MØTEPROTOKOLL. Representantskapet

Transkript

1 i 1 Liv Olav Trond Kåre Steinar R TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS MØTEPROTOKOLL Representantskapet De valgte representantene ble innkalt til møte: Møtested: Fylkestingssa len, Fylkeshuset, Skien Møtedato: Tid: Tilstede var: Andel Fremmøte Representant Vara i Møtt 2Forf meldt 3 Ikke møtt Bambie 5,35 % i 5,35 Erling DahI Unni Brekka KiØsterud BØ 1,95 ¾ 1 1,95 Kasland Kristin Digranes Bøen Drangedal 1,58 % 1,58 Inge Haugen Turid Anita LØite Fyresdal 0,50 % i 0,50 Siw Berve Tordis Breivik Hjartdal 0,62 ¾ i 0,62 Sven Tore Løkslid Inger Øya Grøgård Kragerø 4,00 % i 4,00 Preben Hegland Henriette Fluer Vikre Lardal 0,92 % i 0,92 Grinde Knut Olav Omholt Larvik 15,64% 1 15,64 Rune Hiseth Ingar Dø ler Kviteseid 1,01 % 1 1,01 Gunnar Ruud Inge Waldenstrøm Nissedal 0,54% 1 0,54 ØyvindTveit HalvorHomme Nome 2,51% 1 2,51 Finn Bærland BjørgTveito Lundefaret Notodden 4,66 % i 4,66 Bjarne Bakken Anne Haugen Wagn Porsgrunn 12,51 % 1 12,51 Torhild Wahlstrøm Irene Bordier Ingebretsen Sauherad 1,64 % 1 1,64 Jan Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord 1,11 % 1 1,11 Jon Svartdal Siljan 0,88 % i 0,88 Gunn Berit Holmelid Jan Olav Hagen Skien 18,86% 1 18,86 TorRagnarSollid LarsSolbakken Tinn 2,45 % i 2,45 Grete Ingeborg Vestby Øystein Sønstegård Tokke 0,94 % 0,94 Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje 1,46 ¾ 1 1,46 Ole Kristian Nyhus Aslak Ofte Telemark FK 20,87 ¾ i 20,27 Håkon Sørby Kristian Espeland 100,00 ¾ 13 $3,09 4 8,47 4 8,44 13 av 21 eiere møtte og representerte 83,09 % av selskapskapitalen. 4 eiere som representerer 8,47 % eierandel hadde meldt forfall og 4 eiere som representerer 8,44 % eierandel møtte ikke. Representantskapet var dermed beslutningsdyktig.

2 I tillegg møtte: Ranveig Sem, styreleder Morten Sagli, styremedlem Maj Lis Stordal, styremedlem Tahar Haddad, varamedlem kontrollutvalget, Telemark Fylkeskommune Kjell Ekman, daglig leder og sekretær for representantskapet Foreløpig innkalling ble sendt ut 26. mars 2015 og endelig innkalling med sakspapirer ble sendt ut 14. april Møtet ble ledet av representantskapets leder Bjarne Bakken. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Sak 01/15: Valg av to representanter til å underskrive protokollen Saken legges frem uten innstilling til vedtak. Tor Ragnar Sollid og Torhild Wahlstrøm ble foreslått. Tor Ragnar Sollid og Torhild Wahlstrøm ble valgt til å underskrive protokollen sammen med møteled er. Sak 02/15: Protokoll fra representantskapets møte 24. november 2014 Representantskapet godkjenner protokollen fra møtet 24. november Ingen kommentarer fremkom på møtet. Representantskapet godkjenner protokollen fra møtet 24. november Sak 03/15: Fastsettelse av årsregnskap og årsberetning samt disponering av årets resultat. Saken legges fram for representantskapet med følgende innstilling: Side 2 av 7

3 1. Representantskapet godkjenner årsregnskap for 2014 for Telemark kommunerevisjon IKS med et overskudd på kr Overskuddet på kr overføres selskapets egenkapital. 3. Representantskapet godkjenner årsberetning for Daglig leder gjennomgikk og kommenterte hovedpostene i resultatregnskap og balanse samt de vesentligste notene og årsberetningen. Representantskapets spørsmål ble besvart. 1. Representantskapet godkjenner årsregnskap for 2014 for Telemark kommunerevisjon IKS med et overskudd på kr Overskuddet på kr overføres selskapets egenkapital. 4. Representantskapet godkjenner årsberetning for Sak 04/15: Åpenhetsrapport 2014 Representantskapet tar åpenhetsrapport 2014 til orientering. Daglig leder gjennomgikk og kommenterte hovedinnholdet i representantskapets spørsmål. rapporten og besvarte Representantskapet tar åpenhetsrapport 2014 til orientering. Sak 05/15: Budsjett 2016 og økonomiplan Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette årsbudsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS for 2016 med en total kostnadsramme på kr 24,065 mill. 2. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette økonomiplan med et budsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS med en kostnadsramme i 2016 på kr 24,065 mill, med en kostnadsramme i 2017 på kr 23,581 mill, i 2018 på kr 23,581 mill og i 2019 på kr 24,167 mill. Økonomiplanen ble gjennomgått av daglig leder Kjell Ekman. Økonomiplanen bygger på finansieringsutvalgets innstilling. Fallende fremtidig driftstilskudd som blir en konsekvens av Side 3 av 7

4 2017. finansieringsutvalgets innstilling lar seg dekke inn ved naturlig personalavgang ved AFP/ordinær alderspensjon. Nivået på og utviklingen i pensjonskostnadene ble fremhevet som en utfordring for selskapet. Det ble stilt noen få spørsmål som ble besvart. 1. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette årsbudsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS for 2016 med en total kostnadsramme på kr 24,065 mill. 2. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette økonomiplan med et budsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS med en kostnadsramme i 2016 på kr 24,065 mill, med en kostnadsramme i 2017 på kr 23,581 mill, i 201$ på kr 23,581 mill og i 2019 på kr 24,167 mill. Sak 06/15: Valg av styre med vararepresentanter Valgkomiteen vil legge frem sin innstilling i Styremedlemmer: Ranveig Sem styreleder (gjenvalg) Edvard Mæland nestleder (gjenvalg) Inger Lise Wiersdalen medlem (gjenvalg) Bjørnar Fjeld medlem (gjenvalg) Maj Lis Stordal medlem (gjenvalg) Erik Seierstad medlem (ny tidl. 1.vara) Ansattes representant velges etter egen prosess. møtet. Følgende forslag ble fremlagt: Vararepresentanter i rekkefølge: Nils Per Hovland 1. vara (gjenvalg tidl. 2.vara) Heidi Åmot 2. vara (gjenvalg tidl. 3.vara) Thor Einar Holmgard 3. vara (ny) Kjellaug W. Nordheim 4. vara (gjenvalg) Stein Devik 5. vara (gjenvalg) X 6.vara Ansattes vararepresentant velges etter egen prosess. Valgkomiteens leder Bjarne Bakken la fram valgkomiteens forslag til styremedlemmer og vararepresentanter for perioden 2015 Valgkomiteen hadde ikke forslag til posisjonen som 6. vararepresentant. I møtet ble Anne Serine Nærum foreslått til denne posisjon en. Representantskapets leder la også frem forslag om å be styret vurdere en endring av styremedlemmenes funksjonstid slik at ikke hele styret er på valg samtidig. Side 4 av 7

5 tidl. Følgende styre med vararepresentanter ble valgt for perioden 2015 Styremedlemmer: Ranveig Sem styreleder (gjenvalg) Edvard Mæland nestleder (gjenvalg) Inger Lise Wiersdalen medlem (gjenvalg) Bjørnar Fjeld medlem (gjenvalg) Maj Lis Stordal medlem (gjenvalg) Erik Seierstad medlem (ny 1.vara) Vararepresentanter i rekkefølge: Nils Per Hovland 1. vara (gjenvalg tidl. 2.vara) Heidi Åmot 2. vara (gjenvalg tidl. 3.vara) Thor Einar Holmgard 3. vara (ny) Kjellaug W. Nordheim 4. vara (gjenvalg) Stein Devik 5. vara (gjenvalg) Anne Serine Nærum 6. vara (ny) 2017: Styret bes vurdere en endring av styremedlemmenes funksjonstid slik at ikke hele styret er på valg samtidig. Sak 06/15: Valg av ny revisor Styret foreslår at Romerike Revisjon IKS velges som ny revisor i Telemark kommunerevisjon IKS fra og med regnskapsåret Saksfremstil ling: Daglig leder redegjorde for bakgrunnen for ønsket om valg av ny revisor for selskapet. Representantskapets spørsmål ble besvart. Romerike Revisjon IKS velges som ny revisor i Telemark kommunerevisjon IKS fra og med regnskapsåret Sak 07/15: Fastsettelse av honorarer Valgkomiteen vil legge frem sin innstilling i i møtet: møtet. Følgende forslag til årlig godtgjørelse ble fremlagt Styreleder kr Nestleder kr Medlem kr Side 5 av 7

6 I tillegg til det faste honoraret utbetales en ulegitimert møtegodtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste for de som er i arbeid på kr pr møte. Denne godtgjørelsen gjelder også for vararepresentanter som møter. Alternativt kan det utbetales tapt arbeidsfortjeneste basert på fremlagt dokumentasjon. Representantskapets leder kr Møtegodtgjørelse og reisekostnader for representantskapets medlemmer for øvrig dekkes av den enkelte representants eierkommune/fylkeskommune. Representantskapets leder redegjorde for bakgrunnen for forslaget om økning i honoraret til selskapets til selskapets tillitsvalgte. Godtgjørelsene har ikke vært regulert siden Representantskapets stilte noen avklarende spørsmål vedr. godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste som ble besvart. I sine «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak)> anbefaler KS at godtgjøring (dvs, både møtegodtgjørelse og reisekostnader) til representantskapet bør fastsettes og utbetales av eierkommunene. Dette er kostnader eier har for å utøve og følge opp eierskapet. Denne praksis foreslås heretter lagt til grunn i Telemark kommunerevisjon IKS. Representantskapet fastsatte følgende årlige godtgjørelse til selskapets tillitsvalgte: Styreleder kr Nestleder kr Medlem kr I tillegg til det faste honoraret utbetales en ulegitimert møtegodtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste for de som er i arbeid på kr pr møte. Denne godtgjørelsen gjelder også for vararepresentanter som møter. Alternativt kan det utbetales tapt arbeidsfortjeneste basert på fremlagt dokumentasjon. Representantskapets leder kr Møtegodtgjørelse og reisekostnader for representantskapets medlemmer for øvrig dekkes av den enkelte representants eierkommune/fylkeskommune. Sak 09/15: Orientering om aktuelle saker vi styrets leder og daglig leder: Samarbeidsavtale Buskerud kommunerevisjon IKS, Sandefjord Distriktsrevisjon, Telemark kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon Status inngåelse av nye avtaler med kommunene Strategiplanprosess Representantskapet tar redegjørelsene til orientering. Side 6 av 7

7 Styrets leder Ranveig Sem redegjorde for den fremforhandlede samarbeidsavtalen mellom Buskerud kommunerevisjon IKS, Sandefjord Distriktsrevisjon, Telemark kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon. Saken har også tidligere vært orienteringssak for representantskapet. Daglig leder Kjell Ekman orienterte om at alle eiere nå har signert de nye avtalene om leveranse av revisjonstjenester fra Telemark Kommunerevisjon IKS. Selskapet har igangsatt en prosess for å utarbeide ny strategiplan for perioden frem til Planen skal fremlegges for styret på møtet 15. juni. Representantskapet tok redegjørelsene til orientering. Møtet ble avsluttet med lunch kl Skien, 30. april 2015 Tor Ragnar Sollid Jorhild Wahlstrøm mø eleder Side 7 av 7