ØKONOMIREGLEMENT FOR NORD-FRON KOMMUNE

Transkript

1 ØKONOMIREGLEMENT FOR NORD-FRON KOMMUNE

2 INNHALD: 1. INNLEIING INNLEIING FORMÅL RUTINAR ATTESTASJON/TILVISING ATTESTASJON TILVISING BILAGSHÅNDTERING M.M BILAGSREGISTRERING REFUSJONAR SAL/FAKTURERING LØNN / FORSKOTT PÅ LØNN KASSEFUNKSJONAR KONTANTKASSER LEASINGAVTALER INTERNKONTROLL ØKONOMI ØKONOMIMODELLEN OG FORKLARING AV DEI ULIKE DIMENSJONANE ØKONOMIMODELLEN FORKLARING AV DEI ULIKE DIMENSJONANE ÅRSBUDSJETT / ØKONOMIPLAN OG FULLMAKTER (DISPOSISJONAR) BUDSJETTPROSESS BEHANDLINGSRUTINE BUDSJETTVEDTAK DISPONERING AV BUDSJETTET - BUDSJETTREGULERINGAR KOMMUNESTYRET SI KOMPETANSE INNSKRENKINGAR I FULLMAKTENE FULLMAKTER TIL FORMANNSKAPET FULLMAKTER TIL ORDFØRAR FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONSSJEF FULLMAKTER TIL VIRKSOMHETSLEIAR ÅRSREKNESKAP / ÅRSBERETNING AVSLUTNING REKNESKAP / ÅRSBERETNING REKNESKAPSMESSIGE DISPOSISJONAR RAPPORTERING ADMINISTRATIV RAPPORTERING POLITISK RAPPORTERING NASJONAL RAPPORTERING SÆRSKILDE ORDNINGAR / ANDRE ØKONOMIRELATERTE REGLEMENT UTGIFTSFØRINGAR FINANSFORVALTNING TILDELING AV FORMIDLINGSLÅN OG BUSTADTILSKOTT INNKJØP KOMMUNALE GARANTIAR ENDRINGAR I ØKONOMIREGLEMENTET VEDLEGG F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 2

3 1. Innleiing 1.1 INNLEIING Det er kommuneloven av (inkl. seinare endringar), kommunale budsjett- og rekneskapsforskrifter og rekneskapsstandardar frå GKRS* (foreningen for god kommunal regnskapskikk) som gir rammer for økonomiforvaltninga i kommunane. Regelverket bær preg av at staten oppfordrar kommunane til å drive mål- og rammestyring. Følgjande lover og forskrifter er gjeldande: Kommuneloven sine økonomikapittel (kap. 8, 9 og 10). Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett jfr. KL 46 nr. 8. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsberetning jfr. KL 48 nr. 6. Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar jfr. KL 49 nr. 2. Forskrift om kommunar og fylkeskommunars finansforvaltning jfr. KL 52 nr. 2. Kommuneloven sine økonomikapittel, budsjett- og rekneskapsforskriftene og standardar frå GKRS blir endra / oppdatert med jamne mellomrom og kommunen må til ei kvar tid følgje gjeldande lov / forskrift / reglement. * Foreningen for GOD KOMMUNAL REGNSKAPSSKIKK er ein uavhengig, ideell foreining som skal fremme og utvikle god kommunal regnskapsskikk. Hovudoppgåva for foreningen er å utarbeide og gje ut standardar for god kommunal regnskapsskikk i henhald til økonomireglene i kommuneloven, samt å fortolke prinsipielle spørsmål i tilknyting til avgitte standardar. Kommunalog regionaldepartementet (KRD) og Kultur og Kirke departementet (KKD) er både medlem av foreningen for GKRS og representert i styret. Dette sikrar ein tilpassing av dei kommande regnskapsstandardane til lovgivinga. Forkortingar som er brukt vidare i reglementet: adm.sjef = administrasjonssjef/rådmann RL= rådmannsleiing VL= virksomhetsleiar VO = virksomhetsområde FS = formannskap KS = kommunestyre KOSTRA = kommune-statrapportering 1.2 FORMÅL Det vil føre for langt å gå inn på alle detaljer i lover/forskrifter i dette økonomireglementet. Hovudfokus vil være å beskrive ein del sentrale rutinar samt delegasjon knytt til økonomiforvaltning. Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunen sitt økonomi- og rekneskapssystem. Å bidra til ein effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen, m.a. delegasjon knytt til økonomi. Å bidra til ei god økonomistyring. Å gi dei folkevalde eit tilfredsstillande beslutningsgrunnlag. Å dokumentere nokre viktige økonomirutinar. Økonomireglementet er bygd opp med budsjett- og rekneskapsteori saman med rutinar for korleis vi løyser dei viktigaste spørsmåla i vår eigen økonomiforvaltning. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 3

4 2. Rutinar 2.1 ATTESTASJON/TILVISING Iht. forskrift om årsbudsjett 9 har administrasjonssjefen disponeringsfullmakt (tilvisingsmyndigheit) ATTESTASJON Alle rekningar skal attesterast av den som har stått for bestillinga. Vedk. skal vere ansvarleg for at vara/tenesta er levert til avtalt kvalitet og pris. Tilsette skal ikkje attestere på eigne reiserekningar. Dette skal gjerast av næraste overordna. Attestasjon på «fellesrekningar» som vedkjem fleire område skal skje av dei områda som rekninga gjeld. Enkelte slike rekningar blir også attestert av staben TILVISING Tilvisingsretten er lagt til adm.sjef. Adm.sjef delegerer tilvisingsretten vidare til: VL for sine VO RL for heile budsjettet Evt. vidare delegasjon skal godkjennast av adm.sjef og det skal ligge føre ei oversikt for dette. Tilvisingsrett kan ikkje delegerast til fagsjef for rekneskap (kommunalsjef økonomi), eller tilsette som er fagleg underlagt kommunalsjef økonomi. Adm.sjefen skal tilvise regninger der VL (evt. andre) har brukt kredittkort. Rekningar frå medlemar i RL og ordføraren skal tilvisast av adm.sjef, medan rekningar frå adm.sjef skal tilvisast av ordførar. Underordna kan ikkje tilvise overordna sine rekningar. Renter og avdrag på lån som ligg i vedteke budsjett kan attesterast og utbetalast direkte frå stab (ståande tilvising). Det skal alltid vere to forskjellige personar som attesterer og tilviser på rekningar. Det skal alltid vere kjend kven som kan opptre som stedfortredar i ferie og fråvær med rett til tilvising iht. delegert fullmakt. Tilvisingsmyndigheit skal gis skriftleg med kopi til adm.sjef, stab og revisor. Kontrollutvalet Kontrollutvalet (KU) skal føre tilsyn med kommunen si verksemd og det gjeld eige attestasjons- og tilvisingsreglement for KU, vedteke av KS (KS-sak nr. 31/06). KU sin leiar har tilvisingsrett for KU sitt budsjett. Adm.sjef har som følgje av dette ikkje budsjettansvar for KU sitt budsjett og dette blir lagt direkte til KS. Av praktiske årsaker behandlar administrasjon i NFK rekningar på vanleg måte, og KU sin leiar får tilsendt faktura og godkjenner denne i etterkant. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 4

5 2.2 BILAGSHÅNDTERING M.M BILAGSREGISTRERING I kommunen nyttar vi elektronisk bilagshåndtering. Alle fakturaer blir sendt (på papir eller elektronisk) til et felles fakturamottak og det blir nytta elektronisk fakturabehandling for kontering, attestasjon og tilvising. Rekningane/bilaga skal attesterast og tilvisast i VO (i enkelte tilfelle RL). VO skal også sørgje for at alle rekningar er koda med rett mva-kode dersom dei er omfatta av meirverdiavgiftsloven eller lov om momskompensasjon. Rekningane blir utbetalt til leverandøren på forfallsdagen REFUSJONAR VL har ansvar for inntektssida (på lik line med utgiftssida) i sine budsjett og har ansvaret for at alle refusjonskrav blir sendt til rett tid. Refusjonskrav skal utarbeidast av VO, evt. i samarbeid med stab og sendast med ein kopi til stab. I hovudsak skal alle refusjonskrav inntektsføras i rekneskapen når dei blir sendt. I dei høve revisjonen skal attestere på kravet må ein rekne med ei viss behandlingstid. Iflg oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS skal revisor ha nødvendig dokumentasjon seinast 10 dagar før krav om innsending utløpar SAL/FAKTURERING Fakturering av varer og tenester og utkjøring av fakturaer blir utført både i VO og i staben. Dette vil til ei kvar tid følgje gjeldande rutinar / praksis og som hovudregel skal alt sal av varer og tenester fakturerast. Den vidare oppfølging med purring, renterekning m.m. blir i all hovudsak utført av stab, men VO har plikt til å bistå ved innfordringa for å gjere denne mest mogleg effektiv LØNN / FORSKOTT PÅ LØNN Lønnsutbetaling skal skje den 15. i kvar månad. Tilsette med fast lønn får betaling kvar månad (ikkje tilvising), medan variabel lønn skal utbetalast etter attestasjon og tilvising på fastsette skjema. Kommunen har eigne rutinar for forskott på lønn. Det blir nytta eige skjema ved forskottsutbetaling og dette skal underskrivast av den som søker og av næraste overordna KASSEFUNKSJONAR Alle inn- og utbetalingar til / frå Nord-Fron kommune skal i hovudsak skje gjennom bankoverføringar. Kontantkassa på kommunehuset vart lagt ned 1.oktober Dersom det er nokon som vil betale skatt, husleige eller andre kommunale avgifter, så skal informasjonstenesta ta i mot dette. Det eksisterer eigne detaljerte rutinar for denne kassafunksjonen. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 5

6 2.2.6 KONTANTKASSER Alle inn- og utbetalingar til / frå Nord-Fron kommune skal i hovudsak skje gjennom bankoverføringar. Det er ikkje høve til å ha kontantar eller bankkonti som ikkje blir tatt inn i kommunen sitt rekneskap. Evt. etablering av kontantkassar og bankkonti ute i organisasjonen skal godkjennast av kommunalsjef økonomi. Ny bokføringslov (gjeldande frå ) sett m.a. krav til kasseapparat ved kontantsal. Ut i frå tilbakemeldingar frå VL er det pr. i dag berre nokre få kassar. Det er størst behandling av kontantar ved legekontoret og der er det etablert rutinar. Generelle rutinar ved behandling av kontantar: Det skal utpeikast ein person som er ansvarleg for kontantkassa. To personar må til ein kvar tid skrive under på avstemming / kontroll. Kassejournal opprettast for alle behaldningar og ajourførast dagleg. Det må føreligge bilag/kvitteringar for alle innskott/uttak og desse må nummererast. Kassabehaldning skal setjast inn på kommunen sin foliokonto minst 1 gong kvar månad. Det kan vere aktuelt at kommunalsjef økonomi foretar uanmeldt teljing av slike kasser. Kommunalsjef økonomi skal til ei kvar tid ha ajourførte oppsett over kontantkasser med ansvarlige personar LEASINGAVTALER Alle leasingavtaler i kommunen skal godkjennast av kommunalsjef økonomi før underskriving INTERNKONTROLL ØKONOMI I 2011 er det utarbeidd eit internkontrollsystem innanfor økonomiområdet basert på ein rapport (vedlegg 2 gjennomgang av internkontroll for økonomiområdet med risikovurdering) som er godkjent av administrasjonssjefen i februar Rapporten er utarbeidd av ei administrativ arbeidsgruppe og inneheld ein gjennomgang av internkontrollen innanfor økonomiområdet med ei risikovurdering. 3. Økonomimodellen og forklaring av dei ulike dimensjonane 3.1 ØKONOMIMODELLEN Økonomimodellen er bygd opp med ein kontoplan som er samansett av fleire uavhengige dimensjonar. Dimensjonane gir kvar for seg, eller i kombinasjon, ulik informasjon om kva, kor og korleis midlane i kommunane blir nytta. Dimensjonane er bygd opp slik at det skal gi eit betre samanlikningsgrunnlag mellom kommunane og for å sjå utviklinga i eigen kommune over tid. I Nord-Fron kommune nyttast følgjande dimensjonar i kontoplanen: Ansvar F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 6

7 Funksjon Art / konto Prosjekt 3.2 FORKLARING AV DEI ULIKE DIMENSJONANE Virksomhetsområde m.m.: VO i driftsbudsjettet viser kommunen sin organisering. Eit VO kan t.d. vere Kvam barnehage, Sundheim institusjon, osv. Nord-Fron kommune har pr delt inn driftsbudsjettet i: 16 VO 1 RL Politisk verksemd Eigne kapittel for skatt, rammetilskott, renter m.m. Dette kan endre seg og skal til ei kvar tid følgje kommunen sin organisering. Evt. endringar blir i hovudsak gjort i samband den årlege budsjettbehandlinga. Rammeområde: Rammeområde er brukt i investeringsbudsjettet og er inndelt i ulike investeringsformål. I Nord-Fron kommune nyttast det pr tre rammeområde: IKT-investeringar. Investeringar teknikk, næring og eigedom. Kulturbygg m/tilhøyrande utstyr. Dette kan endre seg og endringar blir i hovudsak gjort i samband med den årlege budsjettbehandlinga. Ansvar (3 siffer i kontostrengen): Ansvarsinndelinga er lokalt fastsett og samsvarar med kommunen sin organisering. Det kan vere fleire ansvar innafor kvart virksomhetsområde / rammeområde. Funksjon (teneste) (4 siffer i kontostrengen): Funksjon er inndelt etter kva for tenester som blir produsert, og er obligatorisk fastsett etter KOSTRA-forskriften. Døme på funksjonar kan vere pleie- og omsorg i institusjon og pleie- og omsorg utanfor institusjon. Art (4 siffer i kontostrengen): Artsdimensjonen er inndelt etter ulike utgifts- og inntektstypar. Arten fortel oss t.d. kva for lønnsutgift og kva for salsinntekter vi har i budsjettet. Artsdimensjonen er obligatorisk etter KOSTRA-forskriften. Prosjekt (4 siffer i kontostrengen): Prosjekt blir brukt i investeringsbudsjettet og angir konkrete investeringsprosjekt. I enkelte tilfelle blir også prosjekt nytta i driftsbudsjettet. Prosjektdimensjonen er lokalt fastsett. Stab skal til ei kvar tid ha ajourførte oppsett for gyldige ansvar, funksjonar, artar og prosjekt. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 7

8 4. Årsbudsjett / økonomiplan og fullmakter (disposisjonar) 4.1 BUDSJETTPROSESS Kommunen skal nytte ein budsjettprosess som sett rekneskap, årsmelding / årsberetning og økonomiplan / årsbudsjett i nær samanheng. Det blir nytta ein felles budsjettprosess for årsbudsjett og økonomiplan. 1. år i økonomiplanen utgjer årsbudsjettet. 4.2 BEHANDLINGSRUTINE Adm.sjef skal utarbeide budsjettrundskriv og sender ut dette i juli / august. Budsjettrundskrivet fortel i detalj om arbeidsmåte og fristar. VO skal utarbeide sine interne grunnlagsdokument til årsbudsjett og økonomiplan på detaljnivå (art, ansvar og funksjon) i henhald til den arbeidsprosess som gjelder til ein kvar tid. Adm.sjef skal utarbeide eit fullstendig forslag til budsjett og økonomiplan som behandlast i formannskapet. Forslaget frå adm.sjef er offentleg frå det tidspunkt det er lagt fram. Formannskapet fastset sjølv vidare framdrifta på budsjettprosessen. Etter kommunelovas 44 og 45 om årsbudsjett og økonomiplan skal formannskapet si innstilling leggast ut til alminneleg ettersyn i minst 14 dagar før den behandlast i kommunestyret. Etter kommuneloven er fristen for å fastsette budsjettet innan utløpet av året forut for budsjettåret. Årsbudsjettet skal ligge føre som eit eige dokument seinast 15.januar i budsjettåret. Adm.sjef har ansvar for å sette opp følgjande økonomiske oversikter i tilknyting til budsjettet: Økonomisk oversikt drift og økonomisk oversikt investering, jfr. 12 i budsjettforskrifta. Desse skal sendast til Fylkesmannen innan 1.mars i budsjettåret. 4.3 BUDSJETTVEDTAK Innhaldet i årsbudsjettet går fram av 5 og 6 i budsjettforskrifta. Budsjettvedtaket skal m.a. innehalde følgjande punkt: Låneopptak Skattevedtak - Investeringslån med lånebeløp, type lån og avdragstid. - Formidlingslån med lånebeløp, type lån og avdragstid. - Eigedomsskattesatsar for verker, bruk og andre eigedomar. - Skattesatsar for inntekts- og formuesskatt. Oppstillingar - Budsjettskjema 1A og 1B (driftsbudsjett). F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 8

9 - Budsjettskjema 2A og 2B (investeringsbudsjett). Avgifter, betalingssatsar, gebyr m.m. og oppretting av nye stillingar (adm.utval) skal behandlast i eigne saker. 4.4 DISPONERING AV BUDSJETTET - BUDSJETTREGULERINGAR Målsettinga skal vere at ein ved avslutninga av rekneskapen skal kunne vurdere siste års rekneskap opp i mot planane som vart sett da budsjettet vart vedtatt og politiske vedtak/budsjettreguleringar gjennom året. Ingen av dei organa som blir nemnt nedanfor skal ved budsjettendringar utføre korreksjonar av dei måla / retningslinene som kommunestyret har vedtatt gjennom behandlinga av årsbudsjettet. Budsjettendringar i Kommunestyret skal i hovudsak skje 2 gonger pr. år saman med økonomisk rapportering og 30.09, jfr. punkt Pkt viser fullmakter som blir gitt til politiske organ og administrative ledd i budsjettsaker KOMMUNESTYRET SI KOMPETANSE KS skal sjølv fatte vedtak i årsbudsjettsaka iht. kommuneloven 45 og budsjettforskrifta 4. Kommunestyret skal ein gong i året vedta økonomiplan, jfr. kommuneloven 44. Driftsbudsjettet: I. KS skal sjølv vedta driftsbudsjettet sett opp i.h.t. budsjettskjema 1A og 1B. Budsjettvedtaket skal gi ei nettoløyving pr. VO i driftsbudsjettet. VO kan vere samansett av eitt eller fleire ansvar i.h.t. den interne kontoplanen. II. III. KS skal sjølv i tilknyting til den økonomiske ramma gi mål og premissar for tildelingane, jfr. KL 46 nr. 4. Mål og premissar skal utarbeidast i kommentardelen til budsjettet i den grad dei er nødvendige for å klargjere kva kommunestyret ynskjer å oppnå med løyvinga. KS skal sjølv vedta endringar som høyrer inn under: Sum frie disponible inntekter (skatt, rammetilskott, eigedomsskatt, andre direkte og indirekte skattar og andre generelle statstilskott). Finansutgifter / inntekter (renter, avdrag, utbytte o.l.). Generelle fondsavsetjingar / bruk (ansvar 810). Sjå også fullmakter til andre organ. Overføring av generelle midlar frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet, jfr. budsjettskjema 1A. Sjå også fullmakt til adm.sjef under punkt III. Investeringsbudsjettet: IV. Kommunestyret skal sjølv vedta investeringsbudsjettet sett opp i.h.t budsjettskjema 2A og 2B. Budsjettvedtaket skal gi ei bruttoløyving pr. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 9

10 rammeområde. Rammeområda er samansett av fleire prosjekt, jfr. detaljert investeringsbudsjett. V. Kommunestyret skal sjølv vedta: Lånefinansiering Generelle fondsavsetningar / bruk Utlån Dersom det kjem øyremerka tilskott til enkeltprosjekt, så blir det vist til ulike punkt om fullmakter til FS og administrasjon INNSKRENKINGAR I FULLMAKTENE Fullmaktene som blir gitt gjeld ikkje: Tiltak som påfører kommunen vesentlege økonomiske forpliktingar utover årsbudsjettet. Tiltak som strir mot dei mål, premissar og prioriteringar som er lagt til grunn for kommunestyret sitt vedtak. Tiltak som strir mot regelverk og forskrifter. Alle beløpsgrensar i delegasjonsfullmaktene nedanfor gjeld enkeltsaker FULLMAKTER TIL FORMANNSKAPET Driftsbudsjettet: I. FS gis fullmakt til å disponere FS sin tilleggsløyvingskonto. Sjå også punkt fullmakter til ordførar. Investeringsbudsjettet: II. III. FS gis fullmakt til å vedta endringar i investeringsbudsjettet innafor rammeområda, når slik endring gjeld auke i bevilling til eitt prosjekt og dekning skjer ved at bevilling frå eit anna prosjekt innafor same rammeområde blir redusert tilsvarande. Beløpsgrense for slik omprioritering er inntil kr KS skal orienterast om slike endringar. Dersom kommunen får øyremerka tilskott til enkeltprosjekt som ikkje er budsjettert, skal det vurderast om tilskottet skal kome i tillegg til den kommunale løyving, eller erstatte denne. FS tar stilling til bruk av slike ekstra tilskott for beløp inntil kr Nye løyvingar i driftsrekneskapen: IV. FS gis fullmakt til å løyve inntil kr til driftstiltak (nye / eksisterande) som ikkje bind opp framtidige budsjett. Slike løyvingar skal finansierast med oppsparte midlar (disposisjonsfond). KS skal orienterast om slike løyvingar. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 10

11 4.4.4 FULLMAKTER TIL ORDFØRAR I. Ordføraren gis fullmakt til å disponere formannskapet sin tilleggsløyvingskonto for enkeltsaker inntil kr II. Ordføraren gis fullmakt til å disponere ordføraren sin tilleggsløyvingskonto FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONSSJEF Driftsbudsjettet: I. Adm.sjefen gis fullmakt til å disponere administrative tilleggsløyvingskonto. II. Netto driftsramme for VO kan nyttast til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr av investeringsmessig karakter. Adm.sjefen får fullmakt til å auke posten for overføring til investeringsbudsjettet mot at løyvinga på driftsbudsjettet reduserast tilsvarande. Tilsvarande gjelder også ved fløtting av prosjekt frå investeringsbudsjettet til driftsbudsjettet. FS skal orienterast om slike endringar. Investeringsbudsjettet: III. IV. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å vedta endringar i investeringsbudsjettet innafor rammeområda når slik endring gjeld auke i løyving til eitt prosjekt og dekning skjer ved at bevilling frå eit anna prosjekt innafor same rammeområde blir redusert tilsvarande. Beløpsgrense for slik omprioritering er inntil kr FS skal orienterast om slike endringar. Dersom kommunen får øyremerka tilskott til enkeltprosjekt som ikkje er budsjettert, skal det vurderast om tilskottet skal kome i tillegg til den kommunale løyving, eller erstatte denne. Adm.sjefen tar stilling til bruk av slike tilskott for beløp inntil kr FS skal orienterast om tilskott av vesentleg karakter. Avsetningar i driftsrekneskapen: V. Som hovudregel skal udisponerte beløp framgå som evt. overskott, men administrasjonssjefen får fullmakt til å vedta avsetningar av ledige midlar til disposisjonsfond når: a) Forhold som gjer at løyvingar til spesielle prosjekt ikkje er brukt opp i løpet av budsjettåret, men treng vidareføring neste budsjettår. b) Virksomhetsområde som går med rekneskapsmessig overskott skal kunne få overført delar av dette til neste år etter administrasjonssjefen si vurdering, og dersom rekneskapsresultatet elles gir høve til slik avsetning. Transaksjonen skal synleggjerast ved ei note i rekneskapen. c) Beløpsgrense for enkeltavsetningar, jfr. pkt. a) og b) blir sett til kr F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 11

12 Adm.sjefen kan utføre avsetningar av midlar som i.h.t. lov, forskrift eller eksterne retningsliner skal brukast til bestemte formål (bundne driftsfond). I desse tilfella gjeld ingen beløpsgrense. FS skal orienterast om slike endringar. VI. Adm.sjefen har fått fullmakter til ulike fondsavsetningar gjennom eigne politisk vedtatte saker: - Pensjonsfond, jfr. KSAK 18/03 - Flyktningfond, jfr. KSAK 20/97 - Alkoholavgiftsfond, jfr. KSAK 43/01 - Fond kommunale kulturbygg, jfr. KSAK 62/05 - Fond grendahus, jfr. KSAK 29/03 Lista treng ikkje vere uttømmande og vil bli fortløpande oppdatert. Bruk av avsetningar i driftsrekneskapen: VII. Adm.sjefen gis fullmakt til å disponere dei same avsetningane frå disposisjonsfond som er avsett jfr. pkt nr. VIII og IX. Adm.sjefen gis fullmakt til å disponere bunde driftsfond innafor føresetnadene for bruk av midlane. Det kan og være aktuelt å bruke slike fond direkte i investeringsrekneskapen dersom det er innanfor vilkåra. Disponering av midlane skal i utgangspunktet ikkje nyttast til å auke driftsnivået, men brukast til å finansiere ekstraordinære tiltak. FS skal orienterast om slike endringar. VIII. Adm.sjefen gis fullmakt til å innfri lån som følgje av ekstraordinære innfriingar frå lånetakarar på formidlingslån. Nye løyvingar i driftsrekneskapen: IX. Adm.sjef gis fullmakt til å løyve inntil kr til driftstiltak (nye / eksisterande) som ikkje bind opp framtidige budsjett. Slike løyvingar skal finansiert med oppsparte midlar (disposisjonsfond). FS skal orienterast om slike løyvingar FULLMAKTER TIL VIRKSOMHETSLEIAR Det enkelte VO skal som hovudregel ikkje utføre mindre endringar av budsjettet dersom det aktuelle ansvarsområde held seg innafor fastsett ramme. Driftsbudsjettet: I. Løn er den viktigaste og største utgifta i kommunal sektor. Budsjettering av fastløn og pensjonskostnader skjer sentralt i regi av staben m.a. med bakgrunn i heimelsregister. Når det gjelder andre typar kostnader, er det i hovudsak det enkelte VO som fastsett grunnlaget. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 12

13 Vedtatt netto budsjettramme for driftsbudsjettet er basert på oppsummering av underliggande arter. Desse faktorane sikrar eit så riktig budsjett som mogleg for det enkelte VO. VL har fullmakt til å disponere si netto ramme og omdisponere på ulike artar og funksjonar innafor sine ansvarsområde. Budsjettendring skal gjennomførast ved større omdisponeringar. Adm.sjef skal orienterast om slike endringar av budsjettet. Ved vesentleg feilbudsjettering er det ingen automatikk i disponering. Slike forhold må avklarast med RL. Investeringsbudsjettet: II. Investeringsbudsjettet er delt inn i rammeområde. Kvart enkelt rammeområde inneheld konkrete investeringsprosjekt. VL har budsjettansvar, dvs. ansvar for gjennomføring av investeringstiltaka innanfor vedtatt brutto budsjettramme. VL gis fullmakt til å vedta omprioriteringar innafor rammeområde i investeringsbudsjettet for inntil kr Adm.sjef skal orienterast om slike endringar. III. Dersom kommunen får øyremerka tilskott til enkeltprosjekt som ikkje er budsjettert, skal det vurderast om tilskottet skal kome i tillegg til den kommunale løyving, eller erstatte denne. VL tar stilling til bruk av slike ekstra tilskott for beløp inntil kr Adm.sjef skal orienterast om slike endringar. 5. Årsrekneskap / årsberetning 5.1 AVSLUTNING REKNESKAP / ÅRSBERETNING Kommunalsjef økonomi sender ut informasjonsskriv vedr. rekneskapsavslutninga, m.a med fristar for levering av rekningar og fakturering på inneverande år. Som hovudregel skal alle kjente utgifter og inntekter pr i rekneskapsåret tas med i rekneskapen. Årsrekneskapen skal etter rekneskapsforskrifta 10 vere ferdig avslutta og oversendt revisjonen innan 15.februar året etter rekneskapsåret. Årsberetninga frå adm.sjefen skal vere ferdig innan 31.mars. Årsberetninga skal sendast til kontrollutvalet før det gir sin uttale til årsrekneskapen. Kontrollutvalet skal behandle rekneskapen og utarbeide uttale til kommunestyret. Kopi av uttale og revisjonsberetning skal sendast formannskapet slik at dette er kjend ved deira behandling av rekneskapen. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 13

14 FS skal innstille i rekneskapssaka og i same saka skal det vere forslag til disponering av overskott / inndekning av underskott. KS skal vedta årsrekneskapen og årsberetninga før 1.juli året etter rekneskapsåret. 5.2 REKNESKAPSMESSIGE DISPOSISJONAR For innhaldet i årsrekneskapen blir det vist til rekneskapsforskrifta. Dei rekneskapsmessige disposisjonar ved årsavslutninga av rekneskapen går fram av 9 Årsavslutningen i forskrift om årsregnskap og årsberetning. Ved overskott i driftsrekneskapen: Etter at all budsjettert bruk og avsetning, samt bruk og avsetningar delegert iht. kap. 4 i dette økonomireglement er utført, skal i hovudsak evt. rest vere rekneskapsmessig overskott. Ved underskott i driftsrekneskapen: Strykingar skal gjennomførast i slik prioritert rekkefølgje: 1) Overføring til investeringsrekneskapen iht. vedtak i kommunestyret. 2) Avsetningar til disposisjonsfond. 3) Inndekning av tidlegare års underskott. Punkt 1) og 2) står uprioritert i forskrifta og er fastsett av kommunen sjølv. Punkt 3) skal iht. forskrifta vernast lengst. Unntatt frå strykingar er avsetningar som i medhald av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilde formål (bundne driftsfond). Viser driftsrekneskapen framleis underskott skal meirutgifta dekkast opp på driftsbudsjettet i det år rekneskapen blir lagt fram. Ved delvise strykingar gis adm.sjefen fullmakt til å prioritere kva for avsetningar i driftsrekneskapen som heilt eller delvis skal strykast, og kva for utgifter i investeringsrekneskapen som skal prioriterast finansiert ved overføringar frå drift. Ved underskott i investeringsrekneskapen: Strykingar skal gjennomførast i slik prioritert rekkefølgje: 1) Redusere budsjetterte avsetningar finansiert av inntekter i investeringsrekneskapen. 2) Overføre budsjettert, ikkje disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglande dekning. Adm.sjefen gis fullmakt til å avgjere kva for budsjetterte avsetningar som skal prioriterast, og kva for ubundne investeringsfond som skal nyttast. Viser investeringsrekneskapen framleis underskott skal meirutgifta dekkast opp på investeringsbudsjettet i det år rekneskapen blir lagt fram. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 14

15 Evt. overskott skal førast opp til inntekt på investeringsbudsjettet i det året rekneskapen blir lagt fram. 5.3 RAPPORTERING ADMINISTRATIV RAPPORTERING Stab skal utarbeide månadlege rapportar til VO, RL og adm.sjef. Den enkelte VL har ansvar for å informere sine område om rekneskapsstatus. Rapporten skal sendast formannskapet v/ordførar og kontrollutvalet v/revisor til orientering. Samlege VL skal utarbeide skriftleg rapport til adm.sjef dersom det oppstår forhold som kan endre intensjonane i VO sitt budsjett, eller når det går i mot underskott på ansvarsområde POLITISK RAPPORTERING Økonomisk rapportering til politiske organ skal skje gjennom ein orienteringssak til formannskap og kommunestyre 2 gonger kvart år : pr og VL skal rapportere skriftlig til adm.sjef som grunnlag for denne rapporteringa. VL utfører kontinuerlig budsjettkontroll. Vesentlige avvik skal rapporterast til adm.sjef. Rapporteringa skal skje etter nærmare fastsett rutine NASJONAL RAPPORTERING Årleg rapportering: Nasjonal rapportering (KOSTRA-rapportering) omfattar elektronisk rapportering til SSB av: 1. Rekneskap. 2. Data frå fagsystem sosial og barnevern. 3. Tenesterapportering (elektroniske skjema / frå fagsystem). Årleg rapporteringsfrist er 15. februar. Kvartalsvis rapportering: Det skal rapporterast økonomital til statlege myndigheiter kvartalsvis. Stab sender slik rapportering til SSB innan følgjande fristar: 20.april for 1.kvartal, 5.august for 2.kvartal, 20.oktober for 3.kvartal og 20.januar for 4.kvartal. 6. Særskilde ordningar / andre økonomirelaterte reglement Det er ein del reglement / retningsliner som har nær tilknyting til økonomireglementet. Desse blir kort kommentert nedanfor. 6.1 UTGIFTSFØRINGAR FS vedtok i sak 97/99 eit eige reglement for utgiftsføringar av kommunale krav og utlån. Adm.sjef får fullmakt til å oppdatere rutinene. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 15

16 6.2 FINANSFORVALTNING KS vedtok i sak 36/10 nytt reglement for finansforvaltning som skal gjelde frå Reglementet er lagd med bakgrunn i KL 52 og Kommunal- og regionaldepartementet si forskrift om kommunane si finansforvaltning. Spesielt om opptak av lån: Lån til investeringsformål og formidlingslån blir fastsett i årsbudsjettet. I den samanheng skal det oppgis lånebeløp og nedbetalingstid. Ved låneopptak til formidlingslån får adm.sjefen fullmakt til å ta opp lån inntil beløpet som er vedtatt i KS. Dersom kommunen har udisponerte midlar frå tidlegare år, kan ein gjere vurdering om at dette er tilstrekkeleg. Adm.sjefen har etter pkt i finansreglementet, fullmakt til å inngå og underteikne låneavtalar (dvs. godkjenne lånevilkår og val av låneinstitusjon til investeringar og lån til refinansiering). Ordføreren skal skrive under på gjeldsbrev. 6.3 TILDELING AV FORMIDLINGSLÅN OG BUSTADTILSKOTT FS vedtok i sak 58/04 retningsliner for tildeling av startlån og bustadtilskott. Adm.sjefen er gitt fullmakt til å innvilge startlån og bustadtilskott etter desse retningslinene. Kommunen sine retningsliner er laga med bakgrunn i retningsliner frå Husbanken. Adm.sjef får fullmakt til å oppdatere rutinene. 6.4 INNKJØP KS vedtok i sak 35/10 retningsliner for innkjøp i Nord-Fron kommune. Dette er gjort med bakgrunn i Lov om offentlege anskaffelser. 6.5 KOMMUNALE GARANTIAR Reglar vedr. kommunale garantiar er regulert i KL Endringar i økonomireglementet Adm.sjefen gis fullmakt til å gjere mindre endringar i økonomireglementet som følgje av realitetsendringar. Dette kan t.d. vere som følgje av endringar i lov og forskrift, tolkingar frå departement, nye standardar frå GKRS og som følgje av organisatoriske endringar. KS må sjølv vedta endringar som er av prinsipiell karakter. 8. Vedlegg 1. Disposisjonsfullmakter. 2. Gjennomgang av internkontroll for økonomiområdet med risikovurdering. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 16

17 Vedtatt av kommunestyret , sak 06/13. Tidlegare behandling av reglementet: 1. Kommunestyremøte , sak 29/ Endra av adm.sjef i pkt.5.2 siste avsnitt som følgje av vedtatte finanspol. retningsliner frå k.styret , sak 35/ Kommunestyremøte , sak 35/ Kommunestyremøte , sak 40/ Kommunestyremøte , sak 32/06 + adm.sjefen sine redaksjonelle endringar av Kommunestyremøte , sak 37/ Kommunestyremøte , sak 40/11. F/Winword/Reglemen/Reglement2013/Økonomireglement Side 17