Innkalling til styremøte nr Norges Klatreforbund. S A K S L I S T E

Transkript

1 4 Vår dato;; Vår referanse;; Til: Forbundsstyrets medlemmer Innkalling til styremøte nr Norges Klatreforbund. Møtested : Ullevål Station Møtestart : 24.november 2015 kl Møteslutt : 24.november 2015 kl S A K S L I S T E Beslutningssaker: Sak Konstituering av styret og komiteer Sak Mandat for det nye styret, oppfølging av tingvedtak Sak Strategidokument for NKF , videre arbeid Sak Strategiplan , status Sak Organisasjonsplan Sak Budsjett 2016 Sak Evaluering Sak Fastsettelse av styremøter for resten av tingperioden. Orienteringssaker: Styrearbeid i praksis roller og ansvar. Diskusjonssak: Ingen saker meldt inn Med vennlig hilsen Kari Vanebo

2 Generalsekretær/s/

3 Til Styret Fra Stein Tronstad Sak Konstituering av styret og komiteer (Konstituering, re-etablering av komitéer og utpeking av komitéledere skjer i styremøtet.) Så lenge Norges klatreforbund har eksistert, har en stor del av det faglige arbeidet og utviklingsarbeidet vært drevet av arbeidende fagkomitéer. Normalt ledes disse komitéene av styrets medlemmer. Komitéene arbeider i henhold til sine mandater (fastsatt av styret), følger opp sine respektive fagområder innenfor strategiplanen, gir innspill til ny strategiplan, utarbeider handlingsplaner og følger opp disse. I noen tilfeller gir komitéene også innstilling i tildelingssaker. Komitéene har alltid utgjort en viktig ressurs for NKF, som arenaer for å trekke inn kompetente og engasjerte mennesker utenfor styret i forbundets arbeid. Det er styret som avgjør forbundets komité- og utvalgsstruktur, på fritt grunnlag etter hva som er mest hensiktsmessig for arbeidet. Det nye styret må vurdere dette behovet ved en gjennomgang i styremøtet. I øyeblikket har NKF følgende komitéer knyttet til oppfølgingen av gitte kapitler i strategiplanen: Anlegg inne Anlegg ute Barn, ungdom og klubbutvikling (BUK) Fjellkomitéen Konkurranse (KONK) Sikkerhet Utdanning I tillegg har forrige styret satt ned ad hoc-komitéer for evalueringsarbeid, arbeid med klatreførere, samt internasjonale konkurranser. Viktige arbeidsområder som p.t. ikke er tillagt noen komité er blant annet finansiering og markedsarbeid, miljø, samfunnsengasjement og informasjonsarbeid. Vedlegg En oversikt over hvilke komitéer som er etablert for styreperioden , med arbeidsområder og komitémedlemmer, ligger på like%20komiteene.pdf

4 Møte nr. 0x-2015 Til styret Fra Stein Tronstad Sak Mandat for det nye styret, oppfølging av tingvedtaket Mandatet fra det ekstraordinære klatretinget følges opp gjennom en åpen evaluering av NKF, revisjon av organisasjonshåndboka, framlegg til ny strategiplan og verdibasert ledelse. På bakgrunn av situasjonen som førte til det forrige styrets avgang ble det ekstraordinære klatretinget invitert til å vedta et særskilt mandat for det nye styret. Mandatet ble enstemmig vedtatt, som følger: «Styret skal sette i gang prosesser i organisasjonen med den hensikt å sikre god -Struktur -Rolleforståelse - Organisasjonskultur - Åpne prosesser - Rutiner og kvalitet i arbeidet» Saken legges fram for åpen diskusjon. Ethvert ansvarlig styre plikter å arbeide med de elementene som inngår i mandatet, men i dette tilfellet må prosessene rapporteres tilbake til det ordinære klatretinget i De hensiktene klatretinget har uttrykt skal først og fremst følges opp gjennom daglig, verdibasert ledelse. Verdiene som ligger til grunn er forbundets egne slik de er uttrykt i strategiplanen. I tillegg vil jeg legge vekt på høy etisk standard i alt styrearbeid, samt åpenhet, imøtekommenhet og lojalitet. Mer spesifikt bør mandatet også følges opp og rapporteres tilbake gjennom tre prosjekter som legges fram i egne styresaker: revisjon av organisasjonshåndboka, en åpen evaluering av NKF, samt framlegget til ny strategiplan for perioden

5 Til styret Fra Stein Tronstad Sak Strategidokument for NKF , videre arbeid Komitéledere og saksansvarlige går gjennom det foreliggende tekstforslaget med mål og tiltak for sine respektive fagområder, samt innkomne forslag og merknader fra klubbsamlingen i november, og sender sine oppsummeringer og endringsforslag til generalsekretæren innen Generalsekretær og president sammenfatter dette i et samlet, revidert utkast som legges fram for styret i januar, med sikte på utsending til høring blant klubbene i februar. Avtroppende styre har igangsatt arbeidet med et langsiktig strategidokument for NKF som kan behandles på klatretinget i april Et forslag foreligger. Før dette gjøres ferdig og legges fram for tinget, er det naturlig å hente inn ideer, forslag og merknader fra klubbene. Det foreliggende dokumentet må bearbeides en del før det kan sendes ut på høring til klubbene. Det nye styret bør gå gjennom dokumentene og de innspillene som er kommet inn så langt, og selv ta stilling til hva som skal foreslås for tinget i form av visjoner, verdier, strategiske mål, kortsiktige mål og eventuelt konkrete tiltak. På dette styremøtet er det for tidlig å ta konkret stilling til innholdet i utkastet fra avtroppende styre. Styret bør heller se gjennom hovelinjene i dokumentet med sikte på å bli enige om en hovedretning for den videre bearbeidingen, og så ta sikte på å behandle et mer gjennomarbeidet utkast på styremøtet i januar. Vedlegg Foreløpig utkast til strategidokument sendes ut.

6 Til styret Fra Stein Tronstad Sak Strategiplan , status (Prioritering av gjenstående oppgaver og fordeling av ansvaret for videre oppfølging av kapitlene i strategiplanen gjøres i styremøtet.) Norges klatreforbunds strategiplan for tingperioden ble vedtatt på klatretinget i Drammen i mars 2014 og gjelder fram til det ordinære klatretinget i april Strategiplanen står som tingets prioriteringer og retningslinjer for forbundets arbeid i denne perioden. Styret må rapportere resultater og måloppfyllelse tilbake til klatretinget i Strategiplanen følges av en detaljert handlingsplan vedtatt av styret. Som grunnlag for påtroppende styres arbeid er det nødvendig med en detaljert gjennomgang av gjeldende strategiplan. Mange viktige oppgaver er allerede gjennomført eller godt ivaretatt, men det er også mye som gjenstår. Styret må prioritere gjenstående arbeid. For å sikre en god oppfølging fra styrets side fram mot tinget i 2016 bør et oppfølgingsansvar for hvert enkelt kapittel og hvert prioritert område i strategiplanen fordeles på saksansvarlige i styret og de respektive komitéene. Vedlegg Strategiplan , se _oppd_ pdf Handlingsplanen for 2015 sendes ut.

7 Møte nr Til styret Fra Stein Tronstad Sak Revisjon av NKFs organisasjonshåndbok Det settes ned en redaksjonskomité som i samarbeid med generalsekretæren skal revidere NKFs organisasjonshåndbok. De nye komitélederne gjennomgår instruksene for sine respektive komitéer. Revidert organisasjonshåndbok skal behandles av styret før klatretinget I redaksjonskomiteen deltar disse fra styret: 1. (navn bestemmes i styremøtet) 2. (navn bestemmes i styremøtet) Virksomheten til Norges klatreforbund styres av Lov for Norges klatreforbund, sist revidert på det ekstraordinære klatretinget , og av gjeldende strategiplan. Til hjelp for den daglige organiseringen av virksomheten er det utarbeidet en omfattende organisasjonshåndbok som blant annet inneholder: organisasjonsnormer en detaljering av styrets og styrerepresentantenes mandat (jf 20 i NKFs lov) og mandater for de arbeidende komitéene instrukser for generalsekretær og ansatte i forbundet retningslinjer for saksbehandling, årshjul, HMS- instruks økonomireglement, kontraktsreglement, reglement for markedsavtaler I tillegg er en del andre dokumenter tatt inn i organisasjonshåndoka, som gjeldende lov, gjeldende strategiplan og konkurransereglement. For å etablere klarere ansvarsforhold og et best mulig samarbeid mellom styre, komitéer og administrasjon, er det behov for å vurdere oppgavefordelingen og å oppdatere instruksene til styret, styrets medlemmer, de arbeidende komitéene, generalsekretæren og administrasjonen for øvrig. I tillegg er det et stort behov for redaksjonell gjennomgang av organisasjonshåndboka. Likeartet innhold er i stor grad er spredt på forskjellige deler av dokumentet, slik at det kan være vanskelig å få oversikt over hvilke bestemmelser og retningslinjer som gjelder for de forskjellige delene av virksomheten. De delene av håndboka som omhandler lover, planer, HMS og konkurransereglement bør for oversiktens skyld tas ut og vedlikeholdes som separate dokumenter. Vedlegg Gjeldende organisasjonshåndbok, sist revidert 19. mars 2014, sendes ut.

8 Til Styret Fra Kari Vanebo Sak Budsjett 2016 : : Budsjettet er utarbeidet med bakgrunn i vedtatt langtidsbudsjett på klatretinget 2014 : Budsjettet legges frem med et negativt resultat på kr Etter antagelser om tildeling fra departementet og idrettsforbundet er det ikke justert for prisøkning på inntektssiden og det er heller ikke lagt inn en økning på moms refusjon slik vi har gjort tidligere år. Det er gjort et estimat at vi kommer til å utstede totalt sikringskort til neste år. Det ligger inne en kostnad på kr post 3 som er benevnt som administrasjon klubbutvikling. Denne posten kan i sin helhet gå til lønn for utviklingskonsulenten i administrasjonen. Styret må ta stilling til hvor man ønsker å øke inntekten og redusere kostnadene. Til orientering så har medlemsprisen for klubbene vært uendret de siste 7 årene. Ingen av kostnadene og inntektene på avdeling 5, 8 og 9 er øremerket, det betyr at det er her dere kan gjøre prioriteringer. Mulig besparelser kan gjøres ved større egenandeler på konk, færre samlinger, mindre stipend mm. Kutte ut fjellfond. Sikkerhetsseminaret søker vi om ekstern finansiering også.

9 Til Styret Fra Odd Magne Sak Evaluering Styret iverksetter evaluering av organisasjonen gjennom spørreundersøkelse på Google Forms. Odd Magne og Rune utformer forslag til spørsmål og svaralternativer for undersøkelsen, som sendes ut til styret for kommentarer. Det tas sikte på å publisere undersøkelsen umiddelbart etter neste styremøte I etterkant av de hendelsene som ledet til det forrige styrets avgang kan det være behov for å evaluere NKF. Det uttrykkes en del misnøye gjennom samtaler med enkeltpersoner fra klubber, og det er også uttrykt mange gode ideer og tanker om hvordan forbundet kan utvikle seg videre. En evaluering vil kunne konkretisere potensiale til videreutvikling for NKF. Evalueringen bør fange opp det konkrete innholdet i kritikken som har vært fremmet, og den bør invitere til å komme med ideer og forslag til hvordan forbundet kan videreutvikle sitt tilbud til klubber og enkeltklatrere. Evalueringen vil være et delelement i å oppfylle det mandatet vi som styre fikk på ekstraordinært klatreting.

10 Til Styret Fra Odd Magne Sak Fastsettelse av styremøter for resten av perioden Vedtak: Styremøte januar kl Styremøte februar kl Styremøte mars kl