Tilbudsinnbydelse. Åpen anbudskonkurranse. Grafisk design av informasjonsmateriell

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse Åpen anbudskonkurranse Grafisk design av informasjonsmateriell For perioden ensidig opsjon for oppdragsgiver på års forlengelse August

2 1. Invitasjon til åpen anbudskonkurranse 1.1 Renholdsverket AS Renholdsverket AS er et datterselskap av Trondheim Renholdsverk AS, som eies av Trondheim kommune. Bedriften står for innsamling av alt husholdningsavfall i Trondheim kommune, herunder også å utgi informasjon om renovasjonsordningene til kommunens innbyggere. Renholdsverket har som mål å være en ledende miljøbedrift. Renholdsverket AS, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med oppdrag innen grafisk design 1.2 Hva skal anskaffes beskrivelse av oppdragets omfang Utarbeidelse av informasjon til husstander og andre i Trondheim kommune, herunder: Kundebladet Råstoff, 3 ganger pr. år. Kundebladet lages med utgangspunkt i en ferdig layout/mal, men med stor individualitet i tema. Tømmeplan, 1 gang pr. år. Tømmeplanen lages med utgangspunkt i en ferdig layout/mal. Diverse brosjyremateriell, varierende tema. Flyer, kampanjer/tema. Enkeltoppdrag: eksempelvis utarbeidelse av klistremerker til containere/beholdere, annonser, profilering av biler. Eksempler på kundebladet Råstoff, Tømmeplan og brosjyremateriell kan lastes ned på Kvaliteten på informasjonsmateriellet som skal produseres, skal minimum holde den kvalitative standarden som eksemplene på hjemmesiden. 1.3 Avtalens omfang og varighet Det vil i avtaleperioden bli forespurt om pristilbud på enkeltoppdrag. Totalt omfang av tjenestene estimeres til NOK per år eks. mva. Volumet er å anse som veiledende og oppdragsgiver kan ikke gi noen garanti når det gjelder oppdragsvolum. Avtalen vil gjelde i ett -1- år med ensidig opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med år, det vil si mulig opsjonsperiode på maksimalt 3 år. 1.4 Bruksrett Renholdsverket skal ha fri bruksrett til alt produsert materiale, samt fri bruk av bilder, jf. lov om opphavsrett til åndsverk m.v.12. mai 1961 nr. 2 (Åndsverkloven) 3, 39 og 39b. Dette inkluderer alle ferdigstilte filer (også i InDesign), bilder og eventuelt annet materiale som trengs for å kunne nyttiggjøre seg filene. Alle filer/ bilder leveres/sendes fortløpende og uoppfordret til Renholdsverket AS på DVD. Eventuelle ekstra kostnader for denne tjenesten skal inkluderes i leverandørens tilbud. 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 2

3 Prosedyren er åpen anbudskonkurranse utlyst i database Doffin/TED. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er forkastet, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Offentlighet I henhold til Offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn fram til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spørre om det er noen opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller skal tilbyderne levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver likevel, uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 2.6 Språkkrav Oppdragsgiver vil utforme all dokumentasjon på norsk samt kreve at tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. 2.7 Henvendelser, rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan man skriftlig via e-post, be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Alle henvendelser må rettes skriftlig til kommunikasjonssjef Tone Pettersen, tone.pettersen@renholdsverket.no og Hanne Marie Storrø, hanne.storro@renholdsverket.no. Henvendelser om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysninger konkurranse grafisk design». Frist for å stille spørsmål er kl Fristen er satt på grunn av kravet til likebehandling. Spørsmål som stilles etter dette tidspunkt kan ikke påregnes å bli besvart. Eventuelle forespørsler om tilleggsinformasjon vil bli besvart senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysningene vil bli distribuert ut via Doffin til alle som har mottatt tilbudsinnbydelsen / konkurransegrunnlaget. 3

4 Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å gjøre rettinger, suppleringer og endringer av innbydelsen som ikke er av vesentlig karakter. Disse endringene skal distribueres via Doffin til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettingene, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av innleveringsfristen. Samtlige interessenter skal varsles om forlengelsen, dette i henhold til FOA Innlevering av tilbud 3.1 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav Tilbyder må ha tilstrekkelig faglige, tekniske og økonomiske ressurser for de oppgaver som skal gjennomføres. De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og krav til framlagt dokumentasjon, vil bli avvist. Komplett tilbud skal bestå av dokumenter som viser at tilbyder er kvalifisert. Disse er: Kvalifikasjonskrav Spesifisering 1. Tilbudsbrev Må være signert 2. Skatteattest ( 17-14) Nyere enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, som viser at tilbyder ikke har restanser: Skatteattest fra kemner (RF-1244). 3. MVA-attest ( 17-14) Nyere enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, som viser at tilbyder ikke har restanser: MVA-attest fra skattefogden (RF-1244) 4. Firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund ( 17-10) Nyere enn 12 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 5. HMS egenerklæring Se vedlegg 3 ( 17-15) 6. Miljøerklæring ( 17-13, 2) Se vedlegg 2 7. Kvalitetssikring Redegjørelse for firmaets KS-system 8. Presentasjon av tilbyders faglige Bemanningsoversikt kvalifikasjoner ( 17-9) Kompetanseoversikt over bemanning som tenkes brukt til dette oppdraget, CV-liste 9. Dokumentasjon av leverandørens finansielle og økonomiske stilling Fremleggelse av foretakets siste 2 års reviderte regnskap. ( 17-8) Erklæring om omsetning siste 3 år 10. Utfylt prisskjema Se vedlegg 1 For punktene 2 7 omfatter dokumentasjonsplikten også underleverandører. Nødvendig dokumentasjon er egenerklæring fra tilbyder. Manglende skatteattest og manglende HMSegenerklæring er avvisningsgrunn, jfr. FOA

5 3.2 Tildelingskriterier Utvelgelsen vil skje med hensyn på det økonomisk mest fordelaktige tilbud hvor pris, kompetanse og gjennomføringsevne vektes slik: Økonomisk mest fordelaktig tilbud Pris i.h.t. prisskjema, vedlegg 1 Gjennomføringsevne Kompetanse (kreativ og teknisk kvalitet) Vekting 40 % 20 % 40 % Gjennomføringsevne Dokumenteres med referanseliste (oversikt over relevante arbeider som er utført i løpet av de siste 5 år). Kompetanse Grafisk design: Kvalitet og evne til kreativitet/nyskapning vektlegges. Dokumenteres gjennom vedlegg av 3 eksempler på tidligere utførte arbeider. Disse tre skal være prissatt og angitt med tidsforbruk. 3.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist: onsdag kl Merking og innlevering av tilbud Tilbudet skal enten leveres eller sendes i to 2 eksemplar i forseglet, nøytral konvolutt. Eksempelarbeider trengs bare i ett 1 eksemplar. Besøksadresse: Tone Pettersen / Hanne Marie Storrø Renholdsverket AS Tempeveien Trondheim Merkes: Tilbud grafisk design Postadresse: Tone Pettersen / Hanne Marie Storrø Renholdsverket AS 7004 Trondheim Merkes: Tilbud grafisk design 3.5 Åpning Det blir ikke offentlig åpning av de innkomne anbudene. Det vil være minimum to personer til stede ved åpningen. 3.6 Avvisning av tilbud Renholdsverket AS forbeholder seg retten til å avvise anbud som ikke baserer seg på konkurransegrunnlagets formular med oppdragsgiver sine eventuelle endringer. Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å avvise: Et hvert tilbud som ikke er i samsvar med tilbudsinnbydelsen forutsatt at det ikke lar seg avklare innenfor de regler som gjelder for god tilbudsskikk. Et hvert tilbud som kommer inn etter innleveringsfristen. Et hvert tilbud på grunnlag av avvisningsgrunner beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser, 20-12, 20-13,

6 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende frem til kl. 2400, 50 kalenderdager, etter at tilbudsfristen er utløpt, dvs Omkostninger Omkostninger tilbyder har ved utarbeidelse av tilbud, møter, mv. vil ikke bli refundert av Renholdsverket AS. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. Reise- og oppholdsutgifter og reisetid mellom leverandørens og oppdragsgivers lokasjoner refunderes ikke. Reiseutgifter for reiser pålagt av oppdragsgiver utenfor Trondheim refunderes i henhold til Statens satser. Alle andre kostnader i forbindelse med oppdraget enn de som er nevnt ovenfor, dekkes av leverandøren. 3.9 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert skatteattester eller HMS-erklæring innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 4. Tildeling av oppdrag 4.1 Melding om tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som tildeles oppdraget skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne når evalueringen er avsluttet. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandørene til å klage over beslutningen. 4.2 Kontraktsperiode Kontrakten vil gjelde for perioden med ensidig opsjon på års forlengelse. Leverandør skal ha melding 3 måneder før kontrakten går ut, om Renholdsverket vil nyttegjøre seg opsjonsretten for å forlenge rammeavtalen. 4.3 Betaling - fakturering Etterskuddsvis månedlig fakturering med utbetaling innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt av Fakturamottaket. Det skal ikke kreves gebyr eller annen tilleggsbetaling. Rente ved for sen betaling (morarente) blir betalt i samsvar med Lov om renter ved forsinket betaling mm. 6

7 Fakturaadressen er: Renholdsverket AS (Org.nr ) c/o Fakturamottak Postboks 4550 Vika 8608 Mo i Rana Faktura må merkes: Ansvar Prisjustering Prisen som oppgis er bindende for ett år og justeres deretter årlig i desember måned etter Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks, første justering med basis i konsumprisindeks pr. oktober 2013 og med endringer pr. oktober Kontraktbetingelser Til grunn for avtalen gjelder følgende dokumenter rangert i denne rekkefølgen: Kontrakt Konkurransegrunnlag AIK-2012: Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer og tjenester, vedlegg 4 Leverandørens tilbud 4.6 Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning. 4.7 Heving Den ene parten har rett til å heve avtalen dersom den andre parten i vesentlig grad misligholder pliktene og ikke retter opp avvikende forhold innen den frist som blir gitt ved skriftlig varsel. Som vesentlig mislighold regnes for eksempel at den ene parten ved flere tilfelle ikke har betalt uomtvistede krav til rett tid. Vesentlig mislighold fra leverandør kan bl.a. være: a. Forsinket oppstart med mer enn 3 uker sammenlignet med oppstartsdato i avtalen. b. Overskridelse av tidsfrister etter at leverandør er varslet skriftlig om dette. c. Manglende garantier og forsikringer. d. Brudd på rutiner i eget internkontrollsystem eller kvalitetssystem. e. Brudd på lover og forskrifter. f. Vesentlige avvik i forhold til andre vilkår i avtalen. Går leverandør konkurs, eller blir dokumentert eller erkjent insolvent, kan oppdragsgiver heve avtalen, med mindre det med en gang blir godtgjort at arbeidet kan fullføres i samsvar med avtalen. Heving skjer ved at oppdragsgiver gir leverandør skriftlig meddelelse om dette. Ved heving av kontrakt skal oppdragsgiver godtgjøre leverandør for avtalemessig utført arbeid etter avtalens priser. Av denne godtgjørelsen kan oppdragsgiver holde tilbake det som er nødvendig for å dekke tap dersom misligholdet har sin årsak i forsettlig eller grovt uaktsomt forhold hos leverandør eller hans representant. 7

8 Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette forholdet. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelt påløpt dagmulkt for forsinkelse fra leverandør kommer ikke til fradrag i erstatningen. 4.8 Tvister Dersom det oppstår tvister i forbindelse med avtalen, skal saken søkes løst ved forhandlinger, jfr. vedlegg 4, AIK Vedlegg Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Miljøerklæring Vedlegg 3: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 4: AIK-2012: Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer og tjenester se egen pdf-fil. 8

9 Vedlegg 1: Prisskjema Alle priser skal gis i samsvar med anbudsgrunnlaget og skal inkludere arbeid og kostnader av enhver art som er nødvendig for en komplett utførelse av jobben, slik den er beskrevet i dette tilbudsdokumentet, og etter nærmere spesifiserte kvalitetskrav for hvert enkelt oppdrag. Følgelig skal prisen inkludere: Idé Forberedelser/møter Oppsett/redigering Tekst Foto/-redigering (fotograf) Priseksempler for grafisk design av informasjonsmateriell 3 korrekturrunder Klargjøring for trykk All kontakt med Renholdsverket Evt. andre kostnader, f.eks. tillegg for rett til bruk av bilder Kundeblad (3 utgaver per år se tidligere utgaver/mal) A4 format, 8 sider Pris per utgave:... x 3 utgaver per år = Tømmeplan (se mal. Skal lages år 1, man kan deretter utgå fra oppdraget) A4 format, 19 sider (inkl. omslag 3,5 x 2 sider m/2 innbrett) Brosjyre (anslagsvis 2 nye brosjyrer per år) A5 format, 4 sider Pris per utgave:... x 2 utgaver per år = Flyer (anslagsvis 3 nye flyere per år) A4 format, 2 sider Pris per utgave:... x 3 utgaver per år = Timepris tilleggsarbeider (anslagsvis 150 timer per år) I enkelte tilfeller (eksempelvis ved mindre oppdrag som klistremerker, annonser eller pålagt ekstraarbeid med et enkeltoppdrag) er det være hensiktsmessig med timepris. Pris per time: x 150 timer per år = Totalpris NOK pr. år eks. mva. SUM for stipulert oppdrag per år Prisene ovenfor er bindende, men listen over oppdrag er ikke uttømmende. Hva gjelder utvikling av brosjyremateriell, flyers og annet materiell som skal utarbeides i løpet av året, kan antall sider og format i praksis variere. Prissetting av lignende oppdrag uten mal skal av oppdragstaker gjøres med utgangspunkt i prisene som er stipulert for brosjyre og flyer. 9

10 Vedlegg 2 - Miljøerklæring TRONDHEIM KOMMUNE Stabsenhet for byutvikling MILJØKRAV (kvalifikasjonskrav) MILJØERKLÆRING (Avgis av leverandører for Trondheim kommune) 1. FORMÅL Miljøerklæringen skal dokumentere at nødvendige kvalifikasjoner i forhold til miljø er oppfylt hos prosjektleder og rådgiver som tar oppdrag for Trondheim kommune / Stabsenhet for byutvikling. 2. OMFANG Erklæringen som sendes ut sammen med anbudsbeskrivelsen skal være vedlegg til tilbud ved all tilbudsinnhenting på prosjektleder-, prosjekterings- og rådgivertjenester, og omfatter også underkonsulenter knyttet til oppdraget/kontrakten. Spørsmål Tema Ja Nei nr. 1. Har bedriften/virksomheten (videre kalt bedriften) rutiner/prosedyrer og kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av det aktuelle oppdrag, og kan i så fall dette dokumenteres ved at bedriften er Miljøfyrtårnssertifisert iht aktuelle bransjekrav, ISO sertifisert, EMAS-godkjent eller har annen tilsvarende 3.parts godkjenning? Oppgi bransje og type godkjenning Hvis nei på spørsmål nr 1, besvares spørsmålene 2 til og med 5. Disse kan ved positiv bekreftelse evt. aksepteres som relevant alternativ dokumentasjon. 2. Har bedriften rutiner for oppdrags- / prosjektgjennomføring som sikrer: identifisering av prosjektets miljøpåvirkninger (miljøgjennomgang) oppfyllelse av prosjektets eventuelle miljømål at lover og forskrifter med miljørelevans for prosjektet følges utarbeidelse og oppfølging av prosjektets eventuelle miljøplan 3. Utarbeider bedriften en årlig miljørapport for egen virksomhet, og kan denne eventuelt forevises? 10

11 4. Har bedriften egne miljømål og miljøhandlingsplan / miljøforbedringsprogram for inneværende år for virksomhetens kjerneprosesser, og kan denne eventuelt forevises? 5. Har bedriftens utpekt en person som er miljøansvarlig/miljøkoordinator? Evt. supplerende kommentarer: Hvis bedriften verken oppfyller punkt 1 eller punktene 2 til og med 5, forplikter bedriften seg til å oppfylle enten punkt 1 eller punktene 2 til og med 5 i løpet av.. måneder fra kontraktsinngåelse. Evt kan det avtales konkrete krav i forhold til punktene 2-5 innen de tema spørsmålene omhandler, eksempelvis ved kortvarige oppdrag. Bedriften vil selv ha ansvar for at denne forpliktelsen dokumenteres rettidig. Dette vil kunne bli knyttet opp mot en dagmulktbelagt milepæl. Jeg bekrefter at opplysningene gitt i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er videre inneforstått med at kredittopplysninger og annen offentlig informasjon om bedriften kan bli innhentet. sted / dato. forpliktende underskrift 11

12 Vedlegg 3: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne egenerklæringen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnummer Jeg bekrefter herved at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, og med det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i tråd med gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder de tilsatte sine faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver på oppfordring vil få rett til å gjennomgå og verifisere virksomheten sitt system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er satt i verk systematiske tiltak for å oppfylle overnevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for ansatte 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 12