommunens handlingsrom og/eller begrensinger i forhold til den tiltenkte tilrettelegging og tiltak innenfor det såkalte 100-meters beltet og strandsonen. 3. Søknadsfristen for tilskudd forlenges til 1. juni Enstemmig.» An pkt. 2 a og b: Planavdelingen og kulturenheten har i samarbeid utarbeidet kriterier og prosedyrer for oppføring av gapahuker. Kriteriene inneholder en redegjørelse for hva gapahuker er, hvem som kan søke tilskudd, om byggesøknaden, gebyr og krav til beliggenhet, utforming og skilting. Det er foreslått at lag og organisasjoner, samt skoler og barnehager kan søke om tilskudd til gapahuk. Kriteriene sier klart hva som må foreligge av dokumenter som tillegg til søknaden, både til kulturenheten og til planavdelingen. For å sikre at nødvendige dokumenter blir med, samt at søker er innforstått med saksbehandlingen legges det opp til et møte forhåndskonferanse hvor søker får møte saksbehandler på planavdelingen og saksbehandler på kulturenheten. En slik forhåndskonferanse vil være nyttig for både søker og saksbehandlerne, ved å snakke sammen vil misforståelser kunne unngås. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

26 Gebyr for byggetillatelse foreslås dekket av kulturenheten ved innvilgelse av tilskudd til gapahuk. I kriteriene er det også satt krav til gapahukenes beliggenhet og utforming for å sikre at de bygges for allmennheten. Når det gjelder skilting så er dette et krav, men skilt stilles til disposisjon av kulturenheten, uten kostnad. An. pkt. 2 c: Normalt får tiltak som er bygget for allmennheten, med tanke på å stimulere til friluftsliv og naturopplevelser, dispensasjon fra plan- og bygningsloven og naturmangfoldloven. Det forutsettes at det ikke er trua eller sårbare arter som det må tas hensyn til i området. An pkt. 3 - Søknadsfrist: Det viser seg at det ikke er mange søknader fra lag og foreninger, skoler og barnehager. Derfor foreslås å gå bort fra søknadsfrist. Utgiften er så vidt liten at det vil være mulig å gi årlige tilskudd dersom det blir aktuelt, noe som er svært ønskelig. An. Konkurranse i sak 134/12 pkt. 2: 1. For å stimulere til utvikling av tur- og friluftsformål med allmenn tilgang gis det tilskudd til, jfr. pkt 1 c.: a. Kr til nye gapahuker som kan dokumenteres er bygd i 2012 eller I tillegg tildeles et tilskudd på: - kr til den fineste og beste - kr til den nest fineste og beste - kr til den tredje fineste og beste Med de erfaringer vi har til nå, vil det bli svært vanskelig å få til denne vurderinga i praksis. Kulturenheten vurderer det som bedre å bruke «premieringsmidlene» til å få bygd flere gapahuker. Etter hvert som revideringa av kjentmannsprøven blir ferdig, vil det utkrystallisere seg områder som er godt egna for gapahuker. Når det gjelder tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser så krever dette et videre arbeid, som bør ses i sammenheng med tilgjengelighet, universiell tilpasning og revideringa av kjentmannsprøven. Det vil derfor være nødvendig å bruke mer tid på dette arbeidet. Side 2 av 2

27 Side 3 av 3

28 GAPAHUKER I HITRA Hva er en gapahuk? Fra gammelt av: En gapahuk er et byggverk av trematerialer, opprinnelig ment for nødtørftig overnatting. Den har kun tre vegger og tak, eventuelt to sidevegger og skråtak helt ned på baksiden. Den kan lages av et skjelett med rajer som det flettes inn kvister i, deretter kles skjelettet med bar eller torv. Framveggen er åpen, ofte er det en bålplass foran denne. En stokkild eller nying av hele tømmerstokker, en over to, ble brukt som ildsted av fløtere og skogsarbeidere. (Fra Wikipedia) Nå til dags: En gapahuk er fortsatt et byggverk av trematerialer, med tre vegger, tett tak og bålplass foran. Gapahuken fungerer nå som rasteplass eller turmål i forbindelse med friluftsliv. Positivt med gapahuker: Gapahuker som er åpne for allmennheten har en positiv virkning på utøvelsen av friluftsliv fordi de fungerer som rasteplass og som turmål. Ved gapahuken kan du søke ly for været, treffe andre turgåere, tenne bål og lage turmat på tilrettelagt bålplass. Hitra kommune vil gjerne oppfordre til friluftsliv, og det er derfor mulig å søke om tilskudd til gapahuk. Turmål kan være øy/fjære/strand, fiskevatn, fjelltopp, kulturminne, spesiell natur mm. Hvem kan søke om tilskudd? Lag og organisasjoner pluss skoler og barnehager kan søke om et tilskudd på kr. 5000,-til gapahuk. Det forutsettes at nedenfor nevnte krav blir fulgt, og at byggetillatelse blir gitt. Med søknaden må det følge en framdriftsplan, kart som viser plassering og hvem som står som utbygger. Før søknaden behandles vil det bli avholdt et møte (forhåndskonferanse) der søker, saksbehandler på planenheten og saksbehandler på kulturenheten deltar. Dersom søknaden innvilges vil det bli gitt et skriftlig tilsagn. Beløpet utbetales først når gapahuken dokumenteres ferdigstilt. Søknad om tilskudd sendes Hitra kommune, kulturenheten, 7240 Hitra. Byggesøknad kreves: Søknad om tillatelse til oppføring av gapahuk sendes Hitra kommune, enheten for plan, landbruk og miljø. Søknaden må inneholde følgende papirer: -Situasjonsplan: Et kart der plassering og adkomst til planlagt gapahuk er merket av. -Dispensasjonssøknad: I utmark er det i utgangspunktet ulovlig å bygge. Søker må skrive hvilke grunner som gjør at dere bør få unntak fra dette forbudet. (F. eks. fordi du/dere tenker å bygge en gapahuk for allmennheten ved et turmål eller tursti.) -Søknad om tillatelse til tiltak, med tegninger av gapahuken samt materialbeskrivelse. -Erklæring fra grunneier, også i forhold til adkomst. -Nabovarsel

29 Gebyr: Alle søknader om byggetillatelse og dispensasjon ilegges et saksbehandlingsgebyr fra planenheten. Dette er «betaling» for saksbehandlingen. Saksbehandlingsgebyr vedtas av kommunestyret og gjelder både når det gis tillatelse og avslag. Hvis gapahuken får tilskudd, betaler kulturenheten saksbehandlingsgebyret. Hitra kommune har satt krav til beliggenhet, utforming og skilting: Beliggenhet: -Gapahuker skal normalt bygges ved turløype eller turmål, minst en kilometer fra vei eller bebyggelse for å oppmuntre folk til å gå på tur. -Gapahuken må legges naturlig inn i terrenget slik at den ikke gir silhuettvirkning, men godt ly mot vær og vind. -Gapahuken skal kunne brukes av alle (allmennheten). Utforming: -Gapahuken skal ha en åpen og enkel konstruksjon med maks 3 vegger, innvendig bør det være benker, gjerne lange nok til å ligge på. Husk tilrettelegging for barn. -Det skal brukes mest mulig naturlige materialer. -Gapahuken skal tilrettelegges for ulike brukergrupper. Hvis turveien fram til gapahuken er tilrettelagt for rullestol, skal gapahuken også være det. -Trygt ildsted må være tilrettelagt inne i/eller utenfor gapahuken. -Gapahuken må bygges slik at den kan stå i Hitras vær og vind i minst 10 år. Videre skal gapahuken vedlikeholdes av utbygger i minimum 10 år, etter dette er det utbyggers ansvar enten å forlenge avtale med grunneier og fortsette vedlikeholdet, eller fjerne gapahuken dersom avtalen ikke forlenges. -Alle byggetiltak skal etter kommunens skjønn inneha gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering (plan- og bygningslovens 29-2). Skilting/bruk: Det stilles krav til skilting av gapahuk som har fått tilskudd om at den er åpen og tilgjengelig for allmennheten. Skiltet får du på kulturenheten. Dette skrivet er utformet i samsvar med sak 93/13 vedtatt i Teknisk komite og Kulturenhetens kriterier for tilskudd til gapahuker.

30

31

32

33 HITRA KOMMUNE Teknisk sektor Arkiv: M74 Saksmappe: 2014/249-2 Saksbehandler: Dag Robert Bjørshol Dato: Høring - rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /14 Teknisk komite /14 Vedlegg: Innstilling: Hitra kommune tar fremlagt dokument «Høring - Rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk» til orientering. Hitra kommune registrerer at kommunene fortsatt skal ha hovedansvaret for å etablere og drifte landets brann- og redningstjeneste. Dette innebærer at det enkelte kommunestyre også må ha mest mulig reell styringsmyndighet over tjenesten og som en konsekvens av dette søke organiseringer som ivaretar dette perspektivet best mulig. Hitra kommune er komfortabel med dagens organisering av kommunens akuttberedskap ut i fra etatens håndtering av større og mindre hendelser. Kommunens brann- og redningstjeneste har gjennom tid dokumentert rask responstid, lokalkunnskap, lokalt lederskap og handlekraft ved sin tjenesteutførelse. Storbrannen på Frøya dokumenterte også fullt ut de lokale brannog redningstjenestene evner å håndtere/ samvirke over kommunegrenser og faggrenser med andre brannvesen/ frivillige/ sivilforsvar/ politi/ Røde Kors/ militæret/ osv. Hitra kommune er videre klar over at opprettelse av større fagmiljø vil være fordelaktig innenfor delelement innenfor tjenesten som eksempelvis brannsyn hvor enkeltkommuner opererer med små deltidsstillinger. Videre har det vært ønskelig med et samarbeid for å ivareta spesielle beredskapsfunksjoner som eksempelvis forurensing. Kommunene i Sør-Trøndelag har løst dette behovet via etablering av samarbeidsorganet IUA- Sør-Trøndelag. For å ivareta lokale/ regionale samarbeidsløsninger ytterligere har kommunene i Orkdalsregionen utarbeidet en fagrapport brann som foreslår en organisasjonsmodell som i langt større grad avveier geografi/ lokalkunnskap/ nærhet/ lokalpolitisk styring og behovet for større fagmiljøer/ effektivisering, enn Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

34 Side 2 av 2 fremlagt rapport fra den sentrale arbeidsgruppen. Denne samarbeidsløsningen omfatter 9 kommuner med til sammen innbyggere. Likedan er Hitra kommune redd for at en sentralisert tjeneste vil medføre økt byråkratisering av beslutningsprosesser og utløse uklare ansvarsforhold. Dette vil gi dårligere reell beredskap og motivasjon med den konsekvens at tjenestetilbudet og beredskap lokalt forvitres. I dette ligger også en fare for forringelse av det lokale engasjementet og idealismen/ dugnadsånden relatert til deltakelse i de lokale brann- og redningstjenestene. Ut i fra dette fraråder Hitra kommune at modell 1 blir innført for organisering av en fremtidig brann- og redningstjeneste som foreslått av arbeidsgruppen. Hitra kommune ønsker heller vektlegging av modell 3 men da under en klar forutsetning av at dette er en frivillig organisering som må vurderes og eventuelt vedtas i det enkelte kommunestyre. Vedtaket begrunnes i frykt for et sentralisert tjenestetilbud som forringer tjenestens innhold i distriktskommunene, økt byråkratisering av tjenesten, forringelse av lokalt engasjement, tap av lokalgeografisk kunnskap, redusert nærhet til hendelser, lengre responstid samt reduserte muligheter for Hitra kommunestyre til å styre tjenestens innhold etter lokale behov Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Dag Robert Bjørshol Kommunalsjef/ brannsjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

35 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Justis- beredskapsdepartementet sender på høring Rapport fra en nedsatt arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk (Brannstudien). Utsendt høringsbrev er datert og høringsfristen er satt til 17. februar Saksopplysninger Hitra kommune har mottatt fra Justis- og beredskapsdepartementet følgende høringsbrev datert : Høring - Rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk Justis- og beredskapsdepartementet sender på høring Rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk (Brannstudien). Justis- og beredskapsdepartementet ga 5.oktober 2012 Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap i oppdrag å opprette og lede en arbeidsgruppe som skulle utrede hvordan de samlede ressursene i brann- og redningsvesenet kan utnyttes best mulig, og i samhandling med andre beredskapsaktører. Arbeidsgruppens rapport ble levert til departementet 2.desember Hovedanbefalingen til arbeidsgruppen er å organisere brann- og redningsvesenene fylkesvis, slik at det blir 18 eller 19enheter, avhengig av om Oslo og Akershus blir en felles enhet eller ikke. Rapporten, og to samfunnsøkonomiske analyser som arbeidsgruppen har innhentet, er tilgjengelig på Justis- og beredskapsdepartementets hjemmesider under høringer: En liste over høringsinstansene følger vedlagt. Justis- og beredskapsdepartementet ber adressatene om å forelegge rapporten for berørte underliggende organer, foreninger eller organisasjoner på eget område, dersom disse ikke er oppført på listen. Departementet ønsker også å få informasjon om eventuelle andre aktører som bør få anledning til å uttale seg om rapporten. Høringsfrist er 17. februar Høringssvarene sendes fortrinnsvis på e-post til postmottak.d.de.no, eventuelt som vanlig post til Justis- og beredskapsdepartementet, Rednings- og beredskapsavdelingen. Følgende anbefalinger fremkommer fra arbeidsgruppen ANBEFALING Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

36 Side 4 av 4 På bakgrunn av de vurderingene og analysene som er foretatt, anbefaler en samlet arbeidsgruppe modell 1 for organisering og dimensjonering av fremtidens brann- og redningsvesen og nødalarmeringstjenesten for brann. Modellen er fremtidsrettet, noe som har vært viktig for arbeidsgruppen, og den vil møte fremtidens utfordringer og samfunnets behov på en god måte. Arbeidsgruppen mener ny modell vil legge et bedre grunnlag for å kunne nå de nasjonale målene i st.meld. nr. 35 ( ) Brannsikkerhet. Ved å etablere større og mer ensartede organisasjoner vil dette også bedre samvirke og samarbeid med andre aktører. Brann- og redningsvesenenes blir større og mer lik andre aktørers ansvarsområder. Arbeidsgruppen mener at større brann- og redningsvesen vil legge forholdene til rette for at de forbyggende oppgavene kan utføres mer målrettet og effektivt. Det vil bli større kompetansemiljøer, og den forebyggende aktiviteten kan systematiseres i større grad. De lokale behov for beredskapsordninger vil bli ivaretatt ved at krav om responstid innføres, og der innsatstiden blir det største elementet. Førsteinnsatsen vil medføre en lokal tilhørighet, hvor lokalkunnskap blir ivaretatt, samtidig som de lokale ordningene kan systematiseres og samkjøres i mye større grad under felles ledelse. Arbeidsgruppen mener også at samarbeid om den lokale beredskapen i grenseområdene mellom de nye brann- og redningsvesenene vil bli bedre. Innføringen av Nødnett i alle kommunene og i brann- og redningsvesenene understøtter arbeidsgruppens anbefaling. Nødnett er et viktig verktøy for den kommunale brann- og redningsberedskapen fremover. Det regionale behovet for beredskapsordninger vil etter arbeidsgruppen mening bli bedre. Vurderingen av tilleggsinnsatsen, i form av mannskaper og utstyr, vil bli mer helhetlig og basert på bedre risikobetraktninger under felles ledelse. Tilleggsinnsatsen vil kunne bli plassert der risikoen og behovet er størst. Arbeidsgruppen ser likevel at modellen kan medføre utfordringer med tanke på tilstedeværelse i den kommunale forvaltning og kunnskap om lokale forhold hos administrasjon og ledelse. Som det fremgår av rapporten, har arbeidsgruppen sett det som viktig at brann- og redningsvesenet på en del områder involveres i de beslutninger kommunene fatter. Videre vil en regionalisering medføre en distanse til kommunene som eiere, slik at det kan bli en utfordring i forhold til formelle styringsprosesser. Arbeidsgruppen mener at dette kan kompenseres gjennom å ha funksjoner i brann- og redningsvesenene mot kommunene med særlige oppgaver for å ivareta dette. Arbeidsgruppen ser også at modellen kan innebære noen negative konsekvenser på grunn av de store geografiske avstandene i noen fylker. Dette kan motvirkes gjennom god ledelse, organisering og teknologi internt i brann- og redningsvesenet. Arbeidsgruppa har vurdert 3 ulike modeller for organisering av en fremtidig brann- og redningstjenesten. Modell 1 følger fylkesgrensene og innebærer at det blir brann- og redningsvesen, avhengig av om Oslo og Akershus skal være selvstendige eller slås sammen. Modell 2 innebærer en organisering som skal dekke minst innbyggere eller følge fylkesgrensene, modellen skal ikke komme i strid med allerede etablerte administrative grenser. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

37 Side 5 av 5 Modell 3 innebærer en organisering som sikrer at et brann- og redningsvesen dekker minst innbyggere. ARBEIDSGRUPPEN HAR FØLGENDE KOMMENTARER OM DIMENSJONERING AV MODELLER FOR FREMTIDENS BRANN- OG REDNINGSTJENESTE Gjennomgangen i del III av hvilke oppgaver arbeidsgruppen mener et fremtidig brann- og redningsvesen skal utføre, gir føringer for hvordan tjenestene bør organiseres, men også føringer for hva organisasjonen må fylles med av antall ansatte, utstyr og kompetanse. Lovkravene legger opp til en dimensjonering hvor det er de lokale forholdene og risikoene som må være førende, basert på de oppgavene som brann- og redningsvesenene skal utføre. Denne typen rammestyring gir reell handlefrihet og et utgangspunkt for en effektiv utnyttelse av resursene. Mulighetene for helhetsløsninger på tvers av etatsgrenser eller forvaltningsnivåer vil også kunne styrkes. På bakgrunn av de modellene for organisering som er analysert ovenfor, mener arbeidsgruppen at de nye brann og redningsvesenene/kommunene i større grad enn i dag selv må kunne vurdere hvordan tjenesten skal dimensjoneres. Dette begrunnes med at modellene vil gi bedre faglige forutsetninger for dette. Likevel er arbeidsgruppen klar på at modell 3, som er en justering av dagens organisering, ikke i like stor grad gir de nødvendige forutsetningene. Modellen gir ikke gode nok rammer for å utvikle kompetanse og etablere kompetansemiljøer på flere av de oppgavene som arbeidsgruppen ser på som viktige for å kunne vurdere risiko og tiltak. Modell 1 og 2 vil i mye større grad sikre kompetanse og forståelse slik at behovet for ressurser synliggjøres, og slik at ressursene disponeres på en god og effektiv måte. Arbeidsgruppen legger i utgangspunktet til grunn at ressursene forblir uendret. Av mandatet fremkommer det at arbeidsgruppen skal komme med forslag til hvordan de samlede ressursene som brukes på dette området, kan utnyttes best mulig. Arbeidsgruppen ser det likevel som viktig å påpeke at friheten til selv å vurdere dimensjoneringen forutsetter at tjenesten tilføres tilstrekkelige ressurser. Hovedprinsippet for finansiering av kommunesektoren er rammefinansiering, hvor kommunene i hovedsak finansieres gjennom frie inntekter. Kommunens utgifter til brann- og redningsvesenet dekkes av disse inntektene, bortsett fra feiertjenesten som dekkes gjennom gebyr. Det er ingen øremerkede tilskudd til denne typen tjeneste. Målkonflikt mellom forebygging, beredskap og økonomi er kjente utfordringer. Kommunene har en rekke krav om ytelser til befolkningen, og ytterligere krav i fremtiden, særlig på helseområdet, vil kunne aktualisere dette i enda større grad. Dette vil kunne medføre enda større fokus på å gjøre tjenestene mer kostnadseffektive. HVORDAN KOMMUNENE KAN SAMARBEIDE Arbeidsgruppen har også presisert at den ikke vil komme med betraktninger om hvilken måte kommunene skal samarbeide på. Dette er i utgangspunktet opp til kommunene selv å avgjøre. Likevel vil arbeidsgruppen fremheve at det i kommuneloven kapittel 5, 5A og 5B er regulert tre modeller for interkommunalt samarbeid. Dette er samarbeid etter kommuneloven 27, vertkommunesamarbeid og samarbeid i samkommune. Arbeidsgruppen vil derfor anbefale at det Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

38 Side 6 av 6 foretas en gjennomgang av aktuelle typer samarbeid både etter kommuneloven og IKS-loven, som hjelp for kommunene ved deres valg av samarbeidsløsninger. Vurdering Saksbehandler velger ikke å vedlegge dokumentasjonen utredninger men henviser til Justis- og beredskapsdepartementets hjemmesider under høringer: Dette grunnet mengden utredninger/ dokumenter som følger saken. Saksbehandler vil allikevel betone den korte høringsfristen, utsendt høringsdokument er datert med satt frist på en sak som har så vidt vidtrekkende konsekvenser for kommunenes tjenesteproduksjon, samt selvsagt også for sikkerheten for befolkningen i hele KommuneNorge. Mandatet arbeidsgruppa er tildelt åpner ikke for flytting av ansvaret for å etablere og drifte brann- og redningsvesenet. Oppgavene skal dermed fortsatt være et kommunalt ansvar og for en kommunal tjeneste som skal forebygge og håndtere hendelser, er det etter saksbehandlers mening viktig at tiltakene er best mulig lokalt forankret og samtidig basert på lokale forhold. Dette spesielt i fylker med store avstander og geografiske forskjeller. Med basis i den fremtidige ansvarsfordelingen må også en fremtidig organisering av brann- og redningstjenesten føles komfortabel for kommunens høyeste politiske nivå. Med fortsatt ansvar for egne innbyggeres personsikkerhet innenfor kommunegrensene, må politisk nivå etter saksbehandlers mening ha den reelle styringsmyndigheten relatert til tjenesten. Med ansvaret må også myndigheten følges. Politisk nivå må selv vurdere hvorvidt de interkommunale samarbeidene kommunen i dag deltar i gir tilstrekkelig direkte styringsmuligheter for Hitra kommune rent politisk. Saksbehandler er fullt ut klar over at kompetanse er en nøkkelfaktor innenfor det meste av kommunenes tjenesteproduksjon, dette gjelder ikke minst innenfor brann- og redningstjenesten. Første bud for å kunne få tilført denne kunnskapen er utdanning og det er en kjent sak at lokale brannvesen har store problemer med å få tildelt utdanningsplasser ved Norges Brannskole grunnet begrensninger i kapasitet. Drift av brannskolen er et ansvar som et tillagt departementet som har videredelegert opplæringsansvaret til Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap. At man sentralt etterlyser bedret kompetanse i lokale brannvesen når utdanningen som sentrale myndigheter har ansvaret for ikke fyller behovene, synes merksnodig på saksbehandler. Samling av kompetanse for å skape fagmiljøer var også en tematikk under utredningen «Samarbeid i Orkdalsregionen fagrapport brann». Det ligger en klar begrensning i «ensomme» stillinger med plikt til også å iverksette tiltak mot egen arbeidsgiver dersom tilstanden i kommunens egne særskilte brannobjekt ikke har ønsket standard. I fagrapport brann lå det innebakt et løsningskonsept for økt kompetanse med et regionalt samarbeidstilsnitt som samtidig tok opp i seg nærhet til kundeporteføljen og den enkelte kommunens politiske nivå. Et konsept som skissert i utredning Orkdalsregionen er etter saksbehandlers mening bedre tilrettelagt for vår region enn et stort brannvesen med tyngdepunkt Trondheim. Kundegrunnlaget i konstellasjon orkdalsregionen ble definert til ca innbyggere. Saksbehandler har registrert omorganisering av flere sentrale tjenester i de senere år, mest nærliggende i forhold til Brann- og redningstjenesten er politireformen. Undertegnede har registrert hvorledes politiet gjennom tid har tappet distriktene for kapasitet med de konsekvenser Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

39 Side 7 av 7 dette har hatt. Det synes som om det ligger en automatikk ved omorganisering at tjenester sentraliseres med konsekvens nedbygging og nedtrapping av tjenestetilbudet i distriktskommuner. Dersom spesielt store og dominerende kommuner i et fylke, jfr. Sør- Trøndelag, er deltakende i et slikt samarbeid er saksbehandler redd for at også brann- og redningstjenesten blir sentralisert ut over det som betraktes som nødvendig sett ut i fra en distriktskommunes ståsted. I dag er utvilsomt brann- og redningstjenesten i kommunene den akuttinstansen sammen med helse som nyter størst tillit i befolkningen, hvilket begrunnes både i definerte utrykningstider samt håndtering av hendelser. Politiet som akuttinstans har en vei å gå før tilliten kommer på samme nivå som hos de øvrige akuttinstansene. Saksbehandler er derfor redd for å iverksette nye store reformer innenfor beredskapen før pågående reformer er avsluttet, jfr. politireformen Videre er saksbehandler skeptisk til å skille forebyggende avdeling fra akuttberedskapen hvilket har som konsekvens at det lokale brannvesenet tappes for ytterligere fagkompetanse via sentralisering av denne spesifikke tjenesten. Saksbehandler registrerer at fremlagt rapport omtaler mannskapsstyrken som deltidsansatte og ikke frivillige mannskaper, hvilket formelt sett helt sikkert er helt korrekt benevnelse. Dog, det er vel ingen tvil om de fleste som er i Hitra kommunes utrykningsstyrke er deltakende primært ut i fra ideelt grunnlag og ikke grunnet store lønnsutbetalinger. Den lokale forankring og idealisme som ligger nedfelt i dagens mannskapsstyrke er etter saksbehandlers mening lettest å videreføre internt på Hitra/ Frøya innen en lokal setting, kontra et sentralt konsept med utspring i en sentral organisasjon definert for vår del til Trondheim. Den siste større hendelsen i regionen, dvs. storbrannen på Frøya, viste med all tydelighet at brannmiljøet/ politiet/ frivilligheten/ innbyggerne/ sivilforsvaret/ kommunene/ nabokommuner/ røde kors/ HV og det enkelte brannvesen sammen trer inn i situasjonene og yter den innsats som situasjonene betinger og krever ved akutthendelser. Samtidig er det slik at det er de lokale kjentfolkene som utøver ansvaret ved hendelser, dvs. uten hensynstakende til noen overprøvende instans som sitter fjernt fra hendelsen og er uten lokal kunnskap. Denne lokale forankringen stimulerer til ekstra ytelser ved behov. Ut i fra denne refleksjonen kombinert med erfaringene fra den store Frøya brannen kan ikke saksbehandler se at en større organisasjon vil bedre samvirket og samarbeidet med andre deltakende aktører, slik som det påstås i rapporten. Politisk nivå utfordres derfor spesielt til å vurdere akkurat dette elementet. Brann- og redningstjenesten har et absolutt krav til innsatstid på henholdsvis 10 minutter til noen særskilte brannobjekter eller områder, og 20 minutter til de øvrige delene av tettstedet. Ut over dette er det krav om at innsatstiden ikke bør overstige 30 minutter. Innsatstid dekker imidlertid bare tiden fra styrken er alarmert og til den er på stedet. Fordelen ved å ha et tidskrav i brann- og redningstjenesten er at befolkningen og nødstilte har en forutsigbar ramme for når de kan få hjelp. Samtidig er det slik at også nødvendig kompetanse stilles til disposisjon lokalt innenfor den samme tidsramme, via utrykningslederne. Det hjelper ikke med økt kompetanse på enkeltpersoner dersom denne kompetansen ikke er lokalt tilgjengelig ved hendelser. Videre er det slik at dersom det ønskes spesielle situasjonsbetingede tiltak etablert på enkeltområder i kommunen er dette lett gjennomførbart for lokalpolitisk nivå med dagens struktur og organisering av brannvesenet, dette vil neppe være like enkelt ved en større enhet som omfatter hele Sør-Trøndelag. Nærhet, lokalkunnskap, stor innsatsstyrke, lokalt lederskap samt rask respons ved hendelser er suksesskriterier ved større og mindre hendelser etter saksbehandlers mening. Et sentralisert brannvesen med større grad av heltidspersonell vil sannsynligvis gi effektiviseringsgevinster, høyere kompetanse hos den enkelte yrkesutøver samt gi bedre fagmiljø. Men det er uansett et Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

40 Side 8 av 8 poeng atter å understreke behovet for nærhet ved akutte hendelser og at beslutninger tas lokalt uten at disse beslutningene trengs sanksjonering før effektuering av en ledelse med beliggenhet utenfor den rammede kommunen. Endrede beslutningsprosedyrer kan i verste tilfelle medføre økt tidsforbruk før handling. Etter saksbehandlers mening ivaretar utarbeidet rapport om brannsamarbeidet i Orkdalsregionen bedre begge disse elementene, enn arbeidsgruppens framlagte høringsdokumenter. I dette ligger at avveiningene mellom nærhet/ lokalkunnskap/ innsatsstyrke/ geografiske forhold stilt opp i mot behovet for tilført/økt kompetanse, effektivisering og rasjonalisering betraktes av saksbehandler å være mer reflektert og ivaretatt i konseptet fremlagt av Orkdalsregionen, enn i arbeidsgruppa utredning. Ut i fra dette kan ikke saksbehandler se at Hitra kommune er tjent med et felles brann- og redningskorps som skissert i anbefalingen fra arbeidsgruppen. Lokale brannvesen har gjennom tid dokumentert sin berettigelse og handlekraft. Den senere tids uheldige håndtering av hendelser i akuttberedskapen nasjonalt har heller primært relatert seg til andre instanser enn brannvesene og disse instansenes sin ledelsesproblematikk. Det kan derfor, etter saksbehandlers mening, heller være relevant med en gjennomgang av den sentralt ansvarsplasserte akuttberedskapen enn den lokalt forankrede. Dog ses et behov for å plassere spesielle redningstjenester i større brann- og redningsenheter, slik som eksempelvis ansvar i forbindelse med spesielle utslipp samt slukking av brann i skip. På denne bakgrunnen fremmes saken for politisk behandling. Dette velges gjort både i formannskapet samt i fagkomiteen for best mulig lokalpolitisk forankring. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

41 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: F30 Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Roger Antonsen Dato: Drift av asylmottak i Hitra kommune - Oppjustering av kapasitet Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /14 Vedlegg: 1 Om drift av asylmottak i Hitra kommune 2 Protokoll KST PS-sak 137/09 - Hitra Fjordhotell - Bruksendring fra hotell til asylmottak 3 KST PS-sak 30/10 - Klage på avslag om bruksendring gnr. 91 bnr Hitra Fjordhotell 4 KST PS-sak 118/10 - Klagesak -avgjørelse Hitra Fjordhotell 5 FSK PS-sak 176/12 - Søknad om etablering av asylmottak - Hitra Fjordhotell 6 Referat fra møte og befaring med UDI Asylmottak - Referat fra møte mellom UDI og HK Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

42 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Brev fra UDI datert vedr. oppjustering av kapasiteten på asylmottaket. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

43 UDI Hitra kommune Fillan 7240 Hitra Deres ref: Vår ref: 13/3902-3/RKMLSH Om drift av asylmottak i Hitra kommune Vi viser til vårt brev av om etablering av et statlig mottak for asylsøkere i Hitra kommune. I brevet informerte vi om at Utlendingsdirektoratet (UDI) ville ta spesielle hensyn til kommunen i forbindelse med mottaksetableringen. Vi opplyste blant annet at kapasiteten ved mottaket ville bli redusert fra 130 til 50 plasser det første driftsåret. Vi skrev videre at vi i januar 2014 ville invitere Hitra kommune til en drøfting av forutsetningene for en opptrapping til full kapasitet ved mottaket. UDI ønsker nå å oppfylle den avtalen Norsk Mottaksdrift opprinnelig ble tildelt og som har en kapasitet på 130 plasser. Aktuell dato for oppjustering av kapasiteten er , som er ett år etter at vår avtale med Norsk Mottaksdrift trådte i kraft. Gjennom media har vi registrert at beboerne er tatt godt imot i lokalsamfunnet. Og vi legger nå til grunn at Hitra kommune har hatt tid til å justere tjenestekapasiteten sin inn mot den kapasiteten kommunen vet at vi har avtale om. Hvis Hitra kommune har synspunkter på dette, imøteser vi et svar i løpet av to uker. Utlendingsdirektoratet Regionkontor Midt-Norge udi@udi.no, Norwegian Directorate Utsiravegen 6 Bankkontonummer of Immigration Postboks 6665 Persaunet Organisasjonsnummer NO-7444 Trondheim

44 Med hilsen Utlendingsdirektoratet une Vordahl regiondirektør ars Steinar Hansen seniorrådgiver Kopi: Norsk Mottaksdrift

45 PS-sak 137/09 Hitra Fjordhotell bruksendring fra hotell til asylmottak Saksprotokoll i Kommunestyre Behandling: Svein-Bertil Sæther ba om gruppemøte på vegne av AP, SV, Krf og SV Gruppemøte tok opp formannskapets tilråding. Votering: Formannskapets tilråding ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Pkt 1. Kommunen minner om at Hitra kommune i 2009 har utvidet vår innsats knyttet til å ta imot medmennesker fra flere land gjennom; asylmottak for mindreårige med 30 plasser, flyktninger med inntil 30 plasser samt betydelig familiegjenforening og arbeidsinnvandring. Kommunen mener nå at Hitra har nådd smertegrensa for hva en kan forvente at en kommune på vår størrelse har kapasitet til å motta. Kommunen ønsker nå å fokusere på å løse oppgavene innenfor området på en kvalitetsmessig best mulig måte. Pkt. 2 Med henvisning til saksframlegget og framlagt søknad om bruksendring av Hitra fjordhotell, synliggjør og betraktes tiltaket av Hitra kommune å ha store samfunnsmessige effekter for lokalsamfunnet Hitra. Det tenkes her på effektene bruksendringen vil ha for lokalt tjenestetilbud, lokalt servicetilbud. teknisk infrastruktur som gang- og sykkelveg, avsettelse og opparbeidelse av tilfredsstillende utearealer for 150 asylsøkere, kommunens planstrategier samt de rent trafikale forhold. Hitra kommune er av den oppfatning at antall mottatte flyktninger innad i kommunen må stå i forhold til den kapasitet det offentlige apparatet innehar, slik at mottak og integrering kan skje på en mest mulig hensiktmessig/ smertefri måte både for kommunens innbyggere/ det offentlige tjenesteapparatet og for asylsøkerne. Manglende uteareal står i motstrid til Plan- og bygningslovens 69. Bruksendring fra hotell til asylmottak vil fordre større vektlegging på bygningens nærområde, spesielt til eiendommens lekeområder/ uteområder. Manglende tilgjengelige lekeområder/ uteområder betraktes som svært negativt for den funksjon eiendommen er tenkt utnyttet som, via langtidsopphold av asylsøkere. Videre står bruksendring i motstrid til kommunens strategivalg nedfelt i Kommuneplanens arealdel hvor intensjonen ved planavklaringen ved hotellet var motivert ut i fra å beholde/ avklare en sentrumsnær overnatingskapasitet i tråd med kommunens samfunnsmessige behov, jfr. plan- og bygningslovens 3-1 pkt. a siste ledd, samt 10-1, 1-ledd, 11-1, 2 ledd. Hitra kommune kan på dette grunnlag ikke imøtekomme søknaden fra firmaet HERO slik som fremmet. Hjemmel for vedtaket forefinnes i Plan- og bygningslovens 3-1 pkt. a siste setning, 11-1, 2. ledd samt 69.