Tilsyn - SØGNE KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER ELDRI KIRKESOLA, TLF SØGNE KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmann Kim Høyer Holum Postboks SØGNE Tilsyn - SØGNE KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Bakgrunn for tilsynet Arbeidstilsynet har fått henvendelser fra ansatte og tillitsvalgte, som mener det er forhold i arbeidsmiljøet ved administrasjonsavdelingen som fører til uheldige belastninger for de ansatte.vi har i tillegg lagt merke til oppslag i dagspressen høsten Hensikten med tilsynet Hensikten med tilsynet var i hovedsak følgende: å få opplyst arbeidsmiljøforholdene i administrasjonsavdelingen best mulig fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden undersøke hvilke tiltak som eventuelt er satt i gang på bakgrunn av informasjon/meldinger/kartlegginger undersøke hvordan Søgne kommune - spesielt administrasjonsavdelingen - arbeider forebyggende og systematisk med helse, arbeidsmiljø og sikkerhet (hms). Metode Arbeidstilsynet fikk i høst bekymringsmeldinger angående arbeidsmiljøet ved administrasjonsavdelingen i Søgne kommune. For å få ytterligere opplysninger og for å vurdere behov for tilsyn, gjennomførte vi møter med noen av melderne. Da vi besluttet å gjennomføre tilsyn, ba vi om opplysninger fra Søgne kommune. Vi fikk tilsendt dokumentene før vi gjennomførte gruppeintervjuene i tilsynet. Vi har spesielt lagt vekt på: Rapport fra HMS-arbeidet i Søgne kommune Rapport fra HMS-arbeidet i administrasjonsavdelingen Rapport 2014 Administrasjonsavdelingen Retningslinjer for konflikthåndtering Søgne kommune, POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 12 Søgne kommune Rutine for intern varsling og oppfølging, Rutinebeskrivelse bruk av elektronisk avvikshåndtering i Søgne kommune Møteprotokoll fra arbeidsmiljøutvalget, og Årlig evaluering av HMS-arbeidet, administrasjonsavdelingen, 2014 HMS-bok for administrasjonsavdelingen Referat fra møte i HMS-gruppe, administrasjonsavdelingen, 6.2. og Medarbeiderundersøkelse, administrasjonsavdelingen 2013 og 2015 Tiltaksplan medarbeiderundersøkelse, administrasjonsavdelingen 2013 Referat fra avdelingsmøte i administrasjonsavdelingen, 12.2., 28.5., og Tilsynet ble gjennomført som tre gruppeintervjuer, samt en innledning og oppsummering for alle deltakerne. Første gruppe var seks ansatte ved administrasjonsavdelingen, som var plukket ut av rådmannen og hovedverneombudet. Andre gruppe var hovedverneombudet i Søgne kommune, verneombudet for ansatte i rådhuset i Søgne kommune (som omfatter administrasjonsavdelingen) og tillitsvalgte som representerte ansatte ved administrasjonsavdelingen. Tredje gruppe var rådmannen, organisasjonssjefen (som også er leder for administrasjonsavdelingen), samt fire fagledere på administrasjonsavdelingen. Faglederne har ikke personalansvar. For å tydeliggjøre forutsetningene for gruppeintervjuene, foreslo vi regler for gruppene. Alle gruppene sa seg enig i at ingen av gruppedeltakerne skulle referere hva som ble sagt eller hvem som sa hva bare hvilke temaer som ble berørt. Arbeidstilsynet ble møtt med et ønske fra både ansatte og ledelse, samt verneombud og tillitsvalgte om at vi burde gjennomføre enkeltintervjuer med alle ansatte på administrasjonsavdelingen. Vi valgte likevel gruppeintervjuer fordi: Arbeidstilsynets rolle og myndighet er å vurdere om arbeidsmiljøloven er brutt. Arbeidstilsynet må innhente nok informasjon for å vurdere dette og sikre at både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden får mulighet til å uttale seg om våre funn. Arbeidstilsynet skal også gi veiledning innen sitt felt, fortrinnsvis ved å peke på hvordan virksomheter selv kan arbeide systematisk innen helse, miljø og sikkerhet. Arbeidstilsynet skal ikke megle i konflikter. Arbeidstilsynet har ikke myndighet til å håndheve lovens privatrettslige regler eller å gripe inn i arbeidsgivers styringsrett. Arbeidstilsynets utgangspunkt er at vi ikke ber om mer dokumentasjon eller involverer flere personer enn nødvendig for å avgjøre saken. Ansatte og ledelse ønsket enkeltintervjuer ut fra to forskjellige begrunnelser. Den ene var at ansatte ikke ville våge å si sin oppriktige mening, dersom andre ansatte var til stede. Dette bunnet i en engstelse for at det de sa kunne bli videreformidlet til ledelsen og få negative konsekvenser for dem. Den andre begrunnelsen var at alle ansatte skulle få anledning til å fortelle hvor fornøyd eller misfornøyd de var med arbeidsmiljøet og ledelsen. For å imøtekomme ansatte som opplevde at de ikke fikk formidlet sitt syn til oss, åpnet vi for at ansatte kunne ta kontakt på telefon eller mail dagen etter tilsynet. Vi mottok seks henvendelser.

3 VÅR REFERANSE 3 av 12 Arbeidstilsynet har fått opplysninger fra meldere, fra Søgne kommune, fra tilsynet og kontakt fra ansatte. Det er vår oppfatning at vi har fått nok informasjon, slik at saken er tilstrekkelig opplyst. En merverdi ved gruppeintervjuene, er at vi har observert samspillet mellom deltakerne i gruppene. Arbeidstilsynet har valgt å vurdere arbeidsmiljøet ved administrasjonsavdelingen slik det er nå. Vi vil ikke gå inn i enkeltsaker, heller ikke for ansatte som arbeider ved avdelingen nå. Vi forstår at ledelsens håndtering av enkeltsaker kan påvirke arbeidsmiljøet ved avdelingen, men dette er bare tatt med som et bakteppe for tilsynet. Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Rådhusveien SØGNE Til stede fra virksomheten: Se vedlagte liste. Til stede fra Arbeidstilsynet: Eldri Kirkesola (seniorinspektør), Rune Strandmyr (jurist) og Wenche Vik (seniorinspektør). Hovedfunn i tilsyn og dokumentasjon Søgne kommune har ca 900 ansatte. Administrasjonsavdelingen er lokalisert i rådhuset i Søgne og har 25 ansatte. Den ledes av organisasjonssjefen, som har personalansvar for alle ansatte i avdelingen. Avdelingen er delt inn i enheter og det er fagledere for enhetene. Arbeidsmiljø ved administrasjonsavdelingen I alle gruppene fortalte ansatte at de trives sammen og på jobb. Dette stemmer overens med svarene i medarbeiderundersøkelsen. Det var også en felles oppfatning at avisoppslagene i den senere tid oppleves belastende og flere ansatte nevnte at de ikke kjenner seg igjen i dem. Det ble nevnt at avisoppslagene skaper utrygghet. Det ble også nevnt at ledelsen unngår å ta tak i det grunnleggende problemet og at de burde erkjenne at de kunne håndtert saker bedre. Vi har fått oversendt resultatene fra medarbeiderundersøkelsene ved administrasjonsavdelingen for 2011, 2013 og Resultatene viser gjennomgående god skåring, også når det gjelder arbeidsmiljø. I intervjugruppene samt i tilbakemeldinger til oss, er det uttrykt at ansatte er utrygge på om undersøkelsen er anonym eller om ansatte ved administrasjonsavdelingen kan gjenkjennes. Flere mente at denne utryggheten kunne føre til at ansatte ikke svarte ærlig på medarbeiderundersøkelsen. Denne utryggheten vil gjøre resultatene mindre sikre og gjøre at nytten av undersøkelsen blir mindre. Arbeidsmiljøet ble også undersøkt etter en konfliktsak i Rådmannen fremhevet i intervjuet at resultatene jevnt over var gode, men at noen få syntes å mistrives. Rådmannen mener at dette er "innafor". Vi vil påpeke at alle ansatte har rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ifølge

4 VÅR REFERANSE 4 av 12 arbeidsmiljøloven 4-1. Dersom mistrivsel har årsak i arbeidsmiljøforholdene, må det settes inn tiltak for forbedring. Flere nevnte at endringer i organisasjonen og innsparing ved avdelingen de senere årene har påvirket arbeidsmiljøet i avdelingen. Arbeidstilsynet har også fått signaler om at det kan være "kos med misnøye" ved avdelingen og at ansatte blir forsøkt "rekruttert til en side". I alle gruppene ble det understreket at leder for administrasjonsavdelingen, som også er organisasjonssjef, har mange arbeidsoppgaver og stort arbeidspress. Vi har fått innspill om at avdelingen har hatt høy turnover de siste årene. I intervjuene ble det nevnt at det er økt belastning på ansatte ved nyansettelser og vikarbruk. Ledelsen fremhevet at det i realiteten ikke har vært høyere turnover enn ved sammenlignbare avdelinger. I intervjuene og i tilbakemeldinger til oss, har ansatte bekreftet at de har opplevd baktaling av ansatte både mellom kolleger og fra ledelse til ansatte. Både i intervjuene og i tilbakemeldingene til oss har flere ansatte uttrykt sterk støtte til lederen og hvordan avdelingen ledes. Andre ansatte forteller om uforutsigbarhet og utrygghet når det gjelder hvordan ytringer vil bli møtt. Vi oppfatter at avdelingen er delt når det gjelder dette. Vi har fått opplyst at omtrent halvparten føler denne utryggheten. Noen ansatte opplevde det som ubehagelig at en ansatt i høst gikk rundt til hver enkelt for å få tilslutning til en støtteerklæring for leder, og at de ikke våget å la være å støtte dette. En av enhetene i administrasjonsavdelingen er bibliotek og servicetorg. Flere har nevnt for oss at denne enheten ikke er så godt integrert i avdelingen som de andre. Dette går både på at den er plassert i etasjen under, og at det alltid må være bemanning der slik at ikke alle kan delta på møter, morgenkaffe etc. Det ble nevnt av flere at dette var blitt tatt opp og at ansatte har foreslått løsninger. Så langt vi vet, er dette ikke løst. Flere uttrykte at de har observert konflikter mellom leder og ansatte. Konfliktene har vært håndtert, men flere fremhevet at det ikke var vellykket resultat. Vi har fått oversendt kommunens retningslinjer for konflikthåndtering. Når det gjelder konflikt mellom leder og ansatt, finner vi at retningslinjene er uklare: På den ene siden står det under lederansvar at "Dersom leder selv er part i konflikten, skal leder bringe saken videre til leder på neste nivå" mens det under løsningsprosess angående konflikt mellom leder og ansatt, står "Er det leder som opplever konflikten, skal leder innkalle skriftlig til et møte." Videre står det under saksgang at "Dersom nærmeste leder er part i saken..kan man fremme saken på neste beslutningsnivå etter å ha orientert sin leder om dette." Arbeidstilsynet støtter det første utsagnet, at leder som er i konflikt med en ansatt ikke skal ha ansvar for eller i praksis håndtere konflikten. Vi har merket oss at bedriftshelsetjenesten er satt opp som støttefunksjon ved håndtering av konflikter og vi mener at kommunen med fordel kan benytte seg av dette. Ved konflikt mellom leder og ansatt i administrasjonsavdelingen, vil denne avdelingen etter vår mening ikke kunne være en støttefunksjon i konflikthåndteringen.

5 VÅR REFERANSE 5 av 12 Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet Verneombudet for ansatte på rådhuset ble utpekt av arbeidsgiver, fordi ingen ville stille til valg. Det er 70 ansatte ved rådhuset. Verneombud er en del av det systematiske hms-arbeidet og arbeidstakere har plikt til å medvirke i hms-arbeidet. Samtidig har Søgne kommune et ansvar for å motivere ansatte til å stille til valg som verneombud. Vi har ikke gått nærmere inn på årsaken til at ingen ville stille til valg. Nåværende verneombud har verneombudsopplæring. Under intervjuene kom det frem at hovedverneombudet er kjent for de ansatte ved administrasjonsavdelingen. De ansatte visste også hvem som var bedriftshelsetjeneste for Søgne kommune. Så langt vi vet, har bedriftshelsetjenesten ikke vært benyttet når det gjelder det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet i administrasjonsavdelingen. Det er ikke faste møter mellom leder ved administrasjonsavdelingen og verneombudet. Men det ble i 2014 opprettet et hms-utvalg ved avdelingen, som et underutvalg under arbeidsmiljøutvalget. Både verneombudet og leder deltar der, sammen med IA-ansvarlig ved avdelingen og en tillitsvalgt. Vi har fått referat fra to møter i Både arbeidsmiljøsituasjonen og medarbeiderundersøkelsen har vært tatt opp. Det konkluderes med godt arbeidsmiljø for de fleste og gode resultater i medarbeiderundersøkelsen. Det er ikke foreslått konkrete tiltak for å forbedre hms-arbeidet, slik det er forutsatt i avdelingens hms-bok. Slik vi har forstått det, er referater fra møtene ikke gjort tilgjengelig for alle ansatte i avdelingen, bare for deltakerne i møtet. Vi har fått kopi av rapport om hms-arbeidet i administrasjonsavdelingen for Det fremgår av rapporten at det ikke ble gjennomført vernerunde i Når det gjelder generelt inntrykk av arbeidsmiljøet, vises det i rapporten til en sak blant medarbeidere ved servicetorget/biblioteket som var forsøkt ryddet opp i, men der misnøyen spredde seg til andre enheter i avdelingen. Det oppgis at 10 % av de ansatte ga uttrykk for misnøye med arbeidsmiljøet og at dette ikke gjaldt dem selv, men hvordan situasjonen hadde vært for ansatte som hadde sluttet. Administrasjonsavdelingen har en egen hms-bok (elektronisk) i tilknytning til kommunens hmssystem. Det er angitt mål for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved avdelingen. Hms-boken har opplysninger og lenke til skjema for melding av avvik. Vi har fått kopi av avvik for 2015: fire omhandler drift (saksbehandling) og to omhandler trusler fra eksterne. Verken verneombud eller hovedverneombud får kopi av avviksmeldinger som angår helse, miljø og sikkerhet. Vi viser til arbeidsmiljøloven 6-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-2, der det fremgår at verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. For at verneombudet skal kunne ivareta arbeidstakernes interesser, må verneombudet få informasjon om avvik og utfordringer i arbeidsmiljøet. Det er også lenke til skjema for intern varsling. Ansatte kan varsle anonymt. Alle varslingssaker som kommer inn elektronisk vil bli behandlet av organisasjonssjefen, med mindre organisasjonssjefen er berørt. Ansatte kan også varsle via skjema til lokal leder eller verneombud/tillitsvalgt. Under intervjuene kom det frem noe usikkerhet angående når man skulle

6 VÅR REFERANSE 6 av 12 bruke avvik og når man skulle varsle. Dette er ganske vanlig og det er et område som stadig må tas opp til diskusjon og klargjøring på arbeidsplasser. Vernerunde ble ikke gjennomført i administrasjonsavdelingen i I 2015 ble vernerunde gjennomført av leder og verneombud Etter vernerunden er det foreslått tiltak, knyttet til fysiske forhold ved avdelingen. I tillegg er det bemerket at det arbeides kontinuerlig med å opprettholde og forbedre arbeidsmiljøet, men ingen tiltak er oppført angående dette. Vi vil si oss enig i kommentaren på vernerundeskjemaet om at organisatoriske og psykososiale forhold med fordel kan vurderes med en annen metode enn vernerunde, skjemaet nevner hms-gruppesamtale. Det ble i forbindelse med vernerunden utført en risikovurdering av arbeidsforholdene for noen saksbehandlere, angående trusler fra tredjeperson. Leder for administrasjonsavdelingen gjennomfører medarbeidersamtaler med alle ansatte, sist i Fra oktober 2015 er det lagt opp til å ha avdelingsmøte en gang i måneden, noe som er en økning fra tidligere. Verneombudet har ikke hatt eget tema eller lignende på avdelingsmøtet. Det avholdes "frokostmøte" en gang i måneden, der ansvaret rullerer mellom fagområdene. I tillegg samles de ansatte som har anledning, til morgenkaffe og fredagskos. Det arrangeres sosiale sammenkomster flere ganger i året, i 2015 har det vært fire slike og de ansatte er positive til disse. Mediaoppslagene har vært tatt opp av rådmannen og organisasjonssjefen under "morgenkaffen". Vi har fått referater fra fire avdelingsmøter i 2015 (februar, mai, oktober og november). Vi kan ikke se at eget hms eller arbeidsmiljø har vært tatt opp på møtene. I intervjuene fikk vi bekreftet at mediaoppslagene eller tema tilknyttet dem ikke er tatt opp på avdelingsmøte. Vi er kjent med at resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2015 ble presentert på et møte i forbindelse med en avdelingsreise i april Administrasjonsavdelingen skriver i sin rapport for hms-arbeidet (til Arbeidstilsynet) at "Fokus (i 2015) har vært å opprettholde gode skår og ta opp aktuelle tema og problemstillinger i avdelingsmøter, frokostmøter, medarbeidersamtaler og i det daglige." Det er opprettet arbeidsmiljøutvalg i Søgne kommune. Det var to møter i 2014 og to møter i 2015 inntil tilsynet. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-16 angir at det normalt skal holdes fire møter i året. Vi har fått kopi av møtereferatene fra de to første møtene i Vi er informert om at det ble avholdt et møte i arbeidsmiljøutvalget etter dette. Arbeidsmiljøutvalget består av tre representanter fra arbeidsgiversiden og tre fra arbeidstakersiden, hvorav hovedverneombudet er en. Arbeidstakersiden var ikke fulltallig på de to møtene i 2015 og det er ikke valgt stedfortredere. Vi viser til forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-11 der det angis at medlemmene i arbeidsmilljøutvalget skal ha stedfortredere. Når det gjelder arbeidsmiljøutvalgets oppgaver, viser vi til arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3 og 2-4. Rådmannen og hans ledergruppe har en gang i måneden møte med hovedverneombudet og de hovedtillitsvalgte i Søgne kommune. Dette er et informasjons- og drøftingsmøte. Rådmannen oppgir at hms alltid er et av temaene på disse møtene. Det skrives referat som sendes deltakerne på møtet, men referatene blir ikke gjort tilgjengelig for de ansatte i Søgne kommune. Hovedverneombudet har noen ganger i året møter med alle verneombudene i kommunen.

7 VÅR REFERANSE 7 av 12 Arbeidstilsynets konklusjon Arbeidsmiljø ved administrasjonsavdelingen Gjennom bekymringsmeldinger, møter, dokumenter, tilsyn og tilbakemeldinger fra ansatte etter tilsynet, oppfatter vi at administrasjonsavdelingen er "delt" når det gjelder tillit til ledelsen. Mer enn halvparten av de ansatte er utrygge på hvordan ytringer vil bli møtt, dersom de tar opp det de mener er utfordringer i arbeidsmiljøet eller kritikk. Ansatte angir at de er usikre på anonymiteten i medarbeiderundersøkelsene. Noen ansatte har opplyst at de ikke vil si det de mener om arbeidsmiljøet når andre ansatte er til stede, fordi de er redd for at utsagn kan bli videreformidlet til ledelsen og at dette kan få negative følger. Vi tar ikke stilling til om denne utryggheten bunner i selvopplevde hendelser, om man har hørt eller sett hvordan andre ble behandlet eller om det dreier seg om påvirkning fra mediaoppslag eller kolleger. Denne utryggheten vil etter vår mening medvirke til at ledelsen ikke får et godt nok bilde av arbeidsmiljøsituasjonen i avdelingen. Da er det heller ikke lett å finne gode tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver har styringsrett over arbeidet. Styringsretten begrenses av lovgivning. Det er både ønskelig og lovlig at arbeidsgiver sier fra til ansatte om hvordan arbeidet skal utføres og sier fra dersom arbeidstaker må forbedre sin utførelse. Men dette må skje med respekt og i henhold til lover og regler, som igjen gir forutsigbarhet og er et godt utgangspunkt for å utvikle tillitsforhold. Tillit handler om troverdighet, respekt og opplevd rettferdighet. Uenigheter som får utvikle seg til alvorlige personkonflikter vil alltid påvirke arbeidsmiljøet, ikke bare de personene som opprinnelig var uenige. Det er derfor viktig at konflikter blir håndtert på en god måte, slik at de ikke vedvarer. Kommunen har retningslinjer for håndtering av konflikter. Vi finner retningslinjene litt uklare når det gjelder håndtering av konflikter der leder er involvert. Tydelige retningslinjer som følges i praksis, vil gi ansatte trygghet. Baktaling (å snakke negativt om en person som ikke er til stede) vil alltid ha en negativ effekt i arbeidsmiljøet. Ansatte kan oppleve det som ubehagelig å høre på, uten at de tør å si fra. Det kan også skape en utrygghet i den ansatte, "blir jeg også baktalt?" Når kommunikasjonen er åpen og ærlig mellom ansatte og mellom ledelse og ansatte, og når det er rom for forskjellige synspunkter, skapes tillit. Forutsigbarhet og opplevd rettferdighet vil gi ledelsen legitimitet og tillit. Tillit bygges over tid. Det er vår erfaring at uforutsigbarhet, opplevd urettferdighet, baktaling og konflikter er elementer i arbeidsmiljøet som kan gi en uheldig psykisk belastning for ansatte. Vi viser til pålegg om organisering, tilrettelegging og ledelse - tiltak og plan. Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet Søgne kommune har opprettet verneombud, hovedverneombud, hms-utvalg, arbeidsmiljøutvalg og samarbeidsmøter. Kommunen har avtale med en godkjent bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten blir innkalt til møter i arbeidsmiljøutvalget. Vi mener at Søgne kommune har gode instrumenter for systematisk arbeid innen hms, men vi mener at kommunen ikke har

8 VÅR REFERANSE 8 av 12 utnyttet dette fullt ut. Ved å bruke disse instrumentene mer i det daglige og i det strukturelle hmsarbeidet, vil medvirkning fra ansatte øke og arbeidsgiver vil ha mer støtte i hms-arbeidet. Vi bygger dette særlig på våre funn om at Verneombudet ved administrasjonsavdelingen måtte utpekes. Verneombudene får ikke kopi av hms-avvik. Det har etter vår oppfatning vært liten aktivitet i arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøutvalget har for eksempel bare hatt plan for bedriftshelsetjenestens bistand som referatsak, ikke til reell behandling. Vi kan ikke se at arbeidsmiljøutvalget har foretatt befaringer eller vurdert arbeidsmiljøet ved avdelinger i Søgne kommune. Vi kan heller ikke se at medarbeiderundersøkelsen 2015 har vært behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Det er ikke valgt stedfortredere for medlemmene i arbeidsmiljøutvalget. Forfall fra arbeidstakerrepresentantene har da ført til at møtene er blitt gjennomført med ulikt antall representanter fra sidene. Når arbeidsmiljøutvalget skal treffe vedtak, bør minst halvparten av medlemmene fra hver side være til stede. Vi har fått opplyst at det ikke har vært lederskifte i arbeidsmiljøutvalget, slik arbeidsmiljøloven krever. Rådmannen opplyste at han har tatt ledervervet når arbeidstakerrepresentantene ikke har ønsket å ha det. Bedriftshelsetjenesten har ikke bistått administrasjonsavdelingen i håndtering av konflikt eller undersøkelse av arbeidsmiljøet. Referater fra møter i hms-utvalg i administrasjonsavdelingen er ikke gjort tilgjengelig for ansatte. Vernerunde ble ikke gjennomført ved administrasjonsavdelingen i 2014, uten at dette er kommentert i arbeidsmiljøutvalget under behandling av hms-rapporten fra avdelingen. Vi viser til pålegg om arbeidsmiljøutvalg - oppgaver og organisering. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Organisering, tilrettelegging og ledelse - tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan som sikrer at arbeidet er organisert, tilrettelagt og ledet slik at arbeidet ikke utsetter arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at sikkerhetshensyn ivaretas. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og plan. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:

9 VÅR REFERANSE 9 av 12 Oversikt over hvilke tiltak som er iverksatt og/eller Plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan ansatte har medvirket i utarbeidelse og gjennomføring av tiltak Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-1 andre ledd og 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal ved planlegging og utforming av arbeidet legge vekt på å forebygge skader og sykdommer. Arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse, arbeidstidsordninger, lønnssystemer, teknologi mv. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at sikkerhetshensyn ivaretas. Dersom arbeidet er organisert, tilrettelagt og ledet slik at arbeidsmiljøet ikke er fullt forsvarlig, må arbeidsgiver iverksette tiltak. Utarbeidelse av planer og tiltak skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-1 andre ledd og 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Mer enn halvparten av de ansatte er utrygge på hvordan ytringer vil bli møtt, dersom de tar opp det de mener er utfordringer i arbeidsmiljøet eller kritikk. Ansatte angir at de er usikre på anonymiteten i medarbeiderundersøkelsene. Noen ansatte har opplyst at de ikke vil si det de mener om arbeidsmiljøet når andre ansatte er til stede, fordi de er redd for at utsagn kan bli videreformidlet til ledelsen og at dette kan få negative følger. Denne utryggheten vil etter vår mening også medvirke til at ledelsen ikke får et godt nok bilde av arbeidsmiljøsituasjonen i avdelingen. I intervjuene og i tilbakemeldinger til oss, har ansatte bekreftet at de har opplevd baktaling av ansatte både mellom kolleger og fra ledelse til ansatte. Baktaling (å snakke negativt om en person som ikke er til stede) vil alltid ha en negativ effekt i arbeidsmiljøet. Vi har fått opplyst fra flere ansatte at de har observert konflikter mellom leder og ansatte. Konfliktene har vært håndtert, men flere fremhevet at det ikke var vellykket resultat. Når det gjelder arbeidsbelastning, må arbeidsoppgavene være tilpasset tilgjengelig arbeidstid for den enkelte. Under tilsynet ble det nevnt i alle gruppene at leder for administrasjonsavdelingen har for mange oppgaver. Det er vår erfaring at uforutsigbarhet, opplevd urettferdighet, baktaling og konflikter er elementer i arbeidsmiljøet som kan gi en uheldig psykisk belastning for ansatte. Arbeidsgiver må sette inn tiltak for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle de ansatte i administrasjonsavdelingen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-1 (1) og 3-1.

10 VÅR REFERANSE 10 av 12 Arbeidsgiver må sammen med de ansatte finne tiltak som kan bedre arbeidsmiljøet ved avdelingen. Dersom arbeidsgiver ønsker å kartlegge forholdene ytterligere, må arbeidsgiver sikre at kartleggingen foretas i en form og av personer som har tillit og legitimitet i avdelingen. Også ved utarbeidelse av tiltak, må arbeidsgiver i samarbeid med ansatte vurdere om ekstern hjelp vil være formålstjenlig. Arbeidsgiver må sikre en åpen og ærlig kommunikasjon mellom ansatte og mellom ledelse og ansatte, der det er rom for forskjellige synspunkter. Da skapes tillit. Ansatte har plikt til å medvirke i hms-arbeidet. Arbeidsgiver skal legge til rette for medvirkning. Avdelingsmøter kan være en god arena for medvirkning, når eget arbeidsmiljø tas opp der og det skapes en åpen dialog med gjensidig respekt. Det foreligger brudd på bestemmelsen om at arbeidet skal være planlagt og tilrettelagt slik at arbeidsarbeidstakerne ikke utsettes for uheldige psykiske helsebelastninger. Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - oppgaver og organisering Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Vilkår: Oversikt over medlemmene i arbeidsmiljøutvalget, inklusiv stedfortredere. Beskrivelse av hvilke oppgaver arbeidsmiljøutvalget vil behandle Referat fra møtene i arbeidsmiljøutvalget første halvår 2016 Hjemmel: arbeidsmiljøloven 7-1 fjerde ledd og 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3 og 3-11 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalgets hovedoppgave er å medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og det har myndighet til å behandle alle saker som gjelder arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3. Arbeidsgiver- og arbeidstakersiden skal ha like mange representanter i utvalget. Lederen velges vekselvis av arbeidsgiverens og arbeidstakernes representanter. Medlemmene i arbeidsmiljøutvalget skal ha stedfortredere. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-1 (4) og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-11.

11 VÅR REFERANSE 11 av 12 Under tilsynet kom det fram at det ikke er valgt stedfortredere for medlemmene i arbeidsmiljøutvalget. Ved forfall fra arbeidstakersiden har dette ført til at møtene er blitt gjennomført med ulikt antall representanter fra sidene. I det ene møtet var det bare en representant fra arbeidstakersiden (hovedverneombudet), mens det skulle ha vært tre. Arbeidsmiljøutvalget har ikke foretatt befaringer eller vurdert arbeidsmiljøet ved avdelinger i Søgne kommune. Vi kan heller ikke se at medarbeiderundersøkelsen 2015 har vært behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Plan for bedriftshelsetjenestens bistand er bare behandlet som referatsak. Få møter, manglende deltakelse og lite saksomfang gir inntrykk av liten aktivitet i arbeidsmiljøutvalget. Utvalget er et samarbeidsorgan som gjennom medvirkning skal følge arbeidsmiljøforholdene i kommunen. Arbeidsmiljøutvalget har myndighet til å vedta at arbeidsgiver skal undersøke arbeidsmiljøet eller at arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak for å verne de ansattes helse. Når det gjelder hva arbeidsmiljøutvalget skal arbeide med, viser vi til arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3. Under tilsynet kom det frem at arbeidsmiljøutvalget for eksempel bare har hatt plan for bedriftshelsetjenestens bistand som referatsak, ikke til reell behandling. Vi kan ikke se at arbeidsmiljøutvalget har foretatt befaringer eller vurdert arbeidsmiljøet ved avdelinger i Søgne kommune. Vi kan heller ikke se at medarbeiderundersøkelsen 2015 har vært behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Dette er sentrale arbeidsmiljøspørsmål som skal behandles i arbeidsmiljøutvalget. Det har etter vår oppfatning vært liten aktivitet i arbeidsmiljøutvalget. Det foreligger brudd på bestemmelsene om arbeidsmiljøutvalg. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer.

12 VÅR REFERANSE 12 av 12 Med hilsen Arbeidstilsynet Øyvind Arnegård tilsynsleder (sign.) Eldri Kirkesola seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombudet i Søgne kommune Verneombud ved administrasjonsavdelingen Vedlegg: Deltakere i gruppeintervjuer