MØTEINNKALLING. Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf ,

Transkript

1 Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Dato: Møtested: Trysil rådhus, Kommunestyresalen Tidspunkt: 14:00 Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf , Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr Innhold PS 16/5 Referatsaker RS 16/5 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget RS 16/6 Melding om yrkesskade RS 16/7 Melding om yrkesskade RS 16/8 Melding om yrkesskade RS 16/9 Oversendelse av årsrapport 2015 og samarbeid 2016 PS 16/6 Arbeidsmiljøutvalg - valg av leder, nestleder og arbeidsutvalg for perioden PS 16/7 Søre Trysil barnehage - vurdering for videre barnehagedrift PS 16/8 IA-handlingsplan PS 16/9 Årsrapport - Arbeidsmiljøutvalget i Trysil kommune Underskrift leder:

3 PS 16/5 Referatsaker 3

4 RS 16/5 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget

5 RS 16/6 Melding om yrkesskade 5

6 RS 16/7 Melding om yrkesskade 6

7 RS 16/8 Melding om yrkesskade 7

8 RS 16/9 Oversendelse av årsrapport 2015 og samarbeid

9 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 5466/2016 Arkiv: 440 Vår saksbehandler: Lasse Bolstad Arbeidsmiljøutvalg - valg av leder, nestleder og arbeidsutvalg for perioden Saksnr Utvalg Møtedato 16/6 Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Arbeidsmiljøutvalgets medlemmer for perioden Øvrige saksdokumenter: Arbeidsmiljøloven Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Rådmannens innstilling: 1. Arbeidsmiljøutvalgets medlemmer for perioden stadfestes slik oversikten viser i vedlagte saksdokument Leder, nestleder og arbeidsutvalg velges/utpekes i AMU sitt møte 16. mars 2016 Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 9

10 Bakgrunn Arbeidsgiver og arbeidstaker peker ut sine medlemmer i samsvar med bestemmelser i arbeidsmiljøloven 7-1 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-7 til Trysil kommunes arbeidsmiljøutvalg består av fem arbeidstaker- og fem arbeidsgiverrepresentanter. Funksjonstiden for utvalget er 2 år. Leder og nestleder i AMU skal velges vekselvis av arbeidsgivers og arbeidstakers representanter i løpet av funksjonstiden på 2 år. AMU kan velge å opprette arbeidsutvalg, og det er opp til AMU å avgjøre organisering, mandat og oppgaver for arbeidsutvalget. I Trysil kommune har det normalt vært sammensatt av hovedtillitsvalgt for den største fagorganisasjonen, hovedverneombud og to representanter fra arbeidsgiversiden. Vurdering Arbeidsmiljøutvalget avholdt et møte allerede i januar 2016, sammensatt av de representantene som var valgt for perioden Årsaken var at Trysil kommune fikk ny rådmann i samme måned, og det ble derfor vurdert som hensiktsmessig at konstituering av nytt AMU ble foretatt i påfølgende møte. Den formelle funksjonstiden til nytt utvalg vil være fra dagens møtedato, men til praktiske formål brukes perioden Arbeidsgiversiden hadde ledervervet i 2014, og arbeidstakersiden i Det er nærliggende å tenke at det nå er arbeidsgiversidens tid å lede utvalget igjen, men utvalget står fritt til å velge mellom partene. Kravet er at begge skal ha vervet i løpet av funksjonstiden. Vedlagt ligger en oversikt over representanter som er valgt/utpekt fra begge parter til å sitte i AMU i Konklusjon Medlemmene fra vedlagte saksdokument stadfestes som medlemmer av AMU i AMU velger leder, nestleder og arbeidsutvalg i møtet. 10

11 Arbeidsmiljøutvalgets medlemmer for perioden Medlem Varamedlem Fra arbeidsgiversiden: Jan Sævig, rådmann Bjørn Myhre, ass.rådmann/kommunalsjef Trygve Øverby, kommunalsjef Jo Stuan, kommunalsjef Britt Støa, omsorgssjef Innkalles i rekkefølge slik: 1. David Sande, økonomisjef 2. John Arne Bye, helsesjef 3. Hans Martin Aas, avdelingsleder 4. Berit Helen Fossheim, barnehagesjef Fra arbeidstakersiden: Eva Galaasen - (Delta m.fl.) Knut Linstad (UDF) Trine Stenmyren hovedverneombud Marit Neby (Fagforbundet) Lillian Bråten (Fagforbundet) Ann Kristin Flystveit (Norsk Ergoterapiforbund m.fl.) Line Jota (UDF) Hilde Heien Berg vara for HVO Hanne Vera Gunderud (Fagforbundet) Kjersti Therese Storbæk (Fagforbundet) 11

12 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 4415/2016 Arkiv: A10 Vår saksbehandler: Berit Helen Fossheim Søre Trysil barnehage - vurdering for videre barnehagedrift Saksnr Utvalg Møtedato 16/7 Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Plantegning - Søre Trysil barnehage Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: 1. Søre Trysil barnehage legges ned med virkning fra og med Barna gis plass i Nybergsund barnehage fra samme dato Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 12

13 Bakgrunn Dette dokumentet er en samlet saksframstilling der samme dokument blir behandlet av både AMU og i politiske utvalg. Trysil kommune driver barnehage i Søre Trysil. Barnehagelokalene eies av Søre Trysil samfunnshus og barnehagetomta/lekeplassen eies av Trysil Montessoriskole. Det er få barn i barnehagen og virksomheten har vært vurdert/foreslått nedlagt i flere anledninger. Kommunestyrets fattet i møte i sak 12/99 «Oppfølging av utredning om barnehagestruktur» bl.a. følgende vedtak: 1. Dagens barnehagestruktur opprettholdes og det tilbys offentlige barnehager i aksene nordsør og øst-vest i kommunen. De offentlige barnehagene i Jordet, Vestre Trysil, Søre Trysil, Østby, Nybergsund og sentrum (2 stk.) består 2. Det stilles imidlertid som krav at barnehagene fyller minimum 12 plasser 5. Ingen kommunal barnehage skal legges ned uten forutgående politisk behandling og vedtak Saken om vurdering av nedleggelse av Søre Trysil barnehage er igjen aktualisert gjennom vedtak av arbeidsmiljøutvalget (AMU) da AMU behandlet rådmannens forslag til årsbudsjett Her ble det vedtatt bl.a. følgende tilleggspunkt: Arbeidsmiljøutvalget ber rådmannen kartlegge eventuelle brudd på arbeidsmiljøloven knyttet til arbeidsmiljøfaktorer ved Søre Trysil barnehage, med henvisning til årsbudsjettets kapittel 4.4 Ikke prioriterte salderingstiltak, tiltak nr. 1: Nedleggelse av Søre Trysil barnehage fra Kartleggingen bør så langt det er mulig foreligge i tide til kommunestyrets behandling av budsjettet, og skal uansett foreligge før leieforholdet med byggeier skal reforhandles. HMS-Øst ble bedt om å kartlegge det fysiske arbeidsmiljøet i Søre Trysil barnehage med utgangspunkt i Arbeidsmiljøloven og Arbeidstilsynets forskrifter og veiledninger. Rapporten viser at følgende punkter representerer brudd på forskrifter og veiledninger: Toalett/vaskemuligheter det er ikke eget personaltoalett Garderobe det er ingen personalgarderobe der de ansatte kan skifte usjenert Pauserom det er ikke tilgjengelig pauserom Kontorarbeidsplass det er ikke en godt tilrettelagt kontorarbeidsplass (plassering, skrivebord Temperatur ventilasjonsanlegget blåser inn kald luft på vinteren, og det er forsøkt å supplere med panelovner og varmekabler uten stor effekt Trekk det kommer kald trekk fra ventilasjonsanlegget på vinteren HMS-system mangler rutiner i fht. Internkontrollforskrift og sikkerhetsdatablad HMS-Øst har følgende forslag til tiltak: Benytte det ene av to toaletter i barnehagen utelukkende til personaltoalett Det lille lekerommet kan omdisponeres og innredes med kontorarbeidsplass (med nytt skrivebord). Ved å plassere låsbare skap kan dette rommet også fungere som personalgarderobe. Rommet kan også fungere som pauserom, personalrom og møterom. Dette forutsetter at man får internettilkobling på det lille lekerommet Ventilasjonsanlegget bør undersøkes i forhold til tiltak som kan gi bedre varmeregulering i barnehagen. Dette bør undersøkes med utleier, og evt. hva som står i leiekontrakten Med dette som grunnlag ble det gjennomført møte mellom huseier og Trysil kommune der bl.a. innholdet i HMS-rapporten ble diskutert. Det er enighet om at HMS-rapporten i hovedsak dreier seg om to forhold: - for lite areal - utfordringer om ventilasjonsanlegg etc. 13

14 I møtet ble det bl.a. konkludert at Ut fra dagens grunnlag for barnehage i Søre Trysil så er det er ikke realistisk å bygge ut barnehagelokalene for å forbedre forholdene som HMS-Øst peker på Forslag til midlertidig løsninger som kan vurderes A. beholde lokalene som i dag B. opprette personalrom, kontor etc. i et annet bygg C. plassere en brakke i tilknytning til barnehagen for å utvide arealet som en midlertidig løsning Etter en vurdering skal Trysil kommune gi en tilbakemelding til Søre Trysil samfunnshus om hvilket alternativ kan være aktuelt å jobbe videre med. For tiden er det ingen skriftlig leieavtale om barnehagelokalene i Søre Trysil. Leieavtalen med Søre Trysil samfunnshus ble sagt opp i 2012 samtidig som det ble anmodet om reforhandling og ny leieavtale. Med utgangspunkt i tidligere avtale er det 6 måneders oppsigelsestid. I 2015 betalte Trysil kommune ca i husleie, i tillegg til kr i strøm. Før det utarbeides en eventuell ny leieavtale ber administrasjonen om politisk behandling for avklaring om det er grunnlag for å opprettholde barnehagedriften i Søre Trysil. Dette er også viktig for tilbakemeldingen Trysil kommune skal gi til Søre Trysil samfunnshus om eventuelle alternativer til forbedring av lokalene. Vurdering 1. Ventilasjon Utfordringer og problemer med ventilasjonsanlegget ved Søre Trysil barnehage har vært en stadig tilbakevendende sak over år. Utleier har likevel tro på det er mulig å løse saken. 2. Vurdering av alternativene til løsninger om HMS-avvik vedrørende areal: A. Å beholde lokalene som i dag Dette vurderes ikke som noen løsning da det viser brudd på lover og forskrifter B. Opprette personalrom, kontor etc i et annet bygg Å benytte lokaliteter i Søre Trysil samfunnshus ser ikke barnehagemyndigheten som noen løsning. Bemanningen i barnehagen må i utgangspunktet være tilgjengelig hele tiden for barns og ansattes sikkerhet og trygghet. I store deler av dagen er det kun 1-2 ansatte på jobb. Kontorarbeidsplass, personalrom må være i umiddelbar nærhet slik at personalet kan være tilgjengelig på kort varsel C. Plassere en brakke i tilknytning til barnehagen for å utvide arealet som en midlertidig løsning Ut fra de alternativene som kom fram i møte med huseier vil muligens «brakkeløsningen» være gjennomførbar dersom den blir i direkte tilknytning til eksisterende bygg. Arbeidsgiver ser det som en fordel at det er en brakke med mulighet for toalett. Det er uvisst hvor lenge dette blir en midlertidig løsning, og hva som blir en varig løsning. Tilbakemelding fra arbeidsmiljøgruppe om forslag til løsning på HMS-avvik: Barnehagens arbeidsmiljøgruppe med verneombud og tillitsvalgte har vurdert både HMS-rapporten og alternativer fra huseier om mulige løsninger. Det er enighet om at det ikke er gjennomførbart å bruke «Lille lekerom» (plantegning: «Hvil») til personalrom med kontorarbeidsplass, møterom, pauserom og garderobe. Begrunnelser er: - Rommet har for liten plass for å kunne benyttes både som kontor, garderobe og personalrom (rommet er 8,7 m 2 ) - En må gå gjennom et lekerom (plantegning: «Sløyd») for å komme til foreslått kontor/garderobe. Dette kan gi utfordringer i fht regelverk om miljørettet helsevern om f.eks. rent/urent område - «Lille lekerom» benyttes i dag bl.a. som hvilerom for de yngste barna. Alternativt hvilerom for barna ville vært naborommet (plantegning: «sløyd»), men da blir dette et gjennomgangsrom for å komme til nytt kontorrom/garderobe/personalrom. Dette alternativet er derfor ingen løsning 14

15 Arbeidsgiver støtter arbeidsmiljøgruppens uttalelse. 3. Fysisk arbeidsmiljø/lokaliteter: Barnehagen flyttet inn i nåværende lokaler i Da var barna i hovedsak i alderen 3-6 år. Lokalene er godkjent ut fra datidens sammensetning av aldersgruppe, barnehagens åpningstid, og de krav som stiltes til lokaliteter/fasiliteter. Lokalene ble i en periode brukt til SFO på dager da det ikke var barnehagetilbud. Antall barn og barnehagens åpningstid har variert noe, barnehagen har hatt åpent 5 dager/uke, kl i flere år nå. Kravene til barnehagelokaliteter har endret seg, særlig ved at yngre barn har rett til og behov for barnehageplass. De fleste barna begynner i barnehagen når de er ca et år. Inntak av små barn stiller andre krav til lokaliteter, bl.a. behov/krav om stelleplass, hvileplass, og oppbevaring av vogner. Arealet i barnehagen er lite og krav til areal for både voksne og barn har endret seg over tid. Arealet er prioritert til barna etter beste evne, og krav til barnehagen som arbeidsplass har ikke blitt satt i første rekke. Ved flere anledninger har det vært drøftet om det er mulig å omorganisere slik at en får egen, skjermet kontorarbeidsplass, et eget personalrom og innvendig bod og lagerplass, men utfra muligheter for organisering og behov/ønske om å ivareta barnegruppas behov best mulig så har ikke dette blitt prioritert. Ved å avsette areal til personalbase vil barnas leke-og oppholdsareal reduseres. Barnehageloven med forskrifter setter bl.a. minstekrav til leke-og oppholdsareal pr barn. Ved en eventuell ny godkjenning vil dette bl.a. bety at barnehagen får færre plasser enn dagens 16. Antall årsverk kan likevel ikke reduseres dersom åpningstiden skal opprettholdes som i dag. Kravene til barnehagelokaliteter har også endret seg ut fra endringer i avtaleverket om arbeidstidsordninger. Pedagogisk personale har planleggingstid 4 t/u (Her pågår en forhandling sentralt). 50 % av planleggingstiden skal foregå på arbeidsplassen og det stilles dermed krav om kontorarbeidsplass. I barnehagen i Søre Trysil er denne kontorplassen på areal som også er definert som en del av barnas leke-og oppholdsareal. Dette er brudd på lover og forskrifter. 4. Renhold Et privat renholdfirma har hatt ansvar for daglig renhold av barnehagen siden høsten Det er ikke eget lager i barnehagen, så vaskeutstyr og papir er lagret inne på toalett og bad. Vask av tøy/filler utføres av ansatte med private vaskemaskiner. 5. Bemanning/arbeidsforhold: Barnehagens åpningstid er 5 dager pr uke, kl Barnehagen har 3 årsverk (derav 1 som pedagogisk leder) fordelt på 4 ansatte. I tillegg er det felles styrerressurs sammen med barnehagene Nybergsund og Østby. Ut fra antall barn er voksentettheten høy, men ut fra barnehagens åpningstid, arbeidstidsordninger, etc. så er 3 årsverk et minimum. Pga. krav om arbeidstidsordninger så betyr likevel at en person er alene i opptil 1,5 time om morgenen, og 0,75 time på ettermiddagen. Over tid har det vært vanskelig å ha en stabil bemanningssituasjon i barnehagen. Dette berører både barn, foresatte og ansatte. Det er signaler som tyder på at det fortsatt kan bli ustabil bemanningssituasjon. Det er en utfordring å skaffe vikarer ved fravær. Dette har ofte ført til at styrer har gått inn i hele eller deler av vakter da det ikke har vært mulig å skaffe vikar. Inneværende barnehageår har styrer i gjennomsnitt gått inn i vakt 1 gang pr uke, og 4,5 timer pr gang. Dette har gått ut over andre ansvarsoppgaver som styrer har. 6. Fagmiljø Med en grunnbemanning på 3 årsverk og åpningstid på 9,75 timer så betyr dette i praksis at det er en ansatt alene sammen med barna i starten og på slutten av dagen. Alle kommunale barnehager deltar i utviklingsarbeidet «Lek gir læring» der prosjektets hovedmål er å sikre kvaliteten på barnehagetilbudet ved å utvikle barnehagene som lærende organisasjon og styrke den enkelte barnehage som læringsarena. Dette er nyttig og skaper mye refleksjon blant personalet, men det er en utfordring å få tid/mulighet til å jobbe sammen i hele personalgruppen. I de minste 15

16 barnehagene er det bare en pedagogisk leder og to fagarbeidere/assistenter, noe som har visst seg å bli litt snevert og sårbart da man jobber med utviklingsarbeid. Det er lite fagmiljø, spesielt for barnehagens ene pedagog, og pedagogen har et veiledningsansvar for assistentene som en jobber sammen med. Ansatte ved barnehagene i Søre Trysil, Nybergsund og Østby har noen felles møtearenaer som bidrar til bl.a. faglig fellesskap, kunnskap etc. 7. Antall barn/faglighet Utviklingen over antall barn med barnehageplass i Trysil pr 15. desember pr år har vært slik: Søre Trysil er spesifisert. Årstall Trysil kommune Søre Trysil barnehage For barnehageåret 2016/2017 er det ingen nye søkere til Søre Trysil barnehage. Det ligger an til følgende fordeling mellom antall barn pr årskull med barnehageplass i Søre Trysil fra : Fødselsår Antall barn Sum: 8 Enkelte barn har deltidsplass og det vil være 7-8 barn pr dag. Ut fra beregning om antall plasser betyr det et gjennomsnitt: høsthalvåret 2016: 10,2 plasser vårhalvåret 2017: 8,2 plasser At det er få barn på enkelte årskull gir særlig utfordringer. Det er vanskelig å gi alle et tilpasset tilbud, slik barnehageloven stiller krav om: «Barnehagen skal støtte og ta hensyn til det enkelte barn, samtidig som hensynet til fellesskapet ivaretas. Barnehagen skal sikre barn under opplæringspliktig alder et oppvekstmiljø som både gir utfordringer som er tilpasset barnets alder og funksjonsnivå og trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Barnehagen skal styrke barns muligheter for læring og aktiv deltakelse i et fellesskap med jevnaldrende. Barnehagen skal ha de fysiske, sosiale og kulturelle kvaliteter som til enhver tid er i samsvar med eksisterende kunnskap og innsikt om barndom og barns behov». Barn utvikler seg fort, og vanligvis skjer det veldig stor utvikling i løpet av et år. Dette gjelder både motorikk, språk, kognitiv og sosial utvikling. Det er av stor betydning at barn har jevnaldrende og har noen å strekke seg etter, og det er viktig at barnehagen har god kvalitet. De voksne er barnehagens viktigste ressurs, men den voksne kan ikke erstatte barns jevnaldrende. Med så få barn er som det er i Søre Trysil barnehage nå så er det ikke mulig å ivareta barnehageloven/forskriftenes bestemmelser om at «Barnehagen skal styrke barns muligheter for læring og aktiv deltakelse i et fellesskap med jevnaldrende». Det er ikke dermed sagt at barna i Søre Trysil 16

17 barnehage ikke har glede og nytte av hverandre, men barnehagen er ikke av en slik størrelse og sammensetning som gjør det mulig å ivareta lovkravet som stilles til barnehagens faglige drift/innhold. 8. Økonomi Små barnehager er kostnadsdrivende, særlig med tanke på at det kreves enn viss bemanning for å ivareta sikkerheten til tross for at det er få barn. Antall barn ved Nybergsund barnehage ser også ut til å reduseres ved nytt barnehageår. Både Nybergsund og Søre Trysil barnehager vil i utgangspunktet være to enheter med få barn, og dermed svært kostnadsdrivende virksomheter. Nærmere vurdering av alternativer Ved opprettholdelse av Søre Trysil barnehage fordeler, ulemper og mulig løsning Fordelen kan være at det er en barnehage i grenda, men ut fra tabellen vist tidligere i dette saksframlegget så ser ikke ut til at det har gitt stor tilvekst i barnehagen i Søre Trysil til tross for at barnehagen er opprettholdt. Det er ikke usannsynlig at vurdering av barnehagens opprettholdelse vil bli et tilbakevendende tema, noe både foresatte og ansatte sier har vært en belastning tidligere. Ulemper ved opprettholdelse av barnehagen er det pekt på gjennom saksframlegget. Det kan nevnes bemanning, antall barn, faglighet for barn, fagmiljø for ansatte. Skal barnehagen bestå må fysisk arbeidsmiljø/areal og ventilasjonsanlegg utbedres. Hvor lenge det skal være midlertidig løsninger er uvisst. Utbedringene vil sannsynligvis ha betydning for leiesum. Ved nedleggelse av Søre Trysil barnehage fordeler, ulemper og mulig løsning Hvis barnehagen i Søre Trysil legges ned vil det være hensiktsmessig at man gjør dette ved oppstart av nytt barnehageår, dvs. fra Barna tilbys plass ved Nybergsund barnehage, da det er ledige plasser her. Dette vil gi et større fagmiljø for ansatte, større handlingsrom, ansatte blir mindre alene på vakter. Det er fasiliteter som ivaretar krav til lov og forskrift om krav til fysisk arbeidsmiljø. Det blir flere barn på hvert årskull, og større mulighet til at barn får jevnaldrende å forholde seg til. Flere barn og ansatte gir større muligheter til f.eks. å dele i grupper og tilrettelegge for barn i ulike aldre. Dette er en fordel både for dagens barnegrupper både i Søre Trysil og Nybergsund, sett som separate grupper i dag. Det må sees på muligheten for bedre tilrettelegging for småbarn i Nybergsund barnehage. F.eks. utbedring av stelleplass. Dette er noe som vi ser på uavhengig av om barna i Søre Trysil skal tilbys plass her eller ikke. Økonomisk vil det være en innsparing for Trysil kommune, sett ut fra at Søre Trysil barnehage i dag er en kostnadsdrivende barnehage med få barn, og at dette bl.a. gir et økt tilskudd til de private barnehagene. Innsparingen forutsetter at det ikke opprettes privat barnehage. Det vil derfor være en klar innsparing ved å slå sammen barnehagene Søre Trysil og Nybergsund. Ut fra tall vi har nå, ser det ut til at bemanningen kan reduseres med ca. 2 årsverk, noe som vil bety en redusert kostnad på ca høsthalvåret 2016, og ca i I tillegg kommer innsparing ved redusert tilskudd til private barnehager. Ut fra gjeldende regelverk vil ikke denne innsparingen ha effekt før i Utgifter for husleie, strøm og renhold i Søre Trysil forsvinner. Det antas redusert bruk av vikarer, da en større personalgruppe er mindre sårbar ved fravær og en ikke trenger å sette inn vikar med en gang. 17

18 Flere vil nok se det som en ulempe at det ikke er barnehage i Søre Trysil, bl.a. med tanke på framtidig bosetting. Særlig i familier der begge foresatte har sin arbeidsplass i Søre Trysil vil det bli en ulempe med kjørevei for å levere/hente barn i barnehage utenfor grenda. Noen kan se det som en ulempe at barnehagebarna må bruke tid på å kjøre i bil for å komme til barnehage. Andre foreldre ser dette som en fordel ved at de har mer tid med barna. For kommende barnehageår så vil det sannsynligvis bli 6 familier ved Søre Trysil barnehage. Foreldrene til disse barna jobber geografisk ulikt. Enkelte uke- eller dagpendler ut av Trysil kommune, andre er selvstendig næringsdrivende/jobber i Søre Trysil. I en av familiene har barn foreldre som jobber i eller i nærheten av Trysil sentrum. Konklusjon Nye og endrede krav til innhold og drift av barnehager har endret seg over tid. Vurderingen viser at det er svært vanskelig og krevende å ivareta kravene i Søre Trysil barnehage, f.eks. i fht. faglighet, krav for å ivareta barn og ansattes rettigheter. Det er brudd i fht. regelverk som skal ivareta ansatte, samt at virksomhetens grunnlag for barnehagedrift er for liten for å kunne ivareta barnehagelovens krav som f.eks. at barna skal ha jevnaldrende barn å utvikle seg sammen med. Forslag i HMS-rapporten lar seg ikke gjennomføre, men en brakkeløsning kan være en midlertidig løsning. Dette vil likevel ikke øke antall barn og ivareta faglige krav etter barnehageloven. På grunnlag av de vurderinger som er gjort anbefales Søre Trysil barnehage nedlagt med virkning fra og med Barna får plass i Nybergsund barnehage fra samme dato. 18

19 19

20 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 4239/2016 Arkiv: 440 Vår saksbehandler: Kristine Birgitte Schou IA-handlingsplan Arbeidsmiljøutvalget Saksnr Utvalg Møtedato 16/8 Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Trysil kommunes IA- mål og handlingsplan for Øvrige saksdokumenter: Samarbeidsavtale for et mer inkluderende arbeidsliv (se AMU-sak PS 14/7) Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget i Trysil kommunes anbefaler at forslag til IA-mål og handlingsplan vedtas i henhold til i vedlegg 1, Trysil kommunes IA mål og handlingsplan for Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 20

21 Bakgrunn Trysil kommune signerte høsten 2014 en ny samarbeidsavtale om et inkluderende arbeidsliv for perioden I henhold til IA avtalens krav, er det nå utarbeidet IA mål- og handlingsplan gjeldende for samme periode. Trysil kommune skal bidra til å realisere de nasjonale målene, ved å sette egne resultatmål og aktivitetsmål knyttet til de tre delmålene i IA avtalen. De tre nasjonale delmålene er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i 2. kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overskride 5,6 prosent.(legemeldt) 2. Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Tidligere IA perioder har det blitt laget handlingsplan for et år av gangen. Etter innspill fra NAV gjøres det nå for hele perioden som både mål og handlingsplan i samme dokument. Det er også nytt at IA-mål og handlingsplan inngår i gjeldende mål og handlingsplan for helse miljø og sikkerhet i Trysil Kommune. Sammen skal handlingsplanene gjenspeile et systematisk arbeid for å sikre helsefremmende og inkluderende arbeidsmiljøer i Trysil kommune. Arbeidet med disse må videreføres til alle avdelinger i organisasjonen for at intensjonen med det målrettede arbeidet skal lykkes. Vurdering På arbeidsplasser der arbeidsgiver, vernetjenesten og arbeidstakerrepresentanter jobber sammen for å skape en kultur for samarbeid, øker sannsynligheten for å lykkes i å skape helsefremmende arbeidsplasser. Et godt samarbeid her styrker involveringen av alle ansatte. Denne lagånd kan bidra til å skape en kultur som gir gode forutsetninger for inkluderende, inspirerende og involverende arbeidsplasser, som gir økt engasjement og som oftest dermed økt nærvær. For å ivareta denne ønskede positive effekten, er det sett på som en nødvendighet at alle arbeidsplasser har arbeidsmiljøgrupper. Dette fremkommer både i Trysil kommunes HMS-indikatorer og i IA- mål og handlingsplan. Det er utarbeidet en mal med veiledning for arbeidsmiljøgruppene om temaer som bør drøftes i arbeidsmiljøgruppene. Viktige arbeidsmiljøspørsmål skal på denne måten ivaretas og sikres at er kjent for AMU. Arbeidsmiljøgruppene skal avholdes i tilknytning til AMU-møtene, med minimum 4 møter i året. Tiltak i henhold til de tre delmålene i IA- mål og handlingsplan inngår også i arbeidsmiljøgruppenes tematikk, og nedfelles i avdelingens handlingsplan. Jfr. delmålene. Delmål 1: Reduksjon i sykefravær Resultatmål og aktivitetsmål her et viktig arbeidsmiljøgruppetema for at Trysil kommune kan arbeide mot og nå sitt resultatmål på sykefravær < 7 % (totalt fravær, d.v.s både legemeldt og egenmeldt fravær). I 2015 var sykefraværet for hele kommunen på 8,7 %. Hver enkel enhet/avdeling må definere hva som er akseptabel sykefraværsprosent på egen avdeling. Det vil kunne være variasjoner i fraværsprosent avhengig av avdelingenes art, f.eks. kjønn- og alderssammensetninger samt arbeidets art (kilde SSB). 21

22 Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne Det er ikke tallfestet et konkret resultatmål i overordnet IA-mål og handlingsplan. Det er derimot et viktig tema i den enkelte avdeling/enhets arbeidsmiljøgruppe å arbeide med tiltak knyttet mot aktivitetsmålene i handlingsplanen. Hensikten er å sikre at personer med nedsatt funksjonsevne får tilgang til arbeidslivet og at ansatte med nedsatt funksjonsevne kan være i arbeidslivet lengst mulig. Delmål 3: Økt yrkesaktivitet Som det fremkommer i vedlagt IA-mål og handlingsplan er det ønskelig å sette konkrete resultatmål i form av tall å arbeide mot. Lønns- og personalavdelingen arbeider med å fremskaffe korrekte tall, og vil legge fram disse til AMU møtet den Det bør også drøftes i arbeidsmiljøgruppene om det kan være behov for spesifikke gruppetiltak for å motivere til lenger yrkesaktivitet. Individuelle tiltak avklares hovedsakelig gjennom medarbeidersamtale/ sykefraværsoppfølging i ly av et livsfaseperspektiv, med oppfølging der det kommer frem ønske om tiltak for å kunne stå lenger i jobb. Det er igangsatt arbeid med ny revidert arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune, samt at det er igangsatt en plan for arbeid med rekruttering og kompetanse. Begge disse vil berøre kommunens overordnede og langsiktige arbeid for å motivere til økt yrkesaktivitet. Av hensyn til krav tillagt en IA bedrift er det nødvendig at den overordnete IA- mål og handlingsplan overføres til egen mål og handlingsplan for den enkelte avdeling. Trysil kommunes HMS politikk, med mål og indikatorer, samt IA- mål og handlingsplan skal danne grunnlaget for et systematisk HMS/IA -arbeid på alle nivåer i kommunen. I henhold til retningslinjene for partssammensatt utvalg, legges forslag til IA-mål og handlingsplan for perioden fram for Partssammensatt utvalg for vedtak. Konklusjon Rådmannen tilrår at Trysil kommunes IA-mål og handlingsplan for perioden gjøres gjeldende som det fremkommer i vedlegg 1, Trysil kommunes IA mål og handlingsplan for

23 TRYSIL KOMMUNE Overordnet IA- mål og handlingsplan Organisasjonsnr: Dato: Trysil kommune vil med sin overordnede IA-mål og handlingsplan bidra til å realisere IA avtalens overordnede målsetninger : Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting fra arbeidslivet. De tre nasjonale delmålene: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i 2. kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overskride 5,6 prosent (legemeldt). Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år) Handlingsplanen for IA inngår i Trysil kommunes HMS mål DELMÅL Aktivitetsmål Ansvarlig Frist DELMÅL 1: Ha et aktivt nærværs- og sykefraværsarbeid Resultatmål for Trysil kommune < 7,0 % (totalt fravær) Følge opp Trysil kommunes HMS Internkontroll med aktiviteter iht. årshjul. Avholde minimum 4 arbeidsmiljøgruppemøter i året. Mal for temainnhold, møtestruktur og rapportering til AMU følges. Arbeidsmiljøgruppene er arbeidsplassens viktigste samarbeidsorgan for HMS/IA arbeid. Gruppene blir sentrale i systematisk og målrettet HMS/IA arbeid med arbeidsgiver, verneombud og tillitsvalgte. Følge Trysil kommunes rutiner for sykefraværsoppfølging. Utvikle varslings- og oppfølgingssystem i Visma HRM knyttet til rutinene. Leder Leder Leder Lønns - og personalavdelingen Utarbeide/bruke sykefraværsstatistikker målrettet på de ulike nivåene. Statistikker til bruk for arbeidsmiljøgruppene er ment kun til analysering i egen avdeling. Hver enkel enhet må definere sitt resultatmål for akseptabel sykefraværsprosent. Leder med bistand av lønns- og personalavdelingen Innhente ekstern bistand. Personalavdelingen bistår i vurdering av individ og grupperettede tiltak/ Behov eksempelvis fra BHT og NAV Arbeidslivssenter. 23 Leder

24 DELMÅL Aktivitetsmål Ansvarlig Frist DELMÅL 2 Unngå unødvendig frafall fra yrkeslivet for personer med nedsatt funksjonsevne. I arbeidsmiljøgruppa drøftes/kartlegges muligheter for tilrettelegging på den aktuelle arbeidsplassen. Leder a)egne ansatte: Ved kartlegging, forebygging og oppfølging av den enkelte b)eksterne aktører: Trysil kommune, skal vurdere henvendelser fra Arbeids- og velferdsetaten som et ledd i å la personer få muligheter til prøve ut sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. DELMÅL 3 Bidra til forlenget yrkesaktivitet. Resultatmål: Forhindre unødvendig tidlig aldersavgang Uttak av AFP i Trysil kommune < 30 % Følge sykefraværsrutinene ved oppfølgingen av den enkelte arbeidstaker. Legge til rette for utplassering fra NAV og andre aktører. Skape aksept og forståelse ved arbeidsplassen. Tas opp som tema i arbeidsmiljøgruppene Kartlegge mulige tiltak for å motivere til lenger yrkesaktivitet på generelt grunnlag. Individuelle tiltak inngår i medarbeidersamtaler/sykefraværsoppfølging. Ha et livsfaseperspektiv uavhengig av alder. Igangsette plan for arbeid med rekruttering og kompetanse. (i h.h.t. KS-vedtak juni 2015). Igangsatt arbeid med ny/revidert arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune. Vurdere rådgivning fra NAV arbeidslivssenter vedrørende seniorpolitisk strategi /tiltak. Leder Leder Leder Personalsjefen Personalsjefen Leder/ Lønns- og personalavdelingen Dato/ Signatur: Rådmann Hovedverneombud Representant Fagorganisasjon 24

25 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 5504/2016 Arkiv: 440 Vår saksbehandler: Lasse Bolstad Årsrapport - Arbeidsmiljøutvalget i Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato 16/9 Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Årsrapport - Arbeidsmiljøutvalget 2015 Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Årsrapport Arbeidsmiljøutvalget 2015 godkjennes i samsvar med saksdokument/vedlegg 1. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 25

26 Bakgrunn Det påhviler arbeidsgiver i den enkelte virksomhet å sørge for at arbeidsmiljøet til enhver tid er fullt forsvarlig, jfr. aml 2-1, 3-1, 3-2. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver er beskrevet i aml 7-2. Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi en rapport om sitt arbeid til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Rapportene som utarbeides skal ikke sendes inn til Arbeidstilsynet, men oppbevares i virksomheten og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det. AMU står fritt i utformingen av rapporten, men den bør inneholde følgende elementer: Fakta om utvalget: Dato for opprettelse av utvalget, antall stemmeberettigede medlemmer, om bedriftshelsetjenesten er medlem, hvilken part som har hatt formannsvervet det siste året og hvor mange møter som har blitt holdt. Hovedpunktene i utvalgets arbeid: Kort beskrivelse av hvilke oppgaver de har hatt, og hvordan de har deltatt i virksomhetens HMS-arbeid. Vurdering Vedlagte saksdokument, Årsrapport Arbeidsmiljøutvalget 2015, er fakta om utvalgets arbeid i forgående år. Samme mal er fulgt gjennom mange år. Nytt for 2015 er at rapporten også inkluderer data fra det elektroniske avvikssystemet, KF Kvalitetsstyring, som ble innført mot slutten av Konklusjon Årsrapport Arbeidsmiljøutvalget 2015 godkjennes i samsvar med saksdokument/vedlegg 1. 26

27 Lønns- og personalavdelingen Vår ref.: 2013/ /2016 Saksbehandler: Lasse Bolstad Dato: Telefon: Arkiv: 440 Faks: Årsrapport - Arbeidsmiljøutvalget Fakta om utvalget Utvalget ble opprettet 1.november 1995 og har 10 medlemmer (5 fra arbeidstakersiden og 5 fra arbeidsgiversiden) Det er avholdt 4 møter og behandlet 10 saker og 15 referatsaker i 2015 Antall verneområder: 39 Antall verneombud: 33 Antall hovedverneombud: 1 Arbeidstakersiden har hatt leder- og nestledervervet i Hovedpunkter i utvalgets arbeid Utvalget har deltatt i planleggingen av verne- og miljøarbeidet og fulgt utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Saker som er behandlet / arbeidet med: Møteplan for AMU sine møter i 2015 Arbeidsmiljøutvalg valg av leder, nestleder og arbeidsutvalg for perioden Årsrapport for verne- og miljøarbeid i Trysil kommune 2014 (inkludert årsrapporter fra avdelinger) HMS-politikk og hovedmål for HMS/IA-arbeidet Samarbeidsplan HMS-Øst og Trysil kommune Rapport fra HMS Øst Støymåling Østby barnehage Overgang til elektronisk HMS-håndbok Tilbygg og renovering av Innbygda skole, Trysil ungdomsskole og SFO HMS-handlingsplaner 2015 Trysil kommunes årsbudsjett for 2016 Stadfesting av verneområder for Referatsaker og orienteringssaker for øvrig, knyttet til HMS-arbeid Melding om yrkesskader: Antall yrkesskader referert i AMU i 2015 var 10, fordelt på følgende kategorier: Pasient-/brukerrelatert: 3 Fall (på is, vått gulv): 4 Lek/gym barnehage/skole: 3 3. HMS-avvik Trysil kommune innførte fra september et elektronisk system for innmelding og behandling av HMS-avvik. Utvalget er orientert om at statistikker vil bli tilgjengeliggjort i forbindelse med AMU-møtene, men formatet for rapporteringen ble ikke ferdigstilt innen året var omme. Utvalgt statistikk fra avvikssystemet pr 31. desember 2015 vises på neste side. 27

28 Avvik i perioden Innmeldte avvik 48 - Lukkede avvik (pr 31.12) 23 - Åpne avvik (pr ) 25 Avvik gruppert på innmeldt alvorlighetsgrad Lite alvorlig 14 Alvorlig 25 Meget alvorlig 9 Avvik gruppert på område og avvikstype HMS - Annet 8 HMS - Belysning, blending 1 HMS - Brann, elektrisitet, kjemikaliehåndtering 6 HMS - Forurensende utslipp 1 HMS - Inneklima 1 HMS - Interne krav/rutiner mangler 1 HMS - Medarbeidersamtale ikke gjennomført 1 HMS - Mobbing, trakassering, diskriminering 1 HMS - Personskade (akutt eller belastning) 4 HMS - Renhold ikke utført 2 HMS - Støy 1 HMS - Trusler, vold, manglende sikkerhet 15 HMS - Urimelig arbeidspress, belastende arbeidstid 6 Avvik gruppert på verneområder Barnevern og helsestasjon 2 Hagebæk 4 Hagelund - Lønns- og personalavdelingen (se note) *5 Hagelund - Veg-, vann- og avløpsavdelingen 1 Hjemmetjenesten avd. 1 3 Innbygda skole 1 Jordet skole 1 Nybergsund barnehage, Søre Trysil barnehage, Østby barnehage 1 Nysted barnehage 1 Sosialkontoret 1 Trysil sykehjem 2. avd. 1 Trysil sykehjem 3. avd. 3 Trysil sykehjem 4. avd. 3 Trysil sykehjem 5. avd. 12 Trysil sykehjem 7. avd. - kjøkken 2 Trysil ungdomsskole 2 Vestre Trysil skole og Vestre Trysil barnehage 2 Østmojordet barnehage 3 * 3 av disse avvikene er knyttet til hendelser ved andre avdelinger, men er meldt inn av ansatte ved Lønns- og personalavdelingen og teller dermed med på statistikken til LØP. 28