Konkurransegrunnlag Østfold Bompengeselskap AS

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Østfold Bompengeselskap AS Dokumenttype: Konkurransegrunnlag Dokumentstatus: Endelig Forfatter: Tommy Mathiesen Dato: 14.des Filnavn:Konkurransegrunnlag E18 Østfold versjon 1.0 Versjon: 1.0 Godkjent: Thorleif Haug, Østfold Bompengeselskap AS

2 Innholdsfortegnelse A TILBUDSINNBYDELSE... 3 A.1 OM ØSTFOLD BOMPENGESELSKAP AS... 3 A.2 KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET... 6 A.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 A.4 KUNNGJØRING... 7 A.5 TILBUDSKONFERANSE/BEFARING... 7 A.6 INNLEVERING AV TILBUD... 7 A.7 TILBUDSÅPNING... 7 A.8 VEDSTÅELSESFRIST... 7 B TILBUDSREGLER... 8 B.1 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 8 B.2 ALTERNATIVE TILBUD... 8 B.3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 8 B.4 KVALIFIKASJONSKRAV (KVALIFIKASJONSVURDERING) B.5 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILBUDSVURDERING) B.6 KONTRAKT B.7 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN B.8 TAUSHETSPLIKT FOR TILBYDER B.9 OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA RETTELSER, SUPPLERINGER OG ENDRINGER B.10 SPØRSMÅL FRA TILBYDER B.11 FORKASTEDE TILBUD C KRAVSPESIFIKASJON C.1 BAKGRUNN FOR/FORMÅL MED OPPDRAGET C.2 KRAV TIL MINIMUMSUTSTYR FOR OPERATIV DRIFT AV SENTRALSYSTEMET (CS)...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. C.3 KRAV TIL UTFØRELSE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. C.4 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET C.5 TAKSTER C.6 TRAFIKKMENGDER I BOMSTASJONEN C.7 KVALITET PÅ UTSTYRET I BOMSTASJONEN C.8 PRISER C.9 GENERELLE KRAV C.10 PRISSKJEMA C.11 KRAV TIL TILBYDER C.12 ANNET C.13 VEDLEGGSLISTE D AVTALEDOKUMENT

3 A TILBUDSINNBYDELSE A.1 Om Østfold Bompengeselskap AS Østfoldpakka fase 1 omfatter stamveiene E-6 og E-18 gjennom Østfold. Prosjektet er behandlet i St.prp. nr. 26 ( ) og i St.prp. nr 79 ( ). St.prp.nr 79 ( ) omhandler revisjon og sluttføring av Østfoldpakka fase 1, samt plassering av bomstasjon på fylkesveg 311 Osloveien. Prosjektet omfatter også utbyggingen av stamvegene E6 og E18 gjennom Østfold, og finansieres med bompenger / statlige bevilgninger. Innkreving av bompenger på E18 startet med midlertidig innkrevingsutstyr og overgang til permanent utstyr (AutoPASS) fra På E6 startet innkrevingen Bompengeinnkrevingen skjer gjennom bomstasjoner plassert ved Raukerud (betjent) og Kambo (ubetjent) for E6 og ved Fossum (ubetjent), Slitu (ubetjent) og Brennemoen (betjent/ubetjent) for E18. I løpet av høsten 2010 vil det også være oppstart for innkrevning på en tredje bomstasjon på E18, ved Dalen (ubetjent). Innkrevingen skjer elektronisk (AutoPASS - ETC), manuelt (MTC) og ved myntmaskiner (ACM). Figur 1. Kart over bomstasjonene 3

4 CP 1: E18 Dalen Figur 2. Kart over bomstasjonen 4

5 Figur 3. Kart over bomstasjonene Kambo og Raukerud 5

6 Bomstasjonene Sted Innkreving: Hastighet i bomstasjonen Brennemoen En retning 60 Slitu En retning 60 Spydeberg/Fossum En retning 60 Dalen En retning 60 Kambo Begge retninger 60 Raukerud Begge retninger 60 Bomstasjon Felt, totalt Manuelle AutoPASS Mynt felt Ant. boder felt felt Brennemoen Slitu Sprydeberg/Fossum Dalen Kambo Raukerud Trafikk I hele bompengeperioden vil bomstasjonen ha en åpningstid på 24 timer i døgnet, alle dager, hele året. BDT (bomdøgntrafikk) for bomstasjonen er vist i vedlegg 4. Det er forventet en årlig trafikkvekst på ca. 2% A.2 Kontraktens omfang og varighet Bompengeselskapet Østfold Bompengeselskap AS, heretter benevnt som oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på drift av bompengeanlegget. Oppdraget skal påbegynnes 1. juni 2010, og har en varighet på fire år, med opsjon for ytterligere ett år. A.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. juni 2006 (FOA). Konkurransen omfatter anskaffelse av en uprioritert tjeneste over EØS-/WTO-terskelverdiene, tjenestekategori 27. 6

7 Følgende anskaffelsesprosedyre legges til grunn: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling A.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): DOFFIN DOFFIN og TED-databasen A.5 Tilbudskonferanse/befaring Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Tilbudskonferanse vil bli avholdt på følgende sted:, dd/mm/åå, kl. tt.mm A.6 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er mandag , kl Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen avvises. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket konvolutt merket : Drift Østfold Bompengeselskap AS. Det skal sendes/leveres to eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket Original. Tilbudet skal også foreligge i en elektronisk versjon i form av cd. Vi vil presisere at det er Østfold Bompengeselskap AS som er oppdragsgiver når det gjelder denne anskaffelsen. Statens vegvesen Vegdirektoratet yter bistand for gjennomføring av anskaffelsen Tilbudet skal leveres på kontoradressen eller sendes til postadressen. Oppdragsgivers postadresse er: Østfold Bompengeselskap AS C/O Statens vegvesen Vegdirektoratet PB 8142 Dep 0033 Oslo Att: Tommy W. Mathiesen Oppdragsgivers kontoradresse er: Østfold Bompengeselskap AS C/O Statens vegvesen Vegdirektoratet Brynsengfaret 6A 0667 Oslo Att: Tommy W. Mathiesen Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. A.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudsåpning vil finne sted på følgende adresse:, dd/mm/åå, kl. tt.mm A.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende 6 mnd etter innleveringsfrist. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Tommy W. Mathiesen Telefon: E-post: tommy.mathiesen@vegvesen.no 7

8 B TILBUDSREGLER B.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. B.2 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av kapittel C. For hvert alternativ vedlegges en prissatt beskrivelse. Total tilbudssum for hvert alternativ skal fremgå klart. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. B.3 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Et korrekt avgitt tilbud skal bygges opp i henhold til strukturen beskrevet nedenfor. 8

9 Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget. Det skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Forbehold mot den angitte kravspesifikasjon, skal begrunnes og anmerkes i kravtabellen. Hvis ikke tilbyderne oppfyller alle krav, kan de bli avvist fra konkurransen. o Kort informasjon om tilbyder. o Tilbudsbesvarelse i henhold til konkurransegrunnlagets kapittel C. Formell dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: o Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske tilbydere skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. o HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMS-egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæring skal være i oppdragsgiver hende senest ved tilbudsfristens utløp. Vedlagt mal for HMS-egenerklæring skal benyttes, se kapittel C. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet: Tilleggsdokument se C.3 [K 2] Tilleggsdokument se C.3 [K4] Tilleggsdokument se C.3 [K5] Tilleggsdokument se C.3 [K13] Tilleggsdokument se C.3 [K16] Tilleggsdokument se C.3 [K18] Tilleggsdokument se C.3 [K20] Tilleggsdokument se C.3 [K26] Tilleggsdokument se C.3 [K27] Tilleggsdokument se C.3 [K32] Tilleggsdokument se C.3 [K33] Tilleggsdokument se C.3 [K35] Tilleggsdokument se C.3 [K37] 9

10 Tilleggsdokument se C.3 [K46] Tilleggsdokument se C.3 [K47] B.4 Kvalifikasjonskrav (kvalifikasjonsvurdering) Følgende krav til tilbyderens kvalifikasjoner blir vektlagt: Dokumenteres med henvisning til lov og Kvalifikasjonskrav forskrifter om offentlige anskaffelser 1. Skatter og avgifter 8-7: Attest utstedt av den kompetente myndighet i Tilbyder og eventuelle underleverandører medlemslandet som bekrefter at tilbyderen har skal ikke ha restanser på skatter og avgifter oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter som tilbyder ikke har fått fastsatt en og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i nedbetalingsavtale for med skatte- og landet hvor tilbyderen er etablert. Attestene skal avgiftsmyndighetene ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Norske tilbydere skal fremlegge: a) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) b) Skatteattest for skatt (RF-1244) 2. HMS Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. 3. Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyder og eventuelle underleverandører må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. 4. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha den nødvendige økonomiske og finansielle kapasitet til å utføre oppdraget Kvalifikasjonskrav 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må kunne dokumentere relevant kompetanse og kapasitet innen drift av bompengeanlegg eller tilsvarende tjenester som inkluderer kundebehandling, transaksjonhåndtering, teknisk drift og logistikk. Relevansen av erfaring fra beslektede virksomheter må belegges av tilbyder. 8-8: HMS-erklæring i henhold til forskriften (Vedlegg) Redegjørelse for firmaets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Norske tilbydere skal fremlegge: Firmaattest fra Foretaksregisteret Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten Regnskap og årsberetning for 2006, 2007 og 2008 Dokumenteres med henvisning til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Oversikt over firmaets bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/- styringssystem 10

11 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger. B.5 Kriterier for valg av tilbud (tilbudsvurdering) For denne konkurransen vil kontrakt bli tildelt det tilbudet som: Har den laveste pris er det økonomisk mest fordelaktige Ved vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende tildelingskriterier bli lagt til grunn, med den oppgitte vekting av det enkelte kriterium: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. 2. Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget. 3. Totalkompetanse. Følgende evalueringstema og vektingen mellom disse framgår av følgende oppstilling: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. Konkurranse pris Timepriser Samlet kriterium Pris i prisskjema Se vedlegg 2 prisskjema, samt C.8 50 Alle opsjoner blir vektet med 50 % sannsynlighet. Alle andre priser blir vektet etter det samlede kriterium. Opsjonspriser oppgitte timepriser i tilbudet 2. Beskrivelse av gjennomføringen av oppdraget A) beskrivelsens oppbygging (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: - Innhold og struktur - Forståelse av oppdraget - Kreativitet i metodikk og løsningsvalg B) Fremdrift, ressurser og kapasitet (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: - Planlagt ressursbruk på viktige aktiviteter Samlet kriterium for vekt Se C.3 Krav til tjenesten 25 11

12 - Nøkkelpersoner samt andre medarbeideres tidsbruk og kapasitet i oppdraget - Framdriftsplan og realisme i aktiviteter og milepæler. C) Kvalitet i løsningsvalg (20 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: - Opplegg for å finne løsninger som er økonomiske og pratiske å gjennomføre under normal drift. 3. Totalkompetanse A) Kompetanse (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Tilbyders erfaringer fra tilsvarende oppdrag - Nøkkelpersoners formelle kompetanse og erfaringer fra tilsvarende oppdrag B) Tidligere oppdragsgiveres, herunder Statens vegvesens, erfaringer med tilbydere (30%) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av tilbyders tidligere utførte oppdrag. - Vurdering av tilbyders nivå hva gjelder faglig kvalitet, ryddighet, punktlighet (evne til å holde frister), evne til å holde inngåtte avtaler og inngåtte økonomiske rammer. C) Tidligere oppdragsgivers, herunder Statens vegvesens, erfaringer med tilbyders nøkkelpersonell. (30 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av de tilbudte personers tidligere utførte oppdrag. - Vurderingen av personellets nivå hva gjelder prosjektledelse (overfor oppdragsgivere, andre etater og underkonsulenter), samarbeidsevne, initiativ, engasjement og beslutningsevne. Alle kriteriene blir vektet med karakterer fra 1-5, hvor 5 er høyest. Samlet vekt kriterium Se C.3 krav til tjenesten 25 Det er lagt ved et referanseskjema som blir sendt til alle referanser som tilbyderne har oppgitt i sitt tilbud (vedlegg 1). B.6 Kontrakt For kontraktsbestemmelser vises det til kapittel D. Vi gjør oppmerksom på følgende: o Ved forbehold mot kontrakt skal dette spesifiseres med eget dokument. B.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 12

13 B.8 Taushetsplikt for tilbyder Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. B.9 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endring eller rettelse vil umiddelbart bli tilgjengeliggjort for tilbydere som har meldt sin interesse: via DOFFIN på e-post Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. B.10 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal fremsettes via DOFFIN på e-post til oppdragsgivers kontaktperson i god tid før tilbudsfristens utløp, senest 8 dager før innlevering Oppdragsgiver vil svare på Doffin til alle som har bedt om papirer på en anonymisert måte, og det vil skje fortløpende. B.11 Forkastede tilbud Når kontrakt er inngått, opphører de øvrige tilbudene å være bindende. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. 13

14 C KRAVSPESIFIKASJON C.1 Bakgrunn for/formål med oppdraget Praktisk til utfyllingen av skjemaet Alle krav merket [K n] skal besvares Ja (J), eller Nei (N). Merknadsfeltet benyttes kun til presiseringer. Leveransens innhold Generelt Følge opp AutoPASS Samordnet betaling (ASB) (se C.7 AutoPASS samordnet betaling) og yte nødvendige tjenester ihht ASB-funksjonaliteten beskrevet i egen systembeskrivelse. Se vedlegg 3-2 ASB Systembeskrivelse. Bompengesystemet skal inkluderes i Nordisk interoperabilitet for elektronisk betaling av bompenger (EasyGo). Løsningen vil bli basert på utveksling av transaksjoner overfor en teknisk dataformidlingssentral. Fakturering og betaling skal skje bilateralt mellom operatør og utstedere. Se vedlegg 3-5 An overview of NORITS. Sørge for innkreving av bompenger på en effektiv, smidig og kundevennlig måte og sikre at dette utføres ihht. de kravene som er satt i kontrakten Drift av bomstasjoner, K1 K15 Statens vegvesen og bompengeselskapet vil inngå avtale om service og vedlikehold av alt bomstasjonsutstyr, og dette er en avtale med en underleverandør. Statens vegvesen har ansvar for drift og vedlikehold av vegsystemet i bomstasjonsområdene, i samme omfang som for vegsystemet utenfor området, inklusive refuger, trafikkteknisk utstyr og vegoppmerking. Overvåke systemet Kontrollere at 1. linjevedlikehold blir utført Håndtering av feilmeldinger og oppfølging av feilretting Bemanning av bomstasjonen Statens vegvesen vil stille et program (sw) for overvåking og kontroll av bomstasjonsutstyret til disposisjon for driftsselskapet. Kundeservice, K16 K23 Kundeservice innebærer å håndtere henvendelser fra alle kunder. Administrasjon av AutoPASS-brikker Oppfølging over telefon, internett o.a. Ha ett service kontor i Norge, hvor all kommunikasjon til publikum, bompengeselskapet og andre foregår på norsk. Administrative oppgaver og ytelser, K24 K31 Administrere systemet Fakturere og ta i mot betaling, inkl. innkreving ved ulovlig passering Håndtere avtale om utenlandsinnkreving fra EPC (Euro Parking Collection) 14

15 Månedlig rapportering Holde bompengeselskapet løpende orientert om alle forhold som er av vesentlig betydning for driften eller økonomien. Alt av trykksaker som er nødvendig for den daglige driften av selskapet, skal inngå i tilbudet Kompetanse og opplæring, K32 K36 Driftselskapet skal gi en beskrivelse av opplegg og omfang av opplæring av ansatte. Samme bestemmelse gjelder også for driftselskapets underleverandører. Statens vegvesen stiller sentralsystem til rådighet, og leverandøren av sentralsystem vil gjennomføre opplæring innenfor følgende områder: Daglig bruk av sentralsystem Overvåking og feilhåndtering knyttet til sentralsystemtjenesten Styring og kvalitet, K37-K38 Leverandøren skal beskrive hvilke interne rutiner for dokumentstyring som skal anvendes i leveransen, men skal også forplikte seg til å følge rutiner som bompengeselskapet legger opp til for dokumenter med informasjon som skal utveksles mellom leverandøren og leveransens aktører. Oppgave- og organisasjonsbeskrivelse, K39 K40 Tidsplan, K41 K43 Driftsorganisasjonen må være klar i god tid før oppstart av oppdraget. Det innebærer at personell skal være ansatt slik at nødvendig opplæring kan gjennomføres, samt at all maskinvare, programvare, nettverk og kommunikasjon skal være installert og testet Møter, K44 Driftsselskapet har ansvaret for, i samarbeid med Østfold Bompengeselskap AS, å ta initiativ til møter og samarbeidsrutiner med bompengeselskapets leverandører. Helse, miljø og sikkerhet (HMS), K45 Leverandøren er ansvarlig for å organisere verne- og mijøarbeidet i tilknytning til leveransen ref. bestemmelser i AML og håndbok 051 Arbeidsvarsling. Dersom bompengeselskapets egne arbeidstakere i kortere perioder oppholder seg innen leveransens naturlige arbeidsområde, er leverandøren ansvarlig for samordning av verne- og miljøarbeidet. Dette gjelder ikke for personell tilknyttet Statens vegvesen. Kvalitetssikring/kvalitetsplan, K46 K48 Kvaliteten på de tjenestene som skal leveres er av avgjørende betydning for totalsystemets kvalitet. En forutsetting for Østfold Bompengeselskap AS s driftsøkonomi og tjenesteyting overfor trafikantene er et driftsselskap som kan levere tjenester med tilfredsstillende ytelse, til riktige priser og avtalte tider. Regnskap, K49-K55 15

16 C.2 Krav til minimumsutstyr for operativ drift av Sentralsystemet (CS) For å kunne forestå den daglige driften må tilbyderen ha en Windows-basert PC etter dagens standard. Spesifikke krav til utstyr oppgis ved forespørsel. C.3 Krav til utførelse Alle krav i denne tabellen er absolutte og må derfor innfris. Det er ikke anledning å prise forbehold mot kravene. Ved forbehold vil tilbudet bli avvist. Tilbyderen skal levere følgende tjenester: Drift av bomstasjoner Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 1] Driftsselskapet skal ha kapasitet og fleksibilitet til å håndtere større eller mindre svingninger i trafikkgjennomstrømningen, herunder også en generell årlig vekst eller reduksjon i trafikken. [K 2] Driftsselskapet skal overvåke systemet, inkl. det utstyret som Statens vegvesen stiller til disposisjon. Dette skal skje kontinuerlig i hele bompengesystemets åpningstid. Høyeste prioritet skal gis feil eller mangler som kan eller vil medføre inntektstap. [K 3] Det skal registreres og meldes feil til leverandøren av service og vedlikehold, og påse at feil blir rettet, samt kontrollere at service og vedlikehold blir utført i henhold til kontrakt med leverandøren av tjenesten. [K 4] Før oppstart av systemet skal det utarbeides en oversikt over aktuelle tiltak som skal kunne settes i verk ved feil eller mangler som kan/vil føre til inntektstap. Tiltakene kan differensieres ut i fra tid, sted og konsekvens utfra målsetningen om å minimaliseres tapene. Beskrivelsen av foreslått løsning skal dokumenteres under punkt B.3 Dette skal beskrives i ett eget dokument. Dokumentet skal vedlegges, se pkt. B3 16

17 Nr Ytelse [K 5] Driftsselskapet skal bemanne alle bomstasjoner etter vedlagt bemanningsplan, se pkt. C.6. [K 6] Betjeningen skal ved ledig kapasitet kunne benyttes til forefallende arbeid for driftsselskapet, for eksempel bildebehandling av passeringer uten betaling. Driftsselskapet skal sørge for at alt nødvendig arbeidsverktøy er tilgjengelig for betjeningen [K 7] Driftsselskapet skal holde betjeningen med vekselpenger [K 8] Driftsselskapet skal telle alle kasseoppgjør som en del av overføring fra bomstasjonen til bompengeselskapets konto. [K 9] Driftsselskapet skal administrere inngåtte avtaler vedrørende pengehenting, transport og telling. [K 10] Driftsselskapet skal forestå en løpende avstemming av alle kasseoppgjør per skift. Det skal lages en månedlig avstemmingsrapport til bompengeselskapet. [K 11] Driftsselskapet skal håndtere betaling med kredittkort [K 12] Driftsselskapet skal rengjøre boden utvendig og innvendig. [K 13] Rekvirere og lede arbeidet med reparasjoner. Dette innebærer: A. Varsle om eventuelle skader påført av 3. person, f. eks. hærverk og påkjørsel, til bompengeselskapet og leverandøren av service og vedlikehold. Varslingen skal inneholde skader, omfang og konsekvenser. B. Oppfølging av arbeidet (inkl. deltakelse i planlegging, tilsyn med at arbeid skjer i gunstige tidsperioder, ikke kommer i Anleggsspesifikk tilpasning Skjematisk fremstilling av turnusplan vedlegges under punkt B.3 Denne tjenesten skal beskrives i eget dokument og vedlegges under punkt B3. Aksept ja/nei Tilbyders kommentar 17

18 konflikt med bomstasjonens oppetid etc.). Alt arbeid skal på forhånd godkjennes av bompengeselskapet. [K 14] Driftsselskapet skal innhente bompengeselskapets godkjenning for arbeider som kommer i tillegg til avtalen. [K 15] Før oppstart skal driftsselskapet holde bompengeselskapet løpende orientert i forhold til fremdriftsplan, med fokus på bemanning og oppstart av avtalen. Kundeservice Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 16] Driftsselskapet skal administrere AutoPASS-brikker (OBU), inkludert depositum for brikker og innsamling/distribusjon av brikker. Dette innebærer: 1. Ved tegning av AutoPASSavtale, skal avtalen være registrert senest en uke etter dato på avtale. AutoPASS-brikke og faktura for innbetaling skal sendes kunde første virkedag etter registrering av avtale. 2. Sammen med brikken skal ny kunde motta informasjon utarbeidet av Statens vegvesen som viser oversikt over alle AutoPASS-anlegg, samt informasjon om sitt spesifikke bompengeanlegg. 3. Det skal være mulig for kunden å ta brikken i bruk umiddelbart etter den er mottatt. 4. Innbetaling skal være registrert hos tilbyderen, og kunden skal motta korrekt lyssignal, senest ett døgn etter at tilbyderen har mottatt betaling. Dette gjelder også ved innbetaling av nytt forskuddsbeløp. Skjematisk fremstilling av rutine for registrering av avtale, utsendelse av brikke og faktura samt registrering av innbetaling skal vedlegges under punkt B.3. 18

19 Nr Ytelse 5. Bytte av brikker for eksisterende kunder. 6. Fakturere og ta i mot betaling [K 17] Under normale forhold, håndtere henvendelser fra publikum (e-post, brev) innen følgende tidsfrister: 1. E-post: Umiddelbar tilbakemelding på at henvendelse er mottatt (kvittering) som også sier når kunden kan forvente en utfyllende tilbakemelding. 2. Brev: Tilbakemelding innen tre uker etter henvendelsen 3. Innen tre virkedager skal følgende henvendelser besvares: a. Registrering av ny AutoPASS-avtale b. Endring av eksisterende AutoPASS-avtale c. Oppsigelse av AutoPASSavtale og tilbakebetaling av depositum d. Svare på enkle spørsmål og generelle henvendelser 4. Håndtering av generelle avvik/betalinger skal skje innen tre uker etter henvendelsen, dette inkluderer blant annet: a. Krav/fakturering ved ulovlig passering b. Klagebehandling, med utsendelse av svar c. Bildebehandling d. Ulovlig passering [K 18] Adresseregistre for AutoPASSavtaler skal vaskes en gang i året, eller ved forespørsel fra Statens vegvesen. [K 19] Driftsselskapet skal tilby et telefonsvarsted for kundehenvendelse. Svarstedet skal etableres med bompengeselskapets eget telefonnummer. Anleggsspesifikk tilpasning Det er estimert at ca. Ca brikker skal skiftes i løpet av kontraktsperioden. Tilbyder skal legge ved dokumentasjon som viser hvordan de kvalitetssikrer sine adresseregistre. Vedlegges under punkt B.3. Telefonnummeret eies av bompengeselskapet og stilles til rådighet for driftsselskapet. Aksept ja/nei Tilbyders kommentar 19

20 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 20] Svarstedet skal ha en slik kapasitet at kunder som henvender seg per telefon ikke får en gjennomsnittlig ventetid som overstiger 60 sekunder (innebærer kontakt med saksbehandler). Kravet skal dokumenteres i forbindelse med månedlig rapportering. Rapporten skal genereres i telefonsystemet, og eksempel på rapport skal vedlegges under punkt B.3. [K 21] Etablere, vedlikeholde og drifte et nettsted (websider) for brukerne av bomstasjonene. Internettsidene skal eies av bompengeselskapet og bompengeselskapet skal profileres. Alle kundeopplysninger etc skal rutes til driftsselskapet. Sidene skal også være en informasjonskanal til publikum. Driftsselskapet skal forholde seg til en hver tid gjeldende retningslinjer for websider. Se vedlegg 3-3a, 3-3b og 3-3c. [K 22] Det må opprettes servicekontor i Norge. All kommunikasjon fra servicekontoret til publikum, bompengeselskapet og andre skal foregå på norsk. Unntak fra norsk språk kan fravikes i kommunikasjon med utenlandske personer/organisasjoner. Internettsiden skal overdras fra eksisterende driftsselskap. Internettsiden skal eies av bompengeselskapet og driftsselskapet skal stå for daglig drift og oppdatering. Bompengeselskapet skal være hovedadressat for all kommunikasjon på nettsiden. Domenenavnet skal være tilknyttet vegprosjektet og det er dette domenenavnet som skal komuniseres til publikum. Domenet skal være selvstendig og ikke kobles inn i tilbyderens eget nettsted. Informasjon og avtaler skal være utarbeidet på engelsk i tillegg til norsk. 20

21 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 23] Driftsselskapet skal betjene et komplett ekspedisjonssted geografisk lokalisert sentralt i forhold til tilhørigheten for hovedtyngden av kundemassen. Kontoret skal være lett tilgjengelig med bil. Ekspedisjonsstedet skal være betjent og telefonhenvendelser skal besvares mellom klokken 08:00 og 16:00 på virkedager. Evt. ytelser utover disse kravene må komme klart frem i tilbudet Administrative oppgaver og ytelser Nr Ytelse [K 24] Driftsselskapet plikter å overføre, uten opphold, alle inntekter fra driften til bompengeselskapets bankkonto. Dette innebærer bl.a. oppføring av bompengeselskapets kontonummer på alle trafikanters fakturaer/giroer. [K 25] Driftsselskapet skal håndtere og følge opp avtalen med Euro Parking Collection (EPC). Krav for utenlandske passeringer skal sendes til EPC, ukentlig. [K 26] Driftsselskapet skal følge opp ulovlige passeringer og behandle transaksjoner og krav inkludert håndtering av inkasso fra norske og utenlandske passeringer. Anleggsspesifikk tilpasning Opplegget for oppfølging av ulovlige passeringer og håndtering av inkasso (norske og utenlandske) skal beskrives nærmere, og dokumentet skal vedlegges under punkt B.3. Driftselskapet må etablere en avtale med et inkassoselskap for innkreving av nasjonale saker. Aksept ja/nei Tilbyders kommentar 21

22 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 27] Holde bompengeselskapet løpende orientert om alle forhold som er av vesentlig betydning for driften eller økonomien. Driftsselskapet skal innen den 15. i påfølgende måned rapportere til det aktuelle bompengeselskapet om driften av bompengesystemet. Den månedlige rapporteringen skal inkludere: A. Trafikkstatistikk pr. dag pr. stasjon pr. betalingsmåte B. Trafikkstatistikk pr. måned pr. stasjon pr. betalingsmåte C. Trafikkstatistikk pr. måned pr. betalingsmåte D. Omsetning pr. dag pr. betalingsmåte E. Omsetning pr. måned pr. betalingsmåte F. Antall videobilder pr. stasjon pr. måned G. Antall utstedte tilleggsavgifter pr. siste måned H. Antall tilleggsavgifter som ikke er betalt pr. forrige måned I. Antall inkassosaker siste måned J. Antall behandlede og ubehandlede klager på tilleggsavgift K. Antall telefonhenvendelser og statistikk for ventetid på svar fra telefonsvartjenesten. L. Spesielle hendelser siste måned M. Vedlikehold og feilretting siste måned N. Bruk av overtid O. Økonomisk oversikt for siste måneds drift P. Oppetid for sentralsystemet og de enkelte innkrevingsfeltene, eventuelt med tapsoversikt som følge av systemfeil Q. Alle andre økonomiske data Kravet skal kunne dokumenteres i forbindelse med månedlig rapportering. Eksempel på rapport skal vedlegges under punkt B3. 22

23 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar nødvendig for at bompengeselskapet kan føre et fullgodt regnskap iht. regnskapsloven og aksjeloven. R. Nødvendige økonomiske data for kvartalsregnskap eller halvårsregnskap, etter avtale med bompengeselskapet. S. Nødvendige økonomiske data for årsregnskap, innen T. Oppgjør med ASB/EasyGo selskapene. Ved vesentlige driftsavvik kan det kreves hyppigere rapportering. [K 28] Driftselskapet skal avregne tilleggsavgift minimum en gang pr uke. [K 29] Driftsselskapet skal selv dekke sine faste og variable administrasjonskostnader. Driftsselskapet skal også inkludere i sitt tilbud alle trykksaker som er nødvendige for den daglige driften, som for eksempel brevark, konvolutter og AutoPASS avtaler. [K 30] Driftsselskapet skal, uten opphold, overlate til oppdragsgiver alle registre (f.eks. kunderegister, brikkeregister og ulovlige passeringer) og andre relevante data som er nødvendig mht til den daglige driften den dagen avtalen opphører. Alle registre og nødvendige driftsdata skal leveres på et standard format som er mulig å eksportere til annen standard programvare. Driftsselskapet skal også ved opphør av avtale bidra til at overføring av driften til et annet driftsselskap skal skje så smidig som mulig uten driftsopphold. Bistand utover overføring av data og registre på standard formater skal 23

24 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar godtgjøres etter nærmere avtale. [K 31] Ved oppstart skal driftsselskapet samarbeide med evt gammelt driftsselskap for å få så smidig og rask overgang som mulig. Kompetanse og opplæring Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 32] Tilbyderen må sørge for å ha personell med tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre driftstjenestene. En av nøkkelpersonene må kunne dokumentere kunnskap om lov om offentlig forvaltning (forvaltningsloven). Dokument skal vedlegges, se punkt B.3. [K 33] Personell hos tilbyder som skal behandle sensitiv informasjon, herunder personregister og bilder av ugyldige passeringer etc., skal kunne dokumentere opplæring innenfor personvernloven. Kursbevis for dette må fremlegges i tilbudet i form av et vedlegg under punkt B.3. Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 34] Kostnaden for deltakelse på opplæring av eget personell skal inngå i prisen. Dette gjelder også for personell hos underleverandør. [K 35] Det skal foreligge en oppdatert opplæringsplan for alt personell. [K 36] Personell hos tilbyder som skal utføre vedlikehold eller annet type arbeid i bomstasjonsområdet, må tilfredsstille krav til opplæring iht Håndbok 051 Arbeidsvarsling. Opplæringsplanen skal vedlegges under punkt B.3. 24

25 Styring og kvalitet Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 37] Tilbyder skal vedlegge en tentativ fremdriftsplan for oppstart av oppdraget. [K 38] Før oppstart skal driftselskapet holde bompengeselskapet løpende orientert i forhold til fremdriftsplan, med fokus på bemanning og oppstart av avtalen. Fremdriftsplanen skal vedlegges, se punkt B3. Oppgave- og organisasjonsbeskrivelse Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 39] Det skal foreligge en arbeidsbeskrivelse som basis for planlegging og oppfølging av driften. Et separat dokument som utarbeides umiddelbart etter tildelingen av kontrakten skal beskrive fasen frem til oppstart. Arbeidsbeskrivelsen skal inkludere: A. Opprettelse av driftsorganisasjon B. Hovedoppgaver og viktige milepæler C. Daglig drift av bompengesystemet D. Ansettelse og opplæring av personell E. Anskaffelse av all nødvendig maskinvare, programvare, nettverk og kommunikasjon i tide for forsvarlig installasjon og tilstrekkelig testing. Forholdet til underleverandør(er) skal være klart definert og arbeidsbeskrivelsen skal inkludere hvordan arbeidet er delt mellom de involverte parter. [K 40] Det skal foreligge en beskrivelse av tilbyderens personell og tekniske ressurser til oppfyllelse av kontrakten. 25

26 Tidsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 41] Det skal etableres en kjerneorganisasjon som kan starte opplæring, koordinering og informasjon innen 3 mnd. før oppstart innkreving. [K 42] Driftsorganisasjonen skal være klar senest 1 mnd før oppstart av bompengesystemet. Det inkluderer ansettelse av personell i tide for nødvendig opplæring. [K 43] Innen 2 uker etter at avtale er inngått skal tilbyderen i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide og legge frem endelig tidsplan som viser fremdriften og med angivelse av tidsfrister for de ulike aktivitetene. Se Kontraktsbestemmelser for kontraktspunkt. Møter Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 44] Driftsselskapet skal delta i driftsmøter med bompengeselskapet. Antall driftsmøter er angitt i vedlegg 2 Prisskjema. Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 45] Ansvarlig for å organisere verne- og miljøarbeidet i tilknytning til leveransen i henhold til arbeidsmiljøloven. Kvalitetssikring/kvalitetsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 46] Kvaliteten skal hovedsakelig styres gjennom at driftsselskapet har kontroll på sine interne prosesser (egenkontroll), både prosjektstyring, Må dokumenteres i eget vedlegg, se B.3. 26

27 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar utvikling, planlegging, formidling av resultater og dokumentasjon. [K 47] Det skal foreligge et dokumentstyringssystem under driftsselskapets kontroll. [K 48] Bompengeselskapet har rett til å utføre kvalitetsrevisjoner gjennom hele leveransens varighet. Dette gjelder både forholdet mellom leveransen og tilbyderens interne kvalitetssystem og på forhold som angår leveransens spesifikke kvalitetskrav. Må dokumenteres i eget vedlegg, se B.3. Regnskap Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 49] Driftsselskapet skal utarbeide et revidert årsregnskap og årsmelding for bompengeselskapet. [K 50] Driftsselskapet skal utarbeide et forenklet ½-årsregnskap for bompengeselskapet. [K 51] Regnskapsførselen skal inkludere bompengeselskapets finansvirksomhet og betaling av merverdiavgift. Finansvirksomheten omfatter blant annet inntekter og utgifter knyttet til lån og utbetalinger til Statens vegvesen. [K 52] Driftsselskapet skal sørge for og inkludere i sine driftskostnader at revisjon skal utføres av et statsautorisert revisjonsfirma. [K 53] Driftsselskapet skal legge til rette for at Riksrevisjonen skal ha innsyn i et komplett regnskap og skaffe til veie de opplysninger som Riksrevisjonen ber om. [K 54] Driftsselskapet skal legge til rette for at bompengeselskapet skal ha innsyn i regnskapet og skaffe til veie de opplysninger som bompengeselskapet ber om. 27

28 Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 55] Driftsselskapet skal utarbeide forslag til budsjett og revidert langtidsbudsjett for bompengeselskapet. C.4 Beskrivelse av oppdraget Systemer og utstyr Service og vedlikehold Vegkantutstyret er levert av Q-Free ASA og Tecsidel. Statens vegvesen har inngått og vil inngå avtaler om Service og vedlikeholdsarbeid med utstyrsleverandørene. Disse avtalene er tiltransportert bompengeselskapet. I disse avtalene har leverandøren ansvar for alt vedlikehold på det tekniske utstyret. Driftsoperatøren får ansvaret for oppfølging av service og vedlikeholdsleverandøren. I tillegg skal driftsoperatøren overvåke systemet og varsle ved driftsstans. Varslingen skal dokumenteres og danne grunnlag for oppfølgingsmøter med leverandøren. Driftsoperatøren skal ha ansvar for å rydde på bomstasjonen slik at stasjonen alltid fremstår som ryddig og ren. Sentralsystem Bomstasjoner Leies fra Leverandør av sentralsystem brukes av Driftsselskapet rapporterer til driver Bompengeselskapet betaler for driften av systemet Figur 1. Oversikt over de ulike aktørene. Bompengeselskap Bompengeselskapet Østfold Bompengeselskap AS eies av Østfold fylkeskommune. Bompengeselskapet er etablert for å finansiere bompengeandelen og kreve inn bompengene i den ordinære innkrevingsperioden som er 20 år. Bompengeselskapet har hovedansvar for 28

29 betalingssystemet, drift av bomstasjonen og overføring av penger til Statens vegvesen for utbyggingsprosjektene. Statens vegvesen Bompengeselskapet har tegnet avtale med Statens vegvesen som gir rett til bompengeinnkrevingen. Statens vegvesen er eier av bomstasjonen og utstyret på disse. Statens vegvesen har i følge bompengeavtalen og driftsavtale, kontroll- og oppfølgingsoppgaver i forhold til Bompengeselskapet. Driftsoperatør Driftselskapet skal utføre hovedoppgavene knyttet til daglig drift: Utstedelse av AutoPASS-avtaler, inkl. distribusjon av AutoPASS-brikker Drift av hele bompengesystemet (utstyrsvedlikehold, overvåking, kvalitetsoppfølging, bruk av sentralsystem, etc.) Innkreving av bompenger, tilleggsavgifter og gebyrer. Oppfølging av utenlandsk inkasso gjennom firma EPC Informasjon til publikum og klagebehandling. Sentralsystem (CS) Sentralsystem E18 Østfold bruker i dag er CS Norge som er levert av Q-Free ASA. Sentralsystemet vil være tilgjengelig for driftsselskapet ved oppstart innkrevning. Andre aktører Statens vegvesen har ansvar for vedlikehold av refuger, skilt osv på bomstasjonsområdene. Dette utføres igjennom en funksjonskontrakt med valgt entreprenør. C.5 Takster Standardsatser: Rabatt Takster (Kr.) (%) Uten avtale 20,- 40,- Med AutoPASS avtale, forskuddsbetalt 30 % 14,- 28,- Med AutoPASS avtale, forskuddsbetalt 40% 12,- 24,- Med AutoPASS avtale, forskuddsbetalt 50 % 10,- 20,- Depositum,AutoPASS brikke, kr 200 Tabell 2. Takstgrupper og priser for Østfold Bompengeselskap AS. Det er betaling hele døgnet året rundt. 29

30 TAKSTENDRINGER E18 vil ved åpning av Dalen bomstasjon, øke takst fra 20/40 til 25/50 Fritak Østfold bompengeselskap as har ikke fritak for bevegelseshemmede. Dette i.hht. Takstretningslinjer for bompengeselskaper. Følgende kjøretøy skal ikke betale bompenger (Det forutsetter passering med gyldig AutoPASSbrikke): Uniformerte kjøretøy Sivile utrykningskjøretøy i tjeneste Kjøretøy merket gravferd Elektriske biler Kollektivtransport i rute I tillegg til de ovennevnte så gjelder også fritaket for mopeder og motorsykler, uten at det da er krav til AutoPass-brikke. Tilleggsavgift Tilleggsavgift ved unnlatt betaling er kr. 300,- og kommer i tillegg til bompengetaksten. Rabatt Det blir gitt rabatt på normale takster til brukere som tegner en AutoPASS-avtale med bompengeselskapet. Depositum for utstedelse av en AutoPASS-brikke er kr. 200,-. Rabatten er 30 %, 40 %, og 50 % se tabell 2 under punkt 4 Standardsatser. Forskuddsbeløpet for liten bil er kr. 700,-, kr 3000,- og kr 5000,- og for tung bil kr. 1400,-, 6000,- og kr ,- C.6 Trafikkmengder i bomstasjonen Trafikkstatistikk - Beregnet total ÅDT % brikkeandel AutoPASS samordnet betaling AutoPASS samordnet betaling (ASB) ble innført Østfold Bompengeselskap AS er et av selskapene i denne ordningen. De brukerne som bare har tegnet avtale med andre bompengeselskap, og ikke har avtale spesielt med Østfold Bompengeselskap AS, betaler vanlig takst i bompengesystemet. Disse har altså ingen rabatt ved passeringen. Alle brukere med AutoPASS-brikke fra andre bompengeselskaper kan imidlertid tegne en lokal tilleggsavtale med Østfold Bompengeselskap AS, og dermed oppnå samme rabatter som andre lokale brukere. Bemanningsplan Bomstasjonene skal ha følgende bemanning : 30

31 Fossum : ubetjent Slitu : ubetjent Raukerud : Hovedbu Timer Hovedbu ekstra Timer Mandag 00:00-24: :00-20:45 13,75 Tirsdag 00:00-24: :00-20:45 13,75 Onsdag 00:00-24: :00-20:45 13,75 Torsdag 00:00-24: :00-20:45 13,75 Fredag 00:00-24: :00-20:45 13,75 Lørdag 00:00-24: :00-19:00 10 Søndag 00:00-24: :30-20:30 10 Totalt pr uke 168 Totalt pr uke 88,75 Brennemoen : Estimert bemanning. Usikkerhet knyttet til bemanningsbehov Hovedbu Timer Mandag 07:00-22:15 15,25 Tirsdag 07:00-22:15 15,25 Onsdag 07:00-22:15 15,25 Torsdag 07:00-22:15 15,25 Fredag 07:00-22:15 15,25 Lørdag 07:00-22:15 15,25 Søndag 08:00-23:15 15,25 Totalt pr uke 106,75 Bemanning på Brennemoen skal ikke prises i pris-skjema, men timepris skal oppgis i prislisten Dalen : ubetjent Kambo : ubetjent Opp/nedbemanning av bomstasjonene skal kunne gjennomføres med 3 måneders varsel C.7 Kvalitet på utstyret i bomstasjonen Etter leveransekontrakten har en service- og vedlikeholdsavtale overtatt som det formelle styringsverktøyet overfor utstyrsleverandøren. Kravene til utstyrskvalitet gjelder imidlertid fortsatt, og for å holde kvaliteten på et tilfredsstillende nivå er det behov for kontinuerlig arbeid med overvåking, feilhåndtering, service og vedlikehold. Det vil alltid være forhold som er gjenstand for ytterligere forbedringer, slik at tapte bompengeinntekter og driftskostnader minimaliseres. De viktigste sakene for oppfølging er: Videosystemet. Bildekvalitet og kjøretøyposisjon i bildene. Registreringssikkerhet i brikkesystemet Kvalitet i service- og vedlikehold (MTBF, MTTR, oppetider). Framtidig bompengesystem Det er ikke godkjent ytterlige bompengesystem for Østfold Bompengeselskap AS. 31

32 C.8 Priser Pristilbudet skal inkludere alle deler av krav til driftstjenesten så sant ikke annet fremgår direkte av teksten. Mer spesifikt skal følgende betingelser legges til grunn for prisinformasjonen: Tilbyderen skal fylle inn priser i prisskjema, vedlegg 2. Prisstrukturen skal være en fastpris. Endringer i prisnivå etter tilbudsfristens utløp, gir ikke rett til tillegg til eller fradrag fra kontraktens priser. Prisene skal inkludere alle kostnader som f.eks. dokumentasjon, porto, rekvisita, bankgebyrer og gebyr for bruk av motorvognregistrene i Sverige, Danmark og Norge. Alt av trykksaker som er nødvendig for den daglige driften av selskapet skal inngå i fastprisen. Prisene skal inkludere alle møter med tilrettelegging/saksforberedelser/innkallinger/protokoll med bompengeselskapet, rapporter og kvalitetssikring. Prisene skal inkludere finansielle kostnader forbundet med betalingsbetingelser, forsikring og bankgarantier. Det skal utarbeides AutoPASS avtaler. Pris for denne tjenesten skal være inkludert i enhetsprisene. Før oppstart skal driftselskapet delta i utforming av informasjonsopplegg sammen med Statens vegvesen ved regionen og bompengeselskapet. Prisene for dette skal inngå i møtekostnadene i forbindelse med oppstart. Opsjon Det er opsjon for utvidet avtaletid (5.år) Alle priser skal føres i prisskjema (vedlegg 2) C.9 Generelle krav All kommunikasjon skal foregå på norsk og det må opprettes servicekontor i Norge. Kundeservice ref. K16 K23 Det skal gjennomføres opplæring av personell på forhandlerledd/servicestasjoner. Opplæringen skal følges opp utover i driftsperioden. - plan for gjennomføring og oppfølging Bompengeselskap, driftsselskap og Statens vegvesen Region øst skal koordinere informasjon ut til publikum. Dette skal blant annet gjøres via én nettside. Nettsiden skal til en hver tid være i henhold til de krav som måtte foreligge fra Statens vegvesen Vegdirektoratet. Driftsselskapet skal drifte bompengeselskapets nettsider. Sidene skal holdes oppdatert til enhver tid. Nettsiden skal inneholde en svartjeneste for publikum. Henvendelser skal besvares senest ett døgn etter den er mottatt med unntak av fri- og helligdager. Henvendelser på slike dager 32

33 besvares på første virkedag. Kunden skal motta i sin e-postboks en kvittering med beregnet svartid. - Plan og bemanning for vedlikehold og oppdatering Driftsoperatør skal drifte en telefonitjeneste for publikum. - Plan for bemanning og drift Det skal utarbeides en plan for bemanning og drift og dette skal være vedlagt tilbudet. Driftsoperatøren skal, på vegne av bompengeselskapet, håndtere klager. Kunden skal ha tilbakemelding på klage innen tre uker. - Plan for bemanning av kundeservice. Driftsoperatøren skal gjennomføre jevnlige kundetilfredshetsundersøkelser. - Plan for gjennomføring 33

34 C.10 Prisskjema Østfold Bompengeselskap AS Beskrivelse Pris ekskl. mva. Total sum for utførelse av driftstjenester i 4 år Dette tilbud er supplert med forpliktende tilbudsbrev og vedlagt dokumentasjon , den stempel, underskrift Fullstendig firmanavn:... Postadresse:... Besøksadresse:... Telefonnr. og kontaktperson:... Garantierklæring blir stilt av:... 34

35 C.11 Krav til tilbyder Priser skal inkludere alt av kostnader som driftsselskapet har med egen drift. Driftselskapet skal i tillegg sørge for å inkludere alt av trykksaker som bompengselskapet behøver, f.eks AutoPASSavtaler, brev og konvolutter. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot prisstigninger, dette skal inngå som en del av totalprisen. C.12 Annet Alle endringer i forhold til konkurransegrunnlaget, prisskjema eller andre endringer, kan føre til at tilbudet blir forkastet og avvist. C.13 Vedleggsliste Vedlegg 1: Referansedokument Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Generell AutoPASS informasjon og brukermanualer etc. 35

36 Mal for HMS - egenerklæring Skjemaet skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet. EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Land*: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder Dato: (sign.) 36

37 Østfold Bompengeselskap AS UTKAST TIL AVTALE OM LEVERING AV Driftstjenester MELLOM Bompengeselskapet Østfold Bompengeselskap AS Oppdragsgiver leverandør Saksnummer og prosjektnummer (hvis aktuelt): 37

38 D AVTALEDOKUMENT Det er i dag inngått avtale om levering av mellom Oppdragsgiver: Østfold Bompengeselskap AS Postadresse: Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: og Leverandør: Postadresse: Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: Avtalen mellom partene omfatter følgende kontraktsdokumenter i rangert rekkefølge. Ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang. Se punkt D.3 for avtalens dokumenter og prioritet. Dette avtaledokument med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Dato: Sted: Dato: Sted: Østfold Bompengeselskap AS Leverandør 38