Til BIBSYS-bibliotekene. Deres ref.: Vår ref.: 2007/14809 Dato: POSTADRESSE: 7491 Trondheim. BESØKSADRESSE: Abelsgt.

Transkript

1 POSTADRESSE: 7491 Trondheim BESØKSADRESSE: Abelsgt. 5, Teknobyen TELEFON: FAKS: E-POST: ORGANISASJONSNR: INTERNETT: SAKSBEHANDLER: Jan Erik Kofoed TELEFON: Til BIBSYS-bibliotekene Deres ref.: Vår ref.: 2007/14809 Dato: Registrering av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger Vi viser til brev med samme tittel av , vår ref. b070606a_rb. Det er behov for en oppdatering av informasjonen i dette brevet. Dette gjøres det rede for innledningsvis. Deretter følger innholdet i det tidligere brevet i oppdatert versjon. Bakgrunnen er at NSD mottar poster fra Bibliotekbasen som danner grunnlaget for autoritetsdata for ForskDok og Frida. De samme autoritetsfilene skal brukes for Cristin. Erfaringene fra de første årene viser at det er sterkt behov for bedre kvalitetssikring og gjenkjennelighet for data om vitenskapelige poster. Dette håper vi å kunne forbedre med innføring av et felt for registrering av godkjent publiseringskanal. Registrering av publiseringskanal må gjøres for alle nye poster og ved korrigering av gamle. I den grad bibliotekene har kapasitet til det, er det ønskelig at vitenskapelige poster registrert i 2010 blir korrigert. Nytt om vitenskapelig registrering angivelse av itar-nummer Fra skal kode for godkjent publiseringskanal, såkalt itar-nummer, legges på alle poster som registreres i følge reglene for vitenskapelig publisering. Publiseringskanal angis i marc-felt 024 på følgende måte: 024 $a <prefiks><itar-nummer> $x 7 $2 itar <prefiks> er 1 for periodika og 2 for forlag. <itar-nummer> finnes ved oppslag i NSDs register for publiseringskanaler: Verdien er der kalt ITAR kode. <prefiks> er nødvendig for å få éntydige koder. NSD vil etter hvert sørge for at denne kommer med automatisk ved oppslag i registret. Vi vil gi beskjed når dette er på plass. Primært er det monografier og artikler i antologier/artikkelsamlinger som skal registreres. Vitenskapelig artikler i tidsskrift får NSD/ITAR fra ISI og NorArt. Det er imidlertid fullt mulig for bibliotekene å registrere artikler fra periodika, der dette finnes hensiktsmessig. Dette kan omfatte dokumenter tilhørende monografiserier eller årbøker. Se eksempel 2.

2 Eksempel 1: Monografi utgitt på Universitetsforlaget. Slå opp i NSDs register på Universitetsforlaget. Der er itar-nummer angitt som 427. Siden dette er et forlag skal koden prefikses med 2: 024 $a 2427 $x 7 $2 itar Eksempel 2: Artikkel i Sosiologisk årbok. Slå opp i NSDs register enten på Sosiologisk årbok eller issn x. Der er itar-nummer angitt som Siden dette er periodika skal koden prefikses med 1: 024 $a $x 7 $2 itar Ved oppslag i NSDs register er det viktig å kontrollere at publiseringskanalen virkelig er vitenskapelig, dvs. at Nivå er angitt som enten 1 eller 2, og behandlingsstatus er forskjellig fra ny. (For eksempel er tidsskriftet Naturen tilordnet nivå formidling og derved ikke en vitenskapelig publiseringskanal.) Registrering av marcid 024 $a $x 7 $2 itar og 008 $n v er gjensidig avhengig av hverandre, begge må registreres hvis det dreier seg om vitenskapelig publisering. For vitenskapelig publisering er også språkkode (008 $c) obligatorisk. NB! Hvis registreringen er knyttet til periodika, må dette være registrert som vitenskapelig publiseringskanal (nivå 1 eller 2). Det holder ikke at utgiveren (forlaget) er angitt som vitenskapelig. Jfr. for øvrig håndboka for BIBSYS-MARC. Korrigert og oppdatert beskrivelse for registrering av vitenskapelig publisering av monografier og artikkelsamlinger (Opprinnelig tekst skrevet ) Det vises til tidligere utsendt brev fra BIBSYS, datert , og brev fra Kunnskapsdepartementet, datert (ref /FTA), om saken. Departementet har nå besluttet hvordan registrering og dokumentasjon av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger skal skje. Vedtaket bygger på den beskrivelsen som ble gitt i brevet fra BIBSYS. Her gis en beskrivelse av de rutiner og regler som gjelder for bruk av BIBSYS Biblioteksystem for denne registreringen. Merk: De nye rutinene og reglene gjelder kun for de institusjoner som skal avlevere data

3 om vitenskapelig publisering til Kunnskapsdepartementet via DBH hos Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). Rutiner rundt vitenskapelig publisering Vitenskapelig publisering gir uttelling ved tildeling av midler til institusjonene fra departementet. Det er departementets målsetting at kvaliteten på de data som registreres skal være så god som mulig. Dette gjelder både utvalget av publikasjoner og kvaliteten på de bibliografiske data som beskriver disse publikasjonene. For å oppnå høy datakvalitet, har Kunnskapsdepartementet valgt å la bibliotekene ved UHinstitusjonene foreta registrering av vitenskapelige monografier og vitenskapelige artikler i artikkelsamlinger (antologier) i Bibliotekbasen. Deretter vil BIBSYS overføre disse data til ITAR (ImportTjeneste og AutoritetsRegistre). Fra ITAR vil data så bli overført til de lokale forskningsdokumentasjonssystemene (i dag BIBSYS ForskDok og FRIDA) og brukes som grunnlag for registreringen der. Etter registrering av publikasjonene i BIBSYS ForskDok og FRIDA, vil aggregerte data bli overført til DBH hos NSD. Overføring av data fra eksterne kilder (ISI, NORART og BIBSYS Bibliotekbasen) gjøres for å heve kvaliteten på grunnlagsdata som skal benyttes for tildeling av midler. Arbeidet som biblioteket blir pålagt er derfor i institusjonens interesse. Vi vil også anbefale som praktisk tiltak ved institusjonene at forfattere av vitenskapelige publikasjoner "pliktavleverer" disse til biblioteket og merker dem "Forslag til vitenskapelig, til registrering i Bibliotekbasen". Vi tror dette vil lette rutinene og sikre at institusjonene får med alt når tildeling skal beregnes. Rutinene er beskrevet på denne nettsiden: Krav til vitenskapelig publisering I vedlegg 1 er definisjon av vitenskapelig publisering gjengitt. En publikasjon er vitenskapelig hvis den tilfredsstiller kriteriene i vedlegg 1. Vitenskapelige publiseringskanaler I det sentrale systemet ITAR ligger et register over de publiseringskanaler som er definert som vitenskapelige. NSD har ansvaret for registeret. Med publiseringskanal menes tidsskrift, serie eller utgiver. For monografier og artikler i artikkelsamlinger (antologier) vil registeret inneholde alle godkjente utgivere av vitenskapelige ISBN-titler. Listen finnes her: Pålagte oppgaver for bibliotekene

4 Bibliotekene er pålagt disse oppgavene: I BIBSYS Biblioteksystem skal bibliotekene registrere tilleggsdata i den bibliografiske beskrivelsen av vitenskapelige publikasjoner (monografier og artikler i artikkelsamlinger) som er utgitt av en vitenskapelig utgiver. Tilleggsdata skal kun registreres der en eller flere av forfatterne er ansatt ved egen institusjon. Analysering av artikkelsamlinger (ikke tidsskriftartikler) der ansatte ved egen institusjon har skrevet en artikkel og registrere disse som i-analytter i BIBSYS Biblioteksystem. For hver bibliografisk post som representerer en artikkel i en artikkelsamling, skal tilleggsdataene beskrevet under registreres. Tilleggsdata i BIBSYS Biblioteksystem Følgende data skal registreres på vitenskapelige monografier og vitenskapelige artikler i antologier. Vitenskapelig: Ikke alt som utgis av de utgiverne som finnes i registeret over vitenskapelige publiseringskanaler teller som vitenskapelig publisering, for eksempel lærebøker og bøker beregnet på allmennmarkedet. Vi ber om at biblioteket angir hvilke publikasjoner som er vitenskapelige (se definisjonen i vedlegg 1). Vitenskapelig registreres i BIBSYS MARC-felt: 008 $n med verdi = v Merk: Dette feltet med denne verdien skal kun benyttes for monografier og antologiartikler som oppfyller kravene til vitenskapelig publisering. Publiseringskanal: Registreres i MARC-felt 024 på følgende måte: 024 $a <prefiks><itar-nummer> $x 7 $2 itar <prefiks> er 1 for periodika og 2 for forlag. <itar-nummer> finnes ved oppslag i NSDs register for publiseringskanaler: <prefiks> er nødvendig for å få éntydige koder. NSD vil etter hvert sørge for at denne kommer med automatisk ved oppslag i registret. Vi vil gi ny beskjed når dette er på plass. Personnavn (bidragsyter): På den bibliografiske posten må biblioteket registrere alle forfattere (også når dette er flere enn 3) fra egen institusjon som har en forfatterrelasjon til publikasjonen. Personers (bidragsyters) relasjon til publikasjonen: Til personnavn som registreres i MARC-felt 100 eller 700 skal relasjonen til publikasjonen registreres. I rapporteringssammenheng er det kun forfatterrollen som gir uttelling. Se vedlegg 2 for en nærmere beskrivelse. Relasjonskoden for forfatter er "aut". Relasjonskoden registreres i BIBSYS MARC-felt 100 $4 eller 700 $4. Antall personer (bidragsytere):

5 Det totale antall personer som har en forfatterrelasjon til publikasjonen, skal registreres. Antallet skal benyttes av NSD for å beregne forfatterandeler ved tildeling av midler. Antallet registreres i BIBSYS MARC-felt: 592 $a Institusjonstilhørighet: For at en institusjon skal kunne telle en publikasjon som helt eller delvis sin i rapporteringen til DBH, må det registreres en kobling mellom personnavn og institusjon. Institusjonskoden (3-4 siffer) for den institusjonen hvor personen var ansatt ved utgivelsen av publikasjonen må registreres i den bibliografiske posten. Det skal brukes FS-koder (ikke DBH-koder). FS-kodene finnes her: Institusjonstilhørighet registreres i MARC-felt: 100 $u eller 700 $u. Delfeltet er repeterbart. Retningslinjer for bruk av feltene er beskrevet i brukerhåndboka BIBSYS-MARC Bibliografisk format. Her er det også tatt med noen eksempler som viser bruken av disse nye feltene. De nye feltene i BIBSYS-MARC og ny registreringspraksis innføres fra 18. juni Det er ønskelig at publikasjoner utgitt i 2007 blir registrert i henhold til disse nye retningslinjene. Nyttige lenker Om vitenskapelig publisering, tilgjengelig på NSDs nettsted: Sentrale dokumenter om vitenskapelig publisering på UHRs nettsted: Med vennlig hilsen (sign.) Roy Gundersen direktør BIBSYS Vedlegg 1. Krav til vitenskapelig publisering 2. Relasjonskoder 3. Nye felt eller verdier i BIBSYS-MARC Kopi til:

6 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste v/ Benedicte Løseth Universitets- og høgskolerådet v/ Øyvind Nystøl

7 Vedlegg 1: Krav til vitenskapelig publisering Definisjon En vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt. Publikasjonen må: 1. presentere ny innsikt 2. være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelige i ny forskning 3. være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den 4. være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for fagfellevurdering Tre vitenskapelige publikasjonsformer Som utgangspunkt inkluderes bare publikasjoner som er registrert med eller har tilknytning til et ISBN- eller ISSN. Såkalt grå litteratur regnes altså ikke som vitenskapelige publikasjoner, heller ikke preprints, som ikke skal registreres før de er publisert. Ut fra tilknytningen til ISBN- eller ISSN-numre kan det formelt skilles mellom tre hovedformer for publikasjoner (a). Hvis man samtidig avgrenser ved hjelp av definisjonen på vitenskapelig publikasjon gitt over (det refereres nedenfor til de fire punktene i definisjonen), får man en inndeling som også er basert på definisjonen (b): 1. Vitenskapelig monografi: 1. Publikasjonen har en tittel med ISBN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til tittelen. 2. Utgiveren må ha rutiner for fagfellevurdering, jfr. punkt 4. Lærebøker eller bøker for allmennmarkedet regnes ikke som vitenskapelige monografier, jfr. punkt Vitenskapelig artikkel i antologi: 1. Publikasjonen er uten eget nummer, men har tilknytning til en tittel med ISBN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til hver publikasjon. 2. Utgiveren må ha rutiner for fagfellevurdering, jfr. punkt 4. Lærebøker eller bøker for allmennmarkedet regnes ikke som vitenskapelige monografier, jfr. punkt 1-3. I antologier regnes alle hele artikler som vitenskapelige, også artikler der redaktørene setter innholdet i sammenheng (innledning eller avslutning), men ikke forord, sammendrag, diskusjonsinnlegg eller annet materiale.

8 3. Vitenskapelig artikkel i periodika eller serier: 1. Publikasjonen er uten eget nummer, men har tilknytning til en tittel som har ISSN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til hver publikasjon. 2. Tidsskriftet, årboka, serien eller nettstedet må ha vitenskapelig redaksjon med fagfellevurdering, jfr. punkt 4. Inkluderer originalartikler og oversiktsartikler, jfr, punkt 1-3, men ikke ledere, bokanmeldelser, debattinnlegg og annet stoff. Merk at kapittel i bok ikke er en egen publikasjonsform. Publikasjonen er enten en artikkel i en antologi eller en monografi som eventuelt har flere forfattere (samforfatterskap).

9 Vedlegg 2: Relasjonskoder Verdier for relasjonskoder er tilgjenglige her: Det er kun relasjon forfatter (kode = aut) som gir uttelling for vitenskapelig publisering i monografier og artikler i artikkelsamlinger. Kreditering av publikasjoner Kun forfatterrollen krediteres i vitenskapelige publikasjoner. Det betyr at redaktøransvar for en bok ikke gir uttelling i statistikk. Redaktørers egne bidrag til artikkelsamlinger teller som ordinære artikler. Artikkelsamlinger skal ikke rapporteres som selvstendige verk. Andre roller (illustratør etc.) krediteres ikke. For at en publikasjon skal kunne inngå i statistikkrapportering til DBH, skal forfatterens institusjonstilknytning være oppgitt i selve publikasjonen som forfatteradresse. Kun artikler og monografier med eksplisitt adressering til selve universitetene og høgskolene, skal inngå i statistikkrapporteringen. Forfatteradresser til enheter i randsoneforetak, helseforetak eller andre organisasjonsenheter som ikke dekkes under lov om Universiteter og høgskoler, skal ikke inngå i rapportering til DBH.

10 Vedlegg 3: Nye felt og verdier i BIBSYS-MARC format MARCfelt 100 / / $a Delfelt Verdi Lovlige verdier $4 aut Relasjonskode: $u (R) 3-4 siffer $x $2 2-8 siffer 7 itar 008 $n v v Institusjonskode: Publiseringskanal angis i marc-felt 024 på følgende måte: 024 $a <prefiks><itar-nummer> $x 7 $2 itar <prefiks> er 1 for periodika og 2 for forlag. <itar-nummer> finnes ved oppslag i NSDs register for publiseringskanaler: Verdien er der kalt ITAR kode. 592 $a tall Totalt antall forfattere (bidragsytere) Merk: I første omgang vil det ikke bli lagt inn verdikontroll på relasjonskode eller institusjonskode. 008 $c (språkkode) er obligatorisk for vitenskapelig publisering 100/110/111, 600/610/611, 700/710/711 og 800 $u endrer innhold. Tidligere ble dette brukt som sorteringsfelt for $