Kviteseid Kommune. Økonomireglement. Vedteke av kommunestyret i sak 38/13

Transkript

1 Kviteseid Kommune Økonomireglement Vedteke av kommunestyret i sak 38/13 1

2 Kviteseid Kommune DEFINISJONAR Definisjonar GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET Bakgrunn Føremål BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Kommunen sin plan- og økonomimodell Årsbudsjett og økonomiplan Utarbeiding Rullert økonomiplan Årsbudsjett og økonomiplan Oppstilling og fordeling Handsaming Disposisjonsfullmakt i budsjettsaker Kommunestyret sitt ansvar Fullmakter til rådmannen Fullmakter til einingsleiar ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN Økonomimodellen og økonomisystemet Økonomimodellen Økonomisystemet Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Intern rapportering Endring i kontoplanen ADMINISTRATIVE RUTINER FOR KJØP OG SAL AV VARER OG TENESTER Kontroll ved varemottak attestasjon tilvising Varemottak Handsaming av fakturaer på økonomiavdelinga Attestasjon Tilvising Utgåande fakturaer og refusjonar/tilskot Fakturering Refusjonar/tilskot ÅRSAVSLUTNING OG REKNESKAPSPRINSIPP Årsavslutning Grunnleggjande rekneskapsprinsipp Anordningsprinsippet Finansielt orientert rekneskap

3 Bruttoføring All tilgang og bruk av midlar God kommunal rekneskapsskikk Vurderingsreglar i balansen Bokføringslova Meirverdiavgift Meirverdiavgiftskompensasjon Rekneskapsavslutninga, strykingar og tidsfristar Rekneskapsavslutninga Strykingsreglar Avlegging av rekneskap RAPPORTERING Periodisk rapportering Årsmelding Nasjonal rapportering DIVERSE REGLAR, RETNINGSLINJER I REKNESKAPEN Retningsliner for innkrevjing av kommunale krav og avskriving av fordringar Saksgang og ansvarsfordeling i innkrevjingsarbeidet Ansvars- og arbeidsdeling i innkrevjingsarbeidet Retningsliner for avskriving av konstaterte tap og sletting Retningsliner for endring av låne- og betalingsvilkår, sletting delar av krav Delegering Fordringar eksklusive utlån Bustadlån og sosiallån Reglar for innbetalingar Reglar for utbetalingar Reglar for kontantkasse

4 1. DEFINISJONAR 1.1. Definisjonar Ansvar er eit avgrensa budsjettområde, som t.d. Kviteseid omsorgssenter (KOS). Eining er eit samla budsjettområde med ei samla utgifts- og inntektsramme, som kan innehalde eit eller fleire ansvar. Med budsjettmynde forstår vi mynde til å vedta årsbudsjettet, herunder å regulere det iht. lov, forskrift eller reglement. Med rammebudsjettering forstår vi at det enkelte område får fastsett sine disponible midlar (si løyving) som ein sum av totale inntekter og utgifter. Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet ved å fastsetje ei netto ramme (løyving) for einingane. Med løyving forstår vi den økonomiske ramma som kommunestyret har bestemt som disponibel for den enkelte eininga. Kommunestyret fastset løyvingane netto. Med nettoløyving forstår vi netto av utgifter og inntekter som høyrer heime innanfor eininga. Med fordelingsfullmakt forstår vi mynde til å fordele løyvingane som er vedtekne i årsbudsjettet samt gi interne retningsliner for dei inntektene som er ført opp i årsbudsjettet. Med disponeringsfullmakt forstår vi mynde til å disponere løyvingane som er ført opp i årsbudsjettet. Med budsjettendring forstår vi endringar som skjer når kommunestyret aukar eller reduserer nettoramma for ei eller fleire einingar. Med budsjettjustering forstår vi omfordeling av midlar innanfor nettoløyvinga til ei driftseining. 4

5 2. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 2.1. Bakgrunn Bakgrunn for kommunen sitt økonomireglement er kommunelova lov av nr. 107, med tilhøyrande forskrifter innafor budsjett, rekneskap og finansforvaltning. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett, jf. Kommunelova 46 nr. 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsmelding, jf. Kommunelova 48 nr. 6 Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar, jf. Kommunelova 49 nr. 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantiar, jf. Kommunelova 51 nr. 3 Forskrift om kommunar og fylkeskommunar sin finansforvaltning, jf. Kommunelova 52 nr. 2 Reglane er hovudsakleg overordna og rammeprega, og det er difor naudsynt for den enkelte kommune å fastsetje ytterlegare reglar innanfor økonomiområdet i eit eige økonomireglement Føremål Føremåla med økonomireglementet er å skildre kommunen sitt økonomi- og rekneskapssystem å bidra til ein effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen å bidra til ei god økonomistyring å gje dei folkevalde eit godt grunnlag for avgjerd å dokumentere viktige økonomirutinar Økonomireglementet er bygd opp med budsjett- og rekneskapsteori saman med rutinar for korleis kommunen løyser dei viktigaste oppgåver i eigen økonomiforvaltning. 5

6 3. BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 3.1. Kommunen sin plan- og økonomimodell Den kommunale økonomimodulen kan delast inn i 4 hovudelement: 1. Handlingsprogram med 4-årig økonomiplan 2. Årsbudsjett og endring i dette gjennom året 3. Periodiske rekneskapsrapportar 4. Årsrekneskap, årsmelding, årsrapport og nasjonal rapportering Handlingsprogrammet og økonomiplanen er heimla i plan og bygningslova 11-1 fjerde avsnitt. Kommuneplanen skal ha ein handlingsdel som fortel korleis planen skal følgjast opp dei fire påfølgjande år eller meir, og den skal reviderast årleg. Vidare pålegg kommunelova 44 at kommunen ein gong i året skal vedta ein rullerande økonomiplan som skal leggast til grunn ved kommunen sitt budsjettarbeid og anna planleggingsaktivitet. Økonomiplanen skal utarbeidast slik at han støttar opp under handlingsprogrammet. Dokumentet vert heretter omtala som økonomiplanen. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringane i økonomiplanen vert konkretisert i årsbudsjettet. I løpet av året er det to hovudrapporteringar til kommunestyret, sjå kap. 7. Rådmannen skal utarbeide årsmelding, jf. Kommunelova 48, sjå kap 7. Kommunen er pålagd å rapportere om ressursbruk og tenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystem (KOSTRA), jf, kommunelova 49 og forskrift om rapportering, sjå kap Årsbudsjett og økonomiplan Føremål Føremålet med utarbeiding av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetjingar fastsett i kommunen sitt handlingsprogram, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunen sin ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettet skal gje informasjon om verknadene av vidareføring av dagens drift. Arbeidet må ta omsyn til føresetnader og økonomiske prognoser frå staten, m.a. via nasjonalbudsjettet og kommuneproposisjonen. Ansvar Ansvaret for å utarbeide økonomiplan og årsbudsjett ligg hjå rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide innstilling til kommunestyret i saker knytt til økonomiplan- og årsbudsjett, jf. Kommunelova 46 punkt nr. 6. 6

7 Utarbeiding For utarbeiding av økonomiplan og årsbudsjett ligg følgjande til grunn: Krav til tenesteyting etter gjeldande lover og forskrifter Årsrekneskap Årsmelding Revidert budsjett inneverande år Rullert økonomiplan Nasjonal rapportering og statistikk Rullert økonomiplan For å få eit betre oversyn over den økonomiske handlefridomen i økonomiplanperioden utarbeider rådmannen ein rullert økonomiplan. Med utgangspunkt i inneverande års revidera budsjett vert konsekvensane av å oppretthalde dei driftsaktivitetar kommunen har i dag, gjennom heile økonomiplanperioden, synt. I tillegg er krav til tenesteyting etter lovverket og dei investeringar som kommunestyret har vedteke ved siste rullering av økonomiplanen, lagd inn Årsbudsjett og økonomiplan Tidsplanen for arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan er i hovudsak som følgjer: Rullert økonomiplan Presentasjon i kommunestyre Drøfting i formannsskapet/administrasjonsutval Budsjettvedtak i formannskapet Instilling frå formannskap til offentleg ettersyn Budsjettvedtak i kommunestyret medio august primo november medio november ca. 1. desember ca desember medio desember Økonomiplanen skal gjelde for fire år gje retning kommunen tenkjer å gå i framtida vere grunnlaget for årsbudsjetta følgje opp og vidareføre prioriterte satsingsområde og sentrale vedtak Årsbudsjettet skal delast i ein del for driftsbudsjett og ein del for investeringsbudsjett utgjere år 1 i økonomiplanen og gjelde for eitt år byggje på prioriteringar i økonomiplanen vere løyvingsdokument, dvs at vedtekne budsjett syner kva netto rammer for einingane kommunestyret har løyvd til kommunen sin aktivitet det komande året. Rammene er bindande for dei enkelte einingane Oppstilling og fordeling Økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast etter ein fastsett mal. Dei skal byggje på einingane sine reviderte budsjett og rekneskap frå siste år. Det skal justerast for vedtekne endringar og andre lovpålagde justeringar. 7

8 Driftsbudsjettet Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet på netto driftsramme pr. eining etter eigen obligatorisk oppstilling, jf. budsjettforskrifta vedlegg 1A og 2B. Investeringsbudsjettet Kommunestyre skal vedta investeringsbudsjettet med brutto ramme pr. prosjekt etter eigen obligatorisk oppstilling, jf. budsjettforskrifta vedlegg 2A og 2B. Økonomiplanen Kommunestyret skal vedta økonomiplanen på netto driftsrammer pr. eining på lik line med budsjettet. Økonomiske oversikter for drifts- og investeringsbudsjettet skal liggje ved årsbudsjettet. Oversiktane skal vise heile kommunen sitt budsjett, fordelt på typar av inntekt, innbetalingar, av avsetningar, samt utgifter, utbetalingar og avsetningar, jf. Budsjettforskrifta 12. Med bakgrunn i at kommunestyret skal vedta budsjettet på rammenivå er oversiktane ikkje bindande. Dei er lagt fram for gje betre oversyn og som grunnlag for å vurdere rammene Handsaming Handsaming av økonomiplanen og årsbudsjettet skal gjennomførast slik at kommunelova 44 og 45 og budsjettforskrifta 3, 4 og 15 syner Disposisjonsfullmakt i budsjettsaker Rådmannen har fullmakt til å disponere dei løyvingar som kommunestyret har fastsett, med unntak av det som er sagt under kap Disponeringa skal skje på den måten som gir størst måloppnåing i forhold til politisk vedtekne mål, og som gir høgast mulig produktivitet i tenesteproduksjonen innanfor definerte kvalitetsnormer. Ekstrainntekter på ei eining på kr eller meir skal disponerast av kommunestyret. Dette gjeld ikkje refusjonar frå NAV knytt til sjukefråver. Rådmannen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter som syner utviklinga i inntekter og innbetalingar og utgifter og utbetalingar i høve til det vedtekne årsbudsjett. Dersom rådmannen finner rimeleg grunn til å tru at det kan oppstå vesentlege avvik i forhold til vedteke eller regulert årsbudsjett, skal han i rapport til kommunestyret foreslå nødvendige tiltak Kommunestyret sitt ansvar Drift Kommunestyret skal gjere vedtak i årsbudsjettsaka slik kommunelova 45 og budsjettforskrifta 4 syner. Kommunestyret skal sjølv vedta eit budsjett som er sett opp minimum slik vedlegg 1A i budsjettforskrifta syner, jf. kap Kommunestyret skal gje mål og premissar for tildelinga, jf. kommunelova 45 nr 4. Mål og premissar skal utarbeidast for å klargjere kva kommunestyret ynskjer å oppnå med løyvinga. 8

9 Det skal gjeras endringar i årsbudsjettet når dette synes å vera naudsynt. Kommunestyret sjølv foretar dei nødvendige endringar i årsbudsjettet. Investering Kommunestyret skal vedta finansieringa av investeringsbudsjettet og fordele brutto utgiftsramme på dei enkelte prosjekt, jf. budsjettskjema 2A og 2B. Det er bare kommunestyret sjølv som kan gjere endringar i investeringsbudsjettet. Rekkefølgje på finansieringa av investeringar: 1. Plikta overføring av momskompensasjon (fell bort frå ) 2. Årets investeringsinntekter (tilskot og sal av anleggsmiddel) 3. Bruk av bundne investeringsfond 4. Bruk av bundne fond (næringsfond) 5. Bruk av lånemidlar 6. Bruk av ubundne investeringsfond 7. Bruk av disposisjonsfond direkte i investeringsbudsjettet 8. Overføring frå drift Fullmakter til rådmannen I tillegg til budsjettforskrifta gjeld følgjande fullmakt: Rådmannen har fullmakt til å fordele fellesavsetnader mellom einingane så lenge dette skjer etter nøytrale kriteria. Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre pliktige strykingar for å redusere eit rekneskapsmessig underskot i samsvar med rekneskapsforskrifta 9, jf. punkt Rådmannen skal syte for at nødvendige budsjettdokument vert utarbeidd og innsendt til fylkesmannen i samsvar med budsjettforskrifta Fullmakter til einingsleiar Einingsleiar har fullmakt til å omfordele på konto og ansvar innanfor si nettoramme gjennom året så lenge det ikkje endrar dei mål og premissar kommunestyret har gjeve. Einingsleiaren kan ikkje: opprette faste, nye stillingar utan vedtak. Han kan heller ikkje gjere disposisjonar som på nokon måte går på tvers av vedteken økonomiplan eller er på tvers av mål og premissar kommunestyret har gjeve i einskildvedtak eller reglement. leggje ned tilbod utan politiske vedtak disponere ekstrainntekter over kr (unnateke refusjonar frå NAV). 9

10 4. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN 4.1. Økonomimodellen og økonomisystemet Økonomimodellen Grunntanken i økonomimodellen er reindyrking av logisk uavhengige styringsbegrep. I økonomimodellen vert desse styringsbegrepa kalla dimensjonar, og kan setjast saman etter behov. Dimensjonane skal gje relevante data for økonomistyring. Dette betyr at den informasjon vi ønskjer å få ut skal styre kva for informasjon vi legg inn i økonomisystemet. Det er hovudsakleg dimensjonane teneste (kva som vert gjort/skal gjerast) og ansvar (kvar ressursane vert brukt) som påverkar ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstypar) og dermed også moglegheiter for å skape resultat og realisere måla. Det er difor logisk å byggje opp økonomimodellen med basis i: Art/konto (ressursbruk; utgifts- og inntektstypar) Ansvar (kvar ressursane vert brukt) Teneste/funksjon (kva som vert gjort/skal gjerast) Dette er obligatoriske dimensjonar. I ein del tilfelle er det og naudsynt å vise spesielt kva vi gjer noko med (prosjekt/anlegg) eller kven vi gjer noko for (målgruppe). Dette kan gjerast i prosjekt eller objektdimensjonen. I investeringsbudsjettet/-rekneskapen må det brukast prosjekt i tillegg til dei tre obligatoriske dimensjonane Økonomisystemet Økonomistyring er m.a. å ha kontroll over verdiskapinga og pengestraumen, slik at ressursane vert utnytta så effektivt som mogeleg. For å betre økonomistyringa har kommunen utarbeida økonomimodellar som vert nytta i eit økonomisystem. Eit økonomisystem inneheld hovudsakleg fylgjande modular: Rekneskap/budsjett Løns- og personalsystem Faktureringssystem I tillegg er det fleire spesial-/fagsystem innafor mange av tenesteområda som vert nytta av kommunane sine ulike avdelingar. Desse systema gjev data til dei tre hovudmodulane som utgjer økonomisystemet. I den daglege økonomistyring er spesialsystema eit viktig supplement til økonomisystemet. Rekneskaps- og budsjettsystemet er sentralt i ein økonomimodell, fordi her vert data frå alle modulane i økonomisystemet, og frå dei ulike fagsystem, samla og presentert. 10

11 Hovudinndeling av rekneskap og budsjett Ei kommune må dele inn rekneskap og budsjett i følgjande delar: ÅRSREKNESKAP/BUDSJETT Driftsrekneskap/budsjett + Investeringsrekneskap/budsjett = Løyvingsrekneskap/budsjett Balanserekneskap Løyvingsrekneskap/budsjett (drifts- og investeringsrekneskapen) vil nytte fleire dimensjonar, f.eks. art, ansvar, teneste og prosjekt. Balansen nyttar ei spesialutgåve av artsdimensjonen. Drifts- og investeringsdelen nyttar dei same dimensjonane. Skilnaden mellom drifts- og investeringsdelen vert gjort i artsdimensjonen, slik at første siffer i art fortel om det er drift eller investering (1=driftsdelen og 0=investeringsdelen) Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Målet med KOSTRA er å kople saman tenesteproduksjonsdata (type tenester, tal produserte einingar, personalinnsats - årsverk/timar, brukarar o.a.) med økonomidata (utgift og inntekt pr. teneste). Dette vil gje informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrad i høve til kommunen sine ulike brukargrupper. Gjennom denne rapporteringa vert det produsert nøkkeltal i tre nivå. Nøkkeltala er relevante for kommunen sin eigen styring. Rapportering av økonomidata er basert på artar og funksjonar (teneste) i samsvar med ei eiga rapporteringsforskrift. Kommunen sin økonomimodell må ta omsyn til rapporteringskrava i KOSTRA og rapporteringsforskrifta. Artar og funksjonar (teneste) i KOSTRA er bygd på lokale omgrep i kommunen Kviteseid kommune har definert sin eigen økonomimodell med tilhøyrande kontoplanar, i prinsippet uavhengig av strukturen i KOSTRA sine artar og funksjonar. Krava i KOSTRA vert oppfylt ved at data vert kopla til KOSTRA-kontoplanane ut frå kommunen sin kontoplan. I praksis betyr dette bindingar for kontoplanen, i den meining at den må vere så presis, og ha eit slikt detaljeringsnivå, at det er mogeleg å stette krava i KOSTRA. Kviteseid kommune har gjort dette slik: Kommunen sin art: 6 siffer o Siffer 1: 1=drift, 0=investering, o Siffer 2-4: Obligatorisk kostraart o Siffer 5-6: Fri Kommunen sin teneste:4 siffer o Siffer 1-3: Obligatorisk kostrafunksjon o Siffer 4: Fri Økonomiavdelinga har utarbeidd eige hefte over kommunens kontoplanar med kommentarar. 11

12 Eksempel fast løn Kviteseid skule Konto Ansvar 2201 Teneste Intern rapportering Rapportar vil bli utarbeidd ved at det vert valt ut ein eller fleire dimensjonar i økonomimodellen som skal inngå i ein rapport. Kva nivå som skal presenterast er avhengig av målgruppa. Det som er nytta i rapportering til politisk og administrativ styring er følgjande: Eining Økonomirapporteringane vert lagt fram minimum pr. eining, i tillegg til skjema 1A. Ansvar og teneste Kvar og til kva formål vert ressursane brukt. Art Viser ressursinnsatsen fordelt på utgifts- og inntektstypar Endring i kontoplanen Dette vert administrert og vurdert av økonomisjef. Det kan gjelde endring/sletting av eksisterande konti eller oppretting av nye i både driftsbudsjett/-rekneskap, investeringsbudsjett/- rekneskap og balanse. 12

13 5. ADMINISTRATIVE RUTINER FOR KJØP OG SAL AV VARER OG TENESTER Alle kommunale innkjøp skal skje i høve til gjeldande lover og reglar på området offentlege innkjøp. Alt kommunalt sal og fakturering skal skje i høve til gjeldande lover og reglar på området og interne rutinar som er utarbeida Kontroll ved varemottak attestasjon tilvising Regelverket omhandlar varemottak, attestasjon og tilvising, uavhengig av om varen er innkjøpt gjennom tradisjonelle kanalar eller ved e-handel, og om fakturaene er tilvist elektronisk eller på papirutgåve Varemottak Ved varemottak skal følgjande kontrollerast: signatur på ordresetel/faktura at kravspesifikasjon er følgt kvantitet (at leveringa stemmer med bestillinga) faktura (levert til rett tid og rett stad, pris stemmer med avtale, rabatt er korrekt, betalingsdato, fakturadato, betalingsbetingelsar) faktura tilfredsstillar krava i bokføringslova Faktura vert kontrollert mot følgjesedel eller rekvisisjonsblankett. Dersom faktura manglar spesifikasjon, må ordresetel alltid heftast ved faktura. Dersom leveransen har vesentlege manglar eller feil, skal leverandøren snarast råd ha melding om dette Handsaming av fakturaer på økonomiavdelinga Inngåande faktura vert sendt til økonomiavdelinga for registrering i økonomisystemet. Alternativt vert fakturaene mottekne som e-faktura. Økonomiavdelinga fordelar fakturaene ut til den enkelte som skal tilvise. Berre originalfaktura skal nyttast som rekneskapsbilag. Dersom det er ikkje er mogeleg å nytte originalfaktura, kan kopi nyttast, med påskrift om at denne erstattar originalen Attestasjon Attestasjon er ei stadfesting av at faktura er i samsvar med bestilling. Attestasjon er òg ein stadfesting av at faktura, vare eller teneste ikkje er betalt/handsama tidlegare. I dei tilfelle kor det ligg føre avtale om kjøp, skal det gjerast priskontroll og kontroll av at utrekning, rabattar og forfallsdato er som avtalt. I tilfelle kor avtale om kjøp ikkje ligg føre, skal det gjerast priskontroll og utrekningskontroll og vurderast om pris, rabatt, betalingstid o.a. synast rimeleg og er innafor dei vanlege vilkåra kommunen har ved kjøp av varer. 13

14 Personen som attesterer har ansvar for at pris er rett og at eventuell rabatt og forfallsdato er i samsvar med avtale. Personen som attesterer, må forsikre seg om at det er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling. Utgiftsbilaget skal påførast kontostreng beløpet skal belastast og korrekt meirverdiavgiftskode. Alle som har tilvisingsmynde, har samstundes attestasjonsmynde, men dei kan ikkje både attestere og tilvise på same bilag. Ved feil i faktura, skal det utan opphald takast kontakt med leverandør, slik at feilen vert retta opp gjennom kreditnota og ny faktura Tilvising Generelt om tilvising Før utbetaling skal det liggje føre tilvising, dvs. utbetalingsordre frå den som har mynde til å gje ein slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av eit bestemt beløp til ein bestemt person/firma. I tillegg skal han vise den kontostrengen beløpet skal bli belasta og vise korrekt meirverdiavgiftskode. Tilvisingsordre vert gjeve til økonomiavdelinga for kvart beløp som skal utbetalast. Faste løner og andre faste årsutgifter kan utbetalast etter såkalla ståande tilvisingar, dvs. tilvisingar som gjeld til annan ordre vert gjeve. Rådmannen sin tilvisingsmynde Rådmannen er av kommunestyret gjeve tilvisingsmynde for heile den kommunale forvaltning. Rådmannen kan gjere intern delegering av sin tilvisingsmynde. Delegeringa følgjer linene i organisasjonen, dvs. at delegering til einingsleiar går via kommunalsjef. I særskilde høve kan rådmannen i samråd med einingsleiar vidaredelegere tilvisningsmynde frå einingsleiar til avdelingsleiar/fagansvarleg for ein avgrensa del av eininga sitt ansvarsområde. Tilvisingsmynde skal gjevast skriftleg, med kopi til økonomiavdelinga og revisor. Det skal gå fram kven som har tilvisingsmynde og på kva ansvar. Utøving av tilvisingsmynde Tilvisingsmynde og budsjettansvar følgjer same stilling. Tilvisingsmynde kan trekkjast tilbake av den som har delegert myndigheita. Den som har tilvisingsmynde kan ikkje tilvise eigne rekningar, eller for familiemedlemar. Reglane i forvaltningslova om ugildskap gjeld òg for tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan ikkje overdragast eller delegerast til økonomisjef (rekneskapsansvarleg), så lenge denne har signaturrett på kommunens bankkontoar. Feilaktige tilvisingar kan føre med seg økonomisk ansvar for den som tilviser. Det skal alltid vere kjend kven som er stadfortredar i ferie og ved fråvær slik at det kan gjerast rett til tilvising i høve til delegert fullmakt. 14

15 Bruk av tilvisingsmynde Før ordre om utbetaling vert gjeve, skal følgjande vilkår kontrollerast: at det er budsjettmessig dekning for beløpet at den fakturerte vara eller tenesta er motteken i samsvar med bestilling at konteringa er i samsvar med budsjett og forskrift (jf. eige hefte over kommunens kontoplanar med forklaringar) at tilvising skjer på originalfaktura. Dersom det vert tilvist på ein kopi, skal det på bilaget grunngjevast kvifor Utgåande fakturaer og refusjonar/tilskot Fakturering Alle kommunale krav skal fakturerast maskinelt via økonomisystemet. Det gjeld følgjande arbeidsdeling: Avdelingane Elektronisk eller manuell registrering av rett vare/teneste og mengde. Ansvar for at alt som kommunen skal ta betaling for vert gjort klart til fakturering, inkludert oppfølging av politiske vedtak. Dersom kravet fell bort grunna feil ved fakturaen (namn, adresse, beløp osv.), skal fakturaen krediterast innanfor avdelinga sitt ansvarsområde. Krediteringa skal grunngjevast og sendast til den som fakturerte kravet for utføring. Faktureringspersonell (m.a. tilsette ved økonomiavdelinga, helse, pleie og omsorg, helse og teknisk drift): Har ansvar for å leggje inn kundar og opprette og vedlikehalde abonnement etter opplysningar frå avdelingane. Faste krav vert fakturert i siste del av kvar månad, i god tid før filer for avtalegiro og e-faktura må sendast til banken. Tilfeldige krav vert fakturert etter behov. Alle grunnlag/meldingar, som ligg til grunn for fakturering, skal oppbevarast i 10 år. Grunnlaget kan oppbevarast på faktureringsstaden dei tre første åra. Deretter skal dokumentasjonen oppbevarast på økonomiavdelinga sitt fjernarkiv. Økonomiavdelinga Alle inntekter blir bokført når faktura vert sendt ut til kunden. Einingane sine inntektspostar er dermed oppdatert til ei kvar tid. Purring og innkrevjing; etter til ei kvar tid gjeldande retningslinjer. Vurdering av fordringingane skjer løpande. Krav som av ulike årsaker vert sett på som tapt, vert samla og bokført ein gong årleg, jf. gjeldande retningslinjer. Dette skjer i samarbeid med einingane Refusjonar/tilskot Alle krav på refusjonar og tilskot skal så langt råd skje maskinelt via økonomisystemet. I nokon høve, m.a. refusjonar frå NAV, kan krav sendes direkte. Det gjeld elles følgjande arbeidsdeling: 15

16 Einingane Lagar til og sender krav om refusjon/tilskot Kopi sendast økonomiavdelinga, påført kontering for inntektsføring Dersom kravet fell bort, eller vert endra, skal skriftleg melding om dette sendast økonomiavdelinga Økonomiavdelinga Kopi av krav skal førast som inntekt Undervegs i året blir inntektene ført samstundes med at vi mottek pengane i banken I samband med årsavslutninga vert alle krav ført som inntekt og parallelt i balanserekneskapen. 16

17 6. ÅRSAVSLUTNING OG REKNESKAPSPRINSIPP 6.1. Årsavslutning Kommunane er pålagd å utarbeide årsrekneskap og årsmelding for si verksemd, jf. kommunelova 48. I tillegg til kommunen sin rekneskap, gjeld dette også for kommunale særbedrifter oppretta i medhald av Kommunelova 11 og interkommunale selskap jf. Kommunelova 27. Rådmannen har ansvar for å utarbeide føljande dokumenter: 1. Driftsrekneskap 2. Investeringsrekneskap 3. Balanserekneskap 4. Økonomiske oversyn, jf. rekneskapsforskrifta 5. Notar 6. Årsmelding 7. Nasjonal rapportering (KOSTRA) 6.2. Grunnleggjande rekneskapsprinsipp Anordningsprinsippet Definisjon i følgje rekneskapsforskrifta 7, 3. ledd: "Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes." Anordningsprinsippet fortel at alle kjente utgifter og inntekter skal bokførast på rett år, uavhengig av om inn- eller utbetaling er skjedd. Sentralt i periodiseringa av utgifter er om vara/tenesta er teken imot, og for inntekter om vara/tenesta er levert. For vurdering av om vara/tenesta er levert/motteken, er det avgjerande om det har funne stad overgang av risiko og kontroll til mottaker (kommunen eller kunden) Finansielt orientert rekneskap Inntekter og utgifter i kommunal samanheng er finansielt orientert, dvs. det er innkjøp av varer, teneste og produksjonsmiddel, og finansieringa av dette, som er det sentrale Bruttoføring Rekneskapen skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane. I praksis betyr dette at alle utgifter/utbetalingar må visast med sine fulle beløp. Tilsvarande for inntekter/innbetalingar All tilgang og bruk av midlar All tilgang og bruk av midlar skal visast i drifts- eller investeringsbudsjettet/- rekneskapen. Registrering berre i balansen er det ikkje høve til. 17

18 God kommunal rekneskapsskikk Rekneskapsføringa skal innrettast i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. God kommunal rekneskapsskikk er i kontinuerleg utvikling i regi av foreininga for god kommunal rekneskapsskikk (GKRS), som utviklar standardar/normer innanfor rekneskapsområdet. Kommunale rekneskapsstandardar (KRS) gjeve av foreininga har rettsleg verknad for kommunen si rekneskapsføring Vurderingsreglar i balansen Omløpsmidlar skal vurderast til lågaste verdi av kjøpspris og verkeleg verdi. Marknadsbaserte finansielle omløpsmidlar skal vurderast til verkeleg verdi (marknadspris) på vurderingstidspunktet. Anleggsmidlar vert vurdert til kjøpspris og skal gjerast gjenstand for avskrivingar som følgje av slit og elde. Avskrivingane gjev ikkje resultateffekt i driftsrekneskapen. Nedskriving vert gjennomført ved varig verdifall Bokføringslova Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fastsett den 4. mars 2010 nye reglar om bokføring i kommunar og kommunale føretak. Dette vart gjort ved endring i den kommunale rekneskapsforskrifta og i rekneskapsforskrifta for kommunale føretak. Regelendringa gjeld frå 1. januar 2011, og gjer at kommunane frå same dato i all hovudsak skal følgje reglane i bokføringslova av 2004 med tilhøyrande forskrift Meirverdiavgift Lov om meirverdiavgift gjeld også for kommunane. Kommunen har frådrag for inngåande meirverdiavgift for avdelingar som driv avgiftspliktig verksemd Meirverdiavgiftskompensasjon Meirverdiavgiftskompensasjon gjeld for den delen av den kommunale aktiviteten som ikkje driv avgiftspliktig verksemd, jf. lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, med tilhøyrande forskrift Rekneskapsavslutninga, strykingar og tidsfristar Rekneskapsavslutninga Økonomiavdelinga lagar ein intern plan over rekneskapsavslutninga, med oversikt over aktivitetar/ arbeidsoppgåver, frist for gjennomføring av oppgåvene, ansvarlege personar og kontroll av at oppgåvene er gjennomført. Planen sendes ut i november. Revisjonsmelding frå siste års rekneskap vert gjennomgått for å sikre at alle merknader er teke omsyn til. Revisjonsmerknader gjennom året vert kontrollert og sjekka mot årets rekneskap Strykingsreglar Driftsrekneskapen Strykingar ved rekneskapsmessig underskot i driftsrekneskapen er regulert i rekneskapsforskrifta 9. Eit rekneskapsmessig underskot skal reduserast gjennom følgjande prioritert rekkefølgje: 18

19 1. Stryke overføringar frå driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen for året i samsvar med vedtak i kommunestyret. 2. Stryke avsetningar til fond, når desse er finansiert av inntekter frå i år eller tidlegare år. 3. Stryke budsjettert inndekning av rekneskapsmessige underskot frå tidlegare år, når dette er finansiert av inntekter frå i år eller løpande inntekter frå tidlegare år. Punkt ein og to står uprioritert i forskrifta og er fastsett av kommunen sjølv. Punkt tre skal i følgje forskrifta vernast lengst. Ved delvise strykingar får rådmannen fullmakt til å prioritere kva avsetningar i driftsrekneskapen som heilt eller delvis skal strykast, og kva utgifter i investeringsrekneskapen som skal prioriterast finansiert ved overføringar frå drift. Investeringsrekneskapen Strykingar ved manglande finansiering i investeringsrekneskapen er regulert i rekneskapsforskrifta 9. Ei netto meirutgift skal reduserast ved å: 1. Redusere budsjetterte avsetningar finansiert av inntekter ved sal av anleggsmidlar 2. Overføre budsjettert, ikkje disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglande finansiell dekning Rådmannen vert gjeve fullmakt til å avgjere kva budsjetterte avsetningar som skal prioriterast og kva ubundne investeringsfond som skal nyttast. Er investeringsrekneskapen framleis i ubalanse, skal meirutgifter førast opp til dekning på investeringsbudsjettet i det år rekneskapen vert lagt fram. Ei netto meirinntekt skal førast opp til inntekt på investeringsbudsjettet i det året rekneskapen vert lagt fram Avlegging av rekneskap Økonomisjefen skal levere ferdig avlagt årsrekneskap til revisjonen innan 15. februar i året etter rekneskapsåret, jf. rekneskapsforskrifta 10. Frå same tidspunkt er rekneskapen offentleg. Rådmannen har ansvaret for å utarbeide årsmeldinga som tilhøyrer rekneskapen før 31.mars. Årsrekneskapen og årsmeldinga skal vedtakast av kommunestyret før 1. juli. Formannskapet skal innstille til kommunestyret i rekneskapssaka. Kontrollutvalet skal òg handsame rekneskapen og utarbeide uttale til kommunestyret. Kopi av uttalen skal sendast formannskapet, slik at dette er kjend ved handsaming av rekneskapen. 19

20 7. RAPPORTERING 7.1. Periodisk rapportering I løpet av året skal kommunestyret handsame rekneskapsrapportar. Det vert gjort ein gjennomgang av handlingsprogram, budsjett og rekneskap på einingsnivå. I samband med rekneskapsrapportane blir det eventuelt føreteke budsjettendringar etter framlegg frå rådmannen. Rådmannen legger fram to rapporter i løpet av året:. 1. Rapport pr. 30. april. 2. Rapport pr. 31. august. Årsrekneskapen skal handsamast innan 1. juli i året etter rekneskapsåret Årsmelding Rådmannen utarbeider årsmelding til rekneskapen slik Kommunelova 48 nr. 5 syner. Årsmeldinga skal handsamast saman med årsrekneskapen og innan 1. juli i året etter rekneskapsåret. Det vert lagt vekt på å vurdere utviklinga i kommunen over tid mot mål, jf. handlingsprogram 7.3. Nasjonal rapportering Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfattar elektronisk rapportering til SSB av: 1. Rekneskap (kvartals- og årsrekneskap) 2. Tenesterapportering (data frå fagsystem/elektroniske skjema) Rapporteringsfristar er 15. januar, 15. februar og 15. april (årsrapportering) og 20. april, 5. august, 20. oktober og 20. januar (kvartalsrapportering). Økonomisjef lager plan for rapporteringa som inneheld: Aktivitet Ansvar Tidsfrist Økonomiavdelinga skal ha oversikt over dei verktøy som SSB har til disposisjon for kommunane og syte for riktig bruk av kontrollprogram for rapporteringa. 20

21 8. DIVERSE REGLAR, RETNINGSLINJER I REKNESKAPEN 8.1. Retningsliner for innkrevjing av kommunale krav og avskriving av fordringar Føremål Rekneskapsforskrifta har ingen reglar om fordringar. Fordringane bør vurderast som ein naturleg del av den løpande økonomiforvaltninga. Dei gamle forskriftene hadde følgjande bestemmingar om fordringane: "For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal være mest mulig reell, skal denne gjennomgås årlig. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringen er erholdelig. Det må utarbeides retningslinjer for når fordringer skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Endringer i massen av kortsiktige fordringer påvirker arbeidskapitalen. Det må derfor i budsjettet føres opp en anslagsbevilling for kortsiktige fordringer som gjennom året forventes avskrevet." Bruksområde Denne delen av reglementet omfattar retningsliner for innkrevjing av kommunale krav, når krav skal avskrivast fordi dei ikkje kan haldast, eller når tap er konstatert, og når krav skal avskrivast fordi dei kan eller må slettast. I tillegg omfattar reglementet retningsliner for endring av betalings- og lånevilkår. Reglementet omfattar ikkje skattekrav etter skattebetalingslova. Ansvar Rådmannen har overfor formannskap og kommunestyre ansvar for at prosedyren vert følgd. Økonomiavdelinga skal på vegne av rådmannen koordinere og kvalitetssikre alt innkrevjingsarbeid i kommunen og rapportere om status. Gjennomføring Definisjonar: Fordring (krav) Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan 1 år. Eksempel på kortsiktig fordring er eigedomsavgift, renter og avdrag på utlån, husleige og opphaldsavgift i barnehage/institusjon. Ei langsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling etter 1 år eller meir. Eksempel på langsiktig fordring er hovudstol på lån. Kommunerekneskapen vert ført etter anordningsprinsippet. Dette betyr at dei kommunale krava vert ført som inntekt i resultatrekneskapen og som fordring i balanserekneskapen inntil kravet er betalt. 21

22 Misleghaldne fordringar Ei fordring er misleghalden når den ikkje vert betalt til forfall som avtalt. Eit grovt misleghald oppstår når perioden "forfall + 60 dagar" er overskride. Endring av låne- og betalingsvilkår ved utlån Når debitor ikkje er i stand til å betale eit krav i samsvar med avtale, kan det avtalast endringar i låne- og betalingsvilkår. Endring av betalingsvilkår omfattar endring av låneform, betalingstidspunkt og korleis betaling skal skje. Endring av lånevilkår femnar i tillegg om endring av tryggleik, rente og tilbakebetalingstid. Konstaterte tap på krav Eit krav vil vere konstatert som tapt eksempelvis når utleggsforretning ikkje har ført fram, ved rettskraftig dom, eller ved at kommunen har gjeve avkall på heile eller delar av kravet. Sletting skal gjerast på konstaterte tap der kommunen sitt krav overfor debitor er avskrive, eksempelvis etter avslutta konkurshandsaming (ikkje privatpersonar), ved tapt rettssak eller ved ettergjeving av gjeld Saksgang og ansvarsfordeling i innkrevjingsarbeidet Innleiing Dei kommunale krava kan delast i to hovudgrupper: 1. Dei offentlegrettslege krava, kor grunnlaget for å ta betaling er heimla i lov. Eksempel på offentlegrettslege krav er vass- og kloakkavgift. 2. Dei privatrettslege krava, som byggjer på eit avtalerettsleg grunnlag. Eksempel på privatrettslege krav er husleige, opphaldsavgift i barnehage/institusjon og eigenbetaling for praktisk bistand. Saksgang ved innkrevjing av kommunale krav Rådmannen sitt delegasjonsmynde føreset at innkrevjinga er utført i samsvar med retningsliner i dette reglementet. Saksgangen ved innkrevjinga av kommunale krav skal følgje retningsliner og bestemmingar i Inkassolova og Inkassoforskrifta. Økonomiavdelinga krev inn kommunen sine krav som eksterninkasso. Det er utarbeidd eiga rutine for innkrevjingsarbeidet, som økonomiavdelinga skal følgje i dette arbeidet Ansvars- og arbeidsdeling i innkrevjingsarbeidet Økonomiavdelinga skal, på vegne av rådmannen, koordinere og kvalitetssikre alt innkrevjingsarbeid i kommunen og rapportere om status. Dei skal i tillegg vere kommunen sin kompetanse- og kontrollinstans i innkrevjinga Retningsliner for avskriving av konstaterte tap og sletting Dersom inkasso er prøva ut, skal krav, uansett beløp, konstaterast som tapt og avskrivast når: konkurs-/dødsbuhandsaming er avslutta akkord er stadfesta kravet er forelda utleggsforretning ikkje har ført fram ved tapt rettsavgjersle/rettskraftig dom 22

23 gjeld vert ettergjeve (utanomrettsleg gjeldsordning eller gjeldsordning etter gjeldsordningslova) For krav som ikkje vert handsama som inkassosak, men kor det er sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat, kan beløp inntil kr ,- pr. debitor avskrivast som konstatert tap. Avskriving av konstaterte tap inneber ikkje nødvendigvis at vidare innkrevjing av kravet vert avslutta. Avskriving inneber at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt, ved at tapet vert utgiftsført i driftsrekneskapen og at balanseposten kortsiktige fordringar vert redusert tilsvarande. Den vidare innkrevjinga av kravet er avhengig av tvangsgrunnlaget og om det er kostnadseffektivt å halde fram med innkrevjinga. Krav som er konstatert tapt, men kor kommunen framleis har tvangsgrunnlag overfor debitor, vert overført til langtidsovervaking etter nærmare retningsliner. Dette fordi debitor sin økonomiske situasjon kan endrast over tid. Konstaterte tap, der kommunen sine krav overfor debitor ikkje lenger er til stades, skal slettast. Sletting vil seie at vidare innkrevjing av kravet vert avslutta. Debitor vert gjort kjend med dette Retningsliner for endring av låne- og betalingsvilkår, sletting delar av krav Som hovudregel skal normal inkassoprosedyre setjast i verk. Når debitor har kortvarig eller meir omfattande økonomiske problem, kan det inngåast avtale om endring av låne- og betalingsvilkår. Dersom avtale om endring av låne- eller betalingsvilkår ikkje vert halde, eller kontakt med debitor ikkje vert oppnådd, skal inkassoprosedyre setjast i verk dersom ikkje særskilde grunnar talar imot. Særskilde grunnar føreset skriftleg søknad og svar. Søkjar skal som hovudregel levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av likning. Det kan inngåast avtale om endring av betalings- og lånevilkår og delvis sletting av krav, jf nærare spesifikasjonar under punkt og Delegering Avskriving av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsvilkår og sletting utover det som er nemnd under, vert avgjort av formannskapet Fordringar eksklusive utlån Rådmannen har fullmakt til å: 1. Avskrive konstaterte tap på krav, uansett beløp, når: a. konkurs-/dødsbuhandsaming er avslutta b. akkord er stadfesta c. kravet er forelda d. utleggsforretning ikkje har ført fram e. ved tapt rettsavgjersle/rettskraftig dom f. debitor har fått ei gjeldsordning utanfor eller innanfor gjeldsordningslova 23

24 2. Avskrive konstaterte tap på krav inntil kr ,- pr. debitor, når inkasso ikkje er prøva, men det er sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat. 3. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år for krav utan tvangsgrunnlag, og tilsvarande tvangsgrunnlaget sin varigheit for krav med tvangsgrunnlag. 4. For krav som vert handsama som inkassosak, kan han inngå akkordløysing eller avtale om delvis sletting av krav, avgrensa til kr ,- pr. debitor. Det er ein føresetnad at dette forventast å gje ei betre dekning av kravet enn ein elles kunne oppnå Bustadlån og sosiallån Rådmannen har fullmakt til å: 1. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år. 2. Endre låneform (eksempelvis frå serielån til annuitetslån). 3. Gje betalingsutsetjing for ein termin i inntil 1 år. 4. Gje avdragsutsetjing i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebere forlenging av tilbakebetalingstida, gjeld punkt 1 over. 5. Slette restansar som er forfalne dersom restgjeld avgrensa til kr pr lån. 6. Vike prioritet ved bustadlån inntil 100 % av lånetakst Reglar for innbetalingar Alle innbetalingar til kommunen skal så langt mogeleg skje til bankkonto. Kontantinnbetaling til økonomiavdelinga skal ein prøve å unngå. Innbetalingane skjer i hovudsak på betalingsdokument (faktura/e-faktura) utarbeidd av kommunen. Elektroniske innbetalingar må kunne identifiserast, dvs KID-felt må nyttast. Innbetalingar til kontantkasser skal skje som vist i pkt Alle som mottek kontant betaling, har ansvar for at betalingane vert handsama etter gjeldande reglement. Utbetalingstilvisningar og sjekkar til kommunen som kjem i posten, skal utan opphald leverast økonomiavdelinga. Slike skal ikkje utbetalast kontant, men godskrivast bankkonto Reglar for utbetalingar Utbetalingar frå kommunen skal i hovudsak gjerast av tilsette på økonomiavdelinga. Unntaka er at tilsette på lønsavdelinga overfører utbetalingsfil til banken ved utlønning og at tilsette i sosialtenesta og barneverntenesta kan skrive ut sjekk i naudstilfelle. Før utbetaling skjer skal det ligg føre ei tilvising, dvs. ein utbetalingsordre frå den som har tilvisningsmyndigheit, jf. Økonomireglementet kap Utbetaling av løn skjer ein gong pr. månad, normalt den 12. i månaden. Forskot på løn skal berre utbetalast unntaksvis. Alle oppgåvepliktige utbetalingar skal skje gjennom lønssystemet. 24

25 8.6. Reglar for kontantkasse Økonomisjef kan i særskilde tilfelle tillate bruk av kontantkasse. Kontantkassa skal berre brukast til mindre innkjøp når kredittkjøp ikkje er mogleg eller naturleg, eller som vekslepengar på stadar med småoppdrag og småtenester som det vert kravd vederlag for. Følgjande skal ivaretakast særskild: Det skal peikast ut ein ansvarleg person for kvar kontantkasse. Kassa skal til einkvar tid vere ajourført, og kontantar og bilag skal til saman utgjere tildelt beløp i kontantkassa. Kassa skal til einkvar tid vere tilgjengeleg for kontroll frå økonomiavdelinga og revisjonen. 25