Hvordan forebygge korrupsjon og økonomisk utroskap?

Transkript

1 Advokatfirmaet G-Partner AS din partner for god virksomhetsstyring Hvordan forebygge korrupsjon og økonomisk utroskap? Kursdagene NTNU den v/ Bjørn Tore Saltvik

2 En kort presentasjon av Advokatfirmaet G-Partner AS Et uavhengig advokatfirma med hovedformål å arbeide for god virksomhetsstyring, forebygging og avdekking av økonomiske misligheter Tverrfaglig kompetanse: Advokater, medarbeidere med politi- og /eller påtalebakgrunn, siviløkonom og revisor. Flere har tilleggskompetanse innen IT og ulike samfunnsfag som ledelse/prosjektledelse/statsvitenskap Nasjonal og internasjonal erfaring fra offentlige og private virksomheter Nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere

3 Temaer. Hvilke utfordringer møter en offentlig eiendomsforvalter? Hvordan foregår uønsket påvirkning fra leverandører? e e Erfaringer fra varslingsordninger g Er korrupsjonsproblemene løst?

4 God eiendomsforvaltning. God eiendomsforvaltning manifesterer seg gjennom god forståelse av ansvaret for verdiene (eiendomsverdier og omdømmeverdier), og i samsvar med dette, f. eks. ved å sørge for atferd, at lover og regler følges slik at disse verdiene ikke forringes Påse at alt foregår etter plan- og bygningslov, gs anskaffelsesregelverk, HMS-lover m.v.

5 Hvilke utfordringer møter en offentlig eiendomsforvalter? Bygningsarealer på ca 45 mill m2 Total gjenanskaffelsesverdi minst mrd kr ( kr), eller godt over et vanlig statsbudsjett Betydelige beløp går til FDV Dette krever godt eierskap og god eierstyring Der ligger utfordringene!

6 Utfordringer grunnet særtrekk ved offentlig eiendomsforvaltning Fravær av en; tydelig ansvarlig og krevende eier Store verdier store budsjetter Svakheter i eiendomsforvalternes kontrollrutiner manglende fokus For få ressurser

7 Hvordan foregår uønsket påvirkning fra leverandører? Utgangspunktet er at det må foreligge en relasjon som regel en for tett relasjon. Leverandøren må føle seg noenlunde trygg på at et tilbud har en sjanse til å lykkes Derfor ser vi ofte en glidende/gradvis d d i utvikling i slike forhold Det er ganske umulig å gi en oversikt som er dekkende, da oppfinnsomheten er stor

8 Uønsket påvirkning.. Fordeler, gaver, billetter, reiser, medeierskap til gunstige betingelser, penger i kontanter, på utenlandsk konto Åpenhet også om evt. tilbud eller mottak av fordeler/gaver Husk: Rammene for hva som er akseptabelt er snevrere og straffene strengere..

9 Hvordan forebygge irregulære forhold og uønsket påvirkning? i Forebygging forutsetter tt kunnskap, k bevissthet og ikke minst en vilje til å forebygge!

10 Satsingsområder for god forebygging Organisasjonsmodeller og organisasjonsutvikling Systemutvikling, planleggingssystemer, informasjonsbehandling Budsjettering, regnskap og økonomiske k nøkkeltall Innkjøpskompetanse, bestillerkompetanse og avtaler

11 Første og andre bud Skaff kunnskap om risikoene! Ta kunnskapen på alvor!

12 Konkrete tiltak Bytte ansvarshavende med visse mellomrom, roteringsordninger, 4-øyne-prinsippet Tørre å sette de ubehagelige sannheter på agendaen i egen organisasjon Gjennomføre fakturakontroll k t Organisere en effektiv, troverdig og uavhengig varslingsordning

13 Habilitet Rotasjon i viktige funksjoner Tenk habilitet ved gjennomføring av transaksjoner (Prinsippet om armlengdes avstand) Ved inngåelse av avtaler Hvem har innsyn og hvem har stor påvirkningskraft? Husk 4-øyne-prinsippet

14 Fakturakontroll k Hvor godt kjenner virksomheten leverandøren? Er bakgrunnssjekk utført? Hvilket renommé har lev.? Forhold ved bestillingen? Er bestillingen god nok? Er faktura i henhold til avtale/kontrakt? Er den i henhold til leveranse? Er arbeidet utført? Etterspørres timelister? Stemmer de? Hvilke forklaringer gis på avvik?

15 Erfaringer fra varslingsordninger Er korrupsjonsproblemene løst?

16 En henvendelse mottatt. I vår virksomhet (med mange hundre ansatte) jobber vi med å få til en god ordning for mottak og behandling av varslingssaker. Vi er særlig opptatt av at det skal være en løsning med uavhengig behandling av sakene, altså mottak pluss evt. henleggelse/ferdigstillelse, slik at dette er tillitvekkende og trygt. Også anonyme varslinger må håndteres. Selve problemet må naturligvis løses lokalt, men vi tenker oss at det vil være mest tillitvekkende at en uavhengig instans gir føringer og avgjør når saken er løst. Vi har erfaringer med hvor vanskelig en varslingssak kan bli hvis man ikke klarer å håndtere den godt nok, både for ansatte som blir offer og for vår virksomhets omdømme.

17 Varsling i praksis Det varsles om hovedsakelig to kategorier saker: Økonomiske k misligheter HR-relaterte problemer Dårlig ledelse, maktmisbruk, trakassering, diskriminering Bedragerier, underslag, andre økonomiske misligheter, korrupsjon, tyverier

18 Varsling i praksis handler først og fremst om. Tillitt og troverdighet Til den som skal ta imot og vurdere varslingen Tillitt og troverdighet til at ordningen er etablert for å: Få frem fakta Ivareta varslerens interesser for eksempel i f.t. evt. ønske om anonymitet, det å bli lyttet til, tatt på alvor og trodd Rette opp i kritikkverdige forhold

19 Hvordan kan det varsles? INTERNT Ledelse i linjen Tillitsvalgte Verneombud Revisjonen Annen intern enhet EKSTERNT Kontaktpunkt utenfor virksomheten

20 Om organiseringen i av varslingstjenester.. De fleste varslingsordninger er organisert internt Av erfaring vet vi at de er lite effektive, fordi: Anonymitetsklausuler har for lav troverdighet Varslere frykter hevn fra arbeidsgiver eller kolleger Virksomheten mangler erfaring og kompetanse på håndtering av varslere, den det varsles om og sensitive varslingssaker Det er en reell fare for ledelsen ikke makter å skille mellom de ulike roller og ansvar den har Altså; En generell mangel på tillit og troverdighet til varslingsordningen

21 Og resultatet er.. Varslingsordningen fungerer ikke som ønsket Ansatte unnlater å varsle når de skulle ha gjort det eller de velger andre kanaler Ledelsen kan forbli ukjent med den reelle situasjon i virksomheten Eller.

22 Kanaler for varsling? Elektronisk skjema Telefon Samtale Brev Via andre, eks. tillitsvalgt, kollega, advokat

23 Betydningen av en ekstern leverandør Virksomheten får bistand til implementering i og bevisstgjøring i Terskelen for å varsle skal være lav Tredjepartsrollens betydning man varsler til en uavhengig part Profesjonell veiledning av varslere og rådgivning til ledelsen Reduserer faren for gjengjeldelse, lekkasjer og vilkårlighet Erfaringsbasert vurdering og rapportering til oppdragsgiver samt evt. gransking Høyere grad av tillit og troverdighet til ordningen

24 Varsling i praksis Eksempel på saksgang g G-Partners varslingstjeneste

25 Noen kjente saker..

26

27 Varsling..en kort oppsummering. En god varslingsordning er lønnsomt Bidrar til åpenhet og bedre bedriftskultur Gir trygge rammebetingelser og sikrer at saker håndteres på en ryddig måte Gir forutsigbarhet Bidrar til å styrke tilliten mellom partene Ivaretar og forbedrer omdømmet En god varslingsordning som basert på tillit og troverdighet t gir en verdifull forebyggende effekt

28 Hovedpunkter - kort oppsummering Gjør deg kjent med utfordringene virksomheten har som eiendomsforvalter Gjør en innsats for å bevisstgjøre deg selv og andre om risiko for irregulære handlinger i virksomheten Sørg for et system slik at ledelsen (styret) er kjent med realitetene (varsling) Sørg for gode kontrollrutiner (fakturakontroll) Sanksjonsmidlene må være intakte og kjent av aktørene (ikke aksept for irregulære forhold) Lykke til!

29 Spørsmål?