Balestrand kommune. Framlegg av

Transkript

1 Balestrand kommune 1 Framlegg av

2 INNHALD Generelt om økonomireglementet... 4 Bakgrunn... 4 Føremål... 4 Ajourhald... 4 Andre vedtekne dokument... 4 Plan- og økonomisystem... 4 Årsbudsjett og økonomiplan... 7 Formål... 7 Virkeområde... 7 Ansvar... 7 Utarbeiding... 7 Økonomiplanen skal... 7 Årsbudsjettet skal... 7 Økonomiplanprosessen... 8 Rådmannen sitt framlegg til budsjett og økonomiplan... 8 Oppstilling og fordeling... 8 Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret Formannskapet Rådmannen Økonomisystemet og kontoplan Økonomisystemet Økonomisk rapportering Løpande oppfylgjing i høve budsjett Rapportering til kommunestyret og formannskapet Årsmelding Nasjonal rapportering Bestilling, mottak, attestasjon/anvising Bestilling Varemottak Fakturamottak Kontering / attestering Tilvising Tilvisingsmynde Faktura Rekneskap og årsavslutning Årsrekneskap/årsmelding

3 Grunnleggande rekneskapsprinsipp

4 Generelt om økonomireglementet Bakgrunn Kommunelova med tilhøyrande forskrifter av desember 2000 legg til rette for at kommunane kan driva mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringar i kommunelova i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringane fastsett forskrifter på økonomiområdet Forskrift om kommunale og fylkeskommune årsbudsjett, sjå kommunelova 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsmelding, sjå kommunelova 48 nr 6 Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar, sjå kommunelova 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantiar, sjå kommunelova 51 nr 3 Forskrift om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning, sjå kommunelova 52 nr 2 4 Dei nye reglane er meir rammeprega enn dei tidlegare, og det er difor naudsynt for kommunane å fastsetja nærare regler på økonomiområdet i eit eige økonomireglement. Føremål Formålet med økonomireglementet er å: gje eit oversyn over kommunen sin økonomi og rekneskapssystem sikra ei effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen sikra ei betre økonomistyring gje dei folkevalde eit tilstrekkeleg grunnlag for vedtak dokumentere nokre viktige rutinar på økonomiområdet gje ansvar og mynde i økonomisamanheng Økonomireglementet er bygd opp med budsjett- og rekneskapsteori som saman med rutinar viser korleis vi løyser dei viktigaste utfordringane i vår eiga økonomiforvaltning. Ajourhald Økonomireglementet bør årleg vurderast, og eventuell trong for endringar skal som hovudregel gjerast i samband med det årlege budsjettvedtaket. Andre vedtekne dokument Etiske retningsliner for Balestrand kommune Arbeids- og delegasjonsreglement for Balestrand kommune Finansreglement for Balestrand kommune Plan- og økonomisystem Det kommunale økonomisystemet inneheld 5 viktige element:

5 Kommuneplanen - langsiktige del Økonomiplanen for dei neste 4 åra Årsbudsjettet Tertialrapport per og 31.8 Årsrekneskap, årsmelding og nasjonal rapportering (Kostra) Kommuneplanen -langsiktige del trekkjer opp mål og hovudprioriteringar for kommunen. Kommuneplanen har eit 12 års perspektiv og skal rullerast kvart fjerde år, det vil seia ein gong i kvar kommunestyreperiode. Økonomiplanen har eit 4-årig perspektiv og vert rullert kvart år. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringane i kommuneplanen - langsiktige del vert konkretisert i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplan og årsbudsjett vert fremja som eit dokument. Framlegg til økonomiplan, med dei framlegg til vedtak som ligg føre, skal leggjast ut til allmenn ettersyn i 14 dagar før den blir handsama i kommunestyret. Vedtak bli fatta i desember. 5 Det vert i året lagd fram to økonomisk statusrapporter, per 30. april og 31. august. Her vert det føreteke ein grundig analyse av rekneskapen i høve til justert budsjett. Kommunen skal gje informasjon om ressursbruk og tenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystem, frist 15. februar. Samtidig skal årsrekneskapen vera ferdigstilt. Rådmann skal utarbeide årsmelding med frist 31. mars. Kommunestyret skal handsama rekneskapen og årsmeldinga i same møte innan seks månader etter regnskapsåret er slutt.

6 Det kommunale styringssystemet (økonomidelen ) kan framstillast slik: Kommuneplan langsiktig del mål for utviklinga retningslinjer for gjennomføring arealdel Økonomiplan mål/tiltak sektorplanar langtidsbudsjett (ØP) 6 Årsbudsjett (drift og investering ) Rekneskap Drift, investering, balanse og notar i samsvar med den inndelinga kommunen har i årsbudsjettet Ekstern rekneskap Økonomiske oversyn drift investering balanse notar Økonomirapportar Årsmelding Nasjonal rapportering (KOSTRA) ekstern rapportering (art) funksjonsinndeling nøkkel tal Samla ekstern informasjon

7 Årsbudsjett og økonomiplan Formål Formålet med utarbeiding av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere mål sett i kommuneplanen - langsiktige del, planleggja nye tiltak og føre kontroll med kommunen sin tilgang og bruk av ressursar. Budsjettarbeidet vil også avdekka kommunen sine ressursar og tilgang på ressursar og gje viktig informasjon om verknaden av å halda fram drifta slik den er i dag. Virkeområde I samsvar med kommunelova 44 skal kommunestyret ein gang kvart året vedta ein rullerande økonomiplan. Økonomiplanen skal innehald all verksemd som vert omfatta av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved kommunen sitt budsjettarbeid og drifta gjennom året. Sektorplanar skal integrerast i økonomiplanlegginga og bruken av midlar innarbeidast i økonomiplanen. Økonomiplan og årsbudsjett er grunnlaget for økonomistyringa. 7 Ansvar Ansvaret for å utarbeida ein heilskapleg økonomiplan/årsbudsjett ligg hjå rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide ei innstilling til kommunestyret ved handsaminga av årsbudsjett og økonomiplan. Utarbeiding Kommuneplanen sin langsiktige del vert nytta som grunnlag for arbeidet med økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg vert følgjande å ta omsyn til : sektorplanar konsekvensjustert budsjett årsrekneskap årsmelding evaluering av drift og vedtekne mål nasjonal rapportering (KOSTRA) Økonomiplanen skal utarbeidast for fire år gje retning for kvar kommunen tenkjer å gå i framtida vera grunnlaget for årsbudsjettet drift og investering følgja opp og føra vidare satsingar som er trekt opp i kommuneplanen - langsiktig del og sentrale vedtak som er gjort. Årsbudsjettet skal utgjere år 1 i økonomiplanen og gjeld for eitt år byggja på prioriteringar i økonomiplanen være eit løyvingsdokument, det vil seia at vedteke budsjett fortel kva nettoramme kommunestyret har gjeve til ansvarsområda neste år. Rammene er bindande på nivået ansvarsområde.

8 Økonomiplanprosessen Det vert kvart år utarbeidd ein tidsplan for økonomiplanprosessen. Formannskapet og einingane vert orientert om tidsplanen. Det vert utarbeidd eit hovuddokument Rådmannen sitt framlegg til budsjett og økonomiplan skal vera samansett av : o Arbeidsgrunnlag for handlingsprogram/budsjett neste år o Arbeidsgrunnlag for økonomiplanperioden o Arbeidsgrunnlag for investeringsprogrammet o Tiltaksliste («grenseliste» ) i høve til aktuelle tiltak for å oppnå reduserte utgifter/auka inntekter o Oversyn over aktuelle tiltak ved auka budsjettramme Til grunn for budsjettet skal ei nytta desse føresetnadene o Det vert budsjettert med kjende lønskostander o Det vert sett av midlar til å dekke auke i lønner (med tilhøyrande auke i sosiale utgifter) o Inntekter blir budsjettert forsiktig, og det blir lagt inn margin i avsetjing til lønsauke og ved budsjettering av pensjonskostander. 8 Rådmannen utarbeider i tillegg, og på førespurnad frå formannskapet, notat som utdjupar punkt i hovuddokumentet. Rådmannen sitt framlegg til budsjett og økonomiplan Rådmannens sitt framlegg til budsjett/økonomiplan vert lagd fram innan 15.september. Framlegget til både neste års budsjett og økonomiplanen skal vera saldert (i balanse). Den endelege handsaminga vil vera i kommunestyremøte i desember. Oppstilling og fordeling Kommunestyret skal vedta økonomiplanen og årsbudsjettet i samsvar med obligatorisk oppstilling i forskrift om årsbudsjett for kommunar og fylkeskommunar. For driftsbudsjettet vil det sei budsjettskjema 1A Driftsbudsjettet og 1B Til fordeling drift. Tilsvarande budsjettskjema 2A og 2B for investering. I tillegg skal det skal det utarbeidast skjema Økonomisk oversikt drift og Økonomisk oversikt investering. Det følgjer av kommunelova 44 at økonomiplanen omfatta heile kommunen si verksemd, vera realistisk og vera sett opp på ein oversiktleg måte. Driftsbudsjettet Kommunestyret vedtek driftsbudsjettet som ei nettoramme til dei ulike ansvarsområda i samsvar med budsjettskjema 1A Driftsbudsjettet og 1B Til fordeling drift. Investeringsbudsjettet Kommunestyret vedtek investeringsbudsjettet på prosjektnivå i samsvar med budsjettskjema 2A Investering og 2B Til fordeling investering i anleggsmidlar.

9 Rammeområde Rammeområde er bygd opp på ansvarsstrukturen i Balestrand kommune. Ansvarsområda innan kvart rammeområde er vist nedanfor: Ansvarsområda i budsjettet vert delt inn i fylgjande rammeområde: Rammeområde 1: Sentrale styringsorgan og fellesutgifter Omfattar ansvarsområde: 100 politiske organ og kontrollorgan 120 rådmann/fellestenester 122 Næringsutvikling 190 tilleggsløyvingar 9 Rammeområde 2: Oppvekst og kultur Omfattar ansvarsområde: Rammeområde 3: Helse og omsorg Omfattar ansvarsområde: 200 oppvekstkontoret 210 Sagatun skule 211 Fjordtun oppvekstsenter 212 Nesse oppvekstsenter 220 Sagatun barnehage 230 PP-kontoret 250 kulturskulen 260 bibliotek 262 kultur 270 lege 271 helsestasjon 272 fysioterapeut 275 pleie og omsorg omsorg 277 spesialomsorg pu 278 heimetenestene/rehabilitering 295 barnevern 296 NAV Rammeområde 4: Tekniske tenester Omfattar ansvarsområde: 300 plan- og utviklingskontoret 320 jordbruk 330 skogbruk 350 teknisk drift forvaltning, drift og vedlikehald 360 byggesak 370 oppmåling 380 brannvern 390 vatn, avløp og renovasjon Rammeområde 5: Sentrale inntekter og utgifter Omfattar ansvarsområde: 798 momskompensasjon investeringar avskrivingar 800 skatt, rammetilskot og finansiering

10 Større endringar i form av nye tiltak eller reduksjon innanfor ansvarsområda vert spesifisert under det enkelte ansvarsområdet. Det skal under kvart ansvarsområde/eining setjast opp eit oversyn over talet på årsverk og planlagde endringar i talet på årsverk. Det skal så langt råd setjast opp oversyn over tenesteproduksjon og utviklinga i denne. Kostra-tal som rådmannen vurderer som relevante skal nyttast. Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret vedtek driftsbudsjettet på nettoramme for ansvarsområda, jfr budsjettskjema 1A og 1B. Det nivå kommunestyret vedtek budsjettet på er med på å avgjera når kommunestyret sjølv må gjera budsjettjusteringar. Dette inneber at endringar av netto ramme for ansvarsområda skal vedtakast av kommunestyret sjølv. Unntak gjeld fordeling av avsetning til lønnsauke og sosiale utgifter (ans 190) etter sentrale og lokale tingingar. I tillegg får avdeling for økonomi fullmakt å budsjettere avskrivingar og mva-kompensasjon. Desse posteringar vil ikkje endre netto ramme innan kvart ansvarsområde. 10 Dersom prognosane i den økonomiske rapporteringa syner at nettoramma for eit ansvarsområde er overskriden, må rådmannen først vurdera om beløpet kan dekkast innanfor ansvarsområdet i løpet av året. Er ikkje dette etter rådmannen si vurdering mogleg, må rådmannen leggja fram sak om tilleggsløyving til kommunestyret. Rådmannen legg fram for formannskapet og kommunestyret saker som gjelder budsjettendringar mellom ansvarsområda. Dette skjer som hovudregel når tertialrapportering 1 (per 30. april) og tertialrapportering 2 (per 31. august) vert lagd fram til politisk handsaming. Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at disposisjonsfullmaktene vert handtert korrekt. Kommunalsjefane har eit samla ansvar for ansvarsområde innan sitt planområde for at disposisjonsfullmaktene vert handtert korrekt overfor rådmann. Sameleis har einingsleiarane eit sjølvstendig ansvar overfor kommunalsjefane for eiga eining. Kommunestyret Driftsbudsjett Kommunestyret skal fatta vedtak om årsbudsjett, sjå kommunelova 45 og budsjettforskrifta 4. Kommunestyret skal sjølv vedta eit budsjett sett opp i samsvar med hovudoversikt drift med dei krav til spesifikasjonar som går fram av budsjettskjema 1A. Årsbudsjettet skal vedtakast med eit innhald som følgjer av kommunelova 46. Budsjettreguleringar mellom ansvarsområda skal vedtakast av kommunestyret. Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og fordela ramma på dei einskilde tenesteområda (budsjettskjema 1B). Investeringsbudsjett Kommunestyret skal sjølv vedta investeringsbudsjett med det innhald som går fram av hovudoversikt budsjettskjema 2A og fordele investeringsramme på det einskilde prosjekt, budsjettskjema 2B. Kommunestyret skal sjølv gjera endringar i investeringsbudsjettet på same nivå som låg til grunn i budsjettvedtaket. Dette vil seia hovudoversikt og per prosjekt dersom inntekts- eller utgiftspostar på et prosjekt må endrast.

11 Jamfør elles Arbeids- og delegasjonsreglementet vedteke av kommunestyret. Formannskapet Med dei avgrensingar som følgjer over, samt budsjettforskriftene, gjeld følgjande fullmakter: Formannskapet vert gjeve fullmakt til å gjera endringar på budsjettansvarsområde innanfor kvart rammeområde, når desse ikkje er i strid med vesentlege intensjonar og føresetnader i budsjettet vedteke av kommunestyret. Formannskapet får innanfor same rammeområde mynde til å endre kapitalbudsjettet ved auka løyving til vedteke prosjekt eller ved å overføra frå dritsbudsjettet mot at løyving til anna vedteke prosjekt vert redusert tilsvarande, men utan at samla finansiering vert endra. Formannskapet har mynde til å godkjenne resultatet av lokale forhandlingar og disponera og fordela midlar avsett på konto til disposisjon for formannskapet 11 I tillegg har formannskapet utvida mynde til å treffa vedtak ut frå kommuneloven 13. Dette gjelder saker der kommunestyret er avgjerande organ, men der formannskapet har mynde til å treffa vedtak når det er naudsynt at vedtak vert treft så raskt at det ikkje er tid til å innkalla kommunestyret. Orientering om vedtak med bakgrunn i paragraf 13 skal leggjast fram for kommunestyret i neste møte. Rådmannen Rådmannen vert gjeven fullmakt til å fordela vedtekne netto rammer innanfor ansvarsområda. Rådmannen vert gjeven fullmakt til å fordele fellesposter på ansvarsområda. Dette gjelder felles avsetning på ansvar 190 til regulering av løn og sosiale utgifter etter at sentrale- og lokale lønstingingar er vedtekne. Rådmannen vert gjeven fullmakt til å overføra budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følgje av forskyving av prosjekta si framdrift, ved at budsjettbeløp vert redusert i rekneskapsåret og vert overført til neste budsjettår. Prosjekta sine totalbudsjett kan ikkje endrast. Det vert skilt mellom to typar av budsjettreguleringar: 1. Budsjettregulering innanfor same ansvarsområde er delegert til rådmannen 2. Budsjettregulering mellom ansvarsområda krev vedtak i formannskapet kommunestyret. Unntaket frå dette er fordeling av felles avsetning til lønsauke og sosiale utgifter i samsvar med budsjettvedtak. Andre disposisjonsfullmakter rådmannen Tilvisingsmynde for kommunen sine utbetalingar. Alle utbetlingsordrar skal vera signert med to underskrifter, anten direkte eller ved elektronisk spor. Avskriving av tap på fordringar. Ved større avskrivingar utover normal drift skal det gjevast informasjon om dette i noter til rekneskapen.

12 Ettergjeving av renter og gebyr opp til kroner Saker om ettergjeving av hovudstol skal fremjast for formannskapet. Tildeling av lån og tilskot etter Husbanken sine regler for etableringslån, utbetringslån og tilskot. Tildeling skjer innanfor økonomiske rammer som kommunestyret har vedteke. Fråfall av pant på lån og vike prioritet når dette truleg ikkje vil innebere tapsrisiko for kommunen utover kr Strykingar ved rekneskapsavslutning i samsvar med rekneskapsforskrifta 9 Driftsrekneskapen: 1. Budsjetterte overføringar frå driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i årets investeringsrekneskap vedteke av kommunestyret sjølv. 2. Avsetjingar til fond som er føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. 3. Budsjettert inndekning av tidlegare års rekneskapsmessige meirforbruk når dette har vore føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. 12 Investeringsrekneskapen 1. Redusere budsjetterte avsetjingar finanisert av investeringsinntekter 2. Overføre budsjettert (ikkje disponert) bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglande dekning Økonomisystemet og kontoplan Økonomisystemet Økonomistyring er blant anna å ha kontroll over verdiskaping og pengestraumar slik at ressursane vert nytta så effektivt som mogleg. Til hjelp nyttar kommunen økonomisystem frå Visma Unique og består av følgjande sentrale funksjonar: Regnskap/budsjett Løn og personalsystem Fakturering (Inngåande og utgåande) I tillegg er det fleire fagsystem som gjev inn data til kommunen sitt økonomisystem: - Fakturamottak - handsaming av manuelle og elektroniske fakturaer. - KomTek - system knytt opp mot matrikkel for gebyr og eigedomsskatt - Notus - turnusprogram med elektronisk overføring av variable lønstransaksjonar - Ehandel program for bestilling av varer/tenester på nett - SATS program for skule og barnehage med elektronisk overføring av bl.a. variable lønstransaksjonar. - Nettbank - Med fleire.

13 I økonomistyringa kan spesialsystema vera eit viktig supplement til økonomisystemet. Den gjennomgåande filosofien er at data berre skal registrerast ein gong for dermed å sikra rasjonell handsaming og trygga datakvaliteten. Bak registrering av økonomisk informasjon ligg det ein økonomimodell. Grunntanken i økonomimodellen er ei "reindyrking" av logisk uavhengige begrep samt relasjonar som vert sett saman til styringsbegrep på dei ønska styrings- og kontrollnivå. I økonomimodellen vert styringsbegrepa kalla dimensjonar og bygger på obligatorisk KOSTRA-kontoplan. Desse kan setjast samen etter behov. Økonomisystemet i Balestrand kommune har følgjande obligatoriske dimensjoner: 13 Konto/art (utgifts/inntektstype som løn, utstyr, reiseutgifter osb). Siffer 2-4 samsvarer med obligatorisk kontoplan artskontoplan frå departementet. Teneste/funksjon (grunnskule, heimeteneste, sjukeheim osb). Siffer 1-3 samsvarer med obligatorisk funksjonskontoplan frå departementet. Ansvar (viser budsjettansvar og intern organisering fri dimensjon) I tillegg til hovuddimensjonar kan konteringar i regnskap og budsjett utvidast med dimensjonane: Prosjekt (spesialisera prosjekt) Aktivitet (ytterligare spesialisering av prosjekt i drifts- og investeringsrekneskap) Døme: Konto Ansvar Teneste Prosjekt D19 Fastløn Spesialomsorg PU Pleie-omsorg i heimen Viktoria hagen Økonomisk rapportering Løpande oppfylgjing i høve budsjett For alle budsjettansvarsområde skal det kvar månad leverast rapport til rådmannen om rekneskap i høve til avvik mellom budsjett og rekneskap på fastsett skjema (dette gjeld med unnatak av dei månadene det er eigne prosessar i høve tertialrapport) Rapport skal bygge på web-budsjettrapport som til ei kvar tid er løpande oppdatert. I tillegg skal alle med budsjettansvar ha tilgang til detaljert lønsjournal som kan hentast frå kommunen sitt lønssystem. Budsjettansvarlege/ kommunalsjefane har ansvar for å levere rapport til rådmann innan ei veke ut i ny månad. Rådmanen skal utarbeida samla rapport til kvar månad til formannskapet (med unnatak av dei månadene det er eigne prosessar i høve til tertialrapportering).

14 I tillegg skal budsjettansvarlege i Balestrand kommune rapportere skriftleg om den økonomiske situasjonen for si eining til rådmannen etter 1. tertiall, 2. tertial og i samband med avslutta rekneskap. Rapporteringa frå budsjettansvarlege saman med sentral økonomieining sine vurderingar er grunnlaget for rapporteringa til politisk nivå. Rapportering til kommunestyret og formannskapet I løpet av året skal kommunestyret handsama følgjande økonomiske statusrapportar: Tertialrapport 1 per 30. april Tertialrapport 2 per 31. august Årsrekneskapen per skal ferdigstillast innan 15. februar. Årsrekneskapen og årsmeldinga vert handsama i kommunestyret innan seks månader etter at rekneskapssåret er avslutta. 14 Rapportane skal innehalda skjema 1A og 1B og skjema for økonomisk oversikt over drift, alle med samanlikning med førre år og budsjett. I økonomiske statusrapportar per 31. april og 31. august vert det gjeve ein gjennomgang av kommunen si samla økonomiske driftsutvikling sett i høve til budsjett. Ved avvik skal rådmannen laga framlegg om inndekning og omdisponering av midlar for å oppnå økonomisk balanse per Det skal også rapporterast på framdrift og økonomisk status for investeringsprosjekta. Rådmannen skal informera formannskapet om vesentlege avvik frå den samla nettoramma som er vedteken i kommunestyret på første ordinære møte. Årsmelding Årsmeldinga skal ta utgangspunkt i kommunelova 48 nr. 5 med følgjande innhald: Opplysingar om forhold som ikkje går fram av rekneskapen Informasjon om kommunen si tenesteyting Tilhøve som er viktig for å vurdera kommunen si stilling og resultatet av verksemda Rådmannen utarbeider årsmeldinga innan 31. mars. Årsmeldinga skal liggja til handsaming i kommunestyret samtidig med at årsrekneskapen vert handsama. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsrekneskapen og løyvinga til føremålet i regulert budsjett, skal det gjerast greie for avviket. Det same gjeld ved avvik mellom inntekter i årsrekneskapen og regulert budsjett. Nasjonal rapportering Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfattar elektronisk rapportering til Statistisk sentralbyrå av rekneskapsdata og tenestedata frå aktuelle fagsystem. Rapporteringsfrist for årsrapportering er 15. januar og 15. februar. I tillegg skal rekneskapsdata rapporterast kvart kvartal. Målet med Kostra er å kopla saman tenesteproduksjonsdata (type tenester, tal produserte einingar, personalinnsats i form av årsverk/timar, brukarar osb) med økonomidata på funksjon/tenestenivå. Samanstillinga gjev informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader sett i høve til ulike brukargrupper. Gjennom denne rapporteringa vert det

15 produsert nøkkel tal i tre nivå. Oversyn over rapporterte data ligg på flg. lenke: Bestilling, mottak, attestasjon/anvising Alle kommunale innkjøp skal skje i samsvar gjeldande lover og reglar samt inngåtte innkjøpsavtalar. Regelverket omhandlar varemottak, attestasjon og anvising uavhengig av om vara er kjøpt gjennom tradisjonelle kanalar eller via E-handel. Innkjøp skal dokumenterast i samsvar med krav i Lov om offentlege innkjøp. Protokoll skal fyllast ut for kjøp over kr Alle tilbydarar skal kunne leggja fram eigenerklæring om tilsette sine arbeidsavtalar for å motvirka sosial dumping, firmaattest som minimumdokumentasjon på eiga verksemd samt skatteattest med oversyn over skatterestanse/mva-restanse. 15 Bestilling Bestilling/rekvirering av varer og tenester på kommunen sine vegen, vert tildelt av avisnar, og får rolle i økonomisystemet som konterar/attestant. Attestant vert knytt mot det/dei ansvar vedk. skal kunne bestilla varer for. Ved bestilling skal bestillar alltid oppgje sitt resursnummer (brukarnamn) eller namn. Faktura der det ikkje kjem fram kven som har bestilt, eller der det ikkje er mogeleg å finna ut av, skal ikkje betalast. Alle inngåande faktura blir skanna inn, eller motteke elektronisk i fakturamottak. Faktura skal stilast til : Balestrand kommune Fakturamottak eller Okonomikontoret@balestrand.kommune.no Kong Beles veg Balestrand. Bestillar skal før bestilling kontrollera at det er budsjettdekning eller at nødvendige vedtak er fatta og at kommunen nyttar inngåtte innkjøpsavtalar. Kjøp utanfor avtale skal kun skje dersom vare/teneste ikkje er å finna i eksisterande innkjøpsavtaler. Varemottak Godkjenning (signering) av ordreseddel At kravsspesifikasjon er fulgt Kvantum, at levering stemmer med bestilt mengde og avtalte priser Er det vesentlege feil /manglar ved leveransen, skal ein umiddelbart kontakte leverandøren (helst skriftleg) for oppretting, evt. returnere varen. Fakturamottak Berre original faktura skal brukast som rekneskapsbilag. Dersom det ikkje er råd å fram skaffa originalfaktura, kan kopi nyttast med påskrift om at kopi erstattar originalfaktura og kvifor originalfaktura ikkje blir nytta. Alle vedlegg til faktura skal skannast bl.a. som dokumentasjon for krav på moms.

16 Kontering / attestering Den interne kontroll skal så langt som praktisk mogleg skilja mellom Person med myndigheit til å bestille varer og tenester og/eller attestasjonsmyndigheit. Person med tilvisingsmyndigheit Person med tilvisingsmynde har ansvar for å etablera trygg intern kontroll Leiar med mynde for tilvising bestemmer kven som får mynde til bestille varer og tenester. Attestant skal kontrollera følgjande: At faktura er levert rettidig, pris og rabatt er korrekt, bestillingsdato, fakturadato, betalingsvilkår, at faktura samsvarar med bestilling og evt. rekvisisjon. At faktura er rett kontert med rett mva-kode Godkjenne og vidaresende for anvising. 16 Tilvising Utbetling til leverandørar skal skje frå Balestrand kommunekasse. Før faktura blir betalt, skal den vera attestert og anvist av 2 forskjellige personar og anvist av person med rett mynde. Dersom desse vilkåra ikkje er oppfylt, skal utbetlingsoppdrag sendast i retur for attestasjon/tilvising av rett myndigheit. Ingen skal anvisa eigne rekningar eller andre utbetalingar til seg sjølv eller til nær familie. Det er heller ikkje lov å anvisa overordna sine rekningar. Ordførar skal anvise utbetalingar til rådmann og motsatt. Anvisar skal kontrollera: At det ligg føre gyldig vedtak om bevilging At det er budsjettdekning innan ansvarsområde Disponering av budsjettmidlar er formelt, reelt og økonomisk i orden Attestasjon og kontroll av faktura er føreteke av personar som er tillagt denne oppgåva. At fakturaflyten frå mottak til anvising skjer innan rimeleg tid. Tilvisingsmynde Det følgjer av kommunelova 23 at rådmannen er tildelt tilvisingsmynde for heile den kommunale forvaltninga. Det er såleis berre rådmann som kan delegere tilvisingsmynde. Administrativ delegering av tilvisingsmynde skal alltid delegerast til namn og ikkje til ei stilling. Tilvisingsmynde skal gjevast skrifteleg med kopi til revisor og økonomikontoret. Melding om delegert mynde skal innehalde opplysning om tilvisingsmynde fordelt på ansvar, teneste og evt. Konti samt signaturprøve. Tilvisingsmynde kan ikkje delegerast til økonomisjef eller andre som har tilgang til å gjennomføra utbetaling frå kommunen sin bankkonti.

17 Tilvisingsmynde og budsjettansvar følgjer same stilling. Faktura Hovudregel er at all fakturering skal skje gjennom økonomisystemet. Dette gjeld også krav om refusjonar så langt det er praktisk mogeleg. Dersom det blir sendt enkeltkrav direkte frå einingane, skal økonomiavdelinga ha kopi av kravet. Fakturagrunnlag skal kontrollerast og godkjennast av den personen som har best kjennskap/kunnskap om krava for å sikra at alle krav er registrert og at desse er rette. 17 Rekneskap og årsavslutning Årsrekneskap/årsmelding Kommunen er pålagt å utarbeida årsrekneskap og årsmelding for si verksemd i samsvar med kommunelova 48. Årsoppgjeret er samansett av fleire dokument: 1. Drift- og investeringsrekeskap 2. Balanserekneskap 3. Økonomiske oversikter i samsvar med rekneskapsforskriftene 4. Noter til rekneskapen 5. Årsmelding 6. Nasjonal rapportering (KOSTRA) Økonomisjef ( fagledar for rekneskap) har ansvar for dokumenta som inngår i punkt 1-4 og 6. Rådmannen har ansvar for årsmelding. Grunnleggande rekneskapsprinsipp Anordningsprinsippet Definisjon i samsvar med rekneskapsforskrifta 7 «Alle kjende utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes.» Anordningsprinsippet krev at alle kjende utgifter og inntekter skal bokførast på korrekt år, uavhengig av om innbetaling/utbetaling er føretatt.

18 Einaste unnataket frå anordningsprinsippet, er bruk av lån. Berre den delen av lånet som faktisk er brukt i løpet av rekneskapsåret, skal førast i investeringsrekneskapen. Ubrukt del blir å registrere som memoriapost i balansen. Finansielt orientert rekneskap Inntekter og utgifter i kommunal samanheng er finansielt orientert. Dette betyr at det er den tilgangen av varer, tenester og produksjonsmidlar, og finansiering av desse som der det sentrale. Bruttoføring Rekneskapen skal førast brutto. Det skal ikkje gjerst frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane og motsatt. Alle utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal visast med sine fulle beløp. Avvik frå prinsippet kan gjerast heilt unntaksvis og må i tilfelle grunngjevast på det aktuelle bilag. 18 Tilgang og bruk av midlar All tilgang og bruk av midlar skal i utgangspunktet visast i drifts- og investeringsrekneskapen. Avvik må grunngjevast på bilaget. God kommunal rekneskapsskikk «Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk, både når det gjelder selve regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen årsregnskapet gir», jfr. Forskrifta 7. God kommunal rekneskapsskikk vil vere i kontinuerleg utvikling i regi av foreininga for dette, GKRS, som vil utvikla standardar/normer innanfor rekneskapsområdet. Kommunale rekneskapsstandardarar har rettsleg verknad for kommunen si rekneskapsføring. Ein oversikt over standardar utarbeida av foreininga for god kommunal rekneskapsskikk finn ein på Vurderingsreglar i balansen Omløpsmidlar skal vurderast til lågaste verdi av anskaffelseskost og verkeleg verdi. Anleggsmidlar skal vurderast til anskaffelseskost og skal gjerast til gjenstand for avskriving. Avskrivingane gir ikkje resultateffekt i driftsrekneskapen. Nedskriving skal gjennomførast ved varig verdifall. Avgrensing mellom investering og drift (KRS 4) 1. «Som investering anses anskaffelser av eiendeler av vesentlig verdi som er bestemt til eget, varig eie eller bruk, samt påkostning på allerede eksisterende varige driftsmidler. Alle investeringer skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen.

19 2. Med varig menes en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. 2. Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr ,-. 3. Som påkostning klassifiseres utgifter som påløper for å føre anleggsmidlet til en annen stand, eller bedre standard enn det var i da det opprinnelig ble anskaffet av kommunen. Det vil si utgifter som øker et anleggsmiddels bruksverdi. Påkostning regnskapsføres i investeringsregnskapet. 4. Som vedlikehold klassifiseres utgifter som påløper for å holde et anleggsmiddel i samme standard tilsvarende som den var på opprinnelig anskaffelsestidspunkt. Tiltak som har karakter av løpende vedlikehold, skal alltid klassifiseres som vedlikehold. Vedlikehold regnskapsføres i driftsregnskapet Følgende inntekter/innbetalinger skal defineres som ikke-løpende inntekter og regnskapsføres i investeringsregnskapet: a) Inntekter ved salg av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler. Utgifter som kan henføres direkte til salg av anleggsmidler, utgiftsføres i investeringsregnskapet etter bruttoprinsippet. b) Inntekt mottatt som vederlag eller kompensasjon for tapte anleggsmidler. c) Inntekt ved salg av finansielle anleggsmidler, med unntak av beregnet avkastning på innskutt kapital. d) Annen inntekt/innbetaling som er både uvanlig, uregelmessig og vesentlig.»