Årsmelding. Astor FK 2015

Transkript

1 Årsmelding Astor FK 2015

2 2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING STYRETS SAMMENSETNING OG ANDRE TILLITSVALGTE STYRETS ARBEID REPRESENTASJON ORGANISERING OG MÅLSETNINGER INFORMASJONSARBEID SPORTSLIG MEDLEMSUTVIKLING SOSIALT MATERIELL OG UTSTYR BERETNING FRA HUSUTVALGET BANE/ANLEGG ØKONOMI STYRETS SLUTTORD BERETNING FRA DAGLIG LEDER... EGET VEDLEGG: BERETNING FRA LAGENE...

3 3 1) Innledning 2015 har vært et nytt godt år for Astor FK, både sportslig og organisatorisk. Sertifisert som NFF Kvalitetsklubb som en av de ti første klubbene i Trøndelag Fotballkrets Ny medlemsrekord: 930 registrerte medlemmer 31.desember (831 i 2014, 808 i 2013) Som en av svært få klubber er vi årlig arrangør av to store turneringer, med til sammen nesten spillere: o o 140 lag deltok på TrønderEnergi cageballcup i mars 2015 (ny rekord, venteliste). 369 lag deltok på 3v3-cupen i mai, noe som innebar ny rekord (ifølge 3v3 Norge: verdensrekord i kamper på en bane). Rekordstor deltakelse på fotballskolen i månedsskiftet august/september. Gjennomføring av foreldreakademi, barnefotballkveld, trenerforum og Sesongstart-treff. To dugnader på anlegget der totalt mer enn 100 foreldre bidro aktivt Utsendelse av 13 nyhetsbrev med informasjon til alle medlemmer Klubbhuset er rustet opp (malt innvendig, installert stor TV m.m), og flere fotballkamper (landskamper EM-kvalifisering + cupfinale) er vist på storskjerm i Astorhuset. Etablering av meget robuste 6-årslag (G/J-09) med mange spillere og aktive foreldre. I oktober tok vi initiativ til et seminar om innvandrerjenter og fotball, som ble arrangert av Astor FK sammen med RBK, NFF Trøndelag og Idrettsforbundet. Vi inviterte leder i Holmlia IL, Zaineb Al-Samarai til å innlede til debatt, og tiltaket er et av flere konkrete tiltak klubben har gjennomført for å bidra til økt inkludering, bevisstgjøring og mangfold. Aktiv deltakelse på møter/kurs i Idrettsrådet i Trondheim, kretsting, lederlunsjer i Trøndelag Fotballkrets, NFFs Forbundsting i Oslo etc. Ny Sportsplan og Klubbhåndbok ble vedtatt av årsmøtet i februar etter en omfattende og bred intern prosess Astor FK har deltatt med innlegg på en lang rekke konferanser og kurs i NFF Trøndelag, både om Kvalitetsklubb-prosessen, inkludering o.a. Klubben har fremdeles solid økonomi med relativt god egenkapital, etter omfattende oppgradering av 11-erbane (2014) og bygging av ny 7-erbane (2015), og leverer et positivt økonomisk driftsresultat også for Som styrets leder vil jeg rette en stor takk til det øvrige styret og daglig leder, men først og fremst det omfattende støtteapparatet og alle fotballspillerne i Astor FK. Byåsen, 14. februar 2016 Jo Stein Moen Styreleder, Astor FK

4 4 2) Styrets sammensetning og andre tillitsvalgte Styret i Astor FK har i perioden 23.februar februar 2016 vært som følger: Funksjon Fornavn Etternavn Leder Jo Stein Moen Nestleder Roger Hemmingsen Økonomiansvarlig Andreas Hemmingsen Styremedlem/ Olav Burkeland Sportslig leder ungdom Styremedlem / Terje Storvik Sportslig leder barn Styremedlem Bente Haugen Styremedlem Karen Rathe Amdam Varamedlem Hilde-Gunn Bye Varamedlem Karoline Ski Daglig leder (ansatt) Magnus Ottesen Øvrige tillitsvalgte Funksjon Fornavn Etternavn Valgkomitè leder Trond Heggem Valgkomitè medlem Pål Gundersen Valgkomitè medlem Mariann Olsvik Valgkomite Vara Roy Tommy Braathen Dommerkontakt Arild Sundet Leder huskomite Karoline Ski Utleiekoordinator Ingrid Tiller Moe Medl. huskomite Terje Moksnes Medl. huskomite Roger Hemmingsen Materialansvarlig Terje Moksnes Sportslig Utvalg 2015 Funksjon Fornavn Etternavn Leder / FIX ansvarlig Olav Burkeland Leder / Terje Storvik Oppstartsansvarlig Dommerkoordinator Arild Sundet Treningsøkta ansvarlig Stefan Bomnes Profixio ansvarlig Johan Petter Winsnes Baneutleie ansvarlig Ingebrigt Lerheim Keeperansvarlig Andre Michaelsen Medlem Trond Heggem Medlem Jørn Pettersen Medlem Erlend Skårsmoen Medlem Tomas Jonsson Styret har i tillegg satt ned følgende utvalg Baneutviklingsutvalg, leder Trond Heggem Baneutviklingsutvalg Johan Martin Tiller Baneutviklingsutvalg Per Arne Wangen Baneutviklingsutvalg Jo Stein Moen

5 5 3) Styrets arbeid Siden styret ble valgt på klubbens årsmøte 23. februar 2015, er det avholdt elleve styremøter i perioden. Samtlige møter er referatført. Oppmøtet har vært meget godt gjennom hele perioden. Styrets medlemmer har deltatt aktivt i møtene, og arbeidet godt sammen og hver for seg. I anledning bygging av ny 7-erbane innkalte styret til Ekstraordinært årsmøte 19. juni NFF Kvalitetsklubb-konseptet som har tatt mye tid og energi. Arbeidet med Kvalitetsklubb har preget styrets arbeid, og har lagt grunnlag for en enda bedre klubb i framtiden. Vi er svært fornøyd med sertifiseringen som Kvalitetsklubb, noe som forplikter klubben på alle nivå. 4) Representasjon Astor FK har vært representert på et stort antall arrangementer i regi av Idrettsrådet og Trøndelag Fotballkrets, blant annet i forbindelse med møter, Økonomikurs og styrekurs, seminar om Kvalitetsklubb-konseptet, årsmøte/kretsting og annet. Økonomiansvarlig Andreas Hemmingsen var klubbens delegat på NFFs forbundsting i Oslo våren Vår ambisjon er at vi skal delta på samtlige kurs og møter i kretsens regi. 26 av klubbens trenere deltok på Fotballkretsens C-lisenskurs i 2015, flere gjennomførte hele C- lisenskurset, mens resten gjennomførte Delkurs 1 (Barnefotball). Dette er 10 flere enn i 2014, og i tråd med målsetningen. Jan Christian Sørli har representert klubben som kursholder på C-lisenskurs og som trener for Team Trøndelag. I løpet av året ble han ansatt i Trøndelag Fotballkrets som ansvarlig for barnefotballen, og klubben ønsker ham lykke til i den rollen. 5) Organisering og målsetninger Årsmøtet i februar 2015 behandlet og vedtok ny Klubbhåndbok, som erstattet organisasjonsplanen. Prosessen med dokumentet ble tett fulgt opp av Trøndelag Fotballkrets, som ledd i sertifiseringen som Kvalitetsklubb. Klubbhåndboka anses som viktig for klubben, og er et dokument som har mottatt positive tilbakemeldinger fra andre klubber.

6 6 Astor FK har valgt følgende organisering i klubbens styre og daglige ledelse: Lagene er i all hovedsak organisert som følger:

7 7 Målsettinger for 2016 Det er selvsagt opp til årsmøtet og det nye styret å sette mål og arbeide for å nå dem. Basert på erfaringene fra 2015 anbefaler det avtroppende styret at klubben har følgende satsingsområder og målsettinger for Sportslig: Fortsette forankring av den nye Sportsplanen som trådte i kraft i Videreutvikle 3v3-cupen som et sentralt signalarrangement i regi av Astor Videreføre cageballcupen som en annerledes og innovativ innendørscup. Stabilisere den gode utviklinga av Sportslig Utvalg for å få enda flere «ildsjeler» med god forankring i klubbens drift. Etablere god kvalitet og forutsigbarhet for alle deltakere i Miniserie sone Vest Stabilisere «aktivitetshelg», og videreutvikle denne konseptet med utvidet turnering for 6-åringene 2. Klubbutvikling: Videreføre arbeidet med styrket identitet og lojalitet til klubben Øke forståelse for/gleden i frivillighetsarbeid og dele arbeidet på flest mulig Gjennomføre 2 dugnader med størst mulig deltakelse Videreutvikle og forankre den nye Klubbhåndboka Forenkle dokumentmengden og etablere elektronisk dokumentlager Bidra aktivt i Fotballkrets og Idrettsrådets arbeid Fremstå og være en mønsterklubb mht. organisasjon og drift. Arbeide aktivt med inkludering av flyktninger og asylsøkere og videreføre arbeidet med mangfold og toleranse Bidra til mer mangfolf på trenersiden, både kvinner og folk med ikkenorsk bakgrunn Vurdere deltakelse i Kvalitetsklubb fase 2, men først og fremst sikre at Astor FK opptrer i tråd med kravene til en Kvalitetsklubb 3. Økonomi: Drive klubben i balanse og med et forsvarlig overskudd (minimum ,- for avsetning til banefond). Profesjonalisere markeds/sponsor-arbeidet Forankre økonomiarbeidet gjennom motiverte og skolerte økonomikontakter i lagene Sikre gode regnskapsrutiner/regnskapsrapportering i samarbeid med Sparebank1 4. Administrasjon: Sørge for god informasjonsflyt Videreføre ordningen med Nyhetsbrev, minst 12 nummer utgitt Opprettholde medlemstallet på dagens nivå (omlag 900 medlemmer), og konsolidere klubben som en av de 10 største og mest veldrevne breddeklubbene i byen

8 8 6) Informasjonsarbeid Styret er av den mening at for en klubb med over 800 medlemmer er det avgjørende å gi informasjon på en effektiv måte. I tillegg til vår primære informasjonskanal, nettsida har styret i perioden derfor valgt å utvikle Astor FK sitt informasjonsarbeid videre. Vår visuelle profil har fått et løft, der invitasjoner, innkallinger, plakater m.v. er lagt inn i tidsriktige, fargerike maler som styret føler gir et moderne og fint inntrykk av klubben. Det er utviklet flere fargerike plakater/logoer. Det ble i 2015 sendt ut tretten nummer av Nyhetsbrevet (4 sider per nummer) på til samtlige medlemmer, og derigjennom er informasjonen fra klubb til medlemmer vesentlig forbedret. 7) Sportslig Sesongen 2015 har vært et år preget av høyt aktivitetsnivå på sportslig side, der vi har testet ut nye konsepter som vil videreføres og videreutvikles. Ny sportsplan ble skrevet og godkjent i forbindelse med kvalitetsklubbsøknaden, og året har ellers vært preget av god drift av etablerte sportslige tiltak samt tilføring av noen nye spennende sportslige tiltak.

9 9 Sportslig utvalg (SU) Sportslig utvalg har i 2015 arbeidet målrettet for å gjennomføre tiltak og delegere ansvar for de aksjoner som er beskrevet i SU sitt årshjul. Sportslig Utvalg har i 2015 bestått av følgende 11 personer: Sportslig Utvalg 2015 Funksjon Fornavn Etternavn Leder / FIX ansvarlig Olav Burkeland Leder / Terje Storvik Oppstartsansvarlig Dommerkoordinator Arild Sundet Treningsøkta ansvarlig Stefan Bomnes Profixio ansvarlig Johan Petter Winsnes Baneutleie ansvarlig Ingebrigt Lerheim Keeperansvarlig Andre Michaelsen Medlem Trond Heggem Medlem Jørn Pettersen Medlem Erlend Skårsmoen Medlem Tomas Jonsson KeeperXtra (NY i 2015) I 2015 innførte vi KeeperXtra. Et klubbstyrt keeperløft over to dager (vår og høst) der klubbens keeperspirer fikk mange timer kvalitetstrening i burvokter rollen. Aktivitetsdag (NY 2015) I oktober satte vi opp en aktivitetsdag med fokus på NFFs teknikkmerke og en forsøksordning med en kampdag for 6-årslagene. Her ble Sverresborg invitert til å delta. Arrangementet var en suksess og vil bli utvidet og satt i sammenheng med kommende års miniserieturnering slik at alle klubbene på Byåsen får mulighet til å delta. 75 Astor-spillere tok teknikkmerket. Trenerutvikler Jakten på trenerutvikler ser ut for å endelig kunne sluttføres. Ved årsskiftet 2015/16 har Stefan Bomnes satt seg villig til å ta denne viktige klubbrollen. Treningstider sommer Oppsett av treningstider har gått greit hele året på tross av at banekapasiteten er litt liten målt mot antall lag og spillere. Den nye 7 er banen var til svært stor hjelp da den ble klar i fjor høst og vil bli en svært viktig avlastningsbane for trening sommerstid. Vi håper fotballkretsen lar oss bruke den som treningsarena. Vi har vært i inngrep med kretsen for å forsøke å optimalisere kampavviklinga opp mot treningstidsbehovet, men det har bar vært delvis vellykket. Treningstider vinter Astorbanen (11er banen) har vært relativt godt brøytet takket være god innsats av baneansvarlig Roger som har stått på og holdt brøytemannskapene i ørene. Tilbudet i gymsal - for de minste - har derimot vært veldig dårlig. Inneværende vinter er det teks så lite gymsaltid at spillerne på G09 må deles i tre treningsgrupper slik at hver spiller får trene en time hver tredje uke. Totalt er klubben de siste årene tildelt 8 timer treningstid innendørs (gymsal Nyborg og Sverresborg skoler) og 0 timer i idrettshall. 7er banen er vinterstengt pga utgiftene med å holde den snøfri. Dette må bedres og Trondheim kommune, NFF Trøndelag og idrettsrådet må få kjennskap til at situasjonen er uakseptabel. TINE Fotballskole Årets fotballskole ble gjennomført etter samme lest som årene før, med trenere fra barne- og ungdomsfotballen samt spillere fra 13-årsklassene som hjelpeinstruktører. Nesten 20 trenere tok

10 10 på seg ansvar som hovedinstruktører, og flinke folk og godt vær ga ett kjempegodt gjennomført arrangement Det var rekordmange deltakere, spesielt i 6-årsklassen. Det virker som om arrangementet er svært godt forankret i lokalmiljøet, og i år var første året vi ikke trengte å annonsere på skolene for å få fulltegnede deltakerlister Rekruttering Fotballskolen er vår rekruteringsarena der vi inviterer alle oppstarts-foreldrene til foreldremøte og rekrutterer frivillige til de viktigste rollene i de nye lagenes støtteapparat. Begge lag fikk tiltrådt både lagledere og trenere. Første treningsdag var påfølgende tirsdag der klubben stilte med oppstarts hjelp på feltet. Oppfølgingsmøte med trenerene på de to nye kullene ble gjennomført i november. G/J 2009 er våre største rekrutteringskull noensinne Miniserien I 2015 var det Byåsen som var ansvarlig for miniserie i sone Vest. Astor stilte med til sammen 35 lag i årsklassene høsten Dette er første gang vi var største klubb av samtlige fem klubber (nest største klubb hadde 32 lag med i turneringen) Arrangøren hadde en del utfordringer med kampoppsett og helhetsbildet av turneringen ble noe skjemmet av dette. Og selv om vi kom i mål til slutt så ble klubbene enige, på nærklubbforum på Myra klubbhus i oktober 2015, at man fra og med 2016 innfører en modell der en klubb tar ansvaret for miniserien. Astor FK fikk tilliten fra de andre klubbene og vi gleder oss til å bidra til å skape en bedre kamparena fra og med Alle Miniserie-rundene som ble arrangert på Astorbanen gikk som planlagt. Cageballcup og 3v3-cup I 2015 gjennomførte Astor FK to turneringer som til sammen ga nesten barn og unge gode fotballopplevelser. Det var Astor TrønderEnergi Cageballcup i mars, som ble gjennomført hos 3T Rosten/Trondheim Cageball. 140 lag med spillere 6-12 år fra 15 klubber deltok på cupen som ble en suksess på alle vis. Også 3v3-cupen var en suksess, med ny rekorddeltakelse (omlag 370 lag). Cupen er blitt klubbens viktigste signalarrangement, og er av stor verdi for oss på mange vis. Det er et stort løft for en klubb å arrangere to slike turneringer med tilsammen 500 påmeldte lag, men systemet vårt fungerer og vi kan slå fast at Astor FK er en profesjonell arrangør av turneringer. Deltakelse cuper Astor FK sine lag deltar på et stort antall cuper, i hovedsak i Trøndelag Fotballkrets. Klubben arrangerte også i år felles tur til Briskeby og Dana. Det gjøres en viktig jobb for klubben av de lagene som hvert år står i bresjen for disse turene! Sportslig utvalg vil gratulere alle lag med flott innsats og resultater i de cuper det er deltatt på. Nytt av året var at vårt 9-årslag for gutter (G2006) deltok på Levanger cup siste helga før skolestart i august. Turneringen var veldig vellykket, og det vil trolig bli slik at våre 9- og 10-årslag i årene framover vil delta på denne cupen som en slags "klubbturnering" for denne aldersgruppa. Utvidet sportslig tilbud: Coerver Coaching Vi fikk også i 2015 gjennomført fotballskole gjennom Coerver Coaching for de spillerne i Astor som ønsker det. Påmeldingen i 2015 var noe bedre enn foregående år og tilbudet er besluttet også for 2016 Diadora-stipendet 2015 Klubbens utstyrsleverandør Diadora deler hvert år ut Diadora-stipendet til Astor-spillere som har utmerket seg i løpet av året. Stipendene, som er på kroner, gikk i 2015 til Jenter 2001 og Gutter 2001, som begge er solide lag med høyt aktivitetsnivå. Barnefotballkveld Gikk av stabelen den 24.mars 14 med rekordoppslutning på hele 28 deltakere. Vår egen "guru",

11 11 Jan Christian Sørli var også denne gangen med og bidro til en flott gjennomgang av barnefotballens verdier og målsettinger. illegg hadde vi en fantastisk gjesteforelesning med Ola By Rise s «Ballens Bane» Trenerforum Årets Trenerforum omhandlet arbdeidet med ny sportsplan, og ble arrangert den 16.januar Her hadde vi også hentet inn RBKs tidligere trener, Bjørn Hansen, som innleder. Det var en meget god dialog om trenerrollen, blant de 17 svært engasjerte trenere som møtte opp på dette arrangementet. Utdanning av tillitsvalgte Astor FK anser kompetanseutvikling som en viktig forutsetning for å lykkes i det å aktivisere og trene våre barn og unge. Derfor ønsker sportslig utvalg at så mange som mulig deltar på kurstilbud som Trøndelag Fotballkrets og andre arrangerer både for trenere og for lagledere. I tillegg utdanner Astor FK selv nye klubbdommere. I 2015 tok totalt 26 av våre trenere ett eller flere C-lisenskurs. Flere tok samtlige fire delkurs (18 kvelder), og klubben er svært fornøyd med dette. Vertskap for C-lisens Astor FK har også i 2015/2016 (oktober-februar) vært vertskap for gjennomføring av C- lisenskurset i regi av Fotballkretsen på Astorhuset/Astorbanen. Dette har medført en del koordineringsarbeid og at lag fra Astor har vært aktive som markører ifbm. trenerkursene. Det er nå satt opp et system for hvilke lag som skal være markører i årene framover. Vi takker de enkelte lag for fin innsats, og er stolt av gode tilbakemeldinger i evalueringen fra Trøndelag Fotballkrets. Dette er en fin motivasjon for å gjennomføre tilsvarende kurs også framover. Avslutningsvis vil vi i sportslig ledelse rette en stor takk til medlemmene i sportslig utvalg, alle lag, lagledere, trenere og aktive foreldre for en kjempeflott innsats i Vi vet at kvalitetsklubben Astor FK gir våre spillere et godt, og riktig, sportslig tilbud takket være den jobben vi hver dag står sammen om å utføre Det har vært et hektisk men svært vellykket aktivitetsår for alle i Astor familien

12 12 8) Medlemsutvikling Medlemstallet i Astor FK 31. desember 2015 er 930, slik det framkommer av innrapportering til NIF via Idrettsregistreringen (se tabell under). Dette er en markant økning fra de siste årene, og medlemsrekord i klubben. Veksten skyldes stor rekruttering av 6-åringer, samt at flere trenere har meldt seg inn i løpet av året. Det har vært enkelte utfordringer knyttet til medlemssystemet, og det vil moderniseres og effektiviseres i ) Sosialt 17. mai og borgertoget Astor FK deltok også i 2015 i Borgertoget, men som tidligere må vi erkjenne at dette er en aktivitet som trekker relativt få av våre medlemmer. Det er et klart forbedringspotensiale ift å fylle opp Astor-seksjonen med barn og voksne i burgunder og blå. Kiosk/garderober Kiosken holdt åpent fra april til oktober Mange har stått på og tatt sin tørn i kiosken og vasket garderober. Kiosken organiseres gjennom lagenes økonomikontakter, og er et viktig tiltak på kampdager. Det er viktig at lagene sikrer at alle tar sine vakter på de oppsatte dagene. Det kan fremdeles jobbes mer med å sikre økt inntjening og effektivisering av praktiske sider ved kioskdriften. I tillegg til å ha kiosken åpen under kampdager har vi også hatt åpen kiosk/kafe under aktivitetsdagen, noen landskamper og cupfinalen hvor vi viste kampene på storskjerm. Dette var, både sosialt og økonomisk, en stor suksess.

13 13 Kiosken har fungert meget bra i året som er gått. Både lagene og styrets kiosk-ansvarlige har gjort en god jobb, og systemet fungerer tilfredsstillende. Det er imidlertid klare utfordringer knyttet til orden i ballbua og garderobene, som det bør finnes gode løsninger på i En løsning vil være å etablere en egen bod for små mål utenfor klubbhuset, som gjør at det blir mindre kaotisk utenfor garderobene. Når det gjelder orden på toalett, teknisk rom og garderober, er det behov for en stabil ordning med en ansvarlig for dette, eksempelvis banemester, særlig utenfor sesong. Dette må diskuteres og avklares. Enjoy-dugnad Dette er en kostnadseffektiv og lite arbeidsbelastende måte å skaffe midler til klubben på, som videreføres i Dugnader på anlegget Styret har invitert til to dugnader på anlegget (vår og høst), med omlag samme deltakelse som tidligere (ca. 30 voksne + endel barn). Det anses som viktig å ha slike dugnader, og det videreføres. Inkludering Astor FK ønsker å være en positiv bidragsyter i lokalsamfunnet, og en verdibasert klubb som tar samfunnsansvar. Derfor har vi i 2015 økt innsatsen med inkludering i hele klubben. Dette arbeidet vil videreføres i Sesongavslutning Mer enn 500 mennesker deltok på Sesongavslutningen i aulaen på Sverresborg skole i slutten av november. 230 spillere, de fleste i barnefotballen, kom opp på scenen og mottok en gave og takk fra klubben. Dette er et konsept som fungerer meget godt. Tusen takk til foreldre for engasjement og dugnadsånd i 2015! Med håp om minst like god innsats i 2016 :) 10) Materiell og utstyr Levering/kontakt/oppfølging med vår leverandør av sportsutstyr, Diadora har i inneværende sesong vært god. Vi har inngått ny avtale som sikret oss leveranser fra dem ut 2019 og kan ta utstyr for kr ,- pr. år i avtaleperioden. Klubben har både nok og godt utstyr til treninger og kamper. Ingen klager på antall og kvalitet fra trenere og lagledere. Fra 2016 har klubben fått ny draktsponsor som medfører en utfordring ved å samle inn alle spillertrøyer for påtrykk av ny sponsorlogo.det er endret rutine for bestilling av nye spillertrøyer. Lagleder bestiller direkte til Nor-Contact Sport AS, med kopi av bestillingen til klubbens materialansvarlige. Fra 2016 gjelder samme rutine for bestilling av treningsdrakter til nye trenere. Klubben har ca. 600 aktive utøvere som alle skal oppleve å ha nok og godt utstyr om du er stor eller liten. Der er viktig at alle forstår at de har et eierskap i utstyret (litt mitt) og kan påvirke opplevelsen ved å holde orden og ta vare på utstyret.

14 14 Samarbeidet med Nor-Contact Sport AS er fortsatt svært godt med stor imøtekommenhet og forståelse alltid villig til å være behjelpelig. Gjør det enklere å være materialansvarlig. Klubben har avtale NCS som løper ut Klubben er heldig som har mange dyktige lagledere som gjør en stor og viktig jobb. Takk til dere alle for godt samarbeid i 2015! Terje Moksnes, materialansvarlig 11) Beretning fra Husutvalget Husutvalget har i perioden bestått av Karoline Ski (leder), Terje Moksnes, Ingrid Tiller-Moe og Roger Hemmingsen. Det har vært gjennomført flere møter i husutvalget for å gjøre mindre vedlikeholdsoppgaver og for å kartlegge behov for større innsats ved dugnader. Huset ble malt innvendig i sommer for å sikre at det er et attraktivt uteleiobjekt og tilholdssted for klubbens medlemmer. Det har vært relativt godt belegg på utleie, men det er ønskelig å øke synligheten på facebook og nettsider for å skaffe enda flere leietakere. Husutvalget ønsker å avvikles i nåværende form fra Det foreslås at styret utpeker husansvarlig på samme måte som det i dag er kioskansvarlig etc. og at denne har tett dialog med utleieansvarlig, Ingrid Tiller Moe som fortsetter i denne rollen. 12) Bane/anlegg I 2015 utvidet Astor FK sin banekapasitet betraktelig. Fornyelsen av anlegget var resultat av diskusjon i styret og gjenstand for behandling på årsmøtene i 2014 og 2015, samt på ekstraordinært årsmøte i juni Til grunn for vedtakene om etablering av ny bane, var betraktelig vekst i de yngste klassene, samt en behovsanalyse som dokumenterte behov for mer spilleflate. Blant annet hadde NFF sentralt vurdert at Astor FK sin banekapasitet ikke var tilpasset klubbens behov, samtidig som signaler fra Trondheim kommune tilsa at man ikke lenger ville kunne bruke skolebanen på Byåsen skole til organisert trening. Saken var oppe til behandling på årsmøtet 2014 og årsmøtet 2015, samt i ekstraordinært årsmøte i juni Det ble våren 2015 gjennomført en omfattende anbudsrunde via DOFFIN (den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Fire seriøse tilbydere deltok i konkurransen og basert på kjente kriterier ble en leverandør valgt. Ingen påklaget beslutningen om valgt tilbyder innen fristen. I perioden juli september 2015 pågikk et omfattende utgravings- og byggearbeid, og banen var spilleklar tidlig i oktober Grunnet en innsendt klage med påfølgende behandling i Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune, fikk klubben ved årsskiftet formell beskjed om at banen var endelig godkjent i brev fra fylkesmannen. Det ble gjennomført andelssalg på banen, og det kom inn omlag kroner på den måten. Dette er i tråd med budsjettet. I tillegg kjøpte Astor IL andeler for kroner, noe Astor FK er svært takknemlige for. Summen ble i sin helhet brukt til bygging av ny 7erbane. Det ekstraordinære årsmøtet 19. juni 2015 ble presentert for et revidert budsjett for byggeprosjektet. Etter ferdigstilt prosjekt viste det seg at bygging av ny 7-erbane endte under budsjett. Det sier styret seg fornøyd med, og gir en spesiell takk til Trond Heggem som ledet baneutvalget og prosessen på en utmerket måte. For tall, se neste kapittel. I oversendt dokumentasjon til Trondheim kommune og Kulturdepartementet (4. februar 2016) framkommer følgende sluttregnskap sett i forhold til budsjettet:

15 15 Etter diskusjon i styret ble det bestemt av den nye banen fikk navnet MOT-banen. Dette er første bane i landet med det navnet, og skyldes vår relative nærhet til MOT Camp i Bymarka, samt vår fokus på verdier og gode holdninger, som gjorde at vi ble kåret til "Årets Fair Play-klubb 2014" av NFF Trøndelag. 13) Økonomi Stabil og trygg økonomi i så vel klubben som de enkelte lag har vært og er en forutsetning for god drift i Astor FK. Daglig leder har i samarbeid med økonomiansvarlig i styret tatt ansvar for mye av klubbens økonomiske arbeid i 2015, ikke minst koordinering av det krevende konseptet med Lagskonti, der vi trolig er blant de få klubber i byen som gjennomfører dette fullt ut. Økonomistyringen i klubben er god. Styret vil takke våre viktigste eksterne samarbeidspartnere for godt samarbeid også i 2014: I løpet av 2015 ble det klart at klubbens hovedsponsor, TrønderEnergi, ikke kom til å forlenge avtalen med Astor FK. Arbeidet med å finne en ny langsiktig samarbeidspartner ble ledet av daglig leder Magnus Ottesen, og på Sesongavslutningen i slutten av november ble det offentliggjort at en samarbeidsavtale var signert med SpareBank1 og Eiendomsmegler1. Avtalen trådte i kraft 1.januar Vi takker TrønderEnergi for samarbeidet, og ser fram til arbeid med nye samarbeidspartnere. Klubben har ved utgangen av 2015 en solid økonomisk situasjon, mht. egenkapital og Likviditet, tatt i betraktning at det i løpet av de siste to årene er gjennomført følgende omfattende utbedringsarbeider: Full utskifting av kunstgressdekket og grunnarbeider på 11-erbanen. Etablering av ny 7er kunstgressbane (MOT-banen) Klubben har ved utgangen av 2015 en tilfredsstillende økonomisk situasjon, mht. egenkapital og likviditet. Gjennom regnskapsåret har klubben håndtert løpende utgifter uten problem. Resultat 2015 Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Sum nto finansposter Årsresultat ,50% 3,25% Det positive årsresultatet skyldes nøkternhet og stram økonomisk styring, at inntekter har vært noe høyere enn budsjettert, mens utgiftene har vært lavere enn budsjettert. Bakgrunnen for dette er svært god økonomisk uttelling ved større arrangementer som 3v3-cup, Miniserie, Aktivitetsdag og Cageballcup. I tillegg har klubben søkt og mottatt ulike former for økonomisk støtte fra offentlige myndigheter, til refusjon innkjøp utstyr o.a., som vi ikke hadde budsjettert med. Vi har ellers mindre utgifter enn budsjettert med bakgrunn i lavere lønnskostnader, da vi hadde budsjettert med trenerutvikler, som vi ikke hadde i I tillegg fakturerte vi RBK for

16 16 dugnader gjennomført av klubbens lag i desember. Disse pengene ble først refundert lag i januar Driftsresultatet for klubben er et overskudd på kroner Den økonomiske målsetningen for 2015 var et driftsresultat på 3,25 % i pluss. Vi har som tidligere benyttet selskapet Accountor som ekstern regnskapsfører. Balanse 2015 Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Sum egenkapital Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Total egenkapital ved årsskiftet 2015/2016 var kroner Klubben har gjeld pålydende 2,15" og langsiktig gjeld pålydende Bakgrunnen er investeringen i ny 7-erbane i Utestående fordringer er redusert fra 2014 til Det samme har utestående fordringer på treningsavgift. For 2015 hadde vi kroner i utestående treningsavgift, som tilsvarer 5.5%. Det er vi fornøyd med. Daglig leder har implementert gode rutiner som det er viktig å videreføre i Kommentarer Oppdatert medlemsregister danner grunnlag for fakturering av treningsavgift og medlemsavgift. Laglederne har en meget viktig rolle når det gjelder å bidra til ajourhold av medlemsoversikt. Lagledere må sørge for varsling til klubben ved inn- og utmelding av spillere, og at lagslister som sendes inn er korrekte. I tråd med NIFs regelverk har klubben i år for tredje gang ført regnskap for lagene. Prosessen med lagskonti har vært utfordrende og har medført endel ekstraarbeid for lagenes økonomikontakter, samt daglig leder, men vi har nå funnet gode rutiner på dette. I 2015 er lagpermene samlet inn i juni og januar. Styret takker for økonomikontaktenes velvillighet. Styrets økonomiansvarlige har i 2015 kjørt knallhardt på inndriving av inntekter og begrense kostnader. Dette har gitt gode resultater. Klubben nytter ikke NIFs kontoplan til budsjettering og internregnskap. Vi har fått beskjed fra NIF og kemneren mat dette er uproblematisk så lenge eksternregnskapet føres etter standard kontoplan. Dessverre har vi i 2015, som tidligere år, opplevd utfordringer med ekstern regnskapsfører ift. respons og levering av regnskap i tide. Det er ikke tilfredsstillende at datafeil o.a. gjorde at regnskapet bare såvidt ble klart til årsmøtet 29. februar. Basert på dette vil klubben i løpet av kort tid vurdere å gå over til et annet regnskapsbyrå.

17 17 Regnskap ny 7-erbane I 2015 investerte Astor FK i ny spilleflate, en helt ny 7erbane som vil øke klubbens kapasitet vesentlig. Regnskap Budsjett Sum utgifter Sum inntekter Sum lån ** * * Hvorav 2,2" er mellomfinansiering og 500`er langsiktig lån ** Hvorav 2,15" er mellomfinansiering og 350`er langsiktig lån Som det framkommer ovenfor ble den nye 7-erbanen omlag kroner rimeligere enn budsjettert. I tillegg fikk vi inn kroner mer enn budsjettert på inntektssiden. Dette kom i form av i inntekter på salg av andeler i bane, hvorav ,- i baneandeler fra Astor IL. Dette medfører at vi har et netto resultat på ca i forhold til budsjettet. Av dette er kroner gått med til å betale ned lån fra 2,7 mill. til 2,5 mill., samt at kroner er satt av i banefond til nytt kunstgressdekke skal legges år fram i tid. Den økonomiske planleggingen rundt dette er allerede begynt. Pt. har klubben lån pålydende 2,5 millioner kroner. Vi regner med at mot slutten av året vil vi motta omlag 1 million kroner i momskompensasjon. Baneregnskapet er oversendt og godkjent av kommunerevisjonen i Trondheim innen frist. Grunnet prioriteringer fra Trondheim kommune i forhold til spillemidler, har vi også tro på at vi muligens kan få utbetalt omlag 1 million kroner i spillemidler allerede i Dette er imidlertid ikke sikkert. Dersom det skjer, vil klubben ved årsskiftet 2016/2017 sitte igjen med om lag kroner i langsiktig lån.

18 18 14) Styrets sluttord 2015 var et meget godt år for Astor Fotballklubb. Ny kunstgressbane (MOT-banen), sertifisering som NFF Kvalitetsklubb, ny Sportsplan og Klubbhåndbok er blant høydepunktene. Likeledes gleder vi oss over god rekruttering med svært store årskull i de yngste klassene. Rekordmange trenere på C-lisenskurs og ny medlemsrekord gjør at vi er stolte av resultatene i året som er gått. Vi vil takke alle tillitsvalgte, frivillige og trenere, samt gi vår daglige leder, Magnus Ottesen, honnør for vel utført arbeid. Og ikke minst alle de aktive fotballspillerne som er den viktigste ressursen i fotballklubben vår. Det er vårt håp at klubben i årene fortsatt vil tiltrekke seg positive voksne som ser verdien i å bidra til å legge til rette for organisert fotball for barn og unge. Vi takker for året som er gått og gleder oss til 2016-sesongen. Trondheim, 15. februar 2016 Jo Stein Moen Roger Hemmingsen Karen Rathe Amdam Leder Nestleder Styremedlem Andreas Hemmingsen Bente Haugen Olav Burkeland Styremedlem Styremedlem Styremedlem Terje Storvik Hilde-Gunn Bye Karoline Ski Styremedlem Varamedlem Varamedlem I separat dokument foreligger årsmelding 2015 for samtlige av klubbens årsklasser/lag

19 19 15) Beretning fra daglig leder Mitt femte år som daglig leder i Astor FK har som de tre første årene vært preget av mange spennende og positive opplevelser. Tiltak verdt å nevne er sertifisering som Kvalitetsklubb gjennom NFF, ny verdensrekord i 3v3-cupen som ble avholdt i mai, samt cageballcupen. I tillegg har vi i år kjørt en ny vri på «Foreldreakademiet» som har som mål å skape en felles arena for forståelse og innføring i klubbens holdninger, verdier og visjoner. Allerede i desember 2014 startet vi med Enjoy-dugnaden, der hvert medlem skulle selge to kort. I år gikk dette stort sett veldig greit for alle lag nå som lagskontiene er på plass. Vi satte betalingsfrist til begynnelsen av februar, noe de aller fleste lag greide å overholde. Veien med lagskontiene har vært en prosess som har vært krevende, ikke minst ift regnskapsføringen som medfører en del ekstraarbeid. Således er det utrolig godt at dette nå virker å fungere for alle klubbens lag og at vi virker å ha fått på stell et system som fungerer. I mai avholdte vi for fjerde gang en 3v3-cup, en tidkrevende men morsom prosess, ikke minst med tanke på sluttresultatet. Stå-på-innsats fra frivillige, ikke mindre enn 350 påmeldte lag og værguder på vår side bidro til at dette ble en begivenhet de involverte sent vil glemme. Vi ser allerede fram til månedsskiftet april/mai 2016, der vi går for ny verdensrekord i antall kamper spilt på èn elleverbane i løpet av 1,5 døgn. Cupen ble belønnet med god profilering i trøndersk media. I oktober ble vårt medlemsnett gjennom Idrettsonline lagt ned. Dette innebærer at vi måtte over på ny plattform. I slutten av 2015 ble således kontakt med SMN opprettet for å få oss over på deres deres versjon, Medlemsnett. Dette har vært foreløpig en tidkrevende prosess med mye nytt å sette seg inn i, ikke minst ift hvilket oppsett man ønsker å gå for internt i selve programmet. Vi er enda ikke helt i mål, men vi satser på at alt er oppe og går ila månedsskiftet februar/mars. Årets foreldreakademi ble kjørt på Scandic Lerkendal der vi inviterte Zaineb Al Samarai, klubbleder for Holmlia i Oslo for å holde et foredrag om integrering/inkludering - et stadig viktigere tema i dag. De oppmøtte opplevde dette som innsiktsfullt, givende og lærerikt. På sponsorsiden har vi skrevet en ny hovedsponsor-avtale med SpareBank 1 SMN og Eiendomsmegler 1. Dette er særs viktig mtp at avtalen med TrønderEnergi utgikk desember Da vi i 2015 bygde en ny 7-er bane som har gitt oss bedre sportslig tilbud, gir dette tiltrengte penger i kassen bla til betjening av lån vi har i I tillegg har vi fått tildelt midler fra Trondheim kommune ifm integrering/inkludering, samt innvilget søknader mtp nytt banemateriell. Magnus Ottesen Daglig leder, Astor FK