Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Utvalg for oppvekst og kultur Møtedato: Møtested: Harstad Rådhus - Formannskapssalen Tidspunkt: 12:00 Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr PS 15/3 PS 15/4 Tittel Felles friluftsråd for Sør-Troms og Ofoten Nye barnehageplasser i Ervik Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside Harstad, 27. februar 2015 Per Pedersen Leder Side1

2 Saksnr PS 15/3 PS 15/4 Tittel Felles friluftsråd for Sør-Troms og Ofoten Nye barnehageplasser i Ervik Side2

3 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2577 Saksbehandler: Ulf-Håkon T. Stoltz Arkivkode: C20 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for oppvekst og kultur /3 Kommunestyret FELLES FRILUFTSRÅD FOR SØR-TROMS OG OFOTEN Vedlegg: Forslag til vedtekter for Friluftsråd Saksfremlegg Etablering av interkommunalt friluftsråd, sak 14/74 Ingress: Harstad kommunestyre tok i sak 14/74 utredningen om interkommunalt friluftsrådsamarbeid i Sør-Troms til orientering og ba rådmannen fortsette prosessen mot omkringliggende kommuner med sikte på at Harstad kommune skal inngå i et friluftsråd. Saken er nå behandlet i regionrådene både i Sør-Troms og Ofoten der en har støttet opprettelsen av et felles Friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms. Prosessen bes nå videreført med selvstendige vedtak i hver enkelt medlemskommune. Rådmannens tilrådning: 1. Harstad kommune viser til gjennomført utredningsarbeid om interkommunalt friluftslivssamarbeid i Sør-Troms og Ofoten 2. Harstad kommune støtter initiativet om å etablere et felles friluftsråd for Sør-Troms og Ofoten slik det framgår av gjennomført utredning og rådmannens saksframlegg. 3. Forslag til vedtekter godkjennes. Styret i friluftsrådet gis fullmakt til å avklare friluftsrådets navn. 4. Kommunestyret vil etter valget oppnevne representant og vararepresentant til friluftsrådets årsmøte. Ordføreren gis fullmakt til å delta selv, eller finne andre fra formannskapet, til å delta på det nye friluftsrådets første ordinære årsmøte i Rådmannen gis fullmakt til å oppnevne kommunens representant i friluftsrådets administrative samarbeidsgruppe. 6. Medlemskontingenten fastsettes til kr 11,- pr. innbygger som tilsvarer kr for Medlemskontingenten finansieres gjennom allerede vedtatt bevilgning i VHP på kr og tilleggsbevilgning på kr Tilleggsbevilgningen finansieres ved økt rammetilskudd. Budsjett 2015 reguleres i henhold til dette. 8. Friluftsrådets arbeid evalueres kontinuerlig som en del av arbeidet med arbeidsprogram/-budsjett og årsrapport/regnskap. Side3

4 Saksopplysninger Det finnes i dag 25 friluftsråd rundt om i landet med til sammen 209 kommuner som medlemmer. Nord-Troms friluftsråd som ble stiftet er landets nyeste friluftsråd. Friluftsrådene er vanligvis organisert som forening/organisasjon, interkommunalt samarbeid etter Kommune-lovens 27 eller som underutvalg til regionråd. 19 av kommunene i Troms er enten tilknyttet Ishavkysten friluftsråd, Midt-Troms friluftsråd, Nord-Troms friluftsråd eller Ofoten friluftsråd (Gratangen kommune og Lavangen kommune). Prosessen med å opprette felles friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms har pågått siden 2009, men ble intensivert i 2014 etter initiativ fra Sør-Troms regionråd, Ofoten regionråd, Ofoten friluftsråd og Forum for natur og friluftsliv i Troms. Kommunestyret i Harstad gjorde vedtak i sak 14/74 den : 1. Harstad kommunestyre tar utredning om interkommunalt friluftsrådsamarbeid i Sør-Troms til orientering. 2. Harstad kommunestyre ber ordfører og rådmann fortsette prosessen mot omkringliggende kommuner med sikte på at Harstad kommune skal inngå i et friluftsråd. Da enten ved at: Sør-Troms-kommunene danner et nytt friluftsråd sammen med Ofoten friluftsråd eller at det etableres et eget friluftsråd for Sør-Troms. Prosessen forutsettes sluttført i løpet innen utgangen av 2014 med siktemål om deltakelse i friluftsråd fra Det legges fram egen sak for kommunestyret når prosessen er sluttført. Kommunestyret setter en øvre grense på kr ,- som kommunens årlige kontingent i et slikt samarbeid. Sør-Troms regionråd gjorde vedtak den : Sør-Troms regionråd går sammen med Ofoten regionråd for å finne fram til en best mulig modell for et nytt felles friluftsråd i Ofoten og Sør-Troms. Daglig leder og regionrådsleder ivaretar dette og legger fram et omforent forslag for regionrådet. Ofoten regionråd, sak HS 04/15: "Ofoten regionråd anbefaler kommunene i Ofoten å godkjenne de vedlagte vedtektene for friluftsråd i Ofoten og Sør-Troms. Navnet på friluftsrådet bestemmes av styret når det er konstituert. Saksframlegg utarbeides og distribueres til hver kommune." Sør-Troms regionråd, sak 04/15 Hålogaland friluftsråd (HFR): STRR støtter organisering av HFR etter kommunelovens 27-interkommunalt samarbeid. Kommunene Harstad, Skånland, Ibestad, Kvæfjord og Salangen må fatte selvstendige beslutninger om de ønsker å melde seg inn og bli en del av HFR eller ikke. Saksfremlegg utarbeides og distribueres til hver kommune. Med dette som bakgrunn legges det fram et nytt revidert saksframlegg til behandling i kommunene Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Salangen og Skånland. Forslag til vedtekter Mønstervedtekter fra Friluftsrådenes Landsforbund er brukt som utgangspunkt i arbeidet med å etablere vedtekter for et nytt felles friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms. Vedtektene inneholder blant annet: En formålsparagraf som sier at friluftsråd skal arbeide for å fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv til beste for befolkningens trivsel og helse. Side4

5 Friluftsrådet er et interkommunalt samarbeidsorgan etter 27 i Kommuneloven der kommunene i Sør-Troms og Ofoten kan være medlemmer. Det er foreslått et styre som skal bestå av fem medlemmer med personlige varamedlemmer fra medlemskommunenes formannskap. Det er foreslått en samarbeidsgruppe som skal består av ett medlem fra hver kommune-administrasjon. Fortrinnsvis noen som arbeider med friluftsliv/folkehelse. Forslag til vedtekter følger som vedlegg til saken. Profil og fokusområder Det er årsmøtet som godkjenner friluftsrådets strategi- og arbeidsprogram, etter innspill fra medlemskommunene, friluftslivsorganisasjonene og eventuelt andre. Det er lagt opp til at det nye friluftsrådet skal bygge videre på den innsats som har vært utført av Ofoten friluftsråd, og som følger Friluftsrådenes Landsforbunds veileder/forventninger. Det nye friluftsrådet for Ofoten og Sør-Troms skal: Være et kompetansesenter for friluftslivet og medlemskommunene i Ofoten og Sør-Troms. Ha oversikt over aktivitet og friluftslivsmuligheter i Ofoten og Sør-Troms. Avklare hvilke områder som bør sikres til friluftslivsformål og få til forvaltningsplaner for disse. Arbeide for skilting og merking av tur-, skiløyper og stier. Samarbeide med skoler og barnehager om Læring i friluft. Prioritere friluftsliv og folkehelse. Aktivitetstiltak og arrangementer (barn, unge, eldre og andre prioriterte målgrupper). Være høringsinstans for saker som berører friluftslivsarealer. Dette i samarbeid med FNF Troms og FNF Nordland. Informasjon og vern om allemannsretten. Arbeide for at det i Ofoten og Sør-Troms søkes spillemidler til anlegg og tilrettelegginger for friluftsliv. Friluftsrådet har spesielt fokus på informasjon og aktiviteter som er rettet mot barn og unge, i tråd med nasjonal satsning på fysisk aktivitet for denne målgruppen. Vertskommune Narvik kommune er i dag vertskommune for Ofoten friluftsråd. Dette innebærer at kommunen bidrar med kontor og lager, utfører oppgaver knyttet til økonomi og revisjon samt div. lønns- og personaloppgaver. Det legges opp til at dette skal videreføres også for det nye friluftsrådet for Ofoten og Sør-Troms. Friluftsrådets navn I det forberedende arbeid har Hålogaland friluftsråd vært brukt som arbeidsnavn på det nye friluftsrådet. Sør-Troms regionråd har også brukt navnet i sin siste behandling av saken. Det legges opp til at friluftsrådets årsmøte/styre behandler og godkjenner navnesaken. Økonomi Landets friluftsråd finansieres med tilskudd fra stat, fylkeskommune i tillegg til kontingent fra medlemskommunene samt andre egeninntekter. Gjennomsnittlig utgjør medlemskontingenten cirka 30 % av friluftsrådenes budsjett. Dette innebærer at en vesentlig del av friluftsrådenes inntekter skaffes til veie via ulike tilskuddsordninger og andre egeninntekter. Å sørge for inntekter og tilskudd til regionens friluftslivsarbeid skal være et viktig argument for etablering av friluftsråd. Det vil være et mål at kommunene får mange positive effekter av å være medlem av friluftsrådet, også økonomisk. Medlemskontingentsatsen for landets ulike friluftsråd varierer, men utgjør cirka kroner 10,- pr innbygger. Noen av friluftsrådene har lavere kontingent, mens andre har høyere. Side5

6 Dagens kontingentsats for Ofoten friluftsråd er kr 10,92,- pr. innbygger. I tillegg har de et flatt grunntilskudd på kr 7.439,- pr. kommune. Medlemskontingenten for landsdelens øvrige friluftsråd er som følger Nord-Troms kr 20, Ishavskysten kr 10,-, Midt-Troms kr 7,97, Vesterålen kr 7,50, Salten kr 9,67, Polarsirkelen kr 16,- og Helgeland kr Friluftsrådene mottar administrasjonstilskudd fra Friluftsrådenes Landsforbund (FL) etter bestemte kriterier. Kontingent fra kr 6,- til kr 11,99 gir et økt tilskudd fra FL på kr ,-, men kontingent over kr 12,- kr ,- mer i tilskudd fra FL. Fylkeskommunene i Troms og Nordland har ingen slike føringer når det gjelder administrasjonstilskudd. Ofoten regionråd, Sør-Troms regionråd og Ofoten friluftsråd har i sin utredning anbefalt cirka kr 10,- i medlemskontingent samt et flatt grunntilskudd pr. kommune som i dag. Normal praksis i flere av landets friluftsråd, som også gjelder for Ofoten friluftsråd, er at årsmøtet kan justere medlemskontingenten i samsvar med lønns- og prisstigning. All øvrig økning av kontingenten må godkjennes av kommunene. Ofoten regionråd har signalisert et ønske om at årsmøtet ikke skal ha fullmakt til å justere kontingenten etter lønns- og prisstigning. Friluftsrådet vil søke tilskudd til å gjennomføre ulike prosjekt, aktiviteter og tiltak. Friluftsrådenes landsforbund (FL), Troms fylkeskommune og andre vil være sentrale instanser for å søke tilskudd. Med utgangspunkt i eksisterende medlemskontingent for Ofoten regionråd (kr 10,92) blir kontingenten som følger for 2015 med innbyggertall etter SSB: Kommune Innbyggere(SSB-tall ) Kr 11,- pr innb. Grunntilskudd Harstad kr Kvæfjord 3076 kr Ibestad 1410 kr Skånland 2988 kr Salangen 2219 kr Lavangen 1008 kr Total for Ofoten friluftsråd hadde i 2014 en omsetning på om lag 1,7 millioner kroner. Bemanning Ofoten Friluftsråd har i dag daglig leder i 100 % stilling samt div. mindre engasjementstillinger i tillegg. Det legges opp til at bemanningen i et nytt felles friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms skal styrkes med (cirka) ett årsverk. Hvordan dette skal gjøres vil bli avklart av styret med utgangspunkt i behov og ressurser. Arbeidsoppgaver Det videre arbeid i styret, samarbeidsgruppa og i samarbeid med nye medlemskommuner og eksisterende medlemskommuner i Ofoten, Troms fylkeskommune og FL (Friluftsrådenes landsforbund), må avklare Friluftsrådets arbeidsplan. Her er innspill som har det har vært jobbet med i samarbeid med kommunene i Sør-Troms så langt: Politisk behandling Det foreslås en politisk behandling av saken i kommunestyrene etter følgende framdrift: Kvæfjord kommune: Harstad kommune: Ibestad kommune: Salangen kommune: Skånland kommune: 10. mars 12. mars 12. mars 27. april 22. april Ofoten friluftsråd har på sin møteplan for 2015 berammet årsmøte til den 27. mai. Dette vil være felles årsmøte for det nye friluftsrådet der Ofoten friluftsråd opphører samtidig Side6

7 som det nye friluftsrådet etableres. Kommunestyret bevilget i 1.tertial 2014 kr ,- årlig (fra 2015) til formålet. Disse midlene er innarbeidet i budsjettet for 2015 og Virksomhetsplanen for kommende år. De resterende kr foreslås finansiert ved økt rammetilskudd. Stortingets endelige vedtak om kommuneopplegget for 2015 gir kommunene noe høyere frie inntekter enn forutsatt i VHP. Rådmannen vil komme nærmere tilbake til dette i første tertial. Hugo Thode Hansen Rådmann Svein-Arne Johansen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side7

8 EKSEMPELVEDTEKTER INTERKOMMUNALE FRILUFTSRÅD Interkommunale friluftsråd er samarbeid mellom 2 eller flere kommuner om konkrete friluftslivsoppgaver. Gjennom regelverket til en tilskuddsordning fra Miljøverndepartementet (kap 1427, post 78) settes det nærmere krav til samarbeidet og oppgaver for at en skal kunne oppnå slik støtte. I praksis er disse bestemmende for kravene til å være interkommunalt friluftsråd. I FLs vedtekter heter det at alle interkommunale friluftsråd som har minst 2 kommuner som medlemmer, kan være medlem av landforbundet. Videre står det vedtektenes 2 at "hvert friluftsråd beholder sin organisasjonsmessige, økonomiske og arbeidsmessige selvstendighet". Men friluftsråd som ikke fyller sine kontingentforpliktelser eller fyller kriteriene for å motta administrasjonsstilskudd fra Miljøverndepartementet som interkommunalt friluftsråd, kan strykes som medlem av årsmøtet. De første interkommunale friluftsrådene blei stifta på 1930-tallet, og hadde vedtekter svært lik frivillige organisasjoner. Gjennom årenes løp er vedtektene både for de eldste friluftsrådene og for nye modernisert og formalisert i forhold til at dette dreier seg om interkommunalt samarbeid. Formelt sett er en rekke alternativer for organisering av interkommunale friluftsråd aktuelle: - Forening der både kommuner og frivillige organisasjoner er medlem - Underutvalg av regionråd med forankring i regionrådets vedtekter og formelle organisering - Interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27 - Interkommunalt samarbeid etter vertskommune-prinsippet, jf Kommunelovens 28 - Interkommunalt selskap, IKS, jf egen lov. - Stiftelse, jf egen lov. De fleste friluftsråd er i dag organisert som "forening", interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27 eller som underutvalg av regionråd. Ved danning av nye friluftsråd kommer det ofte opp spørsmål om eksempel på vedtekter. Vedtekter for eksisterende friluftsråd vil en kunne få ved direkte henvendelse, og de ligger for de fleste ute på nett - se og høyre marg for medlemsfriluftsrådene. FL har i tillegg utarbeida eksempelvedtekter som følger i dette notatet. Vi har valgt å lage eksempelvedtekter for friluftsråd organisert etter Kommunelovens 27 og for friluftsråd som er underutvalg av regionråd. Mye vil være likt i vedtektene uavhengig av organisasjonsform. Hvis en velger å organisere friluftsrådet som forening, kan eksempelvedtektene for organisering etter 27 brukes, men en må ta med at organisasjoner kan være medlem og avklare deres representasjon i årsmøte og styre, samt kontingentfastsettelse. Hvis en vil knytte friluftsrådets vedtekter til annet lovverk, må en sjekke de krav og forutsetninger som dette setter. Så vidt vi kan se vil bare forening eller stiftelse være aktuelt hvis en ønsker at frivillige organisasjoner skal være medlem sammen med kommunene. For å kunne motta moms-refusjon på linje med kommunene, vil det imidlertid være nødvendig at friluftsrådet er organisert etter Kommuneloven 27 eller 28, som IKS eller som underutvalg av regionråd - noe avhengig av hvordan dette er organisert. Ved organisering etter Kommunelovens 27 må det særskilt avklares valg av årsmøterepresentanter og styrerepresentanter, og om styrerepresentantene skal velges blant årsmøterepresentantene eller ikke. Friluftsrådene har valgt ulike løsninger her. Side8

9 Alternativ 1: SØR-TROMS FRILUFTSRÅD ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27 1 DELTAKERKOMMUNER Sør Troms Friluftsråd er et interkommunalt samarbeidsorgan etter 27 i Kommuneloven mellom Ibestad kommune, Harstad kommune, Kvæfjord kommune, Lavangen kommune, Salangen kommune og Skånland kommune. Tilslutning fra nye deltakerkommuner må godkjennes av friluftsrådets årsmøte og kommunestyret i hver av deltakerkommunene. 2 FORMÅL Friluftsrådet skal i samarbeid med deltakerkommunene, andre offentlige myndigheter og organisasjoner, fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv i den regionen deltakerkommunene omfatter, til beste for befolkningens trivsel og helse. 3 ORGANISASJON Friluftsrådets faste organer er årsmøtet, styret og en administrasjon som står for den daglige driften. Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund. 4 ÅRSMØTE Årsmøtet er friluftsrådets øverste myndighet. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtet består av 2 utsendinger fra hver deltakerkommune valgt for kommunestyreperioden av kommunen. Når kommunene velger 2 eller flere årsmøterepresentanter, skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser. Årsmøtet er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. Årsmøtet skal innkalles med minst 4 ukers skriftlig varsel. Saksliste og saksdokument skal følge innkallingen. Med unntak av vedtektsendringer, jf 9, treffes beslutninger med vanlig flertall. Årsmøtet skal behandle: 1. Godkjenning av innkalling, saksliste og utsendinger. 2. Velge ordstyrer og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Styrets årsmelding. 4. Regnskap med revisjonsberetning. 5. Arbeidsplan 6. Budsjett, herunder fastsette tilskudd (kontingent) fra deltakerkommunene. 7. Behandle innkomne saker. 8. Valg a) Styre b) Styrets leder og nestleder c) Valgkomite Side9

10 Det foretas skriftlig valg hvis noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning. 5 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når årsmøteutsendinger fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minst 3 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for Årsmøte. 6 STYRE Alternativ 1: Styret består av ett medlem fra hver medlemskommune valgt blant de oppnevnte årsmøteutsendingene fra deltakerkommunene. Alternativ 2: Styret består av ett medlem fra hver medlemskommune. De oppnevnte årsmøteutsendingene fra deltakerkommunene kan ikke velges som styremedlemmer. Felles: Det velges leder og nestleder blant styrets medlemmer. Styremedlemmene, leder og nestleder er på valg hvert år. I styret skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser. Valgkomiteen velges blant de oppnevnte utsendingene fra deltakerkommunene. Styret skal behandle følgende: 1. Tilsette daglig leder og fastsette instruks for denne. 2. Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med vedtekter og årsmøtevedtak. 3. Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med vedtekter og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett. Styret kan velge et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensa oppgaver som lønnsutvalg, utvalg for konkrete prosjekter m.v. Det skal føres protokoll fra styremøtene som bl.a. sendes deltakerkommunene. 7 SAMARBEIDSGRUPPE Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Friluftsorganisasjoner kan også tilbys plass i samarbeidsgruppa. Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan forberede saker for styret. Side10

11 8 ØKONOMI Friluftsrådet er et eget rettssubjekt som fører eget regnskap. Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av årsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene. Årsmøtevedtak om indeksregulering av kontingenten etter deflator er endelig. Årsmøtevedtak om kontingentøkning ut over dette må godkjennes av medlemskommunene. Friluftsrådet har myndighet til å ta opp lån og pantsette eiendom og verdier etter vedtak på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. 9 VEDTEKTSENDRINGER Endring av vedtektene kan bare gjøres på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall. Opptak av nye medlemskommuner etter 1 skal også godkjennes av deltakerkommunene. 10 UTTREDEN OG OPPLØSNING Den enkelte deltakerkommune kan med skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet fra 1.1. året etter at slikt varsel er sendt. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Dersom Friluftsrådet eier friluftsområder i en kommune som trer ut av Friluftsrådet, skal eiendommen overføres til vedkommende kommune. Ut over dette har ikke kommuner som trer ut av Friluftsrådet, krav på eiendommer eller verdier. Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært årsmøte, og krever 2/3 flertall blant frammøtte stemmeberettiga. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres eiendommer som Friluftsrådet eier til vedkommende kommune, og alle oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter befolkningstall ved sist årsskifte. 11 VOLDGIFT Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av disse vedtektene, skal tvisten avgjøres ved voldgift iht. tvistemålsloven. Alternativ 2: Side11

12 SØR-TROMS FRILUFTSRÅD ORGANISERT SOM UNDERUTVALG AV SØR-TROMS REGIONRÅD 1 MEDLEMMER Kommunene i Sør-Troms regionråd, andre offentlige myndigheter og organisasjoner som arbeider med friluftsoppgaver, kan være medlemmer Sør-Troms friluftsråd. Sør-Troms regionråd bestemmer hvem som skal være medlemmer i Sør-Troms friluftsråd. 2 FORMÅL Sør-Troms friluftsråd skal i samarbeid med medlemskommunene, andre medlemmer, andre offentlige myndigheter og organisasjoner, fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv i den regionen medlemskommunene omfatter, til beste for befolkningens trivsel og helse.. 3 ORGANISASJON Sør-Troms friluftsråd er et underutvalg av Sør-Troms regionråd. Friluftsrådets faste organer er årsmøtet, styret og administrasjonen som står for den daglige driften. Regionrådet er friluftsrådets årsmøte og høyeste myndighet. Friluftsrådets virksomhet skal skilles fra Regionrådets øvrige virksomhet ved eget regnskap, årsmelding, arbeidsplan, budsjett og møteprotokoller jfr. 4 og 5. Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund. 4 ÅRSMØTE Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av juni. Årsmøtet utgjøres av Sør-Troms regionråd som består av representanter fra hver kommune. Friluftsrådets styre kan delta med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Årsmøtet skal innkalles med minst 4 ukers skriftlig varsel. Saksliste og saksdokument skal følge innkallingen. Med unntak av vedtektsendringer, jf 9, treffes beslutninger med vanlig flertall. Årsmøtet skal behandle: 1. Godkjenning av innkalling, saksliste og utsendinger. 2. Velge ordstyrer og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Styrets årsmelding. 4. Regnskap med revisjonsberetning. 5. Arbeidsplan 6. Budsjett, herunder fastsette kontingent fra medlemskommunene og eventuelle andre medlemmer. 7. Behandle innkomne saker. 8. Valg b) Styrets leder og nestleder blant styremedlemmene oppnevnt av kommunene Side12

13 c) Valgkomite, som innstiller på leder og nestleder Det foretas skriftlig valg hvis noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning. 5 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når 2 eller flere av medlemskommunene krever det. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minst 3 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for årsmøte. 6 STYRE Medlemskommunene oppnevner hver èn representant med vararepresentant til styret i friluftsrådet for valgperioden. Representant og vararepresentant skal ha ulikt kjønn. Andre medlemmer kan til sammen oppnevne inntil 3 representanter med vararepresentanter til styret. Det skal tilstrebes at begge kjønn er representert med minst 40 % i styret. Valgperiode for representanter fra andre offentlige myndigheter og/eller frivillige organisasjoner er 2 år. Styret skal behandle følgende: 1. Tilsette daglig leder og fastsette instruks for denne. 2. Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med vedtekter og årsmøtevedtak. 3. Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med vedtekter og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett. Styret kan velge et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensa oppgaver som lønnsutvalg, utvalg for konkrete prosjekter m.v. Det skal føres protokoll fra styremøtene som bl.a. sendes deltakerkommunene. 7 SAMARBEIDSGRUPPE Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Friluftsorganisasjoner kan også tilbys plass i samarbeidsgruppa. Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan forberede saker for styret. 8 KONTINGENT Deltakerkommunene skal betale en årlig kontingent til Friluftsrådet. Denne fastsettes av årsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene. Årsmøtevedtak om indeksregulering av kontingenten etter deflator er endelig. Årsmøtevedtak om kontingentøkning ut over dette må godkjennes av medlemskommunene. Side13

14 Årsmøte kan vedta kontingent også for andre medlemmer. 9 VEDTEKTSENDRINGER Endring av vedtektene kan bare gjøres på Årsmøte eller Ekstraordinært årsmøte. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall. Opptak av nye medlemskommuner etter 1 skal også godkjennes av deltakerkommunene. 10 UTTREDEN OG OPPLØSNING Den enkelte deltakerkommune kan med skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet fra 1.1. året etter at slikt varsel er sendt. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Dersom Friluftsrådet eier friluftsområder i en kommune som trer ut av Friluftsrådet, skal eiendommen overføres til vedkommende kommune. Ut over dette har ikke kommuner som trer ut av Friluftsrådet, krav på eiendommer eller verdier. Andre medlemmer enn kommunene, kan fritt melde seg ut av Friluftsrådet med virkning fra utmeldelsestidspunkt. Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært årsmøte, og krever 2/3 flertall blant frammøtte stemmeberettiga. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres eiendommer som Friluftsrådet eier til vedkommende kommune, og alle oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter befolkningstall ved sist årsskifte. 11 VOLDGIFT Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av disse vedtektene, skal tvisten avgjøres ved voldgift iht. tvistemålsloven. Side14

15 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2577 Saksbehandler: Ulf-Håkon T. Stoltz Arkivkode: C20 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Kommunestyret ETABLERING AV «MIDTRE HÅLOGALAND FRILUFTSRÅD» Vedlegg: Eksempelvedtekter interkommunale friluftsråd Notat. Forslag til saksfremlegg fra FNF Troms Hvordan arbeider friluftsråd. Ingress: Det har vært i flere år vært jobbet med å få flere kommuner i Troms med i friluftsråd og dette har også vært en prioritert oppgave for FNF Troms (Forum for natur og friluftsliv i Troms). I utkast til regional plan friluftsliv, vilt og innlandsfiske for Troms fylkeskommune er også målsettingen tatt med. I fylket i dag finnes Midt-Troms friluftsråd (8 kommuner) og Ishavskysten friluftsråd (5 kommuner). I tillegg er Gratangen kommune med i Ofoten friluftsråd. Harstad kommunes holdning til dette vil være viktig med tanke på om det er realistisk å se for seg et Sør-Troms friluftsråd. For enkelte kommuner kan kanskje Ofoten eller Midt- Troms være et alternativ. Det eksisterer også forslag om å etablere et felles friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms («Midtre Hålogaland friluftsråd»). Rådmannens tilrådning: 1. Harstad kommune viser til gjennomført utredningsarbeid om interkommunalt friluftslivssamarbeid i Sør-Troms, og til notat fra FNF Troms datert 2. mai Harstad kommune støtter initiativet om å etablere «Midtre Hålogaland friluftsråd» (arbeidstittel) slik det framgår av nevnte notatet og rådmannens saksframlegg. Styret i Sør-Troms regionråd gis fullmakt til å avklare om friluftsrådet skal være organisert som underutvalg til regionråd eller som selvstendig interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens Medlemskontingenten for 2014 settes til kr 4,- pr. innbygger for 2014 og kr 8,- for I tillegg kommer et fast årlig grunntilskudd på kr 5.000,- dersom samlet medlemskontingent pr. innbygger er mindre enn kr ,- 4. Kommunestyret oppnevner følgende representant og vararepresentant til Friluftsrådets styre for inneværende valgperiode: Representant:... Vararepresentant:.. Kommunestyret er kjent med at behandlingen i Sør-Troms regionråd, jfr. punkt 2, kan innvirke på valg av styremodell og sammensetting av styre. Side15

16 5. Rådmannen gis fullmakt til å oppnevne kommunens representant i Friluftsrådets administrative samarbeidsgruppe. 6. Friluftsrådets arbeid evalueres kontinuerlig som en del av arbeidet med arbeidsprogram/-budsjett og årsrapport/regnskap. 1. Bakgrunn 14 av kommunene i Troms er enten tilknyttet Ishavkysten friluftsråd eller Midt-Troms friluftsråd. Gratangen kommune er medlem av Ofoten friluftsråd. Hensikten med saken er å drøfte kommunene Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Salangen, Lavangen og Skånland sin tilknytning til friluftsråd. Dette kan i all hovedsak gjøres enten ved å etablere Sør-Troms friluftsråd eller at kommunene i regionen går sammen med Ofoten friluftsråd og danner et nytt felles friluftsråd for Sør-Troms og Ofoten «Midtre Hålogaland friluftsråd» 2. Saksopplysninger FNF Troms har i samarbeid med Sør-Troms regionråd og de seks kommunene i regionen arbeidet med å avklare hvordan det interkommunale friluftlivssamarbeidet i Sør-Troms kan styrkes til beste for kommunene, friluftslivsorganisasjonene og innbyggere. Det anbefales etablering av interkommunalt friluftslivssamarbeid i Sør-Troms, og det må i oppstartsfasen avklares om regionen er best tjent med et eget friluftsråd, eller om det bør formaliseres et samarbeid med kommunene i Ofoten regionråd/ofoten friluftsråd. Det pågående arbeid om kommunestruktur vil også være med å gi føringer hvilken organisering som vil være mest hensiktsmessig på sikt. 3. Organisering Det finnes i dag 24 friluftsråd rundt om i landet med til sammen 209 kommuner som medlemmer. Friluftsrådene er vanligvis organisert som forening/organisasjon, interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27 eller som underutvalg til regionråd. I Sør-Troms anses det som mest hensiktsmessig og enten organisere friluftsrådet som underutvalg til regionråd (Sør-Troms regionråd eller som nytt utvidet samarbeid med Ofoten regionråd) eller som selvstendig interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27. Som vedlegg til saken følger forslag til vedtekter for begge de to alternativene. Følgende organisasjonsstruktur vil gjelde for Friluftsrådet: 3.1 Årsmøte Friluftsrådets høyeste organ som møtes årlig i samsvar med vedtektene. 3.2 Styre Et effektivt friluftsråd trenger et dyktig styre. Den videre politiske behandling vil avklare hvilken styremodell som vil være mest hensiktsmessig for et friluftsråd i Sør-Troms og Ofoten. Enten knyttet opp mot regionråd eller etter kommunelovens 27. Friluftsrådets styre vil normalt ikke trenge mange møter i året. 3.3 Administrativ samarbeidsgruppe Dette er et viktig forum for å oppnå et effektivt friluftsråd som oppnår resultater til beste for medlemskommunene, friluftslivsorganisasjonene og innbyggeren. Den administrative samarbeidsgruppa vil være friluftsrådets administrasjon sitt daglige kontaktledd. Som en del av det forberedende arbeid med friluftsrådet er det kommet fram til slikt forslag til sammensetting av den administrative samarbeidsgruppa: Side16

17 Harstad kommune: Ibestad kommune: Salangen kommune: Kvæfjord kommune: Skånland kommune: Lavangen kommune: Ulf-Håkon Stoltz og Dagrun Storflor Weines Annie Mikalsen Kurt-Jan Kvernmo/Øystein Ånesen Tor Anders Markussen Elisabeth Øien ikke avklart Harstad kommune er ført opp med deltakelse både fra park- og idrettsrådgiver samt folkehelse-koordinator Administrativ koordinator/daglig ledelse Hvordan landets friluftsråd er bemannet varierer ut i fra størrelse, økonomi, behov og arbeids- oppgaver. Noen har kun daglig leder ansatt mens andre har flere ansatte i tillegg. Hva som vil være naturlig for «Midtre Hålogaland friluftsråd» vil avklares nærmere, og på hvilken måte friluftsrådet skal arbeide og samarbeide/være en del av Ofoten regionråd/friluftsråd. FNF Troms har via sin prosjektleder for Friluftsliv i Troms bistått Sør-Troms i arbeidet med utredning og etablering av friluftsråd. Om ønskelig legges det opp til at dette kan videreføres i cirka 50 % stilling for 2014 og 2015, dvs. fram til en mer permanent bemanning er på plass. 4. Økonomi Landets friluftsråd finansieres med tilskudd fra stat, fylkeskommune i tillegg til kontingent fra medlemskommunene samt andre egeninntekter. Gjennomsnittlig utgjør medlemskontingenten cirka 30 % av friluftsrådenes budsjett. Dette innebærer at en vesentlig del av friluftsrådenes inntekter skaffes via ulike tilskuddsordninger og andre egeninntekter. Å sørge for inntekter og tilskudd til regionens friluftslivsarbeid skal være et viktig argument for etablering av friluftsråd. Målet er å oppnå at kommunene har mange positive effekter av å være medlem av friluftsrådet, også økonomisk. Medlemskontingentsatsen for landets ulike friluftsråd varierer, men utgjør cirka kroner 10,- pr innbygger. Noen av friluftsrådene har lavere kontingent enn denne, mens andre har høyere. Det foreslås at «Midtre Hålogaland friluftsråd» etableres med en medlemskontingent på kr 4,- pr. innbygger for 2014 og kr 8,- for I tillegg kommer et fast årlig grunntilskudd på kr 5.000,- dersom samlet medlemskontingent pr. innbygger er mindre enn kr ,- Friluftsrådenes landsforbund og Troms fylkeskommune er positiv til at kommunene i Sør- Troms blir med i friluftsråd. Med utgangspunkt i de positive signaler forventes det/søkes det om administrasjonstilskudd med virkning fra 2. halvår Med utgangspunkt i dette er det satt opp flg. rammebudsjett for 2014 og 2015: Medlemskontingent: Administrasjonstilskudd FL: Administrasjonstilskudd Troms fylkeskommune: Sum administrasjonsinntekter: Dette er inntekter til å dekke utgifter til administrasjon av Friluftsrådet, dvs. lønn, kjøring, reise, kontorhold, møter, nettverksarbeid etc. Side17

18 Oversikt medlemskontingent: Kommune Innb. Kr 4 Kr 8 Harstad Kvæfjord Ibestad Skånland Salangen Lavangen Grunntilskudd Sum kontingent FL Troms fylkeskommune Sum adm.inntekt Friluftsrådet vil søke tilskudd til å gjennomføre ulike prosjekt, aktiviteter og tiltak. Friluftsrådenes landsforbund (FL), Troms fylkeskommune og andre vil være sentrale instanser for å søke tilskudd. Dvs. tilsvarende det som er tilfellet for landets øvrige friluftsråd. Hva som er mulig å oppnå av tilskudd for 2014 må avklares. For 2015 vil Sør- Troms kunne søke tilskudd på lik linje med øvrige friluftsråd. 5. Arbeidsoppgaver Det videre arbeid i styre og i samarbeid med medlemskommunene, Troms fylkeskommune og FL (Friluftsrådenes landsforbund) må avklare Friluftsrådets arbeidsplan i oppstartsfasen. Her er innspill som det har vært jobbet med i samarbeid med medlemskommunene så langt: Skilting og merking av turruter i Sør-Troms og Ofoten Læring i friluft samarbeid med skoler og barnehager Friluftsliv og folkehelse samarbeid med folkehelsekoordinatorer og frisklivssentraler Friluftscamp i skoleferiene Gjennomføre aktiviteten På tur med ordføreren Friluftslivets år 2015 Turkart for Sør-Troms og Ofoten Spillemidler til anlegg og tilrettelegginger for friluftsliv Turkassetrim Når det gjelder behov og målsetting for et interkommunalt friluftslivssamarbeid i Sør- Troms vises det til vedlagte presentasjon Friluftsråd i Sør-Troms. Side18

19 6. Politisk behandling Det er ønskelig med behandling av saken i kommunestyrene etter følgende framdrift: Harstad kommune: 28. mai Ibestad kommune: 12. juni Lavangen kommune: 13. juni Salangen kommune: 13. juni Kvæfjord kommune: 17. juni Skånland kommune: 18. juni I tillegg er det regionrådsmøte i Sør-Troms regionråd den 13. juni. Hugo Thode Hansen rådmann Side19

20 Saksdokument Saksmappenr: 2015/919 Saksbehandler: Ingvild Rogstad Arkivkode: A10 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for oppvekst og kultur /4 Kommunestyret NYE BARNEHAGEPLASSER I ERVIK Vedlegg: Ingress: Rådmannen viser til vedtak i sak om nedleggelse av den kommunale Knerten familiebarnehage. På den bakgrunn foreslår rådmannen å opprette en avdeling/base med 24 nye korrigerte barnehageplasser i tidligere Ervik skole. Avdelingen/basen organiseres under Bergsåsen barnehage. Rådmannens tilrådning: 1. Harstad kommunestyre vedtar å opprette 24 nye korrigerte plasser i enheten Bergsåsen barnehager ved å etablere en ny avdeling/base i tidligere Ervik skole med oppstart Plassene erstatter 12 småbarnsplasser (= 24 korrigerte plasser) i Knerten familiebarnehage som legges ned. 2. Harstad kommunestyre vedtar å opprette investeringsprosjekt på kr 2,5 mill. kr. for etablering av ny barnehageavdeling i Ervik skole. 3. Harstad kommunestyre vedtar finansiering av drift og kapitalkostnader ved økte frie inntekter (skatt/rammetilskudd). Saksopplysninger Kommunestyret besluttet at Knerten kommunale familiebarnehage ikke skal nedlegges før man har opprettet et tilsvarende antall nye plasser. Rådmannen planlegger derfor i denne saken oppretting av nye plasser og at disse av praktiske grunner skal stå ferdig til nytt barnehageår Knerten familiebarnehage har i dag 18 plasser for barn under 3 år. Knerten familiebarnehage og Knerten barnehage avd. Lillebror har pr i dag sambruk av lokaler. Når Knerten familiebarnehage legges ned frigjøres familiebarnehagens baselokaler. Dette gir mulighet til å opprette 6 nye småbarnplasser i Knerten barnehage avd. Lillebror. Drift av disse plassene er finansiert i VHP Rådmannen foreslår at de resterende 12 plassene erstattes ved å reetablere disse plassene i Bergsåsen barnehage. Dette gjøres ved å etablere en ny avdeling/base i tidligere Ervik skole. Dette er i tråd med behovet for barnehageplasser nord for sentrum. Avdelingen/basen organiseres som en del av Bergsåsen barnehager. Plassene i Ervik skole vurderes primært brukt til plasser til barn over 3 år, noe som tilsvarer inntil 24 korrigerte plasser. Tilsvarende antall storbarnsplasser i Bergseng eller Froskedammen barnehager omgjøres/frigjøres samtidig til inntil 12 småbarnsplasser. Side20

21 Etablering og drift av disse økte barnehageplassene er ikke finansiert i VHP 15-18, og må derfor etableres og finansieres ved vedtak i denne saken. Vurdering Som en følge av nyetablering av plasser, øker det totale antallet korrigerte plasser i Bergsåsen barnehager fra 131 til 155, en økning på 24 korrigerte plasser. Enhetsleder vil ta stilling til aldersgruppeinndelinger i forkant av hovedopptak for barnehageåret 2015/2016. De nye plassene og den nye barnehagen må godkjennes av rådmannen etter barnehageloven og etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager innen oppstart. Etableringskostnader Ervik skole er godt vedlikeholdt og har et stort areal som forholdsvis enkelt kan tilpasses til barnehagebruk. Noen endringer/tilpasninger må gjøres inne og uteområde, og disse vil kreve en investering på ca. 2,5 mill. kroner. Driftskostnader Drift av 24 korrigerte plasser vil på årsbasis utgjøre en utgift på 2,4 mill. kroner inklusiv renter og avdrag på investeringen. For høsten 2015 utgjør dette 1 mill. kroner. Rådmannen har gjort en vurdering av forventede frie inntekter (skatt/rammetilskudd). Det er i denne vurderingen tatt hensyn til det endelige vedtatte statsbudsjettet samt befolkningstall per 1/ som nylig er publisert. Det er også fremskrevet befolkningsendringer i tråd med SSB sitt alternativ MMMM. Det er vanskelig å vurdere forventet skatteinngang for 2015 og forventet skatteinngang er derfor holdt uendret i forhold til budsjettert i VHP med unntak av endringen i skatteøre som følge av budsjettavtalen. Det forventes en økning i kommunens frie inntekter. Rådmannen foreslår at av denne økningen må ca. 1 mill. kroner benyttes til å finansiere reduserte inntekter ved foreldrebetaling barnhager. Dette pga. at økningen av foreldrebetalingssatsene i barnehager ble utsatt og flyttet frem til 1/5-15, samt at ordningen med differensiert foreldrebetaling ble fremskyndet til 1/5 i stedet for fra høsten som opprinnelig foreslått av regjeringen. Det resterende av økningen i frie inntekter er tilstrekkelig til å finansiere det økte antallet barnehageplasser som foreslås i denne sak. Rådmannen vil komme tilbake til en nærmere vurdering av de frie inntektene ved 1. og 2.tertial når det foreligger mere informasjon om prognosere på skatteinngangen. Hugo Thode Hansen Rådmann Roald Andersen Stabssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side21