Oslo kommune Omsorgsbygg Oslo KF PA BOK

Transkript

1 Oslo kommune Omsorgsbygg Oslo KF PA BOK Prosjektnummer: / Adresse: Oppsaltoppen 25/ Nordbygata 1 Prosjektnavn: Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage Sett inn bilde 01 dd.mm.åååå Tekst. 00 dd.mm.åååå PA- bok opprettet Rev. nr Rev. dato. Revisjon Prosjektnavn Side 1 av 29

2 1 ORIENTERING GENERELT PROSJEKT-ID OPPDRAGSGIVER PROSJEKTMÅL PROSJEKTMÅL KRITISKE SUKSESSFAKTORER PROSJEKTETS RAMMER RAMMEBETINGELSER ORGANISASJON OVERORDNET ORGANISASJONEN PROSJEKTORGANISASJON Funksjoner: PG=Prosjekteringsgruppen Adresseliste SHA-ORGANISASJONEN ENTREPRISEORGANISASJONEN Entrepriseform KOMMUNIKASJON KORRESPONDANSE REFERATER TIDSPLANER MØTER Oppstartsmøter Byggherremøter Prosjekteringsmøter Særmøter Byggemøter Brukermøter Vernerunder Befaringer RAPPORTER KVALITETSSIKRING OG STYRING FRAMDRIFT FRAMDRIFTSPLANER Generelt Overordnet fremdriftsplan Detaljfremdriftsplan ØKONOMI REGISTRERING AV PROSJEKTET KONTRAKTS NUMMERERING FAKTURERINGSRUTINER ENDRINGER Håndtering av endringer etter NS 8405 kap Håndtering av irregulær endring etter NS 8405 kap PROSJEKTSTYRING...17 Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 2 av 29

3 8.0 KVALITETSSTYRING PA-bok Prosjekteringsfasen Produksjonsfasen SHA BESKRIVELSE AV MILJØPROGRAM BESKRIVELSE AV MILJØOPPFØLGINGSPLAN USIKKERHETSSTYRING STYRENDE DOKUMENTER VEDLEGG: Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 3 av 29

4 1 ORIENTERING 1.0 Generelt Dette dokument gir en orientering om de prosjektadministrative/forretningsmessige prosedyrer som vil bli fulgt gjennom prosjektets planlegging og gjennomføring. Det forutsettes at impliserte parter (prosjektansvarlig, prosjekt- og byggeledere, prosjekterende, entreprenører og leverandører) gjør seg kjent med innholdet og følger de prosedyrer som her er lagt opp. Revisjoner i PA-boken gjøres av prosjektleder. Enkelte deler av teksten blir aktuell først i produksjonsfasen (byggefasen). Dokumentet skal inngå som kontraktsdokument for generalentreprisen. 1.1 Prosjekt-id OBY Prosjektnummer: / Prosjektnavn: Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Tiltakshaver: Omsorgsbygg Oslo KF 1.2 Oppdragsgiver Oslo kommune - Omsorgsbygg Oslo KF (OBY) Enhet for Fag, Utvikling og Rehabilitering v/ Prosjektansvarlig (PA): Knut Krogstad Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 4 av 29

5 2 PROSJEKTMÅL 2.0 Prosjektmål Prosjektets mål er å ferdigstille prosjektet innenfor vedtatte rammer innenfor tid, budsjett og kvalitet i samsvar med gjeldende byggeprogram. Omsorgsbyggs intensjoner mht. funksjonalitet, tilretteleggelse for godt arbeidsmiljø, estetikk og miljømål skal ivaretas. Prosjektet skal sikres god kvalitet, riktig pris til rett tid. Ulykker i byggeperioden skal søkes unngått gjennom utarbeidelse og håndheving av optimal SHA plan. 2.1 Kritiske suksessfaktorer Klare mål å styre etter, god kommunikasjon internt og eksternt, avklarte roller og ansvar. God og detaljert overordnet fremdriftsplan som tar hensyn til avhengigheter av andre prosesser og følges opp med milepæler. Relatert til usikkerheter identifisert i usikkerhetsanalysen, få eierskap til prosjektet. Velfungerende kontrakts- og entreprisestrategi med rollefordeling og insentiver som i størst mulig grad gir effektivt samarbeid og felles mål. God risikostyring. Gjennomføring av prosjektet uten alvorlige uhell. Fokus på SHA i prosjekterings- og produksjonsfasen. 3 PROSJEKTETS RAMMER 3.0 Rammebetingelser Byrådsavdelingen gir i sine veiledninger føringer for gjennomføring av investeringsprosjekter. Grunnleggende dokumenter i konseptvalgutredningsfasen er: Behovsanalyse Overordnet strategidokument Overordnet kravdokument Alternativanalyse Grunnleggende dokumenter i forprosjektfasen er: Styringsdokument bestående av: Overordnede rammer Prosjektstrategi Prosjektstyrings basis I tillegg skal det prosjekteres etter de til enhver tid gjeldene lover, forskrifter, normer og relevante standarder iht. pålegg fra offentlige myndigheter. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 5 av 29

6 4 ORGANISASJON 4.0 Overordnet organisasjonen Ref. mal veileder 4.1 Prosjektorganisasjon Ref. mal veileder Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 6 av 29

7 4.1.1 Funksjoner: PG=Prosjekteringsgruppen PU = Prosjektutvikler PA = Prosjektansvarlig PL = Prosjektleder BL = Byggeleder BHR= Byggherrens representant (Byggherreforskriften) KP = HMS-koordinator prosjektering (Byggherreforskriften) KU = HMS-koordinator utførelse (Byggherreforskriften) BR = Bruker PRL = Prosjekteringsleder PGL = Prosjekteringsgruppeleder ARK = Arkitekt LARK = Landskapsarkitekt IARK = Interiørarkitekt RIB = Rådgiver bygg RIV = Rådgiver VVS RIE = Rådgiver elektro RIM = Rådgiver miljøteknikk RIG = Rådgiver geoteknikk RIA = Rådgiver akustikk RIBr = Rådgiver brann GE = Generalentreprenør HE= Hovedentreprenør UE = Underentreprenør Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 7 av 29

8 4.1.2 Adresseliste Navn Firma Tittel Telefon E-post Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 8 av 29

9 4.2 SHA-ORGANISASJONEN Se egen SHA-plan. 4.3 Entrepriseorganisasjonen Entrepriseform Prosjektet gjennomføres som generalentreprise. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 9 av 29

10 5 KOMMUNIKASJON 5.0 Korrespondanse Alle brev, notater, e-post skal merkes med følgende opplysninger: Fuglemyra / Grønland All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommende forretningsadresse hvis ikke annet er avtalt. Prosjektleder skal ha kopi av all korrespondanse. Av hensyn til saksgang og arkivering skal brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Viktig korrespondanse som sendes som e-post, skal også sendes som vanlig post. Ved bruk av e-post merkes emne feltet med Fuglemyra / Grønland - tema hvor tema angir hva e- post omhandler. 5.1 Referater Referater fra møter og befaringer skal være merket med OBY prosjektnummer og navn. Referater skal skrives og sendes ut senest 3 dager etter møtet. Referatet skal være merket med type møte: Oppstartsmøter Prosjekteringsmøter Byggherremøter Særmøter Byggemøter Fremdriftsmøter Brukermøter Vernerunder Befaringer Referatene skal ha møtenummer, dato og sted, deltagere, øvrige mottagere av referat, ansvarlig for oppfølging av saker, frister og neste møtetidspunkt. 5.2 Tidsplaner Hovedfremdriftsplan som ivaretar hele planleggings- og gjennomføringsfasen, utarbeides og skal vise når og hvordan de enkelte aktiviteter tilrettelegges i forhold til hverandre. Detaljert fremdriftsplan for prosjekteringsfasen utarbeides av PGL i samarbeid med prosjektgruppe. Detaljert produksjonsplan i produksjonsfasen utarbeides av entreprenør. Det skal fremgå hvor og i hvilke perioder det skal foregå arbeider som medfører særlige farer og risiko iht. SHA- plan. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 10 av 29

11 Planene skal vise de kritiske aktiviteter og avhengigheter, milepæler og den til enhver tid riktig arbeidsfront. 5.3 Møter Møteleder er ansvarlig for innkallelse, dagsorden og referat. Det forutsettes at møtedeltakerne på de enkelte møter noterer det som blir sagt og avtalt, og ikke avventer referat for behandling av sakene. Møtereferater sendes møtedeltakerne, samt øvrige som avtales avhengig av møtetype. Møtereferat anses godkjent av alle parter om det ikke gjøres innsigelser mot teksten senest i påfølgende møte Oppstartsmøter Oppstartsmøte avholdes ved oppstart av nye faser Byggherremøter Prosjektansvarlig og PL/BL. PGL inviteres etter behov Prosjekteringsmøter Prosjekteringsleder innkaller og avholder nødvendige møter med prosjekteringsgruppeleder (PGL). PGL innkaller prosjekteringsgruppen etter behov. Prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder har møterett dersom de ønsker det. PGL avholder egne prosjekteringsmøter og oppfølgingsmøter i produksjonsfasen Særmøter Særmøter som skal ivareta avklaring av spesielle temaer, avholdes ved behov Byggemøter Byggeleder avholder møter med entreprenør hver 14. dag. PA, PL, PRL, PGL og aktuelle fagrådgivere deltar etter behov. I opp- og sluttfase vil byggemøter avholdes ukentlig Brukermøter OBY avholder møter iht. plan mellom brukere, PL, PRL og PGL. Aktuelle fagrådgivere innkalles ved behov Vernerunder Entreprenør avholder vernerunder hver 14. dag i forkant av byggemøte. Ved risikofylte aktiviteter vurderes hyppigere intervaller. Entreprenørens hovedverneombud leder rundene og fører referat. Byggeleder deltar Befaringer Tilbudsbefaring Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 11 av 29

12 5.4 Rapporter Innkallelse til tilbudsbefaring skal fremgå av konkurransegrunnlaget. PA og eventuell PL deltar. PA er ansvarlig for gjennomføringen og skriver referat. Juridisk og anskaffelsesfaglig avdeling legger ut referatet på portalen. Referat er en del av kontraktsdokumentene. Byggeplassbefaringer Gjennomføres etter behov med aktuelle deltakere. Prosjekt-/byggeleder er ansvarlig for gjennomføring og skriver referat fra befaringen. Prosjekterende/fagrådgivere skriver referater fra befaringer som gjelder fagspesifikke forhold. Forhåndsbefaringer Byggeleder gjennomfører med entreprenør og de prosjekterende befaringer iht. overtagelsesplan. Formålet er å påpeke feil og mangler slik at disse blir utbedret før overtagelse. Ferdigbefaring Entreprenør innkaller og leder befaringen. Fagrådgivere noterer feil og mangler knyttet til egne fag. Byggeleder fører referat og samler liste over alle registrerte feil og mangler med frist for utbedring. Rapport fra ferdigbefaringen vedlegges protokoll fra overtagelsesforretning og utgjør en del av denne. Overtagelse Overtagelsesforretningen gjennomføres på avtalt dato iht. entreprisestandardene. Prosedyre gjennomføres iht. NS 8430:2009. I prosjekteringsfasen skal PRL, PGL og PG i samarbeid utarbeide månedsrapporter som i hovedsak dekker følgende punkter: - Fremdrift - Ressursbruk - Oppsummering av aktiviteter i foregående periode - SHA - KS - Aktiviteter i de enkelte fagområder - Oversikt over fravik, avvik og endringer - Miljøoppfølging/kontroll av prosjekteringsgrunnlag i henhold til krav til energi og miljø i kravspesifikasjoner, Oslo kommunes generelle krav samt kontraktsdokumenter. De enkelte punkter skal behandle hovedaktiviteter/forhold ivaretatt i perioden, hovedaktiviteter planlagt for neste periode og eventuelle utfordringer og problemområder i etterfølgende perioder. Til hvert byggemøte skal entreprenøren forberede i egen rapport følgende: Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 12 av 29

13 Fremdrift med oversikt over aktiviteter og arbeidsfront (kritiske aktiviteter skal fremheves). Ved avvik på fremdriftsplan skal årsak angis. Gjennomgang av kritiske aktiviteter Planlagt arbeid kommende 14.dagersperiode Bemanning faktisk og planlagt neste 14.dagersperiode Frister for tegningsleveranser Oversikt over varslede fravik, avvik og endringer i perioden Rapport fra kvalitetssikring og oppfølging av kontrollplaner Gjennomgang av SHA kritiske aktiviteter i inneværende og kommende periode Gjennomgang av rent tørt bygg aktiviteter i inneværende og kommende periode Miljøoppfølging/kontroll av leveransen i henhold til krav til energi og miljø i kravspesifikasjoner, Oslo kommunes generelle krav samt kontraktsdokumenter. Prosjekt- og byggeleder skal hver måned kvalitetssikre og oversende til Omsorgsbygg rapport på ovennevnte temaer. I tillegg skal rapporten inneholde en økonomisk oversikt inkl. varslede endringer samt prognose over prosjektets sluttkostnad. Dette gjelder i planleggings- og gjennomføringsfasen. 5.5 Kvalitetssikring og styring Alle prosjektdeltagere skal utarbeide spesifikke kvalitetsplaner og holde disse à jour. Prosjekterende og entreprenør skal utarbeide prosjektspesifikke kontrollplaner Kvalitets- og sjekklister skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherre Sjekklister skal signeres. Avviks/endringsbehandling skal behandles iht. prosedyre beskrevet under kap 7. Avviks-/endringslogg med behandlingsstatus skal føres 6 FRAMDRIFT 6.0 Framdriftsplaner Generelt Nivå på fremdriftsplaner skal avtales mellom PU, PA, PL og PRL Overordnet fremdriftsplan Overordnet fremdriftsplan for prosjektet er utarbeidet av PA i samråd overordnet og operativ bestiller iht. styringsdokument. Prosjektet er delt inn i følgende hovedfaser: A Forstudie B Alternativanalyse C Skisse-/forprosjekt D Produksjon E Overtagelse/overlevering Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 13 av 29

14 6.0.3 Detaljfremdriftsplan Forstudie og alternativanalyse (fasene A og B) Fremdriftsplan for levering av forstudie og alternativanalyse er utarbeidet av PU i samråd med rådgivere. Skisse-/forprosjekt (fase C) Fremdriftsplan for levering av styringsdokument er utarbeidet av PA i samråd med PL, PRL og PGL. Produksjon (fase D) Produksjonsplan utarbeides av entreprenør (vedlegges tilbud). Planen skal utarbeides og omforenes mot alle berørte parter. Planen er bindende og kontraktfestes. Videre skal planen beskrive hvordan de enkelte arbeider eller arbeidsfaser tilrettelegges i forhold til hverandre, og hvor og når den enkelte arbeidsgiver har oppdrag på plassen. Det skal spesielt fremgå hvor og i hvilken tidsperiode det skal foregå arbeider som medfører særlige farer og risiko iht. SHA-planen. 7 ØKONOMI 7.0 Registrering av prosjektet Prosjektet skal registreres iht. prosedyre for tildeling av prosjektnummer i OBY. 7.1 Kontrakts nummerering Foreløpig ikke i bruk 7.2 Faktureringsrutiner Faktura stiles til: Oslo kommune Fakturasentralen Omsorgsbygg Oslo KF Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Faktura fra prosjekteringsgruppen (PG) sendes prosjektansvarlig. Faktura fra entreprenør sendes byggeleder. Prosjekt-/byggeleder kontrollerer og attesterer. Faktura skal videresendes innen 4 dager etter mottak til fakturasentralen sammen med følgebrev. Alle fakturaer skal påføres PAs ressursnummer. Fakturering skal skje en gang pr. mnd. Betalingsfrist: 30 dager etter mottatt faktura Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 14 av 29

15 NB: Ingen fakturakrav skal utbetales uten at det foreligger tilstrekkelig fakturagrunnlag som gir byggherre mulighet til å kontrollere kravets berettigelse. Manglende eller utilstrekkelig fakturagrunnlag skal reklameres overfor leverandør/ entreprenør omgående. Betalingsfristen løper ikke før kravet er dokumentert. Dersom det mangler delvis dokumentasjon, løper betalingsfristen for uomtvistet beløp fra mottak av fakturaen. Sluttoppgjør: etter avholdt overtakelsesforretning må alle krav som ikke er fakturert inntil da, fremsettes i forbindelse med sluttoppgjør og ikke enkeltvis. 7.3 Endringer Det foreligger en endring dersom entreprenøren skal yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelige avtalte, at ytelsens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres, eller at avtalte ytelser skal utgå Håndtering av endringer etter NS 8405 kap 22 Endringsordre etter NS 8405 pkt 22.3 Ved endringer som skal bestilles av Omsorgsbygg, skal det brukes skjemaet «ENDRINGSORDRE» og alle poster på skjemaet må være fylt ut: - Endring: beskrivelse, årsak, fremdriftskonsekvens - Grunnlag for pristilbud: vedlagt tegninger og beskrivelse - Pristilbud/ Vederlagsjustering: oversikt over kostnader og fremdriftskonsekvens. Skal inneholde spesifiserte mengder/poster som utgår fra kontrakt og mengder/poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen, evt. som tilbud fra underentreprenør skal vedlegges tilbudet. - Innstilling - Bestilling Hele saksgangen skal være synlig på ett og samme dokument. Etter påføring skal dokumentet skannes og sendes videre slik det er beskrevet ovenfor. Hvis vederlagsjusteringen ikke kan prises ved enhetspriser, skal pristilbud sendes PRL/PG/BL/PL som gir sin innstilling. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 15 av 29

16 Bestillingen fra Omsorgsbygg bekreftes skriftlig av fullmaktshavende når arbeidene ønskes utført. Beskrivelse av ønsket endring etter avtale med PA Grunnlag for pristilbud oversendes HE av fagkonsulent eller BL Pristilbud fra HE, spesifisert inkl. fremdriftskonsekvens Innstilling fra fagkonsulent og BL sendes PA Godkjenning/Bestill ing av BH i ht. fullmakt Beskrivelse av ønsket endring etter avtale med PA Grunnlag for pristilbud oversendes HE av fagkonsulent eller BL Pristilbud fra HE, spesifisert inkl. fremdriftskonsekvens PA Innstilling fra fagkonsulent og BL sendes PA Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 16 av 29

17 Godkjenning/Bestilling av BH iht. fullmakt Håndtering av irregulær endring etter NS 8405 kap 23 Omsorgsbygg Oslo KF har vedtatt følgende fullmakter til sine representanter i prosjektet: Prosjektleder (PL): kun innstillingsmyndighet. Byggeleder (BL): kun innstillingsmyndighet. Omsorgsbygg Oslo KFs PU/PA er administrative ledere for henholdsvis byggesaken og oppfølging på byggeplassen og har fullmakt til å opptre på vegne av Omsorgsbygg Oslo KF innenfor rammen av sin instruks. 8 PROSJEKTSTYRING 8.0 Kvalitetsstyring PA-bok Prosjektets PA-bok er å forstå som en del av prosjektets KS-plan Prosjekteringsfasen Avtaler iht. Byggherreforskriftens krav skal utarbeides, underskrives og arkiveres. De prosjekterende skal utarbeide SHA-plan. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 17 av 29

18 8.0.3 Produksjonsfasen Entreprenøren har ansvar for å legge fram plan og samordne kvalitetssikring av byggearbeidet. Planen skal omfatte alle krav som stilles iht. Plan og bygningsloven, Byggherreforskriften og øvrige lovverk samt de krav som oppdragsgiver stiller. Entreprenøren har ansvar for gjennomføring av SHA-plan. Entreprenøren skal videre sammen med sine underentreprenører: Gjennomføre dokumentert egenkontroll ved hjelp av bl.a. sjekklister som sikrer at leveranser og utførelser er iht. spesifiserte krav i kontrakten. Sjekklistene skal signeres. Dokumentere at registrerte feil og mangler blir rettet, inklusive utbedringsmetode. Sikre at underentreprenørenes kvalitetsplan og sjekkliste til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig for prosjekt-/byggeleder. KS-plan skal også inneholde montasje-, drifts og vedlikeholdsinstrukser for alle leveranser. Overtagelsen skal gjennomføres iht. Omsorgsbygg Oslo KF sin prosedyre for overtagelse/overlevering. Ved overtakelse skal ferdigattest og FDV dokumenter inkludert tegninger være godkjent. Mangel på slik dokumentasjon er grunn til å nekte overtagelse. 8.1 SHA Det er en forutsetning for byggherren at all virksomhet på byggeplassen planlegges og utføres slik at sikkerhet, helse og arbeidsmiljø til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at prosjektet gjennomføres uten skade på person eller miljø. Dette skal oppnås ved at det skapes en aktiv holdning og et aktivt samarbeid mellom involverte parter for å forhindre ulykker. Byggeplassen skal planlegges, organiseres og kontrolleres iht. intensjoner og regler i "forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser"- Byggherreforskriften. SHA-plan for prosjektet er et virkemiddel for å nå disse målene. Alle parter på byggeplassen plikter å overholde alle relevante lover og forskrifter. SHA-planen er utarbeidet i prosjekteringsfasen. Planen skal ivareta SHA både i prosjekterings- og gjennomføringsfasen. Den skal være en del av entreprenørens HMS-mappe på byggeplassen. Byggeplassens hovedbedrift (HB), i samarbeid med koordinator i utførelsesfasen (KU), skal videreutvikle og ajourføre planen. Byggherreforskriftens krav til dokumenter skal kunne fremlegges Arbeidstilsynet ved kontroll på byggeplass. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 18 av 29

19 8.2 Beskrivelse av miljøprogram Hensikten med miljøprogrammet er å fastlegge de overordnede energi- og miljømålene for prosjektet og som legges til grunn for valg av tiltak i et prosjekt gjennom hele prosjektets livsløp. FKOK Miljø og livssykluskostnader og mal miljøprogram og MOP. 8.3 Beskrivelse av miljøoppfølgingsplan Hensikten med miljøoppfølgingsplan er å vise hvordan den konkrete miljøoppfølgingen av prosjektet skal foregå. Miljøoppfølingsplanen skal godkjennes av prosjektansvarlig. Miljøoppfølgingsplanen er et verktøy som skal hjelpe prosjektet å følge opp målene i miljøprogrammet og de generelle miljøkravene. FKOK Miljø og livssykluskostnader og mal miljøprogram og MOP. 8.4 Usikkerhetsstyring Det skal fokuseres på å identifisere, vurdere og styre usikkerhet og risiko i prosjektet. Det skal defineres mål- og styrbare risikoelementer. Tiltaksplan utarbeides som utnytter muligheter og reduserer risiko. Identifisering av risiko/ usikkerhet: Det er viktig å få oversikt over prosjektets kostnads- og gjennomføringsusikkerheter samt prosjektets risiko og muligheter tidlig i prosjektet. Risiko som fremkommer må kommuniseres tydelig. Styring av risiko Det er etablert en risikoanalyse, der tiltak beskrives og iverksettes. Usikkerhet som oppdages i prosjektet skal løpende oppdateres i planene. Analysene skal benyttes som støttesystem innenfor kostnads-, kvalitets- og fremdriftsstyring for å nå prosjektets målsettinger. Usikkerhet eller kritiske forhold skal behandles i alle nødvendige ledd i organisasjonen. Spesielle kritiske forhold skal rapporteres umiddelbart. I rapport skal om mulig foreslås korrigerende tiltak. Prosjektleder har ansvar for at det gjennomføres usikkerhetsanalyser og at risikoen styres i prosjektet. Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 19 av 29

20 8.5 Styrende dokumenter Ved prosjektstart skal prosjektleder utarbeide KS-plan. Kontrollplaner for prosjekt- og byggeledelse, prosjekteringsgruppe og entreprenør skal kontrolleres og vedlegges månedsrapportering til PU/PA. Beslutningsplaner skal utarbeides i prosjekterings- og produksjonsfasen. Planene skal fremlegges for PU/PA i god tid før beslutninger skal tas. SHA-plan i prosjekteringsfasen utarbeides av PG. Kontroll utføres av PRL/KP. SHA-plan i produksjonsfasen ajourføres av entreprenør og implementeres i produksjonsplan. Kontroll utføres av KU. 9 VEDLEGG: Mal for avdragsnota entreprenør Mal for avdragsnota konsulent Avviksskjema Logg avvik Endringsmelding Skjema Endringsordre NS 8405 kap 22 (må vedlegges) Skjema Varsel om endring NS 8405 kap 23 (må vedlegges) Logg endringer Fuglemyra barnehage / Grønland barnehage - Rehabilitering Side 20 av 29

21 Mal for avdragsnota entreprenør: F A K T U R A Faktura nr.: Faktura dato: Oslo kommune Fakturasentralen Omsorgsbygg Oslo KF Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Ressursnr: B Prosjekt nr. og navn Avdragsnota nr.:... Utførte arbeider og tilførte materialer pr... iht. vedlegg kr % innestående beløp? kr..... kr Tidligere utbetalt: A-nota nr. 1 kr... A-nota nr. 2 kr... kr.... kr Avdragsbeløp (avrundet) kr % merverdiavgift kr Fakturabeløp inkl. mva kr.....

22 Mal for avdragsnota konsulent: F A K T U R A Faktura nr.: Faktura dato: Oslo kommune Fakturasentralen Omsorgsbygg Oslo KF Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Ressursnr: B Objekt nr. og navn Avdragsnota nr.:... Utførte arbeider pr... iht. vedlegg kr... kr Tidligere utbetalt: A-nota nr. 1 kr... A-nota nr. 2 kr... kr.... kr Avdragsbeløp (avrundet) kr % merverdiavgift kr Fakturabeløp inkl. mva kr.....

23 Avviksskjema Se egen kommentar i mail. AVVIKSNR. DATO: SIDE: FRA : PROSJEKT: TIL : KOPI: KONTRAKT: AVVIKSBESKRIVELSE, KRAV SOM IKKE ER TILFREDSSTILT: FORSLAG TIL AVVIKSBEHANDLING: ÅRSAK TIL AVVIK: AVVIK PÅVIST......DATO: GODKJENNING AV AVVIKSBEHANDLINGEN... DATO: SIGN: SIGN: ANNEN BEHANDLING NØDVENDIG: KOMMENTARER: VERIFIKASJON FOR UTFØRT AVVIKSBEHANDLING.DATO:.. SIGN:

24 LOGG AVVIK PROSJEKT: KONTRAKT: AVVIK NR. NAVN DATO SENDT DATO GODKJENT DATO UTFØRT

25 ENDRINGSORDRE (EO) Endring: Nr.: Dato: Sendt av: Prosjekt: Berørt kontrakt: Berørt disiplin: Endringen består i: Årsak til Endring: Fremdriftskonsekvens av endring: Priskonsekvens av endring: Antatt ingen priskonsekvens Etter kontraktens enhetspris Pristilbud basert på dagens Prisnivå Regulerbar mengde Mangler i tilbud/beskrivelse Byggherre endring Bruker/leietaker endring Se vedlagte korrespondanse Sendes fagkonsulent Dato: Underskrift: Vedlegg: Grunnlag for pristilbud: Forespørselen kommer fra: Utarbeidet av: Tilbud ønskes av (Hvilke entreprenør): Følgende tegning/revisjon eller annet grunnlag, er brukt som grunnlag for pristilbud: Sendes til entreprenør Kopi sendes byggeleder Dato: Underskrift/stempel: Vedlegg: Pristilbud: Tilbud: Sum eks. mva. 25% mva. Sum inkl. mva. kr.. kr.. kr Sendes til arkitekt / rådgiver Dato: Underskrift/stempel: Vedlegg: Innstilling: Det vises med dette til tilbudet fra entreprenør Tilbudet anbefales Tilbudet anbefales ikke Sendes til byggherre Arkitekt / rådgivers underskrift /dato/ stempel Prosjektleder /Byggeleders underskrift / dato / stempel Bestilling / Godkjenning: Endring godkjennes/ De spesifiserte arbeidene bestilles utført i henhold til dette tilbudet Original sendes entreprenør med kopi til byggeleder Byggherres navn Byggherres underskrift / dato

26 Vedlegg:

27 LOGG ENDRINGER PROSJEKT: KONTRAKT: ENDR. NR NAVN DATO SENDT DATO GODKJENT DATO UTFØRT VARSEL/KRAV (VE)

28 Prosjekt : Varsel/krav nr. : Firma : Sted : Dato/sign. : 1. Forhold som entreprenøren påberoper seg: a) Endringer b) c) d) - At et avvik gitt i avviksskjema er å betrakte som endring JF pkt. - At øvrige forhold tatt opp i møter/etc er å betrakte som endring - Justering av kontrakten som følge av en endring Forsinkelse eller svikt ved byggherrens leveranse mm Andre hindringer for entreprenørens oppfyllelse som byggherren har risiko for Force majeure Beskrivelse av forholdet: Vedlegg som gjør nærmere rede for det påberopte forhold 2. På grunnlag av ovennevnte forhold kreves følgende type justering av kontrakten: FRIST FOR BYGGHERRENS TIL KORRIGERENDE TILTAK: PROSJEKTLEDERS VURDERING: DATO / UNDERSKRIFT: BYGGEHERRENS TILBAKEMELDING: ENDRINGSORDRE UTARBEIDES :

29 FORHOLDET ER UTBEDRET IHHT AVTALE : FORHOLDET ER LUKKET : DATO / UNDERSKRIFT :