Konkurransegrunnlag. Bompengeselskapene: Nye Kristiansand Bompengeselskap as Aust-Agder Vegfinans as Setesdal Vegfinans as

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Bompengeselskapene: Nye Kristiansand Bompengeselskap as Aust-Agder Vegfinans as Setesdal Vegfinans as Dokumenttype: Konkurransegrunnlag Setesdal Aust-Agder Vegfinans AS Dokumentstatus: Endelig Arbeidsdok Forfatter: John Kristian Stormyr Dato: Dato: Filnavn: Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 1 av 51

2 Innholdsfortegnelse A TILBUDSINNBYDELSE... 3 A.1 Om bompengeanleggene... 3 A.2 Kontraktens omfang og varighet... 4 A.3 Anskaffelsesprosedyre... 4 A.4 Kunngjøring... 4 A.5 Tilbudskonferanse/befaring... 4 A.6 Innlevering av tilbud... 4 A.7 Tilbudsåpning... 5 A.8 Vedståelsesfrist... 5 B TILBUDSREGLER... 6 B.1 Tilbud på deler av oppdraget... 6 B.2 Alternative tilbud... 6 B.3 Krav til utforming av tilbudet... 6 B.4 Kvalifikasjonskrav (kvalifikasjonsvurdering)... 7 B.5 Kriterier for valg av tilbud (tilbudsvurdering) Pris for gjennomføring av oppdraget Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget Totalkompetanse Evaluering av tilbudsalterantiv B.6 Kontrakt B.7 Kostnader ved å delta i konkurransen B.8 Taushetsplikt for tilbyder B.9 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer B.10 Spørsmål fra tilbyder B.11 Forkastede tilbud B.12 Vedlegg C KRAVSPESIFIKASJON Rv 9 Setesdalsvegen C.1 Beskrivelse av oppdraget C.2 Takster C.3 Trafikkmengder i bomstasjonene C.4 AutoPASS samordnet betaling C.5 Kvalitet på utstyret i bomstasjonene C.6 Bakgrunn for/formål med oppdraget C.7 Krav til utførelse C.8 Priser C.9 Prisskjema C.10 Annet C.11 Vedleggsliste D AVTALEDOKUMENT D.1 Spesielle kontraktsbestemmelser Vedlegg 1: Presiseringer Representanter som kan forplikte partene Priser Fakturering Rettigheter til resultat Vedlegg 2: Endringer Vedlegg 3: Tillegg Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 2 av 51

3 A TILBUDSINNBYDELSE A.1 Om bompengeanleggene De tre bompengeselskapene, Aust-Agder Vegfinans AS, Setesdal Vegfinans AS og Nye Kristiansand Bompengeselskap AS ønsker tilbud på drift av hvert av de tre bompengesystemene: - E18 Aust-Agder - Rv.9 Setesdalsvegen - Bomringen i Kristiansand Anleggene er lokalisert som vist på kart: Valle Bomstasjon Rv 9 Hekni Bomstasjon E18 Østerholtheia Bomring Kristiansand Kristiansand Arendal Bomstasjon E18 Svennevig Bomstasjon E18 Omre Nærmere beskrivelse av det enkelte anlegg framgår av kapittel C. Bompengeanleggenes geografiske beliggenhet er relativt nær hverandre og oppstart av nye driftskontrakter vil falle innenfor et relativt kort tidsrom. Bompengeselskapene vurderer det derfor som sannsynlig at det kan gi positive effekter for driftsoperatøren dersom en driftsoperatør forestår driften av alle disse tre anleggene. Det skal gis tilbud på E18 Aust- Agder og Rv. 9 Setesdalsvegen, i tillegg kan det gis en alternativ (synergi) pris dersom driftsoperatøren også får driften av Bomringen i Kristiansand. Alle tre oppdragene kunngjøres hver for seg i doffin. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 3 av 51

4 A.2 Kontraktens omfang og varighet Bompengeselskapene, heretter benevnt som oppdragsgivere, ønsker med dette tilbud på drift av bompengeanleggene: Bompengeanlegg Forventet oppstart denne Varighet kontrakten E18 Aust-Agder 1. september år + opsjon på 1 år Rv 9 Setesdalsvegen 4.juni år + opsjon på 1+1 år Bomringen i Kristiansand * Høst år + opsjon på 1 år * Ny bompengepakke for Kristiansand er foreløpig ikke vedtatt. Det tas derfor forbehold om Stortingets godkjenning, herunder også tidspunkt for oppstart. Endelig kontrakt kan ikke inngås før samferdspakken er vedtatt i Stortinget. Det tas forbehold om å avlyse konkurransen dersom Stortingsbehandling ikke har funnet sted innen Oppdraget skal påbegynnes etter nærmere avtale med den enkelte oppdragsgiver og har en varighet som vist i tabellen over. A.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. juni 2006 (FOA). Konkurransen omfatter anskaffelse av en uprioritert tjeneste over EØS-/WTO-terskelverdiene, tjenestekategori 27. Følgende anskaffelsesprosedyre legges til grunn: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling A.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): DOFFIN DOFFIN og TED-databasen A.5 Tilbudskonferanse/befaring Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Tilbudskonferanse vil bli avholdt på følgende sted: Vegdirektoratet, Brynsengfaret 6A, Oslo, 26/11/08, kl A.6 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er mandag 12/1/09, kl Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen avvises. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 4 av 51

5 Tilbudet skal sendes/leveres i lukket konvolutt merket : Driftstilbud Agder. Det skal sendes/leveres fire eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket Original. Tilbudet skal også foreligge i en elektronisk versjon i form av cd, i word-, excel- og pdfformat. Tilbudet skal leveres på kontoradressen. Postadresse er: Setesdal Vegfinans as c/o Statens vegvesen Vegdirektoratet PB 8142 Dep 0033 Oslo Att: Nina Lysfjord Kontoradresse er: Setesdal Vegfinans as c/o Statens vegvesen Vegdirektoratet Brynsengfaret 6A 0033 Oslo Att: Nina Lysfjord Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. A.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudsåpning vil finne sted på følgende adresse:, dd/mm/åå, kl. tt.mm A.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende 12 mnd etter innleveringsfrist Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Nina Lysfjord Telefon: E-post: nina.lysfjord@vegvesen.no Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 5 av 51

6 B TILBUDSREGLER B.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. B.2 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av kapittel C. For hvert alternativ vedlegges en prissatt beskrivelse. Total tilbudssum for hvert alternativ skal fremgå klart. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Det skal gis et tilbud som bare omfatter E18 Aust-Agder og Rv.9 Setesdalsvegen, men det kan også gis alternativ (synergi) pris dersom tilbyder får alle tre anleggene. B.3 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Et korrekt avgitt tilbud skal bygges opp i henhold til strukturen beskrevet nedenfor. Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget. Det skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Forbehold mot den angitte kravspesifikasjon, skal begrunnes og anmerkes i kravtabellen. Hvis ikke tilbyderne oppfyller alle krav, kan de bli avvist fra konkurransen. o Kort informasjon om tilbyder. o Tilbudsbesvarelse i henhold til konkurransegrunnlagets kapittel C. Formell dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: o Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske tilbydere skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. o HMS - egenerklæring Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 6 av 51

7 I samsvar med Forskrift om offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMSegenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæring skal være i oppdragsgiver hende senest ved tilbudsfristens utløp. Vedlagt mal for HMS-egenerklæring skal benyttes, se kapittel C. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet: Tilleggsdokument se C.7 K- 2 Tilleggsdokument se C.7 K- 4 Tilleggsdokument se C.7 K- 7 Tilleggsdokument se C.7 K- 11 Tilleggsdokument se C.7 K- 16 Tilleggsdokument se C.7 K- 19 Tilleggsdokument se C.7 K- 20 Tilleggsdokument se C.7 K- 22 Tilleggsdokument se C.7 K- 26 Tilleggsdokument se C.7 K- 28 Tilleggsdokument se C.7 K- 35 B.4 Kvalifikasjonskrav (kvalifikasjonsvurdering) Følgende krav til tilbyderens kvalifikasjoner blir vektlagt: Dokumenteres med henvisning til lov og Kvalifikasjonskrav forskrifter om offentlige anskaffelser 1. Skatter og avgifter 8-7: Attest utstedt av den kompetente myndighet i Tilbyder og eventuelle underleverandører medlemslandet som bekrefter at tilbyderen har skal ikke ha restanser på skatter og avgifter oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter som tilbyder ikke har fått fastsatt en og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i nedbetalingsavtale for med skatte- og landet hvor tilbyderen er etablert. Attestene skal avgiftsmyndighetene ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Norske tilbydere skal fremlegge: a) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) b) Skatteattest for skatt (RF-1244) 2. HMS Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. 3. Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyder og eventuelle underleverandører 8-8: HMS-erklæring i henhold til forskriften (Vedlegg) Redegjørelse for firmaets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Norske tilbydere skal fremlegge: Firmaattest fra Foretaksregisteret Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 7 av 51

8 må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. 4. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha den nødvendige økonomiske og finansielle kapasitet til å utføre oppdraget 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må kunne dokumentere relevant kompetanse og kapasitet innen drift av bompengeanlegg eller tilsvarende tjenester som inkluderer kundebehandling, transaksjonhåndtering, teknisk drift og logistikk. Relevansen av erfaring fra beslektede virksomheter må belegges av tilbyder. Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten Regnskap og årsberetning for 2005, 2006 og 2007 Oversikt over firmaets bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/- styringssystem Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger. B.5 Kriterier for valg av tilbud (tilbudsvurdering) For denne konkurransen vil kontrakt bli tildelt det tilbudet som: har den laveste pris er det økonomisk mest fordelaktige Ved vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende tildelingskriterier bli lagt til grunn, med den oppgitte vekting av det enkelte kriterium: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. 2. Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget. 3. Totalkompetanse. Evalueringskriterier og vektingen mellom disse framgår av følgende oppstilling: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. Konkurranse pris Pris i prisskjema Se pkt B 12 - Vedlegg 1 Evalueringmatrise. Samlet kriterium Det er et samlet kriterium på 50 %. Tilbyder med den samlet laveste kostnad, ref utfylt prisskjema gis 5,00 poeng. Laveste tilbud + 50% eller mer vil gi en poengsum på 0,00 poeng. For tilbud med en kostnad innenfor 50% Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 8 av 51

9 dyrere enn laveste tilbudte kostnad gis en lineær reduksjon mellom 5,00 og 0,00 poeng. Poengsum vil bli oppgitt med 2 desimaler. 2. Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget A) beskrivelsens oppbygging (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: Innhold og struktur, forståelse av oppdraget, kreativitet i metodikk, løsningsvalg og angrepsmåter. B) Fremdrift, ressurser og kapasitet (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: Planlagt ressursbruk på viktige aktiviteter, nøkkelpersoner samt andre medarbeideres tidsbruk og kapasitet i oppdraget, framdriftsplan, realisme i aktiviteter og milepæler. C) Kvalitet i løsningsvalg (20 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: Opplegg for å ivareta miljøvennlige og varige løsninger inklusive arbeidsmiljø, opplegg for å finne løsninger som er økonomiske og praktiske å gjennomføre under normal drift. Samlet kriterium for vekt Se C2 Krav til tjenesten 25% 3. Totalkompetanse A) Kompetanse (40 %) Herunder vurderes tilbyder hva gjelder erfaringer fra tilsvarende oppdrag, samt nøkklepersoners formelle kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. B) Tidligere oppdragsgiveres, herunder Statens vegvesens, erfaringer med tilbydere (30%) Her vurderer oppdragsgiver hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av tilbyders tidligere utførte oppdrag. Vurdering av tilbyders nivå hva gjelder faglig kvalitet, ryddighet, punktlighet (evne til å holde frister), evne til å holde inngåtte avtaler og inngåtte økonomiske rammer. C) Tidligere oppdragsgivers, herunder Statens vegvesens, erfaringer med tilbyders nøkkelpersonell. (30 %) Herunder vurderes hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av de tilbudte personers tidligere utførte oppdrag. Vurderingen av personellets nivå hva gjelder prosjektledelse (overfor oppdragsgivere, andre etater og underkonsulenter), samarbeidsevne, initiativ, engasjement og beslutningsevne. Samlet vekt kriterium Se C2 krav til tjenesten 25% Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for hvert av de to hovedtildelingskriteriene ( Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget og Totalkompetanse ). Denne individuelle vurdering vil igjen bli gjort individuelt for de tre tildelingskriterer (A, B og C) listet under hver av de to hovedtildelingskriteriene. Den tilbyder som scorer høyest på hver av tildelingskriterie (A, B og C) under hver av hovedtildelingkriteriene gis poengsummen 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt multiplisert med kriteriets vekting. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 9 av 51

10 Gitte poengsummer vektes som vist i vedlagt evaueringsmatrise, ref pkt B12 Vedlegg Evaluering av tilbudsalterantiv Setesdal Vegfinans AS vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Utfallet av evalueringen illustreres med følgende eksempler: Eksempel 1: E 18 Aust-Agder/ Rv 9 Setesdal Kristiansand 1 Tilbyder A (3) 1 Tilbyder A (3) 2 Tilbyder B (3) 2 Tilbyder B (3) 3 Tilbyder C (3) 3 Tilbyder C (3) 4 Tilbyder A (2) 4 Tilbyder A (1) 5 Tilbyder B (2) 5 Tilbyder B (1) 6 Tilbyder C (2) 6 Tilbyder C (1) Tegnforkaring: Tilbyder A (3) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen og Bomringen i Kristiansand samlet. Tilbyder A (2) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder og Rv 9 Setesdalen samlet. Tilbyder A (1) - Tilbyder A evaluert for tilbud til Bomringen i Kristiansand. Konklusjon: E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen og Bomringen i Kristiansand velger å inngå en kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i tilbudet Tilbyder A (3). Eksempel 2: E 18 Aust-Agder/ Rv 9 Setesdal Kristiansand 1 Tilbyder A (3) 1 Tilbyder A (1) 2 Tilbyder B (3) 2 Tilbyder A (3) 3 Tilbyder C (3) 3 Tilbyder B (3) 4 Tilbyder A (2) 4 Tilbyder C (3) 5 Tilbyder B (2) 5 Tilbyder B (1) 6 Tilbyder C (2) 6 Tilbyder C (1) Tegnforkaring: Tilbyder A (3) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen og Bomringen i Kristiansand samlet. Tilbyder A (2) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder og Rv 9 Setesdalen samlet. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 10 av 51

11 Tilbyder A (1) - Tilbyder A evaluert for tilbud til Bomringen i Kristiansand. Konklusjon: E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen velger å inngå kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i i tilbudet Tilbyder A (2), og Bomringen i Kristiansand velger å inngå en kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i tilbudet Tilbyder A (1). Eksempel 3: E 18 Aust-Agder/ Rv 9 Setesdal Kristiansand 1 Tilbyder A (3) 1 Tilbyder C (3) 2 Tilbyder B (3) 2 Tilbyder A (3) 3 Tilbyder C (3) 3 Tilbyder B (3) 4 Tilbyder A (2) 4 Tilbyder C (1) 5 Tilbyder B (2) 5 Tilbyder A (1) 6 Tilbyder C (2) 6 Tilbyder B (1) Tegnforkaring: Tilbyder A (3) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen og Bomringen i Kristiansand samlet. Tilbyder A (2) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder og Rv 9 Setesdalen samlet. Tilbyder A (1) - Tilbyder A evaluert for tilbud til Bomringen i Kristiansand. Konklusjon: E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen velger å inngå kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i i tilbudet Tilbyder A (2), og Bomringen i Kristiansand velger å inngå en kontrakt med Tilbyder C med utgangspunkt i tilbudet Tilbyder C (1). Eksempel 4: E 18 Aust-Agder/ Rv 9 Setesdal Kristiansand 1 Tilbyder A (3) 1 Tilbyder C (3) 2 Tilbyder B (3) 2 Tilbyder A (3) 3 Tilbyder C (3) 3 Tilbyder B (3) 4 Tilbyder A (2) 4 Tilbyder A (1) 5 Tilbyder B (2) 5 Tilbyder C (1) 6 Tilbyder C (2) 6 Tilbyder B (1) Tegnforkaring: Tilbyder A (3) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen og Bomringen i Kristiansand samlet. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 11 av 51

12 Tilbyder A (2) - Tilbyder A evaluert for tilbud til E18 Aust-Agder og Rv 9 Setesdalen samlet. Tilbyder A (1) - Tilbyder A evaluert for tilbud til Bomringen i Kristiansand. Konklusjon: E18 Aust-Agder, Rv 9 Setesdalen velger å inngå kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i i tilbudet Tilbyder A (2), og Bomringen i Kristiansand velger å inngå en kontrakt med Tilbyder A med utgangspunkt i tilbudet Tilbyder A (1). Imidlertid når begge velger tilbyder A, og tilbudet Tilbud A (3) er mer økonomisk fordelaktig en Tilbud A (2) og Tilbud A (1) velges dette altenativet. B.6 Kontrakt For kontraktsbestemmelser vises det til kapittel D. Vi gjør oppmerksom på følgende: A. Ved forbehold mot kontrakt skal dette spesifiseres med eget dokument. B.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. B.8 Taushetsplikt for tilbyder Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. B.9 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endring eller rettelse vil umiddelbart bli tilgjengeliggjort for tilbydere som har meldt sin interesse: via DOFFIN på e-post Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. B.10 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal fremsettes via DOFFIN på e-post til oppdragsgivers kontaktperson i god tid før tilbudsfristens utløp, senest 8 dager før innlevering Oppdragsgiver vil svare på mail til alle som har bedt om papirer på en anonymisert måte og det vil skje fortløpende. B.11 Forkastede tilbud Når kontrakt er inngått, opphører de øvrige tilbudene å være bindende. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 12 av 51

13 B.12 Vedlegg Vedlegg 1 - Evalueringsmatrise Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 13 av 51

14 C KRAVSPESIFIKASJON RV 9 SETESDALSVEGEN C.1 Beskrivelse av oppdraget I dette dokumentet er driftselskapet (leverandør) forkortet med DS og bompengeselskapet (oppdragsgiver) forkortet med BS. Omtale av prosjektet I juni 2003 startet Setesdal Vegfinans as opp innkrevingen av bompenger på rv 9 i Setesdal. Det var da to ubetjente bomstasjoner (UB) med innkreving i hver sin retning, en ved Byglandsfjord og en ved Hekni. I juni 2008, etter 5 år med innkreving, ble den søndre bomstasjonen samlokalisert med den nordre på Hekni. I denne forbindelsen ble innkrevingsutstyret byttet ut. Det er nå en automatisk bomstasjon levert av Tecsidel. Bompengeperioden er i utgangspunket 15 år fra juni Det er imidlertid kommet signaler om at innkrevingsperioden kan bli innkortet. Bomstasjonsplassering Kartet nedefor viser plassering av bomstasjonen. Valle Bomstasjon Rv 9 Hekni Arendal Kristiansand Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 14 av 51

15 Bompengesystemet Figuren under viser et design på bomstasjonen på rv 9 ved Hekni. Det er kun en bomstasjon i bompengesystemet. Bomstasjonen har to kjørefelt, ett i hver retning. Det er ikke fysisk skille mellom feltene. Det er en automatisk bomstasjon (AB). Innkrevingsutstyret er levert av Tecsidel. Kjøretøydeteksjonssone/ innkrevingspunkt Felt 1 Kjøreretning Felt 2 Kjøreretning Kjøretøydeteksjonssone/ innkrevingspunkt Bomstasjonen er automatisk (AB). Bomstasjoen ved Hekni sett fra sør. Sett noe nærmere. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 15 av 51

16 Bomstasjonen Sted Innkreving: Felt bredde Hastighet i bomstasjonen Rv 9 Hekni Begge retninger Ca 3,5 m 80 Service og vedlikehold Vegkantutstyret er levert av Tecsidel. Statens vegvesen har inngått avtale om Service og vedlikeholdsarbeid med utstyrsleverandøren. Denne avtalen er tiltransportert bompengeselskapet. I denne avtalen har leverandøren ansvar for alt vedlikehold på det tekniske utstyret. Driftsoperatøren får ansvaret for oppfølging av service og vedlikeholdsleverandøren. I tillegg skal driftsoperatøren overvåke systemet og varsle ved driftsstans. Varslingen skal dokumenteres og danne grunnlag for oppfølgingsmøter med leverandøren. Sentralsystem (CS) Sentralsystemet, CS Norge, er levert av Q-Free ASA og vil være tilgjengelig for driftsselskapet ved oppstart av innkreving. Sentralsystem Bomstasjoner Leies fra Leverandør av sentralsystem brukes av Driftsselskapet rapporterer til driver Bompengeselskapet betaler for driften av systemet Figur: Oversikt over de ulike aktørene Bompengeselskap Bompengeselskapet, Setesdal Vegfinans AS, eies av Aust-Agder fylkeskommunene. Bompengeselskapet er etablert for å finansiere bompengeandelen og kreve inn bompengene i den ordinære innkrevingsperioden som er 15 år. Bompengeselskapet har hovedansvar for betalingssystemet, drift av bomstasjonen og overføring av penger til Statens vegvesen for utbyggingsprosjektene. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 16 av 51

17 Statens vegvesen Bompengeselskapet har tegnet avtale med Statens vegvesen som gir rett til bompengeinnkrevingen. Statens vegvesen er eier av bomstasjonene og utstyret på disse. Statens vegvesen har i følge bompengeavtalen og driftsavtale, kontroll- og oppfølgingsoppgaver i forhold til Bompengeselskapet. Driftsoperatør Driftselskapet skal utføre hovedoppgavene knyttet til daglig drift: Utstedelse av AutoPASS-avtaler, inkl. distribusjon av AutoPASS-brikker Drift av hele bompengesystemet (utstyrsvedlikehold, overvåking, kvalitetsoppfølging, bruk av sentralsystem, etc.) Innkreving av bompenger, tilleggsavgifter og gebyrer. Oppfølging av utenlandsk inkasso gjennom firma EPC Informasjon til publikum og klagebehandling. Sentralsystem (CS) Sentralsystem er levert av Q-Free ASA. Andre aktører Statens vegvesen har ansvar for vedlikehold av refuger, skilt osv på bomstasjonsområdene. Dette utføres igjennom en funksjonskontrakt med valgt entreprenør. C.2 Takster Standardsatser Takster (Kr.) Rabatt (%) Uten avtale 30,- 60,- Forskudd ,- 2100,- Forskudd ,- 9000,- Forskudd , ,- Depositum AutoPass-brikke 200,- 200,- Tabell 1: Takstgrupper og priser Det er betaling hele døgnet året rundt. Fritak Følgende kjøretøy skal ikke betale bompenger (Det forutsetter passering med gyldig AutoPASS-brikke): Uniformerte kjøretøy Sivile utrykningskjøretøy i tjeneste Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 17 av 51

18 Kjøretøy merket gravferd Elektriske biler Kollektivtransport i rute I tillegg til de ovennevnte så gjelder også fritaket for mopeder og motorsykler, uten at det da er krav til AutoPass-brikke. Tilleggsavgift Tilleggsavgift ved unnlatt betaling er kr. 300,- og kommer i tillegg til bompengetaksten. Kun aktuelt ved manglende betaling av faktura. Rabatt Det blir gitt rabatt på normale takster til brukere som tegner en AutoPASS-avtale med bompengeselskapet. Depositum for utstedelse av en AutoPASS-brikke er for tiden kr. 200,-. Rabatten er avhengig av størrelsen på forskuddsbetalt beløp, se tabell 1 under punkt C.2 Standardsatser. Takstøkninger Takstene er angitt i tabell 1 under punkt C.2 Standardsatser. Det er ikke tidfestet ny takstøkning. C.3 Trafikkmengder i bomstasjonene Trafikk Antall passeringer i 2007 var , en økning på (3,5%) fra året før. Årsdøgntrafikken (ÅDT) i bomstajonen etter flytting til Hekni er i underkant av 1000 kjt/døgn. Tungbilandelen er ca 10%. Se for øvrig vedlagt Trafikkstatistikk (vedlegg 5). Etter samlokaliseringen er trafikk og inntekter gått ned. AutoPASS avtale Andel passeringer med brikker ligger i snitt på 70-75%, i sommermånedene når trafikken er størts, synker andelen ned under 60%. Inntekter Inntektene i 2007 var 12,3 mill kr mot 11,4 mill kr i Det forventes også en nedgang i inntektene fra 2008 som følge av flytting av bomstasjonen fra Byglandsfjord til Hekni. Andre oppgaver Se vedlegg 6 Driftsrapport Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 18 av 51

19 C.4 AutoPASS samordnet betaling AutoPASS samordnet betaling (ASB) ble innført Setesdal Vegfinans AS er et av selskapene i denne ordningen. De brukerne som bare har tegnet avtale med andre bompengeselskap, og ikke har avtale spesielt med Setesdal Vegfinans AS, betaler vanlig takst i bompengesystemet. Disse har altså ingen rabatt ved passeringen. Alle brukere med AutoPASS-brikke fra andre bompengeselskaper kan imidlertid tegne en lokal tilleggsavtale med Setesdal Vegfinans AS, og dermed oppnå samme rabatter som andre lokale brukere. C.5 Kvalitet på utstyret i bomstasjonene Etter leveransekontrakten har en service- og vedlikeholdsavtale overtatt som det formelle styringsverktøyet overfor utstyrsleverandøren. Kravene til utstyrskvalitet gjelder imidlertid fortsatt, og for å holde kvaliteten på et tilfredsstillende nivå er det behov for kontinuerlig arbeid med overvåking, feilhåndtering, service og vedlikehold. Det vil alltid være forhold som er gjenstand for ytterligere forbedringer, slik at tapte bompengeinntekter og driftskostnader minimaliseres. De viktigste sakene for oppfølging er: Videosystemet. Bildekvalitet og kjøretøyposisjon i bildene. Registreringssikkerhet i brikkesystemet Kvalitet i service- og vedlikehold (MTBF, MTTR, oppetider). Framtidig bompengesystem Det er ikke planlagt ytterlige bompengesystem for Setesdal Vegfinans AS. C.6 Bakgrunn for/formål med oppdraget Leveransens innhold Sentralsystemet CS Norge og et overvåkingssystem for innkrevingsutstyret i bomstasjonene vil bli stilt til disposisjon for driftsselskapet/tilbyder. Drift av bomstasjoner Overvåke systemet Følge opp kontrakt for service og vedlikehold av innkrevingsutstyret. Kontrollere at 1. linjevedlikehold blir utført Håndtering av feilmeldinger og oppfølging av feilretting Kundehåndtering Behandle kunder hos et antall forhandlere. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 19 av 51

20 Oppfølging over post, telefon, internett o.a. Administrative oppgaver og ytelser Administrere systemet Håndtere avvik Fakturere og ta i mot betaling inkl. innkreving av tilleggsavgifter. Håndtere avtale om utenlandsinnkreving fra EPC (europark collection system) Det skal utarbeides AutoPASS avtaler. Pris for denne tjenesten skal være inkludert i fastprisen. Alt av trykksaker som er nødvendig for den daglige driften av selskapet, skal inngå i tilbudet. Før oppstart skal DS delta i utforming av informasjonsopplegg sammen med Statens vegvesen og BS. Prisene for deltakelse skal inngå i møtekostnadene i forbindelse med oppstart. Øvrige tjenester som skal inngå AutoPASS Samordnet betaling (ASB) Nordisk interoperabilitet for elektronisk bompengebetaling (EasyGo) Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 20 av 51

21 Krav til minimumsutstyr for operativ drift av Sentralsystemet (CS) Utstyr Minimumskrav 1. Operatør pc Intel/AMDx 86 Windows XP, 800 Mhz 256 MB Ram, 100MB ledig disk plass, tastatur og mus 2. Operatør pc skjerm 1024x768, 16 bit farge 3. Operativ system Windows XP SP 2 4. Etikett skriver Windows XP kompatibel, håndtere 106x32mm etiketter 5. Barcode skanner Må kunne lese CODE 128 formatterte barcoder og generere tastatur input. 6. Dokument skanner TWAIN kompatibel driver. Bilder skal lagres i TIF format. 7. Laser skriver Windows XP kompatibel, A4 papir. 8. OCR Giro Paper Standard OCR giro papir 9. OCR giro font Standard OCR giro font 10. Nettverk Nettverk porter mellom klient og CS åpen for påkrevd CS trafikk. Dette er krav som DS må anse som minimum for å kunne forestå den daglige driften. Dette må være oppfylt. Hvis kravene ikke er oppfylt, vil det være umulig å gjennomføre drift av systemet. Praktisk til utfyllingen av skjemaet Alle krav merket [K n] skal besvares Ja (J), eller Nei (N). Feltet tilbyders kommentar benyttes til presiseringer. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 21 av 51

22 C.7 Krav til utførelse Generelt Alle krav i denne tabellen er absolutte og må derfor innfris. Det er ikke anledning å prise forbehold mot kravene. Forbehold ved innlevering av endelig tilbud etter forhandling vil medføre avvisning. Nr Ytelse [K 1] Sørge for innkreving av bompenger på en effektiv, smidig og kundevennlig måte og sikre at dette utføres ihht. de kravene som er satt i kontrakten. [K 2] Ha personell med tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre driftstjenestene. Minst en av nøkkelpersonene må kunne dokumentere kunnskap om lov om offentlig forvaltning (forvaltningsloven). Anleggsspesifikk tilpasning Dokumentet skal vedlegges, se punkt B3 Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 3] Ha kapasitet og fleksibilitet til å kunne håndtere større eller mindre svingninger i trafikkgjennomstrømningen, herunder også en generell årlig vekst eller reduksjon i trafikken. [K 4] Før oppstart av kontrakten skal det utarbeides en oversikt over aktuelle tiltak som skal kunne settes i verk ved feil eller mangler som kan/vil føre til inntektstap. Tiltakene kan differensieres ut i fra tid, sted og konsekvens utfra målsetningen om å minimaliseres tapene. [K 5] Ved oppstart skal DS samarbeide med evt gammelt DS for å få så smidig og rask overgang som mulig. [K 6] Det må opprettes servicekontor i Norge. All kommunikasjon fra servicekontoret til publikum, BS og andre skal foregå på norsk. Unntak fra norsk språk kan fravikes i kommunikasjon med utenlandske Dette skal beskrives i et eget dokument. Dokumentet skal vedlegges, se punkt B3 Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 22 av 51

23 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar personer/organisasjoner. Drift av bomstasjoner Statens vegvesen og BS har inngått Avtale om service og vedlikehold av alt bomstasjonsutstyr. Statens vegvesen har ansvar for drift og vedlikehold av vegsystemet i bomstasjonsområdene i samme omfang som for vegsystemet utenfor området, inklusive refuger, trafikkteknisk utstyr og vegoppmerking. Driftsselskapet skal levere følgende tjenester: Nr Ytelse [K 7] Overvåke systemet inkl. det utstyret som Statens vegvesen stiller til disposisjon. Høyeste prioritet skal gis feil eller mangler som kan eller vil medføre inntektstap. DS får tilgang til overvåkingssystem for vegkantutstyr [K 8] På vegne av BS følge opp innkrevingsutstyret: Service- og vedlikeholdsavtalen for vegkantutstyret CS Norge Brikker [K 9] Bistå og veilede Vegtrafikksentralen (VTS) i forbindelse med henvendelser på tlf [K 10] Kontrollere utførelsen av det ordinære vedlikeholdet og feilrettingen som utføres av tredjepart etter oppdrag fra DS eller anleggseier. Påse at 1. linjevedlikehold blir utført ihht kontrakt med leverandør av tjenesten. Forutsetter normalt ikke fysisk frammøte på bomstasjon, men verifiseres gjennom utstyrsleverandørens overvåkingssystemer. Anleggsspesifikk Beskrivelse av foreslått løsning skal dokumenteres under punkt B3 Aksept ja/nei Tilbyders kommentar Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 23 av 51

24 Nr Ytelse Anleggsspesifikk Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 11] Ta praktisk ansvar for oppfølging av enkelte vedlikeholdsoppgaver som ikke faller inn under service- og vedlikeholdsavtalen, så som skader påført av 3. person på bomstasjonsutstyr. For eksempel: - Hærverk (kjent og ukjent gjerningsmann) - Påkjørsler av installasjoner, etc. Denne tjenesten skal beskrives i eget dokument og vedlegges under punkt B3. Rekvirere og lede arbeidet med reparasjoner. Dette innebærer: A. Varsling til aktuell instans(er), om skader, omfang og konsekvenser. B. Oppfølging av arbeidet (inkl. deltakelse i planlegging, tilsyn med at arbeid skjer i gunstige tidsperioder, ikke kommer i konflikt med bomstasjonens oppetid etc.) Purring ved manglende oppstart/framdrift etc. [K 12] Før det bestilles tilleggsarbeider/ anskaffelser, for eksempel utskifting eller reparasjoner av utstyr, skal det innhentes godkjenning fra BS. Beløpsgrense for innhenting av godkjenning fra BS fastsettes under tilbudsforhandlingene. Annen kundehåndtering Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 13] Håndtere henvendelser fra BSs kunder, dette for kunder med og uten brikke. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 24 av 51

25 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 14] Administrere brikker (OBU) inkludert depositum for brikker og innsamling/distribusjon av brikker. [K 15] Bytte av brikker pga alder (batteri). Det forutsettes postdistribusjon av brikker fra brikkeleverandøren til den enkelte kunde. For DS omfatter dette kun følgearbeider / bistand i prosessen, for eksempel purre dersom kunder ikke bytter brikke, utforming av informasjon etc. Hvis annen distribusjon velges, vil dette åpne for forhandlinger om tillegg. [K 16] DS skal tilby et telefonsvarsted for kundehenvendelse. Dette svarstedet skal etableres med et dedikert telefonnummer til BS. Svarstedet skal ha en slik kapasitet at kunder som henvender seg per telefon ikke får en ventetid som overstiger 60 sekunder. (innebærer kontakt med saksbehandler eller reell assistanse fra automatisk svartjeneste). [K 17] Under normale forhold, håndtere henvendelser fra publikum innen følgende tidsfrister. 1. Innen 3 virkedager etter mottatt henvendelse, gjennomføre: - registrering av nye AutoPASSavtaler - endringer av eksisterende AutoPASS-avtale. - avbestilling av AutoPASS-avtale og - tilbakebetaling av depositum. - svar på innkomne spørsmål og generelle henvendelser. 2. Innen 3 uker etter mottatt henvendelse, håndtere generelle avvik/betalinger inkl. bl.a: Det vil bli skiftet ca 5000 brikker i løpet av kontraktsperioden. Kravet skal kunne dokumenteres i forbindelse med månedlig rapportering. Det skal vedlegges eksempel på rapport samt plan for bemanning og drift under punkt B3 B.S. fremskaffer telefonnummer. Telefonsvarsted skal være et servicekontor lokalisert i Norge. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 25 av 51

26 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar - krav/fakturering ved passering - krav/fakturering av tilleggsavgifter klagebehandling, med utsendelse av svar bildebehandling [K 18] Betjene et komplett ekspedisjonssted geografisk lokalisert sentralt i forhold til tilhørigheten for hovedtyngden av kundemassen. Kontoret skal være lett tilgjengelig med bil. Ekspedisjonsstedet skal være betjent og telefonhenvendelser skal besvares mellom klokken 08:00 og 16:00 på virkedager. Evt. ytelser ut over disse kravene må komme klart fram i tilbudet. [K 19] Det skal opprettes et forhandlernett i regionen. Forhandlernettet skal yte følgende tjenester: Inngåelse av nye AutoPASSavtaler. Utlevering av AutoPASS-brikker som kan benyttes umiddelbart. Ta imot kontantbetaling for passeringer i bomstasjonene. Håndtere henvendelser fra trafikanter som ønsker å betale for passeringen anonymt. Yte bistand til kunder som trenger kontakt mot DS. Forhandlernettet skal ha forhandlere geografisk fordelt på egnede steder langs relevante hovedveger og bør være tilgjengelig 16 timer i døgnet alle virkedager og 10 timer i døgnet alle andre dager med unntak av nasjonaldag og store høytidsdager. Oppdragsgiver er åpen for andre løsninger enn de som er gitt med hensyn til grenseflate mot brukerne. Så lenge alternative løsninger oppfyller de intensjonene som ligger i dette, vil disse bli vurdert på lik Ikke aktuelt for dette anlegget. Forhandlerene forplikter seg til å ha info på døra om denne tjenesten. Tilbyder må derfor vedlegge en intensjonsavtale, hvor dette fremgår. Vedlegges under punkt B3 Følgende forhandlernett foreligger i dag, og kan forespørres: - YX Evje - Nye Grendi Landhandel - Coop Ose - Sølvgarden, Rysstad Automatiske bomstasjoner kan medføre endringer i krav til forhandlernett. Dagens forhandlernett vil imidlertid være tilstrekkelig for å møte kravet i denne konkurransen. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 26 av 51

27 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar linje med det som er krevd. [K 20] Etablere, vedlikeholde og drifte et nettsted (websider) for brukerne av bomstasjonene. Det skal benyttes grafisk mal fastsatt av Statens vegvesen. Internettsidene skal eies av BS og BS skal profileres. Alle kundeopplysninger etc skal rutes til driftsselskapet. Sidene skal også være en informasjonskanal til publikum med følgende tjenester: 1. Generell brukerinfo.: A. Driftsmeldinger B. Takster C. Rabatter D. Bestillingsrutiner E. Klagemuligheter F. Forhandlernettverk G. Kontaktinformasjon (besøksadresse, tlf, fax, e-post etc.) H. Bomstasjoner I. Kart over aktuell veistrekning, bomstasjoner og alle andre ekspedisjonssteder J. Lenker til relevante aktører (AutoPASS, Vegvesenet etc.) K. FAQ-funksjon (vanlige spørsmål) Internettsiden skal eies av BS og driftsselskapet skal stå for daglig drift og oppdatering. BS skal være hovedadressat for all kommunikasjon på nettsiden. Plan for etablering, vedlikehold og oppdatering vedlegges under B3. Internettadresse og telefonnummer stilles til rådighet for DS, men eies av BS. Informasjon og avtaler skal være utarbeidet på engelsk i tillegg til norsk. 2. Følgende informasjon som er tilgjengelig via det aktuelle sentralsystemet (CS), skal også være tilgjengelig på dette nettstedet: A. Status AutoPASS-avtale B. Kontoinformasjon C. Passeringer (antall og tidspunkt) D. Endring av personopplysninger (bilnr, adresse etc.) E. Bestilling/avbestilling av brikker Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 27 av 51

28 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar og AutoPASS-avtaler [K 21] BS, DS og Statens vegvesen skal koordinere informasjon ut til publikum. Informasjon skal bl.a. gjøres via en nettside (K 20). Nettsiden skal til en hver tid være i henhold til de krav som måtte foreligge fra Statens vegvesen Vegdirektoratet. [K 22] Driftsoperatøren skal, på vegne av BS, håndtere klager. Kunden skal ha tilbakemelding på klage innen tre uker. Plan for bemanning av kundeservice vedlegges under B3. Adminstrative oppgaver og ytelser Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 23] Overføring av alle bompengeinntekter og tilleggsavgifter uten opphold til BSs bankkonto. Dette innebærer bl.a. oppføring av BSs kontonummer på alle trafikanters giroer. [K 24] Uten opphold overlate til oppdragsgiver alle registre (f.eks. kunderegister, brikkeregister og ulovlige passeringer) og andre relevante data som er nødvendig mht til den daglige driften den dagen avtalen opphører. Alle registre og nødvendige driftsdata skal leveres på et standard format som er mulig å eksportere til annen standard programvare. Driftsselskapet skal også ved opphør av avtale bidra til at overføring av driften til annen driftsoperatør skal skje så smidig som mulig uten driftsopphold. Bistand utover overføring av data og registre på standard formater skal godtgjøres etter nærmere avtale. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 28 av 51

29 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 25] Fakturering av passeringer uten brikke skal skje månedlig og senest 3 måneder etter første passering. Ikke betalte fakturaer skal behandles minst en gang i uka. [K 26] Oppfølging av passeringer uten betaling samt behandle transaksjoner og krav inkl. håndtering av inkasso fra norske og utenlandske passerende. Underlaget for oversendelse av inkassosaker hentes ut av sentralsystemet, dette utføres av DS. DS skal administrere inngått avtale med EPC. Opplegget for oppfølging av passeringer uten betaling og håndtering av inkasso (norske og utenlandske) skal beskrives nærmere og vedlegges under B3. BS har en avtale med et inkassoselskap for innkreving av nasjonale saker. [K 27] Tilleggsavgifter skal fremgå som egne poster i driftsregnskapet. [K 28] Holde BS løpende orientert om alle forhold som er av vesentlig betydning for driften eller økonomien. DS skal innen den 15. i påfølgende måned rapportere til det aktuelle BS om driften av bompengesystemet. Den månedlige rapportering skal inkludere: A. Trafikkstatistikk pr. dag pr. stasjon pr. betalingsmåte B. Trafikkstatistikk pr. måned pr. stasjon pr. betalingsmåte C. Trafikkstatistikk pr. måned pr. betalingsmåte D. Omsetning pr. dag pr. betalingsmåte E. Omsetning pr. måned pr. betalingsmåte F. Antall bilder pr. stasjon pr. måned G. Antall bilder pr. stasjon pr. måned som behandles manuelt. H. Antall behandlede bilder som Det skal vedlegges en rapportmal som DS ønsker å benytte. Vedlegges under punkt B3 Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 29 av 51

30 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar fører til betaling. I. Antall utstedte tilleggsavgifter pr. siste måned J. Antall tilleggsavgifter som ikke er betalt pr. forrige måned K. Antall inkasso saker siste måned L. Antall behandlede og ubehandlede klager på tilleggsavgift M. Antall telefonhenvendelser N. Spesielle hendelser siste måned. O. Vedlikehold og feilretting siste måned. P. Økonomisk oversikt for siste måneds drift Q. Oppetid for sentralsystemet og de enkelte innkrevingsfeltene, eventuelt med tapsoversikt som følge av systemfeil R. Bruk av overtid. S. Alle andre økonomiske data nødvendig for at BS kan føre et fullgodt regnskap iht. Riksrevisjonenes krav og eksisterende lovverk. T. Nødvendige økonomiske data for kvartalsregnskap, innen den påfølgende måned etter kvartalet. U. Nødvendige økonomiske data for årsregnskap, innen V. Statistikk for ventetid på svar fra telefonsvartjenesten. Ved vesentlige driftsavvik kan det kreves hyppigere rapportering. [K 29] Dekke alle DS sine faste og variable administrasjonskostnader som for eksempel, kontorrekvisita, telefon, datatjenester og porto, skal være Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 30 av 51

31 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar inkludert i kontraktsprisene. AutoPASS Samordnet betaling (ASB) Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 30] Følge opp ASB og yte nødvendige tjenester ihht. ASB-funksjonaliteten beskrevet i egen systembeskrivelse. EasyGo (Norits) Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 31] Følge opp EasyGo og yte nødvendige tjenester ihht. EasyGofunksjonalitet. Bompengesystemet er inkludert i Nordisk interoperabilitet for elektronisk betaling av bompenger (Easygo). Løsningen er basert på utveksling av transaksjoner overfor en teknisk dataformidlingssentral. Fakturering og betaling skal skje bilateralt mellom operatør og utstedere. Se Vedlegg 3-2 An overview of NORITS. Kompetanse og opplæring Leverandør av sentralsystem vil gjennomføre opplæring innenfor følgende områder: Daglig bruk av sentralsystem Håndtering av transaksjoner fra/til bomstasjonsutstyr, ASB og NORITS. Overvåking og feilhåndtering knyttet til sentralsystemtjenesten Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 31 av 51

32 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 32] Kostnaden for deltakelse på opplæring av eget personell skal inngå i prisen. Dette gjelder også for personell hos evt. underleverandør. [K 33] Det skal til enhver tid finnes en oppdatert opplæringsplan for personellet inkludert både metodikk for opplæring av nyansatte og et oppdateringsopplegg for dem som er i systemet. [K 34] Personell som behandler følsom informasjon som personregister og bilder av passeringer, skal gjennomgå eller kunne dokumentere at spesiell opplæring med hensyn til personvern og sikkerhet er gjennomgått. [K 35] Det skal gjennomføres opplæring av personell på forhandlerledd/ servicestasjoner. Opplæringen skal følges opp utover i driftsperioden. Opplæringsplan vedlegges tilbudet under punkt B3. Styring og kvalitet Oppgave- og organisasjonsbeskrivelse Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 36] Det skal til enhver tid foreligge en arbeidsbeskrivelse som basis for planlegging og oppfølging av driften. Et separat dokument som utarbeides umiddelbart etter tildelingen av kontrakten skal beskrive fasen frem til oppstart. Arbeidsbeskrivelsen skal inkludere: A. Opprettelse av driftsorganisasjon B. Hovedoppgaver og viktige milepæler Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 32 av 51

33 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar C. Daglig drift av bompengesystemet D. Driftsovervåking og feilsøking på bompengeanlegget. Forholdet til evt. underleverandør(er) skal være klart definert og arbeidsbeskrivelsen skal inkludere hvordan arbeidet er delt mellom de involverte parter. [K 37] Det skal til enhver tid finnes en beskrivelse av driftsselskapets personell og tekniske ressurser til oppfyllelse av kontrakten. Tidsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 38] Driftsorganisasjonen skal være klar i god til før oppstart av bompengesystemet. Det inkluderer ansettelse av personell i tide for nødvendig opplæring og anskaffelse av all maskinvare, programvare, nettverk og kommunikasjon i tide for forsvarlig installasjon og tilstrekkelig testing. Se A2 for kontraktspunkt. [K 39] Det skal etableres en kjerneorganisasjon som kan starte opplæring, koordinering og informasjon innen 3 mnd. før oppstart. Forutsetter kontraktsignering senest 4 mnd før overtagelse av driftsansvaret.. [K 40] Innen 2 uker etter at avtale er inngått skal driftsselskapet i samarbeid med oppdragsgivere utarbeide og legge fram endelig tidsplan som viser Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 33 av 51

34 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar framdriften med angivelse av tidsfrister for de ulike aktivitetene. Møter Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 41] DS skal ha ansvar for, i samarbeid med bompengeselskapene, å etablere nødvendige samarbeidsrutiner og arrangere koordineringsmøter med aktuelle etater og sideleverandører. DS skal delta i møter med BS, møtested hos BS. Følgende antall skal legges til grunn: Årlig (i fastpris) 1/2 møte (sees i sammenheng med E18 AA.) Oppstart: 1 møte Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 42] DS er ansvarlig for å organisere verne- og miljøarbeidet i tilknytning til leveransen i henhold til formelle lover og regler. Ved evt. kjøp av tjenester fra utenlandsk leverandør, skal det redgjøres for arbeids- og ansettelsesforhold. Kvalitetssikring/kvalitetsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 43] En kvalitetsplan skal være en forlengelse av det programmet som utarbeides i forbindelse med Håndtering av avvik og skal omtales spesielt, inkl. opplegg for Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 34 av 51

35 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar håndtering av korrigerende og avbøtende tiltak. [K 44] Kvaliteten skal hovedsakelig styres gjennom at DS har kontroll på sine interne prosesser (egenkontroll), både prosjektstyring, utvikling, planlegging, formidling av resultater og dokumentasjon. [K 45] Det skal til enhver tid foreligge et dokumentstyringssystem under DS s kontroll. Løsningen skal uansett bygge på rutiner som er støttet og gjerne utviklet av BS. Dokumentstyring avtales etter inngått kontrakt. [K 46] BS har rett til å utføre kvalitetsrevisjoner gjennom hele leveransens varighet. Dette gjelder både forholdet mellom leveransen og DS s interne kvalitetssystem og på forhold som angår leveransens spesifikke kvalitetskrav. Konkurransegrunnlag: Driftsoperatør Rv.9 Setesdalsvegen side 35 av 51