RUTINER VED VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD INNHOLD

Transkript

1 RUTINER VED VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Vedtatt av fylkesutvalget i sak nr 35/2008 INNHOLD Side 1 Overordnede prinsipper for varsling 1.1 Varslingsreglene i Arbeidsmiljøloven Forankring i organisasjonspolitikken Medarbeideres ytringsfrihet 3 2 Definisjoner og avklaring av begreper 2.1 Hva er varsling? Hva er kritikkverdige forhold? Hva er forsvarlig framgangsmåte? Fortrolighet i varslingssaker Forbud mot gjengjeldelse 5 3 Hvordan skal det varsles om kritikkverdige forhold? 3.1 Varslingskanaler Varslingsmåte 7 4 Hvordan skal varsler håndteres? 4.1 Generelt Ledere som mottar varsel Tillitsvalgte og verneombud som mottar varsel Saksbehandlingsregler i varslingssaker 8 Vedlegg 1 Bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven 10 Vedlegg 2 Aktuelle lovbestemmelser i saksbehandlingen 12 Sist oppdatert: Mulighetenes Oppland

2 1 Overordnede prinsipper for varsling 1.1 Varslingsreglene i Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven (AML) fikk fra 2007 fått særskilte bestemmelser om ansattes rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Loven har også bestemmelser om at arbeidsgiver ikke kan møte kritikk med straff eller andre negative reaksjoner. Arbeidsgiver har plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Kommuneforlaget har utgitt heftet Varsling Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner. Rutinene for Oppland fylkeskommune (OFK) har tatt utgangspunkt i denne veilederen. 1.2 Forankring i organisasjonspolitikken Oppland fylkeskommune skal være en åpen organisasjon. Offentlighet og kommunikasjon med omgivelsene er nødvendig for å gi allmennheten innsyn i fylkeskommunens virksomhet. Det er viktig å legge til rette for presse og andre aktører som kan bidra til å belyse og fokusere på fylkeskommunens rolle og for å svekke mistanke om for eksempel korrupsjon, lovbrudd, maktmisbruk eller andre uetiske handlinger. Det er en forutsetning for en åpen organisasjon at denne holdningen også preger interne prosesser og samhandling. Det er ønskelig at alle ansatte bidrar til en kultur som gir rom for å ta kunne opp til vanskelige spørsmål, kritikk og uenighet på saklig og ryddig måte. Ledere har et særlig ansvar for å sikre en åpenhetskultur i OFK. Det krever en bevisst holdning til verdien av at ledere og medarbeidere tar et felles ansvar for at virksomheten holder en etisk standard som tåler innsyn. Åpenhet, innsyn og rom for kritikk er grunnleggende for kvalitetssikring av virksomheten. Det er viktig at opplysninger om mulige kritikkverdige forhold undersøkes og at nødvendige tiltak iverksettes. Ledere har også et særlig ansvar for å skape trygghet i organisasjonen slik at ansatte tør å ta opp slike saker uten frykt for negative reaksjoner eller noen form for gjengjeldelse. I saker som det er vanskelig å ta opp i den daglige samhandlingen i arbeidsfellesskapet eller i en ordinær dialog med leder, vil varslingsrutinene representere et verktøy for å bringe fram slike saker til belysning og håndtering i organisasjonen. Målet må allikevel være at de flest spørsmål kan løses gjennom dialog og samhandling på det enkelte arbeidssted, slik at varslingsrutinene ikke må anvendes i særlig stor utstrekning. Hovedregelen er at saker i første omgang varsles internt og forsøkes løst internt i OFK. I de tilfeller ansatte opplever at deres varsel ikke blir tatt på alvor eller at organisasjonen ikke evner å løse de problemer det varsles om, kan det være aktuelt å varsle gjennom eksterne kanaler (presse eller andre instanser). Følgende prinsipper gjelder for varsling i OFK: Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes Åpenhet og ærlighet er viktig Mulighetenes Oppland 2

3 Alle saker bør som hovedregel tas opp med nærmeste leder Den som varsler skal ivaretas på en god måte Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet 1.3 Medarbeideres ytringsfrihet Ett av de etiske forventningsområdene i organisasjonspolitikken er å tilstrebe en åpen organisasjon der medarbeidernes ytringsfrihet ivaretas. Ansattes ytringsfrihet følger i utgangspunktet av den alminnelige ytringsfrihet, som er nedfelt i Grunnlovens 100 og i menneskerettskonvensjonen. Retten til ytringsfrihet handler om retten til å stå fram med egne vurderinger og meninger, også når det gjelder fylkeskommunens rolle og politikk. Ytringsfriheten gjelder uavhengig av om det er en varslingssak eller ikke. Ansatte har et ansvar for å bruke ytringsfriheten forsvarlig og i tråd med lojalitetsplikten som følger av arbeidsforholdet og den ansattes rolle i organisasjonen, slik at OFKs eller andre ansattes interesser ikke blir uberettiget skadelidende. Det vises til OT.prp nr /2006 Om lov om endringer i arbeidsmiljøloven (varsling), pkt Ytringsfrihetens grenser lojalitetsplikten. Dersom ansatte velger å varsle gjennom media, hjemmesider eller andre kanaler som har en stor og åpen mottakerkrets, skal det i vurderingen av om varslingen er forsvarlig særlig legges vekt på om varsler har forsvarlig grunnlag for varslingen, om det varsles om forhold som har allmenn interesse og om arbeidstaker har varslet internt først, dersom dette fremstår som hensiktsmessig. Ved offentlige ytringer i varslingssaker, har den enkelte et spesielt ansvar for å sikre at Det tydelig framgår at uttalelsen gis på egne vegne De faktiske forhold er tilstrekkelig klarlagt Lovbestemt taushetsplikt overholdes Kritikkverdige forhold er tatt opp internt i fylkeskommunen uten at det blir tatt initiativ til å løse saken Saken er så alvorlig at det er forsvarlig å varsle offentligheten De hensyn som taler for og i mot bruk av media er vurdert 2 Definisjoner og avklaring av begreper 2.1 Hva er varsling? Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold. Arbeidstaker har både rett og noen ganger plikt til å si ifra om kritikkverdige forhold. Retten til å varsle følger av bestemmelsen i Arbeidsmiljøloven 2-4, mens plikt til å varsle følger blant annet av Mulighetenes Oppland 3

4 Arbeidsmiljøloven 2-3 nr 2 om arbeidstakers plikt til å underrette arbeidsgiver og verneombud om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse og om trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Helsepersonelloven 17 om helsepersonellets plikt til å informere tilsynsmyndighetene om forhold som kan medføre fare for pasienter (gjelder også ansatte i tannhelsetjenesten) Opplæringsloven 9a-3 om skoleansattes plikt til å varsle skoleledelsen dersom de får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for mobbing, diskriminering, vold eller rasisme Det forventes at ansatte i OFK tar opp saker som de mener bør undersøkes nærmere, på en mest mulig hensiktsmessig måte. Varsling gir mulighet for å rydde opp i ukultur og ulovlige forhold og unngå at problemene blir større. Arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk, den må ikke bygge på sladder eller ubegrunnede påstander. Varsling avgrenses til forhold i OFK. 2.2 Hva er kritikkverdige forhold? Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lover og avtaler, interne regler og retningslinjer og alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt. Varslingsreglene omfatter tilfeller der arbeidstaker sier fra om forhold som han/hun blir kjent med gjennom arbeidsforholdet. Eksempler på kritikkverdige forhold: Diskriminering, mobbing eller trakassering Forhold som kan medføre fare for liv og helse Uforsvarlig saksbehandling (for eksempel brudd på habilitetsreglene) Maktmisbruk Underslag, tyveri og andre økonomske misligheter Korrupsjon Faglig eller politisk uenighet vil i hovedsak ikke anses å falle innenfor varslingsbestemmelsene. 2.3 Hva er forsvarlig framgangsmåte? Påstander om kritikkverdige forhold kan være en belastning både for den det varsles om, for en selv og for miljøet på arbeidsplassen. For å unngå at varsling fører unødig skade, skal framgangsmåten ved varsling derfor være forsvarlig. Det vil være forsvarlig å varsle internt til en ansvarlig person i fylkeskommunen. I pkt 3.1 nedenfor er gitt oversikt over hvilke øvrige instanser det kan varsles til. Fylkeskommunens etiske regler legges til grunn i vurderingen av om det skal varsles om et forhold. Hva som er forsvarlig framgangsmåte, avhenger for øvrig av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering der bl.a. formen på og grunnlaget for varselet vil være sentralt. Den som vurderer å ta opp en varslingssak må klargjøre følgende problemstillinger for seg selv: Foreligger det kritikkverdige forhold? Mulighetenes Oppland 4

5 Er de faktiske forhold tilstrekkelig klarlagt? Er mulige konsekvenser for en selv, kollegaer og den det varsles om vurdert? Er hensyn til fylkeskommunens saklige interesser ivaretatt? Hvem skal det varsles til og hvordan skal varselet utformes? Er språket og formen på varselet saklig? Hva er gjort for å løse saken på arbeidsstedet? Det kan selvsagt varsles om saker selv om ikke alle momentene over kan oppfylles. 2.4 Fortrolighet i varslingssaker For å kunne gjennomføre en forsvarlig behandling av varslingssaker, vil det normalt være nødvendig for den som mottar varselet å kjenne avsender. I mange tilfeller vil det være behov for å gjøre flere undersøkelser omkring saken, og varsler vil i mange tilfeller kunne gi supplerende informasjon. Den som varsler om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen, skal garanteres størst mulig grad av fortrolig behandling av saken. Dette innebærer også at varslers identitet kun skal gjøres kjent for dem som må involveres for at saken kan undersøkes og nødvendige tiltak gjennomføres. Den det varsles om vil normalt ha rett til innsyn i saken. Reglene om partsinnsyn kan derfor bety at varsler ikke kan garanteres full fortrolighet. Den som mottar et varsel skal gi tilbakemelding til varsler om videre saksbehandling og hvem som eventuelt må informeres. I en åpen organisasjon er målet at ansatte opplever trygghet slik at det ikke er behov for anonyme varsler, dvs varsler der ingen kjenner varslers identitet. I situasjoner der det er vanskelig å varsle til nærmeste leder, for eksempel fordi varselet gjelder dennes forhold, kan det være et godt alternativ å bruke andre varslingskanaler jf. pkt 3.1 under. I den utstrekning det varsles helt anonymt, vil det ikke være praktisk mulig å undergi varselet samme omfattende saksbehandling som for øvrige varslingssaker. Ved varsling til Arbeidstilsynet om forhold som er i strid med Arbeidsmiljølovens, skal varslerens navn uansett holdes hemmelig, jf. AML 18-2 om beskyttelse av kilder. Bestemmelsen er generell og gjelder alle meldinger til Arbeidstilsynet om forhold som er i strid med loven. 2.5 Forbud mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven, er forbudt, jf. AML 2-5. Det forutsettes at varslingen er forsvarlig iht. AML 2-4. Dette forbudet innebærer at ingen medarbeider skal oppleve at varsling av kritikkverdige forhold får negative konsekvenser for dem selv, verken direkte eller indirekte. I tillegg fremhever vår egen arbeidsgiverpolitikk det å si fra om kritikkverdige forhold som ønsket og forventet atferd. Forbudet gjelder alle former for gjengjeldelse som for eksempel Trakassering (utfrysing, latterliggjøring og lignende) Økt grad av kontroll Ubegrunnet omplassering Mulighetenes Oppland 5

6 Dårligere lønnsutvikling Fratakelse av arbeidsoppgaver Oppsigelse og avskjed Dette krever at leder har høy bevissthet rundt prioriteringer og beveggrunner i sin egen ledelsesutøvelse, og evner å se kritiske innspill som positive bidrag til kvalitetssikring av virksomheten. I tilfeller der det er leders praksis som kritiseres, stilles det ekstra store krav til ryddighet i håndteringen av kritikken. Selv om det viser seg at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, er den som varsler allikevel vernet mot gjengjeldelse, såfremt vedkommende har vært i god tro. En arbeidstaker som tar opp kritikkverdige forhold må imidlertid tåle å møte saklige motargumenter og motbevis. Dersom arbeidstaker allikevel mener at han/hun har vært utsatt for gjengjeldelse, er det arbeidsgiver som må sannsynliggjøre at dette ikke har funnet sted. Ved mistanke om gjengjeldelse følges de vanlige prinsipper og rutiner for varsling. 3 Hvordan skal det varsles om kritikkverdige forhold? 3.1 Varslingskanaler Arbeidsgiver har ansvar for å legge til rette for varsling, jf. AML 3-6. Dersom en arbeidstaker kjenner forhold som bør undersøkes nærmere eller som nødvendiggjør tiltak, bør det som hovedregel tas opp på egen arbeidsplass. Hva det varsles om vil imidlertid være bestemmende for hvem den som varsler velger å henvende seg til. Varsling bør som hovedregel skje på lavest mulig nivå, og interne kanaler brukes før eksterne. De fleste saker kan varsles til nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder egen leder eller leder ikke gjør noe med forholdene, kan det varsles forbi leder, eventuelt til overordnet leder (fagenhetsleder/rektor/fylkesrådmannen). Dersom varslere ikke ønsker å ta opp forholdet på egen arbeidsplass eller vurderer varsling til overordnet leder som vanskelig eller utilstrekkelig, kan det varsles til tillitsvalgt eller verneombud. Det er også mulig å kontakt disse for å søke veiledning om et forhold er så kritikkverdig at det er noe å gå videre med. Dersom ansatte ønsker å rådføre seg om en sak før de beslutter om det reises en varslingssak, kan også HR-sjefen eller juridisk rådgiver kontaktes. Disse vil kunne gi råd både når det gjelder korrekt håndtering av varslingssaker og veiledning i faglige spørsmål som det vurderes å gi varsel om. For de tilfelle der det avdekkes grove kritikkverdige forhold, kritikkverdige forhold som ikke tas på alvor av den øverste administrative ledelsen, vil fylkeskommunens politiske kontrollutvalg være en instans å varsle. Dette gjelder særlig saker innen økonomiforvaltning, offentlige anskaffelser og lignende. Mulighetenes Oppland 6

7 I tillegg kan det være aktuelt å varsle Arbeidstilsynet dersom varselet gjelder spørsmål knyttet til tilsynets ansvarsområde Dersom ansatte ønsker å varsle pressen om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen, krever dette vanligvis et ekstra høyt presisjons- og saklighetsnivå. Den ansatte bør vurdere nøye om de interne kanalene er forsøkt benyttet i tilstrekkelig grad før kritikken gjøres offentlig kjent. 3.2 Varslingsmåte Det er utarbeidet eget skjema Intern varsling til bruk i OFK. For å få en best mulig og ensartet dokumentasjon av saken, er det ønskelig at dette benyttes ved skriftlig varsling. Avhengig av sakens karakter, kan det også varsles på annen måte, for eksempel via e-post, dokumentasjon eller på en annen måte som er egnet til å få fram et kritikkverdig forhold. Den som varsler må allikevel forsikre seg om at varselet gis i tråd med forsvarlighetskravet, se pkt 2.3. Det må derfor gå tydelig fram at dette er et varsel i tråd med AML Hvordan skal varsler håndteres? 4.1 Generelt Den som mottar varsler skal gi tilbakemelding til varsler om at varsel er mottatt og så langt det er mulig informere om hvilken behandling varselet undergis og hvilke tiltak som skal iverksettes. Likeså skal varsler få korrigerte opplysninger dersom undersøkelser viser at det ikke foreligger kritikkverdige forhold. Den som mottar et varsel om kritikkverdige forhold, har selv eller i samarbeid med andre instanser i fylkeskommunen, ansvar for at saken blir fulgt opp på en forsvarlig måte. 4.2 Ledere som mottar varsel I de fleste saker vil nærmeste leder være adressat for varsel om kritikkverdige forhold. I enkelte spesielle saker vil varsel kunne gis til overordnet leder (fagenhetsleder, rektor, fylkesrådmann), avhengig av sakens karakter. For at medarbeiderne skal føle det trygt å ta opp kritikkverdige forhold, må leder konsekvent møte slik varsling på en åpen og løsningsorientert måte. Det innebærer at leder er forpliktet til å ta henvendelser på alvor, og følge dem opp gjennom aktiv handling og i tråd med retningslinjene for varsling. Leder har et ansvar for å informere den som har varslet om hva som er gjort i oppfølgingen. Dersom leder får uformelle henvendelser som hun/han vurderer som en varslingssak, må den som henvender seg anmodes om å ta opp saken i tråd med varslingsrutinene. Leder har uansett et ansvar for å følge opp henvendelsen i tråd med rutinene. Mulighetenes Oppland 7

8 Dette innebærer at ledere har et spesielt ansvar for å Sørge for at alle mottatte varsler blir undersøkt og fulgt opp på en korrekt måte Sørge for at fylkeskommunen iverksetter nødvendige tiltak og følge saken til den er avsluttet På selvstendig grunnlag vurdere og ta opp kritikkverdige forhold Ivareta informasjons- og oppfølgingsansvaret overfor dem som varsler Ivareta omsorgsansvaret for både varsler og den det blir varslet om Gi informasjon til den det varsles om og gi vedkommende anledning til å uttale seg Ta initiativ til å følge opp de impliserte etter noe tid, for å bidra til å minske negative konsekvenser for enkeltindivider og organisasjonen 4.3 Tillitsvalgte og verneombud som mottar varsel Tillitsvalgte og verneombud kan ha en rolle under alle faser i en varslingssak, både som rådgivere og mottakere av varsler. Spesielt i arbeidsmiljøsaker vil verneombudene ha en viktig og lovbestemt funksjon, jf. AML kap. 6 Verneombud. Tillitsvalgte og verneombud har ansvar for å Ta opp kritikkverdige forhold på eget initiativ Sørge for at varler blir kanalisert til rette instans dersom varsler ikke finner det hensiktsmessig eller ikke tør gå videre med saken til nærmeste leder Bidra med informasjon og avklaringer dersom den som mottar varsler trenger tilleggsinformasjon eller ønsker å diskutere uavklarte forhold Bistår den/de det varsles om Følge med på den generelle utviklingen i forhold til varslingssaker 4.4 Saksbehandlingsregler i varslingssaker Den som mottar et varsel må undersøke saken og sørge for at nødvendige tiltak iverksettes. Den som mottar varsel skal alltid dokumentere dette via eget skjema Intern oppfølging. Skjemaet skal støtte opp om saksbehandlingen og være et hjelpemiddel for å unngå manglende oppfølging eller ansvarsfraskrivelse. I tillegg er det viktig at det sørges for dokumentasjon av de handlinger og beslutninger som gjennomføres og andre forhold som er viktig for saken. Skriftliggjøring må starte tidlig i prosessen for å kunne dokumentere det som skjer i etterkant ikke alle saker kan løses raskt og enkelt. Dersom den som mottar varselet mener at han/hun ikke er riktig mottaker, skal det sørges for at saken blir kanalisert til rette instans. Det er da viktig å få bekreftelse på at saken blir håndteres videre i tråd med retningslinjene. Følgende aktiviteter må gjennomføres for å sikre god og forsvarlig saksbehandling: Undersøke de faktiske forhold det varsles om, kartlegge partenes standpunkter, interesser og behov Gjennomgå saken og invitere de involverte til konstruktiv dialog Informere de rette instanser i fylkeskommunen om saken Avklare de involvertes roller i saken Mulighetenes Oppland 8

9 Bidra til at det trekkes konklusjoner om det foreligger kritikkverdige forhold eller ikke Gi tilbakemelding til varsler om at hva som skjer i saken, eventuelt diskutere framgangsmåte Oppfylle dokumentasjonskravene i varslingssaker knyttet til arbeidsgivers bevisbyrde dersom varsler ikke skjer forsvarlig Avklare framgangsmåten med samarbeidspartnere og instanser med formell myndighet Ivareta rettssikkerhet og personvern for den det varsles om, herunder retten til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Det må vurderes på hvilket tidspunkt opplysningene skal gjøres kjent for en det varsles om Ivareta arbeidsgivers omsorgsplikt overfor alle involverte i saken Generelle saksbehandlingsregler følges, herunder håndtering av informasjon som er taushetsbelagt Søk råd dersom det oppstår tvil om hvordan saken skal håndteres Vedlegg 1. Bestemmelsene om varsling og arbeidstakeres medvirkning i Arbeidsmiljøloven 2. Aktuelle lovbestemmelser i saksbehandlingen Mulighetenes Oppland 9

10 Vedlegg 1 Bestemmelsene om varsling og arbeidstakeres medvirkning i Arbeidsmiljøloven 2-4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiveren har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling 1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. (2) Arbeidstaker skal:.. b) straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet,.. d) sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, Mulighetenes Oppland 10

11 e) melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet,.. (3) Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde. Mulighetenes Oppland 11

12 Vedlegg 2 Aktuelle lovbestemmelser i saksbehandlingen Offentlighetsloven gir i utgangspunktet innsyn i all informasjon som produseres i forvaltningen, med enkelte unntak: Unntak for interne dokumenter ( 5), dvs. dokumenter som produseres etter oppfordring fra leder eller på initiativ fra enkeltmedarbeidere. En varsling vil være et internt dokument. Ny offentlighetslov fra 2008 begrenser adgangen til å unnta interne dokumenter. Det må da foretas en ny vurdering. Unntak for opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov ( 5a). Offentlighetsloven 13 pålegger taushetsplikt om noens personlige forhold. Varsling eller bakgrunnsinformasjon om private forhold vil dermed unntas fra innsyn. De fleste varsler vil imidlertid omhandle kritikkverdige forhold i utøvelse av arbeidet. Unntak for profesjonsbestemt taushetsplikt ( 5a) gjelder dersom varsel gis til advokat eller revisor. Imidlertid vil forutsetningen ofte være at mottar skal gå videre med det, og da vil taushetsplikten ikke lenger gjelder. Eventuelt krav om anonymitet vil imidlertid måtte respekteres. Unntak av anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse fra offentlighet ( 6 nr 5). Det er også anledning til å unnta deler av slike dokument, for eksempel hvem som har varslet eller hvem det varsles om, i en sak der det er mistanke om lovbrudd. Dersom det på bakgrunn av varsling er aktuelt å gi en tjenestelig sanksjon av en slik art av den omfattes av definisjonen av enkeltvedtak i forvaltningslovens 2, 2. ledd, må reglene i kap. VI følges: Forhåndsvarsel ( 16) gis før vedtak treffes, slik at parten gis anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Loven gir ingen fast frist, slik at det er mulig å gjøre undersøkelser før den det varsles om blir informert. Ofte vil det være god saksehandlingsskikk å få noe bekreftet eller avkreftet av parten så tidlig som mulig Utrednings- og informasjonsplikt ( 17). Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Den som er part har anledning til å gjøres kjent med opplysninger og rett til å uttale seg om disse. Partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter ( 18 flg.) gjelder som en hovedregel. Det finnes imidlertid unntak, bl.a. opplysninger som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Det må derfor foretas en avveining av om det ut fra personvernhensyn er rimelig å unnta opplysningene fra innsyn sett i forhold til partens rett til å ivareta sine interesser i saken Datatilsynet har utredet de viktigste sider ved personopplysningslovens betydning i varslingssaker i en uttalelse I saksbehandlingen er det spesielt viktig å ta hensyn til følgende bestemmelser: Lovens 2 nr 8 b) definerer hva som er sensitive personopplysninger. Opplysninger om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling vil blant annet være en sensitiv personopplysning, dersom denne type opplysninger blir samlet inn i forbindelse med en varslingssak. For øvrig gir 9 oversikt over vilkårene for behandling av sensitive personopplysninger. Lovens 20, andre ledd bokstav a) om informasjonsplikt, kommer til anvendelse i tilknytning til varsling. Det betyr at i de tilfeller personopplysninger som samles inn fra andre enn den det gjelder, skal det gis informasjon om dette til den det gjelder. Eventuelle unntak fra denne bestemmelsen må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, jf. 23. Mulighetenes Oppland 12

13 Enhver som er registrert vil ha rett til innsyn i de personopplysningene som behandles i tilknytning til varslingen, jf. 18. Eventuelle unntak fra denne bestemmelsen må vurderes konkret når det gjelder den enkelte innsynsbegjæring, jf. 23. Utlevering av personopplysninger samlet inn i tilknytning til en varslingsordning kan bare skje dersom vilkårene for utlevering i 8, 9 og 11 er til stede. Mulighetenes Oppland 13