Enhet for eiendom og tekniske tjenester

Transkript

1 VIRKSOMHETSPLAN 2011 Enhet for eiendom og tekniske tjenester Sist revidert: 7. feb RISØR KOMMUNE

2 INNHOLD 1 Risør kommunes hovedmålsetting Risør kommunes verdier Enhetens ansvarsområde og organisering Enhetens tiltak ift. Handlingsprogrammet Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole Brukere/innbyggere Status Vurdering Målsetting Tiltak Økonomiske rammer og forutsetninger Status Vurdering Målsetting Tiltak Intern utvikling i enheten Status Vurdering Målsetting Tiltak Spesielle forhold knyttet til enhet for eiendom og Kapasitet Prosjekter Eksterne aktører Samarbeid Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Enhet for eiendom og Side 2 av 19

3 1 Risør kommunes hovedmålsetting Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole Enhet for eiendom og Side 3 av 19

4 2 Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: LØSNINGSORIENTERT Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og birdre til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune TRYGGHET Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler ÅPENHET Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune LIKEVERD Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke Enhet for eiendom og Side 4 av 19

5 3 Enhetens ansvarsområde og organisering Enheten er delt opp i flere tjenesteområder Tekniske driftsoppgaver som ikke finansieres helt av kommunale gebyrer Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon bør i hovedsak være selvfinansierende. 091 og 092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten Renholdstjenster Det faktureres årlig ut betydelig beløp s.s. vann, avløp, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Enhetsleder Prosjekt Drift / Eiendom Boligkontor/ Eiendomsskatt Renhold Vaktmestere Utegjeng Teknisk Enhet for eiendom og Side 5 av 19

6 4 Enhetens tiltak ift. Handlingsprogrammet 4.1 Bo og levekår Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Trafikksikkerhetstiltak Opparbeides Revidere Det legges til rette for å sikre de myke etter plan trafikksikkerhet trafikkantene gjennom gang- og sykkelveier, splan gatelys, hastighetsreduksjoner m.v. Tiltakene gjennomføres basert på egen plan og det søkes om statlige tilskudd. 2 Bygge nye omsorgsboliger, bla. annet rus/psykiatri boliger i tråd med boligsosial handlingsplan. Klargjøre satsningsområder for utførelse. Husbankfinansiering (låne- og støtteordninger) Enhet for eiendom og Side 6 av 19 Oppstart planarbeid Ferdig plan. Oppstart 4 nye bo-enheter. Gjennomføre min. 1 tiltak pr. år Ferdigstilt 12 nye omsorgsboliger i perioden i hht. ny omsorgsplan Det er viktig å legge forholdene til rette for økt aktivitet for alle. Dette gir et viktig bidrag innen folkehelse, og kan bedre livskvaliteten for flere. Etablering av slike anlegg søkes finansiert gjennom etablerte tilskuddsordninger. Det er viktig at det legges opp til en strategiplan for trafikksikkerhet ved å skape bred medvirkning i lokalmiljøene. Det er mange og gode tiltak som må kartlegges og prioriteres. Dette arbeidet søkes gjennomført i løpet av Infrastruktur Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Tiltaksplan for utskifting av VA-ledninger samt Registrert Utarbeide nyanlegg. alle tiltaksplan for Budsjettkonsekvens fremkommer i tiltaks- og ledninger sanering/ økonomiplan. rehabilitering plan 2 Tiltak for å redusere skadeomfang ved ekstremvær s. s. nedbør, snø, flom, ras m.v. 3 Innføre enøk tiltak i alle eksisterende kommunale bygg. Gevinster på bla. strømforbruk på sikt. Kartlegging Gjennomgang av kritiske områder som er utsatt ved ekstremvær med tiltaksplan. Fortsette kartlegging Tiltak gjennomføres etter prioritert Tiltak gjennomføres etter prioritert plan. 10 bygg Indikator: 4 bygg Antall bygg oppgradert med enøktiltak Budsjettkonsekvenser hvert år til alle er oppgradert. Det er i dag etablert et betydelig ledningsnett for vann, avløp og overvann. Det er en stor del av ledningsnettet som er av svært gammel dato og modent for utskifting. Det foretas en grundig analyse på situasjonen gjennom utarbeidelse av en plan som angir behov for utskifting med kost/nytte vurdering.

7 Det foretas en grundig analyse av utsatte områder for ektremvær basert på de senere års utvikling, og dette må også vurderes ved nyetableringer. Arbeidet med energiøkonomisering vil fortsette videre. 4.3 Kunst og kultur Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Tilrettelegging og informasjon for friluftsliv Stier er Merke stier i gjennom opparbeidelse og merking av stier. ryddet, men Urheia, Informasjon om aktivitetene/tilbudene. Oversikt ikke merket skjærgården over stier og merking av disse. Samarbeid med Friluftrådet Sør og andre lag og foreninger. 2 Festivaler i samarbeid med de respektive festivalers styrer, legge forholdene til rette for at arrangementene blir gjennomført tilfredsstillende og gir en god opplevelse for besøkende, utstillere, innbyggere m.v. Det bør tilstrebes å stille krav om universell utforming. Krav for Bevegelseshemmede i vilkårene Bedre adkomst til arrangements stedene Kart oversikt over alle merkede stier Det er som nevnt under bo og levekår viktig at det tilrettelegges for økt aktivitet blant alle brukergrupper. Behov for idrettsanlegg, friluftsaktiviteter m.m. skal vurderes basert på behovsprøving og i nært samarbeid med brukerne. Det skal av planavdelingen foretas en rullering av kommunedelplan for idrett og friluftsliv. Tilrettelegge for alle vil i f.m. planlegging ikke medføre store økte kostnader, og dette arbeidet skal vektlegges ved all etablering, og også gjennom gjennomføring av aktiviteter. Vilkår i f.m. nyetablering, hovedombygginger m.v. er nedfelt i gjeldende lovverk (plan- og bygningsloven, diskrimineringsloven o.a.) 4.4 Næringsutvikling Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 Selge bygg som ikke kan disponeres, og som er ugunstige i kommunens portefølje. Tilrettelegge for alle grupper så langt som mulig. 1 Indikator: Kommunale bygg som skal selges 4.5 Reiseliv Tjenngata 76 lagt ut for salg Tjenngata 76 Linken-bygget Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Tilrettelegging for flere brukergrupper i friluftsområdene, og disse skal være universelt Utformet. 2 Oppgraderte og tilrettelagte serviceanlegg mhp universell utforming (uu). Enhet for eiendom og Side 7 av 19 Omfattende rehabilitering Opparbeide friluftsområde Randvik øst for alle. Noe rehabilitering av Min. 3 friluftsområder skal være tilrettelagt. Miljøboden er i bruk med

8 Indikator: Antall oppgraderte og universelt utformet serviceanlegg. av serviceanlegg Miljøboden Serviceanlegg Miljøboden ( ved Esso). Utvendig tilrettelegging for universell utforming. universelt utformet tilbud. 4.6 Sentrumsutvikling Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Generell informasjon bla. ved Planlegging Utkast til informasjonstavler i sentrum av tiltak Informasjonstavler Oppgradere info-tavle ved indre havn, og i det øvrige sentrumsområdet. utarbeides 2 Oppgradering av kommunale bygg i sentrum etter en prioritert liste. Det er ikke beregnet etterslep på vedlikehold av bygninger. Indikator: Antall oppgraderte bygg Budsjettkonsekvenser: Ikke avsatt i økonomiplan Oppgraderin g av Risørhuset, Rådhuset og Miløboden, med tiltaksmidler. I henhold til prioritert liste Informasjonstavlene er oppgradert. Utført oppgradering av min. 1 bygg i sentrum pr. år. Besøkende til Risør bør kunne få god informasjon i sentrumsnære områder. I tillegg må de utplasserte informasjonstavlene i kommunen bli oppdaterte. 4.7 Skole Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 13 1 Oppgradere skolebygninger til akseptabel standard. Indikator: Antall rom oppgradert. Fagrom på Ungdoms skolen oppgradet Oppgradering av ungdomsskol e 1 fagrom per år. Enhet for eiendom og Side 8 av 19

9 5 Brukere/innbyggere Enheten har tjenester som berører alle innbyggerne og ansatte i kommunen. Enheten ivaretar kommunens eierinteresser i kommunale formålsbygg/boliger. Ansvarsdelingen mellom bruker og eier er nedfelt og regulert i utarbeidede brukeravtaler for de enkelte virksomheter. 5.1 Status Veivedlikehold både sommer og vinter byr på store utfordringer, p.g.a. få frie vedlikeholdsmidler. Parkeringstjenesten skal bidra til fremkommelighet på veiene, at det ikke skapes trafikkfarlige situasjoner samt gi et tilbud for innbyggerne/handlende/tilreisende. Parkene omfatter i hovedsak tilrettelegging av sentrumsområdet, og disse områdene som viser Risør utad, har god standard. Det har ikke vært rom for tiltak utover dette s.s. lekeplasser i boligfelt. Skjærgårdstjenesten utføres i samarbeid med SNO. Dette gjelder i tillegg til skjøtsel/renovasjon av friområdene også tilsyn m.h.t. fuglereservat, ulovlig fiske m.v. Det er stor etterspørsel etter båtplasser, og det opereres med ei venteliste på ca. 180 søkere. Ad hoc utvalg er nedsatt etter politisk forespørsel, for å se konkret på havn/båt- og bryggeplasser. Utendørs idrettsanlegg har god standard, og samarbeidet med de lokale idrettslag bidrar til at ønskede anlegg blir lokalisert der brukerne er og et godt samarbeid om vedlikehold. Brukertilfredsheten er svært tilfredsstillende for drikkevannsforsyning og avløp. Samarbeid med eksterne aktører gjennom RTA (renovasjon), ØABV (brann, forebyggende, feier), Arendal kommune (alarmsentral), og IUA (oljeforurensning) Staus over bygningsmassen. Bygg Areal m2 Administrasjonsbygg 3600 Barnehager 2100 Skoler Institusjoner Boliger, leiligheter (ca 145 enh) 7800 Næringsbygg 7100 Idrettsbygg 5500 Kulturbygg 4700 Sum areal (m2) Enhet for eiendom og Side 9 av 19

10 5.2 Vurdering Krav til tjenestene og kvalitet er stadig økende. Drift Ønsket ressurs bruk på vedlikehold står ikke i samsvar med bevillinger. Dette gjelder i hovedsak veier, parker, og båtplasser. Det er også et behov for å sikre fremkommeligheten og trafikksikkerheten i sentrumsområdet gjennom kontrolltiltak for feilparkerte kjøretøyer. Det har tidligere år blitt avsatt midler på investeringsbudsjettet for standardheving av veger, men selv med en videreføring av dette beløpet, vil det ta mange år før vegene blir brukbare. Forfallet på veiene akselererer gjennom nedslitte asfaltdekker og manglende grusdekker. Båtplasser for kommunens egne innbyggere samt eiere av fritidsbebyggelse er et tilbud med stor etterspørsel, og vi har få store båtplasser spesielt i tilknytning til sentrum. Dagens venteliste er per , 183 (50 utenbys og 133 fastboende). Private utbyggere har avløst etterspørselen noe, men det er fortsatt lang venteliste. Ved utbygging av fritidsbebyggelse øker dette presset ytterligere, og det bør være et krav overfor utbyggere at dette løses i eget nærområde. Lekkasjesøking og sanering av ledningsnett innenfor vann og avløp er viktige med tanke på sikkerhet og kvalitet til innbyggerne samt reduksjon i driftskostnadene (mindre produksjonsvolum). Deler av maskinparken er under utskifting, dette er sterkt tiltrengt for å få ned sykefraværet og for å oppnå en optimalt utført tjeneste. Eiendom Manglende vedlikehold på alle de kommunale bygningene gir enheten stadig flere innspill fra brukerne som ikke kan imøtekommes p.g.a. begrensede ressurser (personell og økonomisk).. Det er avsatt midler på investeringsbudsjettet for standardheving av bygg, men ønskene fra de enkelte brukere er svært omfattende, og basert på den slitasjen som bygningene har, som følge av bruken og etterslep grunnet begrensede innsatsmidler, vil enheten ikke kunne oppnå et tilfredsstillende vedlikehold for hele bygningsmassen. Det er nedenfor vist en graf for hvordan livssykluskostnadene på et bygg vil fordele seg over år m.h.t. gjennomføring av betydelige oppgraderinger. Forfallet akselerer dersom tiden frem til oppgradering utføres. Kommunen har i flere år prioritert en oppgradering av institusjonene, skoler og omsorgsboliger slik at det er god standard på flere av de store byggene. Det er dermed viktig at det opprettholdes et godt vedlikehold av disse bygningene. Lekeplassutstyr ved alle skoler og barnehager skal tilfredsstille krav til forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr, og det er foretatt en oppgradering og gjennomgang av disse. Eiendom har hovedbrannvernlederfunksjonen på de kommunale byggene. 5.3 Målsetting Det er et overordnet mål at vi skal utføre de pålagte oppgavene uten at det skal gå utover miljøet og innenfor de disponible ressurser som finnes. Enhet for eiendom og Side 10 av 19

11 Service overfor innbyggerne er et prioritert område, og dette skal så langt mulig gjennomføres tilfredsstillende. Bevisstgjøre behov for vedlikeholdsmidler, og vise til Kostra tallene for de enkelte tjensteområdene. Det skal videre foretas registrering og klassifisering av de kommunale veiene basert på en sentral norm. Kvaliteten på bryggene skal gjennomgås for vurdering av utskifting og vedlikeholdsbehov.. Beredskapsordning for bygg, vei og VA-sektoren, er ivaretatt av brøyte-og teknisk vakt. Det tilstrebes sterkt å legge forholdene til rette for alle brukergrupper ved nyanlegg og ombygginger/endringer (universell utforming) Eiendom Àjour holde og inngå nye leiekontrakter for de kommunale boligene og unngå unødige ledetider Justere leieinntekter 5.4 Tiltak Investeringsbudsjettet viser vedtatte prosjekter som skal gjennomføres. Det bør innenfor de enkelte tjenesteområder foretas en vurdering av prioriterte nyanlegg/tiltak basert på kost/nytte gevinst. Veiene er under oppgradering og det er ett arbeid som må videreføres for lettere å kunne utføre et tilfredsstillende vedlikehold. Parkeringstjenesten utvides for at det skal gi et trafikksikkert alternativ, bedre fremkommelighet m.v. også utenfor ordinær arbeidstid. Parkområdene har fått økt volum, og det må for at områdene ikke skal forringes tilføres ressurser for å opprettholde en god standard. Friluftsområdene og skjærgården oppgraderes så langt mulig for tilrettelegging for alle brukere (universell utforming), og dette bør gjøres gjennom et samarbeid med SNO/Fylkesmannen basert på en felles forvaltningsplan. Det gis betydelige tilskudd for fysiske tiltak. Idrettsanlegg må videreføre dagens standard, og samarbeid med Risør idrettsråd og alle idrettslagene er viktig for å kunne tilby gode anlegg. Rullering av handlingsplan for idrett og friluftsliv er et tiltak som gjennomføres i samarbeid med planavdelingen og brukere. Vannkvaliteten er bedret ved etablering av fargefjerningsanlegg samt at det blir levert et sikkert vann gjennom desinfisering i UV-aggregat. Det bør søkes å øke tilknytningsgraden ytterligere samt reduksjon av lekkasjer. Avløpssektoren må bidra til at eiendommer nær til offentlig ledningsnett tilkobles for å bedre forurensningssituasjonen og bedre vannkvaliteten generelt. Maskinparken oppgraderes. Videreutvikle fleksibilitet blant personellet Eiendomsskattekontoret skal sørge for at nye eiendommer blir registrert, og evt. verdiøkninger. Dette gjøres i nært samarbeid med enheten byggesak Enhet for eiendom og Side 11 av 19

12 6 Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvarsområde er gitt under 081 og 082. Ansvarsområde er gitt under 091, 092 (lønn vaktmestere) og 093 (lønn renhold og forbrukskostnader) Eget delbudsjett søkes opprettet for Boligkontoret 094, omfattende alle inntekter/utgifter med RK s boliger ev. også innleide boenheter, innarbeides i budsjettet for Status Budsjettkontrollen skjer gjennom Agresso og månedlige oppfølginger med økonomikontor, kommunalsjef og rådmann. Med bakgrunn i gjennomførte investeringsprosjekter øker volumet innenfor de enkelte tjenesteområdene, men dette er ikke kompensert med økte rammer. Videre er Hovedverneombud en av teknisk drifts ansatte, og dette utgjør 0,2 årsverk. Fra overtok RTA as fakturering av gebyr knyttet til slam og renovasjon til abonnentene i Risør kommune, etter vedtak fra Vurdering Enheten er fra og med 2011 delt i 5 ansvarsområder. Utfordringen er å tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut mot publikum. Rammeområdet er svært følsom overfor renteendringene, energikostnader, indeksregulerte rammeavtaler, forsikring m.v., og endringer her gir ofte store utslag på utgiftsnivået. Prisjusteringer fra eksterne aktører/kontraktører vil i de fleste tilfeller gi større utslag på utgiftssiden enn det som følger av tildelte rammer. Økte krav til flere og faste internkontrollsystemer medfører reduksjon i vedlikeholdsbudsjettet. 6.3 Målsetting Det er et mål å holde seg innenfor de økonomiske rammene som tildeles. Dette er en utfordring da flere av aktivitetene ofte avhenger av værsituasjonen, eksterne aktører (samarbeidsparter), renteendringer m.v., samt at rammene nå er langt under det forsvarlige. Det tilstrebes ytterligere å øke effekten/kapasiteten gjennom samarbeid med eksterne aktører (RTA, ØABV m.v.), men dette vil også generere økte kostnader. Kommunale bygg skal være tilrettelagt for alle universell utforming. 6.4 Tiltak Beredskap er ivaretatt av teknisk vakt for drift, eiendom og veier. Enhet for eiendom og Side 12 av 19

13 Vei Nye anbudsrunder og tildeling for vintervedlikehold er gjennomført virkning fra Eksisterende roder er vurdert og endret noe, og det videreføres prosessen med snørydding i sentrum. Standardheving av veier for øvrig utføres ved evt. tildeling av midler (investering) basert på en fastsatt plan. Trafikksikkerhetstiltak utføres etter en plan med prioriterte tiltak. Denne planen skal revideres i 2011, og utarbeides i nært samarbeid med kommunens innbyggere. Tiltakene gjennomføres under forutsetning av statlig tilskudd. Parkering Det er nedsatt arbeidsgruppe som ser på parkeringstilbudene (p-anlegg) sammen med PLU-enheten, og parkeringstjenesten er utvidet for bedre kontroll. Park Sentrumsområdet er et prioritert område, mens øvrige grøntområder langs de trafikkerte veiene bør også fremstå som velstelt. Friluftsområder/skjærgårdstjenesten Det skal utarbeides en forvaltningsplan som retter fokus på sentrale og lokale satsningsområder. Det er lagt til rette for mer effektiv håndtering av renovasjon og dette må videreføres. Skjøtsel av friområdene/skjærgården er en stor utfordring, og det legges vekt på de attraktive bruksområdene og at stier så langt mulig holdes åpne. Denne tjenesten medfører statlig tilskudd for utførelse. Det vurderes igjen utplassering av beitedyr på deler av disse områdene. Det bør etableres samarbeid med lokale foreninger. Idrett Bistand for lokale lag/foreninger og idrettsråd gjennom prosessen med spillemiddelsøknader. Samarbeid gjennom et positivt og aktivt vedlikehold. Vann Det er foretatt oppgradert behandling av vannet gjennom fargefjerning og desinfisering av vannet. Et prioritert område fremover er i tillegg til å ha tilstrekkelig kapasitet, vil være økt innsats på utskifting av gammelt ledningsnett for å redusere lekkasje. Avløp Det prioriteres å øke tilkoblingen til renseanleggene. Det vil bidra til en økt miljøeffekt ved å redusere ukontrollerte utslipp. Sammenkobling av renseanlegg er et tiltak som på sikt kan bidra til å redusere de totale driftsutgiftene. Alternativer vedrørende energiøkonomiseringstiltak vurderes Arealbehov vurderes generelt. Feier og renovasjon Utføres i et interkommunalt samarbeid, og kommunen må være en aktiv part i dette for at innbyggerne skal få et best mulig tilbud. Anskaffelser av varer og tjenester utføres etter lov om offentlige anskaffelser og i samarbeide med andre kommuner og fylket (rammeavtaler). Gebyrer For 2011 er det vedtatt følgende endringer: Båtplassavgift + 5 % Vann + 10,18 % Avløp + 10,18 % Feier + 5 % Øvrige gebyrer/avgifter gis et generelt tillegg på 3 % inkl. bortleie av parkeringsplass og boligsoneparkering. Engangsgebyr for å stå på venteliste for tildeling av båtplass er kr. 500,-. Konsekvenser Drift og vedlikhold utføres optimalt innenfor bevilgede rammer. Enhet for eiendom og Side 13 av 19

14 Tilskudd til Øysangferja er videreført i samme størrelse som for Tilskudd til vedlikehold av private veier er satt til kr. 0. Det jobbes kontinuerlig med tiltak for å redusere sykefravær og øke trivselen. Enhet for eiendom og Side 14 av 19

15 7 Intern utvikling i enheten Det er per totalt 46 medarbeidere med ulik kompetanse fordelt på 42,8 årsverk 7.1 Status Det avholdes jevnlige intern-/informasjonsmøter med de ansatte innenfor de forskjellige fag- /tjenesteområdene. Dette gjennomføres for å få en dialog mellom ledelse og arbeidstakere, der det rettes fokus på fremtidige oppgaver, gjennomførte tiltak, økonomioppfølging m.v. Administrasjonen består av 7,8 årsverk (8 personer inkl. 0,2 årsverk som HVO), hvor 3 er kvinner. Enhetsleder for enhet for eiendom og, er ansatt og vil tiltre stillingen ultimo mars Uteseksjonen /vaktmestre har 17 årsverk hvorav 1 kvinne. Renholdere har 25 fast ansatte, fordelt på 18 årsverk. Renholdsarealer økes hvert år uten at rammene økes. Dette blir en ekstra belastning på enheten og ikke minst på ansatte. Konsekvensen av dette vil gå utover planlagte og nødvendige vedlikehold av renholdsarealer. Avdeling for renhold fikk i 2010 tildelt Arbeidsmiljøprisen! Ved målbevisst arbeid har sykefraværet for renhold gått betraktelig ned i forhold til God senior politikk Faste personal møter Tilrettelegging av arbeidsplasser Sosiale sammenkomster utenom arbeidstid Møteplassen Opplæring Det ble gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2008 og oppfølgingsundersøkelse i Enheten har hatt problemer med rekruttering av personell til eksisterende stillinger på alle nivå. De ansatte har ulik fagkompetanse basert på de mange oppgavene som enheten utfører. 7.2 Vurdering Det er viktig at enheten markedsfører at Risør kommune er et godt og attraktivt arbeidssted. Et godt arbeidsmiljø vil kunne bidra til at nye medarbeidere rekrutteres. Det er viktig at dialogen mellom alle ansatte følger verdiene fastsatt i Verdidokumentet. Det er gjennom organisasjonsendring og verdidokument søkt å delegere ansvar og se på nye oppgaver for å nyttegjøre og øke kompetansen til de ansatte, samt få økt medvirkning blant de ansatte. En oppgradering av kunnskapen bidrar også til at arbeidsoppgavene blir mer interessante. Det viser seg at det i tillegg til et godt arbeidsmiljø, bidrar et godt fagmiljø også til rekruttering. Enhet for eiendom og Side 15 av 19

16 7.3 Målsetting Bidra til å utforme en attraktiv arbeidsplass, og sikre rekruttering i ledige stillinger. Det må søkes å styrke og videreutvikle den faglige kompetansen. Dette vil bidra til at driftsoppgavene kan bli gjennomført effektivt, og sikre kvaliteten på tjenestene. Enkelte av oppgavene krever spesialkompetanse for nødvendig drift. Fortsette å tilrettelegge arbeidsplassene for å redusere sykefraværet. Vurdere arbeidsrutinene ytterligere. Det er viktig at det utvikles gode rutiner for at tjenestene skal bli utført på en effektiv og trygg måte. Det foretas en oppgradering og gjennomgang av IK/HMS-rutinene i samarbeid med de ansatte og verneombud. Ytterligere forbedre samholdet i enheten. 7.4 Tiltak Videreføre felles informasjonsmøter. Egne interne fagmøter. Medarbeidersamtaler. Vurdere etablerte arbeidsrutiner. Faste møteplasser for enheten Kompetanseøkning av medarbeiderne gjennom videreutdannelse og kurs. Delegering av oppgaver i forhold til kompetanse og erfaring Gjennomgang av arbeidsstedet og tilrettelegge for å redusere sykefravær. Avsette midler og prioritere, i samarbeid med de ansatte, oppgradering av kunnskap. Enheten vil forsøke å skaffe tilveie tekniske hjelpemidler som reduserer belastningen ved krevende arbeidsoperasjoner Drifts- og vedlikeholdspersonell vil være med på byggemøter, ferdigbefaringer og få tilstrekkelig med opplæring på tekniske områder for å oppnå inngående kjennskap til bygg(ene). Enhet for eiendom og Side 16 av 19

17 8 Spesielle forhold knyttet til enhet for eiendom og tekniske tjenester 8.1 Kapasitet Enheten har gjennom 2010 hatt flere vakanser i administrasjonen. Redusert kapasitet går på bekostning av: Personalledelse Oppfyllelse av myndighetskrav Mindre muligheter for prosjektoppfølging Fremtidsrettede behov for bygningsmassen (enøk m.m.) Dette har ført til belastning på de gjenværende ansatte, som har fordelt oppgavene internt. 8.2 Prosjekter Ved mange av investeringsprosjektene som gjennomføres blir prosjektledelsen tillagt denne enheten. Gjennom vedtatte investeringsbudsjett skal det gjennomføres en rekke tiltak s.s.: Forprosjekt Sekretær for plan- og byggekomitè utarbeidelse av konkurransegrunnlag, anbudsinnhenting, kontrakt, oppfølging / prosjektstyring / anleggsledelse økonomiledelse sluttkontroll 8.3 Eksterne aktører Det er et nært samarbeid med eksterne aktører for drift. Det nevnes bl.a.: o Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S o Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) o Regionalt akutt-forurensningsutvalg o Kontraktører for vintervedlikehold o Fylkesmannen i Aust-Agder o Aust-Agder Fylkeskommune o Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) o Driftsassistansen i Aust-Agder o Mattilsynet o Norpark Enhet for eiendom og Side 17 av 19

18 o Husbanken o Enova o Andre avtaler med eksterne kontraktører/leverandører 8.4 Samarbeid Fagområdene berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene, og det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene. Dette for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer. Det bør videreutvikles samarbeid med nabokommunene. Det bør søkes å opparbeide forståelse for en evt. den fremtidige gevinst Enhet for eiendom og Side 18 av 19

19 9 Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Enheten har store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer, som gir seg utslag i et stadig større etterslep. Enheten er kun i stand til å håndtere de mest nødvendige strakstiltak Det er positivt at det blir bevilget midler til standardheving av maskinpark Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere Det arbeides med å få etablert boligkontor Spesialisering innenfor offentlige tilskudds- og finansieringsordninger m.m. Øke kompetansen generelt innfor enhetens fagområder, oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fremskaffe beste finansieringsløsninger, med økt kompetanse, i forbindelse med prosjekter Kursplan for enhetens medarbeidere Rekruttering Utfordringen er å tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne Byggeprosjekter skal gjennomføres i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer. Enheten skal være med å gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov. Enheten skal i størst mulig grad tilby behovstilpasset bolig til rett tid Enheten skal fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag Det skal føres tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester Enheten skal synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene. Samarbeid på tvers i organisasjonen Enhet for eiendom og Side 19 av 19