Ranheim Idrettslag. Årsmøte i hovedlaget. Onsdag 5. mars 2013 kl Sted: Klubbhuset. Trivsel Trygghet Utvikling RIL

Transkript

1 1 Ranheim Idrettslag Årsmøte i hovedlaget Onsdag 5. mars 2013 kl Sted: Klubbhuset

2 2 Dagsorden 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden. 3. Valg av dirigent og sekretær, samt 2 representanter til å underskrive protokollen 4. Behandle idrettslaget årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. Vedlegg 1 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. -Vedlegg 2 6. Behandle innkomne forslag; 6.1 Honorar til styreleder kr 6000 pr år. Se vedlegg Beslutte at alle lag skal ha lagskontoer i Idrettslagets bankforbindelse og levere inn lagsregnskap. Se vedlegg Organisasjonsmodell i Ranheim Idrettslag. Se vedlegg Årsmøte støtter utredningen og muligheten for å bygge aktivitets hall på Ranheim Idrettspark. Se vedlegg Fastsette medlemskontingent. Styret foreslår følgende kontingenter:(jfr. Vedtektenes pkt 4) Enkeltmedlemskap kr. 300,- Familiemedlemsskap kr. 500,- Støttemedlemskap kr. 300,- 8. Vedta idrettslagets budsjett Se vedlegg 6 9. Behandle idrettslaget organisasjonsplan. Se vedlegg Foreta følgende valg: a) Leder for 2 år Nina Antonsen foreslås som ny leder for et år. b) Styremedlem for 2 år pt ingen kandidater etter Jørn Engberg c) Styremedlem for 2 år Pt. ingen kandidat etter Vibeke Cappelen d) Styremedlem for 2 år e) pt ingen kandidater etter Svein Otto Nilsen Representanter til ting og de møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. f) Leder for valgkomite for 2 år, valgkomitemedlem for 2 år, valgkomitemedlem for 1 år, varamedlem for valgkomiteen for 1 år pt ingen kandidater til valgkomitemedlemmer

3 3 Årsmelding 2013 for Ranheim Idrettslag hovedstyret Hovedstyret har bestått av følgende medlemmer i 2013: Leder: Nestleder: Kasserer: Sekretær: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Ole Kristian Sporsheim Thor Martin Johnsen Anders Solhaug Vibeke Cappelen Kjetil Arntzen Jørn Engberg Svein Otto Nilsen Særavdelingenes ledere har deltatt på styremøtene: Trimavdelingen: Fotballavdelingen: Friidrettsavdelingen: Håndballavdelingen: Allidrett: Sykkel: Ranheim IL Fotball Topp Ingen representant Helge Flaathe Rune Hellandsjø Nina Bakken Antonsen Randi Klevstad Olav Sigurd Sandvik Rune Vensås Aktiviteter: Det er siden sist årsmøte avholdt 11 styremøter er blitt tatt opp. Temaene i møtene har vært av variert karakter og de viktigste sakene vil bli kommentert nedenfor. Det arbeides meget godt i alle særavdelingene, noe som gjenspeiles i den sportslige økte aktiviteten og de økonomiske resultatene. For en fyldigere oversikt over de sportslige aktiviteter henvises til de enkelte avdelingers årsberetninger. Det var 2018 medlemmer, hvorav 1556 er aktive (en økning fra 1433 aktive i år 2012) i idrettslaget ved årsslutt 2013, og medlemsmassen spenner fra de minste i all-idrettsavdelingen, de aktive i fotball-, friidrett- og håndballavdelingen, og opp til de mest voksne i trimavdelingen og sykkelavdelingen.

4 4 Idrettsregistrering 2013 tabell Hele klubben Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Fotball Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Håndball Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Friidrett Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Allidrett Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Sykkel Kjønn 0-5 år 6-12 år år år 26- år Kvinner Menn Anleggsutvikling: Det har skjedd mye på anleggssida på Ranheim i de siste årene, og 2013 ble det tredje året med våre 3 nye fotballbaner og ny flerbrukshall (friidrettshall). Hallen og driften av den i helgene fra -foreldre fungerer godt, og det er lagt ned flere tusen dugnadstimer som hallvertfunksjon. I 2012 tok vi også over Vikåsenhallen i tillegg til Ranheimshallen, men begrenset hallvertfunksjonen til helger. Bruken av baneflaten i midten og friidrettarealet fungerer bedre etter at de enkelte særidrettene har fått tildelt kjernetid. Ellers er hallen åpen for

5 5 alle trondheimere når det er ledig, og strøtimer kan bestilles på Trondheim kommunes internettsider. Åshild Wæhre (friidrettshallen) og Nina Bakken Antonsen (Vikåsenhallen) har også for sesongen 2013 gjort en formidabel jobb med å ta hovedansvar for å koordinere arbeidet med arbeidslister, opplæring av dugnadsvakter og utarbeide arbeidsoppgaver i samarbeid med Trondheim kommune. Vi ser at etter hvert som årene går, så er opplæringsbehovet mindre og dermed arbeidsbelastningen mindre. Særavdelingene har fortsatt ansvaret for å bidra med flere «superbrukere» i de ulike aldersgruppene/særidrettene. Idrettslaget er helt avhengig av at foreldre stiller på denne dugnaden for å klare å gjennomføre dette arbeidet som genererer god økonomisk støtte til idrettslaget. Vi vil herved også rette en stor takk til alle dere foreldre som har bidratt i Ranheim idrettslag har ansvaret for å drifte og vedlikeholde fotballbanene. DNB ARENA 1 banen driftes og styres av Ranheim IL Fotball Topp (topp) mens DNB ARENA 2 og 7 er breddebanene på Ranheim og 7èr banen på Vikåsen driftes og vedlikeholdes av Ranheim breddefotball (bredde). Det er viktig at topp og bredde setter av midler til framtidig vedlikehold og etter hvert skifte av kunstgressdekke. Avsetninger i regnskapene må tas med. Med nye kunstgressbaner på Ranheim håper vi at treningstilbudet da utvides og det blir nok treningstimer på alle i vår bydel. Den økte og store tilflytning i årene som kommer vil medføre enda større banebehov. har i PIF-planen (Gjeldende Plan for Idrett og Friluftsliv ) kommet med flere innspill til Trondheim kommune, og gjort de oppmerksom på at trenger blant annet flere kunstgressbaner i nedslagsfeltet til, dvs. området Vikåsen, Sagplassen, Reppe, Væretrøa. jobber fortsatt med en treningshall nede på Ranheim Idrettspark. Vi registrerer at både håndballavdelingen og all-idrett mangler fasiliteter inne og ute, og en «hallkomite» med Nina Antonsen er etablert for å komme med konkrete utbyggingsplaner, finansieringsmuligheter, finne tilskuddsordninger med mer. Hallen planlegges å ligge bak gammel tribunen og Ranheimsfjæra. Området er fortsatt ikke ferdigregulert, men forventes ferdigregulert våren har samtidig jobbet eksternt mot Trondheim kommune, avd. kultur og fritid, for å skaffe lagspillere til et slikt prosjekt. En slik hall vil ytterligere ivareta de minste barna våre enten det er all-idrett, friidrett eller håndball.

6 6 Klubbhuset er vært benyttet i 2 år av idrettslagets etter tidligere utleie til Trondheim kommune. En forutsetning for internutleie er at klubbhuset genererer økte inntekter for å betjene gjeld i. Topp leier kontorfasiliteter av. Breddefotball har sammen med Hovedlaget etablert et kontor til daglig leder Snorre Auran. Klubbhuset er fullt mulig å leie på kvelder og helger for både medlemmer og andre, dog litt begrenset pga. stor sportslig aktivitet på hverdager. Vårt husutvalg må og skal i år 2014 ha fokus på å øke våre inntekter gjennom mer utleie eksternt. Det må også å innføre internprising på våre hus pga. økt driftsutgifter og oppgraderinger av inventar m.m. vurderes. Daglig drift av Klubbhus og Miljøhus er det Ranheim breddefotball som har hatt ansvaret for. Hovedlaget med daglig leder vil i 2014 overta driftsregnskap for husene, mens organisere av booking ligger fortsatt hos breddefotball med Astrid Jakobsen. All drift av baneanlegget gjennomføres på dugnad og med innleid hjelp på vinterstid da det vinter brøytes og saltes. Det er viktig at alle bidrar til at anleggene våre tas vare på og er ryddig til en hver tid. Vi takker alle foreldre og barn som har bidratt i 2013 for en strålende innsats og håper på like godt engasjement i 2014 gjennom dugnader. Vil også takke for minitraktoren som Ariens, Ranheimsavisa.no og Ranheims patriotene ga til idrettslaget. Et kjærkomment hjelpemiddel. Videre delstøtten fra Ranheims patrioten for oppgradering av vaskemaskin på vårt klubbhus. Ranheim IL Fotball Topp jobber fortsatt med planene om bygging av tribuneanlegg/garderober med dertil utleiefasiliteter i anlegget. Administrativ stilling: Breddefotball tok konsekvensen av en økning i medlemsmassen og arbeidsmengden, og sammen med hovedlaget så man fordelen med en fast stilling som kunne representere klubben i Klubbhuset daglig. Arbeidsbelastning og s framtidsutsikter trengte mer profesjonalitet, og mai 2013 var ny felles administrasjon på plass med Snorre Auran. Administrasjons-system: Ranheim IL har også i 2013 hatt et fokus på og en opprydding i sitt medlemsregister.

7 7 Pr. i dag har vi 2018 registrerte medlemmer. Utad er det veldig positivt å kunne markedsføre idrettslaget størrelse, f. eks. i markeds- og sponsorarbeid. Vi oppfordrer herved alle foreldre til å melde hele sin familien inn i klubben. Klubben er avhengig av medlemsavgiften fra alle medlemmene for å kunne drive idrettslaget, klubbhuset og baneanleggene vi har. Vårt medlemsutvalg vil sammen med styrene i særidrettene og daglig leder gjennomføre flere medlemsvervekampanjer i året 2014 for å øke våre inntekter. sliter fortsatt noe med det nye medlemssystemet, og implementeringen har medført noen feilaktige purringer av medlemsavgifter med mer. Dette beklager vi på det sterkeste. Vi håper nå at barnesykdommene er rettet, og at dette vil medføre en mer korrekt korrespondanse med medlemmene i framtiden. Vi er avhengige av at medlemmene melder om endringer til lagledere eller administrasjonen. Ranheim IL sin hjemmeside er et prioritert satsningsområde. IT er etablert m/jørn Engberg som leder. En sammensatt gruppe skal finne gode løsninger sammen med leverandøren med tanke på internregler for informasjonsflyt, kommunikasjon, lagring av dokumenter, protokoller og annen viktig informasjon i klubben. Styret(styrene) ønsker en mer transparent klubb og at medlemmer skal kunne følge klubbens og særidrettenes beslutninger gjennom å ha styremøteprotokollene tilgjengelige for medlemmene på nett. Marked og Klubbprofil I 2009 etablerte en felles utstyrs- og sponsoravtale med Umbro og G-Sport Trondheim som gjelder for alle avdelingene i Ranheim idrettslag. Dette betyr at barn (og voksne) kan benytte samme bekledning selv om de spiller håndball, fotball eller deltar på friidrett eller all-idrett. Høsten 2012 ble avtalene for breddeidretten med unntak av friidrett reforhandlet. Leverandør har i dag utsalgssted i Munkegata (gamle Lefstad Sport). Ranheim som Allianseidrettslag Som det ble nevnt i årsberetningen 2011 så ble det den 25. januar 2010 avholdt et ekstraordinært årsmøte i Ranheim Idrettslag (). Ranheim idrettslag ble da etablert som et allianseidrettslag med Ranheim IL Fotball Topp som et idrettslag organisert av.

8 8 Allianseidrettsmodellen er utarbeidet ut fra en intensjon om å være et kreditorvern i forhold til elitesatsing, og spill i 1. divisjon defineres som elitesatsing. Omorganiseringen av laget ble gjort både av sportslige og økonomiske hensyn. ønsket ikke å ta den økonomiske risikoen en slik satsning ville kunne få for som breddeklubb, samtidig som det ville være hensiktsmessig for satsingen på toppfotball at de nødvendige beslutningene ble tatt av de som satt nærmest toppsatsinga, nemlig styret i Ranheim IL Fotball Topp. Ranheim IL fotball topp ble etablert med to seniorlag og et juniorlag på herresiden. All annen fotballaktivitet har fortsatt som før, organisert som en egen avdeling i som Ranheim fotball bredde. Dette er uproblematisk i forhold til NIFs lov og er ideelt i forhold til intensjonen bak allianseidrettslagsmodellen. Det ble også laget en egen samarbeidsavtale mellom Ranheim allianseidrettslag og Ranheim IL Fotball Topp som regulerer både sportslige og økonomiske forhold i samarbeidet. Denne avtalen skal årlig reforhandles, og viktige punkter i denne avtalen har vært reforhandlet høsten 2013 og skal fullføres vinteren 2014 med signering av vedlegg til 3-partsavtalen. Det er viktig å huske at Ranheim IL Fotball Topp er en del av Ranheim idrettslag. Vi har samme navn, alle lag i spiller i sine farger og forholder seg til sitt verdigrunnlag. må jobbe hardt i årene fremover for å skape gode relasjoner innad i klubben som igjen fører til godt samarbeid og gode resultater. Økonomi Året 2013 har vært et år med fortsatt sterk økonomistyring. Økonomiansvarlig, Anders Solhaug, har bidratt til at er økonomisk solid og det er viktig å fortsette i samme spor. Økonomien i er åpen, og det er viktig at alle har en felles forståelse for hvordan medlemskontingenter og andre inntekter blir brukt, og oppfordrer derfor alle til å se på regnskapene og budsjettene. Egenbruk/internutleie av klubbhuset har redusert våre inntektene til. Det å drive en så stor klubb og drifte et stort anlegg koster mye og vi må fortsatt «snu hver krone» for å nå dette. Vårt hus utvalg vil sette fokus på å øke uteleiefrekvensen og vurdere ulike tiltak for å begrense utgiftene og økte våre inntekter gjennom bl.a. internprising av klubbhuset. Målet er at med sin medlemsmasse skal kunne generere gode sponsoravtaler med 2000 medlemmer, og at dette kan bidra til at særidrettene i større grad kan jobbe med sportslige og sosiale aktiviteter.

9 9 Tanker for framtiden Med et så stort idrettslag vil et av de største satsningsområdene være å jobbe med klubbfølelse og klubbtilhørighet. Ranheim idrettslag ønsker å være en solid samfunnsaktør på Ranheim, og et naturlig sted å starte ved tilflytting. Det er derfor viktig at beboerne i bydelen føler tilhørighet og har gode følelser for idrettslaget. Klubbtilhørighet skaper entusiasme som igjen er viktig for å skape gode prestasjoner. Mitt ønske som leder er at idrettslaget klarer å arrangere en felles samling for alle lagets medlemmer en gang i året. Dette arrangementet bør være både for store og små. Dette kan være en fin mulighet for lagets medlemmer å bli bedre kjent, men også til å skape samhold mellom lag, aldersklasser og særidretter. For noen år tilbake satte hovedstyret i gang med klubbutvikling. Det ble da laget en visjon for laget Ril for alle, med verdiene trivsel, trygghet og utvikling i fokus og noen retningslinjer for arbeidet i klubben. Det er viktig at laget tar tak videre i dette arbeidet og et ønske er at vi kan klare å skape et bredere tilbud i klubben. Vi må skape tilbud som kan appellere til flere både når det gjelder typen aktiviteter og tilbud til de som ønsker å satse for å bli best mulig, men også for de som ønsker å trene for å treffe venner og ha det gøy. For å klare å gjennomføre alle de oppgaver som Ranheim idrettslag står overfor må organisasjonen Ranheim bli bedre og bredere. Det må fortsatt jobbes hardt for å få en ryddig og forutsigbar organisasjon med definerte arbeidsoppgaver. Det er den siste tiden jobbet med en matriseorganisasjonsmodell som vil knytte styrene i særidrettene og hovedstyret tettere, og det forventes store synergier fra dette. Det vil forhåpentligvis også være lettere å rekruttere nye ildsjeler hvis forholdene er lagt til rette. Idretten er helt avhengig av ivrige foreldre og frivillige. Våre 3 fokusområder for å øke våre inntekter er; Øke medlemsmassen med fokus på familiemedlemskap Øke sin grasrotbidrag gjennom felles kampanjer i alle særidretter Øke leieinntekter på intern og ekstern utleie av våre hus. Ranheim idrettslag er et lag med stor og god aktivitet som vi høster mye god omtale for. Dette gode arbeidet skal vi bygge videre på. Ranheim Hovedstyret

10 10 Vedlegg: Vedlegg nr. 1 Sak nr. 4 Gruppeårsmeldinger se egne linker og utdelte beretninger på årsmøtet Vedlegg nr. 2 Sak nr. 5 Regnskap 2013 med revisjonsberetning Vedlegg nr. 3 Vedlegg nr. 3.1 Vedlegg nr. 3.2 Sak nr.6 Behandle innkomne forslag; Sak nr.6.1 Honorar til styreleder kr 6000 pr år Sak nr.6.2 Beslutte at alle lag skal ha lagskontoer i Idrettslagets bankforbindelse. Vedlegg nr. 3.3 Sak nr. 6.3 Organisasjonsmodell i Ranheim Idrettslag Vedlegg nr. 3.4 Sak nr. 6.4 Årsmøte støtter utredningen og muligheten for å bygge en «aktivitets hall» på Ranheim Idrettspark Vedlegg nr. 4 Sak nr. 8 Vedta idrettslagets budsjett for året 2014 Vedlegg nr. 5 Sak nr. 9 Behandle idrettslaget organisasjonsplan

11 11 Vedlegg nr. 2 Sak nr. 5 Regnskap 2013 med revisjonsberetning

12 12

13 13

14 14

15 15 Vedlegg nr. 3.1, 3.2 og 3.3 Sak nr. 6 Behandle innkomne forslag; 6.1 Honorar til styreleder i Ranheim IL Hovedlaget Forslag til vedtak: Ranheim IL Hovedlaget er i sterk vekst og oppgavene til vår styreleder og ansvar har økt betraktelig siste årene og Ril Hovedlaget sitt styre ber årsmøtet om å beslutte å honorere styreleder i klubben med kr pr år med virkning fra år Alle lag / årganger skal ha lagskontoer i Idrettslagets bankforbindelse og levere inn lagsårsregnskap. Forslag til vedtak: Ranheim IL sine særidretter og deres lag / årganger skal fra og med året 2014 bruke idrettslaget bankforbindelser. Videre skal alle lags- og årgangene levere inn et eget regnskap slik at disse årsregnskap kommer klubben til gode gjennom blant annet mva. kompensasjon og et korrekt bildet av lagets totale økonomi. 6.3 Organisasjonsmodell i Ranheim Idrettslag Forslag til årsmøtet i Ranheim idrettslag onsdag 5.mars 2014 fra Stig Winsnes og Jan Erik Vold Høsten 2009 rykket Ranheim Fotball opp fra 2.divisjon til 1.divisjon og ble da en del av norsk toppfotball. Dette utløste rundt årsskiftet 2009/10 en organisatorisk debatt i Ranheim idrettslag, der de økonomiske spørsmålene stod i sentrum. Debatten endte vinteren 2010 med et vedtak om å omdanne Ranheim idrettslag til et allianseidrettslag, der Ranheim Fotball Topp ble skilt ut med et eget organisasjonsnummer. I vedtaket lå det også en intensjon, med utgangspunkt i den endrede situasjonen, om å gjennomføre en bred organisasjonsmessig gjennomgang av hele idrettslaget. Forslag til vedtak: På denne bakgrunn foreslår vi at styret i Ranheim idrettslag så fort som mulig etter årsmøtet starter en organisasjonsutviklingsprosess, der alle parter i allianseidrettslaget deltar. Prosessen bør være avsluttet i løpet våren Hvis styret finner det hensiktsmessig, vil Idrettskretsen sikkert stille med faglig bistand i en slik prosess i Ranheim Idrettslag.

16 16 Vedlegg nr. 3.4 Forslag til vedtak: Årsmøte støtter utredningen og muligheten for å bygge en «aktivitets hall» på Ranheim Idrettspark Ranheim hovedstyret ønsker et årsmøtevedtak om at klubben medlemmer støtter 100 % opp om å la styret og særidrettene utrede mulighetene, for å bygge ut resterende areal på Ranheim idrettsplass, til å inneholde ballspillhall og en innendørs kald fotballhall med servicebygg i midten. Fra idè til drift av "Aktivitets hall» på Ranheim Idrettsplass" Utviklingen av prosjektet deles opp i ulike faser og pr. Mars 2014 søker Ranheim Idrettslag () etter en entreprenør som vil være med på å få gjennomført prosessen fra ide til drift av et fullført anlegg. er nå inne i fase 1 med fokus på en bred og fyldig utredning. Fasene skal jobbe etter er som følger: Fase 1 - Utredning Fase 2 Hovedplan Fase 3 Bygging Fase 4 Drift Alle våre særidretter og brukergrupper involveres i prosessen. Under prosessen fra idè til drift av «ballspillhall og egen innendørs kald fotballhall med servicebygg på Ranheim Idrettsplass" vil Ranheim idrettslag vektlegge et nært og intenst samarbeid med alle brukergruppene. Optimaliserer arealbruk Alle særavdelingene og andre brukere innen alle typer idrett ønsker vi å snakke med og høre på! En invitasjon vil innen kort tid foreligge. Det er meget viktig at man optimaliserer arealbruk og foretar kost- /nytteanalyse og ser på drifts-økonomi. En utviklingsløsning kan og vil være bruk av dugnadsarbeid for å realisere prosjektet. Nært samarbeid med andre idretter som ikke enda ikke har startet i vår bydel, og andre aktører som bl.a. det offentlige og private bedrifter er også viktige bidragsytere i alle faser mot vårt mål.

17 17 En entreprenør med stort hjerte for Ranheim idrettslag og som i tillegg har en bred erfaring og kompetanse på det med regler for tildeling av spillemidler og andre offentlige tilskudd står sterkt på våre ønskeliste. God arkitektur og lokal tilpasning I et samarbeid med er det viktig å samordne god arkitektur og lokal tilpasning, materialbruk, konstruksjon og tekniske installasjoner for å få en best mulig økonomisk og driftsmessig løsning. Driftsansvarlig og driftsutvalg bør tidligst mulig delta i erfaringsutveksling utover normal garantitid "forum for driftserfaring". «aktivitets hall» på Ranheim Idrettspark Aktivitets hall på Ranheim Idrettspark

18 18 Sak nr. 9 Behandle idrettslaget organisasjonsplan Styret i Ranheim Idrettslag har i desember 2013 startet arbeidet med å strukturere arbeidet på tvers av særidrettene og fra styrenivå og nedover til det enkelte lag / årganger. Under følger et organisasjonskart som idrettslaget ønsket å jobbe etter inn i år 2014.