Kartleggingsprosjektet

Transkript

1 Side 1 av 15 Anbefalinger til videre arbeid for å bedre allmennlegenes muligheter for bruk av elektronisk pasientjournal VERSJON KITH-rapport 1034 : 2011

2 Side 2 av 15 KITH-rapport TITTEL EPJ løftet Anbefalinger til videre arbeid for å bedre allmennlegenes muligheter for bruk av elektronisk pasientjournal Kompetansesenter for IT i helse og sosialsektoren AS Postadresse Postboks 6285 Sluppen 7489 Trondheim Besøksadresse Sverresgt. 15, inngang G Telefon Telefaks Forfatter Vigdis Heimly e-post firmapost@kith.no Oppdragsgiver SSP/Hdir Foretaksnummer Dokumenttype og nummer KITH rapport 1034 : 2011 Dato Antall sider 15 Gradering Åpen Godkjent av Kvalitetssikret av Tom Christensen KITH-rapport 1034:2011

3 Side 3 av 15 Sammendrag Følgende tiltak anbefales igangsatt i tilknytning til : 1. Spesifikasjon, utvikling og spredning av funksjoner som er beskrevet i Delprosjekt 1 a. Samstemming av medikamentlister b. Elektronisk overføring av EPJ c. Synonymordlister for NEKLAB 2. Samhandlingsløft: Videreføring av Meldingsløftet og tidligere ELIN-prosjekter med fokus på å få implementert og spredt samhandlingsfunksjonalitet som fortsatt mangler i fastlegenes systemer 3. Kvalitetsløft av fastlegenes journalsystemer med fokus på å utvikle ny og forbedre eksisterende funksjonalitet med tanke på bedre understøttelse av de daglige arbeidsprosessene. 4. Utrede og implementere enklere driftsløsninger for legekontorene Det er også viktig å sikre innspill fra fagmiljøet til nasjonale prosjekter som krever samhandling med allmennlegenes EPJ-systemer, og som allmennlegene antas å skulle bruke i sin arbeidshverdag. Det foreslås å etablere et samarbeid med Norsk forening for allmennmedisin/legeforeningen om en referansegruppe for dette formålet. Et mulig framtidig SAK (Senter for Allmennmedisinsk Kvalitet) vil kunne overta disse oppgavene ved etablering. Leverandører som videreutvikler sine løsninger med utgangspunkt i nasjonale føringer, bør sikres delfinansiering.

4 Side 4 av 15 Innhold 1. Bakgrunn Oppsummering Avgrensning Organisering og gjennomføring av kartleggingsprosjektet Foreslåtte hovedtiltak Videreføring av Delprosjekt 1 i Samhandlingsløft for legekontor : Videreføring av Meldingsløftet Etablering av bruk av dialogmeldingen for samhandling mellom fastleger og sykehuset Forbedre epikriser, henvisninger og rekvisisjoner/svar Forbedring av andre meldingstyper Forbedre fraværsassistentløsningene Brukervennlig overvåking av meldingsflyten Kvalitetsløft: Kvalitetsheving av journalsystemene Bedring av totaloversikt i journalsystemet Beslutningsstøtte Forbedre integrasjon til medisinteknisk utstyr Alternative driftsløsninger Krav til samhandlingsprosjekter som initieres av andre aktører Bruk av NFAs referansegruppe i nasjonale prosjekter Eksempler på nasjonale prosjekter med konsekvenser for allmennlegene Referanser KITH-rapport 1034:2011

5 Side 5 av Bakgrunn Fastlegene utgjør en sentral del av helsetjenesten, men IKT ressursene som brukes på videreutvikling og nyutvikling av IKT-løsninger til bruk hos fastleger er forholdsvis små i forhold til ressursbruken i spesialisthelsetjenesten. Markedet, som er på 1550 legekontorer, er i dag i hovedsak delt mellom 3 norske leverandører. Allmennlegene har mange behov for videreutvikling av EPJ som ikke har blitt tilgodesett av leverandørene, og behovsstyrt utvikling stoppet i stor grad opp etter ELIN-prosjektet. Mye av nyutviklingen av journalsystemene er i stedet knyttet til føringer som blir lagt gjennom nasjonale satsinger, som for eksempel eresept, Kjernejournal, ELIN-k eller Nasjonalt Meldingsløft. Andre eksempler på tiltak som legger nasjonale føringer er innføring av ny sykemeldingsblankett og elektroniske løsninger for blåresept, frikort, behandlerkravmelding med mer. Det videreutviklingsarbeidet som gjøres av journalsystemene for primærhelsetjenesten på grunnlag av disse nasjonale føringene oppfattes av fastlegene som nyttig og viktig, men utfordringen er at det legges beslag på mye utviklingsressurser hos leverandørene. Leverandørene får gjennom ulike brukerfora mange konstruktive innspill til forbedringer av systemene, men leverandørene klarer i for liten grad å prioritere de brukerinitierte kravene i forhold til de nasjonale kravene. Leverandørenes inntjening er for dårlig til at de kan ansette utviklere til å dekke behovene.. Det har heller ikke vært et felles forum for allmennlegene som leverandørene har kunnet henvende seg til når det gjelder prioriteringer. Fra fastlegenes side er det nå etablert en egen referansegruppe, NFAs (Norsk forening for allmennmedisin) referansegruppe for EPJ, se Referansegruppen samarbeider med prosjektet SAK(Senter for Allmennmedisinsk Kvalitet) innhold. Gruppen består av allmennleger med lang erfaring i bruk av EPJ-systemer, og enkelte sykehusleger deltar også aktivt i gruppen. Flere av dem er aktive i leverandørenes brukerforum, og de har også lang erfaring som pilotbrukere i forbindelse med innføring av ny funksjonalitet i journalsystemene og fra deltagelse i nasjonale helse-it prosjekter. Denne gruppen har stått i spissen for å utarbeide et dokument kalt Innspill som ble ferdigstilt høsten 2010 [1]. Dokumentet er dynamisk og foreløpig strukturert etter 36 ønskede utviklingspunkter formidlet fra en rekke fastleger og kanalisert inn i referansegruppen. For å holde god fremdrift i, ble tre punkter skilt ut som viktige satsingsområder i et eget delprosjekt:, Delprosjekt 1. Det har vinteren 2011 blitt arbeidet videre med spesifikasjoner for disse tre områdene som er: Overføring av journal mellom fastlegesystemene Utarbeidelse av verktøy for synkronisering av legemiddellister Mapping til Neklab i EPJ De øvrige punktene i dokumentet var ikke prioriterte. Det var nødvendig med et videre arbeid for å tydeliggjøre og prioritere disse punktene. har med utgangspunkt i dette dokumentet foretatt en gjennomgang som har resultert i den foreliggende rapport. Realisering av er nødvendig for å legge den grunnmur i allmennlegenes EPJ som de øvrige nasjonale prosjekter bør bygges på.

6 Side 6 av Oppsummering Følgende tiltak anbefales igangsatt i tilknytning til : 1. Spesifikasjon, utvikling og spredning av funksjoner som er beskrevet i, Delprosjekt 1: a. Samstemming av medikamentlister b. Elektronisk overføring av EPJ c. Synonymordlister for NEKLAB 2. Samhandlingsløft: Videreføring av Meldingsløftet og tidligere ELIN-prosjekter [2] med fokus på å få implementert og spredt samhandlingsfunksjonalitet som fortsatt mangler i fastlegenes systemer 3. Kvalitetsløft av fastlegenes journalsystemer med fokus på å utvikle ny og forbedre eksisterende funksjonalitet med tanke på bedre understøttelse av de daglige arbeidsprosessene. 4. Utrede og implementere enklere driftsløsninger for legekontorene Gjennomføringen av tiltakene krever god forankring i brukermiljøene og hos leverandørene. De overfor nevnte satsingene er spesielt viktige for fastlegene, men det er også viktig at det er en god forankring av allmennlegenes innspill i forhold til nye nasjonale prosjekter som krever samhandling med allmennlegenes EPJ-systemer og som allmennlegene antas å skulle bruke i sin arbeidshverdag. Det er behov for en fast og forankret referansegruppe for nasjonale prosjekter KITH-rapport 1034:2011

7 Side 7 av Avgrensning Fokus i kartleggingen har vært allmennlegenes EPJ-systemer. Imidlertid vil funksjonalitet på områder som omhandler samhandling, og realisering kreve modifikasjon også i andre systemer (dette gjelder f. eks. medikamenthåndtering). Det er i disse tilfellene gjort en avgrensning i forhold til hva som bør knyttes til.

8 Side 8 av Organisering og gjennomføring av kartleggingsprosjektet Prosjektansvarlig og prosjektleder for kartleggingsprosjektet har vært KITH på vegne av NFA. Prosjektgruppen her bestått av: 2 representanter fra KITH (Vigdis Heimly og Annebeth Askevold) 3 representanter fra referansegruppen i NFA som har solid erfaring fra bruk av de 4 aktuelle EPJ-systemene. (Regin Hjertholm, Lars Wefring og Bent Asgeir Larsen) Det har vært avhold 3 møter med prosjektgruppen KITH-rapport 1034:2011

9 Side 9 av Foreslåtte hovedtiltak 5.1. Videreføring av Delprosjekt 1 i Delprosjekt 1 omfatter et spesifikasjonsarbeid på et overordnet nivå som grunnlag for en funksjonsforbedring av programvaren for fastlegesystemene for tre spesifikke områder Utarbeidelse av verktøy for samstemming av legemiddellister Mapping av laboratoriesvar til felles analysenavn i henhold til NEKLAB i EPJ Overføring av journal mellom fastlegesystemene Videre arbeid med disse områdene bør prioriteres høyt. Arbeid med en overordnet spesifikasjon for disse områdene er under sluttføring pr Samhandlingsløft for legekontor : Videreføring av Meldingsløftet Meldingsløftet har bidratt til å etablere og videreføre løsninger som er viktige for samhandlingen mellom legekontor og andre aktører. Det er likevel fortsatt et stort sprik mellom fastlegenes behov og det som i dag er realisert i praktisk bruk. Breddingen av ELIN-k på foretakssiden er også mangelfull. Deler av ELIN-k kan forhåpentligvis følges opp i Meldingsløftet for kommunene, men dette prosjektet har også kort tidshorisont. FUNKKe-prosjektet i Helse Nord har fokus på bredding, men det er viktig at breddingsprosjekter også gjennomføres i andre regioner, og ikke minst at funksjonaliteten i løsningene også forbedres. Det anbefales derfor at det igangsettes et Samhandlingsløftprosjekt med fokus på å bedre samhandlingen mellom fastleger og øvrige aktører. Følgende hovedområder bør prioriteres: Etablering av bruk av dialogmeldingen for samhandling mellom fastleger og sykehuset Forbedring av løsninger for utveksling av epikriser, henvisninger og svar Forbedring av løsninger for utveksling av andre meldingstyper Forbedre fraværsassistentløsningene Forbedring av løsningene for overvåking av meldingsflyten Etablering av bruk av dialogmeldingen for samhandling mellom fastleger og sykehuset Dette inkluderer Utarbeide krav for samhandling basert på dialogmelding, herunder: o Utvidelse av funksjonaliteten i journalsystemene hos fastlegene for å kunne sende svar på innkomne meldinger. o Utvidelse av funksjonaliteten slik at man kan få oversikt over en dialog som inneholder flere meldinger over tid.

10 Side 10 av 15 o Selvstendig bruk av dialogmeldingen, for eksempel for å avklare problemstillinger i tilknytning til et sykdomstilfelle som kan medføre innleggelse. Tilpasning av standarden, hvis det avdekkes nye behov i spesifikasjonsfasen. Testing og sertifisering av løsningene hos leverandørene samt bredding hos fastleger og sykehus Forbedre epikriser, henvisninger og rekvisisjoner/svar Revidere standardene for epikrise, henvisninger og rekvisisjoner. Utgangspunktet for dagens løsninger er lite fleksible EDIFACT-meldinger. Disse ør løftes opp på samme nivå som PLO-meldingene i ELIN-k med hodemelding og økt grad av strukturering med gjenbrukbare moduler. Dette er eksempelvis viktig for å lette arbeidet med samordning av legemiddellistene. Bør baseres på Legemidler i bruk (M25) fra eresept. Krever også samarbeid med eresept og må også ses i sammenheng med det arbeidet som gjøres i Delprosjekt 1 i, Kjernejournalprosjektet, og prosjektet Interaktiv Henvisning i Helse SØ. Implementasjon av oppgraderte meldinger hos samtlige journalsystemleverandører, sertifisering samt oppfølging av breddingsprosessen hos fastleger og sykehus. Dette krever også stor grad av lokal forankring og knytning til arbeidet i Helseforetakenes praksiskonsulentordning. (PKO) Implementasjon, sertifisering og bredding av meldinger med vedlegg. Standarden er utarbeidet, men ikke tatt i bruk. Eksempel på typer av vedlegg: Hudbilder, EKG og spirometri. Forbedre strukturen i epikrisene med utgangspunkt i Den Gode Epikrise, spesielt i forhold til CAVE og medikamentopplyninger. ELIN-krav for henvisninger må oppdateres og implementeres. Implementasjonen er gjort ulikt i journalsystemene. Eksempler på iktige krav som må implementeres er: o Diagnoser å kunne redigeres bort fra uttrekk o Krav til automatiske uttrekk fra journal må gjennomgås og oppdateres (ønske om flere typer uttrekk) o Tidligere sendte henvisninger må kunne hentes fra korrespondansearkivet og brukes som basis for nye meldinger Kvalitetsforbedring av brukergrensenittet i journalsystemene ifm visning av implementerte meldingstyper. Implementasjonene er i dag mangelfulle. Eksempelvis blir mange meldinger feildaterte slik at det er vanskelig å finne igjen kontakter. Det er også behov for å definere brukerkrav til visning av multimediadokumentasjon som oversendes fra andre aktører. Må avklare hvilke formater som leverandører skal støttes. Risikovurdering er nødvendig i forhold til hvordan man skal løse utfordringer med sikker tilgang og backup. ELIN-kravene bør vurderes oppdatert. KITHs visningsfiler for henvisning og epikrise bør forbedres. Forbedring i forhold til bruk/tolkning av struktur. Nå kommer en del informasjon dobbelt opp. (Stor ustrukturert tekst). Praksiskonsulentene må spesielt involveres i utviklings- og breddingsprosesser for å sikre at løsningene gir mulighet for å registrere og kommunisere strukturert informasjon hos alle parter, og at det etableres en felles forståelse av hvordan strukturen skal brukes. Det er behov for bedre samarbeid mellom leverandører, brukere og KITH KITH-rapport 1034:2011

11 Side 11 av Forbedring av andre meldingstyper Spesielt fokus bør legges på å forbedre brukergrensenittet i forhold til ELIN-k meldingene. Det er i dag for vanskelig å kvalitetssikre informasjonen som sendes ut og sensitiv eller uønsket informasjon kommer med i automatiske uttrekk. All informasjon fra ELIN-k meldingene som sendes må også inn i korrespondansearkivet. Grensesnitt for SYSVAK-meldinger som er laget for helsestasjoner, bør tilpasses allmennlegers behov for god arbeidsflyt og kvalitetsikrede meldinger Forbedre fraværsassistentløsningene Det må sikres at innkomne meldinger følges opp av allmennlegene.. Funksjonaliteten i journalsystemet må kunne sikre at dette også skjer ved fravær. Krav bør defineres og implementeres i journalsystemene Brukervennlig overvåking av meldingsflyten Brukergrensesnitt til overvåkingssystemene oppfattes av mange som lite brukervennlig. Det bør utarbeides generelle krav til denne typen systemer samt utarbeides gode rutiner for hvordan meldingstrafikken skal følges opp på legekontorene. Samarbeid med leverandører og NHN må etableres. Det er viktig at alle elementer som omtales i notat som avvikling av papir (ref) må være tilgjengelig. Ref. fraværsassistent Kvalitetsløft: Kvalitetsheving av journalsystemene Det forelås å etablere et prosjekt etter ELIN-modellen med primært fokus på å heve kvaliteten på de eksisterende journalsystemene. Dette innebærer å definere et sett av krav til funksjonalitet som skal implementeres i samtlige journalsystemer. Arbeidet bør utføres i tett samarbeid mellom leverandører og brukere. Arbeidet skal først og fremst omfatte nye funksjoner, men deler av denne funksjonaliteten kan allerede være implementert i enkelte av journalsystemene. Det bør foretas testing av brukerkravene og i de tilfellene hvor eksisterende funksjonalitet ikke er tilfredsstillende i forhold til brukerkravene, må implementasjonen oppgraderes. Hovedområder som bør prioriteres Bedring av totaloversikt i journalsystemene ved: o Ny funksjonalitet for tidslinjer o Enkel problembasert journal basert på bedre muligheter for å sortere dokumentasjonen på grunnlag av problem o Ny funksjonalitet ifm korrespondansearkiv o Økt bruk av struktur med muligheter for overføring/deler av strukturelementer i journalen til oversiktsfelter basert på brukerdefinerte krav. Beslutningsstøtte Integrasjon mot medisinsk teknisk utstyr

12 Side 12 av 15 Prosjektet må innledes med å foreta en avgrensning i forhold til hvilken funksjonalitet som skal tas med Bedring av totaloversikt i journalsystemet Tidslinjer Det er gjort mye internasjonalt arbeid med implementering av tidslinjer i journalsystemene, og funksjonaliteten er etterspurt av allmennlegene. Allmennlegene hevder at tidslinjer vil kunne gi mye informasjon som man ikke får ut av journalsystemet i dag. Problemorientert sortering av journal Det finnes enkel funksjonalitet i noen av journalsystemene, men denne bør utvikles videre. Kvalitetsheving av korrespondansearkivet Korrespondansearkivene er i dag for dårlig organisert og er til dels uoversiktlige. Funksjonaliteten bør forbedres vesentlig. Økt bruk av struktur med muligheter for overføring/deler av strukturelementer i journalen basert på brukerdefinerte krav Eksempelvis bør tidligere sykdommer kunne brukes som grunnlag for overføring til/fra andre moduler/notater. Mulighetene for gjenbruk av strukturelementer vil også avhenge av i hvilken grad informasjon er overført strukturert fra andre journalsystemer Beslutningsstøtte Krav til hvordan beslutningsstøtte skal integreres med journalsystemene bør defineres. Grensesnitt for hvordan ulike aktører skal kunne tilby beslutningsstøtte bør defineres. Det bør lages et generelt grensesnitt og prinsipp for beslutningsstøtte som går igjen over alt i EPJ. Det er her naturlig med et samarbeid med bl.a: Kunnskapssenteret og eresept Forbedre integrasjon til medisinteknisk utstyr Det utarbeides brukerkrav til hvordan medisinsk teknisk utstyr (inkl. laboratorieutstyr) skal integreres. Mange typer utstyr er i dag mangelfullt integrert. Det bør i denne sammenhengen også avklares hvilke standarder som skal brukes og om det evt. er behov for å utvikle nye. Eksempelvis må man bli enige om hvilke parametre fra den medisinske undersøkelse som automatisk skal trekkes ut og vises som konklusjon på egnet sted i EPJ og hvordan resymeer bør vises. Spirometri og EKG bør prioriteres høyt Alternative driftsløsninger Enklere og mere brukervennlige driftsløsninger for legekontorene bør utredes. Dagens drift av IT-systemene på legekontor kan helt klart forbedres. Det bør avklares hvilke krav som stilles for å kunne sette ut driften av journalsystemene til en ekstern aktør. Ulike typer av driftsformer bør vurderes. NHN kan være en mulig samarbeidspart i et slikt prosjekt, men det er ingen forutsetning av det er NHN som skal drifte systemene KITH-rapport 1034:2011

13 Side 13 av Krav til samhandlingsprosjekter som initieres av andre aktører Bruk av NFAs referansegruppe i nasjonale prosjekter Det er igangsatt og planlagt mange nasjonale prosjekter som kan ha stor innvirkning på videreutviklingen av allmennlegenes journalsystemer. Disse prosjektene legger ofte føringer i forhold til hvilken funksjonalitet som skal implementeres og hvordan dette skal gjøres. Brukerrepresentanter er i mange tilfeller involvert i disse prosjektene, men det er viktig at brukerkravene til ett system kan ses i sammenheng med hvilke krav som stilles i forhold til andre systemer. ELIN-kravene [3] gir noen grunnleggende føringer for dette, bla i forhold til integrasjon og fastlegens arbeidsflate. Det er spesielt viktig for fastlegene at innføring og bruk av nye løsninger ikke skal føre til merarbeid, men helst forenkle de daglige arbeidsoppgavene og bidra til økt kvalitet av tjenestene til pasientene. Referansegruppa for EPJ besitter betydelig prosjekterfaring og har et godt totalbilde av konsekvensene av integrasjon av sine EPJ-systemer i forhold til andre systemer. Det foreslås samarbeid med NFA om bruk av representanter fra NFA i utviklingsarbeidet med nasjonale prosjekter. Det foreslås også samarbeid om å bruke representantene som referansegruppe for nasjonale prosjekter. Se også kap 2. Senter for allmennmedisinsk kvalitet SAK er foreslått med en avdeling for utvikling av allmennmedisinsk EPJ, med mulighet for å overta disse funksjonene Eksempler på nasjonale prosjekter med konsekvenser for allmennlegene Mange nasjonale prosjekter som har konsekvenser for allmennlegene er igangsatt eller under etablering. For alle prosjekter som har grensesnitt i forhold til EPJ-systemene i allmennpraksis, er brukerinvolvering sentralt. Eksempler på slike prosjekter som planlagt eller igangsatt er: eresept Helsekort for gravide Helseportalen Kjernejournal NHN Meldingssentral Adresseregister/OCEAN Elektroniske meldinger til /fra NAV/HELFO Pasientreiser Det er bekymringsfullt at det på noen områder utarbeides papirskjema uten plan for videreføring i elektroniske løsninger som skal integreres med journalsystemene. Allmennleger med god kompetanse på elektroniske journalsystemer bør involveres i utforming av nye skjemaløsninger. Det vises f.eks til at endringer i sykmeldingsblanketten kan ha store konsekvenser for deres arbeidsrutiner avhangig av hvordan dette kan implementeres i journalsystemet. Allmennlegene ser spesielt behov for at det blir etablert et nasjonalt prosjekt for å realisere helsekort for gravide. Det elektroniske helsekortet er etterspurt, men arbeidet ser ut til å ha stoppet opp. Dette er et prosjekt som involverer mange aktører, men for allmennlegene er

14 Side 14 av 15 det viktig at de involveres tidlig slik at løsningen kan komme inn i den naturlige arbeidsflyten på legekontoret. Bedre muligheter for kommunikasjon med NAV er også høyt etterspurt. Eksempler er: Brev og vedtak fra NAV/Helfo elektronisk, Arbeidsgiverregister, maksdato for sykmelding, frikortstatus og elektronisk fastlegeregister. Dialogmelding bør også tas i bruk for samhandling mellom NAV og fastlegene. Det igangsettes også regionale prosjekter som kan legge føringer for en stor gruppe av allmennleger. Et eksempel på et slikt prosjekt er Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon i Helse Sør-Øst og FUNKKe-prosjektet i Helse Nord KITH-rapport 1034:2011

15 Side 15 av Referanser [1] Notat, Innspill EPJ-løft, KITH, [2] Generelle funksjonskrav ELIN, versjon 1.1, revisjon 1, Se: aspx [3] ELIN-metodikk, Versjon 1.0, 1. Juni 2007 Se: